秘书队伍

2024-06-14

秘书队伍（共11篇）

秘书队伍篇1

一、“秘书”的定义及基本要求

近年来, “秘书”一词在国内被附上不少神秘色彩, 关于秘书的培养和角色定位也成为热门话题。而社会舆论对“秘书”往往存在理解上的偏差, 并常从个别的秘书成长轨迹误读了实际的秘书培养工作。如何正确理解秘书工作?如何培养秘书人员?首先要对“秘书”有正确认识, 本文将从词源上追溯秘书的应有之义, 以求准确对秘书岗位职责进行定位。

(一) 秘书的定义及岗位职责。在中国, “秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义主要是指物, 即宫禁内收藏的各种经典文献, 由于一般不予公开, 故称为“秘书”。东汉后期, “秘书”不仅指物, 也指机构和人员。当时的秘书工作者, 被称为“史官”“御史大夫”“尚书”“长史”“主簿”等。辛亥革命后, “秘书”一词从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。同时, 对各级政府中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。在国外, 秘书 (Secretary) 有两种含义。第一个字母S大写时, 指部长或大臣, 是政府部门高级官员。第一个字母s小写时, 泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员。

目前“秘书”通常是指我国党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校中的一种辅助管理的岗位职务, 是领导身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。秘书基本职责是负责公文处理、综合材料、政务信息、督促检查、值班管理、会议组织、综合协调领导公务安排等工作。

(二) 秘书的基本素质。对待工作要有高度的责任心。秘书工作具有贴近领导的特点, 往往涉及企业发展的重要决策, 可谓是“牵一发而动全身”。因此, 秘书首先要具备高度的工作责任心, 要保持对工作一以贯之的良好态度, 务实勤奋, 认真负责地对待每一项工作, 一丝不苟地完成每一次任务, 用心、细心、全心地做领导的好参谋、好助手。

对待工作要有强烈的认同感。秘书工作繁杂、突发事情多, 常常是“白加黑”“五加二”, 呕心沥血, 工作强度大, 任务要求高。这便要求秘书人员要认识到自身岗位的重要性, 进而以饱满的热情、充分的激情投入工作。优秀的秘书往往是经常在休息时间加班加点的“工作狂”, 同时也是乐于奉献、善于苦中作乐的“乐天派”。他们能够认同秘书角色并发挥参谋辅助作用, 眼里时时有活, 心里时时琢磨, 在工作中不断“充电”, 实现了快速成长。

二、企业秘书培养的主要思路

上面论述的秘书基本素质及工作要求, 对企业秘书同样适用, 同时也决定了企业秘书培养工作的基本目标。作为某大型国有企业办公室分管秘书工作负责人, 笔者根据多年工作经验, 总结出以下几个方面开展企业秘书培养工作。

(一) “勤”字当头。促使秘书在勤学巧干上下功夫, 打造高效率、高素质秘书队伍:要促使秘书“勤学习”。从政治理论、综合业务和能力素质三个方面入手学习锻炼, 不断提高讲政治、懂政策、有头脑、会工作4大基本功, 让秘书成为政治上坚定、思维上清晰、材料上会写、口头上能说的多面手。要促使秘书“勤服务”。让秘书坚持“八不”服务理念, 即不让领导布置的工作在手中延误、不让传递的信息中断、不让正在办理的文件积压、不让各种差错和失泄密现象在自己身上发生、不让各种不正之风在自己身上出现、不让来办事的同志在自己这里受到冷落、不让领导的声誉在自己这里受到影响、不让企业的形象在自己这里受到损害, 不计名利、忠于职守、扎实工作。

(二) “严”字成规。立足于秘书队伍“制度健全、管理严格、纪律严肃、号令畅通”的形象定位, 让“严”字时时处处都成为秘书工作的标准规范:严守规范。依据“细要求、便操作、严管理”的原则, 对企业秘书业务规范进行明确并严格执行, 尤其是办文、办会、办事程序, 做到方方面面有制度, 每岗每环有定则, 有条不紊、运转规范。严明责任。结合各位秘书人员的专长, 明确工作职责。在此基础上, 按照“量力而行、适度提高”的原则, 做到事事有人干、人人有专责、办事有准则。严把公文关。严把行文价值关、法律政策关、文字格式关和会签手续关, 提高文件质量, 力求每份公文都是“精品”, 同时及时准确办理好每一份文件, 杜绝错送、乱送和积压文件的现象。

(三) “细”字在心。注意培养秘书从细处服务领导, 从小处谋划全局, 更好地发挥“参谋助手”作用:沟通协调要仔细。重点培养秘书仔细把握领导工作习惯, 更好领会领导意图, 做到第一时间吃透上情, 同时要求秘书主动加强与各业务部门负责人主动联系、互相通气, 共同围绕中心工作开展服务, 确保各项工作高效运转。信息服务要精细。着眼于当高参、议大事、出精品, 对大量、零散、粗浅的信息进行筛选、归纳、分析、综合, 选择领导及上级机关最需要了解掌握的内容及时报送。领导日程安排要明细。规范协调工作, 坚持原则性与灵活性相结合, 对领导的公务活动进行统筹安排, 能减则减, 能免则免, 提高行政效率。

(四) “实”字落地。秘书工作无小事, 件件都要“抓落实”。秘书所承接的任务往往都是领导布置的、涉及企业重要决策的工作, 必须件件抓落实:抓好督办工作的落地。在决策督查上下功夫, 突出对各级各部门主要领导落实上级部署情况的督查;在专项查办上下功夫。按照分级负责、分流查办的原则, 健全拟办、交办、催办、反馈督查等一系列工作制度, 使查办工作做到件件有着落、事事有回音;在督查落实上下功夫, 及时对落实上级决策部署的情况予以通报。抓好文稿服务工作落实。文稿写作是秘书人员的“看家本领”。要求秘书做到三点:一是“站得高”, 要善于站在领导的层次上分析思考问题。二是“想在前”, 增强文稿写作的预见性。三是“跟得紧”, 紧贴本单位中心工作, 实现与领导思维的“同频共振”, 写出合要求、有干货的综合文稿材料。

三、企业秘书队伍建设具体举措探索

在大型企业中, 办公室秘书人员往往会按照工作业务线条进行细分, 跟进对各分管领导的服务工作, 负责联系专业线工作, 必须要起到专业“代言人”的作用。这便对秘书队伍综合素质提出了较高要求。近年来, 笔者牵头对所在企业秘书培养工作进行了多项创新性、提升性的实践探索, 在秘书业务水平提升、后备力量储备、秘书人才发展等方面取得了实效。

(一) 推动秘书队伍业务水平提升。一是让秘书上讲台。每周开展秘书内部业务培训, 推行“人人上讲台”活动, 重点学习秘书岗位操作说明书、上级领导讲话精神;开展经验分享活动, 对近期文稿写作、办文办会等工作进行回顾总结, 在交流中提高水平。二是让秘书走出去。建立秘书下基层锻炼学习机制。每季度到基层单位或业务部门跟班学习;有计划安排秘书到政府部门学习锻炼, 扩展秘书视野, 并要求每年撰写深度调研报告, 更深刻理解办公部门运作。三是建立秘书工作资料体系。编制秘书业务指导书, 按照每日、每周、每月分类梳理固化日常工作, 形成可行的操作手册, 并作为新秘书人员上岗前的培训手册;建立秘书学习资料库, 整理企业历年文秘工作资料, 分门别类建立索引, 作为秘书人员学习文库和借鉴参考的资料库。四是建立重要文稿写作机制。对企业工作报告等重要文稿写作, 按照“先分后合, 集体创作”的思路开展工作。首先由各秘书先行搜集资料并列出提纲, 再组织全体秘书和业务骨干讨论, 磋观点、理思路、嚼文字。在此基础上, 再以提纲分条块由秘书分线撰写, 最后由秘书部门负责人统稿并组织讨论, 形成初稿后送办公室负责人审核把关 (如果较重要的文稿, 还需征求业务部门意见修改完善) , 再以送审稿呈交领导审阅。这种模式有助于形成高质量文稿, 确保文稿的整体性、全面性和严肃性。

(二) 储备秘书队伍后备人才。一是建立跟班学习机制。有计划安排各部门写作骨干、各下属单位秘书人员到办公室秘书部门跟班学习, 形成有序的学习锻炼机制, 为企业储备秘书后备人才队伍。二是推行“学习锻炼岗”模式。加大后备队伍的储备和人才培养, 有针对性地培养一批写作骨干, 用2~3年在企业打造一支综合素质高的后备队伍。三是举办文秘业务专业竞赛。在企业内部组织开展秘书人员练兵比武, 为企业办公部门发现人才、培养人才, 形成秘书人才的储备梯队。

(三) 锤炼秘书队伍发展潜力。一是推动秘书深度介入专业业务工作, 培养系统的思维能力, 着眼于当高参、议大事, 撰写高质量的综合文稿, 实现从秘书“跟线”到“专业”的转变。二是加强秘书团队作风建设, 在信息工作、政务协调、文稿把关、督办等方面激发秘书队伍的积极思考、主动作为能力, 形成“认真负责、主动靠前”的作风。三是强化秘书的大局观念。企业秘书历经2~3年的锻炼之后, 基本都提拔成为专业管理骨干或是下属单位办公部门负责人。在日常工作中要有意识地锻炼秘书的大局观和管理思维训练, 加强秘书对工作的研判性、前瞻性及全面性认识, 尤其注重通过工作任务培养秘书人员具备系统思维、担当意识、效率意识、质量意识。

秘书是企业重要辅助管理岗位, 其岗位职责决定了工作素质和工作要求。要做好企业秘书队伍建设, 必须结合秘书岗位职责来确定目标方向, 从勤、严、细、实等方面加强对秘书观念、素质、能力等方面的培养锻炼, 同时还需着眼企业长远发展, 加强对秘书业务水平提升、人才储备、综合素质等方面的统筹考虑, 打造“政治上强、业务上强、业绩优秀、团队优秀”的秘书队伍。

秘书队伍篇2

摘要：教学秘书直接从事日常教学管理工作，是高校教学管理队伍的重要组成部分，是维持高校教学工作有序进行的重要保障。建设一支高素质的教学秘书队伍对高校的发展具有重要的意义。本文以邢台学院为例指出了高校教学秘书队伍建设的现状，存在不重视教学秘书队伍建设、教学秘书整体素质不高、教学秘书队伍不稳定、教学秘书科研能力低等问题，并就如何加强教学秘书队伍建设提出了对策。

关键词：高校教学秘书队伍建设现状对策

教学秘书作为最基层的教学管理人员，是高校教学管理工作的重要组成部分。教学秘书队伍建设的好坏，工作质量与效率的高低直接影响到高校整个教学管理水平和教学质量的高低。因此，建设一支结构合理、队伍稳定、素质高的教学秘书队伍具有重要的理论和现实意义。

一、教学秘书队伍建设的现状及分析

随着高校教学改革的不断深入，高校教学管理的信息化和现代化发展，给高校教学秘书的工作提出了重大的挑战。经过对邢台学院教学秘书队伍建设的调研，发现教学秘书队伍在学校的教学管理中发挥着重要作用，为学校的发展作出了较大的贡献。但由于种种原因，教学秘书队伍建设存在如下问题。

