涉外秘书

2024-08-18

涉外秘书（精选3篇）

涉外秘书篇1

我国经济正逐步与国际接轨, 与国际的交流合作日益增加, 需要大量能处理涉外事务的综合型秘书人才。因此, 能熟练运用英语处理涉外事务的综合型人才, 成为当前各大院校尤其是高职院校涉外文秘专业的培养目标。涉外秘书英语是专门用途英语 (ESP--English for Specific Purpose) 的一个分支。当前学术界公认的是斯帝文斯所下的定义:“ESP课程指教学目的和教学内容原则上或完全由英语学习者的功能性和功用性所决定的英语课程。”要达到这一要求, 涉外秘书不仅要掌握相关的英语语言知识, 更要有正确的跨文化交际意识。了解了文化差异, 由于文化差异产生的语言使用的不同, 懂得运用到跨文化交流中, 才能更加顺利的处理涉外事务。因此跨文化交际能力应该成为涉外秘书英语教学重点培养的能力之一。英语教学中可注重文化导入, 提高学生的文化敏感度, 从而培养学生正确的跨文化交际意识和能力。

1 英语教学中文化导入的重要性

语言是文化的载体, 都有其相应的文化背景。因此, 作为跨文化的英语学习也不应该是一个独立的过程, 它是与其独特的文化、社会背景等因素息息相关的。通过英汉语言文化的学习, 能够更加系统、更加全面的了解由于文化差异所导致的语言差异, 才能“得体”地运用语言, 成功进行跨文化交际。因而英语文化是英语学习过程中最需要了解和掌握的内容。英语文化学习对英语学习的促进作用非常直接和明显, 不了解它而导致的语用错误和交际失误比比皆是[6]。

如果不了解英语文化, 或对文化差异不够重视, 就有可能在日益频繁的涉外交际活动中碰壁。只教给学生某个英文句式, 不解释其应用的语言环境和文化背景, 学生掌握了句子, 却不知道该在什么时候使用, 也是导致中国学生英语“开不了口”的一个原因。因此, 英语教学除了要注重英语语言知识之外, 更应该透过教材的语言形式, 深挖其中的语用问题, 从而培养学生对文化差异敏感度, 引导学生重视英语表达的得体性。另一方面, 跨文化交际的能力不仅指掌握和理解目的语语言与文化的能力[3], 同时也包含保留和弘扬母语优秀文化传统的能力[5]。

2 文化负迁移和跨文化交际能力的培养

迁移是外语学习中的一种常见现象。研究表明, 外语学习者常常会在无意识中把母语语言形式的特点运用在外语学习上。既然语言是文化的载体, 那么长期在母语文化熏陶下所形成的思维方式和表达习惯必然会在跨文化交际中不自觉地迁移到目的语 (target language) 中, 形成“文化迁移" (cultural transfer) 。中英文化差异较大, 因此这种“文化迁移”往往会妨碍交际的成功, 甚至会引起对方的误解。“文化负迁移”就是指这种由于文化差异而引起的文化干扰, 表现为在跨文化交际中, 或外语学习时, 人们下意识的用自身的文化准则和价值观来指导各自的言行和思想, 并以此为标准来评判他人的言行和思想。

中国人隐私观念较为薄弱, 第一次见面就有可能会问对方的年龄、婚姻状况、收入等, 这种文化差异常让西方人惊讶, 他们觉得他们的隐私受到侵犯。例如, 在学界讨论颇多的中国人见面打招呼, 问:“去哪里啊?”, 这是中国式的寒暄, 含义超过了“去哪里”本身了。但学生如果缺乏文化差异意识, 没有培养好正确的跨文化交际的能力, 就很容易受“文化负迁移”的影响, 见到西方人直接就按照中文的问候方式翻译为:“Where are you going?”则会让对方觉得你在打探他/她的隐私, 而不悦, 甚至会有一种“It’s none of your business!” (关你什么事!) 的想法。而中文中有时会问“吃饭了吗?”直接翻译成“Have you had your dinner?”而不考虑文化差异和这个英文句子的应用背景, 对方会误以为你要邀请他/她吃饭, 而回答:“Thank you!”因为在西方这一表达的潜在语用是邀请对方一起用餐, 甚至有希望与对方交异性朋友的潜在含义。所以应该告诉学生在这种涉外交际中, 问候、打招呼时应当采用归化的翻译方法, 改成“Hello!”或者“how is everything?”可见, 简单的一个打招呼方式就可以映射出语言背后文化的差异, 以及由于文化差异带来的语言运用的不同。缺乏相应的文化背景知识和文化差异意识, 就连简单的招呼都会造成误解。

