秘书人员

秘书人员（精选8篇）

秘书人员 篇1

秘书人员如何干好秘书工作

王静

黔南民族职业技术学院管理系08文秘班

【摘要】：秘书工作具有很强的职能性和特殊性，一个好的秘书工作者要在领导身边发挥参谋辅助的职能，为领导排优解难，当好合格的助手；找准工作的特点：机要性、辅助性、综合性，围绕中心工作做到全面而细致。

【关键词】：秘书工作秘书工作特点参谋工作综合服务

秘书是在社会确定的对应从属范围内，为特定负责对象主导性事

务的权力和责任，进行以日常管理为主的知识性服务的一类职司人员。秘书的主要职能作用是助手、参谋、综合服务，秘书工作者要紧紧围绕秘书工作的中心工作，充分调动积极性、不断提升自身素质，才能发挥好秘书的职能作用。秘书工作尽管纷繁复杂，有时会出现“计划赶不上变化”的情况，但是只要我们紧紧围绕秘书工作的中心工作，充分发挥好秘书职能，相信对于搞好秘书工作会起到很大的促进作用。

一、秘书工作所具有的特点

秘书作为一种职业，与其他职业在工作本质上有着明显的不同，这也就是秘书工作的特点。全面、透彻地认识秘书工作的特点，是我们做好秘书工作的一个重要前提。理解秘书工作的特点，更有利于开展工作。从这个意义上说，秘书工作与其他职业工作最主要的本质区别，是秘书工作具有机要性、辅助性、综合性。

(一)机要性

机要性：顾名思义是指工作的机密性和重要性。秘书身处领导、上司身边，秘书部门是最贴近领导中枢的部分，秘书工作就是辅助领导、上司进行管理决策和公务活动，所以秘书工作中，有相当的内容是领导、上司的工作范围，因为工作需要，秘书必须了解掌握，甚至在需要的时候，代替领导、上司临时实施管理和开展公务活动。这对于秘书来说，既要对各方面工作了如指掌，又要明确哪些是需要自己知道的，哪些是自己不必知道的。知道的内容，要守口如瓶，不必言及的，不多吐一字，以避免失误，避免节外生枝。不必知道的，决不好奇、不打听，自觉减少失密的可能。秘书工作的机要性要求秘书准确把握所办事务的分寸，具体问题，具体分析，恰当解决。

（二）辅助性

辅助性：秘书工作的辅助性具体表现在：其一，所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开，领导工作涉及哪里，秘书工作范围就要扩大到或延伸到哪里。其二，现代秘书人员能参加领导班子的各种会议或共同研究问题，甚至有机会提出解决问题的方案，但秘书参加会议的主要责任是办理会议事务，要慎用发言权，无表决权。其三，现代秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其是。协助帮忙，而不必主动做主角，不必主动主持。比如就召开一次会议来说，秘书工作的辅助性特点体现在秘书要做的是会前准备材料，搜集领导讲话所需要的信息资料、布置会场、召集与会人员、准备会议场地等，还包括会上的组织服务、会后的逐一落实等。

（三）综合性

综合性：秘书工作的综合性具体表现在全面性、多样性和系统性三个方面。首先，秘书工作的内容涉及本组织的全部工作。其次，秘书工作是为领导部门和整个组织服务的，这种服务主要体现在对各种事务性工作的处理上。再次，秘书工作的综合性表现在条理化、系统化地处理范围广、形式多、纷繁复杂的事务性工作。其实秘书工作的综合性，就是复杂的工作条理清楚，事务性工作有章可循，形成有机的动作系统，在综合服务中完成辅助管理的职责。

二、秘书人员应具备的素养与能力

（一）、秘书工作人员的综合素养

秘书代表领导的形象，近身参谋辅助，所从事秘书工作就要人品好、眼界宽、能力强。人品不仅是脾气秉性，道德良心和思想觉悟也是人品；眼界和位置有关，站得高才能看得远。在我国，历史的原因形成了对秘书讲究政治水平和人际关系的传统。政治水平高，政策吃得透才世事洞明；人缘好，人际关系融洽办事就练达。然而政治水平并不完全等于政治信仰；人际关系也不等于做人八面玲珑。要求秘书政治水平高，就是对问题的认识层次高，思考问题的角度和解决问题的方法正确，在复杂的工作环境和问题面前既识大局、顾大体又讲原则讲正气。要求秘书人际关系好就是为人处事宽厚、豁达，在处理各方面关系时既遵纪守法又善解人意。

（二）、秘书工作人员应具有的职业道德

一个秘书人员不具有一定的职业道德，不能被称为是一个合格的秘书的。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿、落款、签名不是自己;经常组织会议,但自己从不上主席台。经常熬夜,但白天还得起早布置工作,节假日他人休息、与家人团聚,但自己还得值班,不能休息。秘书人员在生活工作中默默无闻，领导碰上麻烦事心情不舒畅时，秘书应该为领导排优解难，培养自己的耐性。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在经济快车、信息高速爆炸的形式下,没有一定的职业操守，勤俭自律、勤政为民、艰苦奋斗,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相帮助、患难与共。

（三）、秘书工作决定工作人员应具有辅助管理的职能

秘书工作是以辅助领导和上级完善管理为目的，通过“办文”、“办会”、“办事”，实现政务服务的事务服务。服从领导，当好参谋和助手，是领导近身甚至有时还代替领导处理事务。这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，自行办事，别出心裁，唯所欲为，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥，更多地限于建议、献策等方面。不能用个人不成熟的想法主观臆断，去影

响和干扰领导的工作及决策。作为领导的近身助手，当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化、透明化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事顺理成章的思维定势，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

（四）、秘书工作使秘书人员应具有综合服务的职能

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上情下达、左右沟通、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。使主观符合客观，变被动为主动，培养秘书人员的基本素养,提高业务能力。秘书的地位和职能决定了秘书工作大到覆盖单位组织的方方面面，小到涉及部门人员的点点滴滴。作为机关管理的一员，就要求秘书工作事无巨细，都能收放自如。收，要求秘书的工作微观上不丢不落，见微知著。放，要求秘书的工作宏观上控制到位，相互衔接。收放自如，要求能把纷繁复杂的秘书工作条分缕析，用现代科学管理方法统筹解决具体问题。这就要求秘书具备一定的工作技巧和工作艺术：一是全局性思维、站在大局的角度争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是不同时期争取同领导者一样了解和掌握不同时期的重点工作，能够分清工作的轻重缓急，理清主次高效率完成任务；三是弄清工作思路，分析领导的意图，并加以完善和落实，四是及时归档、存档，积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。具备这样的工作技巧，培养了这样的工作艺术，在工作中才能与领导有一致的认识，才有共同观点和语言，落实任务和办事时，才能使工作高效运转。日常工作中，要善于将领导的决策内

容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，画出一个办事时间顺序图，先做急而重要的，后做急的，再做重要的。

