建筑工程归档资料管理

建筑工程归档资料管理（共9篇）

建筑工程归档资料管理 篇1

做好建筑工程资料管理工作是提高工程管理水平, 确保工程质量, 进行工程结算等工作的重要文件。由于建筑工程施工具有长期性、独立性和复杂性, 从而使得建筑工程资料存在收集难、编制过程较长、地方性标准不统一等特点。虽然归档资料存在这样或那样的问题, 但却仍是建筑工程使用过程中管理、维修及改造不可缺少的档案资料。随着建筑法律法规的不断完善, 建筑资料的可追溯性显得越来越重要。

1 建设工程项目的组成

建设工程项目是由一个或若干个具有内在联系的工程所组成, 按照一个总体工程设计进行施工, 具有独立的经济核算体系, 并能够组建独立的管理组织体系进行工程项目的建设。总分关系为:建设项目→单项工程 (一个或多个) →单位工程。在建设项目形成过程中要经历以下几个阶段:1) 项目决策阶段:编制项目建议书、编制可行性研究报告。2) 项目实施阶段:编制设计任务书、初步设计、技术设计、施工图形成、施工过程、竣工阶段、运行阶段。项目管理的范围就是从工程建设项目开始至其完成结束, 通过项目的策划和项目的控制, 以使项目的进度目标、费用目标、安全及质量目标得以实现的过程。

2 建筑工程档案资料的形成

2.1 施工资料的形成过程及相关资料

施工资料的形成过程也是一个工程项目逐步成型的过程, 在此过程中离不开各方主体的相互协作和配合, 而各方主体在行使自己的权利和义务时, 将相关的内容以书面的形式体现出来, 形成了建筑工程资料。由于各方主体的工作内容有所不同, 故形成的工程资料也具有相异性。施工方资料体现工程项目实体形成过程中的质量资料;监理方资料体现监督项目实体形成过程中的监控资料;而建筑单位资料体现过程的监督检查。各方主体形成的资料都应保证其真实、清晰、完整。

2.2 施工资料形成的内容

施工单位文件资料:施工方案的形成、向单位相关部门报审并修改、方案通过形成技术交底。

施工物资进场资料包括:相关质量证明文件、产品合格证、质量认定证书、产品生产许可证、安装、使用、维修说明书、有关部门出具的检验报告、进口物资检验证、中文版质量证明、有关部门出具的认可文件、材料及构配件进场检验记录、物资进场试验报告、设备开箱检验记录、施工物资进场报验表。

检验批质量验收及资料形成过程:施工单位组织施工→施工单位过程质量控制、检验→施工单位自检→监理单位审核→检验批资料形成。分项工程质量验收资料形成过程:检验批按要求施工完成并验收合格→施工单位自检→分项工程质量验收→分项工程质量验收资料形成。分部 (子分部) 工程质量验收及资料形成过程:分项工程施工完成并通过验收→施工单位进行资料自检→相关单位进行验收并形成分部 (子分部) 质量验收资料。单位 (子单位) 工程竣工验收及资料形成过程:分部工程施工完成所含项目均验收合格→施工单位自检合格→形成自检资料→监理单位预验收形成预验收资料→预验收及预验资料合格进行正式竣工验收→形成单位 (子单位) 工程竣工验收资料。

2.3 竣工图归档

竣工图是归档资料的重要组成部分, 是工程施工过程的重要依据, 也是工程建成后进行追溯的最直观文件。由于施工过程中的技术变更、设计变更等变化均会在竣工图上体现出来, 故成为竣工后建设项目维修、保养、改建、扩建的重要依据。正因如此, 应该重视竣工图的归档, 并审核竣工图的有效性, 使其为后续工作服务。竣工图分三种类型:综合竣工图、室外专业竣工图、专业竣工图。凡是不改变原设计结构、工艺等的一般性变更可直接在图纸上标注。凡涉及结构、工艺、管线等重要部位的变更应由设计单位另出相应的图纸并标明图名、图号。

3 施工资料存在弊端及解决方案

3.1 存在的弊端

1) 归档施工资料不详尽、内容涵盖不全面、表格使用不规范等一系列问题, 必然影响到档案资料的参考价值。2) 施工资料形成过程不严密, 缺项、漏项。如材料合格依据模糊、缺乏追溯性, 以至于没有参考价值。3) 在影响建筑工程的因素发生变化时, 会产生一系列特定文件, 如设计变更、技术核定、现场签证等。不及时的确认不仅影响工程顺利进行, 还可能造成发包方、承包方各方的利益损失。4) 不重视分包方资料的及时归档, 竣工后由于分包资料而致使竣工资料的收集、整理、归档和移交受阻, 给后续工作带来损失。5) 竣工后施工资料不能有效的对工程实施监督管理, 为后期的质量、安全事故的处理和责任追究提供依据。

3.2 解决方案

及时、准确、完整、有序以及全方位的进行施工资料的管理是一项需要迫切解决和逐步深化完善的过程, 提高意识、规范管理、奖惩严明相结合, 有效解决施工资料的弊端。

1) 加强施工管理人员及资料管理人员对于《建设工程文件归档整理规范》及相关规范文件的培训、交流、学习, 从提高资料员自身素质起步, 逐步从源头对施工档案进行全面梳理、整合。

2) 对以往交回的归档资料, 进行全面检查, 对查出的各种问题进行汇总、分类、整理, 拾遗补缺, 并形成文件, 一方面完善了施工资料, 另一方面也为施工档案的整理提供借签。

3) 对技术复杂、含有新技术、新工艺、新材料、新能源的施工资料应特别重视, 以保证其的有效作用。

4) 加强与参建各方的联系, 尤其是对于分包方的资料管理应规范、有序地进行, 不能事中不管理, 事后满后抓。

5) 将奖惩机制与施工管理资料挂钩, 既起到约束作用又起到督促作用, 从而纠正资料管理中的不规范行为。

4 信息技术的应用

随着网络平台的普及, 使得项目的各方主体在施工过程中随时随地进行监控成为可能。在施工现场安置相应数量的摄像头, 并同网络平台相连接, 各方主体很容易通过影像资料来掌握工程实际情况, 可以在施工过程中对工程进行管理, 避免事后补救的问题。同时影像资料可以同施工资料同时归档保存, 相较于书面资料, 影像资料更具有真实性、直观性、可追溯性。

随着科技的发展, 施工资料的管理越来越趋于施工过程资料的管理, 充分利用微机管理技术和信息化技术, 进行施工资料信息的收集工作, 以达到施工进度与现场资料同步, 文字资料与影像资料同步, 归档资料文字资料与影像资料双重保证, 为城市未来的改造建设提供保障。

参考文献

[1]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气, 2004 (5) :87-88.

[2]其木格, 其其格.浅谈对档案的认识[J].内蒙古石油化工, 2000 (3) :23-24.

[3]蔡立军.试论档案是文化的载体[J].火柴工业, 2004 (4) :40-41.

[4]陈秀华.谈建筑工程项目档案的科学管理[J].山西建筑, 2013, 39 (22) :232-233.

