档案收集（共11篇）
档案收集 篇1
社区是社会的基本单元, 是宏观社会的缩影, 反映着人民生活的方方面面, 因此, 建立社区档案服务体系就成为一种迫切的现实需要, 而这将是档案事业走向社会化的具体表现。社区档案服务工作的基础是社区档案资源建设, 社区档案工作者必须坚持以居民需求为导向, 改变过去“重物轻人、重事轻人”的传统档案价值观念, 重新认识所有与社区居民有关的各种档案的价值, 围绕十七大报告中提出的“学有所教、劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居”的五大民生内容, 认真做好社区档案收集工作, 让社区档案资源体系能够覆盖居民生活的各个领域。
1. 搞好社区档案收集工作的前提——依法收集。
社区档案内容丰富, 门类众多, 收集工作涉及到不同单位、不同行业的各类人员, 因此, 社区档案的收集工作必须有相关的法律法规和政策规定, 做到有章可循、有法可依。首先, 在社区档案的收集工作中要认真贯彻执行《档案法》, 以档案法律法规为基础, 制定社区档案收集制度, 以制度规范收集工作的行为, 明确社区档案收集的范围和程序, 确定哪些社区档案是涉密文件, 哪些社区档案是可以公开的, 在政策方面为社区档案收集工作的开展提供有力支撑, 保证收集工作的有序进行。其次, 对社区档案形成情况进行调研, 做好登记工作, 界定各行业和部门形成的社区档案的种类, 并对其进行积极指导和有效监管;根据社区实际情况编写《大事记》、《社区发展史》等材料, 真实反映社区变革和各方面的发展。再次, 在社区档案收集过程中, 应主动与督查办联系, 对不认真落实收集工作的单位进行督查, 使其快速行动起来, 确保收集工作任务的全面完成。最后, 制定严格的归档制度, 使社区档案资料得到及时收集、归档, 做到不流失、不散失, 确保社区各个行业或各个部门形成的档案齐全完整, 为社区档案服务民生提供真实可靠的档案信息来源。
2. 搞好社区档案收集工作的关键——领导重视。
实践证明, 社区档案工作自始至终离不开领导的重视、关心和支持。所以社区档案工作开展之初, 就将争取领导的重视支持作为开展档案收集工作的突破口, 不仅要坚持不懈地宣传社区档案收集工作的重要性, 增强其档案意识和档案法制意识, 使社区档案收集工作成为人们的自觉行动, 还要经常向党委、政府领导口头汇报、书面请示, 以引起领导的高度重视, 让党委、政府把社区档案建设作为一件大事来抓, 积极作出安排部署。只有重视, 才能有力促进社区档案工作的发展, 才能确保社区档案工作的每个环节都顺利进行。领导对社区档案工作了解得越多、越深刻、越全面, 就越重视社区档案的形成和积累, 就越关心、支持社区档案的收集工作。
3. 搞好社区档案收集工作的重点——内容完整。
社区档案涉及民生的各个方面, 根据社区档案的特殊性, 首先, 要分门别类, 按照社区文件的查考价值确定归档范围。其次, 社区档案工作人员要按归档范围积极收集应归档的各类材料, 除了收集在本社区活动中形成的各类文件材料外, 还应注意收集对社区建设有参考利用价值的经验材料。其三, 培养社区档案工作人员良好的工作习惯, 做到及时收集、及时整理, 不遗不漏、系统准确, 为今后档案的利用提供依据。其四, 完善文件材料管理制度。建立完善文件管理、收发、传阅、办理等规章制度及岗位责任制, 并根据社会经济发展情况及档案工作实际要求对原有制度进行修改、补充、完善, 使制度既完善又具有可操作性。
4. 搞好社区档案收集工作的机制——做好监督。
其一, 将监督检查制度化, 与业务指导并重。监督和指导是社区档案收集工作的两个方面, 二者缺一不可。没有监督, 社区档案收集工作将缺乏制约性, 即使有认真、细致的指导也不可能长期奏效。没有指导, 可能出现社区收集工作的随意性。在实际工作中, 社区档案部门往往重指导轻监督, 档案收集是否完整、准确、系统, 案卷质量的好坏, 主要依赖于单位领导和承办人的自觉性。因此, 社区档案部门应改变这种工作重心偏离的情况, 树立法制观念, 敢于履行监督职能, 要有锲而不舍的精神、持之以恒的韧性。其二, 寓指导和监督工作于服务之中, 促进社区做好档案收集工作。需要注意的是, 指导与监督是一项政策性较强的工作, 社区收集人员要熟悉上级有关社区档案工作的规定, 了解立卷单位职能活动于每年运作中的具体情况, 使指导与监督工作适应并保证各项工作的需要。
5. 搞好社区档案收集工作的宗旨——服务民众。
社区档案管理工作的立足点与根本目的就是为生活在本社区的居民们提供一系列的服务。为提高服务质量, 社区档案部门的相关工作人员应及时收集档案资料, 并对收集的资料进行科学、合理的分类整理。有关档案的服务工作可通过文献查阅、网上查询、电话咨询等方式进行。社区档案管理部门只有积极主动地提供档案利用服务, 才能充分发挥社区档案工作的社会效益。
档案收集 篇2
编写 吴金林
档案收集工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，然而，据我了解，当前档案室的这项基础性工作不容乐观。有许多单位甚至有些是历年的档案工作先进单位，都没有将本单位应归档的文件材料完整的收集到档案室进行立卷归档，使之处于到处分散状况，若干年以后这些材料便丢失不见了，要利用无处可寻，让各项工作变得被动。关于当前档案室档案收集工作难的问题，我认为主要表现为：文书档案收集易，专门档案收集难；纸质载体档案（文件）收集易，特种载体（声像、照片、光盘、磁盘等）档案收集难；正式文件收集易，“白头”（领导讲话、合同等）文件收集难；单位保管的档案（文件）收集易，个人保管的档案（文件）收集难；大单位的档案（文件）收集易，小单位的档案（文件）收集难。收集难，难收集，是当前档案工作中经常遇到的难题。为什么收集难？对档案室档案收集难的原因我认为原因之一在于单位领导对档案的认识不够和业务部门不愿意移交。但我们不能笼统地说有些单位的领导不重视档案，而是没有站在档案为全社会服务的角度去认识档案，好多档案，单位档案人员收集不上来，都是因为领导太重视档案的作用了，为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。为自己方便，对档案员不放心，把档案（文件）居为己有的领导，不仅不是重视档案的作用，而是一种带头违反规章的行为，这种领导只能说是不会工作的领导、是没有大气的领导、是没有远见素质不高的领导，一身小家子气的领导。在这样的领导领导下的单位内部其他部门，也就同样效法领导，而把他们认为重要的档案自己保存而不交给档案室，认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于档案人员素质的问题，移交什么、收集什么心中无数，有些单位的档案人员，或者换的太快不熟悉业务，或者不知道收集什么，或者不负责任收集不来就不收集等；原因之三在于对于收集工作缺乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。收集什么，是我们做好收集工作首先必须解决的问题。在一个单位而言，我们应结合实际，制定出切实可行的文件材料归档与不归档范围。如何保证收集齐全，我们必须建立相应的制度来保障。譬如：建立收、发文登记制度。只有认真地进行收、发文登记，我们才能真正了解一个单位一年形成了多少材料，才能准确把握文件的位置与流向，避免文件在下落不明时，部门之间、人员之间互相扯皮现象发生。
那么，到底该如何才能做好档案的收集工作呢？下面我就跟大家一起来学习、探讨一下。
档案是人类社会的原始记录。它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义。同时档案是开展档案管理的物质基础，是档案信息资源开发的必要条件。有了档案，档案室的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用才具备物质对象；离开档案，档案工作就是“无米之炊”，而且收集工作的质量，直接影响着其他业务的开展，决定着其他业务工作的优劣。弱国收集的档案不完全，那么整理工作中就难以保持文件之间的有机联系；在鉴定工作中就难以正确判断档案的保存价值，正确划分保管期限，在利用工作中就难以满足社会各方面利用档案的需求。因而，档案的收集工作在整个档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的基础工作环节.档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动，具体而言，是指按照党和国家的规定通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散保存在各个机关、部门、个人手中和散存在其他部门的档案，有组织，有计划地分别集中到综合档案室的活动。一般而言，机关档案室的收集，主要抓好立卷归档和搞好平时收集两个方面的工作。
一、抓好立卷归档
立卷归档是文书处理工作的终点，也是档案工作的起点。在正常情况下，机关档案室的收集工作是通过一定的归档制度来完成的。归档是指各机关的文书部门或业务部门及文件工作者，将社会活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给机关档案室集中保存的活动过程。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，称归档制度。比如，1987年9月5日颁发的《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位的档案机构或档案员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”建立和健全归档制度，是机关档案室做好收集工作的关键，归档制度应由机关档案部门和文书、业务部门共同研究制定，共同维护和执行。各单位要建立和健全文件材料的归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类人员的岗位职责，作为考核的重要内容，确保每项活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求。
(一)归档范围。
归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。
机关文件材料归档范围包括四个方面：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
机关文件材料不归档范围也包括四个方面：一是上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；在我们邵东，上级机关尤其是业务上级主管机关任免、奖惩，非本机关工作人员的文件，一般单位都组了卷，有的甚至做长期保管，这种做法是非常错误的，各个单位通过这次学习后，要纠正过来。例如：一份人民银行市中心支行关于新邵县人民银行行长职务任免的通知，对于邵东县人行进行文件归档时，就应将这份文件剔除出去，因为它不属于归档范围，单位要留下，也只能作资料保存。例如一份县建委关于房产局某同志的处分材料，作为同样属县建委管辖的自来水公司，在进行当年文件归档时，也应将此份文件剔除出去或作资料保存。例如一份县委关于乡镇人大换届选举的任免批复文件，作为县档案局、县建委等无关单位，进行文件归档时，就应该将此份文件列入不归档范围，剔除出去或作资料保存。例如一份县委办关于成立计划生育领导小组或者召开经济工作会议通知或者乡镇财务管理办法的文件，对于房产局来说，就不必归档； 二是本机关文件材料中的重份文件（同一内容的文件，有时会有几份甚至多份，收集归档时，只留一份，但拣选时要注意保留上面鼬领导批示或有其他承办标记或说明的，另外，同一文件的草稿、定稿、存本等不能视为重份文件），无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料，例如一份县综治办关于见义勇为的情况通报或者县档案局召开的档案工作会议材料，对于房产局来说，就不必归档；四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
