采购合同管理

采购合同管理（精选12篇）

采购合同管理 篇1

企业的采购合同管理工作既集中保障和体现采购的成果落地,又与法律实务工作相衔接,更是企业供应链管理工作的重要一环

采购合同的全生命周期管理,属于分工协作模式下采购部门开展合同管理的工作方法。所谓全生命周期,必然包含事物从孕育、出生、成长到死亡的全过程。对采购合同进行全生命周期管理,也就是从合同起草、到签署执行、到履约问题及纠纷解决,直至合同终止等,开展的系统性的合同管理工作。

通过开展采购合同全生命周期管理,既可实现对全部合同的系统管理,保障履约质量;又可以对全部合同进行动态管理,及时解决问题预测发展趋势;还可以借助于相关信息系统的使用,实现合同信息汇总,形成采购“小部门”在合同管理方面的“大数据”,给采购工作创造更多的附加值。

中国银联采购合同全生命周期管理的主要做法

推广使用合同范本规范合同的编制。合同编制的规范管理是合同管理工作的起点。银联采购部门与法律部门通过合作,已编制了14类采购合同范本(含招标文件、保密协议等),涉及设备采购、软件开发、系统集成、维保服务、广告发布、会展服务等多个采购类别。加之工程类的标准合同范本,银联总部已实现85% 以上的集中采购合同使用合同范本,全国各地的30多家分公司也大多参照了合同范本进行合同编制。合同范本的广泛使用,一方面有助于非法律专业的采购人员规范地起草合同,保证合同质量,防范操作风险;另一方面,辅之于使用合同范本合同可免除合同律审等流程优化的规定,提高了整个采购工作的执行效率。

积极组织合同谈判与磋商巩固采购成果。如果说使用合同范本的目的是从整体上保证合同质量、控制风险,那么合同谈判与磋商则是个案上对采购成果的巩固。仅2014、2015两年,银联采购部门组织的合同谈判或磋商就达到了30 余次。通过组织重大、敏感或复杂采购项目的合同谈判,明确了采购实施中未理清,而合同签署中又需要关注的知识产权保护、违约责任分配、权利义务界定等重要事项,防范了合同履约风险,有效地保障了合同双方的合法权益,也促进了与供应商的交流沟通。

以合同履约计划管理为抓手对合同动态、分类管理。一直以来,受部门职能和专业水平的限制,采购部门对采购合同的管理要么抓一漏万,关键时刻常常“缺位”;要么是眉毛胡子一把抓,不得要领,常常“越位”。为了走出上述困境,银联采购部门从采购职能出发,借助采购管理信息系统,以合同履约计划为抓手,通过对履约计划进行跟踪管理介入了合同履约全过程,具体做法如下:

编制并移交履约计划。在完成采购合同签署后,采购部门合同主办人根据合同约定的付款、验收、维保期等重点履约节点,对各阶段完成时间进行预估,在此基础上,编制各阶段的履约计划并提示履约风险。该合同履约计划连同采购合同一并通过管理信息系统移交给需求部门合同主办人,由该合同主办人根据履约计划履行合同并开展后续管理及监督评价等工作。

动态管控履约计划的执行。实现采购合同的动态管理必然要求采购部门、需求部门、供应商三方有信息的动态交互,而履约计划的管理就给三方共同提供了这样的交互平台。对供应商来说,在完成合同约定关键服务节点后,即可第一时间通过网站供应商门户按照履约计划申请付款(需提供相关验收材料),这样提高了供应商的主动性和服务积极性;对需求部门来说,既能以审核供应商付款申请为抓手开展阶段性的总结和验收,又能对供应商进行阶段性服务评价,督促供应商提供更优质的服务,还可以通过调整既定履约计划等形式将履约异常情况及时反馈给采购部门,寻求采购部门的帮助与支持。

通过需求部门、供应商及采购部门三方围绕履约计划管理的互动,采购部门实现了对采购合同关键履约节点的动态管控。

实现采购合同的分类管理。以合同履约计划管理为抓手,银联采购部门化被动为主动,可对在办采购合同“一览众山小”,同时也给采购合同的分类管理创造了条件。

针对管理信息系统显示履约正常的合同,一般不必花费过多的精力,实现信息搜集等常规管理即可;针对出现“关注”亮黄灯预警的合同,采购部门合同主办人应当了解履约进度并提醒需求部门和供应商注意;针对出现“滞后”亮红灯预警的合同,采购部门合同主办人应在充分了解情况后,采取建议需求部门变更履约计划、组织三方沟通解决问题及纠纷等手段处理该合同履约异常。

按照上述分类管理和操作方法,银联采购部门对整个在办采购合同既有了日常的总体掌控,又能集中精力处理异常合同,保障了采购合同顺利履行,维护了合同双方的正常权益。

银联采购合同全生命周期管理创造的高附加值

拓展了服务需求的广度和深度。通过对采购合同进行全生命周期管理,银联采购部门全面掌握了合同履约状况,一方面可以通过定期给各需求部门报送合同执行台帐、反馈供应商其他合同中履约异常状况等形式,帮助需求部门加强对项目和采购合同的管理;另一方面采购部门在合同履约问题和纠纷解决中的主导和组织作用也越来越突出,已经成为保障合同正常履约的重要力量。

给供应商管理工作积累了基础数据。供应商管理一般包含供应商分级、奖惩、合作模式和前景预测等内容。这些工作的科学开展必然要依存于对与供应商有关的基础数据的分析。通过对采购合同全生命周期管理,银联采购部门获取了大量的供应商合同数量、金额、服务质量评价等基础数据,也正是凭借这些基础数据,供应商管理工作成了有源之水,可以高效、顺利地开展。

给财务管理工作提供了有效数据支持。涓涓溪流汇成海,当采购部门把每一个合同的每一笔付款都进行预测和统计的时候,上个月公司支出多少合同款,下个月预计支付多少合同款,历年和未来年份需要支付多少合同款都通过信息系统自动呈现并可供财务部门分享。尽管这些采购数据不会像会计核算那样精确,但也为财务管理工作提供了重要的参考依据。

银联采购合同全生命周期管理的优化空间

供应商最为关心的付款问题需要解决。对于合同付款环节,目前的合同管理工作仅实现了供应商线上申请付款、需求部门审核申请并向财务部门申请付款;而对于合同款实际是否已支付,何时到账等准确信息,采购部门尚不能全面掌握,仍要就个别合同个别款项单独向财务部门查询。为解决上述问题,经与财务部门协商,后续将通过采购与财务系统对接的方法,实现财务付款信息即时回传采购管理信息系统,让实际付款状况三方都看得见,以解决供应商最为关心的付款问题。

服务各地分子公司的合同管理模式需要探索。银联分公司的采购合同有金额小、数量多、非标合同占比高的特点,而受人财物方面的限制,银联分公司又恰恰是最希望得到总部帮助进行合同管理的地方。为此,银联采购部门已经尝试借助推广集中采购管理信息系统为银联天津、宁波等分公司提供了合同管理的相关服务。但考虑到分公司在合同管理方面流程简便,操作性强等要求,如何更有针对性地进行相应的流程、制度的设计和优化并予以推广,需要进一步的摸索实践。

不断创新的采购模式倒逼合同管理工作不断改进。近年来,银联的采购模式在不断创新,已经从传统的招标、竞争性谈判、协议订单,逐步发展到了线上商城采购,线上采购商城团购等新采购模式使得后续每一个合同都可能对应多个部门和几十家分公司。在这种情况下,如何对有效地对全部履约情况进行动态跟踪和管理,需要采购人员进一步认清本质,充分借助采购管理信息系统的力量,对合同管理工作进行不断的优化与创新。

综上,尽管不同企业在规模、运营模式、发展状况上的差异让采购制度和流程的设计充满个性化,但采购合同的全生命周期管理是可供选择或参考借鉴的一种有效工作模式,在这种模式下,采购部门的合同管理工作可以有放有收、扬长避短,有助于采购部门提升专业价值,更好地为企业发展服务。

采购合同管理 篇2

一、合同审批程序及权责

1、部门员工填写合同审批单并附合同及全部附件---部门经理经办并审核签字---财务部经理审核签字---总经理审核签字---董事长审核签字（大额合同）

2、损失承担：提交合同的员工为第一责任人，承担25%的损失；部门经理为次责任人，承担15%的损失赔偿；总经理为第三责任人，承担10%的损失；公司承担50%的损失。

3、合同签字代表授权:部门第一负责人，其他代表签订的合同无效并不予审批。

二、采购合同审批内容

1、交货价格、含税否和交货条件

采购方愿意采用固定的价格，这个固定价格是通过采购方和供应商谈判达成的，是双方都可以接受的。对合同运作过程中可能出现的各种风险在合同里要有明确的规定。

2、商品的品种、规格、花色和数量

商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出；必要时可附上商品品种、规格、数量明细表。

3、商品的质量和包装要求

合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商或凭样订(交)货；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的方法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积，重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。

4、商品的价格和结算方式

合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等；规定结算方式和结算程序。

5、交货期限、地点和发送方式。

交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的装柜方式、发送方式是送货、代运，还是自提。

6、付款条件

以供应商履行合同的情况为基础。

7、罚款条款和保证条件

合同中要求供应商提供的货物必须满足三个方面的要求：

1)产品的质量优良，和合同中的要求一致，能够使用。

2)产品必须是全新的，无缺陷，产品的制造必须使用适当的原材料和良好的技

术和管理。

3)产品要满足供应商所在国的法律法规，产品的使用不会对人员、财产和环境

造成任何的影响和损失。

4)产品的保质期**个月，根据品类不同有所区分。规定开始生效时间---是货

物投入使用的日期或交货期。还要保证维修和提供备用件。

5)如果没有达到合同中的规定，首先考虑纠正措施，不齐作用的时候采取罚款

措施，要求供应商补偿采购方的成本损失。或者退货。

8、违约责任

签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金；

1)不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。

2)不按合同中所规定商品质量标准交货；

3)逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付

违约金或赔偿金。

9、合同的变更和解除的条件

合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

三、签订合同所需附件

1、合同审批单2份

2、加盖对方合同章、骑缝合同章并署名的采购合同4份

3、供货方企业的营业执照副本复印件

4、法人委托书原件

5、税务登记证复印件（国税、地税）

6、组织机构代码证

7、一般纳税人证明

8、商标注册证复印件

9、商标使用授权书复印件

10、商品质检报告复印件

11、质量管理体系认证证书

12、原产地证明复印件

13、总经销、总代理证明复印件（可选）

14、如需代为收款的需要提供代收款授权书，并加盖供货方和代收款方公章

15、产品图片、产品说明

16、对于国家特殊要求的需要提供生产许可证、卫生许可证和3c证书的如实提供，明细见（第4条款）

17、以上材料均需加盖供货方公司公章、合同加盖合同章，四、需要提供生产许可证、卫生许可证和3c证书的品类

1、提供生产许可证的品类名称

1)板材类：细木工板、胶合板、中密度纤维板配套、刨花板配套、集成材、板

材类配套

2)装饰板材： 饰面胶合板、饰面细木工板、饰面中密度板配套、三聚氰胺饰

面刨花板配套、三聚氰胺饰面密度板配套、宝丽板（不用）

3)防火板：防火板（石棉材质需要）

4)门类：(铝合金、塑钢门需要)铝塑板（不用）

5)窗类：塑钢窗、铝合金窗

6)吊顶材类 ：铝扣板

7)木地板：实木淋漆地板、实木复合地板、强化复合地板、竹地板

8)千斤顶配套

9)金属管材：铜管／辅料铜波纹软管（不用）、铝波纹软管（不用）、不锈钢

波纹软管配套、不锈钢管配套

10)金属管件： 铜管件配套、不锈钢管件配套

11)阀门：(搪瓷需要提供）、燃气球阀配套（搪瓷需要提供）、热水球阀（搪

瓷需要提供）、冷水球阀（搪瓷需要提供)、热水闸板阀配套(搪瓷需要提供)、冷水闸板阀配套(搪瓷需要提供)、燃气截止阀配套(搪瓷需要提供)、热水截止阀配套（搪瓷需要提供）、冷水截止阀配套（搪瓷需要提供）、止回阀配套(搪瓷需要提供)、三角阀(搪瓷需要提供)

