工程档案收集工作（共12篇）
工程档案收集工作 篇1
誚姚婷婷
建筑工程是指通过对各类房屋建筑及其附属设施的建造并与其配套的线路、管道、设备的安装活动所形成的工程实体。建筑工程一般分为项目规划、征地拆迁、勘测设计、土木施工、管线施工、设备安装、内外装修、竣工验收等工程项目。在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录, 包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件, 可简称为工程文件。在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录, 可简称为工程档案。完整、准确、系统的工程档案, 对于建筑工程项目的科学性和合理性以及在工程建设过程中出现的新问题和新矛盾得到及时合理的解决, 具有不可替代的特殊作用, 而要保证建筑工程档案资料的完整性、准确性、系统性, 其关键还在于要在建筑工程档案的收集、整理、归档环节上多下功夫。
工程档案是一套完整的资料, 它的形成需要一段较长的时间, 少则几个月, 多则几年。工程档案种类多, 不易科学分类;档案内容多, 有前期准备类、中期监理类和施工类、后期竣工图类和竣工验收类等, 难以准确编排;档案载体形式多, 有纸质文件材料、表格图纸资料、照片及光盘等, 归档要求各异;档案形成单位多, 有建设、发改、土管、设计、勘察、监管、施工、安装、供应、消防、审计等, 工程档案收集齐全完整的难度较大;档案整理环节多, 既有相互联系性较强的综合整理环节, 也有各自独立性明显的系统整理环节, 规范整理难度大;档案数量多, 页数、件数、卷数及套数等都较多, 正确统计难度大。笔者长期在建筑工程设计单位从事档案管理工作, 结合工作实际, 谈谈对于建筑工程档案收集工作的几点认识。
1. 维护档案的完整与安全是对档案收集工作的基本要求。
首先, 要维护档案完整。一方面从数量上, 要保证档案的齐全, 使那些应该集中保存的档案不残缺短少;另一方面从质量上, 也就是系统性方面, 要维护档案的有机联系, 不能人为地将其割裂分散, 或者零乱堆砌。工程文件的编制必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和流程。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件, 均应收集齐全, 整理立卷后归档。归档文件必须完整、准确、系统, 能够反映工程建设活动的全过程。根据建设程序和工程特点, 归档可以分阶段进行, 也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。其次要维护档案安全。一方面保证档案实体不遭受人为的和自然的损坏, 尽量延长其寿命;另一方面, 保证档案信息安全, 即保证档案不丢失、不被盗、不泄密。
2. 加强制度体系建设是档案收集工作顺利开展的基本保障。
档案部门要有全局意识, 从制度上确保档案收集工作的顺利实施。档案部门要结合自身实际, 设立综合档案室, 对档案实行集中统一管理, 制定严格的档案管理制度, 配备必备的档案保护设施;成立档案收集工作领导小组, 负责档案收集工作的组织、领导、监督工作, 并将档案收集工作纳入档案管理人员及相关人员的工作职责, 纳入目标考核。开展绩效考核制度, 档案部门可以将归档的及时性、完整性作为考核依据;在签订建筑设计合同时, 档案部门可以要求参与产生成果性文件的合同的条款制定并参与合同付款会签;在合同完成计算产值时, 如果设计人员档案交付不全, 没有达到要求, 可以扣除该项目的部分产值;在企业管理中, 要积极参与, 将自身的管理要求纳入管理条例中。总之, 档案工作不是孤立的, 档案部门一方面要将档案法律、法规、标准作为自己的管理依据, 积极开展收集工作;关注本单位的各项管理活动, 将档案管理要求纳入工程管理体系之中, 通过积极参与管理活动, 使档案收集与工程的各项活动同步, 使档案收集工作收到实效。
