城建档案管理人员对工程档案业务指导的体会

城建档案管理人员对工程档案业务指导的体会（共3篇）

城建档案管理人员对工程档案业务指导的体会 篇1

城建档案业务指导工作是城建档案管理部门的一项重要职能，是依据城建档案工作的法律、法规、国家标准和技术规范，对城市建设活动中的档案业务活动进行的示范、引导、检查、督促和监督的过程。

作为一名城建档案工作的管理人员去进行建设工程档案业务指导时，正确处理好指导的对象、指导的方法、指导的时间，是形成准确的高质量的城建档案的必备条件。

业务指导人员要适应，学用结合，并注意以下几点:——城建档案业务指导的时效性，即掌握档案形成的最佳指导时间；

——城建档案业务指导的针对性，即去指导什么，要精于什么；

——城建档案业务指导的连续性，即不人为中断对某一档案形成的系统指导；

——城建档案业务指导与法规相并使用的必要性，即指导效果是柔性的，执行法律法规是强制性的。

一、城建档案业务指导的最佳时间千里之行，始于足下，凡事从源头抓起，就能事半功倍，抓工程档案的质量也是这样，档案工作的环节，收集摆在首位，没有收集，就没有档案，收集的多少、好坏就直接影响档案的馆藏与质量，要规范、高效的展开收集工作，必须认真地对待收集的前端工作，即指导要准确、及时、到位。

建设单位与城建档案部门签订承诺书后，即指导工作就开始了，首先告之建设单位下面实施城建档案管理工作的程序及步骤，提示工程开工时及时与城建档案馆业务指导人员联系。开工时进行业务交底时应向建设单位了解，施工单位、监理单位相关管理人员的姓名、电话，然后再与他们保持联系，这样可知道工程的进度，指导抽查产生与工程同步形成准确的资料。指导人员只有精通业务，工作踏实，才能主动去做，做到指导在先、管理在先、服务在先。事实证明，把好指导关的各个环节，提交的三方资料的质量就要好得多，只参加工程竣工验收，未能及时指导的资料就易残缺不全，指导环节把关十分重要。

二、城建档案业务指导的内容

精确的指导方法，是建设工程档案正确形成的关键。建设工程档案涉及单位很多，一个工程会产生多家的建设工程档案，只有准确地指导，才会形成正确的档案。

以一个工程的全套档案为例，至少要有三个部门形成，建设单位、施工单位、监理单位。向这三个部门提供归档资料的内容与要求，指导他们正确地形成档案。

（一）工程开工时业务交底内容

1、宣传《建设工程质量条例》、《城市建设档案管理规定》等有关法律、规章，落实各单位应承担的责任和要求。要明确三方职责，提示建设、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

2、建设单位应交的资料是由多个部门形成的，稍不注意，便可能无法完整移交。交给建设单位应交资料目录，讲解具体内容与要求，了解已经办了哪些手续，产生了哪些资料，告之保存方法等等。

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3、告之施工单位及监理单位收集资料中应注意的事

项，首先要符合“三性”要求，其次要注意收集的连惯性。施工资料、监理资料在不断地完善与更新，新材料、新工艺的开发应用，会产生新的资料。告诉他们除完善质监要求外，城建档案部门也有特定的要求，只有把质监要求与城建档案要求融为一体，才是合格的城建档案。

（二）工程施工过程中的业务指导

由于业务指导人员人手和业务量的问题，我们一般根据工程量的大小来决定是否有必要在施工过程中进行业务指导，是否与施工单位、监理单位资料员保持联系，一般市重点工程、住宅小区或单体工程在5000平方米以上的。业务指导主要是督促检查为主，内容如下：①检查质评资料中施工管理人员名单是否与施工资料中签章一致。②原材料合格证及复试报告是否齐全。③施工验评资料监理签章手续是否完备。④设计变更要注意收集及时标注。⑤监理月报的内容填写要真实齐全，是否与形成资料一致,监理指令通知单有无及时回复到位。⑥工程资料是否与工程实体同步进行等等。

（三）工程完工后的专项验收时的业务指导

我市实行建设工程档案专项验收制度，由业务人员进行竣工验收前的业务指导，档案验收申请通过后方可组织竣工验收，这其实是为了避免在建设工程竣工验收时工程档案验收走过场的现象。

