中文商业商务信函的写作格式

中文商业商务信函的写作格式（共12篇）

中文商业商务信函的写作格式 篇1

中文商业商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：①向收信人问候；

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；

④提出进一步联系的希望、方式和要求。

(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

中文商业商务信函的写作格式 篇2

改革开放以来,特别是加入世界贸易组织以后,我国与世界各国的经济交往日益频繁,对外经济合作日渐加强。因此,培养一大批既熟练掌握外语,又通晓国际商务知识,并善于进行跨文化交际的国际商务人才已成当务之急。在国际商务人员必备的诸多技能中,商务信函写作是其中一项重要的技能,也是商务活动得以顺利开展的重要保证。一封好的商务信函(busi nes s letter)能够在促进贸易、增进友谊和获得完全理解方面起到非常重要的作用。只有完美传达信息的信函才是完美的信函。因此,在写作时严格遵守并且灵活运用7“C”原则是必不可少的:Consideration(体谅)、Correctness(正确)、Complet e n e s s(完整)、Co n c r et e n e s s(具体)、Conciseness(简洁)、Clarity(清楚)、Courtesy(礼貌)。这七个原则是商务信函写作最基本的指导原则。同时,在商务信函的写作中,要掌握一定的写作技巧,才能顺利完成商务信息的交流。

2 现代采购信函的特点

2.1 现代采购信函应该是“索取函”

它索取的可能是一种产品,一项服务,一项专利,一个观念……因此,在写作时候,要牢记你是在与读者进行交谈。这种交谈成功与否,你的目的是否实现,关键取决于商务信函中信息的表达方式和内容。如何把你的思想,清晰、准确地表达给“读者”,产生情感上的共鸣是商务信函的首要任务。

2.2 现代采购商务信函的写作要重点突出,简明扼要

“时间就是金钱,效率就是生命”,商务信函要尽可能地避免使用花哨、华丽的词藻。因此,商务信函的写作,首先,要把握简洁、扼要的特点。其次,掌握好简洁的表达内容与有效率的分寸。如果在书写商务信函时,开头就唐突地说出交易需求,也会显得冒昧而令对方不明所以。最后,好的商务信函还应体现以下特点:易读易懂,语气真诚友好、客气,评阅简短、朴实,自然或生动、有趣、有吸引力,内容清晰、准确、具体行文正确、完整、不花哨。

3 现代采购信函的写作原则

3.1 体谅

体谅对发信人和收信人之间保持进一步联系至关重要。发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的信息。简言之,体谅就是要做到为对方着想,移情于对方,在人性层面上来理解对方。此外,体谅意味着要坚持用肯定而非否定的态度,要强调“你”的态度而不是“我”的或“我们”的态度。

3.2 正确

现代商务信函必须写的正确,因为其牵涉到双方的权利和义务,而且它还是商业单据的凭证。正确的商务信函不仅表现为语法恰当、标点符号和词汇拼写正确,还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。

3.3 完整

现代商务信函必须力求完整,要包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况,或是回答来信所提出的全部问题和要求。一封完整的现代商务信函不仅可能会带来预期的结果,还可能建立起更好的商务关系。

3.4 具体

现代商务信函必须写得生动、具体和明确,要避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句。在写现代商务信函的过程中,应尽量运用具体的事实和数字,选择形象的及通过想象所创造的字和词语,一般使用主动语态来陈述内容。

3.5 简洁

所谓简洁,就是指要言简意赅地表达所需表达的意思,同时又无损于书信的完整和礼貌。在书写英文现代商务信函时,要摒弃那些陈旧的商业术语,做到简洁明了。通过去掉不必要的词和冗长的句子,保留有效、简洁的事实信息,就可把最重要的信息呈现给对方。

3.6 清楚

采购商务信函应使读者一目了然,没有晦涩难懂或容易产生误会之处。在确定了所要写的内容后,选择使用简短、熟悉和口语化的词语,构建简单、有效的句子和段落来清楚地表达目的,避免使用产生歧异或意义不明确的词汇。如有需要,可以使用样例、插图以及其他在视觉上有助于理解的东西。

