秘书的职业素养

秘书的职业素养（共9篇）

秘书的职业素养 篇1

市场经济的快速发展带动了秘书专业人才需求市场的升温，各行各业都离不开秘书人员的作用。秘书在我国只要是指为党和政府机关，社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。因此，秘书人员的职业素养对秘书作用的发挥，辅助和服务职能水平很关键。虽然秘书总体可以划分为：政务性秘书、事务性秘书、专业性秘书。这三类秘书所要求的专业技能各不相同，但是秘书人员的职业素养具有共同点。下面我就从几个方面进行总结。

一、知识素养

知识素质是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。由于秘书日常工作琐碎繁杂，要求秘书人员成为综合性人才，广泛涉猎，既有过硬的专业知识，又要有广博的知识面。

第一、基础知识。包括政治、文学、法律、历史、地理等相关知识，虽然这些知识看似可有可无，但却在无形中散发出魅力，有助于人际关系、工作能力的提升。比如时事政治相关知识，秘书人员在公文写作过程中，应该结合国家有关政策规定起草文件，了解相关领域规范，忌与政府政策、国家大政方针相抵触。

第二、专业知识。在许多高等学校教育中，秘书专业的专业基础课程包括：公文写作、档案管理、秘书实务、秘书礼仪等课程，笔者非常认同，秘书人员的“笔杆子”、参谋助手的作用都需要扎实的专业技能知识，是秘书人员知识素养金字塔的底基。其中，写作能力最为

单位、领导所看重，政府机关、事业单位日常公文写作，企业、团体的宣传报道，会议、活动的策划，演讲等都需要秘书能够挥洒自如。 第三、辅助知识。包括餐桌礼仪、接待导游、外语翻译、风俗习惯等，这些知识都需要秘书人员的用心积累，丰富的辅助可能会弥补基础、专业知识的不足，帮助领导分担不必要的负担，让领导能够更专心地处理重要的事物。比如，在酒席上，需要秘书人员能够营造和谐融洽的氛围，使来客宾至如归，同时适当的替领导挡酒，为领导及来客添杯换盏，介绍菜系等都属于秘书人员应该做的事情。

二、能力素养

能力是直接影响活动的效率，是活动顺利完成的个性心理特征。企业高层管理者都希望找到一个具备全面能力的全才型秘书，来减轻负担更好的辅助开展工作。因此，要求秘书人员具备多种能力，包括文字表达能力、外语能力、应变能力、逻辑思维力等，以下按照重要性来总结秘书人员应具备的能力素养。

第一、组织协调能力

秘书起上传下达的桥梁作用，是联系各部门和领导之间的使者。一方面，在领导决策前，秘书人员需要通过与各部门沟通，了解各部门情况信息，为领导决策提供信息咨询。另一方面，在领导作出决定后，需要各部门共同去执行，并跟踪执行情况及时反馈。这些都需要秘书人员具备较强的组织协调能力，与各部门保持良好的关系。 第二、记忆力

记忆是指人脑对过去感知过、经历过的事物的反应。秘书所从事

的工作是事务性工作，需要细心和记忆能力。公司人员名单、项目客户名册、领导的日程安排、领导临时交办的事都需要有强大的记忆力去完成，稍有差池就会酿成大祸。

第三、应变能力

面对突发情况，要求能及时做出反应，快速应对。秘书人员直接服务于领导，因此秘书人员工作涉及面广，需要陪同与各种各样的人打交道，而在工作中常常会出现一些意想不到的事情，需要秘书人员能够灵活应变。面对领导的含糊其辞时，需要秘书根据领导心里特征进行揣摩做出反应;当领导不想接待某位来客时，需要秘书委婉的替领导挡驾圆场;面对领导的意气用事，需用秘书运用语言艺术进行进谏。

第四、逻辑思维能力

逻辑思维能力是指正确、合理思考的能力。无论是说话还是秘书写作，都需要秘书具有较强的逻辑思维能力，能够条理清晰、准确无误的表达思想。日常工作中，秘书人员的思维习惯会影响其行为能力，能够按照领导日常行事风格来为领导服务，往往能得到领导的信赖。尤其在秘书写作过程中，虽然秘书写作具有法定性、严肃性和简洁性，但并不影响合理逻辑思维的发挥。

三、角色定位

秘书人员作为辅助服务型人员，既不是人们眼中的“花瓶”角色，也没有被人敬仰的“位高权重”地位，秘书人员要摆正自己的位置，明白自身角色。

秘书直接为领导服务，常伴领导左右，陪同领导出席重要场合及接待重要客人，应该说有一定的权威，但是不能据此居功自傲，目中无人，擅自越位。可能有时候，领导作出了让人匪夷所思，甚至根本是错误的决定，不能自作主张的更改领导的意思。同时，领导可能会安排你处理个人生活中的事务，这就需要秘书人员能够守口如瓶，赢得领导的信任。要学会甘当背后角色，秘书工作的性质特点往往会让秘书成果隐蔽化，往往付出了许多时间精力不被别人发现认可，这就需要具有良好的心态。总的来说，秘书人员需要定位好自己的角色。

四、思想作风素养

保持廉洁正派的作风是每一个秘书人员必修课，在党高度反腐败的时代，不少高官落马，作为高官左膀右臂的秘书也是重点贪污受贿的对象，有些不良分子往往想通过秘书讨好领导，因此秘书人员要加强自身素质建设，严守贪污腐败门槛，加强思想作风建设。

秘书的职业素养 篇2

关键词：教学管理,教学秘书,职业素养

教学工作是高校工作重心, 教学管理工作是教学工作顺利开展的最基本保障。以教学为主, 既是学校管理的基本规律, 也是办好学校的基本原则, 因此, 教学管理工作贯穿于整个教学工作过程中。处在教学管理工作基层第一线的教学秘书是教学管理工作的主要承担者, 他们在院系领导的指挥下, 直接参与教学管理的具体工作, 是学校教学管理决策的组织者和执行者, 起着上传下达的桥梁纽带作用, 在教学管理环节中有着举足轻重的地位。因而, 教学秘书的职业素养直接影响到教学管理工作的水平, 影响教学秩序和教学质量。

