测绘成果保管、保密制度

测绘成果保管、保密制度（共8篇）

测绘成果保管、保密制度 篇1

南京勘察工程有限公司 测绘成果保管、保密管理制度

测绘成果保管制度:

一、制度建设

（一）测绘成果资料档案管理岗位责任制度

1、分管测绘工作领导岗位责任：

（1）负责贯彻执行国家相关档案管理的法律、法规和规章，根据需要制定本单位的档案管理规定。

（2）负责督促、检查本单位的测绘资料档案管理工作。

2、档案管理员的岗位责任：

（1）负责测绘成果资料档案的接受、收集、整理、保管等工作。

（2）编制必要的检索目录，方便档案的存取、查阅。

（3）定期对档案室进行巡查，确保测绘成果资料的安全、完整。

（二）测绘资料建账备份、保管、借用、销毁等制度

1、对测绘资料档案，应分类建立相应的台账，接受或借用资料档案时，要严格履行登记、入账等相关手续。

2、对测绘资料档案要按装订成册存放，并妥善保管。

3、测绘资料档案的保管期限按有关规定执行，确需销毁的，必须履行报批手续。

（三）测绘成果资料档案电子文档和磁介质文档管理制度

1、本单位所有测绘成果资料均建立电子文档，并设置专机使用，专人管理；

以及设立磁介质档案资料专用柜以保障磁介质资料存放安全。

2、需查阅测绘成果资料电子文档，必须履行审批手续。

3、磁介质文档只作为备份文档，只有必要时做资料修复使用；不做借阅使用。

（四）测绘成果资料档案汇交的保障制度

1、每完成一个测绘工程项目，须及时将原始记录数据及成果资料移交档案室。

2、档案管理员应将资料进行分类汇总，并登记入库存放。

（五）测绘资料档案借阅使用登记和审批制度

1、本单位职工因工作需要借阅使用测绘资料档案，须经分管领导审批，方可借阅使用。

2、外单位需查阅测绘资料档案，必须持有单位公函，并经单位主管领导批，方可查阅。

（六）测绘成果资料档案安全管理措施

1、为确保测绘成果资料档案的安全、完整，任何单位和个人未经批准，不得进入档案室。

2、贯彻“经防为主，防治结合”的原则，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘等工作。

3、定期检查档案室的门窗是否完好无损，确保档案存放的安全。

二、管理机构和人员

本单位建立有测绘资料档案管理小组，其小组由一名分管测绘工作的领导和一名专职档案管理员组成。

三、保管设施和设备

1、本单位设有档案室一间。

2、有数量充足、质量较好的档案专用柜、架和整理档案所需的用具；以及相应的计算机、磁介质和磁介质存放专用橱柜。

3、档案室配有防盗、防火、防高温、防潮、防鼠、防虫、防磁化等设施。

四、业务建设

1、制定有归档测绘资料分类大纲及保管期限表。

2、测绘资料能够做到及时整理入库、上架，无积存零散测绘资料。

3、能及时对永久、长期、临时保管的破损、褪变测绘档案进行必要的修复和完善。

4、有严密的电子数据备份、保密、防毒等措施。

5、建立有测绘资料档案进出的统计台账和存档目录。

五、其他

保密测绘资料未经批准，不得擅自复印、转借和转让。

测绘成果保密制度：

为保障我公司涉密测绘成果的安全，根据《测绘法》、《测绘成果管理条例》、《保密法》等相关的保密法律法规的规定，特制定本测绘成果管理制度。

1、公司总经理负责保密工作的全面安排，公司分管副总经理承担涉密测绘成果保密管理领导责任，档案管理员、保密管理人员承担涉密测绘成果的保密管理责任，并签订相应责任书。

2、档案室和各部门档案管理人员承担涉密测绘成果的日常管理工作，设立专门的涉密测绘成果保管库房，按标准建立涉密测绘成果存放设施、配置必要的监控、防火、防潮等设施，档案员离开时应关门落锁，档案员工作调动时办理资料管理交接手续。

3、对涉密测绘成果的使用、传递、复制、保存等情况实行登记管理制度，严格按本公司档案管理之规定操作。凡使用涉密测绘成果须经主管副总经理审查，报总经理批准，并予登记后，方可提供，涉密测绘成果使用后应及时归档，登记清册须存档保存，要求帐物相符，记录清晰。任何个人不得擅自复制、转让或转借涉密测绘成果，不得拷贝、对外传送涉密测绘成果数据。确需复制的，应报主管副总经理审查，报总经理批准。

