秘书日常工作之

秘书日常工作之（共8篇）

秘书日常工作之 篇1

秘书的服务职能，是由非参谋性工作和参谋性工作所实现的。

党的十一届三中全会以来，中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

秘书部门的参谋工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。参谋工作往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成。就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导决策的优选；提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题、以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息，这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题，或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。参谋工作的这三种作用，有时是独立发挥，更多的时候是同时发挥。参谋工作作用的大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣、提供方式时机是否得当。

参谋之道精在谋略

秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。在秘书参谋工作中，谋略往往溶于起草的文稿、选送的信息、设想的预案、提出的建议之中。比如报告、讲话文稿中对形势的分析意见，对问题的理解认识，对矛盾的处理办法，对今后工作的安排部署等，都是谋略的具体表现。高层次、高质量的信息，一般都含有问题的因果分析、解决问题的对策及需提请领导注意的内容，这也都是谋略的具体表现形式，至于各种提供领导参考的预案建议，更是典型的谋略形式。秘书参谋工作中的谋略，一般表现为：（1）建议。围绕领导工作和所要解决的问题，提出的各种工作建议，如工作安排建议、解决某一问题的建议、推广某一经验的建议等。（2）意见。针对实践中急待解决的问题所提出的参谋意见，如关于纠正不正之风的意见、关于加快农村致富步伐的意见、有关下级请示的批复意见等。（3）预案。为落实某项工作或贯彻领导者的意见而提出的实施办法，如会议组织预案，解决突发性事件的预案等。（4）方案。根据客观要求和实际情况经周密研究后提出的工作路子，如改革方案、调研方案、机构调整方案等。（5）见解。学习理论、分析形势、研究问题后所提出的看法，如阐发的某些新观点、新思想、新认识等。

谋略有优劣上下之分。一个好谋略应具备什么特征呢？它至少应包括以下几个方面：一是问题的针对性，即谋略与所要解决的问题是否完全对应。问题针对性越强，措施越能有的放矢，谋略的效果就越明显。二是分析的全面性，即是否完全周密地研究了事物内部结构及其他相关的事物的联系。问题抓准只是基础，还必须进行全面分析，做到统观全局。不了解各种原创文秘网站:文秘知音相关事物的内在联系，就难以对客观事物进行全面深刻的分析，就容易由于分析的片面性导致认识和谋略上的片面性。三是观点的正确性，即谋略的基本观点是否科学。谋略的基本观点一定要符合客观规律、符合实际情况、符合党和国家的大政方针、符合人民群众的根本利益，要准确无误，否则就不是一个好谋略，而是一个歪点子。四是措施的可行性，即谋略中所提出的措施是否能够实施。也就是一项措施不仅要科学、还要合理，既行之有效，又切实可行。五是出台的适宜性，即提出谋略的时机是否适宜，提出的方式是否合适，提出的环境是否有利。这些虽不是谋略本身的特征，但由于陈情献策需要相机而行，如缺少这一方面，有时会使好的谋略变成“馊”主意。因而，要特别强调谋略出台的适宜性。一个谋略如果具备以上几个特点，就是一个科学的、合理的、有用的谋略，就是一个能够受到领导欢迎的好谋略；如果能经常提供这样的良策，就能成为一个优秀的秘书参谋人员。

人为之径贵在得法

工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。

（－）重在调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

（二）善于分析形势。谋略依大局而定，据大势而发。分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环。对形势不甚了了，对趋势盲无所知，就难以设计定谋，硬闭门造车，只能制造一些空对空的“臭弹”。因此，“要审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之”。数有虚实，形有真假，势有明暗，必须用马克思主义辩证唯物主义的立场、观点分析形势，把握趋势。水无常形，物无恒势，斗转星移，事过境迁，一切客观事物都在变化之中，不能用形而上学的眼光看形势，要用发展的眼光认识形势。因有主次，果有大小，因果相连，相依相存，互为条件，相互转化，要用对立统一的观点看待形势，要用系统、联系、层次的观点分析趋势。

（三）加强组织领导。秘书部门聚集了一大批党性强、素质高的优秀人才，这是秘书部门的政治优势。秘书部门直接为领导机关服务，经常接触各级领导，有相当一部分秘书直接为领导者服务，这是秘书部门的工作优势。在参谋工作中，要认识和注意发挥这些优势。要利用良好的组织形式，广开言路，集思广益，运用秘书部门的集体智慧，提高参谋的整体效用。比如，一些党委办公室开展的“议政会”、“形势分析会”的活动，编发参谋性刊物，都收到了显著的效果。参谋工作弹性较大，尤其在这项工作开创之初，更需要制度做保证。为了完善参谋活动，也很需要建立健全有关的参谋活动安排、组织工作要求、成果评审、奖励等制度，促使参谋工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。

（四）学会谋略比较。根据需要与可能、目标与信息，拟个方案并不难。难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较方法，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据。有经验的参谋人员，遇事常思多种可能，准备好方案。参谋方案应多而好，当然要多得适当，好得可取。利害相依是普遍规律。再好的方案，也必然杂以利害，不本文来自文秘之音，更多精品免费文章请登陆查看可能完善无缺。利有大小，害有轻重，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。其标准是：“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利”。有利无害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”（《孙子兵法·计篇》）因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。

（五）掌握参谋时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓“机”，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果。如对“机”熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。“机”，随时随地都在变化之中。高明的参谋人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机，见机时借机，得先机之利参谋人员不可忘记，“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！”（见《兵经百篇·速字》）机不可失，时不再来，要及时谋划，相机参谋。

得法之机必在固本

魏征说：“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”（魏征：《谏太宗十思疏》）参谋之本，集中于秘书参谋人员的基本素质。没有良好的素质，连一般秘书工作做起来都感吃力，做参谋工作自然力不从心，多谋善断更无从谈起。秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用，正视自身素质的不足，实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。

搞好素质建设，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素质，主要是解决人的世界观、人生观、道德观和行为准则方面的问题。这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题。在参谋素质中，德是第一位的，要求以大局为重，立谋为公，不谋私利。为此，要加强思想品德修养，提高政治素质，做德高才多之士。智，指的是科学文化素质。智力强弱，与参谋效果大小成正比。智是谋的基础，多智才能多谋，足智才能善谋。才，指的是业务素质，也就是谋划的能力。有参谋之心，无参谋之才，只能望洋兴叹。

素质建设，除学习锻炼，自我提高，别无良策。提高素质，应做到时时虚心，处处留心，事事用心，从多方面、多角度强化素质。时时虚心，要求结合参谋工作学习马克思主义，掌握参谋业务知识，熟悉参谋方法。处处留心，要求在实践中培养锻炼求真求实的作风，以及见微知著、举一反三地发现问题、解决矛盾的能力。事事用心，要求学会研究领导工作和领导的需求。常言说，眉头一皱，计上心来；谋从心中出，略从脑中来。如不用心，就会胸无妙计，手无良策，空谈参谋。素质建设是个长时间的渐进过程，不能期望一蹴而就，要持之以恒，坚持不懈

秘书的服务职能，是由非参谋性工作和参谋性工作所实现的。

党的十一届三中全会以来，中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

秘书部门的参谋工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。参谋工作往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成。就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导决策的优选；提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题、以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息，这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题，或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。参谋工作的这三种作用，有时是独立发挥，更多的时候是同时发挥。参谋工作作用的大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣、提供方式时机是否得当。

参谋之道精在谋略

秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。在秘书参谋工作中，谋略往往溶于起草的文稿、选送的信息、设想的预案、提出的建议之中。比如报告、讲话文稿中对形势的分析意见，对问题的理解认识，对矛盾的处理办法，对今后工作的安排部署等，都是谋略的具体表现。高层次、高质量的信息，一般都含有问题的因果分析、解决问题的对策及需提请领导注意的内容，这也都是谋略的具体表现形式，至于各种提供领导参考的预案建议，更是典型的谋略形式。秘书参谋工作中的谋略，一般表现为：（1）建议。围绕领导工作和所要解决的问题，提出的各种工作建议，如工作安排建议、解决某一问题的建议、推广某一经验的建议等。（2）意见。针对实践中急待解决的问题所提出的参谋意见，如关于纠正不正之风的意见、关于加快农村致富步伐的意见、有关下级请示的批复意见等。（3）预案。为落实某项工作或贯彻领导者的意见而提出的实施办法，如会议组织预案，解决突发性事件的预案等。（4）方案。根据客观要求和实际情况经周密研究后提出的工作路子，如改革方案、调研方案、机构调整方案等。（5）见解。学习理论、分析形势、研究问题后所提出的看法，如阐发的某些新观点、新思想、新认识等。

谋略有优劣上下之分。一个好谋略应具备什么特征呢？它至少应包括以下几个方面：一是问题的针对性，即谋略与所要解决的问题是否完全对应。问题针对性越强，措施越能有的放矢，谋略的效果就越明显。二是分析的全面性，即是否完全周密地研究了事物内部结构及其他相关的事物的联系。问题抓准只是基础，还必须进行全面分析，做到统观全局。不了解各种相关事物的内在联系，就难以对客观事物进行全面深刻的分析，就容易由于分析的片面性导致认识和谋略上本文来自文秘之音网，在百度中可以直接搜索到文秘知音网站的片面性。三是观点的正确性，即谋略的基本观点是否科学。谋略的基本观点一定要符合客观规律、符合实际情况、符合党和国家的大政方针、符合人民群众的根本利益，要准确无误，否则就不是一个好谋略，而是一个歪点子。四是措施的可行性，即谋略中所提出的措施是否能够实施。也就是一项措施不仅要科学、还要合理，既行之有效，又切实可行。五是出台的适宜性，即提出谋略的时机是否适宜，提出的方式是否合适，提出的环境是否有利。这些虽不是谋略本身的特征，但由于陈情献策需要相机而行，如缺少这一方面，有时会使好的谋略变成“馊”主意。因而，要特别强调谋略出台的适宜性。一个谋略如果具备以上几个特点，就是一个科学的、合理的、有用的谋略，就是一个能够受到领导欢迎的好谋略；如果能经常提供这样的良策，就能成为一个优秀的秘书参谋人员。

