秘书职业化刍议

秘书职业化刍议（共4篇）

秘书职业化刍议 篇1

国家“十一五”教育规划中明确指出, 中国要大力发展职业教育, 培养实用性、技能型职业人才。“秘书”作为一种特殊职业已被列入国家劳动和社会保障部的职业目录中。然而, 当前我国秘书职业专业化进程仍然十分缓慢, 秘书队伍受秘书专业教育和培训的程度较低, 获得秘书资格证书者较少;秘书队伍也及不稳定。这种状况直接影响到秘书职业的服务质量。因此, 分析探讨如何加快我国秘书职业专业化的发展进程有着十分重要的现实意义。

一、秘书职业化内涵

职业化是指在社会生活中所产生的专业性工作, 具有规范性、稳定性等特点。有了职业并不等于就有了职业化, 一个职业实现职业化必须要有较为明确的职责范围, 有系统的管理体系, 有完善的用人机制和培训制度等。

秘书职业化是现代社会职业分工的必然结果。所谓秘书职业化就是秘书职业行为形成了完善的管理系统, 有科学的管理制度保障其运行, 职业性获得了社会的广泛认可。在西方国家, 具有现代意义的职业化秘书工作, 是伴随着资本主义生产方式的出现而产生的。1 9 4 2年, 在美国成立了国家秘书协会, 规范了秘书职业的行业标准, 标志着美国秘书工作开始走上了职业化的轨道。1 9 8 1年4月, 美国国家秘书协会改名为“国际职业秘书协会”, 共有3 0多个国家的秘书组织加入。协会将每年4月的最后一周定为“秘书周”, 并将该州的星期三定为“秘书节”。此举大大推进了国际秘书职业化的进程。在我国, 秘书真正成为一种社会职业, 始于8 0年代改革开放后。1 9 9 7年8月, 国家《秘书职业技能标准》和国家《秘书职业技能鉴定规范》颁布试行, 1 9 9 8年6月, 国家劳动与社会保障部发布了《秘书职业资格培训工作方案》, 并在北京、上海等1 0省市进行秘书职业资格培训和鉴定的试点工作, 这些举措标志着我国秘书职业化开始走上规范化。

二、影响我国秘书职业专业化的主要因素

1. 传统秘书观念影响了秘书职业的正确定位。

在传统观念中, 人们对秘书的角色定位在很大程度上阻碍秘书把自己培养成为一个职业秘书。一是我国“官本位”文化传统的影响。许多人认为秘书人员是未来的领导者, 即准官员, 是“后备干部”, 把秘书工作作为通向仕途和管理层的一块跳板, 如此使秘书工作缺乏职业的独立性;二是由于秘书工作成果的隐匿性特点, 使得许多人对秘书工作的作用认识不足。秘书被人当作是领导的管家, 或者是领导的传声筒、“跟屁虫”, 没有什么大的价值;三是目前从事秘书工作的人员整体素质偏低, 无论在思想上还是在业务知识上都与实际工作要求存在一定的差距, 甚至一些秘书人员存在违法违纪现象, 严重损害了秘书职业的社会形象, 使一些群众对秘书缺乏好感;四是秘书职业缺乏必要的社会制度保障。秘书的合法权益得不到有力保障, 如严格的职业准入制度、秘书的专业技术职务制度等, 使得秘书不安心秘书职业, 秘书人才流失频繁, 很少有人把它作为终身的职业。

2. 秘书职业专业化程度低。

社会上对秘书职业往往存在误解, 以为秘书职业不需要什么专业化, 只是收发文件、整理文件、接待来访、跟着领导开开会、做个记录等, 只要会使用电脑、打印机就可以做秘书了。这种错误认识严重影响了秘书职业化的发展。造成秘书职业缺少专业性的主要原因:一是目前我国秘书学基础理论研究比较薄弱, 没有形成系统的秘书学科体系。秘书学科的不成熟直接影响秘书学科的专业地位和秘书的教育培养层次, 进而影响社会对秘书职业专业化的认识;二是我国目前的秘书教育和培训工作还不完善。重秘书理论教学, 轻秘书职业技能训练和智能训练, 缺少不易为人取代的核心知识和技能, 使得秘书缺少对职业技能的信心, 让人感到秘书职业缺乏专业性;三是由于社会组织机构的层次和规模不同, 秘书工作的内容、规范及其要求的职业水平有很大的不同, 这也使得人们对秘书职业专业性的认知千差万别。

3. 职业物质保障薄弱。

秘书人员的工资待遇和福利都相对较低, 而来自职业内外的压力却很大。影响秘书人员升迁的非职业性因素复杂, 比如人际关系等, 由此导致秘书职业的风险系数偏高, 职业稳定性降低。秘书职业中的高薪人群比例相对其它行业较低, 对于秘书职业的奖励性投入也相对较少, 缺乏经济上的吸引力和刺激力, 由此而导致秘书人员无法安心秘书工作。

三、加快秘书职业专业化进程的对策

1. 加大对秘书职业的宣传, 提高全社会对秘书职业化重要性的认识。

社会之所以对秘书职业产生偏见, 原因是多方面的, 其中有一重要的因素就是缺乏对秘书职业的宣传, 使社会缺少对秘书职业的深入了解。要充分利用国际秘书周和秘书节, 像每年的教师节一样, 由政府部门组织开展内容丰富、形式多样的秘书职业系列宣传教育活动, 使广大群众逐步了解秘书职业的特点、作用等, 消除认识上的误解, 理解支持秘书职业化工作的推进。

2. 提高秘书人员的职业能力, 严格职业准入制度。

从秘书工作人员的工作性质来看, 必须是具备相应的秘书职业技能的专业人员。秘书职业化的核心是素质和能力的专业化, 专业化是职业化的基础。提高秘书人员的业务素质和职业能力, 可以进一步促进秘书的职业化。目前, 由于秘书的选拔程序不规范, 领导者随意选拔秘书, 使秘书人员素质高低差距很大, 工作质量不稳定, 腐败现象屡禁不止。因此, 严格秘书职业准入制度是推行秘书职业化的保障。政府要进一步建立健全对秘书职业资格的认证制度, 严把秘书入口关, 加快建立秘书资格能力考核体系。

3. 树立秘书从业人员的职业角色意识。

走向职业化, 关键是秘书职业角色的认同和职业形象的塑造。首先, 秘书人员要增强自身职业角色意识, 它是推进秘书职业化进程的前提。学校培养秘书人员, 要先从培养其职业化意识开始, 树立职业化意识以后, 才能够更好地学习职业能力, 培养职业精神。其次, 秘书从业人员的职业能力和职业精神, 是提高秘书职业化水平的基础, 秘书从业者在掌握专门的秘书知识和技能的同时, 更应该具备职业精神, 秘书职业者须致力于社会福祉, 用自己掌握的专业知识技能以及高尚的职业精神服务于大众。

4. 建立和完善具有中国特色的秘书学科体系。

有关部门和全国秘书学会应该联手攻坚, 进一步确立和完善秘书职业的核心资质, 对秘书职业中不容易被人替代的知识和技能加以重点分析研究;对日益凸现的如民企秘书、会展秘书、个人助理等各种秘书现象加以关注, 建立起具有中国特色的秘书学科体系, 为秘书职业化的发展提供理论的支持。

5. 加强秘书职业化实训基地建设。

实训基地是实训教学的实践训练场所, 是完成实训教学与职业素质训导、职业技能训练等任务的重要基地。现代秘书的职业道德、岗位技能、团队精神、服务意识和质量意识等也只能在这样职业化的环境中, 通过千锤百炼才能培养起来。如果缺少真实、综合的现场, 就很难进行秘书的养成教育。建立职业化的校内实训基地是必要的也是可能的, 它以确保学生在仿真或真实的岗位流程环境中, 实现秘书岗位的职业化系统模拟训练, 解决秘书培养过程中难以集中顶岗实习的困难。

