秘书的职业教育

秘书的职业教育（共12篇）

秘书的职业教育 篇1

台湾的企业过去三十年来, 95%属于民营的中小型企业。早期以制造业与外贸活动为主流;中期以服务业为重心;现今发展则以高新科技的研发与OEM为主体。由于时代的改变与办公室的设备逐步更新, 办公室工作已经由传统的纸面作业改为无纸办公室。相对的秘书工作, 也从早期的文书作业改为信息管里。台湾的秘书及行政管理人员约占所有妇女就业人数的三分之一。秘书的需求量大, 要求的素质高, 工资属于中等职员待遇。

一、台湾的秘书组织

台湾最早的专业秘书组织创立于1974年10月19日, 当时称作台北市企业秘书协会 (也就是台湾企业秘书协会前身) , 该会在1976年6月1日取得国际专业秘书协会 (PSI) 的认可, 正式跻身国际专业秘书组织。为了扩大与各国专业秘书组织的交流层面, 1978年12月台湾企业秘书协会成立, 经常参与各项国际性会议, 并成为国际专业秘书协会会员。台北市企业秘书协会与高雄市企业秘书协会 (成立于1975年7月1日) 于同年隶属台湾企业秘书协会。1980年4月台湾企业秘书协会经第四届亚洲秘书大会通过正式成为亚洲秘书协会之会员。亚洲秘书协会每两年举办一次大会, 由会员轮流担任地主, 台湾企业秘书协会总会于1988年5月在

台北圆山饭店主办第八届亚洲秘书大会。计有来自20余国家和地区的350位秘书参加, 其中来自美国秘书协会及欧洲秘书协会的会长备受瞩目。为提升秘书的专业形象, 1992年1月台湾企业秘书协会更名为“台湾专业秘书协会”。同年, 台北分会及高雄分会陆续将名称改为“台北市专业秘书协会”及“高雄市专业秘书协会”, 同为台湾专业秘书协会之团体分会。1995年10月28日, 台中市专业秘书协会正式立案成立, 亦为台湾专业秘书协会之团体会员。为配合全球秘书职场的变迁脚步, 切合专业秘书工作环境的异于传统的改变, 2003年6月23日, “台北市专业秘书协会”正式更名为“台北市专业秘书暨行政人员协会”。台湾秘书协会亦更名为“台湾专业秘书暨行政人员协会”。高雄分会与台中分会则逐渐淡出。2010年台湾专业秘书暨行政人员协会, 成功举办第20届亚太秘书大会。

台湾的专业秘书暨行政人员协会, 为非营利性质之社会公益团体。所举办的各项会务活动, 早期以“建立认同秘书工作的价值”, 到近年的“提升专业秘书形象”, 均为该协会努力且永续传承的目标。宗旨为:1.提高秘书对其职业或专业之兴趣, 并加强其间之联系。2.鼓励秘书接受专业训练, 继续技术及知识之进修, 彼此交换心得及经验, 提高专业服务之水平。3.负责联系组织各企业秘书团体。4.唤醒并激发秘书对本地区经济, 企业发展所负之责任, 进而参与国际事务, 发展国民外交。5.参加国际性秘书协会之会议及活动。6.促进世界各国秘书间之友谊与了解。7.其它有关企业秘书发展事项。

历年来, 该会举办各类专业演讲、座谈会、及秘书训练营, 同时出版有关秘书事务专业刊物, 如:《女秘书札记——比别人多一颗心》与《办公室管理》, 经由协会的服务, 能够促进专业秘书之间的工作经验交流及生活心得分享。该会的定期活动有新春联欢会、国际秘书周系列活动、秘书营活动、秘书竞赛、秘书授证考试以及各种演讲会。台湾秘书代表并曾勇夺亚洲秘书选拔比赛冠军。

二、台湾的秘书教育

台湾自20世纪60年代即在各专科设置秘书科, 属三年制教育。后更名为商文科。近年来由于各专科纷纷改制为大学, 台湾逐步将二专、三专与五专取消, 故各大学将商文科改为英语系。“秘书实务”仅成为大学四年中第三年或第四年选修或必修的学习科目之一。台湾学制是每学期18周, 其中开学第一周为选课;学生可以到班上听课以便确定是否要选这门课;确定要修就给任课老师签字, 不想选这门课下周就不会出现。因此在开学之前, 如果这门课在线选修的同学不多, 校方基于经济效益考虑, 会通知老师可能这学期开不成这门课。若是该校的英语系或是商学系 (有的是企管系) 将“秘书实务”列为必修, 则学生必须在四年之内选择某年通过这门课。因此, 老师上课时候即使是必修的课程班上, 有可能有三年级、四年级或延毕生 (延迟毕业的学生) , 而不一定是同一班或同一系的学生来上这门课。

四、未来秘书工作要求

中国高等学校设立秘书科系以后, 毕业生必须适应不断发展变化的中国社会与中国经济。无论依据哪一方推测, 中国经济朝向全面化科技发展, 中国社会朝向小康富裕的景象势在必行。在此一时代分水岭的拐点上, 秘书 (行政工作者) 以更专业、更具挑战性的技术与专业磨练自己, 乃是可预见的未来必须面对的事实。秘书不仅肩负传统办公室处理庶务与事务的角色, 更将是未来企业与领导并肩作战的精兵。培养优秀的秘书, 不仅使其内圆外方, 秀外慧中;更要具有足够的智慧与技能处理所有领导者身边的各种事务。

秘书学因此要配合趋势, 掌握时代动脉, 抛去既有的传统, 走向崭新的未来。让学校教育的学生群在踏入社会以前, 就掌握了企业相应的知识。甚至在尚未毕业以前就有就业单位抢先聘用, 这才是学校教育的最高目标。依照个人浅见, 各校除依照理论与实践1:3的课程推出时代需求的课程, 更应考虑在大学最后一年或两年让学生校外实习, 以便及早适应日新月异的新社会。

秘书的职业教育 篇2

1、上传下达的说话。

2、撰写公文、领导讲话等文章。

3、为领导或单位办事。因此，秘书的职业道德也可以从他的言德、书德和行德中得到充分的体现。秘书的言德、书德、行德应该包括哪些内容呢。根据秘书工作的实践，可以进行这样的概括和总结：

1、言德。能直陈己见，实话实说，而且言之有物，言之有据，言之有理，言而有信；不搞言之无物，言过其实和阿谀奉承。

2、书德。能秉笔直书，实事求是，有喜报喜，有忧报忧。不做表面文章，不搞文字游戏，不矫揉造作，不粉饰太平。

秘书的职业教育 篇3

27岁的重庆女孩晓菲曾给4个公司的老总当过秘书，没想到，工作出色的她先后相亲8次，对方只要一听说她的工作经历准没了下文。重庆晚报随机对10名未婚男士做了调查，有7名男士明确表示不愿娶女秘书，两名男士表示可以考虑，只有1名男士表示愿意。不愿娶女秘书的男士大多认为，老总的女秘书大多都遭遇了“潜规则”。

晓菲事件曝光后，东莞某山庄两名总经理秘书小蒋和小裴担心被人误以为遭遇职场潜规则，赶紧在国内一家知名交友网站公开征婚。可见，女秘书这一职业的暧昧形象早已深入人心，对这种职业的偏见成了女秘书难嫁的一大诱因。

众说纷纭“女秘”缘何难嫁

风影：“女秘潜规则”客观存在

男人和年纪大的人一样可以做秘书工作，可是很多单位只录用年轻美貌的女性，难道仅仅是为了赏心悦目，恐怕是受“女秘潜规则”驱使吧!多数女秘书的确是无辜的，但少数女秘书甘做情人、二奶也是事实，哪个男人能一下子就分辨出自己遇到的女秘书是多数还是少数?

微尘：“女秘”被媒体妖魔化

老总与女秘书之间的暧昧行为并非普遍现象，但这种现象经过媒体的添油加醋，就为公众蒙上了一层桃色面纱，女秘书被集体妖魔化，成了贪图享乐、牺牲色相换取利益的代名词。这种偏见在人们脑海中一旦形成，很难抹去，男人也难免戴着有色眼镜去审视那些正正当当从事秘书职业的女孩了。

小妖2323：小男人的自卑

女秘书整日陪伴在商场中运筹帷幄的老总身边，平时接触的都是富甲一方的男士，一般男人与之相形见绌，更怕将来养不起做女秘书的妻子，小男人的自卑感使他们根本不敢想娶女秘书这回事。

女秘之苦

一苦：骚扰

被采访人：晓航女26岁

在大学读文秘专业时我就是系花，形象和气质的优势铺平了我的求职之路，还没毕业就被聘为总经理秘书。我对自己的观赏价值素来自信，但总经理陈sir带我出去应酬时总爱踉人家PK女秘书的姿色，这让我十分不爽，好像自己在工作上的努力全部被抹杀，只贴了个“花瓶”的标签。

陈sir开始试探性地发起了骚扰，不动声色地坐在办公桌前频频给我发短信，我打开一看都是色情段子，面红耳赤逃出门，好半天才敢回去。

我的羞赧被陈sir当成了默许，他的骚扰变本加厉。周末加班，他一双咸猪手始终在我肩背上徘徊，最后滑落到臀部，“瞧你瘦的，应该多吃点东西补补!”说完还颇具玩味地捏了几下，我终于忍无可忍，甩掉他的脏爪子转身就走。

我忽然感觉给一个好色的老总做女秘书太难了，再怎么端庄严谨也是徒劳。直到陈sir经不住老婆央求，在公司给她安排了一个职位，我才松了一口气，谁知我非但没解脱，反而更累了，老板娘几次突击都发现陈sir在色眼迷离地盯着我看，而后我总要忍受她尖酸刻薄的指桑骂槐，好像我在卖弄色相勾引她老公，简直受尽了夹板气!

二苦：寂寞

被采访人：王芳女25岁

作为总经理秘书，我用心摸清了王总的生活习惯、脾气秉性和个人好恶，天生细心的我也深得王总赏识。

一次，我见王总长时间使用鼠标后手腕胀痛不已，就在周末逛街时特地买了个护腕的卡通立体鼠标垫送给他，他再用鼠标时手腕就舒服多了，看我的眼光充满感激和赞许。

每次王总和重要客户会谈，我都会主动打扫总经理办公室，喷上些空气清新剂，除了必备的茶水，还要准备简单的果盘，这些细节让王总在“外人”面前很有面子，为此王总在大小会议上没少表扬我。

最得意的是，那次王总心急火燎地让我打印一份商业合同，我在打印前耐着性子把合同仔细读了一遍，结果及时发现一处数据错误，为公司避免了近百万元的损失，王总高兴之余为我发了红包，还破例给我大幅加薪。

我成了一张双面扑克牌——王总身边的红人，全公司眼中的黑人。初入公司时，有几个男同事曾对我示好，现在却成了吃不着葡萄说葡萄酸的长舌男：“有啥好得瑟的，不就是跟老大有一腿吗?”“是吗?哪条腿呀?”分明是故意说给我听的，我除了满腹委屈地装聋作哑又能如何?与此同时，公司里的同性朋友也开始不约而同地疏远我，没人相信我的高薪和赞扬是靠勤劳和细心换来的，而与我一清二白的王总可曾听到那些不堪八耳的流言蜚语?

