档案库房整改（精选8篇）
档案库房整改 篇1
关于库房整改申请
1、备件库房顶防水早已经达到使用年限，材料严重老化，多处开裂，每逢在雨雪天屋顶就会都出现不同程度的渗水、漏雨现象，十分严重。随着天气的变暖雨季的来临我部门申请做屋顶防水。
2、库房备件库、油库、氧气、乙炔库、包装袋库由于没有防雨顶，但又必须加锁，雨雪天气时挂锁会出现打不开、生锈现象，尤其雨季较多时挂锁更容易损坏，更换比较频繁。所以我部门建议每个库房门的挂锁加上制作小的防雨罩，这样可以节省锁的浪费。
3、为了更好的监管库房工作，备件库库房屋内我部门建议安装监控设备，维修车间北门上监控长时间没有工作，可以利用备件库使用。
4、根据输送带保管方法要求保持清洁、避阳光直射、雨水浸淋。我库房输送带存放区域地势较洼，有漏雨、存水现象，建议将输送带转库到西侧铁硼内保管。（需要协助设备吊车、叉车）
档案库房整改 篇2
关键词：档案管理,档案库房,安全体系
一、档案库房安全工作概述
档案库房管理管理工作是档案保管工作中的重要方面, 其目的在与保证档案的安全, 从而使得档案的寿命得以延长, 进而要不断实现档案管理工作的科学有序。每一个档案均十分珍贵, 作为唯一性的档案, 其内容不会随着时间的变化而发生变化, 要尽量保证档案具有其最原始特征。在社会的不断发展过程中, 档案的开发与利用也在逐渐的扩大, 同时对国家与社会的管理及其他事项帮助也越来越大, 对档案的需要量也在日渐增大。所以, 保护档案的寿命是十分重要的课题。而在实践中, 档案管理不当的情况时有发生, 如经常有人对档案进行涂改, 或者在管理过程中不细心导致档案重要内容丢失, 且档案偷盗事件也不在少数。因此如何保证档案库房的安全十分重要。
二、档案库房安全管理的注意事项
根据我国关于档案业务规范的相关规定表明, 我国在管理档案库房时, 应当注意到以下八个方面, 分别为:防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐等。根据规定所列出的相关要求, 需要提供相应的保障措施, 针对防尘。为达到防尘的目的, 需要档案管理人员经常对库房进行打扫, 进而保证库房比较干净, 同时还应当对档案库房的地板以及其他部位进行定期的清洁。在天气比较好的时候, 尽量保证档案室的开放, 增加空气流动, 在天气不好的时候, 要关闭门窗等相应的出口, 保证内部资料不受潮湿天气的影响。
针对防火工作, 在档案库房上, 要做好相应的提示牌, 如禁止烟火等。针对防火问题, 还应当在档案内安排防火责任人, 同时要将灭火器放置在事项安排好的位置, 不能够随便进行挪动。并且安置好以后, 还需要对其进行定期的检查, 保证其能够在需要的时候可以正常使用, 如果不能够正常使用, 或者发生文档失效的情况, 要尽早更换。同时对于一些与档案管理工作无关的人员要禁止其出入档案室。同时下班后, 要随时记得切断电源。
针对防盗问题, 为了保证档案室的安全, 应当在档案库房内尽量配备齐全的报警器, 同时还要设置相应的防盗网以及铁门铁窗。在下班的时候, 还需要对门窗是否关闭好进行检查, 上班的过程中, 也要对门窗、铁网以及档案等进行复查。
针对防潮额问题, 为了保证能够随时掌握档案室内的超市都, 应当在档案库房内部与外部均装上湿度计, 随时掌握档案库房内的湿度变化, 并随时能够与库房外的湿度有所比较。假如库房内部的湿度相对于库房外部的湿度比较大时, 则应该做好相应的工作, 比如抽风、排气或者打开门窗等等, 在必要的时候, 还可以启动除湿器, 从而达到降低档案库房湿度的目的。但一旦库房内的湿度相对于库房外的湿度而言比较小, 则需要将门窗关闭起来, 并及时采取其他的措施。总而言之, 库房内部的湿度要控制在合理的范围内。
针对高温问题, 要保证库房内的爱14到24摄氏度之间, 如果库房内的温度偏低或者偏高, 均应立即采取一定的措施, 或者进行排气, 或者进行抽风和通风, 在必要的时候, 还应当启动空调机, 进而保证库房内的温度回复到标准值范围内。
针对光线问题。要随时注重对档案库房防光, 档案库房的窗户均应当安装上具有防光性能的窗帘。进而阻止太阳光对档案的直射, 导致伤害的产生。除此之外, 除湿、降温、防光等工作均应当予以重视, 进而保证档案安全, 不会发生霉烂、变质或者字迹褪色等情况。
针对蛀虫问题。蛀虫的产生多因为在档案库房内存放东西过多, 此时应当尽量避免在库房内存放任何与资料没有关系的物品。减少虫害的发生。同时, 为了预防虫害, 还可以每年定期在库房内存放杀虫或者驱虫的要去, 并且定时定点进行更换, 防止过期药物起不到防虫的效果。且还可以在固定的期限, 查看档案, 及时发现是否库房内有虫害存在。已经发生, 应马上采取相应的措施, 对虫害予以扑灭, 以免虫害蔓延。
针对防腐问题。要有效防腐, 需要保证档案库房内的空气清新, 可经常进行抽风、通风等, 有效预防一些有害的气体或者一些不好的物品在档案库房内停留。同时要在库房内放置一些防腐用的药物, 并且保证库房周围环境的清洁。
三、档案库房安全体系建设
在上文笔者分析了档案库房安全管理的八项注意事项, 笔者认为要做好档案库房安全体系的建设, 应当围绕这八项展开, 分别建立通风换气控制管理体系、自动消毒灭菌控制体系、温湿度自动测控管理控制体系。具体阐述如下:
针对通风换气控制管理体系。在库房内安装智能控制器, 进而通过相应设备控制库房内的通气, 随时进行开启或关闭。且使用智能设备控制库房内通气, 可按照需要设定时间, 系统还可以根据指令自行关闭或者自行开启。此时, 可以减少人工管理的成本与不便捷之处。
针对自动消毒灭菌控制管理体系。由于档案卷宗需长期放置在库房内, 因此其表面不可避免的会附着霉菌, 甚至还有不少带有传染性的病毒, 此时库房内会充斥着各种于人体不健康的气体。使用消毒灭菌设备的目的在于消灭各种病毒与细菌, 同时通过该设备释放出的活氧, 还能够对空气进行净化。
针对温湿度自动测控管理控制体系。使用温湿度自动测控系统, 该系统主要组成部分为管理上位机、WSD一03B智能控制器、温湿度传感器和空调、除湿设备、加湿设备等等。WSD一03控制器能够有效观察库房内部的温度和湿度, 同时记录下需要的数据。随后电脑根据其收集到的数据进行分析, 进而按照具体情况, 下达相应的指令, 或者打开空调、或者关闭空调、或者打开除湿设备、或者关闭除湿设备等等, 进而保证库房内的温度和湿度得到有效控制。
参考文献
[1]谭燕萍.档案库房安全影响因素及对策分析[J].兰台世界, 2010 (22) .