6. 制定法律和行政法规, 完善职业监督。

秘书职业化进程的影响因素还包括体制、制度和模式等问题。首先, 按照国家劳动部的文件精神, 加大推行秘书从业人员的职业资格准入制度的力度, 凡是初次应聘秘书岗位者必须有相应的秘书职业资格证书, 在职的秘书人员必须限期取得相应的秘书职业资格证书, 转变社会上长期不重视秘书的专业培训和任职资格条件的状况。其次, 建立秘书系列的专业技术职称制度。秘书等级可按教育、科研、编辑等职称系列评定的等级要求一样划分标准, 分为高级、副高级、中级、初级四个等级, 建立专业技术职称制度有利于秘书队伍的长期稳定。再次, 加快立法工作。由于秘书岗位的特殊性, 通过立法的形式, 明确各类秘书的职权、职责、任职资格、地位和限制等, 规范秘书的工作和任用选拔制度, 充分保障秘书职业的权利, 明确秘书职业的社会义务, 防止秘书无作为, 杜绝秘书腐败现象。

7. 重视秘书的劳动成果, 给予相应待遇。

秘书的从属地位和秘书工作的辅助性, 决定了秘书的劳动成果总是以组织的名义或领导的名义公布于世。例如, 秘书经常为领导出主意, 提建议, 拟方案, 为此要付出很多的时间和艰苦的劳动, 但是当这些建议或方案被领导采纳, 变成了组织的决策或领导的决定, 秘书的劳动也就被隐蔽了。秘书经常撰写公文, 但是没有一篇公文是以秘书的名义发布的;秘书有时以领导的名义撰写文章, 但是当它们正式发表时署名却是领导。人们常常说“领导作出了一个英明的决策”, 或“领导机关及时发布了一个正确的政策文件”, 而很少有人意识到秘书或秘书部门在其中付出了大量的劳动。我们应当该改变这种现象, 尊重秘书的劳动成果, 体现秘书的价值, 让秘书的劳动光明化。

摘要：职业化已经成为国际职场通行的规则, 秘书职业化是社会发展的必然趋势。然而, 受传统“秘书官本位”等错误思想的影响, 我国秘书职业化进程缓慢。本文从分析秘书职业化的内涵及影响职业化的成因出发, 提出了更新观念、严格准入、完善秘书学科体系等对策。

关键词：秘书,职业化,主要因素,对策

参考文献

[1]金常德:秘书职业准入问题的几点思考[J].秘书, 2006, (6) :8～9

[2]廖金泽:秘书训练[M].深圳:海天出版社, 2004

[3]张宏亮:秘书职业化进程的障碍及对策分析[J].秘书之友, 2005, (12) :16～19

[4]刘平:对建立秘书职业资格制度的几点思考[J].秘书工作, 2003, (8) :24～26

秘书职业化刍议 篇2

在基层管理层中, 常用的是一般行政管理能力。这些能力, 在工商管理系的专业基础平台课里, 虽然有《管理学》这门课程, 但《管理学》强调的是管理的总体能力, 从计划、组织、指挥、协调、监控方面学习, 这要求有大量的工作能力的积累, 才会形成自己的心得体会及实践能力, 学生不可能在学完专业课就很好地拥有这些管理能力。

现实中的案例很多, 09级工商管理专业的一个学生因对这种日常化事务的管理工作不会做辞去事业单位的管理工作;10级某学生在国企工作因对事情的轻重缓急不懂如何处理, 每天都有处理不完紧急的事做不完而受领导的批评, 这些都是缺乏工作悟性的典型表现。

按11级行政管理专业的学生们反馈, 除了《秘书实务》这课程, 其他没有一门课程能让他们能这么真实的学到切合实际的基层管理工作知识。所以在能力的培养方面, 建议如下: 一是学好文秘知识, 练好文秘基本功, 打好秘书底;二是夯实专业技能知识, 积累和掌握部门和企事业单位运作情况, 熟悉岗位要求的知识结构; 三是多参与如社团组织等其他的管理活动和策划;四是《秘书实务》这门课程, 建议在工商管理系里大力推广。

二、能力要求

秘书是个“高起点”的职业, 位处领导中枢, 定位“领导的左膀右臂”, 辅助性参与领导的工作, 围绕领导决策提供大量的有关的信息的收集、整理、筛选、传递工作, 准确理解领导的意图及方针政策, 熟悉相关法律法规, 准确传递传达领导意图及向下级宣导贯彻落实方针政策, 了解基层存在问题, 及时沟通及汇报, 帮领导从繁杂的事务工作中脱离出来, 从而让领导得以处理一些重要的及总体性的大方向的问题。

这里就涉及以下几个重要的悟性能力的提高:

1. 细致缜密。心思缜密, 常想哪里会出问题, 哪会出差错, 如何处理和防范。于细微中见精神, 做事稳妥, “言之有据, 行之有序, 动之有规”, 这是秘书在做大量的事务管理中防止出错出问题出漏洞的最好把关。

2. 沟通协调。要求秘书要有一般的经营管理思想及能力, 很多时候, 秘书所说的, 是代表他所服务的领导说的; 他所做的, 代表领导的意图及观点立场。所以要求他在综合协调时候, 须要“有坚定的政治头脑”, 审时度势, 有大局观, 把握好全局与局部的关系, 于大处着眼, 这没在领导身边工作一定年限, 没一定的工作经验及资历, 没领导的点拨, 一般管理岗位是很难快速学习到的。

3. 对政策的解读。学会解读政策, 才能把握好未来发展的态势, 走在行业的前面, 工作才会顺藤摸瓜, 顺理成章的提前为企业的发展做出有前瞻性的或战略性的建议与策略。

以下谈谈悟性能力培养实训心得:

1. 细致缜密的培养。通过对一些应用文挑错的练习, 来培养秘书从业人员的细心习惯。可以在学习完秘书的三大实务“办会、办事、办文”后利用秘书考证视频来进一步进行综合实训, 以挑错为题目来培养学生缜密的思维习惯及各技能的运用。

2. 政策解读的学习。培养学生对宏观政策的理解, 可通过查阅政策及资料一些行业规划, 分析判断, 小组研讨, 课堂交流, 来培养学生对政策的灵敏度, 培养敏锐的触角。

3. 上传下达的写作能力。写作能力是秘书的基本功, 通过对《请示》《批复》《报告》《总结》《通知》《嘉奖令》函等文件的拟写及转发、印发文件的流程, 来提高学生对公文的写作能力及公文处理能力。但写作能力需要学生出于自身文学的喜爱与持之以恒的读写积累, 才可以文思泉涌, 胸中有丘壑, 下笔如有神。

4. 领导意图的准确把握。这是起草讲话及拟文的关键, 也是处理各项工作力度的把握, 要求学生把握好领导的站位, “正确领会领导的意图, 工作才会少走弯路, 才会办出让领导满意的工作”。

对领导意图的准确把握, 基本要领: 一要从把握领导工作的热点上领会领导意图;二要从把握领导思想的闪光点上领会领导意图; 三要从上头文件及基层实际情况来领会领导意图; 四要从把握领导个性特点中领会领导意图;五要从把握领导意图的实质上领会领导意图。但在实训方面很有难度, 毕竟这方面在很多期刊或学习资料方面都比较小, 仅以“只可意会, 不可言传”一言概之, 所以在教学方面需要继续探索研究。