12)泵类： 循环泵配套、增压泵配套、化学疏通类（不用）配套、燃气热水器

13)灶具：平台式燃气灶具、平台式电灶具、内嵌式燃气灶具、内嵌式电灶具、组合式灶具、灶具配件配套

14)花艺：花肥、花药、花土配套（花肥、花药需要）

2、需要提供3c认证的品类明细

1)保险柜：机械式保险柜、墙砖、内墙砖、外墙砖配套、花砖／腰线、地砖、釉面砖、瓷质砖

2)木器、金属涂料：硝基漆、树脂漆配套、聚酯类漆、金属底漆、防锈漆配套

3)墙面、顶棚涂料：底漆、哑光乳胶漆、有光乳胶漆

4)电动工具:电热水器

5)抽油烟机:欧式烟机、中式烟机、抽油烟机配件配套、电器套餐

6)换气扇（不用）：天花板式换气扇（不用）、橱窗式换气扇（不用）、隔墙

式换气扇（不用）

7)吸尘器：普通吸尘器、干湿两用吸尘器

8)散热器 ：浴室暖风机（不用）、电暖气配套

9)饮水机 ：台式饮水机、立式饮水机

10)开水器（不用）：开水器（不用）、分体式空调机、中央空调、柜式空调机、吸顶式空调机、窗式空调机

11)风扇：电风扇配套、空调扇配套

12)小家电类：食品加工器、电饭煲、微波炉、电熨斗、电吹风机／烘干器、多

用电锅／电炉、吸尘器、电冰箱类、洗衣机类

13)配线器：调光器配套、插座、插头、开关、面板

14)多相插座：室内多相插座、室外多相插座不用）配套

15)电线电缆：护套线、多芯线、独芯线、16)线路保护器：配电箱及附件配套、信息箱及附件配套、断路器配套

17)安全防护配套

18)视听制品配套：普通电话配套、录音电话配套、可视电话配套、装饰性电话

配套、无绳电话配套、同轴电缆附件配套、通电锅类配套、压力锅类配套（电压力锅需提供）

19)吊灯：叶片灯配套、水晶灯配套、低压灯配套、羊皮灯配套、吊杆吊链吊扇

灯配套、玻璃吸顶灯配套、欧陆古典灯配套、仿古木质灯配套、PVC灯配套

20)台地灯配套：台灯配套、地灯配套

21)射灯配套：单头射灯配套、双头射灯配套、多头射灯配套、滑轨射灯配套

22)镜前灯／壁灯配套：镜前灯配套、壁灯配套、户外壁灯（不用）配套

23)格栅灯配套：单管格栅配套、双管格栅配套、三管格栅配套、多管格栅配套

24)工程灯（不用）：工矿灯（不用）、广场灯（不用）

25)特种灯：应急灯配套、指示灯（不用）、换气扇、浴霸

26)筒灯：直筒灯配套、牛眼灯配套

27)吸顶灯：玻璃、塑料、木质、特种、镇流器／启辉器

3、需要提供卫生许可证的品类明细：消毒柜

五、合同文本、合同履行及合同归档管理

1、合同文本及附件页面整齐、清洁，不涂改、不挖补。

2、采购员应建立合同履行管理台账，对合同的预付款支付情况、交货情况、货款支付情况、货物质量情况、质保金支付情况等进行详细记载，便于合同及时、适当履行。

3、采购部文员应该对合同建立管理台账，对合同的供货渠道、金额、履行情况、预付款情况、质保期、存档情况等信息进行记载。

4、采购员应将经合同双方盖章签字生效后的合同、合同附件，提交一份给行政文员登记存档。

5、行政文员应将存档的合同整理规范，并妥善保存备查。

六、试行期间，相关内容如需调整每月5日调整一次。

采购合同管理 篇3

关键词：核电企业；设备采购；合同索赔管理

随着核电事业的发展，核电企业在设备采购招标合同的管理过程中，由于诸多因素的影响，如合同不完善、技术变更、供货范围变更等，引起设备采购招标合同索赔。所以，为强化核电企业合同管理，应切实编制好合同文件、抓好变更管理、认真对待，及时有效的应对合同索赔事件，尽可能的将损失减低至最小。

一、引起核电企业设备采购招标合同索赔的因素分析

经笔者对引起索赔的因素进行全面的分析，核电企业设备采购招标合同索赔因素主要为以下几点：

1.合同文件不完善，存在遗漏等问题。合同文件是具有法律约束力的文件，一旦买卖双方签署，就需要承担相应的法律责任与义务。对于核电企业而言，设备采购合同文件具有条款关系复杂、内容多等特点。所以，在合同谈判签署的过程中，由于某些客观因素，导致合同文件存在遗漏缺陷。例如，在合同文件中，技术部分与商务部分的描述不一致，以至于设备在供货中存在细节上的差异。因此，由于合同文件不完善的因素，引起核电企业设备采购招标合同索赔。

2.相关技术条件出现变更，辅助设备技术条件不明确。核电企业在大型设备的采购招标中，设备的主要技术已确定，而对于辅助设备尤其是由中标人的分包商提供的设备，标书中对此部分的技术描述相对简单，其技术要求并不清晰明确。这样一来，在相关辅助设备的供货时，就可能出现与主设备的不一致。此外，由于设备安装工程条件的改变等因素，要求设备进行不同程度的修改，进而引发索赔。

3.供货范围变更，买卖双方的供需发生变化。核电企业在设备的采购过程中，从签署到供货，通常在五年以上，合同执行周期太长。这一特点决定了核电一般采用边设计、边建设的模式，所以，在较长时间的跨度下，买方由于设计不断深入，更改设计文件；导致原来供应商已经确定或采购的设备部件发生改变。这样一来，就引发了合同索赔。

4.供货期变更，延误企业工期。核电企业的采购设备多是大型设备。一方面，由于设备安装进度或现场仓储条件等因素的影响，核电企业可能会要求卖方延期设备的交付。这样一来，卖方就需要承担额外的设备管理费用；另一方面由于卖方设备出现质量而出现返工，或厂商赶工不及时，而导致设备的交付期延长，影响核电企业工期。所以，在这两方面的因素下，引发合同索赔问题。

5.合同款支付周期较长，对卖方资金计划造成影响。在合同的履行过程中，由于核电企业通常要求较长的质保期，且核安全决定了对设备验收的处理流程相对偏长，付款条件相对苛刻，导致供应方合同收款滞后，对其资金计划造成影响。所以，部分供应方基于自身利益，会向核电企业提出财务费用索赔。

二、核电企业设备采购招标合同索赔管理

核电企业在采购合用管理的过程中，首先应树立良好的风险意识，积极有效的应对设备采购招标合同索赔事件。基于有效的措施减少双方的经济损失。对此，可以从下几个方面着手，落实采购招标合同索赔管理。

1.編制好合同文件，确保合同的完善性。合同文件的编制是合同管理的重要内容，应确保合同的完善性，尤其是对于供货服务范围、相关技术等，进行全面而清楚的反映，避免因含糊不清而造成合同履行中存在纠纷，尤其是技术描述部分，参数必须准确。同时，为强化合同的风险管理，可以对相关可能发生的情况，做全面的预测，并在合同文件中进行约定。这样，可以对一些索赔因素进行有效地规避。

2.做到流程优化，在满足合同支付条件时，确保及时付款。为确保买方履行合同，企业应对流程进行优化，减少或缩短中间审批环节按时付款，这也是作为买方履行合同的主要义务。我们知道，买方付款及时，易造成买方资金周转困难，尤其是小型供应商可能会陷入合同执行停滞的尴尬境地。当然，确保按时付款一定程度上可为供应商更好的履行合同创造条件。

3.抓好合同变更管理，建立完善的审批制度。在合同索赔事件中，合同变更是主要因素之一。所以，企业在合同索赔管理中，应抓好合同变更管理，建立完善的合同变更审批制度，规范审批程序。在合同变更的具体管理中，相关的管理程序可这样：

提出变更→审核→技术经济分析→卖方报盘→双方谈判→报批。

这样，不仅强化了合同变更管理，而且强化了买卖双方的沟通交流，降低合同索赔事件发生的概率。

4.认真对待合同索赔，积极开展反索赔谈判。一旦合同索赔事件发生，作为买方的核电企业，应及时有效的处理索赔问题。同时，必须对供应方进行反索赔，以对冲供应方提出的索赔。这就要求在合同执行中注意对供应方违约行为的证据收集，包括文件、邮件、信函往来等。此外，在索赔谈判的过程中，遵循实事求是的原则，进行平等而有效的协商。并且，索赔谈判必须以合同条款为依据，以合同中约定的文件为基础，对相关问题事项进行谈判，如延长交货时间导致的费用、设备文件延误的文件记录，调整价格等，以减少双方经济的损失。

三、结束语

近年来，核电企业发展迅速，随之的设备采购量也日益增加，所以，强化核电企业设备采购招标合同的索赔管理是一项长期的工作。

参考文献：

[1]郑小燕：对电力项目设备采购合同的风险管理探讨[J].电力出版社，2011（03）.

[2]吴小芳：电力项目设备采购合同的风险管理及改进对策[J].劳务合同，2011（11）.

军队采购合同组合管理决策研究 篇4

关键词：军队采购,合同组合,管理决策

加入WTO之后, 我国经济与世界经济接轨, 任何经济活动都不能脱离国际市场而存在, 这就是在采购过程将会面对更多的更为广泛的竞争, 同时也受到国际上如战争、金融危机等诸多因素的影响, 价格波动十分激烈, 特别是一些对采购价格依赖程度较高的采购项目, 如军队对于原油、钢材等原料的采购, 这些产品比较容易受到价格影响, 有的还没有出厂采购价格已经大幅上升, 是军队采购成本大为增加, 传统消除价格风险的方法是通过定量合同来管理的。定量合同是买卖双方约定在未来一定时间按照约定价格交易一定数量的商品。但是定量合同可以控制未来采购产品价格上升风险, 却不能有效控制价格下降的风险。

采购活动是通过采购合同来实现的, 不同类型的采购合同具有不同类型的风险。采购合同类型的分来可以根据价格控制、数量控制和服务水平三个方面来划分。本文总结采购合同主要有以下几个类型: (1) 结构性合同, 包括长期定量合同和短期合同, 长期定量合同是指买卖双方约定在未来一定时间按照约定价格交易一定数量的商品。短期合同是指买卖双方约定在不愿的讲来按照约定价格交易一定数量的商品, 主要是采购商承担风险。 (2) 非结构性合同, 包括柔性合同即买卖双方按照合同约定交易一定数量的商品, 但是采购商可以根据合同事先约定的比例调整具体的采购数量;期权合同是采购商向供应商先支付一部分产品价格作为预定费用或者期权价格, 并约定双方在将来某个时间采购商有权以一定执行价格向供应商采购不高于合同事先约定数量的商品。采购商和供应商共同承担风险, 现货市场和现场采购是采购商以当前市场价格向市场采购所需商品。根据不同合同类型的特点, 单个合同类型具有不同风险, 根据不同合同类型的特点, 使用采购合同组合管理方式, 克服不同类型的风险, 能够帮助军队有效降低采购总体风险, 例如:单个定量合同可以控制采购商品价格上涨的风险, 但是不能预防采购商品价格下降的风险;单个期权合同可以降低库存风险, 但是不能有效控制价格风险, 单个柔性合同管理可以控制库存风险和顾客服务风险但是不能控制军队采购的价格风险;将这些风险组合管理, 是总体风险最低, 是采购合同组合管理的主要目的所在。应用现代组合管理理论和方法正是通过正确进行采购投资组合来实现收益最大和风险最小化的目标。

1基于组合管理思想的战略合同组合管理决策

对战略采购项目定义为:供应商数量少, 且对军队采购效益产生较大影响的采购物品, 供应商在供求关系中处于优先地位, 其在质量、服务、运输等方面占有绝对的优势地位, 而军队采购部门没有更多的选择只能接受供应商提出的合同要求。战略采购项目对军队具有重要的战略意义, 不进占有总采购物品价值的比例大, 而且供应商比较少, 军队面临着供应链断裂风险、库存风险、成本风险和需求风险等比较突出。对于战略项目采购合同组合管理主要是管理这些风险, 军队通常需要与供应商建立战略联盟以保障长期供应, 减少战略项目的供应链风险。一般说来根据合同类型与供应商类型可以将战略采购合同管理类型分为以下两类

2相同的合同类型不同的供应商的采购合同组合策略

在战略采购中, 军队向单个供应商采购成本可能较小, 但是由于供应商数量少, 一旦出现供应商的供应能力出现问题, 军队将面临巨大的供应链断裂风险, 为减少这种风险, 军队可以采用多元组合采购, 实现采购成本和风险最小化。

3不同合同类型不同供应商组合采购管理决策

在成本有效条件下, 军队可以与不同供应商签订不同合同类型 (如数量合同、期权合同、柔性合同等等) , 这样的组合策略可以实现军队降低供应链断裂风险, 提高采购效益。

4期权合同与长期合同采购组合管理策略

非战略采购是指采购物品具有标准化的特性, 存在现货市场的采购机会, 供应商数量众多, 更换供应商对供应链影响不大, 而且市场柔性比同供应商建立战略联盟更重要。对于战略采购项目的管理, 为实现采购风险最小化的目的, 主要引入期权合同管理。主要指军队采购通过期权合同和长期合同向同一供应商采购商品, 综合控制价格风险、库存风险和顾客服务风险等决策策略。

5期权合同与现货市场采购组合管理策略

军队采购对非战略商品选择市场采购, 将面临成本风险和需求风险, 所以军队采购过程中可以选择应用期权合同与市场采购组合进行采购。

6多个期权合同采购组合管理策略

在非战略采购问题中, 军队采购可能面对多个供应商提供多个期权合同的采购问题, 并且不同供应商提供不同期权价格和不同执行价格。另外军队采购既可以通过期权合同提前订购产品, 也可以到时在市场现货采购。

项目采购与合同管理 篇5

一、判断题

1．采购效果，是为了实现预先确定的目标，计划耗费和实现耗费之间的关系。(×)

2．采购是指通过商品交换和物流手段从资源市场取得资源的过程。(√)

3．采购过程既包含商流，又包含物流。(√)

4．企业采购战略，是指企业采购所采用的带有指导性、全局性、长远性的基本运作方案。(√)

5．采购进货战略包括品种种类、性质、数量、质量等的选择。(×)

二、简答题

1．项目采购管理过程包括哪些？

答：项目采购管理的主要过程包括：

采购计划编制：决定何时采购何物

询价计划编制：形成产品需求文档，并确定可能的供方

询价：获得报价单、投标、出价，或在适当的时候取得建议书

供方选择：从可能的卖主中进行选择

合同管理：管理与卖方的关系

合同收尾：合同的完成和解决，包括未解决事项的决议

2．采购规划涉及哪些内容?

