秘书职能

秘书职能（共9篇）

秘书职能 篇1

一、商务秘书及商务秘书工作

在人们惯有的思想中, 秘书不过是抄抄写写、收文发文、档案管理等与文字打交道的工作。这个观点在如今的社会中显得苍白无力。随着我国经济的发展, 各种社会关系变的多样化、复杂化。参谋职能、综合协调职能、信息调查职能、督促检查职能、行政管理职能等等都体现出在科学管理的今天, 秘书部门的管理职能越来越受到重视。

1、商务秘书的定义

商务秘书, 是指在从事各种商务活动的企业和公司中, 协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务, 负责企业行政事务工作, 辅助领导做好企业决策工作和信息工作, 作为领导近身参谋和助手的工作人员。

2、商务秘书工作

(1) 商务秘书工作的主要内容

商务秘书的工作内容很广泛, 如:日常的办公室管理工作、会务工作、文书工作等等。大致分为三类:一是日常事务性工作, 二是领导指派与辅助管理性工作, 三是沟通与协调性工作。

(2) 商务秘书工作的基本性质

商务秘书工作的性质概括为辅助性、中介性、综合性三点。

辅助性:辅助性是商务秘书工作的首要属性。秘书在具体工作中需将辅助性和主动性很好的结合起来。领导的职能是决策和宏观管理, 而秘书部门的职能则是在决策和管理中给领导当助手和参谋, 提供辅助。

中介性:秘书起着承上启下、衔接内外、沟通左右、联系各方的作用, 是处于决策部门和业务部门、本部门与其他部门、本公司和外公司之间的辅助管理人员。商务秘书要清楚自己正是凭着所处的中介位置而展开各项工作的, 因此必须要树立“中介意识”, 正确地把握自己在工作中的位置。

综合性:秘书工作的综合性首先是由领导工作的综合性决定的, 秘书工作是直接为领导工作服务的, 秘书工作必须与领导工作高度配合, 凡是领导工作所涉及的范围, 秘书工作也必然要涉及。其次, 秘书工作的综合性是由秘书部门在机关中的分工决定的。职能部门的业务比较单一, 所谓各司其职, 各负其责, 而秘书部门则是一个综合性的办事机构, 它要综合处理来自各部门各方面的信息, 要了解各个部门、各个方面的工作情况, 要综合协调各部门各方面的关系, 还要处理机关的许多行政杂务, 包括一些临时性、突发性而又不属于哪个职能部门管的事务。

二、商务秘书现代管理职能

管理是通过计划、组织、领导和控制等环节, 协调人力、物力和财力资源以期高效率地达到组织目标的过程。管理, 是一种工作内容复杂、而范围又十分广泛的社会活动, 其职能的划分首先取决于管理的性质。商务秘书工作是服务和辅助性质, 因此, 其主要管理职能可以概括为三个方面:参谋、协调和办理事务职能。

1、参谋职能

在现代管理活动中, 商务秘书人员在领导的管理决策过程中扮演着重要的角色, 商务秘书职业的特殊地位与任务决定了秘书人员要为其提出积极的工作计划和目标并“出谋献策”, 这就是现代商务秘书的参谋职能。

发挥秘书参谋职能的要旨在于运用有效方法。因此, 当一个好参谋, 就是要向领导拟对策、出谋略。商务秘书人员参谋的方法, 主要体现在以下几点:

(1) 注重调查研究。在参谋工作中, 注重调查研究的目的在于掌握第一手的正确、科学的信息。信息是谋略的基础, 谋略以信息为根据。

(2) 善于分析形势。分析客观形势, 把握事物发展的趋势, 增强预见性, 是做好参谋工作的重要环节。

(3) 学会谋略比较。参谋工作要求根据工作的需要与可能及目标与信息, 拟定方案, 在多个方案的比较中找出优劣并且加以论证, 向领导者提出更为可靠的参谋意见及其依据。在多个谋略进行比较的时候, 需要全面考虑, 详细探查, 仔细比较, 认真分析权衡利弊。

(4) 掌握参谋时机。参谋工作的规律性要求提供参谋意见, 要把握好时机, 做到言当其时, 不失良机。在参谋活动中, 如能有效地观察时机、认识时机、把握时机、利用时机, 才能以较少的劳动获得较大的参谋成果。

(5) 加强秘书人员的素质建设。参谋之本, 集中于秘书参谋人员的基本素质。没有良好的素质, 连一般秘书工作做起来都感吃力, 做参谋工作自然力不从心, 多谋善断更是无从谈起。秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用, 正视自身素质的不足, 实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。

2、协调职能

商务秘书处于公司中心枢纽的位置, 这就决定了协调是其一项重要职责。作为上司的参谋和助手, 秘书须经常直接处理或经上司授权去解决和协调经营管理活动中出现的新问题和新矛盾, 建立公司内外间的良好关系, 以保证公司运转有序进行。

3、办理事务的职能

办理事务是秘书日常工作的主要内容, 是为上司服务、为公司服务的重要手段, 秘书办事的范围相当广, 涉及公司的方方面面和经营管理活动的各个环节, 具体有文书处理、会务组织、约见接待、通讯联络、机要保密、档案管理、办公环境管理、设备管理、车辆管理等等。秘书要在提高办事效率上下功夫, 首先必须树立效率意识, 把办事效率与公司经营管理效益结合起来考虑, 办事既果断迅速, 又认真细致, 讲究质量。其次要建立和遵守各类事务处理规范。再次, 要充分运用现代化的办公手段, 尽量把办公设备能承担的事务分离山去, 集中时间和精力处理其他事务。

应当指出, 商务秘书在履行上述三种职能时, 必须把服务与创新贯穿在每项管理职能中。一要看到商务秘书管理的重点在服务, 服务是整个管理过程的核心, 是执行各种管理职能的基础。二要认识到商务秘书管理有着巨大的潜力, 需要秘书去开发。秘书要有创新精神, 勇于开拓, 有所发现、有所创造、有所前进。因此各项管理职能中都要富于创新精神, 每一个商务秘书都应当是创新者。

三、结论

从秘书工作四个转变的内容来看: (1) 从偏重办文办事, 转变为既办文办事, 又出谋献策; (2) 从收发传递信息, 转变为综合处理信息; (3) 从单凭老经验办事, 转变为实行科学化管理; (4) 从被动服务, 转变为力争主动服务。四个转变要求商务秘书人员既能办理事务又能参与政务, 辅助领导进行决策, 所以, 现代管理活动中, 商务秘书的参谋职能、协调职能、高效的办事职能更为突出。商务秘书人员作为参谋、协调和服务人员, 参与整个管理过程, 因此, 商务秘书人员要不断提高自身素质, 广博地掌握知识, 不断学习, 充实完善自己, 才能在激烈的竞争中成为领导的得力助手。

摘要：商务秘书是市场经济条件下兴起的一种社会职业。随着我国经济的发展, 尤其是我国加入WTO以后, 管理方式、生活方式发生了很大的变化, 秘书工作越来越庞杂、新颖、高深。制度化、专业化、现代化成为新世纪秘书职能发展的方向。现代化的办公设施, 高素质的员工, 科学的管理理念, 是现代企业的三大法宝。适应社会发展需要, 商务秘书人员在现代企业活动中的管理职能突现。本文就商务秘书的现代管理职能提出自己的见解和看法。

关键词：商务秘书,管理职能,参谋,协调,办理事务

参考文献

[1]侯典牧, 主编.秘书心理学[M].北京:中国劳动社会保障出版社, 2005.

[2]高海生.秘书基础[M].北京:高等教育出版社, 2002.