在接待中, 中国人喜欢用自我否定来表示谦虚。这种观念也常常“迁移”到英文的交际中。例如在馈赠礼物时, 中国人会送很贵重的礼物, 却时常会说成“薄礼”、“不值钱的”, 如果说“It’s cheap, valueless.”, 西方人会觉得“没有用的东西, 送给我干嘛”, 结果一拆开礼物却贵重得让对方受宠若惊, 会有“无功不受禄”的感觉。

在学校里给学生作英文的模拟面试中, 有时候问他们在之前的兼职工作或实习中学习到什么, 有些学生会将工作中自己的缺点和很多有待提高的地方说出来。提到英语, 他们会说“My English is very poor.I still need to practice more and improve it!”这种反应在西方会被认为是不自信的表现, 因此也会导致面试的失败。这说明学生跨文化交际意识不强, 也反馈出当前英语教学中对文化导入的不足。

以上种种都是文化负迁移导致跨文化交际的失败。如果没有养成正确的跨文化交际的意识, 就会导致交际用语使用不得体, 而最终导致跨文化交际的失败。美国会语言学家沃尔夫森 (Wolfson) 就曾经指出:“在同外国人打交道时, 对方往往对发音和语法错误比较容忍, 而对由于文化差异所造成的语用失误颇为计较, 原因是他们一般意识不到这种文化差异和语用的相对性。”[2]换句话说, 在某种文化背景下被认为是礼貌的或者得体的表达方式或举止行为, 在另一种文化背景下有可能会被认为是粗鲁和无礼的。

不了解文化差异, 没有跨文化交际意识, 通常会造成跨文化交际的误会和失败。因此, 跨文化交际能力的培养在英语教学中引起了较大关注。高职高专院校的秘书英语课程的教学目标在跨文化交际能力培养方面就有所侧重。例如, 在刘玉梅主编的《秘书英语》第二部分的寒暄和介绍当中就着重于见面寒暄和介绍的正式与非正式用语的应用。教师在这部分的教学可利用教材, 深挖语言的语用问题, 拓展文化导入, 对中西文化进行对比, 引导学生掌握得体的交际用语。如, 第一部分“机场接待”中, 如果单纯教给学生“Did you have a nice trip?”学生虽然掌握了句子, 却不会在适当的时候使用。因此, 可以对比中国人在机场见到会说“一路辛苦了!”, 从语言中让学生充分的体会到文化差异, 懂得语用功能的对等, 降低“文化负迁移”的干扰, 更有利于掌握语言知识和提高交际能力。

3 英语教学文化导入的方法

为了培养未来优秀的涉外文秘工作者, 在英语教学中应当更加注重中西方文化的导入, 防止“想当然”的文化迁移。可以通过文化导入的教学方法, 培养学生的文化差异意识, 从而达到培养他们的跨文化交际的能力。可以采用以下三种方法:

1) 探索发现法。课堂上背景知识导入的教学中, 教师应充分利用教材内容, 结合教材, 适时传授相关交际文化知识, 引导学生积极、自主探索以及发现文化差异, 并累积形成跨文化差异意识, 提高学生的文化敏感度, 掌握得体的交际文化用语, 避免一些不必要的误解。

2) 汉英文化对比法。在课堂上如果涉及到跨文化交际中的谈话主题和内容, 可以导入汉语文化, 与英语文化进行对比, 启发学生发现其中的文化差异, 再借以“文化迁移”导致跨文化交际失败的例子, 加深印象, 达到揭示英语文化的特征, 又加深了学生对自身文化的理解和掌握, 避免出现“中国文化失语症”。

3) 角色扮演法。教师指导学生根据给出的交际情景, 模拟各种交际情景。例如, 办公室前台接待等, 让学生结合已学内容, 自编自演, 置身英语文化的角色之中, 在仿真的情境中运用语言, 体会由于文化差异导致的语言差异, 从而提高学生的跨文化交际能力。

总之, 在涉外秘书英语教学中注重文化导入, 能让学生意识到文化差异和“想当然”的文化迁移容易导致跨文化交际失败的结局, 从而提高文化差异的敏感度, 培养涉外交际活动中正确的跨文化交际意识和能力, 达到培养运用英语处理涉外事务的综合型人才的目标。

