盘点商业信函及混合信函的常识

盘点商业信函及混合信函的常识（共3篇）

盘点商业信函及混合信函的常识 篇1

商业函件业务简称商函业务，它区别于具有个人通信性质的信件，是为社会各类用户提供迅速准确传递商用信息的业务。商业函件是一种广告媒体，利用邮局点多面广的优势，以邮寄的方式，将广告客户要求寄发广告商品介绍、订货单、调查征函、通知单等投送到广告客户所希望的接收人手中。

商业函件是一种新兴的广告形式，利用邮政点多面广的优势，以邮寄信件的方式，将您要求寄发的广告、商品介绍、订货单、调查征询函、通知单等投送到指定的收件人手中。目前商业函件的种类有信函型商函、对帐单型商函、邮送广告(印刷品形式)、货样广告型商函、邮政广告邮资明信片(含企业拜年卡)等。

广告函件与广播电视及报刊广告相比，具有广告发布面广、针对性强、手续简便、价格便宜、方便迅速等特点。

为方便广告客户的使用，各地邮政局可为客户提供商业函件的策划、设计、制作(可提供企业和单位名址库)、投递等一条龙服务。

中国邮政推出混合信函

邮政混合信函业务是用户利用计算机发信，通过因特网传输，由专用设备打印、封装，按国内平常信函进行投递的信函业务，是计算机通信技术和邮政传统信函投递业务相结合的产物，具有传递速度快、保密性强、成本低、效率高等特点。

一、业务主要服务内容

1、出售《桌面邮局》软件和邮资支付卡。

2、对混合信函自动受理、计费和转发，并利用收件人所在地的收发一体机对混合信函进行打印、封装。

3、按照国内平常信函业务分拣封发、运输和投递混合信函。

4、对混合信函进行机上查询。

二、价格标准

1、混合信函起价2.00 元，含1页B5信纸和信封，每增加1页信纸0.50元，每封信以4页纸为限，最高资费3.50元。

2、邮资卡面值分50、100元和200元这几种。

三、邮政混合信函业务具体业务流程

用户使用计算机，用邮政提供的专用发信软件、邮资卡，采取网上纳费的形式，通过Internet向邮政信函服务器交寄信函，邮政信函服务器自动完成信函受理、计费、转发等工作，并由收件人所在地的专用信函打印封装机全自动地完成信函的打印、封装过程，最后由邮政部门采用与平常信函混封的方式将信函投交收件人。

混合信函的特点

1、与E-mail相比较

E-mail是计算机网络用户和计算机网络用户之间的通信工具，而混合信函可便捷实现网络用户和任意用户之间的通信。

2、与商务信函中心的业务相比较

商务信函侧重于大批量的商务信函（具有价格便宜的特点，主要是针对广告信函的账单类信函），而混合信函则是侧重于中小批量的商务信函业务（非大宗广告类信函）

3、与网上Web信函、E-mail封装投递信函相比较 在混合信函由电子信息转变成实物信函的全过程中，没有任何人工干预，是一个完全自动化的封闭处理过程，从而大大提高了信函的安全性的和保密性。

《桌面邮局》用户可以用Windows下的绝大多数具备打印功能的应用软件作为混合信函的编辑器，信函内容格式灵活，满足了用户对段落编辑、字体设定和图文混排等功能的需求。内容更丰富、信息量更大，解决了Wed信函、E-mail封装投递信函的不足。

比较现有的网上记费方式，混合信函的收费方法可以解决用户发信时的收费凭证问题，使混合信函业务易于被广大企业用户所采用。《桌面邮局》软件特别为企业用户设计的群发功能，配合通讯簿用户可以方便地对同一内容的信函采用广告式多地址“群发”投递方式，特别适合企业投递中小批量的商务信函。

盘点商业信函及混合信函的常识 篇2

关键词：礼貌原则,体谅原则,完整原则,清楚原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文, 商务英语信函的内容固然很重要, 但表达方式同样重要。 商务英语信函的写作是有一定规范的, 即应遵循一定的写作原则, 采用一些写作技巧, 从而使商务信函表意准确, 语言流畅, 更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则

(一) 礼貌原则

1.使用you-attitude。 对方观点:首先, 它表明作者站在读者的角度看问题, 体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意, 维护对方的积极面子, 建立和谐的关系;其次, you-attitude体现一种写作风格, 用积极的方式、乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2.使用we。 包容性词汇 “we”很适合表达礼貌, 维护读者的面子。作者使用we时, 实际上是强调“you”和“me”, 更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3.使用积极的词汇。在书写商业信函时, 作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心, 体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识, 巩固双方合作关系。 这些积极词汇可包括很多, 如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

