工作文书

工作文书（共11篇）

工作文书 篇1

我眼中的文书工作和文书学

2010级文秘本二 王爽 中文摘要：当文书和文书工作作为存在于各类机构的一种的普遍社会现象存在时，我也有幸成为了文书工作的一个参与者。文书和文书工作伴随着人类的文明史历经数千年的发展，如今又与社会一同踏入电子时代，进入现代办公环境，踏上网络平台，在机构各类活动中同步产生、运行，发挥着特殊功效，成为各类机构开展行政管理活动和业务活动不可或缺的重要工具、信息通道和运行支柱，历久弥新。如今，文书工作在很多方面越来越来显示出它特有的作用，我相信，不久的将来，文书工作定会在社会的主流方向上占有一席之地，在属于它的领地上，熠熠光辉！

关键词：文秘工作、重要工具、支柱、特有作用

2010年，我因高考失利考进一所普通大学，学了一个不热门的专业—文秘，也因此开始接触以前从未接触过的文书学。

其实，中文是我很喜欢的学科，报考文秘专业虽不是我的初衷，但既然选择了也就无所谓后悔和怨天尤人了。上了几节文书学，便知道它给我的感觉就是无聊和记大篇大篇的笔记。坦白讲，我并不是很喜欢文秘这个职业，在我的眼中我是一个有些偏内向的人，而文书工作对人的交往和沟通能力有很高的要求，所以觉得我并不适合这个职业。但是渐渐地开始接触文书学，发现文书学也并没有我想象的那般无趣。

当老师以一种文人特有的语气和口吻在讲台上侃侃而谈时，当得知上下级微妙复杂的关系而想深入探究时，当慢慢的开始认真听课记笔记时„„我便深知我已经开始喜欢上了这个将来有可能陪伴我很久的文书工作。

文书学有其自身的特点和性质：文书是人们记录、固定和传递信息的一种工具，文书工作是处理人际交往的一种手段。文书学就是专门研究人类社会进行交

知识能量，比如一些警句、典故、事例，做到“手中有粮，心中不慌”。同时，要收集其他地方、其他领导类似的文稿资料，一方面研究学习，另一方面借鉴引用，不断提高写作能力，提升材料质量。

岁月葱容，追昔抚今。最后要说，感触最深，是“听君一席话，胜读十年书”。很多文秘人员在机关部门工作的时候，非常喜欢跟国家部委那些搞宏观经济、搞政策研究的专家、学者交朋友。他们视野开阔、思维敏捷、思想深遂、思路清晰、知识面宽阔、见解独特。与之交流，如曲径通幽，别有洞天，给人全新的境界、全新的思考，受益匪浅。所以，我觉得，跟能力比较强、素质比较高、知识面宽的人交流，进行思想的碰撞和交锋，能让我们获得更多的启示、更多的受益——这也是我们掌握知识、积累能量，在自己以后的工作岗位上展翅高飞的一个重要的方法。

参考文献：[1]《文书学》，王建主编，中国人民大学出版社出版，2005年6月第一版，2007年3月第一次印刷，共364页。

[2]《现代文秘工作实务》，作者：王萍、张卫东，机械工业出版社出版，2007 年5月出版，第一版，共253页。

工作文书 篇2

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准, 是档案存在的基础与重要的资源发生地, 直接关系和影响档案资料的质量与完整性。实现文书档案管理工作规范化、标准化, 才能提高文书档案利用率, 为单位的建设与发展提供可靠的信息依据。

一、什么是文书档案

档案是由文件转化而来的, 文件是档案的前身, 档案是文件的归宿。一般文书档案主要是由法规性文件和行政性文件转化而来。根据国家有关规定, 目前我们使用和形成的文件主要有:报告、请示、批复、函、会议纪要等。除此之外, 文书档案是人们熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题的依据。人们遇到问题时常常需要从过去的档案中查找依据, 如果有档案可查, 许多问题就可以迎刃而解, 工作也可以顺利进行。事实证明, 随着时间的推移, 文书档案的作用越来越大, 档案保存的时间越久, 作用也就越大。此外, 它还是了解、研究社会政治、经济等方面的基本依据。

二、文书档案的收集整理

在文书档案资料的收集整理过程中, 一定要严格按照国家档案局关于归档文件整理的规则和本单位档案管理工作标准的要求执行。凡是反映本单位重大工作与活动, 具有参考利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。如:上级行政部门及主管单位的来文;反映本单位各项工作活动, 具有参考利用价值的文件材料, 等等, 这些都属于文书档案资料的收集范围。

做好文书档案的收集整理工作是十分重要的, 它是档案归档工作中的重要环节。在文书档案的收集整理过程中, 一定要认真、仔细、不怕麻烦, 力求做到不遗漏任何一点有用信息, 只有这样才能完整地收集文件、材料, 使文书档案具有完整性、规范性。

在文书档案的收集整理工作中不仅要有高度的工作责任心, 认真办事的工作态度, 具备一定的档案专业知识, 同时要有一颗热情、主动为大家服务之心。努力做好档案服务工作, 使大家逐渐认识到文书档案工作的重要性。应努力争取领导的重视, 是做好文书档案管理的关键。因此, 在平日工作中勤请示、勤汇报, 争取领导的关注与支持;勤动手, 经常把工作开展的情况、计划思路、取得的成绩和存在问题形成材料, 向领导汇报。

三、文书档案的现代化

现代档案管理科学技术是当今文书档案工作者必须学习的重要知识, 应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习, 以便更加方便、有效地做好管理工作。随着时代的发展, 文书档案管理也面临许多问题, 例如文件和档案数量越来越多, 管理方法手段的落后直接影响了文件和档案的质量。面对新时期、新工作的工作需要, 只有实现文档管理现代化, 才能有效地解决管理中的一些难题。

1.掌握现代化技术, 利用电子计算机技术。传统的工作方法从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主, 而现在电子计算机技术可以完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等一系列工作, 使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与办公自动化相衔接。这些现代化管理技术, 迫切需要文书档案管理工作者掌握和运用。为了尽快培养一批既熟悉档案专业知识, 又掌握新技术的人才, 档案管理工作者要结合自己的岗位工作, 边学习边操作, 在提高业务素质的同时, 注重对计算机知识、信息技术的学习掌握, 努力使自己成为具备档案专业知识和信息处理技术的综合型档案管理人才。

2.利用现代化技术整理文书档案。纸质文书档案的整理工作十分繁琐, 效率不高, 而且费时费力, 只有引进现代化技术, 才能使文书档案的整理工作上一个新台阶, 这是历史的趋势。