对工程档案的要求是多方面的，最明确的要求是，它既要满足工程质量监督部门的要求，又要符合城建档案部门的要求。本着为建设方、施工、监理方着想，提高效率，允许施工单位、监理单位向城建档案馆提交审核他们自己形成的工程资料，出于不同施工单位、监理单位不同资料员之手的资料，由于认识与操作的差异，所产生的资料或多或少存在不足，难免有需要补办的，需要更改的，这就要及时提出整改意见。建设方的资料涉及很多部门，有些资料往往不能及时移交，不完整的现象也时时发生，这就需要督促其去补齐。

在档案专项验收工作中，建设单位形成的资料主要是看各项手续的办理是否齐备，具备竣工验收条件；施工文件我们采取“三性”的要求，对其进行验收。主要针对施工文件内容的“三性”要求即“完整性、准确性、真实性”来审核。如：进行签字人员的笔迹核对，抽检竣工图

上的设计变更标注是否到位、抽检施工资料土建资料核查表的资料份数填写是否与安装分部资料核查表一致、原材料检测复试报告是否齐全等等；监理文件我们着重抽查监理文件形成是否与工程量一致，监理通知单是否回复到位，监理月报内容填写是否齐全完整与形成资料是否对应等等。

（四）建设工程档案接收时的审核

由指导产生，收集形成了好的工程资料，不一定是好的工程档案，就象有好的钢筋、水泥，没有好的施工水平一样造不出好房子。从工程资料转化为工程档案的过程中，一是要求建设、施工、监理单位负责人员规范操作，二是要及时指导、检查与监督。只有严格地按国标《建设工程文件归档整理规范》执行，对其整理上审核是否达到“两化”即规范化、标准化。如：案卷封面内容填写是否规范，卷内目录的各项内容填写是否与后面的文件页次一致，卷内备考表的内容是否完整、齐全等。

三、城建档案业务指导的性质

执法主体合法、适用法律内容合法、处理程序合法是构成合法执法的三大要件。具体行使城建档案管理执法的单位是事业性质，必须经建设行政主管部门委托，由政府法制管理部门办理执法证。这样城建档案管理部门及其工作人员才具备了合格的管理执法资格。

城建档案管理部门业务指导具有这样的性质：城建档案的业务指导既是一种档案行政管理、执法监督的职能活动，也是一项专业技术性活动，属档案工作的专业业务指导的范畴。

四、城建档案业务指导的必要性

工程档案是城建档案的一个重要组成部分，也是城建档案馆进馆最多的档案，它的质量好坏，直接反映了我们城建档案工作的好坏，从永久保存和利用这个角度出发，其意义重大且深远。为此，城建档案管理人员在业务指导中一定要按法规办事，才具备了条件，把好建设工程档案的质量关。在工程竣工验收时，在竣工验收时，凡竣工档案不符合要求或缺失档案的，城建档案管理人员应依据《建设工程质量管理条例》等法规规定，实

行一票否决，工程不予验收或不得评优。

完整、准确、系统的城建档案是搞好城市规划、加强管理、提高城市抗灾能力、保障城市人民正常生活的重要科学依据。若没有保存完整、齐全的城建档案，特别是地下管网资料未与现状保持一致，就极易发生事故，甚至酿成重大的经济损失。这就要求城建档案工作者必须以认真，负责态度投入其中，使档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用六个环节一一到位。城建档案形成单位广泛、内容繁多，这也决定了城建档案业务指导职能的必要性和重要性。

城建档案管理人员对工程档案业务指导的体会 篇2

工程项目档案是城建档案的重要组成部分, 也是城建档案馆进馆最多的档案, 它的进馆质量是否符合基本建设项目档案资料管理标准, 直接反映了城建档案业务指导工作的水平。随着城市建设工程项目档案业务种类的不断增多, 城建档案馆业务指导范围内的建设单位和参建单位数量也逐年增加, 这也使得对城建档案馆业务指导人员的整体素质要求更高, 既要具备过硬的档案业务素质, 又要具有较强的行政能力, 不断总结经验, 创新工作方法, 以便能够指导好城建档案管理工作。

一、改进城建档案业务指导方法

随着城建档案工作的不断深化发展, 档案部门业务指导的范围也越来越广, 已由原来的土建工程项目扩大到城市规划、城市建设和房地产管理档案、公共工程竣工档案等。城建工程项目档案业务领域的不断扩大, 需要有更多的城建档案馆业务人员对城建工程项目档案的形成、收集和整理进行指导。长期以来, 城建工程项目档案业务指导均采取面对面、手把手的形式, 这种指导方法工作量大, 花费了大量时间。因此, 城建档案馆业务指导部门要转变观念, 与时俱进, 改进业务指导方法, 把关注工程项目档案的事务性指导提升到建设单位和参建单位档案管理理念的升华。

