印章管理实施细则

印章管理实施细则（通用7篇）

印章管理实施细则 篇1

XX银行（中国）有限公司 印章管理指引（暂行）目 录 总则 2 第一章 印章种类 3 第二章 规格标准 5 第三章 制发程序 6 第四章 授权管理 7 第五章 保管使用 9 第六章 收缴销毁 15 第七章 监督管理 16 第八章 附则 18 第九章 1

第一章 总则 第一条 为加强

XX银行印章管理，规范用印程序，维护印章的法定性、权威性，促进加强业务管理，防范风险，保持正常的工作秩序，制定本指引。

第二条 本指引所称印章是XX银行各级机构依法刻制的，用于确认并表明经营管理活动合法有效的重要工具。第三条 印章管理是指对印章的刻制、分发（领取）、启用、使用、保管、更换、收缴、销毁等一系列活动的规范、监督、检查和考核。第四条 印章管理实行统一管理，分级负责，规范操作，防范风险的原则。第五条 总行各部门、各分支机构的负责人要高度重视印章管理工作，模范遵守本办法并加强对本单位印章管理工作的监督检查。第六条 各级行办公室是印章的归口管理部门，负责主管本级行印章，并指导、检查下级行印章管理工作。具体负责起草本行有关印章管理的制度并指导和监督执行；统一办理公章的刻制、启用、更换、收缴和销毁等工作。第七条 各职能部门负责本部门职责范围内业务专用印章的管理。具体负责起草业务专用印章管理制度并检查和监督落实；审批或组织业务专用印章的刻制、分发和销毁等工作。第八条 各级行办公室应指定专人负责印章管理工作，熟悉有关流程和管理制度，加强监督、检查，并做好教育和培训等工作。第二章 印章种类 第九条 公章。按照法定规格、外形、尺寸和式样刻制的，标明各级行及其内设机构名称的印章。2

第十条 财务用章。各级行用于经费资金会计核算在开户行预留签章卡片上的签章及办理本外币结算业务中在会计凭证上加盖并表示业务合法性的特定印章。

第十一条 业务用章。各级行为便于工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，其法律效力只适用于印章上标明的使用范围。（1）质押章（2）副本章（3）DUPLICATE章（4）正本章（5）文件齐全章（6）附件章（7）销户章（8）不得提取现金章（9）作废章（10）黑名单已审章（11）见证章（12）印鉴核符章（13）与原件核对一致章（14）复印件与原件一致章（15）关联方审核章（16）手型标记章（17）已供汇章（18）汇票背书章（19）信用证保兑业务专用章（20）出口收汇核销专用联章（21）外汇业务专用章（22）携带外汇出境专用章（23）进口付汇已报审章（24）假币专用章 3

（25）委托收款章（26）一交收妥抵用章（27）二交收妥抵用章（28）业务核算专用章（29）业务受理专用章（30）结算专用章（31）汇票专用章（32）押运交接专用章（33）业务章

第十二条 人名章。第十三条 部门专用章 第三章 规格标准 第十四条 公章。包括各级行的公章。规格标准：

（一）总行公章，直径4.5厘米。

（二）分行公章，直径4.2厘米。

（三）支行公章，直径4.0厘米。具体规格式样附后（附件1）。第十五条 财务用章。规格标准：各级行财务用章为正方形章，边长2.5厘米。具体规格式样附后（附件1）。第十六条 业务用章。根据不同的业务需要制作。规格式样按照总行相关规定执行。第十七条 人名章。正方形章，边长一般为2厘米。长方形章，一般为0.4×1.2厘米。第十八条 部门专用章。总行部门专用章：圆形，直径4.2厘米；分行部门专用章：圆形，直径4.0厘米。4

第十九条 印章所刊名称应为法定名称。具体要求：

（一）总行公章全称为“XX银行（中国）有限公司”。

（二）分支机构行政公章应与营业执照记载的机构名称一致，所刊全称为“XX银行（中国）有限公司××分（支）行”。

（三）部门专用章全称为 “XX银行（中国）有限公司××部”。

第二十条 印章的质料，须采用公安部门认可的质料，由总行确定。具体要求： 各级行公章使用铜质材料。财务用章使用牛角质材料。业务用章使用硬质橡胶材料。部门专用章使用硬质橡胶材料。正方形章使用牛角质材料，长方型章使用硬质橡胶材料或光敏材料。为提高防伪能力，应按照公安部门印章治安管理信息系统规定的标准刻制。各类印章均不得使用原子印章。第四章 制发程序 第二十一条 公章的刻制 依照企业法人营业执照经办理有关手续后到公安部门指定的刻章单位刻制。

第二十二条 财务用章的刻制 除XX分行的财务用章由总行统一管理外，其他分行的财务用章实行总、分行两级管理的原则，凡属全行范围内使用的财务用章由总行统一刻制管理；其他财务用章由总行统一设计格式，由分行刻制、管理，中国人民银行、国家外汇管理局等监管部门另有规定的，从其规定。第二十三条 业务用章的刻制 由总行营运部统一管理制作，包括明确业务印章的种类，制定印章的规格式样及安排刻制，人民银行及其他有权机构另有规定的除外。5

第二十四条

人名章的刻制 根据工作需要报总行营运部统一安排刻制。第二十五条 部门专用章的刻制 由总行有关部门提出需求，提交总行合规部审核同意后，由办公室安排刻制，人民银行及其他有权机构另有规定的除外。第二十六条 刻制公章、内设机构公章和涉及资金安全、表示职责权力等重要业务专用印章，必须按规定向公安部门办理申请登记和审批手续，在指定的刻制单位刻制。

第二十七条 机构名称变更需要刻制印章的，应由印章管理部门依据相关文件刻制；印章损坏或遗失等需要刻制的，应由使用单位填写《XX银行印章刻制申请单》（附件2）向印章管理部门申请刻制。第二十八条 颁发程序

（一）印章刻制完成并验收合格后，制发部门应予以登记，并预留印模存档备案。

（二）颁发印章，应严格履行手续，确保安全。

（三）各使用单位的印章收妥无误后，上级行应以正式文件形式宣布启用。行文应规定启用日期并附印模。印章在宣布正式启用后方可使用。第五章 授权管理 第二十九条 XX银行总裁为法定代表人的授权人，各分（支）行均为XX银行的分支机构，依法在总行的授权范围内开展经营管理活动。第三十条 XX银行印章实行总裁授权管理制度。(一）公章由总裁指定专人保管。执行副总裁为总裁授权的公章授权人，各分（支）行行长为总裁授权的各分（支）行公章授权人。(二）会计财务部为全行的财务管理部门，其负责人为总裁授权的财务用章授权人。6