三苦：情伤

被采访人：屿子女27岁

前男友是我最爱的，可也是最不理解我的。从一开始，他就对我所从事的秘书工作有些不满，几次三番劝说我“别做那个了”，好像我做的是多么见不得人的职业，给他丢了多大的人，人家问起时他都不好意思直说。然而。做秘书和我所学的专业正好对口，我又很喜欢这份职业，故此，宁可与前男友不欢而散，也不肯为他做出改变。

后来认识老公，我的情伤才得以平复。他比前男友豁达得多，对秘书职业也没啥偏见，我在工作上遇到困惑时还帮我出谋划策，我庆幸终于可以两全其美，不嫁他嫁谁呢?

没想到，我和老公的感情还是与我的职业起了冲突。我们公司的老总经常出差，偶尔还要我同去，老公有些不高兴了，经常旁敲侧击地拿话提醒我。一次，老公患了重感冒，很想让我留在家里照顾他，可老总突然通知我跟他一起出差，我左右为难，最后还是听从了老总的命令，留下一堆温言软语，把老公一个人留在了家。几天后出差回来，正孤零零坐在客厅里输液的老公根本不听我的解释，只给我最后通牒要么辞职，要么离婚!他明知我的为人，明知我和老总之间不可能有什么超越老板与员工的暧昧关系，为什么要苦苦相逼呢?这还是那个信任我理解我的老公吗?

“女秘”与老总的黄金距离

分清时间女秘书八小时的工作时间是属于老板的，八小时以外就该自由支配了，深更半夜打电话从工作说开来扯皮闲聊，或者跟老板单独到外地出差等项目，能避免则尽量避免。

划清界限有人以为女秘书对老总的了解越多，才越能胜任老总的“贴心棉袄”，实际上知道得太多并非好事，更没必要过问老总的隐私、家事，或者替老总做家务，毕竟女秘书只是老总的工作助理，而非私人陪护、家庭保姆。

婉言谢绝老总借故发出暧昧邀约，你可以装傻充愣，托词谢绝，或者表示很高兴认识他的太太、与他太太共处。倘若老总无缘无故给你特别的好处，别贪小便宜，他要是以此作为“感情投资”可就麻烦了，该谢绝时且谢绝。

不卑不亢老总单独夸你漂亮时，言辞露骨地讨你便宜说笑时，或是动手动脚实施性骚扰时，你必须表明态度，或者索性找个借口离开，让他自讨没趣，知难而退。切不可担心受到贬斥而敢怒不敢言，免得他得寸进尺。

独善其身等人摘

秘书的职业教育 篇4

秘书工作是指办公室的一些程序性工作, 主要是协助上司处理政务工作和日常事务并且为决策及实施提供服务。通俗一点来讲秘书就是充当着上司的左右手, 但这并不能完全概括秘书的工作, 因为秘书的具有特殊性和复杂性, 这与秘书的职业角色特点有关:

首先, 秘书的工作主要是辅佐领导的日常工作, 具体体现在秘书的工作必须按照领导的要求和意图来进行, 充当着配角。但是, 秘书的活动又会在某种层面上影响着领导的活动, 在某种特定的情况下又扮演主角。这就体现了秘书工作的双重性;

其次, 秘书的工作内容及其丰富, 活动范围及其开阔。不管是在医院, 还是在酒店, 秘书无处不在;不管是起草公文, 还是组织会议, 秘书都样样在手。这就表现了秘书职业角色的多样性;

再次, 秘书存在职业角色期望的差异性, 这主要是社会各界对秘书工作的不同看法所造成的;

最后, 秘书的工作活动还具有潜隐性。相对于领导公开化的活动而言, 秘书的工作躲在进行, 其活动的内容和过程鲜为人知, 但是领导的活动成果中却凝聚着秘书人员的心血。

二、秘书职业生涯发展的特点

1、工作成绩的潜隐性

秘书的工作通常是辅助性和服务性, 这决定了秘书的工作成绩难以外显, 从而呈现一种潜隐性特征。

2、服务对象的广泛性

秘书在工作中必须广泛听取各级领导各类同事的意见, 这样才能有效收集信息, 正确地开展工作。

3、自我提高的机遇性

秘书工作涉及面广、时效性强, 领导要求高, 这对秘书既是一种压力, 又给秘书的成长提供了环境和条件。另外, 秘书位居领导身边, 因为工作关系很容易与领导建立感情, 得到领导的器重和赏识;秘书部门所处的枢纽位置也使秘书比其他人员了解的情况要多一些, 接触的领域要宽一些, 这些都有利于秘书的迅速升迁。

三、职业锚

职业锚是指当一个人面临职业选择的时候, 他无论如何都不会放弃的职业中至关重要的东西, 是人们内心深层次价值观、能力和动机的整合。如果缺少对自己职业锚的清楚认识, 人们可能做出错误的职业选择。类型如下:

技术/职能型这类型的人对自己的认可来自于其专业水平, 他们喜欢面对专业领域的挑战, 追求在技术/职能领域的成长和技能的不断提高。

管理型这类型的人追求并致力于工作晋升, 倾心于全面管理。

自主/独立型这类型的人喜欢随心所欲安排自己的工作和生活方式。追求能施展个人能力的工作环境, 最大限度地摆脱组织的限制, 宁愿放弃提升也不愿意放弃自由与独立。

安全/稳定型这类型的人追求工作中的安全与稳定感。他们的安全取向主要为两类:一种是追求职业安全;另一种注重情感的安全稳定。

创业型这类型的人希望用自己的能力去创建属于自己的一片事业, 而且愿意去冒风险, 并克服面临的障碍。他们可能正在为别人打工, 但同时他们在学习并寻找机会, 一旦时机成熟, 他们便会走出去创立自己的事业。

服务型这类型的人一直追求认可的是为别人服务, 帮助他人。他们一直寻找这种机会, 这意味着即使变换公司, 他们也不会接受不允许他们实现这种价值的变动或工作的提升。

挑战型这类型的人喜欢解决看上去无法解决的问题难题, 战胜看似不可战胜的对手。他们需要新奇、变化和困难, 如果工作非常容易, 他们马上变得非常泄气。

生活型这类型的人喜欢平衡个人的、家庭的和职业的需要, 因此, 需要一个能够提供弹性的工作环境来实现这一目标, 有时甚至可以牺牲职业的一些方面来换取三者的平衡。

四、秘书从业人员与职业测评

秘书也是个职业, 同千千万万个职业一样, 从业者也千千万万, 这就必然会导致其从业人员的类型千差万别。自己到底适不适合从事秘书, 可从秘书的胜任力模型中得到答案。有的人也许只是拿秘书职业当做跳板, 而有的人则会兢兢业业一直从事下去。所以具有不同职业锚的人, 也就应该有不同的职业规划。建议如下:

1、管理型的秘书从业人员的职业目标是成为一个领导者。那么在其从业之初就应该占领较高起点, 有较高的素养, 努力把握每一次晋升的机会。同时还要处理好自己的人际关系, 要沉着稳重, 不能急功近利, 拟定出自己在某个时间段的奋斗目标, 同时不能对自己的付出斤斤计较。适合从事一些政府机关的秘书工作, 为重要领导出谋划策。

2、自主独立型的秘书从业人员只是暂时性的担任秘书工作, 最终会很快改变自己的职业。所以对于这类型的从业人员, 最主要的是对工作中人际关系的把握和工作中的经验积累。适合从事一些快节奏行业的秘书工作, 这样积累的经验也会很多。为自己的自由职业打下基础。同时也可注意到市场上的短期秘书行业。

3、安全稳定型的秘书从业人员适合的是一些政府机关的中低层秘书。

4、创业型的秘书从业人员追求的是管理和独立自主的综合, 所以在从事秘书工作的时候主要是积累经验和人际关系, 为以后自己的创业打下基础。但要注意自己给自己划定从事秘书工作的时间。

5、服务型的秘书从业人员的职业追求就是服务他人, 不追求功名利禄, 所以其适合在广泛的行业中担任秘书, 但是也应注意到年龄问题, 所以应选择在比较稳定的单位工作。

6、挑战型的秘书从业人员有两种职业选择, 一种是担任具有挑战性工作的秘书, 或者是在具有开拓精神的上司下担任秘书;另一种则是继秘书工作后转行, 可选择自主创业。但是最终的工作岗位应该是能让自己独当一面的。

7、生活型的秘书从业人员与稳定型的追求者有着大同小异的职业追求。

参考文献

秘书的职业道德 篇5

秘书人员应忠于职守，大而言之是忠于党、忠于国家和人民利益;小而言之，要忠于本职工作。忠于职守的另一个含义是对工作认真负责、一丝不苟忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权或滥 用职权。

二、严守机密

秘书俗人员接触内部文件多，参加重要会议多，在领导身边的机会多，总而言之，接触机密多。秘书人员要严格执行国家有关保密规定，严守党和国家的机密，不利在任何场合向任何人炫耀和泄露，以免给党和国家造成损失。

三、讲求效率

秘书人员一定要注重工作效率，在日常工作中，当场可以办理的事，就不要说“研究研究”;当日可以处理完的，就不要推到明天;急办的事就要马不停蹄地去办。总之，要把公文处理的时间压缩到最低限度。“雷厉风行”应该是秘书人员的工作原则和应有作风。

四、善于合作

秘书人员工作头绪多、涉及面广，又往往环环相扣，非单枪匹马所能完成，如果一环疏忽，就会全功尽弃。秘书人员要善于同他人合作，密切配合，步调一致，才能顺利完成任务。善于合作既要求对同事尊重和理解，也要求公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任。

五、恪守信用

秘书工作严谨慎密、责任重大。必须在工作中忠职守、人际交往中恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时;接受任务如不能近期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻而易举允诺别人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允诺就应该尽一切力量去办到。

