安全管理会议

安全管理会议（精选7篇）

安全管理会议 篇1

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目录 引

言.......................................................................2 第 1 章

有效利用会议.........................................................2 1.1 你需要开会吗？.......................................................2 1.2 明确会议的目的.......................................................3 1.3 非正式会议...........................................................4 1.4 正式会议.............................................................5 1.5 革新中的交流方式......................................................6 1.6 会议类型.............................................................7 1.7 不要离题.............................................................8 第 2 章

准备会议............................................................10 2.1 邀请与会者..........................................................10 2.2 准备议程............................................................11 2.3 确定地点............................................................12 2.4 安排座位............................................................15 2.5 准备会议用品........................................................17 第 3 章

出席会议............................................................18 3.1 积极参与............................................................18 3.2 外表与讲话..........................................................19 3.3 倾听发言............................................................20 3.4 处理问题............................................................21 3.5 做备忘录............................................................23 评估与会技巧................................................................24 第 4 章

主持会议............................................................24 4.1 了解职责............................................................25

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4.2 研究出席者..........................................................26 4.3 掌握会议节奏........................................................27 4.4 控制会议............................................................28 4.5 维持秩序............................................................30 4.6 结束会议............................................................32 4.7 运用正规程序........................................................34 4.8 解决正式会议上的问题.................................................36 主持能力自测................................................................37

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成功会 议管理技巧

若想成功地管理会议，你要学习这些技巧：从构划和准备议程，到建立正式程序，以及处理易爆局面。《会议管理》不仅教你全面主持会议以及充分参与会议，而且为你提供实用方法使会议达到预定目的。生动有力的提示帮助你处理实际工作中发生的情况，并掌握一流的会议管理技巧，从而使你大大提高管理会议的效率及果断性。

蒂姆·欣德尔（Tim Hindle）是伦敦商业语言咨询机构“Working Words”的创建人。作为编辑顾问和作者，他完成了许多著作，其中包括《袖珍经理手册》、《袖珍 MBA》和《袖珍金融手册》、1979年以来一直是《经济学家》杂志的撰稿人，1994-1996 年任《欧洲商务》杂志的编辑。

引

言

会议商务的一个重要部分，全球每天要举行数百万次会议，《会议管理》会帮助你——不论是作为出席会议的与会者，或者是会议的主席——提高这些会议的效果和效率。不论是正式会议还是非正式会议，本书将提供给你相关的各种实用建议，例如如何作好基本的准备，如何进行恰当的座位安排，如何保持预定计划，如何结束仁义等。散见于全书的 101 个简明的提示将进一步为你达到目的提供重要信息。自我评估练习使你能系统地评估你的进步及明确以后的努力方向。如果你能不断地应用本书所提供的宝贵建议，你就可以非常自信并且成功地管理会议。

第 第 1 1 章

有效利用会议

开会要花费宝贵的时间和金钱，因此只有在必要时才召开会议，并确保会议简短而富有建设性。1.1 你需要开会吗？

大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正解决问题？如果你考虑过会议真正的代价，你安排和出席的会议就会少得多。1.1.1 定义会议

商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。

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1.1.2 考虑成本

成功的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此能够节约大量的时间和金钱。然而，有许多会议没有必要召开，例如小组会议。开始时小组会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一个惯例，或者被看成从各自的工作中解脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间——从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途施行，这个时间也必须计算在内。最后还有“机会成本”，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。1.1.3 把成本加起来

要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数）。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的成本。会议达成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的，但你经常要考虑的是如何用尽量少的成本，而事半功倍地达到同样的效果。1.1.4 正在举行会议

一个部门的成员和董事总经理聚在一起开会，以解决一个问题。他们的年薪合计 180000 英镑，年管理费合计 100000 英镑，另外还有各种杂项费用。按此计算，这个会议每小时的费用是 178 英镑。

销售经理联系各种情况提供补充信息 销售代表提出报告 董事总经理主持会议 销售总监向销售团队提出问题 秘书作记录 2 1.2 明确会议的目的可以为许多不同的原因召开会议，主席和与会者必须预先明了确切目的，这样才能使会议取得成功。

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小提示 1 1 ：从一开始就要明确会议目的 小提示 2 2 ：如果不开会也能解决问题，就取消会议。1.2.1 考虑目的大多数会议的目的属于下列几种之一。要预先决定所要召开会议的目的属于其中的哪一种，并确保全体与会者明了。

● 透露住处信息或提供意见； ● 发布指示； ● 提出申诉和仲裁； ● 做出决定或贯彻决定 ● 激发创意； ● 提了建议，进行讨论，并做出最终决定；1.2.2 考虑细节

如果你已决定一个会议的主题，就可开始考虑其他细节。想一下这个会议要开多长，哪几个问题需要讲座以及必须分配给每个问题的时间是多少。注意留点时间用于委派任务，也留点时间给予会间休息及会议总结。一定要安排好会议，以确保恰恰相反当的、有必要权威性的与会者能够出席。如果他们不能来，那就重新安排一个更合适的时间。对于例行会议，应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符合一个实用目的而不是浪费时间。1.2.3 自我提问

Q 每个人都明确开会的目的吗？ Q 是否需要每个人都出席整个会议？ Q 是否有比开会更好的方法不提出问题？ Q 是否有其他人，他通常不出席你的会议，但可能会在这一次会议上提出有益的意见？ Q 使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.2.4 评估个人的目的无论你主持会议或者只是出席会议，应事先考虑会议规定的目标以及你的个人目标，例如，你可能对议程式上的某些项目特别感兴趣，你要起清楚你愿意接受什么样的结果，然后可以开始做相应的准备。另一个需要考虑的问题是你能否减少花费在会议上的时间。如果你不需要参加整个会议并已决定只出席其中的一部分，则应预先通知会议主席。1.2.5 保密事宜

如果会上要讲座保密事宜，应让全体与会者在会议的开始阶段就知道，因为这会影响与会者的态度。所有保密事项需要恰当地处理并且在会外出应获得足够的重视。如果议和内兼有机密和非机密的事项，则应预先确保全体与会者明白每个项目相应的情况。

小提示 3 3 ：仔细考虑什么能促进会议成功举行，什么会使会议失败。1.2.6 强调目标

如果你主持会议，在会议开始时做饭就要概述这个会议的目的和目标，这样就能使全体与会者在整个会议期间都能牢记不忘。提醒与会者何时必须做出何种决议以及需传递何种信息，并且——如果他们偏离这点——提醒他们注意分配给每个问题的讨论时间。如果你仅是会议的参与者，你要确保你已为详尽讨论淤泥特别有关的事项作好了充分的准备。

小提示 4 4 ：考虑一下，如果一个例行会议没有如期举行，会有什么后果。

1.2.7 7 你的重要途径

目的未明确，你就无法确定需要举行哪种会议。首先确定会议的目的及需花时间，然后邀请与会者。

确定会议目的决定会议需要多少时间

保证有关人员出席 3 1.3 非正式会议

非正会议可以有多种不同的形式，并且可以采取讨论会的形式。非正式会会议无论是偶然进行的，或者是按通常的方式如口头方式召集起来的，都提供了一些机会来简单地解决问题。

小提示 5 5 ：记住，高层经理的在场可能会妨碍讨论。

小提示 6 6 ：要远离你的办公室召开会议，这样你就可以轻易地离开会议。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.3.1 布置环境

尽管性质比较随意，非正式会议的成功仍然得益于精心挑选的环境，如果与会者感觉不 服，或者要他们在开放式的办公室里讨论一项保密事宜，那么就很难进行富有成效讨论。选择合适的环境，可以帮助你得到所寻求的结果。1.3.2 解决问题

利用一个临时的会面，例如与同事在走廊里交谈，立刻解决一个问题。1.3.3 临时会议

只有简短的通知并且是顺便或立即召集的会议，称为“临时会议”。这些临时会议对于坦诚地讨论问题以及不受大量其他人员的影响而迅速地做出决定是很理想的。不多于三至四人参加的临时会议在解决一些小问题时具有最佳效果。另外，可以利用临界时会议发布紧急通告。在同事之间，临时会议倾向于以非正式的语言风格和轻松的身体语言为特征。建立一种非正式的气氛，有助于你在会议中理解其他人的反应。注意面部表情：因为与会者可能走神，他们的面部表情会真实地告诉做你这一点。1.3.4 小型非正式会议

策划小型非正式会议是为了通过讨论不解决问题，提供反馈，因此与临时会议不同，它应该有准备的时间。即使举行一个只有二三个人参加的小型非正式会议，也要记住会议的目的和时间限制。恰当地控制会议，你就能让主要的事情进行下去，并且能使与会者之间进行坦诚的讨论。通过保持目光接触这种身体语言中具有表达性的方式，来鼓励与会者。1.3.5 讨论争议