第三十一条 营运部为全行的业务管理部门，其负责人为总裁授权的业务用章授权人。第三十二条 总行各部门的负责人为总裁授权的部门专用章授权人。第三十三条 为保证银行正常经营活动的顺利进行，维护银行利益，特明确以下印章使用授权原则：

（一）印章使用一般按“谁分管谁负责谁核准”的原则办理。

（二）涉及到银行有关重大合同、重要协议的签定、重大业务的办理，以及重要文件、通知或需要对外发放的公文、信函、报表等，须由用印人填好《XX银行用印申请单》，经总裁室或其授权人批准后，方可用印。

（三）涉及到银行有关财务管理方面的日常事务的办理等事宜，经会计财务部负责人批准后，方可用印。

（四）涉及到银行日常业务的办理，须经各相关业务部门审查，经有权人批准后，方可用印。

（五）涉及需使用公章的所有文件、报表等，应按照权限划分进行审批后，方可用印，具体权限划分详见《公章用印权限划分表》（附件8）

（六）涉及到使用部门专用章的各类报表，须经各相关部门审查，经部门负责人或 被授权人批准后，方可用印。第六章 保管使用 第三十四条 印章均应指定专人保管，按规定程序使用。各级行的公章由本行办公室或指定专人负责保管；财务用章、业务用章、人名章及部门专用章按其使用范围由办公室或相关部门指定专人保管。第三十五条 印章应存放在保险柜或带有密码锁的铁皮柜等安全设施内，随用、随取、随时入柜上锁，使用时不得脱离保管人员视线。对需交接使用的印章或印章保管人变更时，应及时办理交接手续，明确责任，并在《XX银行印章保管（交接）登记单》（附件3）上签字。不得出现印章无人监督，随意使用的现象。7

第三十六条 印章一般不得离行使用。确需在行外使用的，应填写《XX银行印章行外使用审批单》（附件4），报经有权人及印章保管部门负责人审批，总行公章需经总裁室批准、分（支）行公章需经分（支）行行长批准、财务用章需经会计财务部负责人或其授权人批准，业务用章需经营运部负责人或其授权人批准，部门专用章需经各部门负责人或其授权人批准、并经合规部（如需）负责人或被授权人复核后，由印章保管人和另行指定专人随同办理、监印。未经批准，任何人不得私自携带印章外出办事、随意用印。第三十七条

印章的使用范围

（一）公章（1）以本行名义制发的文函、报表及介绍信；（2）对外出具的合同等法律性文件；（3）各类证书；（4）其他需要加盖公章的材料。

（二）财务用章（1）用于经费资金会计核算在开户行预留签章卡片上的签章、办理支付结算业务的相关凭证等。（2）其他需要加盖财务用章的材料。

（三）业务用章 应按有关业务管理制度在限定的范围内使用，只对涉及的业务承担责任，不得混用和代替。各业务用章使用范围和管理规定参照《XX银行业务用章指引》。

（四）人名章（1）使用范围：在办理业务需个人盖章时使用。（2）管理规定：个人妥善保管，临时离岗、人离章收。不可借与他人使用

（五）部门专用章 仅限于对外出具的各类报表使用部门专用章。其他需要使用部门专用章的情况，需要获得合规部审核及经总裁室批准后方可使用。

第三十八条 用印要求 印章应在使用人的法定权限和授权权限范围内使用，严格实行审批登记制度。

（一）公章一般由机构负责人或被授权人审批用印。8

（二）财务用章由会计财务部负责人或被授权人审批用印。

（三）业务用章按照业务管理权限用印。涉及资金安全、表示职责权力等重要业务专用印章，要按照有关要求和业务操作程序，建立用印、复核相互制约的制度，并应定期检查和严格管理。

（四）人名章应按持有人的职权用印。

（五）部门专用章由相关部门负责人或被授权人审批，及合规部负责人或被授权人（各类报表除外）复核后用印。第三十九条

用印 印章管理人员必须严格按用印规定或业务操作程序办事，用印前必须检查是否符合用印要求和范围，是否经有权审批人签字批准等。使用公章时，需检查是否有经过有权审批人签字批准的《XX银行用印审批单》（附件5），审核无误后方可用印。用印的基本要求：

（一）盖印要端正、清晰。

（二）盖印位臵通常在文件、函的末尾或表头处，且骑年压月。

（三）如果在营业执照、企业代码证书、金融许可证或负责人身份证的复印件上加盖印章，应加注“仅供办理××事项使用”字样，并在此字样上盖印。第四十条 使用程序

（一）公章 1.非法律性文件用印（1）以本行名义制发的文函、报表等，依据总裁室或被授权人在有关文稿报表或电子文件上的签名用印。除文件用印外，其它用印时应在《XX银行用印登记簿》（附件6）上登记。（2）各类证书依照有关文件用印。（3）介绍信由经办部门主要负责人或被授权人审批用印。（4）其他非法律性文件用印，需由经办部门填写《XX银行用印审批单》，并经主要负责人或被授权人审批用印。2.法律性文件用印，由经办部门填写《XX银行用印审批单》，经总裁室或其授权人批准后方可用印。其中，非标准格式文本须经合规部签署审核意见。3．公章使用流程图 9

用印人提出用印申请，填写《XX 银行用印审批单》 用印部门负责人签字 非法律性文件或标准非标准格式法律

格式法律文本用印

文本用印 送合规部审核 合规部签署意见 总裁室或其授权人签字批准(如需)公章保管人员检查《XX是 否 用印 主动向领导汇报、待弄清 情况后，方能用印 公章保管人员在《XX银行用印 10 登记簿》上进行登记

（二）银行用

印审批单》是否经过有权审批人签字批准

财务用章（1）财务用章必须严格按照规定的范围使用，严禁错用、串用、提前或过期使用，严禁在空白会计凭证预先留盖。（2）财务用章的使用必须做到：专匣保管，固定存放；临时离岗，人离章收，加锁保管；非经管人员严禁使用财务用章；不得擅自授受财务用章；除获得会计财务部负责人或其授权人批准外，不得将财务用章携带出行外办理业务；非营业时间必须入库或保险柜保管。（3）有关负责人员进行岗位轮换或短期、临时离岗由他人使用财务用章时，必须办理移交手续，移交人、接收人、批准人均应在《XX银行印章保管（交接）登记单》上填写有关内容并签章。总行及各分行印章管理人员因工作调动、轮岗、抽调或短期内离岗工作需由他人接替时，必须与交接人员办理相关的移交手续，同时须将交接人员的姓名、联系电话等情况于24小时内报备总行会计财务部。

（三）业务用章 按照《XX银行业务用章指引》用印。

（四）人名章 1.正方形章 按规定要求使用。2.长方型章 对联机完成账务处理或打印输出的会计凭证、账表必须按规定加盖个人名章，但如果会计凭证、账表上有计算机输出打印的操作员姓名，可代替会计人员的签章；对计算机自动处理的账务，输出打印的会计凭证、账表可不加盖个人名章。

