采购合同付款管理办法（精选7篇）
采购合同付款管理办法 篇1
湖北武铁山桥轨道装备有限公司
采购货物（工程劳务）合同、付款及发票管理制度
目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。
内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。
第一条、财务对合同管理规定
公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在500元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需签订合同），具体规定如下：
（一）、合同的签订及审批
1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。
《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由总经理批准。（3）、对于设立最低库存量的材料物资，由生产保障部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购
2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。
（二）、合同内容填写要求
（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。
（三）、合同的报送及执行
（1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到计财部材料会计处存，同时实施采购。
（2）、合同执行：所有采购合同业务均应由生产保障部实施采购，劳务合同由行管部执行实施，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外。计财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。
（3）、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批的合同。第二条、付款管理规定
采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→
1、计财部往来会计核实→
2、申请人分管领导签字→
3、财务负责人签字→
4、总经理签批→
5、财务出纳员付款
所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经计财部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因总经理出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、总经理签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。
1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→财务部往来会计核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款
（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。
（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。
2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。具体如下：
货到付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→财务部往来会计核填应付款余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款
（1）、对货到付款，发票未到的规定： 对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、总经理核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），计财部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）。
(2)、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交计财部，并按规定出具用款申请，交计财部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、总经理核准后付款。
（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理签字批准后方可交出纳员办理付款手续。
第三条、付款方式及收据的取得要求：
付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：
1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理：
（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样），经确认无误的，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样，并由出纳员填写该收款人的身份证号，特殊情况下经批准后可不需填写收款人身份证号。
（2）、如果是要求公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。计财部收到符合要求的确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真件交至公司计财部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司计财部。对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，计财部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经总经理批准的除外。
（3）、公司派人带现金外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外的现金，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购，（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要计财部以现金打卡方式加急支付的，计财部有权拒绝，对于总经理特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。
2、银行电汇付款：计财部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。
退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：
（1）、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。
（3）、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。
（4）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。
3、承兑汇票付款
（1）、对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，经计财部出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务专章的收据交出纳员（其它签字手续参照货币资金付款业务），且本公司业务经办人要在相应的原始付款凭证上签字确认。
（2）、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据的，经计财部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据”），签字盖手印，计财部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。
（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的详细收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样)，填写快递单，交出纳员办理投邮（收款单位传真的收件地址证明交财务作此笔付款业附件。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件的查收情况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款据原件邮至计财部出纳员处。
4、票据的背书：所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书），但出票银行及该汇票实际接收人许可可以背书的，则需要背书后支付。
5、对取得的原始收据的要求：对于现金、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证内容或金额有误的，如未按规定改错的（即在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章及改错人私章），或在同一处错误更改两次（含）以上的，出纳员一律不予受理；如出纳员收受不合规定的单据，发现一次处罚出纳员50元。对于确属特殊情况的，不合财务规定业务单据经总经理特批处理的，应有总经理在该单据上的亲笔签批说明。
对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。
6、对单笔业务口径一致性的要求：每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致，如果有特殊情况，经总经理特批的业务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符的，对前面已支付的数额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付后来发票的，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内。对一些业务频繁、单笔业务金额不大，在一定期间内，价格不变以业务，可按月结算开票。
