档案库房的防火管理

档案库房的防火管理（共7篇）

档案库房的防火管理 篇1

摘要：在我国社会主义政治与经济体系下, 档案信息资源管理既是公共管理的特定对象, 也是践行公共管理的特定领域, 档案信息资源保存了国家、省市及各地区在历史、人文、党建、经济发展、社会建设、文化等方面的重要文献和资料, 对于现代化社会建设具有一定的参考价值和指导意义。档案管理部门承担着公共信息资源的管理和提供信息服务的职责, 各级档案行政管理部门和各类档案实体管理部门都是公共管理体系内的管理主体, 有责任和义务自觉参与社会现代化建设的各项公共管理活动中, 并分担与履行自身所担负放入公共管理职能。在档案馆管理工作中对于档案库房的管理是极为重要的, 也是做好档案保密、维护档案安全的基本保障条件。为确保国家核心秘密的安全, 档案库房管理中要尤为重视绝密档案的保存。根据工作的需要准确地判定档案的保管期限, 档案保管工作是维护档案的完整和安全的具体性工作, 是档案基础业务工作的一个重要环节。档案库房管理的中心任务在于采取有效措施延长档案寿命, 保证档案的安全。另外, 档案库房的科学管理中的第一要义是积累经验, 寻求科学发展, 其核心是以人为本, 基本要求是全面协调可持续, 根本方法是统筹兼固。因此, 只有深入学习实践科学发展观才能使档案库房管理工作的不断创新, 才能推动档案工作的不断进步和发展。我国的档案库房管理工作经过近几十年来的建设, 已成为机构健全的专业系统和管理机制。但是国内部分档案馆在库房管理中普遍存在落实不够, 缺乏必要的保障措施的弊端与问题。因此, 各级档案管理部门必须逐步强化规范管理, 要注意运用多种手段管理档案事务, 加强检查监督, 强化宏观管理, 明确责任, 依法管理, 做到有章可循, 有法必依, 使之逐步变成自觉行动, 努力适应市场经济多元化、知识经济迅捷高效的运转速度。现以陕西省神木档案馆在档案库房中致力于科学化管理作以浅要的分析, 着力研究社会经济未来的发展趋势, 调适档案库房管理行为, 科学规范工作机制, 逐步创建起一个与知识经济发展相适应的知识型档案库房管理工作体系。神木档案馆管理人员始终坚持以邓小平理论、江泽民同志“三个代表”重要思想为指导, 积极落实中央、省、市加强保密工作的指示精神, 做好档案保密和对外开放工作。尤其是在档案保密工作中, 神木档案馆通过加强库房管理, 完善档案保密制度, 全面促进保密工作的规范化, 法制化和现代化管理。

关键词：档案库房,科学管理,以人为本

1 档案库房管理的基本内容与要求

库房管理是档案馆管理工作的基本内容和任务之一, 必须得到档案馆相关管理部门的高度重视。在社会主义新型政治与经济背景下, 库房管理是维护档案馆综合管理完整性与安全性的先决条件, 也是延长各类档案, 尤其是国家机密文件、资料寿命的主导因素[1]。近年来, 随着我国各地区经济建设步伐的日益加快, 档案库房的信息储备数量也在逐年增加。为了适应档案管理工作的实际需要, 各省市、地区都在致力于建设功能齐全的现代化档案馆, 档案库房数量也随之增多, 对于管理工作的要求也有了更高的标准。

1.1 业务管理

业务管理指库房管理中涉及档案业务的管理。主要内容包括库房编号、档案装具编号、全宗排列、档案上架、档案存放地索引的编制及代卷卡的填写等。为了便于库房的科学管理及馆藏档案的提供利用, 库房及库内档案架柜均要统一编号。编号方法要符合要求, 遵循规定[2]。档案架柜的排列要做到整齐有序、疏密适宜。全宗的排列要基本依照进馆档案的先后顺序, 同时, 按照相关档案库房管理制度规定, 要力求同类型、同系统的全宗相近排列, 不同类型、不同载体的档案分别保管。

1.2 行政管理

档案库房行政管理即以行政手段对库房责任人进行的组织管理, 对库房管理各种制度的建立和奉行。人员配备是档案库房行政管理的关键性内容之一, 库房主管领导肩负组织、管理、协调的职能, 库房管理人员要具备较强的责任心及过硬的业务能力[3]。同时, 要对档案库房领导及管理人员进行定岗定责, 逐步实行目标责任制管理, 并辅助实施考核评比、表扬先进、鞭策后进等激励与处罚措施。

1.3 技术管理

档案库房技术管理需要借助一定的科技设备, 对库房及库内档案的技术防护和安全管理。具体技术管理措施主要包括:防火、防盗、防干防湿、防高温、防尘、防光、防微生物及有害生物等。

2 实现档案库房科学管理的措施与方法

近年来, 随着国内各级档案馆建设规模的扩大, 以及档案信息量的增加, 档案库房管理工作面临了较大的工作压力, 传统的档案库房管理理念与制度已经难以适应不点变化的管理要求。因此, 采取科学的措施与方法实现库房管理的科学化发展逐渐成为档案馆现代化建设的必然趋势。

2.1 强化保密工作的管理

档案库房管理是档案保管工作中的主要体现形式, 也是档案保管中保密的重点。档案库房要符合保管档案的要求, 从档案保密的角度来看, 不宜将库房设在办公楼的最底层, 库房门窗等应专门加固, 以防盗窃。要配制铁柜存放档案, 并备有消防器材, 去湿机、防火、防潮、防虫的设备。还应尽量做到库房与办公室分开, 库房与阅览室分开。同时, 档案库房作为机要重地, 应指定专人负责管理, 制定严格的库房管理制度, 非管档人员不得入内[4]。管档人员不准擅自向他人提供档案或泄露档案内容。下班前档案要归入库, 并检查门窗、电源关闭切断情况。