秘书职能 篇2

一、秘书工作的定义 何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助„

秘书职能范文

[论文关键词]: 秘书职能 某事 参谋工作

[论文摘要]: 秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说:“谋事在人，成事在天”，成事者必先谋事。

一、秘书工作的定义

何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，固守成规，局限性比较大。进入80年代就大变了样，党的十一届三中全会后的十多年，中国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

二、秘书工作的职能

服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图

三、培养秘书人员的基本素养,提高业务能力

1、德行操守

“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不 上主席台。经常熬夜,但白天还得正

常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一 些人员公务员之家http://普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。

2、善谋善书

秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。要深刻领悟领导意图，“参”到点子上，“谋”到关键处，要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。写的能力其实是秘书工作的外在表现形式，一个好的文秘工作者在公文写作中一定要准确而细腻。在公文写作中，由于国家政策、法律的规范，一定要准确无误，半点错误不能出，这就要求文秘人员须符合党的一切政策、方针、路线，这也是文秘写作最重要的一条，这也能适应现在的社会。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。

三、增强秘书人员工作意识

改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、责任意识等，以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

1、自我意识

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该 炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

2、责任意识

秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

浅析当代秘书如何履行办公职能 篇3

关键词：秘书,办公职能,履行

改革开放多年以来, 我国的政治、经济形势和社会面貌发生了巨大的变革, 秘书工作也随之有了明显的发展和变化, 无论在观念形态上还是在手段方式上都发生了巨大变化。二十一世纪是个竞争激烈的信息社会, 现代企业要生存和发展, 需要各类专业的优秀人才, 而具有良好素质和丰富经验的秘书作为一种复合型高层次人才, 在现代企业行政与决策的运作中日益发挥着举足轻重的作用。而秘书人员在日常工作中只有履行好办公职能, 才能在企业的建设和发展中发挥出自己的光和热。

一、秘书办公职能的含义

秘书办公职能的含义是什么?要回答这个问题, 应当先弄清楚秘书办公职责的含义。秘书办公的职责是指秘书在辅助领导系统实施管理的活动过程中所担负的任务, 它具有多样性和具体性的特征。比如, 接打电话、接待来宾、安排会议、处理公文等等都是秘书办公的具体职责。讲秘书办公的职责, 是要解决秘书工作应当做什么的问题, 而秘书办公的职能则是指在秘书办公的职责范围内一切活动所产生的整体功能, 是对秘书系统各项具体职责的高度抽象。因而, 具有概括性和宏观性的特征。

二、秘书办公职能的内容

秘书是管理系统决策者近身, 以辅助决策、参谋咨询、处理事务、沟通信息、督查工作的综合职能, 辅助决策者有效控制全局的工作人员。秘书办公的职能是围绕辅助领导系统实施管理这一根本目标 (也是根本职能) 产生和发展的。因此, 秘书的办公职能包括:辅助决策、沟通信息、协调关系、保守秘密、办文办会和管理事务等等。这些职能在根本目标的基础上相互联系、相互渗透, 形成了一个有机的不可分割的整体, 是秘书人员为辅助领导工作和办理机关事务所拥有的权利和义务的统一。

三、秘书办公职能的权限

秘书除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或人事之外, 一不能代表上司作决策, 否则就是越权;二不能代表上司发号施令, 否则容易令同事反感;三不能代表上司允许自己在企业里处理私人事务, 否则必然会让上司反感。秘书的权利必须在上司控制之下, 必须服从企业利益;秘书的限度就是严以律己, 在职务许可的范围内, 把自己的权利用好用充分, 不留一丝空间。

四、秘书应如何履行自身的办公职能

我国秘书工作的宗旨是:为直接领导服务, 为各部门和所辖地区或下级单位服务, 为人民群众服务, 简称为“三服务”。因此, 秘书要履行自身的办公职能, 就应以“三服务”为宗旨, 做到:守法遵纪、求真务实、超前服务、服从大局、团结协作、联系群众。

1、守法遵纪。

守法遵纪不是指秘书在个人行为上要遵纪守法, 而是指秘书在工作上必须合乎法律规范、纪律规范、政策规范。“依法治国”已经写进了我国宪法。依法治国的关键是依法行政, 秘书部门在依法行政方面起着相当重要的作用。秘书起草文件或对领导的决策提出意见、建议乃至决策方案, 必须注意其内容的合法性, 符合党和国家的政策规定。守法遵纪还体现在:遵守工作纪律绝不越权行事, 遵守保密纪律决不泄露机密, 在信访、接待、处理突发事件等工作中严格按有关政策规定办事。

2、求真务实。

所谓求真就是秘书工作必须贯彻党的实事求是的思想路线, 坚决反对弄虚作假行为。在秘书的具体工作中, 调查研究、信息工作、文稿撰拟、信访案件的处理等等, 凡是涉及材料的事项特别要注意尊重事实, 既不可故意隐瞒事实、弄虚作假, 也不能不经调查核实就想当然地虚构“事实”和数据。所谓务实就是秘书工作要讲求时效, 反对形式主义的工作作风。秘书部门向领导提出的建议或决策方案, 要注意方案的切实可行, 不要只追求轰动效应, 专做表面文章, 毫无实事求是之意, 只有哗众取宠之心。秘书不但要说实话, 更要为领导、为机关、为群众做实事。

3、超前服务。

超前性不是指把常规工作做在前头, 秘书的超前性主要体现在辅助决策诸项工作中, 如信息工作、调查研究、协调工作等。在信息工作中, 秘书部门不能等领导布置任务才去收集有关信息。要根据形式发展规律, 平时就注重收集那些对本单位发展有重要价值的信息, 及时向领导提出高价值的信息, 并提出信息分析结论, 必要时提出富有创意而又切实可行的建议。至于社会调查, 更不能在领导要指定某项政策时再去搞调研, 政策的制定和调整是在秘书部门调查研究基础上才做出的, 即先由秘书部门的调查研究和参谋建议, 后有领导机关政策的出台和调整。协调工作的超前性是指要把重点放在防止出现不协调的现象上, 或把不协调现象消灭在萌芽状态, 不要等到矛盾尖锐化表面化才开始协调, 这就要求秘书要有高度的预见性。

4、服从大局。

秘书部门是机关的综合部门, 对组织的发展和机关的正常运转具有特别的作用, 秘书人员应站在系统整体利益的角度来处理局部和全局的关系。秘书部门也有自身的利益, 当它与系统的全局利益相冲突的时候, 应当毫不犹豫地牺牲局部利益, 而维护组织的整体利益。秘书人员应协助领导协调好各个局部的利益, 使利益关系得到平衡。在协调局部利益的过程中, 任何部门都要服从全局利益, 作为领导助手和参谋的办公室如果不能自觉地做到以大局为重, 领导怎么能要求其他职能部门做出局部利益的牺牲呢?从这个角度看, 秘书部门为机关部门做出服从大局的表率, 就是对领导工作最好的辅助。

5、团结协作。

团结就是力量, 协作才有效率。对于一个组织来说, 任何工作都需要发挥整体的作用, 才能达到预定的目标, 这就离不开部门之间的团结协作。贯彻团结协作的精神, 秘书人员首先要有坚定而正确的信念。从党政机关来讲, 这个信念就是国富民强, 就是建设和谐社会, 就是各项事业的协调发展;从一个具体事业单位来讲, 就是努力使本单位取得卓著的成绩, 实现可持续发展。秘书工作的团结协作体现在三个方面:首先, 秘书部门与本机关的各个职能部门要建立良好的协作关系, 在工作上互相配合, 互相支持, 形成系统的合力。其次, 秘书部门还需要同其他单位 (包括上级机关、下级机关、不相隶属的机关) 的秘书部门建立良好的协调工作, 在信息互通、资源共享、文书往来、随从领导下基层调查研究或到上级机关汇报工作等方面, 都需要良好的协作关系。第三, 秘书部门内部工作人员要协作, 秘书工作的综合性决定了秘书部门内部的分工不可能太细, 且秘书陪同领导出差的机会很多, 出差人平时分管的工作就鄙人要由其他秘书来临时代管, 因此办公室秘书之间的团结协作就比其他部门人员的协作更为重要。

