监理资料与归档管理

监理资料与归档管理（精选7篇）

监理资料与归档管理 篇1

北京市监理资料管理办法

一、资料管理的依据：

北京市现行建筑资料管理规程为《建筑工程资料管理规程DB11／T695-2009》，各在京项目监理部应遵照执行；另外尚应遵守《建设工程监理规范GB50319-2000》、《建筑工程施工质量验收统一标准GB50300-2001》、《建设工程施工现场安全资料管理规程DB11383-2006》、《建设工程监理规程DBJ01-41-2002》、《建设工程安全监理规程DB11382-2006》等的相关规定；

二、监理资料的日常整理内容及顺序（用于监理日常工作管理，根据《建设工程监理规程DBJ01-41-2002》的要求）：(一)合同文件

1.施工监理招投标文件 2.建设工程委托监理合同 3.施工招投标文件

4.建设工程施工合同、分包合同、各类定货合同等(二)设计文件及设计变更文件 1.岩土工程勘察报告 2.施工图纸

3.设计交底记录、图纸会审记录（C2-2）4.设计变更通知单（C2-3）5.工程变更洽商记录（C2-4）6.工程变更单（B11）

(三)工程项目监理规划及监理实施细则 1.工程项目监理规划

2.监理实施细则（包括《监理实施细则》、《安全文明施工实施细则》《旁站监理实施细则》《见证取样计划》；

3.监理交底（总交底，分部安全、技术交底）4.项目监理部编制的总控制计划等其它资料；(四)监理月报(五)会议纪要

(六)施工组织设计（施工方案）报审表（C1-3）： 1.施工组织设计（总体设计或分阶段设计）2.分部施工方案 3.季节施工方案 4.其他专项施工方案

5.试验计划（施工单位编制，监理工程师审批）(七)分包资质报审：

1.分包单位资质报审表（C1-6）（附分包单位资质资料、业绩资料、中标通知书及相关专业人员岗位证书）2.试验室资质资料(八)进度控制

1.总、年、季、月施工进度计划报审表（C1-4）2.工程动工报审表（C1-5）（含必要的附件）3.()月工、料、机动态表（C1-7）4.工程暂停令（B4）、工程复工报审表（（C1-8）5.工程延期申请表（C1-13）6.工程延期审批表（B5）；(九)质量控制资料： 1.施工物资资料C4 2.测量基础资料、施工测量放线资料（工程定位测量记录C3-

1、基槽平面及标高实测记录C3-

2、楼层平面放线及标高实测记录C3-

3、楼层平面标高抄测记录C3-

4、建筑物垂直度C3-

5、标高测量记录C3-6）

3.施工试验资料C6、见证记录 4.监理抽检记录（B2）5.不合格项处置记录（B3）

6.建设工程质量事故调（勘）察记录（C1-15）、建设工程质量事故报告书（C1-16）7.旁站监理记录(B8)8.过程验收资料C7（检验批、分项、分部）9.工程竣工质量验收资料C8 10.工程质量评估报告 11.竣工移交证书（B9）(十)造价控制

1.概预算或工程量清单

2.（）月工程进度款报审表（C1-9）3.工程款支付申请表（C1-12）4.工程款支付证书（B7）

5.工程变更费用报审表（C1-10）6.费用索赔申请表（C1-11）7.费用索赔审批表（B6）； 8.工程竣工结算等

(十一)监理通知(B1)及监理通知回复单（C1-14）；工作联系单（B10）(十二)合同其他事项管理 1.合同争议和违约处理等资料 2.合同变更资料等(十三)其他往来函件(十四)《监理工作日志》、《安全监理日志》、《监理日记》(十五)监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）。

(十六)安全资料（根据《建设工程安全监理规程DB11382-2006》、《建设工程施工现场安全资料管理规程DB11383-2006》）1.建设工程委托监理合同； 2.监理规划（含安全监理方案）、安全监理实施细则；

3.施工单位安全管理体系、安全生产人员岗位证书、安全生产考核合格证书、特种作业人员岗位证书及审核资料；

4.施工单位的安全生产责任制、安全管理规章制度及审核资料； 5.施工单位的专项安全施工方案及工程项目应急预案的审核资料； 6.安全监理专题会议纪要；

7.关于施工安全的工作联系单、监理通知及回复单、工程暂停令及复工审批资料； 8.关于安全事故隐患、安全生产问题的报告、处理意见等有关有关文件； 9.安全资料应使用标准化用表（AQ-B2）