（五）部门专用章

1、部门专用章的使用范围仅限于对外出具的各类报表。其他需要使用部门专用章的情况，需要获得合规部审核及经总裁室批准后方可使用。

2、对外出具的各类报表需经各部门负责人或被授权人批准并在“部门用印申请单”上签字同意后，方可用印。

3、其他需要使用部门专用章的情况，需要获得合规部审核及经总裁室批准，并在“部门用印申请单”上签字同意后，方可用印。所有部门专用章的用印均应在部门用印登记簿（可参考附件6《XX银行用印登记簿》的格式）上登记。11

第四十一条

总行及各分（支）行因组织结构变更或印章损毁、印章样式变更等涉及印章停用、变更的，原印章保管人员应在停用当日办理印章停用手续，并及时通知有关部门、单位。停用的印章需于一个月内上缴总行，并在《XX银行印章保管（交接）登记单》上注明停用及上缴日期。上缴的停用印章核对后封存入库或销毁。总行在销毁前应编制印章销毁清册。销毁清册作永久档案保管。

第四十二条

行内公章、财务用章或是涉及资金安全、表示职责权力等重要业务专用章丢失或被盗时，印章使用部门应及时报告当地公安机关和管辖行，并迅速查明原因，采取有效的补救措施，避免影响本行信誉和遭受经济损失。业务专用章如发生丢失，用印管理部门应迅速查明原因，及时逐级报至总行。第四十三条

人名章持有人员如经调整，其名章不需继续使用的，由原制发单位及时收缴、封存和销毁。第四十四条

停止使用并封存的印章，不准重新启用。第四十五条

作废印章应由总行按规定组织销毁。印章销毁，应先行审批、登记造册、预 留印模，填写《XX银行印章销毁登记单》（附件7），并由总行办公室、营运部等部门监销。第七章 监督管理 第四十六条

XX银行总行的业务主管部门有责任对分（支）行的对口业务部门的印章管理、使用情况进行监督检查；各级行办公室有权对本行各类印章的管理、使用情况进行监督检查。第四十七条 为做好印章管理工作，各级行办公室和专用章的业务管理部门均应建立印章台账制度，将本部门审批刻制的各类印章记录在案，留印备查。第四十八条 用印审批单应专夹保管，年度终了后应及时向档案部门移交。12

第四十九条

各级机构要按规定的职权范围正确使用印章，不得超越本机构工作职权和业务范围使用印章。严禁在空白介绍信、保函、合同、承兑汇票、公文用纸等上加盖印章。第五十条 签订各类法律性文件，必须加盖各级行公章。第五十一条 印章保管人员必须严格照章办事，坚持原则，不徇私情。未经批准不得私自用印，不得无手续或手续不全用印，不得交由他人用印。凡有下列情况之一者，有权拒绝用印，并向直接领导报告。

（一）空白件；

（二）超越用印范围的；

（三）未经有权签字人审批签名；

（四）超越签字人权限的；

（五）有权签字人、用印人、监印人不符合规定要求的；

（六）用印审批单与所附内容不一致的；

（七）授权签名用印未附授权书或授权证明的；

（八）法律性文件用印审批单上无监印人签名的。遇有违反规定在法律性文件或重要凭证上用印的，印章保管人员和审核人员在拒绝用印的同时，可越级反映报告。

第五十二条 考核与检查

（一）各级行应加强对印章管理工作的考核，提高印章管理水平，考评结果应予通报。

（二）各级行办公室应建立印章检查通报制度，通过检查加强对印章的管理，对发现的问题责令整改，及时纠正。

（三）业务用章归口管理部门应建立印章使用管理制度，并定期和不定期对印章使用情况进行检查。第五十三条 如发现伪造印章应及时向公安机关举报，并向上级印章管理部门报告。

第五十四条

违反印章管理规定的，应按照《XX银行员工行为规范管理手册》对有关责 13

任人进行处理。第八章 附则 第五十五条 各分行可根据本办法，结合本行实际情况，制定具体的指引，并报总行批准及备案。第五十六条 本办法由总行负责解释和修订。

第五十七条

本办法自印发之日起开始执行。附件：1.XX银行印章规格

2.XX银行印章刻制申请单 3.XX银行印章保管（交接）登记单 4.XX银行印章行外使用审批单 5.XX银行用印审批单 6.XX银行用印登记簿 7.XX银行印章销毁登记单 8．公章用印权限划分表 14

印章管理实施细则 篇2

一、木。

木曰曲直, 好华美, 风雅, 有生机。印章管理的“木”性要求:一是要保管好印章。要指派专人掌管印章, 责任到人, 落实安全存放地点, 避免多人掌握印章存放地钥匙。当印章保管人不在或更换时要及时做好交接工作。学校部门领导要对用印工作不时进行监督检查。二是及时维护好印章。印章如果模糊不清晰, 应用于文件之上将会对学校的权威和形象产生一定的不利影响。因此, 对印章要定时清洗维护;学校和内设机构印章因年久磨损要及时更换, 以保持印章的“华美风雅”的形象。三是盖印规范。用印时要按“骑年盖月”的要求清晰端正地盖出印章, 同时避免油墨使用过多或过少的现象发生。

二、火。

火曰炎上。热情、热烈, 性情急躁;火是苦味, 与苦对应。印章管理的“火”性要求:一是对待申请用印的师生态度要热情。工作态度决定工作作风。师生员工与办公室接触最直接的机会就是申请用印。执印人对师生的态度直接代表着部门的形象。二是高效的办事效率。在实际工作中, 常常会发生师生申请用印, 执印人却以各种理由拖延不予盖印, 导致师生对部门产生“门难进、脸难看”的衙门印象。高效的办事效率意味着只要程序正当, 就应予以用印。三是要有吃苦耐劳的工作精神。用印工作要求节假日也应有人执印, 有时遇到紧急事情, 晚上也要用印, 因此要求印章管理人员具有不怕吃苦的工作作风。

三、金。

金曰从革。性情刚强, 事事顺理, 顺从不违。《白虎通义·五行》:“金之为言, 禁也。”印章管理的“金”性要求:印章要按照制度和程序来实现管理。要根据国家的有关规章制度, 对本校自身印章的刻制、启用、废止、使用、责任等作出明确的规定。任何人都不得违反制度, 以规范个人的行为。其次, 严格用印的审批程序。对用印审批实行逐级审批责任制, 并做好详细的用印登记, 以明确责任, 保证用印安全。第三, 用印人要敢于坚持原则, 不利用工作之便谋私利。对超越权限范围、不合规范、手续不全的用印申请坚决不予用印, 不在空白凭证上用印, 杜绝“关系用印”“人情用印”。第四, 对私刻印章等违反印章规定的行为坚决予以处罚, 以维护印章的严肃性。