二、开展档案法制教育

城建档案法制教育要全面落实科学发展观, 坚持依法管理工程项目与依法治档相结合, 进一步增强建设单位、参建单位领导干部的档案意识, 加强对档案工作的领导, 保障档案工作的开展;进一步增强工作人员的档案法治意识, 自觉遵守档案法律法规和规章, 自觉维护在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料的完整、准确与安全。城建档案馆业务指导人员只有精通《建设工程质量条例》、《城市建设档案管理规定》等有关规章, 才能做到管理在先、服务在先, 指导工程项目档案由事务管理转变为行为管理。行为管理制度的建立, 首先要建立和落实工程项目档案领导责任制和项目法人责任制, 落实勘察、设计、施工、监理等单位在工程项目档案资料收集与整理工作中应承担的责任和要求, 促使建设、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。建立工程项目档案管理工作网络, 使勘察、设计单位、施工、监理等单位之间的沟通更加顺畅。其次要运用《城市建设档案管理规定》已经明确的法律条款依法治档, 对于无故延期或者不按照规定归档、报送、涂改、伪造档案的, 因档案工作人员玩忽职守而造成档案损失行为的, 对主管人员或者其他直接责任人员要依法给予惩处。

三、利用互联网进行档案业务指导

档案业务指导工作实现网络化、信息化, 彻底改变了传统落后的业务指导方式, 缓解了城建档案部门业务指导人员编制少与城建档案业务指导需求量大的矛盾, 提高了城建档案业务指导工作的效率和服务质量, 降低了工作成本。如在城建档案馆网站开辟“档案业务指导”专题栏目, 增加档案人员关心的业务知识问答内容, 实现网上解疑答问, 把有限的指导人员从疲于应付大量的重复性指导和电话答疑中解放出来, 有更多的精力去思考解决个性和典型性问题, 拓宽了提供优质业务指导服务的空间。面对城建档案业务培训单位多、人员难于集中培训的难题, 积极探索在网上开设培训课堂, 教师的全部讲课课件都可以在城建档案信息网下载, 不能来参加面授培训的档案人员也可以自己上网学习。同时, 还应加强与基层单位档案管理人员的联系与沟通, 通过留言板、电子邮件、网上聊天室等途径建立起和基层档案管理人员信息交流与反馈的通道, 不断提高城建馆档案网站“档案业务指导”专题栏目的人气和亲合力。

四、收集与整理实现标准化指导

由城建档案馆业务人员指导收集形成的工程资料, 如果没有实现工程项目档案资料收集标准化, 经过整理的档案不一定符合进馆标准。以一个工程的全套档案为例, 至少要由建设单位、施工单位、监理单位三个部门形成。城建档案馆业务人员要向这三个部门提供归档资料的内容与要求, 指导其按照《建设工程文件归档整理规范》整理档案。在城建档案管理工作中标准规范具有重要的作用, 因为标准是以档案管理实践方法为基础, 运用科学的理论方法总结档案管理的规律, 经过严格的论证而形成的, 并在实践中不断修订, 标准具有权威性, 在业务指导中应做到标准先行。首先, 要把城建档案业务指导工作的重点放在通过调研制定的标准上, 如制定建设单位、施工单位、监理单位工程项目档案文件资料归档范围、保管期限、案卷组卷和卷内文件排列顺序等一系列标准。其次, 业务指导中要用标准说话。工程项目档案业务指导的主要任务应当是发现工程项目档案收集与整理中存在的问题, 提出解决办法。在提出指导意见的时候, 要用制定的标准向相关人员说明、解释相应的标准的要求。只有这样, 才能避免出现不同的业务指导人员对同一个问题提出不同的意见, 甚至同一位业务指导人员对产生同一问题的不同建设单位、施工单位、监理单位提出自相矛盾意见的情况。

五、实现流程管理的指导

城建档案管理人员对工程档案业务指导的体会 篇3

此次培训内容丰富、层次覆盖广泛，既有对基本知识的求本溯源，也有对前沿理念和技术的探索，课程有《流动人员人事档案管理服务工作基础知识》、《流动人员人事档案管理服务工作的现状和思考》、《努力构建一朵绚丽的干部人事数字档案云》、《人才诚信服务在人事档案管理中的应用》和《浅析流动人员人事档案管理服务社会化》。讲师的配备也很合理，有人力资源社会保障系统的领导，如人力资源社会保障部人力资源市场司毕雪融司长、全国人才流动服务中心陈军副主任；有高校的学者，如中国人民大学信息资源管理学院（档案学院）王英玮教授、汪沛沛博士研究生；同时也有行业内的专家，如上海市人才服务中心楼莉莎副主任、青岛市人才交流服务中心档案管理处孙倩处长。