6、联系群众。

秘书工作不但从根本上说是为人民服务, 而且秘书部门的许多具体工作中也直接为群众 (包括老百姓个体和基层单位) 提供具体的服务。树立为人民服务的意识是做好秘书职能工作的条件之一。除此以外, 联系群众还表现在以下两个方面:一是秘书部门是领导部门联系群众的桥梁。群众的生活、思想、要求、意见等等, 一般通过秘书部门反映给领导, 而领导机关的政策目标、决策意图、指挥决心的等等, 一般也是通过秘书部门一系列工作传达到基层和群众, 秘书人员要自觉地意识到秘书部门这一特殊地位, 承担起密切领导机关与群众关系的重大责任。秘书工作者必须相信群众, 把人民群众作为依靠对象, 而不能作为防范对象。二是秘书部门的许多工作必须依靠群众的支持和配合, 才能取得良好的效果。例如调查研究员, 必须深入底层群众之中, 才能了解真实情况, 否则只听下级官员的汇报, 就得不到真实的情况;再如信息工作, 如果秘书部门与基层群众建立了联系, 人民群众就会主动提供有价值的信息或信息线索。

五、结束语

总之, 秘书是处身于企业决策者和执行者之间进行沟通或参

秘书部门的职能 篇4

1、事务服务，主要是后勤保障。

2、政务服务，主要指办文、办会和办事。办文，包括起草、打印、收发、存档文件。办会，会前的准备，会中、会后服务。办事，包括调查研究、综合协调、采报信息、督促检查、信访接待、值班等。

秘书为领导服务有个范围，在这个范

围内，尽量服务好一些，周到一些。秘书的服务一定要对准领导角色，围绕领导的工作进行服务，而不是不分主次什么都干。领导干部除了领导的角色外，在家庭还有丈夫、父亲、儿子的角色，在外还有战友、朋友的角色。对于这些角色秘书不好服务。有的秘书抛开自己主要工作，去为领导带孩子，搞家务，甚至介入家庭纠纷，把自己降低到保姆的水平，这是不务正业。

（一）办公室的文书职能

办公室的工作离不开文字，这是办公室重要工作。就是起草各类文书，如通知、通告、公告、请示、报告、函、会议纪要、计划、总结、讲话稿、协议书等，文书印出来，还要发出去，外边来了文件要登记、分送、承办、批复以及清理、立卷、归档等。

公文写作是这次培训班学习的重点，如何写好公文，各位教授分专题讲。我这里再强调几点，一写好公文是个长期积累和磨练的过程，不能幻想一个早晨就可以成为熟练的公文写作的能手。有人问公文写作有什么秘决，秘决就是多学习，学习公文写作知识，学习相关知识；多实践，实践出真知，熟能生巧，妙笔生花，看人家吃饭自己不饱，要亲自动手，勤动手，多动手，懒人写不出好公文；多总结，要打一仗进一步，就要多总结，这样才能进步，人家的经验固然重要，但最管用的还是自己的经验。两个水平差不多的秘书，一个善于总结经验，一个不善于总结，几年后写作水平会有较大差距。

在公文写作中，对于年轻人来说，失败和教训是难免的，教训和经验同样可贵，失败是成功之母，不要怕反复，不要怕领导批评，有的人碰了钉子就灰心，就要打退堂鼓，这是不行的。

公文写作水平，是理论水平，政策水平，实践经验，文字水平的综合反映，不要认为通过一次培训班学习了一些公文写作的知识和规则就可以写好公文了。我在这里强调吃透两头的问题，一是吃透上头，就是要学习中央领导的讲话和中央文件，学习党的政策和国家的法律，特别是新出台的政策和法律，这样，所写的公文才能符合上头的精神。第二是吃透下头，就是熟悉实际情况，写公文为了指导工作，解决问题，熟悉下边的情况才能做到有的放矢。写公文要符合党的政策和国家的法律，但不能照搬照抄，那样不能有效的贯彻党的政策和国家的法律，是一种懒汉的做法。而要根据当地出现的新情况和新问题，写出党委、政府采取的新措施和新招法，总结出新经验。

（二）办公室的信息职能

人类已进入信息社会，信息的作用越来越大，对于领导机关来说，它是领导科学决策的依据，没有信息就会变成瞎子和聋子，就无法实行正确的领导。秘书部门是领导的耳目，准确迅速提供大量有用的信息，为领导的科学决策服务，是秘书部门的重要职责。领导获取信息的渠道很多，秘书部门是重要渠道。做好信息工作要注意以下几点：

一要精选信息，每天都发生大量的信息，这些信息有有用的，也有没用的，你不能不加选择，通通送到领导那里去，领导工作忙，没有时间去看这么多的信息，而且会把有用信息淹没在无用信息之中，不能发挥信息的作用，作为秘书要起过滤器的作用。选准信息，要使该选的保证选上，不该选的，不要入选，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鉴别力，不能把稻草当金条，也不能把金条当稻草。

第二要准确迅速。准确就是真实可靠，不夸大也不缩小。有的人爱传小道消息，道听途说，毫无根据的东西也往上报，给领导造成误导甚至造成决策失误，这是非常有害的。对一些突发性的事件，需要领导尽快知道，但要完全把事件搞清楚，需要较长时间，可以先报告发生了什么事情，详细情况以后再续报。现在的问题对重要信息的迟报漏报比较普遍，如规定发现×××人员有外逃、聚集滋事或散发传单，以及其他违法活动，必须在四个小时内上报，有的单位过了几天都不上报，有的干脆不报。有些信息时间性强，时间就是金钱，时间就是胜利，如果早一个小时知道，就可以避免造成重大损失，马后炮，时过境迁，信息就失去了作用。我这里特别强调在维护稳定方面要多报预警性和内幕性信息，这样的信息，价值更大，可以把一些违法犯罪活动消灭在预谋阶段和萌芽状态。

第三要解决报喜不报忧的问题。报喜不报忧的问题比较普遍，为此江泽民同志提出了批评。这种报喜不报忧，如不认真解决，对党的事业危害极大。它使中央和各级党委、政府掌握不到真实情况，了解不到事情的过程，它使工作中产生的问题被掩盖起来，得不到及时解决，延误了时机，推迟了进程，导致矛盾激化，增加了解决问题的难度，也助长了说假话的不良风气，败坏党风，带坏干部。造成报喜不报忧的原因，有秘书作风不深入的问题，主要是领导思想作风不端正造成的，怕家丑外扬，怕往自己脸上抹黑，造成不良影响，以至影响自己的升迁和提拔。

（三）办公室的督查职能

党和政府的决策出台了，文件下发了，这只能说任务完成了一半，还有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落实。决策不落实，再好的决策

也没有用。抓好督查是推动决策落实必不可少的重要环节和有效方法。办公室既要为党政决策提供有效服务，又要为决策的落实搞好服务。督促检查工作做得怎么样，是衡量办公室工作层次和水平的重要方面。

督查工作要围绕党和政府的中心工作，抓住难点和热点问题进行督查。党委和政府的工作千头万绪，一定要围绕中心工作来督查，这样才能抓到点子上，达到事半功倍的效果。当然中心工作很大，你不能样样都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要选好突破口，突破口应选在难点和热点问题上。所谓难点就是决策在落实过程中出现的中梗阻问题。抓住了这个问题就抓住了要害，抓住了关键，其他问题就可以迎刃而解。对于难点问题既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰钉子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所谓热点问题是指决策落实中出现的苗头性倾向性的问题，这些问题大多与人民群众的切身利益有直接关系，解决好了，可以密切党和人民群众的联系，对这样的问题也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓两头带中间的工作方法，督查工作面广量大，我们不能每个单位、每个地区都跑到，重点抓好两头，一头抓好的，推广先进经验。先进单位工作走在前头，工作力度大，在贯彻上级指示过程中，能结合自己的实际进行创新，总结推广他们的经验，对推动面上的工作意义重大。再一头是问题比较多的单位，要帮助他们分析问题的主客观原因，找出解决问题的办法。毛主席说过凡是有人群的地方，都可以分为先进的，中间状态的和落后的三个部分，抓住两头，就可以把中间部分带动起来。