人为之径贵在得法

工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。

（－）重在调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

（二）善于分析形势。谋略依大局而定，据大势而发。分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环。对形势不甚了了，对趋势盲无所知，就难以设计定谋，硬闭门造车，只能制造一些空对空的“臭弹”。因此，“要审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之”。数有虚实，形有真假，势有明暗，必须用马克思主义辩证唯物主义的立场、观点分析形势，把握趋势。水无常形，物无恒势，斗转星移，事过境迁，一切客观事物都在变化之中，不能用形而上学的眼光看形势，要用发展的眼光认识形势。因有主次，果有大小，因果相连，相依相存，互为条件，相互转化，要用对立统一的观点看待形势，要用系统、联系、层次的观点分析趋势。

（三）加强组织领导。秘书部门聚集了一大批党性强、素质高的优秀人才，这是秘书部门的政治优势。秘书部门直接为领导机关服务，经常接触各级领导，有相当一部分秘书直接为领导者服务，这是秘书部门的工作优势。在参谋工作中，要认识和注意发挥这些优势。要利用良好的组织形式，广开言路，集思广益，运用秘书部门的集体智慧，提高参谋的整体效用。比如，一些党委办公室开展的“议政会”、“形势分析会”的活动，编发参谋性刊物，都收到了显著的效果。参谋工作弹性较大，尤其在这项工作开创之初，更需要制度做保证。为了完善参谋活动，也很需要建立健全有关的参谋活动安排、组织工作要求、成果评审、奖励等制度，促使参谋工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。

（四）学会谋略比较。根据需要与可能、目标与信息，拟个方案并不难。难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较方法，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据。有经验的参谋人员，遇事常思多种可能，准备好方案。参谋方案应多而好，当然要多得适当，好得可取。利害相依是普遍规律。再好的方案，也必然杂以利害，不可能完善本文来自文秘之音网，在百度中可以直接搜索到文秘知音网站无缺。利有大小，害有轻重，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。其标准是：“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利”。有利无害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”（《孙子兵法·计篇》）因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。

（五）掌握参谋时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓“机”，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果。如对“机”熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。“机”，随时随地都在变化之中。高明的参谋人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机，见机时借机，得先机之利参谋人员不可忘记，“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！”（见《兵经百篇·速字》）机不可失，时不再来，要及时谋划，相机参谋。

得法之机必在固本

魏征说：“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”（魏征：《谏太宗十思疏》）参谋之本，集中于秘书参谋人员的基本素质。没有良好的素质，连一般秘书工作做起来都感吃力，做参谋工作自然力不从心，多谋善断更无从谈起。秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用，正视自身素质的不足，实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。

搞好素质建设，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素质，主要是解决人的世界观、人生观、道德观和行为准则方面的问题。这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题。在参谋素质中，德是第一位的，要求以大局为重，立谋为公，不谋私利。为此，要加强思想品德修养，提高政治素质，做德高才多之士。智，指的是科学文化素质。智力强弱，与参谋效果大小成正比。智是谋的基础，多智才能多谋，足智才能善谋。才，指的是业务素质，也就是谋划的能力。有参谋之心，无参谋之才，只能望洋兴叹。

素质建设，除学习锻炼，自我提高，别无良策。提高素质，应做到时时虚心，处处留心，事事用心，从多方面、多角度强化素质。时时虚心，要求结合参谋工作学习马克思主义，掌握参谋业务知识，熟悉参谋方法。处处留心，要求在实践中培养锻炼求真求实的作风，以及见微知著、举一反三地发现问题、解决矛盾的能力。事事用心，要求学会研究领导工作和领导的需求。常言说，眉头一皱，计上心来；谋从心中出，略从脑中来。如不用心，就会胸无妙计，手无良策，空谈参谋。素质建设是个长时间的渐进过程，不能期望一蹴而就，要持之以恒，坚持不懈.

秘书日常工作之 篇2

一、到位的服务意识

首先要明确教学秘书的岗位职责, 教学秘书从事的是最基层的管理工作, 他是决策者的助手、参谋和执行者, 这就决定了教学秘书的工作是为教学服务的。其工作的内容是配合领导安排好各项教学工作, 目的是为教师和学生提供帮助, 使他们能够顺利完成各个教学环节。到位的服务意识是以承认教学中教师的主导作用和学生的主体作用为基础的, 是一名教学秘书不可忽视的基本素质。要从教师和学生的角度去想问题, 以教学为中心去工作, 为教师和学生提供优质的服务, 在教师中树立威信, 得到领导的支持和认可, 为自己的工作打开一个良好的局面。通过到位的服务, 使工作形成良性循环, 提高自信心, 以便更好地服务。

二、科学的工作方法

科学的工作方法是顺利完成所有工作的重要条件。科学的工作方法能使教学秘书的工作事半功倍。教学秘书工作繁杂, 事无巨细, 很容易忙中出错, 尤其在开学和期末的时候。在工作中要做到有条不紊、忙而不乱并不是容易的事情, 因为在日常工作中要面对很多突发事件。这就要求其要有科学的工作方法, 即对工作高标准, 严要求, 一丝不苟, 精益求精;对工作分清主次, 重点处理, 确保工作不出差错;调动其他教师和学生的积极性, 把日常工作交给他们去做, 这样既节省了时间, 又减轻了本身的压力。

三、良好的人际关系

教学秘书在教学活动中处于枢纽位置, 需要能贯穿上下、沟通左右、联系内外, 这就决定了教学秘书在工作中要有良好的人际关系。教学秘书需要善于经营一个和谐的工作环境。比如工作上要主动热情, 化解矛盾, 多办实事, 有让大家接受的组织能力和较强的亲和力。不应该只考虑领导而忽略教师, 也不应该图方便对事情推诿。如果这样的话, 既使工作能力再强, 花的精力再多, 也得不到大家的认可, 也搞不好工作, 而会怨声载道。可见, 良好的人际关系和融洽、信赖的工作氛围, 可以使工作在其中的人感觉良好, 工作开展起来就会少走弯路、少花冤枉时间。

四、高度的责任意识

教学秘书的工作是一项看似简单实际上非常繁琐、复杂的工作, 需要其一丝不苟地对待工作过程中的每一个环节, 这是需要付出一定心血, 需要有高度的责任意识才能完成好的。如果没有高度的责任感和任劳任怨的精神是很难全身心地投入并做好工作的。教学秘书每天要处理纷繁复杂的工作, 任务量大, 头绪繁多, 必须要做到严谨、负责、用心, 这样才能提高教学质量, 保障教学秩序稳定。

五、高效的效率意识

一个胜任的教学秘书是能够在短时间内高质量地完成工作的, 这要求其对业务熟悉是一方面, 另一方面的重要因素是效率高, 即有一个高效的效率意识。高效是对工作心中有数, 不拖沓, 做起事来游刃有余。比如现在网络时代, 可以通过网络发消息, 不用一个个打电话, 以节省时间, 其实这样的方式更快捷、时效。

六、大胆的创新意识

教学秘书工作的最大特点是重复性, 即几乎每天都在重复一样的工作。重复并不代表他的工作是一成不变的, 不能开展创造性工作的。只要教学秘书能做到突破条条框框, 不怕出错承担责任, 克服墨守成规的畏难心理, 主动从工作方法上寻求创新, 就能凸显出新的活力, 更好地为领导和教师服务。

总之, 只有在工作中树立了到位的服务意识, 掌握了科学的工作方法, 拥有良好的人际关系, 具备高度的责任意识、效率意识、创新意识, 才能更好地做好本职工作。

摘要：教学秘书是民办高校教学管理队伍的主力军之一, 他负责的是最基层、最具体的工作, 其工作的质量会直接影响学校的教学质量和教学水平。

关键词：教学秘书,民办,工作,意见

参考文献

[1]余文莉.浅谈高校教学秘书能力及素质的培养.科技情报开发与经济, 2008年, 第32期.[1]余文莉.浅谈高校教学秘书能力及素质的培养.科技情报开发与经济, 2008年, 第32期.

推动教学秘书工作科学发展之刍议 篇3

摘要：参考国内秘书职业发展和教学秘书工作实际，对我国教学秘书工作和队伍建设的现状进行分析，就如何设置教学秘书岗位、实行等级评定和完善管理机制等方面进行探析，对推动教学秘书工作科学发展提出设想。

关键词：教学秘书；工作；科学发展

教学秘书是教学管理工作中的“指挥室”、“信息塔”和“服务站”，在行使职能过程中发挥着综合协调、保障服务等重要作用。随着当前各大高校与民办院校的蓬勃发展，教学秘书参与管理事务、综合服务的作用日趋凸显，如何推动教学秘书工作科学发展成为越来越紧迫的课题。笔者参考国内教学秘书职业发展及教学管理工作实际，就如何推动教学秘书工作科学发展浅议如下。

一、教学秘书工作特点

谈教学秘书工作的科学发展，就必须对“秘书”一词进行精准定义。根据劳动部《秘书职业技能标准》中的定义，笔者认为教学秘书，是高等院校中专门从事办公室程序性工作，协助管理者处理政务及日常事务，并为教学、科研、教师和学生服务的人员[1]，其特点主要体现在三个统一上：

1.综合性与专业性相统一。教学秘书负责起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，这就决定了秘书工作高度的综合性。现代管理的科学化对教学秘书提出了越来越高的要求，综合性和专业性的统一已成为教学秘书必备的基础素质。

2.原则性与灵活性相统一。由于现代高校绝大多数管理者工作日趋复杂化，事务性工作主要由教学秘书处理完成。这就要求作为教学秘书必须要站在决策者和广大师生员工的利益角度。同时，教学秘书平常与师生联系最多，能否在原则之下合理的运用条框，最大程度的方便教师传道授业、激励学生汲取知识也成为了当下教学秘书所必须掌握的一种能力。

