打印通知书

打印通知书（共5篇）

打印通知书 篇1

高招录取是高校的一项非常重要的工作,录取结束后,都要按照录取通知书版式的要求,填写新生录取通知书。全国普通高校招生网上录取院校子系统导出的考生投档单数据为VFP支持的dbf文件,用VFP设计一个简单的应用程序,可以非常方便地打印录取通知书及EMS特快专递邮件详情单。

程序设计基本步骤

第一步:启动VFP,新建一个项目,项目名称为:Tongzhishu;新建表单,命名为frmMain,并设置为主文件。在表单frmMain中添加三个按钮,一个文本框,一个G R I D,如图1所示,其中文本框text1用来显示操作状态数据,Grid1显示导入的信息。

第二步:给按钮“选择导出目录”添加代码。

“选择导出目录”按钮的作用是从全国普通高校招生网上录取院校子系统导出的考生投档单数据中提取打印通知书需要的考生号,姓名,照片等数据。

代码如下:

(1)初始化数据

(2)生成打印通知书数据表

(3)处理打印通知书数据表mydata.dbf中的数据

(4)同步照片,把全国普通高校招生网上录取院校子系统下载的照片,同步到指定的文件夹。

(6)将生成的打印通知书数据表mydata.dbf中的数据显示在Grid1中。

thisform.grid1.recordsource="mydata"

第三步:设计报表

(1)设计打印通知书报表

新建报表,命名为rptTZS,在数据环境中加入打印通知书数据表mydata.dbf,如图2所示;按照通知书版式的要求,设计标签与域控件。操作方法:选择域控件,如在ksh,选择属性,在表达式属性中输入mydata.ksh。照片绑定操作方法:选择“图片/ActiveX绑定控件”,创建图片,选择图片属性,在文件属性中输入mydata.zp。设计如图3所示。按照打印预览的具体情况,调整各对象位置,达到最好的打印效果。

(2)设计EMS特快专递邮件详情单

新建报表,命名为rptEMS,操作方法与打印通知书报表类似,设计版式如图4所示。

第四步:给按钮添加代码。

“打印当前通知”按钮单击代码:

close all

report form rptTZS preview

“打印当前信封”按钮单击代码:

close all

report form rptTZS preview

最后,编译生成应用程序。

摘要：打印录取通知书是高招录取结束后必须的工作,本文介绍用VFP技术,对高招投档单进行处理,并设计应用程序实现快速打印录取通知书和EMS特快专递邮件详情单。

关键词：VFP,打印通知书,数据处理

参考文献

[1]邓洪涛,数据库系统及应用[M].北京:清华大学出版社,2007.2

[2]张蒲生,何升.SQL Server数据库应用技术[M].北京:清华大学出版社,2008

[3]王晖,Visaul FoxPro6.0程序设计[M].北京:中国铁道出版社,2006,2

[4]刘荣,刘泓滨.利用VB实现EMS大中专录取通知书自动打印功能的研究与开发[J].电脑知识与技术,2005(35)

打印通知书 篇2

关于规范社团打印文件的通知 全体社团人员：

为规范档案文件，根据档案管理规定，现将有关通知要求如下，请各位同学今后按照要求打印各种文件资料，使我部的档案管理更加规范，以便更好地迎接今年的我校教育评估。

要求：

标题：黑体一号、加粗

小标：仿宋三号、加粗

正文：仿宋四号

落款：仿宋三号、加粗、右对齐

页眉：黄河水院社团联合部（楷体小四字符间距一磅）

页脚：守诚求新创业修能（楷体小四字符间距五磅）

今后正式上交的资料均要按照上述要求进行打印，如不符合要求的需要重新打印，望各位同学照此执行。

社团联合部

办公室

打印通知书 篇3

关键词：邮件合并,照片,通知书,批量打印

在高校招生工作中, 为了防止冒名顶替考生入学, 实现招生公平, 各高校采取了各种手段和策略, 其中很重要的一个方法就是制作防伪通知书, 在通知书上打印考生照片就是有效手段之一。入学通知书一般为三联。一联考生自留, 一联考生报到时交回, 一联为存根由招办留存。打印通知书是招生工作的一个重要环节。