1.不重视教学秘书队伍建设。

第一，高校对教学秘书的工作缺乏准确的评价和认识，教学秘书的作用得不到足够的重视。教学秘书从事的是基层教学管理工作，其作用是维持正常的教学秩序，工作成果体现在日常繁琐、细碎的“杂活”中，这种工作与专职教师的科研成果相比，相对不明显。因此大多数人认为教学秘书的工作简单，没有技术含量。所以在教学秘书的配备上很随意，这不利于教学秘书队伍的健康发展。许多高校都在抓教学管理工作，很少有学校专门对教学秘书这个群体进行政策层面的队伍建设研究[1]。第二，部分人认为，与专职教师相比，教学秘书从事的是基层教学管理工作，是为教学服务的，不像专职教师的工作那样重要。在师资的培训、引进和结构方面，教学秘书队伍的建设难以与专职教师相比。在本科教学水平评估中，师资队伍建设是一项重要指标，涉及教师的年龄结构、学历学缘结构、职称结构等，所以在师资引进方面，高校非常重视教师的学历、职称等条件。在培训方面，也多倾向于专职教师的培训，教学秘书队伍建设往往被忽视。第三，与行政部门人员相比，教学秘书是弱势群体。在教学部门和行政部门的关系上，往往是行政部门发布文件，教学部门执行。行政部门常常处于管理者地位而不是服务者地位。在教学秘书和行政部门人员的互动关系中，教学秘书是弱势群体，是被管理者。所以，在涉及待遇问题时，没有哪个部门能主动想到教学秘书的待遇问题。教学秘书处于工作繁琐、劳累而默默无闻的地位，影响了其工作的积极性和教学管理工作的顺利开展。

2.教学秘书队伍的结构：年轻化、职称低、学历低，整体素质不高。

年龄方面，我院教学秘书多在30岁到40岁之间，占70%，40岁到50岁之间的占20%，其他年龄段占10%。学历方面，我院从2002年升本之后，新进教师基本上是硕士研究生以上学历，这些教师往往先从教学秘书岗位做起，他们不仅学历较高而且较年轻。原有教师学历层次相对较低，但数量较少。新进教师和原有教师做教学秘书的原因也不太一样。新进教师主要是“不得不做”教学秘书（因为没人愿意做教学秘书）；原有教师做秘书的原因大致可分为几种情况：系部课程较少、个人学历较低无法胜任教学任务或家庭精力牵扯较少、愿意坐班等。新进教师的加入使教学秘书队伍呈现年轻化和高学历化趋势，整体素质提高。但与专职教师队伍相比，教学秘书中学历最高者为硕士研究生，没有博士研究生；职称多为初级或中级，基本没有高级职称。教学秘书队伍的整体学历及职称偏低，素质也参差不齐。从专业结构来说，教学秘书的专业来源多样，不具备专业化特点。由于教学秘书队伍的建设不如师资队伍建设那样受到学校的重视，因此教学秘书的专业五花八门，缺乏具有本学院专业知识背景或管理学、心理学、教育学等背景的专业人员。更有甚者，某些教学秘书所学的专业与其所在系部的专业南辕北辙，难以对教学管理和本专业的发展进行思考和创新，无法在学科建设、专业发展等更高层次上提出相关建议，无法成长为高层次的专业管理人员，限制了其进一步发展。

3.教学秘书队伍不稳定。

教学秘书队伍不稳定成为队伍建设的最大问题。教学秘书岗位无吸引力，人员流失量是学校所有岗位中最大的，甚至出现“无地可去了才干教学秘书”的现象。在无人担任教学秘书时，会由系部领导找教师个别谈话，做工作，动员教师做教学秘书。而一些教学秘书“身在曹营心在汉”，一有机会就要求辞去秘书一职。我院自2002年升本以来，教学秘书岗位空缺时，由新进的硕士研究生顶岗的情况较普遍。这些教师一般在坐班3年之内转岗做专职教师，其职位由后进的教师替代。所以某些系部出现新人一来，旧人立即辞去教学秘书的现象。教学秘书的频繁更换，严重影响了该岗位工作的连续性及稳定性，使得教学管理工作质量难以提高，在一定程度上制约了高等教育的发展。

导致这种现象的原因在于：第一，岗位歧视现象。教学秘书的工作性质是为教学提供服务。由于高校更关注教师的教学、科研成果，对教学秘书的工作却不够重视，教学秘书在实际工作中得不到应有的尊重。部分领导和教师认为教学秘书低人一等，只有胜任不了教学的人才当教学秘书，时有对教学秘书轻视、责难的现象发生。第二，付出与收获不成正比。教学秘书工作内容繁杂工作量大、劳动强度大，使教学秘书疲惫不堪。教务工作无小事，教学秘书的任何一点小疏忽，就可能造成教学环节出现问题，是“事故多发”岗位。工作干好了是应该的，但稍有疏忽就会背上教学事故而影响评奖评优和职称晋升。工作繁杂责任重而待遇远远比不上专职教师，导致教学秘书工作无成就感，心理失衡，影响工作积极性。

4.教学管理能力及科研能力不强。

衡量教师职业素质的标准是教学和科研成果。我校教学秘书属于教师系列，参加专业职称评定。从目前情况看，我校教学秘书存在科研成果少、科研水平低、科研形式单一等问题。教学秘书的工作性质使其无时间进行科研，有的教学秘书甚至几年都无科研成果。科研成果的水平不高，大多是一般学术论文（多为省级刊物），创新少，学术价值不大，大部分的教学秘书参与的科研项目以市级、校级居多，层次较低。科研形式单一，教学秘书的科研形式主要是发表学术论文和参与科研项目，形式较单一。缺乏科研时间致使其科研肤浅化，欠缺实践检验，造成科研项目申请难、批复难，影响了高校教学秘书整体的科研创新水平。

造成这种现象的原因，一是教学秘书忙于日常事务，没有时间进行教学管理研究。教学秘书疲于应付常规性工作，致力于维护正常的教学秩序、完成教务处和其他部门下达的任务。教学管理能力在低水平徘徊，工作效果不佳。与专职教师相比，教学秘书用于自我提高和进行教学管理研究的时间少之又少，客观上影响了教学管理能力的提高。二是接受新知识的机会少，自我提高的机会少。与专职教师相比，学校基本上没有对教学秘书的专门培训和素质提升，教学秘书缺少培训、进修、交流和提高的机会，难以适应高校对于基层教学管理者的需要。教学秘书一般很少教课或根本不教课，难以实现教学相长，因而无法在教学过程中吸收新知识、站在学术前沿进行科学研究，大大限制了教学秘书的专业视野，使其专业素质无法提高。

二、教学秘书队伍建设的对策分析

1.转变观念，重视教学秘书队伍的建设和管理。

第一，转变观念，重视教学秘书队伍建设。高校管理者应充分认识教学秘书队伍建设对高校教学质量提高的重要性。教学秘书是高校教学管理中不可缺少、不可忽视的重要岗位。教学秘书为维护学校正常教学秩序、提升学校教学管理现代化作出了巨大贡献。应充分肯定教学秘书工作的重要性，创造良好的工作环境和宽松和谐的工作氛围，加强人文关怀，尊重教学秘书的工作成果。在政策制定上，使教学秘书能够享受其他岗位人员同等的待遇，创造合理的发展空间，鼓励参加各种形式的培训、进修以提升其专业知识。第二，做好规划。像专业师资队伍建设那样，将教学秘书队伍建设与学校发展定位相结合，将教学秘书队伍建设纳入学校人才发展规划中。做好秘书的选拔、任用，严格把关，有目的、有计划地引进高素质的、专业人才扩充教学秘书队伍。注意教学秘书队伍的学历结构、年龄结构、职称结构和专业结构等。努力建设一支结构合理、勇于创新、德才兼备、服务水平高的教学秘书队伍。

2.提高教学秘书素质，打造优秀的教学管理团队。

第一，加强对教学秘书的业务培训、进修力度。将教学秘书的培训纳入学校发展规划，明确培训目标、方式、激励措施等，确保教学秘书培训工作有章可循，使培训工作长期化、制度化。教学秘书一要具有管理实践经验与动手能力，二要具有一定的理论知识。在实践经验方面，要加大教学秘书培训的力度，加强对教学秘书现代办公技术、教学管理所需知识技能等方面的培训，提高工作效率。在理论水平方面，加大教学秘书在职深造的机会，学习多种理论，如教育学、心理学、管理学或本专业知识等，提升自身的学历层次，提高管理水平，使教学秘书在实践方面具有较强的工作能力；在理论方面具有较高的学术造诣，能在学科建设、专业发展方面具有独到的见解，做高水平的专业管理者。第二，加强教学秘书的专业化建设。专业化建设是教学秘书适应新发展，实现自我提升的重要途径和有力保证，也是教学秘书职业生涯规划的重要组成部分，为提高和扩大教学秘书工作的高度和深度指明方向。对教学秘书而言，专业化建设是提高职业声望的有效途径，也是对队伍本身发展的长远规划[2]。高校领导应重视教学秘书的专业化建设，引进或选任相关背景的专业人才担任教学秘书，优化教学管理队伍，将教学秘书打造成专业能力强、管理素质高、在更高层次上发展的一支队伍。第三，教学秘书自身应不断学习，提高能力。加强专业知识学习，关注本专业发展状况，提高业务素质，以便为本专业发展提出合理的建议。

3.采取切实措施稳定教学秘书队伍。

第一，摒弃岗位歧视思想，消除对教学秘书的偏见。教学秘书岗位并不是不重要，只是因为此岗位缺乏吸引力导致无发展前途的人或新进教师流动到此岗位上。但是，从教学秘书的工作性质来说，对于教学秘书的能力要求是很高的，并不是所有的人都能胜任这项工作。教学秘书职位重要，对教学秩序的正常运行起着关键性作用，应尊重教学秘书的工作，他们是默默无闻的奉献者。第二，增强教学秘书岗位的吸引力，稳定教学秘书队伍。对教学秘书群体给予政策层面上的支持，体谅、关心教学秘书的工作，注重教学秘书的个人成长和职业发展空间。合理分配工作内容，划定工作范围，缓解教学秘书紧张疲惫状态、减轻工作压力。建立科学合理的考核体系和绩效制度，体现教学秘书的工作成绩，适当提高教学秘书的福利待遇、薪资水平，使教学秘书岗位报酬与岗位贡献成正比，吸引、留住优秀的教学管理人员。第三，教学秘书要正确认识秘书岗位的重要性，学会尊重自己。教学秘书的工作繁杂紧张，没有较强的工作能力和耐心是无法胜任的。因此，教学秘书在工作中应通过展现个人工作能力、提高教学管理与服务水平赢得高校各方面的尊重。

4.提高教学秘书的科研水平。

第一，为教学秘书进行科学研究创造条件。教学秘书科研能力低的一个重要原因是科研时间少。高校应根据学校发展的实际状况和教学秘书工作量的大小，落实定编定岗工作，根据工作量保证教学秘书岗位的人员编制，减轻教学秘书的工作负担，使其有时间参与科研。在办公条件和办公设施建设方面，完善教学管理设施，推动教务管理系统发展，提高教学秘书工作效率。第二，重视教学秘书的职业发展，鼓励教学秘书进行教学管理研究。教学秘书是基层教学管理人员，在实际工作中积累了丰富的教学管理经验。鼓励教学秘书结合实际工作进行科研创新，形成实践中出科研的科研创新模式。在科研立项方面，鼓励教学秘书不断进行教学管理理论和实践总结，对教学管理过程中存在的共性问题进行有计划、有目的、有重点的研究。总结教学管理经验，撰写教学管理研究论文，使教学管理水平更上一层楼。