3.服务性与带头性相统一。教学秘书通过教学运行管理，日常教务工作，学籍、档案等管理方面的工作为师生服务，确保各项教学工作能够有序开展，是服务者。同时以老师的形象出现在各类学生面前，能否做到为人师表，对于学生的成长进步也起着不容忽视的作用。

二、当前教学秘书工作存在的主要问题及原因

1.地位有待确认，职业认同感有待增强。随着近年来高校的不断扩招，对教学秘书工作的需求也不断增强，一些单位为确保秘书部门的正常运作，按需配备了教学秘书，可是受到种种因素制约，职务与职责不对等，工作量过大[2]。有些教学秘书未能很好领会这项工作的真谛，认为都是日常行为，自身存在感不强，导致了工作拖沓、延迟，降低了效率；秘书的工作成绩的体现形式不清，在一定程度上降低了职业认同感。第四，由于秘书岗位少，须在教学管理类岗位评职称，这就迫使秘书在竞争上岗无法发挥自身专长，存在成长进步的后顾之忧。

2.人员流动频繁，队伍稳定性需要提高。教学秘书工作任务重、时间紧、标准高、待遇底，不少人望而却步，不愿选择秘书岗位或者不愿长期从事秘书工作。同时，一名合格的教学秘书从成长到成熟需要一定时间的理论学习和实践经验积累，可如今不少教学秘书在成熟后纷纷转岗从事周期长、待遇高的教学类工作，这就使得秘书岗位经常处于缺位的状态。再者，目前多数高校的教学秘书岗位均未能很好地解决专业人才保留的问题，导致了秘书岗位较少、发展空间狭窄，秘书人才难留也客观上成为了现实。

3.培养渠道单一，人员能力素质亟待提升。一些院校的领导对秘书的性质理解不全面，对做好秘书工作缺乏基本认识，秘书工作和队伍建设发展欠平衡。另外，从事教学秘书工作的大都是其他类学科的地方高校毕生，基本上没有接受过正规系统的秘书理论知识教育和秘书职业技能培训，专业不对口、基本功差的问题比较突出。从人员培训上看培养面窄、培养周期长的问题十分突出，难以形成秘书队伍的梯次培养。

三、推动教学秘书工作科学发展之对策

1.加强职业道德教育，强化职业认同。要抓好创新理论武装，要坚持用科学前沿的创新理论成果武装秘书头脑，成为一名“多面手”。使广大教学秘书明白自己的职责任务、重要任用，增强秘书职业认同感和自豪感，在实际工作中营造尊重教学秘书工作和秘书人员的“精神磁场”[3]。

2.完善队伍管理体制，拓宽来源渠道。一应理顺工作关系，实行归口管理。要进一步树立秘书部门的地位，避免以往对于秘书人员“信手拈来 随意支配”的不良现象。在人事上，要明确规定教学秘书在业务上由院校具体管理者直接指导，秘书的选配、任用上必须得到所属董事会的肯定，以保证队伍的稳定。二应广泛借助社会资源，拓宽秘书来源渠道。以文职雇员、合同制等形式，招收专职秘书，特别要注重返聘任用机制，解决秘书人员出路问题，保留秘书人才。

3.加强秘书理论研究，强化人员培训。一是明确“训什么”。当代秘书学已成为一门专业性很强的独立学科，涉及的专业知识内容丰富，各类院校应适应新时期新阶段的特点、规律，积极深化秘书工作理论研究[4]。二是明确“谁来训”。我国已有800多所院校设有秘书专业教育，各类院校可以取其精华，注重从这些院校招收教学秘书专业毕业生。此外，建议专门聘请专业人员，负责所属单位秘书人员培训。三是明确“怎么训”。应抓好理论教学。定期组织秘书人员到高等院校参加脱产学习，到驻地秘书职业资格培训机构培训，组织开展秘书工作调查研究，制订教学秘书工作发展规划并抓好落实。应抓好交流互学。主动与各院校、各地秘书学研究会、秘书学会联系，组织教学秘书参加秘书工作论坛研讨会，了解掌握秘书学科发展动态，并定期组织开展人员培训班，并采取召开文稿讲评会、岗位轮换等有效形式，促进秘书工作经验的交流吸收。

4.实行分等定级制度，健全管理机制。一要建立以岗位资格为基础的选拔机制。完善以量才而用为标准的任用机制。要将分等定级情况结合教学秘书德才表现，规范考核评定工作，科学制订任用办法，真正把基础较好、素质较高的人选进教学秘书队伍，也可以将优秀的大学毕业生、青年人才选拔进来。同时，要有计划和安排后备人员参加培训，实现好中选优。强化以科学考核为关键的激励机制。应将日常协调、结合服务、文稿起草、调查研究、决策建议等业务要求细化分解到个人。应强化目标考核成果应用，着力强化目标考核的激励约束功能。还应构建问责机制引入秘书工作管理过程，对在业务工作中出现过失，导致工作失误的，明确责任追究，实行适度问责，不断纯洁和优化教学秘书队伍。

参考文献：

[1]刘俊，许红缨.高校独立二级学院建设与发展刍议[J].江西社会科学，2003，7：171-174

[2]王淑红.提高高校民办高校教学质量的思考[J].高等农业教育.2004，5：43-44

[3]李争.重视教学秘书培养提高教学管理水平[J].教育理论与实践；2005，24：45-47

秘书日常工作之 篇4

会务工作纷繁复杂，千头万绪，必须要有科学慎密的工作方法，严谨细致的工作作风和强烈的敬业精神，做到周密计划，精心组织，一丝不苟，才能确保万无一失。总结一些同志承办会务工作的经验，结合个人的体会，我感到做好会务工作，还需要把握以下几点：

1、着手要早。党委领导一经确定召开的会议，会务各项筹备工作就应随之展开。做到“三要”：要尽早地按照会议的中心议题，进行调查研究，搜集资料，撰写会议材料，并呈送首长审阅，形成较高水平的会议文件。不能有会议不开材料不定的思想。要尽早地征寻群众意见，形成成熟的工作建议，进行充分的议题准备;要尽早地布置好会场、安排好食宿等，并反复检查，发现问题及时纠正。

2、抓得要细。会务工作之大忌就是“粗”、“疏”、“错”、“漏”。在办会这个问题上，要做到事无巨细、面面俱到、婆婆妈妈。该想的要想细，该讲的要讲到，该做的要安排好，确保不隙一空，不虚一时，不漏一处，不拉一人。有时几个会连续开，要周密搞好会议的衔接。把问题想在先，把工作做在前，以确保会与会之间的紧凑性。这里也要注意一个“细”字。

3、协调要好。会务牵头部门对会务中涉及的问题，要考虑全，事先拿出建议，请分管的领导在会务筹备会上作出明确分工和安排。在具体落实上：一要抓牵头。各会务组的组长对领导分工的某项具体工作负全责。要明确分工，各司其职，做到任务清楚，责任到人，事有专人，人有专责，防止相互推诿扯皮。三要勤协调。由政治部门承办的会务工作，还有赖于其它部门的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部门提供招待所等食宿场所，后勤部的运输部门提供车辆保障等。这就要求我们把机关的内部关系搞密切，使之和谐、顺畅。

秘书日常工作之 篇5

第一章 专业知识

秘书人员的一言一行，一举一动，都反映着个人及组织的整体形象。秘书人员应具有较强的公关意识，如：形象意识、服务意识、公众至上意识、效率第一意识等。同各层次的人员交往，做好接待工作，就是在做公关工作，而公关工作的核心便是公众工作。第一节 日常交往礼仪知识

一、见面礼节

1、致意

致意使用语言或行为向别人表示敬意或表达自己问候之意的礼仪。

（1）一般性致意 “你好”（2）点头致意

（3）招手致意 注目微笑（4）微笑致意（5）脱帽致意（6）欠身致意

致意的基本规则是：男士应当首先向女士致意，年轻者应首先向年长者致意，学生应当首先向老师致意，下级应当首先向上级致意。

2、握手

（1）握手的顺序

男士、晚辈、学生、下级、客人见到女士、长辈、老师、上级、主人时，应先行问候，待后者伸出手来之后，再趋前握手。如果一个人需要同许多人握手，那么最有礼貌、符合礼节的顺序是：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。在政务接待场合，握手的顺序应当是：按照行政职务由高到低的排列顺序，依次一一握手。

（2）握手的具体方式

握手的双方距离约一步远，右臂应自然向体前伸出，身体略微前倾，右手手掌伸直，掌侧与地面垂直，拇指与手掌分开，其余四指并拢，在于腰际同高的位置，与对方伸过来的手稍许一握。礼节性的握手，持续时间以3～5秒钟为宜。（3）握手的姿态

与女士握手时，既要让她感到有力而温暖，又不能过分用力，要把握好分寸。特别要注意的是，与人握手的一刹那，必须和颜悦色地看着对方的眼睛。（4）握手时应注意的问题 1）握手时应用右手，不能用左手握手，也不能戴手套握手，但如在社交场合女士可戴薄纱手套或网眼手套握手。2）当别人伸手与你握手时，都是友好问候的表示，不能拒绝或随便应付，否则会挫伤对方的自尊心。3）握手时手要干净，不能伸出脏手，使对方难堪。另外，受上有汗的人，在握手前应先将手擦干，否则也会使对方感到很不舒服。4）握手时，注意不要交叉握手，可待别人握完再握。因为交叉握手，手臂恰好形成十字架形，在西方，传说交叉握手会招来不幸。5）与上级或长辈握手时，下级或晚辈为表示崇敬之情，可采取双手捧握的握手姿态。6）军人与对方握手时，应先行军礼，然后再握手。

二、引见介绍

1、自我介绍

（1）自我介绍时，态度要谦虚，不要以问：“你叫什么名字”开始，而应先自报家门：“您好！我是„„”

（2）介绍时，可以介绍一下自己的姓名、身份、单位。如“您好，我是××公司的秘书，我叫××。”或“您好，我叫××，在××单位工作，请问您怎样称呼”。自我介绍时应避免长篇大论，介绍时，还可以互换名片。

