接听电话处理小技巧

接听电话处理小技巧（精选11篇）

接听电话处理小技巧 篇1

当你给他人打电话时，你应调整好自己的思路。那么，当你的电话铃响起之时，你应该尽快集中自己的精力，暂时放下手头正在做的事情，以便你的大脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。当然，上述过程应该迅即完成，如果你让电话铃响得时间过长，对方会挂断电话，你便会失去得到信息或生意的机会。以下几点是你在接电话时可以参考和借鉴的技巧：

1、随时记录

在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

2、自报家门

一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

3、转入正题

当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么？”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧！我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。

4、避免将电话转给他人

自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说：“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗？”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”

5、避免电话中止时间过长

如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去？”

让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说：“约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。

对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：“你能否稍等？我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。

接听电话处理小技巧 篇2

一、电话的特点

谈到电话,对于我们来说并不陌生,特别是在现代人际交往中,电话日益成为人们沟通的重要桥梁。然而电话有其利弊的。电话运用得体,它会带来成功;运用不得体,它又会成为人们交往中的绊脚石。

首先我们来总结一下电话具备的特点:

(一)只有声音的沟通交流。电话是看不到对方的沟通交流方式。由于看不到对方的表情,不能通过表情和手势等弥补语言的不足容易产生误解。所以学习和掌握给对方感觉良好的接打电话的方法是很重要的。

(二)节约意识。重要的是要有节约公司通信费以及节省相互的工作时间的意识,要求讲话方式要简洁易懂。

(三)单(双)方面的行为。跟邮件不同,邮件只要对方方便的时候随时可以阅读,但是打电话不仅仅是单方面的行为,还需要考虑到对方的情况。

(四)电话的信号要好。不管是打电话还是接电话都要确认周围的环境。跟客人通话时,周围环境太吵,噪音过多,会给对方留下不好的印象。

二、接打电话的5项心理准备

基于以上电话的特点我们在电话应对的时候,要做好5项思想准备。

(一)迅速。电话响了要马上接听。

(二)简捷。通话时间是宜短不宜长。

(三)正确。记忆不如记录。要做好准确无误的记录。

(四)礼貌。员工个人形象代表公司的形象,所以一定要礼貌的接打电话。

(五)热情。要带着与对方面对面交谈的心情亲切的对应。要把自己的热情通过声音准确无误的传达给对方。

三、拨打电话的注意事项以及方式

我们在拨打电话的时候要注意时间和空间的选择、通话的长度、怎么做自我介绍以及怎样暗示对方终止通话等方面。

(一)提前准备

首先要确认对方的电话号码、公司名称、所在部门名称和姓名。之后按5W3H(When、Where、Who、What、Why、How、How many、How much)的要求归纳事情内容,最后准备所需的材料,同时还要考虑打电话的时间。

(二)对应方式

首先对方接听电话时,首先要报上自己的名字和单位。

“私、大連物産の田中と申します。いつもお世話になっております。”

然后说出自己要找的人。

“恐れ入りますが、課長の鈴木様はいらっしゃいますでしょうか。”

基本的说法是○○様。如果跟对方很熟悉,并且是多次打过交道,那么○○さん的用法也可以。还有,“鈴木課長”表示方法也是敬语形式并没有错。但是如果突然就称呼“鈴木課長”是很失礼的。要郑重的称呼“課長の鈴木様”。

还有要找的人出来后要再度问候。“私、大連物産の田中と申します。いつもお世話になっております。”而且叙述事情内容之前要再度确认一下“お忙しいところ恐れ入ります。○○の件で、ただいまお時間よろしいでしょうか。”

注意陈述事情内容要言简意赅。

最后挂电话时等对方说完“失礼いたします”再慢慢地礼貌地挂掉电话。

总之打电话时由于看不到对方的样子,要注意自己的说话语气,简洁易懂,慎重对待。

四、接听电话的注意事项及方式

跟打电话一样,电话应对得如何直接关系到组织的整体印象。特别是接听外面的电话,要比打电话还要礼貌慎重的对待。

(一)要找的人在时,马上转接的情况

电话第一印象的好坏一般是由开始的15秒决定胜负。第一声要传给对方一种充满感情、爽朗、值得信赖的印象。

接电话,根据公司不同用“はい”或“お電話ありがとうございます”等问候开头。一般早晨10点之前左右用“おはようございます”。电话响两声才接听要说“お待たせいたしました”。

重复外部人的姓名时不要用“ございますね。”正确的要用“いらっしゃいますね”。例如:“ABC商事の田中様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。”需要注意的是当确认要找的人时,不能说“(課長の)鈴木でございますね。かしこまりました。少々お待ちくださいませ。”

(二)要找的人不在的情况

有时要找的人可能不在座。这种情况不要随便的回答说“今、いません”或“いつ帰ってくるかわかりません”等。要准确了解其行踪,恰当对应。从而给对方留下良好的印象,而便于工作的顺利开展。

再有,电话接通后,要确认对方名字和公司名字,之后礼貌的道歉,说明情况,询问对方的想法。并且内容要准确无误的记录下来。

“申し訳ございません。あいにく鈴木は外出しておりまして、午後4時には戻る予定でございます。戻りましたらご連絡いたしましょうか。”

最后,要再次确认。

“××××-××××、ABC商事の田中様でいらっしゃいますね。鈴木が戻りましたら、確かに申し伝えます。私、○○が承りました。お電話ありがとうございました。”

报上自己的姓名意味着自己会负责任的把事情办好,这种认真负责的态度会给对方信赖的感觉。

五、多种情况的表达方式

我们时常会碰到需要转接电话的情况。而且转接中,有些情况是可以直接说的,而有些是不能说或者不便说的。因此掌握好应对的方式非常重要。需要我们根据实际情况,灵活对应。

下面我们假设你是某企业的一名员工,现在的时间是2012年12月5日(星期三)上午9:30,办公室职员处于以下的各种情况。

(一)张总经理正在2楼的会议室开会,会议结束的预计时间是11:00。

(二)李主任去上海出差,预计7日回来上班。

(三)小赵身体不舒服,请假休息。

(四)小周迟到了,10:00能到公司。

而此时来电话了要找这些人,我们应该这样应对:

(一)“申し訳ございません。あいにく李はただいま会議中でございまして、11:00ごろには終わる予定でございます。戻りましたら、ご連絡いたしましょうか。”

※为避免给对方留下会议、接待客人等优先于对方电话的印象,有的公司会采用其他的说法。

(二)“申し訳ございません。あいにく李は出張中でございます。○日○曜日に出社いたしますが、いかがいたしましょうか。/お差し支えなければ、ご用件を伺えますでしょうか。”

※原则上不告诉对方出差地点。

(三)“申し訳ございません。あいにく趙は休ませていただいております。(休んでおります)よろしければご用件を承りますがいかがでしょうか。”

※原则上不告诉休假的理由。

(四)“申し訳ございません。あいにく周は外出しておりまして、10:00ごろには戻る予定でございます。戻りましたら、ご連絡いたしましょうか。”

