专业化秘书

专业化秘书（精选12篇）

专业化秘书 篇1

高校的中心工作是教学,而教学秘书则是教学工作的一个组成部分。他们作为最基层的教学管理人员,既是教学管理的参与者,又是教学活动的组织者。所以,专业化的教学秘书队伍是提高高校教学管理水平和保障教学秩序有序运行的重要因素。

一、实现高校教学秘书专业化的必要性

1. 教学秘书专业化是提高教学管理水平的必然要求

高校教学秘书所从事的管理工作,相对于其他机关、后勤等行政管理工作有很大的不同,是有着较强的专业性的工作。作为高校教学秘书,不仅要具备现代教育学和现代管理科学知识,还要了解学校关于教学管理方面的相关规定;不仅要熟悉本院的人才培养目标、教学进程情况、教学计划的实施、各门课程的特点等项工作,还要了解相关职能部门和教学部门的教学特点,同时还要具备一定的计算机知识及其操作技能[1]。教学秘书应该是懂专业、懂教学、懂管理的专家,是复合型的“通才”。

2. 教学秘书专业化是以“提高教育质量”为目标的教学改革的必然需求

随着高校以“全面提高教育质量”为中心的目标的确立,在现行的教学管理体制下,教学秘书作为二级学院基层的管理者,是保证课堂教学、实践教学等一切与教学活动有关的教学管理有序进行的重要岗位。教学秘书作为学校教学管理职能部门的教务处和二级学院之间的桥梁和纽带,为教师的教与学生的学搭建了一个沟通协调、改善关系的平台。在这个平台上,面对大量的有序而繁杂的教学管理工作,教学秘书所承担的信息传达、管理、协调等岗位职责,表明它是一个需要具备专业化知识的岗位。因此,教学秘书的专业化建设是以“提高教育质量”为目标的高等学校教学改革的必然需求。

3. 教学秘书专业化是提高其职业声望的核心

高校教学秘书工作的最大特点是阶段性强、工作责任大等,这就促使教学秘书要有较强的事业心和工作责任心,有雷厉风行的工作作风,有提高工作效率的工作方法,有驾驭妥善处理各种工作关系的能力和技巧。如果教学秘书有着专业化水平,就能够在保证教学秩序正常运转、深化改革、提高人才培养质量、全面促进学校发展中发挥应有的作用,随之而来的将是教学秘书的职业声望大大提高。

二、高校教学秘书专业化存在的缺失

1. 教学秘书队伍缺乏稳定性

教学秘书岗位应该由专职人员担任,并且他们要不断学习现代管理理论,不断丰富工作实践经验,不断研究和总结成功的做法,才能承担起这项专业性较强的工作。教学秘书工作的现状:一是教学秘书由于工作量大,工作内容烦琐,工作时效性强,准确性要求也比较高。因此,教学秘书的工作压力也较大。二是对教学秘书岗位有主动意向的人不多,部分学院的教学秘书由新来的教师或实验员做兼职秘书,他们在从事教学工作的同时,兼职教学秘书工作,造成了既忙于教学工作,又忙于秘书的教学管理工作,影响了教学主业的发展,降低了工作积极性,导致他们工作无法安心,队伍不稳定,难以提高到教学管理工作的“专业化”层面[2]。

2. 教学秘书工作任务繁重

随着高校管理体制改革的深入,人才培养目标的确立,各项教学活动的管理等工作重点逐步下放。教学秘书在二级教学管理中充当组织者、协调者、服务者等角色,并要妥善处理学院与职能部门、本院与外院、学院与教师、教师与学生等各种与之相关的关系。这就对教学秘书的各项工作提出了更高的要求,工作不仅要细致,更要扎实。同时,教学秘书在工作中须履行教学管理的职责,原则性强,实效性强。因此,大量的教学管理工作,使教学秘书处于精神紧张,负担较重的状态。

3. 缺少培训机制

目前,高校教学秘书的专业化还没有引起足够的重视,教学秘书既没有岗前业务培训,也没有上岗后的专业培训。因此,没有系统地学习和了解教育学、管理学、教育心理学等理论知识,不能尽快掌握教学规律,进入秘书角色较慢,只能凭借有限的经验来处理工作事务,缺乏对问题的灵活处理和迅速解决的能力,管理工作带有一定的滞后性,导致出现这样或那样的错误。这些都阻碍了教学管理水平的提高。

4. 缺少激励机制,导致教学秘书工作主动性不强

教学秘书由于忙于大量的事务性工作,外出学习和培训的机会很少,导致他们视野狭窄,不够开阔,思维固化,缺乏进取意识和先进的管理思想,无法提高工作效率和管理水平。同时工作业绩不易量化,在评优方面得不到很好的体现[3]。因此,教学秘书对工作缺乏积极性和创造性。

5. 知识更新不够,缺乏现代信息意识

教学管理要有一定的教育理论的指导和现代化的工具。随着高校办学层次的增加,办学形式也随着变化。相应的,教学秘书的工作必然会随之发生变化,工作任务更加复杂,工作难度进一步加大,导致他们疲于应付日常工作,无法进行知识的更新来适应新形势的需要,加之他们很少有机会走出去参观、外出学习,结果导致知识陈旧、现代意识薄弱,制约了其教学管理水平的提高。

三、高校教学秘书专业化缺失成因分析

1. 思想上认识的偏差

多年来高校受传统思想的影响,重教学、轻管理,对教学管理的专业化的重要性认识不到位。认为教学管理是简单的行政性管理,只要按照要求工作,不出教学纰漏即可,而对更高档次的管理人才没有渴求;对教学秘书也是只使用、不培养,对他们的要求只限于把日常的管理工作处理好,无需对其进行专业知识和能力的培养。

2. 工作价值难以体现

教学秘书作为教学主管院长的助手,主要协助院长完成日常教学管理工作,具有辅助和服务的特点。教学管理工作从学院正常的教学秩序、教学计划的执行、课表的编制、考试的安排、日常教学管理等工作都离不开教学秘书的参与,工作量大、强度高、工作责任重。同时他们所做的工作,都是服务于教师和学生。因此,教学秘书工作的辅助性和服务性的特性决定了其工作价值难以具体体现。

3. 稳定性低

一是教学秘书岗位工作繁杂、事务琐碎的特点,决定了其工作业绩难以量化,工作缺乏荣誉感和满足感,这不仅挫伤了他们的积极性,而且队伍的稳定性受到影响。二是职业规划的发展受到限制,工作的付出与回报不成比例,导致有能力的教学管理人员选择在教学、科研等其他领域发展。三是没有教研和科研的外部环境。教学秘书作为管理队伍的骨干力量,其科研能力和教研能力的培养没有引起领导的高度重视。学校教研和科研立项大多是在宏观层面的研究,缺少微观层面的课题研究,使教学秘书科研能力和教研能力受到制约。

四、完善高校教学秘书专业化的对策

1. 改变观念,注重教学秘书队伍专业化建设

教学秘书工作的岗位职责是配合教学职能部门和本学院领导做好校、院两级的教学管理的安排和落实工作,并负责处理学院的日常事务性工作,使学院人才培养目标得以实现。他们所从事的工作兼具行政管理职能,不但要求他们要有专业的教育教学理论知识,还要把握教育教学规律,并结合教学管理工作实际,对知识和理论加以科学、灵活的运用[4]。因此,高校各级领导要充分重视教学秘书队伍的专业化建设,改变传统的管理理念,将其专业化建设提到工作日程上,使他们成为懂管理、懂教育的管理专家。

2. 稳定教学秘书队伍

如前所述,要想稳定教学秘书队伍,提高他们的工作主动性、积极性和创新性,应该着手做好以下两个方面的工作:第一,设立岗位津贴,适当提高教学秘书的经济待遇。因为,教学秘书工资、津贴和有专业技术职称的教师相比,工资待遇相对不高。因此,学校可以根据教学秘书工作的特殊性,给予一定的补贴。第二,在个人晋升和职业规划等方面提供帮助。

3. 优化教学秘书的知识结构,提高其专业水平和管理能力

高校领导应充分重视教学秘书知识结构的优化,并把对教学秘书的业务指导、岗位培训纳入到学校的日常教学工作计划当中。每学期可以组织一次教育理论和管理理论的学习,提高理论水平。同时,教学秘书在当前教育部倡导全面提升高校教育教学质量的形势下,结合本岗位工作的实际主动学习。围绕高校改革发展的需要,优化自己的知识结构,使其将各种专业知识应用到教学管理工作中,以适应高等教育发展的需求,这也是实现教学秘书专业化的必要工作。

4. 加强业务培训,提高教学秘书专业化水平

通过建全教学秘书的培训机制,采用各种形式多样的培训方法,既可以组织开展专题研究,也可以请教学管理经验丰富的专家开展讲座,还可以组织教学秘书到其他院校观摩交流,通过搭建教学秘书之间的沟通平台开拓视野。同时,鼓励教学秘书结合工作实际进行教学研究,总结经验,解决工作中存在的问题,提升自己的专业化管理水平,实现教学秘书自我成长和学校教学管理双赢的发展[5]。

5. 建立激励机制,扩大教学秘书的发展空间

高校应建立有效的教学秘书激励机制,激发教学秘书的工作激情,开拓进取,体现教学秘书的“自我实现”的价值,形成教学管理工作的良性循环。并通过目标考核,对专业化水平程度高、管理水平高、工作效率高、考核成绩优秀的教学秘书采取一定的奖励制度,调动他们工作的积极性和创新性,扩大其职业发展空间,建立一支专业化理论水平高、实际管理工作经验丰富、有创新精神的教学秘书队伍,促进高校教学管理向高效、科学方向发展。

结语

高校是国家人才培养的摇篮,其人才的培养离不开一流的教学管理工作,一流的教学管理水平又离不开基层管理者的专业化能力。高校教学秘书专业化建设已经引起各级领导的关注,但在实际工作中其建设力度还远远不够。高校应该充分重视教学秘书专业化的建设,通过各种有效手段和机制,开拓出提升高校教学管理水平和促进教学秘书专业发展的双赢局面。

参考文献

[1]张玲.高校教学秘书专业化建设初探[J].中国西部科技,2010,(2).

[2]徐娟,李文博.高校教学秘书专业化探析[J].中国电力教育,2010,(15).

[3]刘琼,华小梅.探讨当前高校教学秘书队伍专业化建设[J].中国电力教育,2012,(26).

[4]陈阿娣.高校教学秘书工作的探讨[J].大学教育,2013,(10).

[5]姜琼玮.浅谈高校教学秘书专业化[J].科技文汇,2013,(3).