摘要：国际交流合作日益增加, 国内对能承担跨文化交际工作的涉外文秘工作的需求也随之日益增加。然而由于缺乏文化差异意识, 或无意识的“文化负迁移”, 涉外文秘工作者常在跨文化交际中失败。因此英语教学中应注重文化导入, 通过提高未来涉外文秘工作者对文化差异的敏感度, 培养涉外交际活动中正确的跨文化交际意识, 提高他们工作中交际的能力与技巧。

关键词：文化差异,文化负迁移,文化导入,跨文化交际能力,英语教学

参考文献

[1]Johnson K.An Introduction to Foreign Language Learning and Teaching[M].Beijing:Foreign Language Teaching and Research Press, 2002.

[2]Wolfson N.Rules of Speaking.In Language and Communication[M].Longman, 1983.

[3]Kramsch C.Language and Culture[M].Shanghai Foreign Lan guage Education Press, 2001.

[4]曹曦颖.英语“文化导入”教学模式研究[J].四川师范大学学报, 2006 (11) .

[5]从丛.谈外语教育中目的语文化与本族语文化的兼容并举[J].外语界, 2003 (4) .

[6]刘长江.谈外语教育中目的语文化与本族语文化的兼容并举[J].外语界, 2003 (4) .

[7]刘玉梅.秘书英语[M].北京:清华大学出版社, 2009.

[8]张勇.英语教学中文化导入的重要性[J].天津外国语学院学报, 2003 (1) .

[9]张妤.涉外文秘英语教学中的文化导入[J].辽宁行政学院学报, 2008 (3) .

涉外秘书篇2

名片应使用规范汉字印制，如果是与港、澳、台胞及外国人交往，也可选用繁体字

国际电报按其所使用的文字和电码可分为：明文电报、商用成语电报、商用密码电报、罗马字电报

国际电报按传送时间之快慢可分为：书信电报、普通电报、加急电报

接待室室内布置四大因素：光线、色彩、声响、空气

处理突发事件：值班人员要临急不乱，及时向上司汇报请求，在没得到上司的指示之前，为保障人民群众生命财产的安全、减少扣件，值班秘书应在可能的范围内适当地采取临时应急措施。

值班制度包括：

1、岗位责任制度：明确规定值班工作的职责范围和值班纪律。

2、领导干部值班制度：要求除一般的值班人员外，还应有一名中层以上干部负责当天或当周的值班工作，以便及时处理、解决重大问题，防止急事、大事无人处理。

3、请求报告制度：要求值班人员值班期间对于所遇到的重要问题或无把握处理的问题，不可擅作主张，应先请求，后办理；对重要的紧急情况和重要信息，要及时报告，不得拖延或知而不报告对于一些特殊的重要的突发事件，也可边处理边报告，但不可办而不报。

4、交接班制度

5、保密制度

如何刻制单位印章：单位的印章，须经过公安部门批准，然后到指定单位刻制，或由其主管上级单位负责制发。单位内部的专用章、负责人印章可由单位出具证明，经公安部门备案，然后到指定的工厂或刻字社刻制。

如何妥善保管印章：

1、印章应存放在安全可靠的地方，最好是放在保险柜内；

2、节假日应特别小心，存放印章的地方一定要上好牢固的锁，必要时还要贴上封条；

3、印章要随用随开锁，不用时不能随便搁放在桌面上。

如何履行用印手续：

1、严格履行用印批准手续；

2、严格监督用印；

3、严格执行用印登记制度；

4、认真盖好印章；

5、正确使用专用章；

介绍信的作用：

1、介绍作用

2、证明作用3

介绍信种类：证明信、存根介绍信、普通介绍信、专用介绍信

国际信封书写要求：

1、收集人名址要用英文、法文或寄达国通晓的文字书写，寄达国国名和地区名要用大写字母书写；

2、寄往蒙古、朝鲜、日本以及我国香港、澳门、台湾的信件，可以使用国内标准信封，按中文习惯书写收、寄件人姓名、地址；

3、不能用红笔或铅笔书写

大事记的特点：

1、史料性

2、记事性

3、简明性

涉外接待注意事项：

1、严守秘书，确保安全：接待外宾时，有关人员必须注意内外有别，自觉执行国家有关的保密规定，严守党和国家的机密，防范各种可能的政治、军事、经济等情报的窃密，确保国家机密的绝对安全检查；要做好接待工作中的保密工作，做好饮食、住地和交通等方面的安全工作，以确保外宾的人身安全；要保守重要会谈、文件和活动的秘密，以保证涉外接待和合作的顺利进行；