2.2 强化技术上的创新

近年来, 随着我国各级档案馆在数量、载体等方面的变化, 使传统的档案库房管理难以适应。必须逐步强化档案库房管理在技术上创新。办公自动化是档案库房管理现代化的基本手段, 其目标是提高办公效率和办公质量, 并促使庞大的业务活动电子化、机械化和自动化。现代化档案库房管理不仅意味着采用现代设备, 同时管理科学化也是档案工作现代化的重要内容。档案库房管理工作的现代工业化归根结底是为了把档案工作的效率提高到现代化先进水平, 尽快更好地满足社会对档案的需求, 只有先进的科学技术与科学管理相结合, 才能使档案库房管理工作的面貌得以根本改观。

2.3 坚持“以人为本”, 强化干部队伍建设

档案库房的科学管理必须认真贯彻国家及党制定的各项方针政策与指示精神, 严格按照“干部四化方针”和“德才兼备”的原则贯彻执行, 抓紧培养一大批政治强、业务精、作风正、适应时代发展需要的档案专业人才, 要克服以往在档案库房管理干部队伍建设中不注重培养与提拔的错误认识, 高度重视对档案库房管理工作人才的培养选拔, 为他们施展才华、成就事业创造良好的氛围[5]。档案库房管理干部要对国家政治、经济、文化有关注的热情, 并定期组织档案管理人员开展行之有效的理想教育, 以提高管理人员的政策理论水平, 增强做好档案库房管理工作的荣誉感和责任感。

2.4 逐步实现档案库房管理的网络化建设

档案库房管理信息网络化建设是档案馆现代化管理模式构建的重要项目, 其涉及数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定、存储、保管、保护、检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。同时, 随着数字档案信息在网络中的流动, 档案信息网络化建设必将对相应的档案管理工作产生各种影响, 原有的、适合手工管理的传统档案业务环节必将进行相应的调整[6]。与档案库房管理信息网络化建设相适应的环节将得到更多的重视, 不适应信息网络化建设的环节相应被弱化。为此, 档案库房管理人员必须认真地重新思考档案管理的全过程, 并使之适应新的网络环境。

3 档案库房科学管理的意义

档案库房作为档案馆的关键组成部分, 也是档案馆日常管理工作的重要内容。目前, 国内大部分档案馆在库房管理中广泛推行科学化的管理制度, 并且取得了较为理想的管理效果。档案库房科学管理对于档案馆整体管理工作水平的提升有着重要推进与促进作用, 并且逐渐成为档案管理学科的热点研究课题之一。

3.1 推动档案馆管理水平的整体提升

近年来, 随着我国档案管理学科理论研究工作的不断深入, 档案库房的科学管理也得到了广泛的应用。由于受到传统管理模式、管理理念、单位组织等多方面因素的影响和限制, 国内档案馆管理水平长期处于停滞不前的状态, 这是难以符合时代发展需求的。档案库房作为档案馆的基础部门, 其管理的科学化的发展与创新, 对于推动档案馆管理水平的整体提升有着至关重要的意义和作用, 并且对于相关学科管理工作的研究也具有一定的借鉴与参考作用。

3.2 完善档案馆管理模式的创新与发展

管理模式的稳步创新与科学发展是现代档案馆管理工作是否真正落到实处的关键, 也是实现档案馆自动化、网络化、智能化管理网络建设的先决条件之一。档案库房的科学管理强调保密工作的管理、技术上的创新, 以及网络化建设等项目, 通过科学的措施与方法逐步实现档案库房管理模式符合时代发展的需求, 并且以点带面, 以单一部门的管理模式完善, 进而促进档案馆管理模式的整体创新与发展。另外, 档案馆领导干部还要树立和坚持与时俱进精神、和谐社会理念、科学发展观等先进指导理念, 在强化自身管理能力与素质的同时, 加强对档案馆管理人员的制度化约束, 进而实现档案馆管理模式的创新与发展紧密围绕正确的方针、政策来进行。

总结

目前, 我国现代化档案馆建设普遍以基础、档案馆为主体, 并且将档案行政管理作为主要组织协调模式。另外, 我国正逐步构建档案教育和科研为条件的门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务、与社会主义各项事业的发展相适应的档案事业管理体系。以目前国内档案馆管理工作的现状而言, 档案库房科学管理是一个复杂、综合的系统工程, 也是一项长期的战略任务, 不可能一蹴而就。因此, 国内各级档案馆在寻求档案库房科学化管理的历程中, 一定要重视提高档案管理人员现代化素质的重要性。同时, 现代化的档案库房管理工作需要由专业的人才进行掌握和操作, 档案库房管理工作的现代化中必须做到人才现代化的先行。另外, 改善档案库房的存贮环境也是十分重要的, 不失时机地争取有关领导的支持, 加大对档案保管资金的投人。特别是在档案馆的基础及配套设施建设上, 要严格按照有关档案库房建筑标准, 认真选址, 严格设计, 建造一个结构合理, 坚固耐用, 具有防火、防水、隔热功能又能与先进设施相配套的现代化档案库房。综上所述, 档案库房的科学管理就是要从现代化的管理思想出发, 建立一个高效的管理机构, 运用科学的管理方法和手段, 进而保证档案库房管理工作的安全、便利、有效。

参考文献

[1]李宏成, 马琳.关于做好档案库房保密工作的研究与思考[J].社会管理观察, 2007 (1) :29-31.

[2]孟晓光.试论档案库房管理工作中保密措施的强化[J].法制与社会, 2006 (7) :22-24.

[3]赵树森, 吴禅泉.档案馆管理人员如何深入学习和实践科学发展观[J].档案管理, 2007 (12) :19.

[4]郭琪, 金姗姗.基层档案库房管理科学发展的趋势[J].学术理论与探索, 2009 (4) :29-30.

[5]刘和.公共管理背景下对档案库房管理实践的思考[J].北京档案, 2006 (5) :21-22.

[6]马宇飞, 赵成龙.略论信息化环境中的档案库房管理流程与实施步骤[J].吉林大学学报, 2009 (7) :26.