四、水。

水曰润下。性质柔顺、观察事物详细、善理事务。印章管理的“水”性要求:一是要认真审核用印申请。现在高校为方便师生, 都制作了用印申请表, 师生员工需要盖章时只要填写申请表经审批后便可以到办公室用印了。执印人在用印时要从用印申请表的要素是否填写完整, 审批程序是否完成, 用印申请表与用印材料、用印份数是否一致, 是否有夹带其他无关用印材料等方面仔细审核用印申请表和用印资料。二是对因程序不完备、不合规范、手续不全等不能用印的申请要向当事人做好解释工作, 并指导当事人如何修改补充完备相关内容和程序手续, 取得师生对印章管理工作的理解和支持。

五、土。

谈高校印章档案管理 篇3

【关键词】高校；印章档案；管理

一、印章档案的收集

1.收集印章档案应及时。印章是机关、企事业单位行使职权、进行各种公务活动及对外联络的标记和凭证。有了印章这个标志，各种文件、介绍信、合同、报表等文书才具有法律效力，才能被人们所承认和执行。因此，印章具有特殊而重要的地位和作用，一旦印章被停用、废止，应尽快交由档案部门封存管理。

2.收集印章档案应确保齐全、完整、真实。印章档案能够真实地反映一个单位的机构设置与演变情况，具有重要的历史凭证作用和参考价值。对高校来说，一枚枚印章，是学校各个不同时期的烙印。每一枚印章档案都无可辩驳地证明学校的一段历史，学校档案部门要尽可能地保证学校每一历史时期印章的齐全完整，使之体现学校变迁过程的系统性，完整地反映学校发展历程的全貌。另外，据说社会上一些不法分子利用计算机扫描等高科技手段能按照印章所盖的印迹制作出真假难辨的印章。所以，我们在收集印章档案时一定要确保其真实性。

3.收集印章档案应履行严格的交接手续。档案部门可根据自己学校实际，制定相应的废止印章收集登记表，主要内容应包括印模图样、材质、启用日期、废止日期、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交日期等条项。印章废止单位填好废止印章收集登记表，连同废止印章一并移交给学校档案部门封存管理。由于废止印章大小不同，材质不一，破损程度、保存价值也良莠不齐，档案部门在接收时可作适当鉴定。

二、印章档案的整理

总体来说，印章档案整理应遵循利于管理、便于利用的原则，在印章的形成规律基础上，保持其历史原貌和有机联系，集中进行整理分类。需要注意的一点就是印章档案的全宗处理。印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗，也就是说馆藏印章档案应作为全宗级档案单独整理编目，按进馆顺序编制流水号，不得与文书档案混合编号。其整理步骤如下：

1.清洗、临时编号。将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。刷洗干净的印章放在通风处晾干。清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。将晾干后的印章贴上临时标签，标签进行流水编号，按编号顺序若干枚为一组集中存放。

2.制作卡片。按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模，对印模编制与印章相同的临时流水编号，预留出档号与考证内容。

3.鉴定考证、划分保管期限。通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材，比较印章式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，填写卡片上的考证内容。

4.分类排序。一般可根据印章档案的历史时期、印章属性、机构类型等特征组织分类。高校印章档案可按三级类目来分，一级类目：建国前印章代号为1，建国后印章代号为2；二级类目：机构印章代号为1，个人印章代号为2；三级类目：党委印章代号为1，行政印章代号为2，钢印代号为3，团委印章代号为4等等。分类号使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制，间隔符“.”用以区分分类层次。如建国后党政印章的分类号应为2.1.1。印章档案按保管期限——分类号——枚号顺序逐盒组织排列。

5.分拣装盒。按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，将相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序逐一装盒。盒内印章一般按从左至右、从上至下的顺序排放。装盒后要编制备考表，如实填写本盒印章情况说明、整理人、整理时间等事项。备考表平放在盒内印章上面。

6.制作印模。盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。盖制后的印模可经过扫描数字化处理后再用计算机编辑。对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。按照管理、利用印章档案的需要，可同时盖制若干份印模，其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内，其余可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。放在盒内的印模单应放在备考表的上面，其中每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

7.编制档号。印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。档号由印章档案代号、保管期限代号、分类号和枚号组成。印章档案代号：字母“YZ”代表“印章档案”，保管期限代号；字母“YJ”代表永久，“DQ”代表定期；分类号在第四步已阐述，枚号即阿拉伯数字流水编号。如学校印章档案保管期限为永久的建国后党委第一枚印章的档号为：YZ-YJ-2.1.1-1.制作档号时，去掉印章上的临时标签，在印章执柄或外侧贴上写有档号的新标签，还要分别在盒内印模和卡片上编制档号。

8.编制检索工具。印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。依据印章档案的档号排列顺序组织条目，通过将卡片上相关信息过录到目录上的方式，编制手工印章档案保管目录，主要设置档号、印文（边款）、使用起止时间、印材、备注等条项，根据保管期限的不同，分别打印后装订成册。机检检索工具除应有与纸质保管目录同版本的电子目录外，还要有扫描、编辑后的电子印模图形。

9.编制整理说明。每一批印章档案整理完毕后，都应该编制整理说明。记载印章档案的来源、数量，介绍印章的内容、价值和完整情况，说明印章档案的整理时间、整理人员和其他事项。整理说明可与印章档案保管目录等手工检索工具裝订在一起。

三、印章档案的利用

印章档案是档案的有机组成部分，即是档案，就会有一个提供利用的问题。在实际工作中，由于多种历史原因和工作需要，部分印章档案需要重新启用。但是鉴于印章的特殊功能，为防盗用、冒用、误用，印章档案的利用要严格控制。

1.制定严格的印章档案利用审批制度。提供印章档案利用时，应查验利用者有效证件，仔细询问利用事由，请利用者填写印章档案利用审批表，主要内容应包括利用人、利用单位、利用事由、需盖印章名称、学校有关部门意见、领导批示、承办人、办理时间等条项，做好印章档案的利用登记和利用效果登记。档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证印章档案的利用安全。

2.为便于查找利用，档案部门除编制相应的纸质印模检索工具外，还应对印模采用计算机扫描、存储等数字化处理，形成系统的电子检索目录，以进一步提高利用效率。

总之，印章档案以其独有的特殊载体出现，见证了学校历史发展的进程和机构设置的变迁，是重要的档案资源。高校要进一步加强对印章档案的认识，重视印章档案的收集和管理工作，使印章档案的管理更加制度化、规范化、科学化。

参考文献：

[1]刘加威.高校印章档案管理的若干思考[J].齐齐哈尔医学院学报，2008（22）.

[2]康云霞，许院院，程媛.浅谈合并高校失效印章的档案管理[J].兰台世界，2008（9）.

[3]封小平.谈谈印章档案的整理[J].浙江档案，2010（4）.