※不要说迟到了。有的公司有规定的应答用语。

以上这些就是接听电话时需要注意的地方。看起来浅显易懂,但是我们好多大学毕业生却没能掌握好这些简单的基础知识。那么为什么要掌握这些呢?因为掌握这些知识,就会给对方留下良好的印象,从而与客户之间建立良好的信赖关系,进而增加彼此合作的机会,扩大工作范围,使工作如鱼得水的顺畅进行。

接听便民服务热线电话技巧的教案 篇3

2018年4月

“三三四”工作法

Ⅰ教学提要

●教学对象：全体接听电话人员

●教学目标：通过教学，使学员学习便民热线的服务规范，掌握与群众交流沟通的能力和技巧，擦亮窗口，提升服务质量。●教学内容：

一、咨询类电话 关键在热情（三点）

二、协调类电话 关键在周到（三点）

三、投诉类电话 关键在较真（四点）●教学要求：

一、教官要熟悉教学内容、流程、重点和难点；教学方法灵活，耐心细致，能够实现教学目标；科学掌握时间，精神饱满，语言流畅。

二、受训学员要遵守纪律，认真听讲，积极互动。●教学重点：接听几类服务电话的规范工作法 ●教学难点：如何妥善处理投诉电话的技巧 ●教学方法：

理论提示、讲解举例、组织练习、小结讲评 ●教时安排：20分钟 ●场地器材：多媒体教室

Ⅱ教学进程

●教学导入:(2分钟)近年来，全省坚持提升窗口服务质量，提高群众满意度。随着科技发展，通讯手段便捷，群众办理业务前经常打电话咨询，便民热线的接听显得尤为重要。接听服务电话是必备技能，也是加强窗口建设，提升服务群众能力的重要一环。便民热线主要具备咨询预约（65%）、投诉建议（10%）、沟通协调（20%）等功能。鉴于电话是即时应答，与网上答复、微信回复不同，无法从表情获取对方信息等特点，经过认真思考，总结归纳了便民服务热线“三三四”工作法，现与大家交流分享。●教学实施:(15分钟)正文………………………………………………(15分钟)

咨询类电话 关键在热情

1、积极主动：预判需求，主动处理，设身处地为群众考虑；

2、热情耐心：语言亲切、热情诚恳、用声音传递微笑；

3、合法合理：语言文明、态度温和、尊重群众同时坚持法律、坚持原则；

协调类电话 关键在周到

1、细致周到：全方位考虑、面面俱到；

2、逐级沟通：严格程序、妥善解决问题。

3、杜绝推诿：不推诿搪塞、不厌烦轻蔑。

投诉类电话 关键在较真

服务优不优，评判权在群众。接受群众投诉，是保障群众的知情权、参与权、监督权的重要内容，也是发现问题、解决问题的重要途径。如何更好地解决问题，化解不满情绪，是我们需要做的。下面就投诉处理技巧进行讲解：

1、迅速受理，绝不拖延，态度真诚；

2、有效倾听，缓和情绪，适时安抚；

3、收集信息，确定症结，了解症结所在；

4、探讨解决，高效引导，提出可行性解决方案，并征询群众意见。

●教终小结（3分钟）

重述课程核心内容、重点、难点。通过本次课程的学习，使同学们深入认识热线规范服务的重要意义，学习掌握接听电话技巧。

电话接听礼仪 篇4

前台接听电话原则

一、接听来电:注意礼貌用语:

电话铃响三声内，需接起电话。

态度热情，反应积极。

声调要显得热情愉快。

说话时注意口齿清晰、亲切、热忱、尊重。

重要事项要做好记录:来电话者姓名、电话号码和要义。

二、拨打电话:简洁、明了、礼貌

吐字清晰，语速适中，,语气亲切、自然;

问候你好，自报单位、职务、姓名，感谢代接代转之人;

用语文明、自信等。

重要的客户访问要提前做好准备。

前台接听电话技巧

前台接听电话基本的要求是:确定对方的电话号码及接话人的姓名。

在可能的情况下，选择适当的通话时间，这样可以提高通话效果。

通话前准备笔和纸。

做好备忘录。

备忘录应简单明了，记录主要内容，如:姓名、时间、地点、内容、原因、处理结果。

另外接听电话不同情况采用的电话技巧包括以下内容:

电话服务的基作应对:

电话铃响了，立即去接听。

如果电话超过4次铃响以后才接起来，一定要说一声致歉的话:“对不起，久等了。

要使用适当的问候语。

说话声音要清晰、温和、语调适中。

如果正在处理紧急事情，听到电话铃响也应立即接起，然后要先致歉，向对方解释:“对不起，请稍候片刻”，或者征求其意见可否另外时间打来，或打另外一个电话。

如:“实在对不起，请您再拨一次***好吗?”如果暂时搁置电话，回头再接听时要说:“对不起，让您久等了。

或“很抱歉，浪费您的时间了”。

如果电话讲到中途断线，一般来讲，接听电话的一方，应把电话放下，并等候对方再拨电话来，而打电话的一方要再拨一次，在再次接通电话后，应加上一句“刚才中途断线，真是抱歉。

指定接听的人重要事情处理中:

确定是否情况紧急。

无法立即出面接听时要向对方致歉。

告知对方，当事人何时方便接听。

电话联络事项应尽量做成笔记。

指定接听的人无法出面时:

当事人不在时，请问对方可否留话代为转达。

当事有不在却遇急事时，留下对方电话号码，请当事人主动回电联络。

当事人忙碌时告知对方事后予以回电联络。

当事人出差或病假时，告知该人回店或销假日期。

受托传话之时:

善用传话单或便条纸。

便条纸上记录对方的姓名、来电事项、时间日期。

复诵事项内容以免错误。

告知自己的姓名以示负责。

传话便条要确实交给指定的当事人。

谈话结束时:

亲切道别。

等对方挂断之后再放下话筒。

轻轻放下话筒。

做好记录总结归纳。

前台人员，是客户了解公司最初的窗口，其言行举止与综合素质，将是公司形象直观的写照。

前台接听电话礼仪看似微不足道，实则十分重要。

办公室接听电话礼仪

办公室接听电话基本要点:

1.铃不过三

在电话铃响三声之内接起电话，不要故意延迟，提起听筒后，不要和周围人闲聊。

电话铃响3遍之前就应接听，3遍后就应道歉:“对不起，让你久等了。

”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。

如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。

尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。

2.左手拿听筒、右手拿笔

办公室接听电话不想个人接听电话那么随意，在对方打过来电话的时候必须要做文字记录。

3.第一时间说出公司或者部门名称

在电话接通以后，主动向对方礼貌问好，并第一时间报出本公司或者部门的名称。

例如:“您好、这里是众卓企业管理咨询有限公司。

4.对方基本信息了解

确认对方的基本信息，包括对方公司、个人姓名、身份等。

只有问清楚基本情况自己的工作才能顺利进展，如果没有问清楚来电者的身份，在转接过程中遇到问题时就很难解决 了，不但浪费时间而且还会影响到工作进展。

5.详细了解来电目的

了解清楚基本的来电者信息之后，就要对来电的目的做详细的了解，以便对该电话采取合适的解决方式。

包括要问到:对方来电找谁?对方的事情是否可以代为转告?是否一定要找直接人接听?一般性的广告电话在问清楚之后就可以直

接回绝，如果是公司有用的广告电话就可以记录，待需要的时候可以直接用。

做大最大限度的灵活接听电话。

6.确认来电主要内容

在电话结束之前一定要和对方确认一次来电的主要内容，做到准确到位，防止记录错误或者少记。

如果是见面会晤，那就要对会面的时间、地点、联系人、联系电话等各方面相关的信息核实清楚。

随时牢记5W1H技巧，所谓5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥How如何进行。

在工作中这些资料都是十分重要的。

对打电话和接电话具有相同的重要性。

电话记录既要简洁又要完备，有赖于5W1H技巧。

7.礼貌道谢

电话结束一定要对对方进行礼貌的道谢，这也是基本的电话礼仪。

来电者是客人，一定要尊重客人，千万不要表现出一种眼中无人的感觉。

8.让来电者先挂电话

不管是客户或者是找公司相关人的间接客户都要等着对方挂断电话之后再挂电话，不可“啪——”的一下扔回原处，这极不礼貌。

如果这边快速的挂断电话，会让来电者感觉这边的人对他很不耐烦，会让对方心里不舒服的。

所以在接听一个电话即将结束时，应该礼貌的请客户先挂电话，这样才算是一个完美的接听电话的结束。

接听电话礼貌礼仪

1.时刻保持微笑、声音清晰

在接听电弧中，一定要面带笑容，还要保持清晰明朗的声音。

虽然笑容只能表现在脸上，但在你说话的声音里面是随时都能感觉到的。

声音要文雅有礼，以恳切之话语表达。

亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。

如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。

办公室接电话礼仪之礼貌礼仪

2.保持正确的姿势

接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。

一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔，这样容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且

不会伤害喉咙。

因此，保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和动听。

如果接电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的;若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。

因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

3.保持电话与嘴之间合适的距离

在接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。

办公室接听电话礼仪禁忌:

1.避免“喂、喂”或者“你找谁”开头。

2.在通话过程中，绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。

也不要同时与同事闲聊。

3.在通话结束时，不要先对方挂断电话。

4.不要直接大声的喊被找的人过来听电话，应该用手捂住听筒叫，或者让对方等等自己放下电话去叫过来。

接听电话不失礼 篇5

转接电话时态度要热情，不能冷淡，如果客户(或是其他员工)把电话错打到了你那里，不要仅仅说一声“打错了”就迅速挂断。也不要仅仅说一声“稍等”，不加任何解释就把电话转接到别人那里。这些都是很态度冷淡的表现。遇到打错电话的情形时，你应该稍微花费一点时间查查公司的电话簿，看看客户(或是其他员工)真正想找的人是谁，然后说“我很高兴能帮您转接电话”。这种热情的态度是有助于你同他人的交流。

接电话时自报家门，

接听电话时不要用“你好”这种商业口吻。因为打进电话的人不一定都是你的业务合作伙伴，他们不一定都能听出你的.声音。有的时候，打进电话的人可能是遇到了什么问题，需要得到你的帮助。如果你在接听电话时不自报家门的话，对方就只能再问：“您是不是…?”，这可能会让人感到很不自在。

销售顾问电话接听参考术语 篇6

使用人：销售顾问

销售顾问：您好！黄浦丰田销售顾问×××，愿意为您效劳！

客户：你好，请问×××车有现车吗？现在什么价？

销售顾问：请问您怎么称呼？（请问您贵姓？）

客户：我姓×

销售顾问：××先生/女士，您好！请问您……（问清所需型号、排量、颜色、配置等信息）客户：……………………………………

销售顾问（可以马上答复）：好的，您问的这款车，目前………………………………

销售顾问（不能马上答复）：很抱歉，您问的这件事，我需要再确认一下，能否允许我弄清

楚后，大约在××分钟内/×点前（一定要承诺回复时间），打

电话给您详细介绍，您看可以吗？

客户：好的，谢谢！

销售顾问：不谢！您住在哪里呀？（弄清街道或行政区域）

客户：我住在×××

销售顾问：哦，那很近！欢迎您来店里看看，我可以当面介绍最适合您的车型！您也可以试

驾感兴趣的那款车，我们店就在兴业路，您可以从 ………（告知来店线路）客户：哦，我知道了。

销售顾问：能留下您的联系电话吗？公司会经常做一些优惠活动，我可以马上通知您的。客户：我的电话×××××××××

销售顾问：谢谢！一会儿，我把我的手机号短信给您，要来店看车、或有任何疑问可随时联

系我！谢谢您关照！

客户：好的，再见！

销售顾问：再见！（在客户挂断后，再挂电话）

注意事项：１、电话响三声内，必须接听；

2、必须主动自我介绍及问候！并问清客户需求！

3、禁止在未弄清楚情况前，胡乱解释及承诺，忽悠客户

4、禁止简单粗暴的语言（如：喂，你哪个？/我不知道，你问别人吧！/你搞错

了！等等）

前台接待电话接听参考术语（意向客来电）

使用人：前台接待

前台接待：您好！黄浦丰田前台接待×××，愿意为您效劳！

客户：你好，请问×××车有现车吗？现在什么价？

前台接待：请问您怎么称呼？（请问您贵姓？）

客户：我姓×

前台接待：××先生/女士，您好！我是前台接待人员，将为您转接专业的销售顾问为您服务。为了对您的介绍更具针对性，能了解……（问清车辆型号、排量、颜色、配置等信息）客户：……………………………………

前台接待：（记录）谢谢，××先生/女士，请稍等，马上为您转接！

（立即转交，并告知所有信息）

当不能马上转接客户电话时

前台接待：××先生/女士，非常抱歉，目前销售顾问全忙，无法马上为您转接！您能留下

您的联系方式，大约15分钟内回复您，可以吗？】

客户：那好吧。

前台接待：感谢您的谅解！您住在哪里呀？我店就在江岸区兴业路，方便的话，欢迎您能来

店看车！（问住址、邀请来店）

客户：我就住在 ××

前台接待：（记录）嗯，那也很近的。欢迎您能来店看车！稍后销售顾问回电给您！感谢您的来电！再见！

客户：再见！

（在客户挂断后，再挂电话）

注意事项：１、电话响三声内，必须接听；

2、必须主动自我介绍及问候！并问清客户需求！

3、禁止在未弄清楚情况前，胡乱解释及承诺，忽悠客户

4、禁止简单粗暴的语言（如：喂，你哪个？/我不知道，你问别人吧！/你搞错

了！等等）

5、在不能马上转接客户电话时，一定礼貌的说明情况，并留下客户联系方式，并承诺回电时间

使用人：销售顾问/前台接待

工作人员：您好！我是黄浦丰田销售顾问/前台接待×××！

客户：你好，我来过你们店看车，我姓×。

工作人员：×先生/女士，您好！我能帮到您什么吗？

客户：这样的，我想了解一下…………………………………………………… 工作人员（可以马上答复）：嗯，没问题，这件事是这样的……………………………… 工作人员（不能马上答复）：很抱歉，您问的这件事，我需要再确认一下，能否允许我弄清

