秘书工作作用（精选8篇）
秘书工作作用 篇1
一.秘书的作用
秘书是协助领导处理日常事务工作，掌管文书的人员，他们以辅助领导决策，综合协调各部门或各人员的工作，沟通收集处理信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。做好日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）工作，做好接待事务（来访接待、安排服务等）工作，做好会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）工作，做好信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）工作，做好调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）工作，做好文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）工作，做好协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)工作，做好督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）工作，做好领导临时交办的任务以及行政事务。
对秘书工作作用的认识有哪些? 2007-05-30 14:31 工作描述：
秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：
接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话； 收发与回复日常邮件；
撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告； 会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；
将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；
接待访客；
采购、分发和控制办公用品等等。
秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。
核心竞争力：
知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。
技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。
经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企业状况有所了解。
职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识。
职业现状：
秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。风险与回报：
秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。另外，秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。
据权威部门统计，80%以上的秘书月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之间的秘书有4.31%；月薪在8000以上的秘书只有2.02%。
职业趋势： 发展路径：做秘书得先有“秘书证”，国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。
转型机会：根据秘书的知识结构和技能，秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作，如果外语水平高，还可从事涉外文秘的工作。
职业典范：
每一个成功者的背后都有一个默默耕耘、辛苦工作的秘书，他们的名字往往 不被人们所关注和提起，千寻万觅，终于找到一个，她就是世界首富比尔•盖茨的秘书——露宝，比尔•盖茨曾说“微软的成功有她的一份功劳”。
秘书人员应具备的素质
（一）、基本素质
1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！
（二）、业务素质
1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。
2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。
3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）
（三）、文化素质
1、社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了 一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文
章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。
2、自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。
3、外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。
（四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。
但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。
四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：
1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。
在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。
====================== 当好秘书的绝活
秘书这个行业让很多人羡慕,却又让很多人望而却步,因为这个职业的性质决定了要和老板直接接触,稍有不慎就可能会惹“老虎”发威.下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经验之谈,相信会给想做秘书的朋友们一点帮助！全能秘书的全部内涵 Monica 年龄：28岁 任职：4年 传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区.目前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节.所谓“行行出状元”,我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书.首先,硬件条件是必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑.其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外.平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键.另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复.所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力.这些有时候需要多年的锻炼和培养.所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历.最后,要讲究公私分明.千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的.沟通最重要 Jessy 年龄：22岁 任职：1年 时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到.除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重.而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力.我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要.其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系.领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾.做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面.在我的工作中,难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面.现在我也习惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的能力.小心那些潜在的危机艾小姐 年龄：26岁 任职：3年 我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人.工作辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头.当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈！上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的危机：万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威胁,要么就被炒鱿鱼.我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作,所以我开始暗地寻找机会跳槽.一个月后,我就递交了辞呈.现在我的老板是女的,让我安心许多.我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定.但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气,通常情况而言,往往与工作有关.我又一次意识到：万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小看你,要么激化双方的矛盾,后果都不好.然而,这还是有办法避免的.我必须学会察言观色,同时提高工作能力和办事效率。=== 高级秘书应具备的素质