3. 搞好重点收集是确保档案收集成效的关键节点。
建设项目档案是重点建设项目的真实历史记录, 是项目日后运行、保养、管理、改扩建和技改工作的重要依据, 也是为经济建设和社会发展服务的宝贵财富。在档案收集过程中对工程项目档案应采用跟踪收集和管理的方法, 建立档案管理登记制度, 配合主管工程师及设计人员及时收集工程在建设过程中产生的档案, 同时对设计人员在档案管理方面提出严格的要求, 有效地防止档案在施工过程中流失。由于工程施工过程、工程竣工后运行过程的设计回访周期长、资料零碎分散、资料保管规范性差等因素, 造成这方面资料收集的困难。因此, 应制定施工过程设计修改、工程竣工后设计回访资料归档细则, 以防这些资料的流失。假如忽略了对这些材料的收集, 就会使该工程的施工设计图、竣工图等材料不够完整和准确, 从而在一定程度上降低了该工程档案的凭证、查考作用。
4. 电子文件的收集是档案收集工作的有机组成部分。
在建筑工程档案中, 电子文件不仅是重要组成部分, 还是主要来源。而加强电子文件的收集, 不仅能从根本上保障档案收集的全面性, 还能提高档案的管理效率。由于电子文件和纸质文件有着各自的优势, 因此它们将长期共存, 这就导致了归档过程中纸质文件和电子文件匹配的问题。从理想状态来说, 应该保证纸质文件和电子文件一一匹配, 互为备份, 以便在今后档案查阅遇到问题时, 能够及时地采取备用措施。
5. 提高档案人员业务素质是档案收集工作有效开展的前提条件。
档案管理工作是一项专业性很强的工作, 档案工作人员的业务素质直接关系到档案管理水平。档案部门要根据实际情况, 制定提高档案管理人员业务水平的规划, 注重档案管理人员的教育和培训, 造就一支事业心强、业务精干的档案管理队伍;档案人员一方面要在实际工作中做到勤催、勤收、勤要、勤查、勤问等, 快速、准确、及时地收集到有价值的档案资料, 另一方面要抓紧业务学习, 不断提高专业业务水平和实际操作技能, 尤其是要提高科技档案、电子档案等专项业务档案的管理水平, 积极主动开发档案资源, 为建筑工程建设服务, 进一步促使档案工作被各方面所重视和认同。
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工程档案收集工作 篇2
一、总则
公路工程建设项目档案是建设过程中形成的，反映工程建设项目立项、勘察、设计、工程准备、施工、交竣工验收全过程的历史记录、对各项工作具有现实和长远查考利用价值，并经系统整理归档的各种形式载体的文件材料，是工程建设项目的重要组成部分，各参建单位应高度重视和加强档案管理工作，贯彻执行国家和上级单位关于公路工程档案管理的有关法律、法规及立卷归档办法。
（一）档案工作要纳入档案工作纳入有关领导、部门和人员的岗位职责、考核目标中。
（二）建立完善档案管理制度（档案收集、整理、归档、移交、库房管理、借阅等）
（三）档案工作必须与建设进程同步，纳入建设管理程序。
（四）档案必须贯彻集中统一管理的原则，避免分散在业务部门或个人手中。
二、公路建设项目档案质量要求
收集整理归档的项目工程档案必须符合国家档案局、交通运输部及上级有关部门下发的关于公路工程档案管理的有关规定、办法的相关要求。主要依据：
GB/T11822～2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》； DA/T28～2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；交通部2004年第3号令 《公路工程竣（交）工验收办法》、交公路发[2010]65号《关于印发<公路工程竣交工验收办法实施细则>的通知》；交办发[2010]382号《关于印发<公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法>的通知》；中华人民共和国交通部2004年9月4日第25号《关于发布公路工程质量检验评定标准》的公告
（一）原始性
