城建档案收集工作

城建档案收集工作（精选8篇）

城建档案收集工作 篇1

随着改革开放以来, 国家社会经济和建设事业不断的发展, 城建档案事业也得到快速发展。城建档案工作即是党和国家建设事业的重要组成部分, 也是全面落实科学发展观、建设社会主义和谐社会的一项重要的基础性工作。城建档案收集工作与其他各个环节的工作相比, 它处于一种特殊地位。城建档案的收集是立卷归档的基础, 是档案齐全、完整的保证, 是城建档案管理工作的起始环节, 特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆藏特色的今天, 档案的收集工作已变得越来越重要。但随着城建档案馆馆藏量的日益增多, 城建档案的收集也存在了不少的问题。笔者就目前城建档案接收工作存在的问题以及解决对策, 谈一点粗浅的看法。

一、城建档案收集工作中存在的问题

1. 城建档案进馆由于一味追求馆藏量, 而使接收范围划分过于粗放。

进馆范围划分过粗在一定程度上表现为对工程建设项目重要性区分工作没有很好地开展起来。大量小项目、非重要项目档案重复接收进馆, 如一个工业建筑的配套用房, 大至配电间, 小至门卫这些材料统统全收;一个小区, 其中许多栋楼的施工单位都是一家, 房屋设计套型也完全一致, 但档案资料却每幢楼都接收。这使得档案资料的审核、复核人员疲于重复劳动。这不但使城建档案馆馆藏量迅速增长, 档案的整理、归档、入库等工作都显得滞后, 而且就现实来讲, 城建档案的鉴定、销毁工作没有配套进行, 这给利用带来了不便, 更使保管工作陷入无法开展的困境。这样使大量利用价值不大的城建资料被接收进馆, 给档案管理阶段的整理利用带来了巨大的压力, 造成了人手不够、档案库房不够等诸多问题。更重要的是, 由于城建资料的长期堆积, 使一部分重要的城建档案资料彼此相混, 无法使其充分发挥真正的价值。

2. 城建档案的收集较为被动, 服务不到位, 方式又比较单一。

城建档案接收工作特别是工程档案的接收工作, 无论是在推行档案保证金制度后还是在实行建设工程备案制度后, 都得以较为顺利的开展。但这种单一的手段, 也在一定程度上造成了城建档案馆工作人员本身对城建档案接收工作重要性和艰巨性认识的不足。最明显的就是, 在档案保证金停收到真正实现竣工档案备案制度的这一段时间内, 有大量工程档案没有按期进入城建档案馆。这说明, 我们城建档案的接收工作还是较工程以外的, 包括城市规划、城市建设管理类档案接收工作开展缓慢。更不用说是跨越城建系统的交通、电力、水利类档案, 有些甚至还是空白。档案管理部门在长期的档案管理中存在着服务指导不深入、不到位的现象。特别是现在工程建设多、业务指导人员少的现象, 更造成了城建档案部门坐等建设单位上门咨询等被动服务现象的产生。

3. 建设单位对城建档案的重要性认识还不是特别充分。

社会对城建档案的重要性认识不够, 有关部门对城建档案工作不理解、不支持。城建档案是城市规划、建设及其管理活动中直接形成的, 对国家和社会具有极大保存价值的文字、图纸、图表、声像等各类载体的文件材料, 是城市丰富的历史资源。但在一部分建设单位, 其从事基建工作的管理、技术类人员, 当然也包括一些领导, 重建设、轻档案的思想占据了一定的位置, 只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题, 对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等情况重视不够, 有的甚至没有把档案管理纳入正常的工作范围, 更没有建立一套规范的管理机制, 来保障建设档案的完整和齐全。

4. 整个建筑行业的档案管理人员专业水平有待提高。

在整个建筑行业中, 许多资料员都是由施工员兼职的, 相对于专业的档案员、资料员来说, 他们对城建档案的建立、整理的水平较低。而且根据新的国标, 他们对工程档案的归档标准、要求等都很难有具体的掌握, 使工程档案与建设工程难以同步形成, 这就导致许多工程档案在收集过程中产生了失真、遗漏等现象, 最后导致工程档案资料接收不全、零散、遗漏、丢失等现象时有产生。

二、解决城建档案收集问题的对策

1. 加强对城建档案的宣传, 增强全社会的城建档案意识。

通过相关媒体, 尽可能地宣传城建档案的价值、作用, 扩大城建档案的社会影响, 形成城建档案是城市建设活动的真实记录, 是城市建设的历史, 它既有政治的价值, 更有经济和科技价值的共识。并通过苦练内功, 以显著的工作业绩, 引起社会对城建档康、有序开展。

2. 争取建设行政相关职能部门的支持, 使

其愿意与城建档案馆通力合作, 为建设工程档案提供相应的监督和制约保障。如工程竣工验收前, 质监部门严格要求建设单位按规定实行档案预验收制度, 工程备案时查验建设工程档案预验收合格证, 同时请规划部门或建管部门在发放规划许可证或施工许可证时查验建设单位是否与档案馆签订《建设工程竣工档案移交责任书》等。加强与有关职能部门的沟通, 争取其支持和配合, 特别是请规划、建管等部门共同参与管理和监督城建档案的收集工作。

3. 加大档案收集力度。

随着城建档案事业的发展, 档案工作得到加强, 档案管理的法律、法规也相继颁布实施。城建档案管理部门应严格按照《建设工程质量管理条例》等法规、规章的规定, 对属于城市建设档案馆接收范围的档案, 在建设工程开工前即与建设单位签订《建设工程竣工档案移交责任书》, 并在整个建设过程中进行跟踪指导, 直至将档案接收进馆。重点接收城市建设工程档案、建设系统各专业管理部门的业务管理技术档案、有关城市规划建设等政策法规方面的档案, 如规划管理档案、工程备案档案等。对于档案接收过程中个别建设单位存在的不愿移交、拖延移交等问题, 档案管理部门在做好宣传解释工作的同时, 应严格依法办事, 加大收集力度, 从而使城市建设真实的历史记录得到保存, 为今后城市建设的管理和维护提供原始性、依据性材料。为了保证工程档案与工程建设同步进行, 保证工程档案收集的及时性、完整性, 在行业主管部门的带领下, 还应对在建工程项目档案进行执法检查。对不按规定收集档案的建设单位, 在工程竣工验收后, 在规定时间内不移交档案, 或对档案遗失、伪造等现象及时提出口头和书面的整改意见, 并对拒不移交档案的单位, 在上报建设行政主管部门后, 依照相关法规进行处罚, 决不走过场, 真正发挥档案法律的惩罚、警戒和教育的作用。坚决做到有法必依, 违法必究, 切实实现依法治档, 使城建档案收集工作真