如果你在领导一次讨论，你一定要多多运用大量鼓励性的目光接触，来帮助你保持对会议的控制。1.3.6 交流思想

小型的头脑风暴会议是一个分享创意的良好论坛。如果你正在主持一个头脑风暴会议，安排专人记下与会者提出的想法，这种书面记录常常能够启发出其他建议。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.3.7 头脑风暴会议

利用非正式的头脑风暴会议来产生新的想法，或者得出灵活的创意，用于解决问题。为了得到最好的效果，事先说明会议的目的和时间限制，以便与会者能有所准备。由一小群各具特长的人参与的头脑风暴会议最为有效，所以必须要求每个人轮流发言。会议期间避免评论或批评任何想法，因为这会妨碍提出建议；会后再判断这些想法的可行性。1.4 正式会议

不同类型的正式会议都有不同的程序规则。一些会议，如全休会议，必须依法召开；其他的会议则是自定的，是为了做出一个特殊的决定或讨论一个问题而召开。

小提示 7 7 ：让自己熟悉各种正式会议的程序。1.4.1 正式会议

会议类型 特点 会议类型 特点 董事会会议由公司的董事们参加——董事会通常由董事组成。有些国家的法律规定董事会必须共同行使权力。

·董事会通常定期召开会议，也许一个月一次，来讨论公司事务。会议通常在董事会的会议室举行——这是一个设有一张大桌子的正式场合。

·董事会会议由董事会主席主持，他是根据公司章程被选举出来的 大会 在大会上，通常就一个主题作几个报告。有些大会对公众开放，另一些只限某些人参加，如公司雇员。

·这类会议适用于大量人员在短时期内交流信息 ·虽然有时发言人会留有“回答提问”这一段时间，借鉴于大会的规模，计论和听众参与是很有限的。

常务委员会会议 常务委员会是公司董事会下属的一个小组，它可能是对经常性的事情负责，如一位总经理的薪金和业绩的评审。

●常务委员会定期召开会议来履行授权给它的任务。

●公司董事会可以授权常务委员会代为采取行动。

●常务委员会要先向公司董事会报告，然后采取外部会议 一个外部会议包括某个组织内的一群人和组织外的另一群人，例如来访的行 业 工 会 谈 判 代表。

●在外部会议上，保守机密是一个重要问题。与会者应仔细思考哪些信息必须保密；为了达到目的哪些信息可以在会上披露。

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必要的行动。

●外部会议可以在中立地点进行。

专门委员会会议 公司董事会可以建立一个专门委员会，研究一个需要特别注意的问题。与整个董事会相比，这个小组会更加频繁地召开会议。

●必要时，专门委员会可以开会讨论专业性特别强的特殊问题，或详细分析复杂问题。

●许多公司董事会发现难以在一个月内召开一次以上的会议，而专门委员会可以定期召开会议，而且只涉及必要的人员。

年会（AGM）

年会一年一次，常常是规定的，召集公司董事与股东讨论过去一年的事务和未来的计划。

●年会允许股东向公司董事提问，并要求他们京公司的业绩做出解释。

●董事们利用这个机会寻求决算的批准，重新任命审计师，并讨论未来的计划和策略。

公众会议 公众会议对任何人都开放。这种讨论的形式可被地方政府或私人活动小组所采用，用来与公众讨论各类事项，或为公司所采用，以讨论未来的发展。

所有的成员被邀请出席公众会议。通常事先在当地社交中心、公共图书馆及地方报纸或杂志上通告。

公众会议的议程通常只有一项供讨论的主要议题。

临 时 股 东 大 会（EGM）如果为了立该采取行动而需获得股东的批准，则可召开临时股东大会。临时股东大会可以在两次年会之间 的 任 何 时 候 召开。

●应提前一些时间向股东们发出临时股东大会的通知，提前多少时间则随国家而异。

●临时股东大会的操作规则通常与年会一样。

1.4.2 遵守规则

管理正式会议的规则可能是复杂的，并且随国家和组织的不同而异。规则能决定会前必须发了通知的数量，与会者的权利，表决工作应当遵循的程序。如你参加一个正式会议，应事先了解应当遵循的一些规则。

小提示 8 8 ：注意正式会议中的一切法律要求。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.5 革新中的交流方式

计算机和通讯技术（统称为信息技术，或 IT）的快速发展，使面对面的会议数量大大减少。你可利用这些高科技工具减少出席会议的时间。

小提示 9 9 ：在会议前，打电话给与会者，让他集中到议题上来。

小提示 10 ：对信息要有选择性地吸取，避免信息超载。1.5.1 虚拟通讯

数字技术正在革新交换信息的传统方法，大大减少了旅行的必要性。电话会议、实时视频在线会议、电子邮件和因特网通讯这些数字技术正替代着面对面的会议。在召集各地人员开会之前，考虑以上这些选择。1.5.2 视频会议

现在，利用实时音频和视频连接的视频会议是一种被广泛应用的、对用户友好程度正在提高的开会方法。假如你那里已具备这种技术，你可以利用这类会议，像电话会议，联络在世界各地的人。视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。

小提示 11 ：组织和举行电话会议时，考虑世界各地的时差。

出席视频会议

将传统的和新的方法结合起来，为你所用。例如，让无法来会议现场的代表通过视频设备来出席会议。

小提示 12 ：通过设定一个时间限制来优化在线会议。

小提示 13 ：当你在电话会议中发表讲话时，不断重复你的姓名。1.5.3 文化差异

跨文化商务交流中的常见障碍包括语言的不同、时区差异和国与国之间旅行时间的不同，以及文化期望的不同。然而信息技术正使得这些困难减小：电子邮件提供一种现成的通讯渠道而与地点和时区无关。英语的广泛使用，会在正式交往中妨碍其母语不是英语的发言者，在电子邮件中这就是一个小问题了，因为发送的信息是相对简短并且是非正式的，较少需要熟练的语言运用。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.5.4 电子邮件

电子邮件（e-mail）可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息。这相当于另一种形式的会议延续几天甚至几星期，因为与会者聚在一个“虚拟的”会议地点评论当前的议题和问题，或者讨论一些事情。在组织之内,电子邮件能使来自不同部门和不同地点的大量雇员代表参加讨论，而不会遇到真实会议中的麻烦和花费。然而非必要的信息会快速地积累。尽量保持全部信息简短扼要_这将有助于限制“会议＂的议程。

有效的联系

视频会议让你们充分交流，即使在你们不能见面时。首先准备好设备，包括书面材料和整套身体语言。1.6 会议类型

有多种类型的会议-正式的和非正式的，每一种类型适合于一种特定的目的，因此在你开始安排会议和通知与会者之前，决定哪种类型的会议最能达到你和目的。

小提示 14 ：仔细地思考你需要举行的会议的类型。

小提示 15 ：使会议规模尽可能小些，尽量避免分散注意力。1.6.1 需考虑的因素

一旦你已经决定召开一次会议，下一步就需要考虑一系列的因素，例如会议的紧迫性，即是否必须立即召开？谁参加？你想从会议中得到什么？牢记这些问题和你的主要目标，然后选择最合适的会议类型。例如一对一的会议或正式的委员会会议通常最合适做出决定，而头脑风暴会议对于交流想法是非常有益的。1.6.2 决定会议规模

会议的目的会影响其理想的规模。大会或小会都有其优缺点：大群人可提出各种意见，但是这些成员可能会分成派系；小群人一起行动可能会更有效，但是思路比较狭窄。通常的会议有六至九人参加。这样的规模既不太大，也较容易控制；也不太小，可以激起辩论。这样规模的会议能鼓励人们出席会议，因为与会者知道他们的意见能引起他与会者的注意。

小提示 16 ：在一个显著的位置上放一块表或一只钟，以便掌握时间。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.6.3 会议目的和类型相符合目的 需要考虑的事项 会议类型 处理信息

例如听取报告，发布指令，宣布或解释程序上的变化 最多涉及三个人 非正式的 小及四个人以上，或一个团队 正式的 要求反馈度讨论 非正式或正式的 让公司董事了解最新形势 正式的 涉及股东 年会或临时股东大会 要告知公司外尽可能多的人，包括媒体。

公开的 涉及提供信息的发言人 新闻发布会 解决问题

例如应付不满。

仅涉及一人 一对一 需要几个人或一个团队的投入 专门委员会 涉及紧急问题 临时的 做出决定

例如做出选择，获得授权，承诺采取行动 需要立即讨论，或涉及非典型的商务问题 监时的 涉及反复出现的商务问题 正式的 要求一个组织的最高层进行讨论或授权 董事会 要求公司的股东们授权 年会或临时股大会 激发创意

例如形成创造性的解决方法 需要讨论创新的想法 非正式的 需要迅速地产生全新思想 头脑风暴 需要对有关事宜的报告进行考虑、讨论或准备 正式的 7 1.7 不要离题

会议未能达到目的可能有各种原因：与会者可能带有相互冲突的目的，会议可能迷失了方向，或者议题太多，时间不够。事先商定会议目标有助于实现这些目标。

小提示 17 ：传阅议程及所有的相关材料。

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小提示 18 ：会前争取来自可能的同盟者的支持。1.7.1 思考在前