5. 综合协调能力的培养。协调不是靠热心、热情就够的, 还要懂得方法和技巧、艺术。协调的关键一在于有大局观、全局观和统率意识; 二在于把握好领导授权原则、可行性原则; 三是要主动商量, 不急不躁, 以解决问题为出发点, 有理有节, 营造良好且高效的工作氛围。

沟通协调的学习, 可通过情景模拟及案例演练来提升学生的左右沟通、综合协调的能力, 这方面的案例很多, 在这里就不再详述了。

6. 通过拟写调研报告来学习了解基层情况。“调查研究是做好领导工作的一项基本功”, “调查研究的过程, 是领导干部提高认识能力、判断能力和工作能力的过程” ( 摘自习近平撰文谈调查研究: “身入”层更要“心到”基层) 。通过调研深入基层, 理清思路, 才可以在解决问题上更能有的放矢。

调研的关键在于调研课题的确定, 调查问卷的精心设定, 从被访者的角度换位思考, 才可以再保调研过程中能获得真实的资料。这在我们的实训里进行明确的要求。

7. 通过案例分析培养学生对轻重缓急的判断能力。通过罗列一系列的工作项目来让学生判断事情的轻重, 来提高学生对事情处理的把握。判断轻重的原则在于要判断事件的目标、性质、后果及预测事件过程需要能否受掌控或在掌控中。这个实训可以参考人力资源管理公文筐的处理或公务员考试的一些试题做参考。但这对老师的管理经验、工作背景、管理理念、能力素质有很高的要求。

三、秘书的未来发展方向

以悟性工作, 定会四两拨千斤, 有活力有灵性。在“知人善任”下, 由秘书这些一般管理人员到办公室主任或其他领导岗位的跳跃, 指日可待。所以, 秘书的工作能力, 张弛有度;秘书的工作悟性, 要求很高; 秘书的职业未来, 前景无限广阔。

摘要：秘书工作悟性的研究文章很多, 但秘书工作悟性能力提升培养方面的教学应用不多。本文主要通过对秘书工作悟性能力的要求及培养作为研究对象, 深入探讨, 对促进秘书人才工作及工商管理专业方面工作能力培养具有教学研究意义, 并建议在工商管理专业课程体系里增加《秘书实务》这一课程。

关键词：秘书,工作悟性,能力培养

参考文献

[1]罗素平.社会需求型秘书人才培养探析.办公自动化杂志, 2011, (2) .

[2]王育.秘书实务 (第二版) .高等教育出版社.

秘书职业化刍议 篇3

一、细心事务性

有道是, 细节决定成败。细心既是一种个性特质、一种心理素质, 更是一种难能可贵的工作态度。秘书工作无小事。做好秘书工作, 关键在于从细处着手, 从细处着想。秘书工作大多都是一些琐碎、繁杂、细小的事务, 做对了都是小事, 因为无论办得多么出色, 在外人看来都是理所当然的, 但万一出了差错, 却事关重大, 影响深远, 尤其是关键时刻或重要内容出现了差错, 那就是原则性的大事。所以, 秘书要有“尽小者大, 甚微者著”的思想, 坚持从大处着眼, 小处着手, 力求把工作做实、做好、做精、做细。

细心体现的是一种脚踏实地的工作态度。细心源于认真, 认真始于负责。曾有一秘书人员, 由于工作疏忽大意, 在起草文书时将泰国“总理”写成了泰国“总经理”, 结果差点因此丢了饭碗, 真可谓“差之毫厘, 谬之千里”。“天下大事必作于细, 天下难事必作于易”, 所以秘书只有养成细致严谨、一丝不苟的工作作风, 才能及时发现工作中的死角或者遗漏之处, 消除隐患或减少不必要的损失;才能遇事周密考虑与精心安排, 使领导完全放心;才能对起草的文书认真检查, 反复核对, 确保其准确无误。

“泰山不拒细壤, 故能成其高;江海不择细流, 故能就其深。”秘书工作事多量大, 十分繁杂, 而且要求甚高, 秘书人员只有在工作中不断学习, 注重细节, 改变心浮气躁、浅尝辄止的毛病, 把大事做细、把小事做实, 这样才能把日常工作中的大事小事办好办妥。

二、耐心服务性

俗话说“心急吃不了热豆腐”, 这正说明耐心是成功的关键因素之一。俗话说, 小事成就大事, 细节成就完美。秘书工作繁杂琐碎, 而且很多日常事务工作都是程序化的, 时间一久, 可能就觉得工作枯燥乏味, 便会产生一些不耐烦的情绪和心理。其实恰恰就是在完成这诸多琐碎、重复与序化的工作过程中, 秘书人员的职业素养才得以充分展现。比如秘书人员面对客户的抱怨, 能够耐心倾听, 既不轻易打断客户的叙述, 也不批评客户的不足, 而是鼓励客户倾诉, 让他们尽情宣泄心中的不满。当秘书耐心地听完客户的倾诉与抱怨后, 他们发泄的欲望得到了满足, 那时就能比较自然地听进你的解释和道歉了, 这样后续的工作就会好做很多。还有在接打电话、接待来访或者与他人交谈时, 秘书面对的可能是形形色色的人, 尤其是遇到带有怨气或者特别啰唆甚至是脾气暴躁的人, 秘书的耐心聆听将显得尤为可贵和重要。因为这样不仅能让对方感受到你深厚的职业素养和对他的尊重, 而且作为秘书本人, 只有耐心面对当下的人和事, 才能领会对方想表达什么, 明白问题的症结所在, 下一步该采取什么措施解决, 这样就可达到双赢的目的。

有人说, 只要有超凡的耐心和细心, 成功就不再成为一种奢望。的确如此。秘书工作的特点之一就是服务性的广泛性, 所以, 秘书要树立服务意识, 拥有耐心品质, 这样遇事就不会心浮气躁, 冲动鲁莽, 而是心平气和, 沉着冷静, 以顽强坚毅的精神克服工作的琐事繁杂及遇到的困难和挫折, 化解工作中的矛盾和隔阂, 不断提升自身的意志品质和心理素质。

三、虚心综合性、全面性

满招损, 谦受益。要做一名优秀的秘书人员, 不仅要有强烈的服务意识和较强的工作能力, 而且要有谦虚好学的学习态度。由于秘书的工作内容既广又杂, 再加上在这个信息瞬变的时代, 知识更新之迅速可谓前所未有, 所以作为一名助手和参谋, 秘书只有善于观察、处处留心, 不断“充电”, 勤学习、勤思考、勤总结, 取人之长, 补己之短。“三人行, 必有我师”, 秘书要能时刻意识到尺有所短, 寸有所长, 在工作中要能向他人不耻下问, 虚心请教, 忌自以为是, 妄自尊大;在成绩面前要戒骄戒躁, 虚怀若谷, 忌恃才傲物, 嫉贤妒能;在同事面前要准确定位, 忌居高临下, 目中无人, 狐假虎威。虚心万事能成, 自满十事九空。秘书工作的范围较广, 综合性较强, 只有抱有谦虚的态度, 才能在需要时得到大家的支持和帮助, 才会在本职岗位上游刃有余, 将工作做得更好。

四、进取心辅助性

秘书工作的特点之一就是被动性, 那是否就意味着领导交代什么就完成什么的秘书就是好秘书呢?并非如此。虽然秘书在工作中要服从领导, 处于辅助、被动地位, 但这不等同于秘书在领导面前只能唯唯诺诺, 俯首帖耳, 毫无主见, 不敢越雷池半步。这样, 秘书人员的主动性和创造性就无从发挥。

