物资编码

物资编码（共5篇）

物资编码 篇1

1引言

坚持以信息化带动工业化,以工业化促进信息化的两化融合战略[1],已成为航天行业实现跨越式发展的战略方针。首都航天机械公司隶属于中国航天科技集团公司第一研究院,是我国规模最大的运载火箭集成和唯一的火箭氢氧发动机制造企业,具有百年历史,是中国航空的发源地、中国航天的发祥地。首都航天机械公司具备以总装总测技术、 数控加工技术、发动机制造技术、低温贮箱制造技术为代表的科研生产加工能力和突出的专项技术综合制造能力,以及丰富的航天产品制造经验。从1958年开始承担国防尖端产品的生产总装任务以来, 试制、生产、总装了名扬世界的“长征”系列运载火箭,为我国航天事业的发展和国防现代化建设做出了卓越的贡献。

首都航天机械公司作为我国首批两化融合管理体系建设和实施单位,现正从传统的工业形式向以集成化、信息化、网络化为特征的“数字工厂” 转变,计划建成产品数据管理(PDM)、企业资源计划(ERP)[2]、制造执行管理(MES)和业务流程管理(BPM)4个系统平台,而物资编码是企业资源计划(ERP)中的一项重要基础工作,物资编码规则制定是否科学统一,是企业信息化能否顺利实施的因素之一。

物资编码就是以简短的文字、符号或数字、号码来代表某个对象的类别、品名、规格及其它有关事项的一种管理工具[3,4]。物资编码是企业物资管理工作的重要基础数据,它贯穿于企业物资计划、采购、入库、出库、消耗、财务核算、统计等各个环节的全过程,是对物资实现唯一标识的工具, 是企业ERP、PDM等平台信息系统实现数据交换与共享的基础。物资编码的好坏关系到企业各种信息系统的长期运行质量和系统运行的寿命周期, 因此开展物资编码规则的研究制定是非常必要的。

2常用的编码方法

物资编码分为有含义的编码和无含义的编码, 目前常用的物资编码主要有3种方法。

2.1分类码+流水码

先将物资按主要属性分为大类并编定其代码, 然后再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其代码,即大类+中类+小类等层级式分类,最后再加上流水码。

2.2分类码+特征码+流水码

就是在分类码+流水码的中间增加特征码,特征码可以是图号,也可以是规格尺寸等对象的特征参数。

2.3纯流水码

指使用字母或数字的纯流水顺序,流水码中没有对象类别信息,不代表任何含义。

前两种编码方法属于有含义的物资编码,在物资种类和物资较少时可以采用此种方法,是大家比较熟悉和喜欢的编码方法。此种编码的好处是通过编码本身就可以识别物资的种类,而且通过特征码就可以知道物资的规格,便于理解和解释。 但是此种编码也存在缺陷,若物资的种类发生改变,物资编码也会随着发生变化,物资编码存在不稳定性;编码层级较多时,也不便于记忆。

第三种方法纯流水码属于无含义的编码,好处是编码便于计算机自动生成,有充足的扩展空间,缺陷是从编码中看不出任何物资信息。物资的名称、规格和状态等信息都由计算机进行读取。 随着计算机技术的飞速发展和条形码技术的应用, 越来越趋向采用纯流水码的方法。

3物资编码原则

在对物资进行编码时应遵循以下原则[5]:

(1)唯一性:一个编码只能代表一个对象,同一个对象只能找到一个编码。

(2)简明性:编码的目的在于将对象信息化繁为简,便于对象的管理。因此编码结构应尽量简单, 不易出错,并易于信息处理和信息交换。

(3)适用性:通过编码规则生成的信息编码应适合于各种信息处理设备和信息系统。

(4)可扩充性:编码应对未来企业发展而增加的新对象留有编码空间,以便根据实际需要对编码进行扩充。

(5)稳定性:编码在一定应用范围和尽量长的时间跨度内应保持其结构的相对稳定,保证其偶然修改的最小可能性。

(6)完整性:所有的对象都应有编码可归,这样编码才能完整。

4物资编码的现状

随着企业资源计划平台(ERP)的建设发展, 需要对原材料、办公用品、劳保用品、设备备件、 动力备件、运输备件和设备、工装、仪器仪表、计量器具、工具等各种物资进行编码。在物资管理系统中,对于设备、工装、仪器仪表、计量器具和工具等各种物资目前采用的就是“分类码+流水码” 或“分类码+特征码+流水码”的编码方法。

对于原材料、办公用品、劳保用品、设备备件、 动力备件、运输备件等材料和制品,由于品种繁多, 而且采购、领用比较频繁,不适合采用“分类码+ 流水码”或“分类码+特征码+流水码”的编码规则, 因此需研究建立一种新的适用性的编码方法。

5物资编码的思路

对于原材料、办公用品、劳保用品、设备备件、 动力备件、运输备件等材料和制品,经研究分析, 建议采用分类系统与纯流水码的编码方法。所谓分类系统就是将各种物资根据品种、特性、用途等进行分类,将物资基本属性相同的归为一类,然后明确此类物资的基本属性和附加属性,由物资的基本属性组合产生一个流水码,以此流水码作为物资的唯一标识码。此流水码中没有对象类别信息,不代表任何含义,对象类别信息作为物资的附加属性另外存储,这样当对象的类别改变时,只需更改其类别,而原有的物资编码不变。这样会大大减少物资编码的改变频率。

使用此种编码方法进行物资编码时,应按以下步骤进行:

(1)首先建立物资分类编码,将物资根据品种、 特性等分为几大类,比如分为金属材料、非金属材料、标准紧固件、元器件、机电产品、办公用品和劳保用品等,每个大类可以根据规格、用途等再细分为几个小类,最终建立物资分类编码。物资分类编码相当于货架货位编码,规定了物资的存放位置, 不是最终的物资编码。

(2)规定每个大类物资的基础数据,即每个大类物资的基本属性和附加属性。基本属性包括物资名称、规格、状态和技术条件等,附加属性包括分类代码、分类名称、计量单位和物资描述等。

(3)将具体物资放置到相应的物资分类中,填写物资的基本属性,填写的每个物资基本属性的组合产生该物资的编码,此编码是流水码,也是真正的物资编码。

6物资编码的实现

6.1建立物资分类编码

6.1.1分类编码原则

在对物资进行分类编码时,除应遵循唯一性、 适应性、稳定性和可扩充性等原则外,还应遵循以下原则:

(1)根据物资的材质(成分)、品种、特性、用途和结构要素等基本属性进行分类。

(2)物资的分类应与国标[6]、国军标和行业标准等上级分类标准保持一致性、协调性。

根据以上原则,将需要进行物资编码的原材料、办公用品、劳保用品、设备备件、动力备件、运输备件等材料和制品分为元器件、标准紧固件、金属材料、非金属材料、复合材料、机电产品、电线电缆、运输车辆配件[7]、办公用品和劳保用品等10大类。每个大类下再细分为各个小类。

6.1.2分类编码方法

物资分类编码结构图如图1所示,对其说明如下:

(1)第0层级编码XXXX为物资大类编码 (前两位可以用字母表示单位等信息,后两位XX表示物资大的分类,用两位阿拉伯数字表示),其他每一层级编码均以2位阿拉伯数字表示。 对于本结构图,分类编码总位数为12位。0层级物资分类编码如图2所示,其中YZ是单位代号,YZ01~YZ10表示10大分类0层级分类编码。

(2)对于第Ⅰ层至第Ⅳ层,下一层编码相对于上一层编码按固定的2位编码段递增,每一层级以阿拉伯数字01~98表示。

(3)每一层级编码为“99”的分类为收容类。

(4)当某一层级不再细分时,该层级用“00” 补齐。

(5)根据物资的种类,层级可以减少或增加, 比如采用4层级或6层级编码等。

(6)对每一类物资需建立物资分类编码表,即对图1中的每一大类物资根据规格、状态等再进行细分类,建立物资分类编码表。表1是“非金属材料” 和“复合材料”一个物资分类编码的填写示例。对于每大类的物资分类编码确定后,最好能编制成标准或规范。

6.2明确物资属性项和属性值填写要求

(1)物资分类编码表建立后,应规定每个大类物资, 即图1中的0层级物资的属性项,属性项分为基本属性和附加属性,基本属性包括名称、牌号、规格、状态、采用标准、定尺、特殊说明和验收要求等,根据物资的不同种类明确物资的基本属性。附加属性包括分类代码、分类名称、物资描述、国产/进口、计量单位、生产厂家等,物资的附加属性可以扩展。

(2)对物资属性项的属性值填写要求应进行规范说明,必要时应编制相应的标准规范文件进行规定。表2是“金属材料”分类的属性项和属性值填写要求示例,其他9大类物资的属性项和属性值填写要求都做了规定。

6.3物资编码方法

(1)物资分类编码不是物资编码,相当于货架货位编码。对于每大类物资都规定了物资的属性项, 由每个物资基本属性值的组合产生一个物资编码。

(2)物资编码规则采用“XX+8位流水码”,共10位编码,其中“XX”可以用字母表示单位等信息含义,8位流水码从“00000001”开始排序。具体采用几位流水码要根据物资种类的多少去定,位数不能太多,以免增加计算机负担;位数也不能太少,以至不能满足企业物资种类要求,应使物资编码在尽量长的时间跨度内保持编码结构的稳定性。

采用纯流水码的作用有以下几个方面:

1)纯流水码编码比较简短,可以由电脑自动生成,不容易出错;

2)物资的分类代码信息将作为物资的一个附加属性存在(见表2),不在代码中携带。这样,当物资的类别改变时,只需更改其类别,而原有的代码不变。这样会大大减少物资编码的改变频率;

3)所有物资包括原材料、办公用品、劳保用品、 设备备件、运输备件和动力备件等物资在同一系统中混合排序编码。这样避免了不同部门之间若采购相同物资时编码的重复性,也就是避免了同一物资对象采用不同代码的形式。

7物资编码实施步骤

(1)对企业采购的各种物资进行统计,并按物资的基本属性进行分类,基本属性主要包括品种、 特性、用途等。建立企业物资分类编码表。

(2)明确每类物资的属性项,即基本属性和附加属性,并明确属性值的填写要求,建立物资属性项及属性值填写要求规范。

(3)根据企业物资的多少,确定物资编码的位数。物资编码由每个物资基本属性值的组合产生。

(4)根据物资的分类代码表和属性项要求,开发企业物资管理系统,物资编码可由系统自动产生。 对物资管理系统进行试运行,试运行期间发现问题,并修改完善。

8制定物资基础数据管理办法

(1)基础数据指物资的分类、编码与属性等。 为保证基础数据的正确性、规范性和有效性,企业应制定相关管理办法[8]。

(2)办法应规定物资管理系统中基础数据动态维护的组织、职责、管理流程、检查与考核等要求。

(3)基础数据动态维护包括物资分类的新增、 失效和变更管理;物资的新增、属性变更和状态变更管理等。

9结语

通过对采购的金属材料、非金属材料、设备备件、动力备件、办公用品和劳保用品等各种物资进行系统研究,在遵循有关国家标准和航天行业标准等上级标准物资分类编码原则的前提下,建立了物资分类编码原则和方法,规定了每一大类物资的基本属性和附加属性,明确了属性的填写规则和要求,在此基础上建立了物资编码方法。物资编码方法建立后,根据编码原则和方法开发了物资管理系统,组织设备处、动力处和运输处等相关业务主管部门进行宣贯培训。将各业务主管部门最近几年申请的物资和每月新增加的物资录入物资管理系统中,由系统自动生成物资编码。物资编码的应用极大提高了公司物资计划、采购、入库、出库、 统计和财务核算等工作的工作效率和工作质量。同时物资编码的应用为企业资源计划平台(ERP)和其他信息系统的建设发展提供了基础支撑。

物资编码 篇2

[摘要]医院是医疗卫生的重要机构，医院的固定资产也是关乎医疗、科研、教学的关键性物质基础。医院应当重视固定资产的管理，并建立起系统、专业高效的资产管理系统，这样才能够保障具体的医疗工作，为更多接受治疗的病患提供优质的医疗服务。医院在长期发展中，长期使用早期建立起的编码系统，已经难以适应当前的物资使用需求，应当加以革新，且目前因设备更新换代较快，出现了很多重码现象，以上问题都需要重新调整编码系统，以保障固定资产的高效使用。文章就物资编码在医院固定资产的管理费用展开了研究分析。

