秘书的知识结构秘书

秘书的知识结构秘书（精选10篇）

秘书的知识结构秘书 篇1

秘书的知识结构

1. 秘书的知识结构的范围

(1) 秘书的基础知识

基本理论知识，如哲学、逻辑学等

是社会科学和自然科学的基础知识，如语文、政治、历史、地理、外语、物理、化学、数学、生物等知识

(2) 秘书的专业知识

业务知识

行业知识

(3) 秘书的相关知识

秘书的相关知识是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应不断学习和掌握的知识。包括社会背景知识和管理学科新兴学科知识。

2. 秘书知识结构的特点

(1)广博性

(2)专业性

(3)动态性

秘书的知识结构秘书 篇2

一、奠定秘书的基础知识

基础知识构成了现代秘书知识结构中基石部分, 是秘书从业的立身之本, 也是秘书从事秘书职业所必须具备的最基本的素质要素。奠定广博而扎实的基础知识是现代秘书职业能力提升至关重要的前提条件。所以, 奠定秘书的基础知识是培养秘书知识结构的第一步, 使秘书拥有扎实的基础知识, 发挥秘书的潜力。奠定秘书的基础知识从以下两个方面着手:

1.1、奠定秘书的文化基础知识。

文化基础知识主要包括语文、历史、物理、化学、生物、历史、地理、外语等在基础教育阶段所学的文化基础学科知识。随着时代的发展和科学技术的进步, 秘书这个职业对这类知识的要求越来越高, 因此, 秘书要不断地巩固已有的基础知识, 同时要及时更新文化基础知识。秘书在工作之余应该养成多读书、广学习的习惯, 从各种书籍中汲取知识, 奠定自己的文化基础知识。

1.2、是奠定秘书的基础理论知识。

基础理论知识主要包括马克思主义哲学原理、思想道德修养、计算机、政治经济学、现代汉语、基础写作等大专以上学历教育阶段所学的公共基础学科知识。秘书必须要奠定这些理论知识, 以提高自己的政治素养、思想素养和理论素养, 在实践过程中有正确的价值观、人生观做知道。

二、提高秘书的职业知识

作为新时代的秘书, 不仅要奠定自己的基础知识, 还要提高自己的职业知识。职业知识就是业务知识, 构成了秘书知识结构的支撑和依托部分, 处于核心地位, 是现代秘书的职业标志性知识要素。提高秘书的职业知识, 就是提高包括与工作有关的工作对象、工作职责和工作业务在内的基本理论和基本技能等。一是要提高秘书的专业知识, 这要求提高秘书学知识、文书写作知识、秘书礼仪知识、文书处理知识、秘书实务知识、档案管理知识、办公设备使用知识以及信息管理知识等, 以达到秘书成为专业人才, 胜任秘书职业岗位;二是提高秘书的行业业务知识, 即提高秘书从事的有关行业的具体业务知识。这对于秘书的职业非常重要, 秘书是一个专业性很强的行业, 提高行业知识, 才能掌握工作的主动权和发言权, 以至于不犯低级的业务错误, 也只有这样, 秘书才能更好地为上司服务, 才能真正发挥参谋和助手作用。

三、拓宽秘书的相关知识

秘书行业是一种综合性很强的工作, 不仅需要扎实的基础知识和熟练的业务知识, 而且还需要其他相关知识。培养秘书的知识结构, 必须要拓宽秘书的相关知识, 这些相关知识包括法律类知识、管理类知识、公关类知识、心理类知识和经贸类知识。拓宽秘书的相关知识是属于秘书知识的高层次平台部分, 处于延展地位, 可以提高秘书的职业素养, 强化业务能力, 从而提高工作效率。拓宽秘书的法律类知识, 就是要求掌握宪法、刑法、民法、行政法、公司法以及WTO规则等在内的法律法规以及其他与现代秘书工作有关的法律法规, 这不仅有利于秘书维护自己利益, 而且有利于维护秘书所在机构的利益;拓宽秘书的管理类知识, 秘书应该认真学习管理学原理、决策科学、行政管理学等知识外, 还要汲取各种管理经验和教训, 从而管理自己的本职工作和协助上司实施管理;拓宽秘书的公关类知识, 就是提高秘书的公共关系素养, 做好各项沟通交流工作, 使秘书所在机构内部团结和谐, 对外合作同进, 塑造良好的关系环境;拓宽秘书的心理类知识, 运用各种方式使自己保持健康的心态和良好的心理素质, 能及时地处理各种情况和业务, 成为领导在关键时刻的好帮手;拓宽秘书的经贸类知识, 钻研学习经济知识, 通晓经济规律, 熟悉经营管理, 了解市场运作, 使自己成为经济型秘书, 能更好地为领导出谋划策。

结束语

在当今社会, 对秘书来说, 做好秘书工作, 遵守礼仪是必不可少的。秘书礼仪体现在政治交往、商业活动中, 秘书必须不断提高礼仪修养, 才能更好地做好秘书工作。

摘要：21世纪是知识经济时代, 知识化、信息化、全球化使新兴行业不断涌现, 秘书和秘书工作必然面临全新的机遇和严峻的挑战。所以, 秘书要不断培养科学、合理、开发、立体的知识结构, 跟上时代发展的步伐。

关键词：知识化,信息化,全球化,挑战

参考文献

[1]、王丽娇.浅析互动式教学方法在商务礼仪教学中的运用[J].湖北成人教育学院学报.2007 (05)

秘书的知识结构秘书 篇3

一、现代企业秘书概述

现代企业秘书与传统意义上单纯从事文字整理、文件处理的秘书有着本质的区别。企业秘书是指在企业经营和日常活动中，直接协助企业领导综合处理各种事务的工作人员。他们的作用用四个字就可概括，即参谋助手。他们是上情下达、下情上达的纽带，是帮助企业领导者处理日益频繁的经营管理事务的得力助手，是为领导出谋划策的“辅政大臣”。因此，从企业秘书现阶段的工作和目标上看，企业秘书所从事的秘书工作，归纳起来主要有八项：1、领导的日程管理；2、日常生活的照顾；3、环境、设备的整理准备；4、会议、会晤的服务工作；5、接待、交际；6、文书制作、处理；7、信息的收集、加工、贮存与检索；8、突发事件的处理。

二、基础知识结构

基础知识是指作为一个企业秘书所必须具备的最起码的知识面。我认为应包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

1、自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识企业秘书都应掌握。据有关研究表示，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法论的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量化方法，市场预测中的坐标象限方法及导数概念的运用，公文研究中的模型方法，等等。同数学一样，其它自然科学如生物、天文和地理等，企业秘书也都不能忽视。如企业秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。