介绍自己要亲切有礼，态度谦虚，不能自我吹嘘，同时还要镇定自若，充满自信。要善于用眼神去表达自己的友善、关怀，以及渴望沟通的愿望。

2、介绍他人

介绍人应对双方是否结识的愿望有准确地把握，若一时把握不准，可先征求一下同行朋友的意见，然后再决定是否充当介绍人。

在介绍两个人互相认识时，总的原则简单总结为“五先五后”：将男士介绍给女士；将年轻者介绍给年长者；将地位低者介绍给地位高者；将未婚者介绍给已婚者；将客人介绍给主人。介绍时，手势动作应文雅、礼貌，站立介绍，不要背对任何一位。手臂向被介绍者微伸，手心向上，四指并拢，拇指张开，不可伸出一只手指指指点点的介绍。

当将大家介绍给一人时，其介绍的基本顺序有两种：一种按照座次或队次顺序进行介绍，另一种是以职位的高低顺序进行。

三、递接名片

通常在以下情况下使用名片：第一，带有商业性质的横向联系和交际；第二，社交场合中的拜访、交流等；第三，在某些表达感情或表示祝贺的场合。

1、递送名片

递交名片时，要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端递过去，名片中字的正面应朝向对方，便于对方立即阅读。

2、接受名片

接受名片时，也要注意礼节。在对方掏名片时就要有很感兴趣的表示。接名片要用双手。接过后要认真仔细的看一看，并小声重复一遍名片上的名字及职务。一定要把后边的职务读出来，不要只读名字。还要向对方给你名片表示谢意。然后，很郑重的把名片放入名片夹内，或放进上衣上部口袋里。千万不要看也不看即装入口袋，也不要顺手往桌上一扔，更不要往名片上压东西，这样对方会感到受了轻视。名片收到后，要说一句“很高兴认识你”或“一定拜访”等，需要交换名片时，可以掏出自己的名片与对方交换。

不要生硬的向别人索要名片，而应以请求的口气说：“假如您方便的话，是否可留下名片，以便今后加以联系。”可以含蓄的向对方询问单位、通讯处、电话等，如果对方带有名片，就会较自然地送上。

名片是取信于人的，不可滥发，以防被人假借利用。有些人士还在名片上特印“签字盖章”或“专程拜谒，不做别用”字样。

四、方位礼仪

1、前后

行进时，前面为上，后边为下。出门、下车、下楼梯时，为表示出对客人的关怀，则应主人先出门、下车或下楼梯。

2、左右

右为上，左为下。两人并行，主人为表示对客人的尊敬，应请客人走在自己的右侧，在就座时，也请客人坐在自己右侧。实例：

秘书小王到大门口迎接如期到达的客人，引导客人过程中，小王请客人走在自己的右边，进入客厅内的沙发前，他以手示意客人从自己前边向左侧走过去，自己则从右边走向右边沙发，双方都转过身来落座，这是客人便自然地坐在上座，即右边座位上了。分析：

小王的做法政府和方位理解基本要求，即右为上，左为上。引导客人或请客人就座时，应是客人在自己的右侧，这样才体现出秘书人员的礼貌周到。

3、中间和两侧

中间为上，两侧为下。两侧又以右为上，左为下。三人行走或就座，都应该请长辈、上级在中间，晚辈、下级在两侧。

4、乘车

小轿车，前排左侧为司机的位置，右侧为秘书或随员的位置，后排右侧为上，左为下。

5、第二节 接待工作中的礼仪知识

一、接待工作的主要任务（三大任务）１、安排好来宾的有关工作事宜

（１）搞清来宾的基本情况和意图。来访者的基本情况包括：姓名、单位、身份、来访者人数、到来时间、来访目的等。分析判断来访者意图的依据，一是已经收集到的来宾情况；二是有关组织的接待通知；三是来访者的有效证件或信函；四是来访者自我介绍；五是同来访者的交谈。

（２）根据来宾意图基本部门的实际情况，拟定出接待计划和日程安排。重要的接待活动特别要事先制订接待计划或方案，这个接待计划应该包括：接待方针、接待规格、接待方式、接待日程、接待经费等内容。（３）安排领导会见来宾

（４）安排双方座谈、洽谈、研讨等会议（５）安排考察、参观等活动 座次（６）安排好文件、材料（７）做好安全保卫和保密工作

（８）确有必要时，根据实际情况安排好礼品、纪念品的准备工作

（９）安排好重要接待任务的新闻报道工作 ２、安排好生活接待（１）住宿安排；（２）伙食安排；

（３）来宾用车和接待工作用车安排；（４）接、送站的安排；

（５）提前办好返程车、船、机票的预订、预购工作；（６）安排好就医、保健工作。３、安排业余活动并搞好服务（１）参观游览活动；（２）文化娱乐活动；（３）私人拜会活动；（４）适当的体育活动等。

二、接待工作的原则 １、诚恳热情 ２、讲究礼仪 ３、细致周到 ４、按章办事 ５、俭省节约 ６、保守秘密

三、接待规格 1． 高格接待

高格接待是指主要陪同人员比来客的职位要高的接待。2． 低格接待：低格接待是指主要陪同人员比来客的职位要低的接待

3．平等接待：主要陪同人员与客人的职位相等或相近的接待。（最常用）

第三节 兄弟民族礼貌、礼节基本知识

一、东北内蒙地区 １、满族

（１）简介

信奉萨满教

（２）礼貌礼节 爱吃甜食、过节吃饺子等。满族忌吃狗肉。满族有自己的文字。

２、朝鲜族 ３、蒙古族

（１）简介

信仰喇嘛教

（２）礼貌礼节 招待来客的佳肴右手抓羊肉和全羊席。（３）饮食习惯

（４）节日风俗 每年七八月份，是牧闲季节，一年一度的传统的“那达慕”盛会就在这时举行。“那达慕”是娱乐或游戏的意思。

二、西北地区 １、回族

（１）简介 信奉伊斯兰教

（２）礼貌礼节 谈话忌带“猪”字或同音字。“阿訇”是清真寺主持教务的人。外出严禁露顶，必须戴帽。忌用左手递送物品。（３）饮食习惯

茶叶和红糖是回族人的节日佳品。忌食狗肉、动物的血、无鳞的鱼，以及一切自死的动物。

（４）节日风俗 回族人在每星期五要到清真寺聚礼，每年要封一个月的斋，过圣纪节、开斋节、古尔邦节三个节日。

开斋节，又称肉孜节（回历十月初一），回历九月封斋后，禁动烟火，白天不吃任何东西，到第二十九天黄昏时，如果望见新月，第二天就过开斋节，否则就推后一天。

古尔邦节，又称宰牲节，在回历十二月十日举行，这一天要宰牛、羊、骆驼献礼。

圣纪节，在回历三月十二日举行，家家户户都炸“油香”（类似油饼），过年必吃油香，因为这天是伊斯兰教创始人穆罕默德的诞辰日，也是他的忌日。因此，只一天又叫“圣纪”。２、维吾尔族 ３、哈萨克族

三、西南地区 １、藏族 ２、彝族 ３、白族 ４、苗族 ５、侗族

四、中南东南地区 １、壮族 ２、土家族 ３、瑶族 ４、黎族

第二章 操作技能

第一节 制定接待工作计划

一、制定接待工作计划的目的

二、必备条件和场地

１、必备条件：领导支持、人员精干、各方配合、经费保障。２、场地：秘书办公室、宾馆、饭店、招待所、车站、机场、码头等。

三、步骤与方法

１、了解来访者的基本情况 ２、拟定接待计划（1）制定接待方针（2）确定接待规格（3）安排接待日程（4）明确接待形式（5）拟定接待人员名单（6）准备接待经费开支 ３、接待工作实施

（1）填写来宾情况表，拟定接待计划，报请领导批示。（2）根据来宾情况安排食宿、交通。

（3）根据来访目的，组织参观、学习、游览、娱乐等活动。（4）根据情况，安排领导看望来宾。

（5）视来宾身份及来访意义，安排新闻单位采访报道。（6）预订返程车、船票或飞机票。（7）安排好对来访者的迎送工作。（8）做好接待经费的结算工作。（9）做好接待工作的总结评估工作。

四、注意事项及常犯错误环节 １、注意事项

（１）一定要详尽周到；

（２）必须从简务实，从实际出发，不讲排场、比阔气；（３）讲究礼节，按规矩办事。２、常犯错误

第二节 接待咨询工作

一、开展接待咨询工作的目的

二、必要条件与场地

必要条件：

1、清楚本单位基本情况。

2、了解来访者基本情况。

3、熟悉有关政策、法规。场地：办公室或会客室。

三、步骤和方法

１、为来访者提供本单位的有关情况 ２、认真听、记意见要求

３、妥善处理或解决来访者的要求和意见（１）要遵循以下处理原则

1)凡是属于合理要求，按政策应当解决的问题，应按照“分级负责，归口办理”的原则，及时督促承办单位认真给与解决。

2)凡要求合理但一时难以解决的问题，要说明情况，认真做好思想工作；

3)对过高或不合理的要求，要讲明道理，耐心说服； 4)对本部门解决不了而要与有关方面共同协商解决的问题，则应主动与有关方面联系，主动配合解决。（２）解决来访者要求和意见的具体方法 1)当面解答 2)电话联系 3)出具便函 4)立案办理 5)联合办理

四、操作技巧、注意事项及常犯错误环节 与来访者交流的技巧：一听二问三记四分析

第二单元 档案工作

第三章 专业知识

一、档案检索及其工作内容

档案检索是指对档案信息进行加工和存储,并进行需要查找的工作。它是档案提供、利用工作的基础和前提条件，是开发档案信息资源的必要条件。

档案检索包括档案信息存储和检查两方面工作内容。档案信息存储是将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程；档案信息检索是指利用档案检索工具或数据库搜取所需档案的过程。存储是检查的基础和前提，检查则是存储的目的。