大学入学通知书有两个个明显特点:一是除了每个考生自身信息有变化外, 主要内容基本相同;二是需要制作的数量一般都很大, 如果单个编辑打印, 非常耗时费力。巧妙利用“邮件合并”功能, 可以轻松、准确、快速完成任务, 极大地提高工作效率。

1、“邮件合并”的一般过程

所谓“邮件合并”就是在Word文档的固定内容中合并与发送信息相关的一组通信资料 (数据源) , 如Excel表、Fox Pro表等, 从而批量生成所需的邮件文档。所以, 使用“邮件合并”功能前需要建立两个文档:主文档和数据源, 然后再主文档中插入需要变化的信息。

(1) 建立主文档“主文档”即文档模板, 是Word文档的固定不变内容。主文档的建立为建立数据源或选择数据源提供标准。 (2) 创建数据源数据源信息包括准备合并到主文档中的内容, 即需要变化的信息。这些信息通常由数据表中含有标题行的数据记录表示, 其中包含相关的字段和记录内容。数据源通常是Excel表、Access表、Fox Pr o表等数据库文件。在实际操作中, 数据源通常是事先存在的, 可以直接使用。数据源文档第一行为字段名, 即邮件合并中的域名。 (3) 合并数据源到主文档即将数据源中的需要字段合并到主文档的固定内容中, 数据源中的记录数, 决定主文档生成的份数。合并操作过程可以根据“邮件合并”工具栏提示轻松完成。 (4) 在主文档中插入图片在邮件合并中插入图片的方法是:将光标定位于要插入照片的位置, 按“Ctrl+F9”插入域, 在其中输入“Includepicture”, 其中的大括号也是按“Ctrl+F9”插入域产生的, 而“照片”是存放照片的地址, 例如“D:Kszp”。

在实际应用中, 经常出现插入照片后新文档中照片不显示或所有的照片都显示同一个人的情形, 此时按“Ctrl+A”全选, 然后按“F9”即可。此外, 还应该使用“*Mergefo rmat”开关对域结果进行格式修改。

2、使用“邮件合并”实现批量制作大学入学通知书的操作过程

2.1 入学通知书的Word文档设计

目前, 大学入学通知书没有统一的文档格式, 各高校根据自身需要设计。但是需要注意的是, 绝大多数高校的空白入学通知书都是批量印刷的, 有些固定不变的文字已经印在通知书上了, 所以在设计通知书文本时, 不必书写, 只需留出空间。

2.2 录取考生数据源的准备

首先将从招生系统中下载的录取考生投档单即“T_TDD.DBF”文件转换成Excel文件。并将文件中的表示录取专业“lqzy”字段里数字代码替换成中文信息。同时在Exce l文件中增加所需字段, 例如“cc”和“zsbh”分别表示学校层次和证书编号。

2.3 录取考生照片的准备

在招生录取系统中, 有专门的存储考生照片的文件夹“Kszp”。这些照片不能直接应用于通知书打印, 原因有二:一是各地区招生考试机构采集考生照片时标准不统一, 照片大小不统一;二是在通知书上照片方向需要调整。所以需要提前做相应的工作。

这里我们需要利用一个小的程序——图片批处理程序Imgbatch.exe。这个程序在网络上随时可以免费下载。对照片的处理方法是:

点击“指定图片文件夹”—去掉“重命名”框中对勾—“旋转”框前打勾框后填写“”270—点击“指定图片的尺寸” (定制宽180高240) —开始处理。

需要说明的是:“Kszp”中是以考生号命名的.jpg文件, 重命名后不便于之后进行邮件合并操作, 所以切不可重命名。旋转270度的目的是改变照片在入学通知书的Word文档中显示的方向。指定图片尺寸的目的是统一照片的大小。

3、使用“邮件合并”设计入学通知书模板

在word2003中, 邮件合并设计需要五个步骤, 分别为: (1) 依次点工具栏上的“信件与邮件”----“开始邮件合并”---“信函”---“下一步:正在启动文档” (2) 继续点击“使用当前文档”“选取收件人”“使用现有列表”“浏览”。在自己计算机存储位置找到并打开相应数据库文件。 (3) 把光标移至已经编辑好的通知书文本相应位置点击工具栏中的插入域插入相应的“合并域”。 (4) 插入图片:将光标移至需要插入照片的位置, 按c trl+F9, 输入includepicture“D:KSZP然后按ctrl+F9, 继续输入mergefield”ks h”, 然后把光标移出这个域, 输入.jpg”, 继续输入*mergeformat后再按shift+F9, 然后按F9, 考生照片就出现了。 (5) 点击工具栏上的预览信件和完成合并, 保存文档, 完成通知书设计。