3.7 礼貌

礼貌在采购商务信函中有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与目前客户的业务关系,也有助于结交新的业务伙伴。在现代商务信函的写作过程中,及时是礼貌之首。此外,在撰写商务信函时,应避免使用可能激怒、伤害对方的言词或语气,语调上要尽可能站在客户的立场上,考虑到对方的愿望和背景,做到互惠互利。

4 现代采购信函的写作技巧

4.1 多使用主动语态

主动语态能够更自然和准确地表达写信人的本意,收信人会觉得更生动,并有一种面对面谈话的亲切感。

以下样函采用过多被动句式,显得软弱乏味:Pleas ebe advised that the L/C should be opened by the end of May.Your prompt reply would be highly appreciated.

如果改成主动语态,就能营造出友善和灵活的气氛:Could you please open the L/C by the end of May?Thanks.

4.2 使用浅白、通俗易懂的词汇,避免使用艰深晦涩的词汇

商务英语中使用艰深晦涩的词汇,不会让书信显得正式、严肃,反而会令收信人阅读过程延长,理解出现偏差,难以迅速准确地回复。英语是全球通用的语言,为确保不同国家的人士明白书信的意思,应多使用通用的词汇,以达到自然顺畅,撰写快捷,简洁明了,又不失商业味道的效果。

4.3 提问要客气、直截了当,避免使用含糊、过于古旧、迂腐的语言

客气明了地提出问题,不但给人亲切感,更令收信人产生需要回答的心态。并且,直截了当的询问能便于收信人回复。

4.4 力求正面肯定地谈论问题,避免使用让收信人反感的词语

写信人要顾及收信人的感受和要求,尽量从正面与对方讨论问题。避免使用如:fail,wrong,inadequate,stupid等词语,这些词语给人一种居高临下的教训感觉,甚至涉及侮辱人格,容易使收信人产生反感。

5 结束语

采购是贸易过程中重要的一个环节。写好采购商务信函是进行现代商务沟通的一个重要的技能。要完美传达采购商务信息,写信人必须坚持现代商务书信写作的七大原则。在具体的商务信函的写作中,写信人还必须灵活运用各种写作技巧,体现出商务书信的写作风格,只有这样,顺利的商务沟通才能完成。

参考文献

[1]管春林.国际商务英语写作[M].杭州:浙江大学出版社,2006:8.

[2]葛萍,周维家.外贸英语函电(双语)[M].上海:复旦大学出版社,2007:2.

[3]赵银德.外贸函电[M].北京:机械工业出版社,2006:7.

英语商务信函应遵循的写作原则 篇3

[关键词] 商务信函；写作；原则

【中图分类号】 H05 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）12-303-1

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

一、礼貌原则（courteousness）

在商务信函写作中乃至所有商务活动中，礼貌都发挥着重大的调节作用。它是有效的自我推荐名片，有助于老关系的加强和新关系的建立。礼貌意味着在信函中非常巧妙的表示出诚挚的友情，诚挚的感谢，真诚的礼貌，体贴的理解和由衷的尊重。

商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman；chairman 等。

二、准确原则（correctness）

准确表达不仅仅指英语语法、标点符号和拼写层面，更重要的是书信的内容要叙述正确，买卖双方的权利、义务、违约条款、付款方式、重要数字等信息都属于准确表达的范围。一封表达准确的商务信函，不仅能够促使商务活动的有效进行，还能够避免不必要的纠纷。

三、完整原则（completeness）

商务信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人做出积极反映的一切问题及情况（when、where、who、what、how ）。在书写商务信函时，应该对信函的内容做到心中有数，避免一件事分多次书信传递给对方。一封商务信函只有包含了所有必要信息才能达到它的理想效果，不完整的信函不仅有失礼貌而且会令收信人对你公司产生不好的印象。

四、清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，造成贸易损失，甚至会引发诉讼纠纷。清楚表达应注意选择正确、简练的词，避免使用一些含糊不清、模棱两可的词，条理清晰，表达准确。一般地，商务信函的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方准确理解。

五、简洁原则（conciseness）

简洁指的是信函内容完整，语言简单而不失清楚，用最少的语言表达最为丰富的内容。简洁被视为商务信函写信的第一要义。故撰写商业信件时要摒弃传统信函中的陈词滥调和套话，采用简洁、直接的句式进行写作，简明扼要，精炼丰富，长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思。