文书档案管理应用计算机技术主要用于文书档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括: (1) 用计算机编制文书档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库, 然后按不同的要求, 利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等; (2) 利用计算机进行文书档案检索。按照文书档案著录项目中所标志的内容特征和形式特征, 检索出符合不同利用者要求的文书档案目录及其原件; (3) 利用计算机对文书档案管理中形成的各种数据或情况, 包括入库与出库数量、库存空间占有率, 档案调阅、归还等进行登记与统计。因此, 为了实现文书档案管理不同文件信息资源的共享和交换, 减少数据的重复输入, 规范各系统的数据接口, 就需要加强文书档案管理综合应用计算机技术的研究, 进行文书档案管理的综合化、现代化管理。

四、文书档案的保密与利用

长期以来由于各级档案人员的重视, 文书档案的保密工作做得较好, 但在利用方面效果不太理想。如:部分档案得不到充分的利用, 造成了档案资源的浪费;领导对档案收藏情况不了解, 不能及时有效地利用档案, 导致档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来, 等等。怎样才能把档案的保密与利用这两者关系协调好, 是摆在广大档案工作者面前的一大难题。档案管理人员既要有扎实的业务功底, 又要有较强的管理能力和服务意识, 要适应新形势, 敢于向传统观念挑战, 善于提出新办法、新思路, 解决新问题, 在档案业务上有所创新, 有所突破。把死档变成活档, 把文书档案真正利用起来, 发挥它应有的作用。

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是文书档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 文书档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限制地扩大开放利用范围, 则也是错误的。因此, 在开放档案为社会各界所利用的同时, 应当做好相应的保密工作。首先, 要做好文书档案的审查工作。审查工作是文书档案开放前的重要前提, 是开放文书档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定文书档案的开放与控制使用范围。其次, 要做好文书档案的解密工作。文书档案工作者应根据不同的密级采取不同的管理措施, 以最大限度地提供利用档案。

五、文书档案存在的问题与对策

一是对文书档案管理工作的认识还比较模糊。轻视文书档案的现象还很普遍, 有的甚至认为文书档案整不整理都无所谓, 导致很多文书档案的收集和整理都不到位, 有的即使整理了也不符合规定, 造成很多重要资料流失。二是档案工作人员的业务培训有待加强。在有些单位和部门, 由于不重视文书档案工作, 所以, 文书档案的管理人员大多没有经过档案专业培训就直接接手工作。即使偶尔参与培训, 也是形式单一, 次数有限, 内容陈旧, 并不能及时更新档案管理理念, 其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在一定差距, 跟不上现代化档案管理的步伐, 更不能够有效地提高档案管理的水平。随着计算机网络技术的飞速发展, 利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训, 使单位档案管理工作更加标准化和规范化。三是文书工作和档案工作的衔接存在问题。文书工作和档案管理工作既存在直接联系又有区别, 是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中, 文书工作和档案管理应该相互配合, 建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中, 文书和档案应该实行一种分块式的管理制度, 这是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的操作过程中, 这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识不强, 档案管理人员通常也很少考虑文秘工作, 这使得两者在衔接的过程中出现很多脱节的环节, 存在很多不规范、不标准的现象。

以上种种, 需要广大的档案工作者在工作实践中不断探索、不断学习, 摸索出一套切实可行的工作方法。只有这样, 才能把文书档案工作做得更好。

摘要：文章探讨了文书档案工作的现状与不足, 文书档案的收集整理, 文书档案的现代化, 以及文书档案的保密和利用, 对如何做好文书档案工作提出了自己的见解。

关键词：文书档案,规范化管理,现代档案管理技术

参考文献

[1]谢俊霞等.新时期加强档案工作的几点体会.档案天地, 2010.08.

[2]高原.档案整理这些事儿.档案管理, 2011.05.

乡镇文书如何做好文书档案工作 篇3

【关键词】乡镇文书；文书档案工作；建议

乡镇文书档案是各乡镇机关、企事业单位等在管理事物的过程中产生的保存价值较高的资料总称，其形式多样，包括图表、文字、声像等，这些档案的内容丰富，在我国乡镇建设的快速发展中具有重大的意义。乡镇文书档案管理工作是乡镇日常工作的重要组成之一，可以为乡镇更好地服务基层提供保障。目前，我国很多乡镇基层的党政并没有严格地分开，大大增加了乡镇文书的工作量。近年来，随着金坛区乡镇经济的快速发展，乡镇文书档案管理工作的难度也逐渐增大，现结合笔者的实践经验将该区乡镇文书档案管理工作存在的问题及发展建议总结如下，以供同行参考。

一、金坛市乡镇文书档案管理工作存在的问题

2009年3月，金坛市（2015年撤市设区，下同）档案局出台了《江苏省籍贯团体企业事业单位档案管理工作》，为该市各个企事业单位的档案管理提供了规范化的标准，经过几年的发展，该市的乡镇文书档案管理工作较以前有了很大的进步，但仍然存在以下几个方面的问题。

1.文书档案管理不规范

2009年金坛市在全市开展了档案检查工作，经过检查，一些乡镇的文书档案管理工作的开展不符合规范。而且很多档案并没有经过必要的整理、分类等，都是统一装在塑料盒或者堆在柜子里，时间久了积累了大量的档案，杂乱无章，查询的难度较大。

2.文书档案保护安全性不强

一些单位没有独立的用于文书档案保管的库房，而是与单位的仓库合用，且没有做好相应的保护，安全性较差，存在很大的安全隐患。

3.文书档案管理的信息化有待加强

目前随着网络技术的盛行，很多企事业单位实现了办公自动化，大大提高了工作效率。在此背景下，文书档案文件的生成也可以通过计算机、网络等技术完成。目前虽然金坛区一些乡镇企事业单位的信息化建设得到一定的完善，但是用于文书档案管理的相关配套不完善，所使用的计算机都过于陈旧、软件也较落后，这些在很大程度上影响了档案工作的开展。

4.文书档案人员不稳定

一些乡镇单位从事档案管理的人员经常发生变动，造成了一些档案丢失的现象，而且有的在换岗时对交接手续重视程度不够，造成档案工作脱节的现象；还有一些乡镇单位因为人员有限，从事文书档案工作的人员均为兼职，或者身兼数职或要职，如有些由乡镇党委办公室主任担任，其日常的工作量大且繁琐，工作时间大部分用于处理其他事宜，而放在文书档案工作上的时间十分有限。