4、使用基础地理信息数据，须严格遵守《计算机信息系统保密管理暂行规定》,《计算机信息系统国际联网保密管理规定》等计算机信息系统保密管理的有关规定，杜绝外传、丢失、泄密事件的发生。

5、处理、传输、存储涉密测绘成果数据的计算机软件和硬件系统必须采取安全保密防护措施，设置进入登陆密码和屏幕保护密码。安装加密防毒软件，涉密计算机及信息系统应采取物理隔离措施，不得与外部网络相联，不使用无线网卡等无线联网装置。涉密计算机和载体介质未经批准不得带出保密档案室。使用和维修涉密计算机系统，须有本公司专门计算机维护工程师和成果资料专管人员监督。

6、涉密测绘成果只能用于被许可的使用目的和范围，因使用目的或应用项目结束等原因，须销毁涉密测绘成果的，必须报主管副总经理审查，报总经理批准。

7、销毁涉密测绘成果须经专人清点、核对、登记、造册，由本公司主管领导和成果资料档案负责部门派员销毁。对销毁的时间、地点、方式及销毁过程中存在的问题进行记录，与销毁清册、领导批示一并存档。

8、如发现涉密测绘成果泄密，失密事件，应及时报告公司主管领导和上级保密管理部门，及时查清事件发生的原因及责任，将事件调查处理到位。

测绘成果保管、保密制度 篇2

1、当前各类涉密保密工作存在的主要问题

1.1 测绘资料

从国家测绘部门申领的测绘资料除了比例尺为1:5万和控制成果为机密级外, 其他大多为秘密级资料, 在工程勘测设计工作中, 相当一部分设计人员对涉密测绘资料保密工作重视不够, 认识模糊, 测绘资料违规使用和丢失的现象还时有发生。针对我单位情况归纳起来主要存在以下问题:部分工程技术人员对测绘资料保密工作认识不足, 甚至存在一些错误的认识, 有的认为, 在和平年代谈保密是冷战思维, 在航天遥感和卫星定位技术广泛应用于测绘行业的今天, 测绘资料中的地形和坐标参数已无密可保。殊不知从太空获取地面的地形和坐标参数等信息, 其精度和内容都无法与从国家测绘部门处申领的相提并论, 要从太空获取地面精确的地形和坐标参数信息, 除了有目标、有针对性的专项测量外, 绝大部分我们能得到的信息都不能应用于工程勘测设计工作中, 更说不上应用于军事用途, 但正是这种错误认识直接导致保密观念的淡化, 使得测绘资料的保密制度得不到有效的落实, 给涉密测绘成果的保密工作造成危害。

1.2 地质资料

地质资料在工程项目建设、地质环境保护、防灾减灾等工作中具有巨大作用。加强地质资料管理意义重大。比例尺1:20的地质资料大多数为机密级, 且保密期限为永久, 对这部分涉及国家秘密的地质资料的保护和利用, 应当按照保守国家秘密法的有关规定执行, 但在实际工作中, 为了经济效益和时间效益, 经常会出现同学和同行间相互违规提供地质资料的现象, 这应该引起在关部门调试重视。

1.3 水文资料

水文资料保密工作是一项重要的基础性工作。水文资料是防汛抗旱和水资源开发、利用与保护工作的重要依据, 特别是其中的一些机密级水文资料, 对经济建设更具有重要意义。然而, 一些水文机构在水文资料的提供环节中把关不严, 有的在电话联系后, 像做买卖一样谈好价钱就提供, 而且提供方式居然是利用互联网不加密的转送, 这些机密级的水文资料, 若在尚未解密之前就泄密, 将在一定程度上给国家利益造成危害。从这个意义上讲, 水文资料保密工作应引起我们的高度重视,