享受高薪、上宠下举的高级秘书无疑备受职场女性的青睐。随着各类中外秘书证书蜂拥而至，很多初级秘书会认为考证是攀登高峰的唯一捷径。然而，经验告诉我们，理论知识固然重要，实践经历和敬业精神更是不可或缺的两项法宝。要成为一位“全能型”的高级秘书，你需要具备以下的素质：
1、高效的工作能力。
能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。
2、善于人际沟通。
秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。
3、有外交家的平衡术。
跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点。
4、能担当重要责任。
高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。
5、有良好的社交能力。
熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。
此外，服务于不同的行业，对高级秘书的要求也会有所差异，如律师事务所需要懂得相关法律知识的秘书，而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知识等。作为一个重实践的工作，需要长期经验的累积，因此一般年龄在30-40岁左右的女性是最合适的秘书人员应具备的素质
（一）、基本素质
1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常发生一些新鲜事、突发事，这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响。
（二）、业务素质
1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。
2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。
3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）
（三）、文化素质
1、社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。
2、自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。
3、外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。
（四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。
四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。
作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：
1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。要成为一位“全能型”的高级秘书，你需要具备以下的素质：
1、高效的工作能力。
能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。
2、善于人际沟通。
秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。
3、有外交家的平衡术。
跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点。
4、能担当重要责任。
高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。
5、有良好的社交能力。
熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。
此外，服务于不同的行业，对高级秘书的要求也会有所差异，如律师事务所需要懂得相关法律知识的秘书，而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知识等。
浅谈如何做好秘书工作
秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术
工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。
工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。
作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：
1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。
在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。
对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩*猾的习气。
对仲裁员/调解员要尊重，当好他们的助手和参谋，但不要越俎代庖。要各司其责，互相配合，共同把工作做好。
此外，要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系，如外贸部门，商检机构，会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。
2、要掌握理事艺术
（1）工作要有计划
长远计划：五年、三年、一年 短期计划：一个月、一个星期、每一天
（2）养成良好的工作习惯：今日事今日毕，能马上办的决不要等一会儿再
办；一件事情要一抓到底，不要半途而废。目标明确，有始有终。
（3）始终把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把
抓”。重要的事先办，急事先办，及时处理；对大事要高度重视，一抓到
底，而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。
3、要有较高的说、写能力，即语言表达能力和文字写作功夫，这也是做好秘书工作必须具备的。
我们在实际工作中，都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面，既有人，又有事，千头万绪，林林总总。然俗语到：“千条线，一根针”，我们就是这根“针”，运用得好，你会有条不紊，游刃有余；运用不好，你会手忙脚乱，焦头烂额。
四、秘书人员的纪律要求
任何一种组织，都有自己的组织纪律，作为一个从事法律工作 的机构，更应
该如此。
现在，贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”，它对秘书人员提出了具体的要求，这就是我们的纪律，每一条都应自觉遵守。各个“守则”虽然在内容上各有特点，但从要点上看，大体上可分为三个方面：
1、忠于职守，爱岗敬业
2、秉公办事，廉洁自律
3、保密制度，严格遵守
其具体内容是不言自明的，无须再作解释，只是对我们每一个做秘书的来说，要时刻提醒自己，严格遵守这些纪律。
在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，是一个人，一个单位，乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力，取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位，秘书人员的工作十分重要，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；另一方面，领导人员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。
秘书工作作用 篇2
一、教学秘书工作在教学管理中的地位
教学秘书, 其工作性质应定位于既是教学工作管理者, 又是服务者, 而管理从本质上讲也是服务, 因为整个学校的工作最终都要落实到为学生服务。作为教学秘书, 这种服务更具体更直接。一个学生从入校报到注册到四年后的毕业离校, 教学秘书要为他们做大量的工作, 因而全面地服务教学、服务教师、服务学生, 是教学秘书的中心任务和本职工作。教学秘书的地位, 可以说既是从属的地位, 又能相对独立, 它是高校基层教学管理的重要枢纽。[1]其业务工作从属于学校教学管理部门 (教务处) 和本单位的教学主任, 受双重领导, 直接参与教学活动的组织管理。一方面, 要协助系领导管理日常教学事务, 保证教学工作的正常运转, 另一方面还要协调好与各部门、其它教学单位、教师、学生的关系, 收集教学信息, 监控系级教学质量等。不仅要当好领导的助手和参谋, 还要沟通上下, 其工作繁杂琐碎, 但其工作的好坏, 不仅影响着全系的教学管理工作, 而且还间接影响着教学质量。因此, 必须重视教学秘书工作在教学管理中的作用。
二、教学秘书工作在教学管理中的作用
(一) 协助领导落实本单位各个教学环节。
教学主任全盘负责本单位的教学工作, 本身还要从事教学, 大量的教学事务性工作须由教学秘书处理, 教学秘书是教学主任的助手。教学计划是学校培养人才和组织教学过程的主要依据, 它体现了学校培养人才的模式和质量要求, 是组织教学过程, 安排教学任务、确定教学方案的基本依据。因而教学秘书要根据教学计划的要求与本院教师的实际情况, 科学地安排各学期、各年级、各专业的教学环节, 周密安排好各专业课程。同时, 为了保证正常的教学秩序, 对于个别教师因事请假后的停课、调课情况, 还要及时通知有关教师和学生, 避免教学事故的发生, 最后, 还要检查、落实教师的补课情况, 保证教学计划的正常执行。此外, 教学秘书还要协助院领导检查、落实各课程大纲的执行情况并上报教务处。
(二) 协助领导处理日常教学管理工作。