六、具体原则（concreteness）

信函应该写得具体，明确，而不能含糊，抽象，笼统。尤其像报盘，询问贸易条款这类需要具体答复的信函，就更加强调写作时的具体。这样会使所表达的内容准确而又生动，使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。例如，商品的某些质量和特征要用准确的数字，避免使用“长”，“短”，“好”这样的词语。时间用年月日标明，必要时甚至要注明小时，分钟，避免使用诸如“昨天”“下个月”“马上”等表达用语。

七、体贴原则（consideration）

體贴原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要站在对方的立场去考虑他们的各种不同的愿望，要求，兴趣和困难，充分理解对方的心情、处境，寻找一种最好的方式将信息传递给对方。

八、结论

商务信函是买卖双方索取、传递信息，处理贸易活动中相关事宜、沟通联络感情的重要方式，同时也体现着一个公司或机构的商务形象。商务信函在商务活动中起着沟通桥梁的作用，它能够具体而快捷地传递双方各类相关商务信息，节约双方的时间，从而实现商务活动的便捷与高效。因此，商务信函对内容、形式、措辞等各方面都有要求。在日常的商务活动中，撰写商务信函时，应遵循商务信函写作的基本原则，有效传递信息，从而使商务信函更有利于双方的沟通合作。

参考文献：

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社，1994.

[2]张燕彬.国际商务礼仪[M].沈阳：辽宁教育出版社，2001.

[3]祈寿华.新世纪实用英语交际指南（旅美）[M].上海：上海外语出版社，2003.

[4]曹菱.商务英语信函[M].北京：外语教学与研究出版社，2007.

中文商业商务信函的写作格式 篇4

http://news.iciba.com2008-03-24 13:39:08来源：爱词霸资讯官网

封面(Title page)

0.1 企业的名称和地址Name and address of business

0.2 负责人的姓名和地址Name(s)and address(es)of principals

0.3 企业的性质Nature of business

0.4 报告机密性的陈述Statement of confidentiality

目录(Table of contents)

1.概述/总结(Executive summary)

2.行业及市场分析(Industry analysis)

2.1 对未来的展望和发展趋势(Future outlook and trends)

2.2 竞争者分析(Analysis of competitors)

2.3 市场划分(Market segmentation)

2.4 行业预测(Industry forecasts)

3.企业的描述(The description of the venture)

3.1 企业的宗旨和目标（Mission statement and objectives）

3.2 产品或服务的描述(Description of the product or service)

3.3 企业的规模(Size of business)

3.4 产品的进一步开发(Future potential/product development)

3.5 竞争优势(Competitive advantage)

3.6 办公设备和人员(Office equipment and personnel)

3.7 创业者的背景(Backgrounds of entrepreneurs)

4.生产计划(Production plan)

4.1 制造过程/被分包的数量(Manufacturing process / amount subcontracted)

4.2 选址(Location)

4.3 厂房(Physical plant）

4.4 机器和设备(Machinery and equipment）

4.5 原材料的供应情况(Sources of raw materials to be supplied)

4.6 生产能力和提高的可能性(Output limitations，if any，and scale-up possibilities）

4.7 质量控制计划(Quality control plans)

5.营销计划(The marketing plan)

5.1 定价(Pricing)

5.2 分销(Distribution)

5.3 促销(Promotion)

5.4 产品预测(Product forecasts)

5.5 预见的涨价(Anticipated mark-up)

5.6 竞争对手的反应(Competitors’ response)

5.7 市场份额预测(Market share projection)

5.8 控制(Controls)

6.组织计划(Organizational plan)

6.1 所有权的形式(Form of ownership)

6.2 合作者或主要股权所有人的身份(Identification of partners or principal shareholders)

6.3 负责人的权利(Authority of principals)

6.4 管理层成员的背景(Management team background)

6.5 组织成员的角色和责任(Roles and responsibilities of members of organization)

7.风险与对策分析(Assessment of risks)

7.1 企业弱点的评价(Evaluate weakness if business)

7.2 新技术(New technologies)

7.3 应急计划(Contingency plan)

8.财务计划(Financial plan)

8.1 各种业绩比率和投资回报(Summary of performance ratios, ROI etc.)