[2]温静.科学管理高校档案库房的思考[J].科技资讯, 2011 (32) .
档案库房温湿度调控思考 篇3
表1 部分国家档案馆温湿度要求标准
表2 档案库房的温湿度要求
按照温湿度控制标准对档案馆库房温湿度进行调控是档案馆日常性工作之一，也是保护馆藏档案的重要手段。但当前在档案馆库房温湿度控制上存在一些问题，应当引起我们的关注。
一是档案馆库房温湿度标准相对滞后，亟待修改。从表1可看到，在表中所列国家中，我国档案馆库房温湿度控制标准无论同亚洲国家相比，还是同欧美国家相比；无论同发达国家相比，还是同发展中国家相比均相对宽松。这固然与我国幅员辽阔，南北温差大，东西湿度悬殊有关，也与制定《档案馆温湿度管理暂行规定》时我国的经济技术发展水平有关。
今天与30年前制定《档案馆温湿度管理暂行规定》时我国的经济技术水平相比，已有了非常大的进步与变化。当时，全国各级档案馆基本上依靠开窗通风来调节库房内温湿度。现已发展到多数档案馆主要使用空调，或者使用“空调+去湿机”来调节库房内温湿度。有越来越多的档案馆开始装备和使用更为先进的中央空调设备或智能化自动调控设备，为实现档案馆库房的恒温恒湿提供了可能。如果仍然沿用既有标准，明显落后于时代与社会发展需要，应对现有档案馆库房温湿度标准进行必要的修改。
档案馆温湿度标准的修订在考虑我国南北差异与东西差别之外，还应当充分考虑档案馆温湿度调控设施设备的配置情况，按照温湿度调控设施设备越先进，档案库房温湿度值差越小的原则进行设定。比如，没有使用空调或去湿机的档案馆，可以仍然按照既有标准执行；对已经使用空调和去湿机（或使用具有去湿功能空调）的档案馆，其温度标准应当调整到16℃～22℃，湿度标准应当调整到48%～58%；对已经使用中央空调的档案馆，其温度标准应当调整到17℃～21℃，湿度标准应当调整到50%～55%；对已使用智能化温湿度调控设施的档案馆，其温度标准应调整到18℃～20℃，湿度标准应调整到50%～55%。在此基础上，各地档案馆还应根据当地自然地理环境的差异，在进行大量实际库内温湿度基础性测量后，对本地区档案馆库房温湿度标准作出科学合理的修订。
二是温湿度调控设备的间歇性使用。在档案馆温湿度调控设施设备自动化、智能化程度越来越先进的情况下，出现了维持档案馆温湿度调控设施设备费用激增的状况。在已购置与装备先进温湿度调控设施设备的档案馆，因运行经费保障不力经常处于时开时停“间歇性”使用状态，有的甚至上级检查时才开启。
有些档案馆在添置库房温湿度调控设施设备时，并没有进行科学的评估，没有充分考虑设备运行成本，应想方设法保障库房温湿度达到最低安全标准。也提醒我们在新馆建设与旧馆改造升级配置库房温湿度调控设施设备时，一定要进行设备运行成本测算，防止“买得起马，配不起鞍”。档案馆温湿度要求标准应与硬件条件改善相关联，并保障档案馆温湿度调控设施设备使用常态化。
库房漏雨整改报告 篇4
致：***********有限公司
根据20**年**月**日由管理公司、监理公司及******工程项目部对*********库房漏雨点，逐一进行检查。发现屋面板上有钉眼和小孔，库房板谷有2至3CM裂缝。
原因分析
1、屋面钉或钉眼处漏雨原因：第一：夏季屋面高温时，突降大雨，造成彩钢瓦温度发生骤降，彩钢瓦急速收缩，造成彩板收缩变形，钉子松动。第二：施工中自攻钉用力过猛已经把橡胶垫破坏。第三：风、雨等外力的作用,造成彩钢瓦屋面长时间的颤动,使自攻钉松动，钉眼扩大。第四：由施工人员工作不认真、不负责造成施工中自攻钉打空。第五：主要是屋面为非上人屋面，且最近屋面上人比较频繁。人在屋面行走，彩板弹性大，上下颤动致使有以上四点原因的自攻钉托落。
2、个别屋面板出现小孔和裂缝的原因：是施工中人员在修理屋顶风机时，不注意或使用工具托落造成的。彩钢瓦在质量上存在薄弱环节，检查维修人员在屋面施工造成彩钢瓦变形。
（说明：
1、屋面打钉的原因：主要是工程所在的******地理位置是风口，春秋两季风比较大。而**物流又是**的最北边，四周没有建筑物，风力大【风力最大时，达到11级】，支架很难承受，为防止屋瓦掀起。在屋瓦两端板与檩条打一排自攻钉，个别在边上的受风大库房中间也打一排自攻钉。
2、最近屋面上人频繁的原因：个别风机在安装时倾斜比较大，磨损比较严重致使支杆司扣有托落现象。为防止风机刮落造成人员伤害。）
处理方案
1、组织技术人员和有经验的施工人员对存在漏雨处进行排查，找出漏点。
2、找出漏点后及时采取封堵，防止再次漏雨。
3、防范控制：严禁非上人屋面上人，个别少数的有经验维修人员除外，尤其是闲杂人员禁止上。
处理方法
1、传统方法在漏点处打结构胶或建筑胶，施工方法：第一：在孔与四周打胶。第二：在自攻钉胶垫下摸胶，钉上到位再在顶上打胶使钉与板接触点密封。起到防水、板防腐的作用。
2、防水层结构：聚酯无纺布+防晒涂料
施工 方法：涂刷涂料时铺贴聚酯无纺布，然后在其上面涂刷防晒涂料，成形后再涂刷防晒涂料
防水原理：涂料直接全封闭彩板屋面，聚酯无纺布起拉筋作用，防水层表面成为一整体。
3、金属屋面专用防水卷材
防水层结构：自粘层+金属铝箔（注：二者为一整体产品）
施工方法：揭去隔离膜，直接粘贴在彩钢瓦上。
防水原理：自粘层牢固粘贴在彩板上，封堵所有彩钢瓦上可能出现渗水的部位。金属铝箔可起防晒、隔热、散热作用，同时又对整个防水层起保护作用。
以上处理方案请贵司审核，为盼。
*********有限公司
*****项目部
20**年**月**日
抄 送：*************有限公司项目部
档案库房管理制度 篇5
２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
４、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。
５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
档案库房整改 篇6
一、档案馆工作人员要严格遵守安全、保密规章制度，坚守工作岗位，切实管理好全部档案，不经领导批准，不准私自委托他人代行职务。
二、非档案工作人员，严禁进入档案房。查借阅档案时要登记，退回档案应认真填写利用信息反馈并认真检查档案，无问题后销帐放回原处，发现问题及时提出并解决。
三、应保持库房的清洁卫生，空气清新，保持适宜的温度和湿度，超差时应及时采取措施。温度应控制在 14℃～24 C，湿度控制在 45％～60％，并认真做好温湿度记录。
