综合秘书工作岗位职责

综合秘书工作岗位职责（精选7篇）

综合秘书工作岗位职责 篇1

综合秘书工作岗位职责

1、负责县委、县委办公室日常文电的处理；

2、负责县委、县委办公室文件的校核、制发、归档工作；

3、负责县委办公室重要文书资料的收集整理和办公设备、用品的配置、管理；

4、负责县委、县委办公室印信的掌管使用以及县直各单位党委、党组，各乡（镇、场）党委印章的制发；

5、负责接待和处理群众来信、来访；

6、按照《全市党委系统秘书工作和办公室自身建设考核评比办法》的要求，保质保量完成市委办下达的各项任务；

7、负责县委办公室日常工作的管理；负责县委和县委办值班工作安排；负责办公室工作人员的考评工作；做好办公室报刊、杂志的收集、保管和处理；

8、参与县委、县委办公室重要材料的起草和县委召开的重要会议的有关服务工作；

9、完成领导交办的其它工作。

综合秘书工作岗位职责 篇2

一、工作职能方面

院系教学秘书的基本职能是贯彻执行学校教学指导思想,协助主管院长处理日常的教学、科研活动,做好协调、服务、监督和管理等工作,维持正常的教学秩序。教学秘书工作范围宽阔,涉及事务非常琐碎,工作质量直接影响着教学质量,因此,院系教学秘书在工作中必须理清自己的工作职责,只有职责明确,才能提高工作效率。

1.服务管理职能。教学秘书工作是一项十分细致的综合性服务工作,既有行政管理工作,又有教学业务管理任务,涉及面广、事务繁杂,要把自觉服务、真心服务作为工作的出发点,坚持始终以教师为本,以学生为本,加强与任课老师、学生间的交流沟通,主动为他们着想,及时向主管院长反馈有关信息,真正将服务落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的正常运作保驾护航。

2.沟通、协调职能。在教学管理工作中,许多教学活动都呈现纵横交错的网络关系,教学任务的顺利完成是由许多部门共同完成的,院系教学秘书是学校和学院之间、领导与教师之间、教师和学生之间教学活动的纽带和桥梁[1],具有上传下达、协调左右、互通情况、沟通信息、改善关系、合理统筹的作用,因此,院系教学秘书的有效协调与沟通是确保教学秩序正常运转和教学工作达到预期目标的基本手段。教学秘书不仅要从思想上意识到协同合作的重要性,也要在实际的工作中真正地实践它。

3.教学档案管理职能。教学档案是在长期的教学、科研以及教学管理活动中形成的具有考察和参考价值的多种载体的文件资料,是反映高校学术水平和教学质量的重要材料。院系教学秘书承担着院系各教学活动、教学管理资料的收集、整理、归档、保管任务和协助教学院长做好教学管理的职责。对于重要文件,重大活动、重要进展、图片资料等要及时汇总、收集、整理、编排和归档,不得缺失和遗漏,使教学档案适应教学管理的需要,实现教学档案为教学服务的使用价值。

4.监督职能。教学秘书在教学管理中处于枢纽位置,获取信息快捷而可靠,为保证教学质量,要对教学过程、教学质量进行全程监控。教学秘书在工作中除了要积极协助主管院长进行各项教学质量检查,经常了解、跟踪教学情况,加强教学信息的反馈外,还要在学校教务处的统一指导下,结合院系具体情况,协助主管院长对教师教学质量和学生学习质量定期开展不同形式的评价工作,且目标明确,重点突出。坚持教学工作评价经常化与制度化,实现教学工作与日常教学管理相结合。

二、工作方法的创新方面

当今社会是激烈竞争的时代,教学秘书工作不再单一、机械和重复,教学秘书应不断更新教学管理知识和观念,在自己的工作岗位上有所创新和突破,才能提高工作能力和管理水平,更加有效地为教学工作服务。

1.转变思想观念,树立强烈的服务意识。教学秘书是最基层的教学管理人员,大多数情况下都是在默默工作,无私奉献,极少有“出头”、“露面”、晋升的机会,所以很多教学秘书工作的服务意识浅薄,服务工作仅限于表面、简单或基本的服务。