秘书工作具有的辅助管理、综合服务的职能决定秘书在处理事情上将“没完没了、没昏没晓、没饥没饱”，作为不管部的一员，要大事能承担，小事不推辞。秘书工作既平常化又具有一定的特殊性。

改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。秘书人员在管理中要明白工作的特殊性、自身具有的职能性，要起着参与政务、管理事务的作用,要加强自身的职能训练,以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

参考文献：

［1］方国雄 方晓蓉 秘书学 高等教育出版社2003年

［2］王育秘书实务（第二版）高等教育出版社2007年

［3］廖金泽秘书参考中国秘书大全 上海海天出版社2004年［4］徐勇基层秘书工作实务湖北科学技术出版社2008年

秘书人员 篇2

一、秘书职业素养建设的重要性

职业素养是指职业内在的规范和要求, 是在职业过程中表现出来的综合品质, 包含职业道德、职业技能、职业行为、职业作风和职业意识等方面。

秘书职业素养的强弱直接关系到工作质量的好坏以及效率的高低, 一个秘书要是缺乏良好的职业素养, 那么就不可能把工作做好。秘书的职业素养集中体现在工作能力、工作方法、工作态度上。秘书人员具备了良好的职业素养, 才能在平时的工作中忠于职守、埋头苦干、乐于奉献, 自己的业务能力才能不断得到提高。良好的职业素养能使秘书在工作中不断提高自己的办事能力和处事态度, 并能更好地领会和理解领导的意图及安排, 认知自己的职权范围, 知晓办事程序, 了解相关业务, 掌握工作方法, 并能具有较强的处事能力、应变能力、沟通能力, 能审时度势、因势利导, 将繁杂、琐碎的单位事宜处理的有条不紊。

二、秘书应具备的具体职业素养

1. 较高的思想政治素养。

秘书要有正确的世界观、人生观、价值观, 要熟悉党的理论、方针、政策, 要有坚定的政治立场、政治观点、政治态度。秘书处于工作单位的枢纽或衔接的位置, 因此, 要有过硬的思想政治素养, 只有这样才能为领导出谋划策、发挥参谋、助手的作用。秘书需要不断提高自己的思想水平和理论水平, 才能更好的领悟和理解国家的方针、政策, 并在领导作决策的时候, 秘书可以提出建设性的意见, 使本单位的工作紧紧围绕国家的大政方针开展。秘书要具有政治敏感度和政治意识, 具备过硬的思想政治素养, 就能在实际工作中区分轻重缓急、主要矛盾和次要矛盾, 合理分配并做好自己的各项工作。

2. 良好的道德品质。

一个合格的秘书, 应该将名利抛到脑后, 工作上任劳任怨、勤勤恳恳, 要有事业心和责任感, 要有一颗全心全意为人服务的心。由于秘书职业具有从属性、被动性、综合性, 所以秘书要具有较高的人格、良好的道德修养、忠于职守、敬业奉献。作为秘书要与人为善, 乐于助人, 对上级要敬重, 对同事要谦虚。秘书要办事可靠, 不虚伪, 不轻浮。能办的事情千方百计地去办, 不能办的事要说明理由以得到他人的谅解。秘书要摆正自己的位子, 在与人交往处事中, 要正确履行自己的职贵, 而不能超越权限, 不能摆出一副领导的样子, 也不能凭借领导的权势, 装腔作势, 让人生厌, 属于领导拍板定案的事, 秘书不能随意开口, 更不能包办代替。

3. 扎实广博的知识素养。

二十一世纪对人们知识的要求也越来越高, 作为秘书也必须提高自己的知识结构, 不断充实自己的知识储备, 倘若知识结构单一、陈旧, 将无法更好地成为领导的助手。秘书的工作环境所涉及的内容繁杂, 必须要掌握广博的知识。秘书专业知识包括:秘书写作、文书处理、公关礼仪、办公自动化、中文速录、商务谈判等知识。掌握了专业的理论知识, 才能熟知自己的工作领域, 驾驭并胜任好自己的秘书工作岗位。

4. 较强的专业技能。

(1) 写作能力。擅长书写文稿, 是秘书最起码的专业能力和素养要求。因此, 秘书要想提高撰写文稿的质量, 平日应注重学习, 多写多练, 如果只读不写或者写的很少, 那就会手生, 写作水平将不会得到提高。要想写出好文稿来, 没有其他捷径可循, 也没有人与生俱来就能写出好文章, 日常工作生活中随时注意积累资料, 靠平时的不断积累和学习, 勤学苦练, 勤于练笔, 才能做到熟能生巧, 下笔有神。

(2) 沟通能力。沟通能力是一个人在社会上生存、发展的重要手段。秘书工作的性质本身就具有桥梁和纽带的作用, 要想协调好各方面的关系, 除了具备各种专业能力以外, 还需要具备沟通能力。秘书的工作纷繁复杂, 要处理好各种关系, 就需要具备一定的沟通技巧, 这样就能有效的使工作变得轻松、愉快。与领导、同事以及客户打交道, 具备良好的沟通能力可以寻求到一个好的平衡点, 在这个平衡点上能够正确并及时传达各方的意思, 并避免产生误解和矛盾, 秘书要努力培养自己的交际能力, 提升沟通能力, 这是每一个秘书从业人员必须具备的职业素养。

(3) 组织协调能力。现代的秘书工作人员, 不仅仅是只会收收文稿、发发文稿、起到上传下达的作用, 更多的是要具备一定的组织能力和协调能力的现代秘书。具备良好组织协调能力的秘书, 可以在工作中合理安排人力、物力、财力, 提高组织工作效率, 降低工作成本, 在工作中做到分清轻重缓急, 统筹安排全局工作。

三、培养秘书职业素养的途径

1. 职业态度决定一切。

俗话说“态度决定一切”, 良好的态度对于做好工作是至关重要的, 积极的态度对职业生涯的成功发挥了巨大的作用。不管干什么事情, 必须要有正确的态度和浓厚的兴趣。一个人对工作的心态, 是积极是消极, 是认真是马虎, 是主动是被动, 都直接关系到工作质量和效率。对于秘书从事自己的职业来说, 把自己的职业当成一项事业来做, 对工作怀有满腔热情, 通过自己的认真努力使领导的工作更加圆满。秘书在工作和学习中, 要随时调整自己的角色和位置, 不能越位越权。秘书工作事务的繁杂琐碎性决定了秘书要具有奉献精神, 身为秘书应该感到开心和幸福, 在此过程中要学会享受工作的快乐。

作为从事秘书工作的人来说, 应该具备良好的心态, 才能使自己的工作做得舒心, 各种关系相处的融洽。作为秘书不能只想着自己的工作仅仅是为了混口饭吃。作秘书切记攀比以及浮躁, 不要凡事往名利方向看, 有利可图就做, 无利可图就不做, 做人要坦坦荡荡, 做事要踏踏实实。秘书工作虽小, 但同样要在这个平凡的舞台上干得有声有色。