5.未充分认识档案工作的重要性

有的乡镇领导对档案工作的重要性认识不到位，认为其是可有可无的，没有将其纳入到日常工作议事日程中，日常的考核也未将其作为一个指标，导致很多乡镇档案工作无法正常进行，档案的质量不高。

二、管理建议

1.加强档案意识宣传

应在金坛区各个乡镇基层大力宣传《档案法》《乡镇档案管理试行办法》等，重点是对领导进行普及，尽量提高领导对档案工作重要性的認识，其不够重视乡镇的档案工作主要原因在于其认为该工作没有必要，开展与否意义不大，如果不及时地宣传，增强其档案意识，则以后档案工作就更难开展，可以在需要时为其提供有利用价值的档案信息，改变领导认为档案可有可无的观念，经过长期的积累，领导的档案意识会越来越强。2014年，金坛市档案局采取了各项措施在各基层乡镇对档案工作进行了宣传，并结合各地的要求和实际情况，详细地对档案的宣传任务进行分解，落实到各个科室，积极鼓励各档案工作人员撰写相关论文、参加档案工作研讨会等；通过与电台合作，加强对档案工作的宣传；此外，还通过每年的6月9日（国际档案日）开展一些活动进行宣传，进一步提高各乡镇单位对档案工作的认识。

2.注重日常的收集工作

各个乡镇的档案员开展档案管理工作的首先一个环节为收集工作，其是其他环节开展的重要前提和基础，前期的档案文件收集情况，在一定程度上影响最终档案管理工作的质量。各乡镇的文书要掌握当地需要收集归档范围，以便能够及时将需要归档的文件收集起来；因为文员岗位的局限性，其并不能详细地了解乡镇各项工作的开展及变动情况，需要结合年度总结，对需要归档的文件进行补充；在日常的工作中，文书要注重日常的资料收集，将平时较为零散的文件、专门文件等均要及时收集起来，以便在一些重要活动（如会议等）等结束后通过整理形成完整的档案资料。

3.提高文员的档案工作管理水平

领导是否重视档案工作与对文员工作的满意程度有一定关系，因此文档管理人员要不断提高自己，注重自身专业能力的培养，充分地发挥主观能动性，做出一定的成绩。随着社会的发展，乡镇文书档案管理工作有很多新的变化，管理方法上也有更新，对文档管理员提出了更高的要求，因此要积极有针对性地参加培训、更新知识，以达到提高业务能力、更好管理乡镇档案的目的。金坛区朱林镇财政所一直重视档案工作，通过设立岗位责任制加强对所内文书的管理，通过完善档案设施、加强业务管理等，大大提高了档案管理工作的整体水平，有利于单位的长期发展，充分地发挥出了档案应有的作用，经过努力，该所综合档案室成功地创建为省三星级档案室。

参考文献：

[1]袁和济.乡镇企业文书工作亟待加强[J].浙江档案，1991，3（3）：27.

[2]李晰彬，姚丽.乡镇文书档案管理工作的几点体会[J].办公室业务，2014，3（3）：16-18.

[3]汪丽云.做好文书档案工作的几点思考与体会[J].机电兵船档案，2014，6（06）：53-55.

[4]梁田.如何做好文书档案工作[J].才智，2010（35）：89-92.

作者简介：

文书工作标准 篇4

1范围

本标准规定了邯郸冀南化工股份有限公司办公室文书的工作内容与要求、责任与权限、检查与考核。本标准适用于邯郸冀南化工股份有限公司办公室文书岗位。 2素质要求

2.1文化程度：具有大专及以上学历。

2.2能够正确领会理解上级有关管理方面的各项方针、政策、法令、法规和有关文件精神。2.3在文书工作中,具有较强的组织管理能力。3职责

3.1.1 对文件的丢失、传递错误，超期传阅、安全负责。 3.1.2 对失密、泄密负责。

3.1.3 对印章、信函使用错误负责。

3.1.4 对办理事务等发生误办、误传等错误负责。3.1.5 对公文的处理不符合标准负责。4安全责任

4.1认真宣传、贯彻、落实“安全第一、预防为主、综合治理”的方针，树立牢固的安全观念，养成遵章守纪的良好习惯。5权限

5.2.1 有权检查各部门行政文件保管情况，收缴行政文件、资料。 5.2.2 对不符合规定的用印、开信、出证，有权拒绝办理。 5.2.3 对公务范围以外的查阅，复印文件，有权拒绝。

5.2.4 对不符合拟文程序，未经领导签批的文件、资料，有权拒绝用印。 6工作内容与要求 2.1 工作内容

6.1.1 在办公室主任、副主任的直接领导下，负责行政办公系统文件、信函、资料、图文传真、电报电话等的收发、登录、呈批、传递、催办、文卷归档等程序的处理。 6.1.2 负责行政文件的清缴、保管、借阅和文书立卷及定期移交。

6.1.3 收集、整理全公司的行政公文，做到分类清楚，排列正确，保证文件的完整、齐全。6.1.4 负责印章、介绍信、便函的管理工作。 6.1.5 按照保密规定，负责保密工作。 6.1.6 接受并完成临时交办的事务性工作。 6.2 工作要求

6.2.1 收入文件、信函、传真、电报、电话等，每天拆封、登录、送批、传阅、传阅周转、催办、存档文件。

6.2.2 文件分送过程跟踪记录，文件送达清楚，防止丢失文件，每月清理一次，每季全面检查一次。

6.2.3每年3至4月份进行文书收集。分类、整理、登记立卷归档。 6.2.4 按照《印章使用规定》，正确使用公章和信函。6.1.5 按照《公文处理规定》，认真处理公司各类公文。6.2.6 遵守保密规定，严守保密纪律，不发生失密、泄密。 7检查与考核

本工作标准执行情况由主管领导检查与考核，每半年一次。

文书工作总结 篇5

加强思想政治学习，提高政治素质。用先进的思想武装大脑，使自己的思想觉悟和理论水平都得到了显著提高，观察问题、分析问题和解决问题的能力明显增强。加强业务知识学习，提高工作能力。到xx办公室以来，始终不忘加强自身业务学习。认真学习办公办文系统，规范文书档案归档，使文书档案管理的得井井有条。学习现代文书档案管理先进方法，注重平时积累，严格履行收发文手续，使年终档案归档工作变得有条不紊，受到上级领导的好评。加强计算机知识的学习和开发利用。经常帮助机关其他科室和领导同志处理计算机方面的问题，还协助信息中心共同开发办公自动化系统操作平台。