2、遵守纪律，讲究信用：自觉遵守有关纪律，严格执行请示报告制度，任何人不得以任何名义背着组织同外国机构和人员作不正当的来往交易，牟取私利；涉外接待中要信守诺言，以树立组织的良好形象；

3、不卑不亢，平等相待：涉外接待中，应本着不卑不亢、平等相待的原则，不管外宾是来自哪个国家和地区，我们都应按照接待规格，予以热情友好的平等接待，都应尊重他们各自的风俗习惯。

4、精心组织，厉行节约：接待需要人力、物力、财力作保障，接待人员应在不影响接待规格的前提下，严格按照有关部门的规定，精心组织，精打细算，节约开支，反对铺张浪费，树立良好的接待风气

会议通知必须写明：会议名称、会议内容或中心议题、会议起止时间、与会人员须知事项。如果是跨地区的会议或学术会议，最好发两次通知。第一次通知是预先性的，通知的后面应附回执。回执的内容包括：与会者姓名、性别、年龄、职务、住宿要求、工作单位、地址、邮编及联系电话、等接到肯定参加会议的回执后，再发第二次通知，即报到通知

召开员工大会，涉外秘书的主要任务：

1、发出通知。告知员工大会的内容，开会的时间、地点；

2、布置会场。组织有关人员布置好会场，例如会标、主席台的布置，音响、照明的检查等；

3、准备好会议的文字。及时准备好领导的讲话稿，人报告用的有关文件、资料、统计数字，等等。

案例分析：客人依约前来，领导却因急速外出或非外出不可，而又来不及通知客人，这是主任的失礼。

1、涉外秘书应代表上司对客人诚恳地表示歉意，请求谅解，并说明情况及领导预定回来的大概时间，征求客人意见。

2、如果客人留下来等待上司，则应先客人谈谈，而决不能让客人独自坐着干等。如果客人要先回去，则要注意不要忘记与客人商讨有关再联系事宜。

3、如果客人同意，也可以根据客人来访的意图和洽谈的事项，将其介绍给其他有关的部门或领导

4、如果领导在因事临时外出时已交代好如何接待有约在先的客人，那么就要照领导的指示

涉外秘书礼仪篇3

“礼“是人们在社会生活中相互交往时的一种行为规范。礼是怎么产生的？有人认为：人类在狩猎时代就已经知道要有礼貌，因为在打猎时，打猎者相互间必须保持适当距离。随着人类历史的前进，随着社会经济、政治和文化的发展，人际交往日趋平繁，社会生活更加复杂和多样化，“礼”也不断丰富和发展。

“礼”是上层建筑的一部分，它的发展以物质生产和社会发展为基础。自从有了阶级和国家，“礼”的发展也达到了一个新阶段。这时候，“礼”已不仅是个人之间的交往的“私人礼节”，而是成了国家统治的一种手段。在西方，“礼”一词，也往往指上流社会中的行为规范或宫廷礼仪，以及官方生活中公认的准则。至于平民百姓，则只要求他们遵循统治阶级的法律，供权贵们奴役驱使就可以了，达与中国古代封建社会“礼不上大夫，礼不下庶人”，其是不谋而合。国际礼仪与交际礼仪是各国在长期的国际交往中逐渐形成的，受到各国的普遍重视与广泛使用。无论在官方的或民间的友好往来中，都具有相当重要的作用。当然，在国际上，礼宾与交际活动都有一定惯例，不少国家则保持着各自传统的礼仪形式和礼节，有自己独特的做法，具有民族特色，或根据特殊的需要，灵活变通。

国际礼仪和交际礼节总的发展趋势：逐渐简化，更加灵活，更加注重实效。(三)学习国际礼仪知识的必要性

一个国家的领导人、公职人员、涉外工作人员在涉外场合的行为举止，不仅仅是一种私人行为，更会产生一定的对外影响。一个公司、企业、社会团体的代表在对外场合的言谈行为，不仅关系到本公司、本社团的形象，影响到买卖交易的成败，有时甚至影响到国家的荣誉。

每个公民应遵循一条基木准则：当你在自己国家时，你不过是成千上万公民中的普通一员，而在国外，你就是“中国人”，是中国人的代表，你的言谈举止，决定他国人对我们国家的评价。