搞督查工作要有求真务实，讲求实效的工作作风。要防止主观主义，官僚主义和形式主义，制止弄虚作假和做表面文章。要力戒不从实际出发，不深入基层，坐在家里想点子，跑到下面找例子，靠打电话，报材料，听汇报进行督查的飘浮作风。必须深入实际，深入群众，扎实工作，舍得花气力，下功夫做艰苦细致的工作。要力戒大呼隆、走过场，图形式，搞花架子应付上级的虚浮作风，必须讲真话，使真劲，报实情，扑下身子抓，沉到下面干，追求落实的效果。

（四）办公室的协调职能

办公室是综合协调部门，是协调各方面的桥梁和纽带，具有沟通上下，协调左右，联系内外的功能。在改革开放的新形势下，新情况、新矛盾、新问题不断出现，有大量的协调工作要做。如党委、政府发文件，涉及到政策、法律问题要协调；开会，会前，会中、会后的一系列事项要协调；在制定决策和落实决策过程中涉及到一些部门、单位的利益调整要协调；对那些职能交叉，分工不明确的事情，更需要协调。通过协调理顺关系，调动大家的积极性，共同把工作做好。

作为秘书，特别是办公室主任，要注意培养自己的协调能力。要站在全局的角度考虑和处理问题，要注重调查研究，倾听多方意见，先把情况搞清楚，再处理问题，切勿主观武断。办事要公道正派，既要坚持原则，又要有灵活性，要考虑各方利益，不要偏听偏信。

（五）办公室的办事职能

办公室直接为党委、政府和企业领导服务，承办领导交办的许多具体事务。除以上各项任务外，还有会务接待、档案保密、来信来访、安全保卫、值班一直到吃喝拉撒睡，样样都管，成为领导机关的不管部。

我这里着重讲讲信访工作。信访工作是党和政府了解社会的窗口，信访部门是党和政府联系人民群众的桥梁，做好信访工作是实践“三个代表”重要思想的实际行动，一定要做好。要把人民群众上访看作送上门的群众思想工作，是群众对政府信任的表现。所以一定要耐心接待。凡应该解决，又有条件解决的就要果断解决，不留尾巴，有些事情应该解决但由于受条件限制，一时解决不了，要说明情况，积极创造条件解决。群众提的问题，如5.7家属工享受退休待遇的问题，不符合政策，解决了会带来连锁反应，就要讲明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信访工作政策性强，信访干部一定要认真学习党的政策，特别是新出台的政策要学习好，否则，人家来上访，本来人家说的对，你把人家批评一顿，人家说的不对，你表示同情，这就会把事情办坏，影响党和政府威信。

当然，我们不主张大规模的集体上访，那样会影响正常的工作秩序、生产秩序和社会秩序，还会被坏人所利用。为了避免大规模集体上访，就要做好基层工作，力争把问题解决在基层，不要等大规模群众来上访才去做工作。

论高校科研秘书工作职能和定位 篇5

科研秘书的工作职责是在科研处、院系直接领导下, 依据一定的科研管理政策、管理原则, 运用各种科学有效的管理手段, 组织协调各种科研活动, 顺利完成科研管理。主要负责院系各类科研项目的通知、申报、管理、审核、协调项目实施, 在院系指挥下整合院系科研资源、协调开展与兄弟院系、与社会其他部门的学术交流、学术研讨、科研讲座等事宜;处理各种科研日常事务。

科研秘书处于管理协调的中间地带, 是不可或缺的管理链, 既要贯彻学校科研管理的各种任务, 按照系部领导要求协调组织好各项科研活动, 又要负责任务的具体落实;还是学校科研处与院系间、教师间、师生间开展科研活动的纽带, 其职责主要如下。

一、以德为先, 树立为院系全体教师的服务意识

德是管理工作的根本, 无德就无法顺利实施管理, 就会出现有令不行, 管理混乱。

(一) 落实以人为本, 践行科学发展, 提高管理素质和能力

科研秘书要强化岗位职责, 熟悉管理文件和管理政策, 及时了解与院系发展密切的各级各类的科研管理部门和管理机构的工作职能和科研信息, 及时咨询、学习各种科研立项管理规定和申报流程, 向院系领导请示工作思路, 向科研管理人员学习管理经验, 强化自身管理素质, 提升管理能力。

(二) 完成管理任务, 以强烈的责任心和饱满的工作热情提供服务

科研秘书的工作较繁琐, 学校下达的科研指令要落实到具体人, 通过电话、短息联系相关人员, 确保任务及时完成。如遇到教师外出进修、读博、参会、带队实习, 还要联系是否接收到信息, 是否能登录相关网站、及时填写信息。虽说是小事, 但由于关涉到每一个教师、每一个科研人员的切身利益, 如出现错漏, 花费大量时间不说, 还容易受到责怪。因此要树立默默工作、甘于奉献的精神, 不断强化自身的责任感和事业心。

(三) 善于倾听, 善于协调沟通, 有效实现管理目标

本科教学水平评估以来, 高校管理更规范化, 也更信息化、透明化、扁平化, 提升了管理效率, 也对工作提出更高的要求。与学生工作秘书不同, 科研秘书服务的对象是高校教师和科研人员, 他们都具有深厚的学科知识背景和丰富的高校工作经验, 如果不够细致周到就会带来不良影响。科研工作对高校发展来说, 重要性不比学生管理工作差。现在各所高校都不断进取, 提升办学层次, 科研更是重中之重。没有良好的科研管理队伍, 就不可能形成长效的科研管理体制, 只有强化了科研管理才能突显成效[2]。随着我国高等教育各种规章制度、人事考评制度、科研管理制度的不断完善, 管理更规范科学。一些教师面对这些变化常常不理解, 科研秘书就要对相关科研政策、科研文件作出耐心细致的解释和说明, 帮助教师解决实际问题, 成为院系领导的得力助手, 努力使教师的自我管理目标与学校的管理目标协调统一。

(四) 尊重教师合法权益, 树立良好形象, 严格执行管理制度

科研秘书需要接触大量的科研信息, 包括参与院系教师个人课题申报、课题结题等, 院系、学科建设特色、亮点或存在问题等相关资料, 还涉及到院系的一些数据资料。这就要尊重每一位教师的权益, 严格执行科研管理制度, 按照制度办事, 维护院系的集体荣誉和良好形象。

二、以能为本, 全面提高科研管理质量

(一) 强化科研管理素质, 提升科研管理能力

科研秘书要加强理论学习, 主动更新知识结构, 提高实践能力, 耐心细心地提供服务, 听取教授和研究人员的合理建议, 改善管理方式, 为实现管理的制度化、科学化、规范化打下基础。

(二) 提升管理效率, 确保科研管理的质量

科研管理成效并不一定取决于科研秘书在管理中花费的单位时间, 而是要看管理效果。通过现代科研管理平台, 不但节约管理成本和时间, 也提升管理效果[3]。这就要提升信息化管理的素养和能力, 通过参加计算机能力资格考试, 掌握各种办公自动化技术, 熟练操作使用各种办公自动化硬件和软件, 确保科研信息的传达快速便捷、准确有效, 在处理科研任务时及时便捷。此外, 积极利用学校办公自动化信息服务平台和科研成果管理服务平台, 通过电子邮箱、移动电话短信、飞信服务及时有效地将任务落实到具体教师, 使工作有条不紊地开展。