4、批量打印入学通知书

打开入学通知书模板, 这是出现“显示帮助”对话框, 点击“是”, 进入入学通知书模板页面。点击工具栏中“合并到新文档”, 在弹出的对话框中填入需要打印的通知书序号, 按Ctrl+A全选, 再按F9, 即显示所有需要打印的含有照片的入学通知书文档, 最后按照文档打印程序进行打印, 一些列漂亮的大学入学通知书就算做成了。

5 结语

邮件合并功能在现代日常办公中非常实用, 巧妙利用这项功能, 可以达到事半功倍的效果。本文仅以制作大学入学通知书为例介绍了“邮件合并”功能的使用方法, 并针对应用中常见问题给出了解决技巧。

参考文献

[1]吴亚坤, 鄂铁龙.“邮件合并”的应用技巧.辽宁大学学报.自然科学版, 2010.1.

[2]高华兵, 罗华群.证件批量打印的制作.企业技术开发, 2010.5.

[3]刘海蓉, 朱永昌.浅谈邮件合并功能及应用.南昌高专学报, 2010.6.

打印通知书 篇4

一、准备数据

在该程序中要使用两个文件, 一是用E x c e l制作的学生成绩表, 另一个是用W o r d制作的“成绩通知单”。具体步骤如下。

第一步, 在工作簿中新建一个工作表, 命名为“T e m p”, 将成绩表中第1行表头复制到T e m p表第1行中保存, 命名该工作簿为“成绩数据”。

第二步, 打开W o r d 2 0 0 3, 建立文档, 并进行相应的版式和格式设置。

第三步, 将光标定位在“同学的家长”前面, 执行“插入→书签”命令, 打开“书签”对话框, 在“书签名”中输入“s t u d e n t s”, 单击“添加”按钮, 在光标处添加一个书签, V B A程序可查找书签, 并在书签处插入学生姓名。用同样的方法, 在“学号”对应表格中插入书签“xuehao”, 在“姓名”、“语文”、“数学”、“英语”、“体育”、“总分”、“名次”对应单元格中分别插入书签“x i n g m i n g”、“y u w e n”、“s h u x u e”、“y i n g y u”、“t i y u”、“z o n g f e n”、“m i n g c i”。在“教师评语”的下一行插入书签“p i n g y u”。

第四步, 将制作好的文档和“成绩数据”工作簿保存在同一文件目录下, 命名为“成绩通知单.d o t”模板文件, 关闭文档。

二、编写VBA代码

数据文件准备好后, 就可以在E x c e l中编写V B A代码了, 调用W o r d服务程序来生成并打印每个学生的成绩通知书。

打开刚才建立的“成绩数据”工作簿, 在“成绩表”工作表中, 执行“工具→宏→V i s u l B a s i c编辑器”命令, 在V i s u l B a s i c编辑器中选择“插入→添加模块”, 插入模块1, 在代码窗口输入以下代码:

输入完成后, 保存关闭V B A编辑窗口, 返回到“成绩表”工作表。

三、生成通知单

运行以上代码就可以自动生成并打印每位考生的成绩通知单了。为便于程序执行, 我们还可在“成绩表”工作表中添加一个按钮。执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令, 单击“命令按钮”, 在工作表中画出一个命令按钮。右击命令按钮, 在出现的快捷菜单中, 选择“属性”选项, 打开“属性”设置对话框。切换到“按分类序”标签下, 展开“外观”选项, 将“Caption”选项右侧的字符修改为“生成打印成绩单”, 为按钮设置颜色及字体属性。再展开“杂项”选项, 将“PrintObject”选项设置为“False”, 设置完成后, 关闭“属性”对话框。

双击刚才添加的命令按钮, 再次进入V B A编辑状态, 将“生成打印成绩单” (上述代码中的宏名称) 字符输入到已经出现的两行代码之间:

Private Sub CommandButton1_Click ()