建筑工程归档资料管理 篇2

工程设计文件及工程竣工资料归档是工程设计和工程施工工作的一个重要环节，相关资料的妥善保存对生产经营起着至关重要的作用，为了进一步加强设计院的设计文件及工程竣工资料归档管理，特制订本规定：

一、资料归档

资料归档分为：设计合同与工程技术文件二个部分，在归档的工程技术文件部分又分为投标阶段、设计阶段、施工配合等三个阶段，项目主管负责人要根据项目进程及时整理相关资料，确保资料的完整和准确，并将整理好的相关资料统一存入设计院专用存档硬盘。

二、资料归档的主要内容：

归档的资料包括以下内容的电子版及纸质版。

1、招标与投标文件；

2、合同及协议；

3、项目可行性研究报告与初步设计文件

4、项目的政府相关部门的批文（如：项目立项批文、土地证、土地使用规划许可证、土地规划意见书、消防批文等）；

5、项目的相关市政条件及地质勘察报告；

6、设计任务书及业主变更设计要求的文件；

7、审核、校审记录及相关计算书；

8、施工图审查记录；

9、施工图蓝图及电子文档；

10、服务过程记录（图纸会审、设计交底、设计变更、工程洽商、顾客满意度调查表等）；

11、工程竣工验收资料（结构主体验收、四方验收、消防验收等）；

12、竣工蓝图及电子文档。

三、电子版文件存档格式要求：

为了统一管理及方便日后调档使用，存档的电子版文件格式需按照项目分类分为存档格式要求如下： 存档的汇报类文件：*.ppt、*.pdf、多媒体格式 存档的打印类文件：*.jpg、*.pdf 存档的原始文件：*.doc、*.excel、*.dwg、*.psd、3ds max等

四、电子文件资料归档的编目要求：

电子文件资料归档按照分类、年份、项目等多级目录进行编目。具体编目的各级目录要求如下：

1、第一级目录：按照《设计合同与协议》、《工程技术归档资料》分为二部分，即： 1-设计合同与协议 2-工程技术归档资料

2、第二级目录：在第一级目录下文件初次存档按该项目签订的合同为第二级目录；即以设计合同签订的年份确定，如： 项目合同在2012年签订，建立第二级目录为：2012年，项目合同在2013年签订，建立第二级目录为：2013年。

3、第三级目录：按照项目名称在第二级目录下建立第三级目录。电子文件资料归档的第三级及以下级别目录，将按照下表进行。1)工程技术文件归档以湖南电台项目的为例： 专用存档硬盘符:2-工程技术归档资料2012年某项目 具体格式要求如下表： 2)设计合同与协议以某项目的为例： 专用存档硬盘符: 1-设计合同与协议

2012年某项目1-设计合同（电子文档）

论公路工程资料的编制与归档管理 篇3

公路工程资料的编制要注意其自身的规范性, 完整性, 并且随着我国工程管理制度的深入改革提出了更高的要求, 公路工程施工的资料管理任务很繁重, 给技术的形成带来了不少难度。因此, 对于资料的编制变得尤为重要, 而且资料编制人员应该具备一定的业务能力, 能够对整个工程情况有所了解, 能够有条有理的进行资料的整理和分类, 能够发现资料中存在的问题。从一定意义上来说, 做好资料的编制与归档管理与工程建设同等重要。

1 竣工资料的编制

在施工的过程中, 有许多中间过程作为临时资料, 必须对这些过程资料保留至一定的期限, 同时也方便以后做好竣工资料, 临时资料首先要做好资料的分类、整理, 做好档案盒及其标示, 资料的排列, 以及临时卷内目录的编写等。

1.1 对原始资料进行收集整理

在进行资料归档的时候, 首先需要对原始资料进行收集整理。总的原则有:收集由试验室保存的原材、标准试验、工艺试验的资料;收集由各试验室出具的工程试验资料, 如压实度、砼强度、水泥、钢筋、粗集料、细集料、配合比、外委试验、砼强度、砂浆强度、触探资料等;收集相应的质检资料, 并按照归档文件的最终组卷要求进行分类。工程资料的归档是对工程施工过程的鉴定。以单位工程为例, 其公路工程归档资料应包括如下内容:

(1) 施工组织设计 (施工方案) ;

(2) 图纸会审、技术交底记录;

(3) 原材料、半成品、成品出厂质量证明和试验报告, 通过这些产品报告单, 可以证明工程施工过程中所用材料是否合格;

(4) 施工试验报告:施工过程中, 有些工序必须进行试验, 如:回填土密实度、道路基层压实度、混凝土试验等, 该进行试验的在竣工资料中必须放入试验报告, 没有试验报告的, 工程验收时该工序视为不合格;

(5) 施工记录:指每道工序的施工、验收、记录, 通过这些记录可以看出工程的施工情况;

(6) 隐检记录:隐检工程是指为下道工序施工所隐蔽的工程项目, 在隐蔽前必须进行质量检查, 把记录资料放入验收资料中;

(7) 工序质量评定表, 是经监理工程师签字后才认可的, 用以证明各工序质量是否合格;

(8) 设计变更、洽商记录:这是设计施工图补充和修改的记载, 所以若图纸有变更, 竣工资料中必须放入设计变更及洽商资料记录;

(9) 竣工图:竣工资料中没有竣工图就不能称为竣工资料, 竣工图不同于设计图和施工图, 它必须在工程竣工后按工程实际施工情况绘制。

1.2 档案盒及其标示

为了便于管理, 对每一类进行编号管理, 并对每一类所用档案盒进行统一编号, 例如土工试验的编号为ST, 其盒号依次为ST-01, ST-02……。盒号用铅笔统一编写在卷皮的档号位置。各合同段根据其工程量, 一次性配置档案盒, 并使用同一种档案盒, 在档案盒背脊上贴好标示, 标示应简洁、名了、统一。

1.3 资料的排列

按照项目档案组卷的最终要求, 试验资料, 按水泥、钢材、砂石材料、沥青、路基用土等分类的顺序和试验日期依次整理, 质检资料按照单位分部分项及工序, 按照工程评定资料, 开工报告, 质检资料的顺序依次整理。

2 资料的归档及管理

公路工程资料的归档应该在业主的领导下, 以国家相关行业规定为依据, 对公路工程项目材料进行立卷归档管理, 确保项目档案的准确、真实、完整、规范、美观, 并以高质量的水平通过交通运输部的项目档案验收。

2.1 注重临时资料的归档与管理

临时归档是指项目建设期间, 在每期计量前移送给指挥部的资料收集归档。包括临时性资料和具有查考利用价值的今后永久或长期保存的资料。所谓临时性资料, 是指施工期间对工程质量、尺寸有严重影响, 但今后无查考利用价值, 最终不予归档的过程资料。临时资料是项目文件的一种分支。过程资料不等于归档资料。但过程资料必须保留至一定的期限。在曾参入的某公路工程的资料管理中, 过程资料做以下界定: (1) 模板; (2) 不考虑地基承载力的基坑; (3) 砌筑防护及排水工程的混凝土浇注申请、砌筑施工记录、养护记录; (4) 路基土石方每5层的纵断高程、中线偏位、宽度、平整度、横坡、边坡等外形尺寸检测; (5) 分节、分段、分幅验收的经整合后产生的多余过程检测资料; (6) 与工程质量、进度、费用、安全等无关的, 今后无查考利用价值的各种管理性文件, 如电话号码变更, 非核心关键人员调整, 作息时间变化通知, 春节放假通知, 标段的内部管理往来文件, 等等。