做好教学秘书工作,必须转变思想观念,树立强烈的服务意识。在日常工作中教学秘书要把为院系领导、教师和学生三者间的主动服务、真诚服务、优质服务作为工作的出发点,坚持以师生为本,广泛深入了解院系领导、教师和学生三者的需求,对存在的问题进行归纳整理,对整理出的问题及时地处理,牢固树立教务无小事的理念,虚心听取意见,增强服务意识,为学校领导、为教学科研、为师生排忧解难,做好各项行政服务工作[2]。

2.与时俱进,合理利用信息平台提高工作效率和管理水平。随着高校的发展壮大,高校的专业设置、师生数量都发生了很大的变化,在这种情况之下,我们要与时俱进,改变原有的办公模式,利用现有的信息平台搭建学院领导、教学秘书、教师、学生之间的交流桥梁,让沟通更顺畅信息传递更快捷,初步达成无纸化的教学管理模式。教学秘书在这平台的搭建中,起着关键的核心作用,建立QQ群、微信群、设立公共邮箱等,并在平台中起到承上启下、牵线搭桥、维护管理、信息收集等作用,合理利用信息平台提高工作效率和管理水平。

3.按时完成工作和随手记录,当好助手和参谋。院系教学秘书的一个重要作用就是当好教学院长的参谋和助手,要根据学校的教学要求,协助领导制订出具体的教学计划和教学工作安排。因教学秘书工作具有一定的时效性,而且涉及面广、涉及人多,既有常规性的日常管理工作,又有突发性的教学情况,如果某些工作不能按时完成,就会导致整个工作不能顺利进行,从而破坏院系整个工作计划的实施;教学秘书工作内容还千头万绪,极其烦琐,环节众多,对于一些当时无法立即处理的事情不能单纯依靠头脑去记忆,应随手做好记录,事后及时梳理解决,这样才会保持头脑清醒,确保工作无遗漏。所以按时完成工作和随手记录的好习惯是当好助手和参谋,为教学院长的决策提供准确的信息、依据和建议[3]。

4.及时与教研室教学秘书有效沟通,保障教学顺利实施。院系教学管理工作由院长、主管教学副院长、教学秘书、各科室主任、科室教学秘书(主管)等组成。院系教学秘书具体负责教学管理工作日常事务,在课程安排、教材选用、确定任课教师、考试安排、教研室活动计划、调课、教师教学工作的进度、课堂教学质量监控等方面都需要及时与教研室教学秘书进行及时、有效的沟通,才能保证教学活动有理、有节、有序地实施。

随着高等教育事业的不断发展,教学管理工作将更加繁重和复杂,教学秘书将面临更大的挑战,在实际工作中只有理清工作职责,并不断摸索,不断寻求规律方法,不断总结经验,不断提高自身的综合素质和管理水平,才能发挥教学秘书在教学管理中的积极有效作用。

参考文献

[1]别芳.浅谈新时期高校教务秘书工作.长春工业大学学报,2013,(12):40-41.

[2]王凌燕.浅析院系教学秘书在教学管理中的作用及素养要求[J].泰州职业技术学院学报,2013,(1):27-29.

综合秘书工作岗位职责 篇3

摘要：如一般组织企业相同，高校组织的运行离不开综合行政及秘书岗位来参谋、协调对内对外各项事务的有序开展。本文就高校综合行政（秘书）工作存在的具体问题和优化对策进行探讨，以引起对这一群体及其工作内容的关注及优化。

关键词：综合行政 秘书 队伍建设

高校综合行政（秘书）人员，是指在学校或部门学院，承担辅助决策、文书会务、接待组织协调等的办公室工作人员，诸如党校办、各部门学院综合办的工作人员。他们是高校行政管理队伍中的重要构成部分，为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。因此，如何做好综合行政（秘书）人员的管理和队伍建设工作，成为高校管理体制改革中需要面对思考的问题。