三、监理资料的最终归档内容及顺序（用于向业主及档案馆移交资料，根据《建筑工程资料管理规程DB11／T695-2009》的要求）： 1.监理规划 2.监理实施细则 3.监理月报 4.监理会议纪要 5.监理工作日志 6.监理工作总结 7.见证资料 8.监理通知 9.监理抽检记录 10.不合格项处置记录 11.工程暂停令 12.工程延期审批表 13.费用索赔审批表 14.工程款支付证书 15.旁站监理记录

16.质量事故报告及处理资料 17.竣工移交证书； 18.工程质量评估报告 19.工作联系单 20.工程变更单

四、监理资料的日常管理制度：

(一)监理资料管理的基本要求是：整理及时、真实齐全、分类有序。

(二)总监理工程师应指定专人进行监理资料管理；总监理工程师为项目工程资料的总负责人。(三)应要求专业监理工程师将审核签字完毕的施工技术和管理文件，上报项目监理部存档备查。(四)应利用计算机建立图、表等系统文件辅助监理工作控制和管理，可在计算机内建立监理管理台帐，具体包括：

1.工程材料、构配件、设备报验台帐；

2.施工试验（混凝土、钢筋、水、电、暖、通等）报审台帐； 3.分项、分部验收台帐；

4.工程量、月工程进度款报审台帐； 5.其他。

(五)监理工程师应根据基本要求认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，并在审核审核整理后交资料管理人员存放。

(六)在监理工作过程中，监理资料应按单位工程建立案卷盒（夹），分专业存放保管，并编目，以便于跟踪检查。

(七)监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续，未经总监理工程师的同意，监理资料禁止外借。

（二）、监理档案的组卷应执行北京市城市建设档案馆的统一规定。

（三）、监理档案的验收、移交和管理

1、总监理工程师组织监理资料的归档整理工作，负责审核，并签字验收。

2、工程竣工验收后三个月内总监理工程师负责将监理档案送公司总工程师审阅，并与监理单位档案管理人员办理移交手续。

3、工程监理档案封面，移交目录及审核备考表见《建筑工程资料管理规程DB11／T695-2009》附录E。

5、一般工程建设监理档案保存期至少为工程保修期结束后一年，超过保存期的监理档案，应经总工程师批准后销毁，但应有记录。

（四）、北京市城市建设档案馆有另外要求时，应按有关规定执行。

监理资料与归档管理 篇2

监理单位是工程建设参与主体,是建设方与施工方之间的纽带。监理在工程建设过程中,施工环节存在安全隐患,项目监理部要及时以联系单、通知单或指令单的形式,要求施工单位及时加以整改。项目监理部对及时发现的问题采取有效措施,排除施工现场的不安全因素,达到预防为主,防患于未然的目的。

施工现场安全监理资料分类:

监理资料类(一):1)委托监理合同;2)安全监理方案;3)安全监理实施细则;4)总监理工程师、安全监理人员安全培训证书;5)安全监理责任书;6)有关主管部门下发的《安全隐患整改通知书》与回复单。监理资料类(二):1)监理日志;2)安全监理通知单与安全监理通知回复单;3)监理例会与安全监理专题会议纪要;4)安全监理检查记录;5)安全监理工作联系单;6)工程暂停令及复工审批资料;7)监理工作月报;8)安全监理工作报告与总结。

现将报审、核验备案资料类所涉及内容及排列分述如下:

1)施工单位的安全生产管理体系报审资料依据“谁生产、谁负责”的原则,施工安全的第一责任人是施工单位,施工安全生产工作搞得好与坏起决定性的是施工单位的管理,安全监理不能免除施工单位的安全生产责任。因此进行安全监理工作必须牢牢牵住施工单位,其中至关重要的是监督检查施工单位的安全生产管理体系的建立健全,安全生产管理工作体系包括施工单位含分包单位的资质证书、安全生产许可证、两类人员安全生产考核合格证书及报审资料。

2)施工单位特种作业人员的特种作业操作资格证书及报审资料建筑施工特种作业包括:a.建筑电工;b.建筑架子工;c.建筑起重信号工、司索工;d.建筑起重机械司机;e.建筑起重机械安装拆卸工;f.高处作业吊篮安装拆卸工;g.经省级以上人民政府建设主管部门认定的其他特种作业。特种作业必须经专门培训考试合格后持证上岗,并将其操作证复印件与花名册(登记表)和考核复验资料等一并存入安全监理资料档案。