会议之前，考虑周到并详细计划是非常重要的，这样可以保证会议顺利进行。首先，传阅一份清晰的议程。确保会议有充足的时间，避免匆匆掠过议程上的主要项目而结束会议。辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者，并估计他们的论点。找出那些与你有同样观点的人，并鼓励他们支持你的论点。1.7.2 避免陷阱

通过良好的准备和全体与会者的参与，会议上出现的大多数陷阱是可以避免的。必须确保：

● 研究会前传阅的全部会议材料； ● 准时开始会议，准时结束会议； ● 严格并认真地按照议程进行会议； ● 如果主持会议，尽可能让更多的人提出问题和回答； ● 保证与会者充分了解已经做出的决定。

当议程上最后一项（通常标以”其他事宜”）开始进行时，与会者可能会在底下相互交谈，提出一些小问题。如果你主持会议，让每个人有秩序地获得发言机会。

小提示 19 ：确保在会议之前就会议目的取得一致。

小提示 20 ：当与会者偏离议程时提醒他们。1.7.3 举行会议

积极的行为

消极的行为

会议开始 一次讨论议程上的问题 获得关于每个问题的意见 果断而积极地开始 与会者迟到 把讨论控制在预定的时间内 出现偏离议程的情况 与会者有效地提出建议 与会者之间出现分歧 找到可行的解决办法 各种意见都探 允许其继续转入目标

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第 第 2 2 章

准备会议

花费在准备会议上的时间很少会浪费。确保会议在恰当的时间和地点举行，由合适的人参加，快捷且戏院有做出正确的决定。2.1 邀请与会者

选择恰当的人出席会议可以决定会议是否能达到目的。每一个被邀请者都应当出席，因为他们能提出各自特殊的意见，否则会议就不能充分利用与会者们的时间。

小提示 21 ：考虑与会者在一个小组环境中如何工作。

小提示 22 ：排定会议时间表之前要考虑旅行时间。2.1.1 选择出席者

当你考虑邀请谁时，可能某些人是当然的出席对象。例如，如果讨论一个贷款项目，你应当邀

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请有权同意贷款数额的人参加。另一些人可以提供专门的技巧或建议。邀请那些有良好沟通技巧的人参加会议。他们能够帮助小组卓有成效地工作。，并达到预定的目标。若某些与会者只需参加会议的某一部分，应告诉他们有关事项的开始和结束时间，这样可以节约这些与会者的时间，并使会议易于控制。2.1.2 评估贡献

当你列出了与会者的初步名单时，依次确认每个人可能做出的贡献：

● 他们是否有可供分享的信息？例如，一位销售经理报告客户的反应。

● 他们能否提供特殊的意见或信息？例如，一位生产经理。

● 他们的专业身份是否有用？例如，处理合同争议的律师。

● 他们能否实施已获得同意的行动？例如，在一个预算会议上的一位财务主管。2.1.3 考虑参与者

提供信息：邀请公司某一部门成员，例如生产或销售部门成员，为公司其他人员提供有关他们部门的进展情况。

提供意见：某些人因为正在参与某一特定事件，或者因为有经验，因而有资格向其他成员提供有用的意见。

提供特殊的专长：具有特殊技能的专家，或是来自公司内部，或者来自公司之处，他们的出席都可能促进讨论。

授权行动：尤其是财务方面的决定，如签署或谈判一个新的合同，可能要求一位财务主管在场授权这个行动。

小提示 24 ：议程的每个项目旁列出发言者的姓名2.1.4 通知与会者

组织会议最困难的部分之一是确定一个时间，以适合你的全体与会者。有时，确定会议时间的最简单的方法是。把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后，否则电子邮件或电话要来来往往直到至确定会议日期。如果有人不能按所提出的时间出席会议，在重新安排会议时间之前，考虑下下如果没有他参加，会议是否仍可举行。通常需要就会议的时间和地点作书面的确认。

要点

● 必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。

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● 与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。

● 会前向全体与会者提供书面的背景材料。

● 会议场所必须有适当的设备，会场大小适宜。2.2 准备议程

使与会者明确会议目标的最好方法是，预先发给他们一份明确的议程。准备议程有几种方法，选用一个适合你目的的方法。

小提示 25 ：避免在一天的情绪低落时段内开会，例如紧接在午餐之后。2.2.1 编排议程

会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。首先汇集所有的有关信息，然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。你会发现与其他会者商计是有用的。若有许多的问题要讨论，就给每一项目分配一个时间限度，以保证你不会超过规定的时间。在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。

小提示 26 ：保证将议程的任何改变都通知会议主席。2.2.2 编写议程

在为类似会议编写议程时，可把这份简单的议程作为模板。给每一项标出号码，并给每一项分配一个开始时间，以有利于那些不需参加整个会议的与会者。

小提示 27 ：议程应尽可能简短。

例如：委员会会议议程 7 月 6 日上午 11 点 格林•德雷 饭店（议程开头为会议日期、时间与地点）

⒈（11：00）任命一位会议主席 ⒉（11：10）为缺席致

⒊（11：15）批准上次会议备忘录 ⒋（11：30）上次会议提出的事项 ⒌（11：45）讨论联络司宜(每项编号、每项均有一个起绐时间)

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（12：00）会间休息 ⒍（12：15）财务事项 ⒎（12：45）特别事项 ⒏（13：00）其他动议 ⒐（13：15）其他事宜 ⒑（13：35）下次会议细节（下次会议细节写在议程的未尾）

小提示 28 ：试将议程限于一页纸

要点

● 议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。

● 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 ● 全体与会者需要确切知道会议对他们的要求 ● 分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序 ● 时间。无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间是令人不快的。2.2.3 构想议程

当你撰写会议议程时，尽量按逻辑排列主题，并把类似的议题放在一起，这样可以避免同一领域谈了一遍又一遍的情况出现。你的议程可以从常规事情开始，如指定一位会议主席，为缺席致，然后转入批准上次会议（若相关）备忘录并听取前次会议上接受任务者的报告。会议的下一个议程应当是就当前的问题，例如最新的财务会计及销售情况，进行大量的讨论。最后是其他事宜，并计划确定下次会议的日期、时间和地点。

小提示 2 29 9 ：早些讨论最重要的问题，此时与会者最有精神。2.2.4 分发议程

一旦你草拟了一份议程，就将其发送给与会者，供评论、补充或征求同意。如果你希望在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目，必须征得与会者的同意。与增加项目相比，他们可能会更喜欢减少一些项目，除非他们对你希望加上去的项目有特殊的趣。当与会者抵达会议时给他们一份修改的议程，这种做法是不能接受的，除非因临时事件而必须这样做，例如主席生病，或财务情况的突然变化。尽可能在会议之前预先分发最后决定的议程。

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2.2.5 要做的事

⒈决定需要在会上提出的问题。

⒉将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于其他项目的建议。

⒊将建议汇总到下一个草案中。

⒋重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。2.3 确定地点

选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅此是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。对所有会议都这们，无论小会或大会，正式会议或非正式会议。

小提示 30 ：为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间 小提示 31 ：为残疾与会者提供必要的设备。2.3.1 认清你的需要

会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。对于你本部门的会议，仍有一个选择问题，你必须决定家中、中立处或外地哪个最适合你的需要。2.3.2 选择会议地点

如果你在安排一个会议，要租用会场及其他设备，你应比较一下价格，尤其在预算紧张的情况下更应该这种做。你可能发现你能谈成一个折扣。大城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。城外会议场所对与会者吸引力较小，但如果会议持续一天以上那是值得的。另一方面，一个城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。衡量你的优先顺序，挑选合适的会议地点。2.3.3 法律方面考虑

根据法律，必须邀请某些人参加某种会议，如公司的股东年会—虽然有一些不道德的公司找一个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。给年会设定一个使股东无法投票的日期和地点，这是不合法的。将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://2.3.4 评估环境

在任何会议中，物理因素起着重要的作用。不论什么场合，注意使与会者足够舒适以集中精力开会，但不要让他们舒服得想打瞌睡。检查并使外面噪声保持在最低小水平，取暧和通风有益于工作，但不要过分。大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光，而自然光对于维持一种活跃的气氛是重要的。

小提示 32 ：确定电话已被移出会议室。2.3.5 考虑各种类型的会议场所

会议场所 考虑的因素 你的办公室 你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子。

● 你的全部参考资料在手边。

● 你的权威性可能得到加强。

● 可能会有电话干扰，或者有人打扰。

下级的办公室 一位下级的工作处。

● 可能提高一位下级的地位和士气 ● 如果工作处狭小，可能会使双方都感不适 单位会议室 供员工使用的公司会议室 ● 避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题 ● 处人可能同与会者接触而打扰会议 外面的会议室 在你公司之外的一个中立的会议室。