1 高校综合行政（秘书）工作中存在的问题

1.1 重视程度和认同度不足 高校的主要职能决定综合行政管理（秘书）的辅助地位，导致学校对其地位重视程度不足，教学科研主体对其认同感不强。传统观念认为综合行政管理（秘书）岗位主要负责传达、沟通、协调等辅助型事务，大多数人都可以胜任，没有必要强配优配。同时，作为学校主体的教学科研人员对综合行政管理（秘书）的认同感不强，可有可无甚至稀释收入，这也是众多高校普遍存在的问题。这些观念的存在，使得人们对综合行政（秘书）工作缺乏正确的认识和评价，从而导致其参谋助手、组织建议等作用难以充分展现，这又反过来影响其地位作用。

1.2 从业人员素质参差不齐 高校的综合行政（秘书）人员大多非科班出身，没有接受过正式的行政管理及秘书职业培训，甚至有些是在高校合并浪潮中，无法胜任教学科研人员的出路。他们对综合行政（秘书）工作的目标职责缺乏主动思考和责任意识，很难有效完成岗位应有职责，出现了“人多活慢”的低效率现象。

1.3 工作内容单一繁杂 随着高校规模的扩大、功能的增多，行政管理的内容囊括了人、财、物、事等方方面面，再加之受限于岗位编制数量，使得综合行政（秘书）人员承接着繁重的具体事务，重复性强、内容单一，时间一长容易产生懈怠情绪。加之综合行政（秘书）岗位职责范围宽泛，师生遇到问题，都习惯找他们处理，致使正常工作受到干扰，本职工作往往做不到位。

1.4 队伍建设不稳定 在工资待遇上，综合行政（秘书）人员的工资收入不如同级的专业技术岗位；在职务晋升上，由于岗位编制有限，综合行政（秘书）人员晋升的机会也很少；在专业技术职称评聘上，高校综合行政（秘书）人员不像专业技术岗位有相应的职称系列评聘等等，这就使得一些综合行政（秘书）队伍人心不稳，很多人转岗到其他岗位，或通过考博成为专业技术人员，导致优秀人才的不断流失。

2 加强高校综合行政（秘书）工作的建议

2.1 转变思想观念，加强人文关怀 高校应进一步提升综合行政（秘书）工作的地位，更加重视综合行政（秘书）工作，要给予他们更多的重视和人文关怀。加大综合行政（秘书）技术支撑、培训学习的投入；及时肯定表扬其工作成绩；关心照顾其生活和发展等等。通过一系列的重视和关怀，使得综合行政（秘书）人员获得信心、看到希望，满怀热心投入到综合行政（秘书）工作中来。

2.2 加强培训学习，提升技能素质 “打铁还需自身硬”，做好综合行政（秘书）工作，从业者自身必须要提高技能素质和职业道德。高校综合行政（秘书）人员要重视和提高自身的理论政治修养，认真学习党的理论政策，学习国家领导人的相关重要讲话精神，掌握国家教育的路线方针和政策，了解教育大局、学习规章制度、熟悉校史校情。与此同时，高校综合行政（秘书）要热爱本职工作，树立良好的职业道德，有强烈的事业心、责任感和乐于奉献的精神，耐得住寂寞，立志在本职岗位上做出贡献、做出成绩。

综合行政（秘书）人员自身要提升专业技术能力。高校综合行政（秘书）人员要适应高校发展需求，就必须要与时俱进，具备深厚的业务功底，提升专业技术能力。一要拓宽知识面，对公文写作、国家方针、教育政策、教学科研等方面的知识要有广泛涉足和积累；二要提高组织协调能力，讲究协调沟通的技巧，充分做好上传下达、沟通协调工作，发挥好“桥梁”和“纽带”的作用；三要积极引入和熟悉OA、微信、APP等现代办公系统和手段，提升工作效率。

建立健全学习培训机制。高校要把综合行政（秘书）人员的培养纳入师资培养计划内，为综合行政（秘书）人员提供不同形式的学习和培训机会。包括在岗业务培训、校外（校地、校企、校校）交流学习。