二、强化工作职能，服务中心工作

年初以来，按照办公室分工，由我负责办公室文书归档兼接待秘书工作，辅助抓xx信息，我充分发挥自己的工作职能，以努力适应新形势下工作的需要。

1、严格把关，规范公文行为。抓好上级的文件程序处理工作，做到了文件的及时收发、传阅、送阅，按照规范化标准，圆满完成了文书立卷工作，并提高了办文质量，加快了办文速度。在印信管理方面实行了等级审批制度，确认领导或主管领导签后方可开信函、加盖公章，从而严肃印信管理，完善印信制度。

2、抓住热点，做好信息反馈。我从加强各位秘书负责的信息网络着手，拓宽信息覆盖面，重点开发特色信息、精品信息。

3、服务大局，接待工作上水平。凡是上级领导来我区检查指导工作，我都能够协同有关部门认真准备接待，拟定接待计划，注意接待细节，先后组织接待了xx等大型检查30多次，从没有出现纰漏。在接待xx中，由于检查内容多，涉及部门多，事前，在办公室全体人员的帮助下，制定了详细的接待方案，组织有关部门召开了协调会，安排分解了接待任务，认真起草打印了10个被检查点的基本情况，并附以彩图，装订成册，以图文并茂的形式介绍了工业工作进展情况，不但确立了办公室在领导、专家心目中的良好形象，而且还推动了办公室接待工作再上新台阶。

4、耐心细致，搞好后勤工作。xx办领导、调研员、秘书、司机和离退休人员共29人，日常后勤服务工作比较琐碎，面对大量的日常性工作和领导临时交办的事项，我都能抓紧时间，高效、圆满、妥善地办理好，为办公室工作的正常开展提供了有效保证。

三、存在不足

一是政治理论学习虽有一定的进步，但还没有深度和广度。二是事务性工作纷繁复杂，减少了调研机会，从而无法进一步提高自己的写作能力。三是工作中不够大胆，总是在不断学习的过程中改变工作方法，而不能在创新中去实践，去推广。

四、明年工作打算

精益求精抓信息。要继续扩大信息覆盖面，健全信息网络，把基层的一些重点、难点、热点问题以及对全区有指导意义的典型总结出来，及时进行勾通反馈上报。同时，要保证信息质量，做到报喜与报忧相结合。尽职尽责抓印信。要严格发文标准，提高发文质量、做到文件的及时收发、传阅、送阅。明确印鉴管理程序，完善使用登记制度，禁止无登记、无审批用印现象的发生。完善各项规章制度，按照各项制度办事，做到收文有规范、办会有制度、办事有纪律，各项工作都有章可循，有据可依。

文书个人工作总结 篇6

2013年就快结束，回首这一年的工作，有硕果累累的喜悦，有与同事协同攻关的艰辛，也有遇到困难和挫折时惆怅，期间在领导的培养帮助、同事们的关心支持下我逐步完成着从象牙塔到政府机关、从大学生到国家公务员这种环境和角色的双重转变和适应。岁首年终，我静心回顾这一年的工作与生活，收获颇丰。现将我这年来的学习及工作总结如下：

一、自觉加强理论学习，提高个人素质

自觉加强政治理论学习，提高党性修养。浓厚的政治学习氛围深深的感染着我，我积极参加各项学习活动，并注重自学，认真学习了“十八大”、群众工作等文件精神，进一步提高了自己的理论水平与政治素质，保证了自己在思想上和党保持一致性，强化了廉洁自律的自觉性。一年多的文书工作使我了解了公文写作的内涵，提高了办公室实务的处理能力，为我更好的投入工作打下了良好基础。

二、踏实肯干，努力完成好各项业务工作

我不断适应领导对各项工作提出的新要求，转变作风、更新观念、加快工作节奏，取得了显着的成效。

一是强化责任意识，正确领会领导意图，做到任劳任怨，不论撰写材料还是协调办事都保持着强烈的服务意识，以高度负责的态度，一丝不苟地工作。

二是高质量的完成材料的起草工作。保质保量地完成各类领导讲话、各类文件和会议纪要等材料和文件起草工作，保证了上情下达，下情上报，促进办公室工作的高效运转。

三是认真做好协调服务工作，按照办公室创建“服务型”机关的要求，作为乡党委政府秘书首先要做到认识到位，行动到位。在工作中，做到了热情服务，有问必答，切实让基层的同志感到亲切和温暖，拉近了乡党委政府办公室和基层的关系，尽可能地为基层多服务、办实事、解难题，得到同志们的理解和赞扬。

四是发挥综合协调作用，促进各项工作高效运转。工作中，我准确定位，强化角色意识，使自己迅速转换角色，从以前的“领导交办”的思维方式，向“怎样去办、怎样办好”的方式转变，提高了工作效率，得到了领导的认可。

三、存在不足

细节铸就高品质文书工作 篇7

文书是党和国家机关、企事业单位传递策令、沟通情况、交流经验、推动公务活动开展的重要工具,广泛应用于党和国家管理工作的方方面面,是沟通、联络整个社会公务活动的桥梁和纽带。各级机关、企事业单位,为了维护工作的正常开展以及生产的正常运行,需要制定和发布相应的规章制度等法规性文书;不相隶属的机关单位之间也要通过文书来商洽工作,加强沟通与交流。文书工作的的政策性、机要性、制度性以及规范性要求文书人员必须不断提高自身素质,改变心浮气躁、浅尝辄止的毛病,注重把握工作中的细节,并在工作过程中酝酿细节之美。

文书工作复杂性、制度性与规范性共存,其中的细节体现在多个层面,只有日积月累地捡拾这些细碎的石块,才能构筑起高耸雄伟的城堡。注重工作中的细节,我认为应着重从以下方面努力。

一、公文格式要素编排规则需注意的细节

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志(文头)、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等要素组成。其中,特别需要关注的细节是:

1.涉密公文应当用6位3号阿拉伯数字,顶格在版心左上角第一行编排份号。

2.需要标注密级和保密期限的公文,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3.按照公文送达和办理的时限要求和紧急程度,紧急公文应标注“特急”“加急”。一篇公文中如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文字号中的年份应标全称,必须用六角括号“[]”括入,而不是我们常见的“[]”或“[]”;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01)。

5.正文一般用3号仿宋体字,需要注意的细节是正文中的引文应规范。应标全引文的标题及文号,引用的文号应使用六角括号即“[]”,若为二次引用时可部分标注。

二、文印格式中的标题细节

1.正文的标题应当使用小标宋体二号字,不需加粗,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应使用倒梯形或菱形。