三、结语

优秀的教学管理是提高高校教学质量的基础和保障，而教学秘书是保障学校教学正常运行的基础性环节，是影响教学质量的重要因素。要提高高校的教学管理水平，必须重视并加强教学秘书队伍建设。要针对当前教学秘书队伍建设存在的问题，切实采取整改措施，加强教学秘书队伍建设，使教学秘书在岗位上能够高效、稳定地发挥作用，推动高校教学水平的不断提高。

参考文献：

论高职院校行政秘书的队伍建设篇3

【关键词】:高职院校现状行政秘书能力

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1003-8809（2010）12-0274-03

高职院校，是高等职业院校的简称，是高等学校的重要组成部分。从世界范围看，高等职业教育是经济社会发展到一定阶段出现的一种新型高等教育，是和传统普通高等教育有着不同质的另一种类型的高等教育，是以培养具有一定理论知识和较强实践能力，面向基层、面向生产、面向服务和管理第一线职业岗位的实用型、技术型和技能型专门人才为目的高等教育，是职业技术教育的高等阶段。随着学校的升格，学校的行政机构随之完善健全，分工明确细致，在推行院系两级管理的同时，二级机构人员配置相应得到完善。行政秘书作为二级机构办公室的窗口，已成为高职院校不可或缺的岗位，发挥着越来越重要的作用。

一、高职院校行政秘书队伍建设的现状

1．高职院校行政秘书角色定位不明确

一般而言，辅助性和服务性是秘书工作的显著特征，但是关于高职院校行政秘书究竟应该为领导提供哪些服务，缺乏明确规范，往往根据领导的需求和秘书的理解来确定，这就导致秘书角色的模糊和错位，使得一些本属于秘书的工作由领导来做，或者秘书过分主动地承揽了领导的工作，从而影响领导作用的发挥。

2．高职院校行政秘书队伍整体素质偏低

从整体上讲，高职院校行政秘书队伍素质偏低，主要表现在两个方面。第一，业务素质偏低。首先表现在学历上，大多行政秘书都是从其它岗位调配上去的，本身并非本专业出身，有些甚至没有大学文凭，整体学历偏低。其次表现在实践业务上，秘书工作的范围较其它工作来说较广泛，而且讲求实效性，综合性，所以在实践操作中需要秘书知识和管理学、档案学等其它各类知识相结合，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。但就目前而言，不少担任行政秘书的人员并非本专业出身，在工作前也没有经过专业的培训，没有更多的实际管理经验，理论和技能都严重不足。第二，心里素质偏低。首先表现在接受岗位的不情愿，因为大部分行政秘书的人员都是由领导调配的，有时并非是他本人的兴趣爱好，为了工作不得不担任，所以有些人会对自己从事的工作有不满、抱怨，自我忽视，产生厌烦情绪，在工作时并没有多大的激情，有种得过且过的感觉，缺少了主动性和创造性。其次表现在心里承受能力偏低，行政秘书的工作在很多时候是比较繁琐、枯燥又不断重复的，在工作中变得缺乏耐心，易怒和冲动，有时候碰到一个问题第一次尚能认真对待，但诸如此类的问题连续出现就会变得焦躁，甚至对同事和教师大加指责，使人际关系变得紧张，正常的工作无法开展。

二、高职院校行政秘书的岗位职责

行政秘书是院（系）行政工作的主要承担者，起着协助院（系）领导管理本系内务、调查研究、上传下达与协调关系的重要作用。这就决定了行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作作风；具备真才实学及良好的心理素质；具备敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力。为了适应形势的发展和社会的需要，行政秘书必须努力提高自己的专业能力及业务技能。

1、会务工作。做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。

2、内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作；协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。

3、文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。

4、财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。

三、强化行政秘书综合素质，完善队伍建设

完善行政秘书队伍建设，首要是强化行政秘书综合素质，这对促进和谐校园建设有着重要的意义，在新的时代背景下，还应提升以下几个方面的提升：

1．加强学习，提高个人的基本业务能力

行政秘书人员首要具备的基本业务能力是语言文字能力。秘书经常要和很多文件材料打交道，在起草各类文件时，既要简洁明白的传达领导的意图又要文字表述准确，还要注意各类文件的编排，这就要求秘书人员具有扎实的文字功底；其次要具备良好的表达能力，要做到口齿清楚，准确简洁，清楚明白；第三作为新时代的秘书最好能精通一门外语，来适应学校的发展需求。

2．开拓创新，完善知识体系

高职院校是人才荟萃，知识密集之地。如果行政秘书自身专业知识贫乏，对相关知识一无所知，在具体实践中就会有障碍。因此，高职院校行政秘书首先应该开拓视野，接触各类专业知识背景。其次要熟悉相关知识面，对于行政管理学、心理学、公共关系学、档案管理学、法学等方面都要有所涉及，并能熟练使用打印机传真机计算机等现代化工具。

3．加强管理执行能力

行政秘书主要负责二级学院行政事务的管理，如教师的行政管理、设备管理、档案管理等等，所以对牵涉到的事物要进行有计划有条理的统筹管理。另外有时代替领导执行命令，坚决果断的执行，并且对于管理活动中的突发事件要迅速采取合理有效的应对措施，敢于承担责任。

4．提高信息的收集和处理能力

21世纪是信息的时代，高职院校行政秘书若能将信息能力与专业知识有机结合起来，就能更有效地履行自己的职能，发挥信息应有的作用与潜在的作用。行政秘书的信息能力包括以下三个方面：一是计算机操作能力，要熟练地运用OFFIC操作系统；二是信息处理能力，也就是能够对管理活动中的信息进行收集、整理、必要的加工；三是信息开发能力，包括就管理活动中的信息处理流程进行设计，结合管理业务对现有的信息系统功能的拓展和完善，对原始信息进行分析和相关处理，根据信息处理结果进行决策和评价等等。

5．强化服务意识

对于高职院校行政秘书而言，除了要尽职尽责、细心周到、做好“你交我办”的任务，积极主动地给领导当好助手和参谋外，更要在协调工作中坚持“以人为本”的服务宗旨，做好对广大师生的管理服务工作，还要加强预见性，增强主动性，尊重学术群体的创造性和积极性，用积极主动的服务为学术发展提供服务和支持，提高服务的质量和效率。

行政秘书应始终贯彻“服务第一”的理念，转换角色定位，以服务行业专业人员的高标准、高要求来要求自己，提高自己的服务态度，服务效率及服务质量。以一种更加和谐的姿态，更加平和的心态，更加平静的情绪来为学院服务。

6．最大限度地发挥个人协调能力

在实际工作中，领导者不可能事无巨细地亲力亲为，大量的协调工作一般由秘书完成，所以协调关系是行政秘书工作的一项重要职能和长期任务，是对外交流、协调关系的桥梁。秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行，有利于提高单位的工作效能。因此，高职院校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力，善于分析和处理各种错综复杂的关系，原则坚定而策略灵活，行动果断而又处事稳妥，才能辅助领导处理好各种矛盾，调动一切积极因素，形成有序的工作局面。

三、结语

总之，院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”，是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点，以及应该遵循的原则，同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高业务水平，加强办公自动化管理，高质高效地完成各项工作，为学校的发展建设贡献力量。高职院校行政秘书队伍作为一支正在发展的队伍还有待提高与完善。学院应给予重视，并为行政秘书提供培训与继续教育的机会，行政秘书个人更应该加强学习，提高个人业务能力及信息素养、完善相关知识、发挥协调能力、强化服务意识，使行政秘书在高职院校殿堂成为一个和谐的人，行使一项和谐的任务，促进和谐校园的建设。

参考文献：

[1] 李萍.论高校行政秘书的信息素养[J].文教资料,2006,(8).

[2] 刘月.加强高校行政秘书队伍建设[J].秘书，2008,(6).

[3] 孙高峰.提高行政管理人员的几点思考[J].理论学习与探索,2005,(3)

秘书队伍篇4

1 教学秘书在教学管理中的地位

管理从本质上讲也是服务, 所以作为教学秘书, 既是教学工作管理者, 又是服务员。这种服务是具体的、直接的, 全面服务教学、服务教师、服务学生, 是教学秘书的核心任务和本职工作[1]。

教学秘书在整个教学管理中的地位, 既绝对从属, 又相对独立, 处在教学管理体系的重要位置。业务工作从属于学校教务处和学院教学院长, 受双重领导, 直接参与各种教学活动的组织管理, 具体操作教学行政事务。在全心全意为教学服务的方针指导下, 教学管理应紧吸围绕着参与教学活动的主体———教师和学生开展工作, 搞好管理、协调和服务工作。

2 教学秘书在教学管理中的作用

日常教学管理是学院 (系) 教学秘书的一项日常性的工作, 也是教学秘书工作的重点所在。教学秘书的作用, 主要体现在三点———助手、参谋、纽带。

教学院长负责本院的教学工作的组织、安排, 本身还要从事教学、科研, 大量日常教学事务性工作须由教学秘书承担, 如教师教学进度、课堂考勤、质量监控、教学工作量的核算、教研活动的开展、考试成绩的及时记录、学期中和学期末做的教学工作总结、考试后的教学质量分析等。

教学秘书具体掌管教学文书, 要及时将学校教学管理决策传达给各教学单位 (教系、研室等) , 通过教学文件的上传下达, 使教学管理信息及时传达, 并协助教学院长制定出具体的教学工作计划。在课程安排、教材选用、考试安排、教研活动计划、教学工作考核及学生成绩的录入、学分的统计等方面给领导提供可供选择的方案或意见, 将有助于教学工作有条不紊的开展, 有助于教学计划的执行和完成。

教学秘书是教学管理工作的协调者, 常处于学校教务处、教学院长、教师、学生和其它教学单位的交叉点的位置, 起着重要的纽带协调作用。应该做好中间的联系作用, 将上级的工作指示、要求准确的传达下去, 即应该把教务处教学文件和教学任务传达给院长、教研室主任、教师, 并督促其按时完成任务;及时组织教师、学生座谈, 把他们在教学过程中存在的问题及对教学提出的意见和建议反馈给学院、学校教务处, 以便及时解决问题, 保障教学秩序, 以此促进教学质量。

3 教学秘书应具备的基本素质

教学秘书工作的基本原则是:及时、有序、客观、准确、公正。及时是指对待各项工作要分轻重缓急, 不能拖拉推诿, 积压不办;有序是指注重实效, 有预见性, 做到井井有条, 不断提高工作效率;客观就是实事求是, 有较强的原则性, 违背规定的是不办, 抵制歪风邪气;准确就是要准确无误, 特别是学生成绩的上报、教学工作量的核算要准确, 避免差错;公正是指在参与评价考核教师、审核教师工作量、登录学生成绩、办理证书等过程中要公正不阿、踏实认真、细心干好本职工作[2]。

4 加强教学秘书队伍建设

教学秘书的工作性质、地位和作用, 决定了高校教学秘书必须具有高素质。随着教学改革的深入, 教学秘书要更深层次的参与教学管理, 对课程设置的合理性, 教学计划的落实、修订要有所了解, 有时要深入课堂听课、评教;随着计算机在高校教学管理中的广泛应用、校园网的建立以及大量配套教学管理软件的研发和应用 (如排课系统、学籍管理系统、教师信息系统等) , 高等学校的教学管理逐步走向现代化、科学化、规范化, 要求教学秘书必须转变观念不断提高技能, 掌握先进的管理方式和手段, 逐步适应高效率、科学化、规范化的管理要求。

