合同信息化管理

合同信息化管理（精选8篇）

合同信息化管理 篇1

一、信息化合同管理制度的内涵

(一)合同的履约管理

履约管理作为掌控公司运营情况的指示剂存在着，信息化合同管理更加清晰，规范地反映了材料采购、加工进度、款项的的进出与结余等情况。针对这些情况企业能迅速地做出反应，增加或减少产出的速度与优化产能分配。除此之外，作为实时的监控手段可以拘束各个合作方保证合作的顺利进行，并对违约情况进行快速处理，改变或终止合约从而保证合同的顺利执行。

(二)数据统计与分析

企业通过信息化合同管理对合同的签约、履行过程和相对人信息等进行总结和归纳做出相应的数字报表。通过这些报表可以反映合作方的运营状况、生产能力、信用等级等情况，仔细分析便能了解合同的履行状况和可能出现的风险，企业的决策者只有充分的了解各种情况和在面对突发变化时才可以做出准确决定。

二、信息化合同管理方法的独特性

信息化合同管理方法具有独特性，信息化最为一个最有力的平台.它把实施和管理的各种工作整而有序的纳入到同一个管理体系，并通过监督项目实施全过程，完成对公司预算和资金的管理，所以它与传统模式相比具有如下几点独特性。首先，信息化合同管理提供了更加科学、高效的信息管理模式可以达到有效的资源共享。其次，信息化合同管理以资源、费用的合理利用为导向更加充分的对项目的实施过程进行了监控。最后，行细化合同管理通过对合同各个部分的信息化记录，可以科学的记录企业完成项目的过程，作为相关法律依据避免纠纷。通过对信息化合同管理的解释与分析可以看出，这种方法可以充分的了解合同的签订、履行到合同人的信息和企业的运行情况。企业建立了信息化管理制度可以及时的了解合作的状态并为企业以后的发展与合作做出指向，是现代化企业高效运营的必要方法。

三、信息化管理系统的实施

信息化合同管理系统可以更好地整合分析数据使合同的履行更接近企业管理者的要求。这套系统把大部分的传统纸质作业转移到计算机作业中，并与各种办公软件如WO司、Exeel等完美的结合，把文字、表格等形式的各种信息储存到管理系统中对各种资料进行监控与分析。以信息化管理体系为基础，并建立了一系列的相关制度可以确保工作循规蹈矩的执行。例如:合同管理制度、授权制度、内部会计管理制度、控制生产成本等。通过这些合理的科学管理制度明确、规范各部门的职能，形成完整、高效的标准运营体系。在此同时，通过信息化管理方法落实了“机构”“人员”“制度”三方面，真正的贯彻了全方位多角度管理。通过自己的理解实行信息化合同管理，强化了各部门行为环节与电子化控制的联系。通过对公司内部系统的资源共享、电子审批等内容快速落实使公司的业务处理效率达到了新的高度。不仅如此，信息化合同管理系统在控制成本、监控收支等方面也做到了灵活控制，达到以变应变的管理效果。

四、结语

信息化合同管理制度中可以融合施工、经营、安全等多方面的管理制度，通过对这些制度的集体整合创造出更加高效、和谐、稳定的企业模式，从而达到降低成本、稳步提高企业盈利的目的。信息化合同管理制度具有显著的优越性，它的合理应用可以促使企业更好地、平稳地向前发展。

合同信息化管理 篇2

合同寿命周期大致分为订立、履行两个阶段,订立阶段工作包括招投标、合同谈判、合同评审、订立合同,履行阶段工作主要是依据合同保证项目质量、进度、成本、利润等目标的实现,以及合同变更索赔,尾工清算与竣工决算等工作。根据合同的寿命周期,合同管理信息化平台的搭建依据合同管理内容可形成初步信息化平台框架,如图1所示。

凭借软件平台和网络平台,在对合同进行动态管理的同时,拓宽了合同履约信息收集与监督渠道,便于及时纠偏与反馈。信息化平台可大致分为四板块三层次的布局,其中合同订立管理与合同履约管理为信息化动态管理的核心板块,每个板块根据管理内容又分为子板块,子版块根据工作内容需要再设置功能性板块。系统实体将办公软件,譬如excel、word等软件完美嵌入,导入常用预算报价金额,编制常用资金动态分析公式等方便投标报价和效益控制,合同图片、扫描件等以附件的形式集成于系统,通过此系统可方便、快捷并系统化地对合同进行管理,通过对系统设置权限,相关人员可根据不同的检索方式挖掘所需数据,结合PDCA循环模式,对合同的整个寿命周期进行实施监控,

二、精益思想与合同信息化平台的融合

信息平台是硬件,管理思想是软件,精益管理思想与信息化管理思想是现代化企业管理的必然趋势,将合同管理精细化思想深入、切实的融合到合同管理的整个过程,需要从组织结构、制度、人员、技术等多方面着手。

(一)合同订立精细化管理在信息化平台上的实现

作为精细化管理的原则之一就是职责细化、明确化,合同订立阶段,首先市场开发部指定项目牵头人,对招标文件、客户、竞争对手相关的信息进行收集与分析,对市场供求与价格以及项目业主的利益诉求进行调研,同时利用成本、利润测算模型对报价进行合理的调整和预测,信息收集、市场调研、数据分析尽可能采用标准化流程和分析方法,避免单凭经验做决策而造成的风险,牵头人要具备全面的工作经验,定期组织人员交流,充分沟通。

重视对预付款、投标保证金、履约保函的支付、扣回条件和比例的条款,此版块应由牵头人负责到底,财务人员进行监控,在合同订立前及时提交履约保函,防止也只没收投标保证金造成损失,合同订立后为避免资金占压增加财务成本,要及早索回投标保证金(或保函)。借助网络平台,多方参与更是方便了合同评审,结合前期收集的市场信息与招标文件要求分析合同条款,利于对合同履行风险控制。合同签订与信息录入板块,合同签订后对合同进行分类编号,对合同的基本信息进行建档,建立该合同台账,并上传合同原件,以方便相关人员查阅与下载。

(二)合同目标管理与考核兑现精细化

管理制度细化和管理体系完善化是精细化的具体要求,合同订立之初要确认合同执行部门和项目负责人,将经营部门、项目管理部门、财务部门、风控部门、人资等相关部门纳入统一的信息化平台,各负其责,全面管理。细化职责分工,项目负责人对项目的进展情况定期进行更进,经营部门对合同的已完工程量的结算支付、项目成本进行监督与反馈,财务对资金到账、保证金扣回情况进行管理,项目管理部门对合同执行过程的质量、进度进行控制,安全、风险管理部门负责风险把控。

根据项目特点,对项目负责人制定科学、量化、系统化的岗位职责与考评标准,由经营管理部和财务管理部协作,结合项目周期、合同金额、工程进度、成本支出等因素,分项细化绩效考核目标,结合激励措施,调动人员的积极性,合理安排考评周期,对合同的履约过程实行PDCA循环监控,避免计划目标值与实际情况脱节等问题,保证考核测算与兑现公平、量化、标准化。

(三)合同结算精细化管理在信息平台的实现

结算与资金支付管理是合同管理的基础,依据合同约定的支付条件,以合同为单元建立结算支付台账,在工程前期结合总工期与工程进度预测未来的结算节点,后期可依据前期实际结算的数据为支撑,预测可能的时间阶段和结算金额。对于合同有约定结算周期的可直接设定结算节点,利用信息化平台,提醒合同负责人定期办理结算,譬如按月结算,系统可设置每月为时间节点,提前提醒负责任人尽快核算已完工程量,可办理结算金额等消息,到期已办理结算,项目负责人可将结算依据传与经营人员,经营人员审核通过后,以结算明细的方式登入合同台账,财务人员随时对已办理结算的资金到账情况进行跟踪,一旦资金到账,相应的财务人员应将财务扣款明细、实际支付等信息录入系统。通过系统程序设置实现连续的结算链,此外,经营人员要定期与其他相关部门进行对账,核对现场实际工程量,全面了解合同结算情况。并与财务管理部对账,查缺补漏,对合同的收支平衡进行把控,控制合同实施的成本,保证合同的效益。对到期提醒项目负责人未及时办理结算的情况,经营人员要主动进行沟通,及时了解、解决结算遇到的问题。

系统可设置合同编号检索、主题词检索、时间、数据提取等端口,方便快捷实现对合同台账等信息的查询与检索,经营分析可设置专门的功能板块,通过提取相关的数据,编制程序实现本期数、上期累计数、本期累计数、剩余合同储备、同期类比数据、环比数据等简单直观的分析数据材料,为合同过程动态管理提供依据。

