商务秘书

商务秘书（精选6篇）

商务秘书 篇1

随着社会发展, 秘书职业分工的细化, 出现了不同行业的专门秘书。不同的秘书有其共性, 但也有其特性。本文将从商务秘书的涵义入手, 分析商务秘书的能力素质要求及培养模式。

一、商务秘书涵义

1. 国内外秘书学界关于“秘书”的定义

(1) 秘书, 在我国主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

(2) 秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手, 主要职责是协助决策, 承办业务, 摘好行政工作。

(3) 秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

(4) 秘书应是主管人员的一位特殊的助手, 她 (他) 掌握办公室工作的技巧, 能在没有上司过问的情况下表现出自己的贵任感, 以实际行动显示出主动性和正确的判断力, 并在给予的权力范围内做出决定。

(5) 秘书是指具有熟练的办公室工作能力, 不需上级教促即能主动负贵, 积极进取、干练果断, 能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

2. 尽管定义不尽相同, 但一般都包括以下涵义:

(1) 秘书是组织中为领导者协助管理的助手, 即秘书的辅助功能。

(2) 秘书是组织中具有有限权限的管理者, 即秘书的执行功能。

(3) 秘书必须具有一定文书处理、办公技巧, 即秘书的专业性。

商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。由于工商企业是以利润最大化为目标的, 性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点, 因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点, 例如商务秘书更强调平等合作, 商务秘书面临更多的商业数据处理等。

二、商务秘书的素质要求

与其他行业秘书比较, 商务秘书处于商业环境之中, 商业环境具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点, 这对其能力素质提出了更高的要求。要想成为一名合格的商务秘书必需具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。

1. 良好的心理素质和创新能力。

商业创新是企业生存和发展的关键。人是否具有创新意识、创新能力, 是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态, 在固有模式中努力出新招、创新意, 如将繁琐的办文程序简化, 以多媒体手段管理文档等, 就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏, 以及秘书工作服务性协调性强的特点, 要求企业秘书必须具备良好的心理素质。

2. 较强的学习应变能力。

商业环境是易变的, 新情况时有出现、新知识层出不穷, 商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。这种学习能力具有以下特点:一是强调自主学习;二是强调持久的、终身的学习;三是强调“工作学习化, 学习工作化”;四是强调“双环学习”;五是强调学会学习;六是强调学后有新行为;七是强调组织学习。商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力, 以适应商业环境的多变性。

3. 良好的知识结构。

商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求, 从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看, 必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才;从秘书知识要求来看, 必须要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后, 对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。商务秘书都要掌握英语, 这是全球多边贸易的基本要求。

4. 较高的信息处理能力。

商务秘书要加工处理各种商务信息, 要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如, 随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌人, 企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决, 无纸办公、无纸贸易将成为现实。同时, 每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。

5. 合作精神和人际交往能力。

商业活动本质是平等的自愿基础上的交易, 需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神, 结成创新团队进行工作。社会分工越来越细, 经济、社会交往的范围越来越大。信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点, 使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心, 特别要求秘书注意建立良好的人际关系, 是自己融入组织环境之中。

三、商务秘书的素质培养

为了培养商务秘书必需的基本素质能力, 应着重从以下几方面入手:

1. 实施信息培训制度。

必须制定并实施严格的信息素质培训制度, 强调针对性、实用性和先进性, 加大对商务秘书进行职业素质培训的力度, 增强各种应用、处理信息的能力。

2. 进行自我教育, 更新知识。

没有知识的更新, 很难实现工作的创新, 一方面组织单位要为秘书的自学和脱产深造创造条件, 努力扩大秘书的知识面, 使他们不仅熟悉本专业的基本知识, 将现代管理理念运用到实践中, 运用现代管理方法和现代化管理技术开展管理和辅助管理。

3. 培育创新思维。

秘书工作同其他工作一样, 也有创新问题, 无创新就无发展, 无创新思维就无创新工作。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上, 充分发挥自己的主观能动性, 积极开动脑筋, 对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。

