信息工程学院办公室工作人员岗位职责

信息工程学院办公室工作人员岗位职责（通用15篇）

信息工程学院办公室工作人员岗位职责 篇1

信息工程学院办公室工作人员岗位职责

一、办公室主任职责

全面主持院办公室工作。根据院办各成员的职责范围，督促、检查、落实，保障学院教学、科研、管理各项工作的顺利实施。具体职责：

1.负责学院办公室工作人员的日常管理及思想、作风建设工作。2.负责办公室日常事务的处理以及日常接待和对外联络工作。

3.负责会议的安排，做好各种行政会议的会务准备工作，同时负责党政联席会议的记录工作。4.负责管理上级下发的各类文件，做好文件的签收、登记、传阅、以及整理归档工作。5.负责教职工的考勤汇总上报工作。6.负责院行政公章的保管和使用。

7.负责院日常办公用品的添置和管理工作。

8.负责院财务专管员工作。协助院领导做好各项经费预算、开支工作。负责管理院各类经费的支出及报销事宜。

9.负责院信息员工作。结合院工作实际，完成各类动态信息的收集、撰写、整理及上报工作。10.负责院网站的建设与维护，及时更新学院的教学、科研成果；同时，将最新教学、科研信息上网。11.负责学院楼宇、实验室的安全保卫工作。

12.配合院工会，对教职工生、老、病、退进行慰问，积极为教职工排忧解难。13.组织落实好学校相关处室及院领导交办的各项工作。

二、行政秘书职责

负责院行政工作、研究生秘书工作以及学院的后勤保障工作。具体职责：

1.认真学习和熟悉学校有关管理规章制度、条例，具备相关业务知识，树立为师生排忧解难的意识，不断提高服务意识和服务质量。

2.在院办公室主任的领导下，做好办公室日常行政事务工作（含报纸信件的收发、事务性活动的通知安排、院办公用电脑复印机的使用、院楼清洁卫生的检查等）。

3.负责受理院办公楼宇的水、电、门、窗、灯、电梯以及办公设施等的维修登记、申报及联系协调工作。4.完成有关职能部门布置的各项工作（含研究生处、科技处、设备处、后勤处、基建处等职能部门）。5.负责院图书资料、固定资产（含办公设备）、楼宇（含会议室、储藏室等）等管理工作，协助设备处、后勤处对固定资产进行清查。

6.负责院资料室、档案室的保管以及资料和档案的整理归档工作（含毕业设计、已毕业学生的学籍档案、教学档案、文件等）。

7.负责院教职工日常考勤工作；负责完成学校各类报表的填写及报送工作。8.协助院办公室主任做好会议的安排、通知以及会务准备，并做好会议记录工作。

9.协助院系领导、学科负责人、硕士点负责人做好科研、学科、硕士点建设工作。负责研究生管理工作（含招生、报到注册、教学管理、学籍管理、教学计划与安排落实等）、以及研究生学科竞赛的组织落实与保障工作。

10.负责院各类科研项目申报的统计、科研成果的汇总工作，并及时上网更新。11.协助院领导、办公室主任做好学院有关集体活动的组织安排工作。

12.协助院系领导做好工程硕士、职业培训等各项培训工作（含宣传、报名、收费、课程安排与通知等）。13.完成院系领导、办公室主任交给的各项工作。

三．教学秘书职责

负责教学管理工作，具体职责：

1.认真学习和熟悉学校有关教学管理规章制度、条例，具备相关业务知识，树立为师生排忧解难的意识，不断提高服务意识和服务质量。

2.负责院有关教学档案的收集、整理和保管工作（含教学任务书、教学进度表、排课、考试、各专业教学计划、教学大纲、教学工作总结、各项教学经验以及教学活动的记录、学生毕业设计论文、毕业答辩的安排、实践环节等有关文件资料）。

3.负责院教学情况统计、上报（含教师的教学情况、教师工作量、教学事故等）。

4.配合教务处、院系领导做好有关教学管理工作（含学生的选课、重修、成绩绩点计算、试卷、毕业生毕业资格审查、发放教学任务书、确定和订购各专业所需教材、制定并发放课表、教师的调课停课缺课手续办理、毕业答辩的安排及协调、日常教学工作的通知和协调等工作）。

5.配合教务处、院系领导做好学生的休学、复学、转专业、转学、退学等学籍变动工作。

6.协助院系领导做好实践教学各环节的有关工作（包括实习、课程设计等）、以及学科竞赛的组织落实。7.协助院系领导做好质量工程申报的各项工作、以及院教学成果的汇总工作，并及时上网更新。8.协助院系领导做好学科竞赛的组织落实工作。

9.完成有关职能部门布置的各项工作（含教务处、继续教育学院等职能部门）。10.完成院系领导、办公室主任交给的各项工作。

四、工作人员职责

具体职责：

1.认真学习和熟悉学校有关教学管理规章制度、条例，具备相关业务知识，树立为师生排忧解难的意识，不断提高服务意识和服务质量。

2.协助学校工会做好院工会的活动组织安排、以及有关数据的上报工作。3.负责院学生报到注册、学生日常考勤、学生违纪及其处分工作。

4.负责院学生英语四六级、计算机等级、普通话测试等有关考试的组织工作（含学生各项考试的通知、收费以及准考证、成绩单的发放）。

5.协助院系领导做好产学合作的学生联系、具体落实等工作。6.协助院系领导做好学生参加各项学科竞赛的后勤保障工作。7.负责学生毕业设计光盘的收集、刻录、整理、汇总工作。8.负责学院校友的联络工作。

9.协助院系领导做好日常教学中面向学生的通知工作。10.完成院系领导、办公室主任交给的各项工作。

2010年7月12日

信息工程学院办公室工作人员岗位职责 篇2

信息管理是指在整个管理过程中, 人们收集、加工和输入、输出的信息的总称。信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。信息收集就是对原始信息的获取。信息传输是信息在时间和空间上的转移, 因为信息只有及时准确地送到需要者的手中才能发挥作用。信息加工包括信息形式的变换和信息内容的处理。信息的形式变换是指在信息传输过程中, 通过变换载体, 使信息准确地传输给接收者。信息的内容处理是指对原始信息进行加工整理, 深入揭示信息的内容。经过信息内容的处理, 输入的信息才能变成所需要的信息, 才能被适时有效地利用。信息送到使用者手中, 有的并非使用完后就无用了, 有的还需留做事后的参考和保留, 这就是信息储存。通过信息的储存可以从中揭示出规律性的东西, 也可以重复使用。

随着科学技术特别是信息工程、计算机技术等高科技技术的飞速发展和普及, 当今世界已进入到了信息时代。企业和组织要求信息处理的数量越来越大, 速度越来超快。为了让管理者及时掌握准确、可靠的信息, 以及执行之后构成真实的反馈, 必须建立一个功能齐全和高效率的信息管理系统。信息管理系统采用以电子计算机为主的技术设备, 通过自动化通信网络, 与各种信息终端相连接, 利用完善的通信网, 沟通各方面的联系, 以保证迅速、准确、及时地收集情况和下达命令。

信息管理系统对信息管理地要求有两点:及时和准确。

1.及时

所谓及时就是信息管理系统要灵敏、迅速地发现和提供管理活动所需要的信息。这里包括两个方面:一方面, 要及时地发现和收集信息。现代社会的信息纷繁复杂, 瞬息万变, 有些信息稍纵即逝, 无法追忆。因此信息的管理必须最迅速、最敏捷地反映出工作的进程和动态, 并适时地记录下已发生的情况和问题。另一方面要及时传递信息。信息只有传输到需要者手中才能发挥作用, 并且具有强烈的时效性。因此, 要以最迅速、最有效的手段将有用信息提供给有关部门和人员, 使其成为决策、指挥和控制的依据。

2.准确

信息不仅要求及时, 而且必须准确。只有准确的信息, 才能使决策者做出正确的判断。失真以至错误的信息, 不但不能对管理工作起到指导作用, 相反还会导致管理工作的失误。

为保证信息准确, 首先要求原始信息可靠。只有可靠的

原始信息才能加工出准确的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的时候必须坚持实事求是的态度, 克服主观随意性, 对原始材料认真加以核实, 使其能够准确反映实际情况。其次是保持信息的统一性和唯一性。一个管理系统的各个环节, 既相互联系又相互制约, 反映这些环节活动的信息有着严密的相关性。所以, 系统中许多信息能够在不同的管理活动中共同享用, 这就要求系统内的信息应具有统一性和唯一性。因此, 在加工整理信息时, 要注意信息的统一, 也要做到计量单位相同, 以免在信息使用时造成混乱现象。