(三) 提升文秘工作能力和信息管理能力

科研秘书不是简单的文秘, 也不是打字员、档案管理员[4], 而是专业的管理人员, 服务对象是高校教授、研究人员。这就要不断向学科专家请教, 努力了解学科发展的最新动向, 掌握秘书学必备知识。科研档案是院系科学、可持续发展的见证, 也是当前高校进行各种评估、申报各种基地和实验室的重要材料, 这就要求科研秘书具有较强的信息收集和信息归档的能力, 就要细致耐心, 将资料及时归档整理, 避免一些珍贵的档案流失。

(四) 提高人际交往能力和沟通协调能力

科研秘书的常规工作要多跑腿, 常与各管理部门 (如科研处、财务处、学校办公室等部门) 沟通, 要向上级汇报情况, 就要具备良好的人际交往、沟通协调的能力。如为筹备各种大型学术会议, 就要及时发送专家学者信息, 沟通协调相关新闻报道, 准备研讨会开幕及学术会议等事宜, 就要与科研处、校办和宣传部及时沟通, 还要与管理人员协调好各项工作的安排、海报张贴、会场落实等。虽不是每项工作都由自己完成, 但无论哪一个环节都要分清责任归属, 如果出纰漏, 都会影响活动的顺利开展, 影响整体形象。因此要严于律己, 宽以待人, 要做好与各个部门、系部管理人员的协调沟通, 分清责任的归属权, 尽到自己应尽的责任, 努力营造团结协作、合作进取的工作氛围。

三、以勤为径, 提高科研管理的效率

科研秘书要学习学校管理知识, 将管理理论运用于管理实践, 为教师科研工作的开展创造温馨、和谐、高效的管理环境。通过卓有成效的管理激发教师参与科研工作的积极性和主动性。主要包括以下两点。

(一) 按时按量完成常规任务, 实现管理目标

要树立正确的服务意识, 做好科研处与院系间的沟通桥梁, 贯彻院系领导的管理精神、工作策略。首先, 要当好系部领导的参谋和助手, 协调组织好院系的各种科研活动。如, 协调好与其他高校同类院系的交流互访, 与中小学的科研交流、学术论坛、学术会议、合作计划;按时报送每一学期的科研讲座, 经审批后, 落实讲座任务, 做好讲座的网络、展板宣传、报道和最终讲座的科研资料的汇总、归档, 并在学期结束后上报科研处, 并与科研处、财务处协调, 发放科研讲座酬金和补贴等等;协调好大型学术会议、学术活动的总结材料的撰写、报道和信息归档。其次, 要按时按量完成一些常规工作。如, 撰写年度科研工作计划和科研工作总结, 提交教师参加国内外各种学术会议、交流访问、进修学习的情况资料和形成情况汇总的书面材料等等;整理、归档教师每一年度的课题申报、各级类型科研课题立项、结题情况和每年度的科研成果等相关资料, 提醒所有教师和科研人员及时核对自己的科研分和科研成果发表统计信息, 并及时反馈给科研处的管理人员, 如实反映院系全体教师员工科研工作的总体情况和基本面貌。再次, 要协助院系领导形成学科建设材料, 不断完善充实材料。主要包括:各专业学术团队的建立、学术带头人的资料汇总、专业特色和发展规划等。要整理归档每年度院系科研情况, 为学科建设提供支撑材料, 并收集与院系发展有关的各种科研信息和文件, 形成相关科研与学科建设方面的档案。

(二) 协助做好院系学科建设的发展规划

主要是要将学校和院系领导的办学思想、办学理念、办学特色和办学经验进行贯彻, 形成文字、图片和电子文本材料, 反映院系在科研课题申报、科研成果鉴定、精品课程建设、专业发展方面的经验和存在问题, 通过形成优势学科、优势专业, 形成以教学与科研并重的院系发展规划。

四、以绩为重, 提升科研管理成效

绩效才是科研管理的最终追求, 所以科研管理到底有没有取得成效, 还要靠业绩说话。

首先, 要建立和谐互助、发展良好的科研管理氛围。形成良好的办学特色与和谐的管理氛围有密切关系, 科研管理涉及到成果报送和科研课题申报, 都关涉到高校发展和教师切身利益。良好的科研管理氛围、信息化的管理方式使管理工作更便利、快捷、高效, 节省工作时间, 也提高了工作效率。

其次, 要形成进取、友善的组织管理文化。科研管理的成效与学校总体发展的战略有关, 也与院系领导工作开展的整体思路、发展策略有关, 还与教师的科研态度和工作绩效有关, 这就要求科研秘书融入院系的文化氛围中, 通过大家共同努力, 形成积极进取、和谐友善的管理文化。

最后, 要形成有效的管理程序和方法。不少科研秘书属于专任教师, 既是班主任, 还要负担相应课程教学, 也有自身的科研任务。在工作中既是管理人员也是科研任务的执行者, 所以要努力做到科研管理工作和自身的科研任务、教学任务兼顾。由于科研管理、教学都有非常强的实效性和周期性, 就要逐渐摸索出一套切实可行、有效的管理程序和管理方法, 做到对所有教师都一视同仁, 热情关爱, 按照制度办事;对待领导要主动汇报工作情况, 说明工作困难, 寻求解决思路, 遇到问题要积极思考, 寻求帮助, 主动提供解决思路和建议。

摘要：科研秘书是高校基层从事科研管理的专业人员, 是链接学校与院系不可或缺的管理链。在工作中, 科研秘书要德、能、勤、绩并重, 树立为院系全体教师的科研服务意识, 严格执行各项科研管理制度, 协助院系领导顺利开展各项科研工作, 有效运用目标管理、科学管理和人本管理理论, 提升科研管理的质量和效率, 从而实现管理成效。

关键词：高校,科研秘书,管理

参考文献

[1]赵跃华.高校科研管理制度比较研究及导向思考[J].科学管理研究, 2010, (1) .

[2]左清.高校科研质量管理中的价值诉求及实现[J].现代大学教育, 2010, (1) .

[3]董涛.高校科研管理的“软实力”构建[J].科技管理研究, 2009, (11) .

浅议高校教学秘书的职能和素质 篇6

教学秘书是高校中最常见也是设置历史较为悠久的岗位之一。但是由于受传统惯性的影响, 人们对教学秘书的角色定位缺乏正确的认识。为了更好地发挥教学秘书的职能, 我们必须对其进行准确的角色定位。

教学秘书是高校基层教学单位最直接的教学管理人员, 其基本职责是协助有关领导组织广大师生实施教学计划, 执行学校的有关条例、规定等。高校只有通过自身改革、自我发展, 不断提高教学质量, 才能培养各种专业人才以满足社会发展的需要。拥有一支高素质、高效率的教学秘书人员队伍是高校提高教学质量的重要保障之一。

2.教学秘书在教学管理中的职能

教学秘书在教学管理中的主要职能包括以下三个方面的内容。

2.1处理日常教学事务性工作

日常教学管理是教学秘书的一项日常性的工作, 也是教学秘书工作的重点所在。教学秘书作为基础教学管理工作者, 需要处理一些比较具体、繁琐而且繁重的教学事务。如协助各教研室完成每学期的教学执行计划、教师任务安排等工作;协助教学院长做好学期初、学期中、学期末的教学质量监控工作;帮助教师处理临时的调课、代课、调整教室等工作。

学生群体是教学秘书主要的工作对象之一, 包括学生的成绩管理, 处理入学、复学、休学、试读、退学等学籍异动, 协助辅导员进行优等生、优良学风班的评选;组织学生网上选课、重新修读和国家计算机、英语等级考试等报名工作;审核学生毕业设计资格、毕业及获取学位资格, 以及毕业证书、学位证书发放等工作。