4. 加强业务培训, 提高工作水平。

业务培训有岗前培训、参加管理研讨班、经验交流等多种形式, 目的都是通过理论学习、经验交流, 提高秘书的工作能力。

摘要：商务秘书具有一般秘书的共性, 但也具有本身的特点。商务秘书的素质能力包括学习能力、创新能力、应变能力、数据处理能力、经济管理能力、团队合作等。可以从四个方面对商务秘书的素质能力进行培养。

关键词：商务秘书,素质,培养

参考文献

[1]杨蓓蕾:现代秘书工作引导[M].上海:同济大学出版社.2007年

[2]陆瑜芳:秘书学概论[M].上海:复旦大学出版社.2005年

商务秘书 篇2

“响铃不过三”原则

在电话铃声响起后，如果立即拿起，会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听，是缺乏效率的表现，势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象，同时也会让对方不耐烦，变得焦急。如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不开，不能及时接听，就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释，如“很抱歉，让你久等了”等。

如果是在家里接听电话，尽管没有必要像在单位里那样及时，但尽快去接听是对对方的尊重，也是一个人的基本礼貌。如果铃响五声以上才去接听，也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉，但向对方解释一下延误的原因也是必要的。

规范的问候语

在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称。比如：“您好，公司”或“大学音乐系，你好”。“你好，销售部办公室，我是。”

自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重，而且也反映出本单位的高效率和严管理。

在家里接电话可以有很多选择，规范一点的可以用：“喂，你好!”问候对方。当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同，在家里，关键是要让对方感到亲切友好，而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的，过于规范化的电话反而会让人觉得“公事公办”的冷淡。

打电话的礼仪

记准电话，以免打错

如果拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机，然后向对方说：对不起。

选择恰当的拨打时间

如无紧急情况，一般白天应在8点以后(假日在9点以后)，夜间则在22点之前，以免打扰他人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，减少占用时间。

拨打电话前应做好充分的准备

通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避免词不达意，结结巴巴的通话。

发传真时的礼节

如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，谢谢。待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。

代拨电话的礼节

如果是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告诉对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请委托者来接电话。

在办公室内避免打私人电话

不可占用公司电话谈个人私事，更不允许 在工作时间通过电话与亲朋好友聊天

秘书手机礼仪

手机作为日益普遍的通讯工具，其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威胁之一，秘书在社交场所或工作场合放肆地使用手机，严重影响他人，也影响到其本身的形象。关于手机礼仪，秘书们应该注意一下几点。

公共场合不要旁若无人的使用手机。尤其是在电梯，楼梯，路口，人行道这样的地方，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，特殊情况下可以调成静音或震动状态。

在与人一起用餐的时候，也有必要把手机关掉或是调成震动状态，不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。

在所有公共场合，都要在手机没有使用时，把它放在合乎礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论如何都不要拿在手里，安全其间不要放在桌子上，公共场合使用手机，应尽量压低自己的音量，而绝不能大声说话。

手机短信因其快捷又类似书面信函的优势，被大众尤其是年轻人广泛地使用，因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪，在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。

秘书们应杜绝一边和别人交谈，一边低头查看短信的举止，这是对对方的极大不尊重。同时在短信的内容选择和编辑上，应该和同行文明一样重视。

商务秘书现代管理职能探析 篇3

在人们惯有的思想中, 秘书不过是抄抄写写、收文发文、档案管理等与文字打交道的工作。这个观点在如今的社会中显得苍白无力。随着我国经济的发展, 各种社会关系变的多样化、复杂化。参谋职能、综合协调职能、信息调查职能、督促检查职能、行政管理职能等等都体现出在科学管理的今天, 秘书部门的管理职能越来越受到重视。

1、商务秘书的定义

商务秘书, 是指在从事各种商务活动的企业和公司中, 协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务, 负责企业行政事务工作, 辅助领导做好企业决策工作和信息工作, 作为领导近身参谋和助手的工作人员。