2.2 做好施工中的资料归档

施工过程中的资料管理极为重要, 是真实反应公路工程整个施工状态的文件, 是直接影响竣工资料整理的感觉。对于施工过程中涉及到的资料内容也比较多, 同时需要与业主, 监理等多方进行相互配合, 确保资料的真实性。在施工资料归档的过程中, 还要做好各项材料的报送, 对于报送材料都需要自留复印件待查。

2.3 档案的验收和移交

各单位在交工验收前完成一套原件竣工文件档案, 由业主、监理等有关单位对竣工文件进行初验, 初验合格后, 才能申请交工验收。交工验收合格后一个月内按规定上交的套数, 填写档案归档移交单, 向管理组移交。管理组负责将上交的文件材料进行整理、归档, 并在2个月内移交给业主。在工程竣工验收前, 桂山公司进行项目档案单项验收。工程竣工档案验收合格后三个月内, 桂山公司将分类目录和项目档案移交给管养单位。

2.4 编制试验、质检台帐

为了方便竣工资料的跟踪管理, 应该做好质检台帐的编制。应该将编制后的台帐交管理组进行审核, 待审核通过后, 进行存档。按照单位、分部、分项工程进行划分的原则, 对路基、桥梁、路面、隧道、机电工程、交通设施等进行质检台帐的分类。每一个大类可细分为若干分项, 路基工程中分为路基土石方, 圆管涵、盖板 (拱形) 涵洞、通道, 小桥渡槽, 排水, 防护等;桥梁工程分为桩基 (基础) , 互通立交工程分为桥梁桩基 (基础) , 耳墙、挡块, 墩柱、盖梁, 梁板预制, 桥面系等, 耳墙、挡块, 墩柱、盖梁, 桥面系, 梁板预制, 涵洞, 防护, 匝道路基, 路面等;隧道工程分为路面, 洞口工程, 初期支护, 洞身开挖, 二衬, 仰拱, 防排水等。

3 结束语

在公路工程的建设中, 竣工资料的编制与归档管理是和工程建设同样重要的, 工程竣工档案对于施工单位的信誉和发展是很重要的。因此, 各施工单位应充分重视对工程竣工资料和档案的编制, 使竣工档案充分发挥其自身的价值, 确保整个工程的质量。

摘要：公路工程的资料如实反应了整个工程建设的状况, 便于以后对工程设计和施工过程的查阅和检索。因此, 对于公路工程资料的编制极为重要。本文主要是结合自身的工作经验, 对公路工程资料的编制与归档谈了自己的见解, 以供同仁参考。

关键词：公路工程,资料编制,归档管理

参考文献

[1]温世武.工程建设项目管理的有效途径探讨[J].山西建筑, 2013 (29) .

[2]张建, 张绩, 李永超.浅谈公路工程内业资料的整理与管理[J].科技致富向导, 2011 (15) .

[3]张东风, 寇蕾.浅谈工程竣工资料管理[J].科技创新导报, 2011 (31) .

[4]陈磊.浅谈工程技术资料管理[J].城市建设理论研究, 2012 (03) .

[5]邓建平.论建筑工程资料管理工作的重要性[J].山西建筑, 2013 (29) .

工程资料归档要求 篇4

一.工程档案资料归档责任划分

1、工程准备资料(包括开发报建、招投标资料等)，由各经办部门直接向监察室归档。

2、工程监理资料主要由监理单位负责编制并归档。工程监理资料由具有工程监理职责工程部形成的，监理工程师将监理过程资料在三天内，其它监理资料在阶段性工程完成后统一移交工程部资料。已委托监理单位的工程监理资料，由委托监理单位形成、编制、保管，待该工程完成后统一移交工程部资料室，工程部资料员对监理资料的形成进行监督和检查。

3、工程施工资料，主要由工程部监督控制，施工单位进行具体编制、收集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部资料室。

4、工程竣工验收资料，由工程部组织，施工单位进行验收资料编制、收集并按规定移交给工程部汇总，由工程部牵头，施工单位配合报送城建档案馆。

5、工程结算资料，主要由施工单位及承包单位按照集团公司工程结算目录进行收集整理，经工程部审核，报工程主管领导审批，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部门在结算完毕后定期向监察室归档

二.工程部日常保管资料

1、监理规划、细则及旁站方案：工程开工后，经工程部负责人审核，报公司主管领导审批，加盖监理公司公章，10天内交工程部资料室存档。

2、工程开工报告及开工令：在工程开工3日内，由监理工程师向工程部资料室归档。

3、分包单位资质报验：分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖责任单位公章后，提交工程部资料室存档。分包单位主要包括建设单位、监理单位、（主体）施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。

4、监理日志：原则上要求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部资料室或监理公司资料员归档。

5、监理月报、总结：监理工程师每月底将监理月报表报工程部（或监理单位项目）负责人审批后盖章，向工程部（或监理单位）资料员移交存档，资料员需检查监理月报是否规范及符合要求。工程完工后，由项目经理编写监理工程总结，经监理总监签字，报工程主管（或监理单位）领导审批后盖章，10天内向工程部（或监理单位）资料员移交存档。

6、监理工作联系单及回复：施工单位来文，由工程部资料员统一接收，监理工程师审查后，由监理工程师或工程部资料员将回复下发给相关单位。同时工程部资料员将每份的联系单及相关回复要合并一起存档。

7、往来函件：由工程部资料员统一负责收发，公司内部往来函件和施工单位的往来函件要分开，分别编制序号后当天存档。

8、旁站记录：监理工程师在旁站工作完成后2天内将旁站记录交资料员归档。

9、单位工程坐标定位测量记录：工程开工前1周内上报资料室存档，测量记录必须有建设、施工、监理、设计等单位签字并加盖公章。

10、签证、委托、进度申请：监理工程师办理审批手续完毕后按相关制度规定交给工程部资料员。工程部资料员将签证、委托经工程部负责人签字，报公司主管领导审批；进度申请经工程部负责人审批，办理用印后由监理工程师或工程部资料员第二天分发给相关部门及施工单位，同时工程部资料室存档1份。

11、施工图纸：由总工室直接下发给工程部资料员，再由资料员分发给相关工程师。工程部资料室收到图纸的当天必须保证存档1份施工图纸。工程部资料室存档的图纸按单位工程分类保存即可。

12、检测报告、勘察报告：相关项目检测完毕由相关单位在1个月内交工程部资料员按照单位工程进行分类归档。

13、合同、施工许可证、规划证等项目证照复印件：施工现场保存复印件备查，由资料员统一保管并存放入柜，任何人不能随意复印,也不能带出办公区域及外借给其他部门。

14、结算资料：施工单位报送的结算资料，经监理工程师审核通过，项目经理、工程部负责人、公司主管领导审批后，由相关单位给预决算部报一份，由工程部资料员给施工单位一份，同时，资料室存档1份。