需要注意把握的是，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。
归档和不归档范围主要依据2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》的有关规定进行。各门类档案具体归档范围如下：
1、文书档案类
文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
（1）本单位形成的文件材料归档范围有：一是会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表会（大会与会议）、工作会，党组（党委）、行政领导办公会、工作会，专业会议及外出参加针对本单位主管业务的会议文件材料；二是正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿；三是较重要的材料。指本单位形成的“白头文件”，如工作计划、总结、报告、规章、调查、统计、财务报表、交接手续、机构、人事（含人事日常工作及死亡干部档案）、合同、协议、科学研究、刊物、出版物、外事活动中形成的材料；重要的人民来信来访、领导的批示、领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的文件材料；反映本单位（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、重要活动的剪报、荣誉证书、声像材料、实物等。
（2）上级单位的文件材料的归档范围包括：一是需贯彻执行的会议主要文件材料，本单位主要业务的文件及非本单位主管业务的法规性文件；领导人、人民代表等视察、检查本单位的文件材料（含声像材料）；二是代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本（包括报纸、刊物转载的文件材料）；
（3）同级单位和非隶属单位的文件材料的归档范围有：一是虽不是本单位主管业务但需贯彻执行的法规文件；二是对本单位检查的重要文件；三是重要的来往文件。
（4）下级单位的文件材料的归档范围有：一是下级单位报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、报表、预决算及法规性备案文件；二是直属单位报送的重要科技管理性文件材料。
2、各单位业务档案
主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。比如审计局的审计档案，民政局的婚姻登记档案、社会救助、低保档案、收养档案、优抚档案，人民法院的诉讼档案、仲裁档案，县人口和计划生育局的病残儿鉴定档案、再生育审批档案，县农村合作医疗管理办、县医保站的医疗保险档案，各医院的出生档案、病历档案、疾控这些的计划免疫档案、防疫档案，县公安局、派出所的户籍档案、案件档案，县经管局的土地承包档案，县林业局的山林定权发证、退耕还林档案，县教育局、各学校的学生档案、教学档案，县房产局的房地产买卖交易档案、城市拆迁档案、房屋产权产籍档案、抵押档案、廉租住房保障档案，县国土资源局的农村宅基地档案、土地普查档案、地籍档案、地产、法规档案，县住房公积金管理中心的公积金贷款，提取档案，县工商局的个体工商户登记档案消费者权益保护档案、法规档案，县物价局的物价管理档案，县环保局的环境监测档案，县残联的残疾人档案，县劳动就业局的职业介绍档案、失业保险发放档案、技能培训档案、保险补贴档案、下岗职工个人档案，县工伤保险站的参保单位档案、工伤认定、鉴定档案，县劳动和社会保障局的劳动仲裁档案，县财政局、乡镇财政所的农民补贴档案等。这些业务档案特别重要，很多都是民生档案，必须收集到档案室统一管理。
3、科技档案
科技档案是指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
现有科技档案主要有以下几种：工业生产技术档案，农业科技档案，基本建设档案，设备仪器档案，科学技术研究档案，以及专门技术档案。（1）工业生产技术档案
工业生产技术档案主要是工业产品档案，它是在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。特点之一是以型号成套。一个型号产品的档案，是具有有机联系的整体。构成这个整体的基本文件一般包括：技术任务书、设计和研制文件、工作图（底图和蓝图）、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等。但具体的内容构成，却因情况的不同而有较大差异，应具体分析才能正确地把握。这类档案，机关、事业单位都没有，大家了解一下。
（2）农业科技档案
农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强。包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等。
(3)基本建设档案
基本建设档案是指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的科技档案。具体到一个项目来说，是指在整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。其特点是以工程项目成套，是有机联系的整体。基本建设档案内容一般包括：可行性研究、任务书，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，生产技术准备、试生产，工艺、装备，涉外文件，财务、器材管理，有关科研项目，以及其他资料等。对一般单位来说指单位办公楼、住宅楼、食堂、道路硬化等建设项目从酝酿、规划到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划；测量、设计、施工、竣工、审计、使用等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
(4)设备仪器档案
设备仪器档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。其特点是以型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。实际工作中，主要指本单位各种车辆、一般性办公设备的使用说明书、保修单等，有关仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录等。一般单位，特别是企业的设备仪器档案，主要有以下几种：外购设备档案、自制设备档案、与基建工程连在一起的设备档案。
(5)科学技术研究档案
科学技术研究档案，是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文字材料。它的基本特点，是以课题成套，一个科研课题的档案材料，是具有有机联系的整体。科学技术研究档案的内容一般包括：
一是研究准备工作文件。主要有：课题论证和文献综述，基金申报文件和任务书、协议书，研究计划和设计方案等。二是研究试验文件。包括：试验大纲和各种原始记录，计算、分析和设计文件，计算机软件和课题阶段总结等。三是成果和总结鉴定文件。这类文件主要包括：研究报告或论文、专著，课题工作总结和经费决算，成果验收、鉴定和评审文件等。四是成果奖励申报文件。包括：成果申报文件，成果奖励文件，专利文件等。五是成果推广应用文件。包括：推广应用方案技术转让合同，工作总结，同行评价和用户反馈意见等。六是其他有关文件。
(6)专门技术档案
所谓专门技术档案，是指在某些专门技术活动中形成的科技档案，主要包括：地质档案、测绘档案、环境保护档案、气象档案、天文档案、水文档案、地震档案。
地质档案是地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。地质档案一般可划分为：区域地质调查档案，固体矿产地质档案，石油地质档案，海洋地质档案，物探和化探档案，水文地质和工程地质档案。
测绘档案是大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。是测绘活动过程和测绘成果的直接记录。按照使用性质的不同，测绘档案一般分为基本测绘档案，专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。
环境保护档案是环境管理和环境监测活动的直接记录，包括环境管理档案和环境监测档案两个基本部分环境管理档案主要有环境保护法规性文件和环境保护规划文件；环境监测档案，主要有环境监测计划、月报、年报、年鉴及环境质量报告书，环境监测技术方案及审定意见，环境监测记录和技术总结，工业、农业、交通、生产等污染调查和评价文件等。
气象档案是在气象观（探）测、气象预报和气象业务技术管理活动中形成的科技档案。包括：包括气象记录档案，气象业务技术和服务档案，气象业务技术管理档案。
天文档案是在天文观测、研究活动中形成的科技档案。主要包括3种成分，一是在天文观测活动中形成的各种原始记录、图表和照片；二是根据原始记录，经过综合、分析整理的各种定期报表和图件；三是观测规范和仪器设备的常数记载文件。
水文档案是在水文观测（测验）和水情预报等水文工作活动中形成的科技档案。其主要内容有：站网规划和测站文件（如站网规划、设站和测站的考证文件、水文测站的任务书和鉴定书、各种分析成果等），水文测验文件（如测验记录和报表，水文查勘调查记录、照片、图表，各项水文特征值统计文件、曲线图和分析成果等），水情预报文件（如各种水文预报方案、应用计算机编制的各种水文预报程序、水情简报和水情总结，年度抗旱总结，水文规律分析成果等）。
地震档案是在地震监测、地震分析研究和地震预报活动中形成的科技档案。主要有地震监测档案和地震分析预报档案。
4、会计档案
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。
5、声像档案
随着社会的发展以及科学技术的进步，人类不仅可以将自然现象和历史事件，通过文字表达，而且可以通过各种声像记录手段，客观地、形象地反映政治、经济、外交、文化、教育、科学研究、军事、艺术、新闻等各个领域的活动，产生了与纸质的文字档案并行、载体形式特殊的声像档案。这些声像档案已成为国家档案的重要组成部分。
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、外交、文化、教育、科学研究等各种活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。
声像档案种类比较多，但在一般机关、团体、企事业单位，常见的主要有录音、录像、照片档案。
声像档案形意结合，形象逼真，以画面的可视形象，生动地展现在读者面前，而且配有音乐、语言，便于利用者理解和接受。声像档案具有强烈的时间感和空间感，依赖先进的科学技术和快速的传送手段，把一瞬即逝的“容貌”记录下来并予以再现，可以将人们引向对历史的深切怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。但声像档案易复制、好转移，原件与复制件难区分，因此，在收集和保管的时候要注意区分和辨别。
6、电子档案。
各单位在工作活动中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件(包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件)均应归档保存。范围可参照国家、省、市有关纸质文件材料归档的有关规定执行。