2.3 明确岗位职责，提高工作效能 为避免综合行政（秘书）岗位被职责不清的各类事务所束缚，学校和各部门就要通过职能梳理，对各部门的职责进行规范划界。同时，对综合行政（秘书）人员的工作职责予以规范明确，从而保证综合行政（秘书）工作合理有序和高效运行。

综合行政（秘书）人员要讲究工作方法和技巧。面对繁杂的日常事务，要善于总结整理，常规性工作要预先规划、类同性事务要归类批次处理、多方面事务要理清脉络分清轻重缓急、突发性事务要提早做好预案准备。

2.4 建立健全职务发展规划 解决综合行政（秘书）队伍的懈怠情绪，可以通过平级岗位调动、更新工作环境，以及职务待遇晋升等措施健全其个人发展规划。科级干部轮岗制度是在全校范围内，在同一岗位工作5年以上、35岁以下的科级干部进行有组织的轮岗换岗。这将大大增强学校基层管理人员的活力，促进一批科级干部快速成长，加强部门间的沟通交流，也促进打破部门间的利益壁垒，利于复合型管理人才的培养。

另一方面，面对职数不足“僧多粥少”的难题，我们可以借鉴国家公务员工资薪级改革方向模式，划分层级的职务晋升模式，使得资深科员薪酬可能赶超科长，破解职数匮乏的束缚。

参考文献：

[1]陈瑶，陈卫.浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用[J].商情，2012（2）：153.

[2]汪洋，张继革.当前高校行政管理改革刍议[J].兰州大学学报（社会科学版），2007，35（4）：143-146.

[3]陈超.关于高校行政管理队伍建设的几点思考旧[J].党史文苑，2005（24）：14-16.

[4]王冰.试论高校行政管理存在的问题及改革方式[J].文艺生活，2013（08）：227-228.

[5]刘缙.高校秘书工作中存在的问题与对策研究[J].高教前沿，2010（11）：83-84.

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综合秘书工作总结 篇4

2013年，在领导及部门主任的关心和帮助下，我加强学习锻炼，认真履行职责，全面提高了自己的思想认识、工作能力和综合素质，较好的完成了各项工作任务。现将一年的工作简要总结如下：

1、加强学习，不断提高自身理论水平

通过网络、书籍及各类文件资料的学习，不断提高了自己的政治理论水平。通过学习懂得了秘书的工作职责、工作要求和工作诀窍，提高了自身的理论水平和实践经验，增强了应用理论解决实际问题的能力。同时，作为一名党员，严格要求自己，认真贯彻执行党的路线、方针、政策，认真学习党的十八大精神及十八大三中全会精神。通过一系列的理论学习和实践，自己的理论水平和业务水平都有了明显的提高。

2、工作完成情况

一是认真做好日常事务性工作。按时收发公文，进一步提高了文件传递的时效性。对于各类文件，我确保每天实时收发，确保文件传递有效。对于每份文件，我都进行严格记录、传递并谨慎存放，做到件件有落实。积极协助部门主任起草文书、会议纪要等文件在实际工作中，努力学习，查找不足，不断改进工作方法，提高工作效率。

二是认真做好党群工作。除了日常党群工作外，今年党群工作的重点是党的群众路线教育实践活动。在部门主任的指导下，成立了教育实践活动领导小组、督导组，制定了公司党的群众路线教育实践活动实施方案；在各支部的配合下，组织了一系列的学习活动。通过集中学习和自主学习，提高了党员干部的思想认识和工作积极性及主动性。

三是配合部门主任及部门同事做好本部门其他各项工作。综合部

事无小事。积极协助部门其他同事筹办各类会议和来人接待、上下沟通、内外联系工作，做到了各类事项安排合理有序，为保持综合部正常工作，尽到了自己的一份力量。

总经理秘书岗位工作职责 篇5

1、协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等;

2、参加由总经理组织召开的行政例会(有的酒店也称之为早会或例会)、财务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息;

3、协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理;

4、负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰;

5、负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作;负责酒店内其它部门或者外

界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作;

6、负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理各类许可证和归档保管工作;

7、负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等;

8、负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等;

9、负责总经理出差前以及出差后的工作处理(借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等);