高校部门办公室的工作包括以下:1) 文件收发工作。这包括:a、收文, 收到各类文件、信函等, 及时做好签收、登记, 并且呈给部门领导批阅;根据领导批示转有关办公室传阅、处理;将重要文件原文存档;年终将文件按类归档并装订成册;b、发文, 办公室将文件呈部门领导审定并签发, 由办公室盖章;办公室统一编发文号、打印、发放;2) 印章管理工作。以部门名义行文、发函、出具证明, 必须由部门领导签发, 由办公室盖章;3) 接待工作。凡上级部门、兄弟院系及其它有关单位来访, 由办公室负责接待;4) 固定资产管理。办公设备采购、使用、报废工作。学期初, 办公室根据各部门对办公用品的实际需求, 报请部门领导批准, 统一购置、配备;固定资产管理方面做好资产的统计、登记、责任到室工作, 并相应做好设备报废的登记、注销工作。5) 服务工作。学期初, 根据学校和部门工作安排, 制定学期工作计划;, 及时与有关部门和教师沟通, 制定好排课计划, 并在计划执行过程中, 根据实际工作情况, 调整工作内容。6) 监督管理。对中心其他办公室的工作进行监督, 及时做好上传下达工作, 成为联系中心领导和各办公室之间的桥梁。

通过对办公室工作的大致回顾, 办公室工作的主要特点是认真贯彻上级指示并及时反馈有关信息。相关信息包括人和物两方面, 涉及到外来人员、员工、文书、政策、资产等, 在实际工作过程中, 这些信息是决策的依据, 信息的获得、传递及反馈是管理的重要内容和手段。因此做好信息的管理工作, 将能提高工作的效率。

办公室的信息管理, 是指对办公室管理信息的资源收集、加工、整理、传递、贮存全过程的管理。改善办公室信息管理, 必须做好下面四个方面的工作:

(1) 建立和完善信息沟通联络渠道。必须建立和完善办公室信息的组织系统渠道和群体联络渠道, 实行信息的双向沟通, 保证信息传递的速度和效率。可以利用网络, 建立BBS留言版块, 实现双向互动;或利用EMAIL进行信息的发布与反馈。

(2) 提高管理信息传递的准确度。办公室管理者要以平等、客观的态度, 从多方面、多渠道获取信息, 然后对信息进行加工处理, 提供使用。发送信息时, 要以正确、清晰、适量为原则, 选择恰当的传递方式, 使信息接收者能正确接收信息。

(3) 消除和克服信息失真现象。办公室实际管理工作中, 上传下达或下传上达, 都可能出现信息内容的添加、省略和改变的失真现象。所以在信息传输过程中, 要研究失真的原因, 预先防范和及时排除干扰, 消除失真现象。

(4) 完善管理信息的贮存制度。办公室要形成完整的贮存网络, 建立和健全符合办公室实际的信息贮存制度, 及时发挥管理信息的作用。要熟悉各种情况, 收集和积累各种资料、数据和情况, 并要建档存放;遇到急需汇总材料的时候, 就随时可以找到、调出, 不必临时抱佛脚。

信息工程学院办公室工作人员岗位职责 篇3

【关键词】高校；信息；学院办公室

一、办公室信息工作的重要性

当今，信息对任何单位及个人都极其重要，高校的各项工作已经离不开对其的依赖。根据学院的实际工作，在服务领导决策、教学科研、沟通交流和对外宣傳方面都发挥着重要作用。

1.为领导决策提供信息资料

决策是指为实现特定目标，在占有一定的信息及经验基础上，借助一定的技巧、方法，对影响目标实现的各种因素进行分析、判断，对未来的行动作出决定。在一定程度上，领导的决策过程就是信息的输入、分析、输出的过程。决策需掌握大量的有用信息，否则就是瞎决策，容易导致失误。因而，学院的信息工作者应掌握大量的详实信息，为各决定提供依据；掌握教职员工和学生的建议、意见，了解他们关注、反映的问题，为院领导和师生搭建一座沟通桥梁；反馈上级的各项政策和院校两方面的各项规章制度的执行状况，确保领导的决策可实行。

2.为学院的科研提供服务和保障

高校的实力主要是看它的科研能力。随着计算机和网络的普及，获取信息更加的便捷和丰富。学院作为培养人才的场所，应为师生提供必要的教学信息资料。学院的信息工作者就要及时、全面的搜集相关信息，分析研究，为改革教育教学做出贡献。另外，科研工作同样离不开信息的保证，为师生提供最新的研究领域及某领域内科研的新动态，这些都以敏锐的洞察力全方位的搜集最新信息。

3.对学院的对外宣传发挥积极作用

各个学院和学科都有自己的优势和特色，通过对外宣传，可大幅度提高学院的知名度，吸引优秀人才，进而促进学校的队伍建设；可进一步激发全院师生的积极性和工作学习热情，增强学院活力；通过信息的报送，部分重要的信息也可引起学校甚至教育部的关注，能反映学院工作的特色信息也能在学校内得到宣传，有利于推到学校的工作。

除此以外，信息工作在学院的稳定、安全和日常生活方面也发挥着重要作用。

二、提高办公室信息工作质量的几个关键问题

笔者从自身的工作实践出发，结合相关信息的管理成果，认为高校的学院办公室信息工作应注意如下几个关键问题：

1.着重信息收集上信息的准确性和完整性

要真是全面的体现学院面貌，注重数据可用性。面对海量的信息，往往无从下手，注意从可靠的渠道收取信息，由分管人进行动态维护，保证信息的有效性。收集的信息是否可信、可用、可靠，能否成为逻辑性强、可信度高、内容完整的参考资料和决策依据，都直接体现了学院办公室的信息工作水平。

2.注意信息处理方面信息的实用性和及时性

学院办公室对零星的信息应及时分类、整理、加工和处理，对初级信息应及时、认真的筛选、提炼和归纳，形成典型性信息，为领导提供高层次、高质量信息。这也正是信息工作者的价值体现处。

3.处理好信息传递方面信息的共享性和保密性

尽量保证信息传递的流畅、快速、沟通及时、及时反馈。同时还应注意避免传递过程中的失真现象和事实扭曲，可在全校建立信息反馈机制，确保准确理解信息。

4.实现信息保管时自动提高信息工作效率

以建立信息档案为主要目标，促进建立信息工作网络平台，改变以纸质文本传输的传统工作方式，同时还应加强信息的安全和保密性。

三、学院办公室信息工作存在的主要问题

和当前的高等教育发展形势相比，目前的学院信息工作存在着诸多问题，比如，信息的质量不高、信息的反馈滞后以及管理工作也欠规范等。

1.信息的广度和深度不够

高质量的信息应紧紧围绕学院的中心工作，围绕改革及发展中的热点、难点问题，通过深入的调查研究，从而对领导的决策形成较高的参考价值。但是目前搜索到的单一的信息较多，高质量、综合的、有特点、有价值的信息较少。大多数内容仅仅是反映学院的日常科研、教学和外事的接待，对学术交流方面的信息并未能充分发挥其服务功能。

2.事后信息多，超前信息少

信息工作的作用有一种工作是参谋作用，它对领导决策和决策方案的实施情况有着非凡的意义。信息在领导决策前有着参考依据作用，在择优决策方案时，有着拟定及完善决策方案的作用，在决策实施时，起着反馈和跟踪作用，因而，超前信息在决策中，有着重要作用。但这种超前信息在实际的工作中特别少，而上传下达、日常统计和报道的时候信息又特别的多。

3.信息的搜集方式单一

目前，受到主客观条件限制，思想动态的信息收集一般均采用座谈或者访谈的方式，网络收集或问卷调查的方式运用的较少，这在一定的程度上影响了信息收集的科学性、广泛性，信息质量进而降低。因而出现了结果性信息多但苗头性信息少的情况，尤其是对大学生重大事件和有关社会热点的反映掌握滞后，极有可能会影响到校园的和谐及稳定。

4.信息反馈机制欠完善

信息工作贯穿在决策全过程中。决策前，汇集各方面信息，确保决策的科学性和可行性；执行时，要通过信息反馈来调整和修正决策；执行后还应总结经验，对决策后的反响、执行情况、后续要求等还应有及时的跟踪反馈。目前因主客观等因素，办公室信息工作的反馈机制还尚未完善，信息的反馈也较为滞后，使得领导不可以及时的掌握决策的实施情况。

四、做好高校办公室信息工作的几项措施

1.提高信息化工作的认识，强化信息化队伍的建设

第一，领导应加强重视，真正把信息工作当成日常工作的重要内容，为信息化工作创造优良的外部环境。第二，加强信息化队伍的建设。各个部门都应配备作风硬、能力强、素质高并有文字功底的人才到信息工作队伍中去，建立称职精干的信息化队伍。在学院内，营造良好氛围，大力建立两支兼职教师和学生信息员，形成全面覆盖、上下贯通、运作通畅的信息工作网络。