为了维护我们个人、单位、国家的对外形象，我们都应当学习礼仪知识，了解、重视并遵守国际上的通用的礼节与礼仪规范。

有人认为，我们中国是有悠久文明历史的“礼仪之邦”，接待国际客人，只要遵从我们自己的礼仪习俗就行了，不必去学那些“洋规矩”。的确，各国都有自己的礼仪做法、传统和特点。按本国的礼仪习俗办事，外宾容易理解，但有时也难以接受。例如：中国有劝酒的礼仪习俗，但是如在涉外交际场合，一再劝酒，致使有些外宾勉强应付，往往酒醉误事。所以，应当注意我们传统做法与国际通用礼仪之间的异同情况，避免外宾所不容易接受和习惯的做法，以免使他们感到尴尬和难堪。(四)现代国际礼仪的基本准则和特点

1.现代国际礼仪的基木准则。

联合国宪章在《序言》中阐述了“大小各国平等权利”的信念，并规定了各会员国应当遵循的7项原则。其中第一项为：“本组织系基于各会员国主权平等之原则”。

现代国际关系以公认的“主权平等”为基础。“主权平等”包含两方面的涵义：一方面，每个国家都享有平等权利，不受他人侵犯；另一方面，每个国家都有尊重别国主权的义务，不得借口行使自己的主权而侵犯他国的主权。国家不论大小，都应当具有独立自主处理自己内外事物、管理自己国家的权利。国家与国家相互之间是平等的，所有国家都是国际社会的平等成员。

“主权平等”既然是现代国际关系的基本准则，作为国际交往中行为规范的现代国际礼仪，当然也必须

遵循这一准则。

“主权平等”常常体现在以下几个方面：

(1)国家的尊严受到尊重：国家元首、国旗、国徽不受侮辱。

(2)国家的外交代表，按照国际公约的规定，享有外交特权和豁免。

(3)不以任何方式强制他国接受自己的意志；不以任何借口干涉别国的内部事务。

(4)在交往中，实行“对等”和大体上的“平衡”。

所谓“对等”实际是上就是“礼尚往来”，交往的双方人员，身份要大体相当；代表团互访时，双方的接待规格应相差不多；“投之以桃，报之以李”，是“对等”原则的正面引用。在国际交往中，有时也从负面运用这一原则。如：你赶走我的武官，我就驱逐你的参赞；你怠慢了我，我也请你坐一坐“冷板凳”等。

所谓“平衡”，也可以理解为“一视同仁”或“不歧视”的原则。但是，所谓“平等”、“平衡”都是相对的，不是绝对的。在国际交往中，在礼仪上给予“破格接待”的，也有诸多先例。可见国际礼仪程序的运用也是

一种外交艺术。

(5)“主权平等”的原则，在国际组织中和国际会议上，表现为每一个参加国都有同等的“代表权”和“投票权”，每一个国家所投的票在法律上具有同等效力。

(6)在“礼宾序列”问题上，也应当体现各国“主权平等”的原则。在国际会认上，各国代表的位次，不是按国家大小强弱的原则来排列，一般是按会议所用文字的国名字母顺序来排列。在签定条约协定时，应遵守“轮换制”，既每个缔约国在其保存的一份文本上名列首位，它的代表在这份文本上首先签字。在国际活动中，各国代表的序列，应以代表的职务高低或就职时间的先后作为排列的依据。在文字的使用上，每个国家都有使用本国文字的权利。在签定国际条约协定时，本国文字与别国文字具有同等效力。

国际惯例的几个特点：

·能用性，为大多数国家和地区通用。

·稳定性，不受政策调整和经济波动的影响。

·重复性，一般都是反复运用。

·准强制性，受到各国法律的保护，具有一定的法律约束力。

·效益性，被国际交往活动验证是成功的。

2.现代国际礼仪的特点。

(1)必须以相互尊重、主权平等为基础。现代的国家关系应当是完整的主权国家之间的关系。这与封建割据、闭关自守的封建国家之间的关系、宗主国同殖民地附属国之间的关系不同。国家不论大小强弱，主

权应当一律平等。

(2)国家间，除双边关系发展外，多边往来大量增加的趋势十分明显。从而在礼仪做法上也提出了许多

新问题，产生了新的做法。

(3)国际礼仪的内涵更加丰富，包括政治外交、经济贸易、文化教育、军事国防以及民间往来等各方面、多层次的国际往来，也都通过一定的礼仪形式来进行活动。特别是国际经济贸易的发展，许多公司企业都