档案库房微生物生存状况调查 篇2

1.1  档案有害微生物的种类及形态。微生物是一群肉眼看不清楚必须借助普通光学显微镜甚至电子显微镜才能观察到的微小生物的总称，其结构简单，大量广泛。微生物具有六个特点：比表面积（S / V）大;代谢转换能力强;快速繁殖;容易发生变异;对环境适应能力强;分布广泛。

档案有害微生物属于仓库有害微生物，能够在档案库房的一般条件下生存，以档案的制成材料为培养基，一定会分泌出能分解或液化制成材料的胞外酶作催化剂，破坏其分子结构，失去了原材料的理化性能，使档案制成材料耐久性和寿命下降。档案有害微生物还会附着在空气中的飘尘上，被人体通过呼吸道吸入并携带，当身体抵抗力降低时引起疾病，对档案工作者、档案利用者身体健康造成危害。档案有害微生物种类很多，经过6年的我国档案库房微生物普查，从30个省、自治区、直辖市的413个馆，采集菌样1647份，经分离纯化得到2253菌株，鉴定出23属，92种或变种。其中优势种6属23种，稀有种12种，均属细菌、霉菌和放线菌类。以青霉、曲霉为主和芽枝霉、毛壳霉为次的霉菌，对档案制成材料破坏最大。

河南省位于亚热带和暖温带气候区，气候温和，日照充足，雨量充沛，档案的有害微生物为：细菌和霉菌。档案库房内的细菌常为：粘球菌和纤维杆菌。

常见的档案霉菌。（1）根霉属。单细胞无隔菌丝;营养菌丝弧形，有分枝状假根伸入营养基内吸取营养;从假根相反方向伸出直立孢子囊梗;孢子囊生殖。（2）曲霉属。多细胞有隔菌丝;接触营养基的菌丝分化出厚壁的足细胞吸取营养;足细胞相反方向伸出直立分生孢子梗;梗的顶端膨大成顶囊，顶囊表面生出辐射状的小梗，分生孢子在小梗上呈串状，孢子有黄、红、蓝、棕、黑、绿等色。（3）青霉属。多细胞有隔菌丝;营养菌丝不分化出足细胞，分生孢子梗不特化成顶囊，分生孢子梗分化成帚状枝，分生孢子在小梗上呈串状;孢子一般有青、黄等色。

1.2   微生物生长所需环境条件

1.2.1  营养物质

1.2.1.1  碳源。构成生物体细胞的有机化合物骨架;为档案有害微生物提供能量。档案库内有机物丰富，如纤维素、半纤维素、木质素和淀粉等。

1.2.1.2  氮源。构成细胞原生质和其他结构（酶、DNA、RNA）的氮素。档案库内有机氮化物有胶片明胶、皮革封面、胶粘剂等。

1.2.1.3  无机盐。参与细胞结构物质的组成、能量的转移、原生质胶态的控制、细胞渗透性的调节与维持、酶的辅基成分或激活剂的组成等。微生物所需的微量无机盐极少，在档案库内容易获得。

1.2.1.4  生长素。构成微生物生长代谢密切相关的蛋白质、核酸和酶的辅助成分，参与代谢作用，微生物所需的微量有机物极少，在档案库内容易获得。

1.2.1.5 水。是原生质的主要成分;是体内物质良好的溶剂;细胞进行生化反应的良好介质;维持细胞膨压，微生物需要的水分极多，档案制成材料的含水量直接与库房相对湿度有关。

1.2.2   温度

1.2.2.1  温度对微生物的影响。（1）温度保证生物化学反应的顺利进行。一切生物化学反应都要有活化分子，在一定范围内，温度升高，反应物分子活性逐渐增加，化学反应才能启动和加速进行。温度越高反应速度越快。（2）温度保证生物化学反应催化剂酶蛋白的活性。一般来说酶的活性随温度的升高而相应提高，低温抑制酶的合成和活性功能，当温度低于最低生长温度时，微生物的代谢活动降低，进入休眠状态;当温度升高超过45℃时，酶蛋白变性或凝固，失去活性，新陈代谢发生障碍。

1.2.2.2  档案微生物温度生长类型：高温性、中温性、低温性。档案微生物大多为中温性嗜室温菌。不同种类的微生物对高温的抵抗能力不同，即使同种微生物又因发育形态不同而具有不同的抗热性，细菌的芽孢和霉菌的孢子抗高温能力强于营养细胞。

1.2.3  湿度和水分

1.2.3.1  湿度对微生物的影响。微生物生长繁殖过程中离不开水。当环境湿度降低过于干燥时，大多微生物不能生长发育，甚至死亡。其主要原因是干燥影响酶的活性使代谢不能正常进行，导致机体处于休眠状态;并能引起细胞内蛋白质变性和盐浓度变高。

1.2.3.2  档案微生物湿度生长类型：喜湿性、中湿性、干生性。档案微生物大多为中湿性，少数为干生性。

1.2.4  酸碱度。环境中的酸碱度能影响酶的活性，因为酶本身是酸碱两性化合物;影响细胞膜的渗透性及对营养物的吸收;影响菌体内酶的合成和活性，以及原生质胶体的结构和性质;影响氧化还原电位。

1.2.5  氧气。大多档案微生物属于需氧性，体内的糖和脂肪等有机物在线粒体内氧化成二氧化碳和水，供生命活动需要。

2  微生物对档案材料的危害

档案材料的霉变现象，是档案保存中遇到的最常见的问题。实践和经验证明：档案在保存中发生霉变的主要生物因素是由于微生物中的细菌、放线菌和霉菌，尤其是霉菌活动的结果。档案材料霉变，实质上就是环境空气中霉菌的孢子，在适宜的环境条件下，靠自身细胞分泌的酶分解纸质档案构造材料中的纤维素、木质素、蛋白质等获得营养，通过菌丝体细胞膜的渗透作用，将养料和水吸收到细胞内部，合成自身细胞成分并排出代谢产物，以维持其生长发育和繁殖的过程。这将会使档案制成材料分解增加纸张酸度和湿度，造成纸张变脆、发黄、霉斑、字迹模糊等，还会造成磁性载体档案的信号丢失或失真。