每个人都有实现自我价值的愿望, 对于秘书来说也是如此。工作中的进取心, 是秘书前进的动力, 进步的保证。所以, 秘书人员要在工作中不能固步自封, 因循守旧, 要善于发挥主观能动性, 比如在日常工作中, 能正确领会领导意图, 及时补充领导思想盲区, 帮助领导打开思路, 激活思想, 辅助领导进行科学决策;遇事能够独立思考, 另辟蹊径, 敢于打破常规, 创造性地开展工作;能够在认真分析、掌握规律的基础上, 预测下一步的工作情况, 及早提出工作中可能出现的问题, 使领导思想上有所准备, 工作上统筹安排, 做到防患于未然……

拿破仑曾说, 进取心是一种极为难得的美德, 它能驱使一个人在被吩咐应该去做什么事之前, 就能主动地去做应该做的事。可见, 秘书只有拥有一颗进取的心, 才能在工作中化被动为主动, 将自身作为领导助手和参谋的职能发挥得淋漓尽致, 使自己的人生斑斓多姿、丰富多彩。

五、平常心辅助性

平常心是我们在日常生活中对周围事情的一种心态, 它是有一定修养后才具备的“人生常态”, 属于一种维系终身的“处世哲学”。由于秘书的特殊地位, 拥有一颗平常心就显得更为重要。

首先, 对待褒贬要有平常心。工作做好了, 面对领导的表扬, 要有宠辱不惊的心态。做错了或是没做好, 面对领导的批评, 也不必垂头丧气。而是要把表扬作为搞好工作的激励, 把批评作为改正缺点的动力, 虚心接受, 认真总结教训, 努力把工作做好。

其次, 对待个人名利地位保持平常心。面对名利得失, 秘书要能看淡、看透, 超然物外, 泰然处之, 不好高骛远, 不心浮气躁;不以物喜, 不以己悲, 要能知足常乐, 任劳任怨、甘当配角、无私奉献。

再者, 与人交往中要保持一颗平常心。秘书人员在与领导、同事及客户等相处的过程中, 要能够一视同仁, 平等对待;要多一分宽容和理解, 少一份抱怨和指责, 这样才能热情而不失冷静, 殷勤而不失分寸, 谦虚而不失自信;才能成事而不沾沾自喜、居功自傲, 失败而不意志消沉、萎靡不振;才能不卑不亢、不骄不躁;才能做到理智、乐观、豁达, 想得开, 放得下, 以出世之心, 做入世之事。

三毛有诗云:平凡简单, 安于平凡真不简单。秘书作为一名既普通又特殊的工作人员, 只有树立正确的世界观、人生观、价值观, 拥有一颗平常心, 正确对待功名利禄, 远离各种诱惑和干扰, 摒弃嫉妒与浮躁, 甘做一名幕后英雄, 这样才能在平凡的岗位上做出不平凡的贡献。

当然, 秘书的平常心与进取心并不矛盾。秘书要以进取心做事, 以平常心做人。事能知足心常乐, 人到无求品自高。保持一颗平常心, 秘书便可快乐做事, 开心做人!

六、责任心

责任感是一种态度。一个人未必什么都会做, 但是, 当他做任何事情都很认真、很负责的时候, 他就有可能凭借这种态度战胜困难, 发挥自己的最大潜能。因此, 责任心是做好人、做好事的思想基础。

松下电器创始人松下幸之助曾说:“我要求我的员工要像企业家那样思考, 不能只像个被雇来干活的人。”这也就是要求员工首先有责任感。做其事, 尽其责。忠于职守、勤勉尽责是一名工作人员起码的职业操守和道德品质。只有具备了强烈的事业心和高度的责任感, 才会把岗位职责、分内之事时刻铭记于心;才能在工作中积极主动, 未雨绸缪;才能勇于创新、与时俱进, 将工作做得尽善尽美、精益求精。

有责任心的人能充分意识到自己工作的重要性, 认真对待工作中的每一个细节。对于秘书来说, 有了责任心, 才能对工作一丝不苟、耐心细致;才能忠于职守, 严守机密;才能在琐碎繁杂的事务面前不厌其烦, 乐观进取;才能积极主动地处理各项事务, 为领导工作出谋划策, 提高工作效率;才能具有战胜困难、履行职责的强烈使命感, 并以坚忍的意志和豁达的精神承受种种挫折和磨难, 始终保持乐观进取的精神;才能在工作岗位上不断进取、勤奋工作, 充分发挥自身潜能, 创造更大的价值;才能以主人翁的心态想事做事, 为自己的领导、团队和单位分忧解愁, 对自己所承担的工作尽心尽力, 并能在出现问题时勇于承担, 不逃避, 不推诿。可以说, 责任心就是秘书人员强大的工作动力, 责任心就是他们发挥创新能力的一个必要条件。秘书人员能否做好本职工作, 与其是否具有高度的责任感密切相关。

总之, 有了细致的工作作风、耐心的意志品质、谦虚的美德、进取的意识、平和的心态及认真负责的态度, 秘书定能尽心尽力, 锲而不舍, 克服种种困难, 做好本职工作, 为领导提供高效优质的服务。

摘要：作为领导的助手和参谋, 秘书人员不仅要有广博的知识和较强的能力, 更要有细致的工作作风、耐心的意志品质、谦虚的美德、进取的意识、平和的心态及认真负责的态度, 即:细心、耐心、虚心、进取心、平常心和责任心。

刍议现代秘书工作中的信息管理 篇4

中国古代文学中很早就已经出现了“信息”一词,唐代许浑的“塞外音书无信息,道傍车马走尘埃”,鱼玄机的“春来秋去人相在,秋去春来信息稀”,范成大的“又见堂前花信息”,明代曹子念的“浔阳千里恨春潮,一去麻姑信息遥”等诗句中,表明古人已经开始把信息作为日常事物进行对待。信息论创始人申农(C.E.Shannon)曾经指出:“信息是用于消除人的认识上不确定的东西,具有知识的秉性。”控制论的创始人维纳(Norbert Wiener)认为:“信息这个名称的内容就是我们对外界调节,并使我们的调节为外界交换来的东西。”申农和维纳揭示了信息的两重作用:即作为决策的依据和作为控制的手段[1,2]。信息能够减少,以至消除决策中认识上的不确定性,信息的主要作用就是把不确定的认识转化为确定的认识。不确定性越大,所需要的信息也越多。正如赫伯特?西蒙(Herbert Simen)在其《行政组织的决策过程》一书所指出,人类的理性是有限的,因此所有决策都是基于有限理性的结果[3]。因此,各行各业都要把掌握前沿信息作为决策的基础性核心工作。在决策过程中,如果没有足够的信息量,决策就失去了依据,易导致失误。现代秘书这一职业也是承载这一重要社会职能的具体岗位之一。秘书人员要辅助领导决策,使决策层和管理者充分发挥管理、协调作用,就要对社会各类信息进行整理[4,5]。在秘书工作中,信息量的大小、质量优劣,直接关系到领导者的决策。

二、秘书信息管理的主要内容

政府机关和企事业单位的信息工作在内容、层次、要求等方面都有所不同,但是存在共性。作为秘书主要工作内容的信息可以概括为以下几个方面:

1、环境信息

是指政治、经济形势的变动及相应的政策法律等客观信息。在起草各项文件之前,应该对影响到有关决策(包括国家或地区的政治、经济形势等)的各方面的情况进行调查,分析有关信息对决策者的影响,以便采取相应的措施。环境信息的特点是收集的目的性不强,即不是专门为一件事或一个决策进行一次大范围的收集,对环境信息的长期关注会有助于一系列工作的展开。

