入门级外贸函电写作（精选5篇）
入门级外贸函电写作 篇1
For exports, we usually adopt irrevocable Letter of Credit available by sellers’ documentary drafts at sight.
对于出口货款，我们通常采用卖方出具的以即期跟单汇票支付的、不可撤消的信用证支付。
Please open the relative L/C in our favour.
请开立以我方为受益人的有关信用证。
You are requested to extend the date of shipment and the validity of the L/C to June 30 and July 15 respectively.
要求贵方将装运期和信用证有效期分别展至六月三十日和七月十五日。
The best we can do is to request you to amend the L/C according to the stipulations in the contract No. SN-1065.
我们只能要求你方根据第SN-1065号合同规定修改信用证。
We have not received your amendment to the L/C up to date.
至今我们还没有收到你方信用证的修改书。
The unit price has been amended to read (reading) US$0.56 per piece instead of existing.
单价已修改为每个0.56美元而不是原来的单价。
The draft should be drawn under “the documentary credit No. 558/270557 of Midland Bank plc”.
汇票必须按照Midland银行开立的558/270557号信用证开立。
Drafts drawn and negotiated in conformity with the terms of this credit will be honoured on presentation.
一俟提示符合于本信用证规定条款所开立并进行议付的汇票即予兑现。
PACKING 包装
We’ll reinforce them with iron straps.
我们用铁皮带加固。
We’ll pack the goods 10 dozen to a carton, gross weight around 20 kilos a carton.
这种货10打装一箱，每箱毛重约20公斤。
Packing should be suitable for transport by sea.
包装要适合于 海运 。
Packing in sturdy wooden cases is essential. Cases must be nailed, battened and secured by overall metal strapping.
必须用坚实的木箱包装，装箱必须用铁钉钉好，用木版钉住，用一根铁皮钉牢。
The outer packing should be strong enough for transportation. As to the inner packing, it must be attractive and helpful to the sales.
外包装应当坚实牢固，适于运输，至于内包装必须能吸引人，且有助于销售。
We usually pack each piece of men’s shirt in a polybag, half dozen to a box and ten dozen to a wooden case.
我们通常把每一件男衬衣装入塑料袋内，半打装一盒，10打装一箱。
保险
The cover shall be limited to sixty days upon discharge of the insured goods from the seagoing vessel at the final port of discharge.
被保险货物在卸货港卸离海轮后，保险责任以60天为限。
We generally insure W.P.A. on C.I.F. sales.
按到岸价交易，我们一般保水渍险。
The additional premium is for the buyer’s account.
增加的费用由买方负担。
We adopt the warehouse to warehouse clause which is commonly used in international insurance.
我们采用国际保险中惯用的“仓对仓”的责任条款。
We cover insurance on the 100 tons of wool.
我们为这100吨羊毛办理保险。
We cannot comply with your request for insuring your order for 130% of its invoice value.
我们不能为你方订货办理按发票金额130%的保险。
This kind of additional risk is coverable at 2‰.
这种附加险的保险费是千分之二。
This risk is coverable at a premium of …%.
这个险别是按。。。%的保险费率投保。
Please cover us on (cover for us) the goods detailed below:…
请对下述货物保险：
Insurance on the goods shall be covered by us for 110% of the CIF value, and any extra premium for additional coverage, if required, shall be borne by the buyers.
将由我方按照到岸价的发票金额110%办理该货的保险，如果需要，额外增加保险的费用将由买方承担。
装运
Since the L/C has been amended as required and everything is now in order, we hope you will ship our order as early as possible.
信用证已按要求修改，现在一切已就绪，望尽早将我方订货装船。
Our customer requests the shipment to be made in five equal lots, each every three months.
我们的客户要求按相等数量分5批装船，每3个月装一船。
We have arranged shipment with freight to be collected at destination.
我们已按运费到付安排装船。
*COLLECT FREIGTH AT DES TINATION 在目的港收运费。
We ask you to do everything possible to ensure punctual shipment.
我们请求贵方应尽一切努力，保证按时装运。
We have shipped your order goods by M/S “Good Luck”, today.
贵方所订购的货物，今天已由好运船运公司装运。
Full set of clean on board ocean Bills of Lading is to be issued to order and blank endorsed and marked “Freight Prepaid”.