教学秘书对于教务处及院领导布置的各项任务应及时、认真地完成。如及时通知不及格的学生开学初参加学校组织的补、缓考, 毕业前的挂科考试, 按照学校有关规定提出留级、退学、转学、休学及其他学籍处理意见;协助领导落实教学任务, 收集、检查、整理教师开课计划表, 上报教务处;制定、规划本学期讲座、观摩教学的时间、地点、主讲教师等;协助院领导检查、总结教学情况, 召开学生座谈会, 并按时向教务处汇报;协助院领导组织、协调毕业班的毕业实习和论文答辩工作, 认真核实毕业生和获得学位学生名单;协助领导安排期末考试工作;协助教务处、院领导做好每学期教师工作量的计算、核对工作;协助领导做好教学文书、档案的立卷归纳工作;日常教学管理工作林林总总, 不管哪项工作, 都得踏踏实实, 才能使全系的教学工作正常运转。
(三) 通过沟通和协调, 协助提高教学质量。
由于工作所需, 职责所在, 教学秘书要与教务处、学生处及各院、部门之间联系, 最经常联系的还是本院的教师和学生, 在这些关系中要能有效的沟通, 沟通是管理的最为重要的组成部分, 而协调是在沟通的基础上进行的。教学秘书一方面要完成教务处、院领导布置的各项工作, 另一方面还要借助有效的沟通手段协调本系与本职能部门、教学单位之间的关系。此外, 更为重要的是协调人的关系, 协调人的关系实质在于调动人的积极性, 只有教师和学生的积极性都调动起来了, 才能保证教学工作达到预定目标, 从而才能保证正常的教学秩序。[2]教学质量管理是按照教学计划要求对安排的整个教学过程进行质量控制, 以保证教学过程的各个阶段、环节达到规定的质量要求和实现培养目标的一种管理。教学的方式方法要能够充分调动学生学习的主动性与创造性, 教学管理的最终目的是提高教学质量, 作为教学秘书在整个教学环节的日常管理工作中要树立正确的质量观, 提高质量意识, 坚持严格的质量标准, 懂得搞好质量管理的全过程。这个过程包括:教学计划实施过程的质量管理;教学过程的质量管理;教学辅助过程的质量管理;考试过程的质量管理。教学
质量管理是院系级教学管理的核心。
(四) 掌握科学工作方法, 为领导决策提供依据。
科学的方法来自思考和总结。首先要学会搜集资料, 要制定完整的工作计划, 要整理出基本的数据库, 比如教职工的名册 (应包含有教职工的基本情况) 、班级学生名单 (包括学生的基本学籍和成绩情况甚至包括学生的个人特点等) 、教学工作计划、教学工作日记等等, 以便在需要时可以随时调出使用。其次要注重工作的效率, 要不断总结, 改进工作方法, 提高工作的效率。一般开学和放假时事情比较多, 比较忙, 要学会把一些工作提前处理好。要发挥自己的主观能动性, 分清工作的主次关系, 有序地完成。使整个工作有条不紊, 达到最大的效率。
(五) 做好领导的参谋, 为领导的决策提供依据。
做好调查也是教学秘书必须完成的一项工作, 为领导决策提供准备及时的客观依据, 同时就一些热点问题提出自己的观点与看法, 与领导默契配合, 给领导出谋划策, 并不折不扣的执行领导的决策[3]。如进行期中教学时, 教学秘书可以通过组织学生座谈会、听课、问卷等形式, 广泛征求学生意见, 对教师信息进行搜集、整理, 形成一定的总结提供给领导, 以便及时发现问题、及时反馈, 提高教学质量。教学秘书工作的特殊性决定其在工作工程中会由于内部、相关部门或学生等因素, 不可避免会碰到一些矛盾或冲突。这就要求教学秘书应该从教学大局出发, 进行协调, 对冲突要耐心解释。如在安排教师课表过程不可避免会碰到部分教师不理解, 这时要尽力从教师角度去考虑, 去耐心解释, 寻求最佳解决方案;碰到不同部门之间矛盾要协商解决, 碰到与学生之间的矛盾, 要虚心听取学生的建议, 耐心去说服。
三、结语
高等教育持续发展的关键是提高教学质量, 探讨新形势下的教学规律, 搞好教学管理是提高高校教学质量的有力保证, 而提高质量的重点在于培养创新人才。这也是做好服务育人的重要环节。教学秘书工作至关重要, 比较繁、累, 但是只要去用心做, 肯定能够做好, 能够为教学提供最佳的服务。
参考文献
[1].周兴国, 李子华著.高校教学管理机制研究[M].合肥:安徽人民出版社.2008:74
[2].黄淑芬.教学管理与教学方法改革研究[M].北京:对外经济贸易大学出版社, 2007:306
秘书工作作用 篇3
关键词：教学秘书;高校教学管理;作用;途径
中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）30-25-2
0 引言
高校各项工作的中心是围绕教学展开进行的，高校教学管理水平的高低直接决定了高校的教学质量和综合水平。教学管理团队和教学管理模式是高校教学质量的保障和人才培养的基础。教学秘书是教学管理中的核心部分，教学秘书在高校教学管理中发挥着重要的作用，是保证教学管理各项方针得以顺利进行的保障。教学秘书在实际的教学工作中承担着联系各部门纽带的作用，因此，我们要正确认识到教学秘书在教学管理中的作用，促进高校教学管理工作的有效进行。
1 教学秘书在高校教学管理中的作用
1.1 具有参谋及协调作用
教学秘书在高校教学管理中发挥的首要作用是参谋及协调作用。一般情况下，高校教学管理主要是由教学院长负责的，而教学方案也是由教学院长制定的，教学院长在制定教学方案时，可以发挥教学秘书的专长，让教学秘书参与到教学方案的实际制定过程中来，因为，教学秘书具有教学事物具体经验，能够给教学院长提供一定的参考意见。另外，在教学方案具体执行过程中，教学秘书可以发挥其参谋及协调作用，通过对教学方案实施过程中的教学信息进行采集及汇总，及时发现教学管理中存在的问题并提出解决对策，为新方案的制定提供参考意见。
1.2 促进教学管理现代化的作用
教学秘书工作的另一个作用是促进教学管理现代化。教学管理工作只有在现代化的环境中才能够提升教学质量和教学效率。教学秘书在高校教学管理中是最基本的管理岗位，最容易接触到基层员工的思想，因此能够根据学生的实际情况总结工作经验，创新教学管理工作方式和方法。教学秘书综合素质的高低直接决定了教学管理工作的好坏，丰富的教学经验能够制定科学、合理的专业教学方案，并及时准确地上报各种数据，随时做好各项考试工作，组织学生进行座谈和家访，了解学生的生活和学习需求，促进高校教学管理工作的有效进行。因此，我们说教学秘书工作是联系各工作的桥梁和纽带，教学秘书的综合素质直接关系到教学管理现代化作用的发挥。
1.3 具有管理育人作用
教学秘书虽然不从事具体的教学工作，但是由于他们是在基层成长起来的，因此在实际的教学管理中与大学生的接触最为广泛，所以可以发挥这方面的专长。教学秘书在教学管理工作中要耐心、细致，既要遵循学校规章制度，还好做到灵活、多样，关心、爱护学生，做学生的良师益友，充分发挥教学秘书的育人作用。
1.4 具有教学档案资料管理作用
教学秘书在实际的教学管理工作中，需要对学生的信息、档案等进行记录、整理、归档，只有这样才能促进学校教学秩序的良好进行。对于高校来说，从事教学管理工作的人员一般流动性较大，所以为了日后工作的有效衔接，必须要建立教学管理纸质档案和电子资料档案，使以后接手这份工作的人员在查询资料的时候做到有章可循、有据可查。从学生的角度来说，这也在一定程度上尊重了学生的利益，体现了高校服务育人的宗旨。
2 提高教学秘书教学管理工作的途径
2.1 转变观念，明确职责
高校要提升教学管理工作的效率首先要让教学秘书转变教学观念，明确自身职责，这样才能促进教学秘书作用的有效发挥。由于多方面的原因，高校中的教学秘书队伍经常会存在不稳定因素，这就使得很多教学秘书把教学管理工作当作是一种工作任务，在工作过程中不够投入，缺少积极、主动为师生服务的意识，最终导致高校教学管理工作没有取得实际的教学效果。因此，教学秘书要树立主动工作意识，明确自身的职责，这样才能够在实际的管理工作中做到游刃有余，提升工作的目的性和针对性，进而提高工作效率，这是提升教学秘书工作效率首先要注意的问题。
2.2 认清角色，提高能力
为了提升教学秘书的工作效率，教学秘书必须要明确自身的工作职能，提升自身的工作能力。教学秘书要具有耐心、细致的工作态度，要善于发现学生中存在的问题;要具有宽广的胸怀，面对任何事情既要细心还要有包容心;要提升自己的综合素质，提升自己解决问题的能力，具体要求具备以下工作能力，包括统筹计划能力、教学资料归纳整理能力、沟通协调能力、计算机运用能力等。
2.2.1 统筹计划能力
教学秘书要提升自身的统筹计划能力，必须要熟悉高校的一些常规性教学事物，比如各学年、各学期、各时段的教学内容和教学计划，做到事前有计划，事后有总结，这样才能在遇到紧急事情的时候做到游刃有余，不会出现由于时间紧、工作量大在工作中出现错误。因此，教学秘书在高校教学管理中要做到心中有数，提升自己的统筹计划能力，进而提升自己的教学管理能力。
2.2.2 沟通协调能力
由于教学秘书经常与学校的基层部门和教务处打交道，所以教学秘书还要具备良好的沟通协调能力，尤其是在处理一些琐事的过程中要从多个角度出发，协调处理好各方面的利益关系。当前的大学生具有自己的思想，教学秘书在进行工作时要结合当前大学生的心理特点，处理好各方面的关系。因此，教学秘书要具有较强的语言表达和沟通能力，只有正确处理好了各方面的关系，才能保证教学管理工作的顺利进行。
2.2.3 计算机运用能力
网络技术的发展，也给高校教学管理工作带来了一定的挑战。高校教学管理工作也要朝着现代化、网络化发展。因此，高校教学秘书要熟练掌握现代化管理设备的应用。这就要求教学秘书要能够使用计算机进行网上办公、工作量核算、通过率统计等工作。网络技术的普及不仅能够减少工作人员由于手工核算带来的误差，还能够提升工作效率，减少了教学秘书的工作量，将教学秘书从传统的教学管理模式中解脱出来。
2.3 注意工作方式，讲究工作艺术
教学管理工作是一门艺术，既要讲究方式、方法，还要注意说话技巧。这就要求教学秘书要不断提升自身的综合素质。首先在工作方式方面，教学秘书要有良好的工作态度，在待人处事过程中要有正确的方式、方法，这样在处理问题时才能够做到相互协调，提升教学管理的效率;其次，在工作艺术方面，教学秘书要把握好说话的态度和语气，以一种平和的心态处理事情，切不可在教学管理工作中态度冷漠、说话生硬，这样不仅会影响各方面的工作态度，也不利于教学管理工作的有效进行。
3 结语
综上所述，教学秘书是教学管理工作的直接参与者和接受者，因此高校要重视教学秘书在教学管理中发挥的作用。为了提高教学秘书在教学管理中的效率首先要转变观念，明确职责;其次要认清角色，提高能力;最后要在工作中讲究方式、方法，尽快建立一支具有高水平的教学管理团队，以便更好地促进高校教学管理工作的顺利进行，从而提高高校教学质量，促进我国高等教育的快速发展。
参 考 文 献
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[5] 齐晓宇.高校教学秘书在教学管理中的作用与功能探析[J].成功（教育），2013，18：202-203.