3)施工单位安全生产责任制、安全管理规章制度报审资料:a.安全生产责任制项目监理部要求施工单位现场各级人员的安全生产责任制要层层签订,公司法人与项目经理、项目经理与施工班组长(工长)、安全员、设备员、材料员、班组长以及生产工人等的安全生产责任制;b.安全管理规章制度工程项目监理部应要求施工单位建立如下安全管理制度:安全生产责任制度;安全检查验收制度;安全教育制度;安全技术措施交底制度;安全奖惩制度;工伤事故报告处理制度;防火安全管理制度;文明卫生管理制度;班组安全活动制度;各工种安全操作规程。项目监理部要审核各项制度是否建立健全,并纳入安全监理资料进行归档。

4)施工组织设计、专项施工方案与应急救援预案等报审资料。施工安全技术措施是施工组织设计中的重要组成部分,它是具体安排和指导工程安全施工的安全管理与技术文件,针对每项工程在施工过程中可能发生的事故隐患和可能发生安全问题的环节进行预测,从而在技术上和管理上采取措施,消除或控制施工过程中的不安全因素,防范发生事故。施工安全技术措施是工程施工中安全生产的指令性文件,在施工现场管理中具有安全生产法规的作用,因此项目监理部应要求施工单位根据单位工程的结构特点、施工方法及选用的机械设备制定出有针对性、指导性的安全技术措施或专项施工方案。 编制施工组织设计与安全技术措施应抓住要害,全面、具体、切实可行;施工组织设计经具有法人资格的施工单位技术负责人审批、总监理工程师批准后方可实施,并将报审资料归档。

5)超过一定规模的危险性较大的分部分项工程、专家论证报告报审资料超过一定规模的危险性较大的分部分项工程范围包括深基坑工程、模板工程及支撑系统、启动吊装及安装拆卸工程、脚手架工程、拆除、爆破工程。对超过一定规模的分部分项工程的专项施工方案应组织专家进行论证,专家组应提交论证报告,并在报告上签字。专项施工方案应根据专家论证报告中提出的结论性意见进行修改,总监理工程师审批后归档。a.实行施工总承包的,专项方案应当由总承包单位技术负责人及相关专业承包单位技术负责人签字。 b.不需专家论证的专项方案,经施工单位审核合格后报监理单位,由项目总监理工程师审核签字。c.应当专家论证的,如实行施工总承包,由施工总承包单位组织召开专家论证会。但本项目参建各方的人员不得以专家身份参加专家论证会。d.专项方案经论证后需做重大修改的,施工单位应当按照论证报告修改,并重新组织专家进行论证。施工单位应当严格按照专项方案组织施工,不得擅自修改、调整专项方案。

6)危险性较大的工程检查验收记录报审资料对于按规定需要验收的危险性较大的分部分项工程,项目监理部协同施工单位组织有关人员进行验收。如机械伤害是建筑施工中常见事故之一,施工单位应加强施工现场机械设备管理,保证进入现场的机械设备完好,防止和减少机械事故的发生,监理人员可依据JGJ 59-99建筑施工安全检查标准、JGJ 160-2008施工现场机械设备检查技术规程和JGJ 33-2001建筑机械使用安全技术规程等监督检查施工单位现场机械设备和安全设施的安全管理、验收与使用情况。验收合格的,经施工单位项目经理、项目技术负责人及总监理工程师签字后,方可进入下一道工序,并将验收记录归档。

监理资料是工程是否严格按照国家有关法规、标准要求进行生产的整个过程的体现,是质量和安全等技术方面的重要性文件,也是检验每个工程是否规范运行的第一手资料,在建筑领域发挥着巨大作用,每一个从事监理事业的有关人员,要充分了解监理资料的重要性,在施工过程中,全面发挥“旁站”作用,注重资料的完整性,也可作为保护监理从业人员的一种有效手段。

参考文献

监理资料与归档管理 篇3

[关键词]新形势；电子档案；设计资料；归档；利用

引言

在信息科技飞速发展的今天，档案逐渐趋于信息化发展，纸介版的档案逐渐向电子版档案转型，电子档案的归档与利用就成为了重要问题。电子档案的归档质量直接影响电子档案的利用。本文以电子档案为切入点，分析电子档案设计资料归档利用存在的问题，切实探讨新形势下的电子档案利用。