开立全套清洁的已装船的 海运 提单，空白抬头，空白背书，并标明“运费预付”。
The consignment has gone forward on s/s “Yantai”.
这批货已由“烟台”号轮装出。
With reference to the 600 sets of Sewing Machines under our Sales Confirmation No. 412, we wish to call your attention to the fact that the date of shipment is approaching, but we still have not received your covering Letter of Credit to date.
关于我方第412号售货确认书项下的600架缝纫机，请注意交货期日益迫切，但至今我们仍未收到你方有关信用证。
Please advise (inform) us (of) the name of steamer.
请通知我们船名。
索赔
We are very sorry to inform you that your last shipment is not up to your usual standard.
贵方运到的最后一船产品不符合原来标准，特此奉告。
We shall appreciate your prompt attention to the adjustment of this claim.
就。。。。。。，敬请迅速处理。
We would like to submit this claim to arbitration.
本公司要将索赔一事提出仲裁。
If the cargoes cannot be found within a few days, we will file our claim for the full settlement of them.
若数日内货物不能运到，我们就提出全额清偿索赔。
A claim for damage will be filed on us together with your surveyor’s report as evidence.
具体索赔要求，将随同公证行的检验报告一起提交我方。
However, the B/L shows that when the shipping company received the goods, they were in apparent good condition. The liability is certainly not on our side.
但货运提单显示船公司收到货时，货物外表良好。因此，该损害我方并无责任。
Since this claim was filed two months after their arrival at your port, we regret that it cannot be accepted.
你方于该货抵达你港二个月以后，才提出上项索赔，故我方歉难受理。
This consignment is not up to the standard stipulated in the contract. We are now lodging a claim with you.
这批货的质量低于合同规定的标准，现向你方提出索赔。
We regret very much that you shipped bulk goods not corresponding in quality with the sample.
你们运来的这批货与样品的质量不相符，我们深感遗憾。
One of the cases was badly smashed and the contents were seriously damaged.
其中的一个箱子散架了，里面的东西严重损坏。
We regret that the damages are chiefly due to poor packing which is not adequately reinforced.
很抱歉，损坏主要是由于没有很好加固、包装极差造成的。
There is a difference of 35 tons between the actual landed weight and the invoiced weight of this consignment.
这批货的实际重量和发票上的重量相差35吨。
It is natural that you should be responsible for all the losses resulting from the delay shipment.
当然，你方应对延误装运造成的一切损失负责。
According to the surveyor’s report, the damage was due to rough (careless) handling during transit.
根据检查员报告，损坏是由于运输中操作不小心造成的。
Please check the matter up and let us have your instruction on the disposition of the incorrect shipment very soon.
请核实此事，并尽快通知我们处理误送货物的指示。
We hold the goods at your disposition.
我们保留货物等候你们处置。
The case was broken and its contents were damaged.
箱子破裂，内装货物受损。
These errors on your part cause us to disappoint our important customers.
你方的这些差错导致我方使一些重要的客户失望。
On examination we found that the goods do not agree with the original sample.
经过检查，我们发现货物与原样品不一致。
When unpacking the case, we found the colour unsatisfactory.
开箱后，我方发现颜色不令人满意。
We find that the quality of your shipment is not in conformity with the agreed specification.
我们发现你方来货的质量与所协定的规格不完全一致。
Upon examination, we found you have sent us the wrong goods.
通过检查，我们发现你方发错了货。
理赔
We will make up the deficiency in weight in our next shipment.
我们将在下期装运时补上短缺的重量。
This is the maximum concession we can afford. Should you not agree to accept our proposal, we would like to settle by arbitration.
这是我们所作的最后让步。如果你方不同意接受我们的建议，我们想通过仲裁来解决。
In view of our friendly business relations, we are prepared to meet your claim for the 35 tons shortweight.