生成打印成绩单

End Sub

输入完成后, 关闭V B A编辑状态, 返回工作表中。调整按钮的大小, 将按钮定位在表格中的适当位置, 再按下“控件工具箱”上的“退出设计模式”按钮。

单击“生成打印成绩单”按钮, 执行前面编写的代码, 就可以自动生成并打印每一位考生的成绩通知单。

打印通知书 篇5

目前,不少高等院校每年的招生规模都在几千人以上;而在招生结束后,必须在一定的时间内完成录取通知书的制作发放工作。那么如何在短时间内,高效准确地做好录取通知书的打印工作就变得非常重要。另外,更值得重视的是,在新生报到时,录取通知书往往就是新生完成各项报到手续的唯一依据。以前,工作人员使用人工输入数据的方法查询定位学生,这不仅增加了定位查询的难度和速度,还降低了可靠性。采用条形码技术可以实现数据的快速、可靠录入,提高整体工作的效率。那么如何将条形码与录取通知书结合在一起,是应该关注的问题。

将一种条形码技术,结合Access数据库报表,设计实现一个条形码可自动生成且具有自动套打功能的录取通知书打印报表,可将唯一标识录取通知书的信息数据自动转换成条形码并打印在通知书上;在新生持录取通知书报到时,结合数字化信息管理系统,工作人员只需使用条形码阅读器读取条形码信息就可以迅速准确定位到新生信息,这将大幅提高迎接新生的效率和准确性。

2 条形码技术与Access报表

2.1 条形码技术

条形码技术属于自动识别范畴,是一种信息记录形式。条形码分为一维条形码和二维条形码。一维条形码是由一组不同宽度不同反射率的条和空按规定的编码规则组合起来,用以表示一组数据的符号,它能够用特定的设备辨识读取,转换成和计算机兼容的信息。目前应用较为广泛的条码方案有UPC码、EAN码、39条码、128码等。二维条码是用特定的几何图形按照一定的规律在平面上分布的黑白相间的图形记录数据符号。相比一维码它具有信息容量大、容错能力强、译码可靠性高、条码符号形状和尺寸大小比例可变等优点[1]。考虑到一维码技术成熟、使用广泛、设备成本低廉、而且在本文中主要作为信息系统定位信息时的辅助使用,因此采用了一维码中的39条码。

39条码是一种可供使用者双向扫瞄的分散式条码,具有较好的灵活性;39码可采用数字与字母共同组成的方式,因而应用较其他一维条码更加广泛,主要用于各种产品和资料中,包括医用的保健资料和公司的商业资料[2]。

39条码的最大优点是码数没有强制的限定,可以根据实际的需求作灵活的调整;但为了避免扫瞄时无法读取完整的信息,在规划条码长度时,应考虑扫瞄器能读取的范围。39条码的起始码和终止码固定为“*”号,因此必须在需要转换为条形码图片的信息数据前后加上“*”号。另外,39码具有自我检查能力,故检查码可有可无,使得它可以很容易地集成到现有的印刷系统。

2.2 Access报表

报表是专门为打印而设计的窗体,它和窗体一样主要用以作为人机对话的界面,起着联系数据库与用户的桥梁作用。报表是数据库数据输出的一种对象,在报表中可以控制控件对象的大小和显示方式,并按照需要输出相应的内容。它最主要的功能是根据需要将数据库中的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总并显示经过布局和规划的信息,而且可以用要求的格式打印出来。通过设计视图建立报表是为了实现能以纸张的形式保存或输出数据。利用报表设计视图可以控制数据内容的大小、外观、排序和汇总相关数据,并输出数据到屏幕或打印设备上。

报表主要分为4种类型,即纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。其中纵栏式报表也称为窗体报表,一般是在一页的主体内以垂直方式显示一条或多条记录。本文就是用纵栏式报表类型设计实现录取通知书打印报表的[3]。

在Access中,报表操作提供了3种视图,分别是设计视图、打印预览视图和版面预览视图。设计视图用于创建和编辑报表的结构;打印预览视图用于查看报表的页面数据输出形态;版面预览视图用于查看报表的版面设置。视图间可以灵活切换,能够满足录取通知书打印内容的格式和样式的实际需求。

报表的结构包括报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚5个部分,其中主体是报表最基本的部分,用以设计制作录取通知书内容显示及打印的位置和形式。