2.2档案管理

教学档案 (包括纸质文档和电子文档) 是教学计划执行情况的重要依据, 是教学各个环节的阶段性记录, 也是教学秘书的重要工作对象。保存学校、教务处、学院下发的教学文件, 使管理工作有据可依;保存教学执行计划、教师任务分配、教学大纲、教学进度表等内容, 为院系领导搞好教学管理提供基本依据;保存学生名册、学生成绩单、奖惩情况等, 方便教师在教学中全面掌握学生的情况, 因材施教;保存过往的试卷、毕业设计、课程设计等, 作为存档参考资料和本科教学评估的原始资料。

2.3协调教学工作

教学协调工作包括两方面内容:一是纵向协调, 即上传下达, 要将学校、教务处的教学要求传达给院系和教师, 并积极收集教学中各个环节的反馈信息, 对教学过程中出现的新情况进行调查研究, 及时向领导汇报, 为领导决策提供宝贵的依据;二是横向协调, 即协调各院系、部门关系, 协调教师的课程安排, 合理利用教学资源, 避免教学活动出现冲突和偏差。这些工作大都是在教学院长的指导下进行的, 但秘书是具体的实践者、执行者, 也担负着重要的责任。此外, 作为第一线的工作者, 教学秘书也应主动提出一些建议和方案, 以供领导作决策时参考。

2.4特殊学生管理

随着高等教育从精英化教育向大众化教育的过渡, 生源质量明显下降, 由于不能按规定完成学习任务而申请延长学习年限的学生和由于所欠学分过多而降级的学生所占比例不断上升。如果听之任之, 这些学生很有可能就无法完成学业, 迷失生活方向, 甚至走入歧途。对于这类特殊学生, 辅导员、教学秘书需要齐抓共管, 建立完善有效的管理制度、管理方法。这也是教学秘书工作的重要组成部分。

3.教学秘书应具备的素质

3.1政治思想素质

具有过硬的政治思想素质是成为一名优秀教学秘书的首要条件。目前, 我国各高校从事教学秘书工作人员大都是懂得本专业学科知识的年轻人员, 专业知识比较扎实, 这是有利的一面。但专业知识的过硬不能替代政治思想素质, 在教学管理中, 教学秘书经常参与本单位教学工作中一些重大事项的谋划与决策, 并负责对一些绝密教学档案 (如试卷) 进行管理, 对教学管理工作过程中出现的一些新情况、新问题, 如果没有很好的政治思想素质为基础是不能胜任这项工作的。因此, 教学秘书在平时一定要认真学习, 不断提高自己的政治思想和政策理论水平, 切实运用马克思主义的立场、观点和方法, 分析、解决在工作中出现的新情况、新问题, 从而真正做到为社会主义的物质文明和精神文明建设服务, 为高等教育的健康发展服务。

3.2道德品质素质

由于高校教师的劳动是一种以人格来培养人格、以灵魂来塑造灵魂的劳动, 因此高校教学秘书的道德品质与其他专业人员的道德品质相比, 在内容上具有丰富性、深刻性和全面性的特点。在高校内部, 教学秘书的工作核心是“为教学工作服务, 为广大师生服务”, 这一工作核心要求教学秘书工作人员具有比普通教师更高的道德品质修养。具体地讲, 从事教学秘书工作的同志必须具有以下几种优秀品质:爱岗敬业、无私奉献, 严于律己、为人师表, 团结同志、协调合作, 知行统一、教书育人, 任劳任怨、甘为人梯。

3.3业务素质

3.3.1教学秘书要全面掌握教育管理知识和工作业务知识。一名合格的教学秘书应学习掌握中外教育史、学科发展史, 以及现代教育和教学的原则、方法、规律, 还应熟悉掌握与工作密切相关的业务知识, 如文书写作、排课技巧、办公自动化、公共关系学和文学书法等。

3.3.2明确工作职责, 掌握教务管理规律。教学秘书的基本工作职责包括:教学运行管理, 教学例行管理, 教学统计管理。这几项工作是教务管理系统的有机组成部分, 不可或缺。首先, 教学秘书在工作中必须全面兼顾, 不能只重视和做好其中的一部分工作。其次, 应明确和熟悉以上内容的有关规定和制度。最后, 还要熟悉本教学单位各专业的教学特点, 对教学计划、专业设置和专业特点等都应做到胸中有数, 在安排各个教学环节或教学活动时要保证其科学性、合理性, 使教师和学生能按部就班地完成教学任务。

3.3.3善于管理, 讲求时效, 保证教务管理质量。由于教学秘书的工作和院系、教务处、教师及学生都有着密切联系, 因此工作任务和各种事情常常交织在一起, 有些工作要求完成时间快、质量高, 这就要求教学秘书善于通过自己的管理及时上下沟通、相互理解, 并主动为领导出谋划策, 提出自己的建议, 使问题尽快得到妥善解决, 在有限的教学条件下最大限度地提高教学管理水平, 保质保量地做好各项工作。

3.3.4熟悉计算机操作, 提高现代管理技能。随着教学管理手段的日益现代化、规范化, 教学秘书也应积极面对新技术的挑战, 把运用计算机纳入自己的工作日程。教学秘书要掌握计算机操作技术, 通过计算机搞好文字打印、数据处理、资料统计等工作;通过互联网积极收集、整理有关教学及教学管理方面的信息;要熟悉教务管理系统的操作步骤和操作方法, 特别要利用计算机保证做好学生的学籍管理和成绩管理工作, 不断提高工作效率和质量。

4.结语

综上所述, 教学秘书并不是一项简单的工作, 只有具备过硬的政治思想素质和专业素质、爱岗敬业的道德品质、勇于开拓的创新思维和严谨科学的教学思维, 才能适应这一工作的需要, 成为一名合格的教学秘书。

摘要：高校教学秘书作为基层教学管理人员, 承担着大量教学管理事务性工作, 是教务管理工作的具体执行者, 这是高校教学秘书的角色定位和管理职能。另外, 本文还论述了教学秘书应具备的基本素质。

关键词：高校教学秘书,职能,素质

参考文献

[1]陈蒙.高等院校教学秘书管理岗位刍议[J].无锡南洋学院学报, 2008, (3) .

[2]陈卿.做好高校教学秘书工作的三大必备要素[J].福建教育学院学报, 2008, (10) .

[3]芮明杰.管理学[M].上海:上海人民出版社, 2001.

秘书职能 篇7

一角色理论简介

角色理论是一种阐释社会关系对人的行为具有重要影响的社会心理学理论[1]。该理论认为人在社会关系中的地位，即人的社会角色，规定了人的社会行为。作为一个社会人，每个个体都扮演着不同的角色，但这并非一成不变。同一个体在不同阶段随着自身的年龄、受教育程度、阅历的不同，所扮演的角色会随之变化。即使是同一个体在同一阶段，由于所处环境、面对对象的改变，所扮演的角色也会跟着变化。所以说，每个人都处于一个矛盾、统一的角色集合中。在高校这一特定环境中，学校通过规章制度或口头传达秘书的各种工作职责，规定了部门赋予秘书的权利和应该履行的义务，这实际上是一种部门对个人的“角色期望”[2]，当然这是一种外部“角色期望”，期望该个体在学校里履行好秘书的职能。作为秘书，能否切实履行好自身职责范围的工作，即做好角色扮演，首先必须要进行角色领会，形成角色定位并具备角色能力，其次还应将“角色期望”内化，内化的程度越高，秘书工作的开展就越成功。当然，在角色内化过程中会遇到自身扮演各种角色的矛盾与冲突，所以如何顺利切换角色、有效化解各种角色内及角色间冲突是做好秘书工作的切实保障。