经过两天半的紧张学习与讨论交流，受益匪浅，有不少收获要与大家分享，接下来将要逐步上传。

人事档案管理的发展方向

一、信息化建设

利用“云技术”建立统一的档案管理系统，实现档案信息资源的共建共享，避免信息录入、档案扫描等重复性劳动，同时实现网上办事，异地办理，为档案相对人提供便利。人力资源社会保障系统内整合后再与公安、民政、教育等系统进行整合，实现全社会的信息资源共享。

以上是长远规划，近期目标是实现市县（区）两级的统一，比如北京人才将投入2个亿建设“一个系统，两个库”，一个系统指的是统一的档案管理系统，两个库指的是档案信息库和影像库，建成后同一卷档案在北京市范围内就不会重复录入与扫描，而且档案相对人可以在北京市各个人才中心办理一定的业务，实现异地办理。其实此项工作，我们成都市已经走在了前面，2009年投入使用“成都市高校毕业生就业服务管理系统”已经统一了成都市范围内的高校毕业生报到接收工作，即将投入使用的“成都市社会人才人事档案管理系统”将实现成都市范围内人事档案管理的完全统一。

二、成立独立的档案管理中心

现行体制混乱，在政府所属的人才服务机构之外有大量的非公机构管理着档案，造成档案的公信力下降，急需专业而权威的机构管理和指导社会档案的管理工作。而且人事与劳动合并之后，更需要一个独立的机构统一管理人事部门下的流动人员档案和劳动部门下的工人档案，这个机构就是档案管理中心。档案管理中心属于参公管理事业单位，或是属于公益一类的事业单位，管辖的范围包括流动人员人事档案、工人档案、学生档案以及失业人员档案，并逐步将原有无人事管理权单位管理的档案纳入到档案中心的管理范围内。

人才诚信档案

人才诚信档案是动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的信息记录，是人事档案的重要补充，是人才评价、配置、管理和使用的参考依据，是人力资源开发的基础，通过对人才业绩信息的收集、整理、记载、出具参考依据，为用人单位和各类人才提供人才信息服务。

人才诚信档案的产生与人事档案在应用中存在的问题密不可分。首先，人事档案规定的材料收集范围较为狭窄，而且材料收集归档困难，影响了人事档案的可用性和完整性；其次，人事档案的相关法律法规严格限制了人事档案的利用对象为体制内的单位，造成了人事档案的利用范围狭窄；最后，虚假材料的出现损害了人事档案的真实性和公信力。

人才诚信档案与人事档案在利用内容、利用对象 和服务方式方面存在着显著的区别。在利用内容方面，人事档案利用的就是实物档案的相关记载，而人才诚信档案利用的是各类调查；在利用对象方面，人事档案的利用对象为体制内的单位，而人才诚信档案的利用对象可以是任何单位和个人；在服务方式方面，人事档案的利用方式主要是出具各类基于人事档案的证明，而人才诚信档案是出具调查报告。

人才诚信档案的应用方法是对人事档案材料进行鉴定、比对，对实际情况进行调出、核实，对辅助信息进行核实，最后出具一份调查报告。可以说人才诚信档案就是对人事档案的灵活运用，让人事档案“活”起来，人才诚信档案是人事档案发展的必然趋势。

人才诚信档案对于我中心来说是个机遇，因为在成都地区，乃至四川地区都没有人才诚信档案的利用，可以说在四川地区人才诚信档案还是个空白领域，有很大的发展空间。但正因为如此，人才诚信档案对我中心来说也是个挑战，因为四川不像上海那么发达，潜在的企业用户比较少，发展人才诚信档案可能起步很困难。可以考虑由机关事业单位出发，每年机关事业单位都要招考不少人，而且进入最后名单的人都要进行政审，我中心可以将这个政审工作承担下来，将机关事业单位不少的工作人员从繁琐的政审工作中解脱出来，同时我们可以做得更专业，而且我们第三方的出具的调查报告更具有公信力，避免政审中的暗箱操作。人才诚信档案起步后再逐渐向有需求的个人和企业发展，从而将人才诚信档案做大做强！