[关键词]物资编码;医院;固定资产

1物资编码的创立

物资编码是基于物资符号体系及多种语言进行转换，为人或点击计算机的识别提供方便的编码系统。这一系统可以视为信息分类及编码的分支体系，需要基于物资及其相关属性展开分类处理，并进行数字化转变。物资编码是一向物资对应于一个编号，是信息化物资管理系统的数据基础，其原理类似于我们的身份证号码。最早出现的物资编码诞生于19，早期是海军自图书馆中对书籍的变法引发的思考，并进行了相关海军物资的编码分类，基于编码信息能够迅速地获取相应的物资信息，并基于信息展开高效率的管理应用。并且，随着信息技术的发展，能够令物资编码发挥更强的功能及作用，实现物理利用效率的进一步提高。

2固定资产编码原则

编码设计首先要求具备唯一性，简单来说，就是相应的编码不能够重复，需要设计并赋予相应物资一一对应的唯一编码。然后便是要求具备相应与国家标准的编码，这样能够便于交接使用，且能够规范化物资管理，建立起层次分明的物资编码体系。因行业的不同，再进行固定资产的相应编码时，需要考虑到相关固定资产的特点，考虑到资产转移的频率、规律等多种要素，并进行编制。对于相应的固定资产，需要令编码系统行之有效，且能够长期的使用而不会发生频繁变更的现象，导致后期工作中疲于调整。编码应当具备扩展及重新分类维护的空间，便于后期的扩充及进一步优化完善。物资是各行业业务展开的基础，所以进行编码时，要确保分类标准、属性意义、属性值等多方面进行维护，避免后顾之忧。

3物资编码于医院中的应用

基于国家标准的相应物资编码《固定资产分类与代码》基于目录总共细分为六大门类，其中门类一包含了:土地、房屋及构筑物，相应的代码范围在01～03之间;门类二包含了:通用设备，代码范围在6301～6347之间;门类三包含了:专用设备，代码范围在6801～6899之间;门类四包含了:陈列品以及文物等，代码范围在85～56之间;门类五包含了:图书，代码为87;门类六包含了:家具、用具、装具及动植物等，代码范围在90～93之间。亿元的固定资产管理系统是基于国家标准《固定资产分类与代码》的目录基础上进行编码的，并且结合了当前《医院会计制度》的相关固定资产标准，综合展开的.固定资产目录分类。医院中的所有固定资产，都相应的具备编码，同时与国家编码标准相对应。医院中的所有设备都要求基于通用、专用的分类具备不同的编码，这样基于代码中的分类信息，能够高效的使用相关医疗设备，便于医院的管理。医院的固定资产编码通常可以归为三部分，其中包含了相关资产设备的购入年四位、国家标准的设备物资编码前四位、国家标准分类之下的序列编码，总共12位编码。相应的设备分类编码基于次编码细化，具体如下:消毒设备6857、防疫防护6860、病房护理设备6856、口腔设备6855、手术急救设备6854、体外循环设备6845、药房设备6843、化验设备6841、生化分析仪6840、医用核素设备6833、高能射线设备6832、医院X线设备6830、医用磁共振设备6829、中医仪器设备6827、物理治疗及体疗设备6826、医用高频仪器设备6825、激光仪器设备6824、医用超声仪器6823、光学仪器及内窥镜6822、医用仪器6821。目前医院中都使用了电子计算机设备来进行固定资产的系统化管理，结合使用了此类设备编码，实现了资产设备实用信息、维护信息、核算信息及相应台账的系统化管理与使用，并且能够基于网络技术同步使用，自计算机生成后的物资编码，能自资产出库之后利用标签打印机打印出相应的标签贴纸，然后贴附在相应的固定资产设备上，基于编码能够及时掌握相关设备、物资的使用情况，相应的设备价值能够得到实现，也能够实现便捷的物资管理。因物资的使用状况不同，且设备的来源也不尽相同，往往会来自不同的供货厂家，并且购入日期以及设备型号等多种信息都关乎设备的使用安全，特别是重要的医疗设备，其功能状况更是关乎性命安危，所以采用编码能够统一标识信息，也高效地提高了固定资产相应的管理效率。减少了相应使用者与多个部门或厂商的确认，减少了大量的中间工作。利用编码技术，实现了物资管理的快速精确定位，极为方便。在医院中，每天收治的病人很多，医护人员需要基于不同的病症使用不同设备或医疗物资进行诊疗。而相应固定资产的储备、零用、盘点、破损维护状况都需要及时准确，这样才能够确保诊疗工作的顺利展开。基于物资编码，方便医院对物资设备的管理，能够充分地发挥相应资产设备的功用，利用起闲置资产设备，提高了固定资产的综合利用率。

4物资编码在医院的应用中存在问题及策略

当前医院中对物资设备的编码没有进行严谨科学的分类，且大多使用的是老旧的编码规则，难以适应当前的使用需求，且设备升级换代已经经历了数代，在采用编码进行相应物资管理时对相关设备的分类往往是片面的，所以需要基于陈旧的编码系统进行优化升级，并且基于国家标准和医院会计制度进行调整，更新当前的编码系统，细分当前编码。因为编码系统的使用时间过久，且各种新旧设备的更换较多，令当前的大部分编码产生了部分重码的现象。应当重视这一问题，并且重新核对已有编码，排除清除已经不存在的设备编码，对仍旧能够使用的物资进行重新编码，并基于标准明确设备相应的信息。目前在多个部门中所采用的编码各不相同，这也是因由各部门所进行编码的用途不尽相同，也就存在68码、45码、32码等不同标准的编码，相应部门还要求基层单位基于各部门的统计要求提供不同的数据。在应对这一问题时，需要并行使用各部门的标准，进行相应的数据编码，利用全面的管理总结进行物资管理，并按照不同部门的要求上报数据。

5结论

医院具有大量的固定物资，并且多种多样，为了提高物资管理效率，需要建立起系统化的物资编码系统。在利用物资编码系统进行亿元固定资产管理时，要结合长期的实践经验与科学理论，并积极探索，实现资源与人员使用的高度配合，借助物资编码完善亿元固定资产的管理。

参考文献:

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医学科研物资信息分类和编码探讨 篇3

关键词：物资管理,分类,编码,信息化

0 引言

信息分类与编码技术是物资供应管理信息系统建设和运行中重要的支撑性技术。由于医学科研物资品种繁杂, 目前还没有统一的分类标准和编码方案可供使用。如何对医学科研物资进行分类和编码, 一直是我们面对的课题。本文依据国家标准GB/T7027—2002《信息分类和编码的基本原则与方法》[1,2]和其他相关标准, 结合实际管理工作的需要和科研物资管理信息系统的设计, 就信息化管理要求的医学科研物资分类编码问题进行了探讨。

1 物资分类的原则与方法

1.1 分类原则

物资分类是进行物资编码的基础, 也是物资供应目录维护的关键[3]。医学科研工作中所需要的物资种类比较多, 包括化学试剂、医疗药品、仪器设备、实验工具、医疗器械、百货杂品、玻璃仪器等, 确定分类时应遵循科学性、系统性、扩延性、兼容性和实用性的原则。具体应把握以下几点:

(1) 选择物资相对稳定的属性作为分类依据, 药品试剂类主要按化学性质分类, 设备器材类主要按用途分类;

(2) 将相近的物资类别尽量排列在一起, 先排列药品试剂类, 再排列仪器设备类;

(3) 设置专项订货类, 负责收容临时计划物资, 避免打乱现有的分类体系;

(4) 尽量与国家相关标准或行业标准所确定的分类体系保持一致;

(5) 物资分类要为管理工作服务, 对于不方便进一步分类的物资可以不再细分。

1.2 分类方法

国家相关主管部门先后制订了许多物资分类标准, 但至今没有形成统一的体系, 基本上处于各自为政的状态[4,5]。根据医学科研物资的特点, 我们将所有科研物资笼统分为药品试剂类和设备器材类。其中药品试剂类又分为9 类, 分别用A~I表示;设备器材类也分为9 类, 分别用M~U来表示, 见表1。

为了缩短代码的长度, 对于药品试剂类和设备器材类不再设置总代码。在确定分类代码时尽量赋予字母一定的含义, 例如:用A表示危险化学品, 对相关管理人员来说可以解读为最重要;用C表示有机化学品, 利用了碳元素代号;用U表示玻璃仪器类, 因为U酷似很多玻璃仪器。各大类再根据品种多少和管理的需要细分为若干小类, 国家有分类标准的要依从国家确定的分类标准, 国家没有统一标准的参考相关行业标准。

1.3 依据国家标准分类示例

对于危险化学品的分类主要依据了国家标准《危险货物分类和品名编号》的相关规定。该项国家标准经过了多次修订, 最新版本是GB 6944—2012。虽然有些物资平时很少库存, 但是为了采购、运输、储存和使用管理方便, 仍然将危险化学品按标准对应分为9 类, 见表2。其中A4 类包括易燃固体、自燃物品和遇湿易燃物品, A5 类包括氧化剂和有机过氧化物。

1.4参照行业经营目录分类示例

对于医疗器械、玻璃仪器的分类, 主要参照有关经营单位目录并结合科研工作实际需求情况确定。其中, 玻璃仪器共分为10类, 用U0、U1、……、U9表示, 各类又分为若干小类。部分玻璃仪器分类代码见表3。

2 物资编码的原则与方法

2.1 编码原则

要在物资分类的基础上, 科学合理地确定各种物资的具体编码。编码结构的设计是否灵活方便, 直接关系到科研物资管理信息系统的基础架构设计是否稳定[6]。为此, 确定物资编码时应遵循唯一、合理、简明、适用、规范和可扩充的原则。但是, 有些原则之间可能是相互冲突的。为了保证编码的可扩充性, 就要预留足够的备用码, 因此, 要牺牲编码的简短性;要使编码具有更多的含义, 也需要增加编码的长度, 编码的简短性也会受到影响。因此, 在编码设计时需要综合平衡, 尽量使设计的编码体系科学实用。在实际编码过程中需要把握以下几点:

(1) 每种物资只能赋予一个代码, 每个代码只代表一种物资;

(2) 物资编码结构设计要与物资分类体系设计相适应;

(3) 各类物资编码的类型、结构和编写格式应当保持一致;

(4) 在能够满足编码扩充的前提下, 物资编码应该尽可能简短;

(5) 物资编码应尽量有一定的含义, 以便于相关人员记忆和使用;

(6) 要预留一定量的后备码, 尽量保持物资编码体系的相对稳定。

2.2 编码方法

科研物资信息编码采用了递增顺序码和系列顺序码。

2.2.1 递增顺序码

根据各类物资可以预见的变化情况规定了不同的递增值, 物资编码按预定的数字递增。为了节约编码资源, 对于确实不需要中间代码值的, 也可采用连续编码。

(1) 连续编码:各种规格的胶塞, 从000、00、0、1、2、……、17 号, 不需要中间代码值, 采取了连续编码, 编码依次按1 递增。例如:用U0101、U0102、U0103、……分别表示各种型号的胶塞。

(2) 偶数编码:烧杯容量从5 m L到5 000 m L, 库存基本上涵盖市场上的各种规格, 增加规格的可能性极小, 但是也有增加的可能, 对于这一类物资采取了偶数编码的方式, 编码递增值为2。例如:用U1102、U1104、U1106 …… 分别表示10、50、100 m L……的烧杯。

(3) 按10 递增编码:由于化学试剂类品种规格较多、库存品种相对有限, 经常需要使用中间代码值, 其首次物资编码就采取了按10 递增编码的方式。

2.2.2 系列顺序码

对于需要在基本分类的基础上进一步细分的物资, 当每类品种数在10~99 之间时, 可以采取系列顺序编码的方法。例如:U14** 表示玻璃仪器的多口烧瓶, 而多口烧瓶又可以细分为二口、三口、四口烧瓶3 类, 每类均超过了10 个规格。对于后面的2 位编码就采用了系列顺序码:用01~29 表示“二口烧瓶”, 用30~59 表示“三口烧瓶”, 用60~89 表示“四口烧瓶”, 90~99 备用。

2.3 编码格式

针对医学科研物资的特点, 科研物资编码采用了字母、数字混合格式编码, 由物资分类代码和品名编码组成。这种编码格式兼具字母型编码和数字型编码的优点, 结构严密、直观性好, 符合使用习惯。为了保持编码体系的稳定, 对常规库存物资和临时计划物资分别采取了不同的编码格式。