六、文明礼貌

秘书的职业教育 篇6

【关键词】秘书 能力导向 沟通能力 培养

【中图分类号】 G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2014）07C-0111-02

秘书是最广泛的社会职业之一，主要指在工商企业中从事文字处理、商务沟通和行政事务工作，并为企业管理者提供商务性质辅助工作的人员。通过企业调研及课堂教学实践发现，高职秘书专业学生的沟通能力欠缺，沟通技巧课程的教学内容与秘书岗位的职业要求脱钩，传统的教学方式使沟通技能的训练较少或不够针对性，不能较好地提高学生真正的职业能力，无法体现高职教育“能力本位”的教学理念，因此，应根据秘书岗位要求对沟通技巧课程进行课程改革，研究如何以能力为本位选择教学内容，并改革教学方式，建立新的技能训练模式，以提高秘书专业学生的沟通能力。

一、秘书沟通能力的构成要素

沟通能力是一种职业能力，所谓的职业能力是指个体在职业活动或情境中，利用所学的知识、技能、态度进行类化、迁移与整合所形成的能完成一定职业任务的能力。职业能力是通过岗位相关实践活动逐步形成的，其构成要素多元化，包含了职业态度、职业素质、相关知识、技能等。要提高学生沟通能力，就需先了解秘书岗位所必需的沟通能力的构成是怎样的。

（一）角色认知能力

沟通能力的形成与获得依赖于对所处社会角色的认知，准确的社会角色定位即领悟他人与社会对自己的角色期待，并能在规定的活动范围内进行角色实践，做出符合其社会身份与地位的行为。与其他岗位职业角色相比，秘书的职业角色期待并不是稳定单一的，这是因为秘书岗位身处组织的中枢位置，但又无明确的职权地位，秘书与他人的关系常处于不断地变化之中。与上级领导沟通时，秘书处于下级位置，与同级职能部门或同事协调时，秘书又处于同级位置，秘书在执行职能任务时，常处于几种不同的地位及不同的关系之中，产生了多种角色期待。优秀的秘书人员必须具备良好的认知能力，能对自己、对他人、对所处的情境及文化背景有较高的认知，能明确自己的沟通目标、善于体察他人想法和感受，知道在特定的时间与场合当中如何恰当地表现自己的行为。

（二）情绪调控力

秘书职位的辅助性决定了秘书在工作中没有决定性权力，在实际的沟通工作中，秘书不能直接运用强制手段，而是通过令人信服的道理及良好的感情基础，消除沟通中的分歧实现协调一致。同时，秘书面临比较复杂的人际关系，常处于领导关系的热点和辐射中心，碰到的冲突与矛盾也比其他岗位多，因此，秘书岗位需要具备良好的情绪感知能力，能敏锐地觉察沟通对象微妙的情绪变化，并准确体悟对方的内心世界，能与他人“共情”，在进行信息传递的同时，能恰如其分地传递情感，表现出对上司权威的服从之意，对同事的合作之心，对客户的尊重之情。

（三）整体协调能力

一般岗位的沟通，要考虑到实际的利益，比如销售人员与顾客沟通，以最终销售商品为目的，而秘书岗位并无实际的利益目标，如果说秘书沟通要有利益目标的话，那就是维护整个组织的协调一致。秘书部门是一个枢纽部门，起到沟通上下、平衡左右的作用，与其他岗位相比，秘书要学会站在整体全局的角度思考问题，既要考虑到多方利害关系，兼顾到多方利益，又不能破坏整个组织的利益。例如秘书同时为几位领导服务，在与这些领导沟通时，既考虑到每个领导的具体情况，还要考虑到组织的整体利益，尽量维护领导间的团结。又如要进行一次涉及较多部门的活动，秘书需要同各个部门进行沟通，不管秘书采用是指令式、说服式还是协商式方式，都要以企业的整体利益为重，兼顾各部门的利益，做到协调统一。所以秘书沟通能力要突出整体观念与协同思想。

（四）符号的感知与运用能力

沟通能力就是一种对符号的准确感知与运用的能力，因此秘书还需具备灵敏的符号感知能力与灵活自如的符号运用能力。人类社会创造了许多的符号交流体系，如口头语言、肢体语言，这些体系的存在都是依附于一定的社会文化背景的，因此符号的使用须遵循一定的社会规范与原则，作为秘书人员需要了解这一套社会规范与原则，并运用这套规范与他人进行良好的沟通。例如秘书要学会商务礼仪，了解商务场合当中符合社会规范的行为举止，进行形象管理，还要了解许多活动的流程程序，即物化的程序符号，能组织一些商务活动。在运用符号时，秘书需注意两点，一是符号运用的“规范性”，二是符号运用的“灵活性”。秘书岗位是企业的“窗口”，在利用符号去传递信息时，秘书要注意其“规范性”，秘书日常用语、电话用语、接待用语、姿势等都要以标准化的形式体现其符号运用的“规范性”。与此同时，符号是在某种特定的情境下运用的，秘书身处复杂的职场关系，同时应对不同身份层次的人，在运用符号时需注意许多现实的、隐含的情境，了解所处的文化背景，因此秘书还需学会“灵活”地运用符号与他人沟通。

二、秘书沟通能力的训练方式

能力的大小与学生所学的知识和技能密切相关，其中，技能是完成某种活动的动作方式和动作系统，只能是通过不断的练习而获得。技能分为操作技能与心智技能，操作技能又叫运动技能或动作技能，可以通过讲解示范、模仿、整合几个阶段训练完成。沟通技能属于心智技能，不需要身体或器官的位置移动，只需要在头脑中运用规则进行操作，常以内化的认知能力体现出来。心智技能的培养与操作技能不同，可以改变传统的课堂教学模式，采用以下方式进行技能训练。

（一）建立模仿原形，改变旧有观念

学生固有的行为模式是在其原来生活环境下的“刺激”而“强化”形成的，但人是可塑的，只要有一定的外部刺激，就会重新培养新的行为模式。为此，可以在课堂中利用丰富的教学资源，例如电影、电视等媒介为学生提供观察学习的对象，也可以由教师现场模拟，树立榜样，初步给学生一种感性的认识，以便在学生的头脑中产生“原型定向”。

（二）演练角色行为，形成新行为模式

心理学研究表明，个体在某个时期按某个人的态度和行为方式来生活，那这种态度和行为方式最终会固定到角色扮演者身上，形成新行为模式，当一个人的行为模式改变了，其态度也跟着改变。为了更好地让学生快速进入职业角色中，课堂中应多设置任务让学生以秘书身份进行演练。

（三）设置技能程式，强化行为模式

因为心智技能具有观念性、内潜性和高度简缩性等特点，在训练时比较难于让学生直接感知和把握，因此，教师要把这些内隐的观念性的知识转化成“程序性知识”，尽量把沟通技能程序化、可操作化和可评估化，例如电话沟通，接听与拨打时的一般程序是怎样的？让学生了解心智活动的外化的实际操作程序、实践模式，让学生在头脑中形成程序性知识。这种训练是把头脑中的观念想法外显化、操作化，这个阶段让学生不断地以外显化的操作来带动“心智”的提高。教师应尽量设计真实职业场景，让学生进行角色扮演，演练不同场景下的沟通技能，不断强化学生的新的行为模式，形成良好的行为习惯，相应的头脑中也建立相应的“反应”模式。

（四）建立新的观念，内化行为模式

当学生的训练达到一定程度后，学生已经把训练的行为模式与态度内化成一种“自动化”的过程，可以借助内部言语，把被动接受的实践活动转变成程序化的“心智活动”，这个时候，学生已不需要按着教师设计好的步骤完成沟通任务，而是以一种更灵活更熟练的方式快速完整地处理事件，面临问题可以“自动”地去完成，而不需要去复述任务步骤。

【参考文献】

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[2]邓泽民，陈庆合，郭化林.借鉴CBE理论，构建适合中国国情的职教模式[J].河北职业技术师范学院学报，2002（4）

[3]胡连奎.运用CBE理论和方法解决我国高等职业教育面临的问题[J].北京青年政治学院学报，2001（9）

[4]曾玲娟.职业教育心理学[M].北京：北京师范大学出版社，2010

[5]惠亚爱.沟通技巧[M].北京：人民邮电出版社，2008

[6]童学敏.基于领导艺术的人际沟通能力分析研究[J].商场现代化，2007（5）

[7]王蓓.高校教学秘书沟通艺术初探[J].湖北函授大学学报，2010（4）

【基金项目】2012年度新世纪广西高等教育教学改革工程立项项目（2012JGB380）

【作者简介】黄颖（1976- ），女，壮族，广西南宁人，中国少数民族文学专业文学硕士，广西电力职业技术学院讲师。

高校教学秘书必备的职业素养 篇7

关键词：教学管理,教学秘书,职业素养

教学工作是高校工作重心, 教学管理工作是教学工作顺利开展的最基本保障。以教学为主, 既是学校管理的基本规律, 也是办好学校的基本原则, 因此, 教学管理工作贯穿于整个教学工作过程中。处在教学管理工作基层第一线的教学秘书是教学管理工作的主要承担者, 他们在院系领导的指挥下, 直接参与教学管理的具体工作, 是学校教学管理决策的组织者和执行者, 起着上传下达的桥梁纽带作用, 在教学管理环节中有着举足轻重的地位。因而, 教学秘书的职业素养直接影响到教学管理工作的水平, 影响教学秩序和教学质量。

近年来, 随着高校教学秘书队伍的职业化, 教学秘书的职业素养也逐步获得更多的关注, 成为教学管理研究不可或缺的一部分。本文从实际出发, 结合高校教学秘书的工作特点, 从职业道德、职业意识、职业技能等方面探讨高校教学秘书必备的职业素养。

一、良好的思想政治素养

良好的思想政治素养是职业道德的具体表现, 是做好教学秘书工作的基本保证。教学秘书不但是教学工作的组织者和管理者, 而且直接面对学生, 担负着“管理育人”的光荣职责, “学高为师, 身正为范”, 教学秘书在言行举止、工作作风和道德素质方面都必须给学生做好榜样。教学秘书要自觉学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想, 学习国家的政策法规, 以丰富的政治理论知识武装头脑, 树立正确的世界观、人生观和价值观, 有坚定的政治立场。并且学习和了解国家的教育方针和政策, 掌握教学管理的规章制度, 以此指导自己的教学管理工作。同时, 教学秘书还需做到遵守规章制度, 坚持原则, 实事求是, 明辨是非, 顾全大局。作为教学管理的第一线的工作者, 教学秘书经常会接触到教师或者学生的信息、考试成绩、工作量统计或者一些根据国家或者学校有关规定需要保密的信息、数据等, 这些都涉及教师或者学生的切身利益, 必须以严谨的工作态度、实事求是的精神按照国家或学校的规章制度办事。在课程安排、考试安排及考学管理的各个环节, 教学秘书与师生都有直接、频繁的接触, 在具体的工作中, 经常面临一些比较繁琐、情况比较复杂的局面, 因此在工作中必须坚持一切从实际出发, 讲究原则, 秉公办事, 做到不该说的话不说, 不该做的事不做, 不谋私利, 不感情用事。要顾全大局, 在个人利益与集体利益发生冲突时, 以大局为重。这样才能构建和维护团结、和谐的工作局面, 以确保教学活动顺利、高效地开展。