(四)变更索赔管理

变更索赔管理是一个相对较为漫长的工作,可在信息化平台分类设计变更索赔信息存储区域,信息平台资源共享,相关人员可随时查阅信息,为变更索赔工作提供思路,经营人员可随时关注、整理变更索赔资料,一旦时机成熟,可由专人依据合同与收集信息据理力争完成变更索赔工作,改变以往变更证据不足等窘境。

(五)合同清算与质保金退回管理

尾工清算、竣工决算、保证金退回通常是合同管理工作最为头痛的一件事,但凭借合同信息化动态、精细的过程动态管理系统,可大大减小此类工作的难度,通过长此以往的建立的合同信息集成平台,合同结算台账详细、系统,可在较短时间内、消耗较少的人力、物力成本实现清算工作,动态信息化管理系统更适用于工程量大、结算工期较长、后期人员调动频繁等特点的工程,这是合同信息化管理的一大亮点。

三、结语

合同管理信息化、精细化是现代企业管理的必然趋势,合同管理信息化平台的搭建具有可行性,对现实工作具有实质性的指导作用,可大大提高管理的效率,保证项目管理三大目标的顺利实施,实现企业效益。

摘要：合同是企业一切业务与经济往来的依据,合同管理是企业经营管理的重要组成部分,其管理精细与否直接影响企业的效益。合同管理信息化是企业现代化管理的必然趋势,利用网络信息平台实现资源共享,以合同为主线,以结算及成本为中心,搭建以电子化办公为特点,可高效实现合同的全寿命、动态、精细管理,提高经营管理效率,保证企业效益。

企业合同信息化管理优化探究 篇3

关键词：合同信息化管理；数据库；专业系统；综合系统；优化建议

2015年11月8日在北京召开中国共产党第十八次全国代表大会。大会报告将“全面推进依法治国”确立为推进政治建设和政治体制改革的重要任务，并对“加快建设社会主义法治国家”作了重要部署。

众所周知，在企业参与市场竞争的运营活动中，经济合同扮演着不可或缺的角色。合同作为商品经济下的必然产物，是企业是经营活动中一个重要环节，同时也是商品交换受法律保护的表现形式。合同管理就是对以自身为当事人的合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等行为的审查、监督、控制的总称。企业对外签订经济合同的金额少则数千元，多则上千万元甚至上亿元。有的企业合同管理工作有效，能起到强力支持经营决策作用，为企业发展做出贡献，有的企业因为合同管理工作不力，造成合同违约，经济违法等情况，使企业蒙受巨大经济损失。可以说企业经济合同管理水平关系到企业的发展轨迹乃至生死存亡。

一、合同信息化管理现状分析

目前，国内大多企业对合同信息化管理的理解还停留在合同财务数据统计管理的层面，管理方式也只有手工作业、分类统计等手段。传统的信息管理系统如PDM、浪潮和金蝶等商业软件系统中，仅把合同管理的内容归入财务模块中，这样虽然一定程度上实现了合同数据的电子化处理效率，但毕竟这种信息管理模式是以财务或项目为导向，没有真正突出合同管理在企业经营管理中的作用。一个现代企业的合同信息化管理的目标应该是以信息化手段实现合同的起草变更、在线审批、用印编号、履行跟踪、统计分析和汇报展示等功能，并与企业的其他诸如项目立项、财务、物料管理等信息化平台打通接口，实现数据共享。以信息化技术手段提高企业合同管理整体水平是现代企业合同管理的必然趋势，特别对大、中型企业具有更为重要的意义。

二、企业合同信息化管理的必要性

（一）全程监督，有利于进行合同全寿命周期管理

一个“规范、透明、高效”的合同全寿命管理体系至少包括企业组织架构、规章制度管理、标准文本管理、合同立项、审批标准流程、变更管理、履约跟踪、履约预警、合同执行后评价等方面的内容。分阶段使用网络信息化手段可以一目了然地全程管理和监督合同流转和履约进程，同时通过数据分析和挖掘梳理可以明显地发现合同管理系统存在的不足，并确定改进方向，以便提高合同整体管理质量。

（二）减少合同信息传递时间，提高数据准确性

众所周知，合同管理业务流程涉及到数量巨大的数据传递、反馈、更新，这些数据包括合同金额、合同对方信息、合同条款、审批意见、履约情况等。如果仅使用传统的电话、传真、纸质文档等传输方式，势必造成管理效率的低下，数据准确率也大打折扣。同时，合同进行网上业务流程操作可以减少各业务部门往返签字、盖章的时间和精力，节省了人工成本和办公用品消耗。

（三）合同数据系统采集，便于分析和共享

一般中大型企业的合同管理采取“归口管理-业务承办部门”的二级管理模式，采用信息化合同管理方式后，业务承办部门为方便管理，建立本部门合同台帐，归口管理部门根据单位合同管理需要建立单位合同总台账，另外，业务归口部门还会根据需要建立各种分类合同台帐。这些台帐与总台帐之间数据接口不统一，造成合同数据统计、查询及分析困难。采用信息化管理后，各业务部门和合同归口管理部门使用统一的合同台帐，便于进行数据交换、沟通，提高合同数据管理的效率及准确率。除此之外，与合同相关的技术、质量等部门在系统中开通相应权限后，能及时了解所需信息。各级管理人员在相同数据库的基础上进行分析、决策，可以大大增强其准确性。

（四）合同系统流转，有利于实现职能管理部门联动

目前合同全寿命周期流转过程中，涉及业务归口部门、职能管理部门、标的使用部门、财务部门、质量安全部门、工程技术部门等，改变以往只是法律、财务和业务承办部门管理关注合同的工作方式。各部门在系统上评审、审批合同，发现问题及时沟通，协调解决，这样可以能充分降低合同事前风险，增加管理过程透明度，有利于保证合同管理流程干净、廉洁，树立良好管理氛围。

三、合同信息化管理模式优劣分析

（一）电子表格及数据库管理模式

在大多数人的印象中，合同管理的主要工作的数据统计、查询。事实上，上述只是合同数据管理的基础性工作，在数据采集的基础上进行分析，挖掘，发现问题，提供经营决策辅助信息才是合同数据管理的真正目的。利用OFFICE系列电子表格和数据库管理软件进行合同数据的采集、统计、分析就是上述理念为基础进行的合同数据初级管理模式。

在这种管理模式下，一般以合同记录为基础，建立合同信息数据库，一条合同记录包含的基本信息有：合同编号、合同名称、合同类型、签约对方、合同金额（收付方向、币种及金额）、合同内容要点、签订人及签订时间、合同承办部门及经办人、合同约定完成期限，合同时间完成时间等信息。另外还可以根据企业内部管理需要增加是否重要合同、合同的项目归属等内容。总之，合同记录的字段设置是以經营决策、统计分析和外部审计需要而设置，这一点在建立基础数据库结构时要充分考虑，否则将“差之毫厘谬以千里”，造成后期数据量极大的情况下返工。例如，一个资金来源主要是国拨资金和自筹经费的企业，经常需要迎接资金使用情况的外部审计，所以合同管理部门在设置合同数据库结构时，应该设置一个是否国拨资金的选项，这样的话，在有针对性统计合同数据时，筛选该字段就可以一目了然了解该部分合同的信息，而不用一份份核查。

这种合同管理模式具有上手快、培训相对容易、效率高等特点，如果使用OFFICE系列软件的联机功能的话，还可以进行多用户同时操作。但数据库管理模式缺乏流程控制管理，甚至无法实现最基本的合同审批功能，其次，OFFICE系列软件在合同管理方面的工作界面相对不友好，这就需要专业系统管理模式来弥补其不足之处了。

（二）专业系统管理模式

专业系统管理模式顾名思义就是使用一套专业的系统实现合同相关流程、数据等信息化管理。这里需要强调的是，专业的合同管理系统不应该从属于财务管理系统，或是财务管理系统的一个模块。因为从业务属性来说，财务管理信息化更多考虑的是资金流，而合同管理信息化包括合同审批、履约、用印、汇总查询等功能不仅仅包括资金流，还有信息流的传递和反馈，例如合同审批的意见反馈和落实，对合同承办部门的履约预警提示等。所以合同管理系统应该是一个相对独立的系统，它与财务系统、物流管理系统、任务决策系统等可以有关联接口，但必须具有高度的独立性，并形成闭环管理。

在建立合同管理系统之前，首先要明确的是合同管理部门与其他职能部门工作责任界面划分。举例来说，如果确定合同对方选定过程管理也属于合同管理部门职责，那么就要将该功能模块做入系统中，但如该职责由其他部门负责，则对合同管理系统而言，供应商选定过程资料仅是系统外部资料输入，合同管理部门进行审核时也仅对其进行形式审核。一般而言，合同管理部门在信息化工作中职责主要有：合同标准文本管理、合同审批流程控制、合同履约情况监控、合同数据查询统计以及合同风险库化管理等。对于每个主功能模块，下设不同的子功能模块，大致归类见下图：

