秘书专业作用

秘书专业作用（精选4篇）

秘书专业作用 篇1

教学秘书是连接学校与学院的桥梁和纽带, 教务处对学校教学的组织、布置与实施, 大部分都通过教学秘书下达、执行和反馈。同时, 教学秘书又要完成本学院 (系) 的教学管理和组织工作。教学秘书工作原则性强、业务性强、服务性强、内容杂、工作量大。因此, 必须重视教学秘书的工作, 加强其在教学管理工作中的作用, 形成一支具有较高素质的稳定队伍, 进一步提高工作效率, 使之真正成为学院领导的参谋和得力助手。

1 教学秘书在教学管理中的地位

管理从本质上讲也是服务, 所以作为教学秘书, 既是教学工作管理者, 又是服务员。这种服务是具体的、直接的, 全面服务教学、服务教师、服务学生, 是教学秘书的核心任务和本职工作[1]。

教学秘书在整个教学管理中的地位, 既绝对从属, 又相对独立, 处在教学管理体系的重要位置。业务工作从属于学校教务处和学院教学院长, 受双重领导, 直接参与各种教学活动的组织管理, 具体操作教学行政事务。在全心全意为教学服务的方针指导下, 教学管理应紧吸围绕着参与教学活动的主体———教师和学生开展工作, 搞好管理、协调和服务工作。

2 教学秘书在教学管理中的作用

日常教学管理是学院 (系) 教学秘书的一项日常性的工作, 也是教学秘书工作的重点所在。教学秘书的作用, 主要体现在三点———助手、参谋、纽带。

教学院长负责本院的教学工作的组织、安排, 本身还要从事教学、科研, 大量日常教学事务性工作须由教学秘书承担, 如教师教学进度、课堂考勤、质量监控、教学工作量的核算、教研活动的开展、考试成绩的及时记录、学期中和学期末做的教学工作总结、考试后的教学质量分析等。

教学秘书具体掌管教学文书, 要及时将学校教学管理决策传达给各教学单位 (教系、研室等) , 通过教学文件的上传下达, 使教学管理信息及时传达, 并协助教学院长制定出具体的教学工作计划。在课程安排、教材选用、考试安排、教研活动计划、教学工作考核及学生成绩的录入、学分的统计等方面给领导提供可供选择的方案或意见, 将有助于教学工作有条不紊的开展, 有助于教学计划的执行和完成。

教学秘书是教学管理工作的协调者, 常处于学校教务处、教学院长、教师、学生和其它教学单位的交叉点的位置, 起着重要的纽带协调作用。应该做好中间的联系作用, 将上级的工作指示、要求准确的传达下去, 即应该把教务处教学文件和教学任务传达给院长、教研室主任、教师, 并督促其按时完成任务;及时组织教师、学生座谈, 把他们在教学过程中存在的问题及对教学提出的意见和建议反馈给学院、学校教务处, 以便及时解决问题, 保障教学秩序, 以此促进教学质量。

3 教学秘书应具备的基本素质

教学秘书工作的基本原则是:及时、有序、客观、准确、公正。及时是指对待各项工作要分轻重缓急, 不能拖拉推诿, 积压不办;有序是指注重实效, 有预见性, 做到井井有条, 不断提高工作效率;客观就是实事求是, 有较强的原则性, 违背规定的是不办, 抵制歪风邪气;准确就是要准确无误, 特别是学生成绩的上报、教学工作量的核算要准确, 避免差错;公正是指在参与评价考核教师、审核教师工作量、登录学生成绩、办理证书等过程中要公正不阿、踏实认真、细心干好本职工作[2]。

4 加强教学秘书队伍建设

教学秘书的工作性质、地位和作用, 决定了高校教学秘书必须具有高素质。随着教学改革的深入, 教学秘书要更深层次的参与教学管理, 对课程设置的合理性, 教学计划的落实、修订要有所了解, 有时要深入课堂听课、评教;随着计算机在高校教学管理中的广泛应用、校园网的建立以及大量配套教学管理软件的研发和应用 (如排课系统、学籍管理系统、教师信息系统等) , 高等学校的教学管理逐步走向现代化、科学化、规范化, 要求教学秘书必须转变观念不断提高技能, 掌握先进的管理方式和手段, 逐步适应高效率、科学化、规范化的管理要求。