二、强烈的职业意识

职业意识是作为职业人所具有的意识, 是每一个人从事所工作的岗位的最基本, 也是必须牢记和自我约束的要求。在教学秘书工作中, 职业意识主要体现为以下两点。

(一) 事业心和责任感。

教学秘书工作非常具体、琐碎, 却是一切教学活动的基础和保证。如果把整个高校教学管理工作比作一幢高楼大厦的建设, 那么教学秘书工作就是大厦的地基, 地基打得牢不牢, 直接影响到大厦能否顺利建成。因此, 教学秘书必须理解并领会自身工作的重要性, 从主观上提高对本职工作的认识, 以强烈的事业心和高度的责任感投入工作。“教务无小事”, 不以事小而不为, 踏踏实实地做好每一个细节, 否则每一个小的疏忽都会导致严重的后果。比如在排课过程中, 如果不仔细核对任课教师、教室或者课表输入错误, 就会导致同一个教室在同一时间安排了两个班级上课, 或者同一时间同一个老师安排了两个班级的授课任务的情况, 给教学工作带来混乱, 影响正常的教学秩序。

(二) 奉献精神与服务意识。

教学工作是繁琐的, 也很复杂, 教学秘书工作也是非常辛苦的。每个学期结束, 教学秘书经常是要等到所有老师的成绩上交后最后一个放假, 每个学期开学, 教学秘书都要比其他老师先到岗, 安排好开学前的各项准备工作。教学秘书的工作都是最基础的工作, 事务内容非常多, 有的时候为了赶工作进度, 难免加班加点。如果怕苦怕累、斤斤计较就难以做好工作, 因此教学秘书要有爱岗敬业的工作作风, 不为名利, 任劳任怨, 不计较个人得失, 始终以无私奉献的精神投入工作。

管理即服务。教学工作的服务性非常强, 教学秘书在工作中不但要直接面对教师与学生、学生家长, 更要面对各级领导, 既要贯彻教学管理部门和上级的指示, 又要如实转达师生的意见。因此教学秘书要强化服务意识, 牢固树立“以教师为本、以学生为本”的工作理念, 热情为教师和学生服务, 急教师所急, 解学生所难, 做到上情下达、下情上达, 以确保教学活动有条不紊地开展。由于岗位的特殊性, 教学秘书往往不光是从事与教学管理有关的工作, 还间接承担一部分行政方面的事务, 由于教学工作是学校的中心工作, 因此教师和学生在碰到问题时, 习惯于首先咨询教学秘书, 此时就要求教学秘书要有“不厌其烦“的服务态度, 尽可能为教师和学生圆满解决问题。比如一些教师在工作中有实际困难时, 教学秘书要懂得体谅, 并提供自己的帮助。对于一些老师的特殊要求, 在原则范围内能够满足的尽量给予满足, 不能够满足的也要耐心细致地做好解释工作, 将服务意识贯彻始终。

三、较高的职业技能

教学秘书具备了一切其他“秘书”的共同属性, 又有其参与教学管理过程所体现的特殊性。在教学秘书工作中, 职业技能就是教学秘书的业务素质, 主要表现在以下几个方面。

(一) 服从领导, 辅助领导决策, 为领导做好参谋。

教学秘书的直接上级领导是所在学院或系的教学院长或者系主任, 教学秘书接受并执行上级领导的指令和决策, 按照领导的指示和意图办事, 做好助手, 要将学校的政策规定或学院领导的决议准确、有效地传达给有关人员。同时, 教学秘书要做“有心人”, 要在平时工作中多思考, 善于收集信息, 将在工作中掌握的第一手资料, 将教师和学生在教学工作中反映的问题如实反馈给领导, 在工作中发现问题, 要及时提醒领导, 供领导在做决策时参考。同时, 领导的决策不可避免会存在局限性, 在工作中, 要敢于在适当的时候提出自己的意见与建议, 为领导做好参谋, 为学院学科发展、课程建设、专业拓展、师资配备等献计献策。

(二) 良好的统筹、协调和沟通能力。

教学秘书日常事务繁多, 尤其是遇到各大考试或者教学评估、检查、验收时期, 大量的事务需要教学秘书处理, 并且随时可能有新的工作出现, 也会遇到意想不到的新问题, 压力非常大。这个时候就需要教学秘书要有良好的统筹能力, 不能一味埋头苦干, 要保持清醒的头脑, 将所有事务理顺关系, 分清轻重缓急, 各个击破, 要讲究方式方法, 提高工作效率, 做到忙而不乱, 富有成效。

教学秘书在整个教学管理环节内, 处于一个枢纽的位置, 发挥着调度与协调的作用。教学秘书除了与本学院内的领导、师生发生联系外, 还要与其他的教学部门产生联系, 并负责彼此之间的协调沟通。教学秘书要协调本学院或系与学校各职能部门之间的关系, 要协调学院领导与各系或教研室的关系, 要协调领导和教师的关系, 等等。在协调的过程中, 要坚持客观公正, 一切从实际出发, 全面掌握情况, 力戒先入为主和偏听则信。在与各方沟通时, 要真诚相待, 发挥好中介作用, 当好“二传手”, 不可凌驾于协调各方之上, 把自己的意志强加于人, 又要巧妙地运用协调的方法和策略, 努力提高协调沟通的效果, 达到事半功倍的效果。

高校的教务管理事务错综复杂, 情况多样, 关系多元, 教学秘书绝对不能只做“苦行僧”或者“老黄牛”, 只知一味应付工作, 在面对具体事务时, 要提高自己的统筹、协调和沟通能力, 处理好多方关系, 才能为整个教学活动的顺利开展提供保障, 并且做到游刃有余。

(三) 较强的信息处理能力。

信息处理能力, 包括信息的收集、加工、传递、使用、反馈和贮存等各个环节中熟练的技能技巧和高级的操作能力。在教务管理环节中, 信息以不同形式存在, 学校文件、通知、会议、电话、传真、接待来访等都是获取信息的渠道。教师和学生对于学校、学院教学活动中出现的问题的反馈、师生对于教学工作的建议及意见, 都是非常有效的信息。每学期的教学档案 (教学三表、教材征订情况等) , 教师的教学工作量信息、任课情况, 学生的学籍信息、报名情况、各学期的考试卷、考试成绩等, 是教学管理中信息的特殊存在形式。教学秘书在工作中, 要有敏锐的信息感触能力, 要将搜集、掌握到的信息, 及时地根据需要进行加工, 传递给相关人员, 并进行有效的存贮。对于学校的文件、通知等, 及时汇报给领导, 有助于领导布置安排, 将具体工作落实到相关人员。对于师生反映的问题和提出的意见建议, 要进行整理加工, 将有效信息反馈给领导, 给领导决策提供参考。对于教师的个人信息、教学情况、教学档案, 学生的学籍信息、考试卷、考试成绩等, 要进行分门别类管理, 安全有效地贮存, 并且在需要时可以随时检索和调用。

(四) 不断学习, 培养创新能力。

由于知识的迅猛增长和快速更新, 教学秘书必须根据形势的发展不断接受新知识, 特别是学习高等教育管理、计算机和网络等方面的知识, 努力掌握教学管理的专业技能和基本方法, 学习国家、学校关于教学管理方面的规章制度, 学习新的教育环境下新生的理论与政策, 以此指导本职工作。教学秘书要在工作中勤于思考, 勇于创新, 经常反思现行的工作方式和运行方法是否经得起实践的考验, 是否会在操作过程中出现新的问题, 该如何改进等, 不断探索。要善于学习新的科学技术, 运用现代化办公设备, 有效地运用计算机和网络提高工作效率, 改变陈旧的办事模式。要熟练使用办公软件处理各类文档, 熟悉教务系统、考试管理的操作, 借助网络体现办公自动化的优势。如运用公共邮箱、网络短信平台、QQ群、飞信等, 改变传统的电话一一通知的重复劳动, 既减少了人力资源的浪费, 又节约了时间, 提高了工作效率。此外, 教学秘书对本院系专业教学内容也需要有一定的了解, 这样才能在教学安排中更满足专业特色要求, 管理工作才更有成效。

四、结语

职业素养是人类在社会活动中需要遵守的行为规范, 是职业内在的要求, 是一个人在职业过程中表现出来的综合品质。高校教学秘书工作的特殊性要求教学秘书不断关注、培养并提高自己的职业素养。但是, 高校教学秘书的责任重大, 任务繁重, 头绪多, 每天都处于高速运转的状态, 再加上教学秘书一线工作的性质, 教学秘书要面临来自工作和人际关系的双重压力, 因此, 在提高职业素养的同时应不忘保持良好的心理素质。教学秘书不仅要关注身体健康, 而且要提高自我调节能力, 学会自我控制和自我解压。在繁琐的工作中, 平和的心态、坦荡的胸怀能减轻心理负担, 与同事的良好沟通、丰富的业余生活能帮助其平衡工作与生活的重心。因此, 教学秘书应通过不断的学习与积累, 提高对本职工作的认识, 提高自己各方面的能力与素养, 以良好的思想政治素养、强烈的职业意识、较高的职业技能和良好的身心素质服务于优质高效的教务管理工作。

参考文献

[1]童爱玲.高师院校教务管理研究[M].上海:上海社会科学院出版社, 2008.9.

[2]向国敏.现代秘书学与秘书实务新编[M].上海:华东师范大学出版社, 2001.7.

[3]曾云燕.论高校教务秘书的职业素养[J].中国成人教育, 2008.8:63.