档案收集工作理念探索 篇2

一、档案收集工作中存在的问题

经过50多年的全面建设,我国已初步构建起门类齐全、结构合理的档案资源体系,但在社会信息化的宏观背景下,与档案信息需求渐趋多元、档案意识逐渐增强所引发的档案信息需求相比较,现有的馆藏档案资源存在着馆藏档案种类单一、馆藏档案内容单调等诸多不足,集中体现为反映社会活动宏观方面的档案多,反映微观方面的档案少;反映社会活动骨架式结构的档案多,反映有血有肉精彩描述的档案少;反映社会活动中集体方面的档案多,反映个人方面的档案少。

二、档案记忆观的形成

导致出现上述问题原因的核心,在于历史观的认识偏差。所谓历史观是指人们对社会历史总的看法和根本观点,它是世界观的一个重要组成部分,而历史观的基本问题就是社会存在和社会意识的关系问题。

中国有着几千年的封建社会历史,形成了社会记忆即官方记忆的文化传统,因此,在相当长的历史时期内,社会史观以阶级斗争史观、王朝体系史观为主导,历史研究也以“政治史”为主轴,以帝王将相为当然主角,显示出高高在上的姿态,使人感觉历史就是“过去”的代名词,导致了我国社会记忆体系的核心主要是一个宏观的记忆、一个当权者的记忆,在此理念下,受制于“国家-→政权-→重要人物-→宏观历史阐述-→资政”这一狭隘的档案观与档案工作模式,大量有价值的历史记录未能进入档案工作者的视野。

我们的社会记忆不应只是当权者的记忆,应该是立体和全面的,只有完整的社会记忆才能更好地促进社会文明的进步。随着我国改革开放的不断深入,我国的社会史观正在发生转变,就某种意义而言,改革开放 30年所走过的路其实就是正视历史的路,就是重构我们集体记忆的路,就是让大家可以拥有自己的记忆的路。换言之,以发展的眼光、历史的眼光、文化的眼光审视社会发展,用文明史来代替阶级斗争史,用社会生活的变化来代替王朝体系的演变,用文明来代替暴力,用千百万普通人生活的演变来代替少数帝王将相历史的新历史观正逐渐为社会所广泛认同:社会记忆应该是立体和全面的,只有把历史按它原本的样子保存下来,为后代保存历史,后代才能从历史中学习,不重蹈覆辙。“历史就在身边”,人人都可以成为历史的参与者和见证人的观点日益成为社会的共识。在此背景下,具有时代特点的档案记忆观正在形成,诚如库克先生所言:“档案存在的合法性和公众对档案的认可已从一种司法——行政的有机联系转变为文化——社会的有机联系,社会记忆的定义不再仅局限于强大文件形成者留下来的‘记录残余”;“根据国家档案概念建立起的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化的档案概念变化”;“这表明档案理论的思想基础发生了另一根本变化——从一个国家的理论发展到一种全社会的理论。”①档案应该记载“人类生活的方方面面”,档案工作者要“创造一个反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文献材料世界”, 档案馆藏要反映“人类生活的广阔领地”②的理念也逐渐为大家所接受。“档案记忆观是20世纪末兴起的档案学新观点,其核心内涵是:基于对档案基本属性——社会记忆属性的本质性的认识,把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆连接起来,强调档案是一种社会(或历史、集体)记忆,含有“集体记忆的关键”,档案馆是“记忆保存场所”或“记忆宫殿”,并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性。档案记忆观使我们以一种新的视角和思维方式来透视档案和档案管理现象,获得了对档案的社会功能、档案保护的历史意义等一些新的认识。”③类似的思想转变为档案收集工作理念的更新、档案收集工作范畴的拓展提供了时代契机。

三、科学发展观指导下的档案收集理念

在社会生活发生了巨大变化的现实中,档案收集的范围、重点、方式等只有作出适合社会政治、经济发展需求的调整,才能有助于档案管理机构职能的实现。而将应该由档案机构收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案完整齐全地收集进馆,建立内容丰富、结构合理的馆藏体系是一项复杂的系统工程,为了使档案管理机构在履行职能使命、延续社会记忆、保障公民权益等各个方面充分发挥作用,真正担负起让历史告诉未来的重任,我们必须以科学发展观为指导,确立具有时代特点的档案收集工作理念,正确处理机关与基层、集体与个人、宏观与微观、整体与细节等关系,通过坚持不懈的努力,使档案管理机构成为特色鲜明、结构合理、内容丰富的档案管理基地,在促进档案科学管理、服务社会现代化建设方面真正发挥重要作用。

第一,以人为本的档案收集理念。

“以人为本”是科学发展观的本质与核心。“以人为本”思想反映了现代社会档案利用主体的变化和档案工作服务对象的扩展,为档案收集工作拓展了新的发展空间。

历史是人的历史,而不是观念的、概念的历史。新历史观指导下的历史研究不再基于观念和概念来写历史,而是要还原历史,将历史还原给人。换言之,历史是人的历史,离开了人,“历史”也就失去了存在的意义。有鉴于此,具有时代特色的档案资源体系,不仅要突出机关工作,也应反映基层建设,既要突出重要人物的活动,更要反映普通百姓的生活。由于我国的档案收集工作最初是围绕着“为机关工作服务”这一目的展开的,重点在于对机关职能活动文件材料的收集,经过实践的不断积累完善,现已形成了一整套较为实用的用于收集“机关活动记录”的工作方式。因此,对于构建覆盖人民群众的档案资源体系而言,当前档案收集工作的重点,在于以档案工作服务民生为契机,对民生档案的内涵、类型开展系统的研究与梳理,建立健全与普通百姓生活密切相关的社会保障档案、教育卫生档案、工商管理档案、民政司法档案,使社会记忆留下更多的鲜活个体和精彩瞬间。而要做到这一点,首先必须转变认识,在档案收集工作中确立以人为本的理念,将社会发展进程中体现人民群众生活状态、智慧结晶的各种类型的档案材料收集起来,力求各类活动所形成记忆的齐全完整。