2、决策性信息

是指为决策提供所需的信息。根据决策主体的不同,可以分为政策法规性和业务往来信息两类。政策法规信息是指国家路线、方针、政策和领导的有关重要讲话,国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等。这些宏观指导性、规范性的信息是每个机关或企事业单位都必须遵循、遵守的,每一个决策者都必须理解、掌握;业务往来信息,是指上级机关、单位有关工作、生产的指示、指令、通知、计划、批示以及政府决策者部门的管理性、业务指导性的办法、细则等,通常以内部文件、公函等形式下达。这些即宏观且有一定针对性的信息对工作、生产有具体指导作用,往往是决策部门和领导必须熟知并遵照办理的。

3、个人信息

指对方人员的信息。这就要在决策前的信息收集时,要注意收集相关人员的年龄、职称、学历、性格、气质、志趣、爱好、嗜好、家庭、生活经历与阅历等,以供决策者全面权衡利弊,作出正确的决定,调整人力资源配置,进行合理的人事统筹,完成大局工作。

4、单位信息

这包括本单位内部的、来自上下两方面的信息,以及本单位和外单位各种直接业务往来的信息。来自上级领导的如工作计划、单位决策者的指令、批示、会议记录、会议纪要等;业务往来的如合同、协议书、工作函件等。这些都是单位决策性和直接的经营管理性信息。来自下层业务部门的各种工作报告、总结、产生报表、业务记录、账目等。这些是操作员层执行决策的反馈信息,也是领导层加强或修改,或者重新决策的依据。

5、社会反馈信息

指人民群众、媒体等对政府机关,客户对企业的信件、来访、电话等中所反映的正反两方面的反馈信息,也包括报刊杂志、电台、电视台等新闻媒介对本单位的评论。这些信息反映了机关、单位工作的社会效果和社会声誉,关系到组织的生存与发展。

6、对比信息

指不同地区、不同国家的同类事务可作横向比较或同类事务不同阶段之间纵向比较的信息。比如某商品销售额的月同比、年同比或同一单位对在不同时期的安全、成本、数量、质量等情况作纵向比较,以便看出进退盛衰,并自我总结经验,找出失误和教训。

7、关联信息

秘书应该注意收集本机关、本单位的相关信息,以及相关机关、单位的相应信息。比如,新建企业的第一步是选址,在选址时不能只考虑地理位置、面积等几个简单因素,还得顾及周围的道路交通、产业结构、社区环境、原料产地、人才市场、销售地区等相关因素。对于涉外企业而言,政治风云、经济形势、社会动态、突发事件,甚至领导人的健康、素质等也是考虑因素。

8、未来信息

未来信息可帮助一个组织对其未来发展做出预判。秘书辅助上司收集的未来信息包括社会发展、经济发展、科技发展等信息。今天的未来信息有可能成为未来的环境信息,因此,信息的收集管理工作是螺旋式上升的,各环节是不可割裂的。只有这样,对事物的认识才可能是全面、科学的,对工作或事业的预测、决策和规划才可能是正确的,才可能获得成功。

总之,过去的秘书往往只重视收集送上门来的前四种信息。这些信息,秘书坐在办公室里只要花很少精力甚至无需任何代价就可收集到。如今,身处信息化的21世纪,后四种信息随处可见,需要秘书人员筛选重点、要点,构建一个纵向有深度、横向有广度、多层次、多渠道、纵横交错、运转灵活的信息收集方式。

三、信息在秘书收集中呈现的形式

秘书在管理信息过程中,面对信息形态是多样的,但主要表现形态共有三种,即文字、声像、记忆。具体来说如下:

1、文字形态信息

即以书面形式,包括文字、数字、图形、表格等形式表达的信息资料等。秘书在收集和使用这些信息时,必须注意:报纸、杂志、文件、图书、档案等信息通常为原始信息,或称为“一次文献”,价值较高。词典、百科全书、年鉴、名录等信息则是经过整理、编摘的,往往不能显示其全貌,又可能掺杂有编者的意图,是所谓“二次文献”或者“三次文献”,价值相对较低,只能作为参考或索引。但这些信息资料的优点是信息量大、涉及面广、综合性强,可为信息收集者节省不少时间和精力。

2、声像形态信息

即各种图书、照片、录音带、录像带、电影片、模型、实物所表达的信息。这类信息的优点是声、形、色、像并举,具体、真实且栩栩如生,给人以视觉、听觉或感觉的强烈印象,但往往不够全面、深刻。有些从观念、心态、思想等抽象出来的内容以及对未来进行想象或预测的内容往往不能很好地体现。所以,秘书最好是将声音信息与文字信息配合使用,可互相补充、相得益彰。

3、记忆形态信息

即存在于人们脑海中还未以文字或声像表达的信息,又被称为“零次文献”或“零次情报”。秘书收集这类信息只能通过采访、交谈才能获取。其优点是尚未发表过,具有新鲜性;缺点是往往不成熟,具有不确定性。

总之,伴随现代科技的发展,特别是数据可视化技术的研究与应用,现代秘书人员驾驭信息表达的方式也在不断发展变化。

四、秘书收集信息的渠道

信息的收集工作是秘书信息管理工作的开始,没有好的信息收集工作,就不可能完成信息的整理、加工、传递等一系列的工作。因此,信息收集的渠道也就对秘书信息管理工作非常重要。信息的渠道是信息从产生、发出到达到、收存之间的传播路径,可分为机关、单位的内部渠道和外部渠道。外部渠道又可以分为国内渠道和国外渠道。

1、内部信息渠道与对象

即机关、企业单位内部领导层、管理层、操作层之间的上下信息沟通与传递;各部门、科室、车间、班组之间的横向信息沟通与传递。这种纵横交错的渠道,必然形成大大小小的信息网络和信息系统。

2、国内信息渠道和对象

如:中央、省市党政机关和决策者部门的来文,如指示、决定、批复、通知、通报、条例、规定、办法、细则等。

3、国外信息渠道与对象

如:国外的各种有关报纸、杂志、专著、影视片等;国外有关咨询机构、企业集团、公共关系等;国外代理机构以及有业务往来的单位;驻外使领馆、驻外办事处、商社的新闻发布和研究报告等;各种专业性的国际会议;友好人士往来与组织、团体的互访、交流等。

五、秘书信息管理工作的程序与方法

信息传播的基本形式是由“信源”发出信息,而信息的内容由“载体”(声、光、电波、文字、图像等)通过“信道”传递至“信宿”(信息的归宿,即接收处)。秘书既是信宿,又是信源,又是信息的集散地和传播者。信息工作的程序主要有收集、整理、加工、利用、传播、储存等。信息资源的形成阶段以信息的产生、记录、收集、分析、存储、处理等活动为特点,目的是形成可以利用的信息资源。信息资源的开发利用阶段以信息资源的传递、检索、选择、吸收、评价、利用等活动为特征,目的是实现信息的价值,达到信息管理的目的。单纯地对信息资源进行管理而忽略与信息资源紧密联系的信息活动,是不全面的。