二高校秘书的角色定位

角色理论认为，个人能否善于扮演角色，首先在于角色学习及领会角色的程度如何。角色学习应包含两方面内容：一是形成角色观念;二是具备角色能力。所谓角色观念是指个体在特定的社会关系中对自身所扮演角色的认识、态度和情感的总和。具体来说，角色观念主要包含以下几方面内容：一是个体对自身所处地位的认识，即角色地位观念。二是个体对自身所扮演的角色行为模式的认识，即角色行为观念。三是个体对自身所扮演的角色应具有的思想和行为的特色与风格方面的认识，也即角色形象观念。由此可以看出，只有形成上述角色观念后，才能使个体对自身所扮演的角色有充分的认识，从而形成准确的角色定位。

作为高校秘书这一角色而言，首先他处在一种中间人、传递者的地位，大部分情况下，他并不是学校中各项事务的决策者。因此他办事的出发点就是要把领导发出的指令，加以自身理解，配以合理手段，顺利传达给每一位相关人员，保证领导的意图得以实现。同时，在领导与师生的管理互动方面，还要及时把师生对上级决策的反应，加以自身的分析、总结反馈到领导那边。这种互动的反应可以是言语的，也包括教学及其他活动中的各种数据指标。实际上，高校秘书对自身所处地位的准确理解也有助于角色义务观念的形成。高校工作职责的确立并非一定要明文规定，何况制度订立时，限于高校办公室工作的繁杂性及当时形势的独特性，在随后的工作验证中会发现或许考虑的并非那么周到，所谓百密一疏，但是只要高校秘书对自身所处地位的认识足够准确，在面对复杂问题及新问题时，依然可以从自身所处地位入手，开展有序、高效的工作。其次，高校秘书在具体活动环节的实施上还要注意行为模式的表现，注重角色形象。高校秘书作为信息的传递者与反馈者，实际上起到了疏通各类人员与各级部门关系的作用，当面对大量的信息互动及沟通合作时，必须心思缜密，做事考虑周全，遇到各种情况都要冷静对待，戒骄戒躁，牢固树立管理、服务育人观念，才能被他人认可此角色，并接受这一角色做出的相关角色行为。

三高校秘书职能支撑体系

内部支撑体系包括职业道德素质、业务素质、心理智能素质等几方面。职业道德素质是职业的生命，高校秘书的职业道德主要表现在这几个方面：忠于职守，热爱本职工作，要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导和教师做好各项工作，要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职;兢兢业业，甘当无名英雄，不计个人得失，要有吃苦耐劳甚至委屈求全的精神;谦虚谨慎，办事公道，热情服务，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作，做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力;遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。

业务素质应该具备这几方面的能力，首先是办事的能力，秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力，办事能力包含口语表达能力，要口齿清楚，表达准确，懂得说话艺术;交际能力，一个秘书如果善于交际，见面就熟，容易接近，容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高，就容易协调各方面的关系;应变能力，在实际工作中，有时候跟原来的计划和方案有变化，甚至大相径庭，这时候要能迅速作出调整，原则不变，灵活处置，以达到预期目的;理解和领会能力，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力，关键要听得快，听得清，记得牢，反应快。其次要有扎实的文字处理能力，秘书几乎整天与文字打交道，娴熟的文字处理能力是秘书人员的基本功，是具有较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识、及时的现实资料信息、较强的分析问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，是一种综合性能力，秘书人员文字处理能力的形成和提高，须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践[3]。再者要熟练掌握使用办公自动化设备的技能，随着时代的发展，先进的办公设备在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，必须熟练掌握办公自动化设备的使用、保养和简单的维护，会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话机、复印机、传真机等，学会用电脑起草、修改文件以及档案资料检索，缩微摄影技术，熟练使用办公自动化软件，如Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access，使用Email收发邮件等，并可以使用一两种计算机语言进行简单的编程。

心理智能素质是指完成高校秘书工作应具有的心理、智能、智力方面的潜在和显现的能力，是情商的具体体现，首先要有坚毅的意志和随和的性格，在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废。能关心集体和关心群众，性格方面要豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感，培养良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。要有完善的知识结构，完善的知识结构需要秘书在日常搜集整理中要不断学习积累才能完成。要有随机应变的能力，高校秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的人员是做不好秘书工作的。要具有很强的思维能力，记忆能力，语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力，很强的记忆力是秘书人员必备的基本功，为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记事。另外还要具有反省能力，要能及时总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足，常常自省的人，容易开发智能和增长才干。

外部支撑体系包括社会认同、人际尊重、单位肯定等。社会认同是社会成员共同拥有的信仰、价值和行动取向的集中体现，是一种集体观念在行动上或情感上的表现。体现在社会群体或高校教职工群体对高校秘书工作的认识和理解程度。人际尊重是指高校秘书工作联系的特定的人群对秘书工作人员的劳动和人格的尊重，高校秘书人员经常默默无闻地做着看似打杂的小事，但对高校的正常运转起着至关重要的作用，理应得到社会的认同和教师的尊重。单位肯定是指高校秘书工作在高校领导中的地位和重视程度，只有高校领导认识到秘书工作的好坏与高校提高教学质量、开展教科研、促进服务社会有直接关系，是建设和谐高校的一个重要方面，而切实落实好高校秘书人群的诸如工资待遇、职称晋升、福利待遇等方面的措施，让高校秘书人群感到高校秘书工作确实得到了单位的肯定，对本职工作有种自豪感和归宿感，能踏踏实实、心甘情愿、一如既往地做好本职工作，这是外部支撑体系的重要条件。

总之，高校办公室是在学校领导直接管理下的综合办事机构，是一个集综合性、协调性和服务性于一体的多功能部门，在管理系统中处于沟通上下、协调左右、联络内外的中心枢纽位置。秘书职能实现的是否健全，关乎办公室功能发挥的是否有效。因此秘书人员应该积极进取，努力提高自身的各方面素质，为高效完成秘书工作创造条件，而高校管理层必须肯定秘书职位的重要性，给予秘书人员足够的重视，认真落实秘书人员各方面的待遇，建设和谐的高校文化。秘书职能发挥的是否理想，完全取决于秘书角色扮演的是否成功。高校秘书只要清晰地认识角色定位，具备良好的角色职能支撑并恰当处理角色冲突，才能将其职能演绎得无比精彩。

参考文献

[1]乔纳森特纳.社会学理论的结构 (下) [M].邱泽奇, 译.北京:华夏人民出版社, 2001.

[2]郑杭生.社会学概论新修[M].北京:中国人民大学出版社, 2003.

秘书职能 篇8

1 秘书工作的职能

服从领导, 当好参谋跟从领导, 这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手, 应当严格按照领导的指示和意图办事, 离开领导自行其是, 别出心裁, 都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥 (更多地限于建议、献策等方面) 。其中特别要注意, 不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见, 去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋, 就是要发挥参谋作用, 为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天, 尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念, 要提高参谋意识和能力, 明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

2 社会对秘书人才的需求状况分析

根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析, 社会对文秘人才的需求大致可分为四类:一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等;二类为事务型秘书, 如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、档案管理人员等;三类为文字型秘书, 如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员;四类为管理型秘书, 如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。

依据职责的大小, 秘书又可以分为以下三种:一是初级秘书———以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一, 技术含量较低, 薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等, 多为大专或本科毕业。比如, 企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书, 处理各种事件的能力要求较高, 薪酬也相对较高。三是高级秘书———能起草重要的合同文本, 懂法律、税务知识, 有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如, 企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等, 目前属于人才市场上的稀有资源。

3 秘书人才能力素质现状分析

高科技日新月异的发展, 新技术的运用不仅改变了人们的工作条件, 还使人类进入了信息传播全球化的时代。现代办公室设备的使用, 不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质, 而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力, 具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求, 秘书人才逐渐向“复合型”方向发展, 其知识体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展, 秘书工作被划分到行政管理范畴, 主要是帮助行政领导或经理分担日常事务, 职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面, 已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。

当前的主要问题:一是素质单一化, 过多地强调技巧训练。二是素质模式化, 秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位, 做事盲目服从, 缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”, 在实际工作中缺乏主动性, 缺乏创新意识, 秘书“独立自主”角色意识淡化。

4 秘书人才能力素质的新要求

4.1 应变意识———秘书专业自身生存的特点

秘书工作的具体内容也完成了三个转变:由原来简单的办文办事, 发展为既办文办事又出谋划策:由原来的收发信息转向综合处理信息:由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理:由被动服务转向主动服务。

4.2 创新意识———秘书人才参谋决策性体现

秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务, 即辅助领导进行科学决策。因此, 秘书从业人员必需增强创新意识, 学会独立思考, 打破常规, 张扬个性。秘书从业人员要有自我实现的追求, 要实现自我价值, 必须当好领导的助手, 就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我, 在规范的角色位置上塑造自我。

4.3 独立意识———秘书的独立人格的体现

在秘书行业, 有不少这样的定位:秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”。那么, 秘书的人格到底在哪里?