楚后，大约在××分钟内/×点前（一定要承诺回复时间），打

电话给您详细介绍，您看可以吗？

客户：好的，谢谢！

工作人员：不谢！若您有空，欢迎您再来店里看看（把目前店内的优惠活动，进行再一次的宣传）

客户：好的，再见！

工作人员：再见！（在客户挂断后，再挂电话）

注意事项：１、电话响三声内，必须接听；

2、禁止不主动自我介绍及问候！（如：喂！哪个？）

3、禁止在未弄清楚情况前，胡乱解释及承诺，忽悠客户

4、禁止简单粗暴的拒绝、讽刺、顶撞客户，（如：跟你说了几多遍了，你怎么

还不懂呀！/我不知道，你问别人吧！/你搞错了！/你有问题吧！/那绝对不

可能！等等）

使用人：销售顾问

销售顾问：您好！我是黄浦丰田销售顾问×××！

（若很熟，×先生/女士，您好！我是小王【例】）

客户：你好！我是在你那里买了×××车的，我叫×××

销售顾问：×先生/女士，您好！您车子用得还好吗？

客户：还好，有件事要问你，…………………………………………………… 销售顾问（可以马上答复）：嗯，没问题，这件事是这样的……………………………… 销售顾问（不能马上答复）：很抱歉，您问的这件事，我需要再确认一下，能否允许我弄清

楚后，大约在××分钟内/×点前（一定要承诺回复时间），打

电话给您详细介绍，您看可以吗？

客户：好的，谢谢！

销售顾问：不谢！应该的！您有事随时可以联系我，我一定尽力为您解决！

您的车做保养前可以提前一天打电话，或发个短信给我，我为您做个预约！（邀请客户回店保养，或介绍其他活动）

客户：好的，知道了

销售顾问：嗯，那么，还有其他可以为您效劳的吗？

客户：没有了，谢谢你。

销售顾问：您客气了！那么，×先生/女士，再见！（在客户挂断后，再挂电话）

注意事项：１、电话响三声内，必须接听；

2、禁止不主动自我介绍及问候！（如：喂！哪个？）

3、禁止在未弄清楚情况前，胡乱解释及承诺，忽悠客户

4、禁止简单粗暴的拒绝、讽刺、顶撞客户，（如：跟你说了几多遍了，你怎么

还不懂呀！/我不知道，你问别人吧！/你搞错了！/你有问题吧！/那绝对不

可能！等等）

十年庆邀约术语

使用人：销售顾问

销售顾问：您好！我是黄浦丰田销售顾问×××，请问您是×××先生/女士吗？ 客户：是的。

销售顾问：×××先生/女士，您好！您的车是在×年前在我店购买的，今年是我店建店十

周年，为了感谢您对我们的信任与支持，我们将赠送您十周年特别礼品！

客户：十周年礼品？

销售顾问：是的！正因为有您这样的老客户支持，我们店才能发展到今天，为了答谢老客户

一直以来的厚爱，公司决定在十周年之际，给所有在我们店购车的老客户，赠送十周年特别礼品，以表达对您的感激之情！

客户：哦，那谢谢你们！

销售顾问：不用谢！您可以在最近保养或方便的时候，来店到销售展厅领取礼品！

我是销售顾问×××，您可以找我！或到销售展厅直接向工作人员说明是十周年赠礼，我们都会马上为您办理的！

客户：好的。

销售顾问：嗯，目前我们的第三代油电混合动力车普锐斯，已经上市了，展厅也有一台，您

到店也可以看一下这辆新车，非常节能、百公里油耗仅4.3L，性能也非常出众，虽然只有1.8L排量，但能实现相当于2.4L排量的加速性能！

客户：好的，到时候也来看看。

销售顾问：嗯，那就不打扰您了！稍后我把我的联系方式短信到您手机上。祝您用车愉快！

办公室接听电话礼仪 篇7

在电话铃响三声之内接起电话，不要故意延迟，提起听筒后，不要和周围人闲聊。

电话铃响3遍之前就应接听，3遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。

2.左手拿听筒、右手拿笔

办公室接听电话不想个人接听电话那么随意，在对方打过来电话的时候必须要做文字记录。

3.第一时间说出公司或者部门名称

在电话接通以后，主动向对方礼貌问好，并第一时间报出本公司或者部门的名称。例如：“您好、这里是众卓企业管理咨询有限公司。”

4.对方基本信息了解

确认对方的基本信息，包括对方公司、个人姓名、身份等。只有问清楚基本情况自己的工作才能顺利进展，如果没有问清楚来电者的身份，在转接过程中遇到问题时就很难解决 了，不但浪费时间而且还会影响到工作进展。

5.详细了解来电目的

了解清楚基本的来电者信息之后，就要对来电的目的做详细的了解，以便对该电话采取合适的解决方式。包括要问到：对方来电找谁?对方的事情是否可以代为转告?是否一定要找直接人接听?一般性的广告电话在问清楚之后就可以直

接回绝，如果是公司有用的广告电话就可以记录，待需要的时候可以直接用。做大最大限度的灵活接听电话。

6.确认来电主要内容

在电话结束之前一定要和对方确认一次来电的主要内容，做到准确到位，防止记录错误或者少记。如果是见面会晤，那就要对会面的时间、地点、联系人、联系电话等各方面相关的信息核实清楚。

随时牢记5W1H技巧，所谓5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥How如何进行，

在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话和接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5W1H技巧。

7.礼貌道谢

电话结束一定要对对方进行礼貌的道谢，这也是基本的电话礼仪。来电者是客人，一定要尊重客人，千万不要表现出一种眼中无人的`感觉。

8.让来电者先挂电话

不管是客户或者是找公司相关人的间接客户都要等着对方挂断电话之后再挂电话，不可“啪——”的一下扔回原处，这极不礼貌。

浅谈前台接听电话礼仪 篇8

需注意，接听电话中反映出来的一切隐含意、个人素质、企业形象都能反映出来。接听电话时的精神状态也能通过声音一览无余地转递出去，礼貌、积极、热情周到的接听能够感染对方，不仅能够收到好的效果，还能把企业的严谨干练良好形象传输给客户，无疑是对企业文化的无声宣释。

一些前台人员接电话的时候，第一句就是“喂，喂”或是“你找谁呀”。一张嘴就是毫不客气地查户口式的一个劲儿地问对方找谁?有什么事?对于客户来说这样很容易产生反感，并对公司产生不好的印象。

接听电话处理小技巧 篇9

（一）电话接听服务的基本程序 培训背景：

现在是一个信息化的时代，电话在人们生活中扮演着越来越重要的角色，尤其是在酒店行业内的使用，也越老越普及。客户的一个电话，可能就是一个大型活动的预定，给酒店带来一批可观的收益。如果没有及时接听电话，或接听电话的方式不对，让客户听起来很不舒服，就可能给酒店造成重大损失。因此，无论是哪个岗位，在电话接听服务中，都应及时、准确，注重语言技巧，重要岗位切忌无人在岗。培训目标：

通过培训使员工形象、个人举止、对客服务技巧方面达到标准要求，满足客人的期望值，创造良好的社会效益及经济效益。

通过培训使得员工了解服务礼仪的重要性，有效提高服务意识，改善服务心态，运用良好的客务关系使客人感到宾至如归，适当地满足客人的需要及处理投诉，建立团队精神和增强自豪感。