4.使用原因状语从句。 提问或解释原因是表达礼貌的方式, 表明说话者想积极地将听者拉到谈话氛围中, 暗示说话者可以帮助听者, 或者反之, 由此体现双方合作愿景。

5.使用主动语态。 主动语态将施为者置于句子开头, 直接传达施为者或作者的善意, 满足读者积极面子, 由此达到礼貌的目的。

(二) 体谅原则

商务英语信函写作强调信息沟通的效果, 不仅要关注内容的准确与完整, 还必须重视对方的反应, 要学会站在对方的角度思考问题, 只有这样才能获得满意的沟通效果。 首先着重强调对方利益。 在信函中, 对方最根本目的是了解他们能获得多少利益及这些利益能否满足他们的需要。 其次应用肯定句代替否定句, 强调信息的准确性。

(三) 完整原则

信息完整对于商务英语信函的写作很重要。 一些在日常行文中常用的如 “the above-mentioned”, “the latter”, “respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用, 尽可能提供完整的信息, 使对方易于理解。

(四) 清楚原则

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。 一封词不达意的信会引起误会, 甚至造成损失。 清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。 在商务英语写作中, 对方获取信息最根本目的是了解他们将获得什么利益及多少关乎自身的礼仪。 其次, 应突出积极因素。 因为积极因素与消极因素相比, 更加能够吸引对方的兴趣, 激发对方热情, 能更容易获得认可。

(五) 正确性原则

正确性原则是多方面的, 其主要涉及对象是信函的内容、句法、标点和格式等, 还涉及专业术语和称呼等。 如果此类信函中出现诸如拼写错误、语法和标点之类的错误, 则会严重影响发信人的形象, 且使沟通效果大打折扣。 此外, 在用语方面也注意要求, 例如省略语“I’ll”这种表达明显过于随意, 在这类信函中一般应写作“I shall”, 一些省略和简写在商务信函中也不应出现, 应该补全句子成分。 商务英语中有一些特定的表达法, 它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同, 这也是商务英语的一个特征。 比如短语“on the terms andconditions”中的 “terms”和 “conditions”都可以表示条件, 在日常用法中没有必要两词连用, 但在商务信函中, 为求精确、严谨, 常成对使用。 再如“advise sb.of sth.” (通知某人某事) 中的“advise”, 在日常用法中一般不作 “ 通知” 解, 而表示 “ 劝告”、 “ 建议”等意思。 这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少, 如“offer”一般表示“提供”、“提议”等, 在商务里可指“发盘”、“报盘”;同样在保险业务中, “policy”指“保险单”, 而不是“政策”、“方针”, “average” 指 “ 海损”, 而不是 “ 平均的”、 “ 一般的”;“confirm”的基本含义是“确认”, 用在信用证前面时, 则表示“保兑”, 如confirmed letter of credit (保兑的信用证) 。

二、商务信函的写作技巧

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易, 这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范, 具体表现在内容结构与语言运用等方面。

(一) 通常要选用常用的四部式的正文结构。 商务信函由四部分组成, 即引言、详情、应答和结束语。 第一部分的引言中, 不应开门见山地谈论事情, 而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西, 避免唐突。 第二部分详情, 应按照主次顺序分几个段落进行说明, 同时, 在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性, 通常将敏感事项的信息放在最后, 如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。 第三部分应答, 可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询, 也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。 在出现这类情况时, 可根据具体情况决定其是否应该留下。 第四部分一般是一些总结和结束句子, 有的纯粹是一句客套语, 这主要是注意一些称呼和问候问题。 此类信函中, 结束语必须对照全文内容, 以便自然不违和。

(二) 要善于使用商务信函中的习惯用法, 此类用法较多, 其一般和普通表达方法有明显差别。 其中包含很多约定俗成的套语, 在写信时需要查阅相关手册。

三、结语

商务英语信函的写作原则是信函不可磨灭的灵魂, 我们应该用一种尊重原则和守护原则的心态做这件事情, 而其写作的技巧, 则是日常写作都会用到的实用技能, 万变不离其宗, 可以灵活运用它, 也可以提出更加科学新鲜的方法去尝试。 原则与技巧也是信函写作的两项重要组成部分, 缺一不可。 随着国际化交流的深入, 商务英语信函的写作也应成为我们研究的方向, 为了更好地发展国家经济的全球化而努力。

参考文献

[1]卢振军, 孙俊霞.外贸活动中商务英语信函翻译探析[J].中国商贸, 2012 (09) .

[2]黄燕妮.大学商务英语信函写作中礼貌性原则的体现[J].产业与科技论坛, 2012 (06) .

[3]林雁峰.商务英语信函文体风格的探讨[J].语文学刊 (外语教育教学) , 2012 (07) .

[4]邵贵君, 侯凌霄.基于文化差异下的商务英语写作教学探析[J].中小企业管理与科技 (下旬刊) , 2012 (07) .

[5]喻旭东.英语商务信函中的模糊语言[J].淮海工学院学报 (社会科学版) , 2011 (17) .

[6]李菲.了解外贸信函语言特点, 写好外贸英文信函[J].企业家天地下半月刊 (理论版) , 2007 (03) .