1、收集

收集信息是信息工作的第一步,也是整个信息工作的基础。秘书信息的来源有信函、报纸、杂志、书本、电话、广播、电视、互联网,以及人们的口头传播等。一个具有信息素养的人,能够认识到精确和完整地信息是做出合理决策的基础。确定对信息的需求,形成基于信息需求的问题,确定潜在的信息源,制定成功的检索方案。秘书收集的方法包括收存、复印、记录、网络收集等。要懂得信息采集与捕捉的基本技术,了解和熟悉各类信息资源,熟悉信息调查方法,包括观察、问卷、抽样、分析方法等,还需要了解存贮有大量文献信息的社会各种机构,平时还应针对个人的工作和学习特点不断地收集文献信息资料,养成个人信息累积的良好习惯。一般说来,网上信息调研材料的编写应该达到“准确、清楚、简明、朴实”八字要求。信息收集要领是准确、全面、丰富,“来者不拒、有迹必追”的宽口径信息面。对原始信息不漏收,同时,保持渠道畅通。及时性贯穿于信息工作的全过程,也是信息工作的根本要求之一。“机不可失,时不再来”这句谚语最深刻地揭示了信息收集的及时性与时效性。

2、整理

现代科技的发展使秘书收集信息无须只凭手记,收集的信息量也几乎无可限制和筛选,但信息并非如“韩信点兵、多多易善”,过多的信息会白白浪费精力和物力。即使收集时已注意选择,但一段时间之后,积累起来的信息仍会大大超过实际的需要量,这就需要进行分类、筛选和加工。信息整理水平直接体现秘书的基本工作水平,整理的方法主要有:

(1)分类

信息整理工作首先是分类,就是分门别类,理清头绪。参照“档案系统目表”,如企业信息初步分类:行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究、企业产品、基本建设、设备仪器等大类。行政管理大类又可细分为:行政事务、法纪检查、审计工作、人事管理、教育培训、治安保卫、后勤福利、外事工作等小类。经营管理大类又可以分为:经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、综合对比(本企业与竞争对手)分析等小类。每一小类还可以分为若干细类。

(2)筛选

提高信息质量的关键是筛选。为了提高信息的准确性和易用性,人们通常对原始信息资料进行鉴别,精心筛选出急需、有用、重要的信息报送给领导,这样才能对领导起到较好的参谋作用。收集信息的出发点和落脚点就是为领导和单位服务。信息往往是表面的、直观的现象,处理信息需要辩证加以观察、分析、研究,认识它的本质,找出它的规律和解决问题的办法。对原始信息进行筛选,要有敏锐的眼光,准确的信息意识,对原始信息进行一番比较、鉴别、判断,留下真实、信息价值高的材料。要注意的是,负面信息也有价值,有利于全面掌握情况,做好综合治理。

第一,筛选出真实资料,加强准确性。秘书在收集、选用信息时必须紧紧围绕领导的需求,力求贴近再贴近,精确再精确。然后对它们进行精深加工(分析、判断、提炼等),从而取得有价值的再生信息,并将其提供给决策层进行决策。信息的生命力在于真实,信息的价值也在于真实。真实性是信息工作永恒的主题。在整理此类信息时要做到两点:一要搞好鉴别。通过鉴别,判断其真实和准确程度。对一些重要事实和数据,要反复核实,剔除那些任意夸大或缩小的成分,以及没有价值的材料;对于虽然真实但不一定有用或价值不大的信息,要选取其有用的成分,按相应层级领导的需求对口报送;对有争议的信息则要特别慎重地鉴别。二要追根溯源。对那些领导急需且比较重要的信息资料,如发现其中含有不准确或不真实的成分,一定要筛选出来重新核实,最大限度地剔除不确定性因素,确保分析论断科学、周密、准确、可行。信息是决策的主要依据,信息的质量高低和内容的准确性、真实性如何,直接关系到决策效益。“小不慎则乱大谋”,秘书在收集和处理信息时,确保信息的准确性和真实性同等重要。因此,在采用信息时,一定要对信息进行严格地核实,尤其对一些经济、科研方面的信息,必要时要借助于有关工具书核准数据,或者请教某些专家进行鉴定,发现问题及时补正。我们只有使信息内容准确无误,才能提供给领导参考,切忌那种照录照抄、简单从事的信息处理方法。在实际工作中要力戒先入为主,坚持客观地求是;力戒偏听偏信,坚持全面地求是;力戒粗枝大叶,坚持细致地求是;力戒浅尝辄止,坚持本质地求是;力戒固步自封,坚持发展求是;力戒纸上谈兵,坚持科学求是。做到“苟日新,日日新,又日新”的不断向上精神。

第二,筛选出核心资料,增强服务性。古人云:“涉浅水者见虾,其颇深者察鱼鳖,其尤深者观蛟龙”。由于不同单位、不同部门、不同领导在信息需求上存在着范围、层次和内容上的差异,即便是同一单位、同一部门,在不同时期和阶段对信息的需求也是不同的,因此,筛选、整理核心资料,只有向领导关心的大事、要事和领导的关注点贴近、靠拢,才能切实服务于领导。在整理此类信息资料时,一要找准位置,站在领导决策需求的角度分析问题、解决矛盾,想领导之所想、急领导之所急、供领导之所需。二要把握领导工作的需求,根据上级领导机关和本地区、本部门决策者或管理者的工作部署和决策意向,有意识、有目的、有重点地收集和选择信息资料,并加以全面系统地归纳、综合和概括,才能把准确的信息提供给领导。三要抓中心,不可孤立地看待信息的“好与坏”,或以个人的“好与恶”作为选择的标准,而必须以领导一段时间以来的工作中心为准绳[6]。

第三,筛选出典型资料,突出代表性。原始信息资料具有分散、零星、不系统的,反映的往往只是社会现象的表层与局部,缺乏具有代表性的资料。典型资料反映的并不一定都是要事、大事。有些资料看起来似乎很平常,如能反映事物的本质、小中见大,实际上也是典型的资料。要选择典型材料,一要多收集典型信息资料。只有收集和占有大量的资料,并对资料进行横向比较、纵向深入、横纵结合、精心推敲,才能从表面现象中发现事物的本质,从偶然中发现必然性,从苗头中发现倾向性,从动态中发现规律性,进而挖掘出具有一定深度的信息;二要“沙里淘金”。要通过筛选过滤去粗存精、去伪存真,通过由此及彼、由表及里的分析综合,把收集到的大量信息加以浓缩,升华为高质量、深层次的信息。这样的信息才能真正反映出事物的内在规律,才也更具有代表性。秘书的信息配置必须注意过去、现在、将来等不同时态下的信息组合,注意信息在不同部门之间的分布,只有信息资源在时间、空间和数量上形成了合理配置,才能够产生各种各样的新型信息结构,发挥最大的信息整体效应。

第四,筛选出新颖资料,提高针对性。对那些零乱、无序、原始、彼此孤立的信息资料,秘书必须予以筛选、梳理,从中挖掘出新思想、新观念供领导者参考,以提高领导决策的质量和水平。但简单片面地“求新”,单纯以“新”作为选择取舍信息资料的标准也是不科学的。在整理此类信息资料时,一要找出规律,推陈出新。对现存的信息资料要依照事物的内在联系和发展规律进行推理、判断再总结,得出新结论、做出新概括,让领导从中窥察出事物发展的基本趋势。也可以把不同的信息资料或者不同时期的有关信息资料从横的方面连接起来,形成新的信息资料,送给有关领导参考。二要把握部门特点,突出特色。对单位不同部门的资料可以从新的角度进行归纳、筛选。整理出反映自身特点的信息,这样的信息不仅具有针对性,也会使人耳目一新[7]。

第五,筛选出简洁资料,增强可读性。人们收集的信息资料中,有许多是重复多余的,只有剔除了这部分信息才便于加工整理、利用和存储。在整理此类信息资料时:一要抓住根本点。对那些能反映某种社会现象,但在内容、类别上有一定重复的信息资料,要抓住主流和本质,在筛选时予以保留;如果确属完全重复,当然应坚决摒弃;二要把握好尺度。有些信息资料虽然内容上有一定重复,但也反映了事物的一些特点,筛选时可剔除重复部分。综合整理出有特点的部分报送给领导。