考虑到我们之间的业务关系，我们准备赔偿35吨短重。
入门级外贸函电写作 篇2
一、商务函电写作注意要点
写信时要记住:内容要清晰、有效、完整,采用专业的、对话式的语气;要使用常用的、简单的词语以便读者轻松读完;删除任何与主题无关的信息;确保回答读者的所有问题;语气友好客气,就像你与客户进行面对面交谈一样。要注意避免冗长地说明写信意愿这样的常见错误。很多信函不能直接切入正题,否则既浪费读者的时间,又增加读者遗漏或误解文中要点的可能性。因此,读者应该在开篇两句话汇总就了解到必须阅读这封信的原因。
二、如何写好商务函电
外贸函电的写作具有专业性、结构性和灵活性。针对外贸函电的这些本质,笔者从以下方面谈谈如何写好商务信函。
(一 )称呼语 。
1.问候语中不要缩写对方的头衔 , 且全部名称和头衔都要拼写正确。名称后可以加上一个冒号或逗号,但是逗号显得更温和,更友好。如“Dear Senator Collins,/Governor ballam”。
2.“亲 爱的先生或女士 ”和 “致有关人员 ”的表达方式现在已经不使用了。
(二 )过渡语 。
1.过渡语向读者表明观点之间的相互联系 , 有助于增强写作连贯性,这样使读者流畅地读完所有信息,如“Furthermore,also,similarly,equally significant”。
2.当过渡词语或词组出现在句首时 ,其后经常 (尽管并非都是如此)要跟随一个逗号。如“In addition to those changes,we also ...”
3.注意选用正确的过渡语。例如 “不是所有人都能参加 ,而且我们总是会见面”表达不恰当,因为该句中“而且”一词表示对两种观点给予同等的重视。“但是”或“然而”用在这里更合适,它们表达转折含义。如果不能确定某个词或词组是过渡性词语还是其他词性,请记住过渡性词语的一个特点,即过渡性词语总是可以放到句子中的另一个位置且不改变句子的含义。
(三 )结束语 。
结束语应该反映信函的性质、你与读者的关系和你的个性。正式用语有“Cordially,Sincerely,Respectfully”,专业但更友好的表达方式如“Regards,Yours truly,With warm regards,Kindregards”,友好的结语有“Best wishes,All the best,Warmest wishes,Thanks for your help”。“sincerely(真诚地 )”和“kind regards(致意 )”是最常用的结束语 ,它们适用于任何情况。
(四 )自我介绍 。
1.不要试图讨好读者以便给对方留下好印象 , 这样会违反职业道德。不要写成自传,有关你本人和你的背景方面,只要向读者说明重要、相关的细节即可。
2.快速提出自己的观点 。 如果想与读者会面 ,在开篇头两句就应该明确提出。 如“I would like to learn more about ...”。
3.如果是双方共同的的熟人把你介绍给读者 , 应该提及该介绍人的名字。如“Judy Palmer,an acquaintance/colleague,passed along your name”。
(五 )介绍他人 。
1.你是在请人给自己帮忙 ,可能会占用对方的时间。所以要礼貌地提出请求。 如“I would appreciate it if you would take afew minutes to talk with ...”。
2. 对这个人 的背景或 者他在社 会上的杰 出地位表 示赞扬。这是一种良好的姿态,可以使自己的请求更有说服力。如“Your years of expericence will provide significant insight.”
(六 )宣 布政策变动 。
1.清晰地描述相关政策 、解 释其必要性 。 如 “The new policy will take effect on ...”或 “The reason for the new change is ...”。
2.如 果政策有变 ,就明确指出新旧政策之间的差异 。
3.向顾客说明他们如何从中获益。如“The new policy willprovide customers with ...”。公司客户的疑问可以在哪里得到解答,如“If you have questions,please call ...”。
(七 )宣布价格上涨 。
1.价 格上涨前写信告知客户是一种礼貌 , 会让对方感到受到重视。 如“We regret that we must ...”。
2.解释涨价的原因。如“Because of rising costs ...”。有可能的话,要乐于帮助因涨价而遇到问题的客户。如“Pls call us orwrite with questions.”。
3. 有时提及 涨价的背 景可以缓 和这一消 息的影响 。如“We have seen a significant rise in the cost of our key raw materials.”
(八 )邀请出席 。
1.并 非所有活动都需要正式的要求 。 在比较随意的活动中,用便笺卡或者信纸手写一份邀请函即可。
2.提供活动的具体细节 , 包括时间、日期、 地点和得体的着装。要知道出席人数的话,就附上回执函和一个贴好邮票并写好地址的信封。
3.在写信封或信里的称谓时 , 可以不按传统的“福兰克·史密斯先生和夫人”格式。可选的方式有:“福兰克和朱迪·史密斯”、“朱迪和福兰克·史密斯”,以及“朱迪·约翰逊和福兰克史密斯”。
(九 )询问价格信息 。
1.提供任何必要的细节以使读者清楚地了解你的需求 。
2. 告 诉 读 者 你 需 要 相 关 信 息 的 原 因 。 如 “We are in themarket for ... And would appreciate a catalog and price list.”