收集归档的文件材料应为日常各项活动中形成的第一手文件材料。一般情况下应为原件。
（举例：现场测量、试验记录、合同、人员任命、收发文）
（二）、完整性
即文件材料的齐全成套性（请示、批复、附件、分项工程施工记录成套性）
（三）、真实性
原材料使用部位、照片、检测记录要求同步填写。
（四）准确性
（签署意见、测量、试验、现场检测数据准确、施工部位日期、公文办理结果）
（五）规范性
（公文办理、施工工艺、工序、技术要求要符合施工技术规范、字迹清晰工整）
（六）系统性
遵循文件材料的自然形成过程、结合文件材料的内容，进行分类组卷编目，保持卷与卷，文件与文件之间的有机联系。
根据公路工程建设档案管理的相关要求，结合工程建设的实际，我们将公路工程竣工档案分为十大部分：即第一部分立项审批文件；第二部分设计文件；第三部分工程准备（管理）文件；第四部分施工文件；第五部监理文件；第六部分交竣工验收文件；第七部分科研、新技术资料；第八部分资金管理文件，第九部分声像特殊载体；第十部分实物档案。其中第三、四、五、七部分要求在交工验收前完成。具体内容详见交公路发﹝2010﹞65号《关于印发﹤公路工程竣交工验收办法实施细则﹥的通知》、交办发﹝2010﹞382号文件。
三、公路工程建设项目文件材料的归档范围
（一）建设单位文件材料的归档范围
1.行政管理文件（机构设置、制度办法等）
2.项目前期文件材料（项目建议书、工可研报告、环保、水保、文物保护、项目用地预审等）
3.设计审批
4.工程准备文件（招投标、征地拆迁、施工许可证、质量监督申请）
5.施工过程管理文件（质量、安全、进度、费用、合同执行情况、变更等）
6.科研课题文件材料
7.交竣工验收（★注意收集试运行记录、缺陷整改文件材料，接管养单位项目使用情况报告）
8特殊载体（照片、影像、电子文件）
★主体工程、建设前原始地形地貌状况照片
电子文件通常也称数字文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件
注：①收集归档的电子文件应保持其完整性：即指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。（背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息；元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）
②电子文件的归档分为两种形式；逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
购买或自行开发的管理软件，进行数字化管理的施工文件一般为重要的和永久保存的文件材料。
9.实物档案（奖状、奖杯、重要的岩样标本）附建设单位文件材料归档范围表
（二）施工单位文件材料的归档范围
施工单位负责收集本单位在施工阶段形成的行政管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项管理活动形成的文件材料；施工检测记录、试验报告、中间交验证书、报告、质量检验评定表、施工日志、竣工图表、电子、声像。软件等文件材料。
（三）监理单位文件材料归档范围
施工阶段的综合管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项活动中形成的文件材料、监理现场抽检记录、原材料抽检、试验报告、中间交验证书、报告、监理日志、旁站记录、质量检验评定表、电子、声像材料等。
四、竣工文件材料的分类组卷
（一）分类
按照工程建设阶段结合文件材料的内容进行分类。(二)组卷
根据划分的类别，按照问题，结合文件材料的内容进行组卷、并保持卷与卷之间的有机联系。施工、监理单位要以合同段为单元，按照问题或单位、分部、分项工程、结构部位，结合文件材料的内容立卷排序。
（三）卷内文件排序