2、涉密资料管理工作的对策

加强涉密资料保密工作的管理, 保守国家秘密, 维护国家安全和利益, 保证涉密资料的正常、安全使用是我们涉密资料保管和使用部门的责任。

2.1 深入开展保密法制宣传教育, 增强全员的保密观念和保密意识

保密法多年, 如何做好保密工作的宣传教育、提高员工对保密资料管理工作重要性的认识, 是做好保密工作的难点。在进行保密教育时应突出以下几个方面:一是要将保密教育同爱国主义教育结合起来, 增强忧患意识, 认识保密资料的重要意义, 在思想上筑起保密的防线。二是要有针对性的对重点部位、关键人员进行保密教育、保密方法指导。如保密资料使用频繁的设计单位和保管单位, 以及接触保密资料较多的科技工作者, 使这些部门和人员的认识提高, 警惕性得到增强, 保密工作才能有可靠的保证。三是加大制度的落实, 对违法、违规使用保密资料的人员惩处不能停留在口头上, 要落实到实处, 使之起到警戒作用。

2.2 加强保密审查和保密工作的检查

在设计和学术交流活动中, 加强对涉密电脑以及移动存储设备的标识和防护, 严格按照涉密不上网、上网不涉密的基本原则执行;对交付的咨询成果、测绘资料或学术交流文件等, 要进行保密检查工作, 对涉密内容坚决予以删除或作加密处理。对在生产过程中违规使用保密资料的行为要及时纠正。负责审查的人员, 要增强责任感。要本着对国家安全高度负责的精神, 认真履行职责, 确实把住保密关。定期不定期地对单位的涉密场所及其使用单位的人员进行保密安全检查, 检查保密资料的保管、使用、技术保护措施和交付等情况, 发现问题及时纠正, 规范保密资料的使用行为。

2.3 建立健全保密管理制度

制订和落实本单位保密制度, 经常检查、指导各部门保密资料的管理工作。对常用涉密测绘资料的使用要及时跟踪, 了解其使用过程, 借阅保密资料要严格、按权限给予审批, 并规定使用期限, 使保管部门能及时催收;这样既满足技术人员设计的需要, 又能做到资料的保密、安全运转, 应该对保密资料和保管和保密工作成绩显著的单位和个人, 给予表扬和奖励, 以激励员工持续保持保密工作的有效运行;对失、密的行为要制定能起足够的阻吓措施, 对违反规定使用保密资料有的, 或擅自向涉外机构、团体提供国家未公开的测绘资料的行为, 要及时制止和纠正, 并提出改进和加强保密工作的建议, 对情节严重触犯刑律的, 提请司法机关依法追究刑事责任, 使测绘资料的管理及保密工作有章可循。

3、民用测绘资料

常用的保密资料中, 以测绘资料居多, 在做好涉密测绘资料的保密工作的过程中, 我们也同时呼吁有关单位尽快出版民用地形图等测绘资料, 以减轻设计人员的精神上和法律上负担。在一些国家就公开出售大比例尺地形图, 甚至外国人可以购买地形图携带出境。如我单位很多涉外项目, 如在南美的委内瑞拉、非洲的马达加斯加以及邻近的越南、柬埔寨等国家, 都可以不经当地保密部门审批而买到地形图, 而且地形图的精度也能满足勘测设计要求;现在, 连美国这样的国家, 其地形图以数字形式向国外出售, 纸质的地形图陈列在书店里, 供人任意选购, 购买者也不用像我们这里一样严格审查资格、用途;其中许多国家出售的地形图, 其内容的详细程度并不次于我国现有的地形图的内容。

4、结语

测绘成果保密管理制度范文 篇3

测绘成果保密管理制度

在项目开发及建设过程中，为切实保障涉密测绘成果的安全，维护国家安全和利益，防止泄密事件发生，特制定本测绘成果管理制度。

一、本单位工作人员须严格遵守《中华人民共和国测绘法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》和国家保密法律法规的规定，切实做好涉密测绘成果的保密工作。

二、建立涉密测绘成果保密管理责任制，单位主要负责人承担涉密测绘成果保密管理领导责任，保密管理人员承担涉密测绘成果的保密管理责任。

三、对涉密测绘成果的使用、传递、复制、保存等情况实行登记管理制度。凡使用涉密测绘成果须经主管领导批准，并予登记后，方可提供。涉密测绘成果使用后应及时归档。任何个人不得擅自复制、转让或转借涉密测绘成果，不得擅自拷贝、对外传送涉密测绘成果数据。

四、处理、传输、存储涉密测绘成果数据的计算机软件和硬件系统必须采取安全保密防护措施，设置进入登陆密码和屏幕保护密码，；安装加密防毒软件。涉密计算机及信息系统应采取物理隔离措施，不得与互联网、外部网络相联，不使用无线网卡等无线联网装置。