常规库存物资编码长度为5 位, 编码格式:X9999, 由1 位字母和4 位数字组成, 包含了分类代码和品名顺序码等信息。以编码A3230 为例:A代表危险品, A3 代表易燃液体, A3230 代表无水乙醇。

专项订购物资编码长度为7 位, 编码格式:XX99999, 由2 位字母和5 位数字组成, 包含了分类代码、采购代码、年度和计划序号等信息。以编码GM12001 为例:G代表专项订购物资, M是采购代码, GM12001 代表2012 年度第001 号专项订购计划。

2.4 赋值要求

在给物资编码赋值时, 应注意以下几点:

(1) 编码长度应符合规定的位数, 不足位数必须用0 填满;

(2) 编码格式应按规定格式排列, 不能将字母、数字随机排列;

(3) 字母码要使用单一的形式, 不要大小写字母混合使用;

(4) 数字码不要两头封死, 如“:0000”或“9999”;

(5) 禁止使用特殊字符编码, 如:运算符、标点符号等;

(6) 不要随意调整编码, 已经停用的编码一般不再使用。

3 新增物资编码的日常管理

物资编码工作不是以生成文本文件作为完成的标志, 大量的工作是日后对编码系统的维护[7]。在实际工作中, 必须明确编码责任人、编码流程和应注意的事项。

3.1 编码责任人

为了保证物资编码体系的完整, 保证统计汇总和统计分析工作的顺利进行, 物资分类代码的设置一般由统计部门负责。对于具体的编码工作分2 种情况: (1) 常规库存物资的编码通常由供应部门负责, 各仓库负责人为新增物资编码工作的第一责任人; (2) 专项订货计划物资可由相关采购人员预先进行编码, 而后由仓库负责接收数据并负责类别代码审核。

3.2 编码流程

各部门和相关人员必须根据物资类别和《库存物资目录》中确定的编码规则和规律, 认真编制新增物资编码, 要避免一物多码和重码。在动态维护物资编码时, 必须先从现有的物资编码信息库中查找。如果编码库中确实没有, 才能依照事先确定的规则编写一个新的物资代码[5]。

3.3 注意事项

为了保证物资编码的准确, 在编码之前还要注意对编码对象的描述进行核对。

(1) 物资名称要规范。物资名称的多样性是客观存在的, 也是不可能改变的[8]。由于医学科研物资的名称较多, 因此, 要注意区分物资的学名、俗名和别名, 尽量将习惯名称调整为统一规范的名称。名称太长需要简化或使用缩写时应注意是否具有唯一性。对于进口物资的译名必须符合一定的规范, 尽量使用通用的中文名称。

(2) 型号规格要齐全。在规格型号不清楚时, 应该现场查看实物标签或装箱单。对于进口物资, 可以填写具有唯一性的商品编码, 以便于科研人员查阅文献和了解该物资的详细技术指标。

(3) 计量单位要统一。科研物资通常用量较小, 为方便供应工作, 尽量使用较小的计量单位。计量单位确定后, 不要随意进行调整。确需进行调整的, 应结合物资包装变化和科研人员领用情况确定。计量单位名称应统一规范, 避免出现中文和字母混用的情况。

4 结语

物资分类与编码是否合理是信息系统设计成功的关键, 是推进医学科研物资管理信息化建设必须要做好的一项基础性工作。只有科学设计编码体系、制定编码规则、规范编码流程, 才能保证物资供应管理信息系统的正常运行, 才能为信息传递、信息共享和统计分析提供方便, 才能为管理决策提供准确的数据[9,10]。实际应用情况表明, 科学合理的分类和编码体系对提高医学科研物资管理水平和供应工作的效率是有益的。

参考文献

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物资编码 篇4

瞄准世界一流水平,加快实施凝聚了国际先进管理理念和最佳业务实践的成熟套装软件,是实现国家电网公司信息化建设又好又快发展的关键路径。

近年来,经过大规模的重组与整合,直属产业单位产业定位与发展目标更加清晰,随着国家电网公司人财物集约化管理工作不断推进,各单位人财物等通用业务以及专有应用深化与完善的目标更加明确,因此有必要通过统一开展直属单位信息化深化与提升专项工程,深化业务应用,提升信息化水平,为直属单位快速发展提供支撑。

国家电网公司在网省公司的ERP项目实施,初步建成了覆盖财物、物资、项目、资产设备管理的系统集成平台,实现了企业级的数据共享和流程交互,初步实现了财务管理一本账、物资管理全口径、设备管理全覆盖。

实践证明,成功实施ERP的因素是三分技术、七分管理、十二分数据。ERP技术开发固然有一定难度,但进入实施后,基本操作是对信息的采集、加工和提取,因此,基础信息的维护和动态信息的及时采集是ERP应用的基础,而物资编码是这些基础数据中的难点和重点。

物资编码是对企业所使用的各项物资确定其对应的代码及相关特征属性,是ERP系统中最基础的数据。在信息系统中运作具体业务或进行数据分析时都需要使用物资编码,物资编码贯穿于整个物流信息系统的各个环节和功能模块,特别是在统计分析和汇总中发挥着极为重要的作用。

1 直属产业单位物资编码的原则

ERP系统中物资编码贯穿于采购申请提出、采购、仓储、配送、生产、维护、销售、报废、等整个物资管理的整个生命周期,可能被运用于设计、计划、工程、采购、生产、销售、财务、设备等职能部门或机构的业务流程。国网直属产业单位设计行业较多,有电工电气、发电、科研、检测、煤矿等,对物资管理的颗粒度要求各不相同,所以,在直属产业单位ERP系统的建设、实施和使用过程中对物资编码提出了更高的要求。为了满足直属产业单位提出的上述要求,需要遵循以下几条编码原则:

1)统一分类原则。

不同的物资有不同的特点,也决定其不同的管理方式,因此进行物资类别划分首先是依照物资本身的特点,尽可能采用相同的分类维度,由于各专业、各业务的实际需求,可以对部分物资采用不同的分类纬度。

2)唯一原则。

物资本身是无法穷尽的,新的物资不断出现,但是物资的分类须尽可能涵盖完整的物资范围,满足未来物资扩充的需要。为了避免同一个物资在分类上发生歧义,分类的界限做到尽可能的明确,以避免进行物资扩充时出现同种物资被划在2个不同分类中的情况的发生。