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：
（1）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。（2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。（3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。（4）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。
（5）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。
（6）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。（7）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。（8）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。
（9）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。（10）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
收集时要注意：一是归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。
二是在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。
各单位应依据《电子文件归档与管理规范（国家标准）》，以及纸质文件的归档范围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。
7、实物档案
归档实物是立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。收集范围包括 本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。其它有重要保存利用价值的实物。
收集时要注意：一是归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。二是 收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
三是归档的实物应保持整洁、无破损。四是 归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。五是本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。六是 归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
收集时间：对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。确定归档和不归档范围时，以后几点要注意：
（1）把握归档的重点：应该以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件为主。
（2）凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。凡属本单位不归档的文件材料，各股室要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。
（3）本单位对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
（4）转变认识上的误区：一是认为红头文件应归档，白头文件可不归（比如有些单位本级发文收集很齐，可工作计划、总结、汇报材料、政工材料、业务材料等白头文件以难找为由不归档，事实上，红头文件固然重要，白头文件同样非常重要）；二是认为上级文件都应归档，而本级文件无所谓（例如有些乡镇上级文件收得很齐，而本乡镇发文和组织党群、统计和七所八站的文件收得很不齐；有些学校上级文件收得很齐，而本校校务会议记录、设备档案等收集很不齐全；有些乡镇财政所财政局文件收了不少，但本所会议记录、总结、决算报表、人员调动、职工名册却没有，事实上，本级文件是最重要的，如果遗失了，以后再也无法弥补，而上级文件遗失了可到上级主管部门查找）；三是认为文书档案重要，其它档案不重要。实际上，文书档案固然重要，而单位工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档案同样重要，必须按国家的有关规定整理，并按时移交档案室综合管理；四是认为正稿应归档，底稿可不归。事实上，底稿更重要，因为发文底稿有撰写者的笔记，也有领导者的签字，是文件产生效力的原始记录。所以，各单位在收集文件时，底稿一定要附在正稿后面，合并归档；五是个别单位认为业务档案重要，文书档案不重要。因为业务档案主管机关抓得紧，文书档案查得少。事实上，文书档案是最重要的。
（5）注意收集这些经常容易漏掉的文件材料：一是内部及直属单位的专门文件材料。如统计部门的普查材料，科委机关的成果材料，纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，财务部门的会计材料，劳动部门的劳动保险文件材料，专利部门的专利文件材料，技术监督部门的标准文件材料，工商部门的企业登记、商标文件材料，税务部门的税收征管文件材料，民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料，编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门文件材料；二是“白头文件材料”。如合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿，党组（党委）或行政会议记录等；三是会议文件材料。如本机关召开的专业会议，到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料；四是非纸质文件材料。如照片、录音带、录像带、电子文件、荣誉证书、锦旗、印章等实物；五是收发文件的处理单，真实地记录了文件的形成、办理过程，有保存价值的都应归档。许多单位发文没有保存文件处理笺，有的连底稿都没有保留。如果领导签字的依据都丢了，这个文件的价值也降低了很多，有不良企图的甚至可以伪造文件进入档案室，以便以后利用。因此所有文件处理笺和底稿必须连同正本一起存档。
（6）党政机关以及非业务部门收文的处理。每个单位都会收到不少中共中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府、县委、县政府及其有关部门的红头文件，这些文件中如果有机密文件，则以后要被县委保密局回收，因此应该单独存放，以免以后找不到承担责任。如果不是机密文件而与本单位业务有关，即有的是上级业务主管机关以上级党政机关行文的，有的是本单位起草以县委、政府或两办名义发文的，有的是批转本单位有关文件的，有的是主送或者抄送本机关的，有的是任免、奖惩本机关工作人员的，有的是批复本单位的请示、有的文件上面布置的工作是直接点名要本单位办理的，有的是领导机关研究本单位重要工作的会议纪要，有的简报中是有本机关重要信息的，有些重要工作会议是以党政机关名义召开的，等等这些重要文件要按其对本单位利用价值的大小，永久或长期或30年保存。如果是需要贯彻执行的法规性文件，比如财务、人事、编制、劳动和社会保障以及党委政府有关全县发展等各方面的政策性文件，则要做短期或是10年保管除这两部分外，其他一些普法性的实际上是供参考学习不需办理的和非法规性的一般文件，这些不必归档。可以把它们作为资料保存几年时间，再报请领导销毁。（7）本机关产生的不归档文件的处理。本机关的重份文件，一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，没有保存价值的电话记录等，这些不属归档范围，禁止擅自归档。对这些不归档文件的处理：一是本级红头文件作发文汇集，比如县纪检会，每年将自己的发文做3套发文汇集，一套放办公室柜子里查阅，一套放档案查阅室，一套备查。二是其他重要资料可以装作一本做资料保存；三是其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随意处理。
(二)归档时间。
归档时间是指文书部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。根据《邵东县中小学校档案管理办法》，各单位文书档案执行行政年度（每年1月1日至12月31日止），应在次年六月底前归档；其中专项工作如突发事件、专题调研、会议等重要活动待结束或告一段落时，及时做出总结后的1个月内归档；业务档案上级有规定的按上级要求时间归档，没有要求的按县档案局要求归档，如教学档案执行教学年度（当年9月1日至次年8月31日止），应在次学年度寒假前归档； 科研类文件材料在科研课题鉴定后归档；基建类文件材料，在工程项目竣工后两个月内归档；设备仪器类文件材料在开箱验收后及时整理归档；会计类文件材料随时整理立卷，在会计年度终了后由财会部门保管一年，然后向综合档案室移交；照片、音像制品、实物和电子档案，随时整理归档；论文、著作、科技文章正式发表后原件即时归档；单位编写印制的出版物、汇编、教材、简报等的原稿（领导签发稿）、印本与电子文稿，印毕后一并归档；单位工作人员因公外出参观、学习、培训、考察和参加各种会议等，其带回的文件材料必须按归档范围的规定，及时向综合档案室归档。确保按时完成一般可运用三种形式结合收集:随办随归;定期收集;年终集中收集
（三）归档要求：
1、归档文件整理工作一般由文件材料形成科室承担，单位档案管理人员负责指导。
2、归档文件必须是原件（外来复印件除外），做到种类齐全，份数完整、准确，定稿与印件一并归档。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。纸张质量符合要求，用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格。书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合归档要求的耐久字迹材料，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久字迹材料；传真件应与复印件一起保存归档；不得使用涂改液。归档文件上有金属物的，应去掉，重新缝（粘）合
3、归档文件的排列、编目要规范有序。要按级别、重要程度、时间顺序、问题和责任者等依次排列，如批复在前、请示在后，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后等。归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应符合要求。
4、电子文件应与备份的纸质文件一并归档。
二、搞好平时收集
平时收集是指机关档案室收集档案的一种辅助途径，主要是指收集零散文件归档。
我们所说的零散文件，是指机关工作中没有归口集中管理，失去控制的文件材料。一些机关由于意外的原因（如火灾、水灾等），还有机关的搬迁、内部机构的变化、人员的调动等，都有可能导致档案、文件散失。要维护档案的完整，就必须经常注意零散文件的收集。平时收集的零散文件主要包括散失文件和“账外”文件。
1、散失文件。散失文件是指在文件办理过程中，或办理完毕后，未及时归档而下落不明的文件。有由于文件管理制度不健全，文件办理完毕后混入到个人书籍材料中，一时未寻找出来的；有由于文书处理人员蓄意私存而不交出来的。在这些文件中，不少是比较重要的，需要平时密切注意，随时随地收集归档。