3.仔细编辑信件 ,确保其中包含所有你需要的信息。
(十 )回应要求。
1.开篇明确表达您做出的回应和能提供的服务。如“Lastweek,you wrote asking for ...”或“Here is the information youasked for.”
2. 提供任何必要解释以确保对方能清楚地理解。如“Letme clarify the enclosed information”。
3.回复信件是一个展示优质客户服务的机会。由此可以塑造良好的形象。 采用礼貌、专业、对话式的语气,如:“Pleaselet me know if I can help in some other wey.”
(十一 )感谢信。
1.感谢信的基本内容要提及对方的礼物或表态 , 可以讲述一些细节。要说明你对礼物用途的打算,对方的表态带来的帮助,或者你从会面中得到的收获。如“Thank you for your gift(name it)/help/contribution/participation/strong effort.”
2.商务上的感谢函往往有助于建立忠诚 ,做出承诺 ,表达热情。如”My deepest thanks for ...”。
3.感谢函通常仅限于表示谢意及与此相关的情况。其他信息和你的近况不在此列。
三、外贸函电写作技巧
(一 )表达清晰。
商务信函最重要的质量要求就是表达清晰。文章缺乏调理、句子结构混乱、用词不准确、拖沓冗长等各种写作问题纠结在一起,浪费公司大量的时间和财力。为了帮助读者顺畅地读完你的文章,可尝试采用以下技巧。
1.选择合适的格式。大多数内容应该按重要性从大到小叙述,以一个概括性的段落开篇,其中包含读者必须了解的基本内容,随后叙述相关细节。
2.控制段落的篇幅以适于阅读。每段只专注一个主题 ,句子之间使用连接词以便观点之间的过渡。多数段落都应控制在2到4句话之内,或者是5行文字之内。冗长的段落对于读者来说难以对付。可以考虑在段首使用主题句概括本段的主旨,便于读者阅读。
3.打造清晰、直接的句子。 句子结构和长度各不相同 ,但是绝大多数句子都要围绕以下关键点构造:主语、谓语和宾语(如果谓语动词有宾语的话)。如果读者不明白主语和谓语,就无法理解整个句子。如果你把主语和谓语放在句子前部,读者就能很快理解句子。多数句子长度都应该在12个到20个词,但是有的会长一些,有的会短一些。
4.恰当使用被动语态。虽然主动结构更加直接简短 ,但有时被动结 构更适宜 。如 :We have a new benefits policy.It wasapproved yesterday by the CEO.“It”(它 )是个代词 ,指代“policy”(政策)。将“It”放在第二句的句首,可以保持意义的连续,使读者把第二句和第一句联系起来。如果将第二句改为主动语态,主语是“首席执行官”,这样就没有连贯性。这种句子之间的逻辑连贯比主动结构更重要。
5.言 简意赅 。 删除那些无助于表达思想的词语 。
错误用语:on a monthly basis (按月),various kinds of projects(各种类型的方案 ),in the near future(在不久的将来 )
正确用语:monthly(每月),projects(方案),soon(不久)
6.注意形容词和副词 。 要 特别注意以 “ly”结尾的词 。 删除修饰词或者表现力更强的词取而代之。
错误用语:really upset(相当烦恼),highly unusual(非常不同寻常),ultimate goal(最终目标)
正确用语:angry(恼火),rare(罕见),goal(目标)
7.使用具体的词汇。使用流行术语是懒惰的表现。 不要使用陈词滥调,而要选择那些更熟悉、更具体的词汇,有助于读者“一目了然”。
错误用语:initiative(措施)、functionality(功能性)
正确用语:program (计划)、plan (规划)、project (项目)、goal ( 目标 )、tactice ( 战术 )、campaign ( 活动 )、capability or features(能力或特点 )
8.把修饰性短语改为单各的修饰词 。 提高效率的方法之一是将前置性短语缩减为单一的形容词。
错误用法:We have a directive form management to considerthe opinions of employees.我们得到管理方面的指示 ,要求考虑员工的意见。