3)实用原则。

物资分类和属性的划分需要充分考虑直属产业单位实际的物资管理需求,根据实际物资管理需求对不同物资类别采用不同的划分细度。例如:二次设备、通信设备以及信息设备的技术更新变化快,而实际物资管理业务中,统计和分析的精度无需细化到每个具体特定的技术参数,这些非通用参数就不作为物资类别划分的依据,因此,二次设备的分类相对比较粗。此外材料和设备相比,相应的参数也就比较简单。

4)继承原则。

此次物资分类与编码的修订工作是在现有国家电网公司网省物资编码体系的基础上展开,直属产业单位的物资编码工作需要尽可能地保留原有的科学、合理的分类,仅对分类不合理或者不满足扩充要求的物资中类和小类做出调整。

2 直属产业单位物资编码现状和问题

2.1 直属产业单位物资编码现状

当前国网直属产业单位所使用的物资管理系统中主要的物资编码有以下2种方式,即完全赋意编码法和部分赋意编码法。

1)完全赋意编码法。

将物资编码的总位数分成几段,依次表示物资的若干特性,且一个物资编码将所有描述物资的特性都定义了,从而保证物资的唯一性。

这种方法编制的物资编码可读性强,根据编制规则,从一个物资编码可以很明确地了解其代表的物资含义。但是这种方法将产生海量的物资编码。特别是对直属产业单位来说,要描述一个销售的钢铁产品可能需要通过对钢种、规格、质量标准等一系列的特性描述,才能最终真正确定一个具有唯一性的物资。

这些特性很多,所以如果将其完全排列在一个编码中,强行规定某几位表示某个特性,这个物资编码就会变得很长,物资编码的数量也会变得很多,从而造成数据维护的高成本和低效率,准确性也差,甚至直接影响系统的稳定。一旦出现超出预计属性个数的情况,系统必须进行结构性调整,这对信息系统来说风险很大[1]。

2)部分赋意加名称描述编码法。

通过部分赋意物资编码加流水号编码的方法来进行物资编码,未赋意的物资特性通过物资描述来进行。其特点是一个物资只描述其物资类型。也就是说,这个物资编码是有一定含义的,但只是部分编码段有含义,通常是前面2位,并通过物资名来描述其他的一部分特性。其优点是编码简短、存储量少和不影响发展扩充等。

2.2 现有编码存在的主要问题

通过对直属企业物资编码的主要编码方法的分析和对比,目前在物资编码过程中遇到的主要问题有:难以满足总部归口管理的汇总和统一的需要;物资编码对应特征或特征值发生变更时,编码的适应性存在问题;物资编码数据量庞大时,业务操作困难,使用效率比较低[2]。

3 分类加特征的物资编码方式的应用

针对直属产业单位物资编码过程中存在的问题,尝试使用分类系统的编码方式解决。分类系统是用来管理批量对象的一种系统方式,是一种通过特征名称和特征值来描述所属类型的对象的方法,通过把相似的对象组分到一个类,可以更容易地使用和区分所需的对象。

基于分类系统的物资编码就是利用分类系统的思想,在物资编码时,把物资的主要属性以特征名称和特征值的方式分配到对应的物资编码上,针对不同的业务管理需求,可以选择不同数量的特征进行编码和管理。

对于直属产业单位来说,各个单位产品种类及生产规模是相当可观的,比网省公司复杂,物资类别多达几千种,应用的行业领域从火电到水电、从科研到传媒,物资种类从一次设备到装饰性辅助材料,从金属材料到建筑材料等几十万种物资。如何制定出科学合理的物资分类编码体系,这确实是一项非常艰巨的标准化项目。以笔记本电脑为例,探讨分类加特征的编码体系在直属产业单位ERP物资编码中的应用。

根据分类系统的原则,假设由行业专家结合直属产业单位的业务现状确定CUP、独立显卡、硬盘和品牌4个特征作为笔记本电脑类物资编码特征区分标准。假设直属产业单位对笔记本电脑的管理要求不一样,A单位只需要按照品牌和显卡2个特征进行管理,B单位需要按照CUP、独立显卡、硬盘和品牌4个特征进行管理;两单位分别收集到的笔记本电脑的特征值如表1和表2所示。

根据物资编码的原则和笔记本电脑的案例数据,对笔记本电脑进行基于分类加特征的物资编码处理过程如下:

1)编码人员对特征和特征描述的收集和标准化。假设收集到的笔记本电脑类具有的特征及其对应的特征值,同时定义编码体系中的字符集合(见表3)。

2)特征属性维护。选择某个属性,然后录入该属性下所有属性值。如笔记本电脑需要“品牌”这一属性来描述,那么应选择品牌属性并录入各种品牌的数值。随着业务的需要,特征属性值是一个不断的增加过程,系统也需要不断的更新。

3)笔记本电脑类维护。创建笔记本电脑类,然后把笔记本电脑类具有的相关特征分配到这个类。此处把维护好的属性集,如品牌、显卡、CUP和硬盘分配给笔记本电脑类。

4)物资编码分配。当各直属产业单位在各自系统中维护笔记本电脑物资编码时,把对应的类——[笔记本电脑类]分配给所在单位的笔记本电脑编码,然后维护笔记本电脑类所具有的所有特征下对应的特征值。

5)汇总分析和查询。在物资汇总分析和查询过程中,均可依据维护编码时维护的类对应的属性值,从而快速地得到该物资的全部信息。同时,多个单位之间进行汇总时,可以选择部分特征进行合并汇总,如分析A和B单位中所有的Dell笔记本电脑的年采购数量等。

4 结语

通过对国家电网公司SG186工程的建设和应用分析,发现物资编码在ERP应用过程中发挥着非常重要的作用,它是实现企业信息流畅通,进而实现物流、资金流和信息流畅通的基础,它是实施ERP成功的关键。

采用基于网省公司分类系统进行改进的这种编码体系,有效的解决了实施ERP过程中物资汇总分析和使用问题,提高了使用的效率,可以实现国网直属产业单位各部门、多单位以及与总部的管控系统之间的信息畅通,为直属产业单位建设ERP提供了有益的借鉴和参考。

摘要：物资编码是企业成功实施ERP最基础最关键的环节,而国网直属产业单位涉及行业多,业务复杂,如何建立一套行之有效的编码体系成了信息化建设中的一个难点。总结了在ERP实施过程中遇到的物资编码相关的主要问题,并尝试了以分类加特征的方法来解决ERP系统实施过程中的物资编码问题,为直属产业单位物资编码的标准化和规范化提供参考。

关键词：物资编码,企业资源计划,分类系统

参考文献

[1]胡永焕.电力企业集成业务信息系统中物资编码方法[J].供用电,2008(2):12- 15.