15、材料报验：施工单位上报的材料报验资料，监理工程师在3天内签字报工程部负责人审批后盖章，由监理工程师或资料员下发给施工单位，并由资料员按照单位工程分类存档。厂家合格证及检验报告不是原件的要加盖材料商的公章，并注明原件存放处。

16、施工报验资料（包括各种施工记录）：施工单位上报的隐蔽验收记录、检验批验收记录等施工记录，工程师在收到后3天内签字，经工程部负责人在报验资料台帐上审批，报验资料盖章完毕后，由监理工程师或工程部资料员下发给施工单位，并由工程部资料员按照单位工程进行分类存档。

17、图纸会审及设计变更：图纸会审及设计变更要按照单位工程进行分类归档，设计院下发的设计变更要首先交给工程部资料员，由资料员分发给相关工程师，下发的资料要相关人员签收，签收日期精确到时分。工程部资料室同时保留1份存档。

18、施工组织设计及分部工程施工方案：施工单位上报的《施工组织设计》经监理公司审核同意后7天内归档。《施工组织设计》中的施工单位及监理单位都必须加盖公章，总监要签名并加盖总监注册章。“编制人”和“审批人”等栏内的签字必须手签，施工单位审批人必须是施工单位技术负责人。不对外报送的工程《施工组织设计》中监理单位须加盖监理项目章，但可不必加盖公章，总监也不必签名，其它按上述要求办理。

三.须移交档案部门资料项目竣工后，工程部必须向当地城建档案馆移交竣工资料，并同时应向监察室移交除一套完整的竣工资料（包含工程准备阶段、监理资料、施工过程资料、竣工验收资料及竣工图）外，还需要将该项目工程建设过程性管理资料移交保管。具体移交内容及对象如下： 四.移交资料要求

1、归档工程文件组卷分类必须清楚，将不同的文件资料分开装订、同类型的资料装订成册，并按工程进度依次编制流水编号。

2、移交资料类别必须齐全，内容完整。

3、归档的工程文件原则上为原件。没有原件时，复印件要清晰，并注明原件存放位置。

4、归档文件应字迹清楚、签字盖章手续完备。

5、工程资料统一采用A4纸规格，不符合标准的原始资料要通过折叠和粘贴的方式达到A4幅面(297mm×210mm)规格，图标栏露在外面。由政府及专业检测机构编制的装订成册的文件材料（如勘察报告）除外。

6、工程资料尽量使用计算机打印（签名和日期除外），不得使用涂改液修改；签字和盖章程序要完备，不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色的书写材料。

7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不能使用二底图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

8、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。竣工图的折叠方式要符合档案馆的要求(一般情况下是折成手风琴的样式，见下图1）竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。（图章示例见下图2）

9、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。

10、制作竣工图只能以图纸会审、设计变更、工程洽商单三种为修改依据。

五.整理规范程序

（一）、资料的整理及排列

1、整理方法日常收集整理：按项目-单位工程进展先后所形成的资料类型装盒，按《工程技术资料归档移交规范整理要求列表》分类组卷。附件1：

工程技术资料归档移交规范整理要求列表序号资料分类规范整理要求备注1勘察报告按项目综合组卷 2分包单位资质报验按项目综合组卷

3监理规划、细则及旁站方案按单位工程分类型分别组卷 4监理日志按单位工程组卷 5监理月报按单位工程组卷 6监理总结按单位工程组卷 7旁站记录按单位工程组卷

8监理工作联系单及回复按单位工程、工序组卷 9往来函件按项目-施工单位综合组卷

10工程开工报告及开工令、进场通知、延期批复按单位工程分类型分别组卷

11施工组织设计及分部工程施工方案按单位工程组卷 12材料报验按单位工程、分专业组卷 13检测报告按单位工程组卷

建筑工程归档资料管理 篇5

内业一般指的是在项目建设中负责工程项目资料档案管理、计划、统计管理及内部文秘管理工作。工程内业资料即指某个施工项目的所有档案资料之和, 主要由合同文件、日常资料和竣工文件三个部分组成。其中合同文件包括投标招标文件、施工合同协议书等; 日常资料则又分为质量控制资料、费用控制资料、进度控制资料、安全生产资料、廉政建设资料和合同管理资料六大类。

从工程内业资料内容的具体分类, 我们可以看出, 内业资料是以文件、照片、声音、影像等各种形式对某个工程项目的整个施工过程进行全方位记录。因此, 公路工程内业资料能够直接反映某个公路建设项目在施工过程中的管理和控制情况, 为及时调控施工策略提供依据; 也能够作公路通车之后, 对其进行运营管理的重要依据。但是, 在实际工程施工中, 由于管理阶层不重视、档案整理人员不专业等因素, 导致内业资料的整理和归档工作相对于工程的建设施工工作要滞后得多。因此, 如何进一步加强和规范公路工程内业资料的管理与归档成为业内学者和专家非常关注的问题。

2 公路工程内业资料整理与归档工作中存在的问题

通过翻阅相关资料和深入到基层调查采访, 笔者发现, 目前我国公路工程内业资料的整理和归档工作还存在诸多问题。笔者将对比较严重的几个问题进行详细的分析。

( 1) “重外业轻内业”的错误管理理念。很多公路工程项目的施工管理者存在管理理念上的偏差, 认为只要做好公路工程的施工工作即可, 因此, 对于内业资料的整理和归档只是应付了事。首先, 没有做到实时更新内业资料, 而是在外业工作的间隙进行阶段性整理; 其次, 对于相关资料只是粗糙的收集, 没有进行分类整理和归档。这些工作上的疏忽导致在真正需要内业资料的时候, 却发现资料缺乏连贯性、逻辑性, 并且在数据上漏洞百出。

( 2) 内业资料管理交接工作不到位。我国公路工程的施工过程普遍采用专业性人才流水线式作业的形式, 即路基工程作业队伍在做好路基的打造工作之后, 便撤离现场换路面工程作业队伍进行下一步的铺筑工作。这种频繁调动的作业方式, 如果不同施工队伍没有做好内业资料管理的交接工作, 就会导致前期资料的缺失, 以及两期资料连贯性、逻辑性差等问题。

( 3) 内业资料管理人员素质差。由于施工单位并没有将内业资料的整理和归档工作作为一个重要的工作来进行, 因此内业资料管理这个岗位非常不稳定, 这也就导致这个岗位上的员工整体素质较差, 不熟悉业务也缺乏责任心, 从而使得内业资料管理工作效率差, 经常出现重复返工的现象。

