对Excel内的单元格数据进行笔画排序

对Excel内的单元格数据进行笔画排序

对Excel内的单元格数据进行笔画排序 篇1

排序是指根据一定的规则将数据重新整理、排列的过程。在日常生活和工作中，常常要对数据进行排序，了解某个数据在整列数据中的排位，这样可以为数据的进一步处理作好准备。

2 数据的简单排序

2.1 Excel默认原则

Excel是根据排序关键字所在列数据的值进行排序，而不是根据其格式来重排的。在升序排序中，默认排序顺序为：数字是从最小负数到最大正数；而在降序排序中则刚好反过来。

2.2 Excel排序原则

(1）如果对某一列排序，那么在该列上有完全相同项的行将保持它们的原始次序。

(2）隐藏行不会被移动，除非它们是分级显示的一部分。

2.3 简单排序的方法

在“常用”工具栏中提供了两个排序按钮：“升序排序”按钮（从小到大排序）和“降序排序”按钮（从大到小排序）。具体操作步骤是：在数据清单中单击某一字段名，然后根据需要，单击“升序排序”或“降序排序”按钮。

2.4 应用实例

在图1中，要求按总分进行排名，并把排名结果输入到中“K”列中。

操作步骤：

(1）在图1中单击“J”列的字段名“J2”单元格（即“总分”单元格）。

(2）单击“降序排序”按钮，操作结果如图2所示。由图2中可知，每一行的数据根据总分由高分到低分进行排序，排序的结果只是调整了该行在表中的位置，而每行数据内部并不发生改变。

(3）在单元格“K3”中输入名次“1”，单元格“K4”中输入名次“2”，然而后选择“K3:K4”单元格区域并向下拖曳填充柄填充到“K15”单元，即得到所有记录的名次。

(4）单击“A”列的字段名“A2”单元格（即“学号”单元格）。

(5）单击“升序排序”按钮，操作结果如图3所示。由图3中可知，每一行的数据根据学号由小到大进行排序，排序的结果只是调整了每行在表中的位置，而每行数据内部并不发生改变。

在此实例中，应用了两次简单的排序。步骤（1）、（2）对“总分”字段进行降序排序，排序的目的是得出名次；步骤（4）、（5）对“学号”字段进行升序排序，排序的目的是得出名次后恢到复原数据表的显示；步骤（3）是快速输入所有记录的名次。

3 数据的高级排序

3.1 数据的高级排序

数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。如图2所示，在经过排序后，“第9行”与“第10行”中的总分相同，名次却不一样，如果要再次排序，则还需要添加一个排序条件。

3.2 应用实例

在图1中按“总分”进行排名，如遇总分相同则按“数学”成绩排名，并把排出的名次输入到“K”列中。

具体操作步骤如下：

(1）在图1中选择单元格区域“A2:J15”。

(2）打开“数据”菜单，执行“排序”命令，打开“排序”对话框，如图4所示。

(3）单击“主要关键字”下拉列表框，从中选择字段名“总分”选项，并选择后面的“降序”单选按钮。

(4）单击“次要关键字”下拉列表框，从中选择字段名“数学”选项，并选择后面的“降序”单选按钮。

(5）单击“第三关键字”下拉列表框，从中选择字段名“语文”选项，并选择后面的“降序”单选按钮。

(6）为了防止数据清单的标题被加入到其余部分进行排序，可以在“我的数据区域”中选择“有标题行”单选按钮。

(7）单击“确定”按钮就可以对数据进行排序，结果如图5所示。由图1可见，原来在图1中“第2行”和“第15行”总分相同，经过数据的简单排序后把“第2行”排在前面，而把“第15行”排在后面，如图2所示；而在“数据的高级排序”中，先按字段名“总分”的降序排序，当“总分”相同时，则按次要关键字“数学”成绩的降序排序，排序的结果是把原来在图1中的“第2行”“数学”成绩低的排在后面，把“第15行”“数学”成绩高的排在前面。接下来按“数据简单排序”中的“（3）”、“（4）”、“（5）”步骤操作可得到预期的效果。

此实例中按“总分”、“数学”、“语文”3个关键字的降序排序，即：当“总分”出现相同时，按“数学”成绩的降序排序，当“总分”、“数学”成绩均相同时，最后按“语文”成绩的降序排序。但在上述数据清单中由于按“总分”、“数学”成绩的降序已能排出来，所以按第3个关键字“语文”的降序排序便失去了意义。

4 采用RANK函数对数据进行排序

4.1 RANK函数：排序函数

功能：返回一个数字在数字列表中的排位。数字的排位是其大小与列表中其他值的比值（如果列表已排过序，则数字的排位就是它当前的位置）。

语法：RANK(number,ref,order)。

其中Number为需要找到排位的数字；Ref为数字列表数组或对数字列表的引用，Ref中的非数值型参数将被忽略；Order为一数字，指明排位的方式，如果Order为0（零）或省略，Microsoft Excel对数字的排位是基于ref为按照降序排列的列表，如果Order不为零，Microsoft Excel对数字的排位是基于ref为按照升序排列的列表。

4.2 排序函数RANK函数的应用

在图1中，要求按“总分”进行排名，并且把排出的名次输入在“K”列中。

具体操作步骤如下：

(1）选中“K3”单元格。

(2）在此单元格中直接输入函数“=RANK(J3,$J$3:$$15)”。函数中的“J3”为需要找到排位的“总分”成绩，每一行记录中的“总分”成绩均要找到自已相应的排位，为了使函数填充方便，所以采用相对引用；“$J$3:$J$15”为被比较的数字列表，即所有的“总分”成绩列表，被比较的所有的“总分”成绩列表是不变的，所以采用绝对引用，Order项为缺省值，所以按“总分”成绩的降序排序。

(3）按下“Enter”键或编辑栏中的“√”，表示输入确定。

(4）向下拖曳填充柄，将公式填充复制到“K15”的单元格中即可。

4.3 注意事项

应用函数RANK进行排序，对于相同的数据的排位相同。在建立函数的过程中，必须包括“排序函数RANK函数的应用”中的前3个步聚，缺一不可；而且要采用英文标点符号、半角输入，否则函数将会出错，无法达到预期目标。

5 结语

采用数据的简单排序操作方法简单，但只适用于按一个条件排序，不能解决相同数据的排位，而且排序结果输出不够灵活；数据的高级排序可按多个条件（最多可达3个）排序，可解决相同数据的排位问题，但排序的结果同样是输出不够灵活；采用函数RANK进行排序操作方法简单，排序结果输出灵活，但对于相同的数据排位相同。在实际的应用中，可针对实际的情况灵活应用以上的3个数据的排序方法进行数据处理。

摘要：数据的排序是日常生活和工作中经常要用到的数据处理方式,如果处理不当,不但得不出预期的效果,还会毁坏原数据表中的原始数据,造成无法估量的后果。介绍了Excel中几种数据的排序的方法及其特点和适用范围。

关键词：数据处理,数据的排序,RANK函数

参考文献

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[2]陈可.中文Excel2002及其应用[M].北京:中国劳动社会保障出版社,2003:107.

[3]徐贤军.中文版Office 2007实用教程[M].北京:清华大学出版社,2007:190-192.