8.2 销售预测(Sales forecasts)

8.3 财务预测的假设(Assumptions underpinning financial forecasts)

8.4 损益表(Income statement / Profit and loss statement)

8.5 预测现金流量表(Cash flow projections)

8.6 资产负债预估表(Pro forma balance sheet)

8.7 量本利分析(Break-even analysis)

8.8 资金来源和运用(Sources and applications of funds)

9.融资需求(Financing requirements)

9.1 融资前的活动小结(Summary of operations prior to financing)

9.2 现在的股东和未付债款(Current shareholders, loans outstanding)

9.3 资金需要量及时间(Funds required and timing)

9.4 投资回报(The deal on offer)

9.5 资本负债比率和盈利与利息比率(Anticipated gearing and interest cover)

9.6 投资者退出方式(Exit routes for investors)

附录(Appendix)

1.管理人员简历(Management team biographies)

2.职业咨询人员背景(Names and details of professional advisors)

3.技术参数和图纸(Technical data and drawings)

4.专利、版权、设计等(Details of patents, copyright, designs）

5.审计的报表(Audited accounts)

6.信件(Letters)

7.市场调研数据(Market research data)

8.租约或合同(Leaser or contracts)

9.供应商的报价单(Price lists from suppliers)

商务信函的书信格式（本站推荐） 篇5

55-60OldSt,LondonE66HG

称谓：DearMr.Green(DearGentlemen,DearSir,DearSirs,DearMadam)2.Thebodypartofabusineletter

标题（可以不要）

正文

3.Lookatthetwoendingsofbusineletterbelow.Noticetheusefulphrasesthatareusedintheseletters.(1)Pleaseletmeknowifthisisconvenience.Ilookforwardtohearingfromyou.Bestwishes

Yourssincerely,(signature)

Ms.GillianJanes

PersoelNanager

(2)Pleasephoneustoconfirmthedetails.Welookforwardtoreceivingyourcomments.Yoursfaithfully

(signature)

forMs.GillianJones

商务英语信函的写作 篇6

商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。

尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。

因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。

一、读者

了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。

二、遣词

简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的`语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。

三、造句

句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。商务应用文句子的平均长度为15 到18 个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18 个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。

四、分段

信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8 行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8 行以内是最好的。电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3 行长,主题部分段落长度不应该超过5 行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。

五、外观

商务英语信函的写作与翻译浅析 篇7

1 商务信函的语言特征

1.1 商务信函的词汇特征

第一, 选词力求礼貌客气, 多用书面语、谦辞、敬语, 充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。

第二, 多用here、there、where及after、by、under、to、with等复合副词与古体词。

第三, 用词准确、专业。英语词汇中同义词很多, 在书写商务信函时要注意根据语境要求体现语义差别, 力求选词精确、用词得当。

例1:For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable at sight upon presentation of shipping documents.

译:所订货物的付款方式, 我们要求凭装船单据, 以保兑的, 不可撤销的即期信用证支付。

例2:Tea:firmer.Strong demand prevailed at the weekly auction where prices gained up to ten pence per kilo in places.

译:茶叶:较坚挺。普遍强劲的需求使每周茶叶拍卖行的价格每公斤涨了10便士。

其中所提及的ordered, confirmed and irrevocable letter of credit, firm, auction都是商贸术语, 在汉语中要根据语境译为“预订”、“保兑的, 不可撤销的信用证”“坚挺”、和“拍卖行”。

1.2 商务信函的句式特征

第一, 句式完整, 多用复杂句。由于英语是一种型合的语言, 主要依靠语法手段来表明其句法之间的关系, 因此, 不管是何种形式的省略都不常见, 而汉语是一种意合的语言, 主要利用语义来表明短语和句子之间的逻辑关系, 因此, 如果在语言环境中意义清楚的话, 几乎任何成分都可以省略。在翻译过程中, 应注意两种语言的区别。

例3:Because of the softness and durability, our cotton bed sheets and pillowcases are rapidly becoming popular, and after studying our prices you will not be surprised to learn that we are finding it difficult to meet the demand.