10、完成总经理临时交给的其它工作。

1、应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题，处理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力;

2、熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项规章制度，对酒店的经

营(如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等)以及软件(酒店的目标、经营思想、服务理念等)情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率;

3、熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等;

4、具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行;

5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。

总经理秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不仅会影响自己的秘书工作，而且会影响总经理的工作，甚至影响酒店企业的形象与运营等等。

那么如何做好总经理秘书的工作并搞其效率呢?专家指出有五种方法，值得借鉴：

1、工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说，如果没有特殊情况，尽量在每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己更多的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。

2、在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往拨打电话，把需要复印的文件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。

3、重新分配工作。如紧急各重要的工作，先办理紧急的事情;重要和不紧急的工作，先做重要的工作;不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做;自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。

4、预测。总经理秘书可用预测的

办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到前面，如明天14点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天10点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来，放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作，他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理，因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。

5、平衡精力，分清工作主次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的，如何有有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此，总经理秘书在做任何一项工作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工作放在一起来做，但是，如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时，总经理需要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗?答案是：当然不会，而且你需要放下手头的工作，立即去复印。

有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清，容易在工作中犯一些错误。常见的错误有：

1、对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以衣其它信息文件等，不及时呈送或报告给总经理，影响了酒店对内、外的沟通，甚至严重影响了酒店的经营和管理工作。

2、由于工作的性质等原因，总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的，私自把这些机密泄露给有关人员，使组织蒙受一定的不必要的损失。

3、在总经理的日常工作安排中，事前不征得总经理的同意，代替总经理作出某些工作约会的决定等，这些都严

重影响了总经理的工作，给总经理造成了一些不必要的麻烦，忘记了自己的协助而不是代替总经理工作。

综合秘书工作岗位职责 篇6

高校教学单位行政秘书工作内容比较繁杂, 系部主要有:会务工作、内务工作、文书工作、内部信息收集、整理和反馈工作、人事工作、系财务管理工作、物品采购及领用工作、档案管理、公章管理和使用工作、对外联系和接待工作;除了系部事务工作做好外, 还需要对学院各部门通知做好及时下达工作、协调好内、外关系。