答：采购规划涉及到以下内容：

（1）制定项目采购计划的前期准备（2）项目采购计划的编制（3）制订采购计划的工具和技术

3．常见的合同可分为成本加成本百分比（CPPC）合同等，它们各自的适用范围是什么？

答：合同可分为总价合同、雇佣费和/或意外（成功）费合同、百分比合同、计时制合同、不定期执行合同（价格协议），它们的适应范围如下：

总价合同广泛应用于简单的规划和可行性研究、环境研究、标准或普通建筑物的详细设计。

雇佣费和/或意外（成功）费合同应用于咨询公司（银行或财务公司）为公司出售或公司合并（在私有化业务中较为显著）做准备期间。

百分比合同通常用于建筑方面的服务，也可用于采购代理和检验代理

计时制合同主要用于复杂的研究、工程监理、顾问性服务和大多数的培训任务，这类培训任务的服务范围和时间长短一般难以确定。

不定期执行合同（价格协议）使用于对借款人需要（随叫随到）专业服务，以对某一特定活动提出意见，而提出意见的程度和时间在事前无法确定的情况下，通常用于为复杂项目的实施、争议解决小组、机构改革、采购建议、技术攻关等保持一批“顾问”，合同期限通常为一年或更长时间。

4．如何进行供方选择?

答：（1）以最低评估价法。即技术上满足投标文件的最低要求，而将合同授予具有最低评估价的投标人的投标方法。

（2）打分法。即将构成合格性的诸要素以一定的分值来表示，并将合同授予具有最高分值的投标人的评标方法。

（3）综合成本评价法。即在最低评估法的基础上将货物的使用周期或使用寿命作为评标因素的评标方法。

（4）最低报价法。即以报价作为唯一根据的评标方法

（5）合包优惠法。即同一项目有若干个采购包同时招标时，对投标人同时提交若干个采购包投标文件予以一定程度优惠的评标方法。

最常用是最低评估法，而打分法则因其难以科学地确定分数与质量和价格之间的联系，故较少使用。

5．零库存采购的要求有哪些？要实现零库存采购，需要在哪些方面加强与供应商的合作？

答：零库存是指通过实施特定的库存控制策略，实现库存量的最小化。零库存要求完全按需生产，按需采购，也就是说原材料采购、产品生产、成品销售都必须是适时的。为此，一是确保销售环节的信息必须及时准确，企业能按订单生产，保持与市场需要的合拍。二是必须有高度柔性化的系统，能够根据订单需求调整生产线和生产流程，进行快速转换，以保证及时、准确地满足市场个性化的订单要求。三是保持供应链上下游企业的紧密合作，实现信息共享，保证上下游企业对采购、生产和销售一致理解，消除供应链中库存向下而上逐节变大的牛鞭效应。

合理选择供给商，与供给商建立长期的合作伙伴关系，共同协作解决库存问题，保证对订货的及时供给，是零库存管理的一项基础工作。由于零库存要求供给商在需要的时间及时提供合适的商品，因此，供应能力、技术力量、质量控制能力、商品价格、供应的距离、售后服务、业界经验等是选择供应商考虑的主要因素。通过建立供应商的综合信息档案，加强供应商的动态管理，形成一个集客户、供应商信息于一体的共享数据统计分析平台，定期评估供应商，将信息及时反馈给供应商，并跟踪供应商的改进情况，对不合格的供应商进行淘汰。

6．商务建议书作用及具体规定

答：商务建议书是咨询服务招标文件中最重要的部分之一，业主一般给出一些具体格式要求参加投标的咨询公司填写。

7．费用概算决定因素

答：项目单位应就拟议中的咨询任务作出费用概算，其多少应根据所要求的各种人力、物力而定，包括人员类别和水平、现场和办公室工作所需时间、物质投入以及服务所需的其他事项。

8．询价类型

询价类型分为国际询价和国内询价两种方式。

三、论述题

1．如何根据项目目标选择采购模式？

答：通常采用的采购方式可分为招标采购方式和非招标采购方式两大类。其中，招标采购国际竞争性招标、有限国际招标和国内竞争性招标；非招标采购保留国际或国内询价采购、直接签订合同、自营工程以及电子采购。

（1）国际竞争性招标世界银行于1951年将国际竞争性招标作为一种极好的采购方式加以推广。实验证明，采购这种方式进行采购，能够很好的达到世界银行对采购的基本要求。

（2）有限国际招标它实际是一种不公开刊登广告，是直接邀请有关厂商投标的国际竞争性招标。按世界银行规定，有限国际招标方式适用于下述情况：

Ⅰ采购金额小

Ⅱ有能力提供所需货物的供货商、服务的提供者，或工程的承包商数量有限

Ⅲ有其他特殊原因，证明不能完全按照国际竞争性招标方式进行采购，例如紧急的援建项目。

（3）国内竞争性招标方式 是通过在国内刊登广告，并根据国内招标程序进行的。它适用于下列情况： Ⅰ合同金额小

Ⅱ土建工程地点分散，而且施工时间可能要拖得很长

Ⅲ劳动力密集型的土建工程

Ⅳ在国内能够采购到的货物或工程，其价格低于国际市场价格

Ⅴ如果采用国际竞争性招标方式所带来的行政或财务上的负担，明显超过了ICB所具有的优越性，在这种情况下，可采用国内竞争性招标。

（4）国际和国内询价采购也称“货比三家”，是在比较几家国内厂家（通常至少3家）报价的基础上进行采购，这种方式只适用于采购现货或价值较小的标准规格设备，或者适用于小型、简单的土建工程。

（5）直接采购它可以适用于下述情况：

Ⅰ对于已按照世界银行同意的程序授标并签约，而且正在实施中的工程或货物合同，在需要增加类似的工程量或货物量的情况下，可通过这种方式延续合同。

Ⅱ考虑与现有设备配套的设备或设备的标准化方面的一致性，可采用此方式向原来的供货厂家增购货物。在这种情况下，原合同货物应适应要求，增加购买的数量应少于现有货物数量，价格应当合理。

Ⅲ所需设备具有专营性，只能从一家厂商购买。

Ⅳ负责工艺设计的承包人要求从指定厂家购买关键部件，以此作为保证达到设计性能或质量的条件。

Ⅴ在一些特殊情况下，例如抵御自然灾害，或由于需要早日交货，可采用直接签订合同方式进行采购，以免由于延误而花费更多费用。此外，在采用了竞争性招标方式（包括废弃所有投标而重新招标）而未能找到一家承包人或供货商能够以合理价格来承担所需工程或提供货物的特殊情况下，也可以采用直接签订合同方式来洽谈合同，但是必须经世界银行同意。

（6）自营工程 它适用于下列情况：

Ⅰ事先无法确定工程量的多少

Ⅱ工程的规模小而分散，或所处地点比较偏远，使承包商要承担过高的动员调遣费用。

Ⅲ必须在不干扰正在进行中的作业的情况下进行施工，并完成工程。

Ⅳ没有任何一个承包商感兴趣的工程

Ⅴ如果工程不可避免地要出现中断，在此情况下，其风险由借款人或项目业主承担，比由承包人承担要更为妥当。

（7）电子采购 它开始于企业间的生产资料的采购，现在则推广于服务及事务用品等的采购领域。

2．结合实例谈谈你对国际工程项目投标策略的理解

答： 在激烈的竞争中研究投标策略，如何为项目投标制订正确的指导方针，如何采用正确的谋略，用有限的资源取得最的经济效果。

常用的投标策略有：

1、比选方案国际工程项目招标时，经常会在“技术规范”中规定或推荐一种施工方案，称为正选方案，这是业主或咨询工程师在面临多个投标人投标的情况下，为了在同一基础上评价投标人的投标价格。因此，投标人必须按招标文件中规定的施工方案进行施工组织设计和标价计算。

在许多情况下，由于一个工程的实施有多种施工方案可以选择，招标文件中规定或推荐的方案不一定是投标人认为的最佳方案，业主或咨询工程师有时也会建议投标人提出他自己认为的最佳的施工方案，作为比选方案。而投标人在研究了标书、对现场进行了调查后，也可以主动提出比选方案，展示自己的实力。比选方案的提出，一定要基于：（1）比正选方案能缩短工期；（2）比正选方案能降低造价；（3）比正选方案既缩短工期又降低造价。

如果不是上述情况，投标人不宜提出比选方案。是否在投标书中提出比选方案，是投标人的投标策略。

2、联合体投标联合体是指合营体或合包集团。合营体和合包集团在具体运作上，尤其是在各成员的责权利上是有区别的。合营体侧重共同承担履约责任，各成员相互之间的关系更密切。合包集团强调各负其责，各成员相互之间首先承担各自责任，然后才是连带责任。

以联合体参加国际工程项目资审及投标，主要是为了如下目的：（1）为了享受当地优惠，通常当地公司参加投标时，享受价格的优惠，有些国家更高；（2）受到投标人自身资源的限制，在一家公司参加资审及投标不能满足条件时，或一家公司参加投标、实施项目很困难时；（3）为了降低投标或实施项目的风险；

（4）减少竞争对手；（5）强强联合、优势互补，提高投标人的竞争能力。

投标人在组成联合体时，可以选择国际上的承包商作为合作伙伴或分包商，也可以选择国内的承包商作为合作伙伴或分包商，还可以选择当地的承包商作为合作伙伴或分包商。无论选择何种合作伙伴，必须

符合招标文件中规定的要求，签订相应的协议。一般地，在资格审查阶段，应签订联合体备忘录；在投标阶段，要签订联合体协议；在项目中标后，要确定联合体章程。在这些文件中，最主要的要明确联合体各成员的股份比例、谁是牵头方、各成员的的分工、各成员的责任权利义务，以及项目追踪期间各种费用的分担。

联合体可以以一个新的名称对外，也可以以牵头方的名称对外，有时以联合体当地合作伙伴的名义对外，以增强联合体的亲和力。

3、有条件投标一般来说，招标文件中合同条件等文件是不能改动的，面对投标人不能接受的合同条件时，投标人除了放弃投标这一极端行为外，还可采用有条件投标的策略。

如合同中通常会有“甲方在招标文件中提供的详细初步设计图，不能减少承包商的责任，承包商不能凭借图纸中的某些错误或遗漏来追究业主的责任。”投标人读到类似文字时，自然会想到业主或咨询工程师企图利用这样不公正的合同条件，将本应由业主或咨询工程师负责并承担费用的责任强加到承包商头上。面对类似的情况，投标人采取的应对措施就是提出一个有条件的报价。有条件报价主要指下列两种做法：一是按正常情况作价，用文字说明附带一些条件。二是在正常报价的情况下，外加15％～20%的成本和费用，用这笔费用来应付可能出现的不测事件带来的损失，并说明，如果业主或咨询工程师同意修改合同条款或删除一些承包商不愿意接受的条件的话，投标人可以考虑降价。

这样，投标人可以在规定的时间前把标投出去，获得参与竞争的机会。又由于在投标文件中事先设立了条件，可以使自己免除或降低中标后项目实施的风险。

在评标阶段，投标人如能获得优先中标人资格的话，就有机会和业主及咨询工程师就合同签约进行谈判，也就有了讨价还价的机会。譬如，如能对合同条件进行一些修改，标价可降低。很少有这样的业主或咨询工程师，当他得知为了一些明显不合理的条款或苛刻条款，要付出高昂的代价时，仍然坚持保留这些条款的。

4、不平衡报价对于型项目，尤其是EPC项目或设计施工项目等总价合同，由于涉及量的设备材料的订货采购，承包商在工程预付款之外往往还需垫付量的资金，而在开工之初一段时间，由于工程没有实质性进展，这些资金几乎没有收回或收回很少，同时拖延了整个项目成本费用的回收时间，导致承包商为工程垫付的资金的利息变成了一笔很可观的财务费用。这时，可以采用不平衡报价的策略。

