店务秘书岗位职责及工作流程

2024-09-22

店务秘书岗位职责及工作流程（精选12篇）

店务秘书岗位职责及工作流程篇1

店务秘书岗位职责及工作流程

一、总体职责及地位描述

1、店务秘书做为店长的助理，负责店内日常行政事务的处理，协助店长对经纪人的日常工作进行跟进监督，向店长反映店内各方面的情况，提出关于改进店内管理工作的建议，并为经纪人提供服务和支持。

2、在店内没有任命下正式的专职店长之前，店务秘书承担店内实际的日常管理职责，同时协助物业主任对销售业务进行管理。

3、店务秘书在公司中有以下地权力：

监督公司所有员工（包括经理）严格按照公司产体系要求和公司的规章制度执行。如果公司员工违反体系要求和规章制度，秘书可向店长汇报，并根据规定进行处理。

店长没有处理或拖延处理，秘书可向店主汇报，如果店长违反体系要求和规章制度，秘书可先向委婉地指出，若店长没改正，秘书可向店主反映。

协助店长进行店务管理：在店长授权下，可进行某些工作（例如：对违规者进行处罚）。

4、工作汇报关系：秘书具有双重职能和角色----服务支持者和监督者，日常行政管理业务向店长汇报，但对涉及财务、人事工作、业务冲突等重大事项须同时向店主汇报；秘书每周日须在世安居不动产业务软件系统上撰写《工作总结和计划》、《XX月业绩统计表》及其他工作报告，报告由店主和区域管理中心经理（总部领导）审阅。

店务秘书岗位职责及工作流程篇2

一、工作职能方面

院系教学秘书的基本职能是贯彻执行学校教学指导思想,协助主管院长处理日常的教学、科研活动,做好协调、服务、监督和管理等工作,维持正常的教学秩序。教学秘书工作范围宽阔,涉及事务非常琐碎,工作质量直接影响着教学质量,因此,院系教学秘书在工作中必须理清自己的工作职责,只有职责明确,才能提高工作效率。

1.服务管理职能。教学秘书工作是一项十分细致的综合性服务工作,既有行政管理工作,又有教学业务管理任务,涉及面广、事务繁杂,要把自觉服务、真心服务作为工作的出发点,坚持始终以教师为本,以学生为本,加强与任课老师、学生间的交流沟通,主动为他们着想,及时向主管院长反馈有关信息,真正将服务落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的正常运作保驾护航。

2.沟通、协调职能。在教学管理工作中,许多教学活动都呈现纵横交错的网络关系,教学任务的顺利完成是由许多部门共同完成的,院系教学秘书是学校和学院之间、领导与教师之间、教师和学生之间教学活动的纽带和桥梁[1],具有上传下达、协调左右、互通情况、沟通信息、改善关系、合理统筹的作用,因此,院系教学秘书的有效协调与沟通是确保教学秩序正常运转和教学工作达到预期目标的基本手段。教学秘书不仅要从思想上意识到协同合作的重要性,也要在实际的工作中真正地实践它。

3.教学档案管理职能。教学档案是在长期的教学、科研以及教学管理活动中形成的具有考察和参考价值的多种载体的文件资料,是反映高校学术水平和教学质量的重要材料。院系教学秘书承担着院系各教学活动、教学管理资料的收集、整理、归档、保管任务和协助教学院长做好教学管理的职责。对于重要文件,重大活动、重要进展、图片资料等要及时汇总、收集、整理、编排和归档,不得缺失和遗漏,使教学档案适应教学管理的需要,实现教学档案为教学服务的使用价值。

4.监督职能。教学秘书在教学管理中处于枢纽位置,获取信息快捷而可靠,为保证教学质量,要对教学过程、教学质量进行全程监控。教学秘书在工作中除了要积极协助主管院长进行各项教学质量检查,经常了解、跟踪教学情况,加强教学信息的反馈外,还要在学校教务处的统一指导下,结合院系具体情况,协助主管院长对教师教学质量和学生学习质量定期开展不同形式的评价工作,且目标明确,重点突出。坚持教学工作评价经常化与制度化,实现教学工作与日常教学管理相结合。

二、工作方法的创新方面

当今社会是激烈竞争的时代,教学秘书工作不再单一、机械和重复,教学秘书应不断更新教学管理知识和观念,在自己的工作岗位上有所创新和突破,才能提高工作能力和管理水平,更加有效地为教学工作服务。

1.转变思想观念,树立强烈的服务意识。教学秘书是最基层的教学管理人员,大多数情况下都是在默默工作,无私奉献,极少有“出头”、“露面”、晋升的机会,所以很多教学秘书工作的服务意识浅薄,服务工作仅限于表面、简单或基本的服务。

做好教学秘书工作,必须转变思想观念,树立强烈的服务意识。在日常工作中教学秘书要把为院系领导、教师和学生三者间的主动服务、真诚服务、优质服务作为工作的出发点,坚持以师生为本,广泛深入了解院系领导、教师和学生三者的需求,对存在的问题进行归纳整理,对整理出的问题及时地处理,牢固树立教务无小事的理念,虚心听取意见,增强服务意识,为学校领导、为教学科研、为师生排忧解难,做好各项行政服务工作[2]。

2.与时俱进,合理利用信息平台提高工作效率和管理水平。随着高校的发展壮大,高校的专业设置、师生数量都发生了很大的变化,在这种情况之下,我们要与时俱进,改变原有的办公模式,利用现有的信息平台搭建学院领导、教学秘书、教师、学生之间的交流桥梁,让沟通更顺畅信息传递更快捷,初步达成无纸化的教学管理模式。教学秘书在这平台的搭建中,起着关键的核心作用,建立QQ群、微信群、设立公共邮箱等,并在平台中起到承上启下、牵线搭桥、维护管理、信息收集等作用,合理利用信息平台提高工作效率和管理水平。

3.按时完成工作和随手记录,当好助手和参谋。院系教学秘书的一个重要作用就是当好教学院长的参谋和助手,要根据学校的教学要求,协助领导制订出具体的教学计划和教学工作安排。因教学秘书工作具有一定的时效性,而且涉及面广、涉及人多,既有常规性的日常管理工作,又有突发性的教学情况,如果某些工作不能按时完成,就会导致整个工作不能顺利进行,从而破坏院系整个工作计划的实施;教学秘书工作内容还千头万绪,极其烦琐,环节众多,对于一些当时无法立即处理的事情不能单纯依靠头脑去记忆,应随手做好记录,事后及时梳理解决,这样才会保持头脑清醒,确保工作无遗漏。所以按时完成工作和随手记录的好习惯是当好助手和参谋,为教学院长的决策提供准确的信息、依据和建议[3]。

4.及时与教研室教学秘书有效沟通,保障教学顺利实施。院系教学管理工作由院长、主管教学副院长、教学秘书、各科室主任、科室教学秘书(主管)等组成。院系教学秘书具体负责教学管理工作日常事务,在课程安排、教材选用、确定任课教师、考试安排、教研室活动计划、调课、教师教学工作的进度、课堂教学质量监控等方面都需要及时与教研室教学秘书进行及时、有效的沟通,才能保证教学活动有理、有节、有序地实施。

随着高等教育事业的不断发展,教学管理工作将更加繁重和复杂,教学秘书将面临更大的挑战,在实际工作中只有理清工作职责,并不断摸索,不断寻求规律方法,不断总结经验,不断提高自身的综合素质和管理水平,才能发挥教学秘书在教学管理中的积极有效作用。

参考文献

[1]别芳.浅谈新时期高校教务秘书工作.长春工业大学学报,2013,(12):40-41.

[2]王凌燕.浅析院系教学秘书在教学管理中的作用及素养要求[J].泰州职业技术学院学报,2013,(1):27-29.