四、对档案定期检查、核对，发现问题及时解决。
五、注意及时通风，注意防火、防潮、防光、防尘、防毒、防虫、防鼠、防盗。
六、档案员离开档案库房时，要关好门窗，关闭电源，确保档案安全
七、档案装具排列整齐，保持库房清洁，每周清扫一次。
八、严禁在库房内吸烟以及存放易燃、易爆等物品。
九、每年年末对库房档案的数量、质量、利用率等情况进行统计并将统计结果汇总上报到档案室。
西安思源学院档案馆
档案库房消防灭火系统的选取 篇7
1 六氟丙烷气体灭火系统
1.1 概述
六氟丙烷气体灭火系统主要就是利用冷却吸热、窒息、部分断链反应实现灭火效果, 为此, 在灭火的时候, 更加强调以一定的速度扫动, 并且让药剂以恒定的速率将火焰和油面之间保持一定的浓度。六氟丙烷气体灭火系统的优势:一是, 作为洁净型药剂, 在彻底和空气混合之后, 不会留有任何残余物质, 在很大程度上, 减少了火灾事件的潜在成本。二是, 不危害环境。六氟丙烷气体中不含有氯、、溴等有害物质, 在灭火过程中, 不会产生大量的温室效应气体, 最大程度的降低了温室效应。三是, 安全性非常高。六氟丙烷气体灭火系统的安全空间要求较小, 不会产生窒息危险, 因此, 六氟丙烷气体灭火相对安全;劣势就是在高温条件下, 可能产生氟化氢气体, 在和气态水结合之后, 生成白雾状的氢氟酸, 对皮肤、纸张、皮革、精密仪器、玻璃等均有较强的腐蚀性。同时, 要求压力较高, 输送距离受到了很大的制约。
1.2 六氟丙烷气体灭火系统与二氧化碳气体灭火系统的比较
针对二氧化碳气体灭火系统而言, 在低温或者高压情况下, 二氧化碳气体容易被液化, 喷放的时候, 气体体积快速膨胀, 并且吸收大量的热, 这样可以降低火灾现场或者保护区的温度, 通过高浓度二氧化碳气体的释放, 可以稀释保护区内的氧气浓度, 进而实现窒息灭火的效果。六氟丙烷气体灭火系统与二氧化碳气体灭火系统的性能比较, 见表1所示。
作为一种洁净灭火剂, 其最小安全空间越小, 也就是说灭火剂越安全, 最小安全空间计算公式为:
式中:V-最小安全空间, 单位m3;W-灭火剂药剂量, 单位kg;S-灭火剂过热蒸气在101KPa与防护区最低环境温度下的比容, 单位m3/kg;C-灭火剂可见不良反应最低值, 单位%。
在同等条件下, 六氟丙烷气体灭火系统所需最小安全空间4.2m3, 而二氧化碳气体灭火系统所需最小安全空间31.8m3, 当室内空间二氧化碳淹没浓度大于5%时, 就会出现窒息危险。因此, 六氟丙烷气体灭火系统是比较安全的。
2 细水雾灭火系统
细水雾灭火系统主要就是通过雾化水滴增加单位体积水微粒的表面积, 达到稀释氧气、窒息燃烧、降低温度的目的来进行灭火。一般而言, 细水雾雾滴的平均直径均要低于200μm。根据工作压力不同, 细水雾灭火系统主要分为低压系统 (压力小于1.21MPa) 、中压系统 (压力在1.21~3.45MPa之间) 、高压系统 (压力大于3.45MPa) 。细水雾灭火系统能够快速扑灭各种火灾, 可以用来代替水喷雾、水喷淋、气体等灭火系统。
细水雾灭火系统的灭火原理主要包括以下几个:一是, 高效吸热作用, 按照100℃水蒸发潜热2256k J/kg计算, 每喷出1kg细水雾吸热大概是300k W, 可以看出其吸热率非常高, 冷却效果非常强。二是, 窒息作用, 在细水雾汽化之后, 体积快速膨胀, 可以达到1700-5800倍, 形成了一道屏障, 进而阻碍了新鲜空气进入, 达到了灭火效果。
针对档案库房来说, 细水雾灭火系统除了具有环保、高效的优势之外, 高压细水雾灭火系统的应用不会让人产生潮湿的感觉, 非常适合在档案库房中应用。其特点主要包括以下几点:一是, 用水量较少, 要求储水装置较小, 在相同灭火时间内, 其喷水量只是水喷雾的10%~20%。二是, 在灭火之后, 几乎没有水渍, 不会对保护物品、环境、人员等产生危害, 是一种非常环保的灭火系统, 适合在档案库房中应用。三是, 能够有效降低与吸收火灾现场的固体悬浮颗粒, 极大的降低了毒性烟粒对环境与人体的危害, 增强了火灾现场的能见度, 不仅可以帮助人员疏散, 还可以便于消防控制。四是, 具有较强的降温作用, 便于消防人员的接近。五是, 以水为灭火介质, 价格比较便宜, 来源相对广泛;并且可以进行水罐常压保存, 不存在泄漏问题, 非常安全可靠。六是, 适用范围比较广, 不管防护区是密闭空间还是开放空间都可以使用。七是, 系统所用的泵组、管道、阀门等都采用不锈钢材料, 可以保证系统使用年限超过60年。八是, 系统组成比较灵活, 无论是闭式系统还是开式系统都可以, 构成简单, 维护便捷, 工作安全可靠。在一些小空间档案库房中, 可以用组合分配全淹没开式系统, 而在一些大空间档案库房中, 可以用闭式系统, 不需要将防护区分隔成2000m3以下, 这是此系统的独有优势, 具有很大的应用价值。
3 结束语
总而言之, 在档案库房消防灭火系统选取中, 通过对二氧化碳气体灭火系统、SDE惰性气体灭火系统、六氟丙烷气体灭火系统、细水雾灭火系统及高压细水雾灭火系统的分析, 了解到高压细水雾灭火系统在占地面积、结构组成、维护管理、灭火效果、环境保护等方面均具有很大的优势, 是档案库房消防灭火系统的不二选择, 具有非常好的应用效果。
摘要：随着社会经济的快速发展, 档案存储越来越无法满足经济发展的需求, 档案馆正在不断的扩建与新建。根据《档案馆建筑设计规范》条例, 在档案库房建设中, 必须重视消防灭火系统的选取, 确保档案库房的安全、可靠。文章主要对六氟丙烷气体灭火系统与细水雾灭火系统进行介绍, 为档案库房消防灭火系统的选取提供参考依据。
关键词：档案库房,消防灭火系统,选取
参考文献
[1]陈文玺.高压细水雾灭火系统用于绍兴市档案馆库房[J].中国给水排水, 2010 (2) .
[2]范静.高压细水雾灭火系统用于某项目档案库房[J].城市建设理论研究 (电子版) , 2013 (32) .
[3]俞锦福.如何选用档案库房灭火设备的相关思考[J].时代报告 (下半月) , 2011 (12) .
西安市档案馆库房管理制度 篇8
一、档案库房管理人员要爱岗敬业，恪尽职守。库房内档案资料要排列有序，柜架索引标签要整齐美观；调卷时要逐卷登记，提供档案及时准确；归卷时要逐卷核销，避免档案归错位置，防止档案丢失；每年对库存档案清点盘库一次，珍贵档案要经常检查，发现档案缺失、虫害、破损、褪变等及时汇报，采取补救措施。
