案卷归档须知

2024-06-18

案卷归档须知（共3篇）

案卷归档须知篇1

执法文书制作与归档科目试题

一、题目说明

根据以下执法文书，补充制作该案卷的遗漏文书，并将整套执法文书整理成1份装订完好的执法案卷。

二、答题要求

1.已提供的执法文书顺序随机，请依据《文化市场行政处罚案件档案管理办法》及《文化市场综合行政执法案卷评查办法》整理。

2.补充制作的执法文书需符合28种基本综合执法文书格式（文书电子模板已提供），不可手写。涉及执法人员签名及现场负责人、当事人签名的，请拷贝复制其他电子文书中的签名；涉及印章的，无需加盖。

3.执法文书内容应与案情相关，逻辑合理。

4.卷宗、目录、备考表电子模板已提供，不可手写。5.请使用宋体10号字填制目录，请使用仿宋小四号字填制执法文书。

6.归档过程中涉及骑缝章的，无需加盖；需要粘贴封志的，无需粘贴。需要对案卷内文件材料编号的，请使用自动号码机编号。

7.归档过程中无需装订副卷。

三、答题提示

1.不需对已给定的案卷进行纠错。

2.本案中，青河市上山区文化市场综合执法大队受青河市上山区文化广电新闻出版局委托执法。

3.本案不涉及行政复议及行政诉讼。

4.本科目文件材料电子版，封面、目录、备考表及28种执法文书模板电子版，存放于U盘 “执法文书制作与归档”文件夹中。

附：相关法律法规规定

《出版管理行政处罚实施办法》

第十五条

除依照《中华人民共和国行政处罚法》可以当场作出行政处罚决定的以外，新闻出版行政机关发现公民、法人或者其他组织有依法应当给予行政处罚的违法行为的，应当立案查处。

第十六条新闻出版行政机关应当严格履行职责，对有关公民、法人或者其他组织遵守出版法律、法规和规章的情况进行监督检查。对在检查中发现的违法行为，新闻出版行政机关应当及时立案。

新闻出版行机关在进行执法检查时，执法人员不得少于两人，并应当向当事人或者有关人员出示新闻出版行政执法证。

第十八条新闻出版行政机关应当建立健全违法行为举报制度，接受公民、法人或者其他组织对违法行为的控告、检举。对控告、检举的违法行为经审核基本属实的，应当及时立案。不予立案的，应当及时告知控告人或检举人。

第十九条新闻出版行政机关对其他行政机关移送的、上级新闻出版行政机关指定或者交办的、当事人主动交待的和通过其他方式发现的违法行为，应当及时立案。

案卷归档须知篇2

一、三步法

三步, 就是第一步召开会议, 布置立卷归档工作;第二步具体进行归档操作, 并将归档情况总结上报外交部档案局 (馆) ;第三步进行评比。

1. 召开会议, 布置立卷归档工作。

外交学院在每年的三或四月份召开全院立卷归档工作布置会议, 会议主要由学院主管档案工作的院领导、各部门负责档案工作的处级领导、院办综合档案室及各部门专兼职档案人员参加。会上, 主管档案工作的院领导做出指示, 强调档案工作的重要性及归档的意义, 提出对归档工作的总体要求, 明确每年工作的重点。比如, 在2011年3月布置立卷归档工作时, 学院主管档案工作的是时任院党委副书记衡孝军同志, 他在归档工作布置会议上, 除了强调档案工作的重要性, 对归档工作还特别提出四点要求: (1) 高度重视, 责任明晰, 分工明确, 落实到位。他指出, 档案为学院的发展做出了重要贡献, 学院的党代会、教代会、团代会、历次校庆活动以及教学评估、基建工程的改 (扩) 建等都查阅了大量档案。档案记录了学院发展的历史, 不仅可以供现实利用, 还可以为领导研究学院未来的发展规划提供史料依据。档案是学院的宝贵财富, 各部门都要做好每年一次的归档工作。岗位变动的同志, 一定要做好文件交接。有经验的同志, 要做好传、帮、带等工作。各部门要高度重视, 责任明晰, 分工明确, 落实到位。 (2) 重视质量。衡副书记讲道, 《外交学院规章制度汇编》明确规定了归档范围和归档的具体操作环节、程序等, 各部门负责归档的同志要熟悉制度, 掌握细节, 从材料的收集, 到分类、编页, 再到编目、卷皮的填写及案卷的装订和移交, 每个环节都要做到保质保量。 (3) 归档的侧重点。除了做好党政、教学、科研、外事、基建等工作中形成材料的归档, 重点做好学院校庆55周年、教职工第四轮岗位竞聘、开展创先争优活动、各类项目申报、举办培训班及各种研讨和交流活动材料的归档。 (4) 总体要求做到三高。即高归档率:应归档的部门, 一定将材料整理、送交档案部门保管。应归档的材料, 一定要保证全部归档, 不能放在个人手里;不但要归纸质材料, 照片、光盘等也要归档。高完整率:一个事件从头到尾是个完整的过程, 所形成的材料要有开头、有中间、还要有结尾, 应归档的材料每一部分都不能缺少。高合格率:严格按照归档操作规程对归档材料进行审核、分类、排列、编目等, 保证归档符合要求。主管院领导参加会议, 做出指示, 提出要求, 体现出权威的力量。有些处级领导听说院领导参加归档工作布置会, 不敢怠慢, 一改以往只派本部门具体负责立卷的人员代为参会的做法, 主动参加会议。每次主管院领导讲话后, 主管院办综合档案室的院办领导要通报上一年归档工作中存在的问题, 提出改进措施及本次归档工作中注意事项等。会上还要下发外交学院有关归档工作的文件。会间, 如有人对某些归档的具体操作问题提出疑问, 综合档案室的业务同志会充分予以答复。