4.1 加强教育理论学习

4.1.1 脱离理论指导的实践, 是盲目的实践, 脱离理论指导的教学管理, 是粗放式的管理。

科学的教学管理, 要求管理人员必须具有坚实的教育管理理论知识。教学秘书应具有较强的组织管理和协调能力, 具有独立开展工作的能力, 能在完成上级下达的任务时, 依据实际情况主动工作, 对职责范围内的工作能得心应手地组织与实施, 同时有驾驭复杂局面的能力, 始终能够有条不紊地开展工作。由于各种原因, 教学管理队伍的学历、职称和管理能力与高效率、科学化、规范化教学管理的要求还有相当的差距, 这就更需要教学秘书加强教育理论的学习。因此, 教育学、教育心理学、教育管理学、教学评价理论与方法等, 是教学秘书的必修课程。教学秘书还要学习计算机应用技术, 如数据库的应用, 电子表格的使用、电子文件的收发、储存;还有各种仪器设备的使用, 如扫描仪、复印机、打印机等。教学秘书不单单学习信息技术, 还要将技术与先进的管理思想结合, 形成新的办公理念。

4.1.2 学校要鼓励支持教学秘书参加业务培训或研讨交流会, 采用“走出去, 请进来”的方式。

走出去即组织教学秘书及教学管理人员到相关的院校参观访问, 进行实地考察, 取其之长, 补己之短。请进来即把有经验的专家学者请到学校来, 使教学管理人员知晓教育教学管理的现状和前沿动态。

4.2 树立服务意识

4.2.1 为教学服务

高校所有一切都是围绕教学服务。教学秘书作为最基层的教学管理人员更应该把工作重点立足于教学, 协助院系领导搞好教学方面工作。整理、收集教学信息及教学档案储存、管理工作做好领导助手, 要科学安排教学工作, 使工作井井有条, 并抓好工作的落实情况, 并反馈实施中的意见。

4.2.2 为教师服务

教学秘书工作是桥梁和纽带的作用。协调教师之间、教师与学院之间的关系, 把任务传达给教师, 并为教师排除教学过程中遇到的问题和困难, 如课表节次的编排从教师实际情况出发, 为解除教师的后顾之忧, 使教师全身心投入到教学中去, 使教学工作顺利进行。

4.2.3 为学生服务

学生是教学活动的主体, 树立“以人为本”的教学管理理念。尊重学生、关心学生、倾听学生们的心声, 及时组织学生座谈把信息及时反馈给学院, 改进教学方法, 提高教学质量。做到“一切为了学生”, 从学生选课、上课、考试到实践环节, 从学生的角度出发, 为学生解答问题, 防止疏漏给学生造成不必要的伤害。

4.3 不断提高科学管理的水平

在教学管理的实践中, 教学秘书不能仅满足于应付一般性的日常教学管理工作, 而被动地开展工作, 要有开拓创新的精神, 思想应该是活跃的, 对教学管理工作要有自己的见解, 善于发现问题, 积极思考和努力探索教学管理的新途径、新方法。只有不断开拓创新, 教学管理工作才能跟上教学改革的步伐, 认真总结经验, 勇于创新, 不断探索教学管理的新理念、新思维、新方法、新举措, 才能协调好各方面的关系, 当好领导的助手和参谋, 使教学管理工作上一个新台阶[3]。

5 结束语

总之, 高校教学质量的提高需要一支优秀的师资队伍, 同时也需要一批优秀的教学管理者。教学秘书在教学管理中的作用是不可低估的。只有充分肯定和正确认识教学秘书工作, 为他们营造宽松的工作氛围, 才能促进教学秘书焕发工作热情, 发挥主观能动性, 不断开拓进取, 大胆创新, 使高等教学管理向着高效、科学、规范的方向发展。S

摘要：结合工作实际, 论述了教学秘书在高校及院 (系) 二级教学管理工作中的地位及所发挥的作用, 阐述了教学秘书的工作职能、任务和工作原则, 并提出了在加强教学秘书队伍建设中的几点建议。

关键词：教学秘书,素质,职能,教学管理

参考文献

[1]杨冠青, 王艳平.做好高校系级教学秘书的”三个服务”思想宗旨[J].科教文汇, 2006 (12) :15-16.