2、商务秘书工作

(1) 商务秘书工作的主要内容

商务秘书的工作内容很广泛, 如:日常的办公室管理工作、会务工作、文书工作等等。大致分为三类:一是日常事务性工作, 二是领导指派与辅助管理性工作, 三是沟通与协调性工作。

(2) 商务秘书工作的基本性质

商务秘书工作的性质概括为辅助性、中介性、综合性三点。

辅助性:辅助性是商务秘书工作的首要属性。秘书在具体工作中需将辅助性和主动性很好的结合起来。领导的职能是决策和宏观管理, 而秘书部门的职能则是在决策和管理中给领导当助手和参谋, 提供辅助。

中介性:秘书起着承上启下、衔接内外、沟通左右、联系各方的作用, 是处于决策部门和业务部门、本部门与其他部门、本公司和外公司之间的辅助管理人员。商务秘书要清楚自己正是凭着所处的中介位置而展开各项工作的, 因此必须要树立“中介意识”, 正确地把握自己在工作中的位置。

综合性:秘书工作的综合性首先是由领导工作的综合性决定的, 秘书工作是直接为领导工作服务的, 秘书工作必须与领导工作高度配合, 凡是领导工作所涉及的范围, 秘书工作也必然要涉及。其次, 秘书工作的综合性是由秘书部门在机关中的分工决定的。职能部门的业务比较单一, 所谓各司其职, 各负其责, 而秘书部门则是一个综合性的办事机构, 它要综合处理来自各部门各方面的信息, 要了解各个部门、各个方面的工作情况, 要综合协调各部门各方面的关系, 还要处理机关的许多行政杂务, 包括一些临时性、突发性而又不属于哪个职能部门管的事务。

二、商务秘书现代管理职能

管理是通过计划、组织、领导和控制等环节, 协调人力、物力和财力资源以期高效率地达到组织目标的过程。管理, 是一种工作内容复杂、而范围又十分广泛的社会活动, 其职能的划分首先取决于管理的性质。商务秘书工作是服务和辅助性质, 因此, 其主要管理职能可以概括为三个方面:参谋、协调和办理事务职能。

1、参谋职能

在现代管理活动中, 商务秘书人员在领导的管理决策过程中扮演着重要的角色, 商务秘书职业的特殊地位与任务决定了秘书人员要为其提出积极的工作计划和目标并“出谋献策”, 这就是现代商务秘书的参谋职能。

发挥秘书参谋职能的要旨在于运用有效方法。因此, 当一个好参谋, 就是要向领导拟对策、出谋略。商务秘书人员参谋的方法, 主要体现在以下几点:

(1) 注重调查研究。在参谋工作中, 注重调查研究的目的在于掌握第一手的正确、科学的信息。信息是谋略的基础, 谋略以信息为根据。

(2) 善于分析形势。分析客观形势, 把握事物发展的趋势, 增强预见性, 是做好参谋工作的重要环节。

(3) 学会谋略比较。参谋工作要求根据工作的需要与可能及目标与信息, 拟定方案, 在多个方案的比较中找出优劣并且加以论证, 向领导者提出更为可靠的参谋意见及其依据。在多个谋略进行比较的时候, 需要全面考虑, 详细探查, 仔细比较, 认真分析权衡利弊。

(4) 掌握参谋时机。参谋工作的规律性要求提供参谋意见, 要把握好时机, 做到言当其时, 不失良机。在参谋活动中, 如能有效地观察时机、认识时机、把握时机、利用时机, 才能以较少的劳动获得较大的参谋成果。

(5) 加强秘书人员的素质建设。参谋之本, 集中于秘书参谋人员的基本素质。没有良好的素质, 连一般秘书工作做起来都感吃力, 做参谋工作自然力不从心, 多谋善断更是无从谈起。秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用, 正视自身素质的不足, 实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。

2、协调职能

商务秘书处于公司中心枢纽的位置, 这就决定了协调是其一项重要职责。作为上司的参谋和助手, 秘书须经常直接处理或经上司授权去解决和协调经营管理活动中出现的新问题和新矛盾, 建立公司内外间的良好关系, 以保证公司运转有序进行。