● 保证设有任何一方占地主优势。

● 如果保密是重要的，这类会议室很有用。

● 可能昂贵，并且每人个人都不熟悉。

会议中心 一个大的聚会场所，例如在一所大学里。

具有开大会的设备。

需要时能够提供技术支持和安全 保卫。

可能缺少非正式的小规模聚会的机会。

城外的会议场所 异地的一间办公室、会议室或饭店。

如果与会者来自全世界，那是合适的。

在某种场合增加几分的力。

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旅途、时间和食宿花费很多。2.3.6 避免陷阱

有几个原因（有的明显，有的不太明显）使会议场所选择得不好。当你寻找和预订会议场所时，应预计避免下列常见的陷阱：

● 参加会议的人比预计的要多——房间不够大，人们感到不舒服。

● 出席人数比预计的少得多，空荡荡的房间令人。

● 空调不合适，房间闷热，或气温太高，难以调节。

● 会议室中的灯光开关或插头未作检查和标记，出现技术问题。

● 会议地点或附近缺少服务部门，如咖啡厅或银行。

小提示 33 ：把有潜在问题的会议安排在中立地点。

要点

● 会前对于不熟悉的会场至少访问一次。

● 房间最好有窗，可以打开或关上以调节温度。

● 发言者需要知道空调器和灯光开关的位置。

● 洗室及其他设备应清楚地标明。

● 椅子应试坐十分钟，检查是否舒适。

小提示 34 ：要求你的助手检查当地公共交通运输的可利用情况，时间表和季节性变化。2.3.7 案例研究

随着公司的发展，会计部门与销售人员合作时产生了问题，所以会计经理在一个方便于销售部门的房间里召开一个会议，讨论一起工作的方法。

然而，房间太小，椅子不够，有些人得站着，挡住了别人的视线，致使他们不能看到经理。

正在翻动的图表。空调无效，窗也未开，所以室内闷热；一扇门开着，但这让办公室外面的噪声进入。财务经理被电话叫走，然后有几个人生气地走了。经理回来询问建议，但几 没有什么响应，结果未获得实际的解决办法。

选择了错误的会议场所：这个事例指出，尽管有完好的意图，却选择了一个不好的会议场所，实际上是损害而不是改善了两个部门之间的关系。在一个没有打扰且有足够空间容纳参加讨论的全部成员的中立处，两部门的聚会可能会获得更积极的结果。

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2.3.8 关注音响效果

一个构建良好的会议室并不保证能有一个好的会议，但是它可显著增加这种机会。记住你的会议目标。大多数会议的主要目的是与别的与会者口头交谈来分享信息，所以优良的音响效果是必需的。即使在一个小房间里只有少数人进行交流也会有这种问题，而音响效果对于有众多与会者参加的会议尤其重要。如果运用视觉因素，例如使用视觉辅助装置，视听效果都必须良好，所有椅子的安放位置都不能有碍视线。

小提示 35 ：找一个肯定不会受到打扰的会议场所。2.3.9 在良好的氛围中开好会议

好的设备有助于气氛，如良好的音响装置、适宜的照明以及舒适的座位。如果听众注意力不分散，就能集中在发言者身上。发言者会由此受到鼓励而讲得更好。

0 2.3.10 案例研究

一家广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一项宣传活动。这个客户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。

会前一周，广告公司的一名成员来饭店检查会议室，看到一套多媒体系统和一张大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套标准的视听设备，因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准备的。开会那天，广告公司的执行人员提早到来测试影响强度，并将座位安排成半圆形，调整了窗帘和空调，并定好了点心。会议进行得很顺利，广告公司赢得了这个新的客户。

提供完善的会议场所：正如这个事例所表明的，每件事均须预先组织，并有一个试运作过程，这样这个广告公司能预先排除潜在的问题，从而能集中在他的展示工作上。另外，这里广告公司做了一个明智的决定，拒绝了现代化硬件，而使用较老式的但更恰当的设备。2.4 安排座位

与会者座位的安排对会议的成功有很大的影响。预先考虑座位安排，如果必要，设计一个座位安排方案，给会议创造一个良好机会来达到目的。

小提示 36 ：考虑多个安排座位的方案，然后选择其中最恰当的一个。

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2.4.1 一对一会议

在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。一对一会议有三种座位安排：支持性的、合作性的和面对面的。为了解与会对方对会议气氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到会前你先坐下，再看他坐在哪里。

支持性的：如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就座，这有助于消除障碍且可进行目光接触。

合作性的：坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。

面对面的：坐在桌子的对面，使自己与另一人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。

小提示 37 ：在非正式的会议上用圆形会议桌。2.4.2 就座分组

大型会议的目的决定会议安排。围绕一张桌子安排一群人就座时，用两种形状的桌子有三种基本的选择。如有谈判或对抗的可能性，选一张长方形的桌子，“双方”可相对而坐，在一边的中心安排一位中立的主席。要强调会议中的等级观念，主席就座于长桌的顶端。对于较非正式、不分等级的会议，选择一张圆桌，每个人平等的围桌而坐。如果一个会议的参加人数众多、将在礼堂或大房间内举行，就将座位安排成行且面对主席。2.4.5 文化差异

等级在某些文化中显得特别重要。在亚洲许多地区，年龄有很大的份量，所以最年长者在会议上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性与职位相联系，所以一个资力较低的副总裁决不会被安排在比总裁更重要的座位上。

面对面就座：当你在讨论问题或试图做出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。主席坐在团队成员之间。

显示等级：如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资力递降顺序就座。主席坐在长桌的顶端，资力最浅者坐在离主席最远处。

自由讨论：如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌。主席可坐在任何一个座位上

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小提示 38 ：确保任何与会者能互相看到。2.4.6 运用策略来排座

主席坐的位置决定了其他座位的意义。习惯上主席位置在长桌的顶端，其右手座位是最优先的位置。但并不一定要这样排座。

策略性排座是以与会者会受其邻座的影响这个假设为基础的。明确你想从会议得到什么，然后通过安排座位帮助你达到目的。对于有争议的问题，通过座位安排把派系分散开，避免让观点相反或观点十分相似的人相邻而坐，这样做，使观点泾渭分明，并防止讨论离题。可根据你了解和分析的与会各人对所要讨论问题的观点，来构划座位安排图。目光接触对于向自己团队的成员表示下一步将做什么是很重要的。想一想谁应该能够与谁进行目光接触，相应地安排人们的座位。

小提示 39 ：安排座位时，使就座者相互间保持一臂间距。

小提示 40 ：不要让与会者就座于直射的阳光下。2.4.7 分散对抗

画一张座位安排表，以与会者对即将讨论的最有争议的问题的观点为依据，这会有助于分散与会者在这一事项上的对抗性。

图例 主席 意见未定者 支持者 反对者 视线 意见未定者看着主席寻求引导 反对者坐在主席对面，在讨论中起很大作用 意见未定的与会者可清楚地看到和听到全部观点 动议的支持者坐在其他支持者的斜对面，可以直接看到其他支持者 动议的反对者被支持者的座位隔开 支持者在这个位置上有利于把情况传给意见未定的出席者 主席与大部分与会者尤其是意见未定者保持目光接触 反对者坐在主席旁边以“平衡”会议桌

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支持者可以影响那些反对者2.4.8 观察座位安排

如果会议没有正式排座，可观察别的与会者坐的位置，相应地选择你自己的座位。某人坐的位置可能显示他对所讨论的问题的感觉以及他想在会上起什么作用。强硬的反对者可能会选择靠近主席的位置向全体与会者发号施令。坐在中间可能提示希望充分参与或对会议桌那边的讨论起支配作用。如果你是主席，尽力劝说声音最响、最直言不讳的人坐在你的正对面。

小提示 41 ：要求与会者关闭移动电话或传呼机。2.4.9 解读就座模式

会议桌周围的每一个座位你都能有所获，这决定于你想得到什么。试着从其他与会者坐的位置“读”出他们的目的。

坐这个位置有良好的视线，可以看到全体与会者 桌子中央位置能让与会者在会议上发挥积极作用 没有什么意见的与会者选择这个位置，希望不被卷入 强有力而且自信的发言者取与主席正面相对的位置 与自信心很强的发言者观点相同的与会者坐这个位置 主席的右边是传统的优先位置 主席或主要发言者为控制会议选择的强有力的位置 小提示 42 ：不要用太舒适的椅子，它们会使与会者感到懒洋洋。

0 2.4.10 陈述你的理由

你的情况介绍会受到你与听众之间座位安排的影响。巧妙地安排别人的座位，可使你更容易达到目标。让听众坐在你的周围，意味着合作性与非正式的讨论，但它可能无助于你左右别人的观点。站在离你的听众有一段距离的位置，坐在台上或坐在桌子后边，会提高你的权威性和风度，但可能阻挠双向讨论，并且也较难评估他们的态度。2.5 准备会议用品