通过培训为企业树立更优质的形象，为企业的的发展带来更全面的收益。培训内容

一、打电话的礼仪

首先，电话服务声音基本要求：声音清晰、态度和蔼、言语准确、反应迅速。集体表现在以下几个方面：

1.声音亲切、明快

接电话时应提倡运用富有人情味的声音，运用带笑声音与对方通话。亲切、明快的声音使对方感到舒服，感到满意。有人称电话小姐是“微笑大使”，她们通过自己的声音在公众和酒店之间架起友好的桥梁。可见，通话时充分调动一切语言修辞手段是树立酒店良好形象、与公众建立良好关系的有效手段。2.语气自然、注意措辞

酒店员工在表达时，要注意语气的自然流畅，心平气和，礼貌有加。3.音量适中

音量要适中，不要过高，亦不能过低，以免客人听不清。采用愉快、自然的声音，速度以适应对方速度为宜。4.声调自然

声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，也不要声嘶力竭，而要给人一种愉悦的感受。5.发音清楚

发音清楚、易懂，不夹杂地方乡土口音，如潮汕口音、客家方言。6.语调优美

语调要优美热情、奔放、富于表达力，而不是单调令人厌烦，没有喘息声。其次：

1.说话要直截了当

员工在打电话时，要直对着话筒说话，嘴唇与话筒相距5cm为宜，使用正常的语调，说话直截了当，开门见山。

电话接线要迅速准确，下榻在酒店的客人所接到的大多数电话都是长途电话，都很重要，因而电话接线要迅速准确。另外，不许误传客人的信件或电话留言，一定要做到认真、耐心、细心。通话时，听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约5厘米处，中途若需与他人交谈，应用另一只手捂住听筒。2.做好准备工作

电话簿、常用电话号码、日历、记录本以及笔全部应放在便于拿到的位置。拨电话之前，员工应做好各项准备，如各种表格、数据、图表和有关内容。

二、接听电话的礼仪 1.“三响之内”接洽

所有来电话，务必在三响之内接洽，以充分体现酒店的工作效率。如果故意延误，提起听筒以后还照常和周围的人闲扯，把发话人搁在一边，这是不允许的。2.礼貌接听电话

3.先问好，再报单位，再用问候语

这样可以避免搞不清身份和拨错电话的麻烦，例如：“您好，××酒店”，一般要求用普通话、粤语，或者用中文和英文。例如，Good morning，××Hotel。

接电话问好、报单位后讲问候语，例如，“请问我能帮您什么忙吗?”切忌自己什么都不说，只是一味地询问对方：“您叫什么名字?您是哪

个单位的?”这种做法极不礼貌。另外注意的是，问好、报单位、问候语这三者开头语的顺序不能颠倒弄错。这样显得彬彬有礼，给人一种亲切感。

4.避免用过于随便的语言

热情、修辞恰当的语句是电话回答成功的一半，因而不要用非正规的非专业化以及不礼貌的词语。5.注意聆听

在客人讲完之前不要打断也不可妄下结论，对听不清楚的地方，要复述客人的话，以免搞错。听电话时要注意礼貌，仔细聆听对方的讲话，要把对方的重要话进行重复和附合，应不时地用“喂”、“对”、“是”来给对方积极的反馈。

如果对方发出邀请或会议通知，应致谢。如对方反映问题或是客人投诉，接待要耐心，回复对方的话要十分注意语气和措词，要显得热情、诚恳、友善、亲切，并使对方能体会到你对他的关注。6.做好记录。一个完整的电话记录应包括下列内容：(1)受话人姓名。(2)发话人姓名及公司。(3)发话人电话号码及分机号码。(4)发话人所在的城市。(5)电话留言。

(6)要求的和允许的活动。(7)通话的日期和时间。

(8)记录人姓名。

若是重要的事，应做记录。记录时要重复对方的话，以检验是否无误。然后应等对方自己来结束谈话，如果电话上定不下来，可告知对方待请示领导后，再通电话决定。7.礼貌中断电话

如果员工在通话过程中务必离开一下，他应该请发话人等待一下或请对方再挂电话来。如果对方愿意等待，应告知对方他的电话没有挂断，并轻轻放下话筒。8.礼貌转接电话

员工只有在确信电话所转对象能向发话者提供帮助时，才能将电话转过去，应告诉发话人要将电话转接并解释为什么要转接的理由。9.通话完毕，礼貌地结束电话。

员工在结束电话时，应使用恰当的结束语，通话结束时，应说“谢谢您!”。通电话以对方挂断电话方为通话完毕，任何时候不得用力掷听筒，以免对方有什么误解。

打电话的人只能根据自己听到的声音判断对方对自己的态度，热情友好和及时地招呼对方是最基本要求。员工应该明确自己的岗位，如果所找的人不在，接电话的员工应提供帮助，解释要找的人不在，并说明大约何时回来，或把电话转给某一个可以代替的人，或留下电话记录。

五、注意事项

1.遵守保密制度

答复客人查找事项，要在不违反保密规定的前提下。在大多数情况下，电话总机服务员不准向问话对方提供客人的姓名、他的房间号码以及其他任何有关客人的情况，保证客人的隐私、生活安静和居住环境不受侵犯。2.快捷服务

电话总机服务因不能与客人见面，增加了难度，需用全面的知识，快捷的判断来处理事情。3.使用礼貌用语

注意使用礼貌用语，不准讲粗话、使用蔑视和污辱性的语言。任何时候，不能使用“喂”、“不知道”、“什么”、“不在”、“我很忙”或者随便挂断电话。4.不要出差错

接错电话，特别在夜间，必定要遭到客人的斥责。所以，应尽量避免出差错。5.待客留言

应问清来电者身份，大概是什么事，再请稍等，记清有关内容，请对方留下电话号码再复述，然后说谢谢。禁止窃听客人的电话。6.叫醒服务

如遇到客人要求叫醒，应记录清楚，准确操纵自动叫醒机或准时用电话叫醒，不得耽误，无人接听时，可隔二三分钟叫一次，三次无人接听时，通知服务员。

酒店话务员要细心而准确地催醒客人，这是职责。电话话务员的任何一次失职，没有按时按照客人的要求催醒客人，都会引起客人的不满、气愤、怨恨，因为这种粗心服务可能会使客人误了一次班机，耽误客人的行程或损失了一笔大生意。7.答复咨询

答复咨询时，要耐心、礼貌地为客人解决问题。8.处理紧急事件

要迅速、准确而不忙乱，要熟悉本地区公安、消防等有关业务单位的电话。

9.不得打私人电话

不得利用工作之便打私人电话，影响酒店正常工作。

电话接待是宾馆酒店一项十分重要的日常工作和服务项目.一个热情,文明的电话接待会给客人留下美好的印象,会使人们心情舒畅,愿意交往，从而可能就给酒店或宾馆赢得了声誉和利益.电话礼仪主要包括以下几大项：