3 设计与实现

3.1 设计思路

考虑到该打印报表的移植性和易维护性,选择了Access2003进行设计和实现。制作好的打印报表可运行于Windows的各种操作系统及各个被广泛使用的Access版本,很容易运行和使用,同时可以方便地根据录取通知书的样式和格式的变化进行修改和完善。

利用Access的报表设计视图功能,设计实现条形码可自动生成并可自动套打在录取通知书上的打印报表;在新生报到时利用扫瞄器识别录取通知书上的条码信息,使工作人员能用最简单的操作完成工作,杜绝假录取通知书的同时,有效防止了用户的误操作。

在打印报表设计制作过程中,使用《全国普通高校招生网上录取系统》学生档案原始数据中的考生号数据作为条形码编码数据,以保证新生数据的一致性、唯一性和可靠性。

在基于Office的环境下,将文字数字数据转换成条形码图片非常容易。使用Code 39条码类型,要实现Code 39条码的打印,首先要得到Code 39码的字体,然后将该字体文件“C39Hr P48Dh Tt.TTF”复制到“C:windowsfonts”下面,以便Access可以直接从操作系统中调用该字体。应用时,将需要转换成条形码图片的字段数据字体设置为Code 39字体即可。

3.2 实现步骤

(1)导入表数据:在新建立的空数据库中,选中对象列表中的“表”对象,导入包括需要显示打印在报表中的原始数据,导入的表命名为“通知书数据”。

(2)插入“*”号:由于39码的特点,必须在转换为条形码图片的信息数据前后插入“*”号,为了快速准确地在多条数据前后加上“*”号,通过在对象“查询”处使用SQL语句,在“原始考生号”字段数据前后插入“*”号后,再将包括“*”号的原始考生号数据复制到“考生号条码”字段即可。具体的实现语句如下:UPDATE通知书数据SET考生号条码='*'&原始考生号&'*'。

(3)创建报表:在数据库对象列表中,选中“报表”对象,双击“在设计视图中创建报表”,打开并创建一个空白报表。

(4)为报表选择数据源:对报表进行设计,就是要将相关数据表中的字段数据按照个性化的要求以合适的样式和格式显示在报表中的相应位置,并可以打印出来。因此,要为该报表选择在第一步中已经导入好的数据表“通知书数据”。具体操作如下:进入报表设计视图,在“视图”菜单栏选择“属性”,在对话窗体中,点击“数据”选项卡,设置“记录源”内容为“通知书数据”。

(5)打印报表设计:在Access中进行打印报表设计,首先要根据个性化的需求进行元素规划与布局。在创建好的空白报表中,默认有页面页眉、主体和页面页脚3个窗格,其中主体是数据清单的直接反映部分,为了实现报表和数据表中字段数据的直接链接,在根据录取通知书实际尺寸设计好报表主体大小的前提下,可在“视图”菜单中打开“字段列表”,然后将所需要的数据表字段按照录取通知书打印的格式要求拖到主体窗格中的相应位置。在实际应用中,删除了每个字段前面的标签,只留每个字段的文本框即可[4]。

由于“考生号条码”字段数据是转换为条形码图片的信息数据,因此,需要在报表设计视图中将“考生号条码”文本框中的字体设置为Code 39码字体。选中该文本框,在“视图”菜单中选择“属性”,将该文本框属性窗体中的“格式”选项卡中的字体设置为“C39Hr P48Dh Tt”。设计布局好的报表视图如图1所示。

(6)报表打印:如图2所示是设计好的报表内容在打印预览视图下的显示情况。可以批量打印,也可以输入页码编号单独打印。

4 结语

利用Access报表制作带条形码录取通知书打印报表的优势在于,只需要根据实际情况在数据库中设计制作一次报表对象即可,这就相当于做好了一个模板,然后可以根据录取考生数据的变化直接导入表中,再将报表的数据源更新为最新的录取通知书数据表即可;但更加重要的是,将条形码自动生成技术应用到通知书打印及数字化迎接新生的工作中,使得在新生报到时能快速准确地定位到学生信息,这大大提高了在迎新工作中各个环节的工作效率,从而减少了学生办理各项手续时间。

参考文献

[1]童思木.条形码技术在护理管理中的应用.科学管理,2012.

[2]杨应全.图书馆条形码软件的设计与实现.微计算机应用,2005.

[3]陈振,陈继锋.Access数据库技术与应用.北京:清华大学出版社,2011.