3  微生物对档案工作者、利用者健康的危害

3.1  球菌

3.1.1  微球菌。广泛分布于自然界，空气、土壤、水、人和动物的皮肤以及与外界相通的腔道中，如口、鼻、咽等部位。多数是不致病的腐物寄生菌。表皮葡萄球菌：产生毒素及酶较少、较弱，故一般不致病。但少数也可引起皮肤感染，多数尿路感染由它引起。

3.1.2   金黄色葡萄球菌。该菌存在于人和动物的化脓处，健康人的鼻腔、手指、皮肤和毛发上，并广泛分布于动物体表、垃圾及人类生活环境中。污染食品后可在其中繁殖，产生毒素，人食入后可引起各种化脓性疾病、肺炎、败血症、心内膜炎等。

3.2  杆菌

3.2.1  枯草芽孢杆菌。广泛存在于土壤、水、空气中，是实验室常见污染菌。免疫功能极度低下患者中可引起菌血症，有的菌株可引起结膜炎、虹膜炎及全眼炎。

3.2.2  类白喉棒状杆菌。类白喉棒状杆菌寄居于人的咽部、鼻腔、外耳道、眼结膜、外阴及皮肤表面等处，一般对人类不致病，是条件致病菌。可引起人类组织或血液感染，如菌血症、心内膜炎、骨髓炎、呼吸道感染和伤口感染。溃疡棒状杆菌与假白喉棒状杆菌对人体可引起局部皮肤化脓，或周身性感染。

3.3  真菌。奴卡菌、毛霉菌，都是真菌，是条件致病菌，当人体抵抗力降低时就会引起疾病。可以引起的疾病有真菌感染、真菌过敏、真菌中毒和真菌毒素所致癌症等。

4  档案库房空气中微生物状况

档案室中微生物主要存在于空气、墙体表面、地面、档案材料及家具表面，它们会附着在空气中的飘尘上，被人体通过呼吸道吸入并携带，当身体抵抗力降低时引起疾病。还会飘落到档案载体上，在条件合适的情况下，腐蚀档案载体材料。因此，在当前人们日益关注室内空气质量的今天，监测档案库房空气环境中微生物存在情况显得尤为重要。根据本档案室的实际情况，我们选择空气中的微生物作为主要检测对象，借此作为档案室整体微生物污染情况的反映。

于2011年以四个季度为实验时间段，选取黄河水利职业技术学院档案室（棋盘式布点）进行室内空气细菌、霉菌样品采集。

4.1  结果

4.1.1  空气中细菌密度及污染源。每季度检测3次，检测样品点数n=9。第三季度档案室室内空气细菌密度最大，第一季度档案室室内空气细菌密度最小。

采用涂抹法对档案室内可能存在细菌的地方进行测试，发现档案室内细菌污染源。（见表1）

4.1.2 空气中霉菌密度及污染源。采用涂抹法对档案室内可能存在霉菌的地方进行测试，发现档案室内霉菌污染源。（见表2）

4.2  结论。空气微生物的采样及测定方法很多，不同方法测定结果有很大差异。本调查所采用的柯赫沉降法采样，只能采集到空气中一些大颗粒气溶胶，对于细小气溶胶颗粒很难收集，故测定结果有一定的误差。此法虽较粗放，但简易、方便又很经典，测定结果对区域空气质量的评价仍具有一定的现实意义。

*本文为河南省档案局2011年度科研课题《河南省档案有害微生物的调查与防治对策研究》

档案库房的科学管理措施 篇3

一、档案库房管理基本内容

我国现代化档案管理部门的主体以基础建设为主, 且组织协调的模式主要是通过档案行政管理来完成。另外, 我国在逐步构建与社会相适应的档案管理体系, 涉及的内容有科学管理、合理的档案结构和有效服务等, 以及为此构建相关建档科研和教育, 服务档案管理工作。

(一) 业务管理

所谓业务管理就是对档案的业务管理。业务的范围是档案编号、宗卷排列、库房编号、档案排列、索引编制和代卷卡的使用等。为了能够科学的管理库房, 尽快找到档案, 库房要进行编号, 架子也不要编号和标记, 并且标号要根据规则而做。档案架子要排列有序、疏密程度适合, 宗卷的编排要按照一定的时间顺序排列, 并且根据相应的管理规定制度, 对档案要做分类, 一种类别的要放在一起, 不同类型的要分开管理。

(二) 技术管理

档案库房的管理依靠先进的科技设备, 才能有效对库房进行管理, 保证库房的安全。一般的技术有防止火灾、防止偷窃、防止高温、防止光线干扰、防止有害物质以及微生物的破坏。

二、档案库房实施科学管理的有效措施

(一) 加强技术管理创新

随着档案数量的不断增加, 各地区的档案管理部门也在增加, 通过传统方式管理的档案管理部门漏洞百出, 所以应该加强对档案库房的管理就必须在技术上进行改革, 自动化控制是档案管理最基础的方式, 这种管理方式能够有效节约时间和人力, 提高速率和准确性, 还能推进业务进入更高的阶段, 使得档案管理现代化、自动化、电子化。对档案的管理不只是要采取先进的设备, 还应该具有科学的管理水平。对档案库房的管理就是提高管理效率, 确保零失误, 使用现代化方法促进档案管理的正确性, 尽可能满足社会的需要和大众的需要, 所以只要具备先进的科技水平和现代化的管理方式, 就能够将档案库房管理到位。

(二) 实现网络档案库房管理网络化

对档案库房实施信息网络化建设, 能够使得档案库房的管理更具有现代化, 该网络包括档案的各种信息, 可以实现档案的形成、收集、整体、存储、保管、使用、撤销等所有一体化过程。并且随着数字网络信息的不断发展, 网络也是存在风险的, 对档案的信息网络化会产生不良的影响, 传统的手动管理模式下的业务经过一定的协调会被信息化管理所取代, 但是有些业务是不适合使用信息化管理方式, 所以熟练的掌握档案库房的管理过程, 从而找到适合档案库房管理的新环境。