专业化秘书 篇2

口程林盛 张立欣

在现代社会，随着经济的不断发展，涌现出了许多新行业或职业，被誉为“第361行”的秘书职业也出现在现代职业之列。在美国的26种普遍性职业中，秘书的就业增长率占第一位，也是从业人数最多的行业之一。职业化是从西方发达国家引入的，它是随着生产力的发展和生产方式的变革而兴起和发展的。目前，秘书职业化在西方国家已经实现。在我国，从20世纪80年代起，秘书逐步从官职中分离出来，成为分类众多、前途广阔的社会职业之一，存在于政府机关、企事业单位和社会团体中，渗透于社会生活的各个领域。秘书职业化已经成为国际通例、世界潮流。

一、秘书职业化的含义

关于秘书职业化的含义，科书学界的专家学者初步形成了共识。

赵映诚认为，秘书职业化是指秘书工作依据一定的职业规范，成为一种可供广大社会成员自由选择的行业类型。他将中国秘书的职业化分为形成（1980—1996年）和确立（1997年至今）两个阶段，并认为我国秘书职业化具有渗透范围广、外延扩大化、工作智能化和社会化四个特点。李丽认为，职业化是指如今的秘书由特定的官方职务演变为不属于任何一个行业但又为任何行业所必需的职业。文先玉、李小平认为，职业化就是秘书职业在社会上广泛存在并得到社会普遍认可，其职业行为由一定的组织加以培训、考核并且有相关法规体系给予保障的职业发展模式。沈蕾、张虹认为，秘书工作的职业化，是指在组织上制度上建立秘书的分级分类体系，明确各类秘书的职责范围，通过专业教育手段培养从业人员，以规范的考核评定秘书的就业资格和工作水平，实现秘书工作的专业化管理。她们还指出了我国秘书职业化推进的三个有利条件：秘书从业领域社会化、技术含量不断增加、行业性特点突出。艾洪涛认为，职业化是指某项工作已成为一种相对固定且为人们所认同的社会职业，从业人员中大多数将终生以此为介入社会、谋求生活的方式，从而形成了一个相对稳定的社会群体。作者同时对其内涵作了揭示，即从业人数扩大，形成社会群体；业务专门化，职业准入规范化。钟筑、张居玲认为，秘书的职业化包括两方面内容：作为职业的秘书工作的职业化和作为从业人员的秘书人员的职业化。郭建庆指出，秘书职业化包括三层含义，职业精神、专业技能、行为规范，并且指出秘书职业化的基本特征是身份职业化、服务对象多元化、知识技能专业化。

从上述观点可以归纳出：秘书已经成为一种独立的职业，从业人员不断增加，从业领域不断扩大，从业者须具备相应的专业技能，从业者要遵守秘书职业行为规范，其服务对象呈现多元化特征。

因此，秘书职业化，就是秘书工作要职责明确、分工恰当，体现工作内容的职业化；秘书从业人员要符合职业标准、具备职业技能，体现工作者的职业化，并使二者统一起来，切实提高服务质量。

二、秘书职业化的功能

对于秘书职业化的功能或作用，秘书学界的主要观点如下：

秘书职业化是预防秘书腐败的措施。吕锦如认为，将建立秘书职业化体系作为治理秘书腐败的基本途径，要从秘书职业道德体系、教育培训体系、选拔任用体系、监督制衡体系、社会保障体系五个层面建立与完善，这为秘书职业化的制度建设提出了很好的建议。杨硕林认为，职业化是防止秘书腐败的有效途径，具体从职业化在技能的专业性、服务的适用性、工作的规范性、地位的提高性等方面的表现以及秘书工作内容、工作程式、工作技能、工作环境规范化对秘书腐败所起的防范和抑制作用两个方面作了论证。

秘书职业化是实现与国际接轨的必然选择。在这个经济全球化的时代，秘书人才的国际化成为现实，这对秘书人员的国际素质提出了要求。为此，就需要对秘书工作者进行严格的、规范的职业化训练，让他们学习国际秘书工作经验，推动中国参与世界发展。

秘书职业化是实现工作高效率的必由之路。方国雄对秘书职业化的历史与发展进行了梳理，认为秘书职业化有利于优化管理系统和提高工作效率。随着社会经济和生产力的发展，社会环境因素更加多元化，社会发展节奏更快，各项实践活动更具适变和应变活力。在这种情况下，领导者必须具备较强的整体调控能力和敏捷的反应力，这就需要作为参谋助手的秘书人员提供综合性辅助和服务。可以预见，随着职业秘书队伍的壮大，秘书工作职能的强化，秘书人员素质的提高，秘书职业化将得到进一步的发展。

三、推进秘书职业化建设

职业化已成为国际职场通行的规则。我国受传统“官本位”思想的影响，秘书职业化进程缓慢。20世纪80年代，秘书真正成为一种社会职业；1997年8月，国家《秘书职业技能标准》和《秘书职业技能鉴定规范》颁布试行；1998年6月，国家劳动和社会保障部发布了《秘书职业资格培训工作方案》，并在北京、上海等10省市进行秘书职业资格培训和鉴定的试点工作，这标志着我国秘书职业化开始走上规范化道路。2000年3月16日，国家劳动和社会保障部发布了榴用各种从业人员规定》，决定从2000年7月1日起，凡规定中涉及的各行业的技术种类和有关人员，上岗必须持有该部颁发的职业资格证书。秘书被正式列入其中。这标志着中国秘书职业化时代的真正到来。

因此，对于秘书职业化建设的研究主要集中在以下几个方面：

第一，秘书职业技能标准的建立和完善，以及技能鉴定、资格认定等。郑崇田对秘书职业技术职称的等级、标准、申报程序、分级考评、评聘双轨制、职称管理和实施等进行了探讨。沈蕾、张虹提出的秘书职业化的措施有：规范职业地位，提高社会认识；明确秘书分类；明确秘书等级和资格认证考试；建立适应实际工作的秘书教育体系。

专业化秘书 篇3

关键词：教学秘书；新建本科院系；专业化建设

在教育部公布的《2011年普通高等院校本科教学工作合格评估指标和标准》中，“教学管理”是7个一级评估指标之一。截止2010年底，我国新建本科院校占全国本科院校的52.13%。新建本科院校都处于本科办学层次的起始阶段，在各个方面都与规模成熟的本科院校有实质性差距，因而，新建本科院校面临的最大任务就是建立完善的符合本科教育的教学工作体系，实施有效的教学管理。

而教学秘书队伍素质的高低，直接影响到教学管理的水平，影响教学单位教学运行是否正常化，甚至影响教学质量的高低，所以越来越多的高校对专职教学秘书的需求尤其迫切，特别是新建的本科院校。只有专职的教学秘书才能使其教学工作有条不紊的正常有序的开展下去。所以建设专业化的教学秘书队伍是许多高校面临的现实问题。那么，新建本科院校如何建设一支高素质、专业化的教学秘书队伍；如何建设一支稳定性强、工作积极性高的教学秘书队伍是各个新建本科高校应该重视的问题，也是应该及时解决的问题。

笔者因近几年的工作经验，认为教学秘书作为高校教学管理的最基层实践者，其工作质量的高低、自身的素质和工作的能力将直接影响学校的教学管理水平和管理效率，对提高教学质量、保证教学秩序的正常运行有着不可替代的作用。所以教学秘书队伍的稳定性、教学秘书队伍自身的专业素质都直接影响着教学管理和教学质量的好坏。所以，建设一支教学秘书队伍应该从以下几点考虑：

首先，重视教学秘书在教学管理中的作用，提高教学秘书在教学管理中的地位。在高校中，教学秘书工作对于教学管理极其重要，该职位受到教务处和教学单位的双重领导，对两者的命令共同执行。教学秘书是教务管理部门教学精神传达至教学单位的传达者，教学文件传达至院系并且按照要求进行具体事宜的安排和操作的执行者。其也是教学单位教学领导的参谋和助手。教学秘书更是直接参与到教学管理的各个环节：从协助制定和修改教学计划、安排课表、教材征订发放、学生学籍和成绩管理，各类考试安排和执行等等具体教学环节都离不开教学秘书的身影。所以，每一个教学单位的教学运行，都是教学秘书的桥梁纽带角色发挥着作用，他连接着教务管理部门和教学单位，连接着院系领导和教师，连接着教师和学生。

其次，完善教学秘书队伍专业化发展的管理、培训和激励制度。关于教学秘书的管理制度，新建本科院校应该适时在原有管理制度基础上优化适合当下情况的一系列管理制度，特别是教学管理方面。教学秘书这支新队伍对于新建本科院校来说，健全其管理制度也是必要的。首先从“入口”方面，应该严格遵循教学秘书的工作特性，遴选思想政治素质高、工作态度端正、认真积极，工作责任心强且肯吃苦耐劳者担任教学秘书。其次需要有良好的学习能力和人际关系交往能力，再次对教学秘书的学历结构也应有所要求，这些基本的要求都符合的基础之上，各高校根据自身情况建立管理教学秘书的制度，使之能有效地服务于教学，服务于学校发展。

关于教学秘书的培训方面，各个学校的教务管理部门应该做好教学秘书入职之前的岗前培训，在工作之中也应该多多增加岗中培训次数，以及对外学习和交流机会。有关教学秘书队伍的激励制度，也应随着管理制度的推出而实现，以此来提高教学秘书队伍的工作积极性。高校可根据自身实际情况解决好教学秘书的职称、工资和福利待遇问题。学校应通过其他方法来鼓励教学秘书在一定年限后享有相应行政岗位及岗位津贴，这样不仅可以激发高校教学秘书工作的积极性，也可以激励其提高业务能力和工作水平。

最后，高校教学秘书应不断提升自身的专业素质。教学秘书队伍的专业化建设，除外部的建设外，教学秘书本人也应努力提高自身的各项素质。第一个需要做到的就是要以“服务”为宗旨，强化自身的服务精神，爱岗敬业，为领导、教师和学生提供优质的教学管理服务。教学秘书队伍的专业化建设，教学秘书本人应坚持理论学习，不断提升自己的专业知识水平。教学秘书工作范围广，综合性强，这就要求教学秘书不断学习各种专业知识和行政管理知識，更要熟悉各自院系的专业特性、教学内容和教学特点，因此教学秘书应该不断地学习，充实自己，更好的服务于教学运行和教学管理。坚持与时俱进，紧跟时代步伐，适应现代化快节奏的办公模式，提高自身的办公效率，同时增加自身的沟通能力和与人交往能力，以及书面表达能力，这样才能协调好各个环节的工作，更好的为工作和师生服务。

关于高校教学秘书专业化的思考 篇4

根据社会学家利伯曼“专业化”标准的定义解释, 所谓“专业”, 就应当满足以下基本条件:一是范围明确, 垄断地从事于社会不可缺少的工作;二是运用高度地理智性技术;三是需要长期的专业教育;四是从事者个人、集体均具有广泛自律性;五是专业自律性范围内, 直接负有作出判断、采取行为的责任;六是非营利性, 以服务为动机;七是拥有应用方式具体化了的伦理纲领。教学秘书做为基层教学管理组织中不可或缺的部分, 其专业化的概念具体为两个方面。第一, 客观因素专业化。需要定义明确的工作范围;有规范的选拔任用制度;建立岗前培训与再教育机制;适当的经济待遇与社会地位。第二, 主观因素专业化。具备合理的知识结构;拥有相当的职业道德和责任感;树立为师生服务的工作观念。如何将教学秘书发展为一个专业化职业, 是客观因素和主观因素两者相互作用相互促进的结果。客观因素需要学校教学管理的改革与重视做为支持, 创造适合教学秘书专业化的外部环境。主观因素则需要教学秘书自我学习、自我提高起到内在的推动作用。

2 教学秘书专业化的必要性

教学工作是高校的中心工作, 教学管理工作是高校教学工作的重要组成部分也是高校维持稳定的教学秩序, 保质保量地完成教学任务, 培养优秀人才的保障。随着“全面提高高等教育质量”为中心的改革目标的确立, 在高校教学管理学校与学院二级管理相结合的基本模式下, 教学秘书岗位作为学院教学管理工作的重要组成部分, 是保障教学秩序和教学管理运行通畅的重要环节。在高等教育由精英教育向大众化教育演变的时期, 教学质量的高低对学校综合实力的影响日益明显。教学秘书作为学校教务处和学院主管领导之间、教师及学生之间教学活动的桥梁和纽带, 具有承上启下、协调左右、沟通信息、改善关系的作用。面对量大而繁琐的具体教学工作, 教学秘书需要扮演多重角色。教学秘书作为一个信息传达者, 需要将学校政策、领导意图、教学信息等准确而及时的传达到各环节。作为一个管理者, 需要将管理政策层层落实到各环节, 并督促执行。作为一个协调者, 需要在学校与学院之间、学院与教师之间、教师与学生之间, 作好各类具体事务的协调沟通工作。管理角色的多面性, 充分表明教学秘书是一个复合型的职业。工作技能的专业程度、工作形象完善程度、工作态度的端正与否、工作道德的重视程度对于教学管理和服务水平的高低有着根本的影响。因此, 加强教学秘书队伍的专业化建设, 是以“提高教育质量”为目标的高等学校教学管理改革的必然需求。

3 从专业化概念简析教学秘书队伍现状

3.1 客观因素方面

目前, 许多高校教学秘书编制仍然属于行政编制岗位。没有专门的任用和选拔机制;工资待遇低于同级别的教师和科研人员;职称晋升和职业发展存在局限性;教学秘书地位没有得到应有的重视;工作繁杂琐碎, 不易量化, 不易形成具体的成果。以上种种因素, 极大降低教学秘书工作的积极性, 严重影响教学秘书队伍的稳定性, 不利于教学秘书队伍的专业化进程。