2.正文中的一级标题一般使用三号黑体字,序号用大写的一、二表示。

3.二级标题使用三号加粗的楷体字,序号用(一)、(二)表示。

4.三级标题用仿宋(GB2312)三号字,序号依次为1.2.3.表示。

5.四级标题用仿宋(GB2312)三号字,序号用(1)(2)(3)表示。

不同级别的标题采用不同的字体、字号及数字,充分显示出公文的严肃性、规范性和细节的统一。

三、印章使用与管理细节

印章,代表相应机关或组织的权力,是一个机关或组织法定职权的凭证,是公文产生法定效力和识别公文真伪的最重要的标志。我们需要从以下细节来辨识印章的真伪和防止印章的造假行为。

1.印章的标准样式。《中共中央办公厅印发<关于各级党组织印章的规定>的通知》及《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》都对印章的式样、尺度、文字、字体及图案有着严格的规定和标准。省、市、自治区党委和中央各部委下属各级党组织及其工作部门的印章为圆形,直径4.2厘米,圆边宽0.15厘米,中间刊镰刀锤子图案,直径1.6厘米,图案外刊党组织名称;国家行政机关和国营企业、事业单位的印章,一律为圆形;国务院的印章直径6厘米,中央刊国徽,国徽外刊机关名称,自左而右环行,由国务院自制;国务院各部、各委员会、各直属机构和各省、自治区、直辖市人民政府的印章,直径5厘米,中央刊国徽,国徽外刊机关名称,自左而右环行,由国务院制发;印章的印文,使用宋体字和国务院公布实行的简化字。国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府铅印文件时使用的套印印章,规格、式样和正式印章等同,由国务院制发。上述规定,为我们准确地识别印章的规范样式提供了依据和标准,偏离这些规定和规范的印章就是伪造的。

2.用印的公文种类。用印,指国家机构或其他社会组织为了表明对文件承担法律责任,表明其对文件法律效力的认可和负责而在文件上加盖印章的活动。《国家行政机关公文处理办法》第十条(八)中明确规定:“公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。”也就是说,除会议纪要以外的各种公文,都应该加盖印章或者签署,否则视为无效。但也有一部分公文印在固定的版头上,通过机要方式发送,不加盖公章同样生效,如:中发、中办发等文件形式。

3.印章的标准位置。印章是公文生效的重要标志,加盖公章的位置也颇为讲究,极其严格。印章要端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应上距正文(或附件说明)2mm-4mm。不要小看这精确至毫米的细节要求,其作用可非同一般,不可小视。这2mm-4mm,不足以再添加任意一行内容,不为那些蓄意伪造公文者留下缺口,使变造公文者无机可乘。可见,数字虽小作用大,细节在文书工作中所展现出来的魅力更是无与伦比的。

4.印章用红色,不得出现空白印章。因为,一个空白印章就相当于一个空白印模,这样印有空白印章的文件发送后,所有的收文对象都会拥有一个空白印模,如果不慎流失,极易为不法分子变造公文所利用,为犯罪分子伪造公文创造了条件。所以,为了科学地防范空白印章给发文机关带来的危害,必须要强调细节,将印章加盖在单位名称上,提高公文的安全性。

5.严格印制、加盖印章的细节要求。我们从印制、加盖印章的角度看,首先应认真负责,严格遵守审批制度;其次在印制、加盖印章时应做到不漏盖、不错印,避免盖印不清;再次应增强维护印章安全意识。因为加盖、印制印章是公文产生法定效力的一个重要过程,加盖、印制的印章必须做到准确和清晰,防止伪造公文者利用印章的模糊不清等差错达到不可告人的目的。从以上规定我们不难发现,公文安全的重要性已日益被人们所重视,一系列的细节规定都是为了尽量减少伪造公文的机会,最大限度地规范印章的使用与管理。

四、对企业档案管理质量的细节影响

企业文书档案主要来源于文书。企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录,是企业持续发展必不可少的信息财富。文书是档案的基础,直接关系到案卷质量,是关系档案管理质量的重要环节。在具体的工作实施中,文书人员每天面对企业各种文件、信息、资料,即需要转瞬即到,加快环节流通,注重工作的时效性;又需要严格保密,做到档案内容不外传,资料不损坏不散失;更要注重档案资料的收集、整理、归纳等细节工作。所以说,企业档案的齐全完整,不仅体现了文书工作的质量,同时,也为企业工作提供了方便条件。综上所述,文书工作在企业中占有十分重要的地位,它对企业实施科学决策,强化各项管理,搞活生产经营,疏通业务关系,增强企业生机和活力等具有重要的地位和作用。所有从事文书工作的同志,都应该勤奋学习,努力工作,在自己的专业领域有所作为。更要注重、把握工作中的细节,从而体现自身价值,修复自己的人生,完善自己的品格,用细节铸就高品质的文书工作。

摘要：作为连接企业上下的枢纽和领导决策层的参谋助手,文书对上是企业的外脑,对下是联系基层的桥梁,对外是展示企业的窗口,对内是协调各方的纽带。因此,文书工作者必须注重、把握细节,在自己的专业领域有所作为。

关键词：文书,细节,品质

参考文献

[1]《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)

[2]《大唐国际发电股份有限公司公文处理办法》(大唐国际制[2013]8号)

论会务工作文书写作 篇8

【关键词】文书写作；会议记录；会议纪要

1.引言

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效。会务工作在企事业单位的日常工作中不可或缺，会务工作文书总结直接影响到整个会议的成效及后续工作开展的力度与实施效果。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，分析了会议记录与会议纪要的区别。

2.会议记录

在会议召开的过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录[1]。会议记录包括两部分：一部分是记录会议的组织情况，一般要求写明会议的名称、开会的时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等；另一部分是记录会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这部分是会议记录的核心。

2.1会议记录的基本要求

会议记录主要有如下要求：

☆准确写明会议名称，开会时间、地点，会议性质。

☆详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。

☆忠实记录会议上的发言和有关动态。

☆记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

2.2会议记录的重点

☆会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。

☆会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。

☆权威人士或代表人物的言论。

☆会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。

☆会议已议决的或议而未决的事项。

☆对会议产生较大影响的其他言论或活动。

2.3会议记录的写作技巧

会议记录需要满足一快、二要、三省、四代。一快，即记得快。二要，即择要而记。三省，即在记录中正确使用省略法。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。

3.会议纪要的制作

会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文[2]。会议纪要是独立的公文文种，是会议的总结性文件，是对会议成果的如实记录和集中整理。会议纪要必须是在会议记录的基础上加工整理而成，但它又不同于会议记录，它重在“纪”字上，是对已开会议的内容进行了归纳梳理，是一种经过加工的兼有备查、传达和指导性的下行文。