3、办理事务的职能

办理事务是秘书日常工作的主要内容, 是为上司服务、为公司服务的重要手段, 秘书办事的范围相当广, 涉及公司的方方面面和经营管理活动的各个环节, 具体有文书处理、会务组织、约见接待、通讯联络、机要保密、档案管理、办公环境管理、设备管理、车辆管理等等。秘书要在提高办事效率上下功夫, 首先必须树立效率意识, 把办事效率与公司经营管理效益结合起来考虑, 办事既果断迅速, 又认真细致, 讲究质量。其次要建立和遵守各类事务处理规范。再次, 要充分运用现代化的办公手段, 尽量把办公设备能承担的事务分离山去, 集中时间和精力处理其他事务。

应当指出, 商务秘书在履行上述三种职能时, 必须把服务与创新贯穿在每项管理职能中。一要看到商务秘书管理的重点在服务, 服务是整个管理过程的核心, 是执行各种管理职能的基础。二要认识到商务秘书管理有着巨大的潜力, 需要秘书去开发。秘书要有创新精神, 勇于开拓, 有所发现、有所创造、有所前进。因此各项管理职能中都要富于创新精神, 每一个商务秘书都应当是创新者。

三、结论

从秘书工作四个转变的内容来看: (1) 从偏重办文办事, 转变为既办文办事, 又出谋献策; (2) 从收发传递信息, 转变为综合处理信息; (3) 从单凭老经验办事, 转变为实行科学化管理; (4) 从被动服务, 转变为力争主动服务。四个转变要求商务秘书人员既能办理事务又能参与政务, 辅助领导进行决策, 所以, 现代管理活动中, 商务秘书的参谋职能、协调职能、高效的办事职能更为突出。商务秘书人员作为参谋、协调和服务人员, 参与整个管理过程, 因此, 商务秘书人员要不断提高自身素质, 广博地掌握知识, 不断学习, 充实完善自己, 才能在激烈的竞争中成为领导的得力助手。

摘要：商务秘书是市场经济条件下兴起的一种社会职业。随着我国经济的发展, 尤其是我国加入WTO以后, 管理方式、生活方式发生了很大的变化, 秘书工作越来越庞杂、新颖、高深。制度化、专业化、现代化成为新世纪秘书职能发展的方向。现代化的办公设施, 高素质的员工, 科学的管理理念, 是现代企业的三大法宝。适应社会发展需要, 商务秘书人员在现代企业活动中的管理职能突现。本文就商务秘书的现代管理职能提出自己的见解和看法。

关键词：商务秘书,管理职能,参谋,协调,办理事务

参考文献

[1]侯典牧, 主编.秘书心理学[M].北京:中国劳动社会保障出版社, 2005.

高级商务秘书 篇4

高级商务秘书

商务秘书（business secretary）指协助上司处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务，本词条为您解释什么是高级商务秘书，认证等级，申报条件以及相关的背景资料等等。

认证等级

1、初级商务秘书

2、商务秘书

3、高级商务秘书

高级国际商务秘书

【职业定义】

在各类商务机构中，根据岗位授权，协助主管领导，亲自处理或组织专业团队处理各种国际业务的基础工作和商务机构的行政事务。

【项目背景】

入世后随着我国从事国际贸易企业的数量大幅增加，企

张家港捷梯教育联系人：洪老师联系电话:1826203786

3业组成结构也发生了重大转变，大批中小企业、民营企业、制造业企业、国内零售企业大规模纷纷入盟外贸行业，众多新获得进出口经营权的企业都希望在短时间内将自身的业务扩大，高素质、专业化的外经贸专业人才已成为企业参与国际业务竞争的必备的因素，外经贸企业对专业人才需求规模骤升，对业务人员的专业化要求也更加丰富，据商务部统计，目前我国外经贸企业各类高级管理人才缺口将近10万人。