2. 优化自己的知识结构。

面对经济社会的快速发展, 秘书要不断学习各种知识包括:一、党的理论、路线、方针、政策;二、秘书职业理论素养;三、现代网络技术。通过不断充实自己的知识储备, 拓宽自己的知识面, 是胜任好自己本职工作的前提条

过不断充实自己的知识储备, 拓宽自己的知识面, 是胜任好自己本职工作的前提条件, 并可以利用自己的专业知识来促进自己的工作发展。

3. 成熟的心智。

一个优秀的秘书要具备良好的心理素养, 才能胜任好秘书这份工作, 要学会调整自己的心理状态, 培养完善的人格, 坚韧的意志。秘书的工作性质决定秘书既要善于交际应酬, 又要严守秘密;既要思维敏捷, 又要沉着冷静。因此, 秘书要冷静的对待社会环境、舆论压力, 能驾驭自己的情绪, 并意识到秘书工作是一个服务型与能力型相结合的职业, 只有这样秘书才能把自己最佳的状态发挥出来。坚韧的意志不只是成就大事业的人该具备的, 同样在平凡岗位上默默奉献的人更要具备坚韧的意志。秘书工作琐碎且繁杂, 还具有临时性, 如果不具有坚韧的品质, 那么秘书的工作就会有头无尾, 难以令人满意。

随着经济社会的发展, 社会对秘书人员的要求也非常高, 秘书职业素养绝不是一朝一夕能培养起来的, 需要在长期的实践经验和学习中培养。我们的秘书人员只有具备良好的思想政治素养、综合素质、专业知识等等, 才能更好的实现秘书人员的参谋和助手的作用。

参考文献

[1]金常德, 赵莲娜.秘书学概论[M]大连:大连理工大学出版社, 2009

[2]鲁忠义, 心理学[M]北京:科学出版社, 2009

浅析新时期秘书人员应必备的素养 篇3

关键字：新时期;秘书人员;必备;素养

中图分类号：C931.46 文献标识码：A

素养是素质和修养的总称，是一个人的品质和能力的总和。素质包括一个人的气质、性格、毅力、爱好、意志、气度等;比如：一个艺术家具有艺术家的风范，一位经理具有经理的风度;修养通常是指一个人在政治、思想、作风、知识、技能等方面达到的水平，这种水平是靠长期的学习与实践积累获得。二者关系密切，相辅相成，互为条件，互为影响素质是修养的基础，一个人具有良好的素质，就容易形成高水平的修养;修养则可以弥补素质的不足，比如：一个先天赢弱的人，经过长期刻苦的锻炼，也会体魄健壮;一个脾气暴躁的人，经过长期的学习，也会有所改变，等等。新时期合格的秘书人员，应努力提高自身的素养。

一、秘书人员的知识素养

1.基础知识和理论

基础知识是知识结构的根基，是学习专业知识和辅助知识，掌握业务能力的前提条件。基础知识越是丰厚，获取专业知识就越是有力，发挥创造的潜力就越大。是否具备一定的基础知识是衡量秘书人员是否称职的首要条件。基础知识主要包括这样几个方面的内容：

哲学知识：秘书工作面对的事务特别繁多，每天要解决各式各样的大小问题，如果不学会一些哲学的思维方法，就可能陷入烦琐的事务漩涡，使秘书人员产生力不从心之感。

文史知识：这些知识不仅有利于增强秘书人员的表达能力，提高艺术修养和审美品味，而且使秘书人员开阔眼界，提高精神境界，培养清廉公正的美德。学习文学和语言学的知识，更重要的是提高秘书人员的艺术鉴赏能力，提升艺术趣味，在人际交往中既有实事求是的科学态度，又有随机应变的工作艺术;语言知识的学习有助于提高语言表达能力，对于秘书人员来说，它是不可忽视的知识基点;历史知识对于秘书人员来说，历史知识有利于引导他们摒弃封建“奴性”思想，坚持实事求是的科学态度，不弄虚作假。

计算机及相关的办公软件、互联网知识：先进的电子技术设备使秘书人员的工作效率大幅度提高。而且，作为领导助手的秘书还应该学习互联网知识，它使秘书真正可以做到“秀才不出门，而知天下事”。这点是当今社会对秘书人才提出的新要求。

2.专业知识

精深、牢固的专业知识是秘书人员知识结构的主体，也是秘书人员有别于其他专门人才的标志。没有这些知识，就不可能从事秘书工作，更无法做好秘书工作。秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。秘书业务知识，是秘书知识结构体系中的核心部分。只有精通并能熟练运用秘书业务知识，才能成为合格的秘书人才。这部分知识包括秘书业务理论知识（如秘书学、文书学、行政学、档案学、情报学等）和工作方法技能（如公文和应用文写作、文书制作和文书处理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信息处理、公关协调等）。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话、提建议不当门外汉，使工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋和助手。如在政府机关工作的就需要具有行政管理、政治制度、公务员制度等方面的知识;在工厂企业工作的，要通晓产品设计、技术引进、工作流程、质量管理等方面的工业知识;在商店公司工作的就要了解市场营销、商品流通、商店陈列等方面的知识。其他处在教育、军事、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

二、良好的社交素养

随着改革开放的不断扩大，国内外交往越来越频繁，接待活动越来越多。秘书需要经常随同领导或代替领导接待来自不同地区或兄弟单位的来访者，甚至国外来宾，接触的事情广泛。这些社会交往工作，对提高本单位的知名度、扩大对外影响有着直接的关系。秘书人员在这些交往工作中起着沟通渠道、宣传形象、促进友谊的作用。所以，秘书人员一定要具有良好的社交素质，才能发挥其应有的作用。此外，由于秘书在行政管理工作中起着联系上下、协调左右的作用，因此，在一个单位中，同事与领导、同事与同事、秘书与领导、秘书与同事的关系如何，与秘书的工作和秘书的人际关系处理能力有极大关系。秘书人员如果没有较强人际关系处理能力和社会交际能力，是很难当好领导的参谋与助手的。

三、良好的心理素养

作为秘书人员必须具备有坚强果断的性格。随着我国改革开放不断扩大深入，内外交往、联系、合作越来越多，越来越扩大，理所当然，秘书的任务和遇到的矛盾也会越来越多，问题也会越来越复杂。面对这种情况，秘书人员一定要具有克服困难的勇气和解决矛盾的办法，对事业充满信心。尤其在改革开放的今天，由于情况千变万化，随时都有可能出现一些始料不到的突发和偶发事情，作为秘书人员一定要有应急精神和应变能力以及果断的性格，才能适应各种的变化，完成各项任务。

四、结语

综上，新时期的秘书人员一定是一个全能型的助手，同时还要注意秘书人员要加强素养的培养，积极创造条件加强学习和强化训练，努力产生气质，形成人格魅力，既是通才，又是专才，多才多艺八面玲珑左右逢源，在其领域内大显身手，成为尽职尽责能够为领导独当一面的得力助手。

参考文献：

[1] 吴欢章.秘书[M]秘书编辑部出版，2011.