店务秘书岗位职责及工作流程篇3

关键词：独立学院；秘书工作；成因分析；应对策略

所谓“独立学院”，是我国境内现存的一种“特殊”高等院校，其与公办高等院校存有较大差别。2008年中华人民共和国教育部颁布了《独立学院设置与管理办法》这一公开性文件，其中明确界定了独立学院的概念，即：独立学院指的是实施本科以上学历教育的普通高等学校与国家机构以外的社会组织或者个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。由此可知，独立学院并非国家出资兴办的高等院校，而是由普通本科高校（申请者）与社会力量（合作者）合作举办的进行本科层次教育的高等教育机构。从某种层面上来讲，独立学院是高等教育大众化现象所催生出的新事物，是教育体制中相对特殊的一种新机制。公办高校中存在各类秘书岗位，因此独立学院也应依据实况建设一支高效秘书队伍，从而辅助独立学院完成一定的管理工作。

一、独立学院秘书工作的内容、作用及新要求

（一）内容。一般来说，秘书多在独立学院办公室中办公，以学院的核心工作与常规管理工作为中心，从而展现参与、谋划、协调的工作职能，在这个机构中工作的秘书人员，其主要任务就是负责起草文稿、处理公文、收集信息、调查研究以及协调关系等等。从独立学院秘书工作的内容角度出发，可以将秘书工作分为常规性与非常规性两种，常规性工作就包括起草文稿、处理公文、收集信息、调查研究等事务内容，非常规性工作就涵盖了人员接待、突发事件应急处理和临时性工作内容等。

（二）作用。独立学院秘书职位的工作作用主要有四种，一是协助学院领导完成日常工作内容，在必要时可以提出建设性的参考意见；二是能够有效统筹学院中的各项事宜，毕竟学院工作设计的内容多样部门繁多，有时候一件事情可能需要多个部门共同联合解决，此时就需要秘书出面进行协调；三是能够快速反馈最新信息，一些重大事宜的决策往往需要分阶段进行，此时便需要秘书做好信息、精神的传达工作，确保信息流通及时、高效；四是代表和展现了独立学院校领导形象，这是因为秘书工作的工作性质所决定的，因此他们可能会代表一个学院的形象去传达某些决策结果，而校领导的形象也和秘书的言行举止紧密相连。

（三）新要求。随着独立学院的机构体制愈来愈完善，学院内部的管理事务任务量也逐渐增多，学院办公室从单一走向了综合，从侧重行政办公走向了满足教学需求的服务型机构，种种变化均说明了一个问题，那就是独立学院的成长与发展愈来愈迅猛，要求办公室以及秘书工作者也尽快转型，从而满足服务需要。基于此种情况，秘书工作者应该审时度势，从方方面面提高自己的工作能力，善于联系学院发展实况为校领导提出更好的建设性意见，善于变通、灵活应变、提升自我，这便是新时期对独立学院秘书工作提出的新要求。

二、现下独立学院秘书工作面临的具体挑战

（一）工作定位模糊不清。独立学院与国家出资建设的公办高校不尽相同，他们缺乏雄厚有力的资金支持，因此一直秉持“精兵简政”的思想，将行政职能与文秘职能二者压缩，尽可能让少数的秘书工作者承担多量的工作任务，从而精简学院的经济开销。这样做的话，虽然在一定程度上减少了学院经济开销，但是却导致秘书对自己的工作定位模糊不清，表现在日常工作中就是，秘书常常是做了大量的工作，但其工作的意义和价值并未得到赞赏与认可，长此以往的话，必然会影响秘书工作的积极性与热情。

（二）任务量大且较繁杂。由于独立学院秘书工作者“一岗多职”工作属性，导致他们个人除了完成自己本质范畴内的工作内容以外，还需要承担学院内其它一些管理工作，无形中增大了他们的工作任务量。除此之外，秘书工作涉及的部门机构、工作范围较为广阔，除了服务好校领导、教师和学生三个主要对象以外，他们还需要和其它部门机构或者独立学院进行交涉，因而他们的工作内容自然就显得比较繁杂。但尽管如此，不少人还是认为秘书的工作能力低、工作简单且程序化，因而在晋升机会面前经常处于劣势地位。

（三）缺失专项进修机制。最初建设独立学院时，也是依照公办高校的教学机制、教学模式所建设完成的，将教育视为整个学院的主心骨，所以针对老师设置了专项培训、深入进修等机制，旨在提高老师的教学水准。然而对于学院秘书来说，却不曾有这样的待遇，他们根本没有机会去学习、培训和进修，所以自身的工作能力和个人素养一直得不到大幅提升，归其根本，还是缺少针对秘书培训的专项进修机制，这一系列的忽视与不看重，导致秘书在工作能力提高的路途上渐行渐远，自身的业务素质也远远滞后于现代工作需要。

（四）在职人员素质偏低。据有关调查显示，入职于独立学院的秘书人员大多都是一些本科毕业生，这些刚毕业的学生并没有太多的工作经验，缺乏一定的专业素养，对待工作的态度和心态也有失偏颇，所以在实际工作中常常表现出力不从心的样子，造成他们难以应付任务量大且繁杂的独立学院秘书工作。上文也已提及到，新时期对独立学院的秘书工作提出了更加严格的新要求，在此情况下，独立学院一定要采取一些行之有效的策略手段，努力提升在职秘书人员的综合素质，全力满足整个独立学院的工作需求。

三、应对独立学院秘书工作挑战的有效策略

（一）善于学习，提升业务综合素质。独立学院所说与公办高校存在较大差别，但其归属于高等教育范畴的性质却未曾改变，单凭这一点，就说明独立学院的领导和在职员工的文化层次定然处在较高水平，这也间接说明独立学院的秘书人员应具有较高的文化素质和工作能力。要想成为一名合格的独立学院秘书工作者，那么就应该具备“四素质、七意识”，“四素质”分别是：较强的纪律性、敢于创新踏实肯干的精神、扎实的专业知识素养、过硬的秘书工作技能；“七意识”指的是全局意识、奉献意识、超前意识、效率意识、服务意识、求学意识以及形象意识。这就要求秘书人员善于学习、不断提升业务综合素质，从而积极有效的参与到秘书工作中来。

（二）找准定位，严格遵守工作职责。独立学院秘书的工作区域大多时间都待在办公室，而办公室又是整个学院的综合办事机构，因此秘书一定要“在其位谋其事”，完成自己的两大职责——办事与参谋。秘书在校领导或者系主任的领导下，积极参与起草文稿、处理公文、收集信息等工作，尽量将自己的工作目标与领导目标调整一致，辅助领导完成各项工作事宜。但应该注意的是，目标一致并不代表权力范畴也处于同一层次，毕竟领导与秘书之间的关系是一种主从关系，因此秘书一定要把握好工作的尺度与自己的职员范围，找准自己的定位，切不可有任何越位、越权的举动，力求做到思想到位、服务到位。毕竟工作环境中出现的秘书越权的现象不在少数，所以务必要找准定位，严格遵守工作职责，以免出现“吃力不讨好”的现象。

（三）协调辅助，展现秘书工作功用。不论是独立学院中的高级秘书还是初级秘书，他们的工作都必须善于“走出去”，只有协调好了部门之间的关系，秘书的工作才能进行的顺风顺水，也才有机会去展现秘书工作的独具功用。那么如何才能做好这一点呢？首先，秘书人员要强化自身的服务意识，待人接物举止得体、落落大方；其次，善于寻找机会和学院其它部门的秘书认识联系，互相交流工作经验，做到取长补短、互帮互助；再者，秘书应善待学校其他工作人员，树立良好且平易近人的工作形象，尊重每一位认真工作的同事；最后，秘书人员应善于调整自己的心态，及时的调压、缓压，多多进行自我鼓励，时常保持温润的情绪，对工作必然是有益无害的。