设有专职礼仪人员或公关部门。

(4)礼仪活动更加讲求实效，活动的形式更加多样，具体安排更加灵活。例如，领导人之间的实质性会谈更加受到重视：日程安排更加紧凑合理，举行宴会讲究礼仪但不事铺张；参加宴会的人数有所压缩；宴会上发表正式讲话的次数有所减少；动员群众参加的大规模场面很少；互访代表团人数减少；生活接待更

加注意安全、舒适、方便等。

(5)“川礼仪简化”成为趋势。由于国际交往和活动急剧增多，繁文缛节势必成为人们不堪负荷的重担，分去人们的许多时间和精力。因此，外交礼仪简化在国际上成了一种必然趋势。(五)外交礼遇的三条原则

和四条标准

1.外交礼遇三原则。

对等的原则：即一方出场与来访者在级别、职务、以及待遇、费用等方面，大体上要对等。除非有特

殊的安排，外交礼遇不宜随便提高或降低；

破格的原则：有的来访者身份虽然不高，但有较深背景，或一方对另一方有特殊要求，或为了达到某

种目的而给来访者以破格的较高接待礼遇。

从简的原则：即重精神、重友谊、重实效、不重形式，不讲排场，不事铺张。从简不等于冷落，要注

意生活照顾，尽量做到热情周到。

2.四条基本标准。

举办任何一项对外交际活动，都需要大量的具体工作。因此要求每一个礼宾工作人员既要有高度政治责任感，又要熟悉各方面的业务，并且还要有既严谨又灵活的工作作风。一般来讲，衡量接待工作完成得好与不好，有四条基本标准：礼遇、宣传、安全、服务。(六)我国礼宾改革及特点

礼仪与礼节在一定意义上反映了一个国家的文明程度、文化状况和社会风尚。然而，随着国际交往的日益发展，各国礼仪形式与交际礼节都在不同程度发生变化和改革。面对迅速发展的对外开放形势，我国在确保做好外宾接待工作的前提下，既考虑到国际惯例的需要，又从我实际出发，对接待来访的外宾的礼节礼仪等方面作了一系

列的规定和改革。

涉外秘书：涉外礼仪对于秘书本人

涉外通则是指中国人在接触外国人时，应当遵守并应用的有关国际交往惯例的基本原则。它包括以下十一个主要内容：

1.维护形象。首先是个人形象，都真实的体现个教养和品味。比如：一名男子身穿深色西服套装时上衣左袖口上的商标必须拆掉，而且不能穿白色的袜子。其次个人形象还反映个人的精神风貌与生活态度。第三，个人形象展现他对待交往对象所重视程度。第四，个人形象代表其所在单位的整体形象的有机组成部分。第五，在国际交往中个人形象往往还代表其所属国家、所属民族形象。所以我们在涉外交往中必须时时刻刻主意维护个人形象，特别是在正式场合留给外国友人的第一印象。在维护个人形象时，注意这样六个要素1，仪容2，表情3，举止4，服饰5，谈吐6，待人接物。仪表礼仪在人们交往中,仅容仪表最先引人注目。它不仅仪是个人之所好,而且体现了对他人、衬社会、对职业的态度,表现出一个人的精神状态和文明程度,甚至可以反映出民族文化和精神风貌。仪容仪表的总要求是高稚整洁,与弄作相称。男士服装讲究合身.领带的颜色和图案应与衬衣和外衣相配。如素色无纹衬衣最好配有图案花纹的领带;若衬衣本身有图案花纹,配一条单色无花纹的领带就显得和谐。在正式场合,男士一身深色西装给人以庄重而深沉的感觉。夏日代穿衬衣时,衬衣要掖在裤内。任何时候都要把鞋擦亮。女士的服装要体现出职业妇女的风度,通常以朴尖、大方、实用为原则,佩戴饰物要简单。工作场合应进免穿色彩艳丽、样式奇特的服装。即使在舞会上,也不要穿祖胸露肩的夜礼服以获下摆开叉过高的衣裙,否则与职业不相称。在夏季,即使天气炎热,也要穿长林。另外,化壮要自然,不要过分浓艳。

2.不卑不亢。是涉外礼仪的一项基本原则。它的主要要求是：每一个人在参与国际交往时，都必须意识到，自己在外国人的眼里，是代表自己的国家，是代表自己的民族，代表着自己的所在单位。