3.2 主观因素方面

目前, 教学秘书队伍专业来源众多, 对口专业人员极少, 没有系统的教育管理学学习背景。大部分从业人员处于兼职状态, 在主要从事教学工作的同时, 兼职教学秘书事务。因此, 造成了工作停顿于“事务型”层面, 难以提高到教学管理工作的“专业化”层面。

4 教学秘书专业化的几点建议

4.1 加强自身工作技能的学习与提高

工作技能是以丰富的专业知识为基础, 通过有效的组织、协调和沟通, 利用高效的管理手段和管理工具完成既定目标, 使用各种可能的有限教学资源达到教学管理中资源的最优配置。其实就是在自己的工作领域中做到“别人不知道的你知道, 别人知道的你知道得更透彻;别人做不到的你能做到, 别人做到的你能做得更好[1]。教学秘书日常工作复杂琐碎, 涉及到学校教学管理的各个具体层面。多重角色的管理者决定了教学秘书在工作技能上的复合型要求。

(1) 教育中心思想学习。教学秘书应当熟知当前时期高校教学工作的指导思想、学校各项规章制度, 协助学院领导完成具体实施细则的制定工作。

(2) 教育理论知识学习。教学秘书应当不断完善自身高等教育管理理论知识的学习, 弥补自身专业不足的劣势, 更好地掌握教育管理的运行规律。

(3) 秘书专业知识学习。为更好的满足工作需求, 教学秘书应该不断提高自身的公文写作能力, 学习档案管理知识、计算机基础应用知识等。

4.2 端正工作态度, 重视工作道德修养

教学秘书在整个教学管理运行中, 更多是充当桥梁的作用, 需要端正的工作态度, 良好的道德修养, 服务于学校、服务于教师、服务于学生。

(1) 服务于学校。教学秘书的每项具体事务都学校教学管理制度密切联系。作为一个执行者, 教学秘书加强个人自律性修养的锻炼, 坚持原则, 不因人而异, 严格遵守各项规章制度。

(2) 服务于教师。教学秘书作为一个管理者和协调者, 面对教师主要在于传达学校管理思想, 督促教师执行学校管理制度, 并协调学校、学院与教师之间的相关事宜。工作复杂琐碎, 有时会被教师误解。这就需要教学秘书本着以服务奉献为目的的精神, 培养爱岗敬业的精神, 以饱满的工作态度, 作好教师服务工作。

(3) 服务于学生。学生是学校教学工作的主体。以服务为目的, 以倾听为姿态, 以学生为本的角度去思考, 帮助学生解决课程修读过程中遇到的问题。

4.3 创造有利的外部环境

(1) 规范教学秘书选拔任用制度。在教学秘书的选拔任用上, 学校和学院领导应充分重视教学秘书的重要性和工作的复杂性, 严格把好教学秘书“入口”关, 选择专业相关、能力、素质、学历层次等较高的人员充实到这支队伍中来[2]。

(2) 改善教学秘书待遇。教学秘书津贴待遇相对低于教师或科研人员, 职称评定和职业发展前景都存在一定的局限性, 是目前许多高校存在的普遍问题。要稳定教学秘书队伍, 并吸引更多专业人才加入到教学秘书队伍中来, 改善提高教学秘书待遇是教学秘书专业化建设的基本要素。

(3) 提供岗前培训和再教育机会。以参观学习、会议交流等形式提供岗前培训, 鼓励参与在职专业教育等形式, 指导教学秘书拓展职业空间, 提高教学管理水平, 以促进教学秘书专业化建设。

综上所述, 在“全面提高高等教育质量”为中心的高等学校教育改革推动作用下, 创造有利于教学秘书专业化的外部环境, 加强教学秘书自我学习、自我提高, 实现教学秘书队伍的专业化建设。

摘要：在“全面提高高等教育质量”为中心的高等学校教育改革推动作用下, 创造有利于教学秘书专业化的外部环境, 加强教学秘书自我学习、自我提高, 实现教学秘书队伍的专业化建设。

关键词：教学秘书,专业化,教学管理

参考文献

[1]曹义孙.高校教学管理通论[M].北京:法律出版社, 1997.

专业秘书面试试题 篇5

秘书面试试题：

1)**，感谢你来我公司面试，我想知道一些您的家庭背景，可以吗?

2)**，你想应聘秘书工作，请你就秘书工作方面你具备的专业技术做一简要说明，好吗?

3)**，能否告诉我你为什么要到我们公司应聘秘书?

4)**，这次我公司是招聘**秘书，这方面你有什么专业知识?

5)**，你认为一个合格的秘书应有哪些特质?

6)你认为秘书如何与上司处理好关系?

7)你如何看待你以前的工作?

8)你认为你在哪些方面有缺点(工作中的)?

9)我们公司也不苛求完美无缺的职员，你对薪金有何看法?

10)请问你对加班有何看法?

专业化秘书 篇6

关键词：职业化 新要求 实践教学 改革

职业化秘书的普及是社会文明和进步的标志。所谓秘书职业化是指秘书作为社会分工中一种独立、特定的职业类型而存在，具有法定的职业身份和职业地位，拥有特有的专业知识和技能，建有权威而完善的职业任职标准资格体系。我国秘书职业化首先表现在身份的职业化。在我国，由于秘书工作机构和制度的逐步完善和发展，不仅形成了完整的秘书工作体制，同时也造就了一支宏大的秘书工作者队伍。据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人，秘书是我国从业人数最多的行业之一。秘书职业化也表现在服务对象的多元化。秘书广泛存在于政府机关、企事业单位、社会团体和个人，涉及到运输、司法、公共服务业、贸易、金融、房地产等各个行业。可以说在我国的各种经济和社会管理事务中，秘书已成为不可替代的重要角色。秘书职业化也表现在知识技能的专业化。秘书们除了要具备最一般的文字、外语、计算机技能之外，往往还需要专业性很强的沟通协调能力和敏锐的洞察力、判断力。其工作内容从日程安排、内勤接待、后勤服务到会议策划、公关服务、出谋献策等，工作范围很广，工作的专业性和知识性都十分突出。

近年来随着秘书职业化进程的进一步深入，秘书职场较以前已经表现出一些新动态、新趋势。笔者近期采用了企业实地观察、人员访谈、发放调查问卷等方式，对浙江卧龙电气集团股份有限公司、浙江龙盛集团股份有限公司、浙江上风实业股份有限公司、浙江阳光集团股份有限公司等几家知名企业做了调查。访谈企业工作人员25人，共发出问卷122份，有效问卷120份。调查主要数据统计如下：

从以上调查数据我们不难发现：

一.企业特别注重秘书潜在的、可持续发展的素质和能力。

企业对人才的素质和能力需求是多元化的，这种能力和素质要求已经远远超越了传统秘书“办文、办会、办事”等操作技术的要求，它是长远的、可持续性的，有利于秘书综合潜能的进一步培养和挖掘。据统计显示，企业最注重的高职文秘人才的综合素质，依次是：思想道德素质（40%）、文化素质（35%）、业务素质（20%）、心理素质（10%）。各素质要求中，以“德”为首，可见“德”在企业中的重视程度。秘书心理素质也开始被企业所重视。这相较于企业以前重业务轻人文的人才偏好明显不同。企业对高职文秘人员的能力需求依次为语言表达能力（60%）、协调沟通能力（50%）、文字表达能力（45%）和应变创新能力（30%）。企业人员一致认为秘书必须具备这五种综合能力才能适应市场需要，才能持续性的胜任秘书岗位。可以说这五种能力就是现代秘书的专业能力，最能够反映其专业水平。这种能力不仅仅体现在秘书的短期工作中，还贯穿了秘书的整个职业生涯。

二.企业对于秘书知识体系的内容提出了更高要求。

21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置，以及知识的生产、分配、使用或消费为最主要特征的知识经济时代。与传统“秘书”相比，21世纪更要求秘书在知识体系方面应是一个“全才”，知识要求的广度和深度都有所增加。据调查，秘书文化知识的内容具体包括专业知识（65%）、人文知识（20%）、相关学科知识（15%）、其他知识（5%）等。除了本专业的知识以外，秘书还需要掌握财务管理知识经济学知识、企业管理知识、会计知识、法律知识、传播学知识、广告学知识等。不难看出，现代秘书的知识结构要求是立体的，内容是极其丰富的。这种要求的提出主要是为了适应企业“综合性秘书”的需求。在一些民营企业里，秘书人员往往要身兼数职，集文秘、人事、财务、档案、会务、法律等工作于一身，知识面的要求可想而知。可以说企业对秘书人才的知识储备要求十分苛刻，已远远超出传统秘书知识体系容量。

三.企业商务型、创新型秘书人才需求异军突起。

随着社会经济的发展，企业的商务活动日渐频繁。商务型秘书已成为企业所需秘书主流。商务秘书要协助上司处理各类商业性事务，负责起草合同、联络客户、收发函电，同时要以自己的专业知识和实际经验为上司分析利弊、提供意见、办理商务业务等。以浙江阳光集团股份有限公司为例，商务型秘书在整个秘书职员中已占67.5%。商务秘书已逐渐成为市场经济条件下兴起的新兴职业群体，行政类的秘书已大幅度萎缩。同时笔者在访谈中发现，企业创新型秘书需求有明显猛烈增长的趋势，这也是一个非常明显的秘书职场新变化。传统的一成不变的秘书工作模式正在被全然打破。在当今市场激烈竞争的客观条件下，打破常规、另辟蹊径已经成为企业经营的一种常识，对于秘书来说也由此带来了要求创新的挑战。可以说从长远的发展眼光来看，这类秘书在不久的将来将逐渐成为企业秘书人才的核心。

面对这些秘书职场新变化，遗憾的是一些高职文秘专业院校却没有进行大刀阔斧的改革，而是原地踏步，跟不上社会变化的进程，以致在文秘专业实践教学中出现了很多问题。具体问题如下：

一.实践教学课时不足且课程设置不完善。

高职文秘专业的毕业生大部分进人企业就业，不同性质的用人单位对秘书人才的需求比例是：民营企业65%，机关事业单位4%，国有企业9%，三资企业15%。企业最看重的是秘书的实践能力和素质，但许多高职院校教学模式基本上还是套用普通专科或本科学校的模式，秘书理论教学多实践教学少。一些实践操作类课程如速记、计算机、形体礼仪等课时安排明显不够。文秘专业是一个实践性很强的职业，何况专业理论的学习也需在实践中消化升华。这种专业课程设置的结构从根本上阻碍了高素质秘书人才的培养。同时一些高职院校实践课程的内容设置不够丰富，例如汽车驾驶等这些新兴实践类课程在调查中发现已经开设的不足10%。文秘专业作为一门应用型学科，实践教学内容应随着社会需求的变化而不断发展，实践教学课程体系设置应紧跟人才市场需求，及时进行调整。

二.实践教学目标重技能而轻人文。

专业人文素养是指跟特定专业相关的基本修养或涵养，它的内涵极其丰富可包括专业道德、专业情感、专业习惯等。实践证明良好的专业人文修养是学生成功就业的试金石。在本次调查中发现90%的企业都要求自己的秘书能吃苦耐劳、敬业忠诚、创新合作等，对秘书的人文积淀很重视。但高职院校在秘书实践教学中对此却有着严重缺失。许多教师和学生都普遍认为，实践教学的唯一目标就是技能，如秘书应用文写作能写好、写规范才是最重要的，而对于一些人文素质如语言表达、创新务实、性格养成等内容则觉得可有可无。一些教师甚至认为，专业人文素养教育很玄乎，不知道具体的操作方法，学校也缺乏强调和引导。现有的秘书人文素养教育绝大部分由“大学语文”和“两课”来完成，实践教学一直游离在外。外无监管，内无重视，长期以往，高职院校培养的秘书人才都是操作技能好，人文素质低的畸形人才。

三.实践教学考核测评欠科学。

现有的秘书实践教学考核测评欠科学。例如速记、秘书礼仪等相关实践类课程因缺乏明确的量化考核标准，考试结果往往由任课教师主观臆断，缺乏科学性和严肃性，这在很大程度上挫伤了学生的学习主动性和积极性。对于学生实训的考核，由于学校和企业缺乏实质性的合作，考核流于表面，走过场。学生的考核实际上是“两不管”。其次受专业本位思想影响，教师考核重技能而轻素质，考核测评中如口头语言表达、沟通协调、应变创新等内容缺乏合适的考核形式和评价标准。再次秘书高质量的考级考证欠缺。据调查情况来看，高职院校对秘书考级考证的质量还没有引起足够的重视，学生考级考证无序、随机性，高质量的考级考证信息渠道不畅同，学校对此也缺乏统一严谨的安排。