（四）遵守规章，维护学院机密信息。独立学院秘书人员除了做到以上三条内容以外，还应严格遵守学校所制定的规则制度，从学院的根本利益出发，维护好学院的机密信息，这不仅是秘书人员的本职所在，也是一个合法公民应该尽到的义务，学院的机要秘书一定要切实遵守这一条内容，自觉维护学院的利益。在日常的工作活动中，对于一些机密性文件，秘书一定要确保文件的流通、收发、保存符合学院的规章，严格按照规章、纪律办事，从根源上维护机密。与此同时，秘书人员也应约束好自己行为举止，凸显自己工作的专业性、纪律性，竭力避免外谈机要文件，谨防学院的机密信息不胫而走。

（五）强化管理，创建必要培训机制。要想行之有效的应对好独立学院秘书工作的挑战，除了强化秘书人员自身以外，独立学院也应该强化自身管理，创建出符合秘书人员的培训机制，从各方面增强在职秘书人员的工作能力，帮助他们达到“四素质、七意识”的综合目标。这就要求独立学院领导应正确对待学院内的每一类工作岗位，将秘书专项培训纳入到师资力量培养的机制中去，可以开展类似座谈会、专家讲座、经验交流会、外出进修等培训活动，加强对秘书人员的再教育，有组织、有纪律、有目的的培训秘书人员的专业工作技能，让他们在以后的工作中可以充分实现自我价值，并辅助提高整个独立学院的层次水平。

四、结束语

总的来说，搞好独立学院秘书工作是一件十分紧要的任务，它不仅关系到独立学院自身的进步和发展，而且影响着我国整个高等教育和全民教育的深入，所以独立学院务必要加强秘书工作的管理，创建必要的培训机制，努力提升秘书工作人员的综合素质，从而提高整个学院的教学质量。与此同时，秘书人员也要不断学习、不断提升自我，善于学习、找准定位、遵守规章，做好一些协调辅助工作，为独立学院的茁壮成长贡献自己的一份力量。

参考文献：

[1] 曾凡荣. 浅谈如何做好高校教务秘书工作[J]. 科技信息. 2012（32）

[2] 吴学梅，张少文. 独立学院教学秘书工作现状及其对策分析[J]. 科技信息. 2012（31）

[3] 卜丹. 浅谈高校教学秘书工作职能与职业道德[J]. 企业导报. 2012（17）

[4] 张红艳. 独立学院教学秘书队伍建设现状及其对策研究[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊）. 2011（01）

[5] 张志炼. 独立学院教学秘书工作的主体地位及队伍建设[J]. 长春教育学院学报. 2011（08）

店务秘书岗位职责及工作流程篇4

一、办公室内务

{ 1}、办公环境

明亮整洁一尘不染家具摆放整齐办公桌无文件累积文件整齐规范图书排放整齐

1、每天准时上班。

2、开窗通风。

3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

5、为总经理备好茶水（总经理到办公室的同时）。

6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。

8、每两周吸尘一次。

{ 2}、文件管理

1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

2、外来红头文件：填写收文处理单和收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。

3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于总经理看阅。

4、外来公函、通知及文字资料：及时送交总经理阅示，根据总经理批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

5、内部通知、报告：及时送交总经理阅示，根据总经理长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

6、公司各部门（单位）送交总经理签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

7、重要的和紧急的文件，须提醒总经理。

8、每天将送交总经理批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

二、来宾接待

彬彬有礼热情接待

1、笑脸相迎，茶水相待。

2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。

3、索要名片。

4、及时向总经理请示。

5、按总经理意见引见，接待（按情况给予续茶水）。

6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

三、会务服务

店务秘书岗位职责及工作流程篇5

我觉的秘书是一项承上启下、沟通协调、为领导者参谋服务的职务。现代管理理论认为，秘书人员是领导者的智囊，应成为领导者得力的参谋和助手，是连接领导者和下属部门的纽带，是沟通信息、互通情况的桥梁和管道，是领导者工作中的粘润剂，更是领导者开展管理工作不可或缺的重要环节。

秘书工作因其所处环境和服务对象不同，其工作职责和工作范围及内容亦有所差别，但其基本职能和工作性质大体上是相似相通的，所谓万变不离其宗。下面我就对如何做好董事长秘书工作谈谈个人浅见。

董事长秘书因为围绕企业核心即关键决策者办事，作为这样一个承上启下的职务，经常要处理很多敏感的事情，这些事情会涉及到公司的利益、部门的利益和个人的利益，我的观点首先是对董事长的绝对忠诚。因为我觉的秘书就是董事长在外信息渠道的眼睛跟耳朵，只有将各项情报真实的汇总到董事长处，才有利于董事长做出正确的决策。

其次是谋事而不传事的保密性。“谋事”就是要为领导决策收集信息，提供情况，当好参谋，出好主意。养成勤于思考的习惯，要把有用的、急需的信息情况和深思熟虑的想法、建议及时提供给领导，这样才能想领导之所想、急领导之所急，超前地、有效地为领导当好参谋。“保密性”是指说话必须要保持谨慎，克服随意性，因为秘书在董事长身边，别人很容易把秘书说的与董事长联系在一起，加以议论、猜测和传播，造成一些不良的影响。

第三是坚定不移的执行力和良好的沟通能力。秘书人员身处领导者和部门之间，是领导者和部门之间的关系纽带和信息渠道。秘书在坚定不移的执行董事长决策时，应深入了解和掌握各层级职能部门及外部单位（如政府、业务单位）的形势、动态、工作进展情况进行信息的有效传达及反馈。通过跟各方部门正确、有效的沟通，对于高效完成各项工作将起到事半功倍的作用。

第四是勤奋努力。适应董事长的工作节奏，做好董事长的得力助手，勤奋是必不可少的重要环节。这不仅仅指会议、文书、档案处理等工作事项，也包括客人接待、董事长行程安排及其他交付的事情。

还有一些注意事项我觉的主要分以下几类：

一要内敛，不要张扬。秘书由于身处特殊的位置，具有特殊的身份，在常人眼里，秘书就是领导的化身，一言一行，别人都很相信，这就要求秘书一定要内敛，不要张扬。

二要谦虚踏实，不要骄傲浮躁。谦虚踏实是秘书特别要注意的地方，只有谦虚踏实的秘书才能成大事。切不可因背后有领导撑腰，就自以为自己有多么了不起，时常表现出傲气，尤其不要动辄以领导的口吻发号施令。

三要平和，不要狂妄。平和地对待人，平和地向层级部门传达董事长的意见，是一位秘书所必须做到的。如果一个秘书，不知天高地厚，不知山外有山，狂妄自大，目空一切，就会失去他人对你的信任，即使别人让着你，那也只是暂时的。最后，我觉的做一个优秀的董事长秘书，需要做到所谓心有灵犀一点通，一个好的董事长秘书真正进入角色后，应该能够迅速把握董事长言行举止的含义，第一时间作出反应，个别事情能够想在前面，做在前面。当然，要做到这些是非常不容易的，除了要有很强的观察能力、领悟能力外，平时还要多思考，多总结，只有这样才能真切的把握董事长的需求，和董事长配合默契。