所谓不平衡报价，就是投标人在业主和咨询工程师许可的范围内，在保持总价不变的情况下，提高早期施工项目的单价，而对后期施工项目降低单价。

采用这种投标策略需要注意的是潜在的风险，加价或减价均要考虑一定的限度，不能超出合理范围，因为实际工程量和BQ单中的工程量可能不一样，当加价科目的实际工程量减少，而减价科目的工程量增加时，承包商将面临灭顶之灾。因此不平衡报价需要建立在对现场情况有详尽了解的基础上。

在对现场情况作了详尽的了解之后，另一种不平衡报价的方法也可以采用。即：对于工程量明显被低估的项目，适当提高单价；而对于工程量被高估的项目，适当报出低价，这时在总价不变的情况下，实际工程量的增减发生时，承包商将获得更多收益。

业主和咨询工程师为了防止承包商过分的不平衡报价，往往在合同中规定“如果工程量表（BQ）中所

估算的工程量超过或不足20%，考虑到这种变化在费用上的影响，就需另定新的单价”。这一条款在抑制承包商采用不平衡报价的投机行为时也保护了承包商。因为，如果某项工程量减少，单价不变，将会使承包商丧失施工机械和管理费用中的部分。反之，工程量量增加，还会影响工期，为了加速进度，承包商需增加施工机械和管理费用。

另外，对有些国家政府预算的项目，出于对该国政府预算的不确定性的担忧，这时可采用这样的策略，即工程量确定的项目价格高，工程量不能确定的项目即工程量有可能被取消的项目价格低，这也是不平衡报价的一种。

5、多个标段项目的投标策略

多个标段的型项目有两种情况，一种是若干标段同时招标，如一个型水电站项目中按专业不同分为坝土建、电力设备安装、输变电、道路等多个标段。另一种是由于业主资金筹措的原因和各标段设计完成时间原因，若干标段要在不同时间分别招标，如一条国家级公路项目，在数年之内分段招标实施。

在前一种情况下，业主和咨询工程师把一个项目切成几个标段招标，是为了降低对投标人的要求，从而吸引更多的投标人参加投标，通过激励竞争达到降低造价的目的，同时也是为了找到更专业的承包商实施相应的项目。这时投标人要对工程项目的情况进行分析，尤其是对其他投标人的情况作出仔细分析，避免和真正的对手面对面竞争，找到一个或数个最有利的标段投标。业主和咨询工程师把数个标段授给同一个承包商的可能性极小。

对于后一种情况，中标第一段的承包商是最有利的，后面各段的标价往往会越来越低，这时投标人要有清醒的认识，对后续标段要么接受低价，要么不投标。因为这时投出高价是很难被业主接受的，而且会面临已在现场的承包商的竞争。当然，如果中标第一个标段的承包商实施失利，则对后来的投标人来说是绝好的机会，因为这时业主和咨询工程师可能会意识到是第一个标段的标价过低才导致承包商实施失利，业主可能会在下个标段接受较高的价格。

6、高价竞标很难说高价竞标是一个投标策略，但投标人在下列情况下使用高价竞标，能使投标人保持自己的声誉，保持和业主工程师的关系，或许真的能抄到一条鱼。

探析电力物资采购合同风险管控 篇6

关键词：电力物资采购；合同管理；风险

中图分类号：F239.45 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）33-0145-02

1 概 述

电力物资管理涉及整个电网企业运转，对电力生产意义重大，若不能保证合理供应，势必对生产的顺利进行产生影响。对电力物资采购及供应进行有效和规范的管理是企业管理体系中的关键部分。物资采购及供应过程中潜在着多种风险，而采购合同风险又占有较大比重。

采购合同是为了与供应商建立合作关系，维护双方利益，规范双方行为，在符合国家法律法规的前提下签订的契约。电力企业在合同管理中要有效识别风险，防控风险，执行到位，降低经营风险，保障物资采购合法、合理、合规。

2 电力物资采购合同风险的类别

物资采购合同是电力企业与外部物资供应的接口，风险来源于供应商交货时间、原材料市场价格波动、企业内部原因等。

2.1 物资供应商方面的风险

物资的质量是否合规给合同管理带来风险。物资质量决定生产质量，判断采购是否达标的关键就是电力物资的质量和数量能否达到生产要求，若供应商不能按照合同要求的规格及招标质量条件来供应物资，势必对电力生产造成质量影响和重大安全隐患。

供应商约定交货时间是否产生波动。若供应商不能履行合同按时交付电力物资，就会导致电力生产中断，造成电力生产目标完成计划的延误，甚至会对社会安定造成影响。例如，由于市场原因，电力物资由买方市场变成卖方市场，物资紧俏，货源稀缺，材料价格随行就市。采购人员未能与供应商建立可靠合作关系，供应商见利忘义，采购人员又找不到可靠货源，导致交货时间不能适应电力生产的要求。

确保物资按时交付对供应商提高服务质量有促进作用，又能防止再次运输，增加额外成本。

供应商服务质量方面的风险。若在采购过程中，供应商蓄意推诿，不负责任，会对物资采购合同造成无形风险，无形风险的积累势必会造成有形风险。

2.2 电力企业内部原因造成的风险

采购计划制定失当。内部采购人员若对生产流程不了解，对物资需求不明确或者对市场变化预测不当等，都会造成物资采购管理不科学，脱离实际。采购合同中的采购价格、技术规格、质量要求、要货时间等都会与实际生产目标偏离，造成合同本身风险。

采购验收风险。若采购工作人员不能按照合同要求验收采购物资，势必会影响采购物资质量，给顺利进行电力生产造成隐患。

内部采购员工责任意识。内部采购员工责任心不强烈，以权谋私，与供应商有着不为人知的交易会对采购工作造成恶劣影响，严重扰乱采购秩序，采购合同会因为不公正因素的存在产生一系列风险。

2.3 弹性制度产生风险

电力企业为了确保电力生产的顺利进行，会在进行采购计划的制定过程中制定弹性措施，如根据产品生产状况向供应商增加或者减少订单，发生紧急情况时甚至会出现加急订单的状况，而市场是瞬息万变的，供应商不可能随时可以按照企业要求提供合规的物资。

2.4 其他方面的风险

采购单位文本选择不当，措辞缺乏推敲，对相关法律法规不明确等造成的合同风险。另一方面。随着科技时代的到来，新技术不断更新，部分原材料的生产工艺更简便，成本更低，有的物资资料面临提前报废或者安全性能下降，采购合同不能及时捕捉科技发展趋势，会对物资造成浪费，为安全高效生产埋下隐患。

3 电力物资采购合同风险的管控措施

3.1 加强物资合同文本规范管理

物资采购合同要严格按照企业制定的通用文本，对主要条款不能擅自修改，遇到问题时要上报有关责任领导，经相关部门商讨决定后方可进一步修改。在进行招标和合同签订时要按照标准文本进行，以保证质量的可靠性。在合同起草、审批、签订、变更、归档、保管中要严格按照规范进行。

物资采购合同制定要符合国家有关采购方面的法律法规。只有遵守国家法律法规，才能更好地保证采购物资的质量规范。在招标和选择供应商以及最后合同签订的过程中步骤繁多，若电力企业与供应商产生纠纷，法律能成为保护企业合法权益的有力武器。

明确合同中电力企业与供应商双方的权利义务及争议解决办法。责任与权利约定是把双刃剑，要合理运用、切合实际，设定不能浮夸、过于苛刻，否则当发生争议时会被法院或者仲裁委员会认定无效。当发生争议时，要依据现行法律《仲裁法》和《民事诉讼法》，根据双方自愿、公平合理的原则达成仲裁协议。

3.2 加强企业内部物资队伍建设

组建一只强有力的物资管理队伍。组建队伍要合理利用人力资源，充分发挥人才价值，加强关于物资采购及合同管理的内部培训，建立有效晋升机制及奖励机制。培养质量好、素质高、能力强的团队能够与供应商建立良好的合作关系，搭建采购供应桥梁，提高采购工作效率。

另外，高素质的团队能够在合同风险管理的签订、执行、验收等各个环节进行全面监督，及时发现、上报、解决问题，为电力企业物资供应、降低违约风险提供强有力的保障。

3.3 强化物资合同履约质量监督

加强物资采购合同执行力度，在合同履约阶段，采用“一单一评价”，根据供应商供货物资质量、供应进度、现场及售后服务等多个维度，对每一份物资采购合同订单在交接、验收、投运、质保等阶段进行评价，客观、真实评价供应商履约和产品质量情况。建立供应商资质业绩和绩效评价信息库，通过“一单一评价”，形成供应商绩效评价信息收集常态机制，并将评价结果与招标采购工作联动，作为招标采购工作的重要参考依据。

深化供应商绩效评价结果应用，加大供应商不良行为处理力度，采取招标采购动态扣分、限制授标、暂停授标、列入黑名单等措施，降低不诚信及质量较差供应商的中标概率，提升和促使供应商物资合同履约能力，保证产品质量。

3.4 政府部门完善相关法律法规

由于政府相关法律的不完善，中小企业得不到良好的发展环境。例如融资方面，中小企业规模小，社会地位低，融资能力差，会对物资采购造成一定的影响，甚至产生违约行为。

另外，一些供应商利用市场监管法律的漏洞，依托非法制造源，以次充好，滥竽充数，给电力的生产造成损失及安全隐患。

国家应该加强市场监管，同时制定有利于中小电力企业长效发展的法律法规，净化材料市场环境，增强电力企业实力，为物资采购顺利进行保驾护航。

4 结 语

综上所述，电力物资采购合同存在的风险具有多方面性、不确定性。电力企业要结合自身实际经营状况，认真分析来自自身、供应商、市场、不可抗力等因素给采购合同带来的风险，从合同的制定、供应商的监督及自身建设等方面制定风险防控措施。

文章通过分析研究，基本明确了电力企业在物资采购合同中存在的风险，但由于实际情况中电力生产工作的复杂性以及物资市场的多变性，物资合同管理要求也在不断更新。电力企业要与时俱进，不断完善物资采购合同管理体系，以适应社会及企业发展的需要。

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[3] 姚为奎.试论电力物资采购合同的风险管理[J].经营管理者，2014，（10）：

高校设备采购合同管理方案研究 篇7

设备采购合同作为设备采购与管理的重要组成部分,是高校与供应商经过谈判协商一致同意而签订的具有法律效力的设备供需关系协议,双方都应该遵守和履行,并且是双方联系的共同语言基础。加强高校设备采购合同管理,有利于保证设备采购计划顺利完成,满足学校硬件需求;有利于保持设备采购各个环节相互衔接,防止出现脱节;有利于控制设备采购各个环节内部目标,使其符合要求。为了有效地管理设备采购合同,为高校的设备采购与管理工作提供基础支持,本文提出了以综合效率为中心的管理方案。

一、三种常见管理方案的比较分析

1. 以制度为中心的管理方案

合同管理的制度建设是高校采购与管理工作的重要方面之一,是合同管理工作的依据。高校一向重视设备采购与管理工作,把设备采购合同管理当作一项极其重要的工作,然而与合同管理相关的制度并不完善。规范管理是管理科学化的必然要求。因此,健全设备采购合同管理相关制度,规范合同管理工作,是使合同管理走向科学化的必然要求。此种方案一般包括3个基本步骤:首先是转变观念,充分认识到合同管理的重要性,把合同管理放在比较重要或优先的位置上;其次是制定与合同管理相关的管理制度和体系(包括授权委托制度、合同章使用制度及档案管理制度等),明确合同管理的内容、步骤和职责;最后是派专人负责合同管理,对实际管理过程中出现的漏洞或问题,及时汇报和纠正,形成良好的循环体系。然而,此种方案只是针对可以预料到的情况,缺乏灵活性,效率不高。

2. 以目标为中心的管理方案

目标管理最早由美国管理专家彼得·德鲁克提出,强调以目标为导向,以人为中心,以成果为标准,是一种自上而下的保证目标实现的管理方式,广泛流行于企业界。把目标管理理论引入设备采购合同管理中,一方面革新了旧的合同管理办法,另一方面保证了高校设备采购合同管理目标的实现。其基本步骤包括:(1)制定恰当的宏观管理目标(即整体目标),并根据目标管理理论,把目标进行层层分解,分成一个个具体、详细的小目标;(2)把小目标合理地分配到每个工作人员身上,给予工作人员工作动力和努力方向;(3)每个工作人员根据部门分配到个人的目标,结合自身特点,制定一套适合自己的管理方案。把合同管理与目标管理结合起来有利于快速实现目标,经常用于应对上级检查和快速完成任务,其不足之处是往往忽视边际成本和人的惰性,极易造成资源的浪费,临时加班现象比较突出。