1.同一事由的文件材料（批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；文字材料在前，图样在后；中文版在前，译文在后；★监理管理文件中应将有监理人员签字样章的文件排在文件的首页。）
2.同一问题不同事由的文件材料按重要程度或印发时间的先后顺序排列。
3.施工监理检测文件材料
以合同段为单元，按分部，分项结合施工工序排列
（四）组卷的流程
1.检查文件材料的齐全性、完整性。2.鉴定归档或不归档文件及保管期限。3.按问题归类。4.按要求组卷。
5.编目（卷内目录、备考表、填写案卷封面，编写档号，案卷目录）
五、归档
按建设单位的制定的《竣工文件材料立卷归档实施细则》向档案部门移交、归档。
六、目前建设项目档案收集整理中需要进一步改进的问题。
（一）进一步加强档案与工程建设的同步收集、同步整理、同步归档加强文件材料的预立卷工作。
（二）竣工文件材料按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。采取措施，明确责 任进行考核。
（三）监理单位应加强对施工单位文件材料的形成、收集和整理归档工作进行监督、检查。
（四）进一步提高文件材料的准确性。
（五）进一步贯彻落实国家档案局及上级部门关于公路工程文件材料的收集、整理、归档的规范、办法（公文处理、填写的技术规范、组卷等）。
工程档案收集工作 篇3
关键词：档案管理；存在问题；解决方法
中图分类号：G272
随着我国经济的不断发展，工程建设的规模也不断的扩大，对工程档案文件的收集归档的管理的完善，要求不断提高，因为在工程建设项目过程中，工程档案文件的收集归档起着重要的作用，建筑工程档案反映着建筑施工的整体方面。因此，做好建筑工程档案文件的收集归档工作在工程建设中是非常重要，但是，目前建筑工程档案收集归档存在着许多问题还有待解决。本文主要分析了我国建筑工程档案文件的收集归档重要性，而且还针对出现的问题提出相应的解决策略，为发展我国建筑工程施工单位的档案管理提供一些可行性的思路和发展策略。
1 工程档案文件的收集归档工作的重要性
工程档案文件的收集归档是档案管理中一个重要的基础环节，档案管理中收集归档的文件是建设该项目工程的历史记录，它同时又是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据，因此，工程档案文件的收集归档在项目建设中具有重要的意义。所以要求归档文件要齐全完整，这是高质量档案要达到的标准之一，齐全完整的归档文件同时也与单位的生存发展有着重要的关系。在档案文件的收集归档工作中，收集是整个档案管理过程中的基础环节，但同时也是最为重要的一个环节，认真的完成收集工作，是保存工程档案完整的必要条件，完整齐全的档案才有可能发挥到最大的作用。
2 工程档案文件的收集归档存在的问题
工程档案文件的收集归档是建筑工程档案管理中的一个复杂的工作，建筑工程单位档案管理的健康稳定发展影响着整个建设施工项目的好坏。而在我国，建筑工程档案管理方面的经验还不是很丰富，所以在实际中存在很多问题。例如在档案材料不完整、缺乏统一的管理模式、以及人员的技术方面等。
2.1 档案材料不完整
归档文件的收集是档案工作的第一步，同时也是最为关键的一个环节。有些单位档案员收集的文件材料往往不完整，有些归档文件材料的门类收的不齐，一些单位档案室门类很少，有的只收集文件材料，有文书档案、声像、专业、科技档案却收不上来。档案文件的收集，不仅要保证归档文件材料的收集工作要收集材料的完整，同时也包括每一份文件材料本身、文件材料的门类也要齐全完整。
2.2 缺乏统一的管理模式
对于工程档案文件的收集归档管理制度不够完善，管理不够规范，在管理方式上存在着许多漏洞，而且管理制度的执行力度不足、日常管理工作不严格、对工程档案统一管理缺乏认识，没有一个标准化流程可遵循。使工程档案文件的收集归档工作不能顺利进行。而且从档案管理机构上看，缺乏统一的管理模式。
2.3 缺乏复合型档案管理人员