一、电话礼仪与客户沟通技巧

二、接电话的四个基本原则

三、接听电话的注意事项

四、电话总机服务

五、服务员接听电话礼仪

六、员工接听电话礼仪

七、电话服务的四种声音要求

八、电话服务的其他礼仪

九、电话礼仪与客户沟通技巧

1、接听电话程序

（1）一般电话铃响不超过3声，应拿起电话。（2）致以简单问候，语气柔和亲切。

（3）自报单位（部门）名称或个人姓名（外线电话报酒店名称，内线电话报部门或岗位名称）。

（4）认真倾听对方的电话事由。如需传呼他人，应请对方稍候，然后轻轻放下电话，去传呼他人。如是对方通知或询问某事，应按对方要求1、2、3„„逐条记下，并复述或回答对方。

（5）记下或问清对方通知或留言的事由、时间、地点、号码和姓名。（6）对对方打来电话表示感谢。

（7）等对方放下电话后，自己再轻轻放下。

2、从酒店打出电话的程序

（1）预先将电话内容整理好（以免临时记忆浪费时间难免遗漏）。（2）向对方拨出电话后，致以简单问候。（3）作自我介绍。

（4）使用敬语，说明要找通话人的姓名或委托对方传呼要找的人。（5）确定对方为要找的人致以简单的问候。（6）按事先准备的1、2、3„„逐条简述电话内容。（7）确认对方是否明白或是否记录清楚。（8）致谢语、再见语。

（9）等对方放下电话后，自己再轻轻放下。

（二）电话接听服务中的注意事项

1、正确使用称呼（1）按职务称呼

了解客人的姓名和职务，按照姓氏冠以职务称呼。如只知其姓氏而不知其职务，也可按照姓氏冠以“先生”或“小姐”、“女士”进行称呼。（2）按年龄称呼

在无法了解姓名和职务的情况下，可根据客人的年龄状况予以尊称。如：先生、太太、小姐、老人家、小朋友等。（3）按身份称呼

对军队官员有军衔、职务称呼，如师长、团长、连长等；暂时不清楚军衔的官员可统称“首长”；对无官衔的士兵可称“同志”或“解放军同志”。对地方官员按职务称呼，如暂不清楚职务的可统称“先生”。对宗教人士，按教名称呼，如天主教称主教、神甫；基督教称牧师；道教称道士、道长；佛教称方丈、师父。

2、正确使用敬语。

3、对容易造成误会的同音字和词要特别注意咬字（词）清楚。

4、不要对客人讲俗语和不易理解的酒店专业语言，以免客人不明白，造成误解。

5、接听电话（打电话），语言要简炼、清楚、明了，不要拖泥带水、浪费客人时间，引起对方反感。

6、接听或打电话时，无论对方是熟人或是陌生人，尽量少开玩笑或

使用幽默语言。因双方在电话中既无表情又无手势的配合，开玩笑或幽默语言往往容易造成事与愿违的效果。

7、在接听电话中尽量不失礼节地设法辨明对方身份、姓名、工作单位和电话号码。如对方实在不愿意透露姓名和有关资料，也不要失礼，怪罪对方。

8、对方拨错电话时，要耐心地告诉对方“对不起，您拨错电话号码了”，千万不要得理不让人，使客人造成不愉快。自己拨错了电话号码，一定要先道歉，然后再挂线重拨。

9、接听电话要注重礼貌

在电话接听过程中要特别注意避免出现以下禁忌现象：

（1）无礼。客人无礼，接听电话的人也无礼，以牙还牙；或接电话人对客人来的电话内容追根问底，使通话人显得不耐烦，感到恼火或沮丧。

（2）傲慢。接电话的人盛气凌人，似乎别人欠了他什么似的，这种接电话的态度是最容易激怒对方，并且很难使对方在短时间内消除心中的不愉快。

（3）有气无力，不负责任。接电话的人在接电话中显得无精打采、有气无力，对客人的电话或对方的问话不负责任，经常给对方造成失望或疲倦的感觉。

（4）急躁。在接听电话时，不等对方说完，自己抢话说，而且一口气说得太多、太快，不注意克制自己的感情，使对方感到电话人在发火、在训人，容易造成误会，产生不良后果。

（5）独断专横。不注意用心听完对方讲话内容，不断地随意打断别人的叙述；不管正确与否，一切由自己说了算；对方的话未说完，自己就先挂线了。

（6）优柔寡断、拖泥带水。接听电话时，回答对方的问题，不清不楚，似是而非，犹犹豫豫，毫无把握。

（7）不耐烦或出口伤人。态度粗鲁、语言生硬、令人恼火。尤其是连续听到几个打错的电话后，更容易出口伤人。但下一个电话也许恰恰是一个工作电话，则会造成不良后果。

二、电话接听服务技巧

（一）打电话的基本准备工作

1、确定对方的电话号码及接话人的姓名。

2、在可能的情况下，选择适当的通话时间，这样可以提高通话效果。

3、通话前准备笔和纸。

4、做好备忘录。备忘录应简单明了，记录主要内容，如：姓名、时间、地点、内容、原因、处理结果。

（二）电话服务的基作应对

1、电话铃响了，立即去接听。如果电话超过4次铃响以后才接起来，一定要说一声致歉的话：“对不起，久等了。”

2、要使用适当的问候语。

3、说话声音要清晰、温和、语调适中。

4、如果正在处理紧急事情，听到电话铃响也应立即接起，然后要先致歉，向对方解释：“对不起，请稍候片刻”，或者征求其意见可否另

外时间打来，或打另外一个电话。如：“实在对不起，请您再拨一次×××好吗？”如果暂时搁置电话，回头再接听时要说：“对不起，让您久等了。”或“很抱歉，浪费您的时间了”。

5、如果电话讲到中途断线，一般来讲，接听电话的一方，应把电话放下，并等候对方再拨电话来，而打电话的一方要再拨一次，在再次接通电话后，应加上一句“刚才中途断线，真是抱歉。”

（三）电话接听服务的基本技巧

1、转接客人或上级电话

（1）在接受对方委托转接上级电话时，一定要先问清楚对方单位和姓名。切记，一定要重复转达的电话内容。

（2）如果对方已说过通话事由，在转述电话时则将对方的电话内容简捷、明了地转述，以免对方再一次原话表述，造成不良影响。（3）在为客人或上级转接电话时，一定要等客人或上级跟对方通了话，再放下自己的听筒。

（4）不清楚对方来历和用意时，先不要挂线，经请示后再处理。（5）接到客人预定电话时，不论是订宴会，订住房还是会议，都应详细的记录好客人姓名、单位、预定人数、费用标准、联系电话等，简单介绍酒店有关情况，根据情况约定时间面谈，然后及时向主管领导汇报。

2、客人或上司在开会时的电话接听

（1）当客人（上级）正在开会，有电话来找，首先向对方解释，客人（上级）正在开会，问对方有何事需要交待或吩咐，可否留下电话

号码等客人（上级）回复。如果有留言，应按电话备忘录的要求做好记录。

（2）假如对方执意要与客人（上级）通话时，应先将对方基本资料记下，然后告诉对方：“请稍候”或“请五分钟后再打来”，随后将对方资料写在便条上，送到会议室，转交客人（上级）并接受吩咐。