因为事务繁杂, 行政秘书很容易让人觉得似打杂人员, 可有可无, 实际上, 在日常学院事务中它是只无形的手, 起到重要的承上启下作用。

行政秘书工作内容浅析: (一) 会务工作。会务工作是教学单位工作的重要部分, 一个会议能体现出系部会议的正式性、正规行、实效性, 也能给外来到访人员留下良好的印象。行秘根据领导安排首先做好会议内容纪要整理、会议人员通知、文件下发的准备工作, 然后按照不同会议内容、到访人员提前做好会议室卫生、整理摆设、多媒体使用及接待共作, 会中做好详细的会议记录, 会后做好会议室归整、安全工作及对其他相关教师会议内容传达。 (二) 内务工作。内务事务要求行政秘书有高度责任心, 主要是1、系安全档案记录工作。行秘需要对系部防火安全器械、防火通道及指示牌、办公室经常进行排查, 对有可能存在的安全隐患进行登记、及时上报相关部门;2、做好教师电话簿和教师个人信息记录及更新工作, 如论文发表、科研项目材料备案;3、到访人员接待工作, 行秘需要对学院概况、系部概况、专业设置、教师情况、学生毕业情况有清晰的了解, 个人方面, 需要有良好的表达、沟通能力与素质体现;4、做好系部、外部文件收发、报刊、信件收发工作, 同时做好详细的收发记录。内务事务比较繁琐, 大部分为重复性的工作, 容易让行政秘书产生倦怠感和松懈感, 而内部事务是系部正常化的标志, 要求行政秘书时刻保持工作激情和较高警惕性, 经常思考、反复思考, 善于总结捷径和规律。 (三) 文书工作。行政秘书需要有较好的文字功底, 对不同的写作类别、格式需要有较好的掌握。通知、申请、说明、综述等大量不同类型的写作就需要行政秘书了解学院的相关方针、政策, 有正确的思想观, 同时, 利用闲暇时间多积累文学知识、写作常识, 多写作, 能从内心把写作当做一种乐趣。 (四) 人事工作。人事工作一般是根据学院人事处下发通知, 行政秘书按照时间及内容, 及时告知相关教师准备材料、填写表格。一般包括每年新教师岗前培训、继续教育培训、高校教师资格证认定工作、职称评定工作;聘任教师入职手续、教师离职手续办理;每月按时上报教师考勤表、加班表及省市、学院下发的“百人工程”、“千百十工程”等评选、申报工作。行政秘书首先要对文件进行了解, 协助教师做好材料准备, 人事工作与教师利益密切相关, 这就要求行政秘书在完成此项工作时具有及时性、准确性的态度和高度责任心。 (五) 财务管理工作。财务工作指行政秘书协助系领导做好系部财务借款、报账、预算、教师外出培训、出差及系部办公经费结算、物品入账、审核登记工作。要求行政秘书熟知学院财务处下发的财务制度, 比如报账流程、报表的规整填写方法等, 行政秘书只有具备高度自觉性、敏感性和认真的态度才能将财务工作做好。 (六) 物品采购及领用工作。行秘根据系部需要、教师需要、办公室需要填好申领单到学院资产处申领教学工具、办公工具或采购其他特殊情况需要使用到的物品工作。行秘需要清晰的掌握系部办公用具、教师设备等固定资产的账务工作, 严格按照学院资产处备品领购制度, 根据系部安排、教师、办公室的实际需要, 及时、准确的申报、领取备品, 分发后需要做好详细的分类明细账簿, 确保账物相符。 (七) 档案管理、公章管理和使用工作。档案分为很多种, 分类整理, 行政秘书需要在平时多留心勤收集, 比如系部文件、学院下发的通知及文件、党务文件、科研文件、教师信息备案文件、就业文件、设备维修处理文件、系部会议文件、专业特色建设文件等, 行政秘书都应该对备案文件有个长期的整理规划, 有系统的文件整理册, 明显的文件标签及目录。通过坚持不懈的积累, 才能逐渐为系部、学院留住宝贵的材料。公章, 是指国家机关、团体、企事业单位用自己法定主体行为名称制作的签名印章, 是一个单位用在严肃办理的公事, 它具有严肃性, 一般由行政秘书保管, 保管工作虽然看似简单, 长久保管不出差错就需要这个人有责任心和严肃、公正的处事态度, 不随意摆放公章, 对需要盖章的文件和人员, 进行登记备案, 需要熟知领导的签字体、对办理学院及教学、行政事务时签章的程序及注意事项。 (八) 对外联系和接待工作。对外联系和接待工作很考验合格的行政秘书所要具备的整体素质。社会越来越发达, 人的素质也越来越高, 对外联系不仅需要行政秘书有很好的语言能力、沟通能力、沟通方式及语言素养, 也需要有耐心、有恒心的工作态度, 协助系部领导与就业单位、实习基地、产学研研究基地及来访单位、企业进行长期、短期联系, 能较好的促进学生实习、就业、项目研究与产品合作, 能深层次的提高教学水平、科研水平, 对学院起到好的宣传、发展作用。在广东省高校做行政秘书, 因为大部分学生还是来自广东省各县市, 在语言方面, 除了掌握流利的普通话、基本英语外, 还应该有基础性的粤语沟通能力, 行政秘书性质中具有服务性功能, 意指不仅为领导服务、教师服务, 也为学生服务、校外联系单位服务。有较全面的语言能力, 能出色起到桥梁作用。沟通能力及方式, 沟通是指是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程, 以求思想达成一致和感情的通畅。方式是指言行所采用的方法和形式。行政秘书除了语言能力外, 需要能拿捏好与人沟通的技巧、方法, 真诚待人、诚信待事, 时刻以学院、系部的名誉、利益为重。除此之外, 在与外界沟通时, 出于对外界单位尊重, 应适当地对就业单位、企业、合作单位概况有基本了解, 对来访人员的姓氏、职务及来访目的、双方需要达成的结果进行基本的掌握。接待礼仪, 一个人的综合素养能给对方带来良好的沟通意愿, 行政秘书在接待外来人员、单位时, 可以通过整洁、合体的衣着, 恰当的迎接礼仪等来把行政秘书所起到的窗口作用做得更完善。