译:由于质地柔软、耐用, 我们的棉质床单和枕套倍受欢迎。谅你在研究我方价格之后, 自然会感到我们难以满足市场需求的原因。

第二, 肯定句多, 否定句少。肯定句使人感到委婉, 而否定句则使人感到生硬。在商务贸易中, 应多用肯定句, 使收函方见信后心情愉悦, 从而促进交易的进行。

第三, 多用固定表达的套语。写作商务信函, 可将某些套语应用到不同信函之中, 既可显示出信函的正式性, 同时又不失礼貌。

例4:We look forward to……

Thank you for your letter of+date……

1.3 商务信函的语气特征

商务信函的语气, 应力求礼貌、客气、委婉, 从而树立来函方的良好形象, 提高贸易的效果。在书写商务信函时, 要多用情态动词、被动语态和虚拟语气。

2 商务信函的翻译原则和实践

英语商务信函翻译是涉及贸易活动中不可缺少的部分, 翻译的质量更是直接影响到贸易双方的利益。一旦出现谬误, 必然会影响贸易双方的交往合作, 进而引起相关的经济纠纷乃至法律诉讼等一系列严重的问题。

2.1 商务信函的翻译原则

第一, 使用书面语言, 力求简洁规范, 采用公文文体;力求正式, 不可过于日常;要注意翻译时格式的变化。

第二, 运用地道的商业用语, 表现信函的商业风格。

例5:Some of the clauses in your L/C No.57 are not in agreement with the stipulations of the S/C.

译:你方第57号信用证中的一些条款与销售合同的规定不符。

第三, 注意细节, 力求完全, 避免错译漏译。翻译时对日期、数量、金额等细节要给予足够的重视, 万不可错译或漏译。

第四, 语气礼貌诚恳。要充分考虑收函人的阅信心情, 留心原文的语气, 对其进行再现。

例6:We shall always be very happy to hear from you and will carefully consider any proposals likely to lead to business between us.

译:我们会很高兴地听到你方消息, 并慎重考虑能达成交易的任何建议。

2.2 商务信函的翻译实践

为使学生掌握商务信函的翻译技巧, 曾要求学生将一份关于纺织品的英文商务信函译成中文, 通过归纳和概括, 本文可以得出以下结论:

第一, 大部分学生对于汉语和英语信函的写作格式的差异有清楚的认识。上交的30份作业中, 有26份作业注意到了汉语和英语在信函写作上的不同, 能译成齐头式, 并且把原位于信件右下脚的日期调整到了信件的左上脚。

第二, 多数学生能基本掌握商务信函的格式化语言、专业术语以及特殊含义的复合词。如Re表示关于, 是一种约定俗成的用法。C.I.F.表示到岸价, quotation表示报价, commission表示佣金, 都是价格术语。除少部分学生不能掌握外, 大多数都能正确运用。

第三, 对于礼貌的原则, 所有学生都能在其翻译中得到体现。尽管翻译的答案可能和标准答案稍有不同, 但是在语气、用词方面都很好地表达了礼貌和客气。如最后一句话, “如蒙早日复信, 不胜感激。”不少同学就译成了“we are looking forward to your early reply.”虽然该表达不能完全表达需要表达的意思, appreciate比起look forward to更书面语和正式, 但总体上也体现了贸易一方的诚恳的态度和礼貌的用语。

3 提高商务信函写作与翻译水平的建议

英语商务信函自身的特点决定了其写作不同与一般的英语写作, 有其独特性。因此, 在商务信函的写作过程中更应该注意到汉语和英语两种不同语言的差异。在商务信函写作中, 中国学生很容易受到汉语的影响, 会想当然地进行写作, 缺乏对英语商务信函语言特点的把握, 应该尽量避免。

商务信函的翻译则对学生提出了更高的要求。学生不仅需要熟练掌握贸易的相关知识, 更要对英语和汉语两种语言的相同之处和不同之处有清楚的认识。在进行商务信函的翻译过程中不仅要注重语言因素, 还要注重非语言因素, 如文化、习俗、表达习惯等。

总之, 商务信函的写作与翻译, 需要阅读大量的商务信函以了解其各种不同的格式, 以及不同情况下的变体。应通过多接触表达地道的英语商务信函, 使学生能逐渐达到“熟读唐诗三百首, 不会做诗也会吟”的境界。

参考文献

[1]张佐成.商务英语的理论与实践研究[M].北京:对外经济贸易大学出版社, 2008.