要做好一个董事长秘书，还应该具备很多其它的素质，也还有很多其它方法和技巧，这些都需要助理自身根据不同的情况不断摸索和总结，从而更好的做好这份工作。

以上，纯属个人愚见，望批评指正为盼！

张寅峰

系教学秘书、行政秘书工作职责篇6

行政秘书是系主任的工作助理，其任务是协助各教研室领导搞好教学行政及管理工作

1、负责系部的常规教学管理工作，参与教学活动的协调与管理。

2、负责系部的日常行政及人事管理工作。

3、负责教学文件资料、行政文件的起草、发放和归档工作。

4、负责学院各部门文件、通知的收发、归档工作，包括课程表、教学进程表等。

5、督促教研室做好授课计划、教师工作手册、试卷、教师业务档案、成绩单等的收取，并登记造册。

6、协助系领导检查教学计划执行情况。

7、督促教研室做好实习、毕业环节相关学生资料的收取。

8、负责教师工作量的计算并保存记录。

9、负责学期教师工作量的统计、教研室期初、期中、期末教学检查表、教材选用表、教师评学表、教材评价表、系和教研室教师质量考核表的归档。

10、负责考勤及报送考勤表。

11、负责外聘教师的协议、证件复印件等的保管和报送。

12、负责系内各种用品的购置及报帐。

13、负责办公用品的领取、购置、发放。

14、负责对外接待及报帐。

15、负责系固定资产的登记造册。

16、完成系主任布置的其它教学管理和其它临时性行政事务工作

17、根据评估办的要求，按照教学评估资料目录做好教学评估资料的收集、整理、分类、归档、保存。并定期检查评估资料的保存情况发现问题及时报告处理。

电气工程系

2010.2教学秘书工作职责

教学秘书是系主任的教务工作助理，其任务是协助各教研室主任搞好教学管理工作，教学秘书业务上受系主任及教务处的双重领导。

1、开学前和学期末的教学准备工作

2、负责新学期校历的领取和分发。

3、负责与教材部门联系新学期的教材征订工作，及时准确填报预订教材的清单交教材管理部门；及时通知教师领取教材。

4、开学前，负责向任课教师提供学生名单表，通知教师上课时间和地点。

5、学期末，负责通知本系学生上网选公共选修课，并协助教务处做好选课安排。

6、学期末，向教务处提供编排好的新学期教学任务书（总教学任务书和个人教学任务书），并于开学前将确定的课程表发给师生。

7、将本系不及格学生名单报教务处，并注明补考或缓考。

8、根据各专业教学计划，协助教务处做好下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期的教学任务下达教师并上报教务处，负责此项工作的报表填写、校对、收发、汇总。

9、根据新学期的课程及教学要求，做好新学期的教材订购工作。

10、维护正常教学秩序，了解教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题，按教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续。

11、协助系主任，在学期中期上报下学期本系任选课的开设计划，并负责收齐任选课的课程简介、教学大纲、授课进度表交教务处。

12、考试的协调与成绩管理

13、协助教务处做好各类考试的考务工作。

14、收齐本系学生考试、考核成绩原始报表及登录卡，并按教务处有关规定如实登录本系学生成绩总表。对无授课教师和系主任签字的原始成绩报表，教学秘书应予以拒收。对不符合教务处成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项，教学秘书应及时要求系主任更正或补填。

电气工程系

店务秘书岗位职责及工作流程篇7

教学工作是高职院校的中心工作, 教学管理是学院管理的中心内容。为了加强教学管理, 高职院校各系都设有专职的教学秘书, 教学秘书在高职院校系一级的教学管理中具有不可替代的作用。教学秘书是学院教务处和系主任的得力助手, 是连接教务处与院系之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带, 具有协调、沟通、改善关系的作用。教学秘书也是直接负责高职院校系一级教学单位教学管理工作的重要人员。高职院校系一级教学单位的教学管理工作可分为教学发展决策、教学基本建设和日常教务管理2方面工作。其中教学发展决策包括学科建设、专业建设、师资建设、教材建设、教学设备建设等, 主要由分管教学工作的系部领导主持, 教学秘书等有关人员协助。教学基本建设和日常教务管理则是围绕落实教学决策方案、实施专业教学计划所开展的日常工作, 目的在于完成规定的教学任务, 实现既定的教学目标, 对系部领导的决策起到辅助作用, 这主要有教学秘书负责。

可以看出教学秘书工作责任重大, 因此关注教学秘书的工作现状, 加强教学秘书队伍建设, 全面提升教学秘书队伍工作水平具有重要的现实意义。

二、教学秘书工作的现状

1、工作任务重, 突发事件多

教学秘书的工作涉及到整个教学过程的方方面面, 工作任务很重。主要包括:学籍管理、教务教学管理、考务管理、成绩管理、教学档案管理等等。此外突发事件也比较多。如学生的原因, 教师的原因, 教学场地以及教学设备的原因等等, 哪一方面出现问题, 第一个找到的就是教学秘书。

2、人际关系复杂, 工作压力大

教学秘书日常要花费大量的时间从事各种事务性的工作, 和各部门、教师、学生打交道, 人际关系非常复杂。对于领导的安排, 既要保质保量的完成, 又要在多头领导下使工作不相冲突, 压力很大。工作中接触较多的还有老师, 包括在职、外聘、行政兼课等, 每个人的性格、要求都不一样。因此要服务好每一个老师的教学工作, 合理安排好日常教学, 维持正常的教学秩序, 难度很大。

3、待遇差距大, 工作热情低

教学秘书与教师在薪金、职称、晋升、评奖、学年评优、外出培训方面有较大的差距, 这样也使得教学秘书对付出与回报的“不对等”现象产生困惑, 使其不愿在这一岗位停留过长的时间, 从而影响工作热情。

4、教学秘书质量有待提高

教学秘书知识结构单一, 学历层次和技术职称偏低。有资料显示, 绝大多数教学秘书所学专业与从事的工作不一致, 而大多数教学秘书的学历在本科及以下, 技术职称在中初级, 甚至没有技术职称。这些都将影响到教学秘书作用的充分发挥。

三、产生这种现状的原因剖析

1、工作未受到充分重视。

由于思想观念陈旧, 对教育管理的重要性和科学性认识不足, 部分人认为教务管理是一些简单的事务性工作, 在教学秘书的配备、学习和培训上, 力度远远不够。教学秘书无论在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比同学历的人机会少, 这样严重挫伤了教学秘书工作的积极性, 造成人心浮动、队伍不稳, 一些高学历、能力强的教学秘书转为教师或调出高校。

2、工作程序不规范。

工作程序是按一定顺序和方法工作的规则, 规范工作程序是提高工作效率的关键。教学秘书在行政上属于院 (系) , 在业务上却从属于教务处, 直接接受教务处安排。为此, 教学秘书经常处于办公室事务和教务事务的“两难”境地。

3、学习机会少

如前所述, 此工作繁杂, 头绪多, 工作强度大, 基本上从早忙到晚。很少有空余时间深入思考教学管理中遇到的各种问题, 调整工作方式方法, 更不要说有时间和机会参加各种能提高自身业务水平和工作能力的培训。如教师每年暑假都有相关学科的培训, 平时也有相互学习和交流的机会, 而教学秘书岗位没有过类似的培训和交流, 平时工作也都是在摸索进行, 系统性不强, 管理起来也有难度, 不利于教学秘书在平时工作中开展科学研究和管理创新, 也就无法更好的履行工作职责。

4、职、责、权分离。

在组织活动中, 职务、责任、权力三者互为条件, 且必须平衡。如有责无权, 则无法尽其责;如有权无责, 就会滥用权力。教学秘书是基层的教学管理人员, 有一定的管理权限, 事实上, 教学秘书通常是有责而无权, 职责权无法统一, 充当的是“救火队员”的角色, 只是“做事”不是管理工作, 工作很难到位。

四、做好教学秘书队伍建设的几点思考

1、提高对教学秘书队伍建设及其重要性的认识

教学秘书作为院系教学管理工作的执行者和具体组织者, 其日常工作繁杂辛苦, 但却并不被理解与重视, 这严重影响其工作积极性和创造性的发挥。为此, 学校领导应从办学的大局出发, 提高对教学秘书队伍建设重要性的认识, 要给教学秘书工作以科学的定位, 充分肯定其价值。具体来讲, 应该建立相应的激励机制, 激发教学秘书的工作热情, 如每学年可在各系教学秘书中评选一部分优秀教务工作者, 并以资鼓励, 激发了教学秘书的工作积极性。

2、教学秘书要不断完善自我

要做好教学秘书这一工作就要做到以下几点:a、教学秘书必须具有强烈的事业心和责任感, 要甘于奉献, 为人师表。b、掌握各种技能和相应的知识, 如口头表达能力, 计算机操作水平, 档案管理水平, 心理学, 公共关系学, 行政管理学等。c、应具备健全的心理素质。在地位特殊, 角色复杂的工作岗位上做到情绪稳定、乐观向上, 不感情用事, 具有较强的人际关系协调能力。