近几年，工程档案文件的收集归档管理人才缺乏，大多数档案文件收集归档人员没有接受过专业知识以及业务培训，缺失档案管理经验，在实际的建筑工程单位档案文件收集归档过程中难以适应工作需要，使得收集的档案水平低、素质差。所以优秀的档案文件收集归档人员对于档案管理工作的顺利进行是非常重要的。
3 工程档案文件的收集归档工作存在问题的主要原因
归档文件的收集之工作存在问题的主要原因，从主观上来看，是档案文件收集归档人员自身的原因，主动收集意识不强，导致收集的档案文件，起不到预期效果，发挥不出应有的作用。抛开自身原因来看，档案文件收集归档管理的法律法规不够健全，执行的力度也不够强，因此，要增强有关人员的档案意识。除了员工的档案意识不够之外，主要原因应该归结于档案行政管理部门长期以来对单位档案管理工作缺乏建立有效的监管机制。
4 解决问题的对策
对于档案文件的收集归档中出现的一些问题，提出了一些可实行性的解决方法。
4.1 主动做好收集工作。
档案员对于文件的收集要把握好时机，在文件收集工作中，不仅要受到制度的制约同时，还要主动做好收集工作。档案员要熟悉各科室业务的基本情况，加强对重点线索的追踪，对于各项工作的基本情况要掌握，并形成文件形式，归纳在档案中，在归档时，明确其归档范围。并且对于每项工作的结果要记录详细，要积极、主动、及时地向有关部门或人员索取文件材料，做好归档工作。
4.2 严格的档案管理制度
建立健全的管理制度是档案管理的基础，按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。在此基础之上，还应该加强档案管理制度体系执行力，档案行政管理部门应建立科学有效的档案监管机制，定期对单位进行依法检查，对不合乎规范的行为进行依法查处，使单位档案工作在一种法治、有序的管理环境中健康发展，使得档案管理真正的做到有法可依，有规章制度可寻，从而促进档案管理的科学化。
4.3 加强档案信息化建设
近年来，我国计算机水平的不断发展，计算机互联网的应用也涉及到各个领域，对于建设工程档案管理，也可以利用现代信息技术。对于建筑工程档案管理的信息化，要加大力度进行档案管理信息系统开发与研究工作，根据建筑项目的实际情况，开发工程档案管理软件。同时，建筑施工单位，还可以应用计算机技术对档案管理工作进行监督管理，建立多方合作的信息系统平台。
4.4 档案管理要有专人定期检查
档案部门应加强对档案工作的检查，要安排专业人员进行定期检查。加强对档案文件收集归档的监督指导，要对归档文件严格要求，对于有问题的内容，要求单位重新改整，检查结果在单位内部通报，在提高本单位档案基础业务水平的同时，也可以引起各级领导的重视，加强单位归档文件的收集质量。
4.5 档案管理员要定期进行专业知识培训
对于建筑工程施工单位，应该加强档案管理人才培养，要不断加强工程档案文件的收集归档基础工作以及专业知识学习，主要包括信息技术、档案相关法律法规、档案管理学以及计算机技术的学习。并且要定期举办工程档案工作的集中业务培训。提高建设施工单位和施工技术人员的工程档案的管理的业务素质和能力，这对于工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。
5 结语
综上所述，建筑工程档案真实的记录了整个工程建设的情况，它是检验工程质量的重要依据，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一。收集是单位档案工作的基础环节，也是关键的一个环节，做好了收集工作，保证单位重要文件的完整，只有保管完整齐全的单位档案，档案的作用才有可能有效的发挥出来。本文对于工程档案文件的收集归档中存在的各类问题进行了分析并提出了一些解决方案，对于更好提高工程档案管理水平，提高工程建设质量有着积极促进作用，推进建筑档案管理事业的新发展。
参考文献：
[1]李菊君.建筑工程档案管理[J].单位研究，2011（14）：181-182.
[2]秘相涛.建筑工程档案现状之我见[J].图书与档案，2011（9）：281-281.
[3]王昕.建筑工程档案验收工作中的问题及对策[J].城建档案，2011（9）：47-48.