7、超过规定时限未取得付款业务收据的处理：按单笔业务计算，每超期1天，给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一个月未能取得收据的，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止。如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承担相应的损失，后果严重的追究法律责任。
第四条、计财部集中办理付款业务时间及付款时限规定 计财部受理现金、承兑汇票付款业务时间：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；银行付款业务受理时间：每日上午8：30前受理需当日付款的“用款申请”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申请”。由于工厂地理位置的特殊性，车辆紧张，计财部每日上午派专人到银行办理付款业务，下午不办。具体的付款时限及责任划分如下：
（1）、对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“用款申请”及其它各类报销及付款单据，如无问题的，出纳员应按本制度规定的付款手续按受理用款申请时间的先后办理付款：对于“用款申请”在当日规定时限内提交至财务部的，当日办理付款手续，超时限提交的“用款申请”，次日办理付款手续，无特殊情况，出纳员不得私自压单延迟付款。如果是以银行电汇付款的“用款申请”，遇法定节假日、公休日的，付款时间顺延。对因资金紧张，超过2日未付款的“用款申请单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并及时通知提交用款申请人，此处主要是指电汇及现金打卡付款方式支付的款项，如果是收款方提交的相关证明手续不完备的，需待公司业务经办人协调提交完整的手续后方可付款，补齐手续前计财部不受理该用款申请。
（2）、如属对方收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责协调计财部备款及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作有序进行；（3）、对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办人在提交“用款申请”的同时还应附有经核准的书面“加急付款申请”，否则造成因迟付款而延误生产的，计财部不承担责任。
（4）、如属出纳员工作不负责任延迟付款、错付款而给公司造成损失或故意刁难报销人、收款人的，发现一次处罚责任出纳员50元，给公司造成损失的还要按规定承担相应以济损失。
（5）、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。（6）、正常情况下，如已批准付款的“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到计财部的，视同无效申请，计财部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批的“用款申请”要交至计财部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。
（7）、对于已核准支付的“用款申请”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。
（8）、所有传递到计财部的“用款申请”，均应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。
第五条、各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定：
（一）、采购（或劳务）发票标准要求及处理
1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天内），计财部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票的经财务认可、总经理批准的可开具增值税普通发票；所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合本公司主管税务机关要求的发票。
2、采购（或劳务）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认总经理批准的除外。
3、对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、总经理特批可以接收的，需对方业务单位出具加盖财务公章的情况说明书，说明发票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发票。为规避公司财务风险，计财部有权拒收任何情况下不合格的采购（或劳务）业务发票。
4、发票处理：对经常性的供应商业务，不论当次开具发票金额多少，均做转帐处理，对同一业务单位非经常性的业务（内业务不超过2万元的）单笔业务金额不超过5000元的，可以凭发票付款，除此以外的所有采购及工程业务发票均做转帐处理，在付款时，由收款人（收款人必须是出票人）提供收款收据，避免同一业务单位的业务既有现金业务，又有转帐业务，不利于财务管理工作，也容易形成工作隐患。特殊情况下经财务确认，总经理批准的业务不受此限。
5、采购（工程劳务）发票后附件顺序依次为：采购入库单（或直转单）、临时收料单（此单实际业务未开具的不附）、质检单、称重单、采购计划单、对方送（发）货单[随货同行联或购货方备存联、采购合同及其它必需附件{按比价采购、定点采购、招标采购等性质不同，附询价单（即价格申报单）、招标合同等}。如发现有不符合规定的发票及附件传递到计财部，对当事保管员及采购经办人各处罚5元。
注：（1）、如劳保或低值易耗品采购为多品种集中下达采购计划的，发票后可不附采购计划单，但采购人员应对已执行的采购计划单做核销并妥善保管，以作备查用；
（2）、对于设备及工程劳务发票后应附有设备及工程劳务验收报告单，并应注明使用部门，以方便财务核算。
（3）、如果所采购货物由物流公司托运的，还要有托运单，但托运单不能代替供货单位的发货单。
（二）、发票的取得时限管理规定
1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送计财部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得，交计财部办理结算手续，且发票信息需与合同及实际相符；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳务内容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至计财部。结合公司目前材料货款结算可以延期支付的特点，对于未付款的包装材料结算发票，取得时限可延长至自货物采购入库之日起90日内，此种情况需取得财务部的书面许可证明。
2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定时限取得发票时，采购（或劳务）业务经办人应及时填报“（财务）问题业务报告单”，说明原因及处理方案，报计财部往来会计处经财务负责人核准后备案，并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内处理完毕。如无正当理由，又无财务书面说明可延期取得结算发票的业务，均以正常业务规定的到票期限为准。特殊情况下，计财部因实际核算的需要，对某一部分业务到票时间要求提前的或延迟的以计财部书面下达的发票到票时间调整说明书为准。
3、对于特殊业务发票的取得时限，如经总经理特批处理的，可按特批时限为准，需由计财部处理的由业务经办人将业务移交计财部处理。
4、对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一天给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，对于无客观原因超过两个月发票未到的，停发当事采购业务经办人工资，直至取得发票止。
5、业务经办人对收到的供应商发票（不得预开票），要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至计财部，并在计财部做单据传递记录登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人填写快递单，财务部负责将发票寄回供应商（需作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不接收而退票的，每笔业务处罚采购（或劳务）业务经办人10元。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。对于发票丢失或过期的情况同时对财务部往来会计进行考核，如发现属不按规定对帐造成的，每笔丢失或过期发票对往来会计处以20元罚款。如业务经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人200元。
6、会计终了前（每年12月31日）,各业务经办人应将自己经办、属于当已完成的采购(劳务)业务发票全部催收，并交至计财部。
第六条、定期对帐制度
为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，计财部将实行定期对帐制度：与公司业务经办人备查帐核对时间周期为两个月一次，时间为次月5-15日；与供应商对帐每半年一次，核对范围为半年内与公司发生经济业务往来的单位，由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来帐单（需经手人签名并加盖账务或业务公章），并最迟于次月10日前交计财部往来会计处，由往来会计负责核对并作核对情况备查记录。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清的，每次处罚20元，并在10日内规范备查帐；对未按规定时间取得供应商对帐单的，按单个供应商计算，每个次处罚业务经办人10元，并限定在规定时间（10天内）完成对帐手续，过期仍未完成的，每日处罚5元，直至对帐业务手续完成，所处罚款项从当事业务经办人工资中扣除。特殊情况经当事业务经办人提出申请，计财部确认的除外。
第七条、补充规定
（1）、每一笔采购业务合同、供货人、开票人、收款人必需是同一业务对象。与新供应商第一次合作时，业务经办人应及时以书面形式向对方业务单位提供我方的开票资料。
（2）、对于业务单位到公司直接收取往来帐款的业务，公司采购业务或接受劳务业务经办人应对业务单位来人身份进行确认，经计财部验证来人出具的加盖对方业务单位公章的介绍信，确认无误的，计财部方受理付款业务，按正常财务手续办理付款事宜，且在相关付款原始凭证上，本公司业务经办人要签字确认。