五、涉密测绘成果只能用于被许可的使用目的和范围。因使用目的或应用项目结束等原因，须销毁涉密测绘成果的，必须报本单位主要领导审批，并报原测绘成果提供单位备案。

六、销毁涉密测绘成果须经专人清点、核对、登记、造册，由本单位主管领导和成果资料档案负责部门派员销毁。对销毁的时间、地点、方式及销毁过程中存在的问题进行记录，与销毁清册、领导批示一并存档。

七、如发现涉密测绘成果泄密、失密事件，应及时报告单位主管领导和国家保密管理部门，及时查清事件发生的原因及责任，将事件调查处理到位。

测绘成果保密自查报告1 篇4

一、对保密测绘成果的认识

测绘事业是国民经济和社会发展的重要组成部分，是国家建设的重要基础。保密好成果资料，不仅是做到了图纸资料不丢失、不转借、不擅自扫描复印、低价转卖等现象。更重要的是把做好测绘成果的保密工作提高到事关国家安全、国家主权和国家安危的高度认识上去了。要求大家一定要认真对待此项工作，并安排专人负责，队长管办总工协助。严格按照《中华人民共和国档案法》做好档案管理工作，并依据《中华人民共和国测绘法》、《中华人民共和国保密国家秘密法》、《中华人民共和国测绘成果管理规定》有关条款的规定，展开自检自查工作。

二、测绘成果管理程序

我单位对测绘成果、地形图的管理程序是符合要求的，建立健全了各项档案管理制度，并把档案管理列入企业的经济责任制体系制定了严格的考核和奖惩办法。

1、由测绘专业队提供的资料，首先按工程项目进行分类、编号，并由档案管理人员认真验收，然后办理接交手续。

2、对于存放的档案资料，有专用柜、架进行排放，排放方法科学，便于查找。

3、地形图底图的保管，除底图需要修送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充等情况。

4、存放的胶片、照片、光盘等，有特制的密封盒，按编号顺序排放在防火柜内

5、库房内设有防火和空气调节设施，温度、湿度符合规定要求。

6、定期进行库藏档案的清理核对工作，做倒帐物相符。对于作废遗失等注销帐卡，要查明原因和保存依据。

7、保存档案有专门的库房并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

8、单位上任何领导都无权批字直接把测绘资料和成果转借其它单位和个人。必须履行一切手续方可。若有借阅、使用图纸和测绘资料的单位和部门，必须首先提出申请，由大队领导、队总工签字同意后，方可到资料室（档案室）进行登记。登记时应说明图幅编号、资料编号和使用时间，并保证资料完整无缺。借用期间不得擅自转借给其它单位和个人，到期必须按时归还。

9、借阅使用的单位及部门，必须对所借用的资料妥善保管，严格保密，不得损坏或丢失，到期按时归还。一旦出现意外损坏丢失情况，当事人应讲清原因，并写出书面材料，而且要有其他人作证，然后逐级上报各部门处理。

总之，此项工作的开展，使公司员工提高了对测绘成果保密制度重要性的认识。进一步发展完善了测绘成果管理制度，使测绘成果保密工作做到了有章可循、有据可依。为今后公司顺利的开展测绘工作打下了坚实的基础。

内蒙古煤矿设计研究院勘测队

地调院测绘成果保密工作自查报告 篇5

保密工作自查报告

地矿局保密委：

根据省国土资源厅、省国家保密局《关于开展全省涉密测绘成果保密检查的通知》（皖国土资〔2011〕327号）和省地矿局《关于开展全局系统涉密测绘成果保密检查的通知》（地办〔2011〕168号）要求，我院及时反应，在全院范围内开展了涉密测绘成果保密工作专项自查，现将自查结果报告如下：

一、及时部署动员，传达国土厅、地矿局通知精神 8月16日，我院接收到省国土资源厅、省国家保密局《关于开展全省涉密测绘成果保密检查的通知》（皖国土资〔2011〕327号），院领导高度重视。迅速转发通知至院属各部门，并召集相关部门负责人传达省厅、省局通知精神，共同商讨我院自查方案。