(三) 档案库房管理模式的有效创新

对管理方法的不断改进和创新, 能够使得现代化档案管理工作有效的进行, 这是关键所在, 档案库房管理模式的创新使得档案管理部门进入现代化、网络化和电子化的阶段, 档案库房的管理着重是对档案安全性的管理, 所以需要做好保密工作、进行技术创新和网络化建设, 使用科学的方法和手段使得对档案库房的管理满足要求, 并且要抓住重点, 突破重点让整个管理系统合理化, 改变传统单一的管理模式, 通过不断地创新找到全面的、有效的管理方式, 确保档案库房能够高效运行。还有档案管理部门的领导以及管理人员都要有强烈的责任感和与时俱进的精神, 树立正确的科学发展观和信念, 加强自身修养和道德建设, 增加对管理人员的控制约束力, 从而不断地进行创新满足对档案库房的管理工作。

三、结语

档案库房管理是一项错综复杂的过程, 也是一项艰巨的任务, 关系着整个社会的资料, 所以需要科学的方法对其管理。各地区的档案管理部门都在找寻适合档案管理的有效途径, 首要必须要加强管理人员的素质要求和道德修养, 并且使用现代化的方法管理档案库房, 管理人员要具备一定专业知识和操作规程, 再通过先进的技术和科学的方法, 就能够有效的管理好档案库房。

摘要：档案库房是档案管理部门非常重要的一个分支, 对档案库房的管理是档案管理部门日常工作的关键部分。对档案库房进行科学的管理, 能够有效的推进档案管理部门整体管理的水平。基于此, 本文对档案库房的科学管理措施进行探讨。

关键词：档案库房,科学管理,有效措施

参考文献

[1]王冬梅.简述档案库房的具体管理措施[J].现代交际, 2014, (01) .

档案库房的防火管理 篇4

随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展, 传统的档案资料管理模式遇到了严峻的挑战, 我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。测绘档案资料不同于普通的档案资料, 具有特殊性, 在测绘档案资料的管理上仍处在落后的传统手工管理阶段, 测绘档案管理距离档案专业要求差距还比较大。不仅效率低、档案原件易损, 同时频繁进出库房, 破坏了整个库房的存储环境, 影像档案原件的存储寿命, 而且只有档案库房管理人员才能查检清楚, 普通用户查阅更是费时费力;对档案资料信息进行统计也非常困难, 并且很难保证准确无误。其管理工作的落后状况不适应现阶段数字化测绘生产、信息化测绘管理的现代化先进技术体系, 制约了测绘事业的进一步发展。因此, 科学管理测绘档案资料, 充分利用档案资源, 及时、准确地为生产、生活决策部门及社会提供快速、准确、全方位的测绘档案信息服务显得尤为重要。

二、虚拟库房建设意义

档案库房是档案部门履行档案保管职能的基础, 是实现档案长期、有效、安全保管的保证, 一般库房面积占到档案管理总建筑面积的一半左右。档案库房由于其严格的保管条件、安全保密的特殊要求以及海量档案文件的保存, 出入库、移库、盘点、温湿度登记等管理操作非常不便, 如果采用人工方式进行管理, 不但效率低下, 容易出错, 而且难以真正落实“十防”措施, 给重要档案的保管带来安全隐患。测绘档案资料数字化管理是测绘档案资料长期保存的需求, 是当前的发展方向和社会发展的需要。因此, 建设虚拟库房管理系统, 采取信息化的手段数字化管理测绘档案资料是必然的选择。

三、虚拟库房功能介绍

虚拟库房就是利用计算机技术和网络技术, 对实体库房进行模拟, 其管理操作模拟实体库房的管理操作, 库房结构和存档信息与实体库房信息保持一致, 通过构建图形化虚拟库房, 辅助档案管理员对实体档案进行管理, 并建立与电子档案的关联, 方便对实体档案的借阅及查找, 提升测绘档案查询业务响应能力, 可以很大程度提升库房和存档管理的效率。

一般的虚拟库房建设为二维库房及库房平面形式查看, 但也可将三维虚拟库房和二维虚拟库房进行结合建设, 更加立体直观的对库房进行管理。虚拟库房的基本功能包括库房自定义、状态编辑、档案的上架 (归档) 、下架 (取档) 、查询以及统计功能, 并且能用库房图示显示库存信息辅助库房清查等, 具体功能介绍如下。

1. 库房自定义

库房自定义包括档案室自定义、档案柜自定义、档案盒自定义、图例自定义、档案信息显示自定义等基本自定义功能。档案室自定义包括自主新增及删除档案室, 定义档案室的基本信息、存储容量、存放位置等。档案柜自定义包括自主定义档案柜的大小、位置, 柜内单元格的规格及库容, 以及每个档案柜中存放的档案资料类型等。档案盒自定义包括定义档案盒的容量、修改档案盒信息等。图例自定义包括可以自主定义档案柜、单元格及档案资料类别的现实颜色, 可以根据颜色直观的区别不同的库柜类型及资料类别。档案信息显示自定义是指可以自己定义不同类型档案资料在虚拟库房内显示的属性信息, 如一般的纸质档案资料需要显示档案名称、归档时间等信息, 而航片类资料需要显示档案名称、航线号、航片测区等基本信息, 不同类型资料不同的显示。

2. 档案上架

档案上架是指将整理好的档案案卷, 根据分类要求按照一定的顺序存入档案柜。首先虚拟库房所指的档案上架是将档案信息存放到二维虚拟库房中, 建立与电子档案的关联, 与实体库房信息保持一致, 便于直观的查找档案资料在库柜上的位置。包括档案盒单独上架、批量上架等功能。

3. 档案下架

档案下架是指将档案案卷从档案柜中取下, 不再存储在档案库房库柜中。虚拟库房所指的档案下架是将档案信息从二维虚拟库房中清楚, 与实体库房信息保持一致。包括档案盒单独下架、可选择性下架、档案库柜整体批量下架等功能。