近年来, 随着高校教学秘书队伍的职业化, 教学秘书的职业素养也逐步获得更多的关注, 成为教学管理研究不可或缺的一部分。本文从实际出发, 结合高校教学秘书的工作特点, 从职业道德、职业意识、职业技能等方面探讨高校教学秘书必备的职业素养。

一、良好的思想政治素养

良好的思想政治素养是职业道德的具体表现, 是做好教学秘书工作的基本保证。教学秘书不但是教学工作的组织者和管理者, 而且直接面对学生, 担负着“管理育人”的光荣职责, “学高为师, 身正为范”, 教学秘书在言行举止、工作作风和道德素质方面都必须给学生做好榜样。教学秘书要自觉学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想, 学习国家的政策法规, 以丰富的政治理论知识武装头脑, 树立正确的世界观、人生观和价值观, 有坚定的政治立场。并且学习和了解国家的教育方针和政策, 掌握教学管理的规章制度, 以此指导自己的教学管理工作。同时, 教学秘书还需做到遵守规章制度, 坚持原则, 实事求是, 明辨是非, 顾全大局。作为教学管理的第一线的工作者, 教学秘书经常会接触到教师或者学生的信息、考试成绩、工作量统计或者一些根据国家或者学校有关规定需要保密的信息、数据等, 这些都涉及教师或者学生的切身利益, 必须以严谨的工作态度、实事求是的精神按照国家或学校的规章制度办事。在课程安排、考试安排及考学管理的各个环节, 教学秘书与师生都有直接、频繁的接触, 在具体的工作中, 经常面临一些比较繁琐、情况比较复杂的局面, 因此在工作中必须坚持一切从实际出发, 讲究原则, 秉公办事, 做到不该说的话不说, 不该做的事不做, 不谋私利, 不感情用事。要顾全大局, 在个人利益与集体利益发生冲突时, 以大局为重。这样才能构建和维护团结、和谐的工作局面, 以确保教学活动顺利、高效地开展。

二、强烈的职业意识

职业意识是作为职业人所具有的意识, 是每一个人从事所工作的岗位的最基本, 也是必须牢记和自我约束的要求。在教学秘书工作中, 职业意识主要体现为以下两点。

(一) 事业心和责任感。

教学秘书工作非常具体、琐碎, 却是一切教学活动的基础和保证。如果把整个高校教学管理工作比作一幢高楼大厦的建设, 那么教学秘书工作就是大厦的地基, 地基打得牢不牢, 直接影响到大厦能否顺利建成。因此, 教学秘书必须理解并领会自身工作的重要性, 从主观上提高对本职工作的认识, 以强烈的事业心和高度的责任感投入工作。“教务无小事”, 不以事小而不为, 踏踏实实地做好每一个细节, 否则每一个小的疏忽都会导致严重的后果。比如在排课过程中, 如果不仔细核对任课教师、教室或者课表输入错误, 就会导致同一个教室在同一时间安排了两个班级上课, 或者同一时间同一个老师安排了两个班级的授课任务的情况, 给教学工作带来混乱, 影响正常的教学秩序。

(二) 奉献精神与服务意识。

教学工作是繁琐的, 也很复杂, 教学秘书工作也是非常辛苦的。每个学期结束, 教学秘书经常是要等到所有老师的成绩上交后最后一个放假, 每个学期开学, 教学秘书都要比其他老师先到岗, 安排好开学前的各项准备工作。教学秘书的工作都是最基础的工作, 事务内容非常多, 有的时候为了赶工作进度, 难免加班加点。如果怕苦怕累、斤斤计较就难以做好工作, 因此教学秘书要有爱岗敬业的工作作风, 不为名利, 任劳任怨, 不计较个人得失, 始终以无私奉献的精神投入工作。

管理即服务。教学工作的服务性非常强, 教学秘书在工作中不但要直接面对教师与学生、学生家长, 更要面对各级领导, 既要贯彻教学管理部门和上级的指示, 又要如实转达师生的意见。因此教学秘书要强化服务意识, 牢固树立“以教师为本、以学生为本”的工作理念, 热情为教师和学生服务, 急教师所急, 解学生所难, 做到上情下达、下情上达, 以确保教学活动有条不紊地开展。由于岗位的特殊性, 教学秘书往往不光是从事与教学管理有关的工作, 还间接承担一部分行政方面的事务, 由于教学工作是学校的中心工作, 因此教师和学生在碰到问题时, 习惯于首先咨询教学秘书, 此时就要求教学秘书要有“不厌其烦“的服务态度, 尽可能为教师和学生圆满解决问题。比如一些教师在工作中有实际困难时, 教学秘书要懂得体谅, 并提供自己的帮助。对于一些老师的特殊要求, 在原则范围内能够满足的尽量给予满足, 不能够满足的也要耐心细致地做好解释工作, 将服务意识贯彻始终。

三、较高的职业技能

教学秘书具备了一切其他“秘书”的共同属性, 又有其参与教学管理过程所体现的特殊性。在教学秘书工作中, 职业技能就是教学秘书的业务素质, 主要表现在以下几个方面。

(一) 服从领导, 辅助领导决策, 为领导做好参谋。

教学秘书的直接上级领导是所在学院或系的教学院长或者系主任, 教学秘书接受并执行上级领导的指令和决策, 按照领导的指示和意图办事, 做好助手, 要将学校的政策规定或学院领导的决议准确、有效地传达给有关人员。同时, 教学秘书要做“有心人”, 要在平时工作中多思考, 善于收集信息, 将在工作中掌握的第一手资料, 将教师和学生在教学工作中反映的问题如实反馈给领导, 在工作中发现问题, 要及时提醒领导, 供领导在做决策时参考。同时, 领导的决策不可避免会存在局限性, 在工作中, 要敢于在适当的时候提出自己的意见与建议, 为领导做好参谋, 为学院学科发展、课程建设、专业拓展、师资配备等献计献策。