第二,协调发展的档案收集理念。

协调发展的档案收集理念是指要善于运用辩证统一的科学方法,统筹协调解决档案收集工作中的各种矛盾,在统筹中保持适度,在兼顾中把握平衡,构建机关与基层、集体与个人的和谐关系,从而实现档案收集宏观与微观、整体与细节等的协调发展。而要做到这一点,必须从战略高度重视档案资源体系的建设问题,强调档案收集工作的统一规划与顶层设计,在赋予档案部门收集档案绝对权威的同时,充分发挥档案收集工作的计划、组织、指导、监督、检查功能,层层抓落实,为档案收集工作的规范发展提供法规、标准、组织保障。

第三,全面发展的档案收集理念。

全面发展的档案收集理念是指档案收集工作的领域、范畴、方式等必须随着社会主义现代化建设的发展与要求实现动态更新。诚如瓦洛先生所言:“众所周知,档案是我们集体记忆的基础,是政府、社会团体、公民等所具有权利和义务的权威证据,是我们文化遗产中脆弱的、不可替代的一部分。我们档案界要自下而上发展、要拯救‘世界记忆,必须依靠于‘生命之树,即有若干分支和根系的记忆之树,正像叶绿素那样,为人类更好地呼吸和生活提供氧气之源”④。换言之,我们应根据社会发展的实际构建档案收集工作的网络体系,努力将档案收集工作的触角伸展到社会生活的各个层面、各个角落,而在档案收集网络中的每个节点,都应该有具体的责任人,并赋予其收集档案、移交档案的相应职责。

第四,可持续发展的档案收集理念。

可持续发展的档案收集理念是指档案的范畴是动态发展的,社会活动过程中形成的各类档案,其数量庞大,其价值各异。有的档案对于国家具有保存的意义,有的档案对于形成单位具有保存的意义,而有的档案仅对于形成者个人具有保存的意义;与此同时,档案的价值也并非恒定不变,而是动态变化的,最初形成时仅对形成者个人具有保存意义的某些档案,其价值可能会发生变化,不排除同时对形成单位、对国家具有保存意义的可能。有鉴于此,应积极开展档案知识的普及性宣传教育,让社会大众了解档案的形成领域、存在形式、种类与价值等相关知识,增强普通百姓的档案意识,使他们在积极支持档案收集工作,将对国家、形成单位具有保存意义的档案收集进各级各类档案保管机构的同时,将具有个人保存意义的档案材料收集起来,在丰富自身精神文化生活的同时,留下一份珍贵的记忆。诚如马未都先生所言:“中国的文物,只要保存下来,无论放在谁的手里,都代表中华文明”⑤。此理念对档案收集工作同样具有指导意义。个人收藏的档案,在需要与可能的情况下,也可以向国家档案管理部门捐赠、寄存,使其成为社会记忆的有机组成部分,有助于实现档案资源建设的可持续发展。

总之,为了让后人铭记曾经的过去,为了留下鲜活的社会记忆,我们应该以科学发展观为指导,以适应履行档案管理部门的职能使命需要为目标,在档案收集工作中融入以人为本、协调发展、全面发展、可持续发展的理念,力争将档案收集工作的触角由历史向现实延伸,由机关向基层延伸,由集体向个人延伸,由单一的纸质机关文书向多种类型多种载体文件材料延伸,实现从宏观到微观、从整体到细节的拓展,努力构建覆盖人民群众的、全面立体的档案资源体系,从而为档案工作满足社会主义现代化建设全面发展需求奠定坚实的资源基础。

注释:

①库克:《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》,《第十三届国际档案大会文件报告集》,中国档案出版社,1997年版。

②F·杰拉尔德·汉姆,刘越南译:《档案边缘》,《山西档案》,1999年第1期。

③丁华东:《档案记忆观的兴起及其理论影响》,《档案管理》,2009年第1期。

④瓦洛:《在第十三届国际档案大会闭幕式上的致词》,《第十三届国际档案大会文件报告集》,中国档案出版社,1997年版。

⑤徐迅雷:《珍视民间的爱国智慧和力量》,《燕越都市报》,2009年9月22日。

城建声像档案的收集与管理 篇3

1.1 从有关部门,特别是城市建设管理部门接收的,在城市规划、建设、管理活动中形成的声像档案。

1.2 向社会各界征集、购买历史照片,鼓励个人捐赠照片。

1.3 由专业人员经常拍摄。

2 声像档案的整理

声像档案的整理以有利于保持城建声像档案的有机联系,有利于保管,便于提供利用为整理原则,我馆声像档案分为六个属类:照片、缩微片、录像带、光盘与磁盘、底片。分类方案的确立,为声像档案的整理工作提供了可靠的保证,使整理工作更加科学化。

对于征集、收集来的照片,按照本馆照片档案分类大纲进行分类整理,筛选出高质量的照片归档,在归档时,要规范照片说明项目,其内容有:照片档号、底片号、照片题名、时间、地点、摄影者、文字说明等,并对相应的底片进行整理,每张底片都编号并独立装袋,利用者选中照片后,马上就能调出底片,以便及时冲洗。

拍摄的录像资料,通过编辑机进行编辑处理,剪辑有保存价值的录像,对编辑过的录像带进行编目登记,使每盘录像带都有详细的目录,记录摄影的地点、内容、时间、摄制人等。

录像带都放入专门的消磁柜中保存,定期对录像带进行倒带工作,以免录像带发生粘连,保证图像清晰,声音清楚。对重要的录像资料,还要用刻录机进行刻录,用光盘保存,以延长声像资料的寿命,刻录的光盘也要进行编目,每盘光盘、录像带都要注明的对应的编号,方便查找利用。

3 城市建设声像档案集中管理的难点及存在问题

3.1 拍摄难。

一方面,表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解,不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面,表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。

3.2 收集难。

主要是多门拍摄,收集上难以控制。拍摄多为业务部门,随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了,也是星星点点,很不完整。在收集上,档案人员常常叫苦连天,工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时,连同自己拍摄的工作照片也一同卷走,还说这属于个人知识产权。