浅谈秘书在管理工作中的作用 篇4
前言：秘书，作为行政部门的关键职位。之所以关键，主要是从它的作用和意义层面上来讲的。要做好秘书工作，并非一件易事，这其中涉及到的，除了丰富广泛的知识储备，细致缜密的洞察力，清晰明确的辨别力。但更重要的是人际关系，为人处事的方式技巧。处理好领导和下属的关系，做好他们之间的桥梁和纽带，起到一个承上启下的作用。
关键词：秘书 管理工作 桥梁作用 关键职位
一、秘书的含义
自古以来，秘书一词其实就有其专有的称谓：文牍、文书、参谋、智囊等。
1、文牍
宋代词人苏轼的《上初即位论治道》之二中说道：“而尚书诸曹，文牍繁重，穷日之力，书纸尾不暇，此皆苛察之过也。”文中提到的“文牍”,即指古时的公文、书信、案牍。而在郭沫若先生的《黑猫》中：“我们一些在省城或府城里读书的人便做了文牍。”这里说的“文牍”指的是在官府或其他团体草拟文稿的人。而现在文牍这个称谓已经不再沿用了，它可以作为一个朝代和一个文明的标志和文化记号。
2、文书
与文牍的性质相似，从第一层含义讲，就是指记载重要事件的公文、书信、契约。古时的条件有限，文书的载体大多都是甲骨、青铜器、石头或贝壳。更有战国、秦汉时期的竹、木简。第二层含义也就是指从事公文、书信工作的人员。直到现在，文书这个称谓还在使用，它主要强调了秘书工作中的文字驾驭能力的重要性，以及对信息的分析整理能力。
3、参谋
唐朝后期，参谋为节度使幕僚之一，掌参预谋划。清末，军、政、师设立参谋一职，掌管军训及谋划筹事。虽然现在参谋也常常被用来称赞有谋略有见识的人，但大多时候是体现一个人的辅助性服务作用的，也就是秘书的主要职责之一，为领导出谋划策，参与重要事宜的讨论。
4、智囊
同样，跟参谋一样，它们都指的是足智多谋的人，可以给别人出谋划策的人。现在也有人将有某有略的人称作智囊团，同时这也是一个优秀的秘书所必须具备的能力，拥有丰富的知识，方可以临阵不乱，处事泰然。仅仅从这些名称中，我们就可以分析出自古秘书所从事的工作内容和职责要务。时代变迁，统治方式也不尽相同。因此，在一定时期内，秘书所充当的角色和需要完成的任务也是不同的。但总体来说，有一点是亘古不变的，秘书所处的位置是一人之下，万人之上，服从上级统治者的命令，接受上级的安排，并按时完成既定的任务。
二、秘书工作在领导决策中的作用
秘书处于领导的近身旁侧，就表明其地位是一人之下，被领导，接受指示，服从命令，完成任务。同时也体现出它的重要性，以及不可取代。当然，秘书所从事的工作内容的复杂繁琐，但又不可懈怠，所以它的重要作用也是不可小觑的。
1、参谋、助手作用
作为领导的左膀右臂，秘书的辅助性服务是非常重要的。怎么使这个作用更完美地发挥，如何做好这个助手，就要看秘书自己的智谋了。所谓参谋，即参与谋划，也就是说，在整个事务的完成过程中，秘书所提供的服务都是辅助性的、建议性的。工作思路，事件的流程内容以及主旨大意，都要遵从领导的意愿，而不是替领导做决定，自作主张代领导决策。一个睿智优秀的秘书会将自己的意见和看法与领导的意愿融汇整合，做到互不冲突，并且在这过程中，为领导提供最优质的服务，使整个工作程序能够顺利进行。
2、提供信息的作用
秘书本来就需要是一个信息智慧的集合体，秘书工作的性质需要秘书必须具备对信息的敏感的洞察力。为领导服务，参与领导决策，就要及时搜集掌握科技、文化、技术、教育、医疗卫生、等等国内国际的相关信息。同时也要同步了解本地区、本单位、本部门的近期发展状况及其长足发展规划，在领导需要的时候，能够保证像电脑一样，迅速准确地输出信息，提供服务。及时准确地提供信息，既节省了工作时间，有保证了办事效率，同时也能获得领导的信任。
3、协调作用
协调是管理的手段之一，秘书在一个部门的管理工作中所起到的作用其实就像一座桥，连接两个不相交的点，协调得好，这座桥就会稳固，不相交的两个点也就连成了一条线；若协调得不好，那这座桥就很可能会坍塌，那么不相交的两点便会相距更远。
时代变迁，在新的历史时期，领导面临的问题越来越复杂，难题越来越难解。政策方针的变革，会引来不少争议和矛盾，在这千丝万缕的复杂关系面前，领导要及时解决这些问题，就十分需要一座桥来权衡了。秘书的协调作用要从矛盾双方入手，分析掌握情况，看清矛盾着的双方与自己的关系，也给自己定定位。首先要顾全大局，权衡矛盾的轻重缓急，其次还要做到原则性与灵活性的统一，既不违背上级领导的意愿，也不过分迁就不合理的要求和观点。处理好矛盾双方的关系，做好沟通工作，不仅缓和了工作氛围，提高工作效率，同时也能体现出一个优秀秘书的素质修养。
4、耳目作用
耳目，顾名思义，就是要做领导的耳朵和眼睛。当然不是去监督领导的言行，而是要求秘书人员具有灵敏的应变能力和精确的分析能力。在领导的决策过程中，若有不妥或不恰当的地方，要及时向领导提出合理化建议和意见，在领导实施一项方针或决策前，能够适时提醒，并协助领导及时修正，以免出现不必要的错误和问题。秘书工作的耳目作用，体现出秘书人员丰富的知识储备和敏锐的思维。同时也是一个卓越领导背后的重要支撑力量。
三、秘书与上下级的关系
秘书人员在办公室主要起到桥梁纽带的作用，负责上下级、内外部门的沟通，同时还是领导工作上的参谋和助手。要处理这么多层关系，秘书所要具备的能力也就更加严格具体了。
1、对上级服从，但不盲从。