（3）、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合同时，各当事业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与用友档案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。
（4）、凡外地业务单位派人到公司收款的业务，应由公司业务经办人员确认来人身份，并由来人出示对方业务单位出具的加盖行政公章的证明信后，计财部经办人对来人身份及证明信确认无误的，方可受理来人经办业务，且公司经办人员应在相应的业务单据及证明材料上上签名，以示负责(对方上门收款的业务,必需在付款同时取得对方的收款收据)。对于本地业务单位派人到公司收款的业务，如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。（5、各相关采购业务经办人，应按月份（以每月20日价格为准）对自己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价明细单，于每月25日前报财务部材料会计处。
（6）、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情况，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误（金额、数量、品名）才能开票，以免取得的发票与实际业务内容不附。
（7）、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务（即个人行为后果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。
（8）、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性、完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。
（9）、涉及采购业务，应由需求部门提出需求计划单(采购计划单)，经仓库保管员确认库存、部门负责人及分管领导核准后，报采购部后进入实际采购流程。
（10）、公司财务及审计小组对所有采购（工程劳务）业务从需求计划到采购计划、合同、价格、质量、数量及采购（工程劳务）业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。
（11）、对经总经理批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按总经理批复处理。
第八条、本制度经总经理签字批准之日起执行 第九条、本制度由计财部负责解释及修订 附件：
附件
1、“用款申请单”使用方法 附件
2、收款信息确认函。
附件
1、“用款申请单”使用方法：
1、公司对外支付各种业务款项时使用本单。本单由公司相关部门业务经办人在提出款项支付申请时开具。
2、本单的开具：
（1）、本单 “收款单位”的相关信息及申请付款金额、付款依据由公司相关业务用款申请人填写，（2）、本单中“帐面应付款”相关信息由计财部往来会计填写。对本单涉及到的业务收款单位，在业务经办人申请支付该单位款项时，均应将用款申请交往来会计核实与该单位业务往来的余额情况，并签名确认，如是新业务单位的要在帐面应付款中注明“无”。
（3）、经办人在本单“申请付款依据”栏填写时，按所附申请依据所属类型，在相对应的编号前方格内标示明确，对于申请付款依据选择为：“
1、采购（或劳务）合同”或“其它”的，要在横线内详细注明使用部门、品名、数量及单价或劳务内容等业务内容信息。
3、本单签批及传递流程：申请付款人持内容填写完整的用款申请→（1）、财务往来会计核实往来余额→（2）、部门负责人、分管领导审签→（3）、财务负责人审核→（4）、总经理签批→（5）、交出纳员办理付款手续。
附件
2、收款信息确认函格式
收款信息确认函
*********有限公司： 请将款额 元，大写： 汇入我公司下列帐户：
户 名：
开户行： 帐 号： 贵公司将款项汇入上述帐户后，我公司将及时为贵公司出具收款收据。本传真件与原件内容一致，具有法律效力！
现金打卡手续费由收款方承担。
谢谢合作！
经办人：
收款方: 公司（公章）
年 月 日
采购合同付款管理办法 篇2
阿联酋政府致力于发展经济、文化、旅游事业, 各种地标式的建筑与时俱进, 遍地而起, 与此同时, 酒店、商住楼、商业综合体、 别墅群等一系列建筑大规模地被市场所需求。在这个追求先进技术的富足国度里, 政府对城建各方面都有严格的规范。同样, 在工程市场中, 对施工技术、建筑材料、消防安全等多方面都有着高要求, 并规定运用的技术和材料均需满足环境可持续发展, 这就意味着承接项目时, 总包必须对各分部分项工程进行专业性和高标准的执行, 面对专业性强的分包, 如何控制成本、降低风险, 便极为重要。
2工程市场分包商情况说明
资质高、管理能力强的施工企业凭实力获得项目成为总承包商后, 自主完成主体结构等土建部分, 专业性强的工程承包给有经验的分包商完成。在项目的招投标文件中, 每个项目的业主和监理都会给出当地市政认可的有资质的供应商和分包名单, 以及指定的品牌名单, 供承包商选择。但在分包商的选择过程中, 总包会向多家分包询价, 因为在业主和监理提供的选择名单中, 报价普遍偏高, 故总包需运用现有资源, 向市场上多家有相关资质的分包询价, 通过综合对比, 选出商务方案和技术方案均较优的分包, 在其资质和样品获得业主和监理认可后, 与其签约。
3分包合同付款条款设定和现存风险分析
3.1预付款的设定和释放
分包合同付款条款中基本都会设一定比例的预付款和保留金, 分包为确保资金的顺畅, 多会提出较高的预付款比例, 而作为总包, 为降低风险, 必须确保分包合同和主包合同付款的一致性, 并要求分包提供与预付款等额的预付款银行保函或抵押支票。预付款一般都在分包提交的样品获得监理和业主认可后释放。对于一些体量较小、专业性又高的工程项来说, 分包商不太愿意先做样品, 再签合同。为了推进项目的进行, 总包不得不先同这样的分包签合同, 然后在合同上说明在其样品和施工图获批后支付预付款, 但在实际执行中, 由于监理批复需要一到两周, 而分包商准备的样品和施工图在很多情况下第一次的提交都不会完全获批, 需反复修改, 于是分包商便在样品, 材料, 施工图部分获批的情况下向总包要预付款以确保某工程项的启动, 而总包为节省时间成本, 也会满足其要求释放预付款, 此时, 潜在隐患便已形成。在阿布扎比洲际酒店扩建项目中, 泳池旁边的假山工作便遇到这样的问题, 假山分包在重复提交样品和施工图后, 始终没有获得监理的完全认可, 但是业主每天都在督促着项目的进展, 于是项目经理便让分包商着手安装, 结果由于假山外形未能达到预期效果, 监理便彻底否定了假山分包的工作, 并要求更换分包。此时总包已将假山合同的全部预付款支付, 但是却没有得到实质性进展, 虽然根据分包合同, 此笔预付款不应支付, 但是分包商拒绝退回此笔付款, 理由是他们确实已经应项目经理要求完成安装。此时的总包, 看似掌握主动, 却也不能兑换分包的预付款抵押支票, 不仅因为理由不充分, 也由于法律会保护弱势的一方, 此情形下, 僵持的局面只有一种结果:总包在损失时间成本和人工成本的同时, 也损失掉了这笔没有进展的开支。故选择专业分包时, 签约前的深入了解以及对监理给出的相关工程项规范的分析必须予以重视, 不可在对某工程项完全没有了解的情况下受制于分包。
3.2工程进度款款项的支付
在一切进展顺利的情况下, 总包会及时同分包结算支付其进度款, 以推进分包工作进度。进度款支付方式或为验工计价, 或为节点支付[1]。在签订的分包合同中, 支付方式一般以主合同条款为准, 以确保结算支付的同步性, 但基于项目实际情况, 总包也得根据不同情形来解决不同问题。例如在阿布扎比轻钢结构仓库项目中, 搭建轻钢结构时, 业主和监理会以单项工程来结算, 如果一开始每月结算工程量较小, 业主则会要求累计至一定量再结算支付, 而此时的轻钢结构分包并不能接受上百万的货款要在几个月后收回, 所以, 总包必须根据分包每月工程进度来支付其进度款, 于是, 总包从一开始便会承担较大的资金压力, 并要接受在很长一段时间内收款速度远落后于放款速度的状态。因此, 只有掌握好进度, 完善细节, 才能保证资金流的顺畅。
3.3施工过程中存在的风险
在施工过程中, 如果分包某工程项未能获批, 或者分包某工序的不合格导致了不良后果等, 业主和监理会把责任完全归在总包, 总包向分包追责, 可分包却不能为改变现状做出改善, 于是总包便得为此买单, 同分包的结算纠缠。此时, 总包必须留存好施工过程中的各种档案文件, 否则在法官面前, 在没有有利文件的支持下, 总包会损失更多。
对中资企业来说, 在选择分包商时, 若各家方案相近, 会选择同为中资公司的商家。但很多时候, 这部分群体商务能力薄弱, 需要总包给予多方面的帮助, 可当这些商家突然因为其所承包范围未能盈利或暂时无法偿还总包的垫付款时, 便会离开项目, 形似 “失踪”, 于是其欠下的工程款和风险将会全部转移给总包。对于 “以和为贵”的中国人来说, 是不会首选法律诉讼途径来解决, 但这就意味着总包已经要承担这些损失, 而何时会有对损失的弥补却是未知数。
所以除了对招投标文件中工程量清单、图纸、规范认真分析外, 还要严格按照合同条款和规范执行项目[2], 要选择信誉好、实力强的分包, 且对分包合同的管理不可存有恻隐之心。
3.4保留金的释放和质保期的风险把控
在分包完成的工程项调试运行成功或验收成功后, 总包便可支付其全部进度款, 直至项目初交后, 支付分包一半保留金。分包合同中, 一半保留金会在项目初交时释放, 另一半保留金会在质保期满一年和项目终交后释放, 或在分包提供等额保函后释放[1], 但为了保证同项目主合同收放款的一致性, 通常选择项目终交后释放尾款, 因为一旦质保期发生质量问题, 银行保函已不能及时解决问题, 作为抵押, 起不到及时的、有力的作用。
主合同的质保期通常为一年, 但多数项目都会延期, 因为质保期发生的各种维修问题多涉及到与分包的合作, 然而在通知分包去维修时, 分包已不再像接新项目时那样积极了。这期间的维修多为总包在通知分包维修未果的情况下, 安排别的分包维修或自己完成维护, 所发生费用通知分包从其尾款中扣除。如果是小范围的维修, 那么分包的尾款还满足扣款, 如果是大范围的维修, 分包尾款显然已不足以满足扣款, 在总包通知分包这些问题时, 分包会完全拒绝尾款的全部扣除, 但即使在总包有充足理由和证据并扣除分包尾款后, 总包已然形成或大或小的损失, 此时应尽量将损失降到最低。
4结语
阿联酋建筑工程市场已趋于成熟, 在承接项目时, 面对严格的要求和规范, 与种类繁多且专业性强的分包能否有良好的合作便颇为重要。总包在承接新项目时, 对招投标文件中工程量清单、施工图纸和规范要有严谨认真的分析, 对当地市场的材料供应情况、分包商的执行能力有深入的了解, 在项目执行过程中, 要严格按照规范制度来执行, 并积极推动项目的进展, 掌握主动性, 降低风险, 合理有效控制分包成本。
参考文献
[1]FIDIC条款.施工合同条件[M].1版.Lausanne:FIDIC, 1999.