3.3 管理难。

一方面,体现在保管上的分散性,另一方面,体现在管理上的不科学性。首先,一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是,散存在各业务科室,档案不能实行集中统一管理。其次,一些单位形成的城建声像档案不能及时归档,久而久之,面对一堆照片,没有人能说清来龙去脉。照片说明,不是缺时间,就是缺内容,造成整理上的不规范,也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存,加印费用较高,许多单位索性不存。再有,照片档案装具规格通常固定,而实际照片大小、形状不一,使整理工作停滞。

4 解决集中管理难的对策

4.1 执法建制守规范。

收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约,档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定,凡属国家档案,不管是何种载体档案,都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此,各单位应根据实际情况,建立各项规章制度,层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员,确保国家档案的齐全和完整。

4.2 领导重视是关键。

解决声像档案集中管理难,首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程,具有一般文字档案所不能替代的作用,对现实和历史有着重要意义。因此,领导要抱着对历史高度负责的态度,站在全局利益和长远利益看待这一问题,并且将这项工作纳入单位管理工作日程,提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果,轻形成结果过程;重企业有形的经济效益,轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。

4.3 人、财、物是条件。

要想从根本上解决收集与管理难问题,没有与之相应的人、财、物,就会成为一纸空谈。第一,应选派有责任心,懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二,在经费使用上应给予必要的保证。第三,添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位,可通过光盘保存声像档案,这样提供档案更便捷,保存更耐久。另外,档案业务主管部门,应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题,以满足档案整理和保管的需求。

4.4 前控工作是手段。

收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用,应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外,还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系,向有关人员及时了解信息,查询照片档案的去向,并做好有关人员的思想工作,尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来,集中保管,更好的发挥其利用价值。

4.5 部门配合共同管。

建议区县档案工作主管部门与政府有关城市建设项目审批部门及管理部门加强联系,通报情况,联合拟制有关文件,齐抓共管,以保证本区域内城建声像档案管理工作的顺利开展,为保留首都北京原貌和各项新建工程全貌,提供珍贵翔实的照片、录像档案资料作出努力。

随着现代科学技术的不断发展,照相、录音、录像已成为人民记录社会活动的一种普遍手段,随之而产生的一种以感光、磁性材料为载体的声像档案大量增加。对这种新型档案,大部分单位都比较重视,做到了及时收集、整理、归档,并切实加强了保护措施。保护声像档案的完整,有效地开发利用声像档案信息资源,已成为当前档案管理的一项紧迫而重要任务。

摘要：随着不断发展的城市建设进程,反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多,如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题,势必会严重影响新时期档案工作的开展。因此,必须引起各级领导、档案管理部门和有关人员的高度重视。对此,作为城建档案工作者有责任和义务主动、及时、全面地去收集、去整理,并进行统一的集中管理。

浅谈城建声像档案的收集与管理 篇4

1 城市建设声像档案的收集

1.1 从有关部门, 特别是城市建设管理部门接收的, 在城市规划、建设、管理活动中形成的声像档案。

1.2 向社会各界征集、购买历史照片, 鼓励个人捐赠照片。

城市声像档案的收集从宣传入手, 征集、购买和捐赠相结合, 如:举办图片展览, 组织摄影评比活动, 召开征集会议, 定期通过报纸、电视等各种新闻媒体进行宣传, 使社会充分了解声像档案的作用。通过举办一些展览, 向社会征集了许多历史照片, 如解放前的老街老巷、名居、大冶钢厂各个时期的原貌等, 不仅丰富了馆藏, 而且教育大家要热爱家乡、把家乡建设成山清水秀的园林城市。

1.3 由专业人员经常拍摄。

城市旧貌、城市的发展变化, 以及城市建设现状、名胜古迹, 这类声像档案的拍摄任务, 主要由城建档案馆的专业人员完成。

2 声像档案的整理

声像档案的整理以有利于保持城建声像档案的有机联系, 有利于保管, 便于提供利用为整理原则, 我馆声像档案分为六个属类:照片、缩微片、录像带、光盘与磁盘、底片。分类方案的确立, 为声像档案的整理工作提供了可靠的保证, 使整理工作更加科学化。

对于征集、收集来的照片, 按照本馆照片档案分类大纲进行分类整理, 筛选出高质量的照片归档, 在归档时, 要规范照片说明项目, 其内容有:照片档号、底片号、照片题名、时间、地点、摄影者、文字说明等, 并对相应的底片进行整理, 每张底片都编号并独立装袋, 利用者选中照片后, 马上就能调出底片, 以便及时冲洗。

拍摄的录像资料, 通过编辑机进行编辑处理, 剪辑有保存价值的录像, 对编辑过的录像带进行编目登记, 使每盘录像带都有详细的目录, 记录摄影的地点、内容、时间、摄制人等。

3 城市建设声像档案集中管理的难点及存在问题

3.1 拍摄难。

一方面, 表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解, 不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面, 表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。

导致拍摄内容不齐全完整的原因:一是工作人员兼职较多, 没精力去做;二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划, 没办法去做;三是对城市原貌的拍摄范围把握不准, 什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存, 搞不清楚;四是拍摄人员或是由于技术水平不高, 责任心不强, 或是因为计划性不周, 对整个情况不了解, 失掉了许多拍摄机会;五是由于经费有限, 没资金拍摄。一些单位面对老化的设备, 或因资金困难, 无力更换, 或因控办限制, 无法购买, 使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来, 直接影响了此项工作的开展。

3.2 收集难。

主要是多门拍摄, 收集上难以控制。拍摄多为业务部门, 随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了, 也是星星点点, 很不完整。在收集上, 档案人员常常叫苦连天, 工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时, 连同自己拍摄的工作照片也一同卷走, 还说这属于个人知识产权。

3.3 管理难。

一方面, 体现在保管上的分散性, 另一方面, 体现在管理上的不科学性。首先, 一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是, 散存在各业务科室, 档案不能实行集中统一管理。其次, 一些单位形成的城建声像档案不能及时归档, 久而久之, 面对一堆照片, 没有人能说清来龙去脉。照片说明, 不是缺时间, 就是缺内容, 造成整理上的不规范, 也给日后查找利用带来麻烦。