浅谈秘书的职业道德 篇8

1. 秘书职业。

秘书这个职业, 是伴随着资本主义生产方式的出现而产生的, 它源于18世纪后半叶的法美英等西方国家, 现代秘书职业的显著特征在于专门化趋势, 是现代秘书的价值体现。秘书职业的特点决定了职业道德的内容。

2. 职业道德的定义。

职业道德是人们按照社会分工从事一定职业时, 所要遵循各自行业的道德准则。各行各业都有本身的职业道德, 售货员文明经商, 公平买卖;医务人员救死扶伤, 实行革命人道主义…秘书工作也不例外。加强各行业的职业道德建设, 是整个精神文明建设的重要体现。随着社会主义事业的发展, 秘书队伍的日益壮大, 性别、文化素质等发生了一定的变化, 为了提高秘书行业的职业道德, 谈谈秘书的职业道德有何内容及要求了?

二、秘书职业道德的内容及要求

秘书的职业道德是由秘书工作的特点决定的, 内容有很多, 在此主要从以下五个方面进行探讨:

1. 忠于职守, 诚实可靠。

自古以来, 就有“诚为万事之本”的格言, 对于秘书来说, 要树立职业责任感和荣誉感, 热爱本职工作, 任劳任怨。比如, 领导委派秘书调查一件事情, 就调查中的步骤、途径等问题要求提出处理建议。那么, 秘书人员在执行的过程中, 应当全面、客观的了解情况并及时上报, 不能因为与被调查的对象或事情与个人利益或由于亲戚关系而掩埋其事情的真相, 这将会是害人又害己, 特别是涉及经济财物更应该如数汇报。当然, 秘书对于领导的忠诚, 是在遵纪守法的前提下, 一个正直的秘书对于违法的事情是有坚定的原则性, 一个优秀的秘书必定是以忠于职守和诚实可靠而著称的。

2. 埋头苦干, 甘于奉献。

这是秘书工作性质的体现, 是优良的历史传统。我们单位有位德高望重的秘书, 从到单位的第一天起, 做秘书工作直到退休。勤勤恳恳, 默默无闻, 把青春年华奉献给了秘书事业。她在离开岗位时对我们说到:秘书工作是不分昼夜的, 工作时间并不固定。基本上是没有节假日, 顾不了家务, 很少娱乐。我们何尝不知道休息的必要、节日的愉快、家庭的温馨!但是, 秘书工作就是以服务为核心。这个工作要求严格, 有时候还要为工作中的失误受批评、作检讨。但是正因为这些, 更突出的了秘书人员的埋头苦干, 甘于奉献的献身精神, 这是秘书职业的光荣。

3. 严守机密, 淡泊明志。

由于秘书工作的特殊性, 要求秘书人员应该具有高度自觉的保密观念和良好的保密意识。那么而淡泊明志, 更是秘书应该具备的良好的道德素养。

4. 谦虚谨慎, 平等待人。

秘书工作的性质决定其工作的服务性和重要性。秘书人员待人处事说话和气, 对人尊重, 给人好印象。秘书是承上启下、联系协调、信息沟通的渠道, 多说“请”“你好”“请教”, 多对人表示感谢, 这才是秘书的明智之举。

5. 摆正位置, 严守本分。

秘书人员应该正确的认识自己所处的地位和作用, 不能做越权越位的事, 服务是秘书职业的基本特征。报纸上曾揭露一家生产奶粉的企业, 由于经营状况不好, 工人的工资好几个月未发, 厂里一个采购员, 为了节约成本, 采购了一定数量的劣质原料, 来加工成奶粉。在销售出去的几个月中, 导致婴儿成了“大头娃娃”。后来经过调查, 那位采购员透露曾向公司秘书“请示”过, 秘书越权做出采购的批示, 导致公司受到了巨大的经济损失和不良的社会影响。这个事情告诉我们:秘书不是领导, 没有任何权利做出批示, 秘书偏离了服务的范畴。警醒所有秘书从业人员摆正自己的位置, 严守本分, 强化请示报告的意识。

以上五条, 并不是秘书人员职业道德的全部, 是我认为较为重要的内容。不管能力大小, 水平高低, 但只要作到这些并把它们体现在工作中, 可以说, 具备了一个优秀秘书的条件, 职业道德是合格的。

三、如何加强秘书职业道德修养的方法

1. 加强自我修养, 培养正确的人生价值观。

从事秘书工作的人员必须热爱本职工作, 热爱秘书行业, 把它看作是事业而不是职业, 规划你的职业定位, 是否长期从事秘书工作, 甚至终身以此为职业, 并确定其职业目标和理想, 开展专业的职业道德教育。树立正确的荣辱观和职业责任感, 并以此指导自己的工作实践。确定目标后, 再向目标迈进, 为把秘书工作做得更好而努力奋斗。

2. 加强学习, 不断提高道德素养。

秘书人员改进自身素质, 必须要加强学习。首先要学习各种经济知识, 法律知识;其次要学习秘书专业的业务知识, 特别是提高文字处理和表达能力, 掌握日益发达的现代办公技能。道德体现一个人的德行和思想, 在单位还要定期进行讲评和总结, 立先进, 树榜样。对与职业道德败坏, 影响恶劣的人, 要给予纪律处分, 重点培养秘书的立场观点和政治思想。

3. 投身实践, 继承发扬传统, 注意环境的潜移默化作用。

良好的环境能锤炼人的斗志, 激励人的勇气, 敲打人的思想;反之则消磨人的意志。秘书除学习外, 还要注意工作、生活环境的影响作用, 切实解决秘书生活家庭的实际困难, 为他们解出后顾之忧。秘书人员应该继承秘书文化的传统, 发扬秘书的优良品质, 在实践中去锻炼, 只有从实践中得到的经验, 是秘书工作人员受益终身的保证。

参考文献

[1]张思扬.试论秘书职业道德[J].湖南社会科学1998, (06) .

高校教学秘书职业困境的成因分析 篇9

一教学秘书工作现状

目前我国高校教学秘书的职业困境有很多, 比如工作量大、心理压力大、工作待遇较低等问题, 一直都是高校教学秘书所面临的问题。很多高校对于教学秘书一职没有一个正确的认识, 很多人认为秘书就是简单的为人服务, 这在很大程度上是由于我国对于教学秘书没有一个合理的职业保护, 没有明确教学秘书的工作内容和工作对象, 使得目前我国教学秘书的工作内容烦琐、工作待遇较低, 没有得到公平合理的待遇。

二教学秘书职业困境的成因分析

1. 工作量大

秘书的工作内容涉及的范围较广, 不单是教学活动的整个过程, 日常工作中为学生解答各种咨询问题, 处理各种突发事件, 在管理工作中教学计划制订、课程安排、课时安排、学籍管理、考试管理等一系列工作, 非常烦琐, 有时一些工作内容不是能很容易完成, 而是需要有很多的部门很烦琐的程序才能完成。

教学秘书的工作对象是全校的师生, 起着联系各部门的桥梁作用。学校师生各种杂务事件都需要教学秘书进行合理的安排, 处理各部门之间的问题, 发现问题时进行及时有效的调整。很多烦琐的工作都需要教学秘书进行协商, 一旦在工作中出现偏差就会受到很多人的埋怨和指责, 不仅需要付出一定的体力劳动, 更重要的是身心都会受到各种打击。

2. 责任重大、地位低

作为学校的教学秘书, 工作量大, 多数是属于服务类别的工作, 为教学管理做出自己的努力, 基本上没有任何管理权力。教学工作中严格避免教学事故的出现, 在日常的工作中随处都能看到教学秘书忙碌的身影, 教学秘书属于学校的大众服务人员, 几乎学校里的任何人都能够让教学秘书为其服务。只要教学过程中出现任何的教学事故问题都会受到其他人的指责, 教学秘书在工作中是处于最基层的服务者, 在学校里没有很高地位, 为学校所有人服务。学校很多教学工作安排都是由教学秘书来完成, 教学秘书承担着很重的工作责任, 一旦教学中出现事故就会牵扯到教学秘书的利益。再加上教学秘书的职位较低, 在工作中没有受到相应的重视, 这些大大造成了教学秘书工作的困境。

3. 心理压力大、精神高度紧张、心情烦躁

教学秘书每天忙于学校里各方面的事情, 每天都在高度忙碌的状态中工作与生活, 长此以往教学秘书的心理压力增大, 加上担心在工作中出现失误, 精神时刻处于紧绷的状态, 不利于其身心健康发展。烦琐的工作内容, 加上长时间的工作, 使得教学秘书的心情长期处于烦躁的状态。心理压力过大是目前教学秘书普遍存在的问题, 使得很多高校的教学秘书有不同程度的工作恐惧感。面对工作量过大的现状, 教学秘书只能是接受, 长期下来使得教学秘书在心理上留有阴影。

4. 高校教学管理水平较低

高等职业院校在教学秘书的管理上存在一定的缺陷, 由于教学管理水平还处于发展的初级阶段, 很多教学管理模式无法实施, 致使很多教学秘书在管理上没有一套合理的管理模式。很多教学秘书没有对上级部门的工作进行监督, 在一定时间内会造成教学管理模式的单一化和不科学化。高校对于教学秘书的管理缺乏科学性, 很多教学秘书的管理是单方面的, 没有形成统一的管理体系, 在管理过程中经常会出现主观臆断, 不利于提升教学秘书的工作效率。

5. 发展前景不乐观

目前, 很多高校只重视一线教师, 对于教学秘书有很严格的规章制度, 不允许教学秘书在教学管理中兼职代课、做班主任等, 教学秘书的工作待遇和工作前景不太乐观, 由于教学秘书工作的升职机会较少, 很多高校的教学秘书对于自身的发展很担忧, 看不到教学秘书的未来前景, 容易迷失自己。

三解决高校教学秘书职业困境的对策

1. 提升高校教学秘书的地位

高校内的教学秘书的地位一直以来都比较低, 解决高校教学秘书职业困境最好的办法是提升教学秘书的地位, 一方面给教学秘书提供一个很好的就业心理环境, 另一方面提高教学秘书的工作积极性。对于高校教学秘书的地位进行合理的定位, 不能把教学秘书的地位定得太低, 这既不利于激发教学秘书的工作积极性, 也不利于高校顺利开展教学活动。

2. 明确教学秘书的责任分工

教学秘书不是勤杂工, 教学秘书工作上要有明确的分工任务。高校有关部门应该对于教学秘书的工作内容有一个管理规定, 对于教学秘书的工作有一个明确的范围, 使高校秘书在有限的工作时间内, 做好自身应该做的工作。高校要明确教学秘书的职责所在, 不能因为教学秘书工作范围不清晰就使教学秘书的工作增多, 无形之中增加了教学秘书的心理压力, 同时不利于教学秘书工作能力的集中体现。