大多数会议的成功在很大程度上依赖于事先的准备和组织，包括为这些场合提供恰当的设备和材料——其中有会议地点，各种视听设备，以及书写材料。

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小提示 43 ：会议开始之前检查全部视听设备是否都能工作。2.5.1 要做的事

1． 检查是否预定了点心。

2． 检查休息室的设备是否够用。

3． 保证有足够的停车位置。

4． 多准备一些书面背景材料，以防有些与会者遗失了这些材料。

5． 确定供电系统是否正常。2.5.2 组织会议场所

在会议场所，你可能只有有限的一点时间可以检查设备，安排座位，准备好视听设备如投影仪和屏幕，以及分发议程和背景材料。如果真是这样，考虑多找些人来帮忙，作会前准备和会后的收拾整理。

如果使用一个确定的会议室，会前检查那一天的会议室是否被双重预定。预定的时间应比你所使用的时间更长一些，以便准备好开会所需的设备和会后撤走设备。检查座位装置是否适合你的需要，并且确保会议前后房间是整洁的。2.5.3 选择视听设备

在大型会议、演讲和讨论会中，为了突出所讨论的要点，视听（AV）设备用得越来越多。

这些设备可以从基本的活动纸板到精巧的背投式视频荧光屏幕。无论何时需要 AV 设备，要在会前预先试用并熟练掌握，确保这些设备是好的，以及从...

安全管理会议 篇2

2014年11月18日, 烟花爆竹安全监管部际联席会议第四次全体会议在京召开。烟花爆竹安全监管部际联席会议联络员和国家安全监管总局、煤矿安全监管总局、交通运输部、财政部、环保部以及中国烟花爆竹协会等有关部门负责人参加了会议。会议通报了全国烟花爆竹安全生产情况及部际联席会议第三次全体会议议定的重点工作落实情况, 审议了第四次全体会议议题, 并研究部署了进一步加强烟花爆竹安全监管的工作措施。

部际联席会议召集人、国家安全监管总局副局长孙华山在总结讲话中, 传达了十八届四中全会对推进依法治安、新《安全生产法》对开创安全生产工作新局面提出的新要求新部署, 强调要加强协作配合, 以中央系列部署要求为动力, 采取更加有力对策措施, 以工作的新成效新成绩来贯彻落实好中央各项要求。他指出, 当前烟花爆竹安全生产基础依然薄弱, 市场供大于求矛盾突出, 非法生产经营行为屡禁不止, 安全攻坚和防暴反恐任务艰巨。各部门必须认清烟花爆竹行业面临的新形势、新挑战, 及时科学的进行研判应对, 高度重视并持续强化烟花爆竹安全监管工作。他强调, 要进一步发挥部际联席会议制度的作用, 注重统筹协作, 切实履行好各部门职责。要扎实做好《烟花爆竹安全管理条例》修订工作, 继续协同推进烟花爆竹产业转型升级和企业整顿关闭, 持续保持烟花爆竹“打非治违”高压态势, 认真落实会议议定事项, 打出一套依法治理烟花爆竹安全生产工作的“组合拳”, 合力加快推进烟花爆竹行业安全发展。

高层会议管理 篇3

有效控制，念好“会议经”

经常听到一些企业的高层发出这样的感叹——“开会比较烦!”他们为什么会这么说呢?总结下来，他们之所以“比较烦”的原因有：会议已经很多了，但是临时会议仍很多，常常被会议包围；常常列席一些跟自己负责的领域没有关系，亦不需知情的会议，无法做评论；会议缺少议程控制，议题本身与会议类型不合适，缺少提案，议来议去经常无果而终……

管理大师彼得?德鲁克说时间是管理者最稀有的资源，如果把宝贵的时间浪费在让高层“比较烦”的“会议”上，岂不是太可惜了?

本专题《高层会议管理》与《会议决而不行，谁之过?》两篇文章就将与您共同探讨如何更加有效地利用企业高层管理者的会议时间，让企业最珍贵的资源产生真正的价值。

也许企业对会议进行了管理，建立了会议体系，以为这样就可以完事大吉，《为和谐会议体系“正名”》要告诉您——会议管理没有句号，唯有不断检讨和改进才能使会议体系持续“和谐”。

《给会议戴上“六顶思考帼”》与《精简会议：先梳理后治理》从微观层面与您探讨会议管理两个主题，一个是如何把该开的会开好，提高会议效率；另一个就是精简会议，可不开的尽量不开，可不参加的人尽量不参加，可开得简短的尽量简短，可低成本的尽量低成本。

AMT咨询提出的高层会议管理；认为高层会议的安排应与企业的战略决策，管理流程，业务决策结合起来；形成企业有规律的决策节拍。

彼得·德鲁克被誉为现代管理学之父，他在《卓有成效的管理者》一书中曾经说过：时间永远是管理者最宝贵和最稀缺的资源。除了彼得·德鲁克，还有无数管理大师都在研究时间管理，时间具有的特性在于时间的稀缺性和不可替代性，而所有管理者一生的挑战和研究的重点，都是在时间总量相对固定的前提下，如何能“管的更宽”。管的更宽就意味着管的更少，管的更少还能管的住，这就是时间管理研究的起点。

如图1所示，AMT咨询提出的高层会议管理，就是在时间管理的基础上，沿着企业运行轨迹，逐步认识到会议是高层时间支出的核心部分，是高层掌控企业、传达战略思想的一个基本方式。

时间总量与时机的管理

我们经常看到一些发展得非常快的企业，高层一天有16个小时都在工作，感觉时间用的非常饱满，处理的事情非常多，但时间仍然过得非常快，企业仍存在大量他们认为只要自己有时间就能解决的问题。即使是一些大企业的高层，也是如此。前些时候，柳传志参加一个会议时谈到联想当初化多元化战略失败的教训与经验时说：“在推动新的业务开展的时候，我们实际上还是有足够资金支持，业务骨干的力量基本还是够，缺的是什么呢?现在看明白了，当时主要缺的是领导人——第一把手精力的资源。”

事实上，飞快发展的企业高层的困惑与柳传志所讲，都指的是随着企业的不断发展，企业内出现的问题数量与难度都在增加，对企业高层的挑战正来源与此，在时间总量相对固定的前提下，如何管的少些，还能管得住。

管得住，是对企业高层的挑战。不管多大的生意，在企业控制的链条上是相似的。从董事长、CEO到CFO、CIO，打个比方这些高管加起来的年薪是5000万，那么企业实际上是用5000万来控制营销、研发等上亿的支出，每个领域下又通过工资的激励体系把各个业务体系控制起来。这就是企业高层的杠杆效应：用一个杠杆来控制更大的资源。

在这个领域里，有一个普遍的特征：时间是固定的，一天就是24个小时。时间管理总量不可增加，不会因为企业规模从10个亿增长到100个亿而改变，也不会因为我们给这个高层100万还是200万而改变。

这是高层会议管理的一个重点，也就是在时间总量相对固定的条件内如何有效工作。在有限的时间里，管哪些才能管得住；当企业发展起来，少管哪些还能管得住。

时间管理的另一个重点在于对时机的管理。在企业的实际应用中，时间区别于其他资本，比如与企业中的固定资产、原辅材料相比，后者只要买来东西，可用也可不用，可以存着。但花在一个人工上的成本，当我们把这个人招聘来的时候，就开始支付工资了。也就是说，对高层时间的管理，就是对成本的管理。前者通过数量来控制成本，后者通过工作的有效性来控制成本。

同时，时间管理区别于其他资源管理，有着另一个显著的特征，即时机的把握。这是我们中国人常常讲的“合适的时间做合适的事情”，“合适的时间”与“合适的事情”的匹配，即是时机。时机这个概念，我们进一步解释可以理解为：资源是一样的，但时机的把握决定了做这件事情能否成功。

高层以会议为解决问题的常态，在快速发展的企业中，更可以看到，高层常常临时召开会议，以求问题的快速解决与推进，就是对时机的把握。时机分为二种：一种是重复的时机，一种是不重复的时机。我们以两个实际案例来进一步阐述时机管理在企业管理中的重要意义。

重复时机

每年学生即将毕业的时候，公司可以去招新员工，这是招聘的时机；每年的“十一”长假，商场可以做促销。每年都有这样的机会，这就是我们讲的重复的时机。把握这个时机的根源在于，利用这个时间点可以用少的成本做这件事情，错过了就需要付出更高的成本。在高层会议管理体系中我们用会议的节拍来安排这些会议议题，以稳定这类时机。重复性的时机管理对企业来说是核心的经营内容。

不重复时机

而不重复的时机是什么呢?好比司机开车走在路上，不出事故是因为他在不断监控周围的环境。对企业来说，也一定要把“监控环境”的时间拿出来，尤其是一些关键的环境变化。比如政府高层和竞争对手的情况、KA的管理等，每隔一段时间再去关注一下，保证我们一直睁着眼睛，能够关注到关键点的变化。在高层会议管理体系中，这也是会议节拍与会议议题设计的核心。

基于会议的战略执行推动体系

刚刚我们讲到，高层会议管理的一个重点在于时间总量固定的情况下如何有效工作及对时机点的把握，另一个影响高层时间和企业时间分布的重点是企业业务模式。

先来举个例子。我们都知道，企业高层工作的方式是以发现问题、解决问题为常态。沿着战略路径，不断地推进企业行进的方向、速度。那么，高层是如何认识到一个问题被解决了的呢?