4 解决集中管理难的对策

上述问题种种, 其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此, 我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓, 尽量避免和减少这部分档案人为的流失, 以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是:

4.1 执法建制守规范。

收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约, 档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定, 凡属国家档案, 不管是何种载体档案, 都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此, 各单位应根据实际情况, 建立各项规章制度, 层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员, 确保国家档案的齐全和完整。

4.2 领导重视是关键。

解决声像档案集中管理难, 首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程, 具有一般文字档案所不能替代的作用, 对现实和历史有着重要意义。因此, 领导要抱着对历史高度负责的态度, 站在全局利益和长远利益看待这一问题, 并且将这项工作纳入单位管理工作日程, 提供必要的物质支持。

4.3 人、财、物是条件。

要想从根本上解决收集与管理难问题, 没有与之相应的人、财、物, 就会成为一纸空谈。第一, 应选派有责任心, 懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二, 在经费使用上应给予必要的保证。第三, 添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位, 可通过光盘保存声像档案, 这样提供档案更便捷, 保存更耐久。另外, 档案业务主管部门, 应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题, 以满足档案整理和保管的需求。

4.4 前控工作是手段。

收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用, 应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外, 还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系, 向有关人员及时了解信息, 查询照片档案的去向, 并做好有关人员的思想工作, 尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来, 集中保管, 更好的发挥其利用价值。

4.5 部门配合共同管。

建议区县档案工作主管部门与政府有关城市建设项目审批部门及管理部门加强联系, 通报情况, 联合拟制有关文件, 齐抓共管, 以保证本区域内城建声像档案管理工作的顺利开展, 为保留首都北京原貌和各项新建工程全貌, 提供珍贵翔实的照片、录像档案资料作出努力。

随着现代科学技术的不断发展, 照相、录音、录像已成为人民记录社会活动的一种普遍手段, 随之而产生的一种以感光、磁性材料为载体的声像档案大量增加。对这种新型档案, 大部分单位都比较重视, 做到了及时收集、整理、归档, 并切实加强了保护措施。保护声像档案的完整, 有效地开发利用声像档案信息资源, 已成为当前档案管理的一项紧迫而重要任务。

摘要：随着不断发展的城市建设进程, 反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多, 如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题, 势必会严重影响新时期档案工作的开展。因此, 必须引起各级领导、档案管理部门和有关人员的高度重视。对此, 作为城建档案工作者有责任和义务主动、及时、全面地去收集、去整理, 并进行统一的集中管理。

城建档案收集工作 篇5

《城建档案业务管理规范》适用于城建档案管理机构、建设系统各行业管理部门和建设工程档案形成单位的城建档案业务管理工作。

1.1《城建档案业务管理规范》内容:

《城建档案管理规范》的重点内容包括城建档案业务指导、收集与移交、整理、编目、统计、鉴定、保管与保护、电子文件与电子档案管理、声像档案、信息化与信息安全、档案编研、信息公开与服务、综合评估体系等方面业务工作的内容与程序、管理方法与要求等, 并对城建档案的基本工作用表、目录等进行了统一示例。

1.2《城建档案业务管理规范》确定依据:

一是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《中华人民共和国建筑法》、《科技档案管理条例》、《建筑工程安全管理条列》、《城市建设档案管理规定》等法律、法规的相关要求与规定;二是《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案著录规范》、《电子文件归档及管理办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等国家和行业标准;三是《建设领域信息化规划纲要》及《城建档案信息化纲要》等。

2《城建档案业务管理规范》的制定背景

随着城市建设的发展, 城建档案工作也在不断进步, 但始终没有完善的城建档案管理规范体系, 使城建档案工作存在着这样和那样的问题。

2.1 由于城建档案法规和管理制度不健全, 使城建档案管理存在严重问题。

没有完善的规范标准, 各城建档案馆各自为政, 普遍存在档案不全、管理条件差、管理混乱等情况, 直接影响了档案的保管完整和再次利用。

2.2 由于没有完善的管理规范可依据, 使城建档案的人员素质距离档案工作的实际需要和飞速发展, 尚存在一定的距离。

城建档案信息广泛, 涉及专业较多, 而目前各馆档案工作人员业务水平参差不齐, 意识不到位, 素质跟不上, 专业的管理人员和技术人员缺乏, 没有完善的管理规范, 各城建档案馆又严重缺乏一专多能的管理人才, 缺失对城建档案资料的系统性、完整性、真实性的准确判断, 所以往往出现人员素质跟不上实际需要的情况。

2.3 由于没有完善的管理规范体系, 各城建档案馆的高质量、高速度、高效率就无从谈起。

标准化是组织现代化生产的重要手段, 是科学管理的主要组成部分。没有标准化, 就没有专业化, 就没有高质量、高速度、高效率。目前各城建档案馆普遍存在城建档案资料不够系统、完整、准确的现象, 馆 (室) 藏城建档案门类不全、数量不多、质量不高的问题, 影响了城建档案工作的正常进行。因此迫切需要《城建档案管理规范》的出台。

3《城建档案业务管理规范》实施的意义

《城建档案业务管理规范》是对《建设工程文件归档整理规范》、《电子文件归档及管理办法》的补充和完善, 为城建档案工作人员解决实际工作中出现的新情况、新问题, 特别是现代化管理方面的问题, 提供了强有力的依据。其意义包括以下几点:

3.1《城建档案业务管理规范》的制定将进一步贯彻落实《中华人

民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》, 提高城建档案的管理水平, 促进城建档案管理的科学化、规范化和法制化, 统一全国各级城建档案馆、城建档案形成和保管单位的业务工作与管理行为, 建立全面、统一的城建档案业务规范体系, 做到内容的系统性和指标体系的科学性、可操作性, 形成可检测评价的规范体系。