第六,挖掘可用信息,增强创新性。信息挖掘的概念源于数据挖掘。尽管两者之间有诸多不同,如挖掘的内容和发现数据间的相互关系不同,但两者之间也有很大的相似点:数据挖掘是发现结构化形式,而信息挖掘发现的对象主要是大量无结构化的信息。从宏观上讲,任何有价值的知识单元都应该叫信息。秘书从目前掌握的海量信息中挖掘出一些有用的信息,既增强了信息的可用性,又具有创新性,才能提供一些具有前瞻性的可行性意见和报告。

(3)加工

对经过筛选的信息,需要进行综合分析,进一步加工,也就是说,为了保证信息的准确性、客观性,要对信息进行核对、查实,正如在信息加工中的一句名言:“输入的是垃圾,输出的仍然是垃圾”。为了保证信息的简明扼要、通畅无误,要对信息的文字进行删削、编辑;为了保证信息的类别清晰,要对众多信息进行必要的综合归类。在比较中鉴别事物,发现有新意的信息,可以同中求异,也可异中求同。收集到的信息多是粗糙的毛胚,其蕴含的意义不十分清晰,必须对其进行分析、研究,并定量、定性、定质;或者一个信息是一个母信息,经过一定的分析和研究之后,就有可能产生众多的子信息。这是对信息内涵的进一步开发。这是十分复杂繁重的逻辑思维过程,必须投入大量的人力、时间和精力。对信息的加工,应当充分、精确。否则,信息就失去功用。信息在进行空间和时间上的传输,促进了信息的开发和利用。加工信息有三点基本要求:

(1)充实与综合。信息按其对决策的重要程度可分为依据性信息(如政策、法规、决议、重要计划、主要数据、关键技术、典型事例等)和参考性信息(如一般通知、信函、会议记录、社会消息、科技知识等)。对依据性信息,应认真查对出处,核实原件、地名、人名、时间、事实、数据等信息,确保准确无误,注明旁证材料和补充材料,使之得到充实提高。对参考性信息,则进行综合和概括,从数量中求其质量。

(2)提炼与摘要。对于篇幅较大、含量多而分散的信息材料,秘书应当加以提炼,剔除其水分,留下其精华,重新加以整理;对篇幅较小、重点信息表达比较集中的信息资料,秘书可以采用择其要点、摘录原句、重新编排的方法。当然这种加工必须贴切、全面、深刻,不能离题万里,更不能以点代面或以偏概全。在深入分析的基础上,提出的建议要精当、新颖、有可操作性,要“语当其时,谏当其用”,不能人云亦云。提炼信息时务必使其“精、细、准、严”。精,即做工作,精益求精,追求最好;细,即将管理工作细化,分类管理、分期细化每一阶段工作;准,即准确的信息与相应准确的决策,能够用准确的统计数据与计量,来量化管理工作;严,即严格控制偏差,在健全、合理化的制度下严格执行所规定的标准。

(3)归纳与分析。对叙述性信息,秘书应找出其事实中的要素加以归纳;对评议性信息,秘书应首先找出其主要论点与主要论据,接着分析其论点是否正确,是否有新意,核查其主要论据,然后分析其论点是否确凿、有力,论证方法是否科学、合乎逻辑,最后再确定该信息的有效价值。秘书人员的思考过程其实就是信息深化的过程,初级信息经过研究后,模糊的事情便会清晰起来,杂乱无章的事情便会有序起来,看似肤浅的东西也会深刻起来。养成勤于思考的习惯后,秘书人员就能抓住信息的重点、找出信息的一般规律并能利用科学的方法将庞杂、分散的信息进行分类、排列、重组,达到“1+1>2”的效果。

秘书在对信息进行加工的过程中,可以对许多信息作出定性和定量化的综合判断。对于信息的加工要注意两条原则:一是准确析义;二是合理推导。准确析义就是指分析信息中所包涵的真实意义。任何信息都是具有以下特点:(a)形式语义方面,即信息的表面语义是什么;(b)内容实质方面,即该信息的本质精髓是什么;(c)价值效用方面,即该信息在实践中会产生什么样的效果。准确析义就是运用逻辑手段对信息的语义进行正确理解,分辨实质性内容,知道其价值效用。合理推导就是从信息的精髓中进一步引申推导出更多、更深刻的意义,使其价值增殖,提高其有用度。仅仅固守信息本身的涵义,而不进一步挖掘新的内容,只会使组织处于被动状态。合理推导既要求运用复杂的逻辑手段,又需要辨证的思维。

3、运用

秘书收集、整理、加工信息,最终目的是提供给领导、上司利用和同事参考。提供信息应注意以下几点:

(1)适事。这是指提供信息应具有针对性和适用性。领导、上司要解决什么问题,秘书就应提供什么样的信息,既不可牛头不对马嘴,也不可泛泛而论,或老生常谈,看不出重点和新意,而应提供最本质、最新鲜、最典型、最能说明问题的信息。

(2)适时。领导、上司要解决或处理的问题往往具有时效性,秘书提供信息也应把握适当的时机。迟了,放马后炮固然不行;但如若过早,又恐怕会失去最佳时机,使领导因过分关注而分神或因搁置而导致遗忘。所以,有经验的秘书应看准时机,适时提供信息,帮助上司提高工作效率。

(3)适度。其包含两方面的含义:一方面是指信息要全面,而不能片面,既要提供正面信息,又要提供反面信息;既要提供上面的信息,又要提供下面的信息;即要提供本单位的信息,又要提供外单位、外省市甚至国外的信息,以供领导和上司全面考察,得出全面的结论。另一方面是指信息要适量,过于少了,当然不能正确解决问题;过于多了,又会使领导或上司无所适从,不得要领,最好是能恰如其分。

(4)互动。实现双向传输,信息交互使用。制定决策需要集中多数人的智慧,决策的集体性要求秘书提供的信息具有综合性的特点。办公室作为一个单位的信息“集散地”,在工作中要注意两点:一要管宽,尽量拓展信息源头,扩大信息容量,力求广而取之;二要“管得活”,尽量疏通信息对流渠道,力求广而告之,努力促成上向、下向、横向的信息交流。

4、传递

信息在传输、存贮过程中,其物质载体可以采取多种形式,也可以进行多次转换,而信息的内容则要求不以物质载体的变化而变化。传递的途径则有单渠道和多渠道之分:单渠道传递信息有利于保密;多渠道传递有利于信息的印证,保证其准确性。把经过加工的、系统的、有用的信息,按照不同对象的不同需要,利用文字、电话、传真电报、密码电报、互联网络等不同载体,及时送到使用者手中,以达到充分利用之目的。在信息加工完成之后,就是信息的传递。信息的传递也应当及时,加工一结束,应当马上传递,容不得拖延,以防延误时机,失去时效性。当领导层作出决策和规划之后,就应当及时、准确无误地将这些信息传递给所有应当了解和掌握这些信息的部门或单位,尽快使领导层的主观信息转化为广大群众的客观行动,并转化为现实。信息传递的要求包括:

(1)迅速。信息的传递应尽量减少周转,简化手续,尽可能用直达、先进的传递方式,使信息及时传递,充分发挥其时效性和共享性。

(2)准确。信息传递无论是用口头方式、书面方式、电讯方式或电子邮件方式,都要发挥人为和机器的积极因素,避免差错,排除故障或干扰,做到尽可能的准确。

(3)保密。有些信息具有共享性,无需保密,只要求准确和迅速,谁先抢到谁就能先发挥优势作用。另有些信息具有专用性,就需要保密。一旦泄密就会失去优势,甚至造成损失或危害。信息传递的保密包括传递人员、传递方式、传递时间和传递过程的保密。