秘书人员的思想作风 篇4

一、全心全意为人民服务秘书人员的工作特点是繁重、琐碎、常居幕后而又责任重大。秘书人员经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；辛勤工作，有时却得不到别人的谅解，得不到社会的承认。这就要求秘书人员能任劳任怨，不为名利，甘当无名英雄。种种事实说明，没有一颗全心全意为人民服务的心，做不了一个好的秘书。

二、对党对人民负责秘书人员做工作不仅要对组织、对领导负责，更重要的是对党、对人民负责。这就要求秘书人员敢于坚持原则，而不是无原则地盲目服从，唯唯诺诺。在领导意志和党的意志相抵触之时，要秉承的党意志；在集体利益、个人利益与国家、人民利益发生矛盾时，有服从国家利益、人民利益。本着这种精神，秘书人员对一切错误行为或不正之风不能包庇、怂恿，而应敢于直谏、规劝。秘书人员不仅要当领导的助手，也要做领导的挚友。

三、密切联系群众秘书人员不论职位高低，归根结底都是人民的勤务员，不能高高在上，自以为是。任何时候，秘书人员都不能脱离群众，而只是联系群众、依靠群众，许多工作脱离了群众是寸步难行的。

四、谦虚谨慎秘书人员在行政机关工作，常在领导身边，有机会受组织和领导委托，到下级单位传达领导指示、检查工作、听取汇报等。秘书人员应注意谦虚谨慎，平等待人，对上对下都要宽宏大量，对上要尊重，对下要谦各，决不盛气凌人。

五、实事求是实事求是是做好一切工作的基本条件。

六、踏实细致，一丝不苟秘书人员做工作必须脚踏实地、耐心细致，一丝不苟，否则容易酿成大错，后悔莫及。

秘书人员如何做好文稿校对工作 篇5

一、秘书校对工作的时代内涵

秘书文书校对工作通常包括如下几个方面:校订清样上的错字、漏字和多字;规范字体、字号;检查版式、标题是否端正, 页码是否连贯, 行距、字距是否匀称, 版面是否美观;检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误;检查版式是否与文种格式统一, 有无需调整和改版之处等。

秘书在开展校对工作时, 须把握原则, 认真仔细, 一丝不苟。对易于忽略或容易出现错误的地方, 应反复仔细校对。通常的校对有三个校次, 有的单位实行严格的“三核四校”制。即对每份文件公文结构、文字表达和格式等方面在校核人数上保证有两人以上校核, 政策规范性文件由三人以上校核, 从政策法律的把关, 到字字句句、标点符号的校对, 都一丝不苟、精益求精;在校核轮次上实行“四校制”, 即文件送审前校核一轮、领导审签后校核一轮、文件付印后校核一轮、文件印制后分发前校核一轮。通过这种多人交叉校核和多次反复校核的方式, 确保公文准确、精练、严谨、规范。

二、秘书校对工作的重要性

校对工作看似简单、平凡, 对能力的要求好像不高, 实则在秘书工作中发挥着极为重要的作用。这是一项比较枯燥却又容不得半点马虎的工作, 因为校对是秘书服务流程的最后一道“关口”, 这道“关口”把不严的话, 小则闹笑话, 影响领导的形象和权威, 大则影响政策的方向和执行效果, 妨碍全局工作的开展。我们来看几个例子。

清朝嘉庆年间, 有个状元叫龙汝言。他在校对《高宗实录》的时候, 由于一时疏忽, 没有发现实录中将“高宗纯皇帝”写成“高宗绝皇帝”的错误, 惹得龙颜大怒, 被革职查办, 永不叙用。

20世纪80年代末, 乌鲁木齐挂面厂花了16万元人民币在日本印刷了一批挂面包装袋, 由于设计者校对不严, 把“乌鲁木齐”写成了“鸟鲁木齐”, 使这批包装袋全部报废, 16万元打了水漂。

2010年12月30日出版的《人民日报》第4版, 将文章标题“温家宝主持召开国务院常务会议”错为“温家室主持召开国务院常务会议”, 造成了不小的政2治影响。

例子无须太多, 校对工作的重要性可见一斑。校对出了问题, 会造成政治、经济、社会等方方面面的重大影响。所以, 秘书人员一定要清醒地认知校对工作的重要性。

三、秘书校对工作的侧重点

(一) 看语句是否逻辑严密

在起草的文稿中不能出现违背语言逻辑关系的问题, 一定要按照文章的基本规律顺序写。力避语句中的重复、啰唆和错误。如“所有一切”、“亲眼目睹”、“目的是为了”、“过去的往事”、“目前的现状”等, 均存在多余的部分。再如, 某秘书在文稿中写道:“新农村建设物资将于昨日开始发放”。“将于”可作“将要在”讲。将要:表示行为或情况不久以后就会发生, 用在行为或情况尚未发生时。而实际上, 新农村建设物资已经在前一天开始发放了, 再用“将于”一词显然有语病, 也悖于事实。“将于昨日”应该改成“已于昨日”才对。这样的逻辑问题, 校对时一定要改得文从字顺。

(二) 看数据是否准确一致

起草的文稿中列举的数据, 一定要前后一致, 左右无误, 上下对准。有时文稿中有几组数据, 结果一加一减之后就不对了。有时是百分比, 数字相除就对不上了, 闹出笑话。一个粗心的秘书做报价单, 一台设备售价4.5万元, 合计处却按0.45万元算了, 幸好当天未发出去, 被老板校对时发现了, 这才避免了重大经济损失和不必要的麻烦。因此, 对列举的数据一定要实事求是, 仔细核实清楚。

(三) 看计量单位是否正确

计量单位的使用涉及各行各业, 也与每个人的生活息息相关, 非常容易出错。如, 某秘书在文稿中写道:“多支付酬金及违约金120万”, “违约金120万”, 后面省略了“元”, 导致错误。这个“元”是不能省略的。随着我国改革开放的深入, 各种外币都进来了, 不加“元”, 就不知是什么货币。如果是“美元”或“欧元”, 那相差何止倍蓰。“元”是人民币单位, 没有“元”, 前面的数字与“人民币”直接连用也不对。如“此次扩建涉及的投资超过2.2亿人民币”, 其中, “2.2亿人民币”同样不通, 应是“2.2亿元人民币”。因为关系重大, 所以秘书千万不可轻视计量单位的校对。

(四) 看人名事件时间是否正确

撰写文稿经常需要引用他人姓名、事件、时间, 这些都是主题的需要, 在引用中一定要知其来历, 正确引用, 贴切无误。在校核中, 一定要衔接清楚, 表述恰当, 精准无误。某秘书印发一份比较重要的文件, 文件最后一栏是相关责任人的名字, 其中有一位领导姓秦, 但由于打字时操作失误, 将“秦××”打成了“泰××”, 校对了几遍, 没能校对出来。文件印好之后, 一位细心的同志发现了这个错误, 及时提醒了秘书。虽然秘书立即更正错误, 重新印发了文件, 没有造成负面影响, 但这“一字之失”却给秘书提出了严重的警告, 对秘书的触动很大。曾有人引用邓小平在深圳的讲话, 把邓小平原说的“发展才是硬道理”的“才”字遗漏, 成了“发展是硬道理”。这样就出现了两个版本的“硬道理”。两者虽然只有一字之差, 却有本质上的区别, 因为有“才”字与当时的背景息息相关, 去掉“才”字就不是邓小平原说的意思。所以, 一定要仔细推敲, 防止出现错误。

