行政案卷

行政案卷（共3篇）

行政案卷 篇1

摘要：在追求人权、民主的呼声越来越高的时代背景之下, 人们对程序公平也越来越重视, 行政案卷对行政行为进行控制, 不仅对行政权的无限扩张进行有效的控制, 也彰显出程序法在现代社会的重要地位。文章从行政案卷的基础理论入手, 以求在今后实践中实现行政案卷制度寻求理论基础。

关键词：行政案卷,排他制度,内涵

行政案卷排他制度是指行政主体在作出行政行为前通过调查、鉴定、举行听证等形式取得的和相对人提供的用以证明待证事实的各种记录、陈述意见、鉴定结论、证人证言、物证等证据, 以及程序中所依据或收到的各种法律文书按照一定的顺序组成案卷, 行政主体的行政行为只能以该案卷为依据作出, 卷外证据不能作为行政行为根据。根据这一制度, 作为行政机关定案的证据只能是在案卷中已经记载的并经过当事人口头或者书面质辩的证据, 凡未经记载和质辩的证据一律不得作为定案的根据。美国行政法明确确立了这一原则[1] (P493) 。

目前国内外实务界、理论界对行政案卷排他制度的称谓可谓五花八门, 有称之为行政案卷排他性原则的, 有称之为行政案卷制度的, 亦有称之为案卷排他规则的, 还有称之为案卷排他性的, 更有将听证笔录与行政案卷概念偷换的。这不仅造成使用上的不便, 也容易造成概念混乱, 引起对法律条文的误解。因此, 确定统一称谓是明确行政案卷排他制度内涵的第一步。

(一) 行政案卷与档案、听证笔录

行政案卷是指对行政程序的记载以及行政行为所根据的一切文献, 即行政主体在作出行政行为前通过调查、鉴定、举行听证等形式取得的和相对人提供的用以证明待证事实的各种记录、陈述意见、鉴定结论、证人证言、物证等证据, 以及程序中作出、收到的各种法律文书。行政案卷既包括了行政相对人和有关利害关系人甚至其他社会公众提供的材料, 也包括行政机关自己制作的材料;既包括对相对人有利的证据, 也包括对相对人不利的证据。行政案卷的形式分为书面的形式和口头的形式, 行政机关口头的决定或口头说明的理由, 如果可以证明确实存在时, 也可成为案卷的一部分。在美国《联邦行政程序法》的557. (c) .3.中提到:“案卷应注明对当事人提出的每个事实认定、结论或异议的裁定。包括初步性、建议性和临时性决定在内的所有决定, 都应属于案卷的组成部分。”行政案卷与其他相关概念是存在区别的, 为了更好地把握行政案卷的内涵, 必须将之与相关概念加以对比、区分。

1. 行政案卷与档案。

根据《辞海》上对“档案”的解释:凡具有查考使用价值、经过立卷归档集中保管起来的各种文件材料, 包括:收发电文、会议记录、电话记录、人事材料、技术文件、出版物原稿、财会簿册、印模、照片、录像带以及具有保留价值的各种文书。由此, 档案的内涵大于案卷, 两者为包含与被包含的关系。

2. 行政案卷与听证笔录。

依各国行政程序法通例, 听证笔录一般是指听证主持人 (非本案调查人员) 在听证过程中对调查取证人员 (追诉人) 、案件当事人陈述的意见和提供的证据所作的一种书面记载。听证笔录是正式听证程序中的法律用语, 若将“听证笔录”与“行政案卷”等而视之, 则容易让人产生非正式听证程序中不需要行政案卷排他制度的错误观念, 同时由两者定义可以看出, 即便是在正式听证程序中的听证笔录也只不过是行政案卷的一部分而非全部, 两者的关系是被包含与包含关系。由此亦可得知, 行政案卷排他制度并非正式听证程序的专有制度。

(二) 称谓的厘清:

行政案卷制度抑或行政案卷排他制度

学界有学者主张以“行政案卷制度”予以命名 (1) , 其主要是基于以下考虑:其一, 认为行政案卷本来就不具有“排他性”, 即只承认行政案卷是行政行为作出过程和支持行政行为合法性的重要依据而非唯一依据, 因此自不必在称谓中出现“排他”字样;其二, 承认行政案卷具有“排他性”, 但案卷应然地包括了“排他性”, 否则永远也无法真正成“卷”。“王名扬先生笔下的‘案卷排他性’之‘排他性’也只不过是对案卷本质的揭示与强调, 并不意味着案卷还有排他性和非排他性之别。”[2]所以, 称其为“行政案卷排他制度”有同义重复之嫌。