2.规范信息工作，建立责任制

信息工作涉及收集、分析、传递和处理四个环节，要有严格的制度加以保证，实现责任追究制。建立科学的信息处理流程，只有对大量的零碎信息进行去粗取精、去伪存真后，才可送达领导决策层，服务于部门工作的开展，服务师生员工的学习和生活。制定信息工作的考核和奖惩制，激励信息工作人员的自觉性和积极性。

3.紧扣教学科研中心，提高信息的含金量

高质量信息应紧贴学习的工作中心，围绕学校改革，发展中的热点和难点，通过调查并研究后形成，对领导的决策有着重大参考价值。一要反映情况时“求实”，坚持实事求是，客观反映事情本质。二要反映情况时“求准”，认真核实收集的信息，力求准确。三要反映时“求快”，体现信息时效性强的特点。四要反映情况时“求深”，需透过事物表象来把握事物本质。五要写材料时“求精”，做到观点新，主题鲜明，目的明确。

五、总结

实践证明，信息工作对高校的各项工作有着重要意义。因而高校的各管理层应加强领导，创新理念，建立健全的信息工作机制，才能使教育事业快且好的进入信息化时代，才可以快速发展。

参考文献：

[1]方小玲.关于新形势下开展高校党务信息工作的思考[J].学校党建与思想教育，2006（12）

[2]陆梅芳.做好新时期高校办公室信息工作的思考[J].高教高职研究，2008（2）

[3]张积文.关于提高高校办公室信息工作水平的思考[J].当代教育论坛，2008（10）

[4]徐文花.提高高校学院办公室工作效能的探讨[J].科技情报开发与经济，2012（9）

学院招生办公室工作职责 篇4

1、按照省、市招办的要求和省电大招办的部署，根据社会发展的需要与学校的实际情况，制定招生计划，并负责计划的申报和落实工作。

2、会同各专业系做好学校新设专业的申报和审批工作。

3、做好各类招生的宣传发动、生源组织工作，制订各类招生简章，负责学校各类生源的（报名）录取工作，努力完成各类招生计划。

4、办理新生转学、转专业手续。

5、负责全校“专转本”工作

6、协调和指导各辖市、区电大分校的招生工作。

7、定期召开学校招生工作会议，提出实施性指导意见，并做好招生工作的总结、评比等工作。

信息工程学院办公室工作人员岗位职责 篇5

九月份工作总结

九月，我们迎来新的学期，于是我们有了新的起点，新的梦想。在新的学期里，我系团总支为了加强团总支的凝聚力开展了一系列的活动。具体如下：

一、招新工作

为切实加强我系团总支组织自身建设，推动团学工作发展，同时给我系学生提供一个展示自我、提高自我、发展自我的平台，我系团总支于九月四号开始面试，希望招纳一批朝气蓬勃、积极进取的同学加入。办公室也吸纳了一批新鲜血液来加强部门的活力。

二、红歌会

在大一新生军训期间，团总支发动并成功举行了第三届红歌会。无论是从宣传阶段、组织阶段、实践阶段。我办公室都做到了积极配合，在书记处的带领下，我们的红歌会队伍取得了第二名的好成绩。

三、新生培训

为了使新进委员能更快的适应团总支工作，同时也为了使新进委员能加强相互间的联系，团总支组织了一次关于“委员培训”的活动，加强了新进委员在应用文写作、办公软件的应用以及日常的办公室规章制度等方面的了解。促使新进委员能更快的进入工作状态。

四、见面会

九月十二日，中秋佳节，我们团总支召开了第一次新进委员与大三的见面会。大三的干部与新进委员在一起团聚吃月饼、庆佳节。这次见面会使大三的干部加强对新进委员的了解，同时也让新进委员能更快的融入团总支这个大家庭。

五、晨读晨练

从九月二十号开始，我们团总支的开展的为期一个月的晨读晨练活动拉开帷幕。此次活动有我们办公室进行策划，其目的在于考验大一的新进委员，希望他们能懂得坚持的难能可贵。同时也是由于大一的新生将于十二月份进行英语三级等级考试，我们希望此次晨读活动能提高他们的英语能力。

六、日常签到情况和办公室的规章制度

我系团总支于九月十四日开始正式签到，为了能使大一的新进委员能迅速进入状况，大三的干部都必须天天过去签到。并将在办公室的规章制度进行再次强调，办公室将做好其中一系列的准备工作。

以上全部即是我办公室九月份所开展的那些活动。对于这些活动我们取得了一系列的成绩，同时也存在些许不足，如活动宣传不够到位、准备工作不够充足等状况，但我相信我们在下次能做到更好。

电子信息工程系团总支

办公室

高级测试工程师工作的职责信息 篇6

1、主导产品质量保障全流程，设计有效的测试策略;提供有效功能测试和用例，开发自动化测试用例脚本并执行;

2、跟进产品进展，落地敏捷的迭代产出。包括迭代story、应用设计协助输出，设计与开发执行测试用例，缺陷跟踪，质量分析，风险分析等;

3、参与全站系统架构建设，利用业界的测试工具和测试框架能够快速输出自动化测试体系，包括测试脚本、调度工具平台与自动流程等，形成产品级高效回归;

4、持续创新测试方法、工具与技术框架;

5、迭代story节奏控制，产品级质量度量分析，人员能力培养。

任职要求：

1、计算机相关专业，良好的专业基础(编程语言、数据库等);对软件工程理论和实践均有深刻理解;

2、具备大型复杂系统软件测试经验;

3、有较强的分析设计能力、方案整合能力;

4、熟悉自动化测试、安全测试及白盒测试领域之一;熟悉Java/python语言之一;

5、熟悉开源工具框架，熟悉linux操作系统，熟悉oracle或者mysql等;

信息工程学院办公室工作人员岗位职责 篇7

(一) 培养学习能力, 迎接新的挑战。办公室人员要树立“活到老学到老”的思想, 与时俱进, 努力掌握新知识, 使自己具有从事办公室工作所必需的政策理论水平和分析解决问题的能力、调查研究能力、综合协调能力, 不但要学习文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理、保密守则、秘书学等相关知识, 还要学习历史、哲学、法律、金融、财税、科学、社会保险、人力资源等方面的知识, 更要学习现代化办公所需的电脑知识, 不断拓宽知识领域, 更新知识结构, 增强分析、应对、解决各种所面临问题的能力和综合协调能力, 提高自身的业务水平, 迎接办公室工作在新环境下的新挑战。

(二) 努力提高行文、办事能力。行文、办事是办公室日常工作的主要特点。如今这个信息时代, 给行文、办事带来了很多方便。

在行文方面:文件的草拟、审核、签发、复核等, 都可以利用现代办公设备, 在网络上进行;同时还可以从网上搜索相关资料, 扩大知识量, 提高公文的正确率和可信度, 提高工作效率;并可以丰富文件的内容。

在办事方面:办公室的日常事务, 值班工作、电话接待工作、来客接待工作、印章的管理和使用、开具各种证明信函等等, 其中的很多工作如今也都可以利用网络来完成;如购置办公用品, 仪器设备, 可以利用网络选购, 比较质量、价格, 并且从网上购买、送货上门, 这样既节约了人力物力, 并且直观方便。而且办事效率也提高了。而单位内部的各种通知、公示或告示等, 也可通过本单位内部的公共邮箱进行发布及收集反馈等。

(三) 增强档案信息资料的管理能力。档案信息工作也是办公室工作的重要内容, 既能对领导的工作起到参谋、参考作用;也能对本单位的工作不断地总结经验、汲取教训, 以利不断改进, 起到很大作用;还具有积累、记录、保存本单位的历史、荣誉、成就等档案资料的作用。在网络环境下, 各类档案信息生成的大量电子文档, 因载体小, 承载信息量大, 检索、利用极为方便, 是对纸质文档的有力补充。

利用网络, 可以提高档案信息资料收集的完整性和时效性。而网络化管理, 又可以实现图书、情报、档案、资料的一体化管理。并且还可以通过互联网及时地获取外部信息, 准确、全面地收集和分析有管理、发展意义的各种相关信息, 从而更好地满足对信息多方面、深层次的需求, 以利于发挥本单位强大的整体效应, 进而为本单位在改革开放大潮中进一步提高市场竞争力作出更大的贡献。