采购合同付款管理办法 篇3
摘要:随着公司经营规模不断扩大，管理上逐渐显示出部门间信息传递不畅,信息丢失数据失真及物资失控等问题，在很大程度上影响公司的发展策略。为了加强内部管理，促使企业稳健发展,企业迫切希望通过用友ERP-U8系统来加大对企业经营活动控制过程的监控力度，实现物流、资金流信息、数据的及时传递，最终达到生产、业务、财务一体化管理。本文拟以采购业务流程为线索，探讨ERP下采购、库存、付款业务流程的内控设计。
关键词:采购;付款;控制；ERP系统
辽渔船厂作为辽渔集团的骨干企业，凭借优越的地理位置和合理的产业结构，经过半个多世纪的发展和积累，已成为以各类船舶维修为主，集造船为一体的工业化修造船厂。主要承修俄罗斯船、日本船、台湾船及国内大小渔、货船。修船材料品种繁多，供应商也涉及全国各地。采购业务频繁。为适应本企业的经营要求，企业于2007年9月使用ERP-U8系统的采购、库存、存货管理模块。来探索加强采购与付款的规范化管理与控制。
采购业务包括商品、材料和固定资产的供应。它一般由签订合同、验收材料或商品入库、结算支付货款三个环节构成。对供应过程业务要求：(1)采购计划、订货、验收、结算等工作必须分工负责。(2)采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容。(3)除零星采购外，采购业务均需签订合同。(4)采购货款必须经过审核、核对合同，方可付款结算。(5)采购货款除小额采购外必需通过银行结算。(6)采购的物资必须经过验收方可入库。(7)采购过程的损耗必须查明原因，经审核批准后方可处理。(8)应付账款明细账与总账应定期核对。
企业根据实际情况，进一步完善了采购与付款的内部控制管理制度并严格执行。(1)岗位分工控制。建立采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督；不得由同一部门和个人办理采购与付款业务的全过程。(2)审批控制。建立请购审批制度，明确审批权限，并由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购事项进行审批。(3)采购控制。根据采购物品及采购情况确定相应的采购方式；制定例外紧急需求的特殊采购处理程序；经过比质比价和规定的授权批准程序确定供应商。(4)验收制度。建立健全验收制度，根据制度规定验收所购货物的品种、规格、数量、质量等，并出具验收单据或验收报告；实行验收与入库责任追究制；验收过程中发现的异常情况，应查明原因，及时处理。(5)付款控制。严格核对采购发票、验收单、入库单、合同等有关凭证，检查其真实性、完整性、合法性，对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务；建立预付账款和定金的授权制度。加强应付账款的管理，已到期的应付款项经批准后办理结算与支付；建立退货管理制度，发生采购退货的，及时收回货款。(6)监督检查。定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况；定期检查采购与付款业务授权批准制度的执行情况；定期检查有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。
一、采购订单
企业由生产科制订修船计划,各修船车间根据修船计划手工填列材料请购单，采购部门在收到请购单后，对经批准的请购单填写订货单录入系统.，对审核完毕的采购订单打印两份，一份转交仓库保管部门，作为核收物品与发票核对的依据(验收货物的依据)；一份留作采购部门归档保存，以便对所有的存货和到货情况进行查对分析。采购订单是企业与供应商之间签订的合同，主要包括采购什么货物，采购多少，由谁供货，什么时间到货，到货地点，运输方式，价格与运费等，通过采购订单的管理，可以帮助企业采购业务进行事前预测，事中控制与监督。在ERP环境下，企业采用手工录入采购订单，系统内置严格的审核程序，确保订单所列内容的完整性和可接受性，信息的更新由专门授权的人员进行修改并附相应的文件，在采购订单录入部门归档保存。系统连续编号的订货单经授权人员审核确认后会自动传送至验收部门和应付凭单部门。
二、采购入库单
采购入库是通过采购到货、质量检验对合格到货的存货进行入库验收。企业验收人员由质检人员、生产科担当、采购人员和仓库保管员共同验收。对照销货单位的发票或到货清单和购货订单.对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验,在保证正确相符的情况下由仓库保管员录入入库单。采购入库单一式三份，一份送会计部门核算；一份库管员留存。并在系统中过账，财务部门可以查询到这笔材料的入库情况。严格的验收制度有利于考核采购人员的工作质量，划清采购部门与仓库之间的经济责任，保证入库物资的准确性和安全性，实现了收货员、验货员、采购员不相容职责分离，尽可能控制这一环节的风险。在ERP环境下；验收是采购业务的重要控制环节，在系统内设置了控制到货商品和采购订单内容的一致性。系统还启用对特殊商品的验收，预先在系统内设置授权。经授权人员检验方可确认验收，在ERP系统中对收货的每张单据点击确认形成验收单，作为验收和检验商品的依据。系统还会将生成的验收单传送至应付凭单部门，以被付款。
三、发票结算
是对采购入库单、采购发票进行勾兑的过程，记录采购入库单于采购发票的对应关系。采购结算单在“存货”模块进行制单生成凭证。企业采购核算员(材料会计)根据采购入库单、采购发票核算采购成本。发票结算的结果是采购结算单。当月发票未到或未经结算的入库单就形成暂估入库单，留待以后月份发票来时再进行采购结算处理。ERP系统具备单据追踪能力，在购货系统生成总账所需凭证时，能联查到验收单、采购订单、入库单等，保证记录购货程序的完整性。系统内置的控制程序能更好的确认购货的真实性，购货记录的完整性和费用分摊的正确性。
四、付款
采购员编制付款申请。同时确认供应商发票的内容与传输过来的验收单、订货单一致，发票金额计算是否正确。在ERP环境下,为防止审批手续不全，账户信息错误带来不应有的损失，财务授权人员应审核已签发支票的总额与所处理的付款凭证的总额是否一致，还要检查各种凭证之间是否内容一致，经授权财务人员审验签字后方可付款。责任明确，手续清楚，如发现问题应及时查明原因。
采购与付款管理制度 篇4
为加强对材料采购与付款工作管理，做到有章可循，以保证本公司生产经营的正常运转。特制定本制度。
一、实行统一采购物资的范围1、2、3、生产所需的原材料、辅助材料 设备零配件、工具、量具、检验仪器等 办公用品及文具用品、表单印制。
二、实行统一采购的流程
1、根据订单合同的产品特点，编制产品材料、辅助材料耗用定额，然后编制材料采购计划单，同时由生产部编制整体生产计划单。
2、编制材料采购计划单应充分考虑到现有材料的库存情况，财务部门应予配合，防止重复采购，采购计划单应有董事长、总经理审批。