笔者认为“行政案卷排他制度”的称谓是最佳的, 理由如下:首先, “行政案卷制度”容易与“行政案卷管理制度”、“行政案卷阅览制度”等相似概念混淆, 在造成视觉误差的同时难以体现出本制度的特殊性, “排他性”正是对案卷本质的揭示与强调, 在称谓中出现更能与相似概念加以区别;其次, “案卷排他性”着眼于“性质”, 是静态的, 而“案卷排他”强调的则是一个过程, 即:行政案卷外的任何材料都不成为行政行为过程以及支持行政行为合法性的依据, 都将予以排除的一个过程, 是动态的。因此, 命名为“行政案卷排他制度”既能一目了然地体现出制度特性, 又能动态地反映制度的运行过程。

(三) “原则”与“制度”之争

“行政案卷排他”究竟是一项制度抑或是一项原则?我国理论界对此可谓是莫衷一是。一部分原因来自美国最早确立的案卷排他性原则这一称谓的影响, 另一部分原因则是由于对“原则”、“制度”等基础概念没有加以认真区分。法律原则是指寓存于法律之中的最初的、最根本的规则[3] (P87) 。法律规则 (制度) 是指:对一定的事实状态 (包括行为和事件) 赋予明确的法律意义, 并确定其具体法律后果的准则[4]。法律规则 (制度) 不同于法律原则, 法律规则具有明确性或确定性, 无论其规定的事实状态还是法律后果, 都是具体的, 可认定、可操作;因此, 法律规则具有指引、评价、预测、警示等作用。而法律原则只是为人们的行为提供了某些根据或设置一定标准, 并不具体规定一定的事实状态和法律后果。而行政程序法的基本原则是指:贯穿行政权运行过程始终, 为行政机关和相对人以及其他程序参与人所必须遵循的基本行为准则, 而行政程序的具体规则 (表现为制度) 则是某些程序事项法律规定的陈述, 比学说或原则更加详细和具体。据上分析, 笔者认为可作如下定位:行政程序法价值取向 (程序正义) 由行政程序法基本原则 (公正、公开原则) 来加以体现, 行政程序法基本原则 (公正、公开原则) 则由行政程序法制度 (行政案卷排他制度) 来落实和具体化, 即行政程序法价值取向 (程序正义) —行政程序法基本原则 (公正、公开原则) —行政程序法制度 (行政案卷排他制度) 的模式。解决“原则”“制度”之争的表征只是厘清称谓问题, 实质却关系到行政程序法典化制度设计的落实。因此, 笔者主张以“行政案卷排他制度”命名。

在行政案卷排他制度的特征问题上, 我国理论界可谓是争讼盈庭。有学者认为行政案卷制度具有真实性、封闭性、排他性、公开性和唯一性的特点[2]。亦有学者将之归纳为程序性、唯一性、封闭性、客观性、整体性、相关性以及多样性[5]。笔者认为:真实性、客观性在本质上并无太多区别, 且并不为行政案卷排他制度所特有;唯一性与排他性有重复之嫌, 只是从不同角度对同一事物的阐述罢了;而整体性、多样性是对行政案卷存在形态特征的描述, 故不能将之归纳为制度特征;程序性、公开性都带有程序色彩, 而行政案卷排他制度本身就是一种行政程序制度, 程序性与公开性并不为本制度所特有。因此, 在行政案卷排他制度下探讨行政案卷的特征, 行政案卷具有开放性、关联性、封闭性、排他性的特征。

参考文献

[1]王名扬.美国行政法[M].北京:中国法制出版社, 1999.

[2]倪洪涛.行政案卷制度论纲[J].甘肃政法学院学报, 2005, (2) .

[3]胡旭晟, 蒋先福.法理学[M].长沙:湖南人民出版社、湖南大学出版社, 2001.

[4]王万华.行政程序法论[A].罗豪才.行政法论丛:第3卷[C].北京:法律出版社, 1999.

[5]孔繁华.英美行政法上的案卷制度及其对我国的借鉴意义[J].法学评论, 2005, (2) .

行政案卷 篇2

（一）卷宗封面

（二）卷内目录

（三）卷内材料

1.林业行政处罚案件调查报告 2.法律文书

林业行政处罚决定书（式样21）； 不予林业行政处罚决定书（式样20）； 林业行政当场处罚决定书（式样01）； 林业行政处罚文书送达回证（式样24）； 林业行政处罚立案登记表（式样02）； 林业行政处罚意见书（式样19）； 责令