3、加强教学秘书队伍培训

没有知识的创新, 就很难实现工作的创新。而我们的教学秘书大多整天埋头于具体事务, 学习的机会很少。因此, 我们应该为教学秘书提供条件, 努力扩大教学秘书的知识面。主要是让其结合本职工作, 学习新的教育理论、新的管理方法, 及时掌握新的信息, 以使他们将现代教学管理理念运用到实践中去, 而且要使他们对所从事的系内各专业及其他相关专业和学科的知识有所熟悉和了解。只有这样, 才能熟练掌握本系教学特点和教学规律, 才能科学地指导实际工作。培训的形式可以多种多样, 如举办岗前培训, 使其了解掌握教学秘书工作的基本内容和规范;组织参加教学管理研讨会, 使其更新观念, 改进工作方法等等。

4、提高教学秘书的待遇

教学秘书应该享受与其他岗位同等学历、资历的人员相同的待遇。例如作为学校是否可以考虑将教学秘书划归教师编制, 纳入学校师资队伍建设规划体系, 从学历、职称、年龄结构上从长计议, 卓有成效地建设教学管理梯队。此外, 还应在职称评定、分配制度和教学管理工作等方面予以有效的政策保障。

5、改善工作条件

教务处和系级管理部门应提供足够的办公设备, 在高职院校教学工作重心下移的情况下各系部可成立专门的教务科, 根据系部规模大小可适当地增加教务人员, 分担和缓轻教学秘书的工作量, 确保工作质量。学校需要不断完善校园网及教务管理系统, 借助现代化手段提高教学管理水平。

参考文献

[1]徐峰.农林高校教学秘书队伍建设的现状及对策.现代农业科技2010.07

[2]王刊侠.浅谈教学管理工作中教学秘书的重要性.黑龙江科技信息2008. (36)

[3]侯建梅.对高校教学秘书工作中存在的问题的分析与思考.科技咨询导报2007. (12)

店务秘书岗位职责及工作流程篇8

关键词：教学秘书问题角色定位对策

一、高校教学秘书工作的现状和存在的问题

1.教学秘书工作没有受到充分重视

当前高校教学秘书队伍的一个现实是，许多高校高度重视师资和科研队伍的建设，对于教学管理部分领导和教师认为仅仅是打电话、签收文件、排排课、管管成绩、安排考试、整理资料等一些简单的事务性工作，对教学管理更是抱有只要不出教学事故就行的态度。从而导致教学秘书无论在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比同学历的教师机会少，例如四川某高校在教学环节方面每年度会评“教学十佳”、“优秀教师”、“优秀实验员”“优秀辅导员”，而在教学管理方面没有设置任何优秀评定；并且教学秘书没有评定职称的机会，导[FL）]

致大部分教学秘书在工作了7、8年后还是初级职称，工资水平一直处于最低水平。这样严重挫伤了教学秘书的工作积极性，造成队伍不稳定，一些高学历、能力强的教学秘书转为教师、辅导员或调出高校。

2.知识结构单一，学历层次和技术职称偏低

下面以四川某高校为例，从2013年6月调查结果来看，教学管理队伍现状颇令人担忧。如年龄结构：35岁以下、35-50岁、50岁以上所占比例分别是51%、47%、1%，学历结构：博士仅占0%、碩士仅占16%、本科占60%、大中专及以下占24%，职称结构：正高占0%、副高占5%、中级占45%、初级及无职称者占50%。由此我们容易发现大多数教学秘书的学历在本科及以下，技术职称多在中级及以下，并且近年来招聘越来越多的编外人员做教学秘书。教学秘书既要参与教学计划的修订，教学任务的安排，教学过程的监督和管理，还要协调教师和学生解决各种问题。因此，专业不对口、学历和职称偏低的现象决定教学秘书很难更好地履行职责。

3.教学秘书的工作程序不规范

教学秘书在行政上属于院（系），在业务上却从属于教学管理部门（教务处），直接接受教务处安排。为此教学秘书工作经常陷入重复交叉的“两难”境地。再加上对教研室、教师和学生的临时性服务工作，使教学管理工作经常处于临时的应急状态，没有计划性和规范性。例如，监考教师在监考的时候没有按时监考，我们的教学秘书不能发挥基层管理者的管理智能，而只有充当“救火员”的角色顶替监考，由此来避免教务处督导的巡查，保证学院的教学管理环节没有教学事故。

4.管理知识和专业知识缺乏，教学管理方法陈旧

教学管理的主要任务是研究教学及其管理规律，改进教学管理工作，提高教学管理水平；建立稳定的教学秩序，保证教学工作的正常运行；研究并组织实施教学改革；努力调动教师和学生教与学的积极性。教学秘书想要顺利的开展这些工作，既要有教学管理知识又要有所在院系的专业知识，但是大多数教学秘书不是教育管理专业出身，不懂教学管理的相关知识，还有的虽然是教学管理专业毕业，但不懂所在院系的专业知识，还有一些教学秘书仍停留在事务型、经验型的管理层面上，教学管理方法陈旧，只习惯于上传下达、被动接受任务，工作上缺少创造性、积极性和科学性。

二、教学秘书的角色定位和工作任务

教学秘书是高校基层教学单位最直接的教学管理人员，是学校教务部门和院系教学主任的得力助手，是联系教务处、各学院、院系领导、教师、督学专家和学生之间的纽带，在教学工作中有着不可替代的作用。概括起来，教学秘书的角色定位和工作任务主要有：

1.教学秘书是服务者

这是教学秘书的基本职能，教学秘书要树立“立足本职、开拓创新、服务至上”的理念，具体体现在为教学、科研服务；为全体师生服务；为领导决策服务。主要是通过学籍管理、成绩管理、考务管理、教学运行的监督管理、日常教务工作管理、教材的征订和发放管理、教学档案管理等工作得以实现。

2.教学秘书是基层管理者

教学秘书是院系教学管理的基层管理者、信息反馈者。一是协助院、系分管领导对教学工作的一般运行进行管理。如对教师调停课的管理、辅导答疑的管理、听课的管理、教学计划的管理等。二是教学质量的保障和监控管理。广泛收集来自学生评教、教师评学、同行互评、教学督导专家和信息员的信息，对教师的教学质量进行全面调查管理和评议，协助院系领导对教学运行的全过程实施全程质量管理。

3.教学秘书是沟通协调者

教学秘书在具体的工作中，既要面临教务处、院系领导、教师和学生等多层面的协调工作；也要涉及到与各教学部门、与有关职能部门之间的协调。具体来讲，既要及时准确的完成教学管理部门和院系领导下达的工作任务，又要客观及时的将教学过程中的一些情况反馈上去。还要做好领导与教师、教师与学生之间的沟通协调关系。例如，每学期要根据教学计划的要求落实各个环节的教学任务，负责教师教学任务书、教师课表、学生课表等相关协调工作；协调课务安排与变动事宜，并及时将课务安排与变更情况通知任课教师和学生；负责选课、考务工作中教务处、各学院、师生之间的协调工作等。

三、对解决教学秘书工作中存在问题的一些思考

为了保障高校教学秘书队伍的稳定性，保证教学工作正常进行，维护良好的教学秩序。笔者针对目前高校教学秘书工作的现状及存在的问题，提出了以下几点对策：

1.重视教学秘书工作，调动教学秘书的工作积极性

学校应明确教学管理在学校管理中的重要地位，各高校应使工作在不同岗位的人员都能够得到相当的待遇，坚持公开、公平、竞争、择优的用人原则和合理的教学秘书人员进出机制。根据工作中的表现，给予教学秘书评优、升职和相当的评职称机会。由此来调动教学秘书工作的主动性和积极性。