二、档案库房要认真做好各项统计工作。建立健全全宗名册、全宗卡片和档案收进、移出、存放变化情况登记统计台帐，每年进行分析汇总，做到库藏清楚、数字准确，案卷资料出入库手续严密，登记消号及时。
三、档案库房要严格做好“八防”工作。坚持每个工作日上、下午对库房各进行一次安全检查，重大节假日前全面安全检查，并做好安检登记；坚持对库房温湿度进行记录并及时调节，保证库房温湿度符合国家规定标准；定期检查维护库房安全保护设施，定期更换防虫药物和灭火器干粉；库区及周围严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及危险物品。
四、档案库房管理实行专人负责的岗位责任制，未经库房管理人员允许并陪同，任何人不得入内；馆内其他处室因工作需要调阅和归还案卷时，须有本馆正式工作人员在场并办理调归卷手续。
五、保持库房干净整洁，档案库房卫生做到每周清洁一次，重大节假日前进行进行彻底清扫。
六、档案资料原则不准外借，如遇特殊情况，须经馆长批准，严格办理借阅手续。
七、库管人员工作变动时，应严格履行交接手续。
西安市档案馆档案库房温湿度监测制度
一、认真进行库房内温湿度的监测，并根据库房内温湿度值适时调控库房内温湿度。
二、库内温湿度控制遵循下列原则：库外相对温度低于库内温度，气温低于或等于库内温度时采时自然（机械）循环通风，反之，采用机械内循环去湿。温度高于24℃时采用空调降温。库房要保持温度在摄氏14-24℃，相对温度在45-60﹪之内。在规定范围内，湿、温度每昼夜波动幅度要求温度±2℃相对湿度±5﹪，有特殊载体档案的库房，应按有关规定控制温湿度。
三、每月进行一次月温湿度分析，年终进行温湿度情况汇总，分析每日温湿度变化情况，总结温湿度变化规律，研究控制温湿度的有效途径。
四、不定期地选择有代表性的天气，进行库房温湿度综合测试，取得各种数据，并进行必须的分析，最终掌握控制温湿度的最佳途径。
五、做好温湿控制设备的维护和养护工作，为保证记录准确，温湿度记录议应定期校验，空调和去湿设备应定期检修保养。
六、各种机械设备长时间自动运行后应强行关闭，以延长机械设备的使用寿命。
数字档案室建设指南
（国家档案局）
机关（团体和其他社会组织——下同）档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。
数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。
概念与基本特征
1.1 概念
本指南所称的数字档案室，是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。
1.2 基本特征
与传统档案室相比较，数字档案室具有独有的特点和功能：
1）档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。
2）档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。
3）档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。
4）信息传递网络化。数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自“登门造访”，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反馈的速度。
5）档案利用知识化。数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。建设原则与内容
2.1 建设原则
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。
1）资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。
2）标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。
3）整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。
4）确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。
2.2 建设内容
数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。主要包括：
l）按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。
2）开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
3）严格遵循标准规范，全面进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和电子档案管理，全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。
4）根据数字档案室建设要求，修订完善档案工作流程、文件材料以及声像（照片、录音、录像）电子文件归档范围和保管期限表，以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度，明确要求和权限，确保数字档案资源的规范管理，保证数字档案室运行顺畅。
5）加大人才建设力度，通过培训或引进人才，为数字档案室的建设和运行储备既通晓信 基础设施建设
为确保数字档案资源的安全管理和有效利用，应依托机关信息化建设成果，建设相对独立且稳定、兼容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基础设施，主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等五个部分。基础设施应尽量采用国产产品，尤其是具有自主知识产权的国有品牌产品。用于支撑涉密数字档案资源管理的基础设施建设，应符合国家有关保密工作的规定。
3.1 网络基础设施