3 公路工程内业资料整理和归档工作的具体要求

想要真正做好公路工程内业资料的整理和归档工作, 就要转变管理者的管理理念, 提高工作人员的综合素质, 切实做到内业资料管理工作“全”、“准”、“严”的三个基本要求。“全”, 即内业资料内容齐全, 合同文件、日常资料和竣工文件三大类型的资料缺一不可; “准”, 即指内业资料内容和数据的准确性, 必须严格根据实际施工情况进行记录, 内容必须经得起检查和推敲; “严”; 即指在内业资料的审查环节一定要严格, 禁止不合格的内业资料进入档案室。除了这三个基本要求之外, 公路工程内业资料还必须具备三个特性: 即真实性、原始性以及合法性。其中真实性是前提, 原始性是资料记录施工的一个基本的属性, 合法性是指对于一些实时性的数据记录必须要取得相关责任人的同意, 并让其签字, 否则整个记录的过程在法定意义上来讲是不合法、无效的。

4 公路工程内业资料整理归档工作的工作流程

整理并归档公路工程内业资料其实是一项相当复杂而又需要耐心的工作。如果说, 前期的资料调查和收集具有任务比较具有艰巨性, 那么在资料整理与归纳更是需要慎重, 因为所有资料都是仅存的, 没有备用的。所以, 想要做好公路工程内业资料的管理工作, 一定要明确其管理流程。

( 1) 明确内业资料的标准化格式。为了更好的进行管理工作, 我们要对公路施工过程中的内业资料文件的格式进行规范, 具体做法是结合《公路工程施工监理规范》和《公路工程质量检验与评定标准》中相关规定和说明, 在不违反其规定的条件下, 结合自身的实际情况, 制定一套严格的业内施工资料书写范本。并且该范本要满足两个条件, 其一, 该范本应满足《公路工程施工监理规范》和《公路工程质量检验与评定标准》中提供的表格基础, 并且在此基础上将表格进行更具体细化的完善, 以便后期使用; 其次, 该范本还应该适用于一些高等级的大型公路的建设项目, 总之要具备全面性, 能适应多种不同的工程施工, 并且对他们能有部分或全部的帮助。对于一些特殊工程来讲, 则应该有针对性的事先制订相应的内业表格, 并将表格的资料内容完善, 形成一本专业的内业资料的补充范本, 并将这一范本下发到有关的建筑施工单位。

( 2) 内业资料的调查和收集。内业资料的管理工作人员应当具备高度责任意识, 根据工程进度实时做好内业资料的调查和收集工作。例如: 在施工前, 做好合同文件的调查和收集工作, 包括投标招标文件、施工合同协议书等; 在施工过程中, 则要做好日常资料的调查和收集工作, 对工程项目的质量、费用、进度、安全性等进行全面掌控, 并在出现问题的情况下及时上报管理者进行调整。内业资料的调查和收集一定要做到尽量避免资料的缺失, 如果发现有资料遗失的情况, 应当立即上报负责人, 采取有关的补救措施。

( 3) 内业资料的归档和监管。在做好内业资料的规范、调查和收集工作之后, 我们要对其进行归档和监管。归档工作要按照资料的属性分类进行, 以方便后期的查找和使用。而监管工作则要从以下几个方面着手: 首先, 单位领导予以大力支持。作为单位领导, 应该有权力制定与之相关的各种管理制度, 在经济上领导可以给予一定的支持, 同时也能发挥领导层的激励作用, 鼓励各级工程技术人员以高度的责任心和使命感投身到工作中去; 其次, 严格遵守工程内业资料的填报程序。进行工程质量检查评定的时候, 应该确保施工单位对每项评定的内容保质保量地完成, 严禁出现漏查的情况。对于整理好的信息要及时上交到监理单位, 以负责它的安全; 最后, 认真检查, 严格要求。必要时经常采取突袭抽查, 并且按照整理资料时的需求, 对每一项进行审核, 对于达不到要求的一定要及时做好记载, 并尽快做好信息的反馈。

5 改进公路工程内业资料管理工作的具体措施

( 1) 内业资料管理上的“三统一”。所谓“三统一”就是指: 内业表格的填写方法统一, 形式统一, 标准要求统一。这样做的目的是为了提高内业资料搜集和整理的工作效率。因为要想高效率地完成内业资料, 这些是基础, 同时这还是为了减少浪费、降低成本的需要。

( 2) 内业资料的程序化以及自动化管理。人工整理资料是难免会出现统计实务而需要重新换纸统计的情况, 这样算的话将会造成大量的纸张浪费。还有一个问题是, 纸张无论是在保存还是在运输的过程中都非常的不方便。于是, 当今科技的发展需要尽快实现对内业资料管理的信息化和微机自动化。而这一切形成的基础必须依赖于内业资料的标准化程度。

( 3) 内业资料的正规化以及完善化管理。公路桥梁等工程内业资料的管理是一项长期的、艰巨的、重要的工作, 这不仅仅只是依靠监管部门就能完成的, 还需要业主和施工单位的一起努力, 才有可能正规化、完善化的方向发展。

6 结语

总之, 公路工程内业资料的整理与归档是一项重要的工作, 我们必须不断全面提高各参建单位的和质量意识和管理水平, 才能为创造一流工程以及精品工程的目标, 提供最真实、值得信赖的保证。

摘要：公路, 是社会主义中国经济建设的基础设施, 其内业资料的整理与归档问题, 事关公路工程的建设进程和质量, 更是关系到我国社会主义经济建设的大事, 本文针对公路工程内业资料的本身进行整理与归档问题的分析, 找出能够改善内业资料整理与归档问题的建议性措施。

关键词：公路工程,内业资料,整理与归档,问题,改善措施

参考文献

[1]张心蜜.商业地产项目施工进度全过程管理分析[J].山西建筑, 2011, 37 (1) :238-239.

建筑工程归档资料管理 篇6

1 搜集施工原始资料

1.1 施工原始资料的作用一是工程使用中出现了质量事故时

通过查阅施工原始记录弄清原因, 分清责任;二是工程达到大修周期或水毁等原因查阅施工原始记录弄清原来的施工过程、施工工艺和工程结构等, 为改善施工方法和施工工艺提供依据。

1.2 施工原始记录的搜集与填写施工原始记录必须是在施工

现场由施工技术人员或试验检测人员进行搜集, 并直接填写在有关表格上, 不能凭记忆或日记本回办公室再抄写, 更不能由专职内业人员在办公室里编写, 这样的施工记录失去了其最重要的真实性, 也就谈不上“原始”二字了。只有在现场无法填写的项目 (如检测压实度含水量等) 才可以在试验室试验时填写。

为了保证记录资料的原始性与真实性, 公路工程中要求原始记录只可以修正但绝不是修改, 方法是将错误的数据轻轻划掉 (还能辨认出来) , 再将正确的写在其旁边, 一般还要求修正者要签名, 以明确由谁因何原因修正。在铁路工程中对此没有严格的说明, 但本着严谨的原则同样应该做到如此。

另外还有很多更细致的要求也要注意遵守, 例如各种记录应该用黑色签字笔或炭素笔填写, 严禁用铅笔、圆珠笔及其他颜色笔填写;使用的各种表格大小要基本一致且进行统一编号, 铁路工程内业资料中, 检验批和检查证占绝大部分, 其编号也比较完整, 按照施工工序和施工部位的划分都有专门的表格与其对应。值得一提的是, 当找不到合适的检查证使用时, 一般都用“万能”检查证建检-17来代替。