领导的工作就是制定方针计策，然后向秘书传达并命其执行。而秘书的工作就是听从指示，服从安排，完成任务。然而一个称职的秘书人员，在接受到一条指示命令后，若发现其中有不妥之处，定会认真分析，及时了解领导的想法和思维，并适时与领导协商调解，而不是为了不得罪领导而盲目听从执行。虽然秘书和领导是上下级关系，分工不同，职位不同，但没有贵贱之分，因此，处理好与上级领导的关系，既能提高工作效率，有可以增加领导的信任。
2、同下属和谐相处，共同提高
在执行上传下达任务的过程中，秘书需要与各个部门的人员沟通和交流。在与各部门人员相处时，尤其是跟下设部门的工作人员。尽量放低自己的身份，以平视的目光注视每个人，不要依靠自己的领导来压迫或排挤他们。能够及时发现他们的困难并及时给予帮助和支持，良好的人际关系能够帮助自己扩展人脉，提高办事效率。
3、与同事和气共事，公平竞争
在同一个部门，水平相当，年龄相仿的年轻工作人员之间，难免会出现很多矛盾和争端。随着市场竞争日趋激烈，职场当然也避免不了暗中的斗争。面对这些，秘书人员就要体现出专业的职业素养。面对诋毁、暗刀伤人，无论什么情况，都要使自己的头脑保持清醒、镇定，反省自己的工作是否有不当之处。以防招致不必要的误会，要及时跟对方沟通调解，并在今后的工作中不断提升完善自己。避免此类事件重蹈覆辙。
四、秘书人员所需的职业素质
现代秘书不比从前，它是一个综合性的工作职位，所以对秘书从业人员的素质和修养要求越来越高。要成为一名优秀出色的秘书，就要不断提升自己，完善自己，使自己变得多面、博学、有见识。主要有一下几个方面：
1、扎实的文字功底
秘书作为领导的助手，主要是完成一些辅助性的工作。主要有记录抄写新闻消息，起草文稿，登记来访人员的信息记录，领导的会议记录等，这些都需要秘书具有一定的文字驾驭能力和分析能力。在起草文稿时，根据领导所给出的题目，秘书能够快速掌握领导的意愿拟定提纲，并及时搜集查阅相关资料。将这些零散的信息汇总整合，在既定的时间内拿给领导做批阅。这整个流程，都需要秘书人员具有非常扎实文字撰写能力，才能够在规定的时间内完成符合领导口味的文书。扎实的文字功底是秘书人员所需具备的最基本的一项技能。
2、敏锐的政治头脑
在行政部门工作，大部分内容都是涉及到政治的。秘书工作中的方方面面，都带有很强的政治性，在工作中，要时刻保持清醒的头脑，以最好的状态投入工作当中。因为一个部门的政治主张、部门形象、以及本部门人员的切身利益都会从秘书的工作中体现出来。所以，要关注政治时事问题，培养自己站在政治的角度看待、分析、解决问题的能力，要保持立场坚定，旗帜鲜明，不做墙头草。提高自己的政治理论修养。
3、灵活的应变能力
秘书工作大多都很繁琐复杂，既要协助领导决策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一细心做好。所以秘书人员就要有灵活的头脑和干练有效的办事能力。在工作中，难免会遇到棘手的事儿，要做到两不耽误，就得沉着冷静下来，不慌乱，尤其是在遇到突发事件时，要知道分清轻重缓急，抓住重点，恰当合理、有条不紊地解决好问题。
4、务实的工作作风
伦敦工商会秘书证书有哪些作用 篇5
伦敦工商会秘书证书是目前世界上最高级秘书从业资格证书之一。该证书已引进中国以来一直没有被业界关注。去年北京地区参加考试的人数为10位数一下，可见有曲高和寡的味道。究其原因采用全英文考试是其障碍之一。
由于美国有“全美秘书协会资格证书”，他的等级和伦敦工商会秘书证书不相上下。也导致了伦敦工商会秘书证书在中国没有全面推开的原因。
在世界上有“工作绿卡”之称的伦敦工商会秘书证书。在英联邦国家和东南亚影响很大，与商界尤其是外企联系较多。在考试题目设置方面，会更多地侧重商业秘书需要。为促进学生就业，已经设立了中国学生服务中心，免费向外企推荐工作。另外，其证书在赴英留学移民方面也可作为申请条件之一。
秘书工作作用 篇6
江苏大学材料学院 曾章英
通过对中国共产党第十六届中央委员会第六次全体会议《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》的认真学习，使我认识到构建社会主义和谐社会是我国改革发展进入关键时期的客观要求，体现了广大人民群众的根本利益和共同愿望。这项任务不仅是建设富强民主文明和谐的社会主义现代化国家的内在要求，更是我们党对社会主义发展规律认识的深化。目前全国各行各业的人们都把构建和谐社会视为己任，从自己做起，从小事做起，不断的改善自身与环境的和谐，自身与自身的和谐，而作为肩负着培养社会主义事业建设者和接班人重任的高等院校, 打造和谐校园，也是高校建设和谐社会的一种具体实践；给学生建立一个和谐的校园，创造一个和谐的学习生活的氛围，不仅使每天生活在其中的学生和教师安于、乐于学习与工作，和谐共生，同时也是关乎教育成败的重要因素。
高校教学秘书处于管理与教学的中间，是贯彻教学管理决策的得力助手，其工作职责是在教务部门与院系级领导的调控下，组织和协调各项教学活动，为顺利完成教学任务，实现教学目的提供必要条件。因此教学秘书在建设和谐校园，为学生营造和谐的学习环境的过程中，将起到非常重要的作用。
（一）营造良好的“教与学”环境