印章管理规定 篇4

印章使用管理规定

一、目的：规范公司各类印管理和使用，保证公司财产安全及制度的规范。

二、范围：此文件适用于****各类印章使用与管理。

三、职责：

1、公司各部门负责此文件的执行。

2、综合管理部负责监督文件的执行。

四、内容：

1.公司各类公章使用范围 1.1 公司公章使用范围

1)对外须以公司名义发送文件、证明、函件及其他资料。2)内部各类通告、通知、决定，确需使用公司公章的。3)必要时为员工出具符合规定的身份、工作及其他证明。1.2 公司合同专用章使用范围

1)以公司名义签订的与销售业务有关的合同或协议。2)采购部签订各类物料采购合同。

3)公司其他部门确须与外部有关部门或组织、个人签署合同的。1.3 部门印章使用范围

1)对内以部门名义发布的公告、通知、决定等。

2)对外需以部门名义发送的文件、证明、函件及其他资料。3)以部门名义，在部门职责范围内的其他有关事宜确需盖章的。

1.4 公司各部门的业务专用章（如财务专用章、发票专用章等）以及各部门根据工作需要刻制的印章（文件控制章、序号章等）使用范围在对内、对外工作职责范围内，符合专用事项发送的文件、证明、函件及其他资料。

2、各类公章使用审批程序

2.1 公司公章、合同专用章的审批程序

公司公章、合同专用章由财务部经理进行日常保管、管理；由经办人填写《印章使用申请表》后交部门经理签署意见，经综合管理部经理签批后，财务部经理对《印章使用申请表》所载内容与所盖章的文件内容审查无误后方可盖章，2.2 部门印章使用审批程序

确需盖部门印章的,应经部门经理同意后,由部门经理或文员盖章，同时应做好盖章备案记录，企管专员需不定期做好审核，对部门章的使用规范进行监督。

2.3 经总经理授权下在各部门的各类业务专用章由授权保管人员审批使用，根据特定职能需要予以加盖，不得他用。总经理章、公司法人章由总经理进行日常保管。公司各类印章的管理 3.1 公司印章原则上不允许带出公司，对确定带出使用的，应填写《印章使用申请表》并载明详细事项，按2.1程序审核，最后由总经理审批。经审批后由公章申请使用人员等两人以上共同前往方可携带使用。

3.2 禁止开具盖有印章的空白介绍信、证明、合同或其他空白文件，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，需按以上程序审批，财务部作特别登记并跟进管理。3.3 因工作需要，印章保管人需要变更的，交接双方需在工作交接单中注明公章交接记录，并将交接单报至综合管理部备案。3.4 各类印章必须符合特定的盖章条件，严禁超出权限和特定功能，对于不能界定使用范围的，由部门提出申请，经综合管理部复核后，报总经理批准后，方可使用。3.5 任何公章保管人，不得私自加盖和随意加盖公司各类印章，对违反本规定的，对申请人和责任人予以50－1000元的罚款，对公司造成损失的，加倍处罚，并调离工作岗位。印章的申请、变更、废止

4.1 公司部门因业务需要配备或变更印章的，由部门经理提出书面申请，综合管理部经理审核后，报总经理签批，由办公室主任到指定单位刻章备案，并经办公室主任备案后方可启用，并通知各相关部门。（各部手中的印章以前没有备案，需提前备案）

4.2 废止印章，应由部门经理及时提出书面申请，综合管理部经理审核后，报总经理签批，将原印章交至办公室主任处备案，由印章保管人、办公室主任共同销毁，同时由办公室主任通知各相关部门。

5.0

以上各类印章制作按公司有关制度审批，中央刊五角星，五角星外刊公司（部门）名称或用途，自左向右环行，并经办公室备案登记，对外具有法律效用的圆形（或椭圆形）印章。

发放范围：****所有部门负责人。

表格名称

保存部门

保存时间

印章使用申请表 财务部

三年 印章使用登记表

财务部

三年 印章废止申请表

财务部

二年 印章交接单

财务部

印章管理（范文） 篇5

级别：Ⅱ签发: 张屏

公司印章管理规定

目录

一.目的 二．定义

三．适用范围 四．职责 五．内容 六．其他

出自总经理办公室编号AM-Ⅱ-4-4 生效日期2010年5月27日版次第三版

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1、目的

为加强公司印章的统一管理，明确印章在业务工作中的作用，明确管理、使用印

章的责任和权限，规范印章刻制及使用流程，制订本规定。

2、定义

2.1 行政公章

公司行政公章是指“奇瑞汽车股份有限公司”公章，用作以公司名义发出的函件、证明、介绍信、向上级机关报送的有关计划、决算、对外签订的协议、合同和有

约束力的文件等。2.2 合同专用章

公司合同专用章是指“奇瑞汽车股份有限公司合同专用章”公章，用作以公司对

外签订的协议、合同等。2.3 业务专用章

2.3.1 对外业务专用章是指对外联系频繁或工作性质决定需有印章的部门，可以

申请刻制业务专用章，业务专用章只能用于所规定专项业务，但不包括签订的合

同、协议等有法律效力的业务，如人事专用章、人事专用章（1）、财务专用章等。

2.3.2 内部业务用章是指公司内部开展业务工作需要使用，不能对外使用，如专

业部门检验员章、检验章等。2.4 党工团印章

党工团印章是指只限于党工团组织开展活动及出具有关证明使用，具体范围参照

国家有关规定执行。2.5 法人印

法人印是指公司法定代表人印章，如奇瑞汽车股份有限公司法人印为“尹同跃印”

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等。

3、适用范围

公司、全资子公司、控股子公司及各非法人单位的部门各种印章的管理。

4、职责

4.1 总经理办公室

4.1.1 负责公司行政公章、法人印的统一刻制、保管及使用；

4.1.2 负责按要求刻制公司非独立法人部门各类印章，以及印章启用或废止时的

通知下发工作，并做好备案；

4.1.3 负责公司全资及控股子公司印章管理的监督和审查； 4.1.4 负责作废印章的销毁。4.2 法律与知识产权部

4.2.1 负责对公司印章的刻制及使用提供法律支持； 4.2.2 对各部门领取非业务类用章时会签审核意见；

4.2.3 在办理全资及控股子公司设立程序时，负责按本制度规定申请刻制其公章 及法人章；

4.2.4 负责“奇瑞汽车股份有限公司合同专用章”的保管与使用。4.3 国际公司：负责报关专用章及报关法定代表人私章的保管与使用。4.4 财务总部：因工作需要，财务总部各放置一枚奇瑞汽车股份有限公司法人私