4.1 加强教育理论学习

4.1.1 脱离理论指导的实践, 是盲目的实践, 脱离理论指导的教学管理, 是粗放式的管理。

科学的教学管理, 要求管理人员必须具有坚实的教育管理理论知识。教学秘书应具有较强的组织管理和协调能力, 具有独立开展工作的能力, 能在完成上级下达的任务时, 依据实际情况主动工作, 对职责范围内的工作能得心应手地组织与实施, 同时有驾驭复杂局面的能力, 始终能够有条不紊地开展工作。由于各种原因, 教学管理队伍的学历、职称和管理能力与高效率、科学化、规范化教学管理的要求还有相当的差距, 这就更需要教学秘书加强教育理论的学习。因此, 教育学、教育心理学、教育管理学、教学评价理论与方法等, 是教学秘书的必修课程。教学秘书还要学习计算机应用技术, 如数据库的应用, 电子表格的使用、电子文件的收发、储存;还有各种仪器设备的使用, 如扫描仪、复印机、打印机等。教学秘书不单单学习信息技术, 还要将技术与先进的管理思想结合, 形成新的办公理念。

4.1.2 学校要鼓励支持教学秘书参加业务培训或研讨交流会, 采用“走出去, 请进来”的方式。

走出去即组织教学秘书及教学管理人员到相关的院校参观访问, 进行实地考察, 取其之长, 补己之短。请进来即把有经验的专家学者请到学校来, 使教学管理人员知晓教育教学管理的现状和前沿动态。

4.2 树立服务意识

4.2.1 为教学服务

高校所有一切都是围绕教学服务。教学秘书作为最基层的教学管理人员更应该把工作重点立足于教学, 协助院系领导搞好教学方面工作。整理、收集教学信息及教学档案储存、管理工作做好领导助手, 要科学安排教学工作, 使工作井井有条, 并抓好工作的落实情况, 并反馈实施中的意见。

4.2.2 为教师服务

教学秘书工作是桥梁和纽带的作用。协调教师之间、教师与学院之间的关系, 把任务传达给教师, 并为教师排除教学过程中遇到的问题和困难, 如课表节次的编排从教师实际情况出发, 为解除教师的后顾之忧, 使教师全身心投入到教学中去, 使教学工作顺利进行。

4.2.3 为学生服务

学生是教学活动的主体, 树立“以人为本”的教学管理理念。尊重学生、关心学生、倾听学生们的心声, 及时组织学生座谈把信息及时反馈给学院, 改进教学方法, 提高教学质量。做到“一切为了学生”, 从学生选课、上课、考试到实践环节, 从学生的角度出发, 为学生解答问题, 防止疏漏给学生造成不必要的伤害。

4.3 不断提高科学管理的水平

在教学管理的实践中, 教学秘书不能仅满足于应付一般性的日常教学管理工作, 而被动地开展工作, 要有开拓创新的精神, 思想应该是活跃的, 对教学管理工作要有自己的见解, 善于发现问题, 积极思考和努力探索教学管理的新途径、新方法。只有不断开拓创新, 教学管理工作才能跟上教学改革的步伐, 认真总结经验, 勇于创新, 不断探索教学管理的新理念、新思维、新方法、新举措, 才能协调好各方面的关系, 当好领导的助手和参谋, 使教学管理工作上一个新台阶[3]。

5 结束语

总之, 高校教学质量的提高需要一支优秀的师资队伍, 同时也需要一批优秀的教学管理者。教学秘书在教学管理中的作用是不可低估的。只有充分肯定和正确认识教学秘书工作, 为他们营造宽松的工作氛围, 才能促进教学秘书焕发工作热情, 发挥主观能动性, 不断开拓进取, 大胆创新, 使高等教学管理向着高效、科学、规范的方向发展。S

摘要：结合工作实际, 论述了教学秘书在高校及院 (系) 二级教学管理工作中的地位及所发挥的作用, 阐述了教学秘书的工作职能、任务和工作原则, 并提出了在加强教学秘书队伍建设中的几点建议。

关键词：教学秘书,素质,职能,教学管理

参考文献

[1]杨冠青, 王艳平.做好高校系级教学秘书的”三个服务”思想宗旨[J].科教文汇, 2006 (12) :15-16.

[2]马晶.试论高校教学秘书的角色定位[J].伊犁师范学院学报, 2007 (4) :110-112.

[3]杨克平, 傅小燕.教学秘书在教学管理中的智能及素质培养[J].边疆经济与文化, 2007, 47 (11) :118-119.

秘书队伍篇5

关键词：高職院校;二级管理;教学秘书;角色定位

中图分类号：G45 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2015）26-0117-02

随着我国高等教育事业的发展，办学规模的扩大，学科、专业方向分布不断增多，统一的教务管理工作难以全面覆盖，因此，国内高职院校开始实施二级管理模式，这是保证高职院校持续、健康、稳定发展的一项重要改革举措。二级管理体制下，学院管理重心下移，权力逐渐下放到各（分院）系部，使得二级教学管理工作面临着一系列新的问题与挑战，尤其是作为二级学院（系部）的一线教学管理人员的教学秘书，更遇到了前所未有的压力。在二级管理体制中，教学秘书的管理范围扩大，教学管理工作增多，为此，现阶段如何重新定位教学秘书的新角色，以及如何加强教学秘书队伍建设是值得认真思考与探讨的问题。

一、二级管理体制下高职院校教学秘书的新的角色定位及职能

（一）管理服务员

在二级管理的体制下，高职院校教学秘书的角色应从一个简单的政策任务执行者转变为一个制定各种教学文件和制度的管理者。教学秘书应能以教务处的文件规范为基础，从系部实际情况出发，制定出切实有效的、科学规范的系部教学管理流程。在系部常规管理中，作为教学管理活动各个环节中最基层的管理者、实践者、服务者和信息反馈者，教学秘书应协助领导管理好教学方面的常规事务。例如：对专业人才培养方案、专业发展规划等文件的整理、分类、存档;教师调课、补课等手续的办理、教学资源的调配以及相关的考务安排;教师工作量、年终工作量的计算及上报以及毕业生相关事宜的安排等等。另外，在二级管理的体制下，作为系部教学管理工作窗口岗位的教学秘书，应逐渐转变观念，从单纯管理向服务角色转变，为院（系、部）领导、全系教职员工、学生、教学科研服好务，具体来讲，就是要对教学管理的执行情况和教学质量评估的结果进行分析总结;对教师教学成果、科研成果、教材征订、教师进修计划进行整理、上报;对授课记录、授课计划、期末资料等的发送、收集等等。

（二）联络协调员

实施二级管理体制后，教学秘书的协调工作不再是单一地接受教务处的指令，而是成为与教务处和各教学单位之间的桥梁（比如下达教学任务会涉及各专业之间的协调，排课又涉及与教务处、其他行政部门和兄弟系部之间的协调），要在本系教研室之间、教师之间、学生之间进行沟通协调（比如教学活动、考试安排的协调等），且要在及时准确地为师生传达学院的方针政策之余将师生对学院教学管理意见和建议反馈给院系领导，形成有效反馈机制。必要时教学秘书还需要主动联络企业、兄弟院校参与到专业建设、教学管理等工作中来，搜集有用的建议和意见，促进系部教学管理工作的健康良性发展。

（三）助手参谋员

在二级管理体制下，教学秘书除了要处理日常教学事务、执行教学计划、院系领导的指示外，还应兼职做好有关科研、人事、信息、档案、会务、兼职外聘教师管理等行政事务，推进教学改革的进一步深化，起草有关方案或文件，提供合理的建议与意见，以供领导作决策时参考。因为实行二级管理体制以后，各分院系部的领导和各教研室主任的责任加大了、担子更重了。这就需要教学秘书除了要担任助手参谋员的角色之外，还要发挥好督办职能，及时督促相关教研室、专业教师，积极完成各项教学事务，把好审核关，必要时请示分管领导，以便及时完成上级部门布置的各项任务，提高工作效率。

在二级管理体制下，教学秘书的工作繁杂而琐碎，但是不可或缺的。要发挥好其基层管理、服务、协调、参谋等职能，需要教学秘书具备极大的耐心、细心和责任心。通过教学秘书新的角色定位和基本职能，可看出教学秘书工作责任之重大，因此关注教学秘书的工作现状，加强教学秘书队伍建设，全面提升教学秘书队伍工作水平具有重要的现实意义。

二、高职院校教学秘书的工作现状

高职院校教学管理工作要科学高效、规范有序，就必然需要有一支高素质的、专业化的教学秘书队伍。而传统体制下的教学秘书在工作中却存在一些问题。

（一）重视程度不够，专业化程度不高，人员流动性大

在一些高职院校，由于思想观念陈旧，对教育管理的重要性和科学性认识不足，有的人仍认为教务管理仅是一些简单的事务性工作。因此在教学秘书的配备上，大多都是专业教师临时顶替的，或者是某些高级人才的家属等。其所学专业往往与从事的工作不相符合，也没有经过专门的培训进修，所以要熟练、高效地完成好教学秘书的工作，往往要经过一个较长的适应时期，而教学秘书在职称职务晋升、学习培训、考核评优、津贴待遇等问题上，比同等学力的教师机会少，这在某种程度上也挫伤了其工作积极性，从而造成人心浮动、队伍不稳，一些高学历、能力强的教学秘书便转岗或跳岗，人员流动性较大。

（二）工作强度大，职责范围不明确

教学管理应该是独立于行政事务的一项工作。然而，多数高职院校对教学秘书工作职责范围在其内容上都没有明确规定，除了日常教学管理和督办工作外，系部办公用品管理、后勤服务、会务服务、接待、对外联络以及财务报销等工作都是由教学秘书承担。而院系领导及教师无论大事小情、职责范围内外的事务（哪怕是教学场地或教学设备出现问题）都会第一时间找到教学秘书，所以处于学院各部门和各类人员的交叉点位置的教学秘书时常充当着“救火员”“话务员”或“跑腿”的角色，岗位职责很不明晰。

（三）职业倦怠表现明显，创新意识欠缺

近年来，由于就业的压力，越来越多高学历的人才“被迫”加入了教学秘书的队伍。而教学秘书工作的特殊性——辅助领导完成好教学相关工作，又使高学历的人才心里感到一种很大的落差，在处理完成果不明显又繁重复杂的常规性工作后，对其他工作几乎是心有余而力不足，这往往会阻碍教学秘书的发展。比如职称的评定要求必须要有科研成果，但很多教学秘书在处理完本职工作之余几乎没有足够时间和精力认真做科研，所以渐渐开始感到前途渺茫。因此久而久之会使越来越多的教学秘书缺少对岗位的自豪感和成就感，身体和情绪上都产生疲惫感，有时甚至会导致自我忽视和怀疑，从而工作态度开始消极，对待工作没有热情，缺乏责任心，人际关系日益紧张，职业倦怠表现得十分明显，更不可能有动力思考如何提高工作效率和创新工作方式了。