基于以上情况，如何走出这种困境，培养真正适合人才市场的合格秘书？笔者认为关键还是在于内因，我们一定要通定思痛，加大高职文秘专业实践教学改革力度、深度。具体可以从以下几方面展开：

一.实践教学要从质上提高校企合作力度。

高职秘书教育应主动适应市场经济特点，专业实践教学目标进一步市场化、精细化。要根据市场秘书职业的具体要求，从质上提高校企合作力度，制定严格的校企实践教学监管机制、激励机制。不光是学生实习、实训等环节，日常专业实践教学也要让企业参与进来。要注意调动企业的参与积极性，高职院校可以尝试和企业签定行业定向秘书的培养协议。同时学校也可邀请企业将自己的经营管理、企业文化等内容以专题讲座的方式补充实践教学内容，或者直接把学生专业教学课堂挪移到企业现实生产环境中，以提高教学环境的仿真性。通过这些改革举措，学生从入学一开始就能在企业实践中学到秘书所需的知识和技能。我们要打破秘书实践教学完全由学校垄断的局面，要给企业充分的话语权。

二.实践教学要优化专业课程设置和课时安排。

实践教学课程设置改革应以“适应社会”为宗旨，积极整合现有文秘专业实践课程。我们不能再强调学科的系统性、完整性和理论性，而应以实际性、技能性为特点对课程进行整合。删除一些实践类老课程，合并出现内容重复的课程。同时根据秘书职场需要，适当精简一些教学内容，大量增设秘书实践类选修课程，如汽车驾驶、会计实操等。秘书实践教学课程安排也要适时补充新兴科技的发展、世贸组织对秘书实践工作的影响和要求等内容。我们要突出实践课程的课时优势，如社交礼仪、商务谈判实务，办公自动化、外语交际口语等，在课时分配方案上适当倾斜。

三.实践教学要注意综合人文素质教育。

要积极实行高职秘书人才实践教学模式的转变，不能仅停留在技能训练的层面而应着眼于对学生综合素质的培养。我们要格外重视学生三种“素养”的培养，一是指语言素养，即要有较强的书面文字写作能力，又要有较好的口语表达能力。二是沟通素养，不仅要掌握娴熟的公关技巧，还要掌握获取信息、处理和利用信息的能力。三是创新素养，实践教学中应多对学生进行创造性思维的训练，培养学生创造潜能。这些素养对于从事秘书工作的人而言可能比技能实务更为重要。在我们的专业实践教学中一定要技能、素质两手抓，不顾此失彼。高职秘书实践教学也应重视学生良好人格特质的培养，如敬业、奉献、诚实、可靠、团结合作、吃苦耐劳等，这些都是企业衡量秘书人才的重要砝码。学校可利用真实职场案例在课堂上加强引导，或在学生实习、实训环节时教师言传身教。

参考文献

[1]姜平平，代亚松《秘书职业发展趋势对高职文秘教学改革的骑士》[J].职业教育2013年第3期.42-43页

[2]马丽红《高职高专文秘专业实践教学模式重构》[J].芜湖职业技术学院学报2010年第4期84-88页

[3]崔淑琴《构建高职文秘专业实践教学体系的研究》[J].黄河水利学院学报2011年第3期.81-84页

[4]张素霞《高校文秘专业实践教学改革发展路径初探》[J].当代教育论坛2011年第6期.145-146页

[5]张立欣《秘书职业化背景下的秘书教学改进与应对》[J].办公室业务2013年第8期.1-4页

[6]余世民，胡海《“工学结合”培养模式下高职文秘专业实践教学的探讨》[J].教育与职业2010年第8期.13-15页

[7]陈永芳《职业技术教育专业教学论》清华大学出版社 [M].2009年4月

[8]米靖《现代职业教育论》天津大学出版社[M].2010年7月

谈秘书教学与专业实践 篇7

职业技术院校要达到这一目标任务, 就要从两个大的基本点出发, 首先要完善和改进教学方法, 这是提升教学水平的根本;其次要按照国家教育部于二○○六年十一月下发的十六号文件中指出的关于“人才培养模式改革的重点是教学过程的实践性、开放性和职业性, 实验、实训、实习是三个关键环节”这一要求, 突出专业实践的重要地位, 因为专业实践效果的好坏对于学生专业能力的提高有着极其重要的影响, 是培养实用性人才的一条重要途径。

1 要完善和改进秘书专业教学环节的方式和方法

传统的教学观念和教学模式, 单纯地强调专业知识的单一性灌输, 对于学生综合能力的培养相对而言是欠缺的, 与素质教育的要求更是相差千里, 如:教育观念封闭于传统教育观、培养方向封闭于本专业、招生分配封闭于文科、课程设置封闭于主观的经验办学模式和学年制、教师封闭于自己专业区域知识的教授、专业教材封闭于传统的书本、教学方法封闭于课堂灌输式, 这些都严重影响着秘书人才的培养质量。因此, 职业技术院校要与时俱进, 结合社会的需要, 不断完善和改进秘书专业教学环节的方式和方法。

1.1 秘书教学要注重职业意识的培养

职业意识可以说是一种感性上对所从事职业的认识和态度, 它是一种精神, 是一种意志, 是一种工作品格, 是一种专业的习惯, 职业意识决定着学生从业时的工作态度, 决定着所从事秘书工作的成效, 决定着学生的职业生涯。因此, 授课教师在传授秘书专业知识和技能的同时, 更要注重对学生职业意识的培养。

一是要培养秘书专业学生的自发和主动完成工作的精神。秘书工作是以从业单位领导的活动为中心开展的, 在绝大程度上受领导活动的制约和支配, 因此被动性是秘书工作的特点之一。但是, 做为一名秘书虽然必须按要求完成领导交办的各项工作任务, 但是采用何种方式完成各项工作任务, 其主动权是掌握在秘书手上的。因此, 教师要培养学生对预定和既定工作自发地主动完成的精神, 这点对于秘书专业学生的从业是十分重要的。

二是在学校期间要加强学生执行力的培养。从社会家庭结构看, 当前的学生多为独生子女, 可以说自小就备受父母双亲呵护, 个性又较强, 不习惯于旁人的指挥。在学校对于老师的各项要求也总是会寻找出各种理由推脱。如此, 对于秘书专业的学生是十分不利的, 所以教师应该让学习认识到, 这种做法是不能适应秘书工作的要求。因为领导希望秘书是富有执行力的助手, 懂得如何严格地贯彻落实好领导的指示, 如何主动工作, 并且想方设法地把工作做好, 而不是站在一边夸夸其谈, 却什么事都做不成。所以, 教师应该在使学习在校期间就养成按时完成所布置的作业, 不管什么样的要求, 都要想方设法予以解决的习惯, 循序渐进地锻炼和提高学生的执行力。

三是要培养学生认真负责、细心周到的工作品格。如:教师在给学生布置课堂或课后作业时应按照这样的秘书职业标准要求其作业格式、排版或字体等都要符合标准。

四是培养学生虚心好学, 对人热情友善的行为习惯。在这一点上要突出营造相互学习氛围, 发挥氛围对学生的感染力, 以此来带动学生整体的提升。

1.2 秘书专业教材的选择要注重实用性

职业技术院校秘书专业教材的选择要注重实用性, 要选择紧扣当今时代的脉搏, 与市场经济前沿和社会发展动态合拍的成体系的秘书专业教材。不应选用已经过了时效的教材, 应选最新的具有一定权威的书籍做为教材使用。如:行政管理学的教材要选用有关于公务员制度内容的, 应用写作的教材要选择执行从新修订的《国家行政机关公文处理办法》之后的教材。

1.3 秘书专业教学方法要追求精讲多练

采用什么样的教学方法, 受教学对象、教学内容和教学目的的制约。秘书专业的教学对象是未来的秘书职业工作者, 教学内容多为活的技能, 教学目的就是面向社会培养高级应用型人才, 所以教学方法应是精讲多练。教学重点是要强化方法论和实践能力的培养, 提高学生素质和技能。以传授知识为辅、培养能力和素质为主。知识不但要转化为能力, 还要进而转化为素质。

2 要强化秘书专业学生的实践, 提升自身的综合能力和专业水平

专业实践可以使学生将理论知识在实践中进行总结、体会和再认识的有效途径和方法, 并最终将书本知识转化为工作能力和专业水平, 为国家、社会输送合格的秘书专业人才。

2.1 课堂体验性实践

课堂体验指在课堂教学过程中, 通过一些特殊的教学手段或设施, 帮助学生增强感性认识的活动。课堂体验侧重知识、技能的体验。如:办公自动化实验、文书立卷实验、会议组织实验等。假如能够模仿大型企业的办公室布置, 进行合理布局, 对窗帘、桌子、摆放位置都进行精心设计, 就能给学生优雅的职业环境体验。

2.2 校园体验性实践

校园体验是在校园生活中设计体验环节, 增强职业认可度。实施校园体验首先要设计专业环境, 增强学生角色体验。专业环境包括物质环境、人际关系环境、组织结构环境、组织运行制度环境。这将有利于学生对秘书工作环境、秘书角色、秘书技能进行体验性实践。

其次要充分利用第二课堂资源开展各类秘书体验活动, 创造良好的职业氛围和职业实践机会。如:在班级管理中设计体验环节, 进行职业意识渗透, 将秘书的要求与规范在班级活动中进行实践。在过程中逐步培养学生对秘书的感性认识, 并使之由肤浅趋于深刻, 由模糊趋于鲜明, 最终形成较高的职业素养。这样的学生能迅速适应具体情境的秘书工作, 不仅提高就业核心竞争力, 也有利于形成职业持续发展动力。

2.3 社会体验实践

社会体验是在广泛地社会接触中体验秘书工作及真实的工作状态, 积累一定的实践工作经验。工作经验包含两层意思, 一是为人处世的经验, 又称为社会经验;二是长期从事某一项职业的工作经验, 也称为专业经验。因为, 在课堂上所传授的秘书专业理论知识, 在实践工作中, 也许永远都找不到试卷上的答案。一切都是在特定的环境下, 寻求特定的解决办法, 所以只有经历过相似的事情, 你才会有应对与处理的经验, 也才会知道如何去面对和解决。

一是通过社会体验实践可以帮助学生了解不同社会角色的人格和心理思维活动方式, 深化对人性的了解。因为, 秘书是企业里与人打交道最多也最频繁的岗位, 可以说没有对人性透彻的了解以及微妙的把握, 那么秘书将会感到疲惫不堪, 甚至心力交瘁, 秘书只有不断在实践中积累经验, 才能很好地履行自身的工作职责。

二是秘书的社会体验实践重在学生亲身经历。因为, 别人讲十遍, 不如你自己做一遍, 感觉和领悟是完全不同的;另一方面是用心揣摩, 演员在扮演某个角色时, 往往不会有与角色完全一样的经历。这时候, 演员就得调动自己的生活积累, 运用自己的感觉, 去揣摩角色特定的心理状态和外在表现, 以角色的思维方式行事风格去待人接物与处事。这种换位演绎同样也是一种体验, 也能让学生感受到逼真的效果。

可见, 秘书教学与专业实践对于培养一名合格的秘书从业人员是十分重要的, 一名合格的秘书从业人员也只有具备了丰富的理论知识和丰厚的实践经验, 才能做到与时俱进, 不断走向成熟, 才可能成为优秀的秘书人才。

摘要：着眼当前社会对秘书从业人员的工作要求, 从职业技术院校在秘书专业教学和专业实践两个方面进行了论述。

关键词：秘书专业,教学,实践

参考文献

[1]文秘专业教学与学习指导书[M].北京:中国教育出版社.