章“尹同跃印”和一枚公司分管财务副总经理私章“方德才印”，由财务部负责

其2 枚私章的保管与使用；同时负责奇瑞汽车股份有限公司财务专用章及发票专

用章的保管与使用。

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4.5 各非法人单位的部门：

4.5.1 负责相关业务专用章的保管及使用，明确单位保管人和责任人；各单位有

印章刻制需求时,须按流程向总经理办公室提出申请,各单位一律不得私自刻制 印章;4.5.3 各单位有用印需求时，须持有效的签字单到总经理办公室用印。4.6 全资及控股子公司：负责自行保管本子公司的印章，制定相应的印章管理、使用规定，并接受奇瑞公司总经理办公室对印章管理、使用及其制度执行情况 的监督审查。

5、内容

5.1 印章刻制

5.1.1 公司行政公章由总经理提出、公司经营管理委员会批准后交总经理办公室

按规定刻制。

5.1.2 负责对外业务专用章由各所需业务单位申请，经单位第一责任人审核，由

公司分管领导批准，交总经理办公室按规定刻制。5.1.3 党工团印章由党工团组织提出申请，由分管领导审核，公司党委书记批准，交总经理办公室按规定刻制，原则上二级党工团组织不再刻制印章。申请和刻制 的有关情况参照国家相关规定执行。

5.1.4 公司其它类业务章，由使用单位提出，报公司分管领导批准，交总经理办

公室按规定刻制。

5.1.5 合同专用章的刻制，必须由法律和知识产权部提出,经相关部门会签、经

管会审核批准后，交总经理办公室按规定刻制。

5.1.6 原则上，非法人单位的部门不得刻制部门印章，在制度生效前已刻制的部

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门印章仅限于对部门内部奖励证书等内部文件使用，不具有对外法律效力。5.1.7 全资及控股子公司的公章及法人印章，一律由奇瑞公司法律与知识产权部

在办理此类子公司设立程序时，按流程通过奇瑞公司总经理办公室刻制；其它印

章，原则上也需由奇瑞公司总经理办公室统一按规定定点刻制，如因特殊原因确

需自行刻制的需经奇瑞公司总经理办公室同意，并在印章刻制完毕后将印章样式

报奇瑞公司总经理办公室备案。5.1.8 各单位申请刻制各类印章，必须填写《印章刻制申请表》（附件一），经权

限领导批准后，由总经理办公室专人负责按《印章刻制申请表》要求到公司定点

刻字社刻制；其中对于非业务类印章的刻制，总经理办公室需进行确认是否合规，无对外法律效力印章的刻制样式原则上不允许使用圆型或椭圆型。

5.1.9 印章刻制完成后，由总经理办公室专人负责领取印章并在印章备案表上登

记备案，由总经理办公室下发到单位并明确保管人和责任人后方可使用。5.1.10 如因印章破损、组织机构变更等原因，需重新刻制印章的（含全资及控 股子公司印章），在按规定（5.4 条）进行印章销毁的同时，填写《印章刻制申

请表》，部门第一负责人（子公司法人代表）或其授权人批准，经总经理办公室

确认印章名称未发生实质性变化的，无需公司分管领导批准即可进行刻制。5.1.11 印章刻制产生的相关费用由提出刻制印章的部门承担。5.2 印章保管

5.2.1 公司行政印章、法人印章统一由总经理办公室指定专人保管。5.2.2 各类对外业务专用章由各部门领导明确部门保管人和责任人，并指定专人 保管。

5.2.3 党工团组织印章由党工团部领导明确单位保管人和责任人，并指定专人保 管。

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5.2.4 如印章保管人和责任人变更，需填写《印章保管人变更申请表》（附件二），交到总经理办公室备案。

5.2.5 对于由总经理办公室保管的非业务类印章，各部门如因工作需要，需自行 保管，需拟相关印章管理制度并填写《非业务类印章（部门）领取申请表》（附

件三），交公司分管领导批准后送至法务部会签、总经理办公室审核，最后报公

司总经理批准。

5.2.6 全资及控股子公司公章及法人章原则上均由奇瑞公司总经理办公室统一 保管，如确因工作需要可由子公司部门申请，拟定印章管理制度并填写《非业务

类印章（子公司）领取申请表》，经子公司法人审核后送至法务部会签、总经理

办公室审核，最后报分管该子公司的奇瑞公司副总经理批准。

5.2.7 印章须妥善保管，如不慎丢失要及时向总经理办公室报告说明，并采取适

当方式声明作废。对乱用或严重失职加盖印章、丢失印章的部门和个人要追究相 应责任。5.3 印章使用

5.3.1 公司行政公章使用

5.3.1.1 公司行政公章“奇瑞汽车股份有限公司”的使用须由用印人填写《印章

使用申请表》（附件四），由公司分管领导或所授权领导签字批准后方可用印；如

果有权限的领导直接在需用印文件上签字，可不需填写《印章使用申请表》直接 用印。

5.3.1.2 公司行政公章的使用可分为以下几类：对外文件类（红头文件、介绍信、外面单位要求的固定格式表格、保险单以及非红头文件汇报材料）；内部文件（公

司内部奖励等）。

5.3.1.3 如有协议类必须使用公司行政公章，而不使用合同专用章，必须经过法

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律和知识产权部领导同意，并在《印章使用申请表》或需用印文件上签署“同意

使用公司行政公章”等字样后方可用印。

5.3.1.4 任何人不能在空白书面文件上加盖公章，公司印章不允许外带。5.3.2 原则上，非法人单位的部门不允许刻制部门印章；在制度生效前已刻制的

部门印章仅限于对部门内部奖励证书等内部文件使用，不具有对外法律效力，使

用流程同公司行政公章的用印流程，也可参照本制度5.3.9 条由公司各分管领导

授权以简化印章使用流程。

5.3.3 公司合同专用章由法律与知识产权部按《合同管理规定》使用。5.3.4 党工团组织印章的使用，需经党工团组织负责人批准，使用范围由公司党

工团部负责参照国家有关规定管理。

5.3.5 在奇瑞公司总经理办公室保管的全资及控股子公司公章及法人章，经子公

司法人代表或其授权人签字批准后用印。5.3.6 由全资及控股子公司自行保管的印章，按照经奇瑞公司总经理办公室、法

律与知识产权部审核后的此类子公司印章管理制度管理。5.3.7 各类对外业务专用章，经本单位领导批准后方可用印。5.3.8 法人印原则上经法人代表本人签字批准后方可用印。5.3.9 印章的使用授权如非全部授权，相关部门必须详细注明授权的事项，不可

使用模糊的词语，否则视为无效。授权格式见《印章使用授权申请表》（附件五）。

5.3.10 所有印章禁盖空白文件（包括内容空白、不完整，日期空白等）。5.4 印章销毁

5.4.1 机构名称变更，或印章有破损、字迹不清时，要及时向总经理办公室申请

更换印章，同时将作废印章交总经理办公室在已经用印的文件法律时效范围内保

管，并定期销毁。

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5.4.2 印章销毁必须填写《印章销毁申请表》（附件六），经部门负责处理日常事