2. 具体进行归档, 完成归档任务后向外交部档案局 (馆) 汇报。

立卷归档工作布置会议结束后, 各部门负责人和具体负责立卷的同志会立即行动起来。因为, 在归档工作安排中, 除了对案卷质量有要求外, 对案卷移交时间等也做详细说明。对不在规定时间完成归档任务的部门, 在评比中不能获得二等以上奖励。兼职档案人员在会后, 要根据本部门收发文件登记本, 对上一年接收和发出的全部文件进行整理, 该清退的清退, 该查找的查找。待捋清眉目后, 与本部门领导共同鉴定, 对有保存价值的, 进行立卷归档。在立卷过程中, 各部门具体负责归档的同志, 要领取立卷必备材料, 如卷皮等;对文件进行分类、编页, 对不规范的文件要进行处理, 如贴边、折叠等;填写卷内目录及案卷封皮、办理档案移交手续等。综合档案室的同志也要做很多工作, 参与整个立卷归档过程。指导立卷的同志做好每一环节的归档工作, 发现不合格的案卷, 当即责成有关人员进行返工;对每一个案卷的装订进行把关;随时填写《立卷归档情况一览表》有关内容;记录归档过程中出现的问题并通知有关人员随时改正;跟踪整个归档进度, 督促各部门分时段按时完成各自的归档任务。全院各部门完成归档工作后, 学院综合档案室要对接收的全部案卷再次进行核查, 核查内容包括:案卷质量是否符合要求、归档单位移交案卷日期是否准确、移交各保管期限案卷的数量是否与实体对应、具体立卷责任人和主管领导的签名与移交手续及《立卷归档情况一览表》上的是否有出入等。核查无误后, 根据核查结果和《立卷归档情况一览表》、归档过程中的记录, 综合档案室撰写《外交学院立卷归档情况汇报》, 作为归档工作的总结上报外交部档案局 (馆) 。

3. 下半年进行评比。

自1996年开始, 外交学院依据《外交学院档案工作自检评比标准》 (1997年修订为《外交学院立卷归档评比办法》) 等, 每年拨出一定经费对立卷归档情况进行评比, 目前评比工作已经坚持开展近20年。评比小组成员由主管院领导、院办领导 (学院综合档案室隶属于院办) 、教学、科研、外事等部门的领导及综合档案室人员5—7人组成, 各系 (部, 所) 保证每年有一个归档质量较好的部门主管领导参与到评比工作中。评比前, 院办综合档案室要根据评比标准, 核查各部门移交档案情况, 详细做好记录。评比过程中, 评比小组成员首先要听取院办领导对整个归档情况的通报, 审阅综合档案室提供的《立卷归档情况一览表》, 听取综合档案室对评奖比例、各部门案卷质量情况介绍, 之后, 实地查看所接收的全部案卷, 最后综合各方面因素, 讨论、决定获得一、二、三等奖的单位。评比会上, 主管院领导还要讲话, 作总结。院领导在肯定归档工作取得成绩的同时, 指出工作中的不足以及下一阶段 (也就是评比结束至第二年归档前) 的工作任务。此外, 会上还请评比小组成员就如何进一步做好我院档案工作发表见解。会后, 综合档案室将对有关情况进一步整理、汇总, 以外交学院简报的形式通报全院并上报或交流到有关部门。在学院简报上, 每年都要附《立卷归档情况一览表》。通过《立卷归档情况一览表》, 可以看到每年外交学院各类档案的总量及分布情况;通过《立卷归档情况一览表》, 可以看出学院各部门的业务发展及工作量情况;通过《立卷归档情况一览表》, 还可以看出各归档部门移交档案的时间、主管领导、具体立卷人员等情况。评比简报在全院公布、无异议后, 综合档案室将全部档案入库保存, 表明外交学院立卷归档工作的结束。