1． 档案信息存储工作的内容（1）著录标引（2）编制检索工具 2.档案信息检索工作的内容（1）确定查找内容(2)具体查找

二、档案检索工具及其体系

1、档案检索工具的种类

档案检索工具，是用以揭示档案馆档案的内容和成分，报道和查找档案资料的工具。（1）从编制方法上划分 1）目录 2）索引 3）指南（2）从作用上划分 1）查找性检索工具 2）报道性检索工具 3）馆藏性检索工具（3）从载体形式上划分 1）卡片式检索工具 2）书本式检索工具 3）活页式检索工具 4)微缩式检索工具 5）机读式检索工具

三、常用档案检索工具简介 1.案卷目录

案卷目录的组织方法通常与本单位档案的分类体系相一致，如采用——组织机构分类法的单位，可按照保管期限————组织机构的体系编制案卷目录。案卷目录的结构主要包括：封面、扉页、目次、序言或说明、简称表、案卷目录表和备考表。2.分类目录

分类目录一般采用卡片式，一文一卡或一卷一卡。3.全引文件目录

全引文件目录又称案卷文件目录，是将全宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按一定的排列方法汇编在一起而成的检索工具。4.人名索引

人民索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。人民索引一般由人名和档号两部份组成。人名索引，一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。5.全宗指南

全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种书本式检索工具。其体例包括以下内容：

第一，立档单位和全宗的历史概况。第二，全宗内档案内容和成分的介绍。第三，全宗指南的辅助材料。

第二节 档案的鉴定工作

一、档案鉴定工作的意义

1．档案鉴定工作，有利于保护有价值的，特别是有重要保存价值的档案。

2．通过鉴定工作，能够更好地发挥档案的作用，实现档案的有效利用。

3．档案鉴定工作有利于减轻库房和设备的负担，缓和库房和设备的紧张状况。

二、档案鉴定工作的指导思想

三、分析档案价值的方法

根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。

第四章 操作技能

一、档案保管工作的含义

所谓档案的保管工作，就是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动。

档案保管工作的任务包括三点： a)防止档案的损坏 b)延长档案的寿命 c)维护档案的安全

档案保管工作的基本要求是： 第一、预防为主，防治结合 第二、加强重点，照顾一般 第三、自力更生，勤俭节约 第四、立足长远，保证当前。

二、档案柜架的摆放与编号

三、档案的存放和存放位置索引

根据有关规定，保管一般纸质档案的温度为14~24℃，相对湿度是45%-65%，一昼夜允许变化范围：温度为±2℃，湿度为±5%。湿度要大于60%，纸张的含水量要在7%左右。

第三单元 公文写作与处理

第五章 专业知识

第一节 公文各组成部分的标注与编排

一、保密等级的标注与编排

撰写文稿时，应根据公文实际的涉密程度，用汉字对“绝密”“机密”“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限（如机密★5年）。签发人：附件

二、紧急程度的标注与编排

三、文头的编排

四、发文字号的标注与编排 一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。常采用3号或4号仿宋体印刷。

五、签发人的编排

六、标题的标注与编排

1．结构要完整（通常由作者、事由、文种三部分构成）2．语意要确切

3．文字应简练、醒目（标题中尽量不用标点符号，结尾不用标点符号）

七、主送机关的标注与编排

八、正文的编排

九、附件标记的标注与编排

十、印章或签署的编排

十一、日期的标注与编排

十二、注释的编排

十三、主题词的标注与编排

十四、抄送机关的标注与编排

十五、印发说明的编排 第二节 行文规则

第三节 公文中若干事物和概念的表达要求： 1时间的表达(年份一律使用公历年份的全称)2空间的表达 3职务、姓名的表达 4数量的表达 5范围的表达 6程度的表达 7语气、神态的表达 第四节 公文的分类

1、根据公文作用的业务领域的划分

1)、通用公文 2）、专业公文

2、根据公文的传递方向划分 1）、上行文 2）、下行文 3）、平行文

3、根据公文性质划分 1）、规范性公文 2）领导指导性公文 3）公布性公文 4）陈述呈请性公文 5）商洽性公文 6）证明性公文

4、根据公文的涉密程度划分 1）对外公开的公文 2）限国内公开的公文 3）内部使用的公文 4）秘密公文 5）机密公文 6）绝密公文

5、根据对公文处理时间的要求划分 1）平件公文 2）急件公文 3）特急件公文

6、根据公文的来源划分 1）收文 2）发文

第五节 公文处理的基本原则：1、2、3、4、5、6、7、8、法制原则 实事求是原则 全面质量原则 时效原则 集中统一原则 党政分工原则 保密原则 简化原则

第六章

操作技能

第一节 指示、决定、批复、通报的撰写 第二节 计划、简报、贺信、慰问信的撰写 指示是上级机关制发的领导指导性公文。

决定是使用频率较高的公文，其主要特点是兼具规范性与领导指导性。

批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制法的；具有明确的针对性，批复的内容针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。通报属普发性下行文。用于表彰先进，批评错误，传达重要情况或精神。通报的主要特点：

一是具有教育性，二是具有较强的时效性。

计划：常用事务处理的公文一种，用于对讲进行的工作活动提出目标并安排好实施步骤、措施和方法。计划对实际工作进程具有指导作用，同时也是总结衡量任务完成情况和效果的重要依据。计划一般由标题、正文、署名、日期组成。

简报：是机关单位编印的用于及时反映情况、汇报工作、指导工作、沟通信息、交流经验的工作刊物。其特点是篇幅简短，大都一期只刊载一篇文章；讲究时效，内容新，报告及时；材料具有很强的典型性。第三节 办毕公文的整理与立卷归档

处理办毕公文工作主要包括：清退、销毁、暂存、立卷归档

第四单元 会务工作

第七章 专业知识 会议规则：是会议组织活动的指导原则、行为规范。它规定了会议的召开（谁、何时）、组成、议事程序等方面的准则。会议规则的基本组成： 1.关于召开会议的条件 2.关于会期

3.关于会议的人员组成 4.关于有关机构 5.关于会议议程 6.关于讨论发言 7.关于表决

8.关于有效决议的条件限制 9.关于会议记录及其他会议文件 10.关于会议经费

制定会议规则的注意事项：

1.会议规则本身必须合“法”，从内容到形式到生成的程序手续都不能与法律、法规以及其他效用等级高的制度规定相抵触。2.应区分会议的性质，结合具体情况和实际需要决定具体内容。3.使会议规则文字化、文件化。

4.要规定对特殊情况下暂时停止执行既有规则的必要条件的限制，同时要规定出新的暂时实行的规则的产生办法。5.繁简要得当。会场的布置要求： 1.充分体现会议气氛，庆祝会应热烈喜庆；履行法定程序的会应庄重严肃；追念哀悼的会议要肃穆；座谈讨论会应亲切自然；重大纪念会应朴素隆重。

2.会场音响、照明、通风、录音等设备应齐全有效，卫生设施应便利。

3.会场格局可根据需要布置成方形、长方形、马蹄形、圆形、八角形、山字形、半圆形、T字形、L形等，但必须与会议性质及所需要的气氛相符。

4.明确划分会场区域并使与会者明确。

5.大、中型会议的进、退场路线应明确并保证通道宽阔畅通。6.主席台的位置应突出，根据会议性质悬挂会标、国徽、画像、旗帜等，必要时可摆放花卉，主席台座次安排应用标签注明。7.分组会地点应根据人数妥善安排，地点应基本固定，布置应简朴。8.搞好会议主席台座次的编排。

第八章 操作技能

第一节 制定会议筹备方案

一、安排会议议题

二、确定会名、规模和规格，提出与会人员范围与人员名单

三、拟定会议的时间与会期

四、拟定会议的议程与日期安排

第二节 会议文书工作

第三节 会议期间与会议结束阶段的工作 第五单元 信息工作]

第六单元 办公室日常事务

第十一章

专业知识

办公室是直接为领导,上司服务的综合性工作机构,办公室工作人员的任务主要是参与政务,辅助事务.办公室工作具有鲜明的服务性,辅助性,专业性,分散性,繁杂性的特点.第一节

办公室的地位与职能

一.办公室的地位和作用

办公室是综合管理机构,不同与具体的业务部门,是从属于领导层或领导人之下的辅助办事部门,而不是权利指挥机构;是一个组织的信息网络中心,是各种信息的汇集点，起着联系上下，左右，内外关系的作用。办公室是组织管理运转的中介层。秘书职业三服务思想：

1.2.3.为领导服务； 为机关服务； 为人民群众服务。

二．办公室的职能

办公室的智能主要体现在参谋的职能，服务的职能，协调的职能，督查的职能，管理的职能。办公室要为领导科学地提供决策课题和理论依据，要为上级广泛地收集决策信息，提供决策预案，并为决策的试验实证和普遍实施做好总结反馈工作。服务职能是办公室事务处理的本质特征，他决定了秘书职业的“三服务”的宗旨：即一为领导服务，二为机关服务，三为人员群众服务，协调职能是指办公室为使组织的特定目标任务得以完成，而使不同的部门，个人之间相互配合，协调一致，和谐统一，以取保目标的实现和任务的完成。监督职能是指办公室对下属机构，部门以及工作人员进行督促，检查，以保证各项工作和任务能迅速有效地完成。

第二节

办公室一般管理知识

一、办公室工作的主要内容

办公室管理的内容多，范围广，随着社会的发展，办公室工作的内容和工作重点相应也有所变化。1值班工作和日常事务管理

主要负责处理文件信函，接打电话，日常接待工作，查找有关的资料，上传和下达，沟通信息，掌握上司外出活动的情况。

2为上司做好公务活动预安排

领导公务活动多种多样，办公室秘书需掌握安排领导活动预安排的各种方法。

领导活动的预安排主要有以下作用：一是便于领导内部各工作的协调。二是使领导能了解自己的计划，掌握自己的“命运”，可合理地安排自己的工作。三是方便各工作部门请示，汇报。四是便于办公室跟踪掌握领导的行踪，及时搞好信息反馈。五是领导领导活动预安排是办公室写好工作日志和大事记的基础。