2、社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等等，秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验，能使我们避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上，能使我们在创造现实的活动中变得更加聪明，更加理智。另一方面是历史中，尤其是我国历史中所弘扬的传统美德，对企业秘书人员良好美德的形成也有极大的塑造作用。不管是“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的情怀，还是“天下兴亡，匹夫有责”的气概、“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之”的思想，都为秘书人员奠定了人格基础。秘书人员对祖国的社会发展变化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。当然，在我们打开世界之窗放眼世界时，企业秘书也要对世界几千年的历史文化，特别是对主要往来国家的历史变迁，民族文化的形成有大致了解。这样才能准确把握不同国家的特点，对秘书的工作有相当大的补益。

《秘书与哲学》的作者郭建庆同志的一句话说得好：“每一个追求智慧的人都要学习哲学，向哲学要智慧。”所以，哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识，对正确的哲学思想有肯定的认识，企业秘书才能树立正确的观念，从而正确的摆正自己的位置。可见，哲学理论不但对企业秘书非常重要，对于任何一个想要好好生存的人来说也是必不可少的。

企业秘书作为企业的枢纽级人员，法律知识是必备的基础知识，他们必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为企业名副其实的“参谋助手”。具体来说，法律知识包括宪法、民法和刑法等等。企业秘书在法律方面的作用有：熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内；熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足，以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道，搞活经营活动；密切注意本企业的权益是否受到非法侵害，运用法律武器保护企业。

总之，现代企业秘书的工作涉及生产经营管理、工艺美术、工商、金融、税务、法律、外事等领域，这也是企业适应市场对秘书人员的客观要求。上述知识领域，对于政府部门的秘书人员来说只要了解和掌握一门或两门就足以胜任本职工作，这与政府本身的职能相关连。但企业的秘书则必须全面了解，广泛涉猎，有条件的话，还要精通一部分或者全面精通。也就是说，企业秘书应该是数理化、文史哲样样通，就是做不到样样通，也必须样样懂。当然，因为企业性质不同，对秘书要求样样精、样样通未免近于苛刻，有些领域做到粗通或者略知就可以了。

三、专业知识结构

秘书人员的专业知识可分为两大部分。第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。

1、专业基础知识。秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语以及中国秘书史等等。秘书学是主要研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。内容一般包括：秘书部门的职责范围、任务要求、机构体制；秘书工作的实践经验和工作方法、指导理论；秘书人员的思想修养、知识结构和各种能力的要求；古今中外秘书工作的发展史；秘书学其它相关学科的关系；秘书工作的改革和未来发展方向等。对于秘书来说，秘书学是专业中的根本，是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此，企业秘书必须掌握秘书学。

写作学对秘书人员来说非常重要，是关键学科。他们不但要从中掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应秘书的工作需要，可以说写作学在秘书专业的基础知识中占有很大的份量。古今中外大凡优秀的秘书工作者一般都具有较高的书面表达能力。

信息学就是能把信息意识和信息技术授予企业秘书人员的学科。它包括有关信息的搜集、筛选、存储、提取、综合分析处理、利用、反馈以及网络化服务方面的知识。企业秘书人员的信息意识包含要素有：信息需求目的意识、信息内容意识、信息源意识、信息渠道意识、信息服务项目意识、信息质量意识和信息障碍认知意识。与此同时，企业秘书人员还要在不断地学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术。四川省某企业调研秘书吉广林在《秘书》杂志上发表的《网络，助我一臂之力》一文中曾说：“网络的速度优势能为调研秘书提供第一手资料。网络的丰富信息是调研秘书的‘图书馆’、‘资料室’。”而他利用信息化工具所取得的成就也是有目共睹的：他所在的钢铁企业，因为他们这几个调研秘书的重要辅助作用，跟踪和了解了世界钢铁市场的竞争形势，企业效益逐年提升，形势一片大好，他们几个的薪金也一升再升。

公共关系学是一门具有应用性、综合性、交叉性和边缘性的独立的学科，是公共关系实践活动的反映。研究对象是公共关系活动现象及其内在规律，内容包括公共关系理论、公共关系业务和公共关系史三大块。文秘工作中的公关职能是要妥善处理组织内外人与人之间的各种关系。作为组织形象代表的文秘人员在从事公关活动时，要与公众进行交流，把自已所在组织、企业的政策想法进行有计划的广泛的传播，以取得公众的合作。同时，还要将公众有关态度的信息及时反馈回组织，使组织能够根据公众的意见完善或调整自己的计划，以树立良好的形象，顺利实现自己的目标，获得最佳的经济效益。企业秘书人员在公关活动中还扮演着顾问的角色，他要向组织提出自己的意见和建议。一句话，文秘工作的公关活动的职能就是：塑造形象、沟通信息、协调关系、咨询建议，参与突发事件的处理。所以说，企业秘书人员开展公共关系工作的好坏，将直接影响到企业在公众心目中的形象和企业的计划是否切实可行。

除了以上专业知识外，文书学、档案学、逻辑学、速记等专业学科也是企业秘书人员的知识结构中不可缺少的。文书学是研究文书和文书工作的内容、一般规律和基本原则、方法的一门学科。主要内容包括现行文书的性质、特点、作用、种类、体式和撰写要求；文书工作的规律、原则、制度和方法；文书和文书工作的产生、发展，中外文书史；文书处理的现代化手段等。可见，从中可以学到文书的管理方法、处理方法等，具有很强的实践功能。而档案学则专门阐述档案的形成、作用、收集、鉴别、整理、加工及利用，对于秘书人员处理好文件的签收、保存、发送等工作具有很好的功效。逻辑学是指研究人的思维形式、思维方式，以提高思辨能力、逻辑水平的知识。要求企业秘书人员掌握逻辑学，不但要求他们学会运用逻辑表达，还要求他们学会用逻辑去思考。速记是一种快速记录的方式，秘书人员能通过这种方式提高工作效率。外语，尤其英语是秘书人员必须熟练掌握的专业基础知识。无论是在与外宾交谈、阅读外来文件，还是在使用电脑的过程中都会用到英语，掌握英语的高低程度有时是竞争上岗的重要条件。因此，企业秘书人员必须具备大学英语四级以上水平，并能熟练地进行应用。

2、行业专业知识。秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业专业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。它包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识，比如说在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早有按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的永业化特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。企业秘书工作不能“一俊遮百丑”，光会打字不行，光会写作不行，光能言会道也不行，还要熟稔本企业的行业专业知识，具备综合素质。因此，可以说单纯的秘书工作是不存在的。行行有秘书，行行秘书需要有本行业的专业知识。这一点，企业秘书必须加以重视。