(二) 良好的统筹、协调和沟通能力。

教学秘书日常事务繁多, 尤其是遇到各大考试或者教学评估、检查、验收时期, 大量的事务需要教学秘书处理, 并且随时可能有新的工作出现, 也会遇到意想不到的新问题, 压力非常大。这个时候就需要教学秘书要有良好的统筹能力, 不能一味埋头苦干, 要保持清醒的头脑, 将所有事务理顺关系, 分清轻重缓急, 各个击破, 要讲究方式方法, 提高工作效率, 做到忙而不乱, 富有成效。

教学秘书在整个教学管理环节内, 处于一个枢纽的位置, 发挥着调度与协调的作用。教学秘书除了与本学院内的领导、师生发生联系外, 还要与其他的教学部门产生联系, 并负责彼此之间的协调沟通。教学秘书要协调本学院或系与学校各职能部门之间的关系, 要协调学院领导与各系或教研室的关系, 要协调领导和教师的关系, 等等。在协调的过程中, 要坚持客观公正, 一切从实际出发, 全面掌握情况, 力戒先入为主和偏听则信。在与各方沟通时, 要真诚相待, 发挥好中介作用, 当好“二传手”, 不可凌驾于协调各方之上, 把自己的意志强加于人, 又要巧妙地运用协调的方法和策略, 努力提高协调沟通的效果, 达到事半功倍的效果。

高校的教务管理事务错综复杂, 情况多样, 关系多元, 教学秘书绝对不能只做“苦行僧”或者“老黄牛”, 只知一味应付工作, 在面对具体事务时, 要提高自己的统筹、协调和沟通能力, 处理好多方关系, 才能为整个教学活动的顺利开展提供保障, 并且做到游刃有余。

(三) 较强的信息处理能力。

信息处理能力, 包括信息的收集、加工、传递、使用、反馈和贮存等各个环节中熟练的技能技巧和高级的操作能力。在教务管理环节中, 信息以不同形式存在, 学校文件、通知、会议、电话、传真、接待来访等都是获取信息的渠道。教师和学生对于学校、学院教学活动中出现的问题的反馈、师生对于教学工作的建议及意见, 都是非常有效的信息。每学期的教学档案 (教学三表、教材征订情况等) , 教师的教学工作量信息、任课情况, 学生的学籍信息、报名情况、各学期的考试卷、考试成绩等, 是教学管理中信息的特殊存在形式。教学秘书在工作中, 要有敏锐的信息感触能力, 要将搜集、掌握到的信息, 及时地根据需要进行加工, 传递给相关人员, 并进行有效的存贮。对于学校的文件、通知等, 及时汇报给领导, 有助于领导布置安排, 将具体工作落实到相关人员。对于师生反映的问题和提出的意见建议, 要进行整理加工, 将有效信息反馈给领导, 给领导决策提供参考。对于教师的个人信息、教学情况、教学档案, 学生的学籍信息、考试卷、考试成绩等, 要进行分门别类管理, 安全有效地贮存, 并且在需要时可以随时检索和调用。

(四) 不断学习, 培养创新能力。

由于知识的迅猛增长和快速更新, 教学秘书必须根据形势的发展不断接受新知识, 特别是学习高等教育管理、计算机和网络等方面的知识, 努力掌握教学管理的专业技能和基本方法, 学习国家、学校关于教学管理方面的规章制度, 学习新的教育环境下新生的理论与政策, 以此指导本职工作。教学秘书要在工作中勤于思考, 勇于创新, 经常反思现行的工作方式和运行方法是否经得起实践的考验, 是否会在操作过程中出现新的问题, 该如何改进等, 不断探索。要善于学习新的科学技术, 运用现代化办公设备, 有效地运用计算机和网络提高工作效率, 改变陈旧的办事模式。要熟练使用办公软件处理各类文档, 熟悉教务系统、考试管理的操作, 借助网络体现办公自动化的优势。如运用公共邮箱、网络短信平台、QQ群、飞信等, 改变传统的电话一一通知的重复劳动, 既减少了人力资源的浪费, 又节约了时间, 提高了工作效率。此外, 教学秘书对本院系专业教学内容也需要有一定的了解, 这样才能在教学安排中更满足专业特色要求, 管理工作才更有成效。

四、结语

职业素养是人类在社会活动中需要遵守的行为规范, 是职业内在的要求, 是一个人在职业过程中表现出来的综合品质。高校教学秘书工作的特殊性要求教学秘书不断关注、培养并提高自己的职业素养。但是, 高校教学秘书的责任重大, 任务繁重, 头绪多, 每天都处于高速运转的状态, 再加上教学秘书一线工作的性质, 教学秘书要面临来自工作和人际关系的双重压力, 因此, 在提高职业素养的同时应不忘保持良好的心理素质。教学秘书不仅要关注身体健康, 而且要提高自我调节能力, 学会自我控制和自我解压。在繁琐的工作中, 平和的心态、坦荡的胸怀能减轻心理负担, 与同事的良好沟通、丰富的业余生活能帮助其平衡工作与生活的重心。因此, 教学秘书应通过不断的学习与积累, 提高对本职工作的认识, 提高自己各方面的能力与素养, 以良好的思想政治素养、强烈的职业意识、较高的职业技能和良好的身心素质服务于优质高效的教务管理工作。

参考文献

[1]童爱玲.高师院校教务管理研究[M].上海:上海社会科学院出版社, 2008.9.

[2]向国敏.现代秘书学与秘书实务新编[M].上海:华东师范大学出版社, 2001.7.

[3]曾云燕.论高校教务秘书的职业素养[J].中国成人教育, 2008.8:63.