3、受话人正在会客时的电话接听

（1）受话人正在与来访客人会面，有电话打来，应先跟客人解释：“某先生正在会见客人，可否过一会儿再打来”。

（2）如遇紧急或重要的电话，一定要受话人接听时，应先请对方稍候，然后放下电话（不挂线），到另外一个电话机，将电话打入会客厅，请服务人员转告。

（3）如果受话人正在参加重要会见难以确定可否转电话时，则要向对方表示“实在抱歉，可否等会见或会议结束后，再复您电话”，道歉时的语气要婉转。

4、上级或同事外出后的电话接听（1）说明上级或同事的大致去向；（2）说明大致的返回时间；

（3）询问对方可否需其他人代听电话，假如不便的话可留下电话号码和姓名。

（4）如在办公室接听到上级的电话，而自己的领导又不在场，避免答复对方“没有来”或“一直未见到”、“还未来上班”等，而应答复“某人暂时不在办公室，有什么事可以代劳吗？”等等。

5、受话人正在出席宴会时的电话接听

（1）受话人正在出席宴会，叨唠有紧急电话找，首先将电话主要内容摘录。

（2）打电话与宴会厅服务员联系。

（3）宴会厅服务员在处理外来电话时，有三种方式： ①告诉对方宴会正在进行，可否过一会儿再打来；

②请对方稍候，然后到受话人身边悄声转告有电话，并示意电话方向； ③宴会气氛热烈，客人就坐较稠密不便转告时，则应将对方姓名、单位写在一张小便条上，在适当情况下，递交受话人。讲师介绍：

沈清仪：

国家高级礼仪培训师 国学礼仪专家

多家大学特聘礼仪讲师 中国礼仪培训网资深礼仪顾问 多家知名企业礼仪顾问

实战派礼仪策划专家，品牌营销策划专家

国家高级美容师，企业形象塑造专家 韩国欧凯莱整型美容机构特约礼仪顾问 国际商务人员考评委员会礼仪专家委员

沈清仪老师是中国著名企业培训师，国家高级礼仪讲师，从事礼仪教学多年，以弘扬国家传统文化，礼仪天下为己任，博采众长，潜心钻研。

曾为政务机关，工商企业，金融保险，医院学校，社会团体各个层面量身定做有针对性，实用性，突破性的培训课程。多年的教学实践，形成有的放矢的制定课程方式，为企业实施高效目标性培训。讲课风格：

接听电话处理小技巧 篇10

一.开头语以及问候语

1、问候语：“您好，欢迎致电陕西航天动力高科技股份有限公司客户服务热线，客服代表XXX很高兴为您服务,请问有什么可以帮助您！”

不可以说：“喂，说话呀！”

2、客户问候客户代表：“小姐（先生），您好。”时，客户代表应礼貌回应：“您好，请问有什么可以帮助您？”

不可以说：“喂，说吧！”

2、当已经了解了客户的姓名的时候，客户代表应在以下的通话过程中，用客户的姓加上“先生/小姐”保持礼貌回应称呼：“某先生/小姐，请问有什么可以帮助您？”

不可以无动于衷，无视客户的姓名

3、遇到无声电话时：客户代表：“您好！请问有什么可以帮助您？”稍停5秒还是无声，“您好，请问有什么可以帮助您？”稍停5秒，对方无反映，则说：“对不起，您的电话没有声音，请您换一部电话再次打来，好吗？再见！”再稍停5秒，挂机。

不可以说：“喂，说话呀！再不说话我就挂了啊！”

二.无法听清

4、（因用户使用免提而）无法听清楚时：客户代表：“对不起，您的声音太小，请您拿起话筒说话好吗？”

不可以说：“喂，大声一点儿！”

5、遇到客户音小听不清楚时：客户代表保持自己的音量不变的情况下：“对不起！请您大声一点，好吗？”若仍听不清楚，客户代表：“对不起！您的电话声音太小，请您换一部电话挂来，好吗？”，然后过5秒挂机。

不可以直接挂机

6、遇到电话杂音太大听不清楚时：客户代表：“对不起，您的电话杂音太大，听不清，请您换一部电话再次打来好吗？再见！”稍停5秒，挂机。

不可以直接挂机

7、遇到客户讲方言客户代表却听不懂时：客户代表：“对不起，请您讲普通话，好吗？谢谢！”当客户继续讲方言，不讲普通话时，客户代表：“对不起，请您找一个可以讲普通话的人来，好吗？谢谢！”。

不可以直接挂机

8、遇到客户讲方言，客户能听懂客户代表的普通话时：客户代表应该在听懂客户所用方言的基础上，继续保持普通话的表达。

不可以转换成客户的方言

9、遇到客户抱怨客户代表声音小或听不清楚时：客户代表：“对不起，（稍微提高音量），请问有什么可以帮助您？”

不可以直接挂机

三.沟通内容

10、遇客户来电找正在上班的客户代表：客户代表：“对不起，公司有规定，上班时间不允许接听私人电话，请您下班后再与她联系，谢谢您，再见！”或请其留下联系电话。不可以直接挂机

11、若没有听清楚客户所述内容要求客户配合重复时：客户代表：“对不起，麻烦您将刚才反映的问题再复述一遍，好吗？” 不可以说：“喂，什么？！你说什么？”

12、提供的信息较长，需要客户记录下相关内容时：客户代表：“麻烦您记录一下，好吗？”

不可以语速过快而没有提示

13、遇到客户挂错电话：客户代表：“对不起，这里是XX客户服务中心，请您查证后再拨。”(若有可能请根据客户的需求，引导客户拨打其它号码。)

不可以说：“喂，打错电话了！请看清楚后再拨。”

14、遇客户想直接拨打本公司内部其它部门电话时：客户代表：“对不起，您能否将具体情况和联系电话告诉我，我帮您联系好吗？

不可以说：“喂，说话呀！再不说话我就挂了啊！”

四.抱怨与投诉

15、遇到客户投诉热线难拨通、应答慢时（包括电话铃响三声后才接起）：客户代表：“对不起，刚才因为线路忙，让您久等了！请问有什么可以帮助您？”

不可以说：“喂，我也没办法，刚才线路忙啊！”

16、遇到客户情绪激烈，破口大骂：客户代表：“对不起，先生/小姐,请问有什么可以帮助您？”同时客户代表应调整好心境，尽量抚平客户的情绪，若无法处理，应马上报告现场业务主管。

不可以说：“喂，嘴巴干净一点，这又不是我的错呀！”

17、遇到客户责怪客户代表动作慢，不熟练：客户代表：“对不起，让您久等了，我将尽快帮您处理。”

不可以说：“喂，不好意思，我是新手啦！”

18、遇到客户投诉客户代表态度不好时：客户代表：“对不起，由于我们服务不周给您添麻烦了，请您原谅，您是否能将详细情况告诉我？”认真记录客户的投诉内容，并请客户留下联系方式，提交组长或主管处理。

不可以说：“喂，刚才的电话不是我接的呀！”

19、客户投诉客户代表（现场维修人员或售后服务代表）工作出差错：客户代表：“对不起，给您添麻烦了，我会将您反映的问题如实上报主管,并尽快核实处理,给您带来的不便请您原谅！”并记录下客户姓氏、电话及复述投诉内容，如客户仍不接受道歉，客户代表：“对不起，您是否可以留下您的联系电话，由我们的主管与您联系处理，好吗？”迅速将此情况转告现场业务主管，现场业务主管应马上与客户联系并妥善处理。