通知书（式样11）；

驳回∕批准 延期∕分期缴纳罚款申请决定书（式样23）。3.陈述、辩解材料

询问违法嫌疑人（当事人）笔录（式样03）； 违法嫌疑人（当事人）书面陈述、辩解材料；

同案违法人陈述（另案处理的可以是复印件，但要注明原件所在位置）； 林业行政处罚先行告知书（式样14）林业行政处罚听证权利告知书（式样15）；

经告知后，违法嫌疑人（当事人）提供的陈述、申辩材料 对违法嫌疑人（当事人）的陈述、申辩的复核材料。对违法嫌疑人（当事人）的身份核实材料。4.证据材料

林业行政处罚案件来源材料（包括：受理报警登记表、受案询问笔录和举报、控告、移送、交办、主动交待及执法人员发现线索的材料）询问被侵害人、证人笔录（式样03）； 证人证明材料；

勘验∕检查笔录（式样05）及附件：现场图、现场照片； 先行登记保存证据通知单（式样06）； 抽样取证通知书（式样07）； 封存扣押决定书（式样08）解除封存扣押决定书（式样09）； 暂扣木材决定书（式样12）暂扣木材决定书（式样13）；

收集、调取书证笔录及其收取的书证原件或者复印件、抄录件、摘录件 收集、调取物证笔录及其收取的物证照片与文字说明或者物证原物保存说明 调取物品、文件发还凭证

林（地）权证或其他法定林（地）权证明 木材检尺明细表 涉案物品价值证明 其他书证；

其他物证及物证照片；

录音、录像、电子数据等说明件； 鉴定、检测、评估聘请/委托书及其结论意见；鉴定、检测、评估人资质证明； 5.听证材料

听证申请书（听证申请笔录）； 不予受理听证申请通知书（式样16）； 举行听证通知书（式样17）； 听证笔录（式样18）； 听证报告 6.呈批文书

先行登记保存呈批表； 解除先行登记保存呈批表；

对正在营业的生产∕经营场所进行检查呈批表； 对违法行为人进行辨认∕指认呈批表； 封存∕扣押呈批表； 解除封存∕扣押呈批表； 暂扣木材呈批表； 解除暂扣木材呈批表；

鉴定∕检测∕评估聘请/委托呈批表； 不予受理听证申请呈批表； 移交涉案财物呈批表； 延期∕分期缴纳罚款呈批表； 延长办案期限呈批表； 其他需要呈批的事项。7.执行结果

没收实物清单（式样22）移交涉案财物手续； 延期∕分期缴纳罚款申请书； 罚没款收据或银行代收罚款收据 8.其他材料 集体讨论笔录 宣布处罚决定记录 处罚监督复查记录