二、精心组织自查，突出重点、狠抓对关键环节 根据省局通知精神，我院将自此自查工作分为三个部分：

（一）全面清理涉密测绘成果使用情况

我院自成立以来，发展迅速，业务上成果斐然，众多项目的背后是大量的地质资料的支撑，其中包括了相当一部分的涉密测绘成果。院保密委以此次专项检查为契机，联合总

工办和各业务科室集中、全面地清理了我院的涉密测绘成果使用情况。我院有专门负责接受测绘成果的资料室，测绘成果尤其是涉密测绘成果的领用建立起了完善的台账体系，在使用过程中不存在私下复制、转让和转借的行为，未曾委托任何第三方开发涉密测绘成果或衍生产品，未曾向任何境外组织和个人擅自提供涉密测绘成果，所有涉密测绘成果均经过安徽省测绘局审批后购买，签订专项使用协议和责任书。整个保管和使用过程规范、严谨。

（二）继续规范存储和处理涉密测绘成果设备管理 在2010年12月，省国家保密局对我单位的涉密计算机及移动存储介质的专项检查中，我单位建立起的涉密设备管理体系和相关管理制度受到了参与检查专家组的肯定。今年院领导继续严格要求、持续规范，将计算机和其他涉密设备的管理纳入我院工作的重点。对各类扫描、复印等输出设备做了详细、明确的要求，建立健全了相关审查、使用、回收、销毁体系。

经自查，我院涉密存储和处理涉密测绘成果的相关设备均与互联网物理隔离，无使用任何具有无线功能的设备处理涉密测绘成果，无在不同用途设备上交叉使用移动存储介质，各类涉密设备均按规定备案、编号、加注统一标签后使用，并按照规定建立逐月自查、抽查台账。

（三）完善涉密测绘成果保密管理工作

根据局下发的《安徽省地矿局涉密地质资料管理办法》，我院在原先专人专管地质资料的基础上，严格要求各类涉密地质资料尤其是涉密测绘成果的保密管理。在涉密测绘成果的领取审批环节、项目使用和交回清点等关键步骤下大力气，确保领取规范、使用严谨、交回及时。

测绘成果保管、保密制度 篇6

第一条为规范和加强涉密测绘成果保密管理，确保国家秘密安全，依据国家相关法律法规，制定本规定。

本局工作人员须严格遵守《中华人民共和国测绘法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》和国家保密法律法规的规定，切实做好涉密测绘成果的管理工作。

第二条测绘管理工作国家秘密目录主要包括国家等级控制点坐标成果以及其他精度相当的坐标成果、涉及军事禁区的大于或等于1：1万的国家基本比例尺地形图及数字化成果、小于1：5千（含1：5千）比例尺地形图及其数字化成果、多张连续覆盖超过6平方公里的大于1：5千的国家基本比例尺地形图及其数字化成果、空间精度涉及的要素和范围相当于各类秘密基础测绘成果的非基础测绘成果等，具体目录按国家测绘局国家保密局《测绘管理工作国家秘密目录》规定。本规定所指的“测绘成果”包括纸、光、磁等各类介质所承载的测绘数据，图件及相关资料。