2.加强学习，提高教学秘书的专业能力和管理水平

教学秘书既要有一定的理论水平，也要具有较强的实践能力才能顺利的开展工作。具体来说，教学秘书要掌握一定的教学管理知识、所在院系的专业知识、熟悉现代化办公的能力。这就要求各高校给教学秘书提供各种学习、培训和进修机会，着重提高和完善教学秘书的知识水平、管理水平、统筹计划能力、研究问题和解决问题的能力、表达能力、公文处理能力、沟通协调能力、收集和处理信息资料的能力，不断提高工作效益，使教学管理科学化、制度化、规范化、现代化。

3.加强教学秘书思想意识

教学管理复杂、多样，涉及方方面面，即使一个很小的环节衔接不畅都会对教学运行产生一定的影响。因此，学校应鼓励并要求广大教学秘书不断提高思想意识，充分利用空暇时间加强学习，不断提高自身的知识水平和研究能力，使自己在做好日常教学管理的同时，能从一些琐碎的教学事物中发现新情况和新问题，从中去总结经验，摸索规律，让教学秘书从教学管理工作促进教学管理研究，不断提高教学管理工作的科学性、现代化和规范化水平，

4.加强考核管理，引入评优激励制度

目前，很多高校，例如四川某高校，没有教学秘书的考核管理办法，只要不导致教学事故，干好干坏一个样（特别是编外教学秘书在工资水平上与在编教学秘书相差较大），导致了一些教学秘书没有进取心和责任心，极大的影响了工作水平。因此，有必要开展教学秘书之间的岗位争优活动。使教学秘书队伍呈现优胜劣汰的局面，对工作责任心强，业务水平高、业绩突出者给予表彰和奖励；恢复教学秘书的职称评审资格，打破部分教学秘书工作了近10年還是初级职称的境况。这样能增强教学秘书的竞争意识和进取精神，使教学秘书自觉提高个人修养、能力素质、工作水平、责任意识和工作热情等。

总之，进一步提高教学秘书工作质量，就要正确认识教学秘书在高校中的地位和作用，采取适当的对策，加强对他们的思想教育，提高他们的个人综合素质，丰富他们的专业知识，提供合理的发展空间，提高他们的工作积极性、开发创造性，这样才能推动教学手段和教学方法改革，使教学秘书工作进一步科学化、有序化、规范化、现代化。

参考文献：

[1]刘爱华.高校教学秘书队伍专业化建设研究[J].中国电力教育.2011年29期.

[2]李娟；孙雅.关于提高高校教学秘书工作效率的思考[J].教师.2012年26期.

项目秘书工作职责篇9

岗位名称：项目秘书直接上级：部门总经理直接下级：无

岗位编制：建筑部门每部可一名，结构机电部门各一名

项目类管理

1、项目进度跟踪：跟进项目进度，每月度协助项目经理更新项目进度计划表； 2、项目辅助管理：协助项目经理和专业负责人进行项目的辅助管理，包括日程安排、会议组织、文件整理和传递、信息数据收集和传递及其他项目配合工作；

3、项目成果跟进：协助项目经理项目出图核查、安排会签、晒图跟踪、文件刻录、图纸存档、图纸递送；、部门项目综合进度管理：跟进各项目阶段的人员配置；每月对本部门项目进度进行综合统计，协助制定项目进度表；

6、项目相关文件的收发、登记、过程保管、整理、传递、归档等，协助项目经理或专

业负责人做好质量管理流程控制； 5、项目人员的各种费用报销；、项目经理交办其它与项目相关事宜。

日常工作、部门内部团队活动组织协调；

2、部门邮件及快递的收发，及部门内部文件的打印、复印、传真及扫描工作； 3、协助人力资源（行政）中心进行相关数据的统计； 4、部门负责人交办的其它工作。

5、督促部门员工考勤，如有打卡异常，需落实具体原因、进行登记并告知前台。

6、与人力资源（行政）中心黄雅甜对接，统计部门员工年休假状况，以便部门员工安排休假，避免影响工作。

7、保持部门卡位及公共讨论桌干净整洁。

8、部门员工出差及部门合作单位来宾机票与酒店预订，如需接机，需将准确日期及航班通知后勤保障部曹元辉。

9、履行公司节约用电、安全用电通知，督促部门员工下班及长时间离开位置，关闭电脑、照明灯、空调及其他电器的电源。

10、部门所需盖公章的文件，应由部门秘书收集，统一到人力资源（行政）中心何菊丽处盖章。

11、每日统计部门用餐人数，上报前台。

12、新员工入职指引，如：领取文具、领取门禁卡等。

13、部门会议所需会议室的预订，会务安排等。

14、如部门项目紧张，需加班工作，需由部门秘书提前申请。

15、部门员工如需借用贵重物品由部门秘书负责，如：笔记本电脑、相机、DV机，需在OA上填写借用单，经相关人员签字后方可借用。

店务秘书岗位职责及工作流程篇10

关键词：秘书岗位秘书写作课程改革

随着高职教育的不断发展，职业教育备受重视。高职文秘专业核心课程秘书写作教学如果还停留在“讲讲写写练练”上，就不能充分调动学生的学习积极性，也会与职业教育的目标渐行渐远。因此，秘书写作课程教学改革势在必行。按照“以就业为导向，以服务为宗旨”的职业教育目标，秘书写作课程应该贴近职场，强调写作技能培养。因此，我们主张，在秘书岗位角色分类视野下，进行课程教学改革。

过去的几十年，由于经济飞速发展，社会分工细化，秘书的岗位角色也越来越鲜明，在不同的岗位角色上所担任的写作任务有所不同，不同的单位对秘书的写作能力的要求也有所不同。秘书写作为事而写、为领导而写、为单位而写的特色也日益凸显并愈来愈趋向细致。因此，在这种形势下，笔者认为，我们应该适应当今社会中党政机关、社会团体、企事业单位以及各类公司企业对各类秘书写作能力的不同要求，针对各类岗位开展有针对性的秘书写作教学，并在教学中初步灌输岗位理念，使学生更好地认识不同秘书的写作任务，在学习中了解不同的秘书写作，能及早规划自己的职业生涯，也能够进一步体现毕业即上岗的高等职业教育优势。同时，采用岗位角色分类进行秘书写作课程教学改革，采取职场情景模拟的教学方式，通过每次课布置职场写作任务，以领导身份引领学生进入秘书的职业状态，也有利于学生尽快熟悉各种秘书岗位角色，实现与社会秘书岗位的无缝对接，完成培养“职业人”的高等职业教育目标。

一、结合三级秘书考证要求，贯彻“以职业岗位为导向，凸显职业导向”的教学理念

从职业岗位需要出发，结合三级秘书考证要求，重新构建课程体系。以职业岗位为导向，按照职业岗位的实际需求及具体岗位的就业要求，打破传统的行政公文与事务文书两大模块，分别设为：行政秘书实用写作、企业秘书实用写作及公关策划秘书实用写作，针对行政秘书、企业秘书及公关策划秘书在职业环境中所遇到的不同文种进行不同的写作实践。

首先，行政秘书岗位工作内容主要以《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种法定公文写作实践为主，结合三级秘书考证内容，加强对学生写作能力及应试能力的培养。企业秘书岗位内容主要以经济类文种写作为主，结合企业营销特点，主要培养学生在经济类文种的写作能力，使学生能够更好地适应企业的常用文种写作。公关策划秘书岗位的工作内容主要以公关交际类文种为主，培养学生公关交际类文种的写作能力，凸显以职业内容为导向的课程教学。结合三级秘书考证内容，强化对写作格式的掌握及不同工作情境下文种的运用，分清各文种的适用范围。

其次，充分利用好笔者学校的商务秘书事务所，以事务所中的职业活动为示例，进行写作训练与实践指导。尤其是在实践教学环节中，教师要充分利用商务秘书事务所资源，将学生带入具体的职业写作环境，以不同部门不同职业岗位为导向，培养学生的职业素质和写作能力。这样能力提升与职业素养相结合，增强学生的责任心和使命感，实现能力与素质并举。