数字档案室网络基础设施是机关整体网络基础设施的有机组成部分，应统筹规划、设计和建设。一般情况下，应将数字档案室网络管理中心设于机关中心机房。机关中心机房应具备防雷、防静电、防磁、防火、防水、防盗、稳压、恒温、恒湿等基本管理条件，有条件的单位应建设符合《电子信息系统机房设计规范》(GB 50174-2008)要求的B级机房。中心机房、网络综合布线的配置，要充分考虑各类电子文件采集、归档和数字档案资源安全管理、移交等工作要求。应为数字档案室配备足够数量的内部局域网、政务外网和政务内网网络信息点，网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。
3.2 系统硬件
3.2.1 服务器
专业服务器是数字档案室必备的基础设施。服务器性能和数量的配置，应能满足数字档案室应用系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等基础软件的部署和安全高效运行的需求，并适当冗余、可扩展。
3.2.2 存储与备份
为满足各门类电子档案和传统载体档案数字副本的存储、利用和备份要求，应为数字档案室配备先进、高效和稳定的磁盘阵列作为数字档案资源在线存储设备。根据机关制定的数字档案资源保存策略，确定近线或离线备份系统的配置，近线备份应选择磁带库或虚拟带库及相应的备份软件，离线备份可选择光盘、移动硬盘等脱机存储介质以及相应的备份、检测设备。
3.3 基础软件
为确保各门类电子档案及其元数据的准确和及时采集、捕获、保存，提供便捷、有效的数字档案资源利用，应结合数字档案室应用系统开发或运行需要，为数字档案室配备必要的正版基础软件，包括数据库管理系统、网络操作系统、中间件、全文检索、光学字符识别（OCR）等软件。应选用主流数据库管理系统，如关系型数据库，其性能应能支持本单位今后较长一个时期数字档案资源管理的需要。
3.4 安全保障系统
应结合实际，参照信息系统安全等级保护有关要求，从多层面为数字档案室应用系统建立安全保障体系。涉密数字档案室应用系统必须按照国家有关涉密信息系统分级保护的规定执行。
3.4.1 应建立数字档案室应用系统的三员管理制度，明确系统管理员、安全管理员和安全审计员职责，并贯彻落实。
3.4.2 应结合三员管理制度，为数字档案室应用系统设计、实施完善的用户权限配置和管理功能，为数字档案资源的安全存储、管理提供保障。
3.4.3 应为数字档案室的应用系统配备正版杀毒软件。如有必要，应有选择地配备防火墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理软件、业务审计软件等安全管理工具。
3.5 终端及辅助设备
应结合工作需要，为数字档案室应用系统配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备，以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备。应用系统建设
数字档案室应用系统建设应基于开放档案信息系统参考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system(OAIS)-Reference model）设计功能架构，应能集成管理各门类数字档案资源，具备收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能，为电子档案的真实、完整、可用和安全提供首要保障，并达到灵活扩展、简单易用的基本要求。其具体功能需求可参见《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）。
4.1 档案门类管理
数字档案室应用系统应以国家或地方制定的标准、规范为基础，具有管理文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案和辅助管理实体档案资料的功能，且具备灵活的可扩展功能，包括档案资料门类的扩展管理、分类方案的扩展管理、适当的元数据方案扩展管理、电子档案移交包制作的扩展管理等。
4.1.1 电子档案门类的扩展管理
应能依据已经实施的元数据方案扩展管理新增电子档案门类，且具备新增门类归档电子文件及其元数据的捕获、登记以及电子档案的分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。
4.1.2 实体档案门类的扩展管理
应能扩展管理新增的实体档案门类，且具备新增实体档案门类的分类、编目、著录、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。
4.1.3 分类方案的扩展管理
应能灵活配置各门类档案资料分类方案，支持对档案门类、、机构或问题、保管期限等著录项值域的扩展定义，尤其是多级机构或问题分类方案的扩展配置。
4.1.4 元数据方案的扩展管理
应能适度扩展设置电子档案管理所需的元数据元素；应能根据同级国家综合档案馆的要求，配置生成基于可扩展标记语言（XML）格式的电子档案及其元数据移交数据包。
4.2 接收采集
数字档案室应用系统应能以在线或离线方式自动或半自动接收、采集形成于不同环境的，经过系统整理的各门类电子文件及其元数据，登记归档电子文件，并通过计算机文件名元数据等关键指针建立二者间的关联。
4.2.1 文书类电子文件的接收采集
应能自动接收并登记形成于办公自动化等业务系统的文书类电子文件及其相对应的元数据，采集形成于机关各职能部门的非公文类电子文件，分类、有序地存储电子文件及其组件，保证关于同一事由的往来文件及其组件完整并相互关联。
4.2.2 声像类电子文件的采集
应支持电子文件形成部门或档案部门上传或挂接照片、录音、录像等声像类电子文件，自动提取形成时间和背景、结构元数据，建立电子文件与元数据之间的关联。
4.2.3 科技和专业类电子文件的接收采集
各种科技、专业类电子文件的接收采集功能可参照4.2.1执行。有其他专门规定的，从其规定。
4.3 分类编目
数字档案室应用系统应支持电子文件的分类、编目、命名和存储，完成电子文件的归档保存，辅助完成纸质等传统载体归档文件的分类、编目工作。
4.3.1 分类组织
应能以自动或半自动化方式为各门类电子文件或传统载体归档文件的、机构或问题、项目代号、案卷号、件号、保管期限等分类项赋值，调整其排列顺序，从而完成电子文件或辅助完成传统载体归档文件的分类组织，维护关于同一事由的往来文件、组件的完整性和相互间的有机关联。
4.3.2 归档存储
应能统筹电子文件和传统载体归档文件，根据分类结果自动赋予档号，完成归档过程。应能依据档号各构成项自动、逐级建立并命名文件夹，分类存储电子档案，并采用档号自动为电子档案命名；应使用第三方权威机构提供的技术手段，在适当时间生成电子档案原文的固化信息，提供验证途径。传统载体档案数字副本的上传、挂接和存储功能需求可参照执行。