3.求同存异，从国际交往中大体有三种方法可行：

一、是以我为主。所谓以我为主，即在涉外交往中依旧基本上采用本国礼仪。二，是兼及他方。所谓兼及他方即在涉外交往中基本上采用本国礼仪的同时，适当地采用一些交往对象所在国现行的礼仪。

三、求同存异是指在涉外活动中为了减少麻烦，避免误会，最为可行的做法，是既要了解对交往对象所在国的礼仪与习俗，并予以尊重，更要对与国际上所通用的礼仪惯例认真地加以遵守。

4.入乡随俗，是基本原则之一。它的主要含意是：要真正做到尊重交往对象，首先就必须学习尊重对方所独有的风俗习惯。而在涉外交往中要注意两个问题1是必须充分地了解与交往对象相关的习俗。作到“入境而问禁，入国而问俗，入门而问讳”。2是必须无条件地对交往对象所特有的习俗加以尊重。

5.信守约定，这是国际礼仪中严格要求自己的原则之一。要作到信守约定主要在下列三个方面：

1、在人际交往中，许诺必须谨慎。

2、对于自己已经做出的约定，务必要认真地加以遵守。

3、万一由于难以抵抗因素，致使自己单方面失约或是有约难行需要尽早向有关各方通报，如实解释，并且还要郑重其事的向对方致以歉意并且主动的负担按照规定和惯例因此而给对方所造成的某些物质方面的损失。

考试用书

6.热情有度，作到热情有度的关键在以下四个方面：

1、关心有度。

2、是批评有度。

3、距离有度。

4、举止有度。距离有度中我们还要知道这样的几个要求，其一，是私人距离。其距离在小于0.5米之内，它仅适用于家人、恋人与至交。其二，是社交距离。其距离为大于0.5米，小于1.5米，它适用于一般的交际应酬。其三，礼仪距离。其距离为大于1.5米，小于3米，它适用于会议、演讲、庆典、仪式以及接待，意在向交往对象表示敬意。其四，是公共距离。其距离大于3米外，使用于公共场所头脑感陌生人相处。

7.不必过谦，在涉外场合要作到这样几个要求：

1、当外国友人赞美自己的相貌、衣饰、手艺时，一定要记住落落大方地道上一声：“谢谢”。

2、当外国友人称道自己的工作、技术或服务时，同时要大大方方的认可。

3、在涉外交往中当需要进行自我介绍或对自己的工作、学习、生活、服务、产品、技术、能力、特长进行介绍时要敢于并且善于实话实说。

4、当自己同外国友人进行交际应酬时，一旦涉及自己正在忙什么、干什么的时候，无论如何都不要脱口而出，说什么自己是“瞎忙”，“混日子”，“什么正经事都没干”等，这样，对方会认为你是不无正业的人。

8.不宜为先，它是基本要求之一，在涉外的场合中遇到一时难以应付、举棋不定，或者是不知道到底怎样作才好的情况下，最好的做法是尽量不要急于采取行动。另外，不宜为先具有两层含义，一、它要求人们在难以确定如何行动才好时，应当尽可能地采取任何行动，免得出丑露怯。二它要求人们在不知道到底怎么做才好而有必须采取行动时，最好是先观察其他人的正确作法，然后加以模仿，或是同当时的绝大多数在场者在行动上保持一致。

9.尊重隐私，在国际交往中，下列八个方面的私人问题，均被海外人士视为个人隐私问题

1、收入支出。

2、年龄大小。

3、恋爱婚姻。

4、身体健康。

5、家庭住址。

6、个人经历。

7、信仰政见。

8、所忙何事。

10.女士优先，在一切社交场合，每一名成年男子，都有义务主动自觉地以自己的实际行动，去尊重、照顾、体谅、关心和保护妇女，以后还要想方设法、尽心竭力的去为妇女排扰解难。

11.爱护环境，在涉外交往中主意两点：

1、光有爱护环境的意识还是远远不够的；

2、与外国人打交道时，在爱护环境的具体问题上要好自为之，严于自律。

12.以右为尊，是国际礼仪中最基本的一项礼仪。

二、介绍引见礼仪介绍和引见要大方自如,以使各方都感到无构无束,产生愉快之惑。自我介绍时必须充满自信,才能显出魅力并使人产生信祯和好惑。相反,含糊不清的介绍或吞吞吐吐的语言会使人感到你缺乏信心而被轻视,甚至会给彼此的交往制造障碍。