商务信函写作 篇8

邀请人：

人事部经理，张建国

被邀请人：各有关公司人事部门经理

时间：12月3日——4日

地点：滨海友谊酒店

会议内容：就有关新形势人事管理模式和方法进行讨论和发言

信函

以李明的名义给Mr.Black写一封信，内容：您已收到他寄来的礼物（一本精美的相册）你非常喜欢这份礼物，你得知他将来上海参加你的生日派对，非常高兴，请他告知你所乘坐的航班，你到时去机场接

他，要求：按标准的写信格式，写明时间，地点，地址，发信人等

投诉信

写一封投诉信给学校领导

1.八个人住一间宿舍，太拥挤了

2.宿舍上不了网，学习不方便

3.希望可以延迟熄灯时间，特别是在考试期间

4.要求装空调，否则夏天太热无法入睡

㈠ Dear mangers,I’m the Personnel Manger of the Blue Sky Bloc.Our bloc is going to hold a conference at Coastal Friendship Hotel in December from third to fourth.The conference is aimed at discussing about new personnel management mode and method and making a statement.I’m looking forward to attending the conference.Yours sincerelyZhangjianguoPersonnel Manger

㈡Li Ming

Box408

No.18 Nanjing Road

Mr Black

Dep.Of Business College

Leland Stanford Junior University

California

U.S.A Shanghai 200001 P.R.China December.9.2012

Dear Mr Black,Thank you for sending me the gift, a elegant photo album.I like it very much.Since I knew you would come to Shanghai to join my birthday party, I’ve been so pleased.If you’re planning to come to Shanghai , please inform me that the flight in advance and I’ll be there to meet you at the airport.Friendly yoursLi Ming

英文商务信函写作要求 篇9

Chapter 1 Unit 2

How can I begin to write well for business?

如何写好商务写作?

1. 了解你的读者

要写出好的功能性文件(functional document)，你必须先知道：

1) 谁会阅读这些文件?

2) 他们为什么要阅读这些文件?

动笔之前，先想想：

你的读者是哪些人?

他们是什么职位?

对你要提到的主题有多少了解?

针对这份文件，他们会想做些什么?

在本章〈Unit 8〉还会再详细说明如何分析你的读者。

2. 预想读者会提出什么问题

想一想：你的读者在阅读这份文件时，会提出什么问题?好的功能性文件，会预想读者有哪些问题，并给予答案。记住这一点：这些问题通常都会跟读者就此文件要做的事直接相关，所以要考虑到所有他们可能会提出的`问题。相关的问题可能有：

为什么我在读这份文件?

在开会时、研讨会上或是活动举办过程当中，发生了什么事?

3. 回答读者的问题

想象读者的各种问题并回答问题。这是组织功能性文件内容很好的方式：想好读者可能会提出哪些问题后，在文件中一开始就清楚回答这些问题，而且重要的问题要一开始就提出回答。〈Unit 8〉还会再详细说明如何预期和回答读者的问题。

4. 能让读者很快在文件中找到信息

忙碌的商务读者没有时间仔细阅读文件内容，所以务必把重要的信息以醒目的格式突显出来，方便读者找到信息。方式如下：

1) 把彼此相关的信息组织成清楚的段落，并在前面设定醒目的粗体标题。

2) 以编号或字号显示文件内容的层次，也就是显示不同的段落彼此存在何种上下关系，哪些信息又是最重要的。

3) 如果列表中的内容是有前后关系的，那就用数字编号(numbered list)。

4) 在段落中，以项目符号(bulleted list)列表标出重要的信息。

5. 内容要清楚直接

句子要简单明了，让读者一看就懂。不要用太过正式的语言，想象你正直接跟读者说话，用这样简单的语言就可以了。通常我们都用主动句，少用被动句，例如：

√ We received your order. 我们收到了您的订单。

X Your order was received.