一、电子档案设计资料归档相关要求介绍

电子档案在设计完毕后，需要进行归档，即经系统整理后交由档案室保存备案的过程，便于档案的利用。归档需要严格按照相关要求进行，例如电子档案设计资料要定期的整理、立卷、移交档案室。所归档的电子档案设计资料必须为原件，且归档的资料要齐全、完整，对归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

二、电子档案设计资料归档利用存在的问题分析

尽管电子档案设计资料归档有着一定的要求限制，但实际的存档过程中，往往由于很多因素的影响，导致电子档案设计资料归档利用存在则会很多的问题，以下是对这些问题的具体分析。

1.归档电子档案缺乏完整性

归档缺乏完整性是电子档案设计资料归档过程中主要存在的问题之一。电子档案收集工作本身就是档案资源建设和利用的首要环节，直接影响着档案利用作用的发挥。但往往资料收集内容并不全面，破坏归档资料的完整性，进一步影响了电子档案的利用。某些设计单位偏重于纸质版的文件收集，而忽视了电子档案资料收集的重要性。有些电子档案资料均存储在各设计人员的储存设备中，没有及时归档，导致资料较为分散。除此之外，一些电子档案达不到长期或永久保存的要求，没有将有保存价值的纸质文件、电子文件按“双套制归档”并存的原则办理，达不到可利用状态的网络存储需求。这些原因都直接导致了电子档案归档缺乏完整性，出现了档案归档利用并不适应实际需求的现象。

2.电子档案归档处于被动状态

由于缺少对电子档案归档工作的重要性认识，使得电子档案归档工作进行的并不顺利，且一直处于较为被动的状态。所谓的电子档案归档处于被动状态是指大多数档案部门收集档案采取“你交我收”，定期接收的被动收集方式。这种“坐、等、靠”的收集方式，很大程度上制约着电子档案归档发展需求。

3.新形势下云计算服务网络系统实施缓慢

档案管理人员应具有超前意识和高效摄取信息的能力，既要求懂专业技术，又要求懂计算机数字化管理知识，熟悉设计领域的电子档案存储保管业务。因为档案管理已进入电子时代云计算服务领域，高科技的超大计算机硬盘储存器，能储存大量电子档案设计图像资料。设计单位已采用云服务网络储存器来管理电子文档，不出门轻松点击键盘，输入密码，就可获取相关的电子档案图像信息资料。现实的设备和管理已经跟不上科技信息发展需求，从而使电子档案管理难以适应新形势下的档案利用。

三、新形勢下的电子档案利用

随着电子档案与网络的结合，不断开拓电子档案归档利用的新局面，在新形势下要充分利用好电子档案，发挥其应有的价值。在充分利用的同时要做到以下几个方面：

1.实现电子档案网络共享

随着经济社会的发展，电子档案对各类信息的需求越来越大。近些年来，电子档案利用工作取得了明显成效，得到了利用者的肯定和好评。但是，利用者都是采用自己储存的电子资料信息为新的设计提供了有效应用。纵观设计资料的各类档案归档情况：各设计行业参差不齐，规模大的设计院已运用云计算服务网络储存系统，储存超大能量的电子文档图像资料。较小规模的设计院舍不得投资，无法存储电子图像文件成果资料。要改变纸质文字材料的收集整理归档，满足客户个性化需求，采用多种技术网络应用程序，以云计算服务网络的强大技能开展多种服务，更好的实现电子档案区域网络共享，实现网络利用云服务。

2.提高电子档案的归档质量

在新形势下，需要我们提高对电子档案归档重要性的认识程度，提高电子档案的归档质量，为电子档案的充分利用提供先决条件。在电子档案的归档过程中，要确保归档的电子档案具有完整性、准确性，在归档后要确保电子档案的安全性。提高档案归档意识，使收集归档工作成为自觉行动。树立全局观念和超前意识，主动及时参与、介入到档案形成过程中去，加强对重点工程建设档案的电子图像资料的收集，既要收集纸质、实物档案，又要收集非纸质载体的电子档案，确保声、光、电、磁介质档案的收集归档的完整性。在收集整理、价值鉴定、保管编号、统计与服务中严把质量关，提高电子档案区域网络成果资料的归档质量。