社外秘书礼仪使用的目的有三：

第一、提升个人的素养，比尔．盖茨讲“企业竞争，是员工素质的竞争”.进而到企业，就是企业形象的竞争，教养体现细节，细节展示素质。

第二、方便我们的个人交往应酬。我们在商业交往中会遇到不同的人，对不同的人如何进行交往这是要讲究艺术的，比如夸奖人也要讲究艺术，不然的话即使是夸人也会让人感到

不舒服。

第三、有助于维护企业形象。在商务交往中个人代表整体，个人形象代表企业形象，个人的所作所为，就是本企业的典型活体广告。一举一动、一言一行，此时无声胜有声。

商务礼仪的三个基本理念

商务礼仪的基本理念：

商务礼仪与公共关系之一：尊重为本。

商务交往中，自尊很重要，尊重别人更重要。有三点主要事项，一、对交往对象要进行准确定位，就是你要知道他是何方神圣。然后才能决定怎样对待他。国际交往中礼品包装的价值，不得低于礼品的1/3，接受外国人的礼物时，要当面把包装打开，而且要端详一会，并要赞扬一下。和外国人一起就餐，有三不准，一不能当众修饰自己；二不能为对方劝酒夹菜，不能强迫别人吃；三是进餐不能发出声音。这是尊重别人，另外要讲规矩，比如接受名片，接受名片时如何做才是尊重别人，专业要求是有来有往，来而不往非礼也。要是没有也要比较委婉地回答，可以告诉对方，没带或用完了。商务交往中有时是需要一种“善意的欺

骗”。

商务交往与公共关系之二：善于表达。商务礼仪是一种形式美，交换的内容与形式是相辅相成的，形式表达一定的内容，内容借助于形式来表现。对人家好，不善于表达或表达不好都不行，表达要注意环境、氛围、历史文化等因素。

商务礼仪与公共关系之三：形式规范。第一、讲不讲规矩，是企业员工素质的体现；第二、是企业管理是否完善的标志；有了规矩不讲规矩，说明企业没有规矩，比如作为一个企业，在办公时间不能大声讲话，不能穿带有铁掌的皮鞋，打电话也不能旁若无人。讲形式规范就是要提高员工素质和提升企业形象。商务场合通电话时谁先挂断电话？地位高者先挂。客户先挂。上级机关先挂。同等的主叫者先挂。

职场着装六不准，第一过分杂乱，制服不是制服，便装不象便装，非得穿出点毛病来。第二过分鲜艳（三色要求），第三不能过分暴露，女同志不能超低空，影响办公秩序；第四过分透视，里面穿的东西别人一目了然，这不是时尚，是没有修养；第五过分短小；第六过分紧身，女同志较多，公司在交往中尤其不允许。讲不讲规矩就是企业的形象问题。

以上是商务交往中的三个基本理念，这三个理念相互融合的，有礼貌不规范不行，在商务交往中怎样才能做到礼貌，礼貌不是口号，是有实际内容的，那就是要把尊重融入其中。就是要把尊重、礼貌、热情用恰到好处的形式，规范地表达出来。

商务礼仪的基本特征有三：

一、规范性。规范者标准也。是标准化要求。商务礼仪的规范是一个舆论约束，与法律

约束不同，法律约束具有强制性。

二、区分对象，因人而异。

三、技巧性。如何问客人喝饮料。要问封闭式的问题。

商务礼仪的作用。一言以蔽之，内强素质，外塑形象。

第一个作用就是提高我们商务人员的个人素质。市场竞争最终是人员素质的竞争，对商务人员来说，商务人员的素质就是商务人员个人的修养和个人的表现。教养体现于细节，细

节展示素质。

第二个作用有助于建立良好的人际沟通。交往中不懂礼貌，不懂规矩有时会把事情搞砸。（比如接电话）。拜访要预约，预约要准时。

第三个作用维护形象。个人、企业和国家形象。商务礼仪就是要维护企业形象。减灾效应，经济学概念。少出问题，少影响人际关系。

秘书在商务交往中，见面时的礼仪是要讲究的，前面讲过首轮效应，第一印象非常重要，说一个日常生活中的事，一个年轻的小姐与一位先生握手，有的小姐自认为很淑女、很懂礼貌，相反表现的却是不懂礼貌，没有见过世面、不够落落大方。（握手的表现）。握手要用2公斤的力。见面礼仪的几个重要细节：