此外, 表格中所有栏目均应填满, 空缺项目用“/”划掉, 表中可继续填写内容的空白处用波浪线划掉, 以免有人另外填写内容造成混乱。各种记录必须按照规定权限有人签证, 并签认记录日期。日期应用全数字法表示年、月、日, 不准只签月、日而不签年份等。

2 工程检测资料的报验

施工过程中每道工序完成后, 施工单位应按照质量检验评定标准规定的项目进行自检, 将自检结果填写相应检查表报专业监理工程, 经监理抽验合格, 在《工程报验单》签字认可后由施工单位保存。报验资料主要包括工程报验单、原材料检测试验、检验批质量验收计录表、各种检查证等。

3 施工内业资料的整理

3.1 工程实体资料的整理施工单位在开始施工之前应按照《铁

路工程质量检验评定标准》的要求对标段工程进行单位、分部、分项工程和检验批的划分, 在施工过程中按照施工及报验资料顺序由检验批、检查证到分项、分部、再到单位工程进行积累罗列, 这样等到工程结束时一个项目的资料形成。

3.2 实验资料的整理

一是原材料试验如:钢筋、水泥等外购材料其出厂合格证, 材质单同试验检测结果一起存放, 各种材料按品种、规格依时间为序排列;砂子、碎石等就地取材使用的材料各项试验检测结果应按使用部位不同, 以使用时间为序排列。

二是各种混合料组成设计试验, 包括各标号砂浆配合比试验, 各标号混凝土配合比试验以施工时间为序排列。

三是各种成品在进场时必须要求厂家提供合格证, 半成品除要求出具合格证之外, 施工单位还要进行试验。这些合格证和试验报告按照时间为序进行排列。

四是路基压实度、含水率等试验报告按照施工段施工层为序进行排列整理。

4 其他施工资料的整理

其他施工资料包括:开、竣工报告及批复文件;工程施工小结;竣工工程数量表;定位测量、设计交接桩记录及复测记录表;图纸会审记录、变更设计通知单;建交表;竣工验收报告;施工日志;竣工图等。这些资料除了部分在竣工验收阶段前准备之外, 很多都是需要由技术人员在施工过程中搜集准备的, 在竣工交档阶段, 主要是需要将其和上述施工原始记录及检测资料按照顺序整理装订成册。由此也可见施工过程中对资料的搜集是何等重要, 内业资料的整理需要各方面各部门人员的配合, 并不仅仅是专职内业人员能够完成的。

5 施工内业资料的保存和归档

施工内业资料是施工单位计量和获得支付的主要依据, 也是交工验收的主要内容, 有些项目建设工期较长须跨年度施工, 有些工程结构复杂分项工程多资料多, 因此很多单位在开工之日起都配备专人妥善整理, 分类保存, 为竣工交档打下良好基础。

根据铁道部《铁路建设项目竣工验收交接办法》 (铁建设[2008]23号) 和《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》 (办档[2002]8号) 的要求, 对所搜集的资料按照如下顺序进行组卷装订:开、竣工报告及批复文件→工程施工小结→竣工工程数量表→定位测量、设计交接桩记录及复测记录表→图纸会审记录、变更设计通知单→建交表→各种检查证→原材料进厂复试检测报告、施工试验检测报告, 混凝土工程检测报告、灌注记录, 路基填土夯实度试验报告, 电气、设备测试报告等各种复试检测报告→各种原材料、成品出厂合格证→各种动力机械图纸、出厂合格证、说明书→检验批质量验收记录→分项工程质量验收记录→分部工程质量验收记录→单位工程质量验收记录 (含质量控制资料核查、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查、观感质量检查记录表) →竣工验收报告 (铁验1至5表) →其他报表和文字材料→工程日志→竣工图 (按专业、图号排列) 。其中检验批和检查证要将同一表格编号的放在一起按照结构层次排放。以上各项内容如单位工程较小需要组在同一卷内时, 保管期限应从长。

资料在装订之前先把破损的页面进行裱糊, 可用胶水不可用糨糊, 以免日后纸张发生霉变。装订前还应将所有金属物 (订书针、曲别针) 去掉, 以防因金属生锈而损害资料影响其寿命。

内业资料一般在左侧打4孔, 外加竣工文件软封面, 由一根线装订完成后, 应加编统一页码, 加索引目录等, 然后再装入装入铁道部统一规定的科技档案盒内。图纸一般不需要装订, 折叠成297~210毫米的尺寸大小按照先后顺序散放在科技档案盒内 (同样需附卷内目录) 。

6 结束语

内业资料的搜集整理与归档是一个及其繁琐而漫长的过程, 需要具备充分的耐心和细致, 更需要和外业技术人员及试验人员的沟通合作, 如果在这个过程中工作没有做好, 在竣工交档阶段将会非常的麻烦。目前, 施工单位很少有专门培训自己的专职内业人员, 大部分采用外聘形式来解决内业人员缺乏的问题, 而外聘人员的流动性导致资料整理经常断档, 麻烦不断。一个成熟的施工队伍必定有各专职人员做专职工作, 培养自己稳定的内业人员是势在必行。

摘要：本文叙述了在铁路施工过程中施工内业资料的记录, 填表方法和内业资料形成、整理过程及内业资料的作用和意义。

医院文书资料的预归档管理 篇7

1医院文书资料的预归档管理

文书资料的预归档管理指在文书资料产生同时掌控其流转过程,做好审核资料、保管期限确定、目录格式创建、数字化标准制订等工作。

2预归档管理的目的

2.1一般情况下,在当年年底医院文书资料全部收集完整后,才进行整理、定义及分类等一系列文书资料的归档流程。在档案管理人员日常工作范畴中纳入文书资料的预归档内容,可减少传统的资料收集、编排、存档,提供查阅、复印、利用等一系列繁琐工作环节,使档案管理人员有更多的时间和精力进行档案的开发、加工、分析、统计、编研等工作,提高档案工作人员的工作效率,更好地提供档案利用服务[4]。

2.2在医院的档案门户网站或通过网络版档案软件创建文件现行中心,收集的医院文书资料,经鉴定后符合对外开放借阅,及时上传、开放,同时为全院职工提供在线全文阅读和下载利用服务。

3预归档管理的实施方法

3.1目录格式的创建

收集各部门收文、发文等相关资料,遵循档案目录的具体要求,准确定义各字段信息,确保相关信息与档案目录中相关信息的一致性,将各字段信息准确填入excel表格中[5]。待年底文书在各个部门流转完成后,给各文书编上档号、年度、件号,筛选保管期限字段,转换为当年度的档案目录,顺利导入档案软件。

3.2收文登记号与保管期限需一一对应

在文书流转于各部门的过程中,需以来文的时间做大流水号记录登记,与此同时,要遵照《文件归档范围和保管期限表》或医院具体规定的保管期限进行合理保管,确保收文登记号与保管期限表之间一一对应。年底文书流转完成后,以收文登记号、保管期限、文件等关键词整理文书的先后顺序。