由此可见，一个高质量、完整的合同管理系統几乎涵盖合同管理部门所有工作职责，它对合同管理效率和质量的提高的显而易见的。以目前国内合同信息化管理水平，如果企业能达到熟练驾驭合同管理系统的程度，其合同管理水平至少能排入前20%了。

（三）综合系统管理模式

前文所述，既然专业系统管理模式具有上述许多优点，为何还要合同的综合系统管理模式？合同综合管理模式究竟有着什么样的含义？

众所周知，ERP模式管理已经成为企业信息化管理的趋势，所谓的ERP（Enterprise Resource Planning 企业资源计划）除了具有生产资源计划、财务、制造、销售、采购等功能外，还有质量管理，实验室管理，业务流程管理，产品数据管理，存货、分销与运输管理，人力资源管理和定期报告系统。一个闭门造车的合同管理系统绝对不符合搭建企业ERP系统的理念和初衷。例如生产线上对A物资的需求是10个单位，经过层层人工转手，落到合同管理系统中采购员做的合同中，仅采购5个单位A物资，或采购30个单位A物资。前者造成生产线不能正常运行，后者造成浪费，这都是极大的合同事后风险，但在合同管理系统中无法事先发现这类问题，因为合同任务来源清楚、审批流程无误，履约及时。将与合同管理相关的业务流融入到合同管理系统中，实现数据流和信息流的无缝衔接，减少中间的人为操作，这就是综合系统管理模式基本理念和初衷。

笔者在工作实践中也发现，不少业务部门对于实现综合系统合同管理模式的需求也十分迫切。例如采购标的输入，有时采购标的品名、规格、技术要求等篇幅多达几张纸，经办人在手工编制合同文本时难免发生错误，而如果合同管理系统能从其他系统中直接抓取这些数据，或由使用部门直接将需求数据发送至采购部门经办人，作为合同文本，这样就不会出现数据错误的问题。合同履约跟踪时与财务部门付款之间的衔接也存在着类似问题，由于信息流没有梳理好或不畅通，造成合同管理部门不知情，合同货款却支付或合同管理部门确定合同履约完毕，但由于种种原因合同货款未支付，合同实际没有履约完毕。这都是由于没有一个综合性、系统性的合同管理系统所致。

以上是三类合同信息化管理模式的概述，笔者选择在合同管理中主要的功能作为指标，分析三者的优劣性。

四、合同信息化管理问题原因分析

（一）合同管理流程尚未标准化

合同信息化管理的基础是合同管理流程标准化，合同管理系统程序的设计、流程的制订和系统功能的设置均是将标准合同管理流程用计算机语言描述。某些企业合同标准化管理流程尚未固化和完善，例如合同审批流程混乱、合同统计数据形式一年一换，甚至没有专门合同管理方面的规章制度，在这样的企业中推行合同管理信息化工作可谓天方夜谭。

（二）合同管理系统开发质量不高

即使一个企业具有统一、规范的合同管理流程，也不能保证合同管理信息化平台一定能达到预期效果，首先，由于系统开发人员不是直接业务经办人员，在进行系统开发时会倾向于考虑系统的效率如何达到最高，而忽略用户的需求。其次，开发人员使用的软件工具功能单一，造成系统无法实现某些功能。最后，系统开发人员的技术水平和与用户的沟通能力也直接决定着合同管理系统的质量水平。

（三）系统用户未能充分发挥系统功能

在实践中，即使系统开发质量较高，还会发生由于使用者水平不高造成系统效率低下，流程不清等情况。这主要体现在两个方面，一是承办部门提交审批的合同质量不高，造成频繁的驳回。笔者曾经在2周内驳回67份合同，这还是在公司有标准合同文本的前提下。再高效的系统也只是对人工工作补充和提交，如果合同工作管理质量不高，提高合同信息化管理水平只能是无本之木。二是使用人对系统功能尚未完全掌握，造成明明可以使用的功能，使用人却无法通过实现。

五、合同信息化管理优化探究

（一）长远规划、分步实施

合同信息化管理系统的开发和推进是一个比较艰难的过程，同时也是暴露制度弊端，挑战工作恶习和管理流程再造的过程。所以系统设计思路应该遵循实现短期目标和规划长远发展的思路。

短期内可以从管理流程相对固定的合同审批过程入手，全面实现合同的在线审批，合同签订数据的分类统计汇总；中期目标是实现履约跟踪功能，实现合同闭环的信息化管理，加强系统的数据处理分析能力。最终目标是实现合同信息化管理平台与相关系统的融合，即在本文第三部分提到的综合管理系统模式。

这样做的好处是，在每步实施的过程中，可以充分暴露系统问题，在问题得到完全解决，操作熟练后再实现上下游业务的功能拓展，稳扎稳打，逐步推进系统实施。

（二）细致沟通、求同存异

在合同管理系统的实施和推广过程中，必定会遇到相当的阻力。不同层级、岗位的管理人员对系统的需求不尽相同。例如：法律部门力求合同文本的合法性，财务部门关注合同付款条件，而业务承办部门则追求合同流程的流转的速率，在合同审批中，如果发生合同文本非原则性错误，审批人从严格把关的角度，应将合同驳回重走流程，但经办人希望审批人带意见通过，合同签署时再落实审批意见。为解决这个矛盾，系统增设了在审批过程中可以上传流程中的附件功能，对于合同文本细小错误，审批人与经办人经过沟通后，在审批中补充上传落实审批意见的合同文本或相关材料后通过审批，既在系统中留下痕迹，又提高了审批效率。

以上只是提高审批效率的一个例子，在系统使用中可能出现的情况千差万别，如何实现管理质量和效率的统一，这需要在实践中多方面加强沟通，协商解决问题。“在发展中解决矛盾，在解决矛盾中发展”。

（三）加强培训、融入考核

上文中提到过，合同信息化管理问题之一是用户自身水平不高，这可以通过培训考核的方式解决。首先，系统开发部门应协同合同管理部门针对系统的使用、注意事项和常见问题编制系统使用说明。其次，合同管理部门对系统主要用户进行培训，各业务部门组织内部二级培训。最后，合同管理部门定期对各部门系统使用情况进行考核，并纳入部门绩效。以考核为手段，逐步提高各部門使用合同管理系统的水平。

六、结束语

合同管理信息化的最终目标是规范合同签订、防范企业经营风险，为公司的发展提供支持作用。推进合同信息化管理不仅需要先进的信息技术手段，系统的需求调研、部门协调、用户水平的提高也是必不可缺的因素。实现合同信息化管理意味着企业向精细化管理迈进了一大步，促进企业良性发展的同时降低了资源消耗，为可持续发展社会做出了贡献。

参考文献：

[1]胡玥.通过合同管理的信息化提高合同管理水平[J]，经管视线，2012，4，61-63.

[2]刘代斌.中航工业南方合同管理信息化应用研究[D]，湖南大学硕士学位论文，2014.2.

合同与信息管理 篇4

文件编号：0 2020 年 年 6 6月

合同与信息管理

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1.1 合同与信息管理

1.1.1 4.5.1

合同管理

4.5.1.1

合同管理依据 1

《中华人民共和国合同法》。

《中国建筑股份有限公司合同管理制度》。

中国建筑第八工程局有限公司《总部管理手册》、《分公司管理手册》、《项目管理手册》。

天津西站交通枢纽配套市政公用工程土建施工第二标段合同条款。

4.5.1.2

合同管理原则 1

在工程建设管理过程中，一切活动遵守中国法律、法规和天津市地方法规以及企业管理制度，充分体现合同管理的规范化和制度化。

在项目管理过程中，确保合同管理的主导地位。项目所有管理活动都应在合同管理的调控下相互联系、相互制约，实现成本、进度、质量等各项指标的顺利完成。

在合同签订、执行、管理过程中充分发挥合同管理人员的专业管理水平，实现组织的系统化、管理的具体化、程序的规范化、防范的严密化。坚持诚信、公正、公平、公开的原则，实行主动的动态管理，确保合同的顺利执行。

4.5.1.3

合同管理分类 合同管理分为施工总包合同管理和分包商合同管理。

4.5.1.4

合同管理流程

公司合同管理主管部门组织合同评审 合同签订 履约管理 分管领导审批 合同文件的传递、公司总部

图 4.5.1-1

合同管理流程 4.5.1.5

合同管理职能 1

公司合同管理主管部门职能 1）宣传贯彻国家有关法律法规； 2）建立完善合同管理体系； 3）负责组织制定合同标准文本和草拟文本； 4）负责组织合同的评审工作； 5）负责办理合同的审核、审批及授权手续； 6）负责合同文件的传递、交底工作。