比如你现在想解决一个比较棘手的问题，如果工作还没有做，那么在企业中，拆分工作的步骤通常是这样的：

内部立项，确定关键点，包括责任人，实施时间等。

立项后，在任务执行层面有一个维度是里程碑、计划与进展。问题的解决落成一个任务后，老总的心里仍是担心的，对这个任务的完成情况与结果总要花时间去操心。解决这个担心的方法是需要下属定期汇报，以结果为导向将汇报时间、汇报哪些内容等确定下来。

里程碑和计划确定下来，马上就会面临另一个

维度的落实，即每个子任务的责任人，这些责任人是哪个部门的。在企业内部，是一个划分边界的问题。

如果这个问题企业内部不能完全解决，需要与外部机构一起共同完成。高层关心的还包括解决问题需要多少成本或需要付出多大的代价。

在这个例子中还包含着几层的含义，是AMT战略执行保障体系中提及到的另几个词语：集团管控，战略实施路径，经营分析体系，会议体系。

实际上高层会议管理即是将经营分析指标以会议体系的方式体现出来，每次通过汇报来定期监控。其实对一个问题的拆分并不是难事，而是说当企业的盘子大到一定规模时，问题的出现、解决问题的时间长度与所需资源、问题与问题间的关联都有着足够的复杂度。

所以，在AMT的高层会议体系里，有几个核心的内容：基于高层有限时间内对企业的控制来说，设计了经营分析体系；对企业重点的安排，放在了会议体系的时间分布中；对于时机的管理，以在什么时间开什么会来控制。

总结下来，高层会议体系设计有几个核心要点：高层基于战略的时间分布；对于时机的管理；基于时间对业务模式的调整等。

高层会议管理，由知到行

从表面上看，会议体系的构成大概是：

一年有多少会议?会议的时间、议题的安排与分布是怎样的?

每一次会议，要决策什么?达到什么目标?

需要谁来做决策?哪些人参加?

需要什么信息支持?相关部门需要做好哪些准备?

但实际上看，会议体系是企业管控的核心。上面的内容简要介绍了会议体系对高层时间管理、企业管控的重要意义。下面我们简要梳理一下会议体系设计的重点。

首先，在企业中会议发起有哪些特点，也就是说企业基于什么原因而决定发起一次会议，为什么要高层和业务核心来参与。如图2所示，有以下几点：

集团管理层使用例会制度；

运营层面强调以产品季为核心的业务模式特点；

多业务协调而发起的会议；

重大事件动员与讨论。

事实上，当我们将各种考虑到的因素梳理后，可以清晰地看到会议体系在不同企业中的区别，主要在于其决策规律的不同。然而这些差别，反映在企业内部却是稳定的，即单个企业在决策规律上是有序的。

在设计会议体系中，我们需要特别关注的节点包括：

多个业务之间的协调，同样的月度会议，每次的议题重点是变动的；

考虑议题之间的相互关系，对会议议题的优化；

人员时间的协调和冲突，比如高层时间有优先权；

尽量把多个议题安排成一个会议；

每年根据企业业务需要的时机(如服装企业需要关注气候和节假日等)对会议进行调整；

考虑会议地点的合理安排；

项目里程碑。

每一个考虑因素的背后都是对企业运营的深入理解，都需要认真地纵深思考。如行政体系在安排会议时，常常事先告知参会人员会议的议题。那就以行政通知开会的议题为例，来看下会议议题的设计与优化。

议题的确定，通常是由会议发起人来确定的。会议议题确定的影响因素有企业的管控模式、年度战略计划等，在议题设计中有二个核心：一是议题的紧迫性和重要性是确定会议优先级的核心标准，而不仅从参与人、决策人角度；另一个是议题的次序，需要考虑决策议题之间的先后关系、关联逻辑。

以预算类会议议题的安排来看，从预算纲要的安排到年度预算的汇总的时间来看，通常是清晰的。在政府单位，次年预算的安排在上年10月份确定；在企业里，这个时间可能会错后一些，如在当年的1月份完成。无论10月还是1月，我们可以非常明显的感受到，这个时间点的把握是固定的，即必须在这个时间段内完成预算设计的讨论与安排。在议题安排时，我们需要按企业年度经营计划来安排预算类会议。

在这一类会议中，我们又看到，不同的部门参与到了预算设计的不同环节。从高层决策来看，参与的会议在整个预算类会议中是一前一后。但为了支持高层的决策，不同部门提报了不同的数据，这些数据与议题间有着非常明显的上下游的逻辑关联。在安排议题时，我们需要考虑到议题间的关联。

对整个企业来说，会议议题的设计还要更为复杂一些。比如战略类会议对经营类会议的影响，业务运营会议的稳定安排，外部环境对企业决策的影响……统筹考虑后，整个企业全年的会议就像一张地图一样，就可以按稳定的节拍有前有后地开展。

学院安全稳定工作会议会议纪要 篇4

时间：2019年5月28日15:00

地点：第一会议室

主持人：刘xx

参会人员：学院领导、二级处室、系部、党总支负责人

记录人员：孟xx

（一）

许林同志传达了中共海南省教育厅委员会有关加强和改进维护高校政治安全和校园稳定工作的文件精神。

（二）

吴xx同志传达了省教育厅组织召开的有关校园安全稳定工作会议精神。

（三）

陈xx同志汇报了实验室、教学设备、信息网络等安全隐患情况，并强调要重视实验室安全、防患于未然；

坚持“谁上网谁负责”，各部门单位要把好上网信息安全；

规范微信群等管理。

（四）

张xx同志传达了参加国防教育和学生军训工作专题研修班的精神。

（五）

张xx同志就做好近期校园安全稳定工作提四点要求：一是认清形势，统一思想，提高认识。充分认识当前学校安全稳定面临的形势，把思想认识统一到上级的部署要求上来，认真落实上级文件和会议精神。二是强化责任，明确目标，人人尽责。坚持党政同责，对标安全稳定工作目标，逐级抓落实。三是突出重点，抓好排查，防患未然。重点抓好食堂、宿舍、教室、图书馆等场所的巡查及安全隐患排查；

学工部门要督促辅导员、指导老师了解掌握学生的思想动态，有针对性做好思想教育工作。四是做好排查、值班及信息报送等工作。实行安全稳定工作及意识形态工作排查“月报制”；

特种设备安全管理会议制度 篇5

1目的

为规范特种设备安全生产会议管理工作，做好对各部门特种设备安全生产的运行状况清查及时制定隐患问题的对策，特制定本制度。2适用范围

本制度适用于公司内所有与特种设备有关的部门间沟通管理。3人员范围

3.1总经理、副总经理、机械动力科、特种设备作业人员及其它相关部门。

3.2会议由机械动力科组织，每季度举办一次，其它部门协同参加。

4、主要内容

4.1传达有关特种设备安全法律、法规和文件精神等；组织学习最新颁布的法律法规文件。

4.2通报公司特种设备管理存在的问题和事故情况，杜绝类似事故重复发生。

4.3了解各车间特种设备安全管理状况和研讨解决存在问题的办法。4.4总结各车间特种设备安全管理工作的经验和教训，学习有关特种设备安全管理知识。

4.5布置下阶段公司特种设备安全管理工作要点。4.6交流其它单位特种设备安全管理经验和教训。

4.7审定公司特种设备安全工作和目标，并通过公司各职能部门组织实施。

4.8由特种设备安全管理部门定期作本单位的特种设备安全状况汇报。4.9研究、协调和解决特种设备管理方面存在的问题和面临的困难。4.10对已发生的特种设备事故进行调查、分析、处理工作，如果没有可以采用外公司典型案例予以说明。

4.11组织制定、修订特种设备安全生产管理制度和安全技术规程，编制安全技术措施计划，提出安全技术措施。

4.12针对季节性安全重点或特点，开展讨论并做好记录。4.13开会之前，各职能部门都做好有关资料准备工作，会议上要讨论解决的问题应一一列出。

4.14会议上决定的事情，各部门负责人及责任人，必须认真执行，按时完成。

国际会议的财务运行管理 篇6

一、国际学术会议的财务预算工作

预算对于会议财务管理是至关重要的,因为估算出会议总收入、总支出的金额,就能预知最终的盈亏。预算的结果应该是收入大于支出,否则就要调整预算中的支出金额或者努力寻找其他会议收入来源,以保证会议不出现亏损。