(五) 看地名是否正确

地名的准确与否, 关系重大。1930年4月, 阎锡山与冯玉祥结成反蒋联盟, 发动了讨伐蒋介石的中原大战。双方各派出一支精锐部队, 约定在河南省的沁阳县会师, 准备一举聚歼驻在河南省的蒋介石军队。冯玉祥的作战参谋很快就拟定了一份调动部队的紧急命令:“命令××部, 昼夜兼程, 直插泌阳, 与阎锡山部会师……”这个糊涂的作战参谋, 地理知识甚少, 做事粗心大意, 把沁阳的“沁”字, 多写了一撇, 写成了“泌”字, 这样一来, 集结地点变成了“泌阳”。偏偏河南省真的有“泌阳”这个地方, 这泌阳却在河南省的南部。阎锡山部队按预定时间赶到沁阳, 左等右等, 眼看会师时间已过, 还是看不到冯玉祥部队的影子。粗心参谋多的这一撇, 使阎锡山和冯玉祥的联军陷于被动, 导致联合作战计划失败。参谋也因这一撇断送性命, 受到军法处置, 被枪决了。在秘书的工作实践中, 涉及地名时, 很多地名都极容易搞错, 比如, “颍川”容易误为“颖川”, “亳州”容易误为“毫州”, “株洲”容易误为“株州”, 等等。秘书应尽量熟悉地名出错的各种情况, 注重日常积累, 在善疑、多思、勤查、慎改的基础上, 充分利用各种工具书和网络资源, 实现地名准确校对。

(六) 看形近字是否准确使用

《秘书工作》杂志2005年第1期刊登《惊动副总理的“一字之失”》一文, 作者“凤云”讲述了若干年前的一次校对差错。该同志以省委名义起草了一个文件, 向中央办公厅反映情况, 由于工作人员的失误, 误将附件中省委书记原话中的“说法”写成了“税法”, “说”“税”两字形近, 各环节校对时未能改正。朱镕基同志时任国务院副总理, 他阅后发现了这个问题, 在“税法”二字下面打了个大大的问号, 并在翻口处批注:“‘税法’是中央制定的, 省不能有税法。”这个差错的出现, 主要是因为校对的失误, 结果不仅影响了省委的形象, 也给秘书的工作造成了被动局面。

(七) 看同音异体字是否准确使用

汉语单字同音现象是非常严重的。以《信息交换用汉字编码字符集·基本集》 (1980) 中所收的6763个汉字为例, 没有同音字的汉字只有16个, 其他汉字都有同音字, 最多的有116个同音字。有一个著名的例子, 值得我们深思:有一个人的食指被毒蛇咬伤了, 医生诊断后说:“你的食指必须切除, 不然的话会危及生命。”但是医生在开处方时将“切除食指”误写成“切除十指”, 当这个人从手术室出来时, 十个手指都不见了, 成了终身残废, 丧失了劳动能力。同音替代的危害一至于斯。现在, 秘书操作电脑时, 有为数众多的人使用拼音输入法, 稍有不慎, 就会出现同音致误现象。诸如“艰难”写成“坚难”、“人所不齿”写成“人所不耻”等等, 早已屡见不鲜。要解决这个问题并不难, 只要秘书人员重视起来, 增强责任心, 敲完文档后认真检查一遍, 严把校对关, 这类错误完全可以避免。

(八) 看标点符号是否准确使用

错用一个顿号的损失有多大?我们来看一个例子。浙江省三门县侨联实业公司与内蒙古呼和浩特一家皮货收购站签订了一份价值150万元的羊皮购销合同。本来要求所供羊皮都在四尺以上, 不带剪刀斑痕。可秘书却写成“供羊皮每张四尺以上、剪刀斑不要”, 结果所供之货全在四尺以下。由于错用顿号, 成了每张四尺以上的和带剪刀斑痕的都不要, 这个小小的顿号带给买家十余万元的损失。倘若秘书校对时细心一些, 是不是能避免这巨额损失呢?

四、秘书校对工作技巧分析

(一) 选定校对方法

在秘书的工作实践中, 校对方法主要有以下四种:看校:只看校样不看原稿的校对。对校:用校样对照原稿进行校对。读校:两个人一起校对。折校:把校样放在桌上, 把原稿折起来, 使靠边一行的文字与校样上的文字靠近, 两手拇指与食指夹住原稿, 逐字、逐句、逐个标点符号对照。看校、对校、读校和折校, 这四种文书校对方法各有利弊, 秘书应根据文书的篇幅、清晰程度、时间缓急、人员情况及个人习惯进行选择, 保证文件准确无误。

(二) 巧妙利用校对软件

计算机技术的飞速发展, 为秘书工作提供了莫大的便利。校对软件是利用计算机的存储记忆能力建立词库, 将汉语中常用的固定词组存储在词库中, 进行校对时, 将文章分解成许多词组, 再将这些词组与软件词库里的词组进行比照, 相符合的为正确, 不相符合的为错误。在日常工作中, 编校界常用的校对软件有黑马、编辑助手等, 秘书熟练运用这类中文校对软件, 既提高了工作效率, 又减轻了工作负担。当然, 再聪明的软件也敌不过人的大脑, 对于错别字和词语错误, 校对软件基本上都能发现, 而对知识性错误、事实性错误等其他错误, 校对软件则误报率较高。所以, 校对的最终环节还是要依靠人来把关, 如果一切完全依赖校对软件, 软件是死的, 文稿是活的, 最终不免“尽信软件则不如无软件”了。

(三) 提倡管理学中的“哥顿法”

从事秘书工作的人都有同感, 有时陌生的东西出现差错较少, 而较为熟悉的东西却容易犯错。怎样克服思维定势, 更好地开展文字校对工作呢?可以试试管理学中的“哥顿法”。“哥顿法”是管理决策创新思维方法中的一个, 由美国学者哥顿发明, 它的一个基本观点就是“变熟悉为陌生”, 即抛开对事物性质原有的认识, 在“零起点”上对事物进行重新认识, 从而得出相应的结论。在秘书校对工作中, 也要提倡“变熟悉为陌生”, 在校对时, 把所有熟悉的东西当成陌生的东西, 对每段话、每个字、每个标点符号都保持高度的警惕, 带着疑问的心态, 抱着学习的态度去校对, 然后把“学”到的东西与自己所了解的情况相比较, 看有无出入, 这样就能跳出固有的思维定势, 减少出错的可能, 确保文字校对工作的实效性, 提高工作水平。

(四) 努力使自己成为“杂家”