浅谈秘书的基本职业素养 篇3

“秘书”一词，古已有之。《辞海》里对秘书的记载是：中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有秘书监、秘书令、秘书朗等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。今天人们谈到秘书，往往与文牍，领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。

秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理、综合服务；主要工作是撰写文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等。

二、秘书的基本职业素养

1、秘书的职业道德

道德是一种主观意识形态，是公民约束自我行为、形成社会秩序的一种约定俗成的思维规范蓝本，是衡量一个人思想高度的标尺，是评价一个人的客观标准。职业道德是指每个人在展开自己职业生涯的过程中，是否有执行符合本职业的道德准则和行为要求。各行各业的职业道德都不相同，所以职业道德没有一个极为统一的定义，而是针对自身职业进行调整，以配合自身工作需求。

秘书的职业道德可以概括为以下几点：(1)爱岗敬业，愿意做领导身后的“影子”，由于秘书工作的特殊性，经常秘书的成果都以其领导或所属组织的名义公布于众，所以秘书这种职业，要长时间保持工作热情，保持自己甘于平凡的心态，成为领导的“影子”参谋是最为重要的，本人认为，秘书的工作成果能够曝光在公众面前，这本身就是一种对自身工作认可的高度肯定，是对自己最好的赞赏，秘书作为领导的“参谋”，不代表就能左右领导，一切以领导的决定为重，坚决执行领导的决定，是最首要的。

(2)，严格遵行职业操守，秘书虽然只是企事业单位职能链当中级别很低的一环，可秘书却是领导身边最近的人，处于权利的核心地带，所以不能凭借自己的特殊地位来谋取私利，端正自己的态度，不越俎代庖，不自作聪明，用职业道德来约束自己，引导自己的行为。

(3)心境淡泊，无欲无求，由于是领导的助手，秘书除了要帮领导出谋划策，还要为领导阻挡一些想走后门的人或事，有些人，就先直接瞄准秘书的特殊地位，希望秘书大开方便之门，便以财物诱惑之，面对种种诱惑，摆正自己的心态，是秘书一辈子都需要时刻仅记的，更不可凭借自己的职务特殊性，结党营私，拉帮结伙。

(4)，保持平和的心对待身边的每一个人，秘书时常替领导出面办理各种事务，自然需要接触到不通层面的人，很多人把秘书看作是领导的代言人，经常将对待领导的态度自然而然的转移到秘书身上，这时候，秘书应该明白，这些群众的情绪都是对领导的客观反应I应该宠辱不惊，抱着一颗平等的心对待不同声音，切莫反复无常，盛气凌人。

(5)，严格保守机密，时刻提高警觉，秘书能经常接触到机密-领导决策时，有时又会参考秘书的意见所以，肯定会有很多人向秘书打探消息，由于职业需要，秘书在日常工作生活中需要接触到不同层面的各种人群，其中往往也有竞争对手，如何在众多交际来往中，不被来往对象刺探到工作机密也是非常重要的。

2、秘书的业务能力——“擅书”与“擅谋”

何谓秘书?古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”(即办理文书)，以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，应该是秘书人员最起码的素质要求。所以，文书基础是一个合格秘书的最基本职业素养所该具备的，科技高速发展，现在办公自动化是每个企业都具备的基本条件，拥有良好的计算机操作基础，是一个合格秘书所该具备的第二个素质要求。

由于秘书人员直接为领导提供服务，时常需要为领导出谋划策，要以一个管理者的角度去思考问题，解决问题，为领导提供有价值的参考依据，所以，一个合格的秘书，必须拥有良好的企业管理基础是首要前提，其次，由于我国是个法制国家，一个企业在经营过程中，如何合理合法经营，是一个企业生存在社会的整个生命期间，都必须严格对待的问题，秘书懂得法律法规，作为领导的智力补偿，也是尤为重要的，第三，良好的沟通能力也是合格秘书应具备的业务能力，在日常生活中，成功沟通是秘书展开工作的基础，对内与对外的有效沟通，是秘书工作中最常见的内容。

三、多听，多看，多想

除了具备“擅书”与“擅谋”业务能力，一个合格的秘书平时还应该多听，多看，多想，多听，是多听社会上知名企业家，经济学家。管理学家等专家的最新言论，以更新和扩充自己的知识涵量，增长见闻，与时俱进；多看，是平时多看有关于企业经营的书籍，因为书籍都是作者思想的高度概括，是经过深思熟虑后的产物，多看看别人看待事物的观点，有助于扩宽思路；多想，是秘书在经过听和看之后，结合所任职企业的自身具体条件，总结出一套适合任职企业的经营管理思路或解决经营问题的答案，以供领导在所需时参考，才能在下笔撰写时，血肉丰满，型神兼具。

参考文献：

[1]文晓红，当好企业秘书纵横谈，湖北水利发电2005/sI

[2]薛海峰，简论高校秘书人员的信息素养，青岛大学师范学院学报2005,02

浅议秘书人员职业素养建设 篇4

浅议秘书人员职业素养建设参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。要顺利履行这些职能，就要求秘书人员是一个“通才”、“全才”，甚至是“超才”。结合“三本书”的学习体会，现就如何加强秘书人员的职业素养建设、提高业务能力，做一些粗浅的探讨。秘书人员工作的全面性、活动的宽广性及其角色的多变性，除了应具备一般管理干部的素质之外，还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求，其中尤以“德”、“谋”、“书”为最基本素养和业务能力。重德。“德才兼备，以德为重”。一个秘书人员，若不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“张良之才”，也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿，但自己不著名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台。经常熬夜，但白天还得正常工作，节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句，而秘书必须以绝对服从为天职，等等。而这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点，没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下，在国内外环境错综复杂多变的形势下，没有“富贵不淫，贫贱不移”，“宁公而贫，不私而富”，“君子修道重德，不为困而改节”的思想品德，廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色，忍辱负重、任劳任怨的工作态度，是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”，要求秘书人员必须诚实正直、心明步正，谦虚谨慎、兢兢业业，恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。善谋。由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们常称秘书为领导的“外脑”，当好“外脑”就是秘书“善谋”的应有之义。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识，就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。那么秘书人员怎样才能做到“善谋”呢？首先，要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次，要深刻领会领导意图。要“参”到点子上，“谋”到关键处，必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确“发挥”，又不自作聪明，越殂代疱。在此基础上，以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节，经过深思熟虑，形成有价值的参谋意见。第三，注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。但是，秘书人员要做到“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前。二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于已都不利。三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。擅书。何谓秘书？古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员”。可见秘书当“书”即办理文书，以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量，要特别注意“四抓”：一抓学习练内功。在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面，高屋建瓴，了然于胸；同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿血肉俱全；向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”；向同事学习，取人之长，补已之短，努力做一个“通才”、“全才”。二抓锻炼增能力。尽可能地安排秘书人员，深入调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充他们的“资料库”，增强写作能力；又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。一方面，要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用；另一方面，要经常派秘书人员赴各地学习考察，解放思想，开阔视野，增长见识、才干。四抓管理促效率。这方面，主要要建立健全各项规章制度，实现管理的规范化、制度化和科学化，尤其要突出抓好目标管理，对秘书人员每次承担的文稿，都要按照难易程度、完成时限进行量化，半年小结，年终考核，按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务，分多、质量高多安排，分少、质量劣少安排或另改其它工作，并根据总积分评定秘书优劣，实施奖罚。二00五年四月三日