3、设备零配件、工具、量具、检验仪器等需要购买时，应由所需部门经理编制采购计划单，并由董事长、总经理审批。
4、办公用品及文具用品、表单印制应有公司物流部经理编制采购计划单，并由董事长、总经理审批。
5、以上原材料、辅助材料、设备零配件、工具、量具、仪器办公用具、表单印制经审批后购买时，一律实行“货比三家、阳光采购”，同等物品，质量好，价格低的，必须优先购买，购买价格高，造成成本高，给公司造成一定损失的，采购人员必须将差价弥补出来。
三、采购物品入库办法
1、原材料、辅助材料运抵本公司后，由仓库人员验收数量，交由公司质检部门进行质检，办理入库手续，签发入库单，并核销采购计划。
2、仓库管理员应将入库单交由财务一份，有采购人员要求供应商在当月28号前开具发票。
3、设备零配件、工具、量具、仪器、办公用品等购买后，应由仓库管理人员按照实物逐一验收数量，并开具入库单，签字认可。实物核对不符的，不准开入库单；虚开入库单的，交出所有虚开金额。并对相关责任人罚款处理。
三、采购物品付款办法
1、原材料、辅助材料付款时，根据资金情况，计算好账期，由采购部经理编制付款申请单，并由董事长、总经理签字批复，财务部按照付款计划实施付款。
2、设备零配件、工具、量具等付款时，由采购部经理审核原始单据与入库单据是否相符，然后填制付款申请，交财务部实施付款。
3、财务部实施付款时，除需支付银行承兑汇票和对公电汇，避免支付大额现金，能走网银的尽量网银支付。
四、经济责任处罚
1、财产、物品使用部门必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真提出材料物资、设备零配件等的需求情况，对贪图省事、乱报计划，造成公司流动资金浪费的，按照银行利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。
2、采购部门在确保品质的前提下，充分考虑市场变化和库存成本等因素，若因玩忽职守，故意抬高购买单价，或以其他方式占有公司财产，给公司造成损失的，有关责任人应付相应的经济赔偿。
3、财务部门必须认真履行审核监督责任，对审核把关不严、不及时向董事长、总经理汇报有关事实真相，造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处罚。
4、质检部门必须对运抵公司的采购材料进行质量检验，发现品质不符时，必须及时报告采购部门处理，如因玩忽职守，给公司造成经济损失的，应给予相应的经济和行政处罚。
5、仓库管理人员应认真负责入库后的物品，如因工作马虎，未按规定操作，造成入库数量短缺的，相关责任人应付经济赔偿责任。
工程合同付款与结算管理流程 篇5
1、工程进度款支付
1.1根据工程进度，工程承包商提出工程款付款申请，填报《工程形象进度请款审批表》并收集工程量、洽商等信息；
1.2由监理单位和项目公司工程部负责对形象进度、工程量、洽商工作量等进行审核，并报工程技术部审定；
1.3项目公司成本部接受请款申请，审核进度及累技数，报总部成本合约部审定，并进行付款比例和请款金额审核，如果累计付款比例达到合同总额80%？，则不再接受承包商付款申请，尾款留到工程竣工结算支付；
1.4成本合约部审核后，转项目公司财务部审核、审核通过后报总部财务管理部、分管领导审核；并按权限进行审批
1.5 付款审批后，由项目公司财务部准备付款资金，并由项目公司工程部告知承包商，由项目公司财务部办理付款手续。
2、工程结算
2.1工程合同符合结算条件时，按【工程预结算管理作业指引】办理；
2.2工程质保期到期后，承包商提出工程质保金请款申请，并填报《质保金请款审批表》至工程技术部（此时，如果项目公司仍存在，有项目公司办理），工程技术部应审核：
1)审查公司与施工单位签订的合同（施工合同、供货合同），确认工程质保期期限；
2)落实质保期内全部工程质量问题和扣款情况，施工单位对各项工程扣款无疑议，并书面确认；
3)应征询物业管理部的意见，确认保修期内工程质量问题己全部维修完毕，维修达到客户满意。
采购合同付款管理办法 篇6
一、单项选择题（共25题，每题2分，每题的备选项中，只有 1 个事最符合题意）
1、根据《建设工程工程量清单计价规范》(GB50500—2013)，对招标文件提供的清单，投标人必须逐一计价且对所列内容不允许有任何更改变动的是。A：分部分项工程量清单 B：措施项目清单 C：其他项目清单 D：零星工作项目表
E：由于传染病的影响而暂时停止的施工
2、如果初步设计提出的总概算超过可行性研究报告总投资的以上或其他主要指标需要变更时，应说明原因和计算依据，并重新向原审批单位报批可行性研究报告。A：5％ B：10％ C：15％ D：20％
E：工程保险金
3、建设工程施工合同中，在合同生效后，由于合同的价款不明，则按__的市场价格履行。A．工程所在地 B．施工单位所在地 C．建设单位所在地 D．签订合同所在地
4、《中华人民共和国建筑法》规定，工程监理人员发现工程设计不符合建筑工程质量标准或合同约定的质量要求的，应当报告要求设计单位改正。A：建设单位 B：总承包单位 C：分包单位
D：劳务分包单位 E：工程保险金
5、某工作的实际进度与计划进度如下图所示，表述正确的是。A：第4～5周为匀速进展 B：本工作按计划完成 C：第3周停工一周
D：第4周末本工作实际完成的任务量小于计划任务量 E：自我评定
6、某施工合同履行时，因施工现场尚不具备开工条件，已进场的承包人不能按约定日期开工，则发包人。
A：应赔偿承包人的损失，相应顺延工期 B：应赔偿承包人的损失，但工期不予顺延 C：不赔偿承包人的损失，但相应顺延工期 D：不赔偿承包人的损失，工期不予顺延 E：专业监理
7、在进行大型工程设备的采购招标过程中，投标人情形属于没有进行商务角度实质性响应，其投标将被否决。A：单价计算结果与总价不一致
B：复制投标文件的技术规格及相关部分内容作为投标文件的一部分 C：投标人业绩超出招标文件的要求 D：无法定代表人的签字和盖章 E：专业监理
8、建设工程自之日起进入工程质量保修期。A：提交竣工验收报告之日 B：竣工验收之日
C：竣工验收合格之日 D：竣工验收合格后15日 E：工程保险金
9、下列属于要约的是。A：拍卖公告 B：招标公告 C：招股说明书 D：投标文件 E：工程保险金
10、在工程量清单计价方式中，清单项目的工程量计算通常是计算其。A：实体工程量 B：实际工程量
C：实体工程量+损耗工程量
D：实体工程量+需要增加的工程量
E：由于传染病的影响而暂时停止的施工
11、在项目招标评标结束后，中标人的投标保证金应当在退还。A：发出中标通知书后 B：完成评标后
C：提交履约担保后 D：合同履行完毕后 E：专业监理
12、下列常见质量缺陷及其成因划分错误的是。A：无图施工属于违背建设程序 B：无证设计属于违反法律法规 C：盲目套用图纸属于设计差错
D：施工组织管理紊乱属于操作工人素质差 E：工程变更单