4. 其他功能

虚拟库房还包括其他一些辅助功能, 如档案库柜平面图打印功能、档案查询定位功能、档案盒内档案信息查看功能、库柜容量、档案盒容量显示功能等, 使虚拟库房更贴近实际档案库房管理情况。

四、结语

测绘档案资料虚拟库房管理建设虽收到成效, 仍存在一些问题:

1. 功能性问题。

功能性方面还需要加强, 满足基本库房管理, 还要结合档案库房管理的一些具体工作, 如档案资料归档、借阅使用等, 使之更适合更贴近档案资料管理工作。

2. 标准问题。

不仅是虚拟库房还是档案资料管理系统, 应采用统一的开发管理平台, 统一的标准, 这是档案资料数字化建设的关键问题。

3. 人员问题。

随着信息化进程的不断加快, 档案资料数字化管理人员的能力要求提高, 既需要熟悉档案管理业务, 又要精通计算机软硬件、网络安全防范等技术;既能参与数字化建设的整个过程, 掌握关键性的技术问题, 又能在系统正常运行后, 解决运行过程中可能出现的各种问题。这方面的人才还比较缺乏, 需要培养和储备。

摘要：测绘档案资料管理的特殊性和复杂性, 使得传统的手工管理模式已经无法满足测绘事业的需求, 制约其发展。简要阐述了档案资料管理的虚拟库房模式, 利用计算机技术对档案资料进行电子化管理, 充分利用现代技术改造传统的档案管理方式。档案虚拟库房数字化管理方式, 提高工作效率, 避免重复劳动, 便于查询利用, 是档案资料管理的发展方向和社会发展的需要。

关键词：测绘档案,虚拟库房,数字化管理

参考文献

[1]李培.我国的测绘科技档案管理[N].中国测绘报, 2007-09—25.

[2]樊黎丽, 李德芹, 张丽君.测绘档案管理现代化的若干问题分析[J].测绘技术装备季刊第9卷, 2007年第2期:33-34.

档案库房的防火管理 篇5

档案库房是保存档案的基地, 是维护档案安全、延长档案寿命的基本物质条件。档案库房能否起到保护档案的作用, 如何采取必要的措施维护档案的完整、安全, 尽量延长档案的寿命, 一直是档案管理人员研究探讨的课题。笔者结合自身工作经验, 谈谈如何做好档案库房管理中的“九防”工作。

第一, 防水。防水主要是指防止地下水、雨水以及有水管道中的水通过屋顶、墙身、门窗、地面等部位渗入。因此, 一方面, 档案库屋顶要有利于雨水及时排泄, 防止渗漏。一般认为屋面有一定坡度有利于排水, 采取平屋顶时, 最好采用双层屋顶;采用坡屋顶时, 注意屋顶内通风流畅, 其下层顶板采用钢筋混凝土结构。另一方面, 档案库房应为防水创造有利条件, 即使有水进入库房, 也会在水尚未对档案造成危害时就从下水口及楼道流出。

第二, 防火。档案库应当是单独的防火区, 库区内应安装火灾和防盗自动报警装置以及配备对档案无危害的灭火设备。库区外可设置水消防系统。库区与其他部分的隔墙应为耐火极限不少于4小时的非燃烧材质。库房内严禁烟火, 禁带火种进入库房。为保证万无一失, 应经常组织档案人员观看消防人员的演练, 掌握灭火器材的使用方法, 并且对到期灭火器材及时进行更换。

第三, 防盗。库门及底层外窗均应采取可靠的安全防护措施, 如有外遮阳设施, 应做防盗处理;库区不应设置室外楼梯;在原有门窗的基础上加装防盗网, 在原门外加装防盗门;实行双门双锁, 人走门关, 严防盗窃发生。

第四, 防虫。档案库房预防害虫最关键的措施是控制档案库房温湿度。昆虫存活的有效温区为8~40℃, 最适温区为22~32℃, 为抑制档案害虫的生长, 一定要按照标准管理库房温度, 抑制档案害虫的生长繁殖, 减少档案害虫对档案的危害。同时, 应对档案进行定期检查, 并放置香草、山苍子、樟脑精片、长效防霉驱虫灵等驱虫剂。一旦发生虫害, 应首选物理杀虫法。物理杀虫法具有方法简便、无残毒、不污染环境等优点, 主要采用高温 (50℃以上) 或低温 (-4℃以下) 、辐射、气调 (减少氧气) 等物理原理, 使害虫致死。其次是化学杀虫法。这也是目前杀灭档案害虫的一种主要方法。虽然具有处理档案量大、作用时间短、杀虫迅速彻底、杀虫费用低等优点, 但亦存在污染环境、危害人畜健康等缺点。

第五, 防高温。档案库内高温的形成主要是由太阳辐射热通过库房屋顶、墙壁、门窗传入。一般档案库房温度冬季不低于14℃, 夏季不高于24℃, 档案库的窗户应尽可能少而小, 双层设置, 要严密、坚固, 便于开启, 便于密闭, 并有遮阳设施。库区内应设置温度监控及调节设备, 如温度计、空调、隔热层等。此外, 温度是影响档案有害微生物生长和繁殖的主要因素。微生物可分为耐高温性、耐中温性和耐低温性三类, 档案有害微生物一般属于中温性, 最低生长温度为5~10℃, 最高生长温度为40~45℃, 而最适宜生长温度为18~28℃。因此, 档案库房温度保持在这几个温度之外是预防微生物生长的最好办法。