高级国际商务秘书是外贸企业国际业务团队的高级执行人才，其工作内容不但涵盖国际商务的业务范畴，还包括企业的行政管理范畴；其工作能力不但需要执行具体业务行为，还需要领导专业秘书团队开展工作。这一工作内容远远超出了传统秘书的概念，他的工作可省却机构领导大量事务性工作，是外贸企业核心竞争力的“倍增器”，是国际贸易企业重要的业务骨干。

为适应这一人才需求，商务部中国对外贸易经济合作企业协会在广泛调研的基础上，针对国际贸易企业行政管理部门领导，推出了专业认证“高级国际商务秘书职业资格认证”项目。

【认证目标】

?鉴定考生对高级国际商务秘书应具备的专业知识和工

作技能的掌握程度。

【认证方法】

本项目采取考试认证方法。

考试合格者可获得由商务部中国对外贸易经济合作企业协会颁发的高级国际商务秘书职业资格证书。

【报考资格】

具备以下任一条件者均可参加认证考试

1．具有大专、高职及以上学历者。

2．具备2年以上国际贸易相关工作经验者。

3．持有国际商务秘书认证证书者。

【考试方法】

考试由“国际贸易理论基础”和“高级国际商务秘书实务”两门组成，两门都合格的参考人员通过本次考试。

商务秘书 篇5

关键词：商务秘书,语言表达能力,语言技巧

随着社会的发展, 秘书职业的分工也越来越细, 出现了不同行业的专门秘书, 商务秘书就是行业细化的结果。商务秘书的工作范围很广, 几乎覆盖了企事业单位、社会团体和个体经营者的各个层次。在市场竞争日趋激烈的环境下, 企业的成败不仅在于产品的质量, 员工的素质能力及其工作效率也起到了关键作用, 商务秘书既处于企业的管理层, 又是连接上下级沟通的桥梁, 在企业的运转中地位显著。随着现代企业制度的建立, 为适应市场经济模式, 秘书人员除了具备过硬的心理素质与秘书素养外还必须具有一定的专业能力。而在商务秘书的职业技能中, 语言表达能力是核心技能, 在工作中发挥着重要的作用。

一、商务秘书语言表达能力的形式

语言表达能力就是通过口语、书面语和体态语等形式传递信息、相互交往、合作共事的本领。可以说, 秘书的各项工作都离不开语言表达能力的运用。

(一) 口头语言表达能力

口语是秘书工作最直接的一种形式, 秘书工作的性质更加决定了其口才的重要性。商务秘书处在公司经营管理层, 除了要在公司内部上下级交流沟通之外, 还要对外交际, 专业的口语能力就成为秘书人员的必备技能。良好的口头表达能力表现为:语速适中, 简洁准确;语言平实, 语气自然;语言规范, 坚持原则;温和有礼, 不卑不亢。

(二) 书面语言表达能力

秘书除了要有较好的口才之外, 书写能力也是极其重要的, 优秀的秘书应该是既能说又能写的。商务秘书在工作中可以根据交流和沟通的对象、内容和环境等因素选择不同的语言要素和语言风格, 因此对于秘书人员来说, 具有深厚的文化底蕴, 积极的学习能力, 对党和国家的政策及各种理论知识有深刻的理解, 对专业知识精通, 对其他的科技知识有所了解, 能够根据所掌握的知识和经验认识问题、分析问题及解决问题, 这种能力是一个优秀秘书不可或缺的。

(三) 体态语言表达能力

人的表情、动作和体态姿势等非言语交际形式在工作中能够起到辅助交际的作用, 能够体现说话人的思想情感, 这种非言语交际的形式即为体态语言。体态语是一种辅助性的表达方法, 伴随语言行为的发生, 和有声语言相比, 在表达感情、交流思想方面更直观、更形象。还可以通过观察对方的表情、动作、手势更准确地理解对方的意思, 获取更多的有价值的信息, 促进双方沟通, 提高交流质量。