4.3.3 编目著录 应以档号为基础，支持各门类电子档案题名、责任者、文件编号、时间、保管期限等元数据的著录，自动编制电子档案案卷级、文件级电子目录。应能根据电子档案著录的不同要求，提供必要的著录窗口，为著录者提供下拉菜单、携带录入以及日历、时间轴等自动化著录工具，提升著录方式的自动化程度；应能自动核验著录信息的完整性、规范性和有效性，并提示修改、校正，应支持在权限许可范围内的元数据或目录数据的增加、修改、删除等。
4.4 检索利用
数字档案室应用系统应以权限管理为基础，支持多途径、多角度且易用的检索和利用方式，应能满足用户各类查档需求。
4.4.1 档案检索
应能提供多种类型的检索方式，包括：不设定检索字段的简单检索，选定多项检索字段及其逻辑关系的高级检索，模糊检索和精确检索，跨档案门类检索，全文检索等。应支持用户根据需要设定任意检索条件查找其权限许可范围内的数字档案资源，并能在检索结果中作更精确查找。
4.4.2 档案利用
应支持用户在权限许可范围内在线查看、打印目录数据或原文，如有必要，应能限制用户对电子档案或传统载体数字副本组件或具体页面的可阅读范围；应能对数字档案资源的下载进行审批、添加数字水印和授权阅读时间等，应支持实体档案借阅的申请、审批、登记、归还等。
4.4.3 档案编研
应支持用户开展档案编研工作，授权用户能建立编研计划、分配工作任务、建立编研素材库、复制粘贴数字档案内容信息、审核编研文稿、发布或下载编研成果等。
4.5 鉴定统计
数字档案室应用系统应具备各门类档案资料的鉴定处置功能，应具备对各种档案资料以及相关业务情况的统计管理功能。
4.5.1 鉴定处置
应支持各种类型的档案鉴定任务，包括档案密级或保管期限变更，档案续存、销毁、移交等，应支持档案管理人员依据书面鉴定报告，通过直接修改密级、保管期限等著录字段，执行销毁、移交功能，完成档案鉴定处置任务；或根据实际需求，具备鉴定处置工作流功能，应能支持鉴定审批流程的配置、实施，包括发起鉴定任务、实施鉴定、审批鉴定意见、触发处置功能等；应留存销毁记录，包括销毁授权、销毁内容、销毁执行人、销毁时间等；应能生成符合《电子档案移交与接收办法》及同级国家综合档案馆要求的电子档案移交数据包。
4.5.2 统计报告
应支持实体档案、数字档案资源室藏量的统计，应能灵活设定统计条件，包括：档案门类、保管期限、格式、大小、时间长度、类、卷、件、存储载体等；应支持档案利用情况统计，包括：利用档案的职能部门及人次、利用实体档案和数字档案门类及数量、数字档案下载浏览量等；应能按照统计年报要求，通过统计报表、柱图、饼图或曲线等各类方式显示、打印统计报告。
4.6 系统管理
数字档案室应用系统应具备审计跟踪、用户与权限管理、数据维护、参数设置等基本系统管理功能。
4.6.1 审计跟踪
应具备日志功能，用于记录、审计各类管理、操作行为。应能记录管理员、各类用户的行为信息，包括登录数字档案室应用系统、实施档案门类管理、编辑元数据或目录数据、处置电子档案等各种操作行为；应能记录非授权用户试图登录或操作的行为；应能记录登录或操作失败的有关信息；应具备日志检索、输出、导出等管理功能。
4.6.2 用户与权限管理
应能配置三员管理用户组，支持灵活的用户组、用户注册、赋权、编辑、删除、迁移等操作；应具备完善的功能权限与数据权限，能够灵活赋权或关闭权限，并具有可扩展性；应支持用户口令管理，包括口令强度、找回口令、口令重置、关闭口令等功能。
4.6.3 数据维护
应具备基本的数据维护功能，应支持多种通用格式的元数据或目录数据的导入、导出，数据库管理系统数据文件的自动备份与恢复，以及数字档案资源的删除与回收等。
4.6.4 参数设置
应支持全宗信息配置与编辑，可为各门类数字档案资源配置档号构成规则，通过数据字典管理功能在允许范围内配置元数据值域，应支持电子档案原文存储路径的配置，以及各种报表格式的编辑、修改等。
4.7 技术文档管理
根据数字档案室应用系统建设方式的不同，应收集保存必要的应用软件文档，为系统的稳定运行、维护等提供保障。采用开发方式建设的应用软件，应收集保存功能规格设计说明书、详细设计书、数据库设计书、技术报告、用户手册等文档，文档编制应符合《计算机软件文档编制规范》（GB/T 8567-2006）的相关要求。采购商品化的应用软件时，至少应收集保存数据库设计文档、用户手册等。
4.8 测评鉴定
以开发方式建设数字档案室应用系统的，推荐进行应用软件的测评。可选择第三方权威检测机构根据招投标文件及相关标准对应用软件进行功能性检测并出具检测报告，在测评合格的基础上，组织数字档案室应用系统建设方、承建方、监理方、同级档案行政管理部门进行项目的鉴定验收。
数字档案资源建设
数字档案室的数字档案资源应包含文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等，若条件成熟，公务电子邮件、网页等门类的电子档案也应作为数字档案资源建设内容。
5.1 基本要求
数字档案资源建设的基本要求是齐全完整、标准规范。
5.1.1 齐全完整性要求
归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整，各门类电子档案或数字副本应齐全、完整，能够系统反映本单位履行主要职责的过程；关于同一事由的往来文件以及文件的组件应齐全、完整，文件之间的有机联系得以保存；各门类电子档案内容信息处于原始状态，基本元数据齐全、完整。
5.1.2 标准规范性要求
数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《档号编制规则》（DA/T 13）等国家标准或地方规范的要求；应参照国家或地方相关标准规范设置、捕获电子档案元数据，推荐采用包括文件实体、机构人员实体、业务实体在内的多实体元数据方案，元数据的赋值应以自动捕获为主、手工著录为辅。
5.2 数字档案资源命名规则
应采用档号或唯一标识符为数字档案资源命名。采用档号为数字档案资源命名的，若以卷为单位整理，按《档号编制规则》（DA/T 13-1994）编制档号，推荐增设档案门类代码作为类别号的子项；若以件为单位整理，档号可采用“全宗号-档案门类代码·-保管期限-机构（问题）代码-件号·子件号”结构。具体编制方法如下。