三、加强二级管理体制下高职院校教学秘书队伍建设的措施

（一）增强服务意识，充分发挥主观能动性

首先，对于教学秘书本身而言，应该树立积极乐观的工作态度，提高自我调适能力。学会在工作中找“乐趣”，享受在“服务”过程中得到的认同感和成就感。并制定一份适合自己的个人职业规划，明确自己的职业目标。不能因为长期从事重复乏味的教学工作就失去奋斗方向。工作中要变“被动”为“主动”，主动与专业教师、学生沟通，了解他们的想法，搜集和反馈他们的建议和意见;尤其对不熟悉日常教学规范的外聘教师主动提供帮助，提前为他们讲解学院的相关教学规范，或制定一份“致**院（系）外聘教师的一封信”，说明本系教师工作注意事项，再附上系上所有教学档案模板，以确保外聘教师在日常教学中有据可依，降低教学环节出错的可能性。“主动服务”意识树立了，工作做起来就会更得心应手了。

（二）加强学习，提高专业化水平

二级管理体制对教学秘书的工作提出了新的挑战，教学秘书只有努力加强自身的心理素质、道德品质以及文化素质等方面的修养，自觉学习管理学、秘书学等方面的知识，不断提高写作和口语表达能力、组织安排和协调沟通能力、人际交往能力、办公软件处理能力以及信息化管理能力，努力提升专业化知识和管理水平;创新工作观念、工作方法，科学管理教学工作，才能对新形势下的教学秘书工作游刃有余。此外，教学秘书在工作中还要善于总结和思考，比如有很多常规工作都具有周期性和重复性，是可以找到规律并提前准备好的。有计划、按部就班地管理教学工作，不仅能增强教学秘书的主动性和工作热情，还可以提高教学秘书的工作效率，促进院系工作顺利开展。

（三）提高对教学秘书队伍重要性的认识，建立健全机制

学院应多提供培训机会，搭建交流平台。各级领导应给予教学秘书足够重视，充分认识到教学秘书岗位在二级管理体制中的重要性，在条件允许的情况下，可根据系部的专业数量、学生规模等情况按比例增加教学秘书的编制。一方面，可以将繁杂的教学管理工作进行合理的分工，缓解部分压力，另一方面也有利于人员流动时的顺利交接。老师和学生应该全力配合、支持教学秘书的工作。同时，院系应将教学秘书队伍建设纳入“教师队伍”或“管理队伍”建设规划，提高他们在管理体系中的地位;提供教学秘书论坛、专题讨论以及工作经验交流会等平台，让教学秘书对工作过程中发现的小问题进行交流讨论，找到问题的解决步骤和办法，总结出一套科学有效的教学管理工作办法。

（四）明确教学秘书的工作范围，建立有效激励机制，稳定教学秘书队伍

二级管理体制实施后，院系要根据实际情况合理分工，制定教学秘书岗位职责，明确其工作内容和范圍，实行制度管人、机制管事，使教学秘书工作有章可循，增强教学秘书工作的操作性和替代性。这既有利于学院教学管理工作的规范化，又可以避免教学秘书人员更换时给院系部工作带来不便的情况发生。另外，院系还应根据教学秘书的工作特点并结合实际情况建立合理有效的激励机制、考核机制，奖惩分明，使其在工资待遇、职称评定、职务晋升等方面都有明确的奋斗目标，以调动其工作积极性，从而稳定教学秘书的队伍，保证教学管理的连续性。

总之，高职院校实施二级管理体制后，教学秘书在教学管理中的责任更大，地位更重，挑战也更多。因此，组织上和教学秘书本身都应该转变观念，调整和创新工作方法和思路，力争使教学管理工作在二级管理体制的新契机中迈上一个新台阶。

参考文献：

[1]姜丽娟.新时期高职院校教学秘书的工作现状及问题思考[J].科技资讯，2013（10）.

[2]周龙军.高职院校教学秘书角色定位及队伍建设的思考[J].职业时空，2010（1）.

[3]王慧勤.高职院校教学秘书工作现状与对策分析[J].包头职业技术学院学报，2009（6）.

[4]田明，芮敏娟.浅谈高职院校教学秘书工作现状及教学秘书队伍建设[J].教育战线，2011（8）.

论高校教学秘书队伍的培养篇6

一、高校教学秘书的职能与作用

(一) 教学秘书的职能

1. 统筹管理职能。

作为基层教学管理者, 教学秘书协助领导管理着教学方面的常规事务。高校教学事务头绪繁多, 教学秘书要对各时段经常性的事务做到心中有数, 对突发事件采取的相应处理措施和制定的方案应合乎情理并具有可行性与可操作性, 还要考虑到学校各职能部门与院系教学部门的关系, 做到统筹安排。

2. 组织协调职能。

教学任务经常是由多个部门共同完成的, 教学秘书协调着教务处、各院系、教研室、师生之间的关系, 充分发挥着上传下达的作用。同时, 教学秘书要协助院系做好各项教学管理工作, 如教学计划和人才培养方案的落实、教材的征订、学籍档案的管理等。

3. 检查监督职能。

教学秘书承担着对教师的教学情况、学生的学习情况定期检查的任务。其不仅要监督教学环节及相关科研项目等的落实情况, 而且发现问题后要及时反馈、及时处理。

(二) 教学秘书的作用

1. 桥梁与纽带作用。

教学秘书在工作中既与领导接触又与教师、学生接触, 既要把领导的决策向下传达又要把师生的建议和意见向上反馈。因此, 其在院系各部门、领导与师生间起着上传下达的桥梁与纽带作用。

2. 参谋与助手作用。

在工作中, 教学秘书有义务当好院系领导的参谋与助手, 并要根据自身的实际工作经验, 积极主动地向领导提出合理的意见与建议。

3. 全方位服务作用。

教学秘书的工作是将统筹管理与服务融为一体的工作。在日常教学管理中, 教学秘书既要为教学、科研服务, 又要为师生服务, 而教学运行管理、教务工作管理、课程评估管理、科研立项管理等工作中均体现了教学秘书的服务性。

二、高校教学秘书队伍存在的问题

(一) 工作受重视程度不够

高等教育的发展和教学改革的深入使得教学秘书的工作量不断加大, 而教学秘书的编制却没有相应增加, 他们大多是一个人干几个人的工作。而不少人却对教学秘书的工作缺乏正确的认识和评价, 认为教学秘书是打杂人员。教学秘书在基层的作用得不到足够的重视, 导致其精神压力大、思想负担重、工作积极性不高。

(二) 教学秘书整体素质难以提高

由于教学秘书的工作是从属性、服务性的, 因此教学秘书缺乏光荣感和责任心, 能胜任高校教学秘书工作又在该岗位上努力奉献的人不多。加之工作量大, 为避免教学事故的发生, 他们多是疲于应付各项工作, 导致其个人管理水平停滞不前、难以突破, 因此教学秘书整体素质难以提高。

(三) 工作程序不规范

规范的工作程序是提高工作效率的前提。教学秘书属于院系的办公室人员, 但业务上却受教务处领导。加之大部分教学秘书所学非本院系的专业, 专业知识的匮乏和教学管理研究意识的淡薄, 也在一定程度上影响了工作程序的规范性。

(四) 研究方向不明确

目前, 高校教学人员可以读研读博, 辅导员也可以攻读思政或者公共管理专业的硕士学位, 而属于教学秘书的相关进修、培训却少之又少。教学秘书的工作性质决定了其工作量大、经常超负荷工作, 而在业绩评比上他们却处于劣势, 既无法同教学人员一样以工作量化来权衡, 又无法同机关人员站在同一起跑线上类比。因此, 教学秘书的专业研究方向不明确, 取得相应科研成果的机会不多。

三、高校教学秘书的素质要求

(一) 思想政治素质与修养

如果没有良好的思想政治素质与修养, 教学秘书就难以准确把握党和国家的教育方针和相关政策。因此, 教学秘书必须树立正确的人生观、价值观和道德观, 忠诚党的教育事业;以科学发展观为指导, 加强思想作风建设, 以党和国家的方针、政策为前提开展工作;树立服务、协调、管理、改革的思想意识和不计名利得失的献身精神。工作中难免会遇到一些困难和挫折, 教学秘书不能因此而丧失对本职工作的信心和激情, 要有强烈的光荣感和自豪感, 对工作尽职尽责。

(二) 综合素质

教学秘书应具备良好的文字表达能力、口头表达能力、组织协调能力等。教学秘书是整个教学管理活动的参与者与组织者, 要落实每一项工作要求, 在实践中更要努力培养自己分析问题的能力和独立工作的能力。同时, 教学秘书要注重提高自身的创新能力, 不断探讨教学管理工作的规律和拓展教育教学管理工作的新途径, 寻找新的管理措施与方法, 善于发现和吸收新知识、新信息, 积极开展教学研究、学术研究。

(三) 科学管理水平

学习科学管理知识特别是教育行政管理和教学管理方面的专业知识, 能提高教学秘书管理工作的科学性。教学秘书要坚持管理育人、服务育人的原则, 使管理工作制度化、规范化和科学化。随着现代科技的迅猛发展, 计算机在教学管理中的应用越来越广泛, 教学秘书应具备熟练使用文字表格处理、数据库、教务管理系统、网络办公系统等现代管理软件的技能, 不断提高管理工作的效率。

四、高校教学秘书队伍的培养

(一) 学校重视

学校要充分肯定和评价教学秘书的工作业绩, 提高教学秘书的工作待遇和地位。学校有关职能部门应重视教学秘书的选聘工作, 充分考虑人才的专业结构和学历结构, 引进优秀人才, 提高教学秘书的档次, 以建设高素质、高水平的教学管理队伍。

(二) 有计划地交流与培训

要注重对教学秘书进行在职培训和继续教育, 让其系统地学习相关教育管理知识, 提高其理论研究的能力和理论指导实践的能力。院系可举办各种形式的短期培训班、教学管理专题讲座, 组织教学秘书参加一些重创新、重实效的学术交流活动。这些都能促使教学秘书在各自的岗位上多钻研、多学习, 不断提高他们的业务水平和工作能力。

(三) 完善管理制度, 建立竞争机制

要明确教学秘书的职、责、权, 赋予他们相应的管理权, 提高教学秘书的地位, 增强他们的主人翁意识, 充分调动他们的工作积极性, 推动教学管理事业的发展。要制定行之有效的教学管理工作规章制度, 使教学管理工作有章可循、有法可依。要建立目标竞争机制, 促进教学秘书综合素质与管理水平的提高。如开展岗位争优活动:对工作懒散、不负责任、管理能力差的坚决按章处分;对工作认真负责、业绩突出、业务水平高的给予嘉奖, 在职称评定时给予优先考虑;对管理能力突出的提供晋升机会, 增强其工作的成就感。

(四) 增强创新意识

随着教学改革的深化, 高校不仅要注重学术和科研上的创新, 也要注重教学管理方面的创新。教学秘书要在做好服务、协调和辅助工作的基础上, 充分发挥自己的主观能动性, 善于发现新情况、思考新问题、提出新方法。在遵从教学管理规律的基础上, 教学秘书应主动从工作观念、工作方法、工作手段上寻求创新, 创造性地开展工作, 协助院系制定完善的教学管理方案。

参考文献

[1]李丽虹.浅谈高校系级教学秘书的能力结构[J].青海师范大学学报, 2002, (2) .

[2]王诚怡.关于做好高校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究, 2004, (3) .