3. 以手段为中心的管理方案

手段又称方法,即可供选择技巧或途径,现代化的手段是走向成功的保证,一般包括有形手段和无形手段。合同管理的有形手段有计划管理、专人管理和信息化管理等。合同管理的无形手段包括沟通教育和奖惩等。计划管理是部门定期制定实施计划,以计划为支撑,逐个计划的完成;专人管理指把合同管理任务完全赋予某一工作人员,使其全面管理设备采购合同;信息化管理强调发展以计算机为主的智能化工具,开发或引进信息化管理系统,提高工作效率和优化信息资源,实现信息的再加工和利用,为决策提供信息;沟通教育手段比较重视与部门工作人员的沟通和指导,找出合同管理人员的不足,使其不断改正,建立合同管理意识。手段的多样化决定了此种管理办法难度较大,对部门领导辨别、认知和应用能力要求较高,同时管理手段过少或过多都会影响设备采购合同管理的整体效率和质量,不利于资源整体优化。

二、以综合效率为中心的管理方案

鉴于以上3种管理方案存在的一些不足,我们提出了以综合效率为中心的管理方案。综合效率以实现事物的综合效应为目标,通过多种定量或定性指标来衡量,侧重于整体效果。长期以来,综合效率指标被广泛应用于设备生产管理方面,一般由可用指数、表现指数和质量指数3个关键要素组成。此方案重视高校设备采购合同管理的综合效应,强调建立关于合同管理可持续的循环的管理体系,充分发挥部门和职员的潜力,尽可能做到投入产出比率恰当,部门内部气氛融洽。把综合效率引入合同管理工作中,一方面加深了工作的纵向分析,提升了合同管理内容的深度,另一方面重视工作的横向联系,改变了多方面失衡的局面,有利于高校设备采购合同管理整体水平的提高。

高校设备采购合同管理的综合效率也由可用指数、表现指数和质量指数3个关键要素组成。在全面生产管理方面,可用指数表示操作时间占计划工作时间的比率,应用到合同管理方面,指的是职员的实际工作时间占原计划工作时间的比率,用来评价由于工作时间的缩短而带来的损失。实际工作时间的影响因素主要是一些意外事件,如个人私有事件,包括上班时间上网娱乐,一些临时会议等。因此,为了增加实际工作时间,就必须尽可能地减少意外事件的发生,保证工作时间的连续。表现指数在设备管理中指的是单位时间内产品的产量,引用到合同管理中,可由4个定量指标和1个定性指标表示。其中定量指标分别为:一段时间内设备采购总额占年均设备采购总额的比率;一段时间内签约合同数量占年均签约合同总量的比率;一段时间内合同的建档数量占年均合同档案总量的比率;一段时间内合同的结账额度占年均结款总额的比率。定性指标为职员的工作意愿及努力程度。质量指数一般为生产产品的合格率,移植到合同管理上面,包含4个主要方面:合同档案的完整情况,特别是一些大型仪器设备;合同的管理方式,主要是合同管理制度的完善程度;信息化电子化管理程度,特别是计算机的应用范围;合同内容的严谨性,由于近些年来绝大多数设备实施政府集中采购,合同文本一般由地方政府制定,文本内容基本趋于完善。

通过以上对影响高校设备采购合同管理3个关键因素的分析,提出以下几项对策:深刻理解工作内容,提高工作自觉性;改善工作环境,增强职员工作兴趣;强化管理人员素质,提高工作质量和效率;贯彻阶段评估,明确以后工作任务;实施专人管理,强化职员业务素质;完善管理制度,规范合同管理流程;引入管理系统,推进合同信息化管理;减少自主采购,提倡政府集中采购等。组织实施以综合效率为中心的管理方案的基本流程:通过对上述3个关键因素的调查研究,深刻认识组织的现状和潜力,找出组织存在的薄弱环节进而配备相应的人力和物力资源,确立工作目标并制定相应的管理办法及相关措施使工作人员以单位给予的任务和目标为基础,依据自身的理解和工作方式制定出适合自身特点和兴趣的工作办法,交由部门领导审批。坚持不懈的实施计划,不断改进工作方式,对已制定的任务和目标完成情况不断反馈信息并将其归纳,找出最差的指数,对其影响因素进行改善,重新调整工作管理办法和目标。

三、结束语

设备采购合同是保证设备采购的质量、进度和售后服务等符合用户要求的基础性文件,是高校维护自身利益的有效方法。设备采购合同管理是全过程的、系统性的、动态性的管理,涉及效益、风险和技术等多个方面,是全方位的管理。因此,良好的合同管理方案对全面提升高校仪器设备采购和管理水平,完善档案管理,具有十分重要的意义。

摘要：设备采购合同的管理工作已成为各高校设备采购部门的基本任务之一,同时也是上级部门检查、考评高校设备管理工作的内容之一。本文通过对以制度为中心的管理方案、以目标为中心的管理方案和以手段为中心的管理方案的比较分析,提出了以综合效率为中心的管理方案,剖析了组成综合效率的三个关键要素,并总结出了相应的对策和实施流程。

关键词：高校,设备,合同管理

参考文献

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[8]刘立霞,孙玉荣.高校合同管理工作探析[J].中国电力教育,2009,141:198～199

浅议高校设备采购的合同管理 篇8

(一) 高校采购合同管理的含义

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同一经签订, 只要其合法、有效, 即具有法律约束力, 合同双方的权利和义务就被限制在合同上。

高校设备合同管理是指高校对合同进行依法订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。通过审查、监督、控制等合同管理的手段对合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等内容进行管理。合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。加强高校设备采购合同管理, 利于保持设备采购各个环节相互衔接, 规避风险, 有利于保证设备采购计划顺利完成, 从而满足高校的资源配置。

(二) 高校设备采购合同管理的现状

1. 合同管理机构不健全。

部分高校没有专门的合同管理机构和人员, 合同管理的整体协调性较差, 对合同执行的监督、审核以及审计能力较弱。目前承担合同管理职能的主要是设备采购部门, 管理部门和执行部门未能完全分开, 缺乏相互牵制和制衡。

2. 合同信息共享性差。

合同管理需多部门协同开展, 现实中, 各部门只根据需要建档或者未作记录, 缺乏一个统一查询信息的平台, 合同执行进度不清晰, 而各部门建档的信息也没有标准化, 合同管理信息共享性差, 导致很难及时发现采购存在的问题。

3. 合同签订不符合法律规定。

合同主体不符合法律规定。合同当事人主体合法, 是合同得以有效成立的前提条件之一;合同签订程序不符合法律规定, 招标程序不符合法定程序所签订的合同无效。

4. 合同文本不规范。

合同文字不严谨、不确切, 用词不准确容易发生歧义和误解, 导致合同难以履行或容易引起争议;合同条款不全面或自相矛盾, 容易导致合同纠纷。如有的合同未明确合同双方违约应承担的具体责任, 未对违约金数额、支付方式和时间进行约定, 易产生合同纠纷。

5. 合同变更不规范。

合同变更的目的是通过对原合同进行修改, 保障合同更好履行和目标实现。现实中, 合同管理部门缺乏合同变更的意识, 未及时进行合同变更和签订补充协议或变更协议, 导致合同纠纷。

6. 合同质保事项的管理较弱。

在合同履约过程中, 部分高校对交货期没有进行严格控制, 对一些无故逾期交货的供货商没有追究违约责任;质保期内, 没有专人负责对购入设备的维护及保养进行跟踪管理;质保期满后退还质保金时, 没有严格核实供货商是否按照合同约定尽到供货商应尽的责任和义务。

7. 合同资料保管不全。

合同及相关鉴证资料是合同履行过程中责任划分的有效依据, 有的合同管理人员对此并不重视, 致使有些资料未妥善保管和交接, 造成资料遗失, 从而致使发生纠纷时, 无法举证而败诉。

8. 对验收环节重视不够。

有的高校没有严格按照合同约定进行验收工作, 特别是对于大宗或大型设备的购置验收工作不严谨, 导致验收人员对不合格物资出具验收合格的验收单, 由此给高校造成了损失。

9. 索赔管理能力较弱。

部分高校未及时进行合同索赔。如:设备款违约拖欠后既没有妥善处理, 也没有因拖欠事宜诉诸法律, 直至起诉时才发现已超过了两年的诉讼时效, 无法挽回损失。超过了诉讼时效等于放弃债权主张, 等于权利人放弃了胜诉权。

二、高校采购合同的“全过程”管理

(一) 合同签约前的管理

1. 健全合同管理部门。

建立和健全采购合同管理的机构, 是加强采购合同管理的组织保证。高校应成立或指定专门的合同管理部门, 配备专职或兼职合同管理人员, 统一组织本单位采购合同的管理工作。

2. 加强采购项目的立项与可行性分析。

可行性分析是通过对采购项目的主要内容和配套条件, 如用户需求、资源供应、设备选型、环境影响、资金筹措等, 从预期、经济、成果等方面进行调查研究和分析比较, 并对设备采购后以后可能取得的经济效益及社会效益等进行预测, 从而提出该设备是否值得购买的咨询意见。职能部门应该对大型设备购置论证的要点提出指导意见。

3. 健全合同管理的相关内部控制制度。

对高校合同管理存在的风险进行排查, 检查高校的采购合同管理是否设置完善的内部控制和管理流程, 健全工作以下制度: (1) 工作责任制度。具体规定合同管理部门和人员的职责和权限, 明确用户与采购岗位分离, 订立合同与合同验收岗位分离, 监督与验收岗位分离。 (2) 授权审批制度。合同签订应按照审批权限, 审批后订立。签订合同一律由法定代表人或有书面授权委托的授权代理人签订, 授权代理人或复代理人在规定的权限、范围、期限内签订合同。 (3) 合同审查制度, 规定合同管理有关部门在合同审查中的职责、程序、内容、标准、时限, 从而保证合同正确签订履行。如对合同主体资信审查和对合同文本进行审查。 (4) 法律顾问审查制度。高校签订合同, 必须通过法律顾问依据法律规定进行审查, 以规避风险, 维护高校的合法权益。

(二) 合同签约过程的管理

1. 审查合同主体资格。

主要审查: (1) 供货商资信, 查阅供货商《营业执照》, 看合同标的是否超出经营范围, 如果采购标的物为特种设备的, 需要对方提供特种设备制造或者经销许可证等。 (2) 供货商履约能力, 对供货商的经营状况、注册资本、银行资信、资产负债等情况进行审核。查看供货商的信用情况、是否存在恶意投标历史和不良行为记录等。 (3) 签约人资格, 确定签约人是否具有法定代表人资格或合法授权, 审查委托代理人资格是否真实、合法、手续是否齐全。

2. 审查采购合同的内容。

主要审查: (1) 标的物、数量、质量条款。核对设备名称、技术参数是否填写正确, 是否和标书及承诺书一致;保修期、技术培训是否与标书一致;质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的, 要写明标准名称、代号或编号。 (2) 标的物交货方式。核对到货时间、付款条件及方式是否和招标或谈判一致, 以明确界定货物风险的承担人。 (3) 价款的支付方式。价款的支付与供货进度相匹配, 避免预付货款, 减少支付风险。明确装卸费用等间接费用的支付方。 (4) 违约责任条款。明确合同双方的违约责任和惩罚措施, 明确罚金的具体计算方法、设定解除合同的条款, 在出现合同纠纷时, 根据违约责任约定妥善解决相关分歧, 避免出现诉讼。 (5) 合同争议解决方式。方式一般有提请人民法院诉讼解决和提交仲裁机关仲裁。 (6) 合同附件。附件应在合同正式文本中提及, 并应视为合同的组成部分, 附件同样需要经过双方签字或盖章确认, 它与合同正文有同样的法律效用。

3. 审查采购合同的文本。

主要审查: (1) 文字表述。合同的文字应表述清晰, 严格准确, 避免使用有模棱两可的词汇。合同书的内容不能随意涂改, 要保证内容的严肃性和真实性。 (2) 合同章。查看合同签订名称是否与合同专用章一致。核对供货商盖章名称是否规范, 是否和提供的资质材料一致, 联系方式是否正确。

(三) 合同履约过程的管理

1. 合同的进度控制。

高校要对采购合同流程进行梳理、优化, 对每一进度跟踪检查。合同管理的基本流程为:根据招标或谈判结果草拟合同→提交审核签订合同 (进口设备还需签订委托进口代理协议书) →执行合同中的条款 (进口设备还需办理免税申报手续, 办理商检证明等) →货物验收→固定资产建账和财务结算→保修维护等。上述进度要执行有效的报告制度, 定期或不定期分析合同执行情况。通过管理信息系统进行权限分配, 各项任务的工作事项和进度一目了然, 用户可以随时查询到合同执行的详细状态, 从而进行有效管理, 提高效率。