[2]文秘教学案例精选[M].北京:高等教育出版社

专业化秘书 篇8

1 高等院校教学管理面临的问题

随着我国高等学校办学规模的扩大, 学生数量的增加, 如何对大量学生的各种信息管理科学、及时、准确的统计和分析是一个十分重要且复杂的工作。另外、随着社会信息变更的加快, 知识不断更新, 高校的专业教学计划修订也更加频繁, 存在同一专业四个年级同时执行二到三个教学计划的现象, 这也对教学管理规范化提出了新问题。虽然大多数学校建立的信息化数字校园, 通过数字化教学管理平台, 大量的教学管理事务都实现业务流程化, 信息查询和考试相关服务都可以通过网络平台实现, 但是, 教学秘书是这一平台能否顺畅使用、提高教学管理效率的关键因素。[1]

2 高校教学秘书的工作性质和任务

2.1 日常教务的管理工作

教学秘书必须保证教学活动按教学计划正常运行, 这一过程不但包括教学运行管理、档案管理及学生的学籍管理, 其中教学计划、课程的安排与调动、考务、教材、学生选课、老师停串课、常规教务文书撰写等日常工作。还包括外语四六级、计算机等级考试、重修课程、选修课选课、期中、期末考试、毕业论文的答辩等和教学环节相关的临时工作。这些都需要我们教学秘书及时准确的发送教学的各项通知, 确保各项工作正常有序的进行。

2.2 教学环节的协调工作

根据学校各相关管理部门在教学环节中地位的不同, 教学秘书应具有相应的协调能力。同时在教学计划运行过程中, 教师教学能力和学生学习能力上的偏差也难免存在, 教学秘书也必须协调好相应的关系。教学秘书要学会发现并解决教学环节中出现的各类问题, 不断增强协调处理事务的能力。因此, 要做到经常深入课堂, 及时了解学生的学习情况, 对各教学环节的落实情况进行检查监督, 及时发现问题, 及时处理, 确保教学质量和教学效果的提高。

2.3 教学环节的沟通工作

教学管理部门、教师及学生之间信息的传递和沟通。一方面, 在院、系分管领导安排布置下, 了解教学进程, 监督教学工作, 保证教学工作的正常运转;另一方面, 把教师的工作情况、教学成果和学生课程、成绩的统计反馈的信息汇总向院、系领导汇报。主要体现在, 教学秘书应及时向教师、学生传达学校制定的教学管理文件, 为确保教学计划正常运行, 应与各教研室积极主动及时解决, 对他们的意见和建议主动征求和听取, 并及时反馈给主管领导;同时还应及时向学校教学管理部门汇报本系教学管理相关情况, 为学校教学管理部门及时作出相应决策提供信息。所以教学秘书应经常与各相关管理部门保持密切联系, 及时进行沟通。[2]

2.4 教学活动的服务工作

为教学服务, 为院、系领导决策服务, 为教师服务, 为学生服务。一方面, 为院、系的教学计划的制定, 各项教学管理措施的出台提供各种资料, 当好领导参谋和助手;另一方面, 及时提供教学工作所需的资料和设备, 为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助。对本系各专业的培养方案、课程设置及各教学环节的相关内容教学秘书应做到准确的了解, 及时有效的为主管领导的决策提供相应的信息和数据。能做到对某些问题的分析给出自己的意见和建议, 并及时提供给主管领导, 为主管领导起到参谋的作用。

3 教学秘书应具备的专业化素质

伴随着高等学校教育事业的发展和高等学校教学管理体制改革的不断深入, 教学管理工作效率和质量的好坏与教学管理人员素质的关系是十分密切的。作为一名教学管理人员, 必须具备一定的专业素养, 才能做好本职工作[3、4]。

3.1 教学管理素质

教学秘书岗位在高校属于行政管理岗位编制, 因此高校对教学秘书的学历和专业并没有硬性的要求。在这种情况下, 教学秘书的人员配置随意性很大, 学校在很大程度上并没有根据岗位要求来安排人员, 结果造成了许多教学秘书对专业知识缺乏了解。在学历方面, 教学秘书队伍的学历层次普遍偏低, 拥有硕士研究生学历以上的人员极为少数。在教学管理方面, 大部分教学秘书从未经历过教育学和管理学相关专业的学习, 严重缺乏教学管理方面的知识和经验。大多数教学秘书在工作中只是忙于机械的应付, 做不到有的放矢的开展教学管理工作, 工作缺乏计划性、预见性、协调性和创新性, 管理方式停留在传统的“事务型”和“经验型”, 工作的质量和效率都得不到提高。因此, 作为教学秘书要强调其办事能力、沟通能力和具体协调能力, 要逐步建立具有相应特点的录用和培训标准。

3.2 信息化管理素质

在知识经济的时代, 教学管理逐步实现信息化、现代化和规范化, 现代的高校教学管理必须建立在以计算机为主的网络平台之上。教学秘书一定要适应这种新形势, 应熟练掌握和运用计算机操作技术, 以便及时处理可能出现的各种新情况、新问题。在当代的教学管理中, 计算机可以说发挥了很大的作用, 其优越性也显现得很明显。例如, 排课系统、成绩管理系统, 考试报名系统、学籍管理系统等, 就连常规的教学信息发布、文件传输及电子档案的建立等, 都离不开计算机, 几乎教学管理的各个方面都有它的身影。可以说计算机操作水平直接反映了教学秘书在教学管理工作上是否称职的重要标志。因此, 为了提高教学管理工作的效率和质量, 就需要教学秘书在掌握相关的业务知识的同时, 还要不断地学习相关的计算机操作知识。例如, 教学管理系统软件的不足之处, 相关数据库及编程知识, 数据库文件与某些通用软件之间相互转化的方法等。此外, 教学秘书还要熟练掌握关于日常信息处理的相关软件, 多媒体教学的相关知识等。因此, 必须学会用计算机技术来武装自己。

3.3 综合专业素质

要想成为一名出色的教学秘书, 在教学管理工作方面不仅要具备相应的教学管理知识、计算机操作知识, 还要具备较强的综合专业能力, 根据所在院 (系) 的专业特点, 教学秘书还应具有一些与工作性质相关的其他知识, 例如, 心理学、教育学、管理学、学科教学论等, 并达到能用其指导自己的本职工作, 这样才能为教学管理工作在更广阔的领域提供有力的知识支持, 也才有可能把工作做得更好。在日常教学管理工作中, 应具有收集信息的能力, 要善于捕捉教学方面的各类信息, 并有目的的收集、筛选并保存, 建立教学管理工作分类档案, 方便以后查找和利用;应具有文字及口头表达能力, 由于教学管理工作自身的特点许多事情的叙述必须要用文字才能表达清晰。因此, 在听、说、读、写方面要有意识地训练自己;应具有果断的办事能力, 由于教学管理工作自身的特点, 为使工作的效率不断提高, 需要在平时不断的积累经验, 扩大知识面, 保持头脑清醒, 锻炼手疾眼快, 充分利用科学的方法以较少的时间做更多的事。对于做完的每一项工作, 要善于总结经验和教训, 熟记办事程序和规则, 而且还要学会怎样应对事情的临时变化, 以达到提高办事效率的目的。

4 小结

在不断深入的高校改革新形势下, 高校教学秘书的观念必须转变, 对传统的教学管理的模式进行改变。高校教学管理不仅要用好人才, 而且要注重培养人才。高校教学秘书作为高校教学管理的基层人员, 是落实教学管理工作的具体实践者, 也是连接教学主管部门、主管领导和教师等工作人员之间的桥梁。高校应该重视教学秘书的工作, 通过建立信息化教学管理平台优化教学管理流程, 提升信息化管理水平, 通过开展管理培训和进修促进教学秘书专业素质的提升, 培养出一批懂得科学管理理论和熟悉现代化管理手段的教学管理人员, 为提升高校教学管理水平和促进教学秘书专业发展良性局面。

参考文献

[1]刘建宁.高校教学秘书队伍专业化建设的问题及对策[J].山西财经大学学报.2007 (4)

[2]李文博, 周燕.高校教学秘书队伍专业化建设的思考[J].科教文汇.2009 (19)

[3]黄萍.影响教学秘书工作质量的因素分析及对策[J].华南热带农业大学学报.2001 (6)

综述高校教学秘书的专业能力素养 篇9

一、高校教学秘书的专业能力

1. 日常教学管理能力。

教学秘书的主要工作就是进行教学管理工作, 所以管理能力直接影响教学秘书的专业素质和业务能力水平。高校的教学管理工作涉及的范围非常广泛, 包括教学运行管理、档案管理及学生的学籍管理等日常工作, 此外还包括外语四六级、计算机等级考试、重修课程、选修课选课、期中、期末考试、毕业论文的答辩等和教学环节相关的临时工作。这些都需要我们教学秘书及时准确地发送教学的各项通知, 确保各项工作正常有序的进行。

高校的日常教学管理工作主要包括教学计划、教学运行、教学质量监控、教学研究等方面, 而教学秘书的工作职责涉及到教学管理的各个方面。

首先, 教学计划管理的主要任务是组织教学过程、安排教学任务、确定教学规模等, 而教学秘书必须保证整个计划过程能够正常运行。

其次, 教学运行管理针对的是教师、学生和校教学管理部门这三个主体, 教学秘书既要起到上传下达信息的作用, 同时还要处理好运行管理过程中出现的问题。

再次, 教学质量是学校教学工作永恒的主题, 而如何更好地落实好教学质量管理, 教学秘书在起着无可替代的角色, 如联络沟通、起草计划并组织落实以及收集并反馈各方面意见等;最后, 为适应高校教学全面化发展, 教学改革是必不可少的一项工作, 因此配合教师和校教学管理部门进行教学改革工作也是教学秘书日常工作的重点之一。

2. 沟通协调能力。

有效的沟通可以减少工作中一些不必要的阻力, 从而增强我们工作的执行和运转能力, 提高教学管理工作的效率。教学秘书是保证整个学校教学系统得以顺利开展的参谋和助手, 在工作中需要和学生、教师、学校领导以及合作单位等服务对象进行沟通。同时在传递信息时要及时、准确, 这些都要求教学秘书需要具备较强的沟通协调能力。良好的沟通协调能力主要包括语言表达能力和组织协调能力。

(1) 语言表达能力。语言表达能力对教学秘书非常重要。一方面, 在工作中, 教学秘书需要与教师和学生等多个对象进行教学工作方面的协商, 并向他们传达和布置教学工作, 这些都要求教学秘书能够用简洁清晰的话语来表达。另一方面, 教学管理过程中所产生的大量信息, 在上下内外沟通传播过程中, 需要教学秘书能具备良好的写作能力, 通过准确简洁的书面语言来促进信息的传递。

总的来说, 语言表达能力作为教学秘书的一项基本专业素质, 它在教学管理过程中, 对教学秘书的信息传递能力以及执行力的发挥上等都具有重要作用, 语言表达能力的好坏将直接影响到教学秘书的工作效率和质量。

(2) 组织协调能力。协调能力在我们个体的人际交往过程中起着重要作用。教学秘书在学校领导与老师和学生之间是中间作用, 一方面需要站在校级领导层面上, 为整个学校的教学管理工作出谋划策, 同时, 还要为他们的主要服务对象老师和学生做好教学开展。由此可见, 教学秘书工作本身就是一个与各个层面的对象进行人际沟通的过程, 而要保证校级教学工作领导、老师和学生这三者之间的融洽关系, 则需要教学秘书具备较强的组织协调能力, 在各自分工的基础上, 能够相互理解合作, 使整个教学管理工作能够顺利开展, 从而达到更高效率。

3. 资料整理能力。

高等学校整个教学管理过程包括了各类教学日常工作, 如课堂教学材料和学籍管理材料等, 而这一系列的教学活动都会产生大量的纸质和电子版的材料。面对这些庞大且种类繁多的信息, 教学秘书一方面必须学会如何快速和准确地对资料进行筛选, 把无关且不符合实际的信息剔除;另一方面, 还需对各种信息进行整理和归纳, 为以后的教学工作提供信息支持和保障。总之, 无论是在向校级领导反馈工作, 还是在与老师和学生传达教学信息, 这些都要求教学秘书在教学管理过程中具备较强的信息处理能力。