不难看出, 行政秘书需要处理大量繁杂的事务, 繁杂的事务虽小, 有时细节却可以决定成败。行秘必须在处理每件事情时都有高度责任感和忧患意识, 认真、无误并善于用科学的方式方法来处理事务, 其次, 无私、体贴、耐心, 把工作的事情当做个人的事情来完成。这个岗位对行秘要求是具有全面性, 一个人不可能完美, 但特殊的工作性质就要求行政秘书需要通过坚持不懈的有效学习、培训、交流来充盈自己, 这样, 不论是处理起正常事务, 还是在遇到突发事件或重要事件时才能遇事沉着、大方且周全。在这种种的要求下, 素质培养与提升就成为了行政秘书工作最本质的要求。

素质, 一般指人的智慧、技术、能力和内在涵养, 体现在政治素质, 思想素质, 道德素质, 业务素质, 审美素质, 劳技素质, 身体素质, 心理素质八个方向。它大部分取决于个人来自单方甚至多方知识深度或广度, 取决于有效、准确的沟通能力、语言的丰富性、用词的准确性、取决于一个人的世界观、人生观及价值观、情商优劣等因素。行政秘书可以通过以下途径进一步提升综合素养:一、保持正确的政治立场。在立场上、思想上、行动上与国家、与党保持高度一致, 时时掌握国家方针政策、动态, 以科学发展观、实事求是、开拓创新的政治思想来指导工作。二、保持学习欲望和学习习惯。工作的全面性, 务必需要行秘有韧性的保持学习欲望、能积极调节学习状态。爱看、爱听、爱写, 逐渐就能为扎实的文字功底铺上一层砖。三、保持良好的职业道德。除了有优秀的工作技能和广阔的知识结构外, 行秘需要强化服务意识和奉献意识, 以奉献为核心、敬业为重点, 待人接物保持平等谦虚的态度, 对枯燥、重复性工作没有丝毫怠慢, 把握好工作定位, 尊重、支持领导工作、全心全意地为教职工和学生服务。

现阶段高校行政秘书应具备以下素质

1.思想作风及政治理论素质。行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神, 实事求是、谦虚谨慎的工作态度;在具体工作上, 要求做到一丝不苟, 雷厉风行和精益求精。系办公室工作面广, 内容繁杂, 任务重, 责任大, 因此要求办公室人员爱岗敬业, 继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的传统和作风。具有强烈的事业心和责任感, 主动研究系办公室工作中的新情况、新问题, 提高工作的效率和质量, 为师生员工服务。

2.业务技能素质。努力提高办公室人员的能力结构, 其中包括基本能力:即敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力;专业能力:即表达能力、协调能力、自我控制能力和组织管理能力;业务技能:即速记、打字、管理档案、使用复印机、传真机等。

教学秘书职业素养和岗位能力初探 篇7

内容摘要：本课题以云师大文理学院为例，针对对教学秘书工作的现状、相关部门工作衔接的要求及上级领导部门的要求进行调查分析后，提出在目前信息化时代的大背景下，具备现代化的管理方法与手段对教学秘书岗位工作能力的要求，进而提出独立学院教学秘书应具备的职业素养和岗位工作能力，试图在今后提高教学秘书自身素养、岗位工作主动性及工作效率上有一定的帮助。

关键词：独立学院 教学秘书 教学管理

教学秘书是教学管理工作的基层实践者、管理者、组织者和服务者，同时也是院系领导的参谋和助手，在教学管理工作环节中起着非常重要的作用，其职业素养和岗位能力直接影响着其工作效率，影响到教学工作的正常开展和教学秩序的有序运行。因此，建立一支能够满足院校教学管理需求，同时具备良好职业素养和岗位能力的教学秘书队伍，就成为了学院加强教学管理、推进教学改革工作的当务之急。