正确用法:We have a management directive to consider employees’opinions.我们有考虑员工意见的管理指示。
9.避 免在其他词语前面堆积过多的修饰词 , 这样显得句子笨拙。
错误用语 :The Defense document security service markingguide国防文件保密服务标记指南。
正确用语:A guide to marking classified Defense documents标记指南—用于国防文件分类。
提示:避免这种结构的方法是找出访在句尾的名称(“指南”),将其移至句首,把修饰词放在它的后面。
10.避免在主语和谓语前放置冗长的介绍性的词语。读者读到主语和谓语的时间越晚, 越可能跳过开头部分而急于寻找主题。
错误用法:Recognized worldwide by the advertising industryfor his creative influence on the Chrysler Corporation’s successfulbrand advertising,and for his vision behind the most creative commercials in the world,Gary Topolewski earned the award. 由于加里·托普莱温斯基在克莱斯勒公司成功的品牌广告上发挥的创造性影响及其对世界上最具创造力的广告的远见卓识,他获得了全球广告界的认可,赢得了这一奖项。
正确用法 :Gary Topolewski earned the award.He has beenrecognized worldwide by the advertising industry ... 加里·拖普莱温斯基赢得了这一奖项。他获得了全球广告界的认可……
提示:此句的主要意思包含在主句“加里·托普莱温斯基赢得了这一奖项”。将其移到段首成为独立的句子,这是一种重塑句子结构的方法。
11.主语和谓语之间不要放置过多词语 。
错误用法:The report about the company study that was doneto determine the relationship of dollars spent on employee education to improved performance is summarized below.这份报告将公司所做的用于确定员工培训的成本与业绩改进之间关系的研究总结如下。
正确用法:The report summarizes the study that was done todetermine ...本报告总结了一项研究 ,是为了确定……
提示:读者需要确定主语和谓语,以理解句子含义。原句中,读者看到“报告”之后要在主谓之间的大量信息中跋涉,急于找到报告的具体内容,然后不得不回头重新阅读本句。
(二 )注意语气 。
1.要婉转、坦率。要理解读者,不要进行尖刻的批评或讥讽。人们喜欢诚实和真挚,尤其是对于管理者来说,要勇于道歉。
2.正确使用代词。常规的或正面的信函中可以采用 “您”和“您的”, 但是涉及纪律或分歧的信函中一定要尽量使用“我”或“我们”。
3.要有建设性。你的态度越积极 ,就越有可能得到想要的结果。对方阅读你的信件,就是在字里行间观察并倾听你的人格。你想要给读者留下什么样的印象?
4.措辞恰当。词语的解读因人而异 。你认为无害的词或词组,读者可能对此会有完全不同的联想。诸如“失败”、“疏忽”、“邋遢”、“粗心”、“你怎么能……”等措辞都可能引起对方的愤怒。
(三 )确定恰当的文体 。
1.对话式的写作显得更自然。你所写的句子应该就像你在大厅里或是在电话里和对方谈话时所用的句子一样。 如果你在写作中使用呆板的措辞,就会显得乏味和做作。
2.注意不要急于“留下好印象”。 通常读者的印象来自作者付出额外的努力而使得信件令人难忘, 而非逢迎讨好所能做到。
3.避免使用呆板的陈词滥调。这些词语会疏远你和读者的关系,此类句子“谨此逢高会议延期”可改为“会议延期”即可,你并不是在提供建议。“请在附件中看到”可以转换为“内附”、“以下有”、“附件是”,词组“应您的要求”在你谈话时绝对不会使用,在书面信息中不必以此开头。
4.礼貌而简短地结尾。不要在结尾部分包含无用的信息 ,结尾处只需要简单的话语,诸如“您如果有疑问,请随时来电或致函”即可,不必写“在您方便时”。