二、商务秘书缺乏语言技巧可能造成的影响

王总带着秘书小刘参加商务洽谈会, 王总公开发表了下一季度商业发展计划, 洽谈会上, 小刘直接指出王总采用的统计方法不正确导致计划中统计数据不准确。这一举动惹得王总很不高兴, 提前离开了洽谈会。会后老秘书给小刘提醒说, 提意见也要注意方式方法, 要照顾到别人的感受, 尤其是领导。你在这么多人的场合跟领导提意见, 虽说你的意见是对的, 但是让领导下不了台, 这种做法也是不可取的。

提意见不分场合, 不照顾别人感受, 是秘书工作的一大禁忌。案例中刘秘书的做法就是没有注意自己的表达方式, 也没有分清场合。正因为刘秘书的这一举动, 丢了领导的面子, 这样很容易引起领导的不满, 不利于维护秘书与领导间良好的交往关系。秘书在与领导相处的过程中, 若发现领导的言语或行为存在错误, 应该适当提醒并注意说话方式。如何使自己的意见被领导采纳, 又不致使领导反感, 是很讲究艺术的。

案例中, 刘秘书提问题没有错, 但是, 他在公共场合没有给领导留下回旋的余地而直接指出领导错误, 使领导的权威受到了挑战。其正确做法是, 首先, 选择适合提意见的场合, 比如会前或者会后和领导私下商谈, 这样有利于维护领导的面子;其次, 选择恰当的方法, 比如私下提醒领导而不是当面指责, 这样效果会好很多。同时也要注意语言表达, 即商务秘书的语言技巧。比如当商务秘书认为领导的决策不正确时, 如果是事前, 可以婉转地提出正确的做法以代替目前的决策, 要和领导商量;如果事后且已经实施并产生了损失, 不要埋怨领导, 要及时向领导汇报前因后果, 分析其中出错的环节, 促使领导重新思考, 做出正确决策。缺乏语言技巧或是错误的语言技巧都可能影响商务秘书与领导之间的关系。要做一名合格的商务秘书, 对领导言听计从是必要的, 但是不是毫无选择的, 因为每一位领导并不是总是正确的, 可领导又都希望自己是正确的, 因此, 提意见时的语言技巧就极为重要。秘书对工作负责, 就要敢于提意见, 并且善于提意见。但作为商务秘书, 在向领导进谏时一定要运用适当的语言技巧, 让领导乐于接受自己的意见和建议, 不恰当的语言会令领导产生反感, 造成不必要的矛盾, 最后可能产生严重的后果, 反而得不偿失。

三、商务秘书掌握语言能力的意义

商务秘书处于商业环境之中, 导致其不得不掌握一定的语言智慧来应对复杂多变的商业环境。另外, 很多领导都希望秘书能够成为自己的得力助手, 而一个能够正确掌握并运用语言智慧的商务秘书, 便是能够帮助领导的左膀右臂, 这样就使得领导能够从繁忙的日常事务工作中解放出来。

(一) 语言能力是秘书的核心竞争力

秘书的工作内容和性质决定了语言能力在其工作中的特殊地位和作用。秘书的工作质量和效率与秘书人员的语言技巧是直接相关的。秘书语言技巧高, 有利于提高工作质量走向成功;反之, 则可能会降低工作质量导致失败。社会越发展, 越需要人与人之间的公平竞争, 在经济飞速发展的今天, 尤是其如此。语言运用就成为了竞争的关键, 要想成功就必须掌握语言技巧。当今商业社会急需大批训练有素、能力卓著的职业秘书, 企业的老板和职业经理人已经日益认识到社会分工的重要性, 只有依靠秘书的协助, 自己才能更有效地从事经营和管理。商务秘书的语言能力也是不可或缺的职业技能, 必须重点培养。因此, 掌握秘书语言技巧具有很重要的意义。作为一名合格的商务秘书, 业务能力、知识结构、文化修养和熟练掌握语言技巧一样都不可或缺。语言能力是商务秘书综合能力的体现, 是衡量个人能力、涵养、学识的重要依据, 良好的口语表达是重要的职业技能, 它有利于建立良好的人际关系, 有利于沟通的顺利进行, 从而有助于秘书工作的进一步发展。