13、【例1·单选题】在建设工程进度计划实施中，进度监测的系统过程包括以下工作内容：①实际进度与计划进行比较；②收集实际进度数据；③数据整理、统计、分析；④建立进度数据采集系统；⑤进入进度调整系统。其正确的顺序是。A：①→③→④→②→⑤ B：④→③→②→①→⑤ C：④→②→③→①→⑤ D：②→④→③→①→⑤ E：自我评定
14、某新建项目，建设期4年，分年均衡进行贷款。第一年贷款1000万元，以后各年贷款均为500万元，年贷款利率为6％，建设期内利息只计息不支付，该项目建设期贷款利息为。A：76．8万元 B：106．8万元 C：366．3万元 D：389．3万元
E：由于传染病的影响而暂时停止的施工
15、在国外项目管理咨询公司中，工程师的根本任务是进行。A：控制进度 B：控制质量 C：控制投资 D：项目管理
E：由于传染病的影响而暂时停止的施工
16、【例1·单选题】对于灾后恢复工程，适合采用。A：可调总价合同 B：纯单价合同 C：可调单价合同 D：成本加酬金合同
E：由于传染病的影响而暂时停止的施工
17、《建设工程安全生产管理条例》规定，施工单位可以不编制专项施工方案的分部分项工程有。A：拆除、爆破工程 B：土方开挖工程 C：脚手架工程 D：土方回填工程 E：工程保险金
18、平行承发包模式条件下，业主委托一家监理单位实施监理时，监理单位的项目监理机构__。
A．可组建多个监理分支机构 B．不应组建监理分支机构 C．只组建两个监理分支机构 D．只组建一个监理分支机构
19、我国目前的建设程序与计划经济时期的建设程序相比，发生了一些关键性变化，下列不属于建设工程管理制度体系的是__。A．项目决策咨询评估制度 B．工程招标投标制度 C．建设工程监理制度 D．项目法人责任制度
20、造成直接经济损失在5万元以上，不满10万元的工程质量事故属于__。A．一般质量事故 B．严重质量事故 C．重大质量事故 D．特别重大事故
21、因承包人原因造成工程竣工结算不能正常进行，发包人不要求支付工程的，承包人应承担__。A．赔偿责任 B．保修责任 C．合同责任 D．保管责任
22、【例4·单选题】下列选项中，可以质押的是。A：动产和智力成果 B：动产和权利
C：智力成果和权利 D：人身利益和权利 E：专业监理
23、根据《建设工程质量管理条例》，建设工程发包单位。
A：不得迫使承包方以低于成本的价格竞标，不得压缩合同约定的工期 B：不得迫使承包方以低于成本的价格竞标，不得任意压缩合理工期 C：不得暗示承包方以低于成本的价格竞标，不得压缩合同约定的工期 D：不得暗示承包方以低于成本的价格竞标，不得任意压缩合理工期 E：工程保险金
24、编制单位建筑工程概算时，比较准确的方法是。A：预算单价法 B：扩大单价法 C：概算指标法
D：类似工程预算法
E：由于传染病的影响而暂时停止的施工
25、在进行大型工程设备的采购招标过程中，投标人情形属于没有进行实质性相应，其投标将被否决。
A：按照招标文件按时交纳投标保证金，但是金额不足 B：按照招标文件要求逐页签字 C：投标人业绩超出招标文件的要求 D：有法定代表人的签字和盖章 E：专业监理
二、多项选择题（共25 题，每题2分，每题的备选项中，有 2 个或 2 个以上符合题意，至少有1 个错项。错选，本题不得分；少选，所选的每个选项得 0.5 分）
1、下列说法正确的是__。
A．总时差是不影响计划总工期条件下所具有的机动富裕时间 B．总时差等于该工序的最迟开始时间与最早可能开始时间之差
C．总时差=本工作的紧后工作最早开始时间与本工作最早完成时间之差 D．自由时差=本工作的紧前工作最早开始时间与本工作最早完成时间之差 E．自由时差=本工作的紧后工作最早开始时间与本工作最早完成时间之差
2、GB/T 19000—2000族标准中对质量的定义是：“一组固有特性满足要求的程度”。其中满足要求应包括（）的需要和期望。A．图纸中明确规定 B．组织惯例
C．质量管理方面 D．行业规则
E．其他相关方利益
3、下列关于建设工程投资效益最大化含义的说法中，正确的是。A：在满足建设工程投资控制要求的前提下，建设投资额最少
B：在满足建设工程预定功能和质量标准的前提下，建设投资额最少 C：在满足建设工程预定功能和质量标准的前提下，使用费用最少
D：在满足建设工程预定功能和质量标准的前提下，建设工程寿命周期费用最少 E：建设工程本身的投资效益与环境、社会效益的综合效益最大化
4、安装工程定额包括__定额。A．机械设备安装 B．电气设备安装 C．自动化仪表安装 D．电气照明安装
E．静置设备与工艺金属结构安装
5、有关实施见证取样的要求的说法中，不正确的是（）。A．承包单位从事取样的人员一般应是项目技术负责人 B．送验要有见证取样监理工程师的签字
C．试验室出具的见证取样报告分别由承包单位和项目监理机构保存 D．见证取样的试验费用由建设单位支付
E．实行见证取样可代替承包单位应对材料、构配件进场时必须的自检
6、在材料采购合同中，交货数量的验收方法有__。A．物理试验 B．查点法 C．衡量法
D．经验鉴别法 E．理论换算法
7、阶段性设计进度计划包括（）。A．设计准备工作进度计划 B．初步设计工作进度计划 C．设计总进度计划
D．施工图设计工作进度计划 E．设计作业进度计划
8、国家税法规定的应计入建筑安装工程造价内的税金包括。A：营业税 B：教育附加费 C：增值税
D：城市维护建设税 E：所得税
9、根据《建设工程安全生产管理条例》，关于工程监理单位职责的说法，正确的有。
A：工程监理单位应审查施工组织设计中的安全技术措施或专项施工方案是否符合工程建设强制性标准
B：工程监理单位发现存在安全事故隐患．应要求施工单位整改
C：专职安全生产管理人员发现存在安全事故隐患，应向总监理工程师报告 D：危险性较大的分部分项工程专项施工方案．应由施工单位技术负责人签字后实施
E：工程监理单位应委派专职安全生产管理人员现场监督专项施工方案的实施
10、下列属于无效合同的情形的有。
A：一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益 B：恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益 C：因重大误解订立的
D：以合法形式掩盖非法目的 E：损害社会公共利益
11、检验批在验收前，施工单位应先填好“检验批验收记录”，并由__分别在检验批质量检验记录的相关栏目中签字后，由监理工程师组织验收。A．监理员
B．项目专业质量检验员 C．项目专业安全检验员 D．项目专业技术负责人 E．具体施工人员
12、在项目施工中，若承包人提出的合理化建议涉及到对设计图纸的变更，此变更。
A：须经工程师同意 B：不须经工程师同意
C：发生的费用由发包人承担 D：发生的费用由承包人承担 E：发生的费用由双方约定承担
13、流水施工工艺参数包括（）。A．工作面 B．流水强度 C．施工过程 D．施工段 E．专业队数