秘书的专业素养 篇5

职业素养：

能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识。

工作描述：

秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。

秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：

接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话;

收发与回复日常邮件;

撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告;

会谈、会务安排;安排商务旅行，做好预订工作;

将信件及其他记录归档;备份信件及其他文档;

接待访客;

采购、分发和控制办公用品等等。

秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。

竞争与收获

核心竞争力：

知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。

技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。

经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企业状况有所了解。

风险与回报：

秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。

另外，秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。

据权威部门统计，

80%以上的秘书月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之间的秘书有4.31%;

月薪在8000以上的秘书只有2.02%。

职业现状与发展趋势

职业现状：

秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。

随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。

这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。

职业趋势：

发展路径：做秘书得先有“秘书证”，国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级：

初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。

现代秘书应具有一定的媒介素养 篇6

口李谋冠

秘书是一个古老而又充满生机的职业。现代秘书由于其服务对象的重要性和自身工作岗位的特殊性，在我国党政机关的公务活动中起着重要作用。在现代社会，秘书要协调好各方面的利益，处理好与各部门、各有关人员的关系，就必须努力提高自身的媒介素养。

从传播学的观点来看，信息传播占据了秘书工作中的重要方面——“秘书工作是一种以处理信息为主要工作内容的脑力型职业”。在某种程度上，信息传播水平的高低和好坏往往直接影响甚至决定着党政机关秘书工作的成败。党政机关的秘书在党和政府信息组织传播的过程中，尤其是在自下而上传播的过程中，扮演着或隐或显的把关人角色，往往对党政领导能否接触到、接触哪些信息起着重要作用。因此，加强党政机关秘书的媒介素养，在媒介化社会的大背景下，具有“媒介素养体现执政水平”的独特意义。

在当今的媒介化社会中，党政机关的秘书具备相应的媒介素养，既可以为党政领导制定相关政策提供信息支持，又可以为党政领导与社会之间架设起一个畅通的沟通桥梁。媒介素养是指媒介使用者科学认知和使用媒介的能力，它包括三个主要环节：接触媒介、解读媒介、利用媒介。党政机关秘书的媒介素养包括以下四个方面的内容：

（一）正确认知媒介属性的能力。在机关日常工作实践中，尤其是在媒介对党政机关的行政行为进行合法的舆论监督时，不能怕、不能躲、更不能压，坚决防止出现“封、捂、堵、压、瞒”的情况。既要防止对媒介的神圣化和无原则的推崇，又要和妖魔化媒介的不良倾向作斗争，紧紧抓住党政机关在媒介使用过程中的主体性和主动性，牢牢把握媒介的工具性这个根本属性，正确面对并合理利用媒介，提高媒介管理能力，让新媒体成为党政机关阳光透明运行和提高工作效率的工具。譬如，各地纷纷开通政府微博，利用微博这一全新的网络信息平台进行政务公开活动就收到了很好的效果。

（二）获取媒介信息的能力。比如，党政机关的秘书可以通过微博的“关注”、“收听”等功能，随时随地获取相关社会群体的各种利益诉求和表达，掌握社会舆论动态和人民群众的喜怒哀乐，从而紧紧扣住社会运行的脉搏。

（三）解读媒介信息的能力。既要通过广播、电视、报刊等传统主流媒介获取信息，更要重视以QQ为代表的即时通讯工具和以微博为代表的社交工具等网络新媒介，通过它们敏锐体察大众的关注热点和思想动态，正确解读媒介所传达和体现出来的社会信息，从而形成对整个社会动态的准确把握，提高党政机关的行政效率和执行力。

（四）提高传播信息和引导信息的能力。党政机构网站建设、政务公开制度等，都体现了党和政府对传播信息和引导信息的重视。以党政机关的政务微博为例，通过“发布”功能发布社会关注的内容；通过“转发”功能转发民众关注的信息；通过“关注”功能，做人民群众微博的“粉丝”，随时收听群众的微博“广播”；通过“评价”功能，关注社会动向和热点信息，拉近与人民群众的心理距离，从而在无形中有效组织并引导社会舆论。

总之，党政机关的秘书必须明确秘书工作辅助性的性质，全面提高自身的媒介素养。这是新形势对秘书人员的新要求，也是党政机关领导和广大群众对秘书的殷切期望，更是做好秘书工作的必然选择。

秘书技能中文学素养的培养 篇7

随着人们生活水平的日益提高和市场经济的日益完善,各个行业对从业者都提出了较高层次的要求,秘书行业也不例外。在秘书界知名的胡乔木先生在其为中央工作的数十年间参与编辑了数位领导人的著作、文集、文选,而他之所以能以秘书身份跻身文豪之间参与这项工作,与他多年积累的文学修养有莫大的关系。由此可见,身为普通的秘书工作人员,如果要获得更高的职业成就以实现自我价值,拥有较高的文学素养是不可或缺的条件。

(一)有较高的语言表达水平。在日常的公文写作当中,秘书注重的是对象、事件、时间、有效期等要素,要求表达精准,避免赘述,同时还要求有较高的文学水平,在语言表达通顺的基础之上,活用善用不同的公文常用修辞手法和中西方古典文学典故,为公文增添表达力度和可读性。文学水平可以说是语言文字表达的一种艺术形式,在日常工作中,例如电话传达时需要秘书能够清晰、简短、有力地表达自己想要表达的内容;会议记录时需要主次分明,明晰重点;传达通知时需要言简意赅;做工作报告时需要有理有据,表达严谨、明晰;等等。如果语言表达水平不够高,平铺直叙如流水账会使信息接受者产生审美疲劳和接受疲劳,甚至会给自己的工作带来不必要的麻烦。