一.信息化时代下独立学院教学秘书工作现状分析

信息化时代下，教学秘书的工作方式和以往的传统工作方式发生了比较大的变化，不仅为教学秘书在工作过程中解放了大量的人力物力，将繁琐复杂的工作通过系统进行串联和系统化，还能够利用系统对大量的数据进行分析。并且还为信息使用者查询相关信息时，做到了信息查询的准确性。

针对教学秘书工作效果，笔者以访谈的形式对学院的部分专职老师以及学生进行了解。教师以及学生属于信息关注者，对教学秘书工作中所涉及到的相关信息有多角度的需求。同时，对于我学院的教学秘书进行了问卷调查，目前，我学院教学秘书在知识结构方面，教学秘书群体中70%所学专业与现有工作岗位关系不大。秘书队伍的整体素质相对难以满足现代教学管理对教学秘书的要求，严重制约了教学管理水平的提高。同时，教学秘书在科研能力方面也比较忽视，对于教学管理相关课题，有73%的人并没有申请过，6%的人申请并未通过审核，6%的人申请到了课题，15%的人申请了课题在等待审核阶段。但是100%的教学秘书认为教学秘书参与教学管理方面研究创新，有利于提高教学管理水平。由此可见，教学秘书在科研能力方面有意向去申请，但是又苦于专业知识水平以及学院重视程度的限制。在对教学秘书的问卷调查中也涉及了教学秘书对目前教学秘书工作满意度的调查，调查中47%的人对教学秘书工作感觉一般，40%的人对教学秘书工作感到满意，13%的人对教学秘书工作感到不满意，0人对教学秘书工作感到非常满意，而在对问卷进行分析后，大部分原因为：教学秘书工作较为繁重。教学秘书在工作中有较大的压力。

二.信息现代化对独立学院教学秘书工作方式的影响

1.工作思路的转变。在以往的传统的教学秘书工作中，往往会将工作重心放在繁杂的事务处理上。而利用现代化信息系统，可以将教学秘书从繁琐的事务中相对解放出来，可以有更多的时间对工作进行反思总结和规范。

2.工作方式的转变。利用现代化信息技术，对以往耗时较长的排课、课表制作、期末考试安排、补考名单生成等工作有了较大的工作方式的转变。

三.信息化时代下独立学院教学秘书应具备的素质和能力

1.思想政治意识。在工作中，教学秘书直接参与教学管理全过程，并会相应的给出一些教学意见。同时，还承担着对教学档案的管理工作，而教学档案又是任课教师多年积累的非常重要的教学经验及成果，若没有过硬的政治素质是无法胜任这项工作的。因此，教学秘书较高的政治觉悟、过硬的政治素质是非常有必要的。

2.服务敬业意识。教学秘书的工作是围绕着为教学服务，为师生服务而开展的，因此，教学秘书要将服务意识作为一切工作的出发点和归宿。

3.统筹管理能力。由于学院的性质，让教学秘书除了承担教学管理相关工作外，还承担的其他的行政事务，工作头绪繁多，既有经常性的有规律的程序性工作，也有不可预测的无规律的突发事件，工作范围几乎涉及教学管理工作的各个方面。同时，教学秘书工作具有规范性和时限性的特点。这就要求教学秘书具备统筹管理的能力，分清事情的轻重缓急，合理安排工作完成时间，对有关工作早考虑、早准备，突出工作的计划性、主动性、超前性和针对性，使教学管理工作的水平在实践中不断提升。

4.实践创新能力。目前，根据高校转型的要求以及学院人才培养的定位，培养和造就有创新能力的高素质人才已成为当前高等院校的根本任务，高校加大教育教学改革力度，提高人才培养质量。这就要求教学秘书要有实践创新能力，不断拓宽视野，积极配合改革不合理的教学计划、教学方法，不断优化和创新教学管理方式，善于发现和吸收新知识、新观念、新信息，积极参与开展人才培养模式、教学内容、课程体系及教学方法的教改研究和学术研究，在教学秘书工作岗位上创新实践，朝着管理规范化、信息化目标努力，探索总结出适应高校人才培养需要的科学管理方法。