4. 计算机操作能力。

21世纪是数字化时代, 无论是从经济性还是从时效性方面去考虑, 这些都促使了计算机在各行各业的快速发展, 高校教学系统亦是如此, 计算机的运用将会极大地提高教学管理工作的办事效率, 且把原先很多纸质版的资料转化成电子信息, 这一方面节约了教学管理成本, 加快了我们搜索信息的速度;另一方面, 减轻了教学管理工作中的工作量, 为师生和各级教学管理部门提供更为快捷优质的服务。处在快速发展的信息时代, 计算机操作能力已经成为我们适应社会的一项基本技能, 教学秘书也不例外, 熟练掌握和使用计算机将会帮助教学秘书提高整理资料的准确性以及提高工作效率。

5. 专研创新能力。

创新是时代发展的要求, 要发展必须要能不断创新。高校要保持与时俱进, 则需根据当前形势的发展与变化, 在各方面自主创新, 构建一些适应新情况的新制度、新措施, 以求在竞争的环境中更好的生存和发展。教学秘书要做好教学管理工作, 在工作和业务学习等各个方面也需要具备专研创新能力。首先, 教学管理工作的专业性要求很强, 所以要做好这项工作, 需要教学秘书能够认真研究工作内容, 同时掌握一些管理知识和技巧。其次, 处在信息大爆炸的时代中, 教学秘书也必须具备适应形势发展的能力, 不断学习新知识, 拓宽视野, 争取能为高校教学管理改革提出一些具有创建性的建议和方案, 在努力提升自身专业能力的同时, 也使高校管理系统能变得更加规范化和全面化。

二、结语

总之, 在这个高速发展的时代, 无论是日常管理能力、沟通协商能力、资料整理能力, 还是计算机操作能力和专研创新能力, 这些都是各行各业必需具备的能力, 高校教学管理工作是高校管理工作的核心, 而教务秘书作为教学管理的中坚力量, 要高质量地做好教务工作, 则需要教学秘书能够熟练掌握相关的专业能力, 而这将对以后教学工作改革和创新起到重要作用。

摘要：教学秘书是教学管理工作中的中坚力量, 要高质量地做好教务工作, 需要教学秘书能够熟练掌握相关的专业能力。本文从五个方面进行了总结概述, 这在理论和实践上都将对以后教学工作改革和创新起到重要作用。

关键词：教学秘书,教学管理,专业能力

参考文献

[1]张林红.对高职院校教学秘书职业素养和岗位能力的研究[J].中国电力教育, 2013, (4) :180-181.

[2]田树涛.高职院校管理模式的思考[N].甘肃日报, 2009, (7) :11-18.

[3]李晓霞, 靳海亮.浅谈高校教学秘书的职责和素质要求[J].成都教育学院学报, 2006, 5 (20) :39-41.

[4]张晓璐.论高校系级教学秘书的角色定位与能力修养[J].湖南人文科技学院学报, 2006, (1) :123-126.

试论我国现代秘书职业化发展 篇10

一、我国目前秘书职业化的发展及其表现

(一) 我国秘书职业化发展落后于西方国家的原因

1.我国秘书职业化滞后有其深刻的历史根源

纵观整个秘书发展史, 我们也曾经一度辉煌。如果从为黄帝记言、记行的两位左右史算起, 已约有5千年的光辉历史, 其间积累了丰富的秘书史料。但是到了近代, 我国却没有跟上世界先进潮流, 秘书职业化水平远远滞后于西方。当西方资本主义国家享受工业革命的成果, 社会经济突飞猛进, 秘书向职业化迈进的时候, 我国仍处在封闭落后的农业经济时代, 还不存在职业秘书诞生的条件, 因此也只有官僚性秘书和幕僚性秘书, 他们不具备职业秘书的条件, 没有蜕变为职业秘书, 也没有作为一种独立的职业被社会所认同, 更不用说推动秘书职业化的发展了。这就是我国秘书工作职业化滞后于西方的历史根源。

2.我国秘书工作职业化滞后的现实原因

新中国成立后, 我国长期实行单一的计划经济, 社会生产力发展缓慢, 严重束缚了秘书职业化发展。由于理论方面的欠缺和传统习惯的影响, 我们对秘书职业化的认识和具体操做远远落后于世界潮流。

(二) 我国目前秘书职业化发展的表现

1.秘书从业人员迅猛增长, 秘书性服务机构大量涌现

中国入世后, 越来越多的外资企业进入中国, 对各类秘书的需求数量急剧上升, 秘书职位的需求连续几年在招聘排行榜上位居前列。随着社会的发展, 秘书职业化服务也逐渐走向多元化, 目前北京、广州、上海等大城市就诞生了商务秘书服务公司, 为秘书行业带来了新的热点。深圳、上海等地出现“电召计时钟点秘书”。这是指一些商务单位因业务需要, 用电话、电传、上网等方式, 聘请文秘人员在网上或来到公司计时服务的一种新型服务方式, 前景日益被看好。

2.秘书知识技能走向专业化, 秘书资格认证走向规范化

许多高等院校单独设置了秘书专业, 培养高层次的秘书人才。也有的地方办了秘书专科学校或秘书职业学校, 培养社会迫切需要的各类秘书人才。1998年6月, 国家劳动和社会保障部向全国颁发《秘书职业资格鉴定试点工作方案》, 使我国秘书职业资格认证走上了规范化的道路。

3.秘书队伍主体发生重大变化, 呈现商务秘书主流化的趋向

随着我国市场经济的迅速发展, 改革开发特别是中国加入世贸组织, 对商务秘书人员需求越来越多, 要求也越来越高。他们活跃于商业领域, 卓有成效的为企业经理层服务, 高标准、高效率的完成本职工作。而且公务员制度的推行, 使党政机关的秘书也逐渐脱离“官”的职衔, 向商务化, 职业化方向发展。商务秘书的迅速崛起, 标志着中国秘书开始从行政职位走向职业化的道路。

4.秘书劳动价值商品化, 在秘书职业化进程中迈出了关键一步

在市场经济条件下, 由于出现了面广量大的非公有制个体秘书或商务秘书, 劳动价值的商品化特征在他们身上得到了充分体现。秘书劳动价值实现商品化, 就等于秘书人员真正拥有了自己的“金饭碗”, 可以把秘书专业技能作为谋生的手段, 从而推动秘书走向职业化发展的道路。

二、我国秘书职业化发展的重要意义

(一) 提高效率的有效途径

现代秘书必须学会使用电脑, 熟练掌握办公自动化操作技能, 才能胜任本职工作。所以要提高全盘的工作效率, 首要途径就是推进秘书职业化进程, 利用完善的秘书职业技能培训系统加强对秘书人员的培训, 使他们熟练掌握计算机网络知识、经济知识、管理知识、法律知识、外语知识等与秘书工作现代化有关的知识, 从而提高工作效率, 增加社会效益。

(二) 防止腐败的有力武器

秘书职业规范带来秘书工作的公正化, 规范化。可以说, 推进秘书职业化进程是防止腐败现象的有力武器。

(三) 实现与国际接轨的润滑剂

随着经济发展, 我国的商务活动会越来越多, 在与国外公司的商务活动中, 我国公司秘书所发挥的作用就显得十分有限, 造成我们在商务活动中效率低下, 处处被动。要扭转这种局面, 就必须要改革现有的秘书制度, 争取在短时期内把我国的秘书职业制度推向世界先进水平, 以适应国际一体化的需要。

三、实现我国秘书职业化的具体途径

(一) 树立现代秘书职业的观念体系

建立现代秘书职业观念体系, 就要深化对现代秘书职业的认识, 改变传统的社会观念。秘书职业化程度较高的西方国家, 秘书意味着一种职业, 一个具有严格素质要求的职业。高级部门的秘书职位, 大都是一些40多岁、有教养、有经验的。他们的特殊地位, 足以令领导者和其他人士尊敬。除了一般的文字、外语、计算机技能之外, 他们的沟通、协调、预见和判断力都很强。秘书并不是吃青春饭的职业, 因为秘书从业时间越长, 越能积累相当丰富的从业经验, 越能真正领悟秘书工作的全部内涵, 从而达到秘书职位的顶峰, 体现自己的人生价值。

(二) 确立秘书职业资格认证体系

目前, 我国职业资格认证基本上实行的是:以政府部门政策为导向, 以国家考核机构为中枢, 充分发挥行业协会、鉴定机构和社会各界的作用, 利用一切积极因素, 逐步完善和规范我国职业资格证书体系。在职业资格认证方式上, 我国已经进入社会化管理的轨道, 采取第三方认证规则, 它是秘书职业资格认证一种巨大的进步, 也是秘书职业化步入正轨的标志。

(三) 构建完善的法律体系和社会保障体系

1.加强秘书立法是秘书职业化最基本的保障。

如果秘书工作无法可依, 就会导致秘书工作职责界限不清、不规范。所以, 为秘书立法, 制定一部《中华人民共和国秘书法》是非常必要的。

2.制定完善的社会保障体系也是秘书走上职业化道路不可缺少的条件。

只有社会保障制度得以完善, 才能形成秘书队伍进出的良性循环, 保持秘书队伍的生机和活力, 为我国秘书走职业化道路扫清障碍。

综上所述, 推进秘书职业化发展是社会分工细化的必然结果, 也是社会发展的必然趋势, 它必须依靠全社会的力量来推进。只有全社会都积极营造有利于秘书职业化发展的环境, 从而实现真正意义上的秘书职业化, 我们才能顺应国际发展的潮流, 发挥秘书职业在国际商务中的巨大优势, 为繁荣我国社会主义市场经济, 实现我国经济的腾飞做出更大的贡献。

参考文献

[1]刘烨.入世, 我们端什么饭碗.西苑出版社, 2001, 11.

[2]方国雄.外国秘书工作概论.线装书局, 2000, 6.

[3]杨硕林.职业化-防止秘书腐败的有效途径.嘉兴学院学报.

专业化秘书 篇11

在众多的国外秘书教育中，我认为法国国家行政学院的秘书教学模式最为特殊，也最为人性化和实际化。法国学生的秘书课并不是在学校里的课堂上而是被安排到各级行政机构去担任见习行政人员。学生担任时有职有权，甚至可以在上司不在时，有自行处理公务的权利，也可以根据相关规定去签署法令和决定等一些文书。并且在一年的实习结束后，每个学生都要写一篇实习论文，来总结一年中所遇到的重大问题并且是如何处理的，再从法律、政治、经济等角度进行高度的概括，真正的做到了从实践中得出理论再由理论去实践的原则，符合应用学科的教学特点，能在较短的时间内培养出和知识扎实、理论水平和动手能力较强的高级秘书人才。在我国的秘书教育实习中也要将我们学生所学的知识应用到实践中，做到真正的学以致用，而不是空学理论知识，空有“纸上谈兵”是无法在今后的工作中胜任为一名合格的秘书。

而在其他国家的秘书教育中，日本秘书工作较很多国家不存在的优点，就是细致。无论是工作中，还是个人行为的举手投足，日本秘书工作的细致体现在各个方面，这是我国在秘书教育中应该重点学习和强调的地方。并且日本秘书的教育也有着许多优点。以高级秘书教育为例，日本人认为，秘书的知识面要宽，为人处世的经验要丰富；作为一名合格的秘书要熟悉官场，能独立处理大事件。因为秘书是为上司服务的，而上司，不论是政府的核心人物还是商界的大人物，都必然要经历大场面，都必须要有各种应酬。所以他们对秘书的要求非常严格，只有经验丰富，处理问题冷静，做事细致的秘书才能称为一名合格的秘书。并且日本对于秘书的教育课程充满了日本特色，所以他们培养出来的秘书，不仅知识渊博，还精通各个专业与领域的文化，既有日本国粹根底，又能适应现代社会。这样的秘书虽然不是很多，但是这种培养的方式是好的。这种秘书概念已经完全现代化，而不是陈旧的对秘书人才培养的概念了。