2、账外文件。主要指未经文书出来部门收发登记的内部文件和外部文件。就一个机关来说，常常有这样一些文件遗落在登记账簿之外：一是会议文件。包括会议记录、领导人或机关其他人员外出开会带回来的文件材料，负责人在有关会议上的讲话稿、讲话记录，会议中形成的声像材料；二是本机关党组（党委、党支部）和人事部门形成的材料；三是本机关的规章、制度、办法、调查材料和各种基本数字统计表；四是不经收发文登记（属于公务活动）的领导人“亲启”信件及反映机关领导人公务活动的各种声像档案；五是本单位向报社、电台、电视台及有关刊物发出的新闻稿、调查报告、照片、录音和录像。
上述这些文件材料很不容易收集齐全。然而这些文件往往反映本单位的一些职能活动，所以不可忽视。
平时收集的关键，是要充分发挥主观能动性，善于多想办法，才能做出成效。可以采取这样一些办法：一是抓注各种检查、内部机构调整、人员调动等机会，帮助机关领导和有关部门，对文件材料进行全面清理，发现和收集散失在个人手中的应当归档的文件材料；二是主动上门，收集整理机关领导人和有关人员外出开会或执行任务带回的文件材料。三是了解本单位各阶段的中心工作，及时收集整理在那些独立性活动中所形成的成套性的文件材料。如规模较大的会议，要赶在会议结束时尽快收集全套会议文件，整理归档；四是为了使应归档的文件收集得完整，我们要把好登记关（建立收发文登记薄）、打印关、印章关、传阅关和借阅关。
档案工作是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的崇高事业，因此，我们首先必须让应归档文件齐全完整的收集到档案室，这样，档案工作才具备物质对象。但由于种种原因，收集难、收集质量差仍然是当前一直困惑着档案室工作人员的两大难题。具体表现在三个方面：其一是，一些应当归档的文件材料不能按时收集、归档，直接影响着档案的整理工作和其它各环节的正常进行；其二是，一些应当归档的文件材料收集不齐全，达不到档案完整率的要求；其三是，一些归档的文件材料、技术资料不符合要求，使收集质量受到很大影响。
分析当前档案室收集难、收集质量差的原因，无外乎以下几个方面：其一是，机关人员特别是机关领导干部档案意识薄弱，不重视档案工作；其二是，机关文书处理工作与档案工作脱节，影响了档案的收集工作；其三是，某些机关人员特别是机关领导干部存在着本位主义思想和档案私有观念，不愿交出自己手中的一些应当归档的文件材料和技术资料；其四是，机关档案室工作人员流动、更换频繁，档案干部队伍不稳定，在相当程度上影响了收集工作。
要走出当前档案室收集难、收集质量差的困境，我认为可以从以下几个方面努力。
一是要加强档案宣传工作，各单位档案员要大力宣传加强档案收集工作的重要性、必要性、迫切性，提高各单位领导和干部职工对档案工作的档案意识，使收集与归档工作成为其自觉行动；使领导支持、重视文件材料的收集与归档工作；使各科室积极参与档案的收集与归档工作。
二是机关档案室工作人员要提高工作责任心。档案收集工作究竟难不难？其一从理论上讲，不应该难。从坐而论道层面讲，“档案收集工作”本身没有什么艰涩、深奥之理论。对于稍有常识的公众而言，也不过就是三五句话即可说清楚的问题。对于高校学生而言，充其量也不过就是一个课时的说教而已。由此可知，“档案收集工作”本身是没有理论难度的理论。从具体操作层面讲，档案收集工作没有什么“高难度动作”，也不需要从业人员具备什么特殊技能。档案收集工作对于档案部门而言，虽然可以说是主业之一，但相对于业务指导、信息开发、整理鉴定等工作来说，还是容易一些；对于机关团体而言，只不过是围饶主业而衍生的极为平常的、各机关团体通行的、照章办事性的日常工作。按照《国家公务员通用能力标准》的要求，凡是具备国家公务人员基本素质的同志，按常理，一般都应该能够胜任这项工作。也就是说，相对而言，档案收集工作是一项技术含量不高的工作。其二从其工作性质上讲，也不应该难。机关团体的档案收集工作，其实质就是文件归档工作，文件归档工作的实质就是遵循单位的文书处理制度和《归档范围》照章办事。照章把单位的收文、发文收集保存起来，难道比起草、制发文件还难？因此从实践上讲，关键在人，人不畏难，何难之有？人是生产力中最积极、最活跃的因素，我们常说的事在人为就是这个理儿。任何一项工作，人不作为，再简单的事情也难以实现，正所谓扫帚不到，灰尘不会自己跑掉。人若积极作为，再复杂的事情也能如愿以偿，人类社会之所以由低级到高级，达到今天的文明程度，也正是人的积极作为所致。所以，档案人员对收集工作要做到“三勤一韧”，即勤于学习、勤于宣传、勤于收集和具有韧劲。收集工作说难不难、说易不易。说不难，就其性质而言，不是什么“高精尖”工作。说不易，就其操作层而言，把其做到完美无缺、做到极致不容易。任何一项工作能不能尽可能做得尽善尽美，关键在人，在于从业人员的责任意识、敬业态度。档案收集工作也不例外，关键看从业人员对这项工作是否热心、尽心、精心。热心是基础、是动力，体现一个人干一行爱一行的基本素质；尽心是责任意识，体现一个人对自己的工作知责、明责、尽责；精心是精益求精，体现一个人的敬业态度、反映其激情干事、事争一流的进取精神。有此“三心”就没有过不去的“火焰山”，正所谓“只要思想不滑坡，办法总比困难多”。凡是有责任心的档案员都会针对具体情况采取一些灵活变通的办法，以保证本机关的文件材料相对齐全。只要档案员积极主动、肯上门收集，是绝不会空手而回的，例如我在一个网站上看到有一位机关档案员对其政工室主任暂不愿交给档案室保存的干部调动介绍信、干部花名册等人事档案是这样处理的：
档案员满面春风地跑到政工室说：“主任，我来报到哩。”主任抬头、张嘴，一脸愕然的样子，看着快人快语的档案员。还没等主任醒过神儿，档案员噗嗤一笑：“我是来给你当临时秘书哩”。主任绷着脸说：“啥事儿？说”。“这么严肃干啥？不说了”。档案员收起笑容，顿了一下说，并扭头要走的样子。主任赶忙起身离位，“慌啥哩？到底儿啥事儿？坐下说、坐下说”，主任陪着笑脸边说边伸手拉档案员坐下。档案员半推半就，一屁股墩到沙发上，挺了挺胸，不急不慢地做个深呼吸，非常自然地恢复了来时的一脸阳光说：“小兵儿能有啥大事儿，咱单位的档案就剩你这儿没整理了，为了您使用方便，也为我好交差，在你办公室里，在你指导下，把你保管的人事档案，按档案局的要求整理一下中不中？”并半开玩笑地说：“我情愿当你的临时秘书，帮你处理点儿杂务还不行？”话说到这份儿上，政工室主任不无感叹地说：“真有你的（你真有办法），咱单位的人都象你这样负责，那不啥事儿都好办了”。政工室主任一边说一边打开了文件柜……。这位档案员就是通过这种办法整理了本单位的人事档案，编目登记上帐后，让主任办了借阅手续。
三是要制定符合本单位实际的《文件材料归档范围与不归档范围》，使收集工作有章可循、有据可依。因此各单位一定要根据国家档案局8号令的精神和本单位内设机构编制出本单位的文件材料归档范围和保管期限表，并报县档案局审批通过，从而让本单位的收集工作制度化、规范化。
四是要想真正做好档案收集工作，必须坚持八字方针，那就是：丰富、优化、突出自我。丰富是档案收集工作在数量方面的总体方针。这一方针主要有两层意思：其一是档案的绝对数量要尽可能地多；其二是各方面、各门类、各式各样的档案及其辅助性材料应尽可能的齐全完整，尽量没有或少有疏漏残缺之处。
优化是档案收集工作在质量方面的总体方针。这一方针也主要有两层意思：其一是档案内容方面的价值要优化、优选，尽量多收集有价值和价值较高、较重要的档案及其辅助性材料；其二是各方面、各门类、各式各样的档案材料要优化、要合理，要互相补充、互相呼应，形成总体上的质量优势。
突出自我是对收集工作的综合性和总体性方针。它强调的是收集工作的立足点问题，对收集工作乃至整个国家的档案保存具有深刻的理论与实践意义，可使整个国家的档案收藏状况达到总体化。因为在现实中，各档案机构，尤其是规模不大、社会地位不高的档案室，往往容易产生自己单位的档案不重要，只有上级机关的档案才重要，而且级别越高、权力与名气越大的机关的档案越重要的习惯性认识，出现收集工作重上级轻自己的现象。这种现象无论对于社会各单位，还是对于整个国家都是有害而无益的。对自己来说，则造成了馆（室）藏上大量不必要的重复，实际上国家历史的完整记录也没有保存下来。因为国家是由其所有成员（组织与个人）构成的，任何一个社会成员的短缺都对国家历史总面貌的完整性造成了一种伤害。若将这种现象推至极端——国家最高权力机关的档案无疑对国家最重要，如果全国各档案机构都只保存全国人大、国务院以及中共中央形成并下发的档案文件，国家的全部档案、国家的全部历史记录岂不只剩下一个最大的“外壳”！档案总体维护国家历史总体的真实面貌的作用还从何谈起？因此，突出自我是各档案机构收集工作必须坚持的一项基本方针。只有各档案机构收集上突出自我、以我为主，国家档案的总体才能充实、准确、真实、完整，国家历史的真实记录才能丰富、全面、系统，国家的历史面貌才能从根本上保证总体显现出来。当然这一方针在不同的档案机构的具体体现又有所不同。对于档案室来说，就是要把收集的重点和立足点放在本单位形成的档案上，放在能真实记录和反映其职能活动的档案材料上，尤其是本单位制发和具体办理、处理的文件；对于档案馆来说，是要注意收集能全面真实地记录、反映其所管范围内的社会活动的档案材料，并突出其所在地域和所在社会领域（如专业）的特点。因此，也有人将此方针从理论上归结为突出特色，其理论含义与突出自我是一致的，因为不同的“自我”自然有不同的“特色”。如少数民族地区就应突出民族特色，边疆地区就应突出边疆特色，工业地区就应突出工业特色，农业地区就应突出农业特色；中央级的档案馆自然要突出国家特色，地方级的档案馆就应突出地方特色，等等
五是我们也需要考虑单位内部的利用需要。之所以一些业务部门不愿意移交，就是我们的档案人员在短时间内无法满足利用需要。因此，我们档案人员不仅要熟悉档案管理流程，更要把握单位的工作动态，要有一种超前的服务意识。做好收集工作，在收集方式、方法上要细致、灵活。对“帐内文件”与“帐外文件”的收集方式、方法应有所不同；不同的文件在收集时间、收集地点上应有所不同。
以某个企业为例，谈谈如何做好企业档案收集工作，具体来说，就是“六个一”。即一个主管领导：确定一名集团公司领导主管档案管理工作，“扯虎皮，拉大旗”，哪个部门或者那个工作人员不配合档案收集工作，光明正大的打他的小报告；一个牵头机构：确定总经理办公室为档案管理工作牵头机构。总经办牵头档案整理工作，很多部门看在总经理办公室的面子上，还是很配合的，收集工作亦然；一个兼职人员：每个部门或者公司确定一名档案管理人员或者兼职文书档案管理人员作为档案收集工作的联系人，责任落实到人，看你往哪里跑？一个考核制度：在档案管理制度中加入考核内容，同时纳入集团公司月度考核，考核考核，又考又核，工资越发越少很不爽的，赶紧做好档案收集工作吧；一份总结通报：一年一份总结通报，档案收集工作做得不好的，通报，做得好的，也通报，这样做得好的心理平衡，做得不好心里就不舒服啦，想舒服，赶紧做好档案收集工作吧；一次培训提高：集团公司每年对所有兼职档案管理人员进行一次集训，提高档案管理工作技能，提高兼职档案管理工作人员的工作质量。所有专职档案管理人员每年一次送去培训，培训内容以档案管理知识为主但不限于档案管理知识，优化知识结构，提高档案管理人员素质。
院校教学档案的收集方法 篇3
集中统一管理原则是教学档案管理的指导方针和基本原则。一方面，教学档案的收集是获得和积累教学档案的手段，只有通过收集工作，才能将散存于教师、学生及各职能部门的教学档案材料集中到档案部门，形成集中管理的客观条件，实现统一的科学管理。另一方面，只有认真贯彻执行教学档案材料的集中统一管理原则，才能为教学档案的收集工作奠定基础，确保教学档案收集工作的高质量。
二、遵循教学档案的形成规律