以上就是对企业秘书在现今应具备的知识结构的概括论述。有人会认为秘书是人人都可做、人人都能做的大众职业，在西方人眼里，秘书的典型对象曾是身着黑色短裙、脚登高跟鞋，坐在老板膝头上的年轻漂亮的女郎。但是随着社会的进步，时代的发展，人们的观念也应有所变化，秘书一职现已是西方最受欢迎和尊重的职业。秘书的职能也在不断扩大和更新。因此，对于非秘书人员来说，要想成为一名优秀的秘书，单凭学校正规教育是不够的；而已为秘书者，生存在以追求经济效益为主的企业中，就更应该不断完善自我，以期适应经济发展的需要。而完善自我就要把握好企业秘书所具备的知识结构，在基础和专业知识上加深加固，把握好“三化”(即规范化、制度化、科学化)和“四个转变”(即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务)，并用发展的观点丰富自己的知识，提高自己的能力，挖掘自己的潜力，把生命中最宝贵的青春年华奉献给社会上最默默无闻的事业。职位不高，却要付出超长艰辛；名声不显，却在各行各业发挥着重要作用。相信每一个成功的秘书人员都会感慨：只有辛劳的双手才能撑起自己的一片天空。

秘书基础知识：秘书速记知识 篇4

一、秘书人员运用速记对其工作有什么好处？

在实际工作中能准确、娴熟地运用速记技术就能有效地提高工作效率，更好地胜任秘书工作。

二、会议记录的主要方法有几种？如何区分？

主要方法有4种：

1、完全记录法。对讲话内容做一字不差的记录。

2、精要记录法。又称“纲要记录法”、“摘要记录法”。记录讲话时，只记录主要内容，重点或典型事例。

3、精详记录法。记录时，把可有可无的或重复的语句、段落删去，尽可能做到既要注重“精”，还要注重“详”。

4、补充记录法。此种方法主要用于有讲稿的讲话记录。

三、为什么说现代技术不能代替速记？

不能代替速记。任何一种记录工具都有自己的特点、功能与应用范围，不可能是万能的。不管用什么技术，什么方法速记，他们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是一样的。因此，他们各具特色，各自发挥所长，在各种场合选择使用。他们之间相辅相成。

四、汉字速记的基本原理是什么？

汉字速记就是以汉字为主，结合各种省略方法进行记录。

（1）汉字速记是草书的快写，如行书“政”行草“政”草书“政”。

（2）汉字速记是对汉字、词、句、段的合理精简和缩略的快写，如用非标准的简化字，宣“”面“”。

（3）汉字速记是灵活运用借代的快写，如：同音借代 “交”替“郊”“缴等”。

拼音借代 政治“Zz”，经济“jj”，建设“js”，首都“首d”，北京“北j”。数理英借代 大于“>”，因为“∵”，时间“T”，质量“m”,胜利“V”，公司“CO”，电话“Tel”。

标点借代 小问题“？”，大问题“？”警惕“！”（！在右下角）提高警惕“！”（！在右上角）

象形会意符号借代 鼓掌“”，一浪高一浪“”，一浪接一浪“～～”，螺旋式上升“”，一环套一环“”

五、简述中间嵌有“得”或“不”字的三音节词的略写方法和位置，三音节略写法有四种，一和四不属于本题范围但须了解。

1、两个有实在意义的语素如“后缀”三音节词。如：组织性——组x 优越性——优x 教育家——教j 思想家——思 j 胜利者——胜 z 组织者——组z（注：以上的字母都在该字母前一个字的右上角）

2、肯定三音节词，中间嵌“得”字的表肯定语气的三音节词，快速书写时写出第一个音节，后两个音节可用“d”字母或上斜短直线“/”附写在第一个音节的右上方代替。如：写得快——写d 推得动——推 d

写得快——写/ 推得动——推/(d , / 都在他们前一个字的右上方)。

3、否定三音节词。中间嵌有“不”字的表否定语气的三音节词快速书写时只写出第一个音节，后两个音节可用“b”字母或下斜短线“”附写在第一个音节的右下方代替。如：跑不快——跑b 跑不快——跑

离不开——离b 离不开——离

4、熟知三音节词，痄腮快速书写时，不管遇到哪类型的三音节词，只要根据句子上下文意能够辨认出来的，即可只写出第一个音节，后两个音节可化横线“—”代替，写在第一音节的正右方。如：国务院——国— 解放军——解— 生产力——生— 辩证法——辩—

六、拼音速记的基本原理是什么？

拼音速记的原理是根据《汉语拼音方案》的原理制定的《汉语拼音方案》的字母分为声母、韵母两大类，拼音速记方案的符号分为声符和韵符两类。拼音速记的声符和韵符拼写在一起，就成为音节符号（简称“音符”。用这些音符进行词语连写和各种有规则的省略，就可以记录全部语言。

七、简进声符书写五要领：

1、基线：又叫基准线，要求21个声符的底部都要靠写在基线上。

2、笔顺：速记符号连写是尾首相连的，笔顺分为了3种，即从右上往左下书写，从左下往右下书写，从左下往右上书写，从左往右书写。

3、比例：声符是由大、中、小型符三级比例构成的。

4、斜度：即角度，声符的斜度有3种，与基线成50度左右，与基线成20度左右，与基线平行（“0”）的。

5、曲势：即曲线声符弯曲的趋势。声符写法五要领是拼音速记符号书写的基础，必须掌握好，也可自创速记方法。

八、简述创制拼音速记略符略法的原则。

略符是提高记录书写速度的重要技巧。在创制略符时，要真正体现略符的合理、准确、迅速、易记、易写的功效。应具备以下几条原则：

1、创制略符的对象必须是常用词，词组，句子。

2、创制的略符必须保留词语的主要部分，并能便于联想。

3、创制的略符在符形上不能与一般速符相混淆。

4、创制的略符必须便于书写与认读。

九、什么是计算机速记？它有哪些特点？

是使用计算机及相关设备，实现语音信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文信息处理现代化的重要手段。

特点：

1、速度快

2、强度低

3、效率高

十、计算机速记有哪几种？目前最常用的是哪种？

1、专用键盘速录机速录。

2、计算机自动语音识别速记。

3、手写速记的计算机联机识别。日前常用的是第一种

十一、说出专用键盘速录机的原理，特点。

中文速录机采用左右对称的专用键盘，突破了传统标准键盘一次一指击一键的工作方式，要求多个手指将组成编码的多个键同时按下，一次即可完成两个编码的录入，即“双手多键并击”。

其特点是：速录机的长时间工作速度可达到250字/分；速录机即能“听打”又能“看打”和“想打”；速录机通过专用软件系统直接转换成电子文本，能做到“会议毕，文稿出”。

十二、计算机速记主要应用在哪些方面？

1、办公文秘应用（如领导出访，外事工作，采访记录等）

2、专业录速服务（如新闻发布会，论坛等）

秘书文化礼仪知识 篇5

(一)成功的着装

服装不是一种没有生命的遮羞布。它不仅是布料、花色和缝线的组合，更是一种社会工具，它向社会中其他的成员传达出信息，象是在向他人宣布说：“我是什么个性的人?我是不是有能力?我是不是重视工作?我是否合群?”旧时代的女性注重服装的动机较单纯，其目地无非只是为想获得他人的赞美，或是增加对异性的吸引力。在讲求男女平等的时代里，女人处处希望与男人平等竞争，简单追求外表的性吸引，已并不能满足这些职业女性，女性竞争者在着装方面必须要更具道德魅力、审美魅力、知识魅力及行为规范的魅力，使服装无形中为协调人际关系、提高工作效率，增加职位升迁的机会，起到良好的作用。