秘书人格的确立, 必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等, 是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后, 又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。

4.4 现代意识———秘书与时俱进能力的体现

二十一世纪, 是个崭新的世纪, 是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用, 物理上的时空距离进一步缩小。办公室工作高度智能, 将使“文山会海”彻底成为历史, 也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来, 提高了工作效率, 减轻了工作强度。增强秘书从业人员的现代意识, 应该做到以下几点:一是公关意识。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识, 就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识, 要有良好的精神风貌和心理承受能力, 要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。随着领导水平的不断提高, 作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我, 才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善, 社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识, 树立较强的法律意识, 否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界, 许多生产、工作离不开部门、行业的协作, 而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说, 不依靠集体的力量, 个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此, 秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。

摘要：秘书工作具有很强的职能性和艺术性, 一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。从“秘书素质的系统性”角度出发, 探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识:应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。

关键词：秘书职能,谋事,素质,新结构

参考文献

[1]廖金泽.秘书参考/中国秘书大全[M].上海:海天出版社, 2004.

秘书职能 篇9

1 教学秘书的职能

院 (系) 教学秘书从事的教学管理工作主要包括教学计划管理, 教学运行管理, 教学质量管理, 日常教学管理和教学档案管理等工作。

1.1 教学计划管理

教学计划是保证教学质量和人才培养规格的基本文件, 是安排教学任务、组织教学过程的基本依据。教学计划的制定与执行的工作特点, 要求教学秘书应对本院各专业的情况了如指掌, 不但要认真完成日常教学管理工作, 还要善于发现专业教学中的新问题, 新特点, 积累经验, 及时提出修订、调整教学计划的建议, 确保教学计划更趋于合理。

1.2 教学运行管理

教学运行管理是使用教学行政管理职能, 将教学计划实施于教学活动中的最重要的教学管理工作, 是一个复杂而有规律的发展过程。在整个管理过程中, 教学秘书要严格按照管理制度和检查方法开展工作, 认真记录执行的结果。教师对学校和学院各类通知的疑问, 学生对任课老师讲课的意见等, 教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理, 按程序上报给学校、教务处或学院的相关领导, 以备各级领导采取有效的措施和相应的对策, 解决实际问题。

1.3 教学质量监控管理

为了提高教学质量, 教学管理部门必须及时了解教学中出现的问题, 协调教与学的关系, 保证教学活动的正常运行, 必须经常进行教学质量的定期检查、随机抽查或集中检查。在教学质量监控管理工作中, 教学秘书要提出质量监控工作方案, 协助学校教务处对本院的教学工作进行检查, 如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教学方方面面的意见, 再写出详细的期中检查报告送教务处。这些工作大都是在主管领导的指导下进行, 但教学秘书是具体的执行者, 实践着领导的决策, 责任可谓重大。

1.4 日常教学管理

一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进行, 既实实在在又繁重复杂, 而且应根据教学进度表做到有计划的安排, 不能出现遗漏和差错。

教师方面:专业教学计划调整;教学、实验大纲;教师课表;调、停课;考试、考查安排;教师各学期考试试卷收集;教师工作量统计;教师课堂教学质量评估;教师教学奖申报与审批;教师获取奖励与处分的材料等。

学生方面:教材征订;学生课程表;学生各学期考试试卷整理、归档;补考、重修考试;学生期末成绩;学籍异动材料;学籍处理统计;学生处分材料;毕业论文整理、归档;毕业重修统计;毕业重修试卷;实习教育;学生座谈会记录等。

其他方面:品牌、特色专业建设;精品课程建设;教学、实验改革项目;教学成果奖申报与审批;申报新专业;教学评估;教改、教学会议记录;期中教学检查;教学文件下达及归档;教学情况通报;教务系统;各类表格等。

以上看似只针对某一人, 某一方面, 但要想做好每一件事, 都要从方方面面进行沟通、协调。

1.5 教学档案管理

院 (系) 教学档案的管理和建设是院 (系) 教学秘书的重要管理工作内容。教学档案是在本学院的发展过程中形成的, 承载着院 (系) 教学活动的概貌和工作结果, 为今后的教学研究、教学改革、教学发展提供了前人的研究成果和研究思路, 对今后教学工作具有指导和参考作用。档案资料主要有:教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量、教学进度表、教学课表等, 为学院领导提供日常教学信息;学生名册、学生档案、学生成绩表等, 以使教师在教学中全面地掌握学生的情况, 更有效地因材施教、教书育人;过往的试卷、实验报告、毕业实习材料、毕业设计, 等等, 作为资料参考和本科教学评估的原始资料。

2 教学秘书工作的特点

2.1 奉献与服务性

教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务, 这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识、性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生, 使教学秘书的服务对象有了特殊性, 服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体, 因此, 教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上, 急教师所急, 解学生所难, 任劳任怨, 全心全意为教师和学生服务。

2.2 综合性

教学秘书的工作涉及本院的全部教学工作, 既要协助领导管理教学, 又要处理教学方面的具体事务, 协调方方面面的关系, 还要完成教务处和领导临时交办的工作, 因此教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。

2.3 时效性和繁杂性

教学秘书工作的时效性主要表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪, 讲究效率, 不做无效劳动, 不做重复工作, 争取教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。教学秘书工作的繁杂性主要表现在工作的难度大, 既有常规性的日常管理工作要做, 又有一些突发性的教学情况要处理, 工作重、责任大。工作的内容范围几乎涉及到学院教学管理工作的各个方面, 既繁又杂, 许多工作都牵涉到具体的人或物, 涉及教师和学生的切身利益。

2.4 灵活性

教学秘书主要协助院领导管理全院教学工作, 院领导是决策人, 而教学秘书是决策执行者。作为院领导, 在管理上不可能面面俱到, 那么, 教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时, 根据当时的情况, 在不违背原则的情况下可以灵活处理。

3 教学秘书工作改革与创新

我校教务处为提高教学质量, 在各分院建立了学生信息员体系 (大部分由班级学委担任) 。学生信息员负责每天让任课教师填写《学生出勤情况周报表》, 并在周五下班前交给教学秘书。教学秘书需要认真检查填写情况, 做好汇总表上交教务处。通过填写《学生出勤情况周报表》可以监督教师上课的出勤情况及学生上课到课率, 从而形成一个循环的监督过程, 达到教师考核学生和学生反馈教师教学质量的双重作用。教学秘书工作改革与创新也能够更好的为学校提高教学质量及教学运行管理的发展而服务。

总之, 教学秘书是高校里一项平凡而不可少的工作, 只有我们树立扎实的工作作风, 并不断探索, 做好本职工作, 才能成为一名合格的教学秘书。

参考文献

[1]龙斌.浅论高校院 (系) 教学秘书的职能与素质[J].中国校外教育 (理论) , 2008, (z1) .

[2]刘晨凌.关于高校系级教学秘书工作的几点思考[J].科技信息 (科学教研) 2007, (29) .

[3]孔庆国.浅谈高校教学秘书的工作职责和工作特点[J].山东农业教育, 2008, (2) .