3. 提高教学秘书的工作待遇

工作待遇是一个工作者最基本的需求, 对于教学秘书而言, 他们有着很强的工作能力, 做着很多的工作, 却拿着很少的工资, 这会直接影响教学秘书的工作。高校应该注意对于教学秘书工资待遇的改善, 不断地加强改善待遇工作, 才能使其在工作过程中尽可能地减少工作压力, 从而更好地服务于高校教学管理工作。

4. 提供平等的晋升平台

对于在校工作的所有人员都要有一个平等的晋升平台, 特别是对于教学秘书而言。教学秘书本身管理着学校大大小小的事情, 教学管理方面的能力很强, 晋升却受到各种因素的影响而无法升职, 因此高校应该给教学秘书等管理人员提供平等的晋升机会。要一视同仁, 晋升机会对于教学秘书的工作是一种认可, 一旦教学秘书教学管理方面的能力得到认可, 就会在无形之中增加了教学秘书的工作动力。

5. 提高教学秘书本身的调适能力

作为教学秘书, 在高强度的工作下, 要学会自己调适心情。不要让烦琐的工作影响了自己的心情, 给自己带来各方面的精神压力, 不利于工作的顺利进行。学会调适自身的人是有能力管理好工作的人, 教学秘书面对繁杂的工作要有一颗平常心, 不要抱怨工作, 要学会从工作中找到乐趣。

四结束语

教学秘书的工作境况不容乐观, 目前很多高校对于教学秘书的认识不够, 把教学秘书当作是学校工作的服务者。通过对教学秘书工作环境的了解, 教学秘书工作量较大、工资待遇较低、发展前景不乐观等问题都是教学秘书工作生存的现状, 同时也是我国高校教学秘书工作的真实写照。高校应该重视教学秘书工作的安排, 减少教学秘书的工作任务, 减轻教学秘书的心理压力, 提升其高校教学管理工作的效率。

参考文献

秘书人员的素质和职业能力培养 篇10

1 较好的文字秘书的素质修养,是做好秘书工作的重要条件

文字秘书作为领导的助手和参谋,一是记录和抄写;二是文稿起草。记录,有领导的口授记录,有接待来访者的记录,还有会议记录和电话记录等等;抄写,即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作,这是文字秘书应尽的责任。起草文稿,是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程,常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时,是领导亲自动手,秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实;有时,是领导口授主要内容,秘书记下后负责文字的加工整理;有时则是领导只口授一个要点,或者同秘书一起在讨论中形成一个要点,然后由秘书据此去收集材料、推敲观点,形成文字。这最后一种,领导只是出题目,而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改,则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是,在起草文稿的时候,文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考,而且可以在起草时直接把自己的想法写上去,形成初稿,让领导人去决断,而不是照葫芦画瓢,这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等,并使之成为群众性的行动。要达到上述目的,文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外,还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好,是一个文字秘书称职不称职的问题;品德修养、作风修养好不好,是一个文字秘书合格不合格的问题。因此,文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养,努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员,在自己的工作岗位上,不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋,同时,由其经手、处理的具有较高水平的文字材料,也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。

2 提高秘书职业能力的策略

2.1 加强秘书的创新意识

过去对秘书人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,一方面,秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到“参与政务”作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全局工作的准确把握。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

2.2 培养秘书的竞争意识

目前,秘书人员的文化层次呈上升趋势,高学历者越来越多,这固然是一个优势,但高学历并不一定就有高水平,高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富,但知识老化,必须继续学习新的知识,以适应形势的发展和竞争的需要。所以,秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否,都要具备竞争意识,只有在竞争中,才能加快工作节奏,提高工作效率。

3 在市场经济体制下,秘书工作的服务应与市场机制相结合

建立社会主义市场经济体制,对秘书工作充分发挥服务功能提出了很高的要求。按照市场经济体制的要求,政府的职能主要是统筹规划,掌握政策,信息引导,组织协调,提供服务和检查督促。今后,党政部门的秘书工作基本也应从这些方面充分发挥参谋助手作用。

充分发挥参谋助手作用,核心问题是提高服务质量。那么,在市场经济体制下,秘书工作怎样进一步提高服务质量?这里关键的问题是要把对服务的要求与市场机制作用密切联系起来。应该承认,在以往经济体制下的秘书工作,为领导服务的质量还是很高的。但是应该看到,保证和维持那种水平的秘书工作的服务质量,主要依靠人们的政治自觉性和责任感,并辅之以规章制度的约束,而不可能重视市场机制对秘书人员行动的激励和制约作用。相反,许多应该通过市场机制起作用的,往往被所谓思想教育和规章制度替代了。然而,在市场经济体制下,单靠人的自觉性和一般规章制度的约束,来要求人们做好秘书工作是不全面的,不合理的,是难以持续地、全面地达到提高服务质量的。因此,在市场经济体制下,要把提高秘书工作的服务质量落到实处,除了高度重视人员素质、培养热爱本职的精神外,还要从注入市场机制方面多做文章。

摘要：秘书人员工作的全面性,活动的宽广性及其角色的多变性,除了应具备一般管理干部的素质之外,还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求,就如何加强秘书人员的职业素养建设,提高业务能力,做一些探讨。

关键词：秘书,工作,问题,职业能力

参考文献

秘书的职业教育 篇11

[关键词]语言表达 组织协调 社交 驾驭

在现今高速发展的社会中,任何一个企业,一所学校,以及任何一个社会织,如果不懂得塑造自身的良好形象,不懂得知名度和美誉度对组织生存和发展的价值,就势必在日益竞争的社会竞争中失去生存的地位和发展的空间。只有懂得塑造组织形象重要性的人,才能够在具体工作中自觉维护组织形象,积极塑造组织形象,这正如王熙凤这个艺术形象。自《红楼梦》问世以来,在红学史上,对王熙凤的各种评语也是非常多的,认为她是“治世之能臣,乱世之奸雄”,把王熙凤叫做“女曹操”,称之为“胭脂虎”。王熙凤虽然是是非非的评价比较多, 但是人们都无可否认她的聪明才智。

而现代社会中各个企业或集团充当王熙凤这个角色的就是秘书这个职业,秘书是一个企业中不可缺少的角色,是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员,其职责是协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,以及为企业塑造形象等。秘书在平时工作中的谈吐举止以及穿着等都是外界评价一个企事业单位、团体等的外在因素,因此作为一名有职业道德的秘书在私人场合也应注意自己的言行,此外秘书人员及时处理和答复各种函件,可以提高公众对企业的信任度,达到树立企业良好形象的目的。同时在承办会务中通过热情的服务和主动交往对企业提高知名度大有益处,而且在参与社会活动中也可以扩大影响,比如向灾区捐款捐物,参加慈善活动都可以宣传自己的企业。通过这些努力来塑造企业的良好形象,可以使企业得到更好更大的发展前景。所以王熙凤的各种才能对于现代秘书这一职业也有着非常重要的借鉴作用。

(一) 语言表达能力

对于生活在现代社会的人来说,语言表达能力可简要概括为能写、会说、善表现。其中,写和说,作为语言表达最为常用的两种能力,应如鸟的双翼,不可偏废。但是多年来,办公室秘书大多只注重其写作能力,把写作水平作为唯一的标准,而忽视了口语表达能力。秘书的工作离不开写作,但更离不开说话。汇报请示、上传下达、左右联络、组织会议、接待来访等都要用口语来表达,因此秘书要重视口语的表达与语言的驾驭。《红楼梦》中的王熙凤就具有很强的语言表达和驾驭的能力。只要她愿意,她可以“一句话说得满屋里服侍的老小人等无不欢喜。那小丫头们都忙出来,找姐叫妹的告诉她们:‘快来听,二奶奶又说笑话了。’众丫头便挤了一屋子。”连满腹经纶的薛宝钗也赞她,世上的话倒了凤丫头嘴里也就尽了。

凤姐心灵口利,谈笑风生。连以说话为生的女说书也说:“奶奶好刚口。奶奶要说书,真连我们吃饭的地方也没有了。”4这话里既有恭维,亦有赞叹。在元宵开业时,凤姐说了这样一个笑话:一家子也是过正月半,合家赏灯吃酒,真真的热闹非常,祖婆婆、太婆婆、婆婆、媳妇、孙子媳妇······嗳哟哟,真好热闹!”5说是笑话,其实只不过是说一家过节热闹,并没有多少实际内容,但凤姐正言厉色说了这么许多婆婆媳妇、孙子孙女儿,中间夹杂着谐语,便获得了强烈的效果,而且这是凤姐自编自演,即兴而作的,不由得让人佩服她敏捷的才思和清晰的口齿。

现代秘书不仅要培养凤姐那样的语言驾驭能力,还要注重动作语言表达能力,如秘书人员在从事公关活动时,语言必须有条理,简介、明快,给对方留下深刻印象以获得好的效果;同时秘书人员在接听电话、接待客人来访、处理信函时,他的语言语气和肢体动作都将被作为语言的一种给人带来热心、亲切、客气等感觉。另外语言表达还包括书面语言表达能力,主要是公文、信件和礼仪文书的书写,这是秘书作为一个专业人员必须具备的。总而言之,落落大方、彬彬有礼、谦虚恭敬、不卑不亢的语言才能折射出秘书的精神面貌,反映出秘书的良好素质。

(二)组织协调能力

王熙凤在贾府中名副其实地主持日常工作。她居位不高而左右决策,处棘手之事而游刃有余,日理万机,公私兼顾,左右虽嫉而难争,下有不满而不敢怨。这主要在于王熙凤对一些常办常发生的事情,都是先请示后办理。比如:刘姥姥来大观园是表示点意思好呢?还是让她空手而回去呢?都要请示王夫人批示。像给薛宝钗过生日,是和林妹妹一样好呢?还是规格略高一点好呢?这要贾琏拿主意。

这类事情在办公室几乎天天有之,日日碰到。比如单位搞个什么庆典活动,要安排宾客名单罗列、宴请场所、记者到场采访等……不妨先搞个方案让领导圈阅。这样一来,既显得秘书尊重领导又谦虚谨慎会办事,二来也能使上司有一种大权独揽的满足感,同时也能很好的解决事情。

在当今市场经济体制下,一切社会活动都要学会协调,才可以处理好各方面的关系。具体到一个单位中,秘书便是不可缺少的综合协调者,一头衔接领导,一头衔接干部职工,处于中心枢纽地位,承担着协调重任,通过纵向关系和横向关系的协调,实现上情下达。同时秘书人员能够敏锐的从文书来往和干部群众的工作交流中及时发现问题,积极向上反馈,做到下情上达。让领导熟悉下情,考虑问题和解决问题就可以始终围绕工作实际,围绕广大干部群众工作中的切实利益来考虑。