[2]马晶.试论高校教学秘书的角色定位[J].伊犁师范学院学报, 2007 (4) :110-112.

[3]杨克平, 傅小燕.教学秘书在教学管理中的智能及素质培养[J].边疆经济与文化, 2007, 47 (11) :118-119.

[4]林昕.网络环境下高校教学秘书工作的思考[J].科技情报开发与经济, 2008年第14期.

秘书专业作用 篇2

秘书机构是直接为领导服务的，而领导的根本任务就是贯彻中央的方针政策，根据本单位、本地区、本部门的实际情况提出措施，部署本机关的工作，并对职权范围内的重大事项做出决策。领导决策前需要秘书机构通过收集情况，调查研究，提出意见方案，供领导参考;在决策过程中还需要根据情况的变化及时做出调整与补充;决策后还要由秘书机构做好检查督促和总结工作，提出完善措施。整个过程，秘书机构始终在发挥其参谋作用，据此又有人称秘书机构为“参谋部”，对于秘书机构的参谋作用，我们可以从三个方面来理解：一是从决策过程看，领导机关的决策部署，不只是决策者的瞬间行为，在整个决策过程中，尤其是决策前，离不开秘书机构的大量辅助性工作，包括搜集信息、调查研究、提出方案等，这些都是参谋性工作;二是从秘书机构所处的位置看，它是直接归属于领导机关、直接为领导机关服务的，是辅助领导者实施领导的最主要部门，尽管参谋工作非秘书部门所独有，一些专业性决策往往要由一些职能部门提出意见方案，但秘书机构无疑是领导机关最得力的参谋;三是从秘书机构的任务看，大量的工作是办事、召开会议、提出预案、拟制文件、采集信息、催办查办、协调关系、沟通各方及处理信访等，都体现了秘书机构从中所起的参谋作用。可见，参谋作用是秘书机构在机关单位工作中所起的一项重要作用。

(二)助手作用

秘书机构起参谋作用j是新时期对其提出的新要求，是一项较高层次上的服务性工作。而助手作用，则是秘书机构在从事大量的工作中体现出来的，秘书机构毕竟不是一个独立的“参谋部”，它是一个综合办事机构，办事是它的基本职能。秘书机构的助手作用，从下列三个方面可以看出：一是从秘书机构的设置前提看，秘书机构就是为处理事物,服务于领导而设置的，领导在工作中，有大量的事务性工作，如文件起草，收发传真，电话接听，会议组织安排，来信来访处理，大多由秘书机构来承担，这就决定了其具有办事的职能。所以秘书机构的助手作用首先是从办理具体事务中体现出来的。如果领导忙于迎来送往，埋头做些琐碎事务性工作，势必抽不出身来抓大局、管全局，腾不出更多时间来调查研究。二是从工作关系看，领导的许多事情，离不开秘书机构辅助性工作，在实施领导过程中，许多事情起初或最后都是在秘书机构的助手作用下运转并得以完成的。所以秘书机构又有“事务部”之称。

论秘书的参谋作用 篇3

秘书的参谋工作, 尽管千头万绪, 归结到一点便是“谋略”二字。谋略指的是计谋和方略, 实际就是秘书解决问题、处理矛盾的各种行之有效的方法。

谋略是秘书替领导解决问题时的有效武器, 一个好的谋略应具备五个特征:一是观点的正确性, 即谋略的基本观点是否科学。这里所指的基本观点是其观点一定要符合客观规律、符合实际情况、符合党和国家的大政方针、符合人民群众的根本利益。二是问题的针对性, 即所想谋略与要解决的问题是否完全相对应。对问题针对性越强, 措施越能有的放矢, 谋略的效果也就越明显。三是分析问题的全面性, 即是否完全周密地研究了事物内部结构与其他相关事物的联系。对问题的抓准只是谋略工作的一个基础, 还必须对问题进行全面的分析, 做到统观全局。四是措施的可行性, 即谋略中所提出的措施是否能够实施。也就是一项措施不仅要具有科学性, 还要合乎情理, 既要行之有效, 又要切实可行。五是出台的适宜性, 即提出谋略的时机是否适宜, 提出的方式是否合适, 提出的环境是否有利。在为领导出谋划策的时候正确掌握谋略的五个特征就能逐步成为一个优秀的秘书参谋人员。