不恰当的着装

成功的职业女性应该懂得如何适宜地装扮自己，但在日常生活中，职业女性的着装常会出现以下问题：、

1、过分的时髦。现代女性热爱流行的时装是很正常的现象，即使你不去刻意追求流行。流行也会左右着你。有些女性几近盲目的追求时髦。例如有家贸易公司的女秘书在指甲上同时涂了几种鲜艳的指甲油，当她打字或与人交谈时，都给人一种厌恶的压迫感，一个成功的职业女性对于流行的选择必须有正确的判断力，同时要切记：在办公室重，主要表现工作能力而非赶时髦的能力。

2、过分暴露型。夏天的时候，许多职业女性便不够注重自己的身份，穿起颇为性感的服装。这样你的才能和智慧便会被埋没，甚至还会被看成轻浮。因此，再热的天气，应注意自己仪表的整洁、大方。

3、过分正式型。这个现象也是常见的。其主要原因可以说是没有适合的服装。职业女性的着装应平淡朴素。 “

4、过分潇洒型。最典型的样子就是一件随随便便的T恤或罩衫，配上一条泛白的“破”牛仔裤，丝毫不顾及办公室的原则和体制。这样的穿着可以说是非常不合适了。

5、过分可爱型。在服装市场上有许多可爱俏丽的款式，也不适合工作中穿着。这样会给人轻浮、不稳重的感觉。

形象礼仪

1.着装礼仪。着装礼仪意在塑造秘书的工作形象，强化秘书的内在修养。得体的着装不仅是秘书个人内在素养的外在表现，在某些时候往往还代表着企业的形象。因此每一个秘书都应该学习和掌握一定的着装礼仪常识，按照不同行业的不同要求，做到得体和规范。

秘书的着装简而言之可以用四个字概括：应时应景，即与时代同步，与季节同步，与时间同步，与环境同步。作为新世纪的秘书，着装不应与时代脱节，但也不需要走在时代的前沿，与时代进步的步伐保持一致即可，简单大方的款式，精致的剪裁，细节中往往彰显出个性，令人印象深刻。保持着装的基本消暑御寒功能，切忌“脏，乱，破，露，透，紧，短，艳和异”，尊重服装的规范穿法，切忌自成一派的穿法。工作时间与非工作时间的着装要有所区别，工作时间不可着运动装等过于休闲的服饰。

2.修饰礼仪。面部妆容，发型和饰物的佩戴均归属修饰礼仪范畴。作为一名秘书，面部妆容应以淡妆为主，切忌浓妆艳抹，给对方造成过犹不及的印象。着重眼部的修饰，搭配以适合的眉型，往往会令人看起来神采奕奕。唇部要多注重保养，保持一双无脱皮的润泽双唇，无需着重颜色的修饰，一点点唇油便在细节中体现出精致。发型应以适合自己为主，以端庄为表现目的，切忌颜色花哨，造型夸张。而在饰物的佩戴上，则应以简单为主，少而精，慎重选择款式，区别男女。尤其外事秘书，国际化的工作范围会接触到不同国家不同民族的人，其中某些人可能有其独有的信仰与禁忌，遇到这种情况，就需要秘书人员提前做好功课，在妆容、发型、服饰特别是饰物的佩戴上，多加留心。

3.举止礼仪。规范的举止不仅是对秘书而言，对任何人而言都是内在修养的外在体现。孔子曾经说过：非礼勿动。结合秘书的工作而言，可以概括为合乎体统，合乎身份，合乎场合。举止文明礼貌，行为自然得体，步伐沉着稳健，手势动作规范。切忌小动作不断和滥用手势。尤其是在与人交往中，举止首先要尊重对方，优雅大度中展现出一个秘书的修养和风度。

公务礼仪

1.汇报礼仪。作为秘书经常要上传下达，因此在汇报礼仪中首先要区分汇报对象。当与被汇报人是上下级关系时，若是作为下级向上级汇报，应遵守归口管理的原则，直接找分管负责人来汇报，不宜擅自汇报或越级汇报;若是作为上级向下级通报，则需要真实地反映情况，不可瞒报，否则将很容易失去下属的支持，也较难获得体谅。当秘书单独汇报时，最好简单明了、直抒胸臆;若是集体汇报，则需要实现集思广益，讨论总结，力求全面地反映问题的同时，高效地完成汇报。当然无论哪一种情况，作为秘书人员，都需要把握适当的时机，选择合适的地点，充实汇报的内容，条理清晰地进行汇报。

2.办公礼仪。秘书作为办公室一员，首先应忠于职守，严格恪守时间，不迟到不早退。上传下达中，规范语言，尊重对方。工作中保护环境，保持卫生，维护办公秩序的良好运行。

3.会务礼仪。秘书人员经常要面对各类会议的组织工作，本文由老秘网推荐，因此严格的会务礼仪成了秘书必不可少的一项规范内容。首先在会议的组织上，需注意周密地制定会议规则，充分地进行会议筹备，完善地组织会议进程，和妥善的处理收尾工作。做到会前规范化，会中细节化，会后系统化。一场会议的成功与否，往往由细节决定。

4.电话礼仪。信息化时代电话成了日常工作中被频繁使用的沟通工具之一，而电话形象也成为了秘书职业形象的重要组成部分。接打电话的时候要耐心、细致、周道、热情，口齿清晰，音量适中，语速正常。拨打电话时要注意时间恰当，语言流畅，表达清晰，举止得当。而接电话时要注意及时，文明，做好记录以便协调、转述和汇报。

5.文书礼仪。日常礼仪文书主要分三大类：信函、致辞和题赠，总体遵循四大原则：主题突出，情意诚挚，格式规范和语言得体。由于其使用之频繁，种类之繁多，这里就不一一赘述了。

秘书基础知识要点 篇6

(一) 文书的含义与分类

1. 含义：应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用到的具有一定格式的文体总称。

2. 分类：

(1) 行政公文(通用公文)

党的机关独有5种：决议、指示、公报、条例、规定。

行政机关独有4种：命令、公告、通告、议案。

党政机关共有9种：通知、通报、决定、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见。

(2) 事务文书

传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿。

(3) 商务文书

意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

(二)通用公文的制发程序

包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。

1. 草拟

(1)人名、地名、数字、引文准确。

(2)结构层次序数，一 (一) 1. (1)

(3)使用国家法定计量单位。

(4)公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和惯用的词素的数字必须使用汉字，其余应当使用阿拉伯数字。