6）监督、检查、指导和考核合同的履行情况； 7）负责处理合同法律纠纷。

8）编制有关合同报表、台帐，保管合同订立及履行过程中的有关文件和记录（包括收发、保存、回收及销毁），办理合同资料归档工作。

项目经理部合同管理职能

1）明确项目合约管理目标并分解落实； 2）组织进行履约策划，编制并实施合同履行控制方案； 3）负责对总包方的工程结算管理和现场签证管理； 4）负责对分包方的结算和签证管理； 5）按合同约定及时收取工程款。

6）保存与合同管理有关文件和记录。

4.5.1.6

对施工合同管理 合同管理活动 合同管理内容 合同评审 公司合同管理主管部门负责组织中标工程合同的草拟和评审工作； 草拟文本应使用招标文件的示范文本，如无特殊情况，草拟人不得删减和修改条款的具体内容； 由公司财务资金部、工程部、技术质量部、安全管理部等相关职能部门对合同中相关内容及其与招标文件、投标文件符合性进行评审和审查； 对评审中提出需修改和完善的意见，由谈判人员与合同方进一步商榷，并把意见反馈给合约主管部门； 与合同方的谈判工作由公司总经济师牵头，项目营销及投标人员、合约主管部门经理、项目经理及项目合约经理参与。

合同签订 双方法人代表签字、盖章，合同生效； 提交政府合同备案管理部门办理审查、备案手续。

合同文件的传递、交底 对发包人合同或补充合同正式签定后，合同管理主管部门将新签合同正本和补充合同原件及交底资料报上级合约主管部门（局）。

2、合同管理主管部门组织财务资金部、工程管理部、技术质量部、项目经理部等招开合同交底会，传递合同相关信息。

合同履行 在合同签订后 30 日内，由项目经理组织、项目合约经理编制完成合同履行控制方案。

合同履行控制方案由公司总经济师审核，局总部主管部门审批。

合同履行过程中，项目合约经理指导督促项目全体人员严格按合同履行控制方案实施，随时检查合同履行情况。填写合同履行情况月报表，报公司合同管理主管部门。

合同变更 项目经理部接到变更文件后，由项目经理部组织初步评审，签署评审意见，连同变更文件一起提交公司合同管理主管部门。

合同变更由原签订部门组织评审。

合同签证 由项目合约经理组织，按照合同约定的签证时限向发包人提交签证资料。

签证单应包括签证内容摘要、签证依据、签证事实等，做到真实、全面、及时、准确、有利和证据充分。

签证由项目经办人收集资料，填写签证单。技术性签证单由技术负责人审核，经济性签证单由项目预算员审核，所有签证必须由项目合约经理进一步复核，项目经理审批后报送。

4.5.1.7

对分包商合同管理 在本工程施工期间涉及到的分包商合同，主要是指自有分包商和约定分包商的合同管理，包括分包商合同签订管理、分包商合同变更管理、分包商合同签证管理。

分包商合同与发包人、总包、监理的关系

分包商合同签订管理 1）由公司合同管理主管部门编制分包合同文件并组织公司相关部门进行评审，以确保约 定 分 包 合 同 自 有 分 包 合 同 批 准 监 理 单 位 总包管理单位 发包人仅参与约定分包合同的签订，业主与约定分包商有合同关系。

总包管理单位，对分包(包括约定分包)工程的实施，负有全面管理责任，与其具有合同关系。

依据施工总包合同，对分包商(包括约定分包商)的资质进行审查，行使确认权或否定权，与分包商无合同关系。

资质审查 质量监督 图 4.5.1-2 分包商合同与发包人、总包、监理的关系 发包人（业主）

监督协调

分包合同与总包合同协调一致。

2）分包合同经评审会签审批后，加盖公司总部合同专用章，采购及租赁合同加盖实施采购单位的行政章。

3）对于发包人指定分包的，需签订三方合同，经公司初评后报总部审查并加盖合同专用章。

4）合同正式签署后，将合同副本送市建委相关部门备案。

分包商合同变更管理 1）施工总包依据总包合同发布变更指令

(1)承包商接到发包人依据总包合同发布的涉及分包商的变更指令后，以书面确认方式通知分包商。也有权根据工程的实际进展情况，自主发布有关变更指令。

(2)承包商执行了发包人发布的变更指令，进行变更工程量计量及对变更工程进行估价时，应请分包商参加，以便合理确定分包商应获得的补偿款额和工期延长时间。

2）

承包商依据分包商合同单独发布变更指令

承包商依据分包商合同单独发布的指令，大多与总包合同没有关系，通常属于增加或减少分包商合同规定的部分工作内容，为了整个合同工程的顺利实施，改变分包商原定的施工方法、作业次序或时间等。

分包商合同签证管理 1）对分包人签证原则（1）以合同为依据、现场发生为事实，把握“实事实是，量入而签”的原则；（2）对分包人的签证不得完全参照或等同于承包人同发包人的签证工程量，应以分包人实际发生的工程量为准；（3）项目经理部任何人不得超越权限签证合同外的施工单价或总价，合同没有约定单价的由分包人报价，项目经理部审核后报上级审批。合同单价或合同总价已包括的工作内容不得另行签证；（4）签证不能违反原分包人投标承诺及合同的有关约定；

（5）分包人的签证单内容齐全，经其签字盖章后方可提交给项目经理部，进入审核核价程序。内容不清楚、不齐全的签证单或计算单，项目经理部合约人员不得予以核价。

2）审核流程、权限（1）项目经理部要求分包人在签证事件完成后 2 日内提交签证资料一式两份（签证单、工程指令等证据资料），供项目经理部审查。

（2）项目经理部在接到分包人提交的签证资料后，由合约经理组织项目相关人员在 2天内完成审查。

（3）项目经理部必须将签证单随每月报表报上级预结算管理部门审核，审核后经总经济师审批，反馈到项目经理部，作为分包人结算、付款的依据。

（4）工程变更、增加工程不可能在短时间内完成的，可以分批签证。分包人完成全部施工内容，签证单原件随结算书交上级预结算管理部门审核。

（5）杜绝先签证后施工的情况发生。

（6）项目经理部对各分包人的签证单分别编号保存，并建立签证台帐。

（7）施工现场签证权限：签证单金额在 1 万元以下的由项目经理审批，1万元以上的由公司总经济师审批。

1.1.2 4.5.2

信息管理

4.5.2.1

信息管理总体结构 建筑施工是一门综合性极强的学科，其产品固定，但形式多种多样，无一完全相同，所涉及范围广泛，与材料、通讯、电子、运输、机械、人文等各行业关系密切，同时它受自然环境影响较大，其特殊性表明了其生产过程的复杂性。工期、质量、效益都是施工企业面对市场竞争的三要素，在计算机及信息化日新月异的今天，计算机及信息化施工得到企业广泛的推广应用。

根据我公司近年来在工程管理的实践中应用计算机及信息化施工积累的丰富经验，本项目信息管理系统将分为项目管理信息系统、施工管理信息系统、项目部对外信息管理。

4.5.2.2

项目管理信息系统 项目管理主要是通过 OA、ERP 两大管理软件进行管理，其中 ERP 涉及物流、生产、财务等企业数据的处理和分析，OA系统则用于无纸化办公，是企业的工作审批和知识管理平台。ERP 在企业运用中包含分销、制造、财务三大部分，涉及采购管理、仓库管理、库存控制、生产计划、分销计划、车间控制、质量管理、工资管理、人力资源等近三十个模块；OA办公系统主要涉及公文管理、会议管理、档案管理、人事管理、客户信息管理、电子邮件、电子公告以及论坛系统等模块，主要是对企业的文件、档案、资料、资产、用品等的管理。

项目管理流程

2、运用 OA管理软件对项目的管理 信息管理系统 项目部对外 信息管理 项目管理 信息系统 施工管理 信息系统 图 4.5.2-1

信息管理系统 项目经理 OA ERP 公司机关 局总部 OA ERP 项目经理部各管理人员 OA ERP OA ERP OA ERP

项目通过 OA信息管理平台了解局、公司经营发展动态，进入办公系统，接受局和公司重要通知和管理制度，发送电子邮件，并且利用与之相链接的工程管理信息系统、法务合约管理系统、财务报表系统及技术信息集成系统实现项目经理部与公司机关、局总部的信息交流，实现无纸化办公。

运用 ERP 管理软件对项目的管理 工程中标后，公司合约管理部负责收集中标通知书、经营报告书、可行性分析报告、承包合同等相关项目立项资料，根据项目资料，判断项目性质，选择相应的模板。