3.1会议纪要的写作特点

通知具有如下特点：

☆纪实性：会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，必须如实反映会议内容。

☆概括性：会议纪要并非记录，要对会议内容综合概括，归纳精髓。

☆约束性：对于会议纪要，作者无权变动会议议定事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决议。

3.2会议纪要的类型

会议纪要主要包括下面两类：

☆办公会议纪要——用以传达由机关、单位召开的办公会议所研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关人员遵守执行。

☆专项会议纪要——是指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、交流会、学术研讨会等会议形成的纪要。

3.3会议纪要的标题

会议纪要的标题应采用下面几种命名方式：

☆会议名称十文种

☆发文单位名称十会议名称十文种

☆纪要内容十文种

☆正题十副题

3.4会议纪要的正文

（1）开头部分——会议概况

开头部分要高度概括会议的基本情况。

☆会议召开的目的、指导思想或依据；

☆会议的时间和地点；

☆会议名称和主持单位及与会代表；

☆会议的主要议程；

☆会议的主要收获和总体评价。

上述各项，并非每件会议纪要都需要具备，要根据需要取舍及论述详略。会议概括完成后，可用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”为过渡转入会议主体部分——主要精神部分。

（2）主体部分——会议事项，即主要精神：主要撰写会议讨论问题的意义、目的、工作情况、今后应注意的事项及工作的安排。

可以选择应用不同的方式撰写：

☆条项式写法：把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。会议讨论了几个问题，纪要就以几个问题各自成一点写出；

☆综合式写法：按性质综合为若干部分，然后逐一写出。这种写法有利于概括丰富内容，从原则高度上把问题说深讲透；

☆摘录式写法——摘要直记会上发言内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。这种写法可以使人觉得客观、真实。

会议精神撰写注意事项：

☆要综合提炼会议结论，善于区别一般意见和表态性的结论意见；

☆要善于抓住主管领导人或某些权威人士发言的精神实质；

☆要紧紧抓住会议主持人的意见，尤其是其总结性发言；

☆要把握多数与会人员的意见，特别是对重大问题产生分歧而最终未能统一时，应以多数人的意见作为结论性意见。

（3）结尾部分：一方面会议纪要可以在最后提出要求和希望，或发出号召；有的会议纪要则将要求和希望放在会议主体的主要精神部分。另一方面，此部分一般对会议评价或向会议主持单位表示致谢等。另外，标明成文日期，日期也可在题注中标注。

4.会议纪要与会议记录的区别

会议纪要与会议记录的主要区别如下：

☆性质上：会议记录不是公文，是会议的原始记录，用于存档备查；而会议纪要的性质是法定公文，要发送给有关单位，写作要求按需使用，不是每会必写。

☆内容上：会议纪要是对会议记录进行整理加工的会议上达成的一致认识，是会议内容的要点；会议记录是会议发言的原始记录，基本上应该做到有言必录、全而不遗，每会必录，如实反映会议情况，不加整理归纳。

☆形式上：会议纪要基本上按照行政公文的规范格式；会议记录没有统一的格式，多是各单位自定。

☆功能上：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

5.结语

本文针对会务工作文书写作，论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，及其会议记录与会议纪要的区别。对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。

参考文献：

[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.01.

社区文书工作职责 篇9

1、在办事处的统一领导下，做到认识到位、责任到位、检查整改到 位，努力消除不安全因素。

2、落实安全会议精神，重要时期重点研究部署抓落实。

3、每月安排安全工作内容，每周五开展一次安全工作检查，做到宣 传有声势，检查有深入，有记录，整改到位，责任到人，一抓到 底。

4、检查整改情况有反馈，重大隐患有报告，突发事件有预案，保持 信息畅通。

5、责任分工明确，认真执行安全生产工作，谁主管、谁负责、谁检 查、谁负责，一般隐患一步整改到位，重大隐患一时无法解决及 时上报到办事处安监办。

工会工作职责 工会工作职责

1、负责工会组织建设。组建新经济组织、新社会团体(民营、私营、外资、独资无上级主管单位非公企业)的建会工作。

2、开展企业的民主管理工作。指导基层企业工会签订集体合同和召 开职工代表大会制度。

3、维护职工合法利益工作。职工的合法权益一旦受到侵犯，工会要 以《劳动法》 ，及时进行劳资矛盾调解工作，以维护职工的合法权 益。

4、提高职工素质工程工作。组织职工进行行业技术比武及文化知识 学习，开展岗位培训工作。

文书工作与档案管理 篇10

2、文书包括公务文书和私人文书。

3、公务文书，简称公文，是指机关在公务活动中形成和使用的具有特定格式的文书，如请示、批复、报告、通知等。

4、文书的作用：主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各种路线方针、政策、管理实务，处理事务，沟通机关、单位之间联系的一种工具。具体变现：领导指导作用；行为规范作用；公务联系和知照作用；凭据记载作用；传递信息和宣传教育作用。

5、档案的概念；档案是机关、组织、和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图表、音像以及其各种方式好载体的历史记录。档案是最原始的历史记录。

6、档案的特性

（1）来源的广泛性。

（2）形成的条件性。

其一，处理完毕的文件才能作为档案。

其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为

7、档案保存。

其三，按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

（3）记录方式和载体形式的多样性。

（4）原始的记录性。

8、档案的类别；文书档案、科技档案、专门档案

9、档案的作用

（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。

（2）历史凭据作用。

（3）科学研究的基础和条件作用。

10、文书与档案的关系： 1）、文书与档案的联系

（1）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。（2）在内容格式上完全一致。

（3）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结。

2）、文书与档案的区别

（1）两者的性质和形式不同。

（2）两者的目的和作用不同。（3）两者存在和发挥效用的时间不同。

11、文书工作的组织机构：一种设立专门的文书工作机构；一种不需要专门文书工作部门，只在办公室、秘书室、内设一两个专职或兼职负责文书工作的人员。

12、档案管理的工作机构类型：（1）档案室；（2）档案馆；（3）档案事业管理机构； 第二章

1、公务文书，简称公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。

2、文书种类的划分

１）按公文种类名称是否法定划分（1）法定公文（2）事务文书

2）按公文的来源去向划分

（1）发文（2）收文

3）按公文的行文方向划分

（1）上行文（2）下行文（3）平行文

4）按公文阅读范围和机密程度划分

（1）公布的公文（2）内部公文

5）按公文的使用范围划分

（1）通用公文（2）专用公文（3）技术公文

3、党政文书类别：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

4、公告和通告有哪些区别：公告的事项应该是国家大事，非重要非法定事项不宜用公告，公告的发布权限有严格规定。通告往往针对实际业务活动而发布，可用来公布社会生活中的一些具体事务，制发单位十分广泛。