(一)收入部分

1. 会议注册费

注册费是会议最主要的收入,是决定会议能否做到收支平衡的重要因素,对它的定价至关重要,定低了必然亏损,定高了就有可能减少参会代表的数量。

国际会议的注册费主要包括代表注册费和陪同人员注册费两大类型。陪同人员交纳的注册费通常仅为代表注册费的一半或更少,这要视注册费中所包含的项目而定。

会议组织者希望尽可能早掌握会议的盈亏程度,所以鼓励会议代表提前注册、提前交纳注册费。为此可以设置一个截止日期,在这个日期之前注册的代表,其注册费可适当减少。

2. 赞助费

当估计会议注册费的总收入不够支出时,要想增加收入的办法使会议的财务预算达到平衡,首先考虑的是寻求赞助商,其次是政府部门的补助、基金赞助或私人赞助。

3. 中央财政拔款收入是指在无会议注册费收入、赞助费以及国际组织专项资助,或者已有收入但不足以弥补会议支出时,中央财政对国际会议的补助。

4. 饭店优惠佣金

饭店接待会议代表时会在各方面给会议提供一些优惠条件,给组织者一定比例的返还。

5. 旅游与展览收入

来参加国际会议的人员大部分来自国外及外省市,如果在会议之余联系当地的旅行社安排几天自费、自愿参加的可了解当地人文历史的旅游项目,这也是颇受欢迎的。这是和会议内容完全不相关的另一项活动。如果组织成规模了,不但是为参会者提供另外的增值服务,还可从旅行社拿取佣金。另外,会议过程中还可招商,请相关行业或公司做展览、展示也可以增加会议收入。

(二)支出部分

根据财政部财行(2015)371号文件《在华举办国际会议经费管理办法》的要求,笔者以表格的形式整理出国际会议的各支出项,给财务人员计算预算数和结算数提供便利。

按以上表1与表2相减编制会议预算,还要在预算中加入预算总支出约10%的资金备用,以防一些不可预料的事件发生。如果预算总结中收入大于支出则可;反之,则要进行调整。

二、国际会议的财务结算工作

财务结算是国际会议所有后续工作中最重要的一环。下面就针对核算各项收入支出时可能出现的诸多复杂情况加以分析说明。

(一)收入部分

1. 注册费

注册费是国际会议最主要的收入,虽然在会前几个月这项核算工作就开始了,但是由于国际会议的注册费有时即使到了会议快结束时有些采用银行转账或以汇票托收方式交纳的仍没有到账,这时就不得不让这些会议代表现场再交纳一次费用。当收到这些迟交的注册费时,应及时将费用退还。这是很细致和复杂的工作,一般需要约2个月的时间才能最后完成。

2. 企业赞助费

企业赞助费是国际会议的第二项主要收入,通常赞助企业都会按承诺付款。但一些跨国公司的赞助款就不一定及时到账。这样,会议就不能如期完成结算工作,会议组织者须安排专门人员落实这项工作。

3. 住房佣金

住房的佣金要根据不同的饭店和房型逐间计算。

4. 旅游费用

会议在组织旅游活动时常常规划几个不同的路线来满足参会者的需要,也允许他们随时更换取消已选路线,可见,结算旅游费用也不是简单的工作。

5. 其他收入

国际会议还可能有其他收入。例如,不交注册费的陪同人员要参加会议的宴会等活动、有些在会议现场出售的会议论文集、纪念品,等等。

(二)支出部分

国际会议通常是在会议结束后才开始支付各项费用。会议的各项活动在会前都必须与服务机构签订严格的包括付款金额和付款方式的合同,在前文提到的支出各项如果是据实核算还算比较简单,但以下几点在计算支出项目时要特别注意。

1. 向国外机构组织付款

如果国际会议的论文集的编辑印刷和某些活动是委托国外机构完成的,则一般步骤如下:向国外机构支付外汇要经过严格的审核(因为我国是外汇管制国家),通常需要向会议组织提供一份付款凭证,凭证上面要写明机构的名称、付款的项目和金额;财务人员要给当地有关政府主管部门提交申请报告和这份付款凭证,经审核批准后才能通过银行办理汇款手续。

2. 退款

有些会议代表交纳了各项费用,但没能如期前来,组委会就要按政策向代表退款。在会议结束前要尽早办理完退款手续,因为它关系到组织者的信誉和国家形象问题。

3. 设备租用费

会议组织者是否能如期支付给设备使用费主要依据会议期间设备公司服务人员的工作和设备的质量。有些设备公司为会议提供的设备陈旧老化、运算速度慢,在使用时经常出现如死机等故障,严重干扰会议的正常进行,会议组织者可以向这样的设备公司提出索赔。

4. 餐饮费

在任何一个国际会议中,餐饮费都是很大的支出,如果出现会议代表在宴会后产生腹泻和呕吐的现象,就不能按合同规定付款,要求提供餐饮的服务方承担一定的经济赔偿责任以支付当事人的医疗赔偿等款项。

5. 工作人员劳务费

国际会议大多数工作人员都是兼职人员,因此,不管会议盈利还是亏损,会议组织者都要给这些工作人员一些劳务补助,并要为每位工作人员代缴个人所得税。

三、国际会议进行过程中的财务管理

在会议进行中,把财务信息纳入计算机管理,利用相关软件,达到每个人、每笔账、每类收入、每类支出都纳入统一管理,做到查询便利又计算准确。收缴费用时,按各种汇款类型及现场的支票、刷卡、现金分类等及时整理计算。在工作流程中优化管理,提高效率。收款后,要及时开据发票,有些不需要发票的国外来宾,也要按财经纪律给他们开正式发票,保证每笔款项及时入账。

虽然国际会议的财务工作分预算、结算等步骤,但在预算阶段就要把控好各种收支因素,在保证质量的前提下节约开支;同时,把该收的钱足额收上来,把财务工作作为贯穿整个会议进程的一条主线,使这项工作在经济上有所收益,从而为后续事业的发展做资金上的积累。

参考文献

[1]财政部.《在华举办国际会议经费管理办法》财行,〔2015〕371号.

[2]武少源.国际会议的财务预算[J].中国会展,2008,(5).

[3]武少源.国际会议的财务结算[J].中国会展,2008,(17).

视频会议系统的数据安全策略 篇7

视频会议系统的数据安全问题，对于普通用户而言，涉及隐私，预防通话数据被他人得到而加以利用；涉及商业机密；涉及服务提供商是否存在欺诈和滥收费问题。对于服务提供商而言，则涉及用户的信赖度，直接影响其经济效益。

1 数据安全问题

国际上公认的网络数据安全是指真实性、完整性、抗否认性、机密性和可用性问题，来自网络的安全威胁主要是入侵、拒绝服务攻击、信息盗窃和泄密、乱用网络、病毒与恶意代码等攻击类型。视频会议系统的数据安全性问题也体现在这五个方面。

信息的真实性。要保证会议的真实性，保证会议的内容不被篡改。视频会议的真实性体现在终端与终端之间的数据通讯、双方身份的鉴别、终端和MCU（Multi-point Control Unit,多点控制单元）之间的数据通讯上。

信息的完整性。信息的完整性和信息的真实性是紧密相关的。它是指终端与终端之间、终端和MCU之间的数据通讯未被第三方恶意篡改。

信息的抗否认性。指终端与终端之间、终端和MCU之间都需要对其所发送和收到的数据进行确认。商业应用上，抗否认性可以阻止服务器对用户的滥收费和用户的抵赖欠费行为。

会议的机密性。主要体现在用户之间数据通讯的机密性上。保证视频会议的机密性，使得窃听者无法通过窃听用户通讯数据来获取用户信息，从而有效地保护用户的隐私。

信息的可用性。指用户之间、用户和服务器之间通讯的通畅。

2 数据安全策略

2.1 应用层安全策略

目前，大多视频会议系统是基于IP网络的，采用H.323标准（视频会议标准协议）。其安全保证，主要采用与安全机制相关的H.235协议中规定的机制来实现，主要有：身份认证、数据完整性、数据加密和用户费用证实机制。用户费用证实机制更多地应用于电信运营商。

（1）用户认证方案

IP网上的视频会议系统中，需要对用户的身份进行认证，用于确定终端用户的身份，是H.323视频会议系统安全体制中最为重要的环节，安全模式下的H.323视频会议系统是在呼叫建立过程（实现有效的身份认证）中防止第三者的仿冒，对合法用户进行授权。身份认证的实现可以基于非对称加密体系，也可以基于对称加密体系。前者是通过数字证书的公钥/私钥对，对信息进行加密/解密，或者进行数字签名/验证来实现的；后者是利用用户名和口令等唯一的标识信息。用户的口令可以作为信息加密的对称密钥对数据进行加密和解密，也可以作为原始的信息，通过hash函数对其进行单向散列运算，所得到的计算结果可以作为密钥进行数字签名，接收端进行数字签名的核实，从而实现对用户身份的鉴定。