工程档案收集工作 篇4
档案是档案管理工作的物质对象, 它不是档案部门直接形成的, 而是通过收集工作将文件材料集中到档案部门, 进行整理编目形成的。如果没有收集工作, 档案部门就没有自己工作的物质对象, 也就无从谈起其他管理活动。因此, 档案收集工作是档案管理的基础。
而档案的鉴定则是指对科技文件材料的审查、鉴定和甄选。审查、鉴定的第一项任务是鉴别真伪, 确认科技文件材料的真实性和可靠性;第二项任务是对内容质量的鉴别, 这也是整个过程中重要度和难度最大的一项工作。
在各类工程内业资料中, 最为复杂、重要且也最易出现问题的当属施工资料, 随着建设单位对竣工资料的要求越来越严格和规范, 对施工单位而言, 工程档案的收集和鉴定也就更加突出, 下面就对提高施工单位工程档案收集、鉴定工作谈几点认识。
1施工单位资料收集、鉴定工作中存在的问题
(1) 现在的建设项目大都点多线长, 常常有几个分包方, 施工队伍流动性强, 不易形成有效的档案组织管理网络。一是档案工作人员网络不健全, 档案人员的职责不清;二是档案资料流向网络不健全, 使得工程建设中技术、施工人员调动、变更, 导致人走档案走, 人走档案没人做的现象出现, 影响了档案工作的质量, 造成资料收集的不完善。由于施工企业是工程建设单位, 工程分散在各个地方, 档案管理工作相对来讲也比较分散, 往往出现公司的档案管理工作与下面工程项目部的档案管理工作脱节现象。往往是平时不注重对下面项目部档案的管理, 到工程一结束, 把下面项目部移交上来的档案一收了事, 就更谈不上鉴定了。
(2) 很多施工单位虽然建立了档案质量管理体系及配套的规章制度, 但在实际工作中, 领导只顾抓生产、创效益, 忽视了规章制度的贯彻落实, 工程档案并没有按照“三纳入”、“四同步”的档案管理原则来开展。此外, 计算机的普遍运用, 如CAD (计算机辅助设计) 等技术的应用, 产生了大量的电子文档, 新型载体的保管规格标准不一偏向于对纸质资料的收集, 忽视对照片、音像制品等特殊载体档案的收集, 重视不够也为收集和鉴定带来了不少难度。
(3) 档案管理水平普遍较差, 专业人员缺乏。在项日档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理, 许多施工企业档案规章制度形同虚设, 没有形成有效的管理和监督机制, 在制度执行上也存在“软”的现象。且工程技术人员多, 缺乏档案专业知识, 对工程档案比较陌生, 熟悉档案法规和制度, 熟练撑握网络技术, 用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才很是缺乏。
2提高施工单位收集和鉴定的有效性途径
(1) 把握住收集工程资料的原则。
(1) 及时参与原则。施工单位文件资料的收集、管理工作必须纳入整个工程项目管理的全过程, 资料人员应该参加有关工程的技术、质量、安全、协调等方面的会议, 了解施工动态, 及时准确地掌握工程施工管理方面的信息。
(2) 保持同步原则。资料的收集工作与工程施工的每一道工序密切相关, 必须与工程的施工同步进行, 以保证文件资料的准确性和时效性。
(3) 认真把关原则。档案人员与项目经理、施工技术负责人密切配合, 严把文件资料的质量关, 对企业内部和相关单位之间的往来文件都要进行认真核查、校对, 发现问题及时纠正。
(2) 收集工程资料的措施。
(1) 增强企业的全员档案意识。针对施工企业点多分散的特点, 加强组织对企业档案人员的档案业务培训, 健全公司的档案网络体系, 设立专业档案员和项目部的兼职档案员, 由兼职档案员负责平时项目的文件资料收集工作。
(2) 细化档案收集工作, 使之规范、标准化。施工企业应根据相关的法律法规, 结合本单位的实际情况, 制定适合本单位的有关档案制度, 对档案收集工作方面的归档范围、归档时间、归档要求、归档原则等作详细的说明, 从而使档案收集工作有章可循, 逐步走上规范化、制度化的轨道。