第六, 防潮。潮湿的环境是霉菌、昆虫生长繁殖的一个重要条件。昆虫、霉菌的生长发育在低温低湿条件下比较迟缓。最适宜霉菌生长的环境温度为22~28℃, 相对湿度在80%以上时, 霉菌的生长率最高。霉菌危害档案, 主要是霉斑色素对档案的污染、遮盖和霉菌分泌物对档案文件纸张的侵害。霉斑色素性质稳定, 要除去霉斑色素而不损坏档案是十分困难的。霉菌分泌的酶和有机酸会使纸张强度降低, 加速纸张老化, 大面积、深度的严重生霉, 会使档案纸张粘连, 结成“档案砖”。昆虫生长发育最适宜的温度为22~32℃, 相对湿度为70~90%, 昆虫体内含水量一般在50%以上。高湿能维持虫体内适宜含水量, 从而促进其新陈代谢, 加速虫体发育。在适宜温度下, 湿度愈大, 昆虫产卵愈多、繁殖愈快。危害档案的昆虫有10余种之多, 这些昆虫以纸张、浆糊、胶等为食, 蛀蚀档案造成孔洞, 被其严重啃噬的档案文件则无法抢救。因此, 应严格按照标准控制库房的湿度, 在夏天多雨季节, 空气中湿度大时, 可减少开窗通风的时间, 使室内湿度符合档案保存的要求。

第七, 防强光。将库房设在楼道北边, 避免强光的射入。根据日光的射入方向及时调整直条窗帘的角度也为防强光建立了一道屏障。库房内光源全部为白炽灯, 防止日光灯所产生的紫外线对档案的损害。

第八, 防尘。建立清洁卫生制度, 并认真贯彻执行, 档案库房要保持清洁卫生, 库房内不堆放杂物, 严格库房出入制度, 工作人员进入库房要穿工作服和拖鞋, 不得将食物带进库房, 档案库房应安装纱门、纱窗等。笔者所在单位库房地面为瓷砖, 易于清洗, 在对入库档案进行防尘处理的基础上, 配合日常的湿式拖地, 坚持一天一小扫、一周一大扫、节假日前全面大扫除, 并适时开关档案库房门窗, 防止尘灰、烟雾进入档案库房及档案柜内, 有效保证了库房环境的清洁。

第九, 防鼠。库房周边环境清洁, 鼠无藏身之所, 窗户密闭, 防盗门上有防鼠板。库房灭鼠可以采用物理灭鼠法, 即用各种器械对老鼠进行捕杀, 其优点是对人安全、成本低廉、对环境无残留毒害、灭鼠效果明显;也可采用化学灭鼠法, 即采用灭鼠剂熏蒸法灭鼠。

除了以上因素外, 做好档案库房管理还要加强对档案人员的管理。因此, 应建立健全档案库房管理制度, 包括库房日常安全管理、定期安全检查、每天温湿度控制、保持整洁卫生、遵守保密规定以及一旦发生事故的应急预案等内容。档案人员应每月对所保存的档案进行一次检查, 每年对所保存的档案进行一次清点核对, 并做好检查、清点记录, 发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

档案库房的防震保护研究 篇6

一、在档案库房建设中体现防震理念

1. 在档案库房的选址中, 除了考虑人文因素还要考虑到自然条件。

档案库房选址不仅要避开那些大的断裂带, 还要考虑该地区局部的一些断层等地质条件。这样在地震发生时可以使档案材料在一定程度上免受地震的危害。为了充分地保护档案不受地震的损害, 在除了选址之外, 还可以在库房设计中采用建筑隔震橡胶支座技术。它是在库房的设计中采用橡胶支座, 以此来缓冲地震带来的冲击力, 起到抑制建筑物变形并终止晃动的作用, 以有效地保护档案库房, 以免在地震中倒塌。

2. 在档案库房设计以及施工过程中, 要严格保证建筑物的质量。

坚决杜绝各种偷工减料以及存在安全隐患的现象, 同时在设计过程中不能仅仅按照建筑结构受力情况来选取建筑材料。因为档案材料大都属于纸质材料, 看似重量较轻, 但是由于档案在保存的时候存放密度较大, 整个建筑物结构受到的作用力也就大于其他建筑物。因此, 在建筑过程中不能按照常规的级别来选取档案库房的建筑材料, 应当在充分考虑经济条件之后, 使得档案库房的建筑材料等级略高于同类型的其他建筑物, 以保证档案库房最大限度地经受地震带来的冲击。

二、针对地震的次生灾害加强对档案的保护

1. 水灾。

地震通常伴随着暴雨等自然现象, 还可能导致管道破裂造成露水的事故, 这也是档案库房要建在地势较高的地方的原因。光靠地势高来防水是远远不够的, 档案库房以及附近的户外还应配套的设立排水设施, 以使积水能够被尽快抽干, 最大限度地保护档案免遭水灾。另外, 档案库房还要防止暴雨导致的漏水以及地下水的渗入。因此, 在墙体和地基中加入防水材料, 彻底阻断外部的水进入档案库房内。对于已经被水浸过的纸质档案要先用吸水的材料吸去档案表面的明水, 将其尽量铺平。再用除湿机干燥之后进行压平处理。一般情况下, 档案浸水也伴随着污染, 因为水中往往会夹杂着泥沙等污染物, 会严重污染档案。因此在去水除湿的同时还要进行档案的去污工作。

2. 火灾。

地震容易造成档案库房及周围燃气管道破裂、电缆短路等事故, 这些事故都足以造成火灾。因此档案库房在选址的时候要避开这些燃气管道, 建成后也要尽量避免管道穿过库房区。档案库房的电力设施要严格按照相关要求安置, 同时还要定期检查, 防患于未然。在档案库房的建筑材料以及档案装具的选取上应采用防火材料。库房还要被分割开来, 这样发生火灾后火势才能被控制在一定范围内, 将破坏降到最低。除了这些, 还要安装相关的火灾预警设备, 起火后能够及时被发现、控制、扑灭。档案馆库房的消防设备同样至关重要, 它应被安置、摆放在安全地区, 便于使用, 也要考虑到尽量不受地震的影响, 地震后能够正常使用。防火设备的选取也不能有害于档案, 在灭火中由于灭火材料造成档案大面积的损害也是得不偿失的。火灾后对尚未完全灰化的档案应全力抢救, 否则就会永远失去这些宝贵的档案。火灾后档案抢救的方法主要有两种, 加固炭化档案和翻拍显示字迹。加固炭化档案采用干托裱方法进行加固, 使其具有一定强度, 便于存放。另外, 还可用照相机在小型翻拍架上进行摄影, 然后复制出与原件一致的复印件。