高等学校工作重心仍以教学为主，因此建设和谐校园首当其冲是要协调好教师的“教学”与学生的“学习”之间的关系，为教师和学生营造和谐的“教与学”的环境，是保证高校教学秩序有条不紊进行的关键。而教学秘书的主要职责是组织安排各项教学活动，同时建立教务处与系部之间、教师之间、师生之间关系通畅，保证各种教学活动的正常进行。只有在保证教学秩序稳定有序的前提下，教师才能放心“教”，学生才能安心“学”，校园教学环境才能和谐发展。
（二）处理好“教与学”过程中的各类矛盾
学院内部职能部门和各系之间能建立起一种稳定的、和谐的、有活力的教学环境，是衡量教学管理水平的根本标志，也是构建和谐校园的重要前提。教务管理的职责就是处理好教与学过程中的各类矛盾，为构建和谐校园添砖加瓦，而教学秘书作为高等学校教务管理的直接执行者其协调工作尤为重要。教学秘书要及
时了解学生在学习过程中对于学院制定的教学计划的建议，以学生为本，做好教学计划与教学大纲的修订与完善；同时还要解决好教学一线的教师在教学过程中出现的各种问题，早发现，早解决，为教师的顺利教学提供有力的保障；另外还要耐心听取教师对于教学环节的安排的意见和建议，及时向学院职能部门做好反馈工作，以教师为本，及时修订在教学过程中出现的规定，提高教学质量和教学效果。最后，教学秘书还要与学校职能部门之间保持紧密的联系，及时向学校反馈教学过程中出现的问题，保证教师、学生以及学校教学职能部门之间关系通畅，保证各种教学活动正常有序和谐运转。
科学、高效的教学管理工作是构建和谐校园的重要前提，在建设和谐社会、构建和谐校园的大背景下，教务管理面临更多、更高的挑战，教学秘书必须认清教务管理工作德重要性，理清教务管理的思路，协调号教学活动中各方关系，才能为提升高校教学质量，构建和谐校园做出应有的贡献。
（三）做好“上传下达”工作
由于教学秘书的工作性质就是建立教务处、教师、学生三者间的纽带与桥梁，具有承上启下、协调左右、沟通信息、改善关系的作用。要保证教学秩序的稳定，教学秘书就要做好上传下达，及时了解学校教学的新政策，扶助学院领导做好教学的管理工作，只有教学秘书的工作到位，才能保证教学秩序的正常有序进行。一个有序的、和谐的教学秩序正是和谐校园的标志。
古人曾说过“天时不如地利，地利不如人和”、“民以和为贵”，和谐作为一种思想,是中华民族传统文化精神的精髓，这些格言处处彰显“和”在中国历史文化发展中的重要性；纵观中国五千年历史，从汉代的“文景之治、昭宣中兴”，到唐代的“贞观之治、开元盛世”，再到清代的“康雍乾盛世”，这些繁荣时代的经济、文化、教育都处于高度的和谐发展之中。当然中华文化的和谐精神也可以归纳为“和而不同、求同存异”。和谐不是指完全统一，而是指事物协调、均衡、有序的发展状态。其延伸到学校,延伸到和谐校园,就是指学校协调、均衡、有序发展的态势。由此可见，和谐校园是以校园为载体,以内和外顺、同舟共济、政通人和、稳定有序为主要特征,实现学校教育各个子系统或要素全面、协调、自由、充分发展，良性互动，整体优化的教育理念;是学校教育各子系统及各要素间的协调运转，是学校教育与社会教育、家庭教育和谐发展的教育合力，是以学
生发展、教师发展、学校发展为宗旨的整体效应。必须是学校师生生活和谐、学习和谐、心理和谐才能达到校园的和谐发展。
秘书工作作用 篇7
1 教学秘书要有良好的思想政治修养和高尚的职业道德
忠诚党和人民的教育事业, 鲜明的政治立场、浓烈的爱国主义情感和严肃的法制观念, 对当今国际国内社会的政治、经济、文化等事事关心, 要爱祖国、爱人民、拥护社会主义制度、拥护中国共产党的领导;要有较高的职业道德素质和强烈的事业心、高度的责任感, 这是做好工作的前提和基础;教学秘书如果热爱自己的本职工作, 就会在工作中采取主动的工作方式, 就会想方设法寻找最有效的、最科学的、最合理的工作方式, 在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。
2 教学秘书要有多维的角色意识和角色行为
作为教务管理人员教学秘书不仅要对自己的业务范围、工作职责恪尽职守, 更要率先垂范地做学生的表率, 要“思圆行方, 立端行正”。在学生面前, 教学秘书的角色行为是多维的, 应当是:教员、领导者、人类灵魂工程师、心理医生、学生的榜样和朋友、学生学习的促进者、问题的开发者和研究者、学校管理者, 等等.教育应该是一切都为了学生的发展, 教学秘书的一举手、一投足、一言、一行、总而言之, 站在学生面前的教务管理人员由表及里、浑身上下都应当是“管理育人”的内容。
3 教学秘书必须具备过硬的业务素质掌握符合现代信息技术要求的工作技能
高校教学秘书应该学习掌握一些高校管理工作所必备的基础知识、专业知识。基础知识包括社会科学和自然科学知识;专业知识应该包括与教务密切相关的业务知识, 如学籍管理、考试管理、教务文书撰写、排课技巧、教材管理和办公自动化等教学的原则、方法和规律等。总而言之, 教务管理人员知识越广, 工作能力就会越强, 自身价值就能在工作中得到充分体现, 教务管理信息化是现代社会的基本要求。随着现代信息技术的高速发展, 高效地进行网上办公, 改变过去那种“手握一支笔, 电话不离嘴, 上下楼跑断腿”的传统工作模式, 是高校信息化教务管理自身发展所提出的必然要求。教务管理信息化的框架可以分为:高校内部教务工作网、教育系统资源网、公共信息网。而随着学分制、多校区、校际间资源共享等新情况的出现, 建立起一个兼顾校内外、实现校际间资源共享的网络化教务管理平台, 是当前高校教务管理发展的必然趋势, 也是对高校教学秘书工作技能的新要求。