(四) 提高信息分析处理能力。在如今这个信息时代, 办公室工作人员的信息能力主要是指在工作实践活动中所应具备的对日常工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。这主要包括4个方面的内容:一是信息获取能力。办公室工作人员除了充分利用好内部信息网络以外, 还应认真建立并掌握自己的信息渠道, 善于开发日常工作信息资源, 并及时、准确、全面地获取本单位相关工作所需的信息。二是信息选择能力。当今时代是一个信息时代, 增强信息选择意识是办事人员提高工作效率的重要保证。办公室工作人员每天接触的各种公文、请示、批示、报告等材料中含有大量信息, 办事人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的筛选、取舍, 把最有用的信息提供给领导以为参考。三是信息预测能力。办公室工作人员通过自己对有关情况、资料的熟悉、占有、掌握程度以及对信息的敏感度, 应能够对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估, 为领导决策提供参考。四是信息处理能力。主要是指对本单位相关信息的加工、开发、传输、存贮以及吸收等能力。

(五) 提高创新能力, 应对激烈竞争。在如今这个信息时代, 办公室工作创新, 主要是指理念创新、办公技术创新和思维创新。就是要针对新情况、新问题, 树立以决策为中心, 以人为本、传统与开拓创新相结合的新型服务理念;熟练使用办公自动化技术、网络技术、数据库技术等先进的办公设备、办公手段, 以实现办公室工作的信息化、数字化, 提高工作的效率和质量。而且, 要始终关注经济和社会发展的趋势, 做到计划性和灵活性相结合。这样, 不仅能使办公室的工作不断出新, 也能在做领导的参谋时, 使本单位的工作得以不断出新、更上层楼, 进而促使本单位的各项工作红红火火, 不断发展壮大。

(六) 增强适应能力, 跟上单位发展步伐。办公室人员要根据网络信息时代社会经济的发展和单位改革的实际, 从自身素质和能力上主动适应单位发展的要求, 面对知识经济时代的挑战, 增强主动性, 从业务技能、工作环境、管理机制等各方面增强自己的适应能力。网络信息时代社会经济的发展的主要特点是工作和生活节奏越来越快, 市场化程度越来越高, 高科技信息通讯与办公设备层出不穷、更新迅速, 这就要求作为协调和服务机构的办公室工作人员适应不断变化、日新月异的工作环境;而单位改革则属于改革开放形势下的大趋势, 事业单位转企、公务员改革、“三公”公开、退休制度改革等都是很多单位所面临的单位改革的新形势, 而与之密切相关的各单位的办公室, 更要认真领会吃透上级的有关方针政策, 为本单位领导有效实施这些方针政策当好参谋, 服好务。

(七) 提高沟通能力, 加强内部交流。在如今这个信息时代, 沟通是指利用高科技进行的沟通。即:可以充分利用内部局域网的众多沟通功能, 发布内部文件的网上公告板, 及时将那些周知性的事宜加以公布;或将一些文件、报告等信息通过内部局域网发往单位的各个部门;也可通过E-mail, 不仅可以像传真机一样传送文件、数据、表格, 还可以增加内容的色彩信息, 增强信息的保密性, 同时便于内部交流, 也便于接收者修改并存储于计算机内。而且重要的是, 其费用比传真机便宜, 并且使原先一对一单调的语音沟通立体直观化。比如, 有关福利条款的修订, 关于节假日的休息日程安排等信息, 包括很多规章制度、考核标准等的征求意见稿;不论是常规的还是非常规的, 都可以快捷地把信息传送到每个员工手里。

还有内部局域网提供的电子邮件服务, 这也是内部员工相互通信的快捷通道。与互联网上提供的电子邮件相比, 公司内部网提供的电子邮件服务更加具有针对性, 不仅可以用于一对一, 还可以实现单对多、多对多的通信与沟通;而且可以采用标准的通信格式。内部网络为企业管理人员与员工的对话提供了绝佳的平台, 实现了管理人员与员工间的平等沟通。而QQ作为一种即时通信软件, 源于国际流行软件ICQ。由于该软件是共享的, 因此目前它既可在内部网也可在互联网上使用。QQ的主要功能有语音聊天、视频聊天、传输文件、发送语音邮件、接收邮件、查询网络资讯和使用聊天室等。有些单位甚至要求每位员工一上班就得打开内部网的QQ, 既证明你已出勤;也可使需要与你有工作上的沟通交流的同事方便与你沟通、交流, 使需要通知和发布相关信息的办公室与各部门领导及该部门相关的同事方便沟通、交流。以提高工作效率。但正如一切事物都具有两面性一样, 这种沟通方式也有它的缺点, 即不像面对面聊天或促膝谈心那样直接、温暖、亲切, 而且也使单位内部的人与人之间的交流、沟通都显得非常虚幻、有距离感, 同时也显得有些冷冰冰的。如何使这种“鸡犬之声相闻, 老死不相往来”般的沟通交流更加人性化、消除距离感, 变得亲切、热情。只有在利用内部局域网这种新的信息传递方式传递各种信息的同时, 不断地丰富传递方式, 或探索出更有感情色彩的传递载体形式。

学院办公室工作的思考 篇8

关键词 办公室工作 意识提升 管理创新

中图分类号：G640 文献标识码：A

Thoughts on College Office Work

SUN Wei

（College of Mechanic and Electrical Engineering， Tarim University， Alar， Xinjiang 843300）

Abstract In our universities， office as an important part of the Academy， is a comprehensive management body of the Institute， has uploaded issued， the important role of communication and coordination， support and so on. Therefore， this paper combined with some thoughts on the actual work On College office work.

Key words office work； awareness raising； management innovation

随着我国改革的不断深入，推动高校向应用技术或职业教育类的转型，高校学院内外的事务与日俱增，学院办公室是高校的基层管理机构，是完成日常基础性工作，保障决策实施，促进教学、科研和管理工作正常有序运行的重要部门，起着承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽作用，也是学院对内、对外展示形象的窗口。

1 学院办公室的作用

1.1 参谋助手

学院办公室作为辅助领导决策的主要部门，要扮演好出谋划策的参谋角色，做到“变被动服务为主动服务，变滞后服务为超前服务，变浅层服务为深层服务”，依据领导确定的目标，全面、及时、准确地收集信息，为领导的决策提供充分的根据。

1.2 沟通协调

学院办公室主要作用之一就是沟通、协调学院各个方面的关系，不仅负责学院内部系、部之间、师生之间，而且更要做好学院与学院之间、学院与机关之间的桥梁。一个目标的顺利实现，往往需要多个部门之间的相互配合，要明确各部门之间的任务和责任，这就需要学院办公室全盘统筹，沟通协调，减少摩擦，避免纰漏。

1.3 服务窗口

随着高校“教书育人，管理育人、服务育人”的不断深入，学院办公室作为学院对内对外的服务窗口，代表着一个学院的形象，对外要处理好学院和其他兄弟学院、机关及企业等等的关系，对内不仅要协调好学院与系、部的联系，还要为广大的师生教工服务，做到耐心解答疑问，诚心帮助，发挥好服务窗口的作用。

1.4 督办检查

对于学院的重大决策和领导交办的事项，及时有效地进行督办检查，能够实时掌握事情的进程，妥善地协调解决工作中存在的问题，向领导反馈实施中遇到的阻碍，有助于领导调整和完善决策，使工作切实有效地落到实处。

2 学院办公室思想意识的提升

新一轮的高等教育改革，加强内涵建设，提高教育教学质量和提升教学水平已经成为高校的中心任务，面对新形势、新要求、新挑战，只有不断加强学院办公室工作人员的思想意识，才能高质量、高效率地完成办公室工作。

2.1 学习意识

学院办公室作为学院的窗口，与各类人员，各个部门打交道，每天都要沟通办理繁琐且复杂的事务，要就要求办公室人员应具备良好的沟通协调能力，口头表达能力、领悟能力等等，只有在学习中才能不断提升这些能力。一方面要注重理论学习，提高理论知识的宽度和广度，另一方面要注重实践学习，同行之间相互交流沟通、取长补短，针对共同遇到的问题进行讨论，深入调查，从而找到更好的解决问题的途径。要将学院办公室打造成学习型部门，营造良好的学习氛围，通过学习，提升综合素质，加强办公室工作的质量和效率。

2.2 大局意识

如今，高等教育进入一个新的时期，尤其是校院二级管理体制的实施，使得学院办公室的工作日益增多，所要提供的服务也越来越广泛，涉及到学校的各个职能部门，因此要求办公室人员要有大局意识，将工作重点放到统筹兼顾、合理安排、保证重点上来，围绕大局发挥参谋助手、协调沟通、督办检查的作用，为学院各项工作的顺利开展创造良好的条件。

2.3 效率意识

所谓效率，一般指投入与产出之比，而工作效率，通俗地讲就是在进行某项任务时，取得的成绩与所用的时间、精力等的比值。工作效率是评定工作能力的重要指标。提高学员办公室的工作效率，就要做到以下几点：（1）要事第一；（2）任务简单清晰；（3）检查追踪；（4）杜绝延后；（5）日清日新。学院办公室要明确任务负责人，向负责人清晰下达任（下转第37页）（上接第17页）务内容和流程，落实限时办理时间，其过程要对任务进行实时监控，确保任务有效落实；每天要对下达的任务进行小结，查漏补缺，对新的任务进行更新，使得每项工作得以及时高效的完成。