二、以模块为载体，推进项目任务式情境教学，充分调动学生的学习积极性

在教学形式上，推进模块式教学，将具有职业岗位特点的知识分门别类，以职业活动目标引导学生进入各个任务项目，将理论与职业活动结合起来。按照秘书岗位角色分工，将秘书写作分为行政秘书、企业秘书、公关策划秘书三大模块，每个模块下再根据文种特点分多个项目任务。

教师要突破传统的讲讲练练的教学模式，引入项目任务式情景教学法、案例教学法，通过小组讨论、组长负责制的形式，并将课堂情景式写作结合课外阅读任务。在具体教学过程中，设置具体的职业情境，且每次课设置一个具体任务。教师将班级学生分为几个小组，每组指定一名组长负责。组长类似于公司部门经理，实行组长轮流负责制，教师每次课指定不同的同学担任组长，使全体学生都投入到这个职业角色中来。在教学中，教师要引导学生代入秘书职业角色，强调“学中做、做中学”。学生通过主动学习，掌握完成任务所需要的写作方法，主动完成写作任务并提交。教师再针对学生任务完成过程中的不足和缺陷进行提示、讲解。

教师要将理论与实践密切结合起来，把学生放在主体地位上，通过布置任务、完成任务，让学生主动问，主动学，主动寻找完成任务所需要的写作方法，充分发挥学生的学习积极性，变学生被动接受知识为主动寻找知识。

三、读写结合，注重写作实践能力培养

改变以教师为主的理论讲授授课模式，强调读写结合，充分调动学生的学习积极性，注重培养学生的写作能力以及适应各岗位各种写作要求的能力。在教学中，教师将采取以能力为本位的人才培养理念，注重对学生写作实践能力的培养。

针对目前学生普遍存在的阅读量不足的问题，教师可通过布置课外阅读任务的方式，要求学生在一定时期内必须完成一定的应用文阅读量，并要求学生在读后要能够写出所读应用文的大纲，确保学生的阅读质量。所谓“读书破万卷，下笔如有神”，通过大量的课外阅读，不仅能提高学生的语言组织能力和语言感受能力，还将进一步提高他的写作能力。同时将此项任务作为学生平时成绩考核的一部分，计入期末总评成绩。

此外，教师还可以依托商务秘书事务所工作，聘请校外专家进行专题讲座，讲授本课程在职场中的重要性及运用，传授本行业的新知识、新观念。教师也要讲这些内容及时融入课程教学，提高学生的学习兴趣和学习效率，为学生拓展理论学习的平台，从而进一步提高学生的写作实践能力。

四、创建网络互动写作平台，加强教师与教师、教师与学生的课余互动，实现教学相长endprint

以精品课程网络为基础，创建秘书写作网络互动写作平台。主讲教师可以通过平台互相交流教学心得，共同进步，也可将相关写作技巧在平台上进行分享，使学生在课余时间也能得到写作方面的帮助，增进写作知识，提高写作能力。同时学生也可以在讨论区向教师提交问题，或者互相切磋写作技巧，也可以通过电子邮件与教师联系，就像面对面交流一样，拓宽了课堂领域，无形中延伸了课程的学习时空，使《秘书写作》课程真正做到了教学相长。学生有问题随时提出，教师通过网络进行答疑解惑，解决了课堂教学单一和不连贯的问题。

另外，教师还可以通过此平台布置写作任务，并将优秀作品展示出来，及时对学生的作业进行评改，使学生成为写作主体，通过平台展示督促学生及时完成写作任务，使学生能主动向本班的优秀写作之星学习。教师成为资源的组织者、编制者、分享者，学生成为教学资源的吸收者，学生从被动接受知识到主动利用网络去探求知识，从而提高学生的学习自主性与积极性。

五、优化考核方式，强调写作能力培养，形成多元评价的考核方式

传统的考核方式注重对写作纯知识点的考核，对写作能力的考核不太重视。应转变传统的考核模式，树立能力考核中心的课程考核体系，加大平时成绩的比例，要求学生多多参加各种阅读和写作的活动，形成多元评价的考核方式。多元评价指评价主体多元、评价内容多元、评价方式多元，通过多元评价实现考试内容与职业活动相结合、过程评价与结果评价相结合，学校评价与社会评价相结合、职业技能评价与职业素养评价相结合，解决了一元评价考核片面，考核结果难以客观公正以及忽视职业综合素质考核的问题。

笔者认为，对学生的考核不应该仅仅是一张试卷。在评价主体上，应该纳入校外专家评价、教师评价、生生互评等多重评价主体；评价内容上，侧重考查学生对各文种的使用能力和写作能力；评价方式上，要摒弃单一的试卷考试方式，不仅有试卷考试成绩，还应纳入平时表现进行综合考核，将期末总评成绩分为平时成绩和期末考试成绩两项，各占50%。在平时成绩中，学生课外要完成一定量的应用文阅读任务，拓宽词汇量，提高语言组织能力及语言感受能力，这一项占期末总评的25%，其他平时表现如作业、到课率等占25%。在期末试卷的制卷上，教师要打破过去以客观题、死记硬背知识点为主的模式，强调学生的写作能力，以职业情境为向导，加大主观写作题的出题量，细化写作题评分规则。由此构成“课外阅读（25%）+平时写作实践（25%）+试卷（50%）”的综合考核方式，强化了对学生写作能力的培养。

秘书写作作为文秘专业核心骨干课程，开设时间长，学习内容较多，学习起来较枯燥。进行细致的秘书岗位分类，有利于学生带着目标学习，对自己将要进入的职场环境和即将面临的工作任务也更为熟悉，能够有效提高学生的学习积极性。在秘书岗位角色分类视角下进行秘书写作课程改革，能够将任务驱动与网络写作平台相结合，读与写相结合，职场模拟与岗位角色特点相结合，全方位提高学生的写作水平。

参考文献：

[1]李鸣镝.浅谈秘书写作课程的教学改革[J].教育与职业，2008（15）.

[2]郭海鹰.激活写作课堂实现乐学乐教——《秘书写作》教学的问题与对策[J].广东外语外贸大学学报，2013（6）.

店务秘书岗位职责及工作流程篇11

近些年来, 国家对高校教师的科研创新能力越来越重视, 对科研经费的投入比例也越来越大, 科研工作对于各个高校来说是重中之中。要想顺利的完成各项科研工作, 就需要有一个得力的科研秘书来组织协调传达各项科研任务。科研秘书要对自己的工作有一个准确的定位, 才能更好地发挥自己的作用, 才能更好地服务于广大科研人员, 才能更好地完成各项科研工作。

一、高校二级学院科研秘书的界定

通常, 秘书是指专门从事办公室程序性工作、办理文书、联系各方、协调办公室工作、帮助主管人员处理琐碎的行政事务, 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

科研秘书是秘书中的一个分支, 处于科研与管理的中间地带, 是指从事高校科研管理工作的基础人员, 协助主管科研领导处理日常的科研事务, 联系各方, 沟通协调, 及时将有关科研信息和科研任务传递给所有科研工作人员并为所有科研工作者服务的人员[1]。科研秘书要协助学院领导和科技处做好二级学院教学科研的组织管理工作, 充分发挥“上传下达、下情上传”的作用, 使二级学院的科研活动有章可循、规范有序。

二、高校二级学院科研秘书的工作定位

知识经济时代, 信息技术迅猛发展, 国家对高校的科研管理工作越来越重视, 高校科研管理工作渐渐向二级学院转移。面对来自各方面的挑战, 高校二级学院的科研秘书工作也越来越受到重视。对于科研秘书来说, 必须要对自己的工作定位有一个明确的认识, 要充分发挥其助手作用、参谋作用、协调作用、服务作用。