3.2《城建档案业务管理规范》的制定将促进城建档案工作发展,

以适应城市现代化建设和城市化发展的需要, 为理一步开发城建档案信息资源, 建立全国统一信息平台、实现城建档案信息资源共享奠定了基础。

3.3《城建档案业务管理规范》的制定解决了近年来城建档案管

理中出现的新情况、新问题, 特别是现代化管理等方面的问题, 填补城建档案馆管理体系中的一些空白, 修订、提升、完善并系统化原零散的管理内容。

3.4《城建档案业务管理规范》的制定和实施还有助于促进全国城乡规划、建设和管理事业的发展, 推动建设系统的信息化建设。

在城建档案工作者的共同努力下, 在城建档案人的翘首以待中, 《城建档案业务管理规范》正式出台了, 它为城建档案工作人员解决实际工作中出现的新情况、新问题, 提供了强有力的依据。但是并不代表有了《城建档案业务管理规范》, 城建档案工作就可以一劳永逸, 它的有效实施才是未来城建档案工作的重点。笔者认为城建档案工作者首先要深入学习《规范》, 理解《规范》, 然后要严格按着《规范》的要求去管理城建档案及城建档案工作。只有这样《城建档案业务管理规范》才不会成为一纸空文, 才能推动城建档案工作真正的步入一个新的台阶。

摘要：《城建档案业务管理规范》于2011年10月1日开始实施, 本文从《城建档案业务管理规范》的内容与确定依据、《城建档案业务管理规范》的制定背景、《城建档案业务管理规范》实施的意义三方面论述了只有按着《规范》标准, 去管理城建档案及城建档案工作, 《城建档案业务管理规范》才能真正的推动城建档案工作步入新的台阶。标准就像一名“老师”, 它可以帮我们解决各项工作中遇到的问题和疑惑, 克服那种“不知所措”和“不知所云”的状态。城建档案工作标准化, 是城建档案工作现代化建设的一个重要的领域。为加强城建档案工作的业务建设, 提高城建档案的标准化、规范化、科学化管理水平, 推进馆务工作标准化, 使我们每项业务和管理工作、每个工作的各个环节中都有标准, 办事讲标准, 考核按标准, 一切都要按照标准来办。经中华人民共和国住房和城乡建设部批准, 制定了《城建档案业务管理规范》, 并从2011年10月1日开始实施。《城建档案业务管理规范》的实施, 标志着城建档案工作再上一个新的台阶。

城建档案工作的实践与思考 篇6

城建档案工作是伴随着我国社会主义建设和改革开放发展起来的。如何不断深化城建档案工作, 发挥城建档案信息资源的效能, 有效地为城市建设和经济发展服务, 是城建档案工作者需要不懈探索的课题。笔者联系佳木斯市实际, 谈谈个人对如何做好城建档案工作的几点认识。

一、城建档案工作应适应新形势发展的需要

随着我国经济的迅猛发展, 城市建设速度日益加快, 城市化水平大幅度提高。这种建设形势赋予了城建档案工作新的内涵, 城建档案工作对经济建设的作用不再是潜在的、间接的, 而是越来越显著。为了适应经济发展的需要, 我馆不断探索档案工作为经济建设服务的新路子, 即以维护历史、服务现实为原则, 以管理法制化、程序规范化、服务效益化为目标, 贴近经济建设这一中心, 加大依法监督检查力度, 彻底改变传统的思维定势、单一的服务观念、以藏为主的封闭保守观念, 树立综合服务观念和效益观念, 跳出就档案抓档案的圈子, 站在全市经济发展的总体战略高度上去看待档案工作, 努力做到经济发展到哪里, 档案工作就延伸到哪里, 使城建档案工作与经济建设同步进行, 在有效服务中与经济建设齐头并进。由于我馆肯付出、勤工作、见成绩, 城建档案工作受到了全市各级党委和政府的重视, 并列入工作内容。例如, 我馆在各级政府、主管部门的支持下, 全力开展档案管理网络建设, 使城建系统和部分县城也先后建立了城建档案室, 形成了以市城建档案馆为中心、以城建系统城建档案室为基础的城建档案管理网络体系, 在为城市建设、经济建设、改革开放和人民生活服务等方面做了大量的卓有成效的工作, 其社会效益、经济效益、综合效益十分显著。据初步统计, 我市自1981年以来, 查找利用各类城建档案8 000人次, 查阅档案1.2万卷, 复制档案资料1.1万张, 创造经济效益达30万元。这些事实充分证明, 城建档案工作在城市建设中具有不可替代的地位和作用, 是城市规划、建设、管理工作的重要组成部分。

二、城建档案工作要抓住重点

1. 积极争取各级领导特别是建委领导的支持, 把城建档案工作纳入建委领导的议事日程。

经过不懈的努力, 市建委和各单位建设负责人, 在每年安排城市建设工作计划时, 都把城建档案工作列入建委工作计划之中, 并提出目标任务, 使城建档案工作与城市建设其他工作同步进行、同步发展, 并在城建档案馆 (室) 的机构设置、人员配备、经费筹措、馆 (库) 房建设, 以及设备购置等实际问题上予以支持, 如拨款新建馆 (库) 房面积240平方米, 购置档案密集架40列、摄像机1部、照相机2部、编辑机1部、复印机3台、除湿机2台等, 使城建档案工作有更稳固的物质基础。

2. 坚持“依法治档”, 抓好城建档案的集中统一管理。

首先, 以各种形式宣传城建档案法律法规, 如召开会议、办学习班、在报上发表文章、编制手册等。通过宣传《档案法》、《黑龙江省城建档案管理办法》等重要法规, 讲解城建档案的地位和作用以及集中统一管理城建档案的重要性, 提高各级领导和社会各界的档案法制意识, 增强城建档案工作的知名度。为了集中统一接收并管理好城建档案, 我们每年以建委发文的形式, 明确接收范围和单位, 规定接收档案的时限。截至2009年, 已接收进馆 (室) 的城建档案共41 203卷, 城建档案资料3 210册、各种图纸5 231张、照片4 568张、光盘105盒, 从而保证了城市建设和经济建设中对城建档案信息资料利用的需要, 提高和确立了城建档案部门的社会地位和良好形象。

3. 高起点、严要求, 加快发展步伐。

随着城市建设的快速发展, 城建档案部门必须审时度势, 充分认识加快城建档案工作发展步伐的重要性和紧迫性, 进一步振奋精神, 深入贯彻实施《黑龙江省城建档案管理办法》, 高起点, 严要求, 树雄心, 立壮志, 紧紧围绕城市建设, 积极参与, 强化管理, 主动服务, 争创一流水平, 树立我省城建档案工作的典范和楷模。1991年我馆被省评定为一级馆, 1992被建设部授予先进单位称号, 1994年市编委批准为副处级单位, 1997年被省委省政府命名为省级文明单位。