1）全宗号：用四位代码标识，按照《档号编制规则》（DA/T 13-1994）编制。
2）档案门类代码·：文书、照片、录音、录像、科技、专业的门类代码分别为“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科技、专业门类需要复分的，应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）和国家基本专业档案目录执行。为文件形成，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。当形成无法考证时，为其归档，并在附注项加以说明。
3）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年的，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。采用其他保管期限的，也应使用其相应缩写代码。
4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母标识，如办公室可用“BGS”标识。未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
5）件号·子件号：件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号，用4位阿拉伯 数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。子件号是指件内单份文件排列的顺序号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0”补足，如“001”。不需要编制子件号的，子件号可以省略。如有需要，可以在件号·子件号之后编制下位代码，比如页（张）号等。
5.3 文书类电子档案质量要求
文书类电子文件（档案）的收集、整理、鉴定等，应符合国家档案局令第8号、《归档文件整理规则》（DA/T 22）等要求，此外，在办公自动化等业务系统形成并归档保存的电子公文，其质量还需满足以下要求。
5.3.1 完整性要求
关于同一事由的往来电子公文齐全、完整，电子公文的组件——正本、定稿、公文处理单、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿等齐全、完整；红头、电子印章齐全、完整；文件标题、文号、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期6个要素齐全、完整。
5.3.2 版面格式要求
电子公文正本的公文格式应符合《党政机关公文处理工作条例》第三章要求，正本的页面尺寸及版面要求、公文格式各要素编排规则、公文的特定格式、式样应分别符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。
5.3.3 文件格式要求
电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009），并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换；集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。
5.3.4 元数据捕获要求
应参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）设置、捕获电子公文元数据，至少应包括：聚合层次、来源、立档单位名称、电子文件号、档号、、保管期限、内容描述、题名、日期、密级、形式特征、存储位置、脱机载体编号、权限管理、机构人员名称、业务状态、业务行为、行为时间、实体标识符20项。
5.3.5 封装要求
若条件成熟，根据同级国家综合档案馆要求，可以对文书类电子档案与其元数据进行封装。封装可参照《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）执行。
5.4 声像类电子档案质量要求 5.4.1 基本要求
声像类电子文件的归档范围应参考《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）第4章或同级档案行政管理部门的具体要求执行。收集、归档的声像类电子文件应经过挑选和系统整理，应能系统、客观地记录本单位的重要职能活动，以及历次活动的主要内容、主要人物、主要场景等。按照客观事实编辑形成的录音、录像类电子文件可收集、归档。
5.4.2 品质要求
声像类电子档案应主题鲜明、影像和语音清晰、人物形象端正。照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF）信息保存完整，像素数不低于300万；重要或珍贵的录音类电子档案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；录像类电子档案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。
5.4.3 照片类电子档案基本元数据集
应参照《照片类电子档案元数据方案》（制定中）设置、捕获照片类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、、题名、摄影者、摄影时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、垂直分辨率、水平分辨率、图像宽度、图像高度、色彩空间、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。
5.4.4 录音类电子档案基本元数据集
应参照相关元数据标准设置、捕获录音类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、、题名、录音者、录音时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。
5.4.5 录像类电子档案基本元数据集