2. 货物的验收管理。

严格依据合同对货物进行全面验收, 对标的物的质量把关。 (1) 设备开箱检验。进口设备需由商检部门、设备管理部门、用户、供货商同时进行开箱检验, 重点检查设备整体外包装是否完整, 设备型号是否相符, 数量是否真确, 检查设备的插座是否符合中国制式, 说明书及其警示标识是否齐全等。 (2) 安装调试和初验。安装调试由供货商根据合同规定负责完成。特殊设备还需由质监技术部门对设备的安全性和可靠性进行测试。 (3) 设备验收。用户试运行后一段时间, 设备的整机性能稳定后, 可以申请组织资产管理部门、监审部门和财务部门进行设备验收, 大型设备的验收还需要聘请校内外专家组成专家组。验收要核验设备能否符合投标文件所承诺的技术和功能要求, 对设备的质量, 包括对设备技术性能指标进行评价, 出具验收结论。 (4) 设备建账。验收后, 资产、财务部门依据合同检查验收单、商检合格证明和海关报关手续等资料后建账。合格证、保修卡、操作手册、使用指南、维修手册等资料由用户妥善保存。

3. 货款支付管理。

(1) 资金支付严格执行预算管理。严格高校采购预算管理和采购计划审批, 杜绝无预算、无资金、无计划的设备购置和超预算的设备购置。 (2) 执行采购保证金制度。严格执行采购项目开标前的投标保证金, 采购合同执行中的履约保证金和采购完毕后的质保金制度;跟踪核实在质保期内, 供货商是否根据合同约定对设备进行维护及保养;对各合同的保证金建立记录表、汇总表、反馈表等, 使用经济手段强化合同执行力度。 (3) 严格付款流程。价款支付应严格审核, 坚持验收后付款;价款支付严格按照经费审批流程, 杜绝超审批权限的付款。

4. 合同变更管理。

合同变更指对原合同内容的修改和变化。引起变更的原因有多种, 如更改所购设备型号、供货时间、质量标准。变更是引起双方争议和产生风险的主要原因之一, 必须引起合同双方的重视。在合同执行过程中若出现合同变更, 应本着解决问题和规避风险的态度, 首先通过协商, 针对不同情况, 采取不同的变更措施, 尽量减少变更的风险。合同变更后及时出具变更协议作为合同附件, 此附件与主合同一样具有法律效率。

5. 合同索赔管理。

(1) 索赔制度是对合同主体合法权益的确认及保护, 当事人的索赔请求是以合同条款或法律规定为依据的, 缺乏权利依据不能得到赔偿。高校在提请索赔时, 需要提供充分的证据、包括法律依据、事实依据、在规定的期限内, 按照一定的程序, 提交与索赔事项相关的证明文件和事实证据。避免因为索赔程序瑕疵, 不能取得赔偿或不能取得充分赔偿。 (2) 采购合同的纠纷处理方法包括协商、调解、仲裁和诉讼, 根据纠纷的大小来决定处理方式。

(四) 合同收尾管理

1. 合同的履约检查。

通过将履行情况与合同约定情况相比较, 找出未尽事宜, 及时采取补救措施。主要检查是否按合同约定方法、时间、地点进行了标地物交付;看价款或酬金支付是否严格遵守合同规定, 是否有逾期现象;看货物包装是否符合合同要求;如发生违约或纠纷是否追究对方单位的违约责任, 纠纷发生后是否按合同约定方式或法律法规方式解决。如需向人民法院起诉或向仲裁机构申请仲裁, 是否在有效期内办理起诉或申请仲裁手续。

2. 合同档案管理。

采购合同是高校档案的重要组成部分, 对在维护高校合法权益方面有着重要作用。各高校要建立合同存档管理制度, 加强合同存档管理的信息化管理, 避免合同丢失和合同提取不便;确保存档合同印章、字迹清楚, 做好借出收回记录;对存档合同进行分类, 方便查找。同时, 合同管理部门应对合同并分类统计, 准确掌握合同业务量的基本信息, 分析相关统计数据, 从而针对性地开展履行监督和检查工作, 及时总结合同管理中的经验, 提高合同管理水平。

总之, 设备采购合同是保证设备采购的质量、进度和售后服务等符合用户要求的基础性文件, 高校合同管理不再是简单的要约、承诺、签约等内容, 而是全方位的、系统性的、动态性的管理, 涉及效益、风险和技术等多个方面, 是全过程的管理。

参考文献

[1]胡康生.中华人民共和国合同法释义[M].北京:法律出版社.

[2]汪小金.理想的实现:项目管理方法与理念[M].北京:人民出版社.

[3]贾延江, 邓明安.高校技术物资采购合同管理研究及软件实践[J].实验室研究与探索, 2009, 11 (28) 231-233.

[4]陈江涛.浅议政府采购合同管理[J].经济研究参考, 2010, 59:43-45.

[5]戚安邦.项目中的合同管理[M].天津:南开大学出版社.

议电力物资采购合同风险管理 篇9

1 电力物资采购合同风险的分类

1.1 品质风险

对电力企业物资采购成功与否的主要标准为物资能否准时被接收、所接收物资的数量与质量达标与否,因此,对电力企业而言,物资的品质是非常重要的。如果电力企业购置的物资质量较差,必然会严重影响电力企业的健康生产。

1.2 服务风险

在电力物资采购时,如果服务质量不达标,也会导致一些风险的存在。这些风险主要包括因采购无形服务导致的风险、因物资供应商服务质量较差导致的风险等。

1.3 交期风险

在电力物资采购时,如果能够保证物资交期的准确性,必然会有效地推动供应商产品交期的准确性及产品质量的提升。除此之外,还能够将送货及缺货的损害降到最小限度,从而有效降低运输所需成本。

1.4 存货风险

据相关调查研究发现,电力企业可能会由于各种问题(比如支援调度、预测失真、偶发性排程问题以及存货系统问题等)导致供应链受阻,从而导致无法存货风险的产生。

1.5 弹性风险

为了使得生产得以顺利进行,电力企业在生产之前一定要做好相应的预测工作,电力企业依照产品预测结果提供给供应商适当的物资订单。

2 电力企业物资采购合同风险管理措施

2.1 增强物资采购合同风险审计管理

为了使得电力企业物资采购合同风险管理工作得以顺利进行,必须要使电力企业内部审计水平得以提升,保证内部控制制度的健全与完善,从而有效降低合同风险发生的概率。要想提升电力物资采购合同风险管理水平,就需要做好以下3方面的工作:(1)电力企业应该对合同风险管理实际状况予以全面的了解,从而制订适当的内部审计管理办法,就电力物资采购合同风险管理的各环节予以明确规定和有效控制,从而为合同风险处理与研究工作的展开提供便利。(2)电力企业应该在严格遵循合同风险管理与审计规定的条件下,对物资采购合同各环节予以全程跟踪和审计监督。在审计工作中,一定要注意在事前对合同予以全面的把关,在事中对合同予以严格监督与审计,在事后将合同分向管理收尾工作做好,从而使得合同风险管理的整体性和全面性得到有效保证。(3)电力企业内部审计单位应该对大范围的合同投入和比较重要的物资采购合同投入更多的精力,开展专项审计工作,使得合同风险管理得以不断优化。

2.2 建立健全采购合同风险管理制度

物资采购合同风险管理制度的健全与完善,可以使得电力企业物资采购合同风险管理中各项工作在法律制度的保证下开展,从而使得合同风险管理制度的实行与贯彻得以有效保证。这样也可以使得电力企业物资采购合同风险管理工作可以在授权的条件下对合同予以有效的管理,使得管理的质量与效率有效提升。在建立健全物资采购合同风险管理时,电力企业一定要对其合同管理的内容予以不断完善,合同风险管理的授权、审计、监督以及责任等内容都应该在制度之中具有相应的规定。

2.3 重视采购合同签订前的监督

在签订物资采购合同以前,电力企业应该对物资供应方的资信情况予以全面的监督与管理,通过严密的程序,对供应方情况予以全面的了解。同时,还应该在对企业对物资实际需求予以准确考虑的前提下,对供应商予以合理的选择。在物资供应商给确定之后,在签订合同之前还应该对其予以考核,从而对供应商所提供商品的有关状况与供应商对合同的执行能力予以全面的了解,在全面的管理与监督之后,才可以与供应商签订合同,从而将物资采购合同的风险性降至最低,有效保证物资采供工作得以顺利进行,并且顺利完成。

2.4 管理采购合同履约流程

在物资采购合同签订之后,并不代表着合同管理的完成。这也是合同管理工作的新起点。在物资采购合同签订之后,合同双方就进入了履约的阶段。在这一过程之中的风险管理对整个阶段都具有非常重要的作用。这主要是因为电力企业物资采购合同风险管理并非是不变化的,其应该依照企业发展、履约环境和外部环境的变化予以动态风险管理。这样可以使得履约的过程得以全面规范,保证合同得以有效执行。在履行的过程之中,合同也可能会存在一些问题。为此,应该依照履约过程中外部环境与实际需要的变化予以适当的调整,及时发现并有效解决合同之中所存在的风险问题,从而使得合同得以有效履行。

2.5 提升采购合同风险管理人员的综合素质

为了使得物资采购合同风险管理的持续性和有效性得以有效保证,必须要有高素质人才的努力和支持。所以,电力企业应该特别重视人才培养的相关工作,对物资采购合同风险管理人员予以全面的培训与管理,使得管理人员的职业道德水平和专业素质得以不断提升。为此,电力企业应该对合同风险管理人员开展定期培训工作,从而使得管理人员的工作能力和专业知识水平得以有效提高。同时,电力企业应该打造一批职业道德素质较高的、专业素质过硬的综合型人才队伍,从而为电力企业的进一步发展提供重要的人才保证。

3 结束语

综上所述,电力物资采购合同风险管理对于保证电力企业安全运行具有非常重要的作用,科学、有效的电力物资采购合同风险管理能够有效保证电力企业获得更好的经济利益,能够有效推动电力企业健康发展。

参考文献

[1]游晓瑛.电力物资采购合同风险管理探讨[J].企业技术开发,2014(12):134-135.

[2]董付梅.电力物资采购管理流程探讨[J].中国电力教育,2012(11):118-119.

采购合同管理 篇10

1 采购合同管理的意义

市场经济的一个重要特征就是法治经济, 就是建有符合市场经济发展的规章制度, 所有的经济活动都必须在法律的规范下进行。随着依法治国的深入推进, 我国现在越来越重视法律在经济领域的重要作用。合同法的实施就是一个重要体现, 通过合同法确立了合同的法律地位, 既保障经济主体双方的权利又规范双方的义务。在工程领域由于涉及的项目多, 需用的材料种类复杂, 采购原材料时极易产生纠纷, 因此采购合同就体现出重要的价值。管理是一个企业成败的关键因素, 现代企业都非常注重自己的内部管理, 而合同管理是其内部管理的重要方面。工程项目中的采购合同对企业今后的经济起着重要的保障作用, 因此, 采购合同管理可以说是企业正常发展和经济运行的一个基本元素, 管理好采购合同, 可以使企业避免经济纠纷, 提高经济效益, 是创造稳定发展环境的重要保证。

2 采购合同管理中存在的常见问题

虽然现在人们的法制观念已经有了很大的提高, 但不可否认的是, 在某些领域还存在很多问题。在工程项目中, 由于其特殊性, 如工期紧, 周期短, 施工条件的限制, 采购人员的紧缺, 仓库的储备条件不足等, 常常造成相应的工程项目采购合同也有很多的问题存在。

2. 1 对合同及其管理的重要性认识不足

在工程项目中, 很多人认为最重要的工作就是做好工程项目, 把握好质量关。工程项目的质量当然重要, 因为它关系到千万人的生命安全问题, 关系到千万家庭的幸福甚至影响到国家大局的稳定, 不容忽视, 但我们也应该看到, 除了工程质量外, 还有很多的事情要处理好、解决好, 一旦产生问题也会间接影响工程的质量, 比如, 采购合同的质量也同样是一个安全问题, 它关系到工程项目的设备、材料的安全, 装置的安全, 最终关系到项目的安全。所以说, 采购合同就是其中的一项重要内容。但是在工程项目的管理中, 很多人非常重视对施工材料的管理, 因为那是直接的看得到的经济利益, 而大多数人都对采购合同不够重视, 因为很多人认为那就是简单的几张纸而已。因此, 供货方与采购方之间很少签订正式的文本合同, 更多的只是口头的约定, 等到工程结束进行结算时, 双方往往会出现很多的矛盾, 材料的数额、材料质量的达标程度, 材料供应的提前或者延后的惩罚措施等, 都会出现分歧, 从而产生纠纷, 这就会给双方造成很多的麻烦, 供货与采购的双方经常为这些本不应该产生的麻烦耗费大量的精力, 严重影响了后面的工程进度。也有一些工程项目虽然草签了一些采购的合同, 但疏于对合同的管理, 经常到最后合同等同于虚设。