组织协调对于保证一个有机组织体系的正常运转其意义不言而喻,但是做好这项工作并非易事,其中不仅包含着秘书个人的知识结构,业务水平等问题,还包含着方法艺术,灵活机敏等个人素质上的其他要求。宴请作为企业经常性的商务活动,通常是由秘书按照上司要求来安排落实的,无论是普通的便饭,还是隆重的宴会,宴请都有着十分明显的商业目的,都体现着企业的理念,也反映出秘书的组织协调能力。因此,要使宴请活动井然有序,妥贴圆满,事先的充分准备和过程中的有效控制都是至关重要的。比如秘书要安排一次宴会:首先,按照标准的宴请程序,秘书应事先做一份详尽完整的方案,使之以后能根据宴请的规模、标准、内容的调整,而迅速整合出相应的准备方案。其次,要积极主动地与上级沟通信息,秘书要根据宴请内容进行选择,如礼节性的宴请采用宴会形式比较合适,庆祝性纪念性娱乐性的则以冷餐会或酒会形式更有气氛,商量要事的则以工作餐形式最为恰当。另外要注意邀请方式,凡是正式宴请,都应该发送请柬或请贴,这既是礼节,也是对被邀请者起提醒与备忘的作用。请柬应注明邀请人姓名、被邀请人姓名、尊贵的称呼、宴请的方式及时间地点、着装要求或提示等。而请柬应提前一至二周发出,以便被邀请人及早安排时间。需要安排座次的宴请必须在请柬上注明要求被邀请人答复能否出席,正式宴会在请柬上注明席次号。非正式的宴请通常只需口头打个招呼,在得到对方明确首肯后进行。总而言之,组织协调工作的最终目的是凝聚个体优势变为整体优势,各单位,各部门,各机构,各人员,在工作中分工合作,为实现既定目标共同努力。在日常工作中使无序变为有序,按一定的制度规范组织起来,并按各自的目标开展工作。一个有效的秘书能使人际关系更加和谐融洽,而和谐的工作关系和人际关系使领导与职能部门,领导与群众,职能部门之间有了密切的联系,从而建立起良好的关系,相互支持,相互了解。

(三)社会交际能力

社会交际能力现在也被我们看作是人际关系处理的重要能力。许多人都曾感叹:“做人难,难做人,人难做”,难就难在人际关系不好处理。因为人际关系实在是比处理人与自然的关系要复杂,艰难得多。而我们每个人都要在人际关系这张大网中度过,既无法忽略它,更无法避开它。这点在王熙凤身上同样得到了验证。凤姐在贾府中特殊的身份地位不单单是因为娘家的显赫家世以及丈夫贾琏是荣国府的长门长子,法定的继承人、管家人等这些因素,而是由贾府地位最高的家长-贾母的爱憎来决定的,她对王熙凤又特别宠爱,可见其对贾母的爱好特点等都有相当的了解。此外在袭人回家探亲的对话中我们也不难发现王熙凤与人打交道掌握了恰如其分的尺度,她给袭人衣服,给刑岫烟大红羽纱等这些举动无一不赢得了她的体上怜下美名。因而现代秘书人员也要学会与各种人打交道,要把握社会交往的技巧和艺术,了解社交对象的行为和特点,把握与其交往的原则,与之坦诚相见、联络感情,不断拓宽组织和个体的交往范围。与此同时,凤姐的社会交际能力最重要的就是表现在协理宁国府上,小说中“贾珍不肯坐,因勉强陪笑道:‘侄儿进来有一件事要求二位婶娘、大妹妹。’刑夫人等忙问:‘什么事?’贾珍忙说道:‘婶娘自然知道,如今孙子媳妇没了,侄儿媳妇又病倒。我看里头着实不成体统,要屈尊大妹妹一个月,在这里料理料理,我就放心了。’刑夫人笑道:‘原来为这个。你大妹妹现在你二婶娘家,只和你二婶娘说就是了。’王夫人忙道:‘他一个小孩子,何曾经过这些事,倘或料理不清,反叫人笑话,倒是再烦别人好。’贾珍笑道:‘婶娘的意思侄儿猜到了,是怕大妹妹劳苦了。若说料理不开,从小儿大妹妹玩笑时就有杀伐决断,如今出了阁,在那府里办事,越发历练老成了。我想了这几日。除了大妹妹再无人可求了。婶娘不看侄儿侄儿媳面上,只看死的分上罢!’ 说着留下泪来。王夫人心里没底,悄悄地问王熙凤:‘你可能吗?你行吗?’王熙凤说道:‘有什么不能的。’”讲得多么自信!这是一般女性在当时那种情况是讲不出来的。一个女性,尤其在封建社会,有这样一个自信是比较难得的。所以在这一点上我觉得作为王熙凤来说,她只是想展才,只是想表现自己,想有个更大的舞台来展现一下她的管理才能,这在社交中的自信与主动性是非常重要的。王熙凤这样一个人,家族内外的各种矛盾,都可以集中到她身上,上有三层公婆,中有无数的叔伯、妯娌、姐妹,下有那么多的仆妇、管家、丫鬟、小厮等。王熙凤同其中任何一个人物或者联结、或者矛盾、或者又联结又矛盾的这样的关系,都是某一种社会关系的反映。 而且在中国封建的宗法社会里,家国是同构的,历来一脉相通,家是国的一种简化的形式。封建帝王“家天下”内的权势消长、朋党倾轧、派系争斗,它的雏形,它的胚胎都可以在家族里面看到。所以以王熙凤为焦点的,或者说她幅射出去的种种矛盾,就是给人一种纵深感,比如,放债生息这样一个细节。王熙凤是把那个月钱拿出来去放高利贷,小说里面不只一次写到,平儿说过,“每年少说也得翻出一千银子来”,连数目都很具体。这样的经济细节放在别的人物身上是不可能的,比如说老爷太太不会做这种事,不屑做这种事,姑娘小姐她们根本不理财,那么只有王熙凤能够承担。所以王熙凤这个形象的社会触角是最长的,她可以越出贾府的门墙,可以伸向官府,可以伸向佛门,可以伸向宫廷等,也就是说从反映生活的深度和广度来说, 凤姐靠她那超常的生活技术和交际能力,给自己带来好处,也给别人带来了欢乐。

在现如今,社会交际能力的培养不仅仅是在社会中单纯的磨练而成,更为重要的是具备知识体系,专业知识是一个人从事某项工作并取得成功的必备条件,但光有专业知识还不能使自己成为与人交往的高手,要增加自己的活动能力,经常让自己的头脑接受文学和艺术的洗礼。同时也要学会冷静观察及培养较强的应变能力,如遇事镇定,能随机应变,常用幽默等。

综合上面的分析结果,我们可以总结出王熙凤这个人物在《红楼梦》当中的地位相当重要,可以说这个形象具有独特性。她有一种支柱作用,一种艺术结构上的、艺术机体意义上的一种聚焦的作用,或者说是一种辐射的作用。王熙凤是《红楼梦》中最生活化、最生动、最丰富的一个形象。透过王熙凤这个在贾、史、王、薛四大家族中首屈一指的“末世之才”在《红楼梦》中的管理技能、社会交际能力,及其语言表达能力的完美应用和词句的灵活演绎等事的描写与现代秘书人员的对比,得出现代秘书应具备的特殊的职业素质如察言观色,未雨绸缪,灵活应变等做好公关工作的能力。再通过对现代秘书的公关才能在公关意识、公关知识体系、公关品质、公关能力结构等方面的分析研究,从而使我们能够从惯性思维的樊笼中跳脱出来,以一个更为新颖特别的角度来重新看待对于秘书的研究工作。

参考文献:

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浅谈行政秘书的职业道德 篇12

职业道德是行政秘书从事日常工作、行使公共权力等管理活动过程中必须遵循的道德行为规范。

我国目前行政秘书的职业道德现状主流是积极的、进步的。这表现在:

法制观念增强。中国共产党从成立的那天起就强调民主与法制的重要性。特别是十一届三中全会以来, 我国实行改革开放、建立和发展社会主义市场经济, 崇尚法制, 依法行政观念得到强化。社会主义法制的逐渐完善, 使得法制精神逐渐渗透到社会活动的各个方面。国家的各级政府机关、企事业单位及各级高校的行政秘书人员普遍意识到:遵纪守法、依法管理, 是从事秘书日常工作和行政管理的重要道德标准。

道德观念更新。改革开放的深入和市场经济的发展, 使得软件和界面不尽相同, 用户要熟悉和使用它们的难度不小。

三、网络环境下实现图书馆文献资源共享的对策

1、加强宏观调控和统筹规划。我们应当把整个社会的各级各类图书馆看作是一个整体, 每个图书馆考虑问题时, 都必须从整个社会、整个图书馆事业的角度出发。为此, 就有必要成立文献资源共享研究的权威性专家委员会或全国性协会, 制定出实现文献资源共享的政策计划和标准规范, 用这些政策规范来约束各成员馆的行为, 明确各自的权利和义务, 充分发挥政府指导作用。实现图书馆文献资源共享还必须要统筹规划, 特别是在文献信息资源建设上应当以一些在资金、技术、人员素质上占优势的大型馆为主体, 其它一些资源不足、技术相对薄弱的馆则需要加强自身的网络基础设施建设, 充分利用现有的成果, 通过和主干馆或地区中心馆联网, 实现资源共享。这样避免了重复建设, 减少了资金浪费, 也使得急剧增长的数字信息存取问题得以解决。

2、加强协作, 努力开发特色资源。图书馆文献资源共享是一项跨行业、跨部门、跨地区的重大系统工程, 实现文献资源共享, 就意味着每个加入这个共享系统的图书馆都是这个共享系统的组成部分, 它们能共享其共同拥有的信息资源。因此, 应当接受“能获取, 但不拥有”的理念, 搞好各个图书馆之间的协调合作。另外, 在网络环境中, 各个图书馆拥有的信息资源重复是没有任何意义的, 只有各图书馆上网的文献资源具有各自的特色, 网络才真正是资源丰富的宝库。因此, 各图书馆应努力开发自己的特色资源, 从而建立起具有自身特色的数据库。

3、培植资源共享理念。传统的价值观认为, 共享是一种损己利人的事情。实际上, 文献信息资源不同于传统的资产, 它只有在被更多的人共享时, 这些信息才能体现出最大的价值, 才会不断增值。而隐瞒信息资源的结果, 是限制了信息的转化一些旧的道德观念受到了很大的冲击。与此同时, 又形成了一些与市场经济相适应的新的道德观念。行政秘书的道德风貌也随之发生了新的转变。表现在:竞争意识增强、效率观念强化。