√ We decided . . . 我们决定……

X The decision was made . . .

DISCUSS & EXERCRISE 1

1. What is a functional document?

2. How do people read functional documents?

3. Why is it important to make key information stand out visually?

4. How can you show readers the structure of your document?

5. When should you use a numbered list rather than a bulleted list?

电子商务信函写作技巧 篇10

1)跟新买家建立联系

dear mr. jones:

we understand from your information posted on ali that you are in the

market for textiles. we would like to take this opportunity to introduce our company

and products, with the hope that we may work with bright ideas imports in the future.

we are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles. we have

enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main

products we supply at present. you may also visit our online company introduction

at which includes our latest product line.

should any of these items be of interest to you, please let us know. we will be happy

to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.

we look forward to receiving your enquires soon.

sincerely,

john roberts

company:xxxxxxx

add:xxxxxxx

tel:xxxxxxxx

fax:xxxxxxxxx

email:xxxxxxxxx2)对新买家要求建立业务联系的回复

dear mr. jones:

we have received your letter of 9th april showing your interest in our complete

product information.

our product lines mainly include high quality textile products. to give you a general

idea of the various kinds of textiles now available for export, we have enclosed a

catalogue and a price list. you may also visit our online company introduction at

which includes our latest product line.

we look forward to your specific enquiries and hope to have the opportunity to

work together with you in the future.

sincerely,

john roberts

company:xxxxxxx

add:xxxxxxx

tel:xxxxxxxx

fax:xxxxxxxxx

email:xxxxxxxxx3)向老客户介绍公司的最新产品信息

dear mr. jones:

we have refreshed our online catalog at and now it covers the

latest new products, which are now available from stock.

we believe that you will find some attractive additions to our product line. once you

have had time to study the supplement, please let us know if you would like to take the

matter further. we would be very happy to send samples to you for close inspection.

we will keep you informed on our progress and look forward to hearing from you.

sincerely,

john roberts

company:xxxxxxx

add:xxxxxxx

tel:xxxxxxxx

fax:xxxxxxxxx

商务英语信函写作技巧分析 篇11

写信的原则(Writing Principles)已从原来的3个“C”(Conciseness, Clearness, Courtesy)发展到目前的7个“C”：Completeness, Clearness, Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration

实例

Dear Sirs,

With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.

信的本文汉译

关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

对商业信函的“完整”要求

要求书信的“完整”， 理由有三：

1.一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果;

2.一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系;

3.一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况(情报)所导致的`诉讼(Lawsuit);

4.有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力(Complete and Effective)而成为极为重要的文件。

一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，即：

“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

例如在定货的信中，必须明确说明

“需要什么商品”(What you want)

“何时需要” (When you need the goods)

“货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

“如何付款”(How payment will be mande)

如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘，不能理赔等)应说明理由“为什么”(Why)

中文求职信的写作格式及技巧 篇12

求职信格式并不固定，一般包括三到五个简短的段落，下面按五段的书写格式介绍一下求职信格式写作要点：

第一段应该能够引起招聘人员对你作为候选人的兴趣，并激发阅读者的热情。阅读者为什么要读这封信?你能够为佃她做什么?

第二段必须推销你的价值。你那些能够满足阅读者需要和工作要求的技能、能力、资质和资信是什么?

第三段展示你突出的成就、成果和教育背景，它们必须能够直接有力地支持第二段的内容。如果可能的话，量化这些成就。

第四段必须发动将来的行动。请求安排面试，或者告诉阅读者你将在一周内打电话给他们，商谈下一步进程。

第五段应该是非常简短的一段，结束这封信并表示感谢。

一般而言，好的求职信还有下列几个特点：

(1)求职信属于非正式的信函，它必须能够在双方之间建立融洽的氛围。所以，你要用热情洋溢、精力充沛和令人振奋的语言来感染对方。

(2)在开头部分，要简要说明你是从哪里看到的招聘广告或得到的招聘信息，你对哪个职位比较感兴趣，这在无形中为人事经理的工作帮了忙。

(3)求职信必须向未来的雇主介绍你和你的价值。

(4)有效的求职信应当易于阅读，字体要比简历中的字体更大，而且要简短――三到五个简短的段落就足够了。