第三条建立涉密测绘成果保密管理领导责任制，切实履行保密职责和义务；本局从事涉密测绘成果生产、加工、保管、提供和使用的分局、股室、直属事业单位、国土资源所主要

负责人对本部门保密管理工作负总责，保密管理人员持证上

岗，承担涉密测绘成果的保密管理责任。

第四条英德市国土资源局测绘档案室负责接收和保管本

局涉密测绘成果，并按照批准文件向用户提供测绘成果；按

铁门、铁窗、铁柜“三铁”标准建立涉密测绘成果存放设施，配置必要的监控、防火、防潮等设施。

第五条严格按照先归档登记、建立台帐、再提供使用的规

定管理涉密测绘成果，未归档入库的涉密测绘成果一律不得

提供使用。

第六条严格执行涉密测绘成果提供使用审批制度。在本局

内使用涉密测绘成果必须办理申请、审批、登记、回收和归

档等手续；法人或者其他社会组织申请使用涉密测绘成果，应当具有明确合法的使用目的和范围，具备成果保管、保密的基本设施与条件。严禁任何部门和个人未经批准擅自对外

提供涉密测绘成果。

第七条经审批获得的涉密测绘成果，被许可使用人只能用

于被许可的使用目的和范围。使用目的或项目完成后，被许

可使用人要按照有关规定及时销毁涉密测绘成果，由专人核

对、清点、登记、造册、报批、监销，并报提供成果的部门

备案。如需要用于其他目的的，应另行办理审批手续。任何

部门和个人不得擅自复制、转让或转借。

第八条被许可使用人若委托第三方承担成果开发、利用任

务的，第三方必须具有相应的测绘成果保密条件，涉及测绘

活动的，还应具备相应的测绘资质；被许可使用人必须与第三方签订成果保密责任书，第三方承担相关保密责任；委托

任务完成后，被许可使用人必须及时回收或监督第三方按保

密规定销毁涉密测绘成果及其衍生产品。

第九条强化涉密地理信息数据安全保密措施，严禁在非涉

密计算机处理，存储涉密地理信息数据。加强涉密计算机和

存储介质的管理，涉密计算机不得连接互联网、政府政务网、单位内部网等非涉密网络，不得使用无安全保密保障的设备

处理、传输、存储涉密测绘成果。不得在涉密计算机上使用

非涉密移动存储介质。

第十条各分局、股室、直属事业单位、国土资源所要结合各自实际情况，根据国家保密法律法规的规定，建立本部门

涉密测绘成果具体的保密管理制度。

第十一条本局工作人员违反本规定泄露国家秘密，情节较

轻的，依法给予处分；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事

责任。

测绘档案管理保密制度 篇7

根据国家《密秘法》、《测绘成果管理规定》《关于对外提供我国测绘成果的若干规定》及《河南省测绘管理条例》有关精神条款，为进一步做好本单位对测绘成果及资料档案的管理工作，特制订以下规定：

一、档案库房属保密要害部位，非档案管理人员未经许可不得进入，更不得开启卷柜，翻阅卷宗；

二、档案库房要增加防护设备，符合防火、防盗、防光、防虫、防尘和防污染的基本要求；

三、档案资料的调阅，必须履行审批手续，完善登记制度，在指定地点阅读和规定的期限内归还；

四、档案管理人员不得在个人通信、通话、闲谈中向外泄漏管线档案内容；

五、禁止将测绘成果与档案资料携带、传递、寄运至境外

六、机关、单位应当限定一定范围的人员测绘成果与档案

七、机关、单位应对工作人员进行保密教育，定期检查保密工作；

八、测绘成果与档案信息网络必须与公共信息网实行物理隔离；

九、测绘成果与档案计算机信息的研制、数据保护和安全保密监控管理等；

十、发现秘密已经泄露或者可能泄露时，应立即采取补救措施。

西华县惠民房地产测绘有限公司

测绘成果及资料档案管理制度 篇8

1． 总则

1.1 为了加强测绘院测绘成果及档案资料的科学管理，确保档案资料的充分利用，更好地为本公司的发展和经济建设服务，根据《中华人民共和国测绘法》及《中华人民共和国测绘成果管理条例》的相关规定，制订本制度。

1.2 本制度中的档案是指测绘院在科技开发、生产经营、技术服务和管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。资料一般是指通过交流、赠送、购买和自己汇编的，供科研、生产经营和管理活动参考的文件材料。

1.3 档案是各项活动的真实记录，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理。

1.4 档案管理是企业管理工作的重要组成部分，是各项活动的重要环节。各级科技管理部门应把科技开发、生产经营、技术服务和建档工作实行“四同步”管理：下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；评审、鉴定、验收成果与验收、鉴定档案材料同步；上报登记和评审奖励成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明同步。

1.5测绘院档案资料行政上由院长主管，总工程师分管。业务上受天津市测绘管理办公室以及上级有关部门的监督、检查和指导。院档案资料管理的职能部门是综合办公室并设专职档案管理人员。

2． 档案部门的职责

公司档案管理职能部门为院办公室，其职责：

2.1 贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度。

2.2 指导本单位各部门和项目组文件、资料的立卷和归档工作。2.3 统一管理本单位档案、资料，并按时向有关档案部门汇交。2.4 监督、检查，指导所属单位的档案、资料管理工作。2.5 组织专职档案人员和业务培训和学术交流。3． 资料的形成与入库归档规定 3.1 文件材料形成的范围

凡是直接记述和反映单位各项活动的,具有查考利用价值的文件材料,都应列于归档范围。公司形成的文件材料有：

3.1.1 行政管理文件材料 3.1.2 经营管理文件材料 3.1.3 生产技术管理文件材料 3.1.4 测绘成果成图 3.1.5 科学研究文件材料 3.1.6 基本建设文件材料 3.1.7 设备仪器文件材料 3.1.8 会计文件材料 3.1.9 干部职工档案文件材料 3.1.10 设计文件材料 3.1.11 工程施工文件材料 3.1.12 新闻、书稿文件材料 3.1.13 实物