秘书每天要校对的文稿多且杂, 内容涉及方方面面, 所以要求秘书具备广博的知识, 这一点非常重要。秘书要培养自己广泛的兴趣, 涉猎广泛的知识。比如, 某秘书校对一篇涉及水土流失问题的文稿, 文中说×江流经×省4个县 (实际是11个县) 。前面的几位校对者由于不了解就过去了, 最后被这位知识面广的秘书毫不费力地改了过来。秘书要加强学习, 注意积累, 善于总结, 培养自己成为“杂家”。

校对是文稿付印前的最后一关, 是防止文稿出现差错的最后一道防线, 也是保证文稿质量的关键环节之一。秘书要想做好校对工作, 除了上面说的掌握校对工作的内涵、重要性、侧重点和技巧之外, 最重要的一点, 在于严谨的态度, 这是起决定作用的因素。只有以严谨的态度, 一句一句地校, 一个字一个字地对, 踏踏实实, 仔仔细细, 才能避免错误。如果态度不严谨, 总怀有侥幸心理, 匆匆忙忙, 马马虎虎, 那么错误就在所难免。

摘要：秘书人员每天都在做着大量的文稿校对工作, 本文以此为出发点, 论述了秘书校对工作的时代内涵、秘书校对工作的重要性、秘书校对工作的侧重点和工作技巧, 对秘书人员做好文稿校对工作提出了明确的建议。

关键词：秘书,校对工作

参考文献

[1]刘佛强.浅谈公文处理中常见问题与对策.当代秘书论坛, 2011年第6期.

[2]隋福军.秘书应特别重视文字的校对工作.当代秘书论坛, 2011年第2期.

[3]张玲莉.秘书国家职业资格培训教程·四级秘书.中央广播电视大学出版社, 2006年版.

秘书人员 篇6

关键词： 高职教育 秘书专业 专业培养 工作现状

国内秘书从业人员中百分之七、八十均为商务秘书，角色介乎业务、人事、行政之间，职权往往不能划分清楚；由于秘书的专业制度、学习制度不够完善，很多人以为只要会打字、会使用电脑、复印机、传真机就可以做秘书了，其实这根本谈不上专业性、职业性，真正的秘书专业工作者应当参与到企业建设、企业日常决策之中。

外资企业和民营小企业是今后我国秘书职业就业和发展的主战场。外企对秘书工作经验、个人品行、文化素养乃至性格提出了更高的要求。有关调研显示，中小型企业需要的秘书人员实际上是“综合秘书”、“综合人才”，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。秘书职业的专业化已成发展趋势。

秘书在现代企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，岗位职责描述是最模糊和最广泛的。业务工作能力再强的管理者也不可能24小时工作，所以秘书扮演的正是上传下达、服从领导、完成交代工作的角色。由于秘书职责划分不明确性，造成现在很多企业都是一岗多职，“行政人事不分家”。如行政助理的岗位职责涉及很多方面，包括财务管理、人事招聘、仓库管理等。秘书工作人员的职业化需求越来越高，表明秘书或者行政工作者的工作职责明确划分，应该越来越趋于科学化、现代化和专业化。

一、秘书岗位发展和转换优势影响秘书工作现状

在事业单位或者企业里，秘书人员与其他职位人员相比，存在相对天然优势。譬如职业转换，特别是公司内部换岗、岗位轮换、升职具有很好的优势。秘书专业因具备专业全面性，在职业转换，特别是公司内部换岗具有很好的优势。很多秘书工作者最终成长晋升为行政主管、经理助理、人力资源经理、部门经理、市场/公关部主管、财务管理人员，甚至为以后职业发展打下坚实的基础。

（一）中小企业秘书工作现状

当今中小企业大都取消了“秘书”这一职位称呼，改而用某某“助理”代替，譬如“行政助理”、“人事助理”、“业务助理”、“总经理助理”等，因为企业管理制度的公开性、协助性。

例如：中小企业将行政助理方向及其职责定位为：1、日常工作的管理与维护，规章制度的制作与修改，员工考勤统计、工资表的计算，社保、医保的办理；2、负责公司办公环境维护；负责保证设备的正常运转（包括复印机、打印机、空调及指纹打卡机等）；3、办公用品的采购，储藏室物品的保管工作，做好采购领用的相关登记；4、招聘、面试接待与沟通，员工入职相关背景资料的核查；5、完成上级主管交办的其他工作。行政助理工作比较“杂”，很多人借此说秘书或者行政工作者就是“打杂的”。事实上，行政助理的工作内容是保证公司工作正常运作，工作内容多元化，属于基层管理工作。

又如中小企业人事助理方向及其工作职责定位为：1、分发简历至各部门经理，安排面试；2、办理员工入职、保险、离职等手续；3、负责部分面试、面谈工作；4、统计各种数据每月上报；5、协助行政工作；6、其他日常人事工作。对比总经理助理方向及其工作职责定位：1、参与企业发展规划编制和企业重大决策的讨论；2、组织制订企业的人力资源规划；3、组织企业的招聘及对员工的评价、考核和激励工作；4、负责企业的财务管理，指导财务科长提报年度预算与财务报告；5、审核财务计划与监督资金运作；6、负责召集企业各项会议，督促会议决议的执行，检查总经理布置的工作任务的贯彻落实情况。

由此可见，行政、人事的工作职责有相通之处，毕竟公司的行政事务比较单一，行政兼管人事招聘、行政兼管财务的情况屡见不鲜。在一些中小型企业出现了行政兼前台、行政兼人事，也就是一岗位兼多职位的情况。可见总经理助理这类等级较高的助理秘书，还是可以参与到辅助决策中的，离最高管理层最近的秘书工作人员，往往是可以学习最多、锻炼能力最强、未来最可能成长为管理层的秘书工作者。

（二）秘书工作存在的问题

1.秘书工作制度不完善

我国企事业单位里的秘书人员，由于没有相应的公司政策、工作制度等相关制度作依据，相对应的职权分立不明确，致使工作效率和工作积极性降低。在很多中小企业，秘书工作者本人甚至管理者都认为秘书是人人都能干的“打杂”的事情，没有技术含量，没有实际、真正地参与到企业建设、管理中，“白领”的身份并没有想象中高。这样的误解不利于秘书发展。

因此，制定出适合我国企事业单位秘书工作的相关制度刻不容缓，科学地明确秘书地位和职权范围，是促进我国秘书职业快速、健康发展的有利条件。

2.秘书工作不规范

据调查，全国现有2000多万毕业生在职秘书，其中只有10℅左右的是秘书专业毕业生，半路出家的秘书相关工作人员较多，很多学生是学行政管理、人事管理、汉语言文学等专业出身的。他们没有经过系统规范的学习，缺乏基本的专业知识。在工作中，他们缺乏秘书职业意识，职业道德不规范，并有凭感觉做事的情况，严重影响秘书工作的规范性。本身不能胜任秘书工作，更不可能做一个合格的现代化秘书。因此，只有做到秘书工作的规范化、制度化，才能体现秘书工作的重要性和严肃性，才能保障秘书工作的质量与水平。