教学档案材料是教学单位在教学活动过程中形成的，它的收集是一个承前启后的重要环节，它联系着教学档案材料的形成部门、个人和档案部门的活动。在归档制度的制定上，既要照顾到档案部门的工作需要，又要考虑到教学档案材料形成部门、个人的利用要求，按照教学活动的基本程序和教学档案材料的形成过程，对教学档案材料的归档范围和归档时间做出具体规定，以保证教学档案材料收集工作的质量，使教学档案的收集遵循教学档案材料形成的客观规律。
三、以满足教学活动需要为原则
教学档案是从事教学活动、教学管理和科研工作必不可少的资料，教学档案的收集工作要适应教学工作的需要。一方面，教学档案的收集应是多方位的积极收集；另一方面，教学档案的收集工作必须适应教学工作的需求，确保教学档案的完整准确，能够真正对总结教学经验、探索教学规律、进行教学改革、深化教学研究和提高教学质量起到作用。
四、教学档案的收集与积累要责任到人
为保证教学档案材料的完整和准确，应建立教学档案分层管理办法，每位从事教学及管理工作的人，对自己所负责或从事的工作应有一个完整的记录，并及时提供给档案管理人员。教研室主任、专业负责人、普通教师应在日常工作、科研及教学过程中将自己形成的有价值的材料收集起来。
五、建立健全归档制度
建立、健全和完善归档制度，是做好教学档案收集工作的重要前提，也是保证教学档案齐全完整的重要条件。归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三方面的内容。归档时应注意：归档范围必须明确完整，以免少收或漏收，应将评估要求的教学档案内容全部纳入收集范畴，全部收集，完整无缺；再就是加强文件管理，即凡是上级部门下发的文件材料，应由专门人员登记，这样档案部门就能及时明确掌握有哪些文件材料需要收集；档案部门也必须主动同有关部门联系，互相配合，确保归档材料齐全、完整、准确。
六、实行灵活的收集方式
教学档案具有来源上的分散性、内容上的复杂性、时间划分上的特殊性、制成材料上的多样性及综合性、专业性等特点，因此，档案部门必须扩大档案收集范围，拓宽档案收集渠道，查漏补缺，采取较为灵活的方式进行收集?熏尽量做到经常性的收集与集中收集相结合，催交与上门收集相结合，归档范围内与归档范围外相结合，收集过程中还要对师资队伍、学风、教学效果、教学评价、实践教学、教学质量监控、多媒体课件、专业地位与特色、毕业生在各自工作岗位上的业绩成就等非文件材料和电子文件多加关注。也可将需收集的档案信息材料明确通知教师，让教师制成电子文挡，利用目前校园网普及的有利条件发送至统一的电子邮箱，既方便快捷，又可复制利用。
七、加强宣传教育，提高全员档案意识
高校档案部门应通过各种渠道，如举办培训班、知识竞赛等形式，进行宣传教育，普及档案基本知识，不定期召开教学档案管理会议，用具体实例阐述教学档案的特点、地位和作用，增强教师的归档意识。高校教学管理部门要加强对教学档案收集工作的检查、指导，使教学档案收集工作制度化、标准化，进一步规范和完善归档程序和档案移交制度，使教学档案材料的收集工作成为高校教师的自觉行动，进一步提高教学档案收集工作的质量。
档案收集工作理念探索 篇4
经过50多年的全面建设, 我国已初步构建起门类齐全、结构合理的档案资源体系, 但在社会信息化的宏观背景下, 与档案信息需求渐趋多元、档案意识逐渐增强所引发的档案信息需求相比较, 现有的馆藏档案资源存在着馆藏档案种类单一、馆藏档案内容单调等诸多不足, 集中体现为反映社会活动宏观方面的档案多, 反映微观方面的档案少;反映社会活动骨架式结构的档案多, 反映有血有肉精彩描述的档案少;反映社会活动中集体方面的档案多, 反映个人方面的档案少。
2档案记忆观的形成
为何会出现上述现象, 总结来说由于跟价值观有着直接的关系。过去的历史造就了人们对于某些问题的观点, 组成了意识形态, 解决这一问题的出发点就是要从存在和意识的关系出发。
中国有着几千年的封建社会历史, 形成了社会记忆即官方记忆的文化传统, 因此, 在相当长的历史时期内, 社会史观以阶级斗争史观、王朝体系史观为主导, 历史研究也以“政治史”为主轴, 以帝王将相为当然主角, 显示出高高在上的姿态, 使人感觉历史就是“过去”的代名词, 导致了我国社会记忆体系的核心主要是一个宏观的记忆、一个当权者的记忆, 在此理念下, 受制于“国家→政权→重要人物→宏观历史阐述→资政”这一狭隘的档案观与档案工作模式。
3科学发展观指导下的档案收集理念
社会的发展进行不断加快, 而社会需要收藏和整理的内容也在不断增多, 档案收集的侧重点也需要发生相应的变化, 使得档案管理的功能更加多样化, 有助于档案管理自身的生存。而将一切具有科学, 历史, 人文, 社会等等一切具有收藏价值的档案科学合理地进行分类, 丰富馆藏, 完善收归体系, 这是一项时间久远, 工程较大的过程, 为了保证管理人员将履行职责与社会意义之间的关系平衡, 真正使档案管理事业能够为社会为人民服务, 应当以中正而科学, 严谨而先进的思维丰富自己的头脑, 将档案管理工作的每一个层次上的人员的工作状态调整好, 将收藏管理者的个人问题与馆藏大问题之间的关系协调好, 经过艰苦的努力, 使档案管理工作的整个方向向着内容丰富, 规划清晰合理, 态度严肃, 使工作向着最先进方向发展, 使得建设变得越来越先进, 更满足社会的需要。
第一, 以人为本的档案收集理念。以人为本的概念越来越被重视, 这一思想用在档案管理工作中即体现为工作对象与工作内容的变化, 使得档案管理工作管理的前景更为科学, 空间更为扩大。
人是历史的主体, 应当注意历史对于人的意义, 因此应当注意历史的概念和人的概念的融合, 而不是历史仅仅是历史本身, 空洞的概念的历史是不符合实际的, 从另一个角度来说, 没有人的存在, 历史便无法生存, 所以, 档案资源管理应当突出人的建设发展方面的内容, 将英雄人物与普通人物都作为人员管理的重要方面来对待。因为我国最初的档案收集是以政府为服务对象的, 侧重点是反映机关工作的活动, 经过多年的经验, 已经有了一套较为系统的成型的工作模式, 所以, 对于当前侧重于满足人民群众对资料的需求意识来说, 目前档案收集的重点是能够反映人民大众生活状态和内心需要的档案工作。当前档案收集工作的重点, 在于以档案工作服务民生为契机, 对民生档案的内涵、类型开展系统的研究与梳理, 建立健全与普通百姓生活密切相关的社会保障档案、教育卫生档案、工商管理档案、民政司法档案, 使社会记忆留下更多的鲜活个体和精彩瞬间。而要做到这一点, 首先必须转变认识, 在档案收集工作中确立以人为本的理念, 将社会发展进程中体现人民群众生活状态、智慧结晶的各种类型的档案材料收集起来, 力求各类活动所形成记忆的齐全完整。
第二, 协调发展的档案收集理念。协调发展的档案收集理念是指要善于运用辩证统一的科学方法, 统筹协调解决档案收集工作中的各种矛盾, 在统筹中保持适度, 在兼顾中把握平衡, 构建机关与基层、集体与个人的和谐关系, 从而实现档案收集宏观与微观、整体与细节等的协调发展。而要做到这一点, 必须从战略高度重视档案资源体系的建设问题, 强调档案收集工作的统一规划与顶层设计, 在赋予档案部门收集档案绝对权威的同时, 充分发挥档案收集工作的计划、组织、指导、监督、检查功能, 层层抓落实, 为档案收集工作的规范发展提供法规、标准、组织保障。
第三, 全面发展的档案收集理念。全面发展的档案收集理念是指档案收集工作的领域、范畴、方式等必须随着社会主义现代化建设的发展与要求实现动态更新。诚如瓦洛先生所言:“众所周知, 档案是我们集体记忆的基础, 是政府、社会团体、公民等所具有权利和义务的权威证据, 是我们文化遗产中脆弱的、不可替代的一部分。我们档案界要自下而上发展、要拯救“世界记忆”, 必须依靠于“生命之树”, 即有若干分支和根系的记忆之树, 正像叶绿素那样, 为人类更好地呼吸和生活提供氧气之源”。换言之, 我们应根据社会发展的实际构建档案收集工作的网络体系, 努力将档案收集工作的触角伸展到社会生活的各个层面、各个角落, 而在档案收集网络中的每个节点, 都应该有具体的责任人, 并赋予其收集档案、移交档案的相应职责。
第四, 可持续发展的档案收集理念。可持续发展的概念体现在档案收集管理工作中就是不断转变和丰富思路, 使其能够满足不断发展的需要, 并且数目巨大, 而且内容差异很大, 档案对于不同的人员和单位来讲意义是不同的, 对一方有意义的档案对另一方面可以不具备任何价值, 而档案本身的价值也不是持久不变的, 对某一时代具有充分的意义, 而对另一时间则没有任何价值, 这是一个动态的过程, 因此需要收集者有敏感的辨别能力, 以及开阔的思维, 能够承载这一动态的收集需要。有鉴于此, 应积极开展档案知识的普及性宣传教育, 让社会大众了解档案的形成领域、存在形式、种类与价值等相关知识, 增强普通百姓的档案意识, 使他们在积极支持档案收集工作, 将对国家、形成单位具有保存意义的档案收集进各级各类档案保管机构的同时, 将具有个人保存意义的档案材料收集起来, 在丰富自身精神文化生活的同时, 留下一份珍贵的记忆。
总体来说, 档案收集和管理的目的就是为了留存过去的记忆, 为今后的工作所借鉴, 因此, 必须以科学的态度, 严格的管理办法作为管理工作的基本原则, 并将以人为本的管理思路融入其中, 使得工作的内容与形式都向着规范严谨的方向发展, 更符合社会发展的前进方向。其侧重点也应从过去以机关为对象到以人民大众为主要对象, 档案的承载媒介从纸质档案向着电脑, 光盘, 磁带等多个方面发展, 努力实现效果的多元化, 并能够从宏观到微观都做到充分透彻, 能够使其作为社会发展的重要方面来突出档案资源管理的重要性。
摘要：档案管理工作的初始工作是材料的采集, 确保管理的内容以及管理对象的实现。也是较为要求认真科学的一项工作, 是管理工作十分重要的首要方面, 将保证未来的工作是否有意义, 是管理, 以及利用的重要方面。为了充分实现档案工作的科学性, 敦促档案发挥正确的工作能力, 并为社会发展提供必要的支持, 要求我们应当将档案的可持续发展提出, 尊重社会人民群众对于档案内容的需要, 转变档案内容, 使得其能够全面涵盖使用者所需求的信息, 敦促档案资源为人民服务。
关键词：档案收集,管理,探索
参考文献
[1]丁华东.档案记忆观的兴起及其理论影响[J].档案管理, 2009年第1期.[1]丁华东.档案记忆观的兴起及其理论影响[J].档案管理, 2009年第1期.
高校教学档案的收集与整理 篇5
高校教学档案是体现学校教育质量和管理水平的重要标志,是高校工作总结的重要内容和制定工作计划的重要依据｡教学档案是高校在履行其职能过程中产生的具有保存价值的业务材料｡本文就教学档案的收集整理的范围､收集整理方法,以及档案管理的具体要求等进行了详细的阐述,以期对高校今后的教学工作提供参考依据｡
一､教学档案收集与整理的范围
教学档案是高校教学部门在各自的职能中所产生的材料｡其收集整理应根据国家教委､国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》和《关于加强高等学校档案工作几点意见》的精神,结合本校教学工作实际,把教学管理和教学活动过程中形成的对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的,能反映教学管理､教学实践活动的全过程的,能遵循其自然形成规律并保持有机联系的､符合教学管理和教学实践活动成套性特点的文件材料,根据其性质的不同,按以下几个方面收集整理｡
1､综合类:①上级主管部门下达的有关教学工作的文件材料;②教学改革､培养目标､培养规格､学制等方面的指示､规定､办法;③学校的总体规划､实施计划､有关教学的规章制度､会议记录､调研报告､简报､经验总结;④教学检查､教学评估材料､各级优秀教学质量评奖材料;⑤非学历教学的培训班､进修班材料;⑥各类教学统计报表;大学生运动会材料;⑦迎新工作材料｡
2､学科建设与实验室建设类:①上级有关学科､专业设置及实验室建设的文件材料;②学科､专业､实验室论证､评估､申报､审批材料;③重点学科､专业､实验室建设材料;④学科､专业､实验室建设计划､简报､总结材料;⑤学科､专业､实验室建设统计报表等｡