2. 审核

行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

3. 签发

上行文应交由主要负责人或者主持工作的负责人签发;

下行文或者平行文由主要负责人或者授权的其他责任人签发。

应用文书的格式

一、通用公文的格式

(一) 通用公文用纸和印装规格

1. 公文用纸：A4纸，尺寸210mm_297mm。

2. 公文页边与版心：天头(上白边)：37mm±1mm;

订口(左白边)：28mm±1mm;

版心尺寸：156mm_225mm。

(二) 各要素标识规则：分为眉首、主体、版记三部分。

(1) 主题词：先标类别词，再标类属词。“主题词”用三号黑体字居左顶格标识，

词目用三号小标宋体字，词目之间空1字。坚持“谁办文，谁标引”的原则。

(2) 抄送：主题词下空1行，左空1字。用三号仿宋字体标识。名称中间用逗号

隔开，最后一个标句号。

(3) 印发机关和印发日期：印发机关左空1字，印发日期右空1字。三号仿宋字

体。印发日期用阿拉伯数字标识。

(4) 版记中的反线：版记中上各要素下均加一条黑色间隔横线，即反线，宽度同

版心。

(三) 通用公文的特定格式：

1. 信函式：发文名称后不加“文件”两字。范文机关全称下4mm处为一条横线为武文

线(上粗下细)，居下页边20mm处为文武线(上细下粗)。

2. 会议纪要格式

_______________会议纪要

第_期

_______办公室 _年_月_日

应用文书的要素

一、材料：一系列的事实和依据。包括四个环节：材料的占有、鉴别、选择、使用。

(一)材料的占有

(二)材料的鉴别

(三)材料的选择

1.围绕主题选择材料

2.选择典型材料

3.选择真实准确的材料

4.选择生动新颖的材料

(四)材料的使用

二、主题：要求——正确、深刻、新颖、集中。

三、结构：

(一)内容：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应。

1.开头的方式：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式。

2.层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式。

3.段落：提行式、条款式、篇段合一式。

4.照应：首尾照应、文题照应、行文前后照应。

5.结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、禿尾。

(二)要求：严谨、自然、完整、统一。

四、语言

(一)标准：准确、简洁、平实。

(二)应用文书专用语言：

1.开头用语：为了、根据、鉴于、目前、兹有

2.承启用语：根据~~~决定，为了~~~现决定，拟采取以下措施，经~~~研究，答复如下。

3.引述用语：悉，收悉。

4.批转用语：批示、阅批、审批、批转、转发、印发。

5.称谓用语：我、贵、你、本、该

6.经办用语：经、拟、施行、审定、会议听取了。

7.表态用语：不同意、不可、批准。

8.结尾用语：

(1)请示：当否，请批示。

(2)函：请研究函复，请予复函。

(3)报告：请指正，请审阅。

(4)复函：特此专复，特函复。

(5)知照性公文：特此公告。

应用文书的表达方式

一、叙述

1、 六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果

2、 叙述人称：第一人称、第三人称。

3、 叙述方式：顺叙、倒叙。

二、议论

1、三要素：论点、论证、论据。

2、类型：立论、反驳。

3、方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法。

三、说明

秘书的知识结构秘书 篇7

一、高校教学秘书的工作性质

1、辅助性

教学秘书主要是从属于领导, 根据系领导每个阶段的工作中心和要求, 安排系里教学工作的具体事宜, 保证各项工作的落实。在实际执行决策过程中, 由于系领导工作忙, 不可能面面俱到对各种情况分清类别是, 亲自处理, 在这种情况下必须依靠教学秘书去适时建议和协助处理。然后, 对布置的工作教学秘书要做好跟踪, 督促各有关人员完成。同时, 收集实施工作时的各种反馈信息, 及时客观地向系领导汇报, 为进一步推进工作的进程, 为系级领导的决策提供依据。教学秘书的辅助性要求克服无视教学实际的情况, 消极地被动地执行任务, 事事迎合领导的思想和做法, 应客观、适时地反映教学活动中存在的问题。此外, 不能把自己等价于领导, 言谈举止要和蔼, 有意见要摆在桌面, 切忌背后议论。一切工作从团结出发, 以提高教学质量为己任。

2、参谋性

教学秘书的职责不仅是发挥执行功能, 而且还应当协助领导起参谋的作用。教学秘书是连结系领导、教务处及各系部的桥梁, 他们非常熟悉与教师教学科研工作相关的各项政策和要求。不仅如此, 他们还熟悉教学资源的实际配置情况, 各教学人员的秉性及实际从事的各种活动。教学秘书的这种先天优势为充当领导的参谋准备了物质条件, 教学秘书应多提供一些建议和新方案, 供领导作决策时参考。决策做出后, 教学秘书一方面应及时收集决策执行过程中各个环节的反馈信息, 及时向系领导汇报, 另一方面教学秘书应积极调查教学过程中出现的新情况, 各兄弟院校校的改革信息, 并做好分类整理存档工作。总之, 这些信息为领导修改和重新决策提供了宝贵的依据, 为推进教学改革发挥着重要作用。

二、教学秘书的能力结构

能力是影响个体顺利完成活动所必备的心理条件的综合。从教学秘书的工作性质出发, 教学秘书的能力是影响顺利完成教学秘书工作的必备心理条件综合。具体包括以下几种:

1、处理信息资料的能力

教学秘书的工作是具体的, 每天要面对大量的文件、电话、会议、资料, 这些材料都是从不同环节和角度, 保证教学工作的顺利进行。这些信息材料的时效性、指导性和收藏价值各不相同, 它涉及到目前乃至今后教学的评估, 教师的考核以及新专业的设置等教学工作, 教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力, 也就是对材料分门别类, 收藏存档, 并向系领导及时汇报, 向有关教师及时通知。同时, 教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息, 及时整理、报告有关领导, 以进一步执行决策或调整补充, 完善决策, 使之更加符合教学实际的需求。处理信息不仅是教学秘书的重要工作也是他们必须具备的能力。

2、具有良好沟通的能力

秘书的工作是辅助系主任处理的日常事务, 确保教学的工作有条不紊地展开。这种工作避免不了时刻与人打交道, 既有联系学校各部门机关和广大教职工, 又有来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学秘书是有较强的沟通能力。这是因为教学秘书参加校内各机关的会议, 经常和上下左右部门的人员传递消息, 加之他们的个性不同, 而且由于工作不同所形成文化氛围也不同, 为达到沟通畅通, 需要教学秘书在坚持原则的前提下, 要有灵活性和应变性, 适时地进行印象整饬, 热情而又机智、幽默地传递信息, 提高讲演艺术和精确陈述思想的能力, 提高沟通效果。