(二) 语言能力能够有效提高办公室效率

由于缺乏理论及传统的影响, 导致我国在秘书制度方面并非完美无缺, 许多秘书在工作中语言表达过于随意。商务秘书在工作中需要接触到方方面面的人, 若不考虑工作关系, 一味地根据个人喜好表达想法, 而不注意自己的言语, 完全忽视工作环境随心所欲, 则会给工作的严肃性造成威胁。这是因为秘书认为自己表达的是真实的想法, 是对工作、对他人负责任的表现, 其实, 这种在任何场合都想说就说不考虑他人感受的表达方式容易与他人产生误会、分歧, 在与领导交流时也会影响信息的传递, 归根结底在于没有摆正自己的位置。

上文也提到过, 正确的语言技巧能够形成良好的交往关系, 能够营造融洽的气氛, 这些都有利于提高商务秘书的办公效率。现代化的办公室工作, 秘书不仅要能说, 而且要能写, 这是现代化条件下秘书所必须具备的基本素质。与传统“笔杆子”型的秘书相比, 现代秘书要面临复杂的人际关系和多变的社会环境, 掌握语言智慧是提高效率的有效途径。

(三) 语言能力是现代化社会交往的必然趋势

经济基础决定上层建筑, 经济的发展促使我们的思想也随之发生变化, 语言是思维的物质形式, 这些变化体现在我们平时的交际中。不同的语言形式表示不同的交际目的, 反映不同的会话含义, 传递不同的语用信息。现代社会科学技术的飞速发展使地球成为了地球村, 作为交际工具的语言的功能则大大增强。中国古代的“说客”以口才去打动诸侯实现自己的抱负, 因此有“一言可以兴邦”之说, 可见语言交际的重要作用。

西方国家也很重视语言的重要作用, 把代表语言的“舌头”作为珍宝, 美国在许多大学设置“说学系”, 主要目的在于培养专门的语言交际人才。经济的发展使得社会对商务秘书的需求大大增加, 对秘书专业人才的培养提出了新的要求, 尤其是语言交际方面的要求也越来越高。作为一名秘书, 在企业中要协助领导综合处理各方面的情况, 诸如接待客户、办文办事、处理信息、协调各个方面等, 除了具备过硬的政治素质、文化素养、职业素养之外, 还要具备良好的语言交际能力, 我们可以通过一个人的言谈举止判定一个人的知识结构与文化涵养。秘书的语言交际能力怎么样关系到工作的效率, 甚至会影响到一个企业的形象, 因此掌握语言智慧是秘书交际能力的重要体现。

四、如何提高商务秘书的语言表达能力

(一) 商务秘书的口语表达能力

口语能力的提高是一个循序渐进的过程, 不是一蹴而就的。具体来讲, 主要从以下几个方面入手:

1.语言简洁精练。商务秘书的工作对象不仅有领导还有和本公司有利益关系的集团人物。商场如战场, 时间非常宝贵, 这就要求秘书的口头沟通务必简洁精练, 要理清思路, 语言连贯, 重点突出, 恰如其分地表达自己的观点和见解, 用语言去感染别人。

2.叙述形象生动。沟通时, 形象生动是非常重要的语言技巧。生动形象的语言能够使自己的语言富有感染力, 以激发对象倾听的兴趣;生动形象的语言能够把抽象的道理具体化, 把无形的东西转变为有形的东西, 更易于被理解并反馈。

3.表达含蓄委婉。商务秘书在对外交流时, 应采取温和的语气、柔美的言辞以及令人易于接受的含蓄委婉的表达方式, 以免不良的情感刺激和尴尬场面。委婉技巧的使用常常可以保持交际过程的融洽和高雅的氛围。