务的领导批准，持有效申请表和待销毁的印章交总经理办公室登记备案，由总经

理办公室声明作废并定期销毁。

6、其他 6.1 附件

附件一《印章刻制申请表》

附件二《印章保管人变更申请表》 附件三《非业务类印章领取申请表》 附件四《印章使用申请表》 附件五《印章使用授权申请表》 附件六《印章销毁申请表》 附件七印章管理流程图

6.2 本规定自发布之日起生效，原《公司印章管理规定》（AM-Ⅱ-4-4，第二版）废止。

6.3 本规定解释权归总经理办公室。

印章管理自查报告 篇6

为有效防范印章管理中存在问题，根据县联社转发《关于中国银监会办公厅关于对农村合作金融机构印章管理的风险提示》（银监办发164号文件）的有关要求，我社于日前对印章的审批、使用、保管情况进行了一次自查，现将有关情况报告如下：

一、印章使用管理的自查情况

（1）**信用社制定了印章管理办法，印章制发由联社统一刻制，停用及时上交联社有关部室，在自查过程中未发现已停用印章未上交的现象。

（2）印章使用情况：信用社印章由信用社指定专人保管，对印章使用过程中严格执行用章制度；各类业务用章、个人名章坚持

谁使用，谁保管，谁负责的原则，严格落实管理使用责任。业务用章和日常办理业务的个人名章只能在营业场所使用，并用于规定的业务种类，相关人员按照规定范围使用。随用随盖，没有预盖印章和借与他人使用的情况。

（3）严格登记制度：建立使用印章管理登记簿，保证印章在刻制、更换、保管、使用和交接等各个环节都能够严格登记。要求移交人、接交人和监交人在印章保管使用上严格执行登记手续，主办会计有每月对各类会计印章进行检查。

二、自查中存在的问题：

各网点行政印章未入库保管。

三、整改措施：

今后进一步加强行政印章的管理，坚持

双人入库保管、事先审批登记、双人监督用印

企业印章管理及风险防控工作思考 篇7

一、企业印章管理工作存在的问题

企业印章作为企业意思表示的外化标识,是企业经营管理活动中行使职权、明确企业各种权利义务关系的重要凭证和工具,在企业的社会经济活动中有着重要的地位和作用。企业印章的范围主要有公章、内部印章,公章指与企业营业执照上所载名称一致的法定名称章、党委、纪委、工会印章及合同、财务等专用章;内部印章指仅在企业内部使用的印章,如部门章、研究会等印章,内部印章的使用管理关注相对较少,但不论是公章还是内部印章,即是企业的象征,就都具有相应的法律效力,管理不当就会带来法律、经营风险,给企业造成损失。

由于印章的特殊作用,企业的党政印章(包括党委公章,行政公章、钢印、法人签名章及企业领导名章)一般由企业办公室保管。办公室必需在企业授权的范围内使用,不得随意扩大使用范围。但在实际工作中,不重视用印规范、管理混乱等现象时有发生,主要存在以下几个问题。

(一)虽然大多数企业都制定了印章管理制度、办法,但在执行的过程中却大打折扣,甚至还存在着“有法不依”的现象

办公室有专人负责印章,定点存放。但为了工作方便,多位同志都知道存放印章抽屉钥匙的地方;有些员工缺乏警惕性,亦或是怕麻烦,放印章的抽屉整天挂着钥匙,存在着印章被盗用的风险。有时由于工作原因印章管理人员不在,这时如有人来盖章,办公室其他同志就帮着盖了,既无审核,也不登记,这样造成印章管理混乱,出了错追究责任,无痕可循;或者印章管理人员没有进行相应的交接,无人接手此项工作,来人也不给盖章;也有的印章管理人员卖人情,有制度不执行。

(二)“把关不严”是当前印章管理中存在的普遍性问题

随着企业自身不断发展和对外交流的增多,企业印章使用的频率大量增加。印章管理人员既要负责印章工作,也有许多其他的工作要做。这就给印章管理人员增加了许多工作量。而且这项工作十分牵扯人的精力,你不知道谁来,什么时候来盖章,在这个岗位基本上不能离开人,工作非常细琐,所以有些时候,只凭来人的口头要求,或者打着领导的旗号,没有进行相应的核实,就把公章盖了,审批制度没有严格执行。这种情况,在筹备大型会议期间尤为明显。

(三)印章使用不规范,影响印章的严肃性和权威性

具体表现在加盖印章前草率马虎,不注意检查、核对用印内容,加盖印章的位置不准确,文字不端正,图形不清晰,尤其是在发文件、大型会议文件大批量盖章的情况下。

(四)印章保养维护不当

一般企业的印章多为几年或几十年不变,是相对稳定的工具。由于企业的印章使用率极高,使用频繁导致印油添加频率增加,如不定期对印章进行清理维护,印油与灰尘混搅,油渍满面,字迹模糊,盖章时不容易盖清楚,有损印章的准确性及企业形象。

二、加强企业印章管理工作的对策思考

(一)企业印章管理的原则

一是保护企业利益原则。明确印章的加盖范围,加强印章管理意识,在制定印章管理程序(制度、流程)时,不得违反企业其他各项制度、流程的规定,不得损害企业利益。二是明确流程和权限。具体印章管理部门应明确本部门管理印章的批准人、批准权限、使用范围、加盖印章的流程、文件的保存等内容。三是明确管理内容。明确印章的刻制、发放、启用、使用、回收、销毁、备案等流程。

(二)建立健全印章管理制度

首先,印章管理制度的建立是企业管理的重要一环。有制度才有执行的依据,只有规范操作,才能避免问题的发生。首先印章的刻制必需合法合规,只要在公安部门进行备案,即便发现有伪造印章的现象,也能及时报案查证。

其次,企业的印章必需专人负责保管,如企业规模较大,还要考虑公章法人章与财章、合同章的管理部门应有不同负责,这就从源头上避免了多头管理、权力集中带来的弊端,也符合专业管理的原则。

第三,如果在印章管理过程中有人员调动,必须做好交接记录,直到印章回收、封存、销毁,必须有书面的记录备案,保证印章一到企业即可查询对应时点管理人。再者,印章的日常管理要做到用前有审批、用完有登记,审批内容与用印文书必需内容一致,审批领导需要对用印文书事前审核、事后负责,一旦出现问题审批人员需要负连带责任。印章管理人员要确定用印文书的审批权限确在审批领导权限范围内。同时,事后的登记应载明批准领导、用印事由、用印数量,便于事后跟踪。

第四,对企业用印频繁,需要经常出差的,印章管理人员应该做到章在人在、章不离手,保证用印的安全。如果印章管理人员因特殊情况需要外出或不在岗,需向办公室主任或其他人员进行交接,减少或避免来人无法盖章情况的发生。实行严格的用印审批制度。