3､招生类:①上级有关招生工作的文件材料;②招生计划､规定､生源计划;③新生录取材料及新生名册,通知书存根;④委培､代培､自费生计划､合同及学生名册;⑤招生宣传､招生工作总结;⑥研究生入学试题及指导教师名册｡
4､学籍管理类:①新生入学登记表;入学通知书存根②学生学籍卡片;③学生成绩总册;④在校生名册;⑤学生学籍变更材料(升级､留级､休学､复学､转学､退学);⑥学生奖励材料(奖学金､优秀学生､先进班级);⑦学生处分材料等｡
5､课堂教学与教学实践类:①全院各专业教学计划､教学大纲;②体现课程建设要求的教学安排､校历表､课程总表;③各院､部､系专业课程试题库,各类考试成绩统计分析和教学质量评定;④典型教案､重要备课纪录;⑤学校教学实习总体规划,教学实习､生产实习计划､总结及有关材料;⑥社会调查､社会实践计划､总结及有关材料｡
6､学位管理类:①上级有关学位工作的文件材料;②本校学位评定条例､办法､计划､总结;③学位委员会会议记录､决定;④学位委员会授予各层次学位清册;⑤本科生优秀学士学位论文;⑥博士､硕士研究生学位论文及评审材料｡
7､毕业生管理类:①上级有关毕业分配的文件材料;②毕业生工作计划､简报､总结;③毕业生供需统计､计划､合同;④毕业生正式分配方案及调配派遣名册;⑤毕业证､报到证存根,毕业证､报到证领取签收册;⑥毕业生跟踪调查､毕业生信息反馈材料｡
8､教材管理类:①自编､主编教材;②院､部､系各专业使用的教材目录;③自编､主编的教学指导书､实验指导和习题集;④其他具有保存价值的自编参考资料｡
9､附录类(存院､部系教学类档案):①本科毕业生论文及评审意见;②课堂教学材料､课程进度表;③教师任课安排;④优秀实习报告;⑤本专业教学检查､调查材料及总结;⑥教师工作量核算､登记材料｡
二､教学档案收集与整理的方法
高校教学档案收集整理工作可直接影响学校教学管理工作水平｡因此,在教学档案的收集整理过程中必须做到完整､准确､精炼､规范｡鉴于高校教学工作的连续性和长期性,在收集整理各类有关部门教学资料时,可抓住每学期开学､期中和期末三个关键时期定期收集整理,把教学档案的收集整理工作纳入经常化､制度化和正规化的轨道｡
1､每学年､学期结束时,应进行阶段性的教学总结,布置下一段工作;某一项教学工作或活动结束时,有关材料如招生､教学评估､毕业生质量跟踪调查等工作均是收集整理建档的好机会｡
2､随时发现材料随时收集,特别是一些遗漏档案材料,如出国人员带回应归档的材料,有关人员外出开会及调动应归交的材料等｡
3､教学档案的收集工作应同计划管理相结合｡把归档工作纳入计划管理,是把教学材料归档集中,完成教学管理任务的一个重要标志,还要随时掌握教学活动动态,及时主动地做好收集整理工作｡
4､做好易缺材料的收集,如教学经验､典型讲义等材料的收集｡
三､教学档案收集与整理的经验及要求
笔者认为,教学档案是教学管理的重要组成部分,“三纳入”和“四同步”应作为考核教学质量和管理水平的标准之一｡“三纳入”即纳入教学计划和规划､纳入教学管理制度､纳入管理人员岗位责任制｡“四同步”为下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审､鉴定教学质量､教材､毕业论文､优秀教学成果与审查､验收档案材料同步;毕业分配､上级评审材料､教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步｡还需要处理好以下四个关系:处理好档案材料的完整与简洁的关系;处理好归档保存与再利用的关系;处理好常规档案与特殊档案的关系;处理好专､兼职档案人员收集整理的积极性与调动各个方面收集整理工作积极性的关系｡具体地说表现在以下六个方面:
1､教学档案应集中统一管理｡检验一所学校教学档案收集整理工作质量如何,就要看其是否实行集中统一管理｡
2､遵循教学档案的自然形成规律｡教学文件材料是伴随教学管理和教学活动的进程自然形成的,收集整理工作必须遵循其自然形成的规律,根据形成过程,规定归档范围､时间,这样既能做到统一管理,又不影响正常工作｡
3､保证教学档案完整准确｡收集整理工作要严格注意教学档案的完整性和准确性,不完整的一定补齐,不准确的要严格核查｡否则,就不能发挥教学档案的凭证查考作用,甚至给工作带来损失｡
4､按归档范围进行收集整理｡凡是当前和今后具有查考依据作用的教学文件和材料都应划入归档范围,并且严格按归档范围收集整理,使教学档案系统完整｡
5､严格按照归档制度进行收集整理｡国家教委六号令和《关于加强学校档案工作的几点意见》是进行教学档案收集整理工作的依据,学校必须按照其制度开展教学档案的收集整理工作｡
6､高校应配备相应专(兼)职档案管理干部,统一管理本部门､本系统的教学文件材料,并按期向学校档案部门办理移交｡
总之,教学档案是高校档案的重要组成部分,是记述和反映高校教学管理及其活动的具有保存价值的载体材料,是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是高校档案的主体､核心和重点｡高校教学档案收集整理的目的是开发学校教学档案信息资源,向社会､学校提供有价值的信息,为学校教学工作决策提供参考和依据,拓宽学校与社会间的广泛交流与合作｡高校教学档案收集整理,是学校教学档案管理工作规范化､科学化的需要,也是学校教学管理标准化的必然要求｡完整､及时地收集整理､建立完善好教学档案,不但有助于学校档案管理工作走向正常化和正规化,而且对于完善学校教学管理,更好地总结教学工作经验具有重要的意义｡
学校档案的收集整理浅说 篇6
一、学校管理与群团工作
学校管理与群团工作包括:行政工作、党务工作、群团 (工会、教代会、共青团、少先队、学生会) 工作等。体现办学方向的文件材料有学校总体发展的规划、年度工作计划和上年度专题工作总结;校长办公会、校委会、教职工例会等领导干部讨论研究学校教学发展方向, 及贯彻执行过程等形成的文件材料, 学校组织教职员工、党政领导班子学习的会议记录、专题材料、简报等;还有各处、室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。有关办学方向的档案材料, 体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力, 是上级对学校工作进行考核时必查的档案资料, 因而是学校档案工作中的一个重点, 应在学校重大活动结束后, 随时收集, 以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。
二、师资队伍建设及学生教育管理工作
1. 师资队伍建设的文件材料包括:
常规人事管理材料、师德师风活动专题材料、教师晋升职称材料、年度考核材料, 以及教师培训学习提高材料, 学历进修、参加各类继续教育的学习材料, 教师在市、省级及各类刊物上发表的论文等;教师队伍在提高自身素质过程中形成的有特色的教案, 教师指导学生参加各类竞赛活动的文件材料和获奖证书等;教师参加县级以上学科带头人、教学能手、骨干教师、课改新秀及各学科教学赛讲活动材料, 还有教师进行示范课、公开课活动材料等。这些材料体现学校的师资水平和影响力, 是学校对教师进行培养、使用的重要印证资料, 这些材料事关教师的切身利益, 学校档案管理人员应加强这方面文件材料的收集, 并分类整理装订入档, 以便提取利用。
2. 学生教育管理工作包括:
校歌、校徽、校训、校旗和全年的大型活动;教师教学过程、食堂宿舍管理过程的德育渗透材料;政教处工作材料;家长学校活动、国防教育活动、文明校园建设、创建德育示范校活动、文化体育艺术节活动、创建绿色学校活动等专题材料;寒暑假中的社会实践调查材料;研究性学习、读书卡、学生参加正常渠道的各种竞赛活动材料及获奖材料等;学有所成的学子回校活动材料等。这些能反映学校学生教育活动轨迹的材料都应在每个活动结束时及时收集整理入档。
三、学校常规操作管理与设备购置
学校常规操作管理的主要内容有:学校教师根据课标研究教材、编写学案、批改作业、教学检测、反馈学生的知识掌握情况, 对学困生转化工作, 每个教学阶段所做的教学质量分析、成绩统计等。
仪器设备购置是学校科技档案的组成部分, 从设备仪器购置到利用, 一般都要进行造册登记;学校进行基本建设和校舍维修等过程中形成了专门的基本建设档案, 是学校发展的真实写照, 应及时收录入档。
浅谈城建档案收集工作 篇7
一、城建档案收集工作中存在的问题
1. 城建档案进馆由于一味追求馆藏量, 而使接收范围划分过于粗放。
进馆范围划分过粗在一定程度上表现为对工程建设项目重要性区分工作没有很好地开展起来。大量小项目、非重要项目档案重复接收进馆, 如一个工业建筑的配套用房, 大至配电间, 小至门卫这些材料统统全收;一个小区, 其中许多栋楼的施工单位都是一家, 房屋设计套型也完全一致, 但档案资料却每幢楼都接收。这使得档案资料的审核、复核人员疲于重复劳动。这不但使城建档案馆馆藏量迅速增长, 档案的整理、归档、入库等工作都显得滞后, 而且就现实来讲, 城建档案的鉴定、销毁工作没有配套进行, 这给利用带来了不便, 更使保管工作陷入无法开展的困境。这样使大量利用价值不大的城建资料被接收进馆, 给档案管理阶段的整理利用带来了巨大的压力, 造成了人手不够、档案库房不够等诸多问题。更重要的是, 由于城建资料的长期堆积, 使一部分重要的城建档案资料彼此相混, 无法使其充分发挥真正的价值。
2. 城建档案的收集较为被动, 服务不到位, 方式又比较单一。
城建档案接收工作特别是工程档案的接收工作, 无论是在推行档案保证金制度后还是在实行建设工程备案制度后, 都得以较为顺利的开展。但这种单一的手段, 也在一定程度上造成了城建档案馆工作人员本身对城建档案接收工作重要性和艰巨性认识的不足。最明显的就是, 在档案保证金停收到真正实现竣工档案备案制度的这一段时间内, 有大量工程档案没有按期进入城建档案馆。这说明, 我们城建档案的接收工作还是较工程以外的, 包括城市规划、城市建设管理类档案接收工作开展缓慢。更不用说是跨越城建系统的交通、电力、水利类档案, 有些甚至还是空白。档案管理部门在长期的档案管理中存在着服务指导不深入、不到位的现象。特别是现在工程建设多、业务指导人员少的现象, 更造成了城建档案部门坐等建设单位上门咨询等被动服务现象的产生。
3. 建设单位对城建档案的重要性认识还不是特别充分。
社会对城建档案的重要性认识不够, 有关部门对城建档案工作不理解、不支持。城建档案是城市规划、建设及其管理活动中直接形成的, 对国家和社会具有极大保存价值的文字、图纸、图表、声像等各类载体的文件材料, 是城市丰富的历史资源。但在一部分建设单位, 其从事基建工作的管理、技术类人员, 当然也包括一些领导, 重建设、轻档案的思想占据了一定的位置, 只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题, 对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等情况重视不够, 有的甚至没有把档案管理纳入正常的工作范围, 更没有建立一套规范的管理机制, 来保障建设档案的完整和齐全。
4. 整个建筑行业的档案管理人员专业水平有待提高。
在整个建筑行业中, 许多资料员都是由施工员兼职的, 相对于专业的档案员、资料员来说, 他们对城建档案的建立、整理的水平较低。而且根据新的国标, 他们对工程档案的归档标准、要求等都很难有具体的掌握, 使工程档案与建设工程难以同步形成, 这就导致许多工程档案在收集过程中产生了失真、遗漏等现象, 最后导致工程档案资料接收不全、零散、遗漏、丢失等现象时有产生。
二、解决城建档案收集问题的对策
1. 加强对城建档案的宣传, 增强全社会的城建档案意识。
通过相关媒体, 尽可能地宣传城建档案的价值、作用, 扩大城建档案的社会影响, 形成城建档案是城市建设活动的真实记录, 是城市建设的历史, 它既有政治的价值, 更有经济和科技价值的共识。并通过苦练内功, 以显著的工作业绩, 引起社会对城建档康、有序开展。
2. 争取建设行政相关职能部门的支持, 使