14、按照《建设工程施工合同(示范文本)》的规定，对合同双方有约束力的合同文件包括__。
A．投标书及其附件
B．招标阶段对投标人质疑的书面解答 C．资格审查文件 D．工程报价单
E．履行合同过程中的变更协议
15、下列关于建设工程监理规划编写要求的表述中，正确的有__。A．监理工作的组织、控制、方法、措施等是必不可少的内容 B．由总监理工程师组织监理单位技术管理部门人员共同编制 C．要随建设工程的展开进行不断的补充、修改和完善 D．可按工程实施的各阶段来划分编写阶段
E．留有必要的时间，以便监理单位负责人进行审核签认
16、下列有关分包合同履行管理的说法中，正确的有。A：工程师负责分包商施工的协调管理 B：业主不参与分包合同履行的管理
C：承包商有权根据工程实际进展情况不经工程师同意自行发布变更指令 D：承包商对分包商报送的支付报表审核后支付，工程师不参与审核工作 E：当分包商的合法权益受到损害时，有权向对其造成损害方提出索赔
17、【例5·多选题】履行合同的担保方式包括。A：投标保证 B：留置 C：动产抵押 D：定金 E：违约金
18、下列关于价值工程的说法中，正确的有。A：价值工程的性质属于一种思想方法和管理技术
B：价值工程的核心内容是对功能与成本进行系统分析并不断创新 C：价值工程的目的是最大限度地提高产品功能 D：价值工程以满足使用者的功能需求为出发点 E：价值工程通常是产品设计部门独自进行的
19、项目环境影响评价的原则包括__。A．符合环境保护法律法规 B．环境效益与经济效益要统一 C．坚持“四同时”原则
D．力求环境效益与经济效益相统一 E．注重资源综合利用
20、工程咨询公司为承包商提供工程设计服务的具体方式是__。A．承担基本设计 B．承担详细设计
C．承担全部或绝大部分设计 D．承担投标估价 E．承担概念设计
21、质量管理体系的运行中的工作要点，包括下列。A：确定质量方针和目标 B：文件的标识和控制 C：产品质量的追踪检查
D：建立并实行严格的考核制度 E：物资管理
22、建设工程实施的全过程包括__等。A．决策阶段 B．设计阶段 C．施工阶段 D．保修阶段 E．招标阶段
23、工程计量的依据包括。A：质量合格证书
B：承包商填报的工程款支付申请 C：工程量清单前言
D：技术规范中的“计量支付”条款 E：设计图纸
24、招标准备阶段招标人的主要工作包括。A：向建设行政主管部门办理申请招标手续 B：选择招标方式 C：发布招标公告
D：编制招标有关文件 E：资格预审
25、在施工过程中，允许承包商既可索赔工期又可索赔费用的原因有。A：特殊恶劣气候造成停工
采购合同付款管理办法 篇7
内部控制属于管理范畴, 是企业管理现代化的产物。 只要存在经济活动和经营管理, 就需要有相应的内部控制, 它贯穿于企业经济活动的各个方面,对于促进国家各项政策、法规的贯彻落实、 实现企业经营目标具有重要作用。 内部控制既是被审计单位对其经济活动进行组织、制约、考核调节的工具, 也是审计人员用以确定审计程序的重要依据。 随着内部控制的产生和发展, 审计工作从详细审计发展成为以测评内部控制为基础的抽样审计。在现代审计的发展过程中,对内部控制制度的重视与信赖, 完善了审计职能,提高了审计效率。
二、企业采购与付款循环内部控制审计的意义
采购与付款循环业务是外部商品和劳务的购置和付款过程, 是存货流动的起点, 是影响资产增加和现金支付的重要环节, 该业务环节在企业生产经营活动中占有重要地位, 它主要涉及采购、验收、储存、会计等部门,具有与生产经营活动联系密切、 业务发生频繁和容易产生管理漏洞等特点。根据内部控制的基本原理, 应该将各项职能活动指派给不同的部门或者职员来完成, 以确保业务处理的正确可靠。因此,企业必须建立健全采购与付款循环的内部控制制度, 防范和化解可能存在的财务风险, 保证企业生产经营活动顺利健康发展。
采购与付款循环审计是财务报表审计的重要组成部分。加强采购与付款循环内部控制的审计,能够了解被审计单位情况, 找出内部控制的薄弱环节,并能够确定实质性测试的性质、时间和范围,因此企业采购与付款循环内部控制的审计是实质性程序的基础。
三、采购与付款循环主要内部控制和可能存在的风险
采购与付款循环的主要内部环节应该包括:(1)仓库或者资产使用部门根据需求,经过授权批准后提出请购。 (2)采购部门在收到请购单后,对经过批准的请购单发出订购单。 对于大额的、重要的采购项目,应采用招标竞价的方式来确定供应商,以保证供货的质量和及时性。 (3)验收部门检验所接受货物的数量和质量与订货单上的要求是否相符,编制一式多联的验收单。 (4)仓库对于验收合格的商品组织入库,填写入库单,仓储区应相对独立,限制无关人员接近。 (5)仓库验收货物后,应该核对购货单、验收单和供货发票的一致性,确认负债,编制付款凭单,送交会计部门,以编制有关记账凭证、 登记有关明细账和总账账簿。 (6)会计部门在收到付款凭单后对有关单据的内容逐项进行核对后编制记账凭证, 记账凭证经过编制凭证以外的其他人员审核后, 由记账人员据以登记应付账款明细账、 预付账款明细账和存货明细账以及货币资金明细账等。 (7) 付款部门收到付款凭单后,认真核对付款凭单和附件,按照付款凭证上标明的付款日期支付货款。(8)月末时,应由供货方向购货方寄送卖方对账单,双方应及时对账,发现不符要及时查找原因、及时处理。
采购与付款循环业务可能存在的风险有:一是计划外盲目采购或构建固定资产, 造成资金的挤压和低效使用;二是混淆收益性支出和资本性支出,挤占生产成本行为;三是通过多提少提折旧,调节费用,从而达到调节利润的目的;四是利用固定资产清理截留转移企业资金;五是为降低资产负债率可能隐瞒应付账款账面余额;六是应付账款清理工作不及时,长期挂账。
四、采购与付款循环内部控制制度的测试
(一)了解和记录采购与付款循环业务内部控制。 审计人员采用查阅被审计单位管理制度和相关文件、 口头询问或现场调查等程序, 了解被审计单位采购与付款循环业务的内部控制,运用编写内部控制说明、设计调查表法和绘制流程图等方式, 确定内部控制的关键控制点及控制目标。 审计人员以内部控制的健全性和有效性为目标, 确定每一个具体目标的有效控制和薄弱环节, 并对每一个控制目标的控制风险做出初步评估, 同时制定对哪些控制实施符合性测试的计划,以进一步开展交易和余额的实质性测试程序。
(二)采购与付款循环业务内部控制的符合性测试。(1)检查企业有关岗位责任制度等文件, 检查购货与付款循环的业务分工是否合理, 并实地查看业务分工的执行情况;(2)从采购部门的业务档案中抽取购货合同或订货单, 查明是否附有请购单或其他授权批准的文件;(3)检查大宗商品是否通过招标方式选择供货商, 并检查执行情况;(4) 核对采购合同上确定的价格、 付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致;(5)检查合同是否经过有关部门审查, 核对卖方发票上所购物品的数量、规格、品种与合同是否一致;(6)抽验部分付款凭单,检查其是否附有请购单、订购单、验收单,付款凭单和验收单是否连续编号;(7)核对采购合同、卖方发票、验收单和入库单是否一致;(8)检查企业月末对账制度的执行情况, 以及对不符情况的处理程序;(9)检查企业内部审计制度的执行情况, 是否定期进行采购与付款业务的审计并出具审计报告。