5、文书的格式：组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

6、眉首一般由公文份数序号、密级和保密期限（“绝密”、“机密”和“秘密”）、紧急程度（“特急”、“急件”）、发文机关标志（发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。）、发文字号、签发人等部分组成。

7、主体：主体一般由标题（发文机关、事由、文种三部分组成）、主送机关（又称送达机关和行文对象，是指发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位。）、正文（正文是文件的主体部分，用来表述公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。）、附件(用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。)、成文日期（是指文件的制成时间，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。）、印章（是指正文末尾加盖的发文机关印章或领导签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。）、附注等要素组成。

8、版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。

9、版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。

10、主题词：主题词是提示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。

11、抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。

12、印发机关和印发时间：

印发机关和印发时间是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、制发日期和印制份数。

13、文书的文稿包括草稿、定稿两种。

草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。

14、正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。

15、副本是指公文形成之后，由于实际工作需要，往往使正本文件发生许多增值或变化文本。

16、存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关除草稿、定稿以外的印制本。

17、复制本是指依据正式文本进行复印或翻印、缩微等复制出来的文本。第三章

1、行文制度是指机关和机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定。

2、我国行政机关的行文关系一般包括两个类别：隶属关系非隶属关系

3、行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文

4、文书处理程序图46页

5、收文的传阅是指分送人员按照办公室主任的指示或领导人的批示，将单份收文按照一定顺序送给几位有关领导人及部门负责人，供阅知或阅批。

6、传阅收文主要有4种方式，轮辐式、集中传阅式、阅文室传阅式、回传式。第四章

1、归档文件整理

归档文件整理，是指文书部门按照有关规定将处理完毕的具有保存利用价值的文件材料收集齐全，经过价值鉴定区分保管期限、分类整理、排列、编号、装盒，定期将整理好的文件材料移交给档案室。

2、鉴定文件材料的价值，指判定文件材料有无保存利用价值及价值大小，也即判定文件材料是否应当收集立卷及保管期限的长短。文件材料的价值取决于两方面：一是文件材料所含有的信息（内容的重要性、内容的独特性、内容的时效性），二是本机关和社会利用文件材料的需要。

3、文件材料所含有的信息，包括内容特征和形式特征 1）文件材料的内容特征 一是内容的重要性 二是内容的独特性 三是内容的时效性

2）文件材料的形式特征 一是文件材料的作者 二是文件材料的文种 三是文件材料形成的时间 四是稿本

五是文件材料的外形特点

4、归档文件的保管期限：短期保存（15年以下）、长期保存（16—50年）、永久保存（50年以上）

5、装订是整理归档文件的第一步，包括三个环节：1）确定文件的整理单位；（1）正文与不同稿本。（2）正文与附件。（3）文件处理单与文件。（4）原件与复制件。（5）转发件与被转发件。（6）报表、名册、图册等。（7）来文与复文。（8）汉文文本、少数民族文本与外来文文。2）修整文件；是指对不符合要求的归档文件进行必要的修整，包括修裱、复制、折叠等。（1）除去易锈蚀的金属物。（2）修裱破损文件。（3）复制字迹模糊或易蜕变的文件。（4）折叠超大纸张。3）装订文件。（1）对齐文件（2）装订方式。

6、归档文件的分类：1）选择分类方法（—机构—保管期限分类法；—保管期限—机构分类法；保管期限——机构分类法；—问题—保管期限分类法；—保管期限—问题分类法；保管期限——问题分类法；—保管期限分类法。保管期限—分类法。

7、归档文件的排列：1）排列归档文件的事由。2）排列归档文件的方法。

8、如何对归档文件进行分类排列？

首先选择分类方法，确定分类方案，对归档文件进行分类；把类内归档文件先按事由原则将属于同一事由的文件集中在一起，并按照一定方法排列，再将不同事由的文件按照一定方法排列。第五章

1、归档手续。

2、发文。

3、档案的鉴定

4、影响档案价值的因素：

5、档案价值鉴定工作的内容：

6、档案的销毁： 第六章

1、全宗是档案的保管单位。

全宗即一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。一个独立的社会组织形成的全部档案称为组织全宗；一个著名人物形成的全部档案称为人物全宗。

2、全宗常用的分类方法主要有三种，分类法、组织机构分类法、问题分类法。

3、分类法就是按档案文件形成的自然或专业分成各个类别。

4、档案保管的重要性

决定着档案寿命的长短

2）决定着档案事业的兴衰

5、进出库制度和“八防”措施

1）进出库制度

库房是保管档案的重要场所，因此必须有严格的进出库制度。（1）库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入。

（2）档案工作人员在库房内不允许从事与管理工作无关的活动。

（3）非档案工作人员如因工作需要必须进入库房，则必须有档案工作人员始终陪同。（4）离开库房时，必须关灯、断电、关好窗户、锁好房门。2）“八防”措施

（1）防火（2）防盗（3）防水（4）防潮（5）防霉（6）防虫（7）防尘（8）防光 第七章

1、档案著录是在编制档案检索工具时，对档案内容和形式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。

2、档案著录工作的内容主要包括著录项目、标志符号、著录格式、著录项目细则等方面。

3、档案著录项目有七个大项

1）提名与责任说明项。该项包括正题名、并列提名、副题名及说明性文字、文字编号、责任者、附件六个单元。2）稿本与文种项。3）密级与保管期限项。4）时间项。

5）载体类型及形态项。6）附注与提要项。

7)排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等六个单元。

档案标引实在档案著录工作中对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标志的过程。第九章

1、专门档案是一个集合概念，是指在一些专门性活动中的产生和形成的档案种类。

2、人事档案的概念。人事档案是社会组织在人事管理活动中形成的记载个人经历、德才能绩、工作表现的以个人为单位集中保存起来的以备查考的文件材料。

3、人事档案的特点。其具体体现为：现实性。真实性。动态性。机密性

4、人事档案的正本，其内容分为以下十类：履历材料。自传材料。鉴定、考核、考察材料。学历、评聘干部专业技术职称、评定职工岗位技能的材料。政治历史情况的调查材料。参加中国共产党、共青团以及民主党派的材料。奖励材料。处分材料。录用、任免、聘用、招用、劳动合同、调动、转业、复员退伍、工资、保险福利、待遇、出国、退（离）休、退职的材料，以及各种代表大会代表登记表等材料。其他可供组织参考的材料。