3办公室的环境

办公室环境管理是指组织办公区和公共环境的管理。

4办公用品的管理

办公用品是在办公室工作中所需使用的消耗物品，管理好办公用品可以提高办公的效率。5办公室规章制度的制定管理

各种规章制度有组织的管理走向科学化，规范化和制度化。包括职责规章，工作程序规章，义务标准规章和奖惩性规章等。

第三节

保密工作概述

保密工作就是国家和组织的安全利益出发，采取一切必要的手段和措施，将国家和组织的秘密控制在一定的范围和时间内，以发挥其效益的各种活动和工作。

一、保密工作的特点 1封闭性

保密的封闭性是由秘密的隐藏性决定的。保密工作是对秘密的信息、情报加以封锁，2排他性

对于不该知秘的外部势力予以排除，并将秘密限于一定的空间范围、时间范围内。3利益性

保守秘密关系到国家和组织的根本利益，做好保密工作是办公室业务工作的内在要求，办公室是联系上下左右，沟通四面八方的综合办事机构，是涉及组织秘密最多最早，最深的部门，因而是自身组织管理工作的组成部分，是完成办公室办文，办会，办事等其他任务的保证。

二、保密工作的主要内容

保密工作概括说包括保密立法的不断完善；加强保密宣传教育，建立健全规章制度；保密技术的研制和开发；应用防窃密、防泄露的技术设备和手段，依法监督，处理泄密事件。从保密工作涉及的具体工作内容来看，它包括文件保密，会议保密，新闻报道和出版保密‘科技和何涉外活动保密，办公自动化设备和通讯设备‘电信设备保密及经济军事情报保密。

第十二章

操作技能

第一节

保密工作

做好保密工作是办公室义务工作的内在要求，是自身管理的需要，要做好保密工作就要制定严格的保密措施

一、保密工作的具体内容 1.文件保密

秘书部门需经常同各种各样的文件、资料、图书等打交道，这些文件、资料有许多属机密秘密和绝密级文件。

2.会议保密 召开主要会议和涉秘会议时，会钱需做好保密工作的安排与布置。

3．新闻报道和出版的保密 4．科技和涉外活动的保密 5．计算机设备及电讯设备通信保密 6．经济、军事情报保密 7．现代办公设备保密

二、保密工作的主要措施 1.健全保密制度，加强思想教育。2发展保密技术，促进保密现代化 3指导企业管理好商业机密 4健全保密机构，加强队伍建设 5加强组织领导，做到专人专管

二、保密工作的基本要求

1、领导重视 2．制度健全

3、依法管理

4、准确定秘

5、应用技术

第二节

办公室日常工作的安排

领导每天的公务活动是多种多样的，要提高工作效率就需要统筹兼顾，合理调配利用时间，“凡事预则立、不预则废”，秘书要有效地管理安排好上司的时间和自己的时间。办公室主要是要做好领导活动的月安排和周安排，并在每日开始工作之初，将工作安排计划送交给上司，注意提醒领导不要耽误一些重要的会议和会见。

一、领导活动月安排的方法

每月安排一次，一般在上月底或当月初。

1、通过领导定期的办公例会，由主管领导召开办公会，会上各位领导成员报告上月工作完成情况，提出下月计划安排，再结合集体当月要参加的重要会议和各项议定的事项，由会议记录在案人员编制计划表，再经主管领导审定把关确定下来，然后印发给诸位领导和有关职能部门，因故未参加会议的领导，会后秘书人员要单独请示，将有关内容补充进去。所定计划，办公室要备份，以备随时掌握各位领导的动向。

2、领导层的各位成员将自己下月的主要活动、计划以书面或口头的形式交代给办公室，再由办公室在分别征求了各位领导意见的基础上综合协调，有冲突、矛时，要从中协调，再征求各方意见，然后将初步计划送呈主要领导审定，再印发给各位领导和有关部门。

二、领导活动周安排

应在月安排的基础上做好周安排。

1、在每周一或周末上午主要的碰头会议上，根据月安排和本周的各项重大活动，确定主要工作内容，如领导碰头会有困难，可由公室上门征求各位领导意见。

2、在领导碰头会议的基础上，再加上秘书部门平时搜集了解掌握的情况和职能部门、下属单位的某些要求，综合制表。

3、周安排计划要逐日制定，详细具体，按上、下午的时间基本固定下来，一般按人安排，尽量不再改动。

三、领导活动日安排的方法

领导活动的周安排基本就确定了每日活动的内容，但有些企事业单位的秘书还需要将领导的当天活动细致具体的计划编出来。基本要求如下：

1、在制定当日计划时，要注意考虑上司的工作习惯和风格，要将各种需要呈报的文件、信函和口头请示相对集中呈送、呈报，使上司有更多的整块时间处理大事。

2、在安排一些具体的会议、会见和洽谈时，要注意筛选事项和为上司挡驾，不使领导隐入各种事务性工作和应酬中去，而影响其主要的工作。

3、要事先为上司准备好各种活动所需的文件和资料，重要文件需备份存档，在重要活动之前要提醒领导不要误了时间或疏漏了有关事项。

4、在领导出差旅行刚刚返回和临近下班之时，不要安排较重要的会议和会谈。

5、在领导各项活动之间，要充分考虑留有余地，留下灵活机动的时间。

6、一旦因情况发生变化，领导工作计划有所改动，秘书要及时通知有关单位和部门，并要致以歉意、说明原因。

第三节

领导一般活动的安排

领导在日常要经常参加参观学习、出国考察、深入基层调研、检查工作、仪式活动、慰问活动、庆典活动等，在安排不同的活动时应注意采取不同的方法。

一、领导参观学习活动的安排 办公室应在领导出发前做好各种准备

1、思想准备

2、资料准备

3、后勤物质准备

二、领导深入基层调研和检查工作的安排

1、要了解领导外出的任务、意图、时间和地点，然后根据具体任务考虑计划和措施。

2、在领导外出期间要掌握领导的活动日程，并事先通知有关被调研检查的单位领导，根据领导的工作习惯和重点制定出周密清楚的计划。

3、根据领导意图，围绕任务的中心，秘书要以录音、录像、手写记录等方式配合领导的调研，掌握大量第一手材料，搜集各方面的反馈信息，为帮助领导撰写专题调查报告或综合汇报材料做好准备，打好基础。

4、要在大最重要经第一手资料的基础上做好调研材料的整理、分类、归档工作，为各种决策提供有力的依据。

三、宴请活动的安排

宴请活动是在一些有影响的“大举动”、大工程开工或心尾之时，为了扩大影响，塑造组织良好形象，进行联谊，表示对各方的谢意而举行的活动。

1、邀请

2、安排席位

3、服务工作

四、参观游览活动的安排

五、慰问活动的安排

六、出国考察洽谈的安排 第四节

重大活动的组织工作

一、集体视察活动安排方法

１、视察之前首先有要问清并掌握视察活动的内容和指导思想,视察的对象和重点,视察的程序和时间的安排,参加视察人员的组织,要求被视察的单位提供有关情况资料,召开有关的预备会议，协调各方面的准备情况，拟出视察活动的方案。２、方案批准后，拟定视察的名单，通知有关单位人员开会，印发视察的方案和日程表，划分小组，明确各组的视察范围、重点和程序，指定各组记录人员，安排好视察的路线、车辆食宿，通知被视察单位做好各种准备。

３、视察中，将视察程序、时间通知被视察的单位，检查落实推动被视察单位的准备工作。４、视察后汇总各视察组的资料，及时调整好视察报告初稿，呈送领导审定，再被将报告印发下去，及时总结视察中的问题经验，做到善始善终。

二、节庆活动的安排 应注意的事项：

１、活动形式多样、灵活、新颖、欢快、热烈、丰富。２、尽量节省开支，不铺张浪费，不大讲排场。

３、精心组织，提高警惕，防止各种意外事件的发生和坏人破坏，做好医疗、防火、防盗、防挤的准备工作。４、可邀请当地主要领导和有关部门领导出席。５、活动中讲话要精彩，防止套话连篇，毫无新意。

６、利用好广播、报纸、电台和电视台营造烘托气氛，配合宣传。

三、纪念活动的安排 １、做好活动的安排

２、建立活动筹备组织机构，各部门要严格把关、各司其职。３、检查督促。

４、各筹备组汇报情况，综合协调，统一指挥，各组对工作中的问题颖提出自己的意见和建议，对于出现职责交叉和工作落实不到位的地方应分析原因，并向上司汇报，由领导定夺。５、总结评估，积累经验，以文字和口头形式向领导汇报。６、提供活动纪要的草稿，由筹备组的主要领导审核。

四、庆功祝捷活动安排 １、活动的主要内容：致开幕词、代表讲话、发奖仪式、儿童献花、领导讲话、文艺节目等。

２、会场气氛要热烈隆重，布置要新颖美观，人员秩序要井然，要尽量坐满。

３、主席台布置要热烈隆重，各方领导人员要尽量出席，领导与授奖对象相间而坐。

４、发奖时要配有音乐，秩序要井然，排列领奖要有序，场下要热烈鼓掌，营造气氛，可视具体情况安排儿童献花。５、新闻单位要随活动采访，配合宣传。

五、悼念活动的安排 １、治丧活动 ２、吊唁活动 ３、追认活动

(1)布置会场，一般有遗像、花圈、横幅；(2)向被追认者默哀；(3)宣读追认者文件；(4)介绍英雄事迹；(5)各界代表讲话；(6)被追认者家属发言；

(7)领导和各界群众与家属握手慰问；(8)散会。第七单元

协调工作

第十三章

专业知识 第一节

协调的含义

协调应包括三层含义：

１、协调必须使双方或多方的，一方无所谓协调。２、协调必须通过主客体之间的内力作用才能进行。３、协调的目的是使双方或多方的意见尽量达成某种统一，构成合力，朝着一个共同的目标努力前进。第二节

一、协调者

二、协调对象

三、协调背景

四、协调目标

第三节

秘书协调的职能基础 协调工作的构成要素

秘书部门进行协调有着特殊的职能基础： １、作为综合部门 ２、作为信息枢纽 ３、作为领导的办公机构 ４、作为领导人的近身助手

５、秘书部门在广泛的工作交往和全面服务中，能建立与多方面的合作基础和相互理解信任的感情基础，这是秘书协调的重要条件。６、秘书在协助领导推动工作的实践中，便于学习领导的工作方法和工作艺术，学习全面管理知识，提高工作能力。