5、存储

不管一条信息是否被领导采用,都应该存储、归档。存储的信息,一方面可以产生资料价值;另一方面,在某种特殊情况下也许仍然会产生信息价值。所以,要有意识地逐步形成信息档案。因为信息具有很强的时效性,所以信息经传递并被使用之后,人们往往产生误解,认为信息已经没有价值了,而被丢失或遗弃。但与一般消费品不同,信息还有另一种特性,在一定的范围内,它的价值可能是永恒的。任何一种信息,不论是否被使用过,也不论是否已过时,都是对历史的记录。它不因被使用过了就失去了它的全部价值[8,9]。因而,对所有的信息都应当存储。暂时不用但在将来有用或可能有用的信息也要加以存储,存储的方式主要有:

(1)原件存储。如文件图纸的原稿、正本、录音带、录像带、胶卷底片、实物等储存;

(2)目录、索引存储。编制目录、索引置于原件之前一并储存,以便检索、查找;

(3)软件存储。信息资料制成软件,存储于光盘或其他电子介质。

6、检索

信息存储的目的是为了日后需要时可以迅速而准确地提取,因此存储时就应考虑检索问题。信息检索分为手工检索和计算机检索两大类。手工检索就是制成“文摘”、“索引”或“目录”。本机关、本单位可用簿式或卡片式,也可汇编成“信息资料指南”,既有近期资料,又有历史资料;既有国内资料,又有国外资料。

上述秘书信息工作的这六个步骤是紧密衔接而又互相制约的。其中任何一个步骤出现了问题,都会影响整个信息工作的质量与效率。因此,无论从事哪一步骤的工作都应该树立起明确的全局观念,一切从属于全局,服务于全局。另一方面,这六个主要步骤又是按照信息工作的内在规律客观排定的。信息流的传输经过这八个环节之后,又返回第一环节。这是一个循环上升的过程。秘书信息工作必须按照一定程序有条不紊地进行。客观世界中存在的信息是大量、多种多样的,而人们对信息的需求往往具有一定的选择性。为了更好地开发和利用信息,就需要对大量信息用科学的方法进行筛选、分类、整理、概括、归纳,使其精练、浓缩。

六、加强学习,提高秘书信息管理能力

秘书集中表现在为领导决策提供及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性的信息。左右企业信息化成败的核心在于“人”,信息化要“化”的也是人,“每个员工都是主角”。具体来说:

第一,在对信息进行筛选、综合、分析形成深层次信息时,必须把握宏观、立足全局,为领导宏观决策提供依据。初级信息(动态信息)只停留在对事物一般性描述的水平上,因此往往只见现象不见本质。深层次信息所提供的情况、反映的问题,应该立足以反映整个地区或整个系统某一方面或某一阶段全局性的宏观情况和问题,能够见人之所未见、想人之所未想,领导欲谋我先思。服务层次越高,对信息所反映问题的全局性、宏观性要求也就越高。同时,对于深层次信息,不仅要发现典型、提出问题,还要通过对事物的分析与研究,最终达到解决问题、推动工作的目的。因此,它必须有较强的思想性和启迪性,能给领导以新思想、新角度、新观念和新启示。从信息内容来看,深层次信息还必须具有典型、明晰的特点,有深入透彻地分析,有具体可行的建议。这种深入分析,正是深层次信息区别于初级或一般信息的重要特征。

第二,秘书人员作为管理的枢纽,以及承上启下、沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁和纽带,成为四面八方各种信息的集聚地。只有把信息作为入门的向导,经过进一步分析,区别信息的表面性和实质性,才能从表面信息中得到真正有价值的东西。秘书工作的正规化,就是使各种工作、文件、资料、数据实现规范化、标准化、系列化、形成规则的信息。它联结办公室内外业务,优化原有业务流程,减少工作随意性,提高办公室管理水平,使各项业务工作进一步科学化、高效化、现代化。规范化是基础,制度化是保证,科学化是目标。

第三,信息是现代社会的重要资源。信息资源的开发和利用,关系到整个社会的进步和发展。在现代社会高度信息化的条件下,谁掌握了信息,谁就拥有决策的主动权。如果把领导工作看作一个系统,那么组织结构就是这个系统的骨骼,而信息系统就是它的神经网络。信息是领导工作的基础和依据,是领导工作科学化的前提。对于秘书来说,如何及时掌握最快的信息,是秘书的本职和衡量一个秘书是否称职的重要标准。秘书超前的信息服务是秘书服务最高层次的体现。社会的每一个群体、每一个管理的过程,可以说是一种信息的流动过程。由信息的流动产生了领导活动、员工活动、管理活动,从而推动所在的单位不断向前发展。因此,强化信息意识,加强信息预测,加工处理信息,提高为领导决策服务的信息质量,提供及时、全面、准确的信息就不仅是本文的立足点,也是秘书服务的宗旨。

第四,灵敏、准确、完整地获取信息,是领导者提高开拓创造能力的重要因素。一个领导者掌握的信息愈多、愈准确、愈迅速,其认识世界、改造世界的能力就会愈强。信息是决策实施中的控制手段。控制过程是通过物质、能量、信息的交换而实现的。如果我们撇开物质和能量的具体形式而从物质和能量所载负的信息传播来看,则是属于控制部分与被控制对象之间的通信过程,控制部分发出的指令信息,由被控对象所接受,从而指令要求变换运动状态,达到预定要求。

总之,信息工作的职责是为领导者和组织机构提供有效的信息服务,这点取决于报送的信息是否有效、有价值、及时。及时并非指越快越好,越新越好,而是在恰当的时间和恰当的地点提供恰当的信息。信息的准确是对信息的来源说的,如果信息的来源都不准确,何谈决策呢?正确的信息,会作出合理的决策;当然,正确的信息也可能导致错误的决策。使用错误的信息也可能作出正确的决策,那只能说是歪打正着。要提高信息工作的有效性,就要在“形式新、内容实、效果佳”上下功夫。

七、结束语

在信息管理过程中,必须正确处理好各个层次之间相对存在的整体和局部、微观和宏观的关系。要综合、全面考虑影响发展的各种因索。要用对立统一的观点看待形势,要以系统、联系、层次的观点去分析趋势。任何信息都不是僵死的、孤立的,因此,作为现代秘书人员,只有善于进行辩证的推理,才能从有限的信息中推断出更充分、更长远、更广泛的意义。秘书人员的信息处理能力同其工作效率密切相关。如果秘书人员获取、运用信息能做到全面、及时、准确,那么以此为依据提出的建议或进行咨询,就会有较高的实际价值。反之,不仅难以提出正确的建议,而且会使秘书人员的日常事务工作因加工后的信息不全面、不及时、不准确、而陷入被动状态。秘书的信息工作也是一门艺术,而且是实用价值很大的一门艺术,只有熟练地驾驭它才能高效能、高质量地做好信息工作。因此,作为现代秘书,必须具备较高的信息管理能力,并且科学、系统地来进行信息管理工作。

摘要：本文从秘书收集信息的内容、形式、渠道和信息工作的程序与方法等方面入手,对现代秘书的信息管理工作进行分析,并对其岗位的信息工作基本素质作了具体的阐述,论证了作为机关、单位信息中枢的现代秘书,在信息管理工作中的重要地位。同时指出现代秘书应具备更高的信息管理能力,提出了现代秘书提高信息管理能力的原则和方法,以期能为现代秘书工作提供参考。

关键词：现代秘书,信息管理,秘书工作

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