科研秘书的工作定位主要是辅助性和服务性的。高校二级学院科研秘书是学院科研工作的纽带和桥梁, 科研秘书的工作处于科研与管理的中间层面[2]。学院科研秘书的工作主要是协助学校科技处各职能部门和工作人员及时将有关科研信息、科研事务及科研任务传达给学院所有科研工作人员;辅助学院主管科研的院长和学校科技处管理本学院的科研工作。科研秘书工作的服务性主要是指科研秘书要服务于学校科技处的领导和相关工作人员;要服务于本学院主管科研工作的院长;要服务于学院所有的一线科研工作者, 及时准确的将相关科研信息和科研政策传递给每一位科研工作者, 为所有进行科研工作的人员提供相应的科研服务。

科研秘书作为科研管理者, 对外承担着协助教师争取各种横向纵向课题、项目的监控和管理、申报各种科研评比材料等。对内处理二级学院科研工作的日常事务, 包括计划任务的通知落实、档案的清理和归档、项目的常规管理、学术交流活动的计划管理、科研设备管理以及协助开展科技服务、技术咨询、成果转化等。

三、科研秘书应具备的职能要求

科研秘书不仅要具备作为秘书的专业技术技能, 而且还应该具有科研秘书特有的专业技能[3]。作为一个合格称职的科研秘书, 对个人职能方面有以下几方面的要求。

1.一个科研秘书要熟知和了解国家和地方的有关科研政策、科研形势、科研方向, 要对自己所在学校的科研制度、科研管理办法充分了解;要熟悉自己所在学校科技处的工作方式、工作程序;要了解所在二级学院科研人员在进行研究工作时遇到的困难和问题, 并按照相关科研政策和文件给予帮助以提高其科研效率。

2. 作为一个科研秘书要具备一定的文字功底, 要有一定的写作和文字处理能力。作为一个科研秘书, 要能独自草拟学院有关科研工作方面的文件和资料, 能够拟撰写学院每年度的科研工作总结, 能够拟撰写学院的科研管理文件, 等等。只有这样, 科研秘书在文件处理方面才能游刃有余, 才能做到使领导和科研工作人员满意。

3.科研秘书应当具备档案收集、整理及管理的能力。作为一个合格的科研秘书, 在平时的工作中要做好档案收集、整理的工作。科研秘书要熟悉和了解本学院所有科研人员的基本信息, 包括科研人员的姓名、年龄、性别、学历、职称、研究方向、联系方式、发表论文情况、获得专利情况、获奖情况、已经完成的纵向横向科研项目、正在承担的纵向横向科研项目、已经获得的科研成果、正在申报的科研成果以及科研人员所在的科研创新团队的相关信息等都应该了如指掌, 只有掌握了这些基本信息, 科研工作才能够顺利进行。

4. 科研秘书应具有较强的本学科的相关学科知识。科研秘书不仅要懂得教育规律, 还要熟悉本学院甚至各个专业的科研、教学情况以及本学科在国内外所处的水平、地位以及今后的发展方向。

5.接受信息的敏锐性和收集信息能力。面对信息技术迅猛发展的挑战, 高校二级学院的科研秘书也承受着日益增强的信息冲击, 因此要变成具有现代信息观念的科研秘书。高校二级学院的科研秘书直接为学院主管科研的领导服务, 承担着为领导决策提供文件、资料和信息, 协助领导处理学院日常科研事物的任务, 而信息正是领导科学决策的基础和依据。科研秘书必须具有强烈的接受信息的敏锐性和及时收集各种信息的能力及信息时代, 谁能最快获得前瞻性的科研信息, 谁就能占有先机, 占据制高点。

6.良好的服务意识和沟通协调能力。作为一个合格的科研秘书, 首先要热爱本职工作, 具有服务教师的意识, 本着“从教师中来, 到教师中去”的服务意识, 更有利于本学院科研工作的开展;工作中认真负责, 乐于奉献, 时刻保持清醒头脑, 认真踏实做好每一项工作, 以防给教师和学院带来不可弥补的错失;在工作中, 谦虚谨慎、平等待人, 办公室秘书必须宽厚谦和, 对上固然要尊敬, 对下也要热情有礼;同时, 作为科研秘书要严守科研信息, 涉及到课题的前沿领域和科研项目的秘密成果等, 就需要科研秘书能够严守信息保密制度。

四、高校二级学院科研秘书的岗位职责

高校二级学院科研秘书的岗位职责主要包括以下几个方面[4]。

1.及时、准确、有效的将学校科技处下达的科研信息、科研任务、通知公告等传达给学院每位科研工作者。在学校科技处工作人员、学院主管科研工作的院长、科研工作者之间起到沟通协调的枢纽作用。

2.协助本学院主管科研的院长编制全院科研工作发展规划和年度计划, 落实总结学院的各科研计划。协助主管科研的院长组织学院科研项目、科研成果、科研课题及各类评奖的上报申报工作。做好本学院每年度科研项目经费、各类成果、获奖及学术活动的统计、上报工作。配合学校科技处和学院主管科研的院长做好本学院教职工各类科研课题的中期检查和项目结题验收工作。

3.草拟学院有关科研方面的文件和材料, 认真做好本学院有关科研工作的重要会议记录, 草拟会议纪要、决议, 协助主管科研院长组织召开学院的相关科研工作会议。

4.负责全院教师每年科研成果分类统计、核对和上报工作, 并及时汇总归档, 完成学院年终科研工作量的统计, 为全院教职工申报职称做好材料准备工作, 为学院教学检查和评估以及学位点的申报做好材料准备工作。

5. 协助学院领导及科研工作者组织各类学术活动。每年年底或年初, 协助主管领导制定下年度学术活动计划, 做好上一年学术活动情况的统计和工作总结;协助学院和各系中心负责人组织各类学术会议, 讲学活动的通知、海报、场地的准备和外地学者的接待工作, 并协同行政秘书做好用车食宿等工作;掌握教师参加国内外学术活动和学术团体统计汇总工作;等等。

6.其他日常科研管理工作。定期收集、整理本单位的科研成果数据, 按照学校科研处及学院相关规定, 做好本院科研成果的录入存档、对外汇报材料和总结的起草工作;及时落实科技处等部门下发的各类通知、文件, 负责项目申报、学科建设、课题开发等资料整理工作, 负责科研资料的建档、归档工作, 负责草拟科研工作相关的计划、总结、办法和制度, 负责学位点的申报工作, 负责各类学术活动的组织安排和服务工作, 完成年终科研工作量的统计、计算工作等。

当今社会, 科研工作已成为各个高校发展中不可或缺的重要组成部分。高校二级学院科研秘书是高校下属单位二级学院从事本学院科研管理工作的专职人员。高校二级学院科研秘书是学院科研工作的纽带和桥梁, 充分发挥其“上传下达、下情上传”的作用, 对于高校二级学院的科研活动有章可循、规范有序至关重要。此文从科研秘书的定义、工作定位、岗位职责及职能要求等几个方面进行了分析, 并结合自己从事科研秘书工作的经验, 提出自己的观点, 以期为高校二级学院科研秘书工作提供参考。

摘要：高校二级学院科研秘书协助学院领导和科技处做好二级学院教学科研的组织管理工作, 充分发挥"上传下达、下情上传"的作用, 使二级学院的科研活动有章可循、规范有序。笔者从科研秘书的定义、工作定位、岗位职责、职能要求及应具备的基本能力等几个方面提出自己的观点, 以期为高校二级学院科研秘书工作提供参考。

关键词：高校二级学院,科研秘书,工作定位,职能要求

参考文献

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[2]李静.论高校科研秘书工作职能和定位[J].黑龙江教育 (高教研究与评估) , 2010, (10) :49-50.

[3]蓝蔚青, 孙晓红, 曹剑敏.高校二级学院科研秘书管理方法工作探析[J].科技创新导报, 2010, 2 (4) :236-237.