3.做好电子档案的管理工作

（1）全面检查档案，清除无效档案与重复档案。档案过多，信息相对杂乱，不可避免的会出现对有些无效档案的剔除与重复档案的去重处理等工作的疏忽。对于重份或无查考价值的档案要及时的处理掉，对档案资料信息进行再次组合，从而提高档案管理的工作效率。（2）统一分类号，保证检索查全率。在分类的过程中要加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致、从而达到标准化和规范化管理。（3）加强对电子档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，切实做好对电子档案的管理工作，提高电子档案归档质量，便于利用。

4.转变电子档案归档管理利用观念

要转变这些电子图像资料归档意识，必须重新认识信息时代的电子文档管理模式。按科技档案类分别编号存储。一是将档案管理的焦点从文件的纸质实体转向电子文件归档的形成过程，从文件实体的收集、整理、编目、保管转向到电子系统管理中去；二是电子图像文档，需要投资建立云服务网络系统，通过超大硬盘储存设备进行鉴定存储，进行永久性的的保存；三是从分散的个别电子图像成果资料文档转向集中存储。利用者应通过共享设计资料进行提取和有效利用，开发交流研究成果，探讨新的设计程序。所以，档案工作者要转变电子档案归档与利用的思路和观念。高度重视云计算网络建设，借助于自动化先进设备，为用户提供安全的云服务网络。

四、结束语

综上浅述，新形势下电子档案设计资料需要进行归档与利用，现阶段电子档案归档还存在着较多问题，这些问题的出现影响着归档质量，进一步影响着电子档案的利用，所以在归档时要不断提高归档质量，确保归档后的电子资料完整、准确、有效。在利用的同时，做好电子档案的管理工作，还要注意与云服务系统连接的紧密性，针对不同用户的需求，调整业务流程，随时随地的对个性化需求做出准确、及时的服务需求，切实提高电子档案的利用率。

参考文献

[1]徐木犀.电子文件归档整理探究[J].黑龙江史志，2015（08）.