5、人事档案材料的收集：（1）人事档案袋归档范围。（2）人事档案的归档要求。（3）多渠道收集人事档案材料。（4）建立人事档案材料收集制度。

6、人事档案的鉴别：（1）人事档案鉴别的概念、意义。（2）人事档案鉴别的原则。（3）鉴别人事档案材料的内容、方法。第一，判断材料是否属于人事档案。第二，判断是否是当事人的档案材料。第三，判断材料是否办理完结和手续齐全。第四，判断材料是否真实、准确、完整。第五，检查材料是否重复。

7、人事档案的保管，根据规定，具体范围划分如下：（1）在职人员人事档案的保管。

（2）退（离）休人员人事档案的保管。（3）死亡人员人事档案的保管。（4）其他人员人事档案的保管。@

8、人事档案的传递：

（1）人事档案或人事材料必须通过机要交通转递，不允许公开邮寄或让本人自带。（2）转递档案必须办理转递手续。

（3）县级以上的组织、人事部门才能直接转递人事档案。

医院文书档案工作的计算机管理 篇11

关键词 文书档案 计算机管理 存在问题 应对方法

文书档案工作是医院综合档案工作的重要组成部分，是医院管理历程的重要凭据，它包括在业务活动中形成的各类收、发文件、年终总结、年初计划、医院领导班子例会、医院大事记，医院与其他单位签定的各类协议、合同，医院各个时期重大事件，重要活动的历史记载，对于医院的各项工作具有重要的利用价值，对于领导的科学决策具有重要的参考价值，科学有效的文书档案管理工作对医院的健康发展有很大的促进作用。随着信息时代的到来，计算机已经广泛普及到各个领域，为各个行业大大提高了工作效率，本文主要探讨利用计算机管理部分文书档案工作比照完全纸质手写方式管理的优点和存在的不足以及应对措施。

以往医院文书档案工作状况

由于医院多数是差额拨款单位，也就是说只能靠财政拨一部分钱，另一部分是要靠自己创收，还有的完全是民营医院，在当前充满竞争机制的时代，落后就意味着被淘汰，所以医院要想更好的生存、发展，就必须要把提高医疗技术服务水平、提供先进医疗设备，当做首要任务来抓，在资金紧张的情况下，相对行政方面的投入是有限的，文书档案工作在医院算是后勤工作，如果靠购买相应的软件才能去完成工作，成本会很高，给医院也会增加开支，又不能见明显经济效益，实现起来难度很大。以往收文登记的文卡是在印刷厂印制好的表格，然后再由文书在接收文件时一件件手工填写完成，由于受固定格式限制，遇到文件标题字数多时就会写出行，显得过于紧凑，在处理过程中要找相关领导拟办、签发，所以一个文件签下来会在处理单上体现出整个版面看上去不工整，整体感觉很杂乱；对于发文登记的文卡，由于责任科室不熟悉文书业务，表格填写上不能独立完成；收、发文登记本也是用手写完成，在手写过程中，由于登记本的格式是固定的，对于字数较少的标题还可以容纳，而对于字数较多的文件标题就很难处理，往往要写到格外，占用下一行，看上去很不工整，影响整体版面效果，容易把文号与标题错误对应。给归档以后的查阅带来不便；在发文登记工作中使用以往的方法更是不方便，由于责任科室或报送主管部门的原因，原来定的文号要有改动或不要了，而发文登记本一旦落笔后再改就会留下痕迹，给文书工作带来很多不便；手工登记收、发文会因时间久了出现字迹模糊、退色等现象，对于一部分需要长期保存的档案，在日后的查阅工作中带来不便。

自己动手利用计算机技术管理文书档案工作

医院文书档案工作要为医疗服务，在想医院之所想，不去购买软件，为医院节省开支的前提下，利用现有的计算机资源，自己动手编辑文件处理单模板、用Excel或用word编辑收、发文登记本模板，为医院节省开支同时也改变了传统的纸质、手工填写的方法，有效的提高了工作效率。

收文文卡是电子版形式，遇到文件标题字数太多时可以通过调整行间距，而不影响整个版面的效果。

收文登记本用电子版形式，可以根据文件标题字数的多少来调整行间距，不会出现同一文件的收文日期、责任单位、文件标题串行的现象。遇到重复登记被发现时也可以即时删除，充分体现出电子版的优势。

发文登记本实行电子版后，因为上报机关的原因或是其他原因，已经要好的文号或是已经打印出来的文件决定不再发时，可以轻松的处理，省去用纸质登记本管理时，要用小纸条黏的麻烦，再有年久后黏过的纸条上面所写的文字会不同程度的退色或模糊不清，而电子文件保存就具有其稳定性。

文书档案每年需要归档的文件目录除党口外（单独打印清册、上报报告），都打印成电子版形式，一式两份，档案员和文书双方签字，交综合档案员1份，文书留1份，电子版的目录比照手写的目录，工整，清晰。

利用局域网，把需要相关领导传阅的文件通过扫描、上传的形式让领导知晓，并将批复回复给文书，文书催办、督办。这样既节约了时间、也提高了工作效率。此项工作在一些工厂早已经开展。

电子模板在应用中存在的问题及应对措施

文书档案办公自动化的应用，在发展过程中有利有弊，就其对现代文书档案工作的贡献来说，是利大于弊。

因为电子版的收文登记本是存储在电脑中的，如果遇到特殊情况不能使用电脑时，就没法进行收文登记，会影响到领导及时传阅文件，处理文件，这就要有一份纸质的比照，在平时用电子版收文登记的时候，定期将够整页的登记调出来1份，按来文单位分别装订成活页本，各单位来文所登的文号要另外记在1处本上，只记来文时间、收文号，停电等原因不能使用电脑时，以备连续，在每年归档时要再打印出一份完整的纸质收文目录给综合档案，以备查档时使用。

由于受电脑状况的影响，电子模板存储有不稳定性，要运用U盘、移动硬盘，多备份出两套，遭到电脑重装或其他不确定因素时，能够正常使用。

如何提高文书档案管理水平，以适应日趋发展的新形势，永远都是文书工作者的新课题，与时俱进、不断创新、不断钻研对于文书档案工作来说，将是一个永恒的主题。

参考文献

1 范晟玮.浅析更新档案管理观念在医院管理的作用[J].医学信息，2009，1（12）：22.