3、协调合作的能力

协调是指多个部门, 多个成员间的互相配合, 它既有数量的配合, 又有各项工作的时间配合以及行动的配合。与其它教师相比, 教学秘书的许多工作需要与他人协同合作方能完成任务。教学秘书作为系领导的助手和参谋在协助系领导部署、安排教学活动时, 要积极主动, 同时对事物的发展要有预见性。要充分考虑各个教师特点和需要的前提下对各项事情的轻重缓急, 所需时间极易出现问题的环节做到心中有数。综合这些方面的情况, 有理有据地安排系里有关的教学活动。教学秘书还应有合作的观念和能力。教学秘书在协助系领导下达和督促其他人员完成任务的同时, 要有明确的角色定位, 不能把自己等价于领导, 言行举止要和蔼, 不应高人一等, 实际工作要任劳任怨, 只有这样, 才能与办公室其他人员处理好协同合作的问题。此外, 教学秘书还要与上级业务部门, 如教务处、科研处等部门进行联系合作。

4、文字写作的能力

写作能力是教学秘书完成工作的基本功, 无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流, 都离不开信函和文稿的撰写。及时、准确、简洁地使用书面语言写作, 完整地表达思想, 都将直接影响到教学秘书工作的质量。文字写作能力对于教学秘书来说是必不可少的, 是一个合格教学秘书的基本要求。要提高写作能力, 必须不断增加写作的修养、强化写作训练, 日常工作中各种教学文稿写好后, 要反复读几遍, 删除含混的字词和不符合语法的句子。值得一提的是, 教学秘书的写作应从公文写作的特点出发, 掌握好教学公文的格式和术语, 写出的报告要结构层次分明语言准确、鲜明生动, 这是对教学公文写作的基本要求。

摘要：本文从教学秘书工作性质出发, 阐述教学秘书履行职责必备的基本能力;处理信息资料的能力、沟通的能力、文字处理的能力、计算机管理的能力和创新的能力。这些基本能力对保证教学工作的完成起着重要的作用。

关键词：教学秘书,工作性质,能力

参考文献

[1]赵金艳:《浅论高校院系教学秘书的职能与素质要求》, 《职业教育研究》, 2010 (9) :118-119。

好秘书的秘密 篇8

其实在认识Rachel之前，我对“秘书”的理解跟大多数人一样简单，觉得秘书就是伺候人的活儿，只要有点儿眼色，没什么太难的，最需要的就是耐心。直到有机会跟Rachel这个在三家著名外企任职过的“资深秘书”见面聊天，才明白许多看似简单的事情，做起来却并不那样容易。

“提起秘书，大多数人都会想到漂亮的女孩。事实上在国外，真正优秀的秘书大多已近不惑之年，或许年龄更大。他们真的非常专业，以我现在的经验是没法比拟的。”这个高挑的女孩子，一身干练的职业套装，说话时的语调平稳却很有力度，老到的样子显得比同龄人成熟许多。

垫脚撑起半边天

2000年，英语专业毕业的Rachel阴差阳错地进入一家法国公司做秘书工作。当时公司规模还小，许多制度体系不完善，反而给Rachel更多锻炼机会。“其实，做秘书最担心的是得不到上司的信任，因此，在与一个新老板相处的时候，最先要做的就是获取他的信任。”

公司要从厦门搬到上海，为了选址让上司满意，Rachel下了很大工夫。“在做事之前，一定要知道上司的口味，否则，你累死累活地跑半天，却不一定有好效果。而且在给上司提出你的建议时，一定要有十分充足的理由让他相信，你的选择是对的!”在搞明白上司将来想要居住的地段和他心中的期望价格之后，她跑遍了上海所有的写字楼，把各个写字楼的交通状况、周边服务、居住设施全都调查了一遍。

这件事办得很成功，Rachel的秘书生涯漂亮地打了头一仗。“其实许多小事情也在不断地渗透出上司对你信任与否。”Rachel笑着说，就像订机票、安排行程，有人觉得是再简单不过的事情，不需要任何技巧。其实每个老板都有自己的“口味”，他喜欢乘哪个时段、哪个航空公司的飞机，在飞机上喜欢坐哪个位子(靠窗口还是靠走廊，头等舱还是经济舱)，喜欢住哪家宾馆、哪个楼层(吸烟还是不吸烟的)、什么样标准的房间等等，这一切秘书都必须了如之掌。“老板不会亲口告诉你‘我喜欢什么’，很多时候要你用心地去想、去琢磨，虽然是小事情，但一次两次办不好，老板就会渐渐丧失对你的耐心和信任。”

一个好的秘书是能顶半边天的。比如checkE-mail这种事。刚开始，上司让Rachelcheck完后还要再检查一遍，等过几个月后，Rachel对上司的想法已经了解透彻，她明白哪些E-mail是老板认为必须处理的，哪些是不急需处理的，渐渐地上司就完全相信了Rachel的判断。“赢取信任需要一个过程，在这个过程中，只有自己用心摸索。”

在Rachel眼里，想要做一个合格的秘书，一定要切实地关心自己的上司，这种关心不是常人眼中的阿谀奉承。比如在开会的时候，一个合格的秘书明白什么时候应该进入会议室给上司送杯水，或者提醒他注意休息等等。“许多人瞧不起这样的小动作，觉得没什么了不起。其实，经历了3个小时甚至更长的会议后，他这个时候已经很渴、很疲倦了，一个关心的小举动，会拉近你和上司的距离。”

Rachel诚恳地说，老板也是人，他们也时常为人际关系头疼，许多老板在别人面前掩饰得很好，其实，他们很难有交心的人，秘书和司机恐怕是他们最亲密的人了。“作为他身边最贴近的下属和同事，如果他信任你，会跟你讲许多他的烦恼和困惑，因为他知道，你不会到处乱讲。更好的秘书，还能够为上司出主意，替他们解除困惑。”

“老板永远是对的!”

中国有句古话，“伴君如伴虎”。和上司相处的过程，不但是相互信任的过程，同时也是磨合的过程。

Rachel回忆起自己刚入行时的一段遭遇。在法国公司做秘书时的Rachel，因为没有太多经验，上司说的一切命令她都只是用“好的”来回答。后来她渐渐意识到这样做可能导致每件事情都无法完成。于是，在进入飞利浦公司担任亚太区总裁秘书后，她学会了积极跟上司有效沟通，不能做的一定事先明说。“上司可能会一天交付10项任务，而你或许只能做好5项，开始就应该跟上司讲明白，我只能完成其中5项，如果都做，可能会做得一塌糊涂。这样，他会另行安排合适的人选协助你完成工作。如果什么都用‘好的’作回答，最终吃苦果的只有自己，而且逐渐会让老板怀疑你的能力。”

“中国人不太善于challenge自己的上司，任何事情都容易唯命是从。但在外企，上司更愿意在第一时间知道你遇到的困难和想法，这样更有利于他下一步工作计划的执行。”

“老板永远是对的。与上司相处的过程难免会有被误解的时候，这个时候最好先站在上司的角度思考他为什么会这样想，而后找个合适的时机解释清楚。如果一开始就不顾一切地去解释，只会适得其反。”