工程项目部在 ERP 系统中接到工程项目立项的命令后，项目经理首先要组织项目总工（或技术负责人）及其他项目管理人员根据投标书中的技术标部分，编制施工组织设计，其中工作计划的编制，根据项目的具体需求，确定项目工作的细分结构即 WBS。

项目立项完成后，由公司工程造价部确定项目过程成本控制节点 FBS。FBS用于进行项目预算的编制和财务成本费用的归集。

项目相关管理人员即可登陆 ERP 系统进行数据的录入。

我局 ERP 管理软件主要有四大模块：项目管理、采购管理、财务管理和人力资源管理，106 个流程。

1）

各模块的核心内容

建立组织架 现场管物资管理 劳务管理 租赁机具 固定资产 总账管应收管理 应付管理 财务总账 资金管理 采购模块核财务模块核项目模块核薪酬管基本信息 人事管理 薪酬管理 人力资项目立项 项目状态 责任成本 施工管理 费用报销 工程报量 2）

项目管理主要内容

模 块 采购管理模 块

财务管理模 块

人力资源管理模块

中建八局ERP 的功能模块

项目管理模块 客户（业主）信息建立 项目基本信息管理 项目施工管理 项目预算及项目签证 项

目

费

用 应

计

收

入 工

程

报

量 其

他

施工进度计划的编制、调整审批 项目 WBS 分解与 FBS 设置

项目工期进度管理

项目管理模块 客户（业主）信息建立 项目基本信息管理 项目施工管理 项目预算及项目签证 项

目

费

用 应

计

收

入 工

程

报

量 其

他

输入合同总额 项目预计总收入编制和调整 项目变更单、总分包签证的审批 目标责任成本的编制和调整审 批

项目预计总成本的编制和调整 项目计划成本的编制和调整

项目分包签证

项目经理部内部管理 项目经理部内部建立局域网，为整个工程管理提供良好的协同工作环境。工程实施过程中的各种工程信息，通过局域网传输给项目各个管理部门或管理人员，指导和控制工程实施。

由于一个项目可能会包含若干个单位工程，因此，项目信息是项目中若干单位工程信息的集合。项目信息按照不同用途有不同的分类方法，如按项目管理阶段分、按信息来源分、按管理层次分以及按项目管理专业分等。

工程按项目管理专业分主要有以下工程信息：

（1）项目管理规划和产品实现策划的信息：材料价格表、材料供应商、机械设备价格表、机械设备供应商、新材料、新技术、新工艺、新设备、新管理方法信息等。

（2）项目质量控制信息：施工日志、质量检查记录表、材料设备进场记录等信息。

（3）项目职业健康安全控制信息：安全交底、安全设施验收、安全教育、安全措施、安全处罚、安全事故、安全检查、复查整改记录、会议通知、会议记录。

（4）项目成本控制信息：承包成本、责任目标成本、实际成本、降低成本计划表、成本分析表。

（5）项目进度控制信息：

工作进度计划表、资源计划表、资源表、完成工作分析表。

（6）施工技术资料信息：出厂质量证明和试（检）验报告、施工试验记录、施工记录、预检记录、验收记录、设备安装记录、施工组织设计、技术交底、工程质量检验评定、交工验收资料、设计变更洽商记录、竣工图等。

（7）项目合同管理信息：施工预算（或工程量清单及其单价）、中标的投标书、合同、工程款、索赔。

（8）项目资金、人力、材料、设备等资源管理信息：劳动量需要量计划、主要材料需要量计划、构件和半成品需要量计划、施工机械需要量计划、设备需要量计划、资金需要量计划。

（9）外部各类检查评比奖励、处罚信息，媒体宣传与曝光信息：施工项目质量合格证书、单位工程交工质量核定表、交工验收证明书、上级检查记录、媒体曝光、回访与保修等。

（10）相关方投述及处理信息：投述记录。

（11）组织协调等其他重要信息：施工计划表、工程统计表、材料消耗表和现金台帐等。

（12）法律和部门规章信息：编号、题目、颁发单位、解释单位、日期、性质、内容、密级、保管人等。

（13）自然条件信息：应建立自然条件表，包括地区、场地、类别、年平均气温、年最高气温、年最低气温、雨季、冬季、风季、年最大风力、地下水位高度、交通运输条件、环保要求等。

4.5.2.3

施工管理信息系统 1

资料管理 工程中所有资料均采用铭洋软件，采用该软件可以一次性定义工程概况信息，所有表格中的相关信息自动完成填写，大大减轻表格填写工作量；对检测值自动进行国家标准、企业标准判定；可对检验批验收表格自动进行分项、分部（子分部）、单位工程汇总统计；可根据管理要求自定义组卷目录，自动生成有关各方及城建档案馆所需卷宗，大大提高了资料整理的规范性、科学性及准确性。

进度计划管理 本工程中计划管理采用 PROJECT2000 及梦龙管理软件，采用横道图、双代号网络图两种形式进行进度计划的安排。对月、季、年进度计划用梦龙软件绘制，通过梦龙软件绘制双单代号网络计划，它可根据需要自动生成横道图、单代号网络图，计划的控制是动态控制，梦龙软件将根据输入的工程量在施工过程中按实际情况进行调整。计划编制好后，再进行现场跟踪，对滞后工序分析原因并作出相应的及时调整，再通过调度协调解决。合理运用网络计划技术，进行动态管理以缩短工期、降低成本。通过动态控制工程进度，以最省的费用合理安排时间、人力、物力资源，为项目取得了最佳的经济效益和社会效益。对周计划采用PROJECT2000 进行编制，此计划简单、快捷，一目了然，可由施工队直接安排施工班组按计划施工。

成本管理 项目采用广联达施工项目成本管理信息系统对成本进行管理，将广联达在项目管理领域多年的专业积累与信息化手段结合，聚焦成本，通过对项目收入、目标成本和资金等全方面的管理，实现对项目成本的有效控制，从而提升项目成本管理绩效。

采用广联达图形算量软件 GCL2008 对工程量进行计算，该软件内置全国各地清单、定额计算规则，采用建模方式，整体考虑各类构件之间的扣减关系，以表格输入为补充，运用三维计算技术、按实扣减，提供三维建模、工程量表、标高开放等一系列处理方法和功能，主要解决工程造价人员在招投标过程中的算量、过程提量、结算阶段构件工程量计算的业务问题。GCL2008 是一个准确、简单、专业、实用的工程量计算软件，它不仅帮助使用者从繁杂的手工算量工作中解放出来，还在很大程度上提高了算量工作效率和精度。

材料管理 材料管理采用了 Access2000 数据管理程序，对每天材料计划、进料统计、领料进行详细统计，并对计划、进料、领料三个环节进行对比，及时作出反应。并且可直接对计算机上有关数据进行查询，需要时将资料用报表的形式分析和打印数据。

4.5.2.4

项目部对外信息管理 1

政府主管部门 政府主管部门下发的各种文件，由项目综合办公室传递给项目经理，项目经理根据实际情况下发给相应部门进行执行，需上报政府主管部门的文件由项目综合办公室进行上报并做好记录。

业主 业主下发的各种文件、指示包括图纸变更、洽商、联系单、通知、会议纪要等信息经过项目资料员传递给项目总工程师，总工程师根据情况并汇报项目经理，再下发各部门及分包单位执行；对于业主的各种上报文件通过资料员进行上报，并做好记录。

监理 监理下发的各种文件、指示包括联系单、通知、会议纪要等信息经过项目资料员传递给项目总工程师，总工程师根据情况并汇报项目经理，再下发各部门及分包单位执行；对于监理的各种上报文件通过资料员进行上报，并做好记录。

设计 设计下发的各种技术文件由项目总工程师进行审定，然后通过资料员进行相应部门的传递并做好记录，项目总工程师汇集各种技术问题及时与设计单位进行信息沟通。

分包商 根据商务合约部门确定的分包商或发包人指定的分包商，工程部按照施工任务进行施工任务安排，并进行安全、质量、进度监督，及时向相应部门反馈信息。分包商的各种信息通过资料员进行传递相应各部门。

供应商 根据商务合约部提供的供应商，物资部门向相应供应商提供工程部的采购计划，要求供应商按时交货以保证工程进展。发现不合格材料，由物资部门及时通知供应商进行材料退场及重新进行采购。

社区 为方便施工，文明施工，由综合办公室负责处理因施工影响的建筑物所属单位和居民的民饶、扰民事宜，并设置“接待室”，负责接待和解释工作，及时将各种信息传递给项目经理及相应部门。

其它 1）项目部对工程施工场地内管线切改的文明施工与安全生产负有监管责任，由施工协调管理部配合发包人及时与施工场地管线产权单位进行信息沟通，做好关系协调工作。

2）施工协调管理部与园林及文物保护单位保持信息沟通，对施工影响范围内需保护的树木和文物，以及需迁移的树木、施工过程中发现的文物，都应按园林及文物保护单位的要求，做好相应保护工作。