流动人员人事档案管理工作存在的主要问题

第一，流动人员人事档案管理体制不顺畅，人事、劳动、教育等部门多头管理，甚至有不具备人事档案管理资格的企业和个人越权、违规管理等现象。这既造成了流动人员人事档案管理秩序混乱，又对流动人员人事档案的安全性、真实性构成了严重的威胁，使档案管理缺乏严肃性和公信力；

第二，收费问题，流动人员人事档案的所有权是属于国家和集体，管理权限也在政府所属的人才服务机构，但是管理费却要向档案相对人征收本身就不合理，但是现在取消收费时机还不成熟，比如江苏省取消了档案管理费，但是财政资金短缺，导致存档成了问题，江苏省提高了存档的门槛，美其名曰是为了规范管理，实际上就是要控制存档的数量。取消收费是必然趋势，此项收费必将由政府埋单；

第三，档案功能弱化，由于人事档案在材料收集范围和利用对象等方面有着严格的限制，加之档案相对人的档案意识淡薄不注重档案，使得人事档案的功能弱化，从而衍生出诚信档案、业绩档案等；

第四，政策法规陈旧且不系统，流动人员人事档案管理最主要的政策依据《流动人员人事档案管理暂行规定》还是1996年制定的，各个地方自行制定的政策不一致，导致人事档案流动困难，比如个别地区取消转正定级，当该地档案转入其他地方时，对方不接收，从而限制了人员流动；

第五，服务标准不统一，各地服务标准各异使得档案相对人在办理业务时左右为难，尤其是人事与劳动合并后，许多标准有待进一步制定；

第六，基础设施建设薄弱，不少人才服务机构的档案管理设施落后，达不到人事档案管理的基本要求，严重影响人事档案的安全。在此处毕雪融司长表扬了四川地区档案数据异地备份的措施值得学习和借鉴。

通过两天半的学习和交流，我们了解到不管是主管领导、行业内的专家，还是高校内的学者都认识到了流动人员人事档案管理工作中存在的问题，同时也认识到改革应当由上而下地进行，从下而上的方式很难成功。但是改革的道路仍然漫长，因为人事档案不仅仅是人社系统的事，同时牵涉到诸多单位，如教育系统、公安系统等。

人事档案管理从业人员的培养不能再摸着石头过河

流动人员人事档案管理工作已经进行了几十年，但是从业人员的培养依然是摸着石头过河，一般采取的是“师傅带徒弟”的模式，而且修行还主要靠“徒弟”个人的钻研，没有形成系统化、模式化、常规化的培养体系。

人事档案管理工作看似简单，但是做起来并不容易，要熟悉诸多相关的政策法规和基础理论知识，而且要想让人事档案的发展跟得上社会经济发展的脚步，就必须学习前沿的理论和技术，培养发展意识。但现在的培养不能满足发展的需要，这次培训班上就有代表提出了“行业准入制”，像教师一样，上岗之前必须进行培训和考核，获得职业资格证书之后才能走上工作岗位，我认为这种提议可能有些严重了，但是系统的培训是必不可少的。新员工要进行系统的培训，并在考核合格之后才能上岗，而老员工也要进行培训，汲取新的知识，提高业务能力。

中国人民大学的王教授在讲课中提到一个“思想库”的建设，“思想库”听着有些抽象，但是它的下级细分就比较明确了，具体分为“案例库”、“方法库”和“知识库”。“案例库”就是将工作中成功或失败的案例总结下来，吸取其中的经验或教训；“方法库”就是把解决问题的方法集中统一起来，以便日后遇到类似的问题使用；“知识库”就是将工作相关的基础知识、前沿技术、理论收集起来，便于学习和提高。这个“思想库”的建设不仅人事档案管理工作可以运用，而且其他任何工作都可以借鉴利用。

舍本求末的档案整理工作

档案整理工作本是人事档案管理的一项基础工作，但现在却成为了重点工作，上级在检查人事档案管理规范性建设工作时主要也检查的是档案整理情况，从而导致了人事档案的“重管理轻利用”的局面逐渐形成。而且档案整理过程中过多地强调裁切、打孔装订，已经在一定程度上影响了档案材料的原始性。现在社会上通行的纸张是A4纸，而人事档案整理规范要求的是16开，所以绝大部分材料在归档时都要进行裁切，而且各个地方对于16开的理解也存在着差别，档案转递后可能会再次裁切或进行裱糊，这样就增加了许多无谓的工作。当然这也不是完全否定档案整理，因为整理后的档案确实方便利用，只是不建议进行裁切