秘书队伍篇7

教学工作是高职院校的中心工作, 教学管理是学院管理的中心内容。为了加强教学管理, 高职院校各系都设有专职的教学秘书, 教学秘书在高职院校系一级的教学管理中具有不可替代的作用。教学秘书是学院教务处和系主任的得力助手, 是连接教务处与院系之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带, 具有协调、沟通、改善关系的作用。教学秘书也是直接负责高职院校系一级教学单位教学管理工作的重要人员。高职院校系一级教学单位的教学管理工作可分为教学发展决策、教学基本建设和日常教务管理2方面工作。其中教学发展决策包括学科建设、专业建设、师资建设、教材建设、教学设备建设等, 主要由分管教学工作的系部领导主持, 教学秘书等有关人员协助。教学基本建设和日常教务管理则是围绕落实教学决策方案、实施专业教学计划所开展的日常工作, 目的在于完成规定的教学任务, 实现既定的教学目标, 对系部领导的决策起到辅助作用, 这主要有教学秘书负责。

可以看出教学秘书工作责任重大, 因此关注教学秘书的工作现状, 加强教学秘书队伍建设, 全面提升教学秘书队伍工作水平具有重要的现实意义。

二、教学秘书工作的现状

1、工作任务重, 突发事件多

教学秘书的工作涉及到整个教学过程的方方面面, 工作任务很重。主要包括:学籍管理、教务教学管理、考务管理、成绩管理、教学档案管理等等。此外突发事件也比较多。如学生的原因, 教师的原因, 教学场地以及教学设备的原因等等, 哪一方面出现问题, 第一个找到的就是教学秘书。

2、人际关系复杂, 工作压力大

教学秘书日常要花费大量的时间从事各种事务性的工作, 和各部门、教师、学生打交道, 人际关系非常复杂。对于领导的安排, 既要保质保量的完成, 又要在多头领导下使工作不相冲突, 压力很大。工作中接触较多的还有老师, 包括在职、外聘、行政兼课等, 每个人的性格、要求都不一样。因此要服务好每一个老师的教学工作, 合理安排好日常教学, 维持正常的教学秩序, 难度很大。

3、待遇差距大, 工作热情低

教学秘书与教师在薪金、职称、晋升、评奖、学年评优、外出培训方面有较大的差距, 这样也使得教学秘书对付出与回报的“不对等”现象产生困惑, 使其不愿在这一岗位停留过长的时间, 从而影响工作热情。

4、教学秘书质量有待提高

教学秘书知识结构单一, 学历层次和技术职称偏低。有资料显示, 绝大多数教学秘书所学专业与从事的工作不一致, 而大多数教学秘书的学历在本科及以下, 技术职称在中初级, 甚至没有技术职称。这些都将影响到教学秘书作用的充分发挥。

三、产生这种现状的原因剖析

1、工作未受到充分重视。

由于思想观念陈旧, 对教育管理的重要性和科学性认识不足, 部分人认为教务管理是一些简单的事务性工作, 在教学秘书的配备、学习和培训上, 力度远远不够。教学秘书无论在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比同学历的人机会少, 这样严重挫伤了教学秘书工作的积极性, 造成人心浮动、队伍不稳, 一些高学历、能力强的教学秘书转为教师或调出高校。

2、工作程序不规范。

工作程序是按一定顺序和方法工作的规则, 规范工作程序是提高工作效率的关键。教学秘书在行政上属于院 (系) , 在业务上却从属于教务处, 直接接受教务处安排。为此, 教学秘书经常处于办公室事务和教务事务的“两难”境地。

3、学习机会少

如前所述, 此工作繁杂, 头绪多, 工作强度大, 基本上从早忙到晚。很少有空余时间深入思考教学管理中遇到的各种问题, 调整工作方式方法, 更不要说有时间和机会参加各种能提高自身业务水平和工作能力的培训。如教师每年暑假都有相关学科的培训, 平时也有相互学习和交流的机会, 而教学秘书岗位没有过类似的培训和交流, 平时工作也都是在摸索进行, 系统性不强, 管理起来也有难度, 不利于教学秘书在平时工作中开展科学研究和管理创新, 也就无法更好的履行工作职责。

4、职、责、权分离。

在组织活动中, 职务、责任、权力三者互为条件, 且必须平衡。如有责无权, 则无法尽其责;如有权无责, 就会滥用权力。教学秘书是基层的教学管理人员, 有一定的管理权限, 事实上, 教学秘书通常是有责而无权, 职责权无法统一, 充当的是“救火队员”的角色, 只是“做事”不是管理工作, 工作很难到位。

四、做好教学秘书队伍建设的几点思考

1、提高对教学秘书队伍建设及其重要性的认识

教学秘书作为院系教学管理工作的执行者和具体组织者, 其日常工作繁杂辛苦, 但却并不被理解与重视, 这严重影响其工作积极性和创造性的发挥。为此, 学校领导应从办学的大局出发, 提高对教学秘书队伍建设重要性的认识, 要给教学秘书工作以科学的定位, 充分肯定其价值。具体来讲, 应该建立相应的激励机制, 激发教学秘书的工作热情, 如每学年可在各系教学秘书中评选一部分优秀教务工作者, 并以资鼓励, 激发了教学秘书的工作积极性。

2、教学秘书要不断完善自我

要做好教学秘书这一工作就要做到以下几点:a、教学秘书必须具有强烈的事业心和责任感, 要甘于奉献, 为人师表。b、掌握各种技能和相应的知识, 如口头表达能力, 计算机操作水平, 档案管理水平, 心理学, 公共关系学, 行政管理学等。c、应具备健全的心理素质。在地位特殊, 角色复杂的工作岗位上做到情绪稳定、乐观向上, 不感情用事, 具有较强的人际关系协调能力。

3、加强教学秘书队伍培训

没有知识的创新, 就很难实现工作的创新。而我们的教学秘书大多整天埋头于具体事务, 学习的机会很少。因此, 我们应该为教学秘书提供条件, 努力扩大教学秘书的知识面。主要是让其结合本职工作, 学习新的教育理论、新的管理方法, 及时掌握新的信息, 以使他们将现代教学管理理念运用到实践中去, 而且要使他们对所从事的系内各专业及其他相关专业和学科的知识有所熟悉和了解。只有这样, 才能熟练掌握本系教学特点和教学规律, 才能科学地指导实际工作。培训的形式可以多种多样, 如举办岗前培训, 使其了解掌握教学秘书工作的基本内容和规范;组织参加教学管理研讨会, 使其更新观念, 改进工作方法等等。

4、提高教学秘书的待遇

教学秘书应该享受与其他岗位同等学历、资历的人员相同的待遇。例如作为学校是否可以考虑将教学秘书划归教师编制, 纳入学校师资队伍建设规划体系, 从学历、职称、年龄结构上从长计议, 卓有成效地建设教学管理梯队。此外, 还应在职称评定、分配制度和教学管理工作等方面予以有效的政策保障。

5、改善工作条件

教务处和系级管理部门应提供足够的办公设备, 在高职院校教学工作重心下移的情况下各系部可成立专门的教务科, 根据系部规模大小可适当地增加教务人员, 分担和缓轻教学秘书的工作量, 确保工作质量。学校需要不断完善校园网及教务管理系统, 借助现代化手段提高教学管理水平。

参考文献

[1]徐峰.农林高校教学秘书队伍建设的现状及对策.现代农业科技2010.07

[2]王刊侠.浅谈教学管理工作中教学秘书的重要性.黑龙江科技信息2008. (36)

[3]侯建梅.对高校教学秘书工作中存在的问题的分析与思考.科技咨询导报2007. (12)

高职院校教学秘书队伍建设探讨篇8

一、教学秘书在教学管理中的作用

1．稳定教学秩序的作用。

教学秘书的首要作用是保证各教学环节顺利进行，具体主要表现在以下几点。

(1)贯彻学院教学管理的指示、规定。

(2)保障日常教学秩序有序运转。

(3)灵活而有原则协助处理突发教学事件。

教学管理是纷繁复杂的实实在在的事务性工作，虽然这些工作是在主管领导的指导下进行，但教学秘书是具体的运作者，实践着领导的决策，决定着整个教学管理的运作，作用可谓较为重大。

2．协调沟通的桥梁作用。

教学秘书的沟通协调作用主要体现在处理好以下几种关系。

(1)学院与各教学单位之间。学院有关教学方面的要求可以通过教学秘书来传达;各教学单位在教学上对学院的反馈也通过教学秘书来反映。

(2)教学单位与教师之间。各教学单位在安排日常教学事宜时都需要教学秘书来沟通与传达，主要是由教学秘书不断地在院(系)与相关教师之间进行沟通，另外，教学秘书还要把教师们的想法、建议等及时反映给院(系)领导。

(3)教师与教师之间。在教学方面出现教师之间对教学资源的使用及时间要求上发生冲突时，需要教学秘书来沟通协调。

(4)教师与学生之间。在教学过程中，出现教师与学生之间的矛盾及学生对教师在教学方面的要求等现象时，也需要教学秘书出面调解和反映。

在这几个主要的关系中，教学秘书起着桥梁纽带作用，从而保证顺畅的信息沟通，保障正常的教学秩序。

3．参谋、助手作用。

各教学单位的教学主任负责本单位的教学管理工作，大量的日常教学事务性工作需要教学秘书帮助处理。教学秘书要在课程安排、教材选用、教学工作期中期未考核等方面给领导提供参考方案及建议，使教学工作有条不紊地进行，从而做好领导的参谋与助手。

二、高职院校教学秘书队伍建设存在的问题

1．职位重要性没有得到充分重视。

教学秘书是教务管理工作中不可缺少的角色，是高质量、高效益教学的保障。然而在实际工作中很多人忽视了这一点，更多强调教务秘书在教学管理的服务性，对教学秘书人员的配备、岗位培训、职称评定等方面重视不够，致使教学秘书在诸多方面与其他人员差距拉大，而教学秘书工作量非常繁重，这就必然造成心理的不平衡，尤其是许多参加工作不久的教学秘书看不到前途和发展前景，严重挫伤了他们工作的积极性，势必给教学管理工作带来不稳定因素和负面影响。

2．队伍结构不合理，专业能力难以提升。

很多院校的教学秘书都是从专任教师岗位挑选过来的教师，首先，其中秘书专业毕业的极少，导致教学秘书队伍专业素质不够强;其次，女性偏多，以我校为例，在我校两个学院、两个教学部和五个系部中，男性教学秘书仅有一人，其余全部为女性。

教学秘书常年忙于处理教学事务，而很多单位未能组织适时的业务提高培训，不熟悉现代高等教育教学管理思想和管理理念，久之使人看不到教学秘书的发展空间。这是职场中个人比较看重的，也是造成当前教学秘书队伍不稳定的一项重要因素。

3. 工作思想压力极大，人员不稳定。

教务秘书工作复杂、量大，责任重大，稍有闪失就可能影响教学秩序，甚至造成教学事故。为避免出现教学事故，他们往往疲于应付各项工作，导致个人管理水平难以提高;同时教务秘书作为系部领导决策的执行者，常常在执行决策的过程中遇到同事不配合的情况，从而导致教学秘书工作情绪受到影响，工作积极性也逐渐降低。

三、建设高水平教学秘书队伍的建议

教育部部长袁贵仁在第四届中外大学校长论坛上发表演讲时表示，中国高等教育将把提高质量作为发展的核心任务。在此形势下，为了今后高职院校的可持续发展，为国家培养优秀人才，努力做好教学秘书队伍的建设是十分必要的，我认为应从下述几方面努力。