物资编码 篇5

根据《中国石油信息技术总体规划》的要求, 中国石油天然气股份有限公司 (以下简称中国石油) 于2006年启动了该规划核心项目企业资源计划 (E n t e r p r i s e Resource Planning, 简称ERP) 系统, 到2010年底基本建设完成。ERP系统是目前国际上最流行的以财务为核心, 以物资流、资金流、信息流为基础的企业运营管理信息系统。ERP系统与以往应用系统最本质的区别是:ERP系统是一种系统的、完整的、严格的管理机制, 系统实施以后, 企业全部生产运营管理都将由它根据设定的业务流程统一协调运作, ERP系统成为企业运作的核心系统, 对企业运营起着决定性作用。

如果说ERP系统各基础模块及相应的业务流程构成了系统骨干, 那么企业基础数据是系统内流动不息的血液, 是系统另一个基础构成。企业基础数据主要包括物料主数据、供应商数据、产品主数据、客户数据、企业用户数据等等, 最主要的就是物料主数据。庞大的物料主数据是ERP系统最基本的信息承载者, 是ERP系统物资流、资金流、信息流的共同载体。生产管理、项目管理、设备维护管理、采购管理、合同管理、库存管理、财务管理等几乎所有的企业核心业务都是建立在科学、合理、准确的物料信息基础上的。一个成功的ERP项目, 离开了这一基础编码体系是完全不可想像的。

为确保ERP项目的成功实施, 解决企业基础数据一致性、准确性和标准化问题, 在汲取了其他大型企业的ERP系统实施经验与教训的基础上, 中国石油在启动ERP项目同时, 建立了标准化管理子项目《公共数据编码规范》。该规范独立于ERP系统, 自成体系, 其目标是建立中国石油企业范围内统一的物料规范与编码原则, 形成完整的物料数据标准, 通过该标准的推广和执行, 最终实现在中国石油企业范围内物料主数据的一致性, 使物料主数据成为中国石油的企业资产, 支持企业的管理要求和各个信息系统的使用要求, 达到公共数据管理的最终目的。该规范的主体依据则是《石油工业物资分类与编码SY/T5497-2000标准》。

二、《石油工业物资分类与编码SY/T5497-2000标准》

《石油工业物资分类与编码SY/T5497-2000标准》 (以下简称:S Y/T5497-2000标准) 是由中国石油提出的石油天然气行业标准。该标准从统一采购的业务管理角度对物资进行分类, 涵盖了整个中国石油企业经营管理范围内的几乎所有物料 (如设备、产品、原材料、备品备件和低值易耗品等) , 规定了对应的物资分类与代码, 适用于中国石油天然气行业的物资流通全过程;也适用于生产和工程项目的设计、计划、统计、财务核算, 以及与之相关的信息管理系统和相关的业务流程。

该行业标准对物资的命名以相关的国家标准、行业标准为依据, 直观、简短、规范、唯一地表示被命名的对象, 并能区分任何两种不同物资。对物资的分类遵循科学性、系统性、唯一性、适用性和可扩充性, 以物资的自然属性作为分类依据, 同时兼顾行业管理的需要, 将石油工业物资划分为60个大类, 将物资代码设定为5层18位等长数字码结构。该行业标准于2001年6月1日实施, 于2002年基本建成物资分类与编码核心数据库, 后于2003年、2006年、2010年进一步完善。随着ERP项目的全面推进, 这一标准正在被继续补充和完善中。SY/T5497-2000标准已经成为ERP系统物资主数据的基本依据。

三、SY/T5497-2000标准的不足

物料信息涉及到企业运营的各个领域, 通过对物料主数据的整理和编制, 建立全面、科学、完善的物料数据库, 要求编制者具有相应的专业知识以及实际应用经验。这是一个需要各领域、各专业的科技人员全面参与和支持的重大工程。由于中国石油物资分类编码着重考虑编码的通用性和复用性, 各类物资编码由不同专业人员建立, 分类标准、编制方式标准存在差异, 其中少部分物资编码信息背离了工作实际, 给实际物资管理、使用带来很大困扰。这类原生问题直接带入到ERP项目中, 形成负面因素。

根据几年来的使用情况, 我们认为该物资编码体系存在如下几方面问题。

1、部分物资类别设置、划分背离生产实际, 缺乏科学性, 给物资管理系统的应用带来困难。

例如设备和零配件分类相互交错, 难以区分, 导致设备管理和配件管理业务交叉, 在开展具体业务出现混乱, 在软件系统中难以实现明晰的职责划分。比如, 在炼化设备中很多过滤器、油水分离器都属于独立大型设备, 与普通的过滤器和油水分离器性质完全不同, 但在分类中划归配件类, 与普通过滤器、分离器混在一起, 难以划分和管理;再如真空转鼓滤机应在设备类中单独列出;自动切水器 (49050412炼化专用设备配件) 应划入23大类 (炼化专用设备) 等等。

2、在对具体物资编码时, 部分物资的

重要属性缺失, 直接导致不同的物资只能采用同一编码, 即多物一码问题, 给业务实施造成极大的混乱和漏洞, 这样的根本问题在物资管理系统应用中无法解决。

比如, 很多炼化零配件只简单根据规格、材质来编码, 而没有考虑其他特别重要的制造因素如产品标准等。不同的产品标准如美标、国标、化工部标准、石油标准生产加工要求完全不同, 差价很大。不同标准生产出来的相同规格、材质的东西, 完全是不同的物资, 现在编码规则却只能使用同一个代码, 造成的混乱显而易见。

3、在对部分物资没有按照通用的规则

进行描述, 在具体业务实施中造成概念混乱, 与业务相关单位难以沟通, 进行业务处理时容易发生歧义。

比如, 设备中的各类容器, 在编码要求中有容积描述要求, 但在实际相关业务中基本都是采用具体的物理尺寸描述, 没有采用容积描述的, 这对实际应用造成困扰。又如, 部分描述没有采用标准的工程计量单位, 将毫米与米混用, 造成计量混乱。