合同信息资料管理员岗位职责 篇5

1．由资料员负责收集、管理监理文书资料，现场监理办公室应备有监理资料专用柜和资料分类归档专用资料夹或袋。

2．监理文件资料应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚作假或擅自涂改原始记录。用于归档的文书资料必须用钢笔或黑色水笔填写或计算机正式打印。

3．收文工作程序

3.1 所有收文应立即在收文登记表上登记，其中“编号”栏填写发文单位的文件编号，“收文日期”中要标明收文日期、时间，“文件名称”栏登记来文摘要信息或文件名称，叫“收文人”一般由收文人签名，“转发单位”填转发部门或单位，“处理结果”填传阅、作废可不填，“处理人”是具有相应处理权限的人签名。

3.2 收文登记后交由相关监理工程师(责任人)根据文件要求进行处理，报总监审核，并在文件首页记录处理结果。

3.3 收文处理后应在每份文件上附一张“文件传阅纸”KMJL／C—14—0l，资料员应根据收文内容报总监确认后填写该文件的责任人及部分传阅人员名单。交与责任人后，责任人可根据具体情况再增加传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员看完后应签名及日期。

3.4部分收文如业主施工指令、技术核定单，应与责任人协庙，如有必要应在专栏内容予以公布。

4．发文工作程序

4.1 发文须有相关监理工程师签名并经总监审核或签字，并加盖项目监理部印章。

4.2 所有发文应立即在发文登记表上登记，其中“编号”栏各工地根据实际情况填写相关编号，“发文日期”要标明发文日期、时间，“文件名称”栏填写该发文摘要信息或文件名称，“收文人”栏一般由收文人签名，“收文单位”填写收文单位名称。

4.3 发文应留有底稿原件。

5．资料存档管理

5.1 收发文经传阅后应及时存入文件柜。

5.2 资料应将信息资料分门别类放于文件夹或袋内。

5.3 项目监理部的监理人员随时可查阅或借阅已存入文件夹的文书资料。文件借阅应由借阅人填写《文件借阅登记表》，该借阅登记表附在该文件回存时应在位置。文件损坏遗失或作废时应办理注销手续，并写明注销原因，并填写《文件销毁登记表》。

5.4 业主需查阅文书资料时应经项目总监同意，并办理相应手续。

合同信息化管理 篇6

操作手册

四川省住房和城乡建设厅

2018年1月

四川省建设工程合同备案管理信息系统-操作手册

目录

1.系统运行环境............................................................................................................2

1.1系统支持.........................................................................................................2 1.2最低硬件配置.................................................................................................2 1.3设置IE............................................................................................................2 2.业务功能....................................................................................................................3

2.1系统登录.........................................................................................................3 2.2造价企业合同备案.........................................................................................6

2.2.1合同备案..............................................................................................6 2.2.2合同变更............................................................................................10 2.3施工企业合同备案.......................................................................................12

2.3.1施工总承包合同备案........................................................................12 2.3.2专业承包合同备案............................................................................12 2.3.3劳务分包合同备案............................................................................13 2.4监理企业合同备案.......................................................................................13 2.5招标代理机构合同备案...............................................................................13 2.6勘察单位合同备案.......................................................................................13 2.7设计单位合同备案.......................................................................................14 2.8项目管理合同备案.......................................................................................14 2.9其他工程类型合同备案...............................................................................14 2.10工程总承包（EPC）合同备案................................................................14

四川省建设工程合同备案管理信息系统-操作手册

1.系统运行环境 1.1系统支持

本系统需在windows操作系统环境下运行，浏览器版本Internet Ex¬plorer9.0或以上版本。

1.2最低硬件配置

CPU：P4 2.0以上，内存：大于512M，低于此配置，会影响系统运行速度，甚至无法正常使用。

1.3设置IE 登录本系统时，将四川省住房和城乡建设厅网址（）加入为可信任站点。步骤如下：

1)打开IE浏览器，点击菜单栏的工具选项，在下拉列表中选择

2)在弹出的窗口中选择钮。

插页，选择然后点击按

四川省建设工程合同备案管理信息系统-操作手册

3)在弹出窗口中，将本系统网址添加到区域中，点击点击

按钮即可。如图1-3所示：

按钮，再

2.业务功能 2.1系统登录

打开IE浏览器（Internet Explorer）,在地址栏中输入“http:///”，按回车键，进入四川省住房和城乡建设厅网站首页，在界面中点击“建筑市场监管与诚信一体化平台”，如下图所示：

四川省建设工程合同备案管理信息系统-操作手册

点击【招标控制价合同和竣工结算备案】进入“四川省工程造价监管和信用一体化工作平台”，在页面系统入口处点击【工程合同备案管理系统】进入“四川省建设工程合同备案管理信息系统”登录界面，操作如下图所示：

四川省建设工程合同备案管理信息系统-操作手册

在登录界面中输入“用户名”、“密码”与“验证码”（说明：企业请使用资质系统的用户名、密码登录；企业如果忘了用户名或密码，请带上资质原件到省厅216房间查询），进入系统，如下图所示：

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2.2造价企业合同备案 2.2.1合同备案

在系统界面中，选择系统菜单中的“业务管理→合同备案”，进入合同备案界面，如下图所示：

1.列表显示所有已建立的备案合同，可根据不同的业务需求分别进行操作；

2.输入查询条件查询相关业绩备案业务，点击“重置”可清空当前搜索条件；

3.新增合同备案：  点击【新增】弹出合同备案类型选择窗口，选择后点击【确认】按钮进入下一步操作；界面如下；

 合同备案表单：

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 【备案部门】：请选择要上报的管理部门；

说明：（1）省发展改革委审批、核准、备案和省财政厅出资及国务院各部委核准、中央在川建设项目的房屋建筑和市政基础设施工程，请选择“四川省级”！

（2）市（州）行政区域内同级发展改革部门审批、核准、备案和市（州）、财政出资的房屋建筑和市政基础设施工程，请选择相应“市（州）”！

（3）区（县）行政区域内同级发展改革部门审批、核准、备案和区（县）、财政出资的房屋建筑和市政基础设施工程，请选择相应“区（县）”！

 【保存】：点击【保存】按钮保存表单填写信息；  【退出】：点击【退出】按钮退出新建页面；

 工程名称选择：点击【选择】按钮进入工程项目选择窗口，选择完成后点击【选定】按钮，系统自动返回至表单，且在

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相应字段生成数据；点击【清空】按钮可清空数据信息；

 发包人选择：点击【选择】按钮进入企业名称选择窗口，选择完成后点击【选定】按钮，系统自动返回至表单，且在相应字段生成数据；点击【清空】按钮可清空数据信息；

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 项目参与人员选择：点击【选择】按钮进入人员选择列表，点击【人员类型】可选择注册人员或者从业人员(说明：从业人员为【基本信息-从业人员】中的人员信息)，点击【选定】按钮完成选择，选择完成后系统自动返回至表单且在相应字段生成数据；

四川省建设工程合同备案管理信息系统-操作手册

 项目参与人员删除：勾选需要删除的数据，点击【删除】按钮进行删除；

 附件信息：点击【上传】按钮从本地电脑中上传文件至系统，上传后点击【刷新】按钮可刷新上传信息；说明：上传CJZ附件前，须先安装CJZ安装包；安装或使用过程中遇到问题，请下载并浏览“安装说明”。

4.删除：可对还未上报的业务进行删除；

5.列表界面操作一栏，点击“上报”可对未上报的业务进行上报操作；点击“撤销上报”可对已上报的业务进行撤销；

6.列表界面打印一栏，点击“打印”可将业务打印为纸质版。

2.2.2合同变更

在系统界面中，选择系统菜单中的“业务管理→合同变更”，进入合同变更界面，如下图所示：

1.列表显示所有已申请的合同变更业务，可根据不同的业务需求分别进行操作；

2.输入查询条件查询相关业绩备案业务，点击“重置”可清空当前搜索条件；

3.新增合同备案：

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 点击【新增】弹出工程项目选择窗口，根据所选项目点击【选定】按钮进入下一步操作；界面如下；