根据上述测试所取得的证据,审计人员重新评估控制风险水平, 根据重新评估的结果, 确定哪些业务环节存在重大错报风险, 需要实施详细的审计程序;哪些属于健全的部分,可以减少审计程序。 通过对购货业务内部控制的测试和评价, 就可以确定实质性测试拟信赖的程度。
五、采购与付款循环业务内部控制的审计内容
采购与付款循环业务内部控制的审计内容主要包括:(1)物资采购计划是否为单位所需要购买的物资、设备,采购计划是否具有合理性, 采购资金的来源及到位情况。 (2)物资采购方式和程序是否合理、规范。 审查物资采购项目招投标范围、方式、程序和文件,投标的条件和招标纪律等,评标、定标的合理性、合法性和真实性;审查供货方的资格、条件是否符合要求。 (3)物资采购合同的合法性和有效性。 采购项目是否符合立项审批, 物资采购合同的要件是否齐全, 采购物品是否符合国家或者行业的产品技术标准,产品的交货单位、交货方式、运输方式、到货地点、交货期限、验收方法以及结算及付款方式等条款, 在合同中是否予以明确规定。 是否明确了当事人双方或一方有违约行为时, 责任承担的方式和标准。 (4)物资采购验收入库环节完好性和正确性。 查验交货产品是否和合同规定或样品的规格、型号、质量、技术参数、价格相同、入库数量和质量与合同订购数量和质量相吻合。(5)物资采购的货款结算是否合规、正确。 检查物资验收、 入库手续是否齐全,产品单价、结算方式是否与合同相符,发票构成要素是否齐全,金额计算是否正确。 (6)物资设备采购的使用效率是否充分,是否达到预期目标。 设备使用是否有详细具体的运行记录;物资设备的使用效能、效果是否符合采购立项的要求,使用效益如何,是否达到预期的目标;使用部门是否健全和完善相关管理制度,实施规范管理。
六、当前采购与付款循环业务审计中存在的问题
(一)管理当局内部控制意识不强。单位没有高度重视内部控制制度建设,未能及时开展内部控制业务培训,未能及时全面掌握国家有关财经法规、资产和债务、基本建设、经济合同管理、会计核算等各项规定以及单位相关的内部制度,对经济活动的重要环节未开展定期和不定期检查, 缺乏内部监督机制,虽然在外部和内部审计中发现了本单位存在的财务风险,但未按要求进行整改;或者制度不健全或执行不力;有的单位缺乏岗位责任制和议事决策机制,经济活动的决策、执行、监督有效分离机制不健全,内部控制关键岗位人员轮岗制度没有得到有效实施。
(二)采购的组织管理机构不健全。采购机构组成不稳定, 职责界定不清晰, 因此不能很好地协调处理采购需求、预算、计划与运行等方面的关系,难以承担采购管理的责任。部分单位分散对外采购,不能形成整体和批量采购优势,造成采购资金的浪费和流失。
(三)物资采购价格管理人员专业素质不高。 大多数物资管理部门虽然设立了采购物资价格管理岗位, 配备了专兼职物资采购价格管理人员,但所配备人员的专业素质和数量不能达到管理的要求, 对供应商提供的一些技术含量较高、 金额较大的设备物资的定价是否合理无法作出判断。
(四)采购合同或协议不规范。 采购合同或协议条款权责不清, 审批程序不当, 或不符合国家相关规定及贸易政策,导致经济纠纷和经济损失。
(五)部分业务供货在先,采购价格备案在后。 物资采购的实际操作程序为: 通知供货→验收→议价→签订合同→付款,而且物资验收这项工作在工程竣工阶段时才能得到签认,这种做法使得采购制度未能发挥事前控制作用。
(六)定价方法简单。 物资采购价格管理人员不论价格是否合理均要与供货商“砍价”,这种定价方法认定价格依据不充分, 供应商摸准砍价规律后,会采取高定价策略,这些会直接带来物资采购价格偏高的问题。
七、 改进采购与付款循环业务内部控制审计的策略
(一)提高物资采购审计人员队伍素质。这是提高审计工作质量和效率的关键。采购业务在生产经营过程中举足轻重,要求采购审计人员必须具有较高的政治觉悟、良好的专业素质和业务工作技能,能够掌握需求分析、采购计划制定、采购洽商、采购合同履行、供应商管理、采购信息管理等工作内容。
(二)推行物资采购集中管理体制。分散采购是大量滋生舞弊的体制性原因。 集中管理是由企业物资供应部门实行业务归口, 统一管理采购业务的制度。大量企业采购管理实践证明,企业实施集中采购, 可以有效发挥规模优势,不仅可以形成经济采购批量、增强议价能力,还能够获得价格折扣,从而降低采购成本, 减少储备资金占用,提高性价比。因此集中采购是堵塞采购过程中各种漏洞的体制性保证。
(三)重视物资采购预算管理控制的审计。 采购计划应纳入采购预算管理,经相关负责人审批后,作为企业经营指令严格执行。一是审查采购预算部门和权责划分, 按照对称信息的原则,即谁需要谁申请, 制定采购预算方案;明确采购预算的审批权,确保采购预算的合理性;二是审查采购资金管理的控制,主要审计资金使用计划表、资金来源预算,监控采购资金使用过程;三是审查采购预算人员计划,包括预算信息调查人员、资金管理人员、预算编制人员、活动实施人员计划等。
(四)加强对采购方式的审查。 物资采购方式可根据具体情况采取公开招标、商业谈判、询价等,以获得合理的采购价格。审计人员应运用经验、知识来具体分析判断被审计单位采购方式选择是否得当,是否节约资金,减少了人力和物力消耗。
(五)审查供应商管理情况。 首先,审查供应商评估和准入制度, 是否是在对供应商信誉度评价的基础上,合理确定的供应商清单, 并按规定的权限和程序审核批准后, 确定供应商网络。 其次, 审查采购部门是否按照公开、公正和竞争的原则,择优确定供应商,在切实防范舞弊风险的基础上,与供应商签订质量保证协议。第三,审查供应商管理信息系统和供应商确认制度, 被审计单位是否对供应商的资信和经营状况考核评价后, 对供应商进行合理选择和调整, 并在供应商管理系统中作出相应记录。
(六)评价物资采购绩效。建立涵盖物资采购数量、质量、时间、价格和采购效率绩效指标体系, 对于储存费用指标、实际价格与标准成本的差额、采购计划完成率等指标计算分析;以采购业务的历史绩效标准、预算或标准绩效标准、行业平均绩效标准以及目标绩效标准为参考,对于采购部门和采购人员个人的采购业绩进行评估, 通过分析评价, 找出采购业务存在的问题和差距,提出改进的意见和建议。
参考文献
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[2]丁瑞玲.审计学[M].北京:中国财政经济出版社,2009.
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[4]中国注册会计师协会.审计[M].北京:经济科学出版社,2009.