(二)有较高的综合思维能力。综合思维能力包括逻辑思维能力、联想思维能力、同理心思维能力。逻辑思维能力是基础思维能力,逻辑清晰可以保证文秘日常工作有条理、有秩序,相应的,写文章也会有理有据,论证充分、重点明晰。秘书日常公文写作分为领导写总结、报纸摘要、发言讲话稿件等上行文件,归档、记录、评论等自留文件以及通知、规定等下行文件,不同行文对象有不同的写作逻辑,秘书在日常工作、阅读当中要注重积累。联想思维能力是文学表达当中一种锦上添花的能力。对于一件事实,在描述中如果能够合理联想,就能将事实表达得更加清晰易懂,甚至不需要冗长的描述,而用一个近似的事例或者成语就可以将事件的核心呈现出来。同理心是一种思维方式,更是一种高情商的体现,秘书在文学创作和公文写作过程中常需要换位思考全面分析,这样才能让设定、安排滴水不漏,严谨科学,并减少工作当中的摩擦。

(三)有较高的思想认识水平。对待传统文化秘书需要博各家之所长结合现代思维模式、道德理念形成一套科学的行文、处世原则。秘书处在一个信息中转的岗位,日常接触人员复杂,个人文学作品和公文较其他工作人员流传更广,因此秘书要注重培养自己的涵养和中庸之道,但同时要避免为人太过谦让而丧失原则。总之在思想认识上要对自己高标准严要求,力求在与同事的关系上做到以和为贵而不失尊严,同时维护好领导的威严。

二、提高文学素养的途径

(一)注重日常积累。要多读书多看报,看新闻时要注意积累新闻的表达措辞、注重积累国家、企业、各行业带头人著作当中的重要表达;多看文学作品,文学上博古通今、学贯东西,吸取文学作品当中的表达技巧,例如比喻、排比等方式,但要也要注意避免夸张等不合适的修辞方式。在阅读文学作品的时候,也要注重学习行文方式和思维习惯,力求文章的形神都能得到一致提高。

(二)多写多练笔耕不辍。古语有云:读书破万卷,下笔如有神。在积累大量的文学素材和生活工作素材之后,只有勤动笔才能体现出前期的准备。同时只有将思想用文字表出来,自己和他人才能发现文章形式和内容的不足,才能为作者提出更多的改进建议,作者才能获得长足的进步。练习写作的方式多种多样,首先在日常工作中就要有意识地训练,从遣词造句到行文逻辑都要认真斟酌仔细对比,在保证工作效率的前提下,使每一次都能获得提高;其次要在日常创作中提高写作水平,要注意跳出日常工作文风的框架,贴近生活,贴近人民,力气文章朴实而不失文采。

三、结语

好的文学素养是秘书工作的基础,同时也是能力提升的阶梯。秘书从业人员要注重提高自身文学素养,除获得个人专业技能水平的提升之外,往往能够获得思想、人际、生活等方面更多的收获。

摘要：在处理相关工作事宜时,文秘的文学素养能够提高文秘从业人员对于相关信息的处理、传达速度及文档、资料的规整水平。秘书的文学素养对于自身价值的提高以及工作效率的提升都有重要意义,本文将粗浅论述秘书应当如何提高自身的文学素养,有针对性地对秘书界整体素质的进阶之路铺设一个台阶。

高等院校教学秘书的基本素养剖析 篇8

关键词:地方高校;教学秘书;基本素养;培养途径

作者简介:李玲(1970-),女,陕西三原人,台州学院机械学院,主要研究方向:教学管理;李粟(1971-),男,陕西三原人,台州学院经贸管理学院,讲师,主要研究方向:财务管理。(浙江 台州 318000)

当今社会已经进入了知识经济的时代,高等教育的人才培养模式也从“精英教育”转变为“大众教育”。为了适应社会发展的需要,许多高校都将“地方性、应用性、综合性”作为自己的办学定位,并且把培养“高层次的应用型人才”放在了办学目标的首位。显然,这一目标的实现不仅需要一大批德才兼备的专任教师,而且拥有一支高素质、高效率的教学管理队伍同样也是必不可少的。专任教师与教学管理人员之间的关系紧密相连,在教学过程中所发挥的作用相辅相成。只有不断地提高教学管理人员的职业素养,最大限度地发挥其教学服务功能,才能更好地激发专任教师与教学管理人员的协同效应,从而最大限度地实现既定的教育目标。因此,有研究者指出,大学不但要有教学“大楼”和教授“大师”,还需要有一流的教学管理作保证。

一、高校教学秘书的工作性质

高校教学秘书的工作性质与特点在很大程度上决定了其所应具备的基本素养。《高等学校教学管理要点》指出:“系(院)可设教学秘书和教务员,在教学系主任(院长)领导下,处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作”。这个“ 管理要点”是关于高校教学秘书的较为权威的表述,它明确了教学秘书的行政关系和岗位职责范围。根据这个表述,可以将高校教学的工作性质做如下界定:教学秘书在高等院校中处于“信息枢纽”的地位,是教学主管部门、学院(系)领导、教师、学生四者之间相互沟通交流的“桥梁”。

具体而言,高校教学秘书的工作内容可以概括为:协助教务处和院系领导做好校、院的教学计划管理、教学运作管理、教学质量管理与评价、教学基本建设管理等工作,并负责处理院内的有关教学事务,保证本院各专业教学计划的正常执行,完成学生的学籍管理,负责管理信息的传递、收集、综合、整理工作,及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给有关部门,为部门和上级领导提供决策依据,使学校能按时解决和调整。

但是,需要进一步明确的是,随着时代的发展,科技水平的不断进步,高校教学秘书在从事教学管理过程中所采用的办公手段、所蕴含的管理理念以及所体现的价值观也是不断变化的。因此,高校教学秘书所应具备的基本素养应该是一个动态的概念,它需要随着时代的发展而不断充实和丰富。