2. 2 采购合同内容不健全, 合同文本存在缺陷

有些工程企业虽然也签订了一些合同, 但合同的内容远远不能满足现实工作的需要。合同文本的不健全表现在多方面, 比如, 施工材料供货时间不明确, 材料的堆放不做要求, 对于违约方的惩罚措施太笼统, 对于供货商的责任规定得较多, 而对采购方的责任却常常忽略, 造成合同双方的不平等。这些问题一旦出现在工程中就会使很多人的利益受到损害, 从而引起不必要的纠纷。

2. 3 采购合同变更程序不规范

由于自然条件的影响或者采购方的临时起意, 一般工程在采购材料中经常出现材料内容的变化, 增加或者减少一些施工材料, 或者变更一些施工材料的型号标准等, 很多时候采购与供货两方都是采用口头协商的方式解决, 虽然口头约定原则上有效, 但没把这些变更的内容及时补充或者干脆就未补充到合同中, 这就容易为以后的事情处理留下隐患, 实践证明, 由于未把变更的内容形成合同的做法, 常常成为争议的焦点。从最初采购签订的采购合同, 到最后的解除合同, 由于期间的内容变化太大, 而合同中并没有及时补充更新, 这样, 最初签订的合同几乎成了摆设。

2. 4 采购合同管理人员综合素质较低

由于中国经历的是国有采购, 即国有单位采购居多, 而工程合同管理也像采购合同管理一样在其从原来的较低水平向现代先进水平的过渡中, 难免出现合同管理人员参差不齐、良莠混杂的局面, 故引进专业的合同管理人员是弥补这种差异的不二选择。由于工程企业的专业技术人员大都集中在施工的一线, 都是施工方面的人才, 在合同管理方面很少有专业人员来负责。很多人以为合同管理就是简单地看管好合同就行, 这大大误解了合同管理的含义。合同管理是一项专业性非常强的工作, 它要求合同管理人员不仅要有良好的职业道德, 要有关于合同的法律法规知识, 也要了解税务、工商、财会、政府政策等方方面面的知识, 同时还要有书写、计算以及现代化技术设备的运用能力等, 但这些在工程项目合同管理中很多从业人员都是不具备的。

3 采购合同管理的改进建议

3. 1 签订合同的双方提高合同法律意识

合同管理人员在管理采购合同的过程中, 要熟悉合同文件、明确防控重点, 加强风险控制, 同时还应密切关注合同进展、详细记录合同执行情况。合同管理流程包括合同订立前的准备、合同模板评审、合同文本编制、合同文本审核、合同审批、合同签订、合同履行、合同变更等。 合同管理人员应该清楚合同管理流程, 有效管理合同。在采购合同中, 采购方与承供货方必须要有合同的意识。合同在某种意义上讲就是法律, 它既保障对方的权益, 同时也在保护着自身的利益。若能签订正规的采购合同, 可以避免很多的纠纷, 可以为自己减少很多不必要的麻烦, 使自己更有精力去生产经营。合同是一件严肃的事情, 一旦签订, 双方都要严格按照工程的合同办事, 而不可把合同当儿戏, 要有用合同保障自己权利的意识。一旦出现纠纷, 也要按照合同办事, 切不可置既定合同于不顾, 任由自己想法解决纠纷。

3. 2 规范合同文本及其内容

合同模板是提高工作效率和工作质量的一种方式, 应当规范合同模板, 避免一人一个合同模板, 同时又要根据合同模板, 实施具体的条款拟定以更贴近实际的需要。较高的标准文本使用率与较低的合同纠纷数量是相对应的, 进一步完善标准文本库、深化标准文本应用水平、提高标准文本使用率, 对于降低合同纠纷数量十分必要。合同的签订不是说只要签了就行, 而应该严格按照合同的文本内容进行详细的签订。签订时一定要采用正规的合同文本, 把双方考虑到的内容都写到合同中。一些虽然出现概率很小, 但一旦出现就影响很大的事项也要写到里面去, 同时在签订合同时一定要表意明确, 不产生歧义, 只有这样才能最大限度避免产生合同纠纷。

3. 3 使用科学技术, 规范变更程序

合同的管理是一件非常复杂的事情, 一般的工程项目合同都比较多, 既有企业之间的合同, 也有企业内部与员工的合同, 这样在管理合同时就容易出现混乱, 可以使用计算机等现代化的技术进行合同的保存、分类等, 这就大大提高了合同管理的效率, 同时也能提高合同管理的准确性。在工程项目中, 由于设计方案变更, 引起的材质、规格型号、技术要求、数量、质量等变更, 均应签订变更合同。对于合同的变更, 哪怕很小的问题, 都应在变更合同中详细加以描述。不要图省事而只是口头约定一下, 千万不要为以后留祸患。

3. 4 引进专业管理人员, 提升整体素质

只有专业的采购队伍, 才能打造专业的采购市场。由于目前采购的现状和种种原因导致的采购合同管理人员的管理水平差异, 除了应在制度规定上对其加以规范外, 还可以引进专业的合同管理人员, 有了专业的管理人才, 采购合同的管理才能与现今的采购市场发展步伐保持一致。采购合同的管理对企业的发展有着至关重要的作用, 再加上采购合同管理是一项技术性非常强的工作, 这就要求企业一定舍得花钱, 引进专门的人才进行合同管理。有了专业的管理人员后, 还要全面提高管理人员的综合素质。首先要加强职业道德的培训, 只有有了较高的职业道德, 才能真正从心里做好合同管理的事情。其次, 要加强管理人员的技术培训, 对现有人员进行技术和知识的培训, 使其更好更快地规范合同管理。

4 结 论

总之, 采购合同在企业的发展中发挥着越来越重要的作用, 我们必须正视并解决目前的问题, 改正现有的合同管理中的缺点, 通过提高合同的法律意识, 规范合同文本, 规范合同变更程序, 引进专业合同管理人员, 提高管理人员整体素质等途径, 加强对采购合同的管理工作, 从而充分发挥合同在企业发展中的作用。

参考文献

[1]李幼琴.建设采购合同管理探析[J].企业技术开发, 2011 (6) .

[2]王福元.目前建设采购合同管理中存在的问题与对策[J].沈阳师范大学学报 (自然科学版) , 2010 (2) .

[3]陈慧超.建设采购合同管理风险防范与控制[J].施工技术, 2010 (1) .

[4]吴芸.浅谈如何加强采购合同管理[J].科技与企业, 2013 (1) .

[5]周楠.分析如何加强工程的合同管理[J].建筑界, 2013 (12) .

采购合同管理 篇11

【关键词】企业；采购合同；内部审计；保驾护航

湘西鹤盛原烟发展有限责任公司（以下简称鹤盛公司）在以往采购经济活动中，发现采购合同的条款不完善、不明确，以及合同的定价、验收支付等方面出现一系列的问题，这直接影响公司的工作效率，同时造成公司的人力物力资源的浪费。针对存在的问题，公司通过一年多的不断尝试，把采购合同中条款进行完善规范，建立采购合同模板，规范操作，同时加强了采购合同价格、验收支付中内部审计的控制管理，最大限度堵塞过程中的漏洞，让公司降低采购经济活动中的成本费用，提高企业经济效益，有效地防范和控制存在的风险发挥了积极的作用。下面就企业采购合同内部审计应重点注意的三个方面进行探讨。

一、采购合同条款的审计

在实际采购活动中，公司在签订合同的时候，采购物品的数量确定与计量单位方面，容易出现数量约定不清楚，具体采购物品计量单位描述不清的情况。采购物品的数量对于有大致规模，但不确定具体数量的情况，没有约定结算的数量方式，按实际收货还是采购方需求，出现供货方超出合同规模，超量送货的现象；或者没有按合同中所规定商品质量标准交货。在质量要求方面，采购合同没有明确是否附有产品质量检验合格标志，是否要求提供全新的、包装完整无破损的、随货备件齐全的、同时完全符合国家的有关质量标准的产品，出现质量问题，没有约定的卖方负责免费实行 “三包”。如：7天包退、15天包换和不少于1年的保修的承诺。还有在合同条款中没有按期交付商品，逾期发送商品的现象。对于没有按照合同约定的时间提供采购的产品，合同条款中没有约定违约条款，造成纠纷，难以协商解决。以上的问题，就是企业内部审计时发现的合同条款不准确、不清晰、不全面而引起的。因此，在合同条款中重点审查以下几方面：

1.采购标的物及数量是否规范

审查合同标的物资是否与公司年度按计划要实施采购的物资相符，型号及规格是否准确、齐全。审查確切的数量及计量单位是否准确，在合同中要注明按实际采购量结算，要准确而规范，尤其是计量单位的描述，如：一张纸、一包纸与一件纸的区别很大。公司对经常性采购的物资，以及占生产成本比重较大的物资采购计划进行重点审查，是否实行定额管理，确定合理库存量，是否编制年度、季度、月度采购计划，并经归口部门批准后执行采购，参考上年同期耗用的数据，联系当前公司的实际需要，审查采购物品数量的合理性。内部审查目的是在保证公司生产经营的基础上，防止不必要的积压浪费，可以加速资金的周转。同时保证公司采购合同中物品数量合理性，建立物资采购的台账，合同条款是否严格规范按照审批后的采购计划，对超过计划采购额要求可以退回。

2.审查合同中的验收标准、方法、地点及期限

公司采购合同条款中验收标准是否明确，是实行国家标准、行业标准还是技术标准；是在卖方现场验收还是到货后在买方验收条款的约定，都是十分重要的。同时公司应注意有验收标准误差范围的，一定要求注明，避免验收达到使用要求，但验收标准要求过于严格，无法验收的情况出现。公司内部审计人员在审查验收标准的合法性和合规性的同时，也要兼顾实际地域情况的合理性。

3.审查是否约定违约处罚条款及解决争议的方式

公司内部审计人员审查约定验收期限的违约责任及解决办法，合同的违约处罚是否明确具体，如违约金的比例、赔偿范围、赔偿方式等，以解决发生违约情况时，不知如何处理；合同条款中明确规定因本合同引起的争议，双方应协商解决，也可以向合同签订所在地人民法院提出诉讼。

在实际工作中，完善的采购合同条款范本对各业务部门具有约束性，其不仅提高了采购业务的时效性和准确性，同时也减少了审计采购合同中的错误，确保购进资产的安全、完整。对公司采购合同条款规范性审计是公司内部审计非常重要的职责，必须充分抓住内部审计方面的控制环节，强化合同管理，才能使企业风险得到合理规避，同时最大限度地发挥内部审计的效益和作用。

二、合同价格的审计

公司实行公开招标方式采购的重大物资，应重点注意审查采购合同价格是否与中标价格一致，是否为包干价；实行按非公开招标方式采购的，应注意公司采购价格是否合理，采购人是否通过进行过市场调查、询价、比价的方式去确定合理的控制价，采购价中有没有明确规范包括运费、装卸费等相关费用的条款。内部审计人员审查采购价格异常的物资，应与相关的业务采购部门沟通，分析价格异常原因，对不符合公司内部要求的采购事项不予审批。对于市场价格波动较大的，可以考虑分批采购，可协商其它解决的方法，去合理控制价格。审计人员对于控制价格进行审计时，可以查询往年价格，在历史价格的基础上，掌握采购物资的市场供需变化、价格变动趋势、供应渠道、运输方式等等。同时，审计人员做好市场调查，通过去地方市场询问、电话查询以及网上询价等途径，了解各种物资材料的来源和供销价格，结合烟叶复烤同行业的采购价格等途径，分析判定一个合理的预算控制价。公司内部审计人员只有掌握全面的采购价格信息资料，才能保证工作质量，提高审计效率。

三、验收与支付的审计

1.采购项目验收、支付方面存在的问题

原来鹤盛公司发布的《技术改造和基本建设项目管理程序》规定了工程项目验收的参与部门，但对于验收程序和分工没有做出明确规定。如：签订的《散把台和精选台加湿器采购合同》，该合同内容中对系统控制器、喷嘴的规格型号、生产厂家及品牌、数量都做了明确要求，对投产后的运行能耗和加湿效果都有具体参数。但审计人员发现在相关部门经办人和负责人签字的《工程项目验收意见书》上，仅写明在每个区域的安装数量，无其他内容。这里存在问题是验收单上对采购的产品规格型号、生产厂家、品牌是否达到合同要求，没有详细写明清楚，看不出验收人员是否进行了核对；同时验收单中对投产后的运行能耗和加湿效果是否进行了测试验收，验收单上也未提及相关内容。最后财务付款时，根据模糊的验收记录，进行支付结算。此采购项目粗糙的验收和支付的过程，就存在采购质量不符合要求的风险。