四、结语
目前外贸英语函电教学还处于发展和完善阶段, 需要各高校英语教师不断探索和实践。因此, 必须根据本课程的特点,不断完善课程体系设置,促进函电理论教学和实践教学的协调,努力改进教学方法,精选教材,提高师资水平,使外贸英语函电教学趋于完善。
摘要：外贸英语函电属于专门用途英语当中的一种,是一门将外贸实务与外贸英语相结合的综合课程。作者结合外贸企业经验和实际教学经验,针对高职高专院校外贸英语函电课程教学中存在的问题,就如何写好商务函电、提高教学质量、强化效果进行了分析。
外贸函电的语言特点及写作原则 篇3
关键词：外贸函电 语言特点 写作原则
一、前言
外贸英语函电是国际经济与贸易专业以及经贸英语专业的核心课程之一。其作用于有效地使学生扎实掌握对外贸易实务的各个环节，并熟练地运用英文于各个环节中的交流沟通。在当今变化多端的国际贸易活动中，更丰富的交流方式伴随着网络技术的发展也在积极更新，“商务英语”的范围也在持续扩大。作为具有法律效力的文件，国际贸易函电已进步在词语运用通俗明了，简介朴实； 句子言简意赅，精炼准确，越来越趋向礼貌口语的表达方式。一封漂亮的商务信函，不仅能为公司带来新商机，新客户；并且大大促进发展与客户间的合作关系。反之，函件词不达意便会引发误会，更甚者带来不必要的矛盾，造成客户流失，导致公司利益损失。学生们在学习撰写商务信函的过程中，对相关外贸专业理论实务以及商务法规会加深掌握；并且精通扎实了英语语言水平，其专业术语及行文要求都有所进步；对于应通晓人的心理，熟悉推销的艺术，都有更深的理解。
二、外贸函电的语言特点
伴随着竞争激烈的涉外商务活动，外贸函电也日渐呈现出新的写作特点。首先，它具有明显的法律特征。在全民经济时代，法律法规是管理人们贸易行为的重要工具。尤其在步入国际贸易全球化，透明化的今天，健全的法规便成为人们在经济行为过程中自我保护的基本工具。作为外贸经济活动中不可缺少的工具，外贸函电可以及时有效的记录双方在贸易中的行为，并且具有明显的法律特征及突出的法律效力。如果在贸易过程中出现纠纷，理赔等现象，商务信函便可成为彼此联系的重要证据。因此，信函的内容是必须遵从中国的相关法律法规，并且必须符合贸易合作方国家的相关经贸制度。在函电术语方面，合作双方都要遵循统一的国际法律法规和惯例，即其内容与形式必须获得国际的认可。其次，外贸函电受文化因素影响。外贸函电核心目的是与国际贸易合作方进行有效的业务交流与沟通，因此身处跨国文化背景的环境中，能够实现无障碍沟通，并产生某种经济共鸣，达成合作共识，便可视为一封成功的商务信函。由于不同国家的政治，经济环境及传统习俗的差异，各类人群的經济观，消费观，商业经营习惯，甚至风俗习惯有很大的不同，如果不充分考虑对方文化因素，就有可能困难于了解对方真实态度与合作愿望。所以，外贸函电不仅仅是专业的外语翻译工作，并且还要求函电撰写人员掌握熟练地交际技巧，尤其是在面对跨国文化贸易时的交际能力。再次，商务信函越来越要求文体的正规性。商务信函关系到进出口业务，在撰写的过程中要考虑到不同国家海关，运输，银行，法律更相关专业的惯例，撰写内容格式都要遵行双方要求，因此在文体上要求正式文体或者专业文体，其类型主要有请求函，询问函，联系函，告知函和商洽函等。随着科技的进步，外贸函电的传递方式也趋于多样化，邮寄，快递，电报等。最为广泛应用的即电子邮件及互联网上的在线及时沟通。
三、外贸函电的7C写作原则
为了达到通过商务信函进行有效沟通交流的目的，十分有必要了解掌握写好英文商务信函的原则。这些原则通常被称之为“7C原则”，即正确，具体，清楚，礼貌，完整，体谅和简洁。
（一）正确（Correctness）
商务信函必须书写正确，因为作为具有法律效力的商务贸易单据的凭证，其内容涉及到贸易双方的权利和义务。一封标准正确的商务信函表现在语法的恰当运用，标点符号与词句的正确拼写；并且对于信函内容要求提供的信息事实和数字无误，叙述的内容正确，写作格式规范，写作技术运用恰当以及商业术语准确。例如：These products provided are exactly same to those samples （此次产品与样品100%一样）. 此处 exactly same to those samples说法太绝对，毕竟无法保证在交易过程中每一件货物与样品一模一样，因此可能产生在交货时就产品质量方面的纠纷。可以改为：The products provided are similar in quality to those samples.