第五,如果遇到一些特殊紧急情况,可以给相关的办公室主任或厂领导电话汇报此事,经厂领导口头同意后盖章,便可先盖章,后补用印审批的手续,使企业印章的使用更加合理、高效、安全。对因工作特殊,确实需要提前在空白纸张上加盖印章、外出套印的,必须经厂长批准,同时应该做好登记,载明带了几张空白印章纸,公务结束后由相关人员对使用情况作出说明,用过的提供出相关复印件备案,未用过的及时销毁。

最后,对电子印章的管理,需要同时配合企业的信息管理部门,及时关注企业网络的运行安全,建立有效的防火墙。

(三)完善、规范印章管理制度,做到有据可依,有章可循

一是设立了行政用章登记本,每年各一本,根据用印的多少,决定登记本的厚度,同时还节约了纸张。二是严格印章刻制审批程序。随着企业不断发展,机构也在不断调整,成立了新的机构,需要刻制公章;一些单位名称更改或印章受损等原因,需要刻制或更换印章。经领导同意签批,到办公室备案后,才能前往公安部门刻制公章。新印章启用前,厂办要留新章印模,并收回旧印章,按规定归档案馆销毁或封存。三是定期对印章进行维护清洁。磨损、污渍、印油,都会对印章造成影响,以致印章字迹、图形不清晰,因此要视情况对印章进行清洗,盖印时要求印章名称与用印件的落款一致,印迹端正、清楚、位置适当(一般应盖在文件的落款与日期之间,骑年压月处),以保证盖章的质量。

(四)风险防控措施

一是全面排查企业各项印章的现状,包括保管方式、使用范围、使用频率、审批情况等,在全面了解本企业印章情况的基础上建立既符合法律规定又适合本企业实际情况的《印章管理制度》,明确各项审批流程,并做到严格按照制度执行、定期审核,设定处罚措施。

二是具体管理措施。专人管理。选择品德优良、责任心强的员工保管印章,不仅要经常教育保管人员坚持原则,杜绝“关系章”、“人情章”,还要注重提高其综合素质,不断学习相关法律和业务知识,增强防范风险的能力;印章存柜加锁,用印后随手锁好并保管好钥匙;印章一般不得擅自让他人代管,管印章人员若因事、病、休假离岗,应报经领导批准,同时办理交接记录等手续。

三是建立用印台账。除公章应建立用印台账外,内部印章的使用也应建立用印台账,台账中需注明用印申请人、印章名称、加盖文件涉及事项、批准人、加盖日期等,用印台账作为永久档案进行保管,做到每次用印都有据可查。

四是发生印章遗失、被盗、毁损等异常情况时,首先保护现场并报告直接上级领导,若是遗失、被盗的是企业公章,还应向公章制发机关、当地公安部门报告,及时采取补救措施,尽可能减少损失和负面影响。

五是印章保养。印章管理人员要注意保养印章,确保盖印时清晰,具体保养方式按印章材质不同而不同,如原子印章时间久了之后会出现闭孔或溶胀变形,失去渗透能力,还有可能出现堵塞的情况,避免方法就是及时补充印油且最好是同一品牌印油;红胶印章由塑料材料制作合成的,要防摔坏和腐蚀,每次使用时要小心放置;回墨印章使用时要用力均匀,避免损坏印章内的支架,添加专用的回墨印油,且在不使用的情况下印章离开印台面。

六是明确印章加盖要求。在落款处加盖的印章要盖在日期上方,并做到上不压正文,下压成文日期年、月、日中间;一页以上的文件,除特殊要求外,应在签章页加盖印章同时加盖骑缝章:严禁违反规定在空白信笺、介绍信、合同上加盖印章,一旦发生严肃处理。

七是建立用印检查制度,制定检查、审计标准,发现问题及时纠正,严肃责任追究制度,对于擅自刻制、牟取私利私用公章的,及时移交司法机关追究刑事责任。

(五)作废印章的管理

根据业务的发展、管理的逐步完善,不再使用的印章、毁损遗失的印章不能放之任之,作为“真章”其仍具有对外代表企业的属性,缺失管理就可能为不法之人留下可乘之机,给企业带来风险。所以,作废的印章需要管理,且企业中应有专人负责,严格并及时按照流程处理。

其一,作废印章的收回。印章作废的情形主要有以下几种:印章所代表的企业、单位注销、部门撤销;印章所代表的企业、单位或部门名称发生变更;原有印章被盗、毁损或遗失:企业认为不需继续使用该印章等。印章作废情形发生后,该印章的使用部门应持企业相关决定将该印章送交管理专人,对于被盗、遗失的印章,公示后经审批重新刻制。

其二,作废印章的公示。废印章的管理专人在接收作废印章时,应建立台账,列明接收时间、印章名称、送交部门、送交人、作废原因等;随后,在企业范围内将印章作废情形及作废印章进行公示,与该印章有业务关系的外部单位,也应让其知晓:若作废印章是财务印鉴,除履行企业内部公示外,还应向开户的银行做变更登记。

其三,作废印章的处置。内部印章或不太重要的印章,可采取自行销毁措施,如用小刀将印章上的重要字破坏,但毕竟是私自操作,从管理角度,将作废印章交到当地公安部门。根据《公安部印章管理办法》规定,印章停止使用后,由使用单位的上级主管部门或登记管理机关送印章备案或批准刻制的公安机关,公安机关对其预存两年,无特殊情况的,预存期满后予以销毁。由此可知,作废印章交回公安部门得当。将作废印章交到当地保密局涉密载体销毁中心进行销毁,作废印章由其统一销毁亦可防范风险。

(六)提高全员法律意识提高印章管理人员素质

法律是一把悬在我们头上的剑,它对我们的日常行为进行规范,保护着公民的生活有秩序的进行下去。同样在企业中,经常性的对员工进行法律培训、使其增长法律知识、提高法律意识,让他们知道什么有所为什么有所不为是避免问题发生的一个有效方法。加盖印章的文书可能涉及到企业的发展大政、可能涉及经济管理、可能涉及企业的法律风险、可能涉及投资与决策等等,这就需要印章管理人员加强学习,及时对新出现的业务知识有所了解,对所加盖文书的后果能有足够的分析和预判,并且能够熟悉本企业的规章制度,有效区分权责范围,并能坚持原则,有效规范企业行为印章管理人员还需要有区分真伪的能力,对有争议文书,首先要区分加盖的公章是否有被伪造篡改嫌疑,其次能准确找出当时的印章登记以及用印审批,从而还原事实真相。次之,一套行之有效的印章管理制度,一支执行有力的管理人员队伍,加上平日的谨慎严格的工作态度,必然能保证企业印章合理、合规、合法使用,最大限度上杜绝风险的产生。

三、结语