第四节

一、非权力支配性

二、非职责限定性

三、非确定地位性

四、认同疏导性

第十四章

操作技能 第一节 组织协调工作的内容

组织协调工作的特点

一、对上关系协调

二、对下关系协调

三、上下双方关系协调

四、秘书与领导关系的协调

秘书与领导相处的基本原则

五、群众关系协调 第二节

协调工作艺术

一、塑造良好形象 良好形象体现在： １、立场公正 ２、态度和蔼 ３、平等协商 ４、谦虚敬慎 ５、说话简练

二、争取领导的支持和信任

三、善于利用人际关系沟通工作关系

四、重视发挥组织的协调作用 １、相关分析处理法 ２、明确岗位责任法 ３、事先相互通气法 ４、协商一致法

五、坚持原则性与灵活性相结合

职场礼仪之秘书接待礼仪 篇6

1、有人敲门，应回答“请进”，或到门口相迎;

2、客人进来，应起立热情迎接，如果家中不够干净齐整，显得零乱，要做些必要的整理，并向客人致歉;

3、敬茶须用双手端送，放在客人右边。如果夏天酷热，要递扇子，或开电扇;

4、吃饭时来客，要热情地邀请客人一同进餐。客人吃过饭后应送上热毛巾，并另换热茶;

5、接受客人礼品，应该道谢;

6、向主人或客人介绍对方时，姓名职务必须逐字清楚，须先将年轻者向年长者介绍;

7、客人来时，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家属陪着，然后再去干自己的事;

8、客人坚持要回去，不要勉强挽留;

9、送客要到大门外，走在长者后面;

探析秘书之独立人格 篇7

一、秘书独立人格缺失现象

(一) 从众现象。秘书人员在工作或人际交往中, 在受到群体的引导或压力下, 个人行为或态度倾向于与多数人相一致的方向变化, 这种影响是一种内在的、心理上的影响, 通常没有外在直接, 明显的胁迫行为。表面上看是秘书个体自主选择和做出的, 但实际上是群体影响的结果。譬如近年来, 社会上请客送礼、公款消费之风盛行, 社会不正之风和“黄赌毒”等社会丑恶现象的滋生蔓延, 形成了一个对秘书极具腐蚀性的外围空间, 对秘书腐败起了催化作用。因腐败而获得的利益对腐败分子来说是绝对具有诱惑力的, 一些意志薄弱者在这股歪风的潜移默化下, 思想麻木, 错误地认为别人能捞我也能捞, 法不责众。这种从众心理往往造成上级捞, 下级也捞, 以致整体跌入犯罪深渊。而部分原本保持自身独立的人员, 由于与腐化分子的行为作风形成了对比, 从而遭到孤立、边缘化的对待, 于是部分的人员便与之俱化, 从而丧失独立人格。

(二) 权威服从。服从是社会生活中常见的现象, 也是任何一种组织和社会文化对人的要求, 服从使得各种规范得到遵守, 秩序得到保证, 但在一定情况下, 这种服从也会带来在灾难性的后果。从1963年到1976年间, 美国心理学家米尔格莱姆进行的一系列实验研究权威服从现象, 从而揭示了人具有高度的服从性。秘书人员本身的角色定位便是领导权威的辅助角色, 加之人性本身就具有较高的服从性, 于是经常有秘书迫于长官意志而牺牲自我利益, 在本身的工作范围之外还要继续服务于上级, 迎合上级观点。

(三) 群体影响。群体影响对于秘书人员的消极意义则体现在社会懈怠与社会补偿上。当人们一起完成任务时, 个人所付出的努力比独自完成任务时要小, 这种现象就称作社会懈怠, 或者是社会惰化, 与之相反的情形叫做社会补偿。秘书人员是领导的智囊、辅助者, 负责诸多琐碎繁杂的事务, 在和领导的共同工作中, 许多上级将工作任务下放, 继而是权力下放, 减轻了工作负担, 一定程度上造成了个人工作懈怠, 加重了秘书人员的工作任务, 侵犯了秘书人员的权利。另一方面, 造成了秘书人员擅用权力, 滥用职权, 滋生贪腐行为。

二、秘书独立人格之意义

(一) 保护秘书人员的个体利益。秘书人员的角色普遍意义上是定位于综合辅助管理的, 其秉承领导意图, 围绕领导工作的需要而展开工作, 但这种理论意义上的辅助地位实际上是以秘书与领导的人格平等为前提的, 但在实际的工作实践中, 我们常常看到秘书由于其辅助性的职业特点而导致独立人格的缺失, 即秘书人格是屈从于领导人格, 亦或者说是屈从于一种威权。这对于秘书人员独立人格的自我觉醒是否定的, 因此对于其独立人格的规建和重新填充内容可使秘书权益得到保障。首先, 自我独立的人格是秘书人员的本质性存在, 由于独立人格的自我觉醒和知觉为其提供了外在于社群的独立思考, 保证了其思想的独立性。其次, 基于思想的独立, 导致秘书人员个人的选择自由是以其独立之思为依据的, 因此其行为所产生的义务与责任将由其个人自愿承担, 这就避免了秘书个人因独立人格的缺失而盲目屈从与社群意志或威权意志, 即保障了其行为抉择的自由性和承担责任的自愿性。

(二) 更好地处理权利与义务的关系。自由意志作为独立人格的本质特征, 由自由所派生的责任便能够被个人既自觉又自愿地承担, 因为是个人自由意志的抉择结果, 所以义务是个人所自觉自愿的。同理, 对于权利的使用是相对于义务而言的, 因此自由的自愿自觉性质同样适用于权利的使用, 这种使用的前提是个人的自由抉择, 对于公私关系, 秘书人员由于其自身独立的考量, 保证了在公私关系的审视上尽可能地避免盲从、硬性服从、无条件依从。

(三) 有利于角色重新定位。秘书人员的辅助性角色是基于社会大众对其职业的角色期望所定立的, 这种认识在秘书界似乎基本没有争议, 但在辅助的意义上我们似乎可以借古鉴今地重新定义一番。即这种辅助不再受权威的绝对性而丧失独立考量的可能性, 我们在独立人格的建构下得到的是一种能动的, 积极的辅助角色, 即能够避开社会心理的普遍性规律, 避免从众、权威服从、依从等无意识的决定, 而能够独立的思考, 自觉自愿地遵从个人定立的辅助准则, 这种辅助角色区别于传统的迫于社会主观强力的辅助角色。

(四) 便于秘书人员思想和观念的自主改造及适时转变。独立人格的本质特征要求秘书人员拥有自我的独立思考与独特视角, 提供了主体思想改造的可能性, 由于独立人格自我知觉, 要求秘书在任何境况下都保持独立性, 即这个社会对于我们呈现的意义, 秘书人员都是以个人之思和独立视野来应对着, 这是其能够适时转变思想的不可或缺的条件。

(五) 有利于秘书在工作中更好地发挥主观能动性。秘书的独立人格赋予其两方面的内容, 首先是个人能够在自我决断时有独立之思, 其二则是在工作中能够主动地自我反思。正是这两个独立, 使秘书人员在工作中能够以一种自觉自愿的主观导向来应对外在事物, 这就激发了其在工作中的主观能动性, 这种能动性体现在与独立之思前行为方式的对比, 即独立之思前, 对于外在的规范或命令是以一种不加思考的服从行为, 而在独立之思后, 尽管行为最终会导向服从, 但在服从前, 主体对于外在的规范和命令进行一次审视, 亦一次价值重估, 这就为秘书人员对于不合理的规范或命令的抵抗预留了位置。由于经过独立之思和独立判断, 主体对于自身的行为是绝对自明的, 因此对于行为导致的责任也是预先自知的, 这样的责任感和责任审视让秘书人员能够更加积极地决断, 即在行为发出时, 克服了主体意识的盲目性和模糊性, 从而更好地发挥秘书人员的主观能动性。

三、秘书独立人格缺失的原因

(一) 伦理模式构建的精神桎梏。自孔孟至汉儒董仲舒, 再到后来的南宋朱熹等先哲的君臣观对后来的人们产生了深刻的思想印记。这并不是一种政治制度或法律意义上的强制规范, 而是一种道德伦理的模式建构, 规定了其秩序、准则, 这在他们看来是符合最高道德准则的行为导向。而这种伦理规范继而被封建统治者所利用, 可以看出道德规范首先是以一种他律的形式约束着众人, 因而道德规范的他律性表现出的特点是外在约束力、外在的导向功能及道德义务性。也就是说这种道德规范在最初的阶段是靠强制力来约束个体的行为, 并不是个体心甘情愿的行为。尤其到了南宋, 这种伦理规范强调一种绝对的秩序和纯粹的服从, 违背了人的独立人格, 抹杀了人的自由、平等、独立, 于是这种伦理构建的外在约束力日益彰显, 越来越与个体的基本利益冲突。

(二) 中国政治环境的影响。封建社会人们的行为取向几乎全由传统型权威和个人崇拜所决定。在封建制度的支配下, 统治者与被统治者是“主仆”关系, 既定的秩序导致了臣民的习惯性服从以及墨守成规的无意识行为。“君权至上”, 皇帝作为最高天命的的行使者和代言人, 皇权的至高无上和对其的绝对服从使得臣属关系尤甚。

(三) 社会心理导致的从众和权威服从。秘书人员从众的原因有两个, 一是为了做正确的事, 二是为了得到他人的喜欢和认同。在情况不明时, 这种从众的可能性会增强, 除此之外, 在危急时刻, 或责任重大时, 人的自我独立判断会趋向于从众。在群体工作中, 秘书人员会受到来自群体行为一致性的压力, “叛逆者”会遭受群体的不友好待遇, 于是从众成为一种获得与他人行为一致、情感达成一致的策略。而秘书人员对于权威的服从是人具有的一种先天趋向, 责任重大的时刻或来自合法权利的指示时, 秘书人员会趋于本能避开对于责任的承担而对合法权力的指示进行遵从, 从而缺乏自我的判断和对于事物自身的冷静考量。