4 为地方社会经济发展服务的创新思维是师范院校教务管理人员核心素质
树立一切为地方社会经济发展服务的办学理念, 着眼于地方人才的培养目标。师范院校教务管理人员要最大限度的强化地方人才的培养和人才稳定意识。师范院校是所在地区的重要组成部分, 它既是一定地区的高等科技、文化教育中心, 又是该地区的各项社会工作的有利服务机构, 它的教育教学活动必须与该地区的社会发展保持紧密的联系。教务管理人员尤其是教学秘书的创新意识和创新思维尤其重要.要保证教学管理的科学性、系统性、计划性, 教学秘书要遵循教学规律, 培养高素质的人才-由于教学管理在教学质量保障、为地方社会经济发展服务上起着十分重要的作用, 因而, 对师范院校教务管理人员提出较高要求的同时, 更要加大对教学秘书的培养力度。加强现代教育教学管理理论培训, 加强计算机应用能力的培训, 加强教务管理人员科研能力的培训, 加强教务管理人员的协调能力和管理能力培养。
在高校教学管理人员队伍中, 教学秘书人数较多, 起着无可替代的作用, 是整个学校教学管理系统的有机组成部分, 其发挥的效能对学校的发展影响重大。师范院校教学秘书与其他高校教学秘书的工作性质相同都由其充当的角色决定。院系教学秘书既是基层管理者, 统管着本院 (系) 教学方面的常规事务 (非关键性事务) , 又是面向师生的服务者, 为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助, 同时也是联络者, 教务处、院 (系) 主管领导、教师及学生之间的传递和沟通信息, 协调关系。三个角色是有机统一的。作为教学秘书, 这种服务体现得更具体、更直接, 每个教学秘书都必须牢记服务教学、服务教师、服务学生的工作宗旨, 否则无法做好本职工作。
教学秘书工作从属于学校教学管理部门 (教务处) 和本院 (系) 教学院长 (主任) , 受双重领导, 直接参与教学活动的组织、安排, 管理本院 (系) 教学行政事务, 贯彻执行党和国家教育方针和学校、院 (系) 的教学指导思想和具体指示, 全心全意为教学服务, 确保院 (系) 教学工作正常运行, 围绕教学活动主体 (教师和学生) 做好管理、协调和服务工作。离开教学秘书, 院 (系) 的正常教学秩序难以得到保障, 学校和院 (系) 的有关教学文件精神与管理措施就得不到很好的贯彻、执行和落实, 学校与院 (系) 及师生几者之间的信息沟通链条受阻, 信息传播流量锐减, 必将引起管理混乱, 损害广大师生利益。因此, 教学秘书工作在教学管理系统中的重要性是不容忽视的。教学秘书的工作活动范围宽广, 管辖事务繁多, 作用重大。概括起来主要有如下几方面:
a.助手参谋作用。教学秘书是教学院长 (主任) 的得力助手, 很多教学事务都要由教学秘书完成或负责实施。有经验、有学识的教学秘书还是教学院长 (主任) 的重要参谋, 在专业设置与调整、课程结构设计、教学计划拟订 (修订) 、人才培养方案调整等一系列教育教学改革活动中, 应积极主动地提出参考意见和建议, 反映日常工作中遇到的有实际意义的教学改革迹象。
b.协调与沟通信息作用。教学秘书常处于学校教学主管部门 (教务处) 、教学院长 (主任) 、教师、学生和其他教学单位部门同行的交点位置, 能较大范围地接收和散播信息, 广泛地与教学及教学管理的参与者经常性地沟通信息, 因此起着其他人不可替代的协调和信息沟通纽带作用, 保证教学活动正常有序进行。
c.查考鉴证与咨询解答作用。教学秘书在参与教学管理中, 需要编制大量教学及教学管理的文件或资料, 相当部分要立卷归档, 备日后查考, 如教师工作量表、学生成绩表 (卡) 、教师听课记录表、教学成果业绩登记表、课堂教学评价表 (卡) 等等。这些文档都是多年积累下来的智慧结晶, 对稳定教学秩序和深化教学改革具有重要的继承和借鉴价值, 需要教学秘书专门管理。由于学校的教学主体具有流动性, 而且影响教学的诸因素也在随时代变革, 客观上很多教师和学生对与教学有关的政策、文件、规定及操作流程不是很清楚, 所以, 教学秘书应在师生询问时予以正确解答, 否则会影响师生利益, 背离服务的工作宗旨。
总之, 师范院校教学管理是一个复杂的开放式系统, 教学秘书工作在其中起着至关重要的作用。教学秘书要不断地提高自己的角色素养, 充分发挥其管理、服务和联络的作用, 为高校教育教学的改革和发展做出更大贡献。
参考文献
[1]黄南燕.高校系教学秘书必备素质浅探[J].泉州师范学院学报, 2001, 19 (5) :144-146.[1]黄南燕.高校系教学秘书必备素质浅探[J].泉州师范学院学报, 2001, 19 (5) :144-146.
[2]张晓霞.教育管理现代化问题初探[J].云南师范大学学报, 1999, 31 (1) :21-23.[2]张晓霞.教育管理现代化问题初探[J].云南师范大学学报, 1999, 31 (1) :21-23.