二、秘书应正确掌握参谋之道

秘书的工作较为繁忙, 不仅仅要心思细密、忙而不乱, 尤为重要的一点是要有正确的参谋之道。有参谋之心, 不得参谋之法, 则会南辕北辙, 劳而无功。因此, 当参谋, 拟对策, 出谋略, 务要熟悉参谋之道。

(1) 参谋之道, 重在善于分析当前的社会形势。谋略依大局而定, 据大势而发。分析客观形势, 把握事物发展的趋势, 增强预见性, 要“审大小而图之, 衡彼己而施之, 酌缓急而布之”。

(2) 参谋之道, 重在调查研究。其目的在于掌握信息, 先人所知。正所谓“知己知彼百战不殆”, 信息是谋略的基础, 谋略以信息为根据。调查要从实际出发, 应从宏观、政策、对策上考虑全局, 议大事, 求上策, 使自己的谋略进入领导的决策圈, 为领导之所用。

(3) 参谋之道, 重在掌握参谋时机。所谓“时机”, 通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中, 如能有效地察机、识机、握机、用机, 便会以较小的劳动获得较大的参谋成果。

(4) 参谋之道, 重在学会谋略比较。利有大小, 害有轻重, 需全面考虑, 详加探查。其标准是:“两利相交从其重, 两害相交趁其轻, 利害相交取其利”所选谋略有利无害者最佳, 利大害小者可用, 利小害大者必舍。

三、秘书的参谋作用

(1) 获取领导的信任, 是秘书发挥参谋作用的前提条件。参谋作用, 既包括参谋者参谋能力的大小, 也包括对参谋对象的影响力的大小。这都由参谋者的智能素质、思维方法、知识水平、工作态度及其个人品质所决定。参谋作用的发挥, 与参谋环境的优劣有直接关系。在参谋活动中, 秘书与领导是一种互动的关系。不过, 通常先由领导向秘书发出参谋需求信息, 然后再由秘书向领导者传递参谋建议信息, 从而形成双向信息沟通模式。秘书与领导之间的相互沟通和交流, 対参谋环境起着重要影响, 因此, 秘书要有效地发挥参谋作用, 首先必须优化参谋环境。秘书参谋作用的发挥, 与领导者対秘书的信赖程度成正比关系。领导对秘书的信赖程度越高, 对秘书的激励越大, 秘书参谋的积极性越高, 参谋作用发挥得越好, 领导对秘书参谋建议的采纳率越高。

(2) 辅助领导正确决策, 起好参谋助手的作用, 是秘书为领导服务的重要方面。秘书的参谋作用, 是秘书参谋职能的具体化, 具有其他工作无法代替的作用。首先, 对领导思想具有充实完善的作用。秘书的新鲜思想、观点、认识, 通过参谋工作与领导思想融为一体, 就会对领导者的思想有所帮助。其次, 对领导决策具有辅助取舍的作用。参谋工作往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见, 有利于领导决策的形成;就一个问题提出几个参谋意见, 有助于领导决策的优选;提出决策方案的优选意见, 有助于领导决策的确定。再次, 对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办的工作的同时, 主动考虑并提出一些领导者暂时没有想到而需要提出的问题、每天向领导者报送一些经过精选的有用信息等等, 这些都能提醒领导者的注意也能启发或警策领导者避免某些工作上的失误, 促使领导者不断校正工作的运行轨迹。

摘要：秘书工作的复杂性质和多元性特点, 使得秘书的参谋工作变得十分广泛, 涉及到秘书职责范围内与领导活动事物相关的一切领域。同任何工作都必须有中心和重心一样, 秘书参谋工作在其内容上也不能漫无中心, 必须有一个主旋律, 参谋工作的内容应侧重于满足领导决策的需要, 围绕领导决策开展参谋活动。