[7]李曦.外贸函电的语言特点及写作原则[J].中国外资, 2012 (20) .

[8]李曦.外贸函电的语言特点及写作原则[J].国际商务财会, 2012 (11) .

盘点商业信函及混合信函的常识 篇3

关键词：人际功能理论 语气 “负面消息”商务信函 翻译策略

1、引言

商务信函是指国际经贸活动中用以洽谈生意、磋商问题的函件。本文拟用传达负面消息的英文商务信函作为分析对象，以系统功能语言学的人际功能理论进行分析，探究其译文如何真实生动地再现原文文本的人际意义。

2、理论基础

Halliday提出的纯理功能包括概念功能、人际功能和语篇功能。其中人际功能包括语气、情态和语调三个语义系统；在语法层面上,语言主要通过语气系统和情态系统来体现其人际功能[1]。本文拟从语气系统层面对传达负面信息的英文信函实例进行分析，探讨其人际功能和翻译策略。

3、实例分析

以下是买方拒绝与卖方建立业务关系的信函，本文将以此为例，从几个细化的角度进行分析，探究其如何实现人际功能以及运用哪些翻译策略。

原文：Gentlemen:

Your New Model, DONGFENG-3

We have duly received with many thanks your letter of July 15,1997, introducing to us your new manufacture, DONGFENG-3, in which we have very much interest. We, however, regret to inform you that we are not in a position to enter into business relations with any firms in your country because we have already been appointed as an agent by a German Automobile Manufacturing Company for the sale of their products.

Under the circumstances, we are compelled to refrain from transacting with you at least until the agency contract expires. Of course, we filed your letter and catalog for our future reference, so we may not fail to contact you when we become free from the agency contract.

We thank you again and hope you will understand our situation fully.

Yours very truly,

译文：先生们：

新型农用车“东风－３”

贵公司一九九七年七月十五日函悉，非常感谢。来信介绍了你公司的产品“东风－３”，对此我们颇感兴趣。但遗憾的是我们不能同贵国任何商行建立业务关系，因为我公司已经由一家德国汽车制造公司委派为他们的代理，推销他们的产品。

在这种情况下，至少在代理合同期满之前，我们不能同贵公司做买卖，这是迫不得已的。当然，你们的来信和产品目录已存档案，当我们终止已有的代理时，一定与贵公司联系。

再次感谢你们，并希望贵公司充分理解我们的处境。

3.1 从语气系统分析

语气由主语和限定成分构成 ,其中主语由名词性词组充当，而限定成分属动词词组的一部分。主语和限定成分之外的其余部分称作剩余部分，它包括谓语，补语和状语（或附加语）[1]。下面将从这三个方面对上述例文进行分析。

3.1.1 小句主语

传递负面信息的英文商务信函，如例文，大多用“We”作主语，,这样一方面突出信函的目的，即陈述不能接受业务合作的原因；另一方面使句子语气友好，保持良好的人际关系。译文并没有将原文的的主语一一对应翻译过来，而是根据汉语的表达习惯，采取不同的主语来传递信函的信息以及蕴含的礼貌态度，达到了功能对等。

3.1.2 语气类型

系统功能语法的语气类型包括直陈式和命令式两种，英文负面消息商务信函多使用陈述语气，用来提供不满意或不能合作的信息，或是向对方发出命令或请求等。如例文中，全文共5句，全都是陈述句，译文也同样用陈述句传达收信人不能接受业务合作的原因及感激之情，语气委婉、客气，有利于以后业务关系的建立。

3.1.3 剩余部分-状语

小句剩余部分的状语包括情景状语、情态状语和连接状语。情态状语可分为语气状语和评述状语。其中，语气状语是语气成分的一部分，体现人际功能[2]。如例文中“… we have already been appointed as an agent …”的“already”一词，表明动作已经完成，体现了写信人想同对方合作但又无可奈何的心情，使收信人心理上易于接受。

连接状语通常出现在某些成分的边缘，如句首、句尾、主位和述位之间及语气与剩余成分之间，以有利于语篇的组织[1]。如例文中“We, however, regret to inform you that…”的“however”，出现在主位和述位之间，表达意义的转折，但并不表达人际功能。

4、结束语

本文通过从语气系统对传递负面消息的商务信函进行分析，探讨其实现人际功能的方式及翻译方法，发现传递负面消息的商务信函为实现其特定的交际目的，在语气上有其自身的语言特点：一般用 “we”作为小句主语；主要使用陈述句；传达人际功能的状语。传递负面消息的商务信函正是在语气上采取这些策略来表达写信人的观点、感情和态度，并试图影响收信人的态度和行为。

参考文献：

[1]胡壮麟,朱永生,张德录.系统功能语法概论[M].湖南:湖南教育出版社,1991:105-126

[2]刘件福.外贸英语信函中的表情功能[J].广东外语外贸大学学报,2004,15(4):29-32

[3]彭萍.实用商务文体翻译[M].北京:中央编译出版社,2008