1. 重视教学秘书的合理诉求，切实提高其待遇。

(1)学校及有关职能部门的领导要提高认识，坚持以人为本的思想，充分肯定和评价教学秘书的工作业绩，重视教学秘书的选拔和培养工作，同时要从整体上优化教学秘书队伍结构，在年龄、性别、学历等方面均衡合理。

(2)建议学校应该根据本校实际，将教学秘书的工作适度量化，制定合理的分配方案和标准，各教学单位应按统一的方案使教学秘书群体获得的报酬与岗位贡献呈正比。

(3)各教学单位和学校应尽可能多地提供教学研究的机会给教学秘书，鼓励其以教学管理促进教学研究，以教学研究带动教学管理工作，使教学管理工作不断系统化、专业化，让教学秘书多角度地发展。

2. 提供培训、进修学习机会。

首先，定期或不定期地采取短期培训班或进修的方式，对在岗的教学秘书进行培训;参加教学管理业务讨论会，开展横向、纵向校际之间的教学管理业务探讨，不断提高业务水平，或者选择性地组织教学秘书到兄弟院校观摩，学习别人的先进管理经验。其次，建立教学管理岗位最长年限制度。学校应从人性化、科学化管理角度，给在教学管理岗位工作达到一定年限的人员一些内部优惠政策，支持其学历的进修，将有能力从事教学工作的人员转为专任教师编制，解决其后顾之忧，使他们现时的工作更有动力。

3. 关心教学秘书的身心健康。

院系领导要多关心教学秘书的身心健康，帮助其舒缓身心压力;同时教学秘书也要努力提高自身的心理素质，努力提高自己在工作中的适应能力，不但要训练坚忍不拔的毅力，而且要培养积极乐观的情绪，力争在平凡的岗位上作出不平凡的成绩。

综上所述，在高职院校的发展过程中，学校应在正确认识教学秘书作用的前提下，有针对性地采取适当的措施，提高教学秘书队伍的待遇，丰富他们的专业知识，提供合理的地发展空间，提高他们工作的积极性和创新性，这样才能保证教学秘书队伍的稳定性和高效性，从而促使高校教学管理水平和学生培养质量的全面提高。

参考文献

[1]张海燕, 刘丽华.高校教学秘书工作中存在的问题与对策[J].河北软件职业技术学院学报, 2008, (6) :37-39.

[2]王跃, 王月梅.关于加强和改进高校教学秘书队伍建设的思考[J].吉林师范大学学报 (人文社会科学版) , 2003, (8) :123-124.

[3]唐磋, 章国安.谈对学院教学秘书工作的几点思考[J].新课程研究, 2009, (8) :110-111.

[4]李惠英.浅谈高等院校教学秘书的作用及素质培养[J].吉林省经济管理干部学院学报, 2009, (10) :120-122.

地方高校教学秘书队伍建设探析篇9

一、教学秘书的岗位职责

教学秘书的工作职责是在教务处和教学部门领导的指导下, 按照一定的教学管理原则, 运用恰当的管理方法, 组织和协调各项教学活动, 为顺利完成教学任务、达到教学目的提供必要条件, 并对由此形成的各类档案材料进行整理、统计和保存。具体地讲, 教学秘书工作的主要内容有:协助部门领导制订、实施教学计划;合理安排课堂教学、实践教学环节, 并及时协调、处理教学过程中存在的问题;协助部门领导做好教师教学质量检查与监控;协助部门领导贯彻执行学校有关教学和学籍管理方面的规定;总结教学管理经验, 收集、整理、保存有关教学文件、教学资料、实习报告、毕业论文等资料;组织安排考试, 并做好成绩管理;组织安排相关业务会议;完成领导交办的其他任务, 等等。

二、我校教学秘书队伍的现状

1. 学历与专业素养。

我们学校是苏北一所比较特殊的公办民营性质的高校, 由八所知名高校联建而成, 由八个系一个部组成, 每个系大都配备两名教学秘书, 师生较多的大系配有三名。教学秘书除了要听从院教务处的统一安排外, 还要服从各系部主任的要求, 服务于每个系部一两百个老师和两三千名学生。由于受传统观念的影响, 对教学秘书工作的性质与作用认识不充分, 在教学秘书队伍建设上缺少规划, 造成教学秘书队伍结构不够合理、不尽完善。主要表现为整体学历水平还不高, 教师大都是硕士学历, 而教学秘书基本是本科学历;专业对口性不强, 大多教学秘书都非教育类、管理类和文秘类专业出身, 没有经过专门系统的学习和培训, 不熟悉现代管理思想, 缺乏教育教学管理的理论知识, 工作中主要采用经验型管理方法, 难以提高教学管理整体水平。

2. 年龄与职称结构。

我校教学秘书比较年轻化, 能适应现代教学管理需要, 不足之处是缺少必要的管理经验。大都工作未满五年, 基本上都是初级职称, 只有两三个刚评上中级职称, 且对副高级职称的评选还没有计划。

3. 缺乏业务学习与岗位培训, 以经验管理为主。

高校要实行科学化、规范化、程序化管理, 提高学校的教学管理层次, 就必须提高教学秘书的整体素质和管理水平。教学秘书需要掌握有关管理学、教育学、秘书学理论知识和现代化管理手段, 以适应教学管理发展的新趋势, 这就需要教学秘书在工作中不断学习。学校应建立相应的制度、采取必要的措施保障教学秘书的业务学习和岗位培训。我校教学秘书基本上属于经验型管理, 对新进教学秘书没有特定的岗前培训, 在工作中又缺少岗位培训, 也没有组织教学秘书进行业务学习与交流。

三、加强教学秘书队伍建设的措施

1. 促进教学秘书队伍整体素质的提高。

教学秘书对课程的安排、考试的安排等都关系到正常的教学秩序, 如果做不好, 将会造成严重的教学事故。因此, 教学秘书必须具有高尚的道德素养和较强的责任意识。同时教学秘书还应该广博地积累知识, 系统地学习各种有关的高等教育管理知识, 如教育管理学、教育心理学、教育哲学、高等教育学等, 加强理论研究和创新能力, 提高文化素质和业务素质, 使个人素质显著提高, 还可以通过学习一些法律、历史、心理学等相关学科的知识, 从各方面充实自己。教学秘书最主要的日常工作是教学服务, 这就需要教学秘书具备较高的心理素质水平, 具有良好的心理平衡能力, 忍受工作中出现的种种误解、委屈, 善于控制、调节自己的情绪, 在工作中始终保持乐观向上、热情诚恳的心态, 保持一种从容不迫、不卑不亢的风度, 做到认真仔细, 心胸坦荡, 豁达大度。教学秘书还应该跳出以往的思维定式, 进行观念创新、方法创新和手段创新。

2. 加强业务培训, 提高业务能力和水平。

有组织地结合学校工作实际, 开展教学管理研究, 由教务处牵头, 对教学过程中带有共性的问题进行有计划、有目的、有重点的探索和试验, 建立教学管理研究立项制度。学校每年可拿出一定的科研经费支持教学管理研究, 使教学秘书参加教学管理项目的研究活动, 并鼓励教学秘书要不断研究教育理论, 总结教学管理工作经验, 撰写教学管理研究论文, 将教学管理工作不断提高到新水平。加强业务进修与培训工作, 重视和支持教学秘书参加教学管理业务讲座会, 提供机会让教学秘书外出参观学习, 扩大业务工作视野。可利用学校现有资源, 对教学秘书进行必要的业务培训, 如管理学、教育学、计算机技术等方面的短期培训。

3. 引入激励机制, 充分肯定教学秘书工作的地位与作用。

学院领导应该对教学秘书的工作给予肯定, 并为其自身发展创造良好的平台, 让其充分展示自己的聪明才智。如:办公环境、人际关系等方面给予适当的优待, 这样可以为教学秘书创造良好的工作环境, 即便面临着诸多压力, 工作起来也会是干劲十足的。学院可以开展教学秘书之间的岗位争优活动, 评选优秀教学秘书, 促进教学秘书自身的学习。教学秘书工作比较具体而细致, 难见成效, 不容易被重视, 在政治待遇、利益分配和职称评定方面处于劣势, 因此需要改革现有管理制度, 提高教学秘书待遇, 使之与其工作地位与作用相适应。

总之, 教学工作是高校的中心工作, 教学管理是学校管理的中心内容。教学秘书处于教务处、教学主任、教师、学生和其他教学单位交叉点的位置, 起着桥梁、纽带、沟通、协调的作用。学校要采取有效措施建设一支高素质、高效率的教学秘书队伍, 充分发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中的积极作用。

摘要：教学秘书作为高等院校最基层的教学管理者和组织者, 肩负着院系教学管理的组织和协调任务, 其作用是不可替代的。正确认识和对待教学秘书工作, 加强教学秘书队伍的专业素养和能力水平建设是保证高等院校教学工作有序进行的基础, 也是推动高等院校教学质量, 以及人才培养质量提高的重要力量。

关键词：地方高校,教学秘书,岗位职责,现状,建议措施

参考文献

[1]毕灵敏.地方高校教学秘书队伍建设的现状与理性思考[J].科学教育论坛, 2005, 9.

[2]蔡银宁.高等院校教学秘书的作用及素质培养[J].宁波工程学院院报, 2005, 2.

[3]陶玉萍.福建高校教学秘书队伍结构状况分析[J].福州师专学报 (社会科学版) , 2000, 2.

秘书队伍篇10

关键词：新形势；高校教学；秘书队伍；问题；对策

高校教学秘书队伍的教务管理工作的水准会直接影响到高校的教学质量，并且会直接阻碍高校人才建设目标的实现。高校教学秘书队伍是高校领导的得力助手，也是学校管理层与学生之间的联系媒介。高校教学秘书队伍根据学校管理层提出的方案，来进行全面的执行，并且帮助教师维持学生的课堂纪律，而这也为高校的教学质量与效率的提升具有非常大的影响。所以，伴随着我国学生的教育体系的发展日渐增强，以及教学改革力度的提升，高校教学秘书队伍的工作要求也越来越高，并且也将成为高校教育中不可缺失的一部分。

一、高校教学秘书队伍的作用

1、服务性。高校教学秘书队伍的工作职责就是为了加强在学校管理层与学生之间沟通工作，并且协助高校管理层进行管理工作，因此高校教学秘书队伍具有服务性的作用。高校教学秘书队伍需要对高校的教务工作进行完善的安排，协调教师之间的课程安排，对学生的学习教材进行预订，将教师的意见反馈给高校管理层，通知、记录会议等，都是高校教学秘书队伍的工作职责。

2、协调性。高校教学秘书队伍就是学校管理层与教师之间以及学校管理层与学生之间的关系媒介，并且在日常的教务工作当中，有效的协调高校的教务关系网。高校类似于一个小型社会，因此各层级部门之间的关系协调非常关键。可见高校教学秘书队伍的协调性工作非常关键。第一，在多层级的管理模式之下，高校教学秘书队伍直接参与到教务管理体系当中，并且有效的协调多层级之间的管理关系。第二，高校教学秘书队伍的主要工作对象就是教务工作管理，而且是高校教学秘书队伍的工作目标就是建构扎实的高效教务管理基础，并且为学生营造最佳的教学环境。