二、新世纪高校教学秘书所应具备的基本素养

进入21 世纪以来,办公自动化技术、网络技术已经广泛渗透到了教学管理的全过程,高校教学秘书的办公环境以及办公工具也发生了翻天覆地的变化。能够熟练应用文字处理机、扫描仪等高技术办公设备已经成为一名合格教学秘书的最基本技能。更为重要的是,由于管理理念的不断革新,教学秘书在教学管理中的职能定位也由“事务型”、“经验型”向“技能型”、“科学型”的管理模式转化。这种转变使得教学秘书所应该具备的基本素养更加多元化。

1.信息素养

所谓信息素养是指教学秘书适应当代信息社会的发展要求,经过培养和训练而生成的一种获取信息、处理信息、生产信息的能力。随着信息技术水平的快速发展,高校教学管理的信息化程度在不断提高, 21 世纪的高校教学秘书工作已经成为一个知识、信息高度密集的领域。这种变化趋势对教学秘书的信息素养提出了越来越高的要求。

具体而言,作为教学秘书首先必须熟悉、掌握并能熟练操作各种教学办公软件,利用计算机建立教学管理文件数据库,学生成绩数据库和教学质量评价管理数据库,使信息更加系统化、科学化和规范化。更为重要的是,教学秘书还应该能够根据工作的实际需求,对获取的信息内容分辨优劣,剔除冗余信息和不良信息,并对所获取的信息进行有效整合。教学秘书每天需要处理大量的教学信息, 主要包括电话、通知、会议、文件、资料等。这些信息从不同环节和角度保证了教学工作的顺利进行。但是,它们在重要性和时效性等方面存在不同的要求。这就要求教学秘书必须有敏锐的信息意识、较强的政策敏感性和领悟能力。另外,信息在传递过程中不可避免地会出现信息丢失或发生扭曲的情况,这又对高校教学秘书的信息处理能力提出了要求。信息处理过程是对信息进行筛选,提炼出有用的信息并准确迅速地将信息传递给信息接收者,并且尽可能保证信息接收者能够准确理解所接收到的信息。为了精确、有效地传达信息, 教学秘书还应该具备较强的口头表达能力和文字处理能力。

仅仅具备了信息素养还无法成为一名合格的教学秘书。如果只停留在这个层面上,教学秘书对教学质量的促进作用必然会存在很大的局限性。作为教学秘书还应该具备另外一种更高层次的素养——服务素养。

2. 服务素养

为教学服务、为教师服务、为学生服务,可以说是教学秘书一切工作的出发点和归宿。但是,由于传统观念上将高校教学秘书视为管理人员,因此,常常会忽略了其服务素养的培养。毋庸置疑,高校教学秘书的确属于管理人员,但是,对于缺乏服务素养的高校教学秘书而言其所从事的管理活动的质量将会大打折扣,行为结果将会偏离既定的管理目标。由于教学秘书的服务对象在年龄、职称、性格、学历、生活环境等方面均存在很大差异, 服务素养的培养对高校教学秘书而言是一项具有相当挑战性的工作,也是对高校教学秘书的更高要求。具体而言,教学秘书的服务素养主要包括以下几个方面:

第一,当好领导的参谋助手,协助领导处理各项具体的日常教学事务。这类事物具体包括课程管理、实践、实验管理、学籍管理和教学计划制定、教学评奖等。另外,作为“参谋助手”还应该协助处理突发教学事件,督促检查教学执行情况,收集各类教学信息,将所获得的各类信息及时与领导进行沟通,从而保证教学秩序的平稳运行。

第二,成为专任教师的密切合作者。虽然教学秘书并不直接从事教学工作,但是,离开了教学秘书的帮助专任教师从事教书育人工作便无从谈起。因此,教学秘书必须牢固树立起为教师服务的思想。例如,在安排教学任务的过程中尽可能考虑专任教师从事科研、外出进修等方面的需求,从而尽量保证专任教师的各项工作能够协调进行。

第三,为学生服务,成为学生的亲密朋友。教学秘书在从事教学管理工作的过程中必然会与学生广泛接触。如果教学秘书具备了服务素养,那么,他就必然会充分利用与学生的接触机会倾听学生们的心声,同时将这些信息及时向有关部门传达。显然这将对提高学校的办学质量会有很大帮助。

总之,教学秘书只有主动从教师、学生的角度去考虑问题,想他们之所想,急他们之所急,围绕教学中心工作,为师生提供优质的具有人情味的服务,才能进一步增强师生之间的融洽和谐,使教学管理工作形成良性循环,有力地推动整个学院的教学管理质量不断提高,以保证教学工作的顺利开展和实施。具有到位的服务意识是一名高校教学秘书不可忽视的基本素养,是做好教学秘书工作的重要前提。

3. 应变素养

当今社会是一个多元化的社会,工作节奏越来越快,工作压力也越来越大。这种工作环境对高校教学秘书的心理素质要求越来越高。如果高校教学秘书缺乏应有的心理素质,当长时期处于较高的压力状态的时候就可能会出现烦躁情绪,而这种烦躁情绪将会对前面提到的信息素养和服务素养产生干扰,大大降低它们的有效性。例如,在处理日常教务工作的时候就会增加信息丢失、出错的可能性,主动为领导提合理化建议的积极性也会减退。因此,高校教学秘书要学会时刻保持轻松的心态,学会心理调适,从大局、从长远利益去考虑一切。不断培养自己开朗豁达的性格,从而使自己始终能以一个良好的心态投入到工作中去。

虽然教学秘书许多工作都属于例行的常规教学管理工作,但是这并不等于说教学秘书的工作是程序式的一成不变的机械工作。有时遇到任务急工作量大的突击性临时性工作,要求迅速地冷静地做出反应,短时间高效率地完成所交办的工作。这既需要凭平时积累的工作经验,更需要良好的心理素质和一定的应变能力。例如,如果在课程进行过程中多媒体教室的设备不能正常工作,毕业班学生因为找工作而不能按时回校参加论文答辩等等。这些都需要高校教学秘书在日常工作中要善于积累处理各种棘手问题的经验。