3.3确定保管期限的定义

医院的文书保管期限表并非一成不变,需根据国家规定和医院业务发展情况不断修订、调整[6]。由国家卫生部、省厅、市局制订的医疗业务指导性文件,属于医院主管业务的重要文件,其保管期限应定为“永久”。但有些科室的诊疗规范可能几年就会发生变化,若都定为永久保存,相当永久保存了许多已经过时失效的资料,浪费档案资源及档案管理人员的精力和时间。因此,2006年国家档案局修改颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,对文书档案的保管期限表条目数量及期限定义进行了部分修改,如将“永久”、“长期”、“短期”改用为“永久、定期”,其中重要文件的保管期限定为30年,一般“试行”、“暂行”文件定为10年。对于医患纠纷产生的文件,根据医患双方达成谅解协议、未达成协议或未诉诸法律的普通医疗纠纷、产生民事判决书等情况,确定其文件资料的保管期限。

3.4数字化扫描

在文书资料收集的过程中,确定文书资料的保管期限后,应根据保管期限的保存格式要求,随时、同步。保管期限为“永久”、“30年”的文书资料,要求扫描成双层pdf格式和tiff格式;保管期限确定为“10年”的文书资料,要求扫描成双层pdf格式。

4预归档管理应注意的问题

4.1完善制度管理

加强档案管理人员培训,提高档案知识水平。由专人整理与各部门相关的文书材料归档范围表,定期发放至文书材料产生部门,确定文书资料的保管期限表,保证文书档案的质量。

4.2资料收集与预归档同步

提高档案人员的履职意识,保证资料收集与预归档同步进行,减少因大量资料积压后再整理造成资料散失及收集环节的丢失。整理归档文件时,应按照文件材料形成的基本规律,保持材料之间的有机联系,区分文件的不同价值,以利于保管和利用。

4.3数据载体的移交

各部门文书资料的移交应参照医疗档案的标准,确保数字化文件资料的内容、格式安全,完全匹配对接文书档案的目录后,再移交至本单位档案部门。移交时,完善并保留档案移交手续,方便日后查询档案的源头及责任人。

摘要：一般情况下,在当年年底医院文书资料全部收集完整后,才进行整理、定义及分类等一系列文书资料的归档流程。将文书资料的预归档工作纳入档案管理人员日常工作内容中,从文书材料的发起时即参照其归档方法对文书资料进行定义、分类,可减少传统的资料收集、编排、存档,提供查阅、复印、利用等一系列繁琐工作环节,使档案管理人员有更多的时间和精力进行档案的开发、加工、分析、统计、编研等工作,提高档案工作人员的工作效率,更好地提供档案利用服务。

关键词：医院文书资料,预归档,管理

参考文献

[1]黄建华.探讨医院文书档案管理工作中存在的问题及对策[J].北方药学,2013,10(7):151—151.

[2]陈复霞.浅谈医院文书档案收集工作的意义和原则[J].中国经贸导刊,2015,23:52—53.

[3]王丹虹.医院文书档案管理中存在的问题及对策[J].现代医院,2012,12(2):126—127.

[4]葛成霞.基层医院文书档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务,2012,19:60.

[5]曾霞.OA办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用[J].办公室业务,2015,4:90—90.

医院文书资料的预归档管理 篇8

关键词：管理,医院,文书档案

文书档案是在行政办公业务工作中形成的文件资料, 经鉴定其保存价值后整理的档案资料。在医院活动中形成的文书档案包括了政务活动中办公室业务产生的收发文件、合同、协议、会议记录;也包括质量改进部门在医疗纠纷协调处理过程中产生的文字、证明、律师的申请书、起诉状、上诉状、答辩状, 法院的通知、判决书等。文书档案还包括了医务部、护理部、科教部等文书类资料其涵盖面广, 如何才能保证资料的收集完整, 质量保证、保存期限定义准确且能符合数字化档案的要求, 这需要文书档案管理手段的不断改进, 文书档案的现代化管理要与时俱进。

一、预归档管理的定义

所谓文书资料的预归档管理即指在文书资料产生的环节中即时掌控流转过程。并能做好资料审核的完整性、定义资料保管期限的准确性、创建目录格式的规范性、完成数字化要求的标准性。

二、预归档管理的目的

1.把文书档案的预归档纳入平时的工作范畴有利于档案工作人员从传统的档案收集、整理、归档, 和提供人工查阅、复印、利用等一系列繁琐程序中解脱出来, 可将更多的时间、精力投入到档案的开发、统计、编研等工作中, 更全面地掌握档案利用的需求和趋势, 并针对性地做好档案利用服务。

2.创建文件现行中心, 符合对外开放借阅的文件经鉴定后即时开放, 提供借阅、利用, 通过医院的档案门户网站或网络版档案软件设立文件现行中心, 上传符合查阅格式的文件, 并提供在线全文阅读和下载。

三、预归档管理的实施方法

(一) 目录格式创建

在公文收文、发文或各部门业务产生的文书类资料时, 把文书资料的信息按档案目录的格式要求统一用excel软件输入。准确定义与档案目录一致的字段模块, 如文件的责任者、文件号、文件标题、成文日期、页数、保管期限、附件、密级、备注等信息。待当年度文书流转完成后转换成档案目录时只要加上档号、年度、件号, 再通过软件将保管期限字段筛选后即可成为当年度的档案目录, 再导入档案软件即可。

(二) 收文登记号与保管期限对应

在文书流转过程中, 收文的登记一般都按照来文的时间顺序做大流水号记录, 在文书目录登记的同时按《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》或医院制定的保管期限表准确定义文件的保管期限, 做到登记号与保管期限表对应。待当年度的文书流转完成后即可按照收文登记号和保管期限表利用excel软件辅助排序登记号、保管期限、文件关键词即可整理出文书档案的先后排列顺序。

(三) 保管期限的定义

文书档案管理在医院业务发展而不断改进的, 国家档案局根据形势发展的需要在2006年修改颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》, 此规定结合文书档案的发展做了一些科学的调整, 保管期限表条目数量及期限定义有所修改, 如将原有的“永久”、“长期”、“短期”修改为“永久、定期”, 定期中再分为30年、10年。医院在此基础上也要对纳入保管的档案条目进行修改, 特别是一些医疗纠纷处理案件的处理文书。就如我院在2010年与第三方签署协议, 由第三方介入处理医院纠纷事件;之后在2012年与中国人保台州分公司签署医疗责任险协议, 在保险处理流程、保费总额、每例免赔额、每例赔付比例等由保险公司介入处理, 以上两者的案件处理文书是新形势下产生的新的文书资料, 所以医院的文书保管期限表要顺应医院发展潮流不断修订、调整。

(四) 数字化扫描

在文书资料收集的过程中, 对于文书资料的保管期限鉴定完毕的文书需要按保管期限的保存格式要求, 随时形成、保存, 即保管30年、永久的文书资料扫描成双层pdf格式和tiff格式的文档, 保管10年的只要扫描成双层pdf即可, 其pdf格式也可根据档案开放要求提供借阅、利用。