不可以说：“喂，这不关我的事，我不清楚，您打××电话吧。” 20、遇到无法当场答复的客户投诉：客户代表：“很抱歉，先生/小姐,多谢您反映的意见,我们会尽快向上级部门反映,并在2小时之内(简单投诉)/24小时之内(复杂投诉)给您明确的答复,再见！”

不可以说：“喂，我不清楚，您过两天再来电话吧。

21、对于客户投诉，在受理结束时：客户代表：“很抱歉，XX先生/小姐,多谢您反映的意见,我们会尽快向上级部门反映,并在XX小时(根据投诉的类别和客户类别的不同而不同,见服务时限标准)内,给您明确的答复,再见。”

不可以说：“喂，没事了吧，您挂××电话吧。”

五.软硬件故障

22、遇到操作界面反应较慢或进行相关资料查询时或需要客户等待时应先征求客户的意见：客户代表：“对不起，请您稍等片刻，好吗？”在得到客户的同意后按静音键，取消静音后，客户代表：“对不起，让您久等了。”

不可以没有抱歉和感谢！

23、遇到设备故障不能操作时：客户代表：“对不起，线路正在调整，请您稍后再来电，好吗？”或请客户留下联系方式，等设备正常后及时与客户联系。

不可以没有抱歉以及后续工作！

24、遇到客户询问客户代表个人信息超出话术标准时：客户代表：“对不起，我的工号是×××号。”若客户坚持要求，可告诉客户公司规定只能通报工号。

不可以责怪以及不礼貌的直接挂断电话！

25、遇到客户提出建议时：客户代表：“谢谢您，您提出的宝贵建议，我们将及时反馈给公司相关负责人员，再次感谢您对我们工作的关心和支持。”

不可以没有感谢或赞扬！

26、需请求客户谅解时：客户代表：“对不起，请您原谅。”或：“对不起，很抱歉。”

不可以没有抱歉口气！

27、遇到客户向客户代表致歉时：客户代表：“没关系，请不必介意。”

不可以没有回应！

28、遇到骚扰电话时：客户代表：“对不起，您的要求不在我们的服务范围内,请您挂机。”若客户仍纠缠不休不肯挂线,客户代表应将来话报告现场业务主管来处理。

不可以责怪以及不礼貌的直接挂断电话！

29、遇到客户善意的约会时：客户代表：“非常感谢！对不起，我不能接受，再次谢谢您！”

不可以责怪以及不礼貌的直接挂断电话！

30、遇到客户提出的要求无法做到时：客户代表：“很抱歉，恐怕我不能帮助您！”或“很抱歉，这超出我们的服务范围，恐怕我不能帮助您。”

不可以说：“喂，不可能的吧。”或“不可以，完全不可以！”

31、遇到客户向客户代表（现场维修人员和售后服务代表）表示感谢时：客户代表必须回应：“请不必客气”或“不客气”，若客户进一步表扬，客户代表：“请不必客气，这是我们应该做的或这是我们的工作职责，感谢您对我们工作的支持，随时欢迎您再来电。

不可以以生活化的词语口气回答

32、遇到无法当场答复的客户咨询：客户代表：“对不起，请您留下您的联系电话我们查询后将尽快与您联系，好吗？”客户：“„„”。客户代表：“先生/女士：请问您贵姓？”客户：“„„”。客户代表：“谢谢您的合作，再见！”

不可以随意回答或自以为是的回答

六.结束语

33、向客户解释完毕后，应向客户确认是否明了：客户代表：“请问我刚才的解释您是否明白/是否清楚？”若客户不能完全明白，应将客户不明白的地方重新解释，直到客户明白为止。

职场办公室接听电话的礼仪常识 篇11

公司接电话应该是非常正规的，在礼貌称呼之后，先主动报出公司或部门的名称。如：“您好，羽西公司。Can I help you?”如果是一位秘书，则应说：“您好!这里是(某先生∕小姐)办公室，我是(名字)。Can I help you?”切忌拿起电话劈头就问：“喂!找谁!”

如果一时腾不出空来，让电话响了四次以上，拿起电话就应先向对方致歉：“对不起，让您久等了。”

第一种情形，说：“我就是，请问您是哪位?”

第二种情形，接话人说：“他要旁边，请稍候。”

第三种情形，接话人则说：“对不起，他刚好出去。您需要留话吗?”切忌只说一声“不在”，就把电话挂了，打电话人需要留话，应清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言，但要注意言语简洁，节约时间。

“现在与您交谈合适吗?”_____你还要考虑到别人是否方便与你在电话中长时间交谈。

要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。 无论什么原因，电话中断，首先打电话的人应该再拨。

如果你和某人在他的办公室谈话，而他突然接到了一个紧急电话，你应该问：“我该出去一会吗?”而他在接电话的时候也应该说：“对不起，我一定要接这个电话。”

当你通话时，注意背景不要太吵。有太闹的电视或收音机，请尽量调轻一点。

当你打长途电话给别人请求帮助，正好对方不在，你应该选合适的时间再打去，最好不要让对方回电，因为对方可能会顾虑到昂贵的电话费。

如果打电话拨错了号码，应当说一声：“对不起，我拨错了号码。”如果接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，请他重拨，不要使对方难堪。

秘书须知的职场办公室电话礼仪

如果你用了一个新秘书，应该 教你的秘书有一个良好的电话礼仪，并逐渐把所有要领灌输给她。

首先是让她不要过多地参与你的电话，使你几乎不能直接和来电人联系。为此，作为她的老板，你至少应该给她提供如下的名单：

你的至亲的人_____家人、朋友、医生、老师……那些可以立刻与你取得联系的人。接到这类电话，秘书会说：“我知道老板很想立即与你通话。”

你的重要客户______如果你有时间就和他们通话。如果暂时没有时间，秘书应说：“我知道老板很想接你的电话，他现在正在接另一个长途电话，等他处理完，我会叫他打回电给你的。”

此外，还要教你的秘书怎样将电话转给其他的人。换句话说，让她多了解公司，什么人是负责什么事的，以便当你不在的时候，她可以知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。

留意时间差

我在美国的家，有时候在凌晨5点，会接长途电话，这实在是太没有礼貌了。打国际长途尤其要注意时间差。

若你真的十分需要在半夜打电话，可以看看当地的电话公司有没有Call Waiting的设备，以便让别人知道有没有人打电话给他。

时间选择，包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间的长短。除了要紧事或事前约定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以后打电话，以免影响人家休息。同时还应注意到各个国家和地区的时间差。比如美国，东海岸和西海岸就有3个小时的时差。夏威夷和东海岸有8个小时的差别。

不要煲“电话粥”

当你有急事，对方一直战线，你一定会心急如焚。然而，你自己是否也曾有过煲“电话粥”的情形呢?打电话，切忌喋喋不休、不分重点、唠唠叨叨、说个没完，而要简明扼要，节省时间。

电话交谈所持续的时间，以谈话内容多少来定：事多则长，事少则短。如果不是预约电话，时间须5分钟以上的，那么就应首先说出自己的通话大意，并征询对方现在讲话对对方是否合适;若不方便，就请对方另约时间。