3、监督性。高校教学秘书队伍是学校管理层与学生以及学校管理层与教师之间的关系协调者，因此高校教学秘书队伍需要对学校的一切教务工作的实施进行有效的监督与反馈，从而保障学校教学工作的顺利展开。高校教学秘书队伍在高校的教育体系中，扮演着非常重要的角色，因此高校教学秘书队伍也是最适合扮演监督者的群体。因为高校教学秘书队伍对于高校的运转情况与教师的教学情况等是最为了解的，因此在开展监督与反馈工作的过程中，更具高效性与针对性。

二、高校教学秘书队伍存在的问题

1、高校教学秘书队伍的工作态度不正确。部分高校教学秘书认为自身的价值低微，不能为高校做出较大的贡献，因此在工作过程中，没有建立正确的工作态度，使得高校教学秘书的相关工作做得不到位。从而对学生、教师以及教务工作等都失去了关注度。高校教学秘书队伍的工作态度需要进行改善，应该正视自己的工作职责，明白自己的工作重要性，更多与学生的品德教育以及基本素质培养出发，这样才能为高校的发展谋求更为长远的发展影响。

2、高校教学秘书队伍与学生的交流过少。高校教学秘书队伍在进行教务工作管理的过程中，与学生的交流过少，这将导致高校教学秘书队伍在制定相关的政策与系统的时候，以及执行一定的教务管理工作的过程中，难以从学生的角度来考虑问题，使得教务管理工作的开展效果有限，无法完全达到成效。而且在学生与高校管理层之间的关系协调工作上，也将出现滞怠。

3、高校教学秘书队伍态度不够友好，让学生产生距离感。有时候，高校教学秘书队伍对教务管理工作的开展产生消极情绪，甚至表现到与学生的交流上来，使得学生在交流过程中，觉得和老师有非常大的距离感，从而融入不到老师的谈话思路当中，跟不上管理脚步。积极、和谐的管理氛围，有时候更利于学生适应高校学习，而老师也应该以学生的思想及感受为首位来进行教务管理工作开展的考虑，从而将高校教务管理工作与人性化理念充分结合。如果老师的情绪与态度过于消极，采用高压政策来对待学生，那么在教务管理工作的协调效果上将是收效甚微。

三、建议

1、深入与学生进行交流。高校教学秘书队伍在进行教务管理工作的过程中，可以充分利用自身的想象力来实现高校教学秘书队伍与人性化理念的充分结合。学生的自制力低，高校教学秘书队伍就需要在了解学生的学习能力及反馈等内容的情况下，与学生进行深入交流，从而为学生营造更为适合的教学空间，调动整体的校园氛围，让所有的学生都能够积极的参与到学习当中。

2、改变工作观念，提升工作质量。高校教学秘书队伍应该改变传统的工作态度，在工作观念做出全新的改变。由过去的被动式工作态度，改变成为主动投入工作的工作观念。并且主动的融入到学生的交流当中，从而进一步实现高校教学秘书队伍教务管理工作与人性化理念的充分结合。高校教学秘书队伍除了要更加正视教务管理工作的态度，还应该进行自我充实，为自己的工作观念注入更多的创新意识。

3、改变传统的管理模式，追求无权威的交流氛围。学生只有在轻松的教学氛围中，才会不经意的展示出自己的学习才能。但是传统的工作管理观念中，都是塑造的严师形象，使得学生很难轻松下来进行深入交流，在学校中都绷紧了神经，根本无暇展现自己独到的想法。所以，高校教学秘书队伍在教务管理过程

（下转第215页）

（上接第218页）

中，应该为学生塑造一个轻松的教学氛围。从而形成一种平等的师生关系，打破传统的学习氛围，追求无权威的学习环境，将学生的学习氛围真正发展成为轻松、活跃的开放式学习空间。

我从来都倡导与学生做朋友，而不是以老师的身份压制学生。所以，在教务管理工作的开展中，我都是主动与学生进行深入交流，从而帮助增进彼此之间的感情。而且在每一次的交流中，我都会首先征求学生的意见。当然，如果是说的与教务管理工作意见以外的问题，那么我是不会透露秘密的，只会私底下与学生进行交流。也因为我的和蔼可亲，与学生做朋友，使得学生都非常愿意与我做朋友。也因为我营造的氛围非常放松，使得所有的学生在和我交流的时候，都非常愿意表现自己，并且都非常集中自己的注意力，一有什么问题，都会积极的询问我。我非常推崇这种工作方式，并且利用这种方式与学生之间，建立了非常深厚的关系。

4.适合的教材是人性化理念结合的基础。为了顺应现代化教育的发展，相关的学习教材也应该做出改革。在传统教材的基础上，做出改变，将单一的、乏味的文化知识进行调整，提高教材的趣味性与活动性，从而真正实现现代化教学与人性化理念的结合。高校教学秘书队伍应该针对教学的情况，选择更为合适的教材，从而帮助教师有效的提升学生的学习质量。学生的思维逻辑能力及性格等方面的内容还处于发展阶段，因此结合人性化理念，从学生的角度出发，根据学生的真实诉求与需要来编排教材，从而帮助提升教学质量。

例如，在选择需要购买的教材之前，高校教学秘书队伍可以与学生进行有效的沟通，了解学生在学习中真正的诉求之后，将其建议进行归纳总结。然后将总结后的建议交予任课教师一同讨论，在得到任课教师的专业意见之后，与学生的想法相融合，选择最为适合的教材，这样不仅能够更为适用于任课教师的教学要求，而且还能够满足学生的需求，从而有效的提升学生的学习效率与质量。

作为高校教学秘书队伍，将教务管理工作与人性化理念的结合才是根本所在。而且这也是高效教务管理工作开展的首要目标与任务。作为家长、学校、老师甚至社会之间的沟通媒介，高校教学秘书队伍应该从各个角度来进行考虑，并且顺应他们的想法，而不是采取扼杀式的交流方式，以自己的权利来逼迫学生做自己不喜欢做的事情，从而忽视了学生的黄金发展阶段。通过对当代的高校教学秘书队伍教务管理工作的发展状况展开分析研究，并且就人性化理念角度出发，分析其中所存在的问题，从而提出对应的解决方案，来帮助解决与改善当代高校教学秘书队伍教务管理工作中的相关问题。

参考文献

1 刘昌明.赵传栋.创新学教程[M].复旦大学出版社，2006

2 单中惠.西方教育思想史.[M].山西人民出版社，1996

3 赫尔巴特.李萁龙.普通教育学.[M].浙江教育出版社，2002

高校教学秘书队伍建设之我见篇11

高校教学管理工作要规范有序、科学高效, 需要一支高素质的教学秘书队伍。在以信息技术为先导的知识经济时代, 高等院校的各个方面都在发生着不同程度的变革, 教学秘书要适应现代化教学管理的要求, 应在思想、政治、身体、心理、业务等方面具备一定的能力, 其中基本业务素质是教学秘书做好工作的关键性支持因素。

1、统筹管理能力。

学校的教学事务头绪繁多, 处于基层教学管理岗位的教学秘书应通晓各学年各学期各时段的常规性事务, 做到事前有计划, 计划有余地, 相应的处理措施和解决方案要合乎情理, 具有可行性和可操作性, 要考虑院 (系) 与学校整体的关系, 从时间和空间上妥善安排, 分清事情的轻重缓急以及要达到的目标要求。

2、沟通信息的能力。

教学秘书在教学管理系统中所起的重要作用之一就是协调与沟通信息的作用, 而协调关系也必然要通过信息沟通的渠道来进行。教学秘书经常要同上级部门和领导沟通信息, 接收学校有关教学方面的信息, 汇报本院 (系) 的教学工作情况, 使得上下步调一致, 形成合力。要了解本院 (系) 的教学状况及发展势态, 教学秘书要与教师和学生充分交流意见, 搜集传播相关信息。

3、现代化管理技能。

目前, 教育管理正在由纸笔式管理向微机网络化管理过渡, 全国大部分高校已经建成了校园网, 为管理的现代化、信息化提供了操作平台。作为教学秘书, 不仅要有现代化的管理理念, 还要掌握系统管理、信息管理、量化管理等先进的管理方法和技能, 会熟练使用字表处理、数据库、教务教学管理系统、网上办公系统等现代管理软件, 掌握信息搜索查询的技能, 能快速准确地处理办公事务, 为师生提供快捷优质的服务, 同时也减轻工作强度, 提高工作效率。

4、协作意识及相应能力。

教学秘书经常与教务处人员、院 (系) 领导、教师和学生打交道, 很多工作的顺利完成都得益于几方面人员的共同努力。因此, 教学秘书在工作中应具有与他人协作共事的观念, 处理问题时要从多角度考虑, 力求恰倒好处, 及时疏通异议, 妥善处理好交办和催办的事情。

5、借鉴与创新的能力D。

现今是知识信息社会, 共享资源越来越多, 人们之间的距离正在缩小, 各个领域的新思想、新方法、新技术、新手段层出不穷, 传播渗透迅速。各高校, 管理人员应该放开眼界, 勇于探索, 学习和借鉴发达国家和中国发达地区高校管理的先进经验和技术, 结合本校本单位的实际情况, 在各自岗位上创新实践, 朝着管理规范化、现代化目标努力。所以, 教学秘书这支管理人员队伍也必须具备借鉴和实践创新的能力。

6、综合业务素质。

这是指教学秘书要通过各种学习途径获取与在岗位所需要的知识与信息。秘书工作常识也要懂, 各类教学相关会议安排, 对外交流与合作等都要做到场合适宜, 程序正确, 策划周全。另外还要懂得教育教学知识, 熟悉高校教学管理规律, 主动吸收、掌握和运用先进的管理知识, 炼就准确的思考判断能力、科学新颖的预见力与创造力, 使得本职工作得心应手、游刃有余。

二、加强教学秘书队伍建设

高等学校应该制定相关政策, 在职称、职务的考核、晋升方面给予教学秘书应有的重视, 稳定教学秘书队伍, 提高管理水平, 把教学秘书整体队伍的建设纳入到学校的师资培养计划之中。

具体可采取以下几项措施:

1、重视教学秘书待遇

学校及有关职能部门领导要提高对教学秘书队伍建设的认识, 重视教学秘书的选拔与培养工作。要合理评价教学秘书的工作业绩, 建立合理的评价机制, 提高教学秘书的工作地位与待遇, 充分调动教学秘书的积极性。

2、建立竞争激励机制

奖优罚劣, 优上劣下, 开展教学秘书之间的岗位争优活动, 对工作责任心强, 业务水平高, 业绩突出的给予表彰和奖励, 在职称评聘时可优先考虑。

3、开展经验交流活动

经常组织教学秘书开展教学管理工作经验交流活动, 对教学管理中出现的一些典型案例进行研讨, 以提高管理水平, 为教学秘书提供到其他院校参观学习的机会, 借鉴其好的经验, 开阔他们的工作视野, 以不断提高工作效率。

4、提供进修学习机会

系统的学习各种有关高等教育管理知识, 加强理论研究和创新能力, 提高文化素质和业务素质, 使教学秘书队伍整体素显著提高。定期或不定期的对教学秘书进行培训, 参加有关教学管理方面的研讨会, 交流教学管理工作的经验, 取长补短, 以不断提高业务水平。

摘要：教学管理是保障教育质量的核心工作之一而提高教学质量是高等教育永恒的主题。本文笔者着眼于高校教学管理中的重要组成部分——教学秘书队伍, 探讨了新形势下教学秘书应具备的素质, 并就加强教学秘书队伍建设的方法与途径作了探讨。