研究、基建、设计和工程施工项目中断或取得负结果形成的文件材料也属于归档范围。3.2 归档要求

3.2.1 文件材料归档的基本要求

a.归档工作由文件材料形成部门和项目组承担，按工作程序将需要归档的文件材料加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒）。

b.归档的文件材料，应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰、用纸规范、签署完备、有利于长期保存。

c.归档软盘的同时打印一份与软盘内容一致的纸质文件。d.光盘、磁性载体等必须在带（盘）上，贴注标签。3.2.2 案卷归档的基本要求

归档的案卷，应做到分类合理，组卷正确：保管期限划分准确：卷内文件排列有序、科学、系统；案卷题名拟写准确、简明扼要，编目规范；装订案卷要整齐、美观、卷内无压字、无金属物、禁用字迹不牢固的书写工具（铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸）。

3.2.3 档案部门有责任监督、检查、指导公司员工做好文件材料的归档工作。按照质量标准，逐项检查，对归档不合格案卷限期整改。

3.3 归档时间

3.3.1 管理工作的文件材料，要求次年四月底前归档。

3.3.2 测绘、管线探测、软件开发等工作形成的文件材料，在向对方移交资料时，同时向本单位档案部门移交。

3.3.3 大项目可按项目工作阶段或项目子项结束后归档。变更、修改、补充或维修等形成的文件材料随时归档。

3.3.4 照片冲洗后，由摄影者或承办单位整理，编写说明连同底片归档。其它类文件材料归档时间按局归档制度执行。

3.3.5 因公外出参加学习、考察、谈判和参加会议带回的文件材料，有参考利用价值的，应及时整理归档，方可借用。未办归档手续，财务部门不予报销。

3.4 归档份数

凡需要归档的文件材料，一般归档一份。管理类文件材料要求底稿与印件（2份）一并归档。磁性载体、光盘等文件应一式两份，与纸质文件同时归档。科技文件材料要求原本、复制本、底图一并归档。重要的特别是需要永久保管的科技文件材料，根据情况，应归档若干份复制本；利用频繁的、不保密的科技文件材料，应多归一份复制本。

3.5归档手续

3.5.1 填写归档文件材料移交清单.由归档员填制一式两份.3.5.2 科技文件材料在归档时应编写归档情况简要说明.3.5.3 照片、磁性载体、光盘和实物等归档要编写文字说明。

3.6 建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并列入各部门管理工作程序，列入部门的职责范围和有关人员岗位责任制

3.7 搜集资料由所在单位档案部门开介绍信到局档案馆转换，局档案馆未见所在单位档案部门介绍信，一律不予转换。

4． 档案管理与利用 4.1 建立健全档案管理制度 4.2 档案和资料的分类、编号

科技档案编号的结构形式采用六段制，编号由左向右排列，各段之间用“·”隔开，各段用阿拉伯数字表示。如下所示。

科技档案分类、编号结构形式示例： 1225 04 01 3 XXX 01 案卷号 项目代号 三级类目号 二级类目号 一级类目号

全宗号

第一段为全宗号，“1225”代表核工业天津工程测绘院。第二段为一级类目代号，用“04”表示工程测量。

第三段为二级类目代号，用“01”代表控制测量，“02”代表地形测量。4.3 保管期限

档案保管期限分为永久、长期（15年至20年）、短期（15年以下）三种。

4.3.1 凡对本单位、国家建设方面具有重要凭证作用和长久需要查考、利用的档案，列为永久保存。

4.3.2 凡是在相当长的时期内（15年值20年）具有查考、利用、凭证作用的测绘科技档案，列为长期保存。

4.3.3 凡是短期内（15年以内）具有查考、利用、凭证作用的测绘科技档案，列为短期保存。

4.3.4 科技的档案的保管期限，自科技档案整理完毕后次年开始计算。4.4 档案和资料的整理工作。

整理、保管、编制检索工具和开发利用。4.5 档案的保管

库房要有管理制度，库房的装具要符合国家要求，要有八方安全设施，定期检查档案，资料和图书的保管状况，对破损或褪变的要及时修复，确保完整与安全。

4.6 编制各项目录、编制检索工具

建立档案、资料总目录、分类目录和卷内专题目录。编制所需的检索工具，完善公司信息查询体系。

4.7 开发信息资源

开发信息资料，实行档案、资料、图书和信息一体利用；积极配合有关部门参与信息市场和技术市场交流；保护知识产权和专利权，严格执行保密制度。

4.8 档案工作的统计

各档案部门做好档案、资料和图书的收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。按时向主管部门报送年报。