关键词：谋略,参谋之道,秘书

参考文献

[1]、张清明.秘书参谋职能概论[M].武汉大学出版社.2001.2

[2]、何坦野.秘书文化论[M].中国广播电视出版社.2002.6

[3]、王铭.公文选读.[M].辽宁大学出版社.2000.9

论高校教学秘书的作用 篇4

摘 要：高校教学秘书是高校教学管理的主力军，本文阐述了高校教学秘书的工作职责，旨在分析高校教学秘书的作用。

关键词：高校；教学秘书

中图分类号：G647.2 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2015）18-0265-02

高校是培养人才的生力军。培养人才，也就是教育是高校的主要社会功能之一。教育是高校生命延续的起搏器，是高校的心脏。高校的教育主要是通过教学来完成，教学是高校最重要的任务。现今，各高校都已配备了相应的教学秘书，教学秘书的主要任务就是服务和管理教学以及和教学相关的人员。教学秘书是高校教学管理中最基层的工作，也是高校教学有序进行的保障。“它既充当教学管理的配角，又在教学管理实施中起主角作用。高校教学秘书既是系主任的得力助手和参谋，又是院校规章制度、教学计划的组织者和实施者，在院校和系之间起到纽带和桥梁的作用。”①高校教学秘书是学校教学管理的前沿，直接接触教学的实施者和对象，教学秘书工作的水平直接影响高校教学的质量，因此高校教学秘书在学校的教学管理工作中起着十分关键的作用。

一、高校教学秘书工作职责

高校教学秘书的工作内容繁琐而又复杂，其工作对象涉及面广，有学校教务部门、本学院负责教学管理的领导、学生、任课教师、班主任、其他二级学院等。而且，教学秘书的所有工作都是为教学服务的，所以，各个对象之间又存在着不可分离的工作关系。笔者根据自身多年在教学秘书工作岗位上的经验，总结得出，教学秘书的工作职责主要有以下方面：

（一）服从上级部门的工作安排

教学秘书工作中的首要部分就是完成教务部门下达的各项教学任务和教学安排，具体工作有：及时收发、传达、处理各种教学文件和通知；完成与教师、教学相关的信息采集工作；准备、收集材料，接受教务部门的教学检查；协助教务部门管理和安排外聘教师的教学工作；参加教务部门组织的教学会议，及时传达会议精神和下达会议任务；协助教务部门完成各项等级考试的报名、收费和准考证发放；根据教务部门要求，组织安排期中考试、期末考试和补考的考前科目申报、收取命题卷、考场安排、监考教师安排、领卷、装卷、发卷、收卷，考后的成绩登录、试卷袋整理和试卷保管；根据教务部门安排，组织教师参加各项教学竞赛；根据教学任务安排，编排课程表；组织召开学生座谈会，收取学生对教学和教师的意见和建议；汇总、上交班级教学周志记录；学籍核查工作；协助班主任完成学生实习统计工作；协助班主任发放学生毕业证和其它等级证书等。

（二）协助本学院负责教学的领导开展管理和服务工作

二级学院负责教学的领导是学校一线的教学管理者，在教务部门允许的范围内，他们有权制定、安排和管理学院的教学工作，同时也需完成教务部门下达的教学任务。教学秘书需为领导收集做好各项教学管理的依据，保证一线教学管理顺利进行。主要工作有：协助领导开展教研活动；协助领导完成教学、教研方面的各种计划和总结；收取教案、课件、教学大纲，提供给领导进行检查；协助领导召开师生座谈会，收取师生对教学的意见和建议，为管理提供依据；协助领导完成特色专业、教学成果和新专业的申报工作等。

二、高校教学秘书的作用

高校教学秘书的作用大致可分为三个方面，分别是服务的作用、管理的作用和协调的作用。

（一）服务作用

服务是高校教学秘书最基本的作用，高校教学秘书应为教学服务、为教师服务和为学生服务。教学秘书就像一座桥，搭起教务部门和教师、学生之间的联系，让各方通过教学秘书来实现沟通，达成共识，完成各自应该承担的任务。