(五) 装盒

归档文件在完整公文流转流程后, 可暂时按收文时间顺序在同一保管期限的基础上分别进行排列, 归档文件以盒为保管单位。

四、预归档管理应注意的问题

(一) 完善制度管理

定期将与各部门相关的文书材料归档范围表分发至材料产生部门, 经部门主管、兼职档案员根据近年业务调整情况确定文书资料的归档范围和保管期限表。以便在日常收文登记中明确定义保管期限等信息, 保证文书档案的质量。

(二) 资料收集与预归档同步

文书资料产生在平时, 由于兼职档案员的工作时间安排及个人主观能动性等原因很多资料都等积压后再整理, 很容易造成资料的散失及收集环节的丢失, 所以要提高档案人员的履职意识, 务必要求收集与预归档同步。如医疗纠纷案件一般都分为住院、诉讼或协调、处理三个阶段, 所以在资料收集时建议参实行“三同步”的管理方法, 对医疗纠纷档案由兼职档案实行专项跟踪, 随时收集每个环节产生的资料。

(三) 数据载体的移交

年度文书资料的收集往往在翌年年初, 各部门的资料移交也要遵循档案医疗的标准执行, 对文书档案的目录实行完全匹配对接外, 对数字化成果的内容、格式也要实行安全检测并移交单位档案部门。建议文书档案业务部门可用移动硬盘移交, 再由档案业务部门归纳汇总后刻录至国际质量信誉较好的只读性光盘, 同时要完成档案移交手续, 以便日后追溯档案的源头及责任者。

参考文献

[1]李金莲.对现代化文书档案管理的思考[J].新西部, 2009 (3) .

[2]邵丹.一体化医院信息系统在专科医院的应用实践.中国医院管理, 2005 (12) .

建筑工程归档资料管理 篇9

1 工程资料整理归档的基本要求

①真实性。要求工程资料必须要真实反映工程建设的情况。②准确性。要求工程资料必须填写准确, 评语准确、无误。③及时性。要求工程资料必须要与工程施工同步。④完整性。要求工程资料不得有缺项和漏项。

2 工程资料的重要性

2.1 工程资料是竣工文件的重要组成部分

随着高性能混凝土的普遍使用, 预计建筑工程使用年限大都为100年, 但是施工单位在工程竣工验收、交付使用后, 一般只在前两年负责维修, 由于施工不当导致的工程质量问题往往在多年以后才显现出来, 需要进行维修和整改, 但是由于施工单位人员流动性大, 导致难以进行工程修复工作。因此, 为了延长工程使用寿命, 保证维修质量, 确保工程使用人员的安全, 维修人员必须通过查阅该工程的相关日志、检查记录等资料档案, 以便采取有效的补救措施, 提高工程维修质量, 从而保证工程的使用寿命。由此可见, 只有规范了工程资料的整理归档流程, 使工程资料保持完整性和准确性, 才能为有效解决工程的后期问题提供资料支持。

2.2 工程资料是反映工程质量的有力证明

工程资料是对工程施工的各个环节、各项材料等的真实记录, 是对整个工程实际情况的客观、真实地反映, 包括施工过程中使用的工程材料的质量、相关材料及工程质量的评定资料等, 为工程施工过程中控制和提高工程施工质量提供了客观、真实的依据, 可以帮助施工人员及时发现错误并积极改进, 促进工程质量得到有效提高。

3 现阶段工程资料整理归档存在的问题

3.1 重视力度不够

我国的《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》等法规条例, 对工程资料的整理归档都做出了相关说明和规定。但是, 由于部分施工单位领导对于档案资料的整理归档工作不够重视, 相关工作人员也缺乏管理意识, 再加上相关部门监管力度不够, 导致在工程竣工之后, 工程档案资料不够完整, 不仅延误了建筑工程档案的递交, 也无法很好的反映建筑工程的施工质量。

3.2 缺乏科学的工程资料保存机制

目前, 很多施工单位在整个建设工程结束之后, 对于相关资料文件的收集整理不够重视, 对于竣工后的工程文件资料没有按照相关规定进行规范的装订和管理, 缺乏科学的工程资料保存机制, 极易造成工程资料的混乱和丢失。工程资料保存机制不健全, 使得资料的整理归档工作并不能为工程资料的完整性和准确性提供保障, 甚至给单位造成经济损失。

4 工程资料整理归档问题的解决办法

4.1 提高对工程资料整理归档的重要性认识

为了提高施工单位对工程资料整理归档的重视, 提高相关工作人员的工程资料管理意识是关键。首先, 要切实加强工程资料整理归档的有关规章制度建设, 并通过开展不同形式的宣传教育活动, 来提高人们的工程资料管理意识, 学习相关方面的专业知识, 使其充分认识到工程档案资料管理的意义与价值, 并按照相关制度规定逐步规范自身的行为, 不断提高建筑工程管理人员的档案资料管理意识。最终使得档案资料整理归档工作能够顺利进行, 为提高工程的质量, 提升企业形象打下坚实的基础。

4.2 注重对工程施工资料和物资试验相关资料的整理

施工的过程也是工程资料形成的过程, 因此, 单位要根据工程开展的进度和环节进行资料的整理。首先, 施工过程中要根据施工和报检资料的顺序进行工程资料的积累和分类存放, 一直到整个工程竣工验收;其次, 还要对施工过程中使用的水泥、钢筋等原材料的试验数据资料进行收集整理, 并按施工时间顺序和试验类别分类存放, 保证工程资料的真实性;然后, 还要对竣工图表、会议记录、相关影像资料等进行整理, 保证工程资料的完整性和多样性。

4.3 规范资料的收集过程, 保证工程资料的完整性和真实性

为了确保工程资料的完整, 工程资料表格的填写、收集和整理必须按工程资料管理的目录来进行, 对于遗漏、破损的工程资料文件需要补齐, 并确保后补资料的真实性, 这样才能有效保证工程资料不丢项, 并且与工程质量实际情况相符, 只有保证工程资料的完整性和真实性, 才能方便对工程质量的控制, 也为后期的质量监督检查工作提供可靠的依据。

4.4 加强对工程资料整理人员的培训

目前, 由于单位领导不够重视, 相关的管理制度还不够完善, 没有规范的、完整的资料整理手册, 标准也很难统一, 导致工程资料整理归档工作难以科学高效的进行。因此, 单位可以组织一批资深的老资料员在单位内开展资料整理培训讲座, 或者举办新老资料员交流会, 帮助新手解决工程资料整理归档过程中遇到的实际问题, 从而提高工作效率。

4.5 要严格把关竣工验收资料的收集整理归档过程

在工程竣工验收阶段, 工程项目管理监督部门要严格把好审查验收关, 对各承包商单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查, 着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更设计的落实情况, 认真审查工程资料是否完整, 签证是否完备, 组卷排列是否合理等。确保竣工档案的真实性和准确性, 使其竣工档案资料在工程项目合同决算时, 真正发挥凭证作用, 达到收集整理档案的目的。

5 结语