三、城建档案工作要加强协作

1. 有效发挥相关部门作用。

城市建设面广点多线长, 为了搞好工程档案的管理工作, 我们十分重视建设信息通道, 建立信息网络, 以各种方式了解和掌握建设信息。一是参加年度计划会议, 了解年度基建计划安排;二是参加建设专门会议, 掌握建设动态;三是参加规划部门建设项目审查办公会议, 摸清具体建设项目底细;四是到市计委基建计划科、市建委、城建科、计财科等部门调查, 了解掌握大、中、小型各类建设工作开工建设动态, 做到了如指掌, 进行分析和分项登记, 根据需要及时进行帮助指导。此外, 为了加强对工程档案的管理, 我们主动与有关部门联系, 加强合作, 在办理工程竣工档案验收的手续中, 由市计委、市规划部门、市档案局和建设施工等有关单位共同配合实施, 形成了齐抓共管的局面。

2. 充分发挥城建档案管理部门作用。

城建档案管理部门要深入实际, 积极指导帮助, 开展补测补绘, 建立地下管线档案。为了解决城市地下管线现状不清、情况不明的问题, 2005年, 在市政府、市建委的具体部署下, 由市建委牵头, 在市城建档案馆设立办公室, 开展城市排水、供水城下管网普查工作。现已编绘出城市供水管网测绘成果, 建立了城市地下管线档案资料, 为城市建设管理和各项工程建设提供了十分重要的数据, 得到市政府和市建委领导的好评和肯定。

3. 综合发挥城建档案管理网络作用。

论如何做好城建档案接收工作 篇7

关键词：城建档案,档案接收,城市建设

城建档案主要包括城市发展规划、城市建设活动、城市管理等, 这些内容通常以文字、图表或者声像的方式保存起来, 记载着城市的发展历史, 因而, 城建档案对于城市建设来说有着重要的作用。城建档案的内容广泛, 具有较高的专业性和综合性, 能够反映城市的历史发展, 因而, 为了有效地推动城市建设的发展, 我国应当重视城建档案的接收工作, 完善档案管理体系。

一、城建档案接收工作中存在的问题

城建档案接收工作普遍存在诸多问题亟须解决, 这些问题在很大程度上制约了城建档案工作的发展, 城建档案接收工作中存在的问题主要包括:

(一) 城建档案接收范围较为狭窄。城建档案接收范围较为狭窄是目前城建档案接收工作中存在的主要弊端, 很多城建档案接收单位的接收工作不到位, 导致该接收的档案却没有接收进馆, 使城建档案馆馆藏内容单一, 接收范围局限性较高。这样的问题会严重影响城建档案的馆藏结构, 对于城市信息的保存和利用均有着不利影响。

(二) 城建档案接收方式较为陈旧。目前, 大多数城市的城建档案接收单位主要接收纸质档案, 而音像档案等电子模式的城建档案却很少有人接收。同时, 档案的接收方式也主要采用人工提交并审核的模式。现阶段, 很少有城建档案接收单位会专门成立档案整理公司, 大部分的城建档案归档整理工作都是由档案馆的工作人员负责的。而一个城市的建设单位较为庞杂, 建设内容也具有多样性, 因而, 在提交城建档案时会出现档案混乱的情况, 这就大大增加了城建档案接收人员的审核工作强度, 耗费了较大的人力, 不适应信息化时代的发展。

(三) 城建档案质量较低。城建档案的接收标准主要包括四个方面, 即完整、系统、准确、安全。但是城建档案接收单位在实际工作中, 往往存在着很多弊端, 导致城建档案出现内容不全、档案设计不符合标准、档案内容与实际工程项目存在误差或者档案签章不齐全等情况。这些问题都会导致城建档案质量较低, 使城建档案内的信息无法被有效利用。

二、加强城建档案接收工作的有效措施

(一) 提高归档人员的专业素质。城建档案的接收工作较为复杂, 因此要求相关人员要具有较高的专业素质。为了提高接收工作相关人员的专业性, 城建档案接收单位应当定期组织专业培训。城建档案接收工作的负责人员应当认真学习我国的《城建工程文件归档规范》, 明确划分归档文件的种类, 并保证归档文件内容真实, 手续完备。同时, 城建档案接收单位还应当着重提高归档人员的岗位责任意识, 避免出现档案质量较低、归档标准不同的情况。

(二) 提高创新意识。随着城市化进程的发展, 原有城建档案的接收范围已经不适用于现在发展状况。为了提高城建档案接收工作的服务水平, 我们应当拓宽城建档案的接收范围, 改变原有的思维模式, 寻求城建档案接收工作的新途径。原有的城建档案接收工作只包括纸质文件的接收, 但在信息化技术发展的大背景下, 越来越多的城建档案采取了声像电子存储模式, 因而, 城建档案接收单位应当注重多种类型城建档案的接收工作, 使城建档案馆藏资源更加丰富。

(三) 积极开展咨询服务。城建档案接收人员应当积极开展咨询服务, 并拓宽服务对象。城建档案的咨询服务主要包括信息咨询、条文解释等, 高质量的咨询服务能够提高城建档案的质量, 同时也有助于完善城建档案管理体系。咨询服务是城建档案接收工作的重要辅助手段, 通过咨询服务, 建设单位能够有效的解决档案提交过程中产生的问题。城建档案接收单位应当深入大型工程项目, 为建设单位提供咨询服务, 有效避免在城建档案提交过程中出现的多种问题。

(四) 规范城建档案的接收标准。规范城建档案的接收标准能够有效提高城建档案的接收质量。城建档案的接收工作较为复杂, 档案内容具有多样性, 因而, 规范城建档案的接收标准对城建档案的接收工作来说有着重要的意义。随着城市化的发展, 原有的档案接收标准越来越适应不了现有的发展形势, 因此, 城建档案接收单位应当结合现有的城市建设模式, 实现工作改革, 按照新版的城建档案归档规范, 完善我国的城建档案接收体系, 提高城建档案的接收质量。

三、结束语

城建档案接收工作对于城市发展而言有着重要作用, 我国当前尚且处于城市建设发展阶段, 城建档案的接收工作依旧存在着很多不足, 对此, 为了进一步提高我国城建档案接收工作的质量, 我们应当改变原有的思维模式, 优化城建档案的接收工作, 提高城建档案的管理水平, 促进我国城市建设又好又快发展。

参考文献

[1]汪茜, 王玉芝, 赵晖.新时期如何做好城建档案接收工作[C].沈阳科学学术年会.2012 (5) :134-135.