(二) 商务秘书的书面语言表达能力

商务秘书不仅要有好的口才, 良好的人际关系, 更要做一个好的“笔杆子”, 好的文章具有很强的感召力, 起到事半功倍的作用。

1.注重逻辑结构。商务应用文属于书面语言, 只有表达正确才能使理解者正确理解文章主旨, 所以要写出好的文章, 既要重视语言问题, 又要注重逻辑结构, 实践证明, 思维越缜密, 驾驭语言的能力就越强, 所写出的文章获得的效果就越好。

2.概念准确。商务文书是一种独立文体, 具有很强的实用性。因此, 商务秘书在撰写文章时, 必须对市场规定、商务准则、文章格式、引文、数字、日期以及标点符号等都要认真对待, 做到准确无误。在商业活动中, 双方订立的合同是最为常见的一种文体。由于概念不准确或者定义不具体, 现实生活中, 总会出现合作双方打官司的事情, 比如:甲乙两家汽车公司订立合同, 约定甲公司改进乙公司旧式汽车, 完成改进后, 双方共同开发新型汽车。合同执行后, 双方不断发生争执, 究其原因在于签约时没有对“新型”做出准确的解释:是外形新还是内部结构新?是对乙公司来说新还是双方都是新的?对于关键性词语没有准确定义, 导致合作失败, 这种情况不少见。

(三) 商务秘书的体态语言表达能力

秘书的体态语包括表情、手势、站姿和坐姿等方面, 良好的体态语言不仅能够提升个人价值, 而且能够提高自己对职业的自信心。对于商务秘书来说, 顺利进行职业活动和实现职业生涯的成功离不开体态语这个主观的保障。

目前, 商业发展规模越来越大, 对于训练有素、才能卓著的秘书的需求也越来越多, 因为社会分工的细化导致企业的经营者想要更有效地管理企业, 必须依靠专业秘书的帮助。反过来, 商业秘书要想实现自己的人生价值, 必须在工作中展现自己的魅力, 因此, 商务秘书的形象在企业和社会中显得至关重要。

1.仪态优雅。商务活动中, 秘书的言谈举止无一不关系到企业的形象, 比如站立时不要歪头、屈腿抖脚, 而应该挺胸收腹, 站稳直立;坐下时应该使身体占据位子的大部分位置, 背部要挺直, 这样的姿势给人一种优雅大方的印象。

2.表情端庄。眼睛是心灵的窗户, 一个人的目光是面部表情的核心, 秘书在与人交谈时, 要注视对方, 不能目光闪烁, 让对方感觉不到你的诚意和尊重。

3.仪表得体。作为商业秘书, 形象美很重要, 而形象美得益于体力充沛、行动敏捷, 这样可以给人一种健美的感觉。形象美的另一种体现是衣着得体, 形象宜人, 向他人传递一种朝气蓬勃、乐观积极的人生态度。

语言表达是商务秘书的一项工作技能, 在工作中发挥着至关重要的作用。语言技巧有利于建立良好的交往关系, 有利于营造和谐的工作气氛, 还有利于维护自身的利益。商务秘书面对日趋激烈的市场竞争, 只有准确把握自身工作的性质和发展方向, 不断提高专业水平和职业素质, 才能在工作中事半功倍, 实现自身的价值。

参考文献

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[7]聂春梅.具体语境下的语用策略——基于言谈应对社会语言学[J].吉首大学学报, 2009, 30 (02) :148-151.

商务秘书 篇6

5月11日, 在上海合作组织成立15周年之际, 商务部研究院与上合组织共同举办“共建丝绸之路经济带”学术研讨会。会议由商务部研究院院长顾学明主持。

值得一提的是, 应商务部研究院邀请, 上海合作组织秘书长阿利莫夫正式受聘成为研究院国家高端智库专家咨询委员会特聘专家, 为智库建设与国际发声发挥积极作用。

在当天举行的研讨会上, 阿利莫夫秘书长还就我国“十三五”规划中“一带一路”重要战略, 作了题为“丝绸之路经济带沿线国家合作”主旨演讲。