2.4 协同意识

学院办公室是承上启下的桥梁、沟通左右的枢纽、联系内外的纽带，工作涉及面广、内容多。因此学院办公室人员要注重培养协同意识，做事时要注意全面性、原则性和灵活性，讲究方式方法，做到忙而不乱。面对办公室工作，对内要和蔼谦逊、亲密合作。敢于坚持原则；对外要彬彬有礼，热情耐心，不卑不亢，切实处理好学院方方面面的关系，减少摩擦。

3 学院办公室管理的创新

3.1 管理平台

通过运用现代教育技术手段，推行网络化管理，促进传统的纸质化办公向无纸化办公方式转变，从而实现办公室工作的创新。如今，很多高校都有一套办公室管理系统，办公室人员可以通过系统处理教工的申请，也可发送信息报送上级部门所需审批的材料，审批结果自动显示在系统中，不仅简化了办事程度，大大提高了工作效率，也使办公室人员从不必要的报送纸质材料中解放了出来。

3.2 管理方式

管理方式要规范化、制度化，形成有效的管理模式。依据学院办公室工作人员岗位性质和工作内容，明确各自的职责、权限，年终按照工作职责进行考核，将工作效率和奖惩制度挂钩，实行岗位问责制。建立完善的规章制度，将学院办公室工作人员的行政职务、工作职责、办事流程、行为准则等等，以条文的形式确定下来，张贴在显著位置，实现“制度上墙”，方便学院师生了解办公室工作的内容，明确工作的负责人，避免工作中出现“踢皮球”的现象发生。

学院办公室作是学院自身管理建设的核心枢纽和综合管理部门，更是高校行政管理中一支不可替代的中坚力量，因此要不断提升办公室的思想意识，创新办公室的管理体制和方式，才能提高办公室的工作效率，更好地为教学、科研服务，更好地发挥桥梁和纽带的作用。

参考文献

[1] 邢亚林，张军.高校二级学院办公室工作的科学管理[J].中国成人教育，2010（20）.

[2] 杨歌.对新时期高校基层学院办公室工作的思考[J].科教导刊（上旬刊），2010（6）.

[3] 岑益郎.新形势下高校院系办公室工作的特点难点及对策分析[J].科教文汇（下旬刊），2013（6）.

[4] 刘伟.新时期加强和改进高校二级学院办公室工作的思考[J].教育教学论坛，2012（2）.

[5] 丁妍.浅谈当代高校办公室管理工作[J].全国商情（理论研究），2011（10）.

信息工程系学生会学习部工作职责 篇9

学习部以引导和培养同学们树立良好的学风为工作指南，主要负责学生学习活动的规划和组织工作。其工作职责是：

1.及时接收有关同学们等级考试和考证的信息，比如：英语四、六级，普通话考试等等。并及时下达通知，填写和核对好各种考试的考试信息。

2.负责本部的全面工作，主持召开有关会议，制定本部的工作计划，定期向上级部门汇报工作。

3.协助院学习部搞好校园文化建设，搞好文化氛围，通过一些活动提高同学们学习的积极性。

4.组织和协助院学习部，将所下达的任务及本职工作认真完成。

5.经常举办学习经验交流会及专业特色活动，使广大同学掌握科学的方法，为同学们树立正确的学习态度和积极兴趣，提高学习效率。

6.认真完成本部的本职工作，比如：课前一分钟、课前五分钟等。并以切实行动施行本部的特色学习活动。

7.每学期、每月、每周要有切合实际的工作计划并做好总结存档。

信息工程系 学生会

学习部

学院校区办公室职责 篇10

2、负责双清路校区的资产管理与保值。

3、负责校区学生宿舍值班人员的管理与编排。负责校区的卫生。

4、对双清路的设施及时上报存在的安全隐患，不定期的查验管道、水电存在的问题并及时上报。

5、负责与周遍单位的联系，包括海淀环卫局、神哲学院、超市发仓储、郊野公园的联系。

6、协调双清与总校的维修、食堂的管理、学生的管理、学生的入住与退宿等工作。

高校二级学院办公室人员素质探讨 篇11

关键词：二级学院； 办公室； 人员素质

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2014）08-143-001

随着教育改革和科教兴国的深入进行，高校的发展模式也正在经历着翻天覆地的变化。二级学院的办公室作为高校不可缺失的管理机构和综合性服务的部门，肩负着重要的职责，它是对外展示校园风采的窗口和对内提供服务的平台，是“上传下达”的联络枢纽，承担着协调沟通的责任，因此就对办公室人员的素质提出了更高的要求。本文总结了高校二级学院办公室人员的职责和素质要求，并对提升人员素质提出了指导性建议。

一、高校二级学院办公室人员的职责

1.辅助与协调的职责

办公室工作主要以“辅助”为核心，以“协调”为职能。首先，辅助性决定了办公室工作人员要理解领导的意图，尊重并且服从工作上的安排，辅助工作包括对各种资料信息的收集、分析，为领导的决策提供一定的参考。但是，辅助性的工作也需要一定的创造性和主动性，这样才能体现出办公室工作的价值。其次，协调性包括整个学校各个职能部门之间的关系，领导与领导之间、领导与教师之间的关系，以及教师与学生之间的关系，工作人员要有较强的沟通能力，只有真正的协调好各种职能关系，才能及时的发现问题、解决问题，提高教学的质量。

2.服务与传达的职责

二级学院办公室工作的本质是“服务”，统筹管理学校教学、人事、党务、科研、行政等各项工作，需要极大的耐心和细心，办公室工作人员要明确自己的职责，将各项工作统筹起来。同时，二级学院办公室又是信息的转化地，起着上传下达的作用，因此说办公室是展现高校素质的另一扇窗口和服务的一个综合平台，基于这种工作的特殊性，办公室人员必须要具有良好的精神风貌，这样才能在传达和服务的过程中，展现高校的风采。

二、高校二级学院办公室人员素质要求

1.良好的政治素质

良好的政治素质是首要和必须的条件。政治素质能够保证工作人员在工作中不犯政治错误。第一，要有坚定的政治立场，认真学习党的理论知识，贯彻执行好上级党组织的各项决定。第二，培养高度的责任心和服务意识。办公室工作人员处于重要的地位，责任心是完成各项工作的保障，服务意识是做好工作的必要条件。

2.深厚的文化修养

办公室人员面对的人、事较多而且较杂，在处理事件上需要一定的知识内涵，因此，办公室人员一定要具备较高的文化修养。文化修养主要体现在等人接物和工作过程中。在与人的沟通中，对人要诚恳谦虚、大方热情，较好的文字表达能力和语言能力是必要的；在工作过程中，要坚持“服务”的宗旨，通过认真负责的态度展现出独特的人格魅力，从而增加工作的主动性和积极性。

3.精通的业务能力

业务能力主要包括辅助能力、沟通能力、协调能力、开拓创新的能力，这是由办公室工作的职责所决定的。要坚决落实领导的方针政策，并且能够按照要求提出可行性的方案，沟通的过程中要把握其中的厉害关系，以高校的利益为主，营造良好的工作环境和氛围。除此之外，现代化的办公主要以网络和计算机为主，因此业务能力还要求工作人员熟练的掌握办公设备和一定的计算机技能。

三、高校二级学院办公室人员素质培养

1.明确服务定位，转化员工思想

长期以来，工作人员在对办公室的职责和任务上存在一定的偏见和轻视，只将办公室工作看成了平常的事务性工作，二级学院有必要明确办公室工作人员的职责，进一步强化服务的意识，从根本上转化员工对于办公室工作的看法，真正的让员工明白其重要的作用和意义。

2.完善管理制度，实行激励措施

制度化的管理能够避免很多不必要的问题，结合学院的特点和工作人员的实际情况，制定一套完整的管理制度，例如资料整理原则、内部管理体系、财务管理制度等，通过制度化的管理，使工作人员有法可依，能够加强单位的凝聚力。激励措施能够对员工起到一个引导作用，树立榜样的形象，从而使每一个员工主动地争先争优，凸显出办公室团结向上、奋斗努力的氛围。

3.定期舉行讲座，提升工作效率

现代社会已经进入了信息时代，知识更新的速度远远超出了我们的想象，因此办公室人员的知识体系和认知能力也有必要进行更新。通过定期举行的知识讲座，提高员工的业务能力和工作水平，不定期的送员工参加培训，包括服务能力培训、计算机知识的培训等，各种切实有效的方法能够真正的带动办公室工作人员素质的提升，从而能够有效的提高工作的效率。