四、如何唤回秘书之独立人格

(一) 秘书必须要坚信独立人格的存在。我们的人格是“人性的”而不是“机械化的”。基于这种认识, 我们才能正确认识世界。我们是自由的, 我们不受普遍必然性的绝对支配, 而这种自由在行为上则体现在自由的抉择, 即我们有能力去做出我们内心所意愿的择别。这种倾向实际上不是脱离社会, 脱离他人, 而是在主观上, 即主体意识形成一种自由的个人考量境况, 显然这种境况是主体意识化的产物, 而非行为的对象化。“存在”赋予秘书人员独立人格以“人”的意义, 赋予其“人性”。由“存在”所得出的自由和自由本身的特性则赋予秘书人员以人格的独立性。

(二) 秘书必须具备独立意识。秘书作为一个社会角色, 应该遵照社会对其的角色期待进行角色扮演, 然而这种社会群体的普遍规范是有待争议的, 我们不能不加思考地盲从社会规范, 秘书人员必须有自身独立的考量, 秘书其本身的工作便带有鲜明社会群体协作性质, 秘书个人在群体中的独立意识对于自身的行为导向显得至关重要, 我们在秘书角色的扮演中, 不能仅仅以外在的规范性为标准, 更应该树立内在的主观准则, 并对于这一准则以情感的敬重, 才能在角色扮演中赋予角色生命力。虽然秘书是依靠领导者来发挥自身作用的, 但是秘书人员首先要求其自身要有“遗世独立”的自我知觉, 即将自我从世界和社会关系中独立出去, 以纯粹的“心”来观照世界。秘书必须获得独立的思考, 尽管这种思考是自为的, 我们对这种有着指导意义的观念也绝对不能粗鄙地弃绝。

(三) 秘书应建立积极的独立人格。我们拥有择别的自由, 于是我们在道德实践中有了选择善恶的自由, 这种做法体现的是主体的自由, 但没有体现出自由的积极一面。真正的自由还需要往前更进一步, 那就是去选择具有普遍必然性的道德法则, 只有当个人意志选择了这种道德法则时, 也就是说把自己的主观准则变成客观法则时, 人才具有了真正的自由, 这种积极的自由给人们带来行为的合法性或道德性。所以道德法则和自由是相互蕴涵的。

道德法则为我们提供了行为依据和一般的范式, 这样我们就能保证个人的道德实践首先是出于个人自由选择的结果, 同时又遵循了道德法则赋予的范式, 且带着对于法则的敬重而付诸于实践, 在实践过程中, 由于是遵循个人自由选择的道德法则而行为, 因此在实践过程中出现的一切责任都是由主体自觉和自愿承担。敢于对个体的自由行为所导致的责任进行自我承担, 这种自由是有担当的自由。因此秘书人员在拥有了人格独立性后, 仅仅是拥有了初步的自由, 我们要为这种自由寻找法则和范式, 并对个人的选择承担责任, 这才是积极的独立人格, 至此, 人格的建立才算是一个完满的结束。

摘要：秘书的独立人格即秘书人员在面对权威或社会群体的导向能够拥有独立的思考和判断, 保持人格的独特性。秘书人员在工作中受群体和个人直接或隐含的引导压力下, 个人的态度或行为向着权威、多数人相一致的方向变化, 丧失自我的纯粹思考, 甚至做出有悖道德伦常和社会公众利益的行为。针对此种现象, 强调秘书人员的独立人格能够使其在不同的情境下运用自由意志做出客观, 合乎理性的抉择和判断。

关键词：秘书,独立人格,自由意志

参考文献

[1]侯典牧.秘书心理与行为[M].重庆:重庆大学出版社, 2011.

[2]许燕.人格心理学[M].北京师范大学出版社, 2009.

林建海的IMF秘书长之“道” 篇8

作为IMF的秘书长，林建海总揽IMF执行董事会的工作计划及日常事务，协助总裁拉加德主持执行董事会议，并管理188个成员国参与基金治理的各项事宜。他同时兼任国际货币与金融委员会秘书长，协助该委员会主席尚达曼主持核心会议。

从担任IMF秘书长以来，这位如今在IMF担任最高职务的中国籍雇员就一直吸引着国人的关注。2013年10月底，林建海在清华五道口金融全球名师大讲堂发表“全球经济展望：挑战与机遇”的主题演讲，他对中国经济发展的殷切关注，对世界经济走势的独到见解，以及他言谈举止间流露出来的绅士气质，使人折服。

从温州小镇“一步步”走到IMF

从1989年进入IMF工作至今，从最初的普通雇员到秘书长，林建海说，“自己只是一步一步走上了台阶”。

林建海1955年出生于浙江温州磐石。从小古镇，到北京，再到美国华盛顿，他没有像家乡很多人一样通过经商获得事业的成功，因为他从小的梦想是“当个读书人，从农田中解放出来，走到上海、北京，走到大世界”。所以他最终选择成为一名国际“公务员”，从事他热爱的工作，忙碌而幸福着。

小镇上的孩子，没有任何背景，却能成为国际金融机构的高管，不禁让人遐想，他走过了一条怎样的道路，才获得如今的成功。

谈到家庭和成长经历，林建海对于家乡和小时候的记忆印象深刻。跟那个年代普通农家孩子一样，他放学也得田间地头干农活儿。但是，好学、勤奋的他一点也没耽误功课，年纪最小成绩还很好。林建海说，这些都是因为受到父亲的影响。林建海的父亲生前是一名在上海服装厂工作的裁缝，但是他酷爱读书。“爸爸只上过一年半的学，但对中国的文化历史哲学等都有很深的了解，是自学成才。不论家里条件多苦，他都告诉妈妈，一定让我们念书。”林建海回忆，父亲告诉他们要走出去、要改变生活，就只有靠读书。

“母亲的身上有一种‘先人后己’的品质。”林建海告诉《经济》记者，在温州老家，母亲看到谁家有困难，一定会去帮一把。碰上刮风下雨天，母亲看到邻居晾晒的衣物，一定会先帮邻居收再收自己家的。仍在老家的大姐林建萍说，弟弟性格像父亲，为人处世像母亲，父母亲给了他最优秀的品质。

高中毕业后，林建海留校教英语，当时没有恢复高考，因为英语好，等到有推荐工农兵上大学指标的时候，他经过面试被北京外贸学院（现对外经贸大学）录取了。在大学，他夜以继日地学习，毕业后因成绩优异而留校。之后，他被选派到美国加州伯克利大学留学，随后在乔治·华盛顿大学获得国际金融学博士学位。

林建海说，他的每个人生转折点，都好像有人拉了一把，从小学到中学到大学，他的老师对他都无一例外的“非常好”。

责任与博爱是工作的深层动力

博士毕业后，林建海先进了一家投行工作，30多岁，事业有成，但是他觉得自己不适应那里的应酬。

1989年，林建海过关斩将，成功应聘到IMF工作。他的最初感受像是不会水的人被扔进一个游泳池，“你必须学会游泳，否则就会被淹死”。这里需要英语好、经济专业强的人，两者加在一起，对林建海而言要求就变得更高。

林建海说，他工作中的一大快乐在于掌握宏观经济分析方法的过程。将坐标建在世界和具体的国家，在瞬息变动的国际经济形势面前，他能对纷繁复杂的世界局势进行把握与展望。他在IMF更大的乐趣则在于这项工作带给他的责任感。因为一切分析与决策，往往归结到为某一国家经济发展提出政策建议，最终为推进其经济发展，乃至全球经济发展与社会进步。“责任与博爱是我在IMF工作的深层动力”。

2012年3月，林建海被任命为IMF秘书长。总裁拉加德赞赏林建海丰富的工作经历，“他在基金组织雇员、管理层和基金组织成员国之间建立共识的能力和技巧，对于正处在历史上最具挑战时期之一的基金组织执行董事会开展卓有成效的工作至关重要。”

“如果说IMF像一台高功能、高效率的机器，秘书部就应当是高效能的润滑剂，帮助这台机器正常、顺利地运转；做好这样的润滑剂也是我的工作目标。”林建海任职时说道。

作为IMF中升职最快的职员之一，林建海向记者道出了他成长阶梯背后的秘诀：一是要有开阔的胸怀，二是要以诚待人。在IMF，林建海很少拒绝别人的请求，愿意帮助别人，让周围的人感受到他的人情味，因而受到大家的信赖。每年员工在评价他时都给他最高分，这在该组织是少有的。

众口难调他从中斡旋

执行董事会是IMF最高级别的常驻决策机构，由24名执行董事组成。全年平均350多个大小会议，2800多份会议文件。林建海告诉《经济》记者，除此之外，他还要全权负责基金组织一年两次的春季大会和秋季年会，其中包括基金组织最高决策机构——全体理事会议，以及云集政商界领袖、学术精英的各种最高级别的研讨会。

“持之以恒、精益求精、大公无私、高瞻远瞩”正是他的写照。林建海坦言，自己几乎每天都需要工作12个小时左右，遇上忙碌时段，经常要加班工作至凌晨。在目前的工作岗位上，他既要为所有成员国的利益服务，包括任何看似细小却又重要的事情，也需用战略性的眼光来考虑未来的工作规划。

“如何在短时间内，将代表不同国家利益、站在不同立场的24位执董的意见有效沟通、达成共识，最终使执董会顺利通过决议并付诸实施，是我的工作，也已成为我生活的一部分。”林建海对《经济》记者说。

为了执董会议能顺利进行，会议之前，林建海需要阅读大量书面材料，了解问题背景以及执董们的主要观点和立场，对会议中可能出现的各种问题做出预想，并准备好应对方案。尤其是遇到比较复杂、既有争议性的会议时，他甚至会直接面对面了解每一位执董的意见。林建海向《经济》记者回忆了2012年执董们对国际资本流动自由化及资本管理这一议题的激烈讨论。