5． 资料档案保密安全规定

为切实做好公司资料的保密工作，根据《保密法》、《档案法》、《测绘法》、《测绘成果管理规定》的要求，确保资料安全无泄密，规定如下：

5.1 依据保密法律、法规，对职工进行正常性的保密教育和检查，落实各项保密措施，由专人负责管理。

5.2 工作人员要熟悉掌握资料的保密范围，严格区分资料成果的密级，按不同的要求保管和使用。

5.3 严格按《测绘成果管理规定》，履行领发、借用、抄录、资料的清点、登记、编号、签收、保证测绘成果的走向清楚、可靠。

5.4 对各种密级资料，严格遵守有关使用，保管及销毁等规定，并建立资料档案，每年年底做一次检查。

5.5 对于资料废件，要集中存放，不得随意乱堆，乱放，应集中送上级资料管理部门处理，不得自行销毁。

5.6 对文件、地图、资料档案的保密内容，个人不得以通信，电话，闲谈等方式向无关人员泄露。

5.7 保密文件、地图、资料如不是工作需要，不许随身携带，不许委托转带。5.8 邮寄密级资料，应严格包装加封，交机要部门传递。

5.9 资料管理人员离开办公场所时应将资料放入保密设备，并将房间门窗锁好。5.10 发现资料丢失，应及时报告，认真追查，并报上级有关部门。

5.11 依照《保密法》条款，对违犯者视情节轻重，给予批评教育、行政处分或转交司 5 法机关依法追究刑事责任。

6． 保密安全责任制 6.1 三个层次

6.1.1 主要领导对本单位的保密安全工作负全面领导责任。

6.1.2 总工程师（分管保密安全工作的领导）负具体组织领导的责任。6.1.3 分管其它工作的领导也要负责分管业务范围的保密安全工作 6.2 三项原则

6.2.1 保密安全工作谁主管，谁负责。

6.2.2 主管什么业务，同时领导和管理该项业务工作中的保密安全工作。6.2.3 业务工作管到哪一级，其中的保密安全工作也同时管到哪一级。7． 资料档案使用、借阅、登记规定

为加强测绘成果及资料档案的管理，维护测绘成果及资料档案的完整与安全，完善资料档案的借出归还、现场参阅、咨询等手续，贯彻国家有关档案制度，结合本院实际情况，规定如下。

7.1 本院所有员工都有保护、使用、借阅测绘成果及资料档案的权利和义务。7.2 在借阅测绘成果及资料档案时应做到以下几点: a.借阅测绘成果及资料档案必须填写借单，借阅时间不得超过一个月，定期归还，逾期应办理续借手续。

b.要爱护测绘成果及资料档案，不得丢失。

c.所借出的测绘成果及资料档案，严禁涂改、勾划、批注、折卷、抽页、裁剪或其它损坏现象，不得私自复制或转借他人。归还图纸按顺序、按标准折叠整齐。

7.3 借出和归还测绘成果及资料档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

7.4 损坏、丢失档案或造成泄密的，要立即追究当事者责任，轻者批评教育，重者给予警告或行政处分，并视损失程度进行一定的经济处罚。

7.5 调离本院的员工必须到办公室清理移交测绘成果及资料档案文件后方可办理调离手续。

7.6 外单位人员查阅测绘成果资料、档案，必须持介绍信在室内查阅，确因工作需要必 6 须摘录或复制的必须经主管领导批准，如需要外借，必须经院长批准。

7.7 本院员工必须配合办公室做好年终清查工作。

7.8 凡进入档案室借阅、参阅、咨询必须保持安静有序，不能大声喧哗，不准乱找乱翻，查阅后按原处放好。

8． 档案、资料的鉴定、销毁管理规定

由院总工程师、办公室主任和档案人员组成的鉴定小组，严格进行登记，造册和监销，并向有关管理部门备案。

9． 档案管理现代化

档案管理现代化应纳入本院现代化管理的发展规划中，逐步采用先进技术和现代化管理方法管理。

10． 附则

10.1本制度自公布之日起执行。10.2本制度由院办公室负责解释。