现代教学管理理念与传统的学校管理发生了本质的变化，而高校二级学院作为重要的管理机构，应该具备与时俱进的能力，在时代的变革中掌握发展的脉搏，改变服务态度，转化正确的服务理念，树立现代管理的意识，重塑自身的品德修行，真正的提高自身的政治素质和文化修养，只有这样，才能保证学校事业健康快速的发展。

参考文献：

[1]郑萍，苏中滨，张继成.提升高校二级学院综合办公服务能力的探索与实践——以东北农业大学电气与信息学院为例[J]时代教育，2014，03：10-14

[2]仲亚丽.做好高校院级办公室工作的几点思考[J]科教导刊（中旬刊），2014，03：237-238

信息工程学院办公室工作人员岗位职责 篇12

1 信息时代高校办公室档案管理工作存在的不足

1.1 信息风险意识差

信息时代下办公室档案管理工作环境更加开放, 管理理念上实现突破。但在互联网技术的应用下, 办公室档案管理的信息风险逐渐增加, 如黑客的恶意攻击等, 直接给信息安全带来隐患。办公室档案管理中包括重要部门的重要文件信息, 如上级部门文件、各机关部门政策方针等等, 都是重要的信息文件。这些文件中分为省级、学校文件, 具有单一性特征, 同时其保密性较高。目前办公室档案管理主要人员属于兼职, 由于工作量大, 工作内容繁琐, 因此忽视了信息安全管理[1]。另外, 即使在信息管理过程中按照正常的信息保存与管理, 但由于技术水平限制以及管理能力有限, 对信息安全的保护存在一定不足, 风险意识差, 易造成档案管理信息泄露。

1.2 信息化管理人员素质不高

信息时代下, 计算机应用和普及成为社会主流形势, 使高校办公室档案管理有了更高的管理水平和管理质量。但应用现代化信息技术进行档案管理, 除了具备专业的理论知识外还需要掌握全面管理方法, 实现对知识的管理, 促进信息管理科学化、自动化和智能化。例如, 在档案管理中要求管理人员能够实现数据库的建立和管理, 掌握专业技能。由于目前档案管理人员兼职较多, 面对高技术管理要求, 其自身综合素质不高, 制约了信息化管理的进一步发展。

1.3 管理组织不健全

在调查中显示发现目前高校档案管理中主要依靠行政部门进行管理, 缺乏独立的管理机制和管理组织, 且制度体系尚不完善, 没有实行岗位责任制, 即使一些高校设有独立的组织, 也往往流于形式, 忽视了内在管理的重要性[2]。由于管理组织的不完善, 直接造成档案管理工作缺失, 对保管、保密等工作都没有按照规定严格执行, 易造成资料流失, 影响档案应用效率。

2 加强档案管理工作创新的有效对策分析

针对目前高校档案管理工作形势来看, 在信息时代背景下, 无法实现高效应用和管理, 因此, 为实现管理工作的改革和创新, 要从多方面展开详细研究。要实现信息化管理平台的建立, 将数字化管理形式应用于档案管理工作中, 促进数字化管理方式的实现, 进一步推进档案管理工作改革。

2.1 档案材料信息化处理

高校办公室的档案材料来源于学校开展的日常工作和举办的各种日常活动中形成, 并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料。如会议记录、会议决定、人事材料、财产登记本、重要电话记录、收发电文、珍贵照片、录音带以及具有保留价值的各种文稿等。将档案材料信息化、数字化就是利用技术手段将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案, 统一由系统组织成具有有序结构的、完整的档案信息库、数据库, 使所有档案信息都以数字化的形式储存[3]。在系统长期管理工作中要建立数据库, 要应用层次化形式进行逐步建立, 从低到高, 逐步推进, 为信息化管理打好基础。

2.2 加强定义接口, 打好自动化管理基础

当前我国完全实现网络办公、自动化办公的高校比例很低, 有些高校办公模式仍处于半手工半自动化的管理模式 (计算机辅助管理模式) , 文件的生成方式大都以电子文件的形式存在, 多高校各学院缺乏全局和长远的网络资源建设规划, 各个部门之间的办公软件相对独立, 软件之间缺少接口定义, 信息数据兀余, 重复劳动。加之高校部门之间条块分割现象严重, 缺乏整体规划, 导致我国高校行政办公信息资源不能实现校内共享[4]。所以说, 高校管理过程中要加大统筹规划, 通过各部门之间的信息共享和配合, 定义通用接口平台, 进一步推进档案管理的信息化, 以最大限度发挥出信息时代下档案管理的行政职能作用。

2.3 建立档案信息资源管理系统

信息化管理形式的应用和创新, 要实现档案信息资源管理系统的建立。在系统中主要将各种档案资料转化为数字信息, 存储在信息系统中, 以便于快速检索、网络传输等等。实现资源管理系统的建立, 能够为各个不同部门的工作人员提供所需信息, 根据需要直接进行信息检索, 充分体现出信息资源共享, 提高信息应用效率[5]。在档案管理工作中, 要充分认识到管理工作创新的重要性, 要逐渐完善工作内部体系, 加大重视力度, 积极引进专业技术进行系统管理和完善。在高校档案管理中, 要将其管理系统与校园信息平台管理结合在一起, 统一管理条件下有利于管理工作创新进程的进一步推进。

2.4 实行全面管理策略

针对信息化背景下的高校档案管理工作, 为有效实现其创新管理, 促进档案管理改革, 就要运用全面管理模式进行推进。一方面, 学校要建立健全管理机制。完善管理机制的目的在于为档案管理打好基础, 在规定的标准下进行规范管理, 使管理行为有效落实[6]。同时, 在管理机制的影响下能够实现规范化、系统化管理, 将档案资料管理的全过程进行高效监督, 从资料的收集到资料的归档, 都以规范形式进行。另一方面, 要加大档案管理工作的人才培养。目前高校办公室档案管理工作主要是由非专业人士或兼职人员管理, 既缺乏专业管理知识, 同时信息化管理技术也有一定缺失, 使档案管理工作效率受到较大限制。因此, 在信息时代下, 要加强专业人才培养, 提高管理人员的责任感, 促进综合能力的培养和提高。主要可以通过教育培训的形式进行管理能力的培养, 在培训过程中促进管理人员的交流和学习, 提高培训效率, 达到自身素质提升的目的。另外, 还要全面增强档案管理人员的综合素质, 从安全意识、信息风险意识以及保密意识等, 完善管理人员内部结构, 优化管理效果, 在管理人员获得新技术、新理念的同时, 有效提高办公室管理效率, 推进管理工作改革和创新。

摘要：信息时代背景下, 高效办公室档案管理工作也以信息化手段为主。但就目前高校办公室档案信息化管理形势来看, 仍存在一定制约性问题, 影响信息化水平的提高。下面文章将以此为切入点, 对加强高校办公室档案管理信息化对策展开详细探讨, 使办公室档案管理工作在信息化时代背景下实现规范、高效、科学管理, 推进档案管理工作的创新和改革。

关键词：信息时代,高校,办公室档案管理,创新

参考文献

[1]徐淑凤, 董娟, 付燕.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报 (教育科学版) , 2004, 5:119-121.

[2]张玉华.关于信息时代高校档案管理工作可持续发展问题的思考[J].北京交通管理干部学院学报, 2005, 3:34-37.

[3]李钰.中外合作办学模式下高校档案管理研究[D].苏州大学, 2013.

[4]郑国红.论信息时代档案管理工作的创新—以高校档案管理工作为例[J].中国集体经济, 2014.

[5]邹波.基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用[D].山东师范大学, 2004.