监理资料与归档管理 篇4

1、*施工合同及委托监理合同，施工许可证

2、*监理规划

3、*监理实施细则

4、*单位工程开工报告

5、工程暂停令、复工申请

6、工期延期审批表

7、*监理日志、监理月报、旁站监理记录

8、*会议纪要

9、*来往函件（监理工作联系单、备忘录、监理通知单及回复、不合格项目通知单等）、收发文登记

10、质量缺陷与事故处理文件

11、费用索赔文件资料

12、*监理工作总结

13、*基础、主体分部工程验收资料

14、*竣工验收备案表

15、▲工程竣工验收报告（建设、勘察、设计、施工、监理五方盖鲜章原件）

16、*质量评估报告及其他专题报告

17、▲业务手册（对监理方的评价）

18、其他监理资料（如照片、声像资料等）

监理资料与归档管理 篇5

农村公路管理所养护管理内业归档资料

一、养护工程

1、养护工程包括：路面大中修工程、危桥改造工程、安保工程、绿化工程、水毁及危险路段整治工程。

2、归档文件目录：

（一）：工程建设管理文件

1、施工图设计文件及批准文件

2、竣（交）验收文件

3、上级单位有关指示及建设单位往来文件

（二）：工程招投标文件

1、招标公告有关资料、照片

2、招标文件

3、投标文件、评标报告、中标公示、中标价及中标人

4、合同书、协议书及补充文件

（三）：工程施工资料与竣工图表

1、竣工图及变更图

2、工程管理文件

3、施工质量控制文件、进度控制文件及计量支付文件

4、合同管理文件及施工原始记录等

（四）：工程监理资料

二、日常养护管理

（一）公路日常养护管理

1、管理性文件（上级管理文件和向下管理文件）

2、计划目标管理

3、养护责任状及养护合同

4、日常养护检查考核

（二）基础档案（公路基础信息库）

1、农村公路数据库

2、农村公路桥梁数据库

3、公路信息资源管理系统

4、公路应急灾害系统

乡镇农村公路养护管理内业归档资料

一、农村公路养护管理内业归档资料 第一册：

（一）、管理性文件

1、农村公路养护管理规章制度

2、桥梁养护制度

3、农村公路养护管理安全制度：

4、农村公路灾害和突发事件应急预案

（二）：计划目标管理

1、上工作总结及工作目标及年、季度工作计划安排

（三）：养护责任状及养护合同 第二册：日常养护检查考核

1、农村公路巡查记录及日常养护日志

2、农村公路养护作业安全生产检查

3、每年4次（每季度一次）农村公路养护考评记录

4、路政巡查、案件处理记录。第三册：基础资料档案

（一）数据报表类：

1、各乡（镇）农村公路养护路线明细表（表一）、农村公路养护管理登记表（表二）

2、各乡（镇）农村公路桥梁汇总表（表三）、桥梁卡片（一桥一卡）（表四）、桥梁经常检查表（表五）、桥梁定期检查表（表六）

2、各乡（镇）农村公路养护管理考核表（表八）

3、信息报送、统计报表、公路宣传材料及培训材料

（二）人员机构类：

1、乡镇关于指定农村公路养护分管领导、聘用养护管理人员的相关文件、纪要等

2、建制村指定农村公路养护分管领导、聘用养护管理人员的相关文件、纪要等；

3、农村公路工作站人员及养护人员一览表（附表七）、（三）资金管理类：

1、农村公路养护资金收支一览表。

2、农村公路养护专户（专帐）设置情况表

2、养护资金使用及日常检查的相关文字记录、资金拔付凭证。

顶岗实习成绩评定与资料归档1 篇6

关于顶岗实习成绩评定及材料提交的通知

一、顶岗实习安排，1、成绩评定

按人才培养方案中规定的成绩评定方案进行顶岗实习成绩的综合评定，其中实习表现占40%（由实习单位指导教师打分）、实习报告占30%（由校内指导教师打分）、实习周记或日志占30%（由校内指导教师打分），最后学生顶岗实习的成绩综合评定由校内指导老师统计。

2、在顶岗实习的平台中正常提交资料的学生实习结束后所交资料

只需要顶岗实习鉴定表（必须是顶岗实习单位盖章）和顶岗实习总结报告带回学校交指导老师装入档案袋。每个学生都要建立档案，由系实训中心保存。

3、在4月30号之前没有在顶岗实习管理平台上提交资料（或提交资料不完整）的学生实习结束后所交资料

必须提交以下纸质资料：顶岗实习日志或顶岗实习周记、顶岗实习中期考核表、顶岗实习终期考核表、顶岗实习鉴定表（必须是顶岗实习单位盖章）、顶岗实习总结报告。学生回校后通过顶岗实习的平台完成顶岗实习的所有电子资料的输入，保证顶岗实习电子资料的完整性。所有纸质资料交指导老师装入档案袋。

二、指导老师工作任务

指导老师务必通知学生在4月30日前填写并提交顶岗实习中期检查表级所有资料，5月20日前完成终期检查表填写并提交。

校内顶岗实习指导老师，一定要及时查阅日记或周记等学生上传的资料，按时进行中期和终期顶岗实习检查、在平台中及时回答学生的提问；督促学生请求实习单位的指导老师按时完成顶岗实习的中期和终期检查工作。下周一之前，各系对所有顶岗实习的指导老师在顶岗实习的平台的指导情况进行检查并公布，将检查情况报教务处实训中心。

水利系实训中心

医院文书资料的预归档管理 篇7

关键词：管理,医院,文书档案

文书档案是在行政办公业务工作中形成的文件资料, 经鉴定其保存价值后整理的档案资料。在医院活动中形成的文书档案包括了政务活动中办公室业务产生的收发文件、合同、协议、会议记录;也包括质量改进部门在医疗纠纷协调处理过程中产生的文字、证明、律师的申请书、起诉状、上诉状、答辩状, 法院的通知、判决书等。文书档案还包括了医务部、护理部、科教部等文书类资料其涵盖面广, 如何才能保证资料的收集完整, 质量保证、保存期限定义准确且能符合数字化档案的要求, 这需要文书档案管理手段的不断改进, 文书档案的现代化管理要与时俱进。

一、预归档管理的定义

所谓文书资料的预归档管理即指在文书资料产生的环节中即时掌控流转过程。并能做好资料审核的完整性、定义资料保管期限的准确性、创建目录格式的规范性、完成数字化要求的标准性。

二、预归档管理的目的

1.把文书档案的预归档纳入平时的工作范畴有利于档案工作人员从传统的档案收集、整理、归档, 和提供人工查阅、复印、利用等一系列繁琐程序中解脱出来, 可将更多的时间、精力投入到档案的开发、统计、编研等工作中, 更全面地掌握档案利用的需求和趋势, 并针对性地做好档案利用服务。