而我国的港台地区由于行政机构规模较小，所以公司秘书在整个秘书队伍中占绝大多数，而机关秘书只占总数的百分之五左右。因为香港是经济发展繁荣，所以对于秘书人员的需求量也很大。香港不少大学开设有秘书专业，在职人员也可全职或半职攻读一年制的秘书课程和接受专业训练，更有120所左右的中专程度的学校、疏远，开设约十六七门课程，专门培训求职或在职的秘书人员。一些小公司招聘秘书的条件并不高，一般高中程度即可应聘，但应聘者求职前必须先在商专、书院之类的秘书学校学习一定的商业知识和秘书实务技能，或在培训班、短训班接受一定的专业训练。而且香港十分重视对在职秘书人员的培训。培训机构一般有公司自办、社会联办，或者是大专院校利用假期和课余时间开办的为多。这不仅强调了就业前的教育，同时还贯彻了终身学习的理念，加大各方面的培训，使秘书及其工作更能与时俱进，更好地辅助领导，提供服务。这对我国大陆的秘书和秘书工作就业后实行培训和再教育有很大的启发。同时要充分利用社会资源，不断提高秘书人员自我管理、追求自我进步的意识。

而在美国，秘书教育学校主要有三类：第一类，高等学校设立的秘书系或秘书学专业。这类学校达1300多所，主要是两年制的大专技术学院或商学院，四年制本科的较少。据统计，1990年度四年制大学毕业获秘书学学士学位的有2178人。第二类，高中。美国的许多普通高中均开设秘书课程，还设有与秘书职业相关的选修课，以许梿秘书人员必备的技能。第三类，成人学校，有的叫秘书学校，有的是在商业、技术学校内设立秘书系。美国的秘书教育实行双学位制，不但要有秘书专业的学位，而且要有另一门专业的学位。美国的秘书教育更侧重培养技术型人才，而且国家对秘书人才也是相对比较重视，这其实我们在秘书专业地位的确立，尤其是本科秘书学专业的地位的确定都有很好地借鉴作用。同时，应将秘书课程开设设置更加合理化，不单单是设置与秘书相关的课程，而且扩展性的开展与秘书职业相关的选修课程，从而不断提高我国秘书教育的质量与水平。

在英国，对秘书人员的要求很高，因而对秘书教育及秘书人员的能力培养也十分重视。英国有不少机构负责从事秘书职业教育，如商业和技师教育委员会，伦敦工商会，彼特门考试学院和皇家艺术学院等。 与美、英、日等国家一样，法国也十分重视秘书教育，开展了广泛的秘书职业教育和秘书在职教育。而独具特色的是，它开办了法国国立行政学院，把培养高级秘书人才与培养合格的行政官员结合在一起，在教学模式方面颇具特色。总体说来，法国国立行政学院对“秘书→文官→中高级官员”培养一体化的思路，对优秀青年进行专门教育的体制、理论密切联系实际的教学方式等，有很多地方是值得我们借鉴的。

专业化秘书 篇12

(一) 单位对秘书人员的需求

1. 企业设置的秘书岗位类型。

调查显示, 企业设置的秘书岗位类型多种多样, 如领导的专职秘书 (63.3%) 、办公室秘书 (16.7%) 、商务秘书 (10%) 、文字秘书 (6.7%) 、项目秘书 (3.3%) 。 (如图1)

2. 企业对秘书人员的年龄要求。

在对60家企业的调查后我们发现, 18家用人单位对秘书人员的年龄没有提出明确要求, 而在另42家对秘书人员有年龄要求的用人单位中, 秘书的年龄总体上被要求在20~40岁, 其中以20~30岁居多。可见秘书年龄需求的结构更加趋向平衡、合理, 中青年兼而有之。

3. 企业需求的秘书人员所学专业的类型。

调查中我们发现, 从对秘书应聘人员的专业要求看, 过半数 (55%) 的企业并不要求秘书应聘人员具有本行业专业背景, 可见用人单位在招聘秘书人员时大多考虑的并不是专业。也有45%的企业对秘书人员的专业有一定要求, 这其中, 81.5%的单位要求秘书人员从秘书 (文秘) 专业毕业, 说明秘书学专业在秘书人员需求中仍占据一定优势。

4. 企业对秘书人员的学历要求。

单位所需要秘书人员的学历层次也是参差不齐的, 调查中我们发现本科占有的比例最大 (56.7%) , 大专占40%, 高中占1.7%, 硕士占1.7% (如图2) , 其中, 本科专业需求中还有5.9%的企业要求秘书从211、985等重点院校毕业。调查并没有发现所需秘书人员学历是在高中以下。

当然, 这只是针对所调查到的企事业单位来说。但是, 这也显示出企业除了注重秘书的专业素养、职业技能的同时, 对秘书人员的学历越来越重视。重点院校本科或以上学历毕业的学生在竞争秘书这个岗位的时候更具有优势。

5. 企业对秘书人员的性别要求。

在调查的60家企业中, 我们发现只有8家 (占13.3%) 企业对秘书性别的要求为女性, 81.7%的企业对秘书人员并没有性别要求, 此外有5%的企业明确要求秘书人员为男性。调查中还发现要求女性秘书人员的岗位大多是:董事长秘书、经理秘书、教育、投资公司总裁秘书、汽车销售公司秘书等对个人形象、气质要求比较高的职位;要求男性秘书人员的岗位大多是:工程建设、信息技术公司总经理秘书等这类涉及能适应加班、吃苦耐劳的职位。因此, 社会上把秘书一职默认为只限于女性是不正确的, 男性也可以成为秘书人员。

6. 企业对秘书人员的工作经验要求。

当今社会, 企业在选拔人才时更加关注求职者是否有与岗位相关的工作经验, 一定的工作经验也是秘书就业中的一项“硬指标”, 不同的单位对秘书人员的工作经验要求也不尽相同。

在我们调查的60家企业中有46家 (占76.7%) 单位更倾向于有相关工作经验的秘书, 其中, 16.7%的企业需要秘书有一年及以上工作经验, 26.7%的企业需要秘书有两年及以上工作经验, 26.7%的企业需要秘书有三年及以上工作经验, 6.7%的企业需要秘书有五年及以上工作经验。而只有14家 (约占23.3%) 企业对秘书人员没有提出具体的经验要求。 (如图3) 显然, 工作经验对于秘书人员来说是比较重要的, 拥有一定的工作经验会使你的求职更为容易。

7. 企业对秘书人员的薪酬待遇。

秘书虽然是一个社会需求较大的职业, 但是其工作属性总体来说是一种社会性服务职业, 因为秘书工作本身不能脱离它所服务的领导或单位而独立存在, 因此秘书人员工作范围具有很大的弹性空间, 工资收入差别也很大。通过调查, 60家企业中有33家企业 (约占55%) 在招聘秘书人员时面议定薪, 而在27家定薪的企业中, 月薪1500~3000的秘书约占59.3%, 3000~5000的秘书约占29.6%, 5000以上的约占11.1%。 (如图4)

工作薪金有高低, 正照应了初、中、高不同层次的秘书。从调查结果看, 月薪在1500~3000的秘书占了绝对数量, 这也从一个侧面看出, 秘书想要获得较高薪水, 就要不断“充电”, 努力提高自己的能力, 向高层次秘书发展。

(二) 秘书人员应具备的素质能力及知识结构

1. 秘书人员应具备的素质。

在经济飞速发展的同时, 竞争同样异常激烈。无论何种层次的秘书岗位, 都会对职业素养、交际能力、服务意识这些秘书人员必备素质提出或高或低的要求。职位层次越高, 各种素质也被要求得更突出。调查显示, 企业要求秘书具有:

(1) 工作踏实认真, 具有责任心、良好的人际关系; (约占46.7%)

(2) 有良好的职业道德, 诚实, 能忠诚于单位; (约占33.3%)

(3) 有良好的团队合作能力, 善于沟通; (约占60%)

(4) 具有良好的组织协调﹑公关统筹﹑逻辑思维能力。 (约占26.7%)

2. 秘书人员应具备的能力。

调查显示, 企业要求秘书人员具备综合能力, 包括人际交往能力、组织公关能力、语言表达能力、执行能力、沟通协调能力、合作能力、办公自动化操作能力、文字表达能力、外语应用与交流能力、应变抗压能力、管理能力这11种能力。 (如表1)

3. 秘书人员应具备的知识结构。

知识就是力量。秘书其实是一个综合性的岗位, 不少企业在秘书工作中没有十分细致、精确的分工, 这对秘书人员的知识结构有很大要求。在调查中, 许多企业要求秘书人员应具备以下不同知识:汉语言文学知识、商务金融知识、工程管理知识、办公室事务管理知识、医药知识、法律知识与行政管理知识等。有的企业对秘书人员的普通话水平提出了要求, 还有不少企业要求秘书人员掌握一些常用的办公软件操作和驾驶技术, 英语方面的知识也必不可少。 (如图5)

二、大学毕业秘书人才就业困难的原因

秘书专业毕业生就业困难的原因是多层面的, 下面分别从社会、高校和毕业生自身三方面进行分析。

(一) 社会原因

1. 高等教育扩招, 毕业生数量剧增。

全国高校在从1999年开始大规模扩招后, 大学毕业生人数持续攀高。2004年毕业生人数为239万, 2005年增加68万, 2006年扩大到377万, 2007年达到447万, 2008年全国普通高校毕业生突破500万大关达到512万, 而到了2013年全国普通高校毕业生人数更是高达639万[1]。虽然近几年我国经济社会的发展对大学毕业生的需求数量较大, 但由于高校扩招政策是在不完善的市场环境条件下实施的, 高等教育扩招的规模与速度过快, 导致毕业生的供给速度大于市场对人才的需求速度, 超过了社会的吸纳能力[2]。同时, 大量毕业生涌入就业市场, 又使得企业对于秘书人员的要求提高, 毕业生的素质无法满足企业需求。

2. 就业市场或多或少存在歧视秘书学现象。

由于秘书职业的特殊性, 因此用人单位在招秘书时, 会在外形、性别、学历和是否名校等方面存在或多或少的歧视。用人单位在招聘秘书时, 在注重能力的同时, 过多地关注秘书人员的长相外貌, 甚至存在性别歧视。另外, 很多企业在人员招聘过程中, 秉持“唯学历”论的思想, 盲目追求高学历, 还有相当一部分企业在选用毕业生时还注重毕业院校, 比如某些单位只招收211、985工程的毕业生, 造成有能力但学历不够的人找不到工作。第四, 部分企业在选拔秘书人才时存在地域歧视。某些企业更青睐当地毕业生, 如调查中发现两家建筑工程有限公司招聘总经理秘书时分别明确注明“常州人”和“无锡本地户籍优先”, 无独有偶, 一家涂料有限公司的招聘启事上表明“应聘者须是南京本地人”, 这种地域歧视显然不利于大学生就业的公平竞争。

3. 机关事业单位的吸纳能力下降。

在我国, 政府机关和事业单位长期以来就是大学生就业首选。但近年来, 政府机构大幅度精简, 因此不可能大量吸收大学生。与此同时, 国有企业在劳动力的雇用方面正面临着一种困境:一方面, 企业要实施现代化管理, 需要大批高科技人员和管理人员。另一方面, 企业沉积着大量的冗员, 这时, 企业只好把大量的大学生求职者拒之门外[3]。据统计, 近年到机关、事业单位就业的毕业生比例明显下降, 只有5%左右;到国有企业就业的毕业生人数也只有8.75%, 非国有企业已成为毕业生就业的主渠道, 达到了63.74%[4]。由此可见, 随着社会经济、产业结构的不断调整, 当前大学生的就业主要去向已经转向了中小企业、私营企业等, 这类企业也成了秘书专业毕业生就业的主要渠道。

(二) 高校教育原因

1. 部分高校课程设置滞后, 难以培养符合单位要求的复合型秘书人员。

现代社会的职业岗位, 所需要的是知识结构合理、适应社会要求的人才。很多企业往往要求秘书人员是“通才”, 具备本行业相关的法律类、管理类和财务类等知识。此外, 秘书工作具有综合性和专业性对立统一的基本观点, 也决定了秘书工作者必须具有广博的知识面和扎实的专业知识。而很多高校的课程设置和教学内容相对于目前瞬息变化的市场需求, 已经严重滞后, 使得高校培养出的毕业生在知识结构和能力结构上不能满足社会经济发展的要求, 严重影响了毕业生的适应能力, 也造成毕业生就业的较大困难。