Rachel谈起自己曾经遇到过的一个麻烦。中秋节发月饼票，在计算时忘记了司机的份额，当Rachel发现时有点儿慌。一位部门经理知道后把自己的份额让给了司机，Rachel很高兴。当时上司在泰国出差，Rachel就发E-mail给他，说事情得到了解决。得到的回复却是上司的大发雷霆:“你没有任何权力来帮我决定事情!”Rachel当然很不开心，后来静心一想，明白是自己在信里没有写清楚，让上司误以为自己把他的月饼票给了司机，擅自动用他的私人物品。“我当时没有即刻打电话给他，只是写

E-mail说一切等你回来解释。如果马上打电话辩解，老板会认为你在挑衅他，事情只会更糟。静下心来找原因才是关键，要把握一个原则——老板永远是对的。他发脾气也好，表扬也好，他有自己的立场，多站在他的角度考虑问题，会让自己做事情事半功倍。”

潜伏的“贵人”

“我一直相信一句话，‘你成功的一半是由上司定义的’。和上司的融洽相处，同时也是对自己的成全。”Rachel谈起这一点深有体会。

Rachel离开秘书行业已经有半年时间了，而她的事业转型恰好得益于前任上司。Rachel的上司在半年前要调任北京，当时的Rachel有两个选择，和老板一同去北京继续秘书工作;或者留在上海，重新开始另一个新角色，在这家全球著名的信用卡公司做金融客户专员。经过几夜不眠的思量，Rachel决定选择后者。

“我相信跟我共过事的人，再做任何事情都同样出色。”这是上司临走时留给她的一句话。Rachel开始做一个真正意义上的职员，开始有机会接触公司的核心业务。初期的转型困难重重，前任上司却在遥远的北京一直关心着Rachel的成长。每次回上海，有机会的话都会面对面给她肯定和鼓励，让从没学过金融的Rachel越来越有信心，在新岗位上也越来越适应。

秘书学基础知识 篇9

是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书，档案，人民来信饿，会务工作以及其他日常行政工作和交办事项，在党政机关，企业事业单位从事这些工作的干部，统称为秘书工作人员或简称为秘书。

2、秘书的类别：机关秘书、企业秘书、私人秘书、商业秘书、涉外秘书

3、秘书的层次：行政级、执行级、文书级、助理文书级

4、秘书工作的性质与特点：辅助性、综合性、机密性、服务性

5、秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、协调作用、信息枢纽作用、公共关系作用

6、秘书学的研究对象：一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法；另一方面是秘书秘书人员，如他们的只是、技能、素质、职业道德等，以及这两方面怎么有机地结合。

7、秘书工作的起源和发展（了解）p28——378、秘书工作机构的设置原则：一是精简原则；二是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。

9、秘书工作机构的职能：助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能

10、秘书人员的自我管理：包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理

11、秘书的智能结构：包括知识结构和能力结构

知识结构包括：基础知识、专业知识、行业知识、相关知识

能力要求包括：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力

12、职业道德：忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公

13、秘书处理人际关系的准则：尊重、礼貌和礼仪、乐于助人、赞美他人、宽容与体谅、公

允

14、秘书与上司关系的处理原则：主动配合适应、服从但不盲从、委婉提醒，适时规劝、维

护上司间的团结

15、办公室管理的作用：办公室是指挥室、办公室是工作室、办公室是窗口

16、办公室的布局与布置：小办公室、大办公室、接待室会，会议室（p107）

17、办公室管理的内容与要求：整洁、安静、光线空气与温度、色调与美化、设备与用品

18、通讯工作（p110——114）

19、接待工作（p114——120）

20、日程安排的原则和要求：服从于组织的总目标和整体计划、区分轻重缓急、随时补充调调整、提示和督促、酌留弹性劳逸结合21、订约事宜：事先征求上司意见、再次确定及时提醒、善用台历和备忘录

22、差旅事宜：做好准备工作、旅途服务、随时联络

23、督查工作的作用：

1、督查队领导的作用：（1）督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手

段。（2）督查是促进领导决策正确、科学的必要环节（3）督

查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手

段。

2、督查队秘书的作用：（1）督查是秘书的一项重要职责（2）督查是秘书发挥参谋。助

手作用的重要方面。

24、督查工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求时效

25、督查工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立卷

归档

26、保密工作（p126——129）

27、印信工作（p129——131）

28、值班工作的组织形式：办公室值班、值班室和总值班室、首长电话值班室

29、值班工作的基本任务：来访接待、通讯联络、安全保卫

30、值班工作的制度与要求：交接班制度、请假制度、安全保密制度

31、信息工作的程序和方法：收集（收存、复印、记录、录音、电脑）、整理（分类、筛选）、加工（充实与综合、提炼与摘要、归纳与分析）、提供（适事、适时、适度）、传递（迅速、准确、保密）、储存（原件储存、目录索引储存、软件储存、储存的要求是必须有专业的柜、橱