道德价值感强化。正确的价值导向, 讲公德的道德环境, 与社会主义市场经济相适应的道德观念, 使得社会主义市场经济能够健康发展。新形势下的行政秘书人员, 大多数具有较高的道德价值观念。普遍认为发展社会主义市场经济, 不许与道德伦理上有所背离。大多数行政秘书能够立足本职工作, 以高度的责任感, 勤勤恳恳地为社会主义现代化事业作贡献, 为人民建功立业。这反映了广大行政秘书的职业道德和对人生价值的追求。

但在看到我国行政秘书职业道德积极一面的同时, 也要看到市场经济给我们带来的消极的一面。市场经济对利益最大化的追求, 客观上也存在着非道德和不道德的可能性。这就使得行政秘书的道德建设出现了某些误区。主要表现在:

责任意识淡薄。由于行政秘书本身工作的特殊性, 党政机关、企事业单位及高校的行政秘书不仅要处理办公室业务, 还有会务安排、调查研究、协调、监督、信访等工作, 这就要求行政秘书要具有较高的工作责任意识。但有些秘书对行政道德创新, 其最终结果是束缚了图书馆的发展。因此, 我们应当在全社会营造良好的共享氛围, 使大家转变并形成一种全新的价值观念即:共享可以共赢。

4、重视文献信息资源建设的技术标准与规范。文献信息加工的标准化、规范化是实现网络资源共享的基础。为达到文献信息资源的高度共享, 文献信息资源的建设应该在统一的标准下进行, 要从数字资源元数据与对象数据两个方面明确资源建设的具体标准。经过制作并整合后的各类数字化信息资源在元数据与对象数据方面都应该符合资源建设统一的技术标准与规范。资源建设统一技术标准的制定可由文献信息资源共享研究的权威性专家委员会来负责。

5、整合各种图书馆系统软件, 为用户提供更好的服务。国内几个主要的图书馆系统软件产品存在着界面不一, 规模、功能和层次差别较大的问题, 因此, 图书馆软件整合系统的开发已成为一个亟待解决的关键问题。这项复杂工程的解决, 将有利于管理系统能很好地保证许多节点信息资源的共享和程序转换的一致性。另外, 除了在网站的设计上要方便用户使用外, 还应当采用先进的服务方式、服务手段为用户提供更好的服务。例如, 向用户提供多数据库的跨库检索、深度链接等方式, 还可以让用户通过“实时问答”、“E-MAIL提问”、“网上传递”、“常见问题库 (FAQ) ”等形式适时、灵活的得到高效的文献信息服务。

参考文献:

[1]杨洁.文献资源共享的现状、问题与对策[J].图书馆学研究, 2003, (4)

[2]叶静华, 黄智.论文献信息资源共建共享的发展对策[J].图书馆论坛, 2003, (3)

[3]坤燕昌.网络环境下馆藏文献资源共建共享的必然性与可行性分析[J].西昌农业高等专科学校学报, 2001, (2) 缺乏深刻认识, 在行使各种责任时, 掉以轻心, 缺乏“以人为本”和为人民服务的思想, 高高在上, 傲视群众, “门难进、脸难看、事难办”, 对工作不能全身心投入。

腐败现象滋生。在市场经济大潮中, 有的人禁不住金钱的诱惑, 权欲、物欲恶性膨胀, 走上了贪污腐败的不归路。如原河北省委书记程维高的秘书李真、原上海市委书记陈良宇的秘书秦裕、原安徽省池州市政府原副秘书长孙靖、原广西壮族自治区贵港市委秘书长高二刚等一些人, 为了满足一己私欲、利用手中握有的权力收受巨额贿赂, 最后身败名裂。

这些问题虽属“支流”, 但极大地影响了党政机关的形象, 导致了机关权威的流失, 在人民群众中造成的负面影响不可低估。

二、行政秘书职业道德存在问题的原因

行政秘书职业道德缺失的产生, 有主观、客观等方面的复杂原因。

1、市场经济的负面冲击和影响。市场经济本身是一把“双刃剑”, 它既有积极的一面, 又有消极的一面。它崇尚公平竞争, 又崇尚重利性, 容易导致人们陷入拜金主义的误区, 对行政秘书人员的心理产生冲击和影响。

2、职业道德建设滞后。目前, 我国行政秘书还没有一个完善的道德标准, 职业道德建设的体系还不规范, 道德建设的体制还不健全, 缺乏道德评估和道德监督部门。一些行政单位的道德约束力还不够, 对秘书人员的道德约束往往停留在口头上、纸面上。职业道德建设的滞后, 直接影响着行政秘书人员道德素质和道德水平的整体提高。

3、监督机制不健全。防止权力恶性膨胀的主要手段, 是拥有严格的监督和约束机制。一味的进行思想政治教育, 希望行政秘书主观上对自己的行为有所约束而不进行合理的监督, 这在一定时间内可能有效, 但从长远看, 效果不佳。而且, 目前的监督工作还有许多不足, 事后监督多, 事前监督少, 缺乏“主动主击”。建立、健全监督机制, 是当前加强秘书职业道德建设的当务之急。

4、缺乏对贪污腐败现象的正确认识。为什么贪污腐败现象屡禁不止, 为什么已有前车之鉴而有的人还要以身试法?这除了各级行政机关缺少对贪污腐败警示教育的客观因素外, 从贪污腐败者主观上讲, 由于利欲澎涨, 思想脱离正轨, 政治上阳奉阴违, 当面一套, 背后一套, 弄虚作假, 欺骗领导, 欺骗群众, 导致思想道德滑坡, 陷入贪污腐败泥坑而不能自拔。

三、提高行政秘书职业道德素养

(一) 从行政秘书主观上讲, 应有高尚的政治品德, 具备以下一些职业道德素养:

默默无闻、无私奉献。行政秘书, 一般处于领导的身边, 办理上级机关下达的文件, 向有关部门或下级机关传达相关文件精神, 为领导撰写、整理各种书面材料, 为领导外出行程做具体安排等一些日常工作。行政秘书的工作成果, 往往以领导人或机关的名义出现, 自己很少有署名和抛投露面的机会。作为一名优秀的行政秘书, 要具有博大的胸怀, 要甘当无名英雄, 淡泊名利, 默默无闻, 无私奉献地做好本职工作。

廉洁自律、克己奉公。行政秘书处于各级党政机关、企事业单位的枢纽地位和要害部门, 廉洁自律至关重要。作为行政秘书要廉洁自律, 不能擅用领导名义耍特权、办私事, 搞不正之风, 牟取私利。

戒骄戒躁、平易近人。行政秘书根据领导授权, 经常代表机关、单位出面协调工作, 办理各种事务, 人们常把他们视为机关、单位的代言人。行政秘书待人处事的态度, 往往关乎单位的声誉。因此, 作为行政秘书, 做事要戒骄戒躁, 把自身放在恰当的位置。出面协调办事, 要把握领导授权的“度”, 不在授权之外自作主张, 越权办事;不以“二首长”自居, 以势压人;处理矛盾要说服、疏导, 不指手划脚;要平易近人与群众相处, 增加群众的亲近感。

恪守秘密、提高警惕。行政秘书保管着机关、单位的重要文件, 经常涉及重要工作秘密。一定要做到恪守机密。这要求行政秘书人员具有较高保密观念, 提高保密工作的自觉性和自律性, 随时提高警惕, 维护机关、单位的利益。

(二) 从行政秘书客观上讲, 相关行政部门应加强对他们的思想道德建设, 做好以下一些基础性工作:

首先, 加强行政秘书人员的思想道德教育。思想道德同法律、制度约束来比, 本身强调的是一种发自内心的自律行为, 它是行政秘书遵纪守法的基础和保障。只有经过良好的思想熏陶, 才能摆脱对物欲的诱惑, 才能在现有不健全的法律和监督机制下, 约束好自己的行为, 不用手中的权力谋取私利。

行政秘书良好的职业道德最终依赖于科学的人生观、世界观、价值观的确定。加强思想道德建设应从两方面入手:第一, 加强理想信念教育。经过20多年的改革开放, 我国的经济建设已在世界和平崛起, 但不能因为综合国力的增强, 而放弃对共产主义远大理想的教育, 反而应该加强这方面教育。 (3) 共产主义信念教育不仅能加强行政秘书的自身素质, 还能帮助他们看到社会主义初级阶段的优越性所在, 自觉地维护社会主义事业的发展。第二, 加强为人民服务、责任观念教育。应让广大行政秘书清楚看到, 是谁给了他们的权力?他们应该为谁负责?只有正确地认识权利, 才能正确地使用权力, 从而树立全心全意为人民服务的观念, , 增强行政秘书的政治责任感和道德责任感。

其次, 加强法律制度和监督机制的建设。行政秘书的职业道德建设, 只依靠秘书自身的道德约束、自律是不够的, 还应出台相关的强制性法律措施。我国目前还没有这方面的法律文件, 但这不意味着没有存在的必要。将行政秘书的职业道德法律化、制度化, 对于提高行政秘书的职业道德, 保持其清正廉洁、克己不公、依法行政、恪守机密等具有重要的约束作用, 可以有效防止不道德行为的滋生和蔓延。

第三, 借鉴国外行政秘书职业道德建设的经验。中国行政秘书的职业道德建设, 是与中国特色的社会主义政治制度结合一致的。但并不意味着可以闭关自守, 闭门造车。国外成功的职业道德建设经验, 也可拿来为我所用。完善的职业道德监督和惩处机制, 是一个国家职业道德建设成熟的标志。它一般具有以下几个特点: (1) 有严格的惩处机制。对违反职业道德的行政人员应当承担的责任明确、具体; (2) 有独立的道德监督机关。如职业道德委员会之类; (3) 有严密的惩罚程序。监督机关如发现有违反职业道德的行为, 会对其进行调查, 经确认后, 提交给上级机关或司法机关处理。

当然, 借鉴国外经验, 并不是拿来照搬。应该结合我国的实际情况, 在实践中不断摸索和完善。

摘要：行政秘书道德状况的好与坏, 将直接影响行政机关的行政效率。因此从我国目前行政秘书的职业道德现状出发, 通过分析其存在问题的原因, 从主观和客观两方面提高行政秘书的职业道德, 对于我国行政机关提高行政秘书的工作效率具有重要的理论意义和现实意义。

关键词：行政秘书,业道德

参考文献

①陈合宜著.《秘书学》 (第五版) [M].暨南大学出版社.2004年版

②夏书章主编.《行政管理学》 (第三版) [M].　高等教育出版社.2006年版