2. 传统的教学方法不适应当今社会发展, 部分高校缺乏实训条件。

过去, 秘书工作的基本手段就是“一支笔”, 秘书除了口头表达之外, 主要依靠笔墨纸砚完成上传下达的秘书工作。但随着如今信息技术的发展, 办公设备都已逐步自动化, 打印机、复印机、传真机、缩微设备等成为秘书人员工作必不可少的助手。秘书人员只有紧跟时代, 掌握现代化的办公手段, 才能准确高效地为上司提供高质量的服务, 传统的课堂讲说方法显然已经无法满足现代教学的需要, 这就要求高校拥有理论知识和实际操作相结合的专业秘书教学队伍, 与之配套的可操作的实验室及实训室。但是目前部分高校没有设置这些科室, 秘书专业的这一必要条件常常无法满足, 影响了秘书专业的课程安排和教学效果。

(三) 自身原因

1. 毕业生就业观念存在误区。

高校毕业生就业难很大程度上就难在有业不就, 传统观念仍影响着当今高校毕业生的就业, 他们总是希望自己的就业能一步到位, 一下子进入所谓的“保险箱”。其一, 在就业地域的选择上, 许多毕业生期望值偏高, 片面认为大都市总是意味着机会、高薪和前途, 于是他们都把就业地点瞄向生活条件较好、发展空间较大的东南沿海地区、大中城市, 很少顾及中西部内陆地区及乡镇。其二, 在就业单位的选择上, 大学毕业生都希望选择一个待遇优厚的单位, 争着抢着进入政府机关大型企事业单位等他们眼中的“铁饭碗”当秘书, 殊不知, 当今社会, 民营企业迅速崛起, 对秘书人才的需求量提高。其三, 在起步薪水的选择上, 许多高校毕业生把薪酬的多少作为择业的主要标准, 直接导致高薪水、高福利等盲目求富观念在大学生中流行, 带来了秘书人才的就业难。今年5月27日, 北京青年压力管理服务中心联合门户网站发布《2014中国大学生就业压力调查报告》, 报告显示, 本科生期望月薪3660元。而近期北京大学市场与媒介研究中心针对2014年大学本科生月薪发布的调查报告显示, 2014年本科毕业生平均月薪仅为2443元, 与前者形成了鲜明对比。

2. 毕业生综合素质缺失。

大学生就业能力是大学生整体素质的客观反映, 它是就业过程中大学生思想道德素质、专业技能素质、社会适应能力、心理素质及择业技巧等方面的综合体现[5]。

目前, 毕业生综合素质缺失主要体现在三个方面:第一, 道德素质不高。部分毕业生受社会各种不良思想冲击, 道德观念淡化, 缺乏一定的是非判断能力, 以致近年来大学生文凭履历造假、论文抄袭等现象屡见不鲜, 对自身发展产生恶劣影响的同时给大学生群体的形象抹黑。第二, 综合能力不强。随着社会的发展, 企业对秘书专业毕业生也提出了更高要求, 某些大学生不能适应社会的新需求, 他们的专业能力或职业能力都有或多或少的不足。第三, 心理素质不好。心理素质是大学生“软实力”的重要表现, 如今社会高速发展, 给每个人都带来了不同程度的心理压力。而大学生需要面对严峻的就业形势和巨大的社会竞争, 产生一定的心理压力是难免的, 但是毕业生如果心理素质不强, 则很容易受到挫折而产生消极思想, 这对就业极为不利。

三、应对秘书人才就业困难的几点建议

21世纪秘书工作发展趋势是职业化、现代化、智能化、规范化与国际化。秘书所从事的工作已不仅仅局限于办文、办会、办事等一般性工作, 而是以信息为载体, 为领导提供必要的参谋服务, 这无疑对秘书专业人才提出了更高要求。那么, 应该如何解决秘书人才的就业困难问题呢?我们认真分析了大学毕业秘书人才就业困难的原因后, 认为解决这一问题的根本出路在于国家、社会、高校和大学生自身的协同配合和共同支持。

(一) 对国家的建议

1. 国家适当控制高校扩招规模, 提高秘书人才培养质量。

由于高等教育的市场体制尚未真正建立, 致使高等教育的市场行为往往具有较大的盲目性[6]。因此, 国家要加强对高等教育结构的宏观调控。可以根据经济社会发展的需求, 积极调整高等教育发展规划, 适当控制高校扩招的规模, 要把高等教育发展重心由发展速度转移到提高质量上, 加大财政支持, 努力改善高校办学实验条件, 提高秘书人才培养质量。

2. 加快产业结构优化升级, 充分发挥中小企业对人才的吸纳作用。

当前, 国际国内经济形势正发生深刻变化, 面对经济发展的新形势和严峻的就业压力, 国家要努力转变经济增长方式, 推进产业结构优化升级, 增强经济发展的活力, 实现经济社会可持续发展。同时, 要继续扶持中小企业和民营企业, 充分发挥中小企业对秘书人才的巨大吸纳作用;整顿就业市场, 完善就业机制, 进一步拓宽就业渠道, 及时发布就业信息。

3. 加强就业引导, 扶持大学生自主创业。

由于我国区域经济和城乡经济发展的不平衡, 因此大学生就业往往偏向大城市及东南沿海地区, 造成了毕业生就业困难和人才资源的浪费。为此, 国家要加强就业引导机制, 采取切实的优惠政策鼓励秘书人才向中小城市、乡镇、农村发展。同时, 对有意自主创业的高校毕业生, 国家应加大政策和资金等方面的支持。

(二) 对社会的建议

1. 转变人才观念, 不片面追求学历高低。

用人单位要积极转变人才观念, 根据职业对学历的真正需要程度选拔人才。世界500强企业松下公司创始人松下幸之助被尊为“经营之神”, 他在人才培养方面有一个著名的“寻找70分人才理论”, 即招募人才应以适用公司的程度为好, 程度过高, 不见得一定有用。所以, 用人单位在选拔人才时, 应该更注重对人才能力的考查, 而不是片面追求学历高低。

2. 不过分关注工作经验, 完善人才培养体系。

用人单位在选拔人才时, 要注重挖掘大学生的潜力, 不应过分关注工作经验。大学生毕业时虽然缺乏工作经验, 但只要他们有良好的素质和接受能力, 进行一段时间的培养后他们就会发挥自身价值。在这方面, 华为就是一个典型范例。《华为公司基本法》 (草案) 规定:“我们在招聘和录用中, 注重人的素质、潜能和品格, 其次才是经验。并按照双向选择的原则, 在培养与发展上, 提供客观对等的承诺。”[7]

(三) 对高校的建议

1. 强化实践能力, 创新秘书人才培养模式。

1998年, 教育部《关于深化教学改革, 培养适应21世纪需要的高质量人才的意见》中将“人才培养模式”表述为“是学校为学生构建的知识、能力、素质结构, 以及实现这种结构的方式, 它从根本上规定了人才特征并集中体现了教育思想和教育观念”[8]等。总的说来, 人才培养模式主要解决两大问题:一是培养什么样的人, 二是怎样培养人。

高校应注重提高大学生综合素质, 大胆创新、探索与实施多元化的秘书人才培养模式, 构建适应社会的应用型人才培养模式或产学研合作教育的人才培养模式[9]。第一, 高校要根据社会需求, 相应地调整专业课程结构。企业欢迎“一专多能”的秘书, 高校可以在秘书专业基础上增加非秘书专业的知识和课程, 比如行政管理、财会、营销、英语、法律等知识, 以拓宽学生的知识面。第二, 高校应积极开拓就业市场, 不断拓宽就业渠道, 通过校企广泛的交流, 为企业输送优秀的秘书人才, 还可以收集发布各类单位秘书人员招聘信息, 举办校园招聘会, 搭建毕业生和用人单位交流的平台, 为大学生创造更多就业机会。第三, 高校要加强秘书实务实训基础设施建设, 开展各项活动引导大学生参与社会实践, 为大学生建立更多的实习基地等, 尽可能锻炼大学生的动手创新能力。

2. 加强就业指导与创业教育, 激发大学生的创业热情。

为了提高秘书专业毕业生的就业质量, 高校必须加强毕业生就业指导, 并将其贯穿于大学期间的整个过程, 要加强就业形势教育, 帮助学生接触和了解最新就业情况;鼓励学生积极参加社会实践和一些招聘会, 让学生最直接地感受到了就业市场的情况;在大三与大四期间, 更应加大就业指导力度, 加强秘书礼仪教育和求职面试技巧教育, 帮助毕业生顺利就业。

同时, 高校应加强秘书专业毕业生创业教育, 可以开设一些创业课程如SYB创业培训, 邀请社会创业成功者开展创业讲座, 培养大学生独立自主能力和创造性地解决问题的能力, 使学生树立强烈的自主创业意识和精神, 以此激发大学生的创业热情, 增强大学生的创业信心。

(四) 对大学生的建议

1. 加强学习, 重视自身能力的全面培养。

目前就业市场的激烈竞争, 实际上是求职者能力与素质的较量。[10]秘书专业大学毕业生要不断提高自身素质, 按照社会需要塑造完善自己, 为自己赢得更多就业机会。具体来说, 主要应从以下方面着手:加强自己的知识积累, 把书本知识学透学活, 努力掌握必要的秘书专业相关知识与技能;提高思想理论水平和政治修养, 提高辅助参与决策意识;注意语言表达能力和写作能力的培养;提升心理素质, 培养自己应对挫折的能力, 增强信心;根据兴趣培养特长, 扩大交往范围, 增强人际交往能力和应对能力;提前做好步入社会的准备, 要有吃苦耐劳精神, 积极投身于社会实践, 可以参加一些学生会和社团, 培养团队协作精神;增强动手能力, 培养创新能力, 为就业增加砝码。

2. 找准自身定位, 树立正确的就业观。

在大学生就业形势日益严峻的情况下, 大学毕业生必须解放思想, 清醒地认识当前严峻形势的机遇和挑战, 积极适应时代的需要, 同时给自己做一个合理定位, 努力转变就业观念, 树立正确的就业观:一要树立竞争就业的观念。面对当前就业竞争压力较大的现实, 秘书专业大学生需要以自身能力和素质为基础, 克服消极依赖思想, 为自己做好多方面的竞争准备。二要追求长远利益, 服从社会需要。秘书专业大学生要有自己长期明确的职业生涯规划, 用长远的眼光看待就业, 就业期望值不能过高, 切忌好高骛远。要懂得“只要是金子, 在哪里都会发光”, 可以选择到有潜力的中小城市甚至乡镇农村发展, 根据自身情况适当放低薪酬要求。可以从基础的秘书事务做起, 努力施展自身的才能, 得到领导的重视。三要有积极创业的思想准备。在就业压力较大的社会环境中, 要打破“唯学历论”的观念, 努力提高自主创业能力, 勇于创业。

摘要：21世纪是信息化社会, 经济高速发展, 社会分工愈加细化, 秘书人员在各行业领域中都起到十分重要的作用。然而, 随着高校扩招, 秘书专业毕业生大量涌向社会, 该专业毕业生就业形势严峻;同时, 社会对秘书专业的人才也提出了更高要求, 这对于秘书学专业的学生冲击力不言而喻。那么, 当今社会对秘书人员的需求现状如何?如何应对秘书专业毕业生就业难问题呢?为此, 我们对江苏省部分用人单位对秘书人员的需求、技能要求及秘书从业人员的薪金情况进行了调查, 分析就业难形成的原因, 提出应对秘书专业毕业生就业难问题的建议。

关键词：秘书人才,社会需求,就业困难,建议

参考文献

[1]中华人民共和国国家统计局年度数据查询, http://data.stats.gov.cn.

[2][9]宋少华.新形势下山东省大学生就业问题研究[D].山东师范大学, 2009.

[3]张延东, 徐志京.大学生就业困难的原因及其对策[J].山东省团校学报:青少年研究, 2000 (2) .

[4]孙玲.当前大学生就业政策研究[J].黑河学刊, 2005 (4) :77-79.

[5]祝金旭.当前大学生就业难的原因与对策[D].山东师范大学, 2009.

[6]姚林.切实加强政府对高等教育结构的宏观调控[J].扬州大学学报, 2005, 9 (1) .

[7]张斌峰.现代人文精神的实践性构建———华为公司企业文化中的现代人文精神[J].企业文化, 2002 (9) .

[8]教育部高等教育司编.深化教学改革, 培养适应21世纪需要的高质量人才[M].北京:高等教育出版社, 1998.