或保险箱，要具备防盗、防火、防潮、防虫的功能和条件）、检索

32、秘书写作的要求：信息量大，措施具体，指示性强、内容高度概括，语言表达实用精确、用材精要，语言深入浅出，主题富有个性、讲究文明礼貌，语

言得体，多一点人情味

33、文档管理（p180——196）

34、会前准备有哪些：

一、会议计划和成本预算

二、文件准备（开幕词、工作报告、发言

稿、其他会议文书、会议文件的准备程序）

三、会场准备（会

场布置、主席台席位、会场设施、其他准备）

四、会议议程、程序的拟定（议程、程序、日程表与作息时间表）

五、会议

通知的发送

35、会场的组织与服务：报到与签到、材料发放、选举工作、会场服务、会场临时调度

36、会议信息工作的程序与方法：记录、核实、汇总、整理和筛选、编写、发送或归档

37、会议文件的起草：闭幕词、决定、会议纪要、会议总结

38、会后事务：会场清理、人员离会、会议决算

39、会议催办：发文催办、电话催办、派员催办

40、会议组织列举（p231——239）

41、信访工作的作用：参政议政作用、监督控制作用、信息反馈作用、化解矛盾作用、公关

形象作用

42、信访工作的原则：属地管理、分级负责、谁主管、谁负责的原则（原办理原则、新办理

原则）依法及时就地解决问题与疏导教育相结合的原则标

本兼治、预防和化解相结合的原则公开便民的原则（为信访

人提供便利条件、建立全国信访信息系统）双向规范的原则

（对信访受理者的要求、对信访人的要求）

43、信访工作人员的守则：恪尽职守、秉公办事查明事实、分清责任宣传法制、教育疏

导及时妥善处理，不得推诿、敷衍、拖延

44、信访工作的程序：

1、受理、登记

2、立案、呈批

3、承办、交办、转办

4、调查、处

理

5、催办、回告

6、审查、结案

7、复信、督查和督办

8、总结、综合研究

9、立卷

45、企业信访工作：

1、充分信任，及时处理

2、奖励投诉，提高效益

3、跟踪调查，负责

到底

4、做通工作，挽回信誉

46、沟通与协调（综合应用 案例分析）

47、沟通层次和作用：信息沟通、认识沟通、感情沟通

48、沟通的特点：社会性、选择性、互助性、创造性

49、沟通的主要类型：单向沟通、双向沟通、多向沟通

50、沟通的主要方法：

1、直接沟通

2、间接沟通3.、明示沟通

4、暗示沟通

51、沟通的障碍：技术性障碍、知识性障碍、体制性障碍、信息障碍、心理障碍

52、克服沟通障碍、提高沟通效率的方法：

1、提高技术能力，改善技术条件。

2、加强学习，扩充并更新知识

3、加快体制改革

4、大力提高信息工作的质

量

5、提高心理素质

53、协调的主要作用：

1、缓解矛盾

2、消除误会

3、积极平衡

4、融合关系

54、协调的特点：广泛性、目的性、层次性、灵活性、相对性

55、协调的原则：政策指导原则、公正无私原则、平等尊重原则、统筹兼顾原则、随时应变

原则、及时原则

56、协调内容：

1、政策协调

2、地区关系协调

3、部门关系协调

4、工作关系协调

5、会议

协调

6、领导关系协调

7、人际关系协调

8、股东关系协调

9、职工关系协调

57、协调步骤：

1、摸清情况

2、找出症结

3、提拟方案

4、反复磋商

5、督促落实

6、检查

反馈

58、协调的主要方式：

1、个别协调

2、信息协调

3、会议协调

4、计划协调

5、文件协调

59、秘书进行协调的方法和策略主要有：

1、信息沟通法

2、宣传教育法

3、中介法

4、求同

存异法

5、冷处理法

6、逼虚就实发

7、先易后难法

8、步步为

营法9.、场景变换法

秘书四级第三章知识归类 篇10

通告：制约性通告，告知性通告

通报：表彰通报、批评通报、传达通报 决定：指挥性决定、知照性决定 请批、批答函：请批函、批答函

计划：a、内容：学习、工作、生产、财务、教学、科研、销售

b、范围：国家、地区、单位、部门、班组、个人

c、时间：长期、短期、、季度、月、周

d、性质和作用：综合性、专题性、指令性、指导性 总结：a、内容：学习、工作、生产

b、范围：单位、个人

c、时间：、季度

d、性质和作用：综合性、专题性 述职报告：

讲话稿：a、场合：集会、广播、电视、会议

b、讲话者：领导、群众代表、来宾

c、讲话的目的：鼓动性、说服性、祝贺性、凭吊性

d、讲话的内容：政治、军事、经济、文化、学术、礼节 市场调查报告：a、调查范围、方式：综合性、专题性

b、目的、作用、内容：情况调查报告、事件调查报告、经验。、问题。

招标书：a、性质和内容：工程建设、企业租赁、大宗商品交易、选聘企业经营者、企业承包、劳务、技术引进或转让 投标书：

特点 通告 通报

决定：决策性、制约性 计划：针对性、预见性

述职报告：个人性、真实性、通俗性

讲话稿：内容针对性强、语言平易通俗、交流具有互动性 市场调查报告：针对性、真实性、典型性、时效性 招标书：明确性、竞争性、具体性、规范性 投标书：针对性、求实性、合约性

拟写要点

1.通告结构：标题+正文+落款+成文日期

2.通报结构：标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期 3.决定结构：标题+主送机关+正文+（附件）+落款+成文日期 4.请批、批答函：标题+主送机关+正文+落款+成文日期 5.计划结构：①文章式：标题+正文+尾部

②表格式

6.总结结构：标题+正文+尾部

7.述职报告结构：标题+称谓+正文+落款+成文日期 8.讲话稿结构：开头+主体+结尾

9.市场调查报告结构：标题+前言+正文+尾部

10.招标书结构：标题+正文+尾部 11.投标书结构：标题+正文+尾部

标题

通告：

1、发文机关+事由+文种

2、发文机关+文种

3、事由+文种

4、文种

通报：

1、发文机关+事由+文种

2、事由+文种

决定：

1、发文机关+事由+文种

2、事由+文种

请批、批答函：

1、发文机关+事由+文种

2、事由+文种

3、发文机关+事由+去（复）函机关+文种 计划：

1、单位名称+时间+事由+文种

2、时间+事由+文种

3、单位名称+事由+文种

4、事由+文种

5、文种

总结：

1、公文式：单位名称+时间+事由+文种

2、非公文式：双行式、单行式 述职报告：

1、述职人+时限+文种

2、述职人+文种

3、正副标题

4、直接用文体做标题 市场调查报告：

1、单标提

2、正副题

招标书：

1、招标项目名称+文种

2、招标单位名称+文种 投标书：

1、投标项目名称+文种

2、投标单位名称+文种

正文

通告：发文缘由+通告事项+尾语

通报：发文缘由+通报事项+分析+（决定）+号召要求 决定：发文缘由+决定事项+要求

请批、批答函：发文缘由+函事项+尾语 计划：前言+主体+结尾 总结：前言+主体+结尾

述职报告：开头+主体+结尾 招标书：前言+主体+结尾

投标书：送达单位+引言+主体+结尾 概念

通告：通告是公布各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。是各级机关、企事业单位与和会团体通常使用的告晓性公文。

通报：通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文，是各级机关、企事业单位和团体经

常使用的文种。

决定：决定是对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。是各级机关、企事业单位和团体普遍使用的一种指令性的下行文。

请批、批答函：是请批函与批答函的合称，是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。

计划：计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定顶时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性的公文。

总结：总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。

述职报告：述职报告是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。

讲话稿：是讲话者在公共场合就，某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿。

市场调查报告：是对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告。

招标书：招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优秀投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明。

投标书：也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本。

第二章

第一节 接待

一、确定涉外礼宾次序

1、涉外接待的原则和要求

原则：①不卑不亢

②依法办事

③内外有别

④尊重个人

⑤女士优先

⑥入乡随俗

2、礼宾次序

①按国家名称的拉丁字母排列 ②按来宾具体身份和职务高低排列

③按来宾抵达现场时间早晚排列

④按来宾告知东道主自己决定到访的时间先后排列

⑤不排列

二、礼宾次序确定步骤

1、确定礼宾次序方案

2、提前通知有关各方

3、按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

①按礼宾次序排列座次 ②按礼宾次序排列名次

③按礼宾次序排列出场次序

三、安排涉外迎送仪式

1、涉外迎送仪式的要求（1）发出邀请（2）准备工作

①搞清楚来访外宾或代表团的基本情况

②外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯 ③拟定来访问日程 ④安排食宿（3）善始善终

2、工作程序