其愿意与城建档案馆通力合作, 为建设工程档案提供相应的监督和制约保障。如工程竣工验收前, 质监部门严格要求建设单位按规定实行档案预验收制度, 工程备案时查验建设工程档案预验收合格证, 同时请规划部门或建管部门在发放规划许可证或施工许可证时查验建设单位是否与档案馆签订《建设工程竣工档案移交责任书》等。加强与有关职能部门的沟通, 争取其支持和配合, 特别是请规划、建管等部门共同参与管理和监督城建档案的收集工作。
3. 加大档案收集力度。
城市拆迁档案的收集思考 篇8
1 城市拆迁档案的主要特征
1.1 城市拆迁档案的必要性
在城市建设档案中, 城市拆迁档案是关键的构成部分, 对这一城镇的旧貌以及新的发展气象有着较为全面系统的记录, 能够将城镇地域中的发展变化以及历史文化的发展进行记录。通过对城市拆迁档案的仔细翻阅, 对城市当地的房屋建设状况形成实质性的了解, 从而对当地房地产企业的实际发展状况有一定的认知, 在未来的城市建设发展以及管理过程中有着全面、真实的参考材料, 来推动建设管理工作的发展。
1.2 城市拆迁档案的复杂意义
城市拆迁改造的工作实质上就格外的繁琐、复杂, 尤其涉及的单位以及任务等都较为繁多, 同时工程周期又为漫长, 其中主要包括调查摸底工作、测算计划工作、动迁审批工作和拆迁安置方面的补偿等各个方面的问题[1]对被拆迁人员的切身利益有着实际性的影响, 有产权以及单位产权、共有产权都涵盖在其中;房屋拆迁方面所涉及的范围较为广泛, 并且其中的建筑类型也是各种各样, 并且房屋的建筑历史各有不同, 有着自身的发展历史以及主要特征, 因此在这种背景的影响下, 人们对于房屋的拆迁进度以及拆迁过程中的切身利益协调工作格外的关注, 使得城市拆迁档案方面的收集工作受到了忽视。
1.3 城市拆迁档案的凭证意义
城市拆迁安置工作所涉及的群众范围较为广泛, 所以逐渐发展成为被拆迁人员作为关注, 并时常会发生矛盾的主要问题。城市拆迁档案是一项至关重要的历史凭证, 是拆迁人员维护自身切身利益的重要凭证依据;对城市拆迁档案进行科学合理的规范, 使得拆迁安置工作所带来的矛盾纠纷可以得到有效的解除, 对城市的和谐稳定发展有着强有力的推动作用。
1.4 城市拆迁档案的权威意义
在房屋管理机构开展房证的管理工作中, 城市拆迁档案有着相应的影响作用。特别是房屋产权产籍管理机构中作为参考依据的材料, 有着不可或缺的价值意义。主要工作内容是以城市拆迁档案中的内容为基础, 来针对被拆迁房屋的产权产籍方面进行明确, 并发证, 从而使得被拆迁者的合法权益可以得到强有力的保障, 使得“以档管房, 依法行政”的权威意义得到保障[2]。
2 城市拆迁档案管理工作现状
2.1 过于单一化的城市拆迁档案
因为现阶段中我国城市拆迁档案方面的管理人员出现人手紧缺的现象, 因此在档案的资料采集过程中, 被动状况较多, 缺乏主观能动意识。并且在房地产企业这一方面的时局变化状况没有展开实时的调查了解, 对于相应的拆迁产权产籍档案资料的整理工作不够完善, 从而导致房地产权的档案归属以及房地产的发展现状出现了不同步的现象。
2.2 特殊性质的档案的收集不够全面
城市拆迁档案的收集工作不仅仅包括经常见到的纸质类型的材料, 同时还有对房屋建筑原状以及现状的实际影像内容有着全面真实的记录, 针对房屋拆迁安置工作过程中所形成的房屋产权方面的录音资料的记录, 在对计算机进行应用来开展产权管理工作的一系列光盘记录资料, 这种特殊性质的城市拆迁档案资料和纸质类型的档案资料相比较被破损的几率更大。要求相应的管理机构针对这一特殊部分要进行特殊方式的收藏管理, 但是在实际的工作开展过程中, 档案管理机构普遍针对这类特殊材料的收集力度并不高, 并且都没有对其进行认真的对待。在对城市拆迁档案资料管理部门中都普遍认为只有纸质类型的资料才可以被划分成为档案材料, 其他载体形式的材料并得不到相应的重视, 并且只是单纯的在某一机构中保存;部分的档案管理人员并没有管理这类特殊档案资料的实际经验, 使得这一类型的档案管理工作并不高效。有部分档案管理机构的工作标准并不能达到这类特殊载体的实际需求, 尽管这类档案资料已经进行了集中管理, 但是其实效意义并没有得到展现[3]。因此, 特殊形式的档案资料必须要进行全面集中的管理, 才能对城市拆迁档案资料进行全面有效的丰富, 内容也能够得到丰富。
3 城市拆迁档案工作管理的有效措施
城市拆迁档案的主要原则内容在于要以我国《档案法》中以及相应工作管理的具体内容为基础依据, 同时对当地城市建设规划的实际状况进行深入了解, 对房屋拆迁安置过程中的相应资料进行全面的整理工作, 使得城市拆迁档案的完整性和安全性都可以得到保障。
3.1 将收集工作进一步加强
房屋的拆建过程中, 要针对档案资料的积累工作进行加强。并且将各方面的拆迁机构以及工程项目的前期管理进行完善, 使得城市中房屋建筑的历史变化可以得到全面且真实的记录, 使得城市房屋拆迁改造的工作可以得到真实的记录。
3.2 主动介入方面
拆迁单位可以在提前对档案材料的实际规律进行掌握, 使得城市房屋拆迁工作可以得到更顺利的进展, 将收集的内容和所涉及的范围进行明确。并且在具体的拆迁过程中, 要安排专业的工作人员负责工作的运行开展, 将每一流程的工作内容进行全面真实的收集, 使得城市拆迁档案资料可以得到全面的丰富。
3.3 工作要做到精准
在和被拆迁人员进行内容的签订过程中, 工作人员的态度要保持耐心, 使得被拆迁人员可以将房屋建筑的原始资料提供, 使得档案资料更加趋于完整, 同时也进一步推动了城市拆迁工作的顺利完成。
4 结束语
在城市的建设中房屋拆迁档案属于专业性质极强的档案资料。其有着安全性以及真实性的主要特征, 将城市房屋建筑的历史发展进行了记录, 是城市进行建设以及管理的宝贵资料。在当前最为关键的任务就是要将旧城改造过程中的拆迁安置工作等进行全面的整理, 使得档案管理制度得到相应的完善, 开拓新型的档案资料收集方向, 将工作人员的责任进行明确的分配。还要针对档案资料中的实际案例进行调查分析, 从而推动档案收集工作开展。
摘要：在近几年来, 我国城市都针对建设方面提出了新型的要求, 并且制定的方针无一不体现了其规划的高起点、建设的高标准、方针政策的高效性, 并且针对城市基础设施方面的工作力度进一步较强, 使其得到改善。另一方面, 老城区的拆建以及新城区的建设等工程项目都较为繁多、关键, 因此有大量的拆迁档案得以形成。
关键词：城市拆迁,档案,收集
参考文献
[1]王兵.征地拆迁档案收集管理方法探讨[J].城建档案, 2014, (12) :38-39.
[2]周晓红.开发区拆迁档案收集工作的实践与探索[J].档案与建设, 2014, (12) :78-79.
浅谈档案材料收集工作 篇9
文件材料是档案之源。档案材料收集齐全问题是搞好档案工作最基础问题。没有档案之源, 档案工作的整理、管理、利用、开发、拓展就无从谈起。据我三十几年的工作得知:“红头字”文件收集容易一些, 它都经文书部门收发文登记的, 而没经过文书部门处理的其他的一些有保存价值和利用价值的档案材料收集就艰难多了。因为, 它们大多成了“账外”资料, 这些给日后的利用和保存有着相当大的影响, 对造成的经济损失也是不可估量的。
在一个单位的档案工作中, 造成档案材料收集不齐全的原因在于:一是领导档案意识不强, 观念淡薄, 轻视档案工作。因为档案产生的经济效益不直接, 不明显, “看不见, 摸不着”。如我在和一个单位的领导谈到档案工作的管理问题时说:“不要小看档案工作, 它是一项有科技含量的工作”, 领导回答说:“有什么科技含量?我在办公室搞过”。可见, 由于领导的不重视, 建立的规章制度自上而下执行不好, 制度写在纸上, 挂在墙上, 做个形式。《档案法》《档案法实施办法》颁布这么多年了, 也大力宣传过、学习过, 档案达标升级工作也搞过, 这些一阵风过后, 依然我行我素。二是一个单位自上而下没有形成网络管理体系, 层层落实责任, 责、权、利相结合, 致使一些科室人员档案意识淡薄, 不积极主动配合档案人员搞好档案收集和移交工作。档案人员即使了解到科室形成档案材料, 主动去收集, 费尽口舌也不一定收到手。因为科室人员为了减少所谓的利用手续繁琐, 查找麻烦, 方便自己利用, 将自己经手形成的档案材料不移交, 用后将杂七杂八的材料合并胡乱地装订一下, 有的甚至用后乱丢乱放, 时间久了, 就丢掉了。三是档案材料交接制度执行不严, 有的因工作调动或退休离开工作岗位想交就交或交一部分, 不交也没人督促, 一走了之。如单位的一位劳资工作人员退休多年后, 我在他办公室沙发底下发现了单位职工购房的一套完整的文件资料, 这是属于永久保存的档案。四是文件材料不通过文书处理程序正常运转, 如参加上级和业务部门会议获取的文件材料, 不交秘书部门处理, 就直接交给经办科室人员, 经办人员用后也不移交, 这样也会无终无影地遗失掉。五是有的档案人员没有责任感, 缺少工作热情, 不积极主动深入实际, 了解和掌握业务工作中随时会形成的档案材料。
档案材料收集不齐全造成的后果是:不能全面反映单位的主要职能活动和基本历史面貌;不能保证档案整理和管理的质量;不能全面完整准确及时地提供档案, 为单位领导有效及时地掌握各项工作和经济活动情况形成决策服好务, 为单位各部门各项工作服好务, 极大地影响了单位各项工作的开展;不能很好地开发档案信息资源, 开展编研工作, 达到资源共享, 为政府有关部门各项工作和经济活动的种种需要服好务;实现社会服务功能。总之, 档案的利用价值难以全方位、多层次地体现, 难以获取直接的或间接的经济效益。
针对档案材料收集不齐全的问题, 怎样解决?依我所见:
一是单位领导要高度重视, 把档案工作与经济工作等同纳入单位工作的议事日程、工作计划、工作总结中去。要网络化管理, 责、权、利层层落实。要带头贯彻执行《档案法》《档案法实施办法》及单位建立的档案工作各项规章制度, 使档案工作有法可依, 有章可循, 执法必严。
二是坚持收发文件材料必须通过文书处理程序, 正常运转。同时, 行政办公室要根据形势和业务工作不断变化, 随时调整和扩大归档范围, 尽量将“账外”文件资料拿入“账内”。行政办公室不但要带头严格执行档案工作各项规章制度, 对调离的领导和职工还要严格把关, 督捉执行档案工作移交制度, 确保档案材料的齐全完整。
三是档案工作人员要做到如下几点:首先, 在新形势下, 档案工作人员已不再是过去的“看摊者, 守门人”了, 要有高尚的职业修养和情操及良好的风范与素质;要有事业心和工作责任感及满腔的工作热情, 彻底改变“多一事不如少一事”, 坐等收, 交多少收多少的工作作风;要发挥主观能动性, 积极主动深入各科室业务工作, 了解和掌握职能业务活动, 对业务工作进行“跟踪追击”, 及时形成, 及时收集。其次, 要边收集, 边宣传, 做好耐心细致的思想动员工作。在收集工作中不分时间, 不分地点, 不分集中与否, 耐心细致地向领导和职工宣传、动员贯彻执行《档案法》《档案法实施办法》, 大讲特讲档案收集工作的重要性, 强化领导和职工的档案意识, 使其深入人心。让领导和职工明确档案是一个单位工作活动的原始记录, 是宝贵史料。它作为工作稽凭, 可为单位和政府有关部门的各项工作和业务活动提供必要依据和丰富的宝贵经验, 创造不可估量的经济效益和社会效益, 同时也给职工个人创造极大的利益 (如退休、计算工龄等) 。再次, 在档案材料收集工作中, 要消除职工对档案材料收集工作的抵触情绪, 取得领导和同志们的支持和配合。档案员光宣传不够, 要事实重于雄辩, 在把档案管理一系列基础工作做好的前提下, 要搞好档案的利用工作。
1.档案工作是一项服务性工作, 它的服务性集中表现在档案的利用上。档案员要树立以人为本的服务意识, 以提供服务为己任, 改变服务态度, 提高服务质量, 变被动服务为主动服务。
2.档案员要业精于勤, 孜孜不倦地学习, 拥有扎实的专业知识和精湛的业务能力, 把档案管理从收集、鉴定、分类、整理、立卷、归档到保管, 每一个环节都要按照《机关档案工作业务建役规范》和《机关档案工作条例》严格操作, 保证质量, 达到规范、准确。以及时、完整、准确地提供利用。