 合同变更表单

 保存：填写变更内容，填写完成后点击【保存】按钮完成保存；

 返回：返回上一级操作界面；

 附件信息：点击【上传】按钮从本地电脑中上传文件至系统，上传后点击【刷新】按钮可刷新上传信息；

4.删除：可对还未上报的业务进行删除；

5.列表界面操作一栏，点击“上报”可对未上报的业务进行上报操作；点击“撤销上报”可对已上报的业务进行撤销；

四川省建设工程合同备案管理信息系统-操作手册

6.列表界面打印一栏，点击“打印”可将业务打印为纸质版。

2.3施工企业合同备案 2.3.1施工总承包合同备案

施工总承包合同备案操作方式同2.1造价企业合同备案。 附件上传说明：

招标发包的，必须上传附件3及附件4（CJZ文件）。

直接发包，必须上传CJZ文件或XLS文件其中一个。

2.3.2专业承包合同备案

专业承包合同备案操作方式同2.1造价企业合同备案。 附件上传说明：

招标发包的，必须上传附件3及附件4（CJZ文件）。

直接发包，必须上传CJZ文件或XLS文件其中一个。

四川省建设工程合同备案管理信息系统-操作手册

2.3.3劳务分包合同备案

劳务分包合同备案操作方式同2.1造价企业合同备案。 附件上传说明：

招标发包的，必须上传附件3及附件4（CJZ文件）。

直接发包，必须上传CJZ文件或XLS文件其中一个。

2.4监理企业合同备案

监理企业合同备案操作方式同2.1造价企业合同备案。

2.5招标代理机构合同备案

招标代理机构企业合同备案操作方式同2.1造价企业合同备案。

2.6勘察单位合同备案

勘察单位合同备案操作方式同2.1造价企业合同备案。

四川省建设工程合同备案管理信息系统-操作手册

2.7设计单位合同备案

设计单位合同备案操作方式同2.1造价企业合同备案。

2.8项目管理合同备案

项目管理合同备案操作方式同2.1造价企业合同备案。

2.9其他工程类型合同备案

其他工程类型合同备案操作方式同2.1造价企业合同备案。

2.10工程总承包（EPC）合同备案

工程总承包合同备案操作方式同2.1造价企业合同备案。 附件上传说明：

招标发包的，必须上传附件3及附件4（CJZ文件）。

合同信息化管理 篇7

关键词：信息化,合同管理水平,企业

《中华人民共和国合同法》第二条指出“合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利关系的协议”,从法律角度界定了合同的概念。企业生产经营管理主要涉及产、供、销三个环节,其中大多数经济行为都通过合同体现,合同管理是每个企业都必须面对的,合同管理水平的高低对于企业内部管理及外部往来的规范性而言非常重要。但传统的合同管理工作大量地停留在书面介质层面,效能的提升存在瓶颈。

1 企业合同管理现状

1.1 合同审核过程效率不高

企业对外订立合同一般是由经办部门对潜在合作方进行比选,在比选中要审核对方资质,比较技术要求、价格、质量和服务等。经比选后,与中选方共同草拟合同文本。然后,经办部门整理比选和资质材料,会同草拟的合同文本等发起合同审核。合同审核往往有财务和法务等部门参与,在审核中承担各自的部门职责,有些企业可能还需要额外增加委托代理人或是业务副总乃至总经理的审核。合同审核完成后,经办部门办理合同书面文本的签字盖章手续使其生效。整个合同审核流程涉及环节较多,往往需要经办人携带书面材料逐个完成,效率不高。

1.2 合同执行管控能力不强

合同生效后,履约行为通常由经办部门来执行。银货两讫型的合同,履约行为较简单;而分段执行的合同甚或是跨年执行的合同,履约行为就相对复杂一些。合同的实际履约状况一般由经办部门掌握,如果部门规模大、专业分类细、经办合同多、涉及人员多,经办部门的领导也未必能掌握合同的实际履约状况,必须找到具体经办人才能真正了解相关信息。如此,企业内部监督部门对于合同实际履约状况的监督也是比较繁琐的,往往要到经办部门实地了解,还要到财务部门去核实资金记录,费时费力。

1.3 合同信息查询分析不便

合同管理工作中还经常需要追溯相关信息或进行统计和分析,例如:在接受外审的过程中,外审人员经常会根据财务付款记录调阅关联的合同,核查付款是否符合合同约定。若合同管理的基础工作较扎实,合同编号有明确规定、具有唯一性,财务付款凭证上标有合同编号,合同管理部门也设有标注合同编号的管理台账。当外审人员报出某个合同编号时,合同管理人员能够利用合同编号的唯一性,追溯查询到相关信息。再如:企业需统计年度合同的总体发生情,若要快速统计,必须在平时建立数据较翔实的基础台账。企业若是合同管理基础薄弱的,上述两例几乎无实现的可能,即使合同管理基础较好,实现上述两例也属不易。

2 合同管理信息化的实践

目前,很多企业的基础管理都在大量地运用信息化手段,大力推行并运用企业资源管理信息系统(ERP)。通过ERP的推行和运用,企业很多生产经营管理流程已实现信息化,一些与合同相关的信息和数据在ERP内也留有记录并积累。笔者长期从事企业的合同管理工作,近年来,在企业ERP构建较为成熟的基础之上,运用信息化手段,将合同管理作为ERP中的一个子模块,纳入了整个ERP的运行,利用ERP中企业生产经营信息数据的联通和共享,对进一步提升合同管理水平做了一些尝试。

2.1 做好合同管理 ERP 模块开发的前期调研

在前期调研中,首先对企业发生的合同进行梳理,如以资金流向来分类,可分为资金流入型和资金流出型;以业务方式来分类,可分为物资采购类、工程采购类、服务采购类和销售类等;其次,确定以资金流向和数量作为重点关注对象来开发合同管理ERP模块。由合同管理部门牵头,会同信息化开发人员分别到采购、销售和设备等合同发生频次较高的部门进行调研,针对现行流程实现信息化所可能会遇到的问题进行了多次研讨,合同管理部门主要关注合法合规性,业务部门主要关注实际可操作性,信息化开发人员主要关注术上的可实现性。

调研发现,合同管理信息化实现的前提是较为完善和有效的合同管理基础工作,大致包括:合同管理工作中有串联所有相关信息的有效索引,即合同编号,合同编号有明确规则,具有唯一性和可追溯性。合同编号由合同管理部门统一确定;合同生效前,需经流转审核,由财务和法务等部门参与;合同履约由经办部门负责,实际收付款时在财务凭证上标注合同编号;内部监督部门着重从资金角度监督合同的实际履约状况;合同管理部门建立合同管理基础台账,以满足企业对于查询、统计和分析方面的需求。

2.2 做好合同管理 ERP 模块首期上线后的调试

ERP模块的开发是一个循序渐进的过程,经过充分的前期调研,将合同管理ERP模块首期上线的目标定为:将现有合同管理流程全部推上信息化,实现无纸化办公。

首期上线后,以企业合同信息化审核流程举例,大致流程为:由合同具体经办人在合同管理ERP模块中发起审核——流转至部门领导审核——流转至财务部门审核——流转至法务部门审核——经办部门在完成审核后办理签字盖章手续。在各审核环节均可以打回至原始经办人。

2.3 满足相关部门的个性化差异管理

合同管理ERP模块首期上线之后,在实际运行中,还根据销售部门的工作特性,实行差异化管理。通过差异化管理,既加强了对销售合同的管控力度,又满足销售部门对合同管理的个性化需求。

2.4 做好系统首期上线之后的持续优化

系统首期上线运行一段时间后,业务部门对于操作界面和一些细节提出不少优化建议,将这些建议汇总,进行甄别和梳理,既考虑业务部门需求,又兼顾合法合规性,持续开展优化工作。

2.4.1实现海量数据和信息的共享

信息化管理系统的一大令人瞩目的特点,就是实现海量数据和信息的共享。如果不能实现这一点,将是对信息化管理系统资源的极大浪费。因此,合同管理ERP模块作为企业ERP的组成部分之一,如何与企业ERP中已有的功能模块实现数据和信息的有效共享,是持续优化的关键。

2.4.2合理减少重复劳动的工作量

为实现合同管理的某些要求,合同管理ERP模块在开发初期可能会要求操作人就某一内容在企业ERP的多个模块中进行录入,有重复操作之嫌。信息化本应是提高效率的一种手段,如果是为信息化而信息化,实质上增加了重复劳动的工作量,这就有违信息化管理系统的设计初衷。因此,如何利用好企业ERP中现有模块的数据和信息,提高效率,也是持续优化的目标之一。

2.4.3加强对合同的实际管控力度

在合同管理ERP模块首期上线之后,逐步将过程监督的要求融入其中,加强对合同的实际管控力度。前文已述及,该模块首期目标主要是原合同管理流程的无纸化,在这个阶段性目标完成之后,需要逐步过渡到合同管理的理想目标。因此,以加强合同管控力度为目标,结合该模块的实际运行状况,适时地增加一些补丁。举两个这方面持续优化工作的实例。