在身份认证中，涉及密钥的管理问题。密钥的管理是实现实体认证、媒体流加解密的关键环节，涉及密钥加密体系中对用户口令的管理和公钥加密体系中数字证书的管理与分发。整个安全系统的实现与密钥的管理有着直接的关系。

（2）安全与加密方案

采用对称密钥实现实时加密操作。同非对称密钥算法比较，对称密钥运算量小、速度快，在视频会议系统中为了实现对音频、视频的实时传送，一般采用延时较少的对称加密算法。实际上，加密技术也是保证数据完整性的一个方法。数据完整性用于证实一个数据包有效数据的完整性，从而保证在终端与终端之间进行呼叫过程中的有效数据不被修改或损坏。数据完整性利用加密机制来保证数据包的完整，在这种方法中，只需要将校验数据加密，而有效数据不必加密，从而减少了每个数据包对加密处理的要求。完整性用于保护数据包的完整，但是它不能保护视频会议系统数据包不受到侵扰。基于独有的加解密技术则用于避免数据被窃听，即使一个已加密的数据包被其他人得到，如果没有相应的解密算法和密钥，该数据包仍是无法打开的。

2.2网络层安全策略

基于IP网络的企业视频会议系统还应充分利用网络层现有的IPSec（互联网协议安全）协议，提出网络层的安全解决机制。IPSec作为在IPv4及IPv6上的加密通讯框架，已为大多数厂商所支持而成为实际上的VPN（虚拟专用网，Vrtual Private Network, VPN）技术标准。IPSec主要提供IP网络层上的加密通讯能力。该标准为每个IP包增加了新的包头格式，即AH(Authentication Header)及ESP(encapsulating security payload)。IPSec使用ISAKMP/Oakley及SKIP进行密钥交换、管理及加密通讯协商。VPN系统工作在网络协议栈中的IP层，采用IPSec协议提供IP层的安全服务。由于所有使用TCP/IP协议的网络在传输数据时，都必须通过IP层，所以提供了IP层的安全服务就可以保证端到端传递的所有数据的安全性。

IPSec包含两个部分：一是IP security protocol proper，定义IPSec报头格式；二是ISAKMP/Oakley，负责加密通讯协商。IPSec提供了两种加密通讯手段：一是IPSec Tunnel，即整个IP封装在IPSec-Gateway之间的通讯；二是IPSectransport，对IP包内的数据进行加密，使用原来的源地址和目的地址。其中IPSecTunnel不要求修改已配备好的设备和应用，网络黑客不能看到实际的通讯源地址和目的地址，并且能够提供专用网络通过Internet加密传输的通道。因此，绝大多数厂商均使用该模式。ISAKMP/Oakley使用X.509数字证书，使VPN容易管理。在为远程拨号服务的Client端，也能够实现IPSec的客户端，为拨号用户提供加密网络通讯。由于IPSec即将成为Internet标准，因此不同厂家提供的防火墙(VPN)产品可以实现互通。

IP层安全性协议IPSec提供了面向连接的TCP和面向非连接的用户数据协议两种安全性服务，而且使整个网络线路上的路由器可以分担加解密所带来的负荷，从而减轻终端的负荷。利用IPSec协议的这种特点，在视频会议终端设备中增加了用于支持IPSec协议的iSec智能安全模块，这样，企业用户就可以防止各种人为的或网络病毒带来的各种恶意攻击和篡改，保持传输过程的数据完整性。

2.3用户层安全策略

（1）使用数据包加密技术

在应用层安全机制中安全与加密方案中已经讲过数据加密的问题。下图为一个视频会议系统安全保密方法的框图。

它的主要组成是加密模块和解密模块，加密模块接收视频会议系统终端用户数据进行加密形成加密后的数据在网络上传输，解密模块接收加密数据进行解密得到用户数据。从图中可以看到，并没有给密钥的产生和管理给出较多的规定，开发者可以根据自己的需要和可能，为视频会议系统提供密钥并进行管理，密钥被加密器、解密器和数据同步使用。如果需要采用密钥，则必须通过控制信道发送一个加载新密钥的标志。数据加密由加密器进行控制，通过控制信道发送一个标志指示当前数据正处于加密状态；而解密器的相应标志指示在需要时对数据进行解密。

数据加密基本是按照上述方式进行的。VTE公司基于开放平台的设计，使视频会议系统能充分利用Windows操作系统等外部机制来加密数据包。用户可以在Windows操作系统中直接设置、选择TLS/ SSL，提供TCP面向连接的安全性服务，在应用程序之下，实现对用户透明的加密。

（2）使用应用层网关

防火墙是一种有效的网络安全机制，它能在企业内部网与外部网之间实施安全防范，它不但可以实现基于网络访问的安全控制，还可对网络上流动的信息内容本身进行安全处理，对通过网络的数据进行分析、处理、限制，从而有效地保护网络内部的数据。建议企业用户使用ALG Firewal（Application Layer Gateways Firewal）防火墙。应用层网关是被设计能识别指定IP协议（像H.323和SIP协议）的防火墙，也被叫做ALG Firewal防火墙。它不是简单地察看包头信息来决定数据包是否可以通过，而是更深层地分析数据包负载内的数据，也就是应用层的数据。H.323和SIP协议都在负载中放了重要的控制信息，例如语音和视频终端使用哪一个数据端口来接收别的终端的语音和视频数据。通过分析哪一个端口需要打开，防火墙动态地打开那些被应用的端口，而所有别的端口依然安全地保持关闭状态。主要的防火墙厂商像Cisco、 Gauntlet都对他们的防火墙产品提供H.323 ALG升级功能。

（3）使用VPN技术

VPN技术作为当前在IP网络上提供安全通讯的方法之一，在同一个VPN网内可以解决防火墙穿越问题。企业用户组建视频会议系统时，还可以设计使用VPN技术，让各节点间传输的数据均通过底层加密，并且通过专用的隧道路由传输，这样就能有效地隔绝来自外部网络的攻击，并且可以避免信息在传输过程中可能的泄漏情况发生。

VPN网络的安全性有三层含义：一是数据传输的安全。几乎所有的VPN产品都通过数据加密的方式来保障。二是用户接入的安全。VPN网络采用数字证书交换或基于硬件特征身份认证的IP/MAC绑定技术的方式来确保用户的真实身份。针对移动用户，还可采用USB KEY的身份认证方式，并且DKEY能够携带必要的配置信息（如网络设置、用户权限等），实现了VPN的即插即用，随身携带，特别适用于领导层的非专业人员使用。三是对内网资源的访问安全。VPN可提供对内网访问权限的细致设定，可以对不同的用户分配不同的权限规则，避免内部出现安全隐患，一个合法的VPN用户接入网络后，对网络资源的访问权限能够被限定在一个范围内。

（4）使用国产产品或国家指定加密设备

国内很多视频会议系统生产厂商在底层上仍然采用了国际厂商的技术，其视频会议系统核心部分——H.323协议栈几乎都来自国外。这样，如果发现底层的漏洞，就要依赖于别人来补救，在安全上难免始终处于被动；同时，隐患和各种可能性也一直存在。在国内视频会议系统市场，重点行业用户基本达成一个共识，这就是，优先考虑具有完全自主知识产权技术的厂商。

对于目前不允许使用由国外厂商提供的在H.235协议中规定的DES等加密算法的企业而言，VTE公司可以为这部分用户提供国家指定的加密设备，将其外接在终端设备上，实现数据的保密性和完整性。例如：可以外接IP协议密码机实现因特网或企业网的数据加密传输。VTE产品提供的加密机的配合接口与国内批准的几家加密设备制造商的产品经过了严格的测试，证明双方产品在配合上是完善的，并在我国全国会议电视骨干网上一直安全地使用至今。

（5）使用防毒软件

由于VTE产品基于开放平台的产品特性，允许用户自己在需要的时候，随时安装、更新防病毒软件、安装反扫描软件。所以，能抵御目前计算机病毒的危害和Internet上的端口攻击，使用户始终能及时预防Internet上的各种病毒攻击，监视攻击者的恶意扫描，从而有效地保证系统不被病毒恶意地攻击。

3 结束语

目前，我国视频会议系统市场正驶入一个发展的高速路，成为全球增长最快，也是潜力最大的市场。而如何在形势大好的同时，注重并根本解决好视频会议系统的基石——安全问题，显然是一个刻不容缓的棘手问题，需要厂商和用户共同努力，采取必要的措施，尽量减少安全隐患，提高视频会议系统的安全性。

参考文献

[1]吴志军，等.Visual C++ 视频会议开发技术与实例[M].北京：人民邮电出版社，2006.1：238-247.

[2]桂宁等.IP多播视频会议的安全机制设计与实现[J].北京：计算机工程，2002（3）：139-141.

[3]马盈盈.视频会议系统的网络安全[J].山西：科技情报开发与经济，2005（9）：256-257.