3.秘书工作手段陈旧

21世纪是计算机时代，计算机使秘书工作手段由人工式向操作自动化转变。处理事务时秘书会熟练地操作电脑、打印机、传真机等自动化仪器，这些常见的办公设备并不是每个秘书人都会使用与正确使用的，更不要说简单的应急维修了，这使得秘书真的成为“空架子”和“打杂”的工作者。

我国办公自动化工作起步虽晚，但是目前已经顺利完成了第二代电子邮政系统，逐步实现无纸化办公，一方面节能环保，另一方面加快通讯速度和办公速度，信息沟通速度、质量、保密度都得到很大提高，方便秘书上传下达，完成上级领导的工作安排。然而，大部分秘书人员在工作中仍沿用传统工作方法，电脑沦为打字聊天的工具，只会基本的办公WORD写作、PPT制作、EXCEL表计算与制作，而这些已经成为很多上班族都会的基本技能，毫无竞争力。不仅忽视先进的科学信息技术发展，更影响秘书办公效率、速度和质量，这就要求相关部门对秘书进行专业的办公自动化培训，熟练使用办公自动化操作，有效地在工作中应用，将“三办”工作科学化。

二、高职秘书专业培养趋势

从另一方面来看，秘书职责不明确为秘书专业培养带来较大变革，秘书专业毕业生就业方向的选择性更多，在中小企业中，行政、人事管理、业务部门等管理、行政岗位都是适合的工作岗位方向。

一般在中小企业，销售是重中之重，除此以外，公司有可能没有人事、没有仓管、没有财务部，这三个部门的事务都可以归为行政助理负责。行政助理的工作就是负责除销售之外的所有事情，正因为这样，行政助理得以接触工资表计算、仓储管理、人事招聘一系列工作，也间接学习到了很多行政、销售、财务、仓管知识。但是，秘书要想在企业中站稳脚跟，不断进步，光靠在企业里各种“打杂”、什么都会是不行的，仍必须做到秘书工作的职业化、专业化。

（一）秘书工作的职业化

现如今企业里，各种专业人员都可以取代秘书岗位，如行政管理、人力资源管理、现代汉语言文化学专业更被认为是“秘书专业”的另一名称。这使得秘书专业的学生在学习阶段努力学习、考试得来的秘书资格证书显得没有优势。实际上，秘书任职资格化制度早在1997就开始实行了，然而秘书职业资格考证名不副实，把关不严，过于形式化，考核的知识内容，尤其是对操作技能等的考核不合理，只是流于表面，不能真正考评出秘书专业学生的能力与水平。此外，秘书职业资格证书还没有被社会用人单位广泛认可，没有得到应有的重视，秘书职业资格证书变得可有可无，很多没有秘书资格证书的人员一样可以进入企业担任秘书工作，无疑增加了秘书专业毕业生就业的难度。

根据2003年最新修订和颁布的《秘书国家职业标准》改革考试方案，秘书职业化才算真正走上了现代化、职业化、专业化、实用化的道路。秘书职业资格证书考试从教材到考试都必须改革，要能打造出真正精英秘书的品牌。高职秘书专业教育要顺应时代发展，就必须把秘书专业从“大众教育、普通专业”转换成“精英教育、精英专业”。

（二）秘书教学的专业化

很多高职院校都设立了秘书专业，可以说秘书专业是高职学校的传统专业、甚至是王牌专业，但是这样一个讲究专业特色、面向现代职业化的专业却存在教材过时、教学手段守旧、设施落后等问题，缺乏系统的、科学统一的教学制度。

根据以往调查结果，目前高职院校中，还没有形成一套系统的、完整的秘书专业专用的教材。

诚然，秘书专业学生需要学习财务、管理、贸易各种知识，但是这不代表可以把会计专业的《会计基础》原封不动地安排到秘书专业课程中，与此同时，国际贸易课程确实是一门很实用的课程，现在大中城市外贸公司、外企林立，学好了国际贸易对学生进入外企或者外贸进出口企业有很好的帮助，但是很多学生反应《国际贸易与实务》实在是有点难，这和他们之前没有接触国际贸易的基础知识有关。因此，这类课程应该从国际贸易入门着手。

此外，涉外秘书除了熟练掌握英语，更要熟悉关注日语、韩语等多种语言，对经济贸易、投资、财会、国际贸易等方面知识要有比较深的了解，能够熟练写经济文书、协议书、会议纪要、邀请函、考察报告、市场调查，能胜任企业多个部门对专业知识的要求。高职秘书专业培养出的学生，需要系统地学习专业课程如秘书礼仪、企业管理、文书报告书写、会计基础、国际贸易与实务等一系列专业课程，才可以胜任秘书工作。

高职院校的课程不能过于注重理论，而忽视实践操作，在现代办公自动化时代，秘书专业的毕业生很多不会使用打印机、传真机、投影仪，有些毕业生初到公司，连裁纸机都不会用，甚至连安装打印机、下载驱动装置、打印都要在同事的协助下才能完成任务。所以，高职院校在这方面应该改进，实训室里的设备不应该只是桌椅和电脑，打印机、传真机、碎纸机等现代化设备都应该是重要的教学设备。

三、结语

当今社会的秘书人员越来越需要加强职业化培训，提高专业素养，时刻保持领先的职业技能，绝不能成为办公室的冗员，成为扁平化管理的淘汰对象。高职秘书专业教育必须明确的理念是：秘书职业不是企业里谁都可以替代的，秘书工作人员应该积极参与到企业建设中，参与到企业发展、规划、决策中，建言献策，真正参与到企业实际管理中，成为企业的管理者，也成为自己人生的管理者。

秘书工作者必须是企业的管理者、辅助决策者、参与者，要以企业管理者的姿态工作，而不是以“打杂的”消极的、懒惰的心态工作。秘书专业毕业生更应该适时调整思想，合理规划、管理自己的职业生涯发展路线。一方面要改变心态，积极、认真完成领导交代的工作，另一方面要积极建言献策，参与到辅助决策之中，有利于自身职业生涯发展。

秘书专业教学必须做到专业化、职业化教学，从秘书专业学生的职业道德、基础知识到秘书工作的实际操作都要作为重点，实训过程加大计算机、打印机、传真机等现代办公设备的使用操作、安装和简单维修。此外，应对很多企业行政和人事不分家的情况，还可以增设人力资源管理、经济管理类课程，让秘书工作者真正成为社会上一专多能、多专多能的不可替代的精英人才。

参考文献：

[1]董汉庭.私营企业秘书的现状与发展前景[M].秘书之友出版社，2010.9.

[2]任群.秘书工作[M].重庆大学出版社，1998.6.

[3]张丽琍.秘书实务[M].中央广播电视大学出版社，2009（02）

[4]董汉庭.喜爱秘书一代新人的成长—改革开放30年我国秘书队伍的巨大变化[J].当代秘书论坛，2009（1）.