二、三步法的实施, 大大提高了归档速度, 也提高了案卷质量

1. 在第一步, 即召开会议布置立卷归档工作阶段, 各级领导的要求和指示、业务部门的培训, 为提高案卷质量奠定了思想和业务基础。学院在每年布置立卷归档工作时, 要求全院在6月25号左右完成归档任务, 归档时间集中控制在3个月内, 而且每年都以“院办发2号”文件的形式公布当年立卷归档工作安排。由于主管院领导亲临会议, 强调档案工作的重要性, 提出具体要求, 特别是每次都强调抓好案卷质量, 使得“提高案卷质量”成了每年院领导布置归档工作中必不可少的一项要求。如:2006年主管档案工作的院领导、时任党委副书记衡孝军同志提出归档总体要求, 其中的第一条就是“树立质量意识, 坚持质量第一, 确保立卷质量”;2007年归档工作布置会议上, 衡副书记再次强调四点, 其中的第二条就是“保质保量, 质量第一”, 以至于以后的历次归档工作中, 院领导从没间断过对归档案卷质量的要求。在布置归档工作会议上, 院办领导对案卷质量也不放过, 每年都在会议上通报上一年归档工作存在的具体问题, 提出改进措施及归档注意事项;综合档案室对归档操作流程具体讲解或进行业务培训, 这些, 使具体从事归档的同志了解到以往归档中出现较多的问题, 在归档过程中就可以避免类似问题再次发生, 为归档速度和案卷质量的提高奠定了思想和业务基础。

2. 在具体进行归档操作、完成归档任务并向外交部档案 (局) 馆汇报总结阶段, 全院各级领导及专兼职档案人员紧紧以完成归档任务、保证案卷质量为抓手。由于归档工作要求在三个月或不足三个月内完成, 时间紧, 各部门领导为保质保量完成任务, 除了合理安排人员, 还在时间上予以充分保证。归档工作安排集中, 业务指导集中, 装订工作限定在档案室进行并由档案室把关, 为了避免扎堆装订, 实行装订预约, 所有这些使归档人员随时感到归档进行时, 必须以全院一盘棋的思想完成归档任务。为了在评比中获得好的等次, 各部门具体负责归档的同志, 在归档过程中做到你追我赶, 保质保量。为了获得较高质量, 有的部门的兼职档案员在现场培训结束后, 还要电话咨询, 电话咨询还解决不了问题, 索性就把案卷抱到档案室来操作……归档工作结束后, 由于涉及下半年的评比, 评比结果还要通报全院, 所以各部门对归档案卷数量和质量等非常重视, 以至于有的同志细心到连页码的编写是否工整、准确, 都要反复检查、核对。在案卷装订时, 由于统一在综合档案室装订, 综合档案室不仅对案卷在装订质量上进行了把关, 在装订前发现案卷内的质量问题可以现场随时解决, 既保证了装订质量, 也提高了案卷整体质量, 同时避免了由于兼职人员的鲁莽操作造成的装订机器的损毁。

3. 评比时更是以归档评比, 促案卷质量的提高。外交学院自1996年开始在归档过程中开展评比工作, 一直坚持至今。最初每年从抓某一方面工作入手, 结合归档工作进行评比, 如:1999年从抓公文规范化入手, 2000年从抓提高案卷封皮质量入手, 2002年从抓卷内目录和案卷目录的计算机打印等入手, 发展到目前的评比已涉及归档的方方面面, 即从文件形成的质量, 到组成案卷的质量以至于案卷移交到综合档案室的日期, 也算作评比的一项内容。评比还将延伸到档案的提供利用, 比如在提供利用档案时, 如果找不到某单位的某份文件, 则在下一年评比中, 该单位因上一年文件收集不全而不能评为一等奖, 将被追查责任。外交学院每年的归档评比工作简报都上报外交部、北京市委教工委、北京市教委并交流给北京高校档案研究会等部门。其中, 1997年外交部将外交学院在归档工作中引进评比的做法转发到部内部属单位学习交流。北京高校档案研究会的《北京普通高校档案工作信息》曾经7次转载外交学院的归档评比工作简报, 供北京普通高校交流、借鉴。

摘要：各高校在立卷归档过程中都有自己的一套方法, 有的已经形成规律, 有的还在逐步探索、改进。本文结合工作实际, 归纳归档过程“三步法”, 并指出“三步法”与案卷质量的关系。