4、基本的物资描述信息主要有三部分

组成:物资名称、规格型号、计量单位, 其中计量单位是非常重要的信息。该标准中确定的部分物资的计量单位与实际应用相差较大, 无法使用。比如01类冶金材料铸铁管、03类钢材、410201类钢焊丝均以“t”为单位, 42类紧固件大部分以“百件”为单位, 这类计量单位适用于集团大批量采购, 但在实际生产中更常用“kg”、“件”等, 这类差异给实际业务带来很多难题。而且随着编码规模的拓展, 又出现了同类物资计量单位不一, 如“t”与“kg”并用, 给实际应用造成混乱。

5、部分物资因为依据不同侧重点的专

业描述具有多个不同的物资名称, 结果出现在不同的物资分类中, 造成同一物资重复编码, 即出现一物多码现象, 这也是一个比较突出的问题。

6、该物资分类编码重视、强调编码的

通用性和普适性, 但是对于专用设备来说, 强调这一原则就没有实际意义, 反而会给实际工作带来很大的负面效果。

专用设备不具有通用性, 其编码名称也不应具有通用性, 所以应该认同其名称专用性。专用设备使用了通用名称在实际应用将难以与通用设备区分。目前炼化设备的具体名称多数采用非常概括的分类名, 比如栅板塔、平板式换热器等等, 这种通用名称在采购计划、采购合同、付款发票、财务管理、设备管理等一系列具体业务中, 定义不清, 歧义极大, 无法明确区分, 不但会造成内部管理上的困难, 而且在与外部供货单位的业务中形成很大的法律风险。

在实际业务中, 物资采购合同、增值税发票凭证等通常采用专用设备的专用名称, 以明确责任与权利, 但是如果在物资分类编码中没有此类专用名称, 而均使用通用名称, 那么由大型管理系统如ERP系统自动生成的合同和相关票据也只能出现通用名称, 在与外部单位开展业务时一旦出现问题, 由于物资名称模糊, 所指不明, 将直接导致本公司处于不利境地, 造成很大业务风险。

因此建议, 在专用设备方面根据分类原则确定所属类别, 在具体命名上允许采用实际的专用设备名称, 甚至可以注明使用单位。这样, 自然可以避免命名歧义和可能的外部风险, 同时更加便于中国石油统一的物资管理。

四、SY/T5497-2000标准在ERP系统中应用的问题

标准化管理子项目《公共数据编码规范》与E RP项目同时建立, 并在E RP系统中得到了全面的贯彻, ERP系统的物料编码问题, 集中体现在《公共数据编码规范》中。

《公共数据编码规范》根据整个中国石油企业范围内不同业务板块对物料管理要求的差异, 以及采购、生产和经营部门对物料管理的侧重点不同等因素的影响, 物料存在多套分类体系的现状, 协调中国石油相关的业务部门以及各个信息系统项目组, 对物料作了重新规划和分类。

该规范规定了所有生产及非生产性物料产品的类型、编码区间、编码和名称等的定义规则与指南, 阐述了物料的属性、属性值、应用规范和维护流程。该规范的主体依据则是SY/T5497-2000标准 (即规范中Z050中国石油物资类物料) 。

1、《公共数据编码规范》物资类物料Z050的编码问题

遵循行业标准, 《公共数据编码规范》中国石油物资Z050的物料主数据分类和编码采用了SY/T5497-2000标准, 但是为了统一多种分类体系的编码标识方式, 灵活处理相应物资分类的调整问题, 该规范对SY/T5497-2000标准中的物资代码结构进行了根本性的改造。

该规范将S Y/T5497-2000标准的5层18位等长物资代码结构, 拆分成1层11位等长物资代码和4层8位物料组代码两个部分。其中, 11位等长物资代码代表具体物资, 在系统中直接作为物料编码使用, 但是该代码属于顺序流水码, 不具有任何编码规范含义, 从代码本身得不到任何对应的物料信息。8位物料组代码则完全遵循SY/T5497-2000物资分类标准, 每2位为一层, 共4层, 分别代表大类、中类、小类、品种。在ERP系统各模块的实际运行中, 物料组起着决定性的作用, 但是物料组作为单独的一个字段, 并不直接显示在业务流程中。每个11位物资代码唯一对应一个4层8位物料组代码。

这种编码模式在全局上可以统一物料编码标识, 灵活地调整、配置物资分类, 但是广大基层用户无法通过11位流水物资编码直接获得任何物资相关信息, 给编码选用、物资辨识、业务区划、业务处理、财务账目等各类具体业务带来原生性的困难, 特别容易造成业务执行的差错和混乱, 大大降低了编码明晰性、易用性、可用性, 严重阻碍了各类业务在ERP系统中顺利展开。

2、《公共数据编码规范》物资类物料Z050的物料描述问题

《公共数据编码规范》对物料名称也进行相应的调整, 将物料名称和规格型号材质合并组成物料描述, 物料描述的短文本为40个字符, 长文本为80个字符。这种规定基本可以满足不同系统要求。ERP系统标准物料描述采用了40个字符短文本。但实际工作中物料规格型号、材质等相对复杂, 40个字符根本无法满足物料描述的需要, 有时对描述缩编也无法控制在40字符以内, 这使得描述超过40字符的物料无法得到准确的物料名称, 直接造成业务混乱和错误, 这种本源性问题是无法依靠系统设计来解决的。

尽管《公共数据编码规范》统一了物料规范与编码原则, 形成了完整的物料数据标准, 最终实现中国石油企业范围内物料主数据的一致性, 达到了公共数据管理的最终目的。但具体的编码模式以及不同系统对该公共数据编码规范的选用策略, 导致了在实际应用中出现了新的问题, 需要大家共同努力, 协商解决。

五、结语

中国石油的ERP项目到2010年底将全面投用, 这对SY/T5497-2000标准这一基础性标准提出了更高的要求, 对该标准的完善和优化已经刻不容缓。

SY/T5497-2000标准自从发布以来, 始终处于补充和调整中, 在应用过程中出现的问题和错误, 也不断地得到解决和纠正, 这种积极主动的态度为该标准体系走向完善和成熟创造了良好的条件, 更为ERP项目成功实施提供了坚实的保证。

参考文献

[1]国家石油和化学工业局《石油工业物资分类与编码SY/T5497-2000标准》2000-12-12