案件移送书回执（式样04）其他需要保存的材料

（四）备考表

（五）卷宗封底

如果出现行政复议、行政诉讼或国家赔偿情形的，有关材料可以单独列卷，作为原行政处罚案卷的副卷存档。

行政复议案卷材料排列顺序

（一）卷宗封面

（二）卷内目录

（三）卷内材料

行政复议申请书（副本）、行政复议申请笔录（复印件）行政复议提交答复通知书 行政复议书面答复（副本）行政复议决定书

履行行政复议决定的有关文书 其他复议材料

（四）备考表

（五）卷宗封底

行政诉讼卷材料排列顺序

（一）卷宗封面

（二）卷内目录

（三）卷内材料 起诉状（副本）答辩状（副本）判决书或裁定书（副本）

履行行政诉讼判决、裁定的有关文书 其他应诉材料 二审有关材料

（四）备考表

（五）卷宗封底

国家赔偿案材料排列顺序

（一）卷宗封面

（二）卷内目录

（三）卷内材料 申请书（副本）国家赔偿复议申请书 答辩意见（副本）

国家赔偿调解书、国家赔偿决定书、不予国家赔偿决定书或国家赔偿判决书（副本）

国家赔偿金支付申请书 责令承担赔偿费用通知书 履行国家赔偿的有关文书 其他材料

（四）备考表

（五）卷宗封底

装订顺序中未列出的文书、材料，需要入卷的，根据其性质、类别订入卷内合适的位置。

案件数字统计以当场处罚决定书、处罚决定书、不予处罚决定书或撤销案件决定书为准。

一案有多人并分别制作了上述文书的，以一案对待。

行政许可案卷评查标准 篇3

基础标准部分（该部分不符合要求，案卷得分为实际得分的1/2）

（一）主体合法：

实施行政许可的主体具备法定资格。（必须使用卫生行政部门公章或卫生行政部门行政审批专用章）

（二）行政许可项目合法

行政许可项目属于依法设定的行政许可事项。

（三）适用依据合法

所适用的法律依据为现行有效的法律、法规、规章，所适用的法律、法规、规章准确无误。

（四）程序合法

按照受理、审查（听证）、决定、送达的步骤和顺序实施行政许可。审批的程序符合要求，受理到许可的时限符合要求。文书规范标准（100分）

（一）申请和受理阶段（共30分）

1、行政许可申请材料接收凭证（4分）

（1）申请材料接收凭证的编号、申请人名称、申请事项、收件清单及收件日期；（2分）

（2）收件为复印件的，应加盖“与原件核对无误”印章（1分）

（3）收件人（0.3分）、申请人（代理人）(0.3分)签字和行政机关印章(0.4分)。（1分）

2、申请材料补正告知书（3分）

（1）申请材料补正告知书编号、申请人名称、申请的事项；（1分）

（2）补正的理由、内容、期限（1分）；

（3）行政机关的印章（专用印章）及日期（1分）。

3、行政许可申请受理（不予受理）通知书（8分）

（1）受理通知书编号、申请人名称、申请事项、受理时间；（3分）

（2）予以受理（不予受理）的依据、决定及承诺期限；（3分）

（3）行政机关印章（专用印章）及日期。（2分）

4、各类卫生行政许可申请受理时需要提供的各类材料（15分）（具体标准根据专业情况细化，见附件1、2、3、4）

（二）审查阶段（共29分）

1、现场检查笔录（20分）

（1）检查人出示行政执法证件、记录陪同人信息，填写证件号并签名；（2分）（2）检查的起止时间、地点（应写清勘验、查看地点的具体方位和具体地点）；（2分）

（3）被检查人基本信息是法人或其他组织的，应填写单位的全称、地址、联系电话，法定代表人（负责人）的姓名、性别、民族、职务等内容；是个人的应填写姓名、性别、年龄、民族、住址、联系电话等内容；（2分）

（4）现场验收的内容（12分）

按照各专业的不同，增加关键项目的验收情况（具体标准根据专业情况细化，见附件1、2、3、4）；

（5）被检查人签署意见及签名。

2、需要进行陈述、申辩，或适用特别程序或听证程序的，在期限内告知被告知人，并做好相关记录（陈述申辩权利告知、陈述申辩记录，特别程序告知，听证告知、听证通知、听证公告、听证笔录）（3分）

3、行政许可延期审批文书（3分）

（1）延期审批文书编号、申请人名称、申请的事项；（1分）

（2）延期的理由、依据和期限；（1分）

（3）承办人、审批人意见。（1分）

4、行政许可延期通知书（3分）

（1）延期通知书编号、申请人名称、申请的事项；（1分）

（2）延期的理由、依据和期限；（1分）

（3）行政机关的印章及日期。（1分）

（三）决定阶段（共30分）

1、行政许可（不予许可）审批书（15分）（1）决定书编号、申请人名称；（3分）

（2）申请的许可事项；（1分）

（3）审查情况（应包括申请材料、现场审核、检验或监测内容）；（4分）（4）决定的依据（1分）

（5）拟决定的许可事项和有效期限（4分）（6）经办人、审核人意见（1分）

（7）审批人意见、行政机关印章及日期。（1分）

2、行政许可（不予许可）决定书（15分）

（1）决定书编号、申请人名称；（3分）

（2）申请的许可事项；（1分）

（3）审查结论；（3分）

（4）行政许可决定的依据（或者不予许可的理由、依据）；（1分）

（5）行政许可（不予许可）决定的内容（许可证件的内容）；（5分）

（6）告知申请人如不服行政许可决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；（1分）

（7）行政机关的印章及日期。（1分）

（四）送达阶段（共6分）送达回证

（1）送达文书（行政许可证件）的名称及文号（编号）；（1分）

（2）受送达人、送达人；（1分）

（3）送达的时间、地点、方式；（1分）

（4）收件人签名；（1分）

（5）行政机关印章；（1分）

（6）行政许可收费有合法票据；证照类许可事项有证照内容摘要或备份。（1分）（备注：依法实行“一个窗口对外”的部门，申请人在政务中心窗口领取办件的登记如符合上述要求，视为送达文书）

（五）卷宗归档（共5分）

1、一案一卷（涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的事项，可以一案两卷）；（0.5分）

2、使用统一规范的卷宗封面，一卷一号；（0.5分）

3、卷内文字应当使用钢笔、签字笔或毛笔书写；（0.5分）

4、卷内目录和备考表填写规范；（0.5分）

5、卷内材料排列有序（应按时间顺序排列；或者准予行政许可（不予行政许可）决定书和送达回证在前，其余文书按时间顺序排列），装订整齐；（0.5分）

6、卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，单页在右上角，双页在左上角；（0.5分）

7、不能随文书装订立卷的材料，应放入材料袋中，随卷归档。材料袋上应注明材料的名称、数量等内容；（0.5分）

8、卷内无金属物；（0.5分）

9、破损的文书应修补或复制，文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐；（0.5分）