办公室人员工作岗位职责 篇13

[办公室主任工作岗位职责]

（一）人事管理

1、协助公司领导制定、控制、调整公司及各部门的编制、定员。

2、协同各部门办理员工的招聘工作，为各部门提供符合条件的员工。

3、协助公司领导和各部门做好员工的考核、转正、任免、调配等工作。

4、协同各部门对员工进行培训，提高员工的整体素质及工作能力。

5、负责员工工资的管理工作。

6、负责正式员工劳动合同的签订。

7、负责为符合条件的员工办理养老保险和大病统筹等相关福利。

8、负责保存员工相关个人档案资料。

9、负责为员工办理人事方面的手续和证明。

（二）行政管理

1、制定公司行政管理制度、汇编公司各项制度、监督检查各部门执行的情况。

2、负责对员工进行遵守劳动纪律的教育及考勤工作的管理。

3、根据董事会批准的行政费用总额度，每月制定公司行政费用预算，并严格控制行政费用的支出。

4、负责公司资产的管理，固定资产、低值易耗品等物品的申购、验收、使用登记及定期检查使用情况的制度。

5、负责公司印章和介绍信的管理，严格执行印章和介绍信的使用规定。

6、负责公司办公地点安全、保卫、消防工作的管理。

7、负责员工食堂工作的管理。

8、负责对外的接待及票务、住宿等工作。

9、负责公司车辆的管理和调度工作；建立车辆档案，做好车辆的维修、保养工作，定期检查车辆使用情况，加强对司机、非司机的安全教育工作。

10、协调公司对外联络和应急事物，如税务、银行、外管局、地方政府等单位的公关协调。

11、负责办理营业执照、代码证、统计证、税务证等的换发年检工作。

[办公室文秘工作岗位职责]

1、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作，完成上级指定交办的各项事务。

2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理。

3、负责公司各项规章制度的监督与执行。

4、奖惩办法的执行。

5、负责公司人员招聘、考勤登记工作

6、负责公司文件的收发、打印，并做好各类文件的归档管理工作及文件传阅记录。

7、热情接待来访人员，做好信访工作。

8、负责办公室电话、传真、复印机等办公设备的维护及使用管理。

9、布置公司会议的会场，负责通知参会人员会议时间、地点，并做好会议记录和会后内容整理工作。

10、负责办公室文具及其它办公用品的申购、保管及领取。

11、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排。

12、负责公司办公室环境卫生清洁、维护及后勤支持性服务（名片印制、定餐等）。

13、积极参与各项活动，协助办公室主任处理应急事务。

14、在办公室主任外出时，代理（管理）办公室工作。

15、完成上级交待的其它事务。

【前台接待工作岗位职责】

1、淡妆上岗，衣着整洁，主动热情接待来访客人。

2、负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。

3、负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌。

4、负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净。

5、收发信件、报刊、文件等。

6、接受办公室主任工作安排并协助办公室文员作好行政部其他工作。

【保洁人员工作岗位职责】

1、负责公司整个区域（除四楼员工宿舍）的环境卫生清洁工作。

2、所有公共区域卫生须每天打扫，做到无纸屑、无杂物、无灰尘。

3、所有的洗手间坚持每天打扫，并清除室内所有垃圾。

4、公司所有门窗，每周检查一次，发现脏了要及时清洗，做到墙壁无脚印、无污渍，窗台无积灰。

5、四楼客房须定期打扫（一周至少清扫两次），要随时保持室内环境卫生干净整洁，勤洗床单、被套等各类物件。

6、主动巡视公司卫生保洁状况，发现污物或脏物应及时清扫，随时保证公司各个区域的清洁卫生。

7、在清洁的过程当中，发现设备有损坏或异常情况要及时向上级汇报进行维修。

8、保洁人员要努力提高自身素质，对公司负责的态度，服从领导工作安排，遵守公司工作纪律，不迟到，不早退，不擅自离岗。

9、如公司有接待活动，协助餐厅处理后勤接待服务工作。

10、节约资源，爱护公司公共设施。

11、完成上级交办的其它卫生清洁事务。

【驾驶员工作岗位职责】

1、认真遵守公司的各项规章制度，不迟到、不早退、努力完成各级领导分配的任务。

2、认真遵守公安交通管理部门制定的法规、法纪。

3、保持车容整洁、车辆机械性能良好。

4、不酒后开车，不闯红灯。

5、每日养成自查、自检的良好习惯。

6、提高驾驶技能，维护道路交通的畅通。

陕西南郑实业开发有限责任公司二〇一二年三月一日

信息工程学院办公室工作人员岗位职责 篇14

（一）办公室主任

1、负责办公室全面工作。

2、协助台长处理日常工作，拟定台内各项规章管理制度，拟定全台工作计划、总结、重要文稿及各类上报材料，当好领导的参谋、助手。

3、负责各类会议的会务工作以及台内重大活动的组织安排和协调工作。

4、负责台日常工作的部署、检查和督促，负责台内各部门的综合协调，组织与外单位的联系、沟通、合作以及来人接待等工作。

5、完成领导交办的其他工作。

（二）办公室副主任

1、协助办公室主任督办、检查各股室对上级指示和台党组会议决议的贯彻执行。协助做好汇总分析各项检查结果，做好台领导和各股室的信息传递工作，做好各项会议、活动的会务工作，做好信访工作，处理重要信函，接待来访人员。

2、协助办公室做好办公室工作人员思想政治工作和业务学习，保证各项业务工作的完成。

3、完成台领导及办公室主任交办的其他工作任务。

（三）政工人事

1、负责全台工资、人事、离退休老干管理、职称评聘、考核。

2、完成台领导及股室负责人临时交办的其它工作任务。

（四）内务管理、后勤服务

1、及时处理上级文件的签收、传递、催办，做好文件的回收、清退、销毁工作。

2、做好公文周转、信息上报、政务信息公开、文秘档案收集管理及保密工作。

3、负责接转电话和记录工作、负责传真收发与登记。

4、负责办公用品的采购发放、印章管理、车辆管理等内务管理、后勤服务工作。

5、负责完成计生、扶贫、同建同治等社会性服务工作。

6、完成台领导及股室负责人交办的其它工作任务。

（五）文秘

1、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。

2、负责各种文件的起草、装订及传递工作。

3、做好各种会议的记录及会务工作。

4、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件，做好信息收集及报送工作。

5、完成全年各项任务指标迎检工作。

6、完成台领导及股室负责人交办的其它任务和各种应急事务的处理。

（六）司机

1、根据有关规定和工作需要随时准备出车。不出车时应在办公室待命，车辆必须停放于单位指定位置，不得私自挪用。

2、必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则。

3、应爱惜单位车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。

4、完成台领导及股室负责人交办的其他工作。

（七）门卫保安

1、负责广电大楼安全保卫工作，严格验证盘查，认真填写值班记录。

2、坚守岗位，不做与安保工作无关的事情。按合同承担安全事故责任。

（八）保洁员

1、会议室（厅）、走廊、楼梯、厕所要随时保持清洁，无垃圾、杂物、积水和异味。楼梯扶手、门窗及消防器材等要做到无浮尘、无污垢、无粘附物。

2、单位设备设施要摆放整齐，做到表面无浮尘、无污垢、无粘附物。发现公用设施损坏和异常情况要及时报告。

3、爱护清洁工具及用品，节约用品，清洁工具要摆放整齐。

信息工程学院办公室工作人员岗位职责 篇15

关键词：研究型学院；办公室主任；工作

20世纪末，我国的高等教育逐渐从精英教育转变成大众化教育，顺应了国际教育发展的总趋势，原教育部部长周济在2005“亚洲教育北京论坛”上发表主题演讲时表示，我国将不断推进高等教育大众化水平，到2020年实现高等教育毛入学率40%的目标，这一目标在《国家中长期教育改革与发展规划纲要（2010-2020）》（以下简称《纲要》）中也得以进一步明确，这昭示出我国推进大众化教育的决心。但是，推进大众化教育不等于放弃高精尖人才的培养，更不能降低培养质量，《纲要》中“高等教育”部分就把全面提高高等教育质量和提高人才培养质量放在了首要位置。然而，在大众化教育探索发展的10余年里，虽然随着社会总体实力的不断进步，我国高等教育得到了长足发展，但当前仍存在高等教育改革与发展速度滞后于社会发展需要的现象，对高等教育质量和人才培养质量的质疑时有发生，“钱学森之问”更是将这一矛盾推到了风口浪尖。

当前，上至国务院总理，下至高校师生，都在思考并探索解决这一问题的方法，其中，建设研究型高校或研究型学院就是很重要的方式之一。

近年来，有关研究型学院运行机制、工会管理[1]、学生培养模式[2]、人才培养模式[3]、党建工作模式[4]等方面的研究均有报道，但未见专门针对研究型学院办公室主任工作的研究报道。

学院办公室是高校各学院的窗口，办公室主任肩负着对外联络和对内协调的重任，在学院各项事业发展和政策实施过程中起着重要的纽带作用。研究型学院因其特殊的定位和使命，注定不会有太大的办学规模，而且本科教育规模在全部教育形式中所占比例也远低于一般的培养单位，这就直接导致研究型学院师资力量只能求精而不易求多，进而，办公室工作人员也就不可能太多，所以，研究型学院办公室主任工作必定要比普通学院相同职位人员复杂地多，要具备的素质也应更全面。

1.增强服务意识、强调主动服务

学院办公室工作千头万绪，但核心内容主要是服务。要干好办公室主任工作，首先必须认清这一点，只有明确角色定位[5]，摆正自身位置，工作才能顺利开展，才能得到大家的认可。增强服务意识主要是增强对服务性质和服务内容的正确认识，并在此基础上潜心开展工作，主动发现并及时完成任务。