4.创新素养

美国著名的管理学家哈罗德·孔茨曾说过:“没有高级管理人员迅速、灵活、不墨守成规并有条理的管理,就不可能进行有效的管理。”因此,高校教学秘书作为教学管理工作的具体实施者必然要严格遵循学校的规章制度和办事程序。但是,如何更快、更好、更高效地完成各项管理工作,则需要教学秘书具备一定的创新素养。创新素养在工作中的具体表现是:能够形成自己特有的思想和见解,能够不断优化和创新教学管理方式,探索总结出适应地方高校人才培养的科学管理方法,能够积极为领导提供教学、管理当中的新建议,从而进一步完善领导的决策和提高日常工作效率。

创新素养的培养对于高校教学秘书的自身全面发展也具有十分重要的作用。具备了创新素养的高校教学秘书常常能够结合自己的工作实际,从繁忙琐碎的教学事务中去总结经验,并结合自己所掌握的基本理论知识,不断探索教学活动中各个阶段的规律,积极进行教学与教学管理相关课题的研究。在这个过程中实现自身能力的不断提高。创新是时代赋予的新要求,也是工作可持续发展的需求。作为教学管理工作者的高校教学秘书,应该积极主动地培养自己的创新素养,更好地为学校的教学工作服务。

可以看出,信息素养、服务素养、应变素养、创新素养,四者紧密相连,相互促进。其中,信息素养是最基本的素养,其他三种素养在信息素养的基础上层层递进,要求不断增高。虽然教学秘书具备这些素养的难度渐次增大,但是所体现出来的教学秘书的人力资本的价值也越来越大。另外,我们需要强调的是,它们四者之间又是无法完全分离的,片面强调任何一种素养都无法保证高校教学管理工作的高效率运转。因此,高校教学秘书需要不断提高自身所具备的这些素养。

对于高校教学秘书而言这四项基本素养也不是与生俱来的。它们有一个不断培养、完善的过程。也就是说,只有经过了学习阶段,并在工作过程中不断磨练才能逐渐具备这四种素养,才能使这四种素养的水平不断提高。因此,如何培养高校教学秘书的这些基本素养就成为一个亟待解决的问题。

三、高校教学秘书基本素养的培养途径

1. 树立高校教学秘书的职业道德和敬业精神

高校教学秘书只有牢固地树立敬业爱岗、乐于奉献和吃苦耐劳的精神,牢固树立起职业道德观念,才能主动热诚地为师生服务,为学校的教学工作服务,高质量、高效率地完成各项教学管理任务,从而在教学管理实践过程中体现出自身所应该具备的基本素养。然而,要树立其高校教学秘书牢固的职业道德和敬业精神,首先需要学校的各级领导和相关部门对教学秘书队伍给予高度重视,要正确地认识教学秘书的工作性质、地位。只有具备强烈的职业认同感,高校教学秘书才能真正做到敬业爱岗,才具备了主动完善自身素养的原动力。

2. 加强高校秘书的岗位技能培训,提高其专业知识和业务能力

不论是信息素养、服务素养,还是应变素养、创新素养,都需要在具体的工作实践过程中不断得到强化。因此,对于高校教学秘书基本素质培养而言,适当的岗位技能培训是必不可少的。一方面,学校应该积极为教学秘书提供接受继续教育的机会。不论是校内的还是校外的,省内的还是省外的,通过适当地参加各种培训活动不但可以使教学秘书的专业能力得到提高,而且还可以增加他们对自己所从事的职业的兴趣。另一方面,在岗位技能培训的基础上,学校还应该积极引导教学秘书开展有关教学管理的科研活动,并提供相应的平台,从而实现科研、工作、素质培养的良性循环。

3. 加强对教学秘书的岗位考核,引入激励机制

教学秘书作为教学管理中不可或缺的一个重要职责岗位,承担着十分重大的职责。教学秘书工作中的一丝疏漏就会对正常的教学秩序产生不良影响,并且影响面较大。因此,必须明确教学秘书的岗位职责,进一步完善岗位责任制,努力做到责、权、利相结合。但是,单纯的岗位考核有时候对于高校教学秘书基本素养的培养产生良好的促进作用,有时可能还会使教学秘书产生逆反心理,反而适得其反。因此,在加强对教学秘书进行岗位考核的同时,还必须建立起一套相应的激励机制。学校应根据本校的实际情况,制定合理的分配方案和标准,是教学秘书的劳动报酬和劳动付出相匹配。教学秘书的工作事务繁杂,只有他们认识到自己的辛劳能够获得相应的回报的时候,才有不断提高工作水平的主观愿望。也只有在这种情况下,教学秘书才会积极主动地通过不断学习、通过工作实践来提高自己的基本素养。

正如高校教学秘书所应具备的素养之间存在着紧密相连的关系一样,高校教学秘书基本素养的培养也是一项系统工程,它需要各种途径的巧妙配合。只有这样才能起到事半功倍的效果。

参考文献:

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[6]孙红卫.论高校教学秘书职能实现的素质培养[J].浙江工商大学学报,2005,(6).

现代秘书素养介绍 篇9

(一)应变意识——秘书专业自身生存的特点

秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。 哲学一直被看作智慧的象征，而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把原则作为出发点。同时，在综合处理信息、科学化管理方面，秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。

(二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现

秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的，科学知识与人文知识具有不同的历史和特征，但两者之间有不可分割的联系，共同构成完整的社会文化。可是长期以来，两者之间存在着互不理解的鸿沟，人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义，不注重人的处境;而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间，他们对待问题的态度明显不同，甚至在情感方面也难以找到共同的基础，这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育，受其母体中国语言文学的遗传，它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响，只注重人际“技巧”和变通艺术，所学课程，几乎与科学无关。中国人受汉字的影响，在强化具体思维的同时，却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力;普通逻辑学的学习，锻炼丰富了我们的想象空间，使大脑思维得以延伸;数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性，使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重，艺术与逻辑的力量相补充，数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力，而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考，善于发现。展示自我，变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。

(三)独立意识——秘书的独立人格的体现

在秘书行业，有不少这样的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等。而涉及到秘书人格，却有不少人持这样的观点：领导两袖清风，秘书也清正廉洁;领导人腐败犯罪，秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间，对上级来说，是“跑腿的”、“打杂的”;对下级来说，又是领导的“跟班”。其实多年之后，不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么，秘书的人格到底在哪里? 秘书人格的确立，必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等，是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。

(四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现