3. 霉菌。

地震灾害后容易引起档案遭受水浸并生霉, 常见的档案霉菌有很多种, 如毛霉、根霉、青梅、曲霉、木霉等。汶川地震发生后, 灾区某档案馆由于建筑物倒塌, 档案被掩埋、受雨淋, 导致部分档案滋生霉菌。经实验室内鉴定, 分别为曲霉属、青霉属、毛壳霉属、木霉属、葡萄状穗霉属等属的菌种;其中曲霉属、青霉属的种类较为多见。这些霉菌在一定条件下能引起纸张、皮革等多种材料生霉变质;有的能产生多种有机酸, 引起材料分解、酸性增加, 加速其老化。因此, 霉菌的预防应引起高度重视。防霉工作要以防为主、防治结合。预防霉菌最好的办法就是保持档案干燥, 地震后对于浸水的档案应尽快使其干燥。然后要及时检查霉菌, 检查纸张上有无明显菌丝体, 并采取隔离措施, 目的是及早发现及早处理, 把霉变现象消灭在萌芽状态。在分析清楚霉菌的种类之后, 根据不同的霉菌生存习性和生长条件采取相对应的防治方法, 保护档案免受霉菌侵蚀。

三、利用地震档案进行档案库房的防震保护

档案库房用灯的探讨 篇7

时代总是不断发展的, 过去有些档案工作人员不了解或不重视光对档案文件的破坏作用, 主张档案文件要经常曝晒。如“在夏末秋初空气干燥之季节, 应将所有档案分批清出, 曝晒” (黄彝仲:《档案管理之理论与实际》) ;“须将存储年久者每年曝晒一次” (龙兆佛:《档案管理法》) [1]。

现在大家都知道, 光对档案有损伤, 光对档案的破坏作用主要表现在光的热效应和紫外线对档案载体和字迹的破坏。

光分为自然光和人工光源, 人工光源主要有白炽灯、荧光灯、卤钨灯及卤素灯等。我们使用最多的是白炽灯和荧光灯 (日光灯) 。

《档案馆建筑设计规范》5.4.2规定:档案库和查阅档案等用房采用人工照明时, 宜选乳白色灯罩和白炽灯。当采用荧光灯时, 应有过滤紫外线和安全防火措施。

从现实使用情况看, 档案库房普遍使用带灯罩的白炽灯。而档案阅览室一般使用荧光灯。

白炽灯的使用最大限度地减少了紫外线对档案的损害, 那么它是不是最理想的库房灯具呢?我不是这么认为。

档案库房是存放档案的场所, 一般是由密集架或档案柜组成, 档案存放在档案盒或档案袋中, 很好地起到了防潮、防尘、防光的作用。

从库房使用白炽灯的情况来看, 工作人员普遍反应照明度不够, 有的地方密集架或档案柜的遮挡形成了光照死角, 给调档工作造成了困难, 影响了调档效率。昏暗的灯光对人的视力也有一定的损害。

档案库房都采取人走灯灭的措施, 每天灯照的时间很短, 同时档案都放在档案盒 (袋) 中, 档案的利用是在阅览室, 也就是说档案只有在档案阅览室才暴露在光线下, 可以说库房中的光线对档案的影响微乎其微。

那么在荧光灯下, 紫外线的辐射强度到底有多强?我们用环境系的紫外线辐射强度仪做了测试, 结果如下 (单位:μW) :

从以上的结果可以看出:日光的紫外线强度明显强于荧光灯, 而带罩荧光灯的紫外线强度比不带罩荧光灯的紫外线强度低很多, 而且紫外线强度随着距离增加衰减得很厉害。因此可以说戴罩荧光灯的光线对档案的损害极小。

白炽灯是根据热辐射原理制成的, 只有极少部分是可见光, 极大部分在红外区域, 因此光效小, 发光效率为7%～20%, 仅有13Lm/W左右, 白炽灯的寿命并不长久, 也不省电, 它还会发出不低的温度;荧光灯光效有很大的提高, 发光效率为30%—60%, 可达40Lm/W左右, 因而, 荧光灯比较省电, 比较耐用。同时白炽灯大部分电能转变成热能而使环境温度升高, 且偏离人眼的亮度因子 (460nm—640nm) 范围, 因此荧光灯亮而白炽灯较暗[2]。因而可以看出, 白炽灯能耗很高而光效很小。

那么哪种灯具更适合档案库房使用呢?下面将向大家介绍电子荧光灯, 也就是节能灯的功效。

节能灯的工作原理与荧光灯相似。与荧光灯相比, 节能灯将镇流器和灯管组合在一起, 可使用白炽灯的灯具。电子节能灯的核心部分是灯管和电子镇流器。灯管涂有“三基色荧光粉” (一种高效的荧光粉) , 光效可达80Lm/W以上, 在原有荧光粉的基础上又提高了发光的效率[3]。

由于节能灯发光效率高、无污染、无噪音、无闪烁, 被人们誉为“绿色光源”。一支10瓦节能灯的亮度可以达到70瓦白炽灯的显色效果, 与白炽灯相比可节约用电70%, 与荧光灯相比可节约用电30%。

从以上资料对比可以看出, 节能灯很大程度地节省了电能。同时, 节能灯发光原理与荧光灯相似, 而其功率更小, 紫光线强度也就更小。

综上所述, 笔者认为档案库房应安装带罩节能灯为宜。

时代总是不断发展的。现在, 灯的种类很多, 有专用的街灯、亭院灯、卧室灯等, 也许在不久的将来, 会制造出既节能又无紫外线的档案库房专用灯。

参考文献

[1]冯乐耘.档案保管技术学[M].中国人民大学出版社:56.

[2]郭莉珠.档案保护技术学教程 (第二版) [M].中国人民大学出版社:226.