2.创建文件现行中心, 符合对外开放借阅的文件经鉴定后即时开放, 提供借阅、利用, 通过医院的档案门户网站或网络版档案软件设立文件现行中心, 上传符合查阅格式的文件, 并提供在线全文阅读和下载。

三、预归档管理的实施方法

(一) 目录格式创建

在公文收文、发文或各部门业务产生的文书类资料时, 把文书资料的信息按档案目录的格式要求统一用excel软件输入。准确定义与档案目录一致的字段模块, 如文件的责任者、文件号、文件标题、成文日期、页数、保管期限、附件、密级、备注等信息。待当年度文书流转完成后转换成档案目录时只要加上档号、年度、件号, 再通过软件将保管期限字段筛选后即可成为当年度的档案目录, 再导入档案软件即可。

(二) 收文登记号与保管期限对应

在文书流转过程中, 收文的登记一般都按照来文的时间顺序做大流水号记录, 在文书目录登记的同时按《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》或医院制定的保管期限表准确定义文件的保管期限, 做到登记号与保管期限表对应。待当年度的文书流转完成后即可按照收文登记号和保管期限表利用excel软件辅助排序登记号、保管期限、文件关键词即可整理出文书档案的先后排列顺序。

(三) 保管期限的定义

文书档案管理在医院业务发展而不断改进的, 国家档案局根据形势发展的需要在2006年修改颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》, 此规定结合文书档案的发展做了一些科学的调整, 保管期限表条目数量及期限定义有所修改, 如将原有的“永久”、“长期”、“短期”修改为“永久、定期”, 定期中再分为30年、10年。医院在此基础上也要对纳入保管的档案条目进行修改, 特别是一些医疗纠纷处理案件的处理文书。就如我院在2010年与第三方签署协议, 由第三方介入处理医院纠纷事件;之后在2012年与中国人保台州分公司签署医疗责任险协议, 在保险处理流程、保费总额、每例免赔额、每例赔付比例等由保险公司介入处理, 以上两者的案件处理文书是新形势下产生的新的文书资料, 所以医院的文书保管期限表要顺应医院发展潮流不断修订、调整。

(四) 数字化扫描

在文书资料收集的过程中, 对于文书资料的保管期限鉴定完毕的文书需要按保管期限的保存格式要求, 随时形成、保存, 即保管30年、永久的文书资料扫描成双层pdf格式和tiff格式的文档, 保管10年的只要扫描成双层pdf即可, 其pdf格式也可根据档案开放要求提供借阅、利用。

(五) 装盒

归档文件在完整公文流转流程后, 可暂时按收文时间顺序在同一保管期限的基础上分别进行排列, 归档文件以盒为保管单位。

四、预归档管理应注意的问题

(一) 完善制度管理

定期将与各部门相关的文书材料归档范围表分发至材料产生部门, 经部门主管、兼职档案员根据近年业务调整情况确定文书资料的归档范围和保管期限表。以便在日常收文登记中明确定义保管期限等信息, 保证文书档案的质量。

(二) 资料收集与预归档同步

文书资料产生在平时, 由于兼职档案员的工作时间安排及个人主观能动性等原因很多资料都等积压后再整理, 很容易造成资料的散失及收集环节的丢失, 所以要提高档案人员的履职意识, 务必要求收集与预归档同步。如医疗纠纷案件一般都分为住院、诉讼或协调、处理三个阶段, 所以在资料收集时建议参实行“三同步”的管理方法, 对医疗纠纷档案由兼职档案实行专项跟踪, 随时收集每个环节产生的资料。

(三) 数据载体的移交

年度文书资料的收集往往在翌年年初, 各部门的资料移交也要遵循档案医疗的标准执行, 对文书档案的目录实行完全匹配对接外, 对数字化成果的内容、格式也要实行安全检测并移交单位档案部门。建议文书档案业务部门可用移动硬盘移交, 再由档案业务部门归纳汇总后刻录至国际质量信誉较好的只读性光盘, 同时要完成档案移交手续, 以便日后追溯档案的源头及责任者。

参考文献

[1]李金莲.对现代化文书档案管理的思考[J].新西部, 2009 (3) .

[2]邵丹.一体化医院信息系统在专科医院的应用实践.中国医院管理, 2005 (12) .