2.审查监督内部的验收与支付情况

公司内部审计加强采购项目的控制管理，督促完善工程项目验收制度，规范验收行为。监督验收记录要完整全面，验收责任要可以追溯。2014年起，鹤盛公司制定《项目竣工验收单》，增加技术参数与指标内容。2014年3月该公司完善了《技术改造和基础管理程序》，把《项目竣工验收单》列入附件中，并对验收记录的全面性、完整性、验收责任可追溯等内容做了具体的要求。公司对于不符合要求的验收，按照合同要求进行处理，或双方共同协商解决。对验收后的支付审查，公司审计人员主要审查结算方式条款有没有符合有关结算规定，资金支付是否符合合同规定的支付方式和期限，是否按合同双方约定的进度和支付比例进行，严格规范是否执行了现金结算规定，对于超过规定支付起点的，是否按照公司规定，通过银行转账支付，同时必须要求，合同结算支付，要求合同规定供货方的银行账户，签订合同单位、收款单位、开具发票单位是否同时达到四个一致。同时该公司对合同付款期限，应明确规定是一次性付款，或是分期付款，或预留一定比例的质保金，质保金返还的最后期限等。采购方应明确预付款进度及结算办法，要求供应商提供与采购合同中预付款同等金额的履约保证金，以最大限度地避免公司经济业务中采购的风险。

鹤盛公司内部审计对采购合同中出现的问题，边发现，边整改，并总结了采购合同中的管理控制方面审计经验，不断从采购合同的签订条款上完善、把关，全面加强推进公司的采购合同管理工作，制订了采购合同模板，同时加强采购合同中的价格、验收与支付环节的内部审计工作， 为公司提高了工作效率，有效地促进了公司的进步，为公司稳定健康发展保驾护航。

参考文献：

[1]黄贤东.企业采购合同的审计审签及其应注意的问题.财会通讯（综合版），2006年第3期

[2]丘伟旗.浅议企业物资采购审计重点.经营管理者，2013年第24期

采购合同管理 篇12

物资采购是企业降低运营成本、提升核心竞争力的重要环节, 几乎所有的企业都需要签订物资采购合同。物资采购合同管理工作贯穿于合同产生到终止的全部过程, 产品质量的好坏, 供应商的生产能力是否达标, 产品使用过程中是否出现问题及如何解决等都是在合同管理的过程中需要一一把关的。企业在签订、履行合同过程中如果不重视合同法律风险的管理, 往往会由此引发诸多的合同纠纷, 蒙受重大经济损失。

物资采购合同存在的主要风险有合同文本风险、合同审批与签订风险、合同执行风险等。其法律风险管理既有一般合同法律风险管理的共性, 也有其自身的特殊性, 对于物资采购效能的提升至关重要。合同法律风险的管理作为防范经营风险的第一道防线, 严格规范着物资采购的各项流程, 为企业的各项生产和经营活动提供了有力的保障。

二、企业物资采购合同的管理流程

物资采购合同管理一般可以分为三个阶段:合同订立阶段、合同履行阶段和合同履行完毕后的管理阶段, 也可以将合同订立阶段分为合同准备阶段和合同签署阶段。合同订立阶段包括资信调查、合同谈判、合同起草、合同修改、合同审批、合同签署等环节;合同履行阶段涉及合同履行、合同变更、合同结算、纠纷处理、违约处理、合同解除、合同终止等环节;合同履行完毕后的管理阶段包括后合同义务、合同管理的后评估、档案管理等环节。后合同义务包括通知、协助、保密等义务。企业物资采购合同的管理流程图见图1。

三、企业物资采购合同法律风险管理实践中的特性问题

根据物资采购合同管理流程, 在企业物资采购合同法律风险管理实践中, 有些环节容易被忽视, 有些环节容易产生误区, 有些环节有可能产生的法律风险较多。这些问题具有物资采购合同法律风险管理的特殊性, 在物资采购合同法律风险管理中需要特别予以重视。

1.合同谈判

物资采购合同谈判重点关注的是合同的标的物、价款、交付以及质量条款。物资采购合同谈判容易出现问题的是涉外物资采购, 涉外物资采购的特点是采购周期长、标的物金额多、运输风险大。例如, 涉外仪表物资采购合同, 要特别注意明确货币种类及外汇结算标准, 标的物的交付即所谓的收货、送货, 涉及到货物风险的承担、所有权的转移等诸多问题, 谈判双方应对交货方式、运输方式、交货地点、交货时间、运输费用的承担等事项约定明确, 防止出现分歧。

2.合同起草

企业对于物资采购合同的起草权一般都比较重视, 合同起草者法律知识水平和运用法律实践的能力, 直接关系到合同起草与修改, 影响合同履行法律风险的控制。因此合同起草是企业物资采购合同法律风险管理中容易出现问题的环节。

物资采购合同起草前首先要界定好合同的性质。对于物资采购合同的性质问题, 一般认为企业参与生产经营所涉及的物资采购合同属于有名合同中的买卖合同。但是在对物资采购有特殊要求的情况下, 相关部门一般会先准备好技术资料和设计图纸, 并与拟选供应商签好技术协议, 这种情况下笔者建议选择承揽合同。例如涉及新技术、新工艺的大型专用设备采购合同, 其设备的生产周期较长, 可能含有大量的技术资料及图纸, 需要后期的操作培训及生产调试, 并且签署了保密协议, 可以参考承揽合同, 将各项权利义务详细描述, 规避法律风险, 为后续阶段合同信息的补充完善、责任义务的合理划分、标的物的跟踪检验以及纠纷的解决提供依据, 确保采购物资及时安全保供。

起草物资采购合同时, 对在合同谈判中约定的标的物、价款、交付以及质量条款要分别描述清楚。关于采购合同的质量条款, 笔者建议在合同中写上具体应当符合的质量标准。例如, 采购合同的质量条款中有六种情况可供选择, 1.国家标准、2.行业标准、3.企业标准、4.封存样品质量标准、5.其他标准、6.按双方商定的技术条件、技术协议或技术要求执行。备品备件物资采购有图纸的, 可以选择第6条, 并注明“按6执行, 标准代号、编号和标准名称见图纸”;单机设备或者是化工三剂采购等等有技术协议的, 注明“按6执行, 标准代号、编号和标准名称见技术协议”。

3.合同审批

物资采购合同的审批程序应严格置于签约之前。合同管理员负责合同的初步审查, 主要是审查文本前后的逻辑性、连贯性、统一性、准确性以及通俗性、可读性、实用性。企业的物资采购合同评审委员会负责专业性审查, 由供应、技术、生产、财务、审计、质量等部门的专业人员组成, 就合同草案的商务要件、技术要件、文字表述等进行评判和审查。企业的法律事务部门负责物资采购合同的文本形式和内容的合法性及合规性审查, 流程一般设在专业审查之后和决策层审批之前, 主要是评估合同可能隐藏的法律风险, 给审批合同的企业领导提供决策的参考依据。在这一环节中容易产生误区, 出现合同管理员定位模糊的问题。例如, 某些合同管理员在实际工作中职责权限不够清晰, 既不参与物资采购专业工作, 又没有直接负责合同起草, 还缺乏与合同相关的法律专业知识, 在物资采购合同审核中分不清自己究竟扮演什么角色, 往往使合同的审查工作没有得到较好的执行, 产生了阻拦商品交易、耽误生产保供、频现合同纠纷等负面影响。

4.合同签署

签订物资采购合同时要注意当事人的名称或姓名及住址—定要清楚, 企业或单位应当使用全称, 保证与营业执照上的名称—致, 签字盖章应当与签约单位及负责人或授权人相符。例如存在三方关系的物资采购合同是需要“买方”、“买方代表”、及“卖方”分别签字盖章的, 要特别注意合同内容前后称呼、企业 (或单位) 名称与合同章、合同与营业执照上的名称是否一致。一旦出错, 可能造成三方关系混乱, 权利义务分不清, 甚至和其他企业 (或单位) 重名的现象。

5.合同归档

物资采购合同的档案主要包括:合同正本、副本及附件、审查审批表、合同谈判记录、分项报价表、过程控制记录、监造报告、交往信函、变更、解除合同的协议等资料。另外, 在物资采购合同管理过程中的合同文本签收记录、台账、报表、领导批示、设备材料不合格评定和处置表、工作联络单、发生问题的处理情况及结果等资料也应归类建档。企业合同管理部门应当妥善保管好物资采购合同档案, 建立详细的物资采购合同管理台账, 待合同终止并完成所有流程后统一交给档案管理部门保存。例如, 询比价采购合同中的定向询价报价书、询价方案明细、价格会审表、采购方案审批单、订货委托书等等, 这些属于各专业物资采购共有的资料档案, 应当完整, 不能因为电子商务网站上有资料可查的就认为可要可不要, 造成合同档案各式各样, 管理混乱。

大多数企业一般都会将合同的基本附件模块也集成到合同系统上, 比如《廉洁从业责任书》、《技术附件》、《保密协议》和《安全生产管理协议》等。但是在实际工作中, 企业对物资采购合同附件的重视程度往往不及合同本身, 其合同管理制度中并没有对合同附件的签订作详细的要求和考核, 很容易产生法律风险隐患。例如煤炭采购合同, 如果是采用招标采购形式的需要将招标的相关资料一并作为合同附件进行保存, 如中标通知书、开标结果确认承诺书、评标报告、投标文件以及评标委员会决议等等, 一旦出现异常情况这些都是重要的法律依据。

四、企业物资采购合同法律风险管理实践中的共性问题

物资采购合同法律风险管理作为企业合同法律风险管理的一个分支, 在实践中也会出现与其他合同法律风险管理相同的问题, 这些问题的产生会直接影响到物资采购合同法律风险管理的每一个环节当中, 也是企业合同法律风险管理的难点和重点。解决好这些问题是企业打造长效合同法律风险管理机制的重要保障。

1.合同法律风险管理意识有待提升

企业员工风险意识不高、管理惰性、经验主义甚至抗拒心理等, 重商机、轻风险, 对合同法律风险管理工作支持力度不够, 这些现象是目前合同法律风险管理存在的问题之一。有的合同管理人员所学专业是理工类, 没有法律专业的学习经历, 法律专业水平不高, 把合同管理工作简单等同于一般的档案管理, 不重视合同条款的法律性审查, 更谈不上资信调查、合同谈判以及后评估等管理内容。

树立正确的法律思维, 强化企业员工的合同法律风险管理意识, 是识别合同风险、防范合同风险的前提, 也是建立健全合同法律风险管理机制的思想基础。企业可以通过专题座谈会、个别谈话等各种形式定期了解和掌握员工的思想动态, 及时纠正员工的工作偏差, 帮助员工较好地理解领导的指令和企业的目标, 避免进入“非黑即白”的思维误区, 站在全局的角度分析具体问题, 做好合同的法律风险预测和评估, 并提供解决问题的方案供领导决策。

2.合同信息化管理任重道远

目前许多企业都建立了基于计算机网络应用于整个企业集团范围的合同及法律事务综合管理信息系统, 能够为合同资料快速提取、合同执行情况跟踪、合同变更、合同解除以及纠纷处理等提供信息支持。加强合同信息化管理应当是先进企业的必然追求。但是合同管理系统建立时间不长, 仍然处在摸索阶段, 部分功能模块与企业实际联系不够紧密, 有待进一步开发和完善。加之企业对于员工掌握系统操作、运行和维护的专业知识培训投入不够, 员工对新系统的认识和接受程度参差不齐, 系统运营管理问题重重。企业合同信息化管理的经验不足、效果不显著。

合同信息化管理是一项专业性很强的工作, 要求业务人员、管理人员除具备业务知识外, 必须熟练掌握相关法律知识以及合同系统管理知识, 增加上岗培训和业务培训是加强合同信息化管理的重要手段之一。可以在上岗资格考试中设置司法培训、合同系统运维培训以及合同管理员培训等课程, 同时对在岗人员要有计划、有步骤、有重点地持续培训, 打造一支素质和技术都过硬的合同管理队伍。

3.合同法律风险的管理机制不健全

全面风险管理体系在企业当中还未完全构建, 以简单的合同谈判、合同签订为主, 对合同管理等方面的制度规定却很少, 可操作性不强, 不能经常性地监督、检查和考核, 或者考核没有与薪金报酬等挂钩, 缺乏必要的威慑力;或者制定了较为完备的合同管理规章制度, 但却没有做到制度的严格落实, 合同管理工作不能渗透到企业生产、销售、服务全过程中去, 无法形成企业相关职能部门共同参与的全员式管理。

要将合同法律风险管理作为企业管理的一个重要分支, 建立系统的合同管理规章制度。比如《物资采购合同管理工作细则》、《物资采购合同管理权限交接制度》、《合同专用章管理规定》、《授权委托书证管理规定》、《物资采购合同审查、会签、审批管理规定》、《合同纠纷调处管理规定》、《物资采购合同管理后评估制度》等, 通过制度来规范物资采购合同管理相关岗位的工作职责。同时把合同法律风险管理理念融入到物资采购单位的其他各项管理制度、工作流程之中, 通过物资采购流程的运作、企业各相关业务部门的相互配合, 反复检验合同法律风险管理机制存在的问题和漏洞, 不断完善合同法律风险管理的制度体系。

五、结束语