通常情况下，学院办公室服务的对象主要是学院领导、教职工、学生。

首先，要做好学院领导的“代言人”和“工程监理人”。

领导的声音往往需要办公室主任来传达，领导的决策要由办公室主任来督办；

其次，要做好全体教职工的勤务员。

主要为大家提供年度考核、职务晋升、工资福利、通知传达、签字报账、物品采购等相关服务工作；

同时，要做好学生的服务员。

协助辅导员安排好学生的学习、思想、生活等事务，并完成日常咨询、开具证明、后勤服务等相关工作。

由于事务繁杂，所以，往往在处理这些日常事务时会出现浮躁、逆反等心理，而解决这一问题的根本方法就是始终告诫自己，要明确服务员的角色，要把握好全心全意为师生服务的宗旨，明确了这一原则，工作就会更顺心，效率也就提上去了。

但是对于研究型学院的办公室主任而言，在完成上述基本任务的前提下，还特别要注意为科学研究服务。

不但要为学院教职工的科研工作服务，还要始终注意为参与科研的学生思考，经费上予以保障，时间上予以协调，这是研究型学院办公室主任工作的一大特殊之处。

此外，作为研究型学院的办公室主任，一定得更加注意主动工作，因为研究型学院的学术氛围很浓，师生的主要精力大都集中在科研上，经常会忽略一些事务性的东西，而有些例行事务看似微小，但关系重大，从小处看，可能影响相关老师个人的前途，但从大处看，或许会影响到科研后续工作的顺利进行，甚至关系到学院的名誉和整体形象，所以，在这种情况下，办公室主任就应该从全局出发，想领导之未想，思科研人员之未思，主动发现问题，及时解决问题，保证研究型学院的研究工作能够健康、顺利、可持续地发展下去。

2.增强管理意识、创新管理理念

管理，就是制定、执行、检查和改进。制定就是制定计划（或规定、规范、标准、法规等）；执行就是按照计划去做，即实施；检查就是将执行的过程或结果与计划进行对比，总结出经验，找出差距；改进首先是推广通过检查总结出的经验，将经验转变为长效机制或新的规定；再次是针对检查发现的问题进行纠正，制定纠正、预防措施，以持续改进[6]。

从管理角度而言，学院办公室工作实际上就是在院长、书记的领导下，对学院实施管理的过程。

作为学院办公室主任，在明确自身服务员角色的同时，也绝对不能忽略另外一个重要角色，那就是办公室领导角色。

一个出色的办公室主任，必须得充分认识这两个角色的关系，并要正确处理之，因为哪一个角色没做好，都会直接影响到工作的开展。服务没做好，就得不到大家的理解和拥护，管理不周全，就会影响到领导决策的执行力，并会出现办公室散漫、不团结、办事效率低下等问题。

研究型学院办公室人员通常不会太多，这直接造成每个人承担的任务明显要多于一般的办公室工作人员，所以，在管理难度上往往高于一般的办公室。

在这种情况下，继续采取传统的管理模式就会出现抱怨连连、消极怠工的现象。解决方法就是创新管理理念、改革管理模式、完善管理制度。要在制度管人的同时融入思想交流，要注重通过谈心、会议等多种方式让所有工作人员都能充分认识研究型学院的特殊性，主动接受服务的理念，主动承担任务。只有充分调动大家的力量，才能使办公室工作达到事半功倍的效果。

3.增强责任意识、锻炼决策能力

学院办公室主任是学院的“大管家”，大到学院的楼房、实验基地，小到办公桌椅、纸张笔墨，大到国际性学术会议的组织，小到学院日常例行会议，大事小事都要由办公室主任负责或统筹，有些事情看似很小，但不管哪一样出了纰漏都会影响到学院日常工作的正常开展，所以，办公室主任必须要有强烈地责任意识[7]。任何对待工作阴奉阳违、避重就轻、投机取巧的做法都是责任意识不强的表现；另外，办公室主任尤其注意不能有“事不关己高高挂起”的心态，因为这种心态往往是阻碍单位全局工作推进不力的隐性的重要因素。

如何培养责任意识呢？笔者认为首先应培养主人翁精神，这是最关键的一点。作为学院的“大管家”，首先要把学院当成自己的家，这样才能设身处地地为学院整体利益着想。只有真正把自身利益融入到学院整体利益之中，充分发挥主人翁精神，才能真正当好这个“大管家”。

在增强主人翁意识的同时，办公室主任还应注意锻炼自身决策能力。其实，有效地、适当地决策也是责任意识和主人翁精神的体现，这一点在研究型学院显得尤其重要。

以往人们往往认为，学院办公室主任处在兵头将尾的位置，其责任主要就是传达领导的决策，并按部就班地执行即可，但在研究型学院，院情院况发生了极大变化，学院领导在带领全院上下展开工作的同时，往往都会有很重的科研任务，这种情况下，如果仍然是大事小事三汇报，凡是要等领导定，那就会出现下情嫌拖沓、上情嫌啰嗦的“怪现象”。对待这种现象，作为单位的“大管家”，不能视而不见，更不能发几句牢骚以示敷衍，而应该灵活处理，凡事分个轻重缓急，如果不是必须由领导批的事情，该决策的就决策，这样会提高办事效率，也使上下更畅通。当然，这个决策不是信口开河的，必须要准确把握领导的决策原则，并要从全单位的整体利益出发，只有这样才能避免弄巧成拙。

4.增强学习意识、融入师生队伍

研究型学院的办公室主任，注定是“全能型”选手。文章开篇即提到，研究型学院办公室工作人员不可能太多，但是工作性质反而比一般学院更复杂，结果只能是办公室主任身兼数职，多方面发展。有的办公室主任几乎包揽了办公室全部工作，比如，财务、人事、党务、政务、工会、科研等方面的日常事务都会涉及。如何胜任如此繁杂的工作呢？唯有不断学习，不断进步[8]。

要想把学院的账目管好，最好学习一些会记或财经知识；要想做好党务工作，最好要经常关注时政动向，并不断学习党的新知识、新理论；但与一般的学院办公室相比，研究型学院办公室主任最重要的还是在科研上，因为要想和全院如此多的大教授或科研人员打交道，一点都不懂专业的话，那很难顺利开展工作，或者说很难与大家深入交流，所以，还要有意识地学习相关知识。只有不断学习，主动融入大家，才能和大家走在一起，才能有效地开展各项工作。

5.增强调查意识、起好纽带作用

学院办公室是学院的“窗口”，这个“窗口”既要对外，也要对内。学院的任何决策都离不开这个“窗口”，没有了一手资料，一切决策都是空谈，所以，学院办公室主任必须要做好学院领导的“眼睛”和“耳朵”，要做一个“信息中转站”，起好纽带作用。

那么如何完成这一使命呢？一个行之有效的方法就是调查。毛主席曾经说过，没有调查就没有发言权，作为研究型学院的办公室主任，必须要增强调查意识，起好纽带作用。调查的方式有很多，对于办公室主任来说，最重要的当属访谈性调查，偶尔配合问卷调查。要把调查放在日常工作当中，用心看，用心听，在日常聊天或会议交谈中获取第一手资料，及时记录、整理，形成有效信息，然后分条列项，找恰当的时机向领导反映，以供决策之用。对于研究型学院办公室而言，主要的区别仍然是在科研上，即在调查了解学院师生基本动态的同时，特别注意要定期收集科学研究相关进展，为学院研究型地位的巩固和持续不断发展服务。

6.加强作风修养、营造和谐环境

研究型学院的特殊性决定了，其办公室主任不能再仅仅是按部就班，完成日常基本工作就万事大吉，而是要具有极强的执行力和号召力，在领导的指导下，能够独立完成重要任务并能够将大家团结在一起，共同实现集体更高的目标。

要达到这样的目标，笔者认为，最重要的是加强作风修养，要坚持原则、尽职尽责、诚信、诚心、细心、耐心，凡事带头上阵，遇事冷静清醒，不断增强个人魅力。只有自己行得正、走得直，才能用高尚的品格感召大家，才能获得大家的信任和拥护。这样，逐渐营造一个团结、和谐、积极进取的环境，这样才能实现学院发展的良性循环。

参考文献

[1]研究型大学工会工作创新思考[J]. 工会理论研究. 2010（1）：39-41

[2]研究型学院学生管理工作模式研究[J]. 科技文汇. 2009（6）：52-53

[3] 研究型学院人才培养的思考与探索[J].计算机教育. 2009（2）：15-20

[4]张红春. 研究型学院党建工作有效模式的探索与实践--以重庆大学电气工程学院为例[J].中国电力教育.2009（148）：137-139

[5 高校院(系)办公室主任的角色定位及其职业素质要求[J]. 黑龙江教育学院学报. 2009,28（2）：41-42

[6]概念源于http://baike.baidu.com/view/18841.htm

[7]高校院(系)办公室主任需要增强的几种意识[J]. 辽宁行政学院学报. 2008,10（2）：34-34