应参照相关元数据标准设置、捕获录像类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、、题名、摄像者、编辑者、摄像时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、视频编码标准、色彩空间、帧大小、帧速率、视频比特率、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。
5.4.6 著录要求
为确保声像类电子档案的真实、完整和可用，电子文件形成部门、档案部门应按照国家、行业或地方相关标准规范，围绕声像类电子档案记录的中心内容，对题名、人物、地点、主题、业务活动描述等元数据进行全面著录。
5.5 科技和专业类电子档案质量要求
5.5.1 科技类电子文件归档的基本要求
科技类电子文件的收集、整理、鉴定、编目等应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）等标准规范执行。图形类电子文件应以DWG等通用格式收集、归档，其他电子文件归档保存格式可参照文书、声像类电子文件执行。
5.5.2 专业类电子文件归档基本要求
在履行本单位主要职能过程中产生的专业类电子文件都应收集、归档，包括但不限于国家档案局颁布的第一批、第二批国家专业档案基本目录所列内容。各种专业类电子文件的整 理、鉴定、编目参照相应的管理办法执行。仅以数据库形式存在的专业类电子文件，如人口、环境、农业等各种普查数据，可以XML等跨平台通用格式收集、归档，或直接以原数据库数据文件归档，同时归档一套完整的数据库设计文档。以电子文档形式存在的专业类电子文件，可参考文书类电子档案的各项管理要求执行。
5.5.3 元数据的设置与捕获
应参照《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）等有关标准，设置、捕获科技、专业类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、、题名、责任者、成文时间、文号、密级、稿本、保管期限、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。
5.6 纸质档案数字副本质量要求
本部分仅对批量制作的文书、科技、专业等类纸质档案数字副本提出要求，电子环境中业务流程上的纸质文件数字化可参照执行。纸质档案数字化的各项技术要求按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31）以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。为保证数字副本的真实性、完整性和可用性，参照《缩微摄影技术 缩微品的法律认可性》（GB/Z 20650-2006）、《信息与文献——档案数字化实施指南》(ISO/TR 13028:2010(E))等标准规范的相关规定，纸质档案数字化还应符合以下要求。
5.6.1 数字化对象确认要求
应按完整性、规范性要求确定需数字化的纸质档案。原则上，内、每个案卷内或保管期限内、关于同一事由的往来文件、每份文件的组件应完整数字化。涉密纸质档案数字化应符合相应规范要求。推荐实行数字化对象审批制，拟数字化的档案原件应经过本单位相关负责人的审查签批。
5.6.2 元数据捕获要求
在数字化过程中，纸质档案数字化系统应以件为单位自动捕获数字化元数据，至少应包括：数字化授权信息、数字化日期与时间、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空间、格式信息、计算机文件大小、数字化软硬设备等。应将数字化元数据与目录数据组合形成纸质档案数字副本的元数据库，并导入数字档案室应用系统提供检索服务。
5.6.3 数字化质量控制要求
应制定并在数字化过程中实行各种相应、有效的质量控制措施，对纸质档案的安全、数字副本的完整性和规范性、图像质量、元数据库的准确性等实施全程监控。
5.6.4 数字化工作文档管理要求
在数字化项目实施过程中形成的重要数字化工作文档应归档保存，应与纸质档案数字副本的保存期限相同。应归档的数字化工作文档包括数字化对象审批书、招投标文件、数字化成果验收报告、数字化流程单等。
5.7 数字档案资源的备份
应着眼本单位电子政务整体备份需求制定数字档案资源备份策略，需明确备份对象、近线和离线备份策略及管理规范，配备必要的恒温恒湿防磁柜等设施设备。
5.7.1 备份对象
数字档案资源备份对象应包括：各门类电子档案、各门类传统载体档案数字副本、元数据库、目录数据库、各类数字资料、数字档案室应用系统配置文件与日志文件等。
5.7.2近线备份
应结合虚拟带库、带库等备份系统作用机制和便于管理等情况，明确数字档案资源备份策略，包括：容错级别、增量备份或全量备份、备份周期、核验和检测机制、磁带更新等。
5.7.3 离线备份
应根据数字档案资源形成与大小特征等，确定各门类数字档案资源的离线备份介质与管理规范。应确定离线备份介质编号规则，推荐编号由数字档案资源门类代码、离线备份介质类别代码、备份、介质流水号等若干项构成。应按照规范的存储结构备份数字档案资源，推荐离线备份介质根目录下建立数据文件夹、目录文件夹、授权文件夹、其他文件夹及说明文件，数据文件夹存储各门类电子档案或传统载体档案数字副本，目录文件夹存储元数据、目录数据及数字档案室应用系统配置文件和日志文件等，授权文件夹存储数字化、备份、介质转换等的审批文件，说明文件用于描述离线备份介质制作有关的各方面情况。应定期检测、更新离线备份介质，并记录检测情况、介质转换情况等。
5.7.4 除上述备份要求外，重要档案还应通过纸质或缩微胶片等方式进行异质备份。重要档案的范围按照国家或地方的相关规范执行。保障体系建设
数字档案室是机关电子政务的核心信息资源中心，其建设、运行和维护是一项长期的系统工程，需建立经费、制度和人才等各方面的保障机制。
6.1 经费保障
应为数字档案室建设予以经费保障。要将各门类电子（文件）档案的归档管理、纸质档案数字化、数字档案资源备份管理以及数字档案室应用系统的运维、升级费用等纳入本单位预算，给予长期的经费保障。
6.2 制度保障
应制定保障数字档案室正常运行的各项制度，并切实贯彻实施。包括：各门类电子文件归档管理制度、人才配备与经费保障制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案室应用系统运维和安全管理制度、机关档案管理部门和电子文件形成部门、信息化部门职责分工及奖惩制度等。
6.3 人才保障