（二）具体（Concreteness）
一封正规有效的商务信函必须写得具体，生动和明确。在面对大量货物描述，叙述其多项交易条款时，务必做到仔细具体描述，要尽量避免运用不确定，大概，模糊和抽象的词句。在书写过程中，应尽量使用真实具体的数字与事实，采用恰当的形容词，使贸易双方更加明确了解交易内容。多数情况下，商务信函采用主动语态陈述内容。例如，在最终的销售确认书中，详细具体的列出产品的规格，数量，单价，包装，保险等交易条款，使此信函生动明确，更有分量；做到让交易对方完全了解产品资料，加速今后的交易进程。
（三）清楚（Clarity）
外贸英语函电写作常用词汇及句子 篇4
commercial counsellors office 商务参赞处
commercial attache 商务专员
commercial articles 商品，（报上）商业新闻commerce n.商业
commerce department 商业部门
2.embassy n.大使馆
the American Embassy in Beijing 美国驻北京大使馆 ambassador n.大使，使节
3.dealer n.商人
retail dealer(or:retailer)零售商
wholesale dealer(or:wholesaler)批发商
deal n.b.贸易，成交，经营
make(or:do)a deal with...与...做交易
deal on credit 信用交易，赊帐买卖
4.connected with...与...有联系；与...有关系
5.light industrial product 轻工业产品
6.competitive adj.有竞争力的competitive price 竞争价格
competitive capacity 竞争能力
competitive power 竞争能力
competitive edge 竞争优势
eg.If your price is competitive, we will place an order with you.如果你方价格有竞争力的话，我们将向你方发出订单。
Your products has no competitive capacity in our market.你方产品在我市场上没有竞争力。
compete v.竞争
～with(or:against)sb.in sth.在...方面与某人竞
eg.We should compete with other enterprises in the quality of the products.我们必须在产品的质量方面与其它企业竞争。
～with(or:against)sb.for sth.为...事情与某人竞争
eg.We must compete against other countries in trade for obtaining larger international market.为了获取更大的国际市场我们必须与其他国家在贸易方面进行竞争。
competition n.竞争
eg.To enable us to meet competition, you must quote the lowest possible price.为了使我们能适应竞争，你方必须报尽可能低的价格。competitor n.竞争者，竞争对手
eg.We trust that the superior quality, attractive design and reasonable price of our products will surely enable us to defeat the competitors.我们相信我方产品的优良质量、诱人设计、合理价格定能使我方击败竞争对手。
7.standing 资信情况，信誉，固定的，永久的standing cost 长期成本，固定成本
standing orders 长期订单
standing director 常务董事
外贸英语函电范文中有关“资信情况”的表达方法：
credit standing 信誉情况
financial standing 财金情况
finances 财源，资金情况（常用复数）
8.We are permitted to mention the Bank of England, London, as a reference.我们已征得伦敦的英国银行同意，把它们作为我们的咨询银行。
9.regarding prep.关于，与 with regard to, in regard to, as regards 同义，一般可以换用。
入门级外贸函电写作 篇5
经济全球化过程中国的进出口越来越频繁,贸易额也不断攀升,已成为全球第二大出口国。英语已成为中国对外贸易的主要语言,英语能力的高低也成为衡量企业综合实力的重要指标。笔者在外贸公司进行产学研实习的一年期间主要负责公司外贸函电的解读与撰写以及对业务员进行外贸函电写作上的指导,发现外贸从业人员英文函电中会出现各种错误,这些错误与在校学生英文写作中的错误相比有其自己的特点,而且有的还可能造成理解错误,给公司造成重大损失。所以,外贸函电的撰写国际贸易有十分重要的意义。本文对外贸从业人员在对外贸函电撰写中常见的错误进行了归纳总结,有助于外贸从业人员在函电写作中规避这些错误,达到准确有效的商务沟通。
2 错误分析
笔者发现,除了一些基本的书写错误和浅显的语法错误之外,外贸从业人员在外贸函电的写作中所犯的错误主要集中在两个方面:语言错误和语用错误。
2.1 语言错误
语言错误主要表现在选词不当或词语搭配不当、无主句、复合句结构掌握不牢等。
(1)用词不当。
例1:We wish to let an order to you.