[5]何宝梅.秘书学基础理论探究[M].浙江大学出版社，2010.6.

秘书人员最忌情绪不稳定 篇7

秘书心理上的障碍是指秘书在参谋之前或参谋过程中，心理上已形成了某种痼癖或者走势，自觉不自觉地将思路导向背离客观事物的主观想象或愿望的一端，致使参谋方向出现偏差。

急功近利也是影响参谋方向的一种病态心理。急功近利者过于着重眼前利益，忽视长远利益，过多追求局部利益，放弃全局利益。这样，一事当前，往往只是追求近期功效，而对方式方法的正确性考虑不够，其参谋意见往往就失之偏颇。如同下棋一样过于重视谋眼前的一子两子，不知此谋已为全局被动埋下祸根。

先入为主的思维定势也是一种不健康的心态，持此心态者受经验影响太深，喜欢用固定的心理模式来影响指导同类的活动。事实上，在一个正确的意见、建议形成之前，他在心理上已经有了”定势“，而这种定势往往并不符合实际，是一种”定势错觉“，这就使得一条参谋意见的出笼失去了正确的前提条件，”不合时宜“也就成了必然。

克服参谋过程中的心理障碍，包括培养和提高参谋心理素质的各个方面，但主要是解决两个问题：一是养成冷静的气质，二是保持平衡的心境。

冷静出智谋，一个好使有丰富知识和经验的秘书，如果缺乏冷静的头脑，那么他的智慧就不可能得到发挥，参谋活动中的.各种现象、处境、遭遇都会引起秘书感情上的变化，恐惧、悲哀、狂喜、愤怒等，各种情绪都有可能带进参谋过程，如果参谋不能理智地控制自己，任感情的洪水四处泛滥，就一定会影响参谋质量，参谋就谈不上正确方向。因此，培养冷静的气质，每临大事而不乱，是秘书心理修养的一种高境界。

冷静首先就要临危不惧，处变不惊。参谋过程中总是有这种那种意想不到的情况，秘书如心慌意乱，胆怯神迷，就必然造成错觉。

要冷静就要抑躁制怒。冷静是相对急躁而言。兵法上说，”主不可以怒而兴师，将不可以愠而致战“，进而言之，秘书不可以愠怒而出谋。秘书遇事驾驭不了情绪，感情用事，就非走火不可。

希腊哲学家有句名言：”耐心是一切聪明才智的基础。“

要冷静还要善于对各种反常的将带来消极后果的情绪、情感进行冷处理，维持一种心理平衡，使出谋时情绪能保持一种正常状态。任何人都有七情六欲、喜怒哀乐，不可能总是冷静的。这并没有什么了不起，问题不在于一个人是否感情冲动、情绪起伏，而在于如何调节、处理这些冲动的感情和起伏的情绪。民族英雄林则徐奉命虎门销烟，为了不因怒而误事，特意在自己的居室和办公室贴上”制怒“的条幅。每当发脾气时，一看到这两个赫然大字，便如同听到无声命令，也就慢慢平静下来，三思而后行。这是一种建立固定条件反射，对反常情绪进行冷处理的典型例子。美国第十六任总统林肯习惯使用一种”转移“法，他曾说：”每当我发火或有其他情绪时，我就尽情地写信发泄，发泄完之后就把它扔掉，我每次总是这样。"这些都值得我们揣摩、学习。

冷静治疗是地情绪不稳、心境平稳乃是对情绪偏激者所开的药方。心理学上的心境讲的是一种使你的一切体验、活动都染上感情色彩的、比较持久的情绪状态，心境具有弥散性特点，即当一个人处于某种心境时，他往往就以同样的情绪状态看待一切事物。这种情绪如果处于一种良好的心境时，就可能理智清楚;反之，就可能理智混乱，如投机心态、急功近利、多疑等等，都是不健康的心境。这些不良心境影响参谋的方向是不言而喻的，因此，秘书加强自身修养，永远保持一种平稳的心境，就要做到不以物喜，不以己悲，淡化名利，泰然处世。

秘书人员应具备的几种能力 篇8

秘书人员服务能力的高下，是秘书工作能否做好的关键。随着领导层的年轻化、知识化、专业化，以及社会工业化、信息化、国际化的不断发展，对秘书人员的服务能力提出了更高要求，特别要在以下几种能力上下功夫。

综合能力。这是指人们从许多相对独立的部分发现其中的内在联系，并从整体上加以考察和控制，以掌握和驾驭全局的能力。这种能力的提高，有赖于提高马克思主义水平，自觉践行科学发展观，善于用马克思主义的立场、观点、方法去观察、判断、处理问题；有赖于提高感知力，善于接受新事物，在实践中丰富自己的阅历；有赖于提高洞察力，面对纷繁复杂的现象，能够超过常规、发现和抓住本质；有赖于提高获取信息和加工信息的能力，善于把分散、零星、表面的信息加以分析预测，综合提炼，向领导提供带有方向性、全局性的预案。同时，也应具备必要的文字表述能力、口头表达能力和理论思维能力。

协调能力。这是指人们通过对事物发展和人际关系的调整，使各项工作、各个部门和谐配合，步调一致，以便顺利完成既定目标的能力。协调是秘书工作的重要职能，也是秘书人员特别是作为秘书部门领导人物的秘书长、办公室主任为领导服务的重要方面。协调能力是素质、才干、品质的综合体现。因此，提高协调能力，要在提高政治素质、实际经验、业务水平、知识水平、认识问题和解决问题的能力上下功夫，以适应为机关和领导统揽全局、协调各方工作服务的需要。

应变能力。这是指人们根据客观情况和环境的变化，及时反馈、随机应变的能力。具备应变能力的秘书人员，应该善于在最短的时间内对不同服务对象的思维方式、工作方式，乃至生活习惯有所适应。善于处理经常出现的新情况、新问题，特别是那些既无经验可参照，又无制度可遵循的棘手问题和突发事件，做到沉着应对，果断处臵。提高应变能力，关键在于增强工作的主动性、预见性、创造性，增强对事物的感知力、洞察力、应变力。只有这样，才能从纷繁复杂的表象中抓住事物的本质，才能在处臵突发事件时得心应手。

公关能力。这是所说的公关是指一个组织在其内外的公众中树立良好形象，谋求了解、信任和合作的管理活动。在生产社会化程度日益提高，商品经济日益发展的现代社会，公共关系不仅对企业，同样对党政机关具有极为重要的意义。秘书部门是一个单位的枢纽，理所当然负有一定的公关任务，这对秘书人员来讲就涉及到提高公关能力问题。这种能力表现在有一定的交际能力，以诚恳的态度、适度的言行、潇洒的风度，获得对方的重视和信任；善于掌握舆论导向，利用各种宣传工具和手段，赢得公众对本单位的了解和支持；通过社会交往，搜集外部对本单位的了解和支持；通过社会交往，搜集外部对本单位的印象、评价和建议，供领导决策参考。