[2]魏桂云.试论如何做好城建档案管理工作[J].现代交际, 2014 (8) :478-479.

城建档案管理工作之我见 篇8

城建档案作为城市建设活动的真实记录, 是城市规划、建设、管理、维护所必备的基础条件。做好城建档案管理工作, 不仅可以记录城市建设发展变化的历史轨迹, 还可以为政府部门进行城市管理、制定建设规划等行政管理活动以及社会各界进行城建信息查询提供优质、高效、全方位的服务。作为城建档案管理人员, 一定要认清形势, 提高认识, 与时俱进, 开拓创新, 以求进一步提高城建档案管理的工作水平。

1. 统一思想认识, 深刻领会加强城建档案管理工作的深远意义。

城建档案工作是城乡建设工作的重要组成部分, 是城市发展的基础性工作, 其在城市规划、建设等工作中发挥着越来越重要的作用。特别是最近几年, 随着城市建设规模的不断扩展和工程类型的复杂化, 城建档案工作的资源保障功能更加突出。首先, 城建档案是城市可持续发展的资源保障。城建档案是包含城市建设信息最完整、最丰富、最真实可靠、最持久系统、最集中精炼的领域。日新月异的城市建设信息如果能在城建档案信息中得以体现, 那么城市的可持续发展就有了科学的依据。其次, 城建档案是城市建设的基础参考。城建档案是城市发展建设的真实记录, 也是城市建设和维护工作不可缺少的重要依据, 为城市拆迁、修建、扩建工作提供大量真实准确的数据。再次, 城建档案是解决相关纠纷的重要凭证。城市的各类建筑物都会形成土地征用、审批文件、建筑许可证、产权所有证等档案, 它是城市房地产管理的历史凭证, 是解决产权纠纷的法律依据。在解决征用土地、地界纠纷等方面的问题时, 城建档案是重要的法律依据, 可以为维护相关组织和公民合法权益提供重要凭证。因此, 城建档案管理部门要以科学的思想为指导, 运用现代科学技术的理论、方法和手段, 研究和处理档案管理中的问题, 达到对档案资源的有效管理, 使城建档案管理工作满足城市现代化建设的发展需要。城建档案工作者要站在对历史负责、对未来负责、对人民负责的高度, 树立强烈的责任感和事业心, 把依法开展档案管理工作作为自己义不容辞的责任。各职能部门也要共同参与, 齐心协力, 使城建档案工作逐步走向规范化、制度化、法制化, 更好地为改革开放和经济建设服务。

2. 完善各项制度, 建立健全城建档案管理机制。

制度管理是最有效的管理, 也是最高效的管理, 日趋完善的制度体系是城建档案工作正常运转的根本保证。要强化制度体系建设, 完善建设工程档案备案制、专项验收以及竣工验收等制度, 通过与建设单位签订建设工程档案报送责任书等形式, 从制度上强化对工程档案的监管力度, 保证档案的接收质量。同时, 要建立健全文件材料积累、归档、整理以及档案收集、鉴定、保管、利用等相关制度, 用制度规范档案管理工作, 并且要建立健全城建档案执法机制, 加强执法队伍的建设, 培养一支能够适应新形势发展的高素质的执法队伍, 确保各项制度能够落到实处, 使档案管理工作走上制度化、规范化、科学化的轨道。

3. 应用现代科技, 提高城建档案现代化管理水平。

在市场经济条件下, 我们要把城建档案工作作为信息产业来管理、开发和经营, 走科技强档之路;要用现代通讯技术和计算机技术, 提高城建档案信息服务功能的实现水平, 使其在城市可持续发展中发挥重要价值。要配备必要的档案管理现代化设备, 实现档案储存缩微化、保护科学化、办公自动化。要采用现代化信息处理技术和手段保证已产生的需要长久保存归档的电子文件的真实性、完整性和安全性。要选择好适合于城建档案馆特色的管理软件, 建立档案数据库系统。

4. 提高服务水平, 发挥城建档案工作的社会作用。

随着城市的建设和发展以及科学文化建设高潮的到来, 建设系统的各项工作对城建档案的需求在内容上越来越广、要求上越来越高, 为此城建档案部门要紧跟形势, 加快档案开发利用工作向深层次服务转化, 不断创新服务机制、拓宽服务领域、改进服务方法、更新服务手段、提升服务功能、提高服务水平, 最大限度地满足城市建设对档案利用的要求。要在主动服务、超前服务上下工夫, 积极探索从档案收集保管型向信息资源开发利用型转变的路子, 广泛开展编研工作, 使城建档案在城市规划、勘测、设计、施工以及城市建设管理、科学研究、修史编志、社会教育、国防建设和应对突发事件等诸多方面发挥作用, 创造出更大的经济效益和社会效益。同时, 还要加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作, 做好重点工程档案的备份和安全保管工作, 加强对重点工程档案信息的研究分析, 为制定应急预案和抢救方案提供服务。

5. 注重人才培养, 切实加强城建档案队伍建设。

城建部门要多关心和支持城建档案部门的工作, 力争每年解决一两件实事, 落实机构、人员;在下达年终考核目标时, 统筹考虑城建档案工作的考核内容, 为做好城建档案工作奠定基础。同时, 我们还要努力建设一支政治强、业务精、作风好的高素质城建档案管理队伍。在思想上, 城建档案工作人员应具备高度的责任心, 爱岗敬业、团结合作、开拓进取, 并具备扎扎实实、讲求实效的工作作风。在业务上, 要精通城建档案专业知识, 重点加强计算机操作、行政管理、档案理论、法律法规及城建档案业务知识的学习, 不断提高自身的知识水平和业务能力。

城建档案的科学管理是时代发展的要求, 是实现城建事业科学发展的重要方面, 也是城建档案工作在总结改革开放30多年经验基础上向新的30年跨越的新动力。只要我们坚持开拓创新, 坚持与时俱进, 城建档案事业一定会取得更加辉煌的成绩。