3.随着科学技术迅猛发展, 多媒体技术和网络技术在档案现代化管理中广泛运用, 计算机已经成为辅助性工具, 操作计算机成为档案现代化管理必备的技术。要适应档案现代化管理, 就必须要优化知识结构, 具备多种新知识和新技能, 成为一专多能、复合型档案专业人才。熟练地运用计算机现代化管理档案, 提高提供档案利用效率, 快捷、方便提供利用。
4.在档案利用工作中, 档案员要有开拓、进取、创新精神。随时了解掌握单位的工作动态、发展变化及其特点, 明确档案利用的需求, 不仅要编研经常性使用的参考资料, 还需要编研具有单位特色的资料。大力开发档案信息资源, 让经济效益和社会效益取得双丰收。同时, 档案员的管理价值和物化劳动也得以充分体现。
档案收集工作和利用工作是相辅相成的, 档案收集工作搞好了, 档案利用工作有了保证, 档案利用工作搞好了, 促进档案收集工作。如果领导和同志们利用档案能信手拈来, 得心应手, 那一定会积极主动配合档案员齐心协力搞好单位档案收集整理和管理工作, 进而促进和推动单位各项工作顺利向前发展。
摘要：档案的收集是具有特殊意义的, 不是随意的拼凑体。而是特定的组织, 按照档案的形成规律, 把分散的文件接收、征集、集中起来。为此, 作者对做好档案材料收集工作提出了自己的见解。
关键词：档案材料,收集工作
参考文献
[1]吴宝康.《档案学概论》, [M]中国人民出版社 (1998) [1]
[2]冯惠玲.《档案管理学》, [M]中国人民出版社 (1999) [6]
高校人事档案收集与整理管窥 篇10
一是多样性。高校是人才高地，教职工人数众多，工作性质不同，人事档案所显示的内容也不同。教师档案更多的是侧重教学科研业绩和成果的显现、专业技术职务的评聘和学历学位的状况记录等；行政管理人员档案更多的是工作业绩考核、奖惩任免、年度履职情况等的记录。二是系统性。高校人事档案详细地记录每个教职工每学期、每学年的工作情况、学习情况，忠实地描述了发展过程中的每一个细节，系统地反映了每个教职工德能勤绩诸方面的情况，构成了一个富有逻辑性的整体。三是真实性。高校人事档案是高校教职工在从事教育教学科研和社会服务的活动中产生的、辛勤工作的真实记录，真实反映每个人的思想和品德、学识和能力、特长和成果，还原历史本来的风貌。四是时段性。高校人事档案材料形成时间受高校学年制的影响，教职工都是在固定的非假期时间段内集中开展各种各样的教育教学科研活动，这些时段内产生大量的人事档案材料。这一点，不同于机关人事档案。
2 高校人事档案收集与整理存在的问题
高校人事档案在收集与整理中，明显地存在以下几个问题：第一，档案意识淡薄，对档案收集整理工作重视不够，对档案的收集整理没有做出详细具体的安排和部署。有的教职工对档案的作用认识不足，不清楚人事档案收集和整理的有关要求，把本该交给人事档案管理部门的材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。第二，档案管理人员配备不足，专业素质需要提高。不少学校档案管理人员严重不足，有的还是兼职，不能满足档案工作需要，难以应对档案收集整理的浩繁工作。加之档案工作属于“幕后”工作，不像教学科研工作处在学校的前沿位置，容易出成绩、见成果，受人关注，因此，人员流动性较大，队伍缺乏稳定性，影响整体素质和档案管理水平的提高。第三，部分高校由于管理体制的双重性，往往造成上级档案主管部门指导缺位或不到位。比如，部分地方高校实行双重管理体制，既接受省级教育行政部门的管理，又接受地方政府的管理，省级教育行政部门认为地方高校的档案工作应由地方政府主管，地方政府认为地方高校的档案工作应由省级教育行政部门主管。结果，两个部门都不管，即使管理，也没有给予足够重视，指导不到位，工作“边缘化”。第四，档案材料整理缺乏系统性。材料之间缺乏有机联系，成为零散的、孤立的片段。有的材料不能相互佐证，甚至有的材料相互之间出现矛盾，比如履历材料和自转材料对同一事件叙述不一致，评价相反。
3 高校人事档案收集与整理改进措施
3.1 要高度重视档案工作。要认真贯彻落实中共中央组织部关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）和教育部印发的《高等学校档案管理办法》（2008年中华人民共和国教育部令第27号），切实把档案工作放在学校重要工作议事日程，明确分工，明确职责，学校领导对档案的收集整理工作做出详细具体的安排部署。同时，加大宣传力度，增强教职工的档案意识。
3.2 要加强档案队伍建设。要配足配齐档案工作人员，形成专兼职工作机制，除了专职档案工作人员外，还要明确一批兼职档案工作人员。要加强对档案工作人员的业务培训，鼓励奉献精神，及时表彰成绩，努力建立一支稳定的高素质档案工作队伍。
3.3 要切实理顺工作体制。明确双重管理体制的高校人事档案工作上级主管部门。按照国家省管高校的原则，实行双重管理体制的高校的档案工作由省级教育行政部门牵头管理，地方政府配合管理。
3.4 要积极扭转被动局面。在档案的收集上，要变被动为主动。对涉及外单位的档案材料及时发函，打电话联系，必要时，上门收集缺少的材料。对校内各部门要建立日常联系机制，定期收集档案资料，并及时检查核对，发现缺失，及时追补。
3.5 要积极探索科学规律。档案材料的系统性是实现档案价值最大化的前提。整理档案一定要努力体现其系统性，揭示材料之间的内在联系，特别要关注来源方面的联系、内容方面的联系和形式方面的联系。
作者单位：郑州师范学院人事处
如何做好档案的收集工作 篇11
1 健全各项管理制度, 是开展收集工作的法律保障
要做好档案资料的收集工作, 使收集进馆的档案资料达到系统、完整、高质量的标准, 切实使馆葳资料丰富优化, 需针对实际情况制定收集工作措施, 严把收集关。
(1) 从思想上重视, 坚持宣传《档案法》等档案工作政策法规, 以提高档案人员的档案意识。例如温州市旧城改建指挥部在部领导的重视下, 档案管理售货员的档案意识强, 多次组织指挥部相关处室及下属单位的档案工作人员, 认真学习《档案法》、《中国人民共和国档案法实施办法》及《浙江省实施<档案法>》和温州市档案管理的有关规定, 促进档案工作人员进一步明确档案工作的重要性, 增强档案意识和观念, 加大档案管理工作的力度。
(2) 制定和完善规章制度。健全和完善岗位责任制, 与经济责任制挂钩, 根据归档情况进行年终考核, 对齐全、完整、质量好的部门给给予予表表彰彰和和奖奖励励, , 对对文文件件材材料料质质量量差差的的单单位位和和部部门门给给予予通通报报批批评评, , 以以此此来来提提高高档档案案的的归归档档率率。。
( (33) ) 严严把把质质量量关关, , 在在接接收收档档案案时时, , 严严格格按按要要求求进进行行把把关关, , 一一份份一一份份看看, , 一一项项一一项项查查, , 对对该该归归档档而而未未归归档档的的文文件件材材料料, , 不不符符合合归归档档要要求求的的复复印印件件, , 竣竣工工图图纸纸未未盖盖竣竣工工章章的的档档案案, , 档档案案人人员员一一律律拒拒绝绝在在移移交交单单上上签签字字, , 并并限限期期要要求求补补齐齐改改正正。。工工程程档档案案包包括括各各地地块块的的建建、、结结、、水水、、电电、、暖暖通通, , 从从总总平平、、扩扩初初、、施施工工、、修修改改到到最最后后的的竣竣工工图图纸纸;;拆拆迁迁档档案案包包括括图图卡卡、、装装饰饰表表、、旧旧房房折折价价款款、、户户口口簿簿、、身身份份证证、、产产权权证证、、营营业业热热照照、、建建筑筑许许可可证证、、公公房房核核定定单单、、房房屋屋调调拔拔单单、、评评估估表表、、临临时时协协议议书书、、正正式式协协议议书书、、房房屋屋照照片片、、析析产产书书、、公公证证书书等等等等, , 缺缺一一不不可可。。
22有有计计划划、、有有目目的的地地计计划划, , 是是提提高高收收集集质质量量的的前前提提条条件件
工工作作没没有有计计划划, , 没没有有明明确确的的目目标标, , 盲盲目目地地进进行行收收集集, , 会会使使进进馆馆的的档档案案资资料料零零、、散散、、杂杂、、乱乱, , 无无法法高高效效地地为为用用户户服服务务。。为为此此, , 必必须须制制定定好好收收集集工工作作计计划划, , 明明确确工工作作目目标标, , 根根据据实实际际情情况, 确定收集对象, 才能更好地完成收集任务。
(1) 做好年初的收集计划, 确定全年收集目标, 是搞好收集工作的保证。一方面要针对实际工作情况, 制定好年初收集工作计划和目标;另一方面还要根据形势发展、变化和工作需要, 随时调整、增补收集的内容, 确定收集对象, 有计划、有目的地妥善安排工作, 保证收集任务的完成。
(2) 结合工作需要进行收集。为领导各项工作决策服务, 是档案馆的重要工作。档案馆应与有关部门、人员联系, 及时了解各级部门各项工作需要, 有计划、有针对性地提前进行收集。
(3) 要定期根据利用者反馈意见进行收集。在日常的提供利用中, 经常会听到一此用户的意见, 如反映部门档案资料不系统、不完整, 或未留存下来。针对用户的意见, 档案馆随时予以注意, 及时更正, 使进馆档案资料, 可以得到快速加工, 及时开发其信息资源, 更快捷地为社会服务。
3 采取灵活多样的收集方式, 是做好档案收集工作的有效措施
由于旧城改建工作的特殊性, 档案形成的内容多、种类多, 因此, 收集工作头绪多, 涉及的范围广、工作量大。我们采取以下多种方式进行收集:
(1) 采取定期收集和随时收集相结合的方式收集;
(2) 采取上门走访与送档进馆相结合的方式收集;
( (33) ) 采采取取邮邮寄寄和和会会晤晤相相结结合合的的方方式式收收集集;;
( (44) ) 对对珍珍贵贵档档案案资资料料进进行行登登记记备备案案, , 有有利利于于档档案案馆馆按按期期完完整整地地收收集集。。近近年年来来, , 温温州州市市旧旧城城改改建建指指挥挥部部档档案案馆馆采采用用上上述述多多种种方方式式收收集集进进馆馆了了大大量量档档案案, , 使使进进馆馆的的档档案案资资料料更更系系统统、、更更完完整整, , 并并具具有有重重要要的的价价值值。。实实践践证证明明, , 采采取取灵灵活活多多样样的的方方式式进进行行收收集集是是档档案案馆馆做做好好收收集集工工作作的的有有效效措措施施。。
44争争取取领领导导的的支支持持, , 是是做做好好收收集集工工作作的的关关键键
档档案案工工作作是是一一项项基基础础工工作作, , 任任务务重重且且责责任任大大, , 各各级级党党委委政政府府要要加加强强对对档档案案工工作作的的领领导导。。只只有有领领导导重重视视, , 才才能能极极大大地地改改善善档档案工作的条件。
如温州市旧城改建指挥部的档案工作因得到了指挥部领导和下属企业各级领导的大力支持, 因而能够资金到位、设施齐全、队伍稳定, 档案工作人员信心足、干劲大, 使温州市旧城改建指挥部的档案收集工作取得较好的成绩。
5 调动一切积极因素, 是做好收集工作的重要保证
应当发挥各部门的优势, 利用其有利条件进行收集。
(1) 通过办公室与外界上下级和同级机关单位联系多、消息灵的有利条件获得收集信息;
(2) 通过指导科熟悉基层档案业务的便利条件进行收集;
(3) 通过管理部门广泛接触资料利用者的便利条件进行收集。近年来温州市旧城改建指挥部的收集工作, 在各部门的大和配合下, 通过下基层指导工作, 收集了大量的重要档案资料。2009年温州市旧城改建指挥部共收集、整理、归档了文书档案918卷、财会档案280册、特种载休档案663册、声像档案79卷。而温州市旧城改建指挥部的拆迁档案, 到目前为止, 已建二万多册。以上事例充分证明, 档案馆必须发挥各科室的优势, 才能完成好收集工作。
摘要：档案管理工作健康发展起着至关重要的作用。研究如何做好档案管理工作的目的和档案管理工作研究成果, 不断适应档案管理工作的新形势, 指导我馆的档案管理工作, 进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。