改:We wish to place an order to you.
例2:I think the price you offered is too expensive compared with other companies.
改:I think the price you offered is too high compared with other companies.
(2)无主句。由于汉语中无主句特别多,所以外贸从业人员在写英语函电是无主句特别多,而我们知道除非是祈使句,否则我们应该加上主语的。例如,
例3:Hope you can cut the price by 5percent.
改:We hope that you can cut the price by 5percent.
(3)缺连词。由于汉语注重意合,而英语注重形合,也就是英语的复杂句要有连词连接,不能将并排的两个简单句只用逗号连接。
例4:Please send the sample and price list to us first,we will help you to connect with the factory.改:Please send the sample and price list to us first before we help you to connect with the factory.
2.2 语用错误
2.2.1 违背合作原则
美国著名语言学家Grice(1975)提出,在人们交际过程中,交际双方都在有意无意地遵循着合作原则。这一原则包含四个子准则:(1)数量准则:所说的话包含交谈目的所需要的信息和说的话不应包含超出需要的信息;(2)质量准则:不要说自己认为是不真实的话以及不要说自己缺乏足够证据的话;(3)关联准则:说话要贴切;(4)方式准则:避免表达晦涩,避免歧义,说话简洁(Grice,1975)。人们遵守这些原则就可以达到语言交流效率的最大化。这不仅体现在口头对话中,在文字语言交流中也要遵循这合作原则。而在外贸从业人员做写的英文函电中我们发现了大量的违反合作原则的语句,现以例说明:
例5:In respect to the price you offered,we would like to say that if it is increased,we shall be able to persuade the makers.
此句中,作者要求对方把价格增加到什么程度、说服厂商做些什么都没说清楚,没有达到现时目的所要求的详尽程度,让读者难以明确其意图,也就是违反了合作原则,致使交际失败。上句可改为:
In respect to the price you offered,we are afraid that it is unacceptable.If your price is increased to 25dollars each,we shall be able to persuade the makers to accept your order.
例6:What is the price for CFR to China?(笼统)
改:What is the price for CFR to Shanghai?(具体)
2.2.2 违背礼貌原则
语言学家Leech(1983)提出礼貌原则,认为在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌和尽量减少不礼貌的表达方式。礼貌原则对外贸信函写作中意义重大。因为外贸函电的交流目的就是为了进行有效沟通以促成交易,获得利润。所以在撰写外贸函电时,应规避不礼貌的话语,应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气,否则会引起不必要的不快与误解而是交际中断,交易也因此中断,造成利益的损失。请比较下面的一组例子:
例7:You ought to send the quotation to us no later than September 1st.
改:Perhaps you could send the quotation to us before September 1st.
例7给人一种盛气凌人的感觉,一般客户难以接受,而修改句语气比较温和,符合礼貌原则,客户更容易接受。
例8:You have made this kind of mistake for two times and we are angry with your poor service.
修改:This is the second time this mistake has occurred and we are far from satisfied with the service you offer.
例9:Please make sure that you won’t commit such mistakes again.
修改:Please ensure that this sort of problem does not arise again
例8和例9都是向对方提出抱怨,但是抱怨应该是对事不对人的,所以在抱怨的时候我们不提到谁犯的错,而改用被动语态,这样对方更容易接受。
3 结语
许多中小型外贸公司都没有专门的翻译,合同文本的翻译一般都是外包给翻译公司,而日常函电的理解只能由业务员自己去弄明白,由于许多从业人员的英语基本功不够扎实常出现一些语言方面的错误,而语用方面的错误是由于对商务函电的写作原则把握不够,对合作和礼貌原则的敏感度不够,这一方面需要公司对从业人员在外贸函电写作方面进行短期培训,更重要的还需外贸从业人员自己的日积月累,提高语言修养,增强文化意识。
摘要：通过对外贸公司从业人员的日常英语函电进行抽样调查分析,总结出英文外贸函电写作中常见的错误可归为两大类:语言错误和语用错误,并分析了两类错误特点。另外,还结合外贸从业人员的本身特点对这些错误的修正提出了建议。
关键词：外贸从业人员,函电写作,错误分析
参考文献
[1]Grice,H.P.Logic and Conversation[J].In Cole&Morgan(eds.),New York 1975:307-308.