第一,通过优化,将销售合同与生产定单建立关联,要求业务员在开具生产定单时必须输入合同编号,以合同编号为索引,可以调取企业ERP其他模块中的数据和信息,如生产管理模块中关于生产定单运行的相关数据。这样做既没有太多地增加业务员的工作量,也为加强过程监管提供了便利。第二,通过优化,增加了合同履约信息的录入功能。主要是针对资采购合同,在合同正式生效后,由合同经办人根据合同履约的实际情况,在该模块中录入资金支付的信息,以反映合同的实际履约状况,且与财务部门的实际资金结算节奏保持一致,在通过财务部门的审核之后生效。如果该合同的资金支付记录在企业ERP其他模块中已存在,则直接调取。这样做能够使合同的实际履约状况通过资金支付这一关键信息在该模块中予以体现,便于过程监管。

通过上述四方面工作,合同管理ERP模块基本实现了三个目标:合同审核无纸化、合同履约信息化、数据使用快捷化。

3 合同管理信息化的意义

在合同管理信息化的实践中取得了一些成果,在这个过程中,我们认为合同管理信息化的意义主要有三点。

3.1 提高流转审核效率

合同管理信息化可以打破时间和地域的限制,减轻经办人的工作强度,缩短相关材料流转以及相关人员的审核和签字的等待时间,经办人还能够随时查询合同审核进度,缩减审核周期、提高审核效率。

3.2 加强过程管控能力

合同管理信息化可以将资金流向、数量和时间为具体内容反映合同的实际履约状况,为企业内部监督部门开展过程监管、同步监管提供了有利条件。

3.3 提升合同管理水平

合同管理信息化可以提高流转审核效率、强化过程监管能力、加强数据处理能力,使企业的合同综合管理水平得到了提高。

参考文献

[1]刘文利.施工企业经济合同管理研究[J].山西建筑,2004(18).

浅谈建设工程合同与合同管理 篇8

关键词：建设工程；合同管理；问题；措施

中图分类号： TU723.1 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）17-84-2

0 引言

随着我国经济的迅猛发展，我国的建筑业也迎来了它的繁荣期。目前，我国的建筑工程在数量和规模上都有了很大的发展，其技术手段和管理水平都有了质的飞跃，建筑工程建设越来越规范化、标准化。合同管理已成为建筑工程管理的重要手段，这是由工程建设的特点所决定。建筑工程具有工期长、涉及范围广等特点，这也决定了建筑工程建设中存在很多不确定因素，发包方与承建方之间很容易出现纠纷，而合同管理是解决工程纠纷的重要依据，也是保障双方权益的重要手段。因此加强建设工程合同管理的研究具有重要意义。

1 建设工程合同管理的重要性

建设工程合同的本质就是具有法律效益的协议，对工程建设当事人就工程建设中的义务、成本、工期等一系列问题的协议。由于建设工程周期长、施工种类多、施工技术复杂、涉及面广等特点，这也决定了建设工程的合同与其他行业的合同大不相同，建设工程的合同内容条款更为繁杂、涉及面更为广泛。如果签订的建设合同涉及内容全面、合理，这将是保护企业双方利益的重要举措，既保障了建设企业的经济效益，也保障了工程质量，维护了发包方的合法权益。但是，如果建设合同的内容无法涉及建设过程的方方面面，这不仅会给合同双方造成严重的经济损失，还会影响工程建设的顺利进行。建设工程的合同管理，对双方的责任、权利、义务都进行了明确的划分，在法律的约束下，有效规范了工程建设行为，在保障双方权益的前提下，保证工程在保质保量的情况下顺利竣工。

2 建设工程合同的特点

2.1 合同签订内容容易存在歧义

建设工程的合同必须保持一定的严密性，因为涉及法律效应，应用严肃的态度看待建设工程合同。建设工程的合同对发包方与承建方的责任进行明确的划分，并对双方的违约赔偿问题进行明文标示，但建设工程是一个动态的实行过程，其中涉及很多变量，建设合同是在工程建设前签订的，所以在遇到突发情况时，责任归属问题上很容易出现歧义。

2.2 合同管理涉及面广

工程项目合同涉及单位部门较多，包含业主、承包商、施工单位、监管单位、材料供应单位、运输单位等，相互关系较为复杂，只有在确保各单位认真履行职责并相互协调配合的情况下，才能保证工程项目建设的顺利开展。

2.3 建设工程合同有效期长

建设工程合同有效期长是由建筑工程的建筑特点所决定的。建筑工程由于建设过程比较烦琐、复杂，其内容包含招标、签订合同、制定方案、工程施工、竣工等，通常需要两年以上的时间才能全部完工。这也就决定了合同管理时间较长，与工程建设保持同步，并且合同管理的内容也要涉及工程建设过程中的各个方面，稍有疏忽就可能造成严重的经济损失，所以在合同的签订过程中，要综合考虑建设过程，发挥合同管理应有的效能。

2.4 合同易变更

建筑工程由于施工周期长、施工环境复杂等因素的影响，建筑工程比较容易发生突发情况，建筑施工的预想可能与实际存在较大的偏差，因此合同的内容也不是一成不变的，对建设工程的合同管理必须采取动态的管理理念，依据实际情况对合同内容进行协商，确保合同双方的合法权益。

3 建设施工合同管理中存在的主要问题

3.1 合同双方法律意识淡薄

真正的合同是以公平、公正为原则，以法律效应为保障的协议。但是，一些建筑企业违背国家要求，合同内容缺乏公正性、合理性，并且“阴阳合同”签订现象屡禁不止，这些都不具备法律效应，严重损害了市场经济秩序。同时，还有一些企业，对建筑合同的认知不充分，没有正视法律的严肃性、强制性，无视合同的管理内容，严重损害发包方的利益，法律意识淡薄。

3.2 合同管理人员整体水平不高

由于建设工程合同的特殊性，要求建设工程合同管理人员在具备合同管理专业知识的基础上，还要具有一定的建筑知识，这样保证合同管理工作的合理性、科学性。但在实际的管理过程中，现有的合同管理人员专业技能水平低，且管理人员不足，无法保证合同管理工作的合理性。而且建筑企业对合同管理人员的重要性认识不足，没有建立完善的培训体系，合同管理的有效性无法实现。

3.3 缺乏有效的合同管理制度

在建设工程合同管理的实际实行过程中存在许多问题，究其最主要的原因就是合同管理制度不完善，合同管理工作缺乏必要的理论依据。在工程项目的合同管理过程中，没有科学、合理的管理程序，使合同管理工作缺乏规范，而且在合同管理实行过程中缺少必要的监督、考核体系，合同管理的执行力也大打折扣。

4 建设工程合同管理有效措施

4.1 加强法律教育，提高法律意识

建设工程合同是具有法律效应的协议，受法律保护，也受法律约束。建筑合同在签订的过程中一定要仔细审查其中的条款，对工期的成本、时间以及赔偿问题要进行充分的考虑，在公平公正的原则指导下，签订双方对其内容进行充分的协商。承包商和发包方都要加强自身的法律知识学习，对合同的内容从法律的角度加以审查，并养成靠法律解决纠纷的行为意识，切身保护自己的合法权益。

4.2 建立健全合同管理制度

提高合同管理的执行力，关键在于建立完整的合同管理体系，以合同管理制度为依据，规范合同管理行为，保证合同管理工作的有序开展。首先，完善合同管理流程。建立科学、合理、规范的管理流程，并完善合同管理监督体系、考核体系，激发工作人员的积极性，提高合同管理的执行力；其次，完善合同管理执行机构，对合同管理各项流程中都设置专门的人才，保证合同管理的科学性和有效性；最后，在合同履行的过程中，要做好合同管理的监管工作，要保证合同管理符合实际情况，并且对合同变更做到及时的应对。

4.3 加强专业合同管理人员的培养

专业合同管理人员在建设合同管理过程中具有重要作用，它是合同管理科学性、合理性的根本保证。加强合同管理人员的专业水平，建立专门的培训体系，利用先进的管理水平保证工作质量。还要注重合同管理人员的法律素养，使其具备较高的法律意识。同时还要保证管理人员对工程造价有基本的认知，提高合同管理人员的综合素质，为合同管理工作奠定基础。

5 结语

综上所述，随着建筑工程的不断发展，建筑项目管理的内容也逐渐增多，而合同管理是建设项目管理的核心内容。建设项目的合同管理其主要目的是规范建筑市场的管理，使建筑管理更加的有序化、法律化、制度化。但是在建设合同管理的过程中还存在一些问题，影响其作用的发挥。为了进一步提高建筑工程合同管理力度，必须加强建筑企业的法律意识，增加专业人员的培训，保证合同管理的法制性、科学性以及完整性。现代建筑企业应加强对合同管理的重视程度，制定合理的合同管理制度及流程，认真总结合同管理经验和教训，规避各种风险，确保建设项目保质、保量如期完成，实现企业效益最大化。

参 考 文 献

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