秘书工作作用 篇8
关键词 教学秘书 教学管理 特点 作用
中图分类号：G640 文献标识码：A
高等院校工作的核心是教学，如何保证教学的顺利展开是高校各个部门工作所围绕的重点，教学管理水平高低直接影响着一个学校的综合水平，而良好的教学管理团队与模式是高校教学质量的保障、人才培养的基础。教学秘书作为基层教学管理团队的核心，是教学管理各项方针政策得以落实的保障。教学秘书工作的各项特点及职责决定了其在教学管理工作中的重要作用，在教学管理过程中，教学秘书担当着上传下达、联系各职能部门的纽带作用。正确认识教学秘书的工作特点、职责及其在教学管理中的作用，对做好教学秘书一职及做好教学管理工作具有十分重要的意义。
1 教学秘书的工作特点
（1）较强的管理协调性。教学秘书作为各职能处室与学院（系）、教师与学生、领导与老师之间的桥梁纽带，肩负着上传下达的使命，工作中经常会与各个层面的人打交道，这就要求教学秘书具备一定的管理协调能力。只有具备良好的管理协调能力，才能在与各个部门的沟通配合过程中游刃有余，才能在教学过程的突发事件中，及时分析情况、解决问题。
（2）全方位的服务性。教学秘书作为教学管理团队中最基层的管理人员，必须具备较强的服务意识，为领导服务、为上教师服务、为学生服务，其间还要担当教学部门与教学相关职能处室之间的桥梁纽带。如职能处室下发的与教学相关的通知、主管教学领导下达的相关教学信息、教师提出的调停课申请、学生提出的修复退学申请等等，都需要教学秘书根据不同情况，进行系统的操作，完成闭环服务。
（3）复杂的工作多样性。教学秘书的工作繁杂而多样，概括来说包括通知信息的上传下达、数据信息的汇总统计以及文本资料的整理归档等等。
（4）责任性与细致性。教学管理的本身就是一个严密性较强的工作，对于教学秘书来说，做好教学管理工作就必须要有一定的责任心和细心。教学管理贯穿教学过程的各个环节，从教学任务的生成下达到教学任务的安排实施，以及教学成果的考核验收，都离不开教学秘书的安排、督促、检查与总结。其间，教学秘书的工作不能有丝毫的差错，否则很可能造成教学事故的发生。比如在课程表的编排中教学秘书作为主要操作人，负有极大的责任，如果缺乏责任心，不能细致对待安排，可能出现上课地点冲突、教师上课时间冲突等情况，造成严重责任事故的发生。
2 教学秘书的工作职责
（1）协助相关领导做好教学管理相关工作。教学秘书作为教学管理工作各环节的实际操作者，负责传达学校的教学工作相关通知及信息给各教研室或学生，并协助主管教学领导完成学校教学安排。协助领导完成相关教学管理文件、计划、通知、总结等文字材料的起草；对于教師或学生提出的各种意见或建议，及时汇总向主管教学领导汇报，以确保及时解决问题并反馈给相关教师或学生。
（2）日常教学管理相关工作。教学秘书负责各学期授课计划、各专业教学实施计划、教师授课进度的汇总和上报工作以及任课通知单的制作及发放；负责教学行政历及学期课表编排、发放，协调安排教师的调课、停课以及任课教师的更换；收集、反映教师关于课程安排等方面的意见；负责教学管理系统中本系各相关数据信息的登统、上传工作；负责协助教研室落实教材、讲义和教学参考资料等工作；协助辅导员做好教材的发放；负责核算并上报本系教师工作量、教师业绩工资计算工作；协助系领导做好毕业实习、毕业论文的布置、检查、评价等工作；协助领导及各教研室主任对任课教师的教案进行检查，并收集整理教案检查表；负责信息采集平台资料的上报；负责汇集和保管学生评教调查表和教师评教调查表，并认真做好汇总；日常教学值班及检查等工作。
参考文献
[1] 张爱中，高来举.浅析高校教学秘书的工作特点、作用及素质[J].北京工业职业技术学院学报，2007（2）.
[2] 王秀繁.浅析高校教学秘书的作用、工作特点及素质要求[J].河北农业大学学报（农林教育版），2009（3）.
[3] 何云.增强服务意识，发挥高校教学秘书的纽带作用[J].文教资料，2012（3）.
（3）考务学籍管理相关工作。负责学生各种考试的考务工作及学生成绩的统计、制表和上报；负责学生学籍相关工作，负责学生信息的收集、毕业证发放等工作。
（4）教学相关文件资料的归档保存工作。负责汇集和保管学院（系）各专业教学计划、各课程教学大纲；负责各专业实验计划的汇总、上报工作以及实验教学日志、实验安全记录表和实验安全措施执行记录表、实验（训）室实验（训）记录表、实验实训报告等表格的收集整理归档；负责本系专、兼职教师的档案资料整理工作；负责教学过程中其他一切相关资料的整理和归档。
3 教学秘书的作用
（1）教学秘书是教学过程中各个环节顺利展开的重要保障。教学秘书的工作贯穿教学过程的各个环节，从教学处生成教学任务、下达到各院系等教学单位，到教学单位对教学任务进行安排实施，以及教学任务结束后对教学成果的考核验收，都离不开教学秘书的安排、督促、检查与总结。
（2）教学秘书是主管教学领导的重要助手与参谋。教学秘书作为教学管理一线的基层管理者，不但要为广大师生提供服务，也是学校和院系之间的联络员，教学秘书的岗位职责决定了教学秘书参谋和助手的身份。这就要求教学秘书明确定位岗位职责，做好领导的助手与参谋，做好本部门的日常教学管理工作。
（3）教学秘书是学校与院系、院系与各职能处室、教师与学生、教师与辅导员之间的桥梁。教学秘书在教学管理中发挥着承上启下、上传下达的重要作用。学校的重要通知文件通过教学秘书转达给院系相关领导，同时院系通过教学秘书与各个职能处室进行联系，上交各种请示总结等材料。教师与学生、教师与辅导员的联系大部分也是通过教学秘书完成，如某位教师因故需要调课，向教研室及院系领导提出申请后，通过教学秘书通知给辅导员和学生，学生对教师的意见和建议也是通过教学秘书传达给任课教师。
（4）教学秘书是教学过程的监控者与辅助评估者。教学秘书作为基层教学单位的教学管理者，参与了教学全过程。教学秘书通过日常教学巡视检查和学期初、中、末三次集中检查，对教学过程进行监控，随时发现问题、及时汇报领导并协助处理，保证教学有序进行。在检查的过程中，协助教师完成同行间评教、协助学生完成教师评教，协助领导完成教师评教，最后汇总三方评教成绩，形成教师评价一览。