（二）为教学服务

“高校的性质和任务决定了学校的一切工作都要以教学为中心。”②保证教学的合理运行是教学秘书的工作准则，教学秘书的首要工作目标就是应为教学服务。为教学服务就要做到完成教学相关的各方面工作，合理安排主管领导下达的教学任务；收集、反馈教学各个环节的信息；保障教学活动的组织和落实；管理教学档案；考试安排等。服务教学的宗旨就是让教学顺利开展，让教学的管理者、实施者和对象从服务中受益。

（三）为教师服务

教师是教学的一线工作者，是教学秘书的直接服务对象。教师在实施教学的过程中，会遇到各种需要解决的问题，教学秘书就是教师的帮手。教学秘书应及时将教学任务下达到教师手中；根据教师不同情况，合理安排课程；为教师提供学生名册；为教师办理调、停课手续；为教师提供课程教材；收集和保管教师的教学档案；按月认真统计和上交教师工作量；组织教师完成教学奖励申报和课题申报；为教师提供教学所需的各类材料；协调教师间的关系等。为教师提供全方位的服务，目的是让教师能够顺利实施教学，保障教学的有序开展。

（四）为学生服务

学生是教学活动的接受者，也是教学秘书的主要服务对象之一。教学秘书为学生服务，能够帮助教学开展取得效果。教学秘书完成学生的报到、注册工作；管理学生学籍信息；按教务处要求为学生办理休学、退学、复学等手续，保证学生学籍管理顺利进行；为学生提供学籍相关证明；按教务处要求为学生办理转专业申报、考试和编班工作；核查学生出勤，帮助学生提高自我监控能力；为学生办理各类等级考试的手续；为学生实习和毕业提供相关证明和材料；为学生征订学习教材和搜集各类等级考试材料；搜集学生对教师和教学的意见和建议，及时反馈于领导和任课教师。帮助学生解决课堂内外各类与学习相关的事情，让学生学习顺利开展。

（五）管理作用

管理是高校教学秘书的一项基本职能，也是高校教学秘书重要性的体现。“教学管理是高校管理工作的核心内容之一。教学管理水平的高低直接影响着教学质量的好坏和人才培养质量的优劣。教学秘书是教学管理队伍的重要组成部分，是教学管理一线的基层管理者。”③作为教务部门的助手，教学秘书需要在教务部门的指导和要求下监控教学过程和教学质量。同时，还需布置教师撰写教学计划，检查教学计划的执行情况，协助教务部门和本院主管领导检查教学质量，评估教学效果。教学秘书根据自身工作经验，对工作进行总结和研究，及时发现问题，分析问题并解决问题，“在教学管理中形成自己的建议和意见，一方面促进教学管理工作取得新的进步，另一方面为教学管理、教学手段和教学方法提出建议和意见，出谋划策。以保证教学秩序的顺利进行和教育教学质量的不断提高。”④

（六）协调作用

教学秘书的工作性质决定了教学秘书需要与多个部门和多方面的人员进行沟通、联系，协调多方的工作，起到一个中枢的作用。有效的沟通是协调的前提，教学秘书只有具有了良好的沟通能力，才能得到领导、教师和学生的理解与支持。“协调是在沟通的基础上进行的。教学秘书一方面要完成教务处、系领导所布置的各项工作；另一方面学会借助有效的沟通手段协调院、系与校部机关、各部门的关系，以及院、系之间的关系，建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。更为重要的是经常协调本院、系教师与学生有关教学的事宜，并在协调中摆正自己的角色位置，做到到位不越位，参与不干预，出谋不决策，处处以集体利益为重，自觉维护系领导集体与院。系的形象。声誉。”⑤

三、结语

高校教学秘书是一项平凡的工作岗位，然而平凡中也有着它的特殊性和重要性，它为高校教学的开展提供了保障，是高校教务部门和院系领导的好助手。高校教学秘书应意识到自身工作的价值，爱岗敬业，时刻保持积极、严谨的工作态度，脚踏实地的完成每一项工作任务，发挥自己最大的作用。

注释：