(3) 认真落实“三纳入”“四同步”管理, 是控制好施工文件材料齐全的制度保证。在项目立项时就明确项目的档案管理该由谁负责, 负什么责任, 将其纳入到有关部门职责范围和有关人员的岗位职责, 从而使每个人做到各负其责, 防止推诿和避免关键技术资料由于时间长而丢失的现象发生。项目档案的收集、整理、归档和移交应该与项目设计同步进行, 实施事前介入、事中控制、事后核查和验收把关, 特别是比较大的工程项目, 可设立临时工地档案人员, 预先建立立卷收集目录, 文件材料随时形成随时收集, 以防散失。如果档案管理与经济核算挂钩, 把住财务结算关, 这一措施对关键性材料的收集无疑会起到重要的保证作用。
(4) 加强对各种不同载体、介质档案的收集工作。随着时代的进步, 那些如照片、光盘、音像制品等特殊载体的档案越来越发挥着重要的作用, 必须要在现有基础上及时调整档案接收、征集范围。尤其对施工企业而言, 有着纸质档案无可取代的优点, 它们能直观地反映工程的完成情况。我们应该注意这些种类档案的收集工作。
(3) 加强资料有效性的鉴定。
(1) 资料鉴定的四个步骤。
一要看文件材料是否都有出版和形成日期, 都有设计形成人和有关技术负责人的签字, 这样的文件便可认为是真实可靠的;二要检查科技文件材料是否根据档案工作要求进行书写;三是对内容质量进行鉴别, 通常是由以相关专业技术人员的评价意见为准则;四是对案卷格式和所填表格的正确性进行审查。
如果这四个步骤逐一鉴定到位, 那么施工工程资料的质量就有了保证。
(2) 鉴定过程的关键。
鉴定这一过程控制的关键, 除了要求档案人员的专业素质外, 最主要的就是施工单位档案人员要积极主动、方法正确的与建设单位和监理单位的相关专业人员进行沟通。档案人员不是专业技术人员, 如果遇到资料档案不能反映科技工作的状况和过程, 或原始材料缺乏, 这样的文件材料就要返回形成部门加工修改, 势必要投入大量人力物力进行重新加工整改, 从而造成了大量浪费。在整个工程过程中, 各部门之间的协调沟通是非常重要的。
工程建设中的原始资料, 是工程竣工、验收的重要依据, 是施工单位生产经营管理的重要证据, 只有把档案的收集、鉴定工作做好了, 才能保证企业档案管理工作的规范化、标准化, 为施工企业的经济建设发挥出应有的作用。
摘要：结合施工单位工程档案管理工作的实践, 提出了工程档案收集、鉴定工作中存在的几点突出问题和相应的解决途径, 促使施工单位工程档案能够保证生产及管理工作中的更有效利用。
关键词：施工单位,工程档案,收集,鉴定
参考文献
[1]吕宗斌.建设工程技术资料管理[M].武汉理工大学出版社, 2005.
工程档案收集工作 篇5
绍兴县城建档案馆建设工程资料收集目录
参照GB/T 50328-2001规范和结合本县建设工程的实际情况，本馆对工程资料移交作进一步说明，移交城建档案馆的资料必须是原件，建设单位必须保存全套系统、完整的工程资料；各资料形成单位应保管各自形成的文件资料。本收集目录自二00九年五月一日起实施。
建设单位前期资料目录
1基本建设项目批复及初步设计批复、企业投资项目备案通知书 2定点红线图、总平面布置图（与实体建筑一致）
3建设用地规划许可申报表、建设工程规划许可申报表、建设项目规划选址许可申报表 4建设用地规划许可证及附件、附图（或建设项目规划选址意见书）5建设工程规划许可证及附件、附图（或乡村建设规划许可证）
6用地批准文件、建设用地项目呈报材料“一书方案”（或浙江省建设用地审批意见书）、国有土地使用权出让合同(或国有土地划拨书)﹑征地协议﹑拆迁协议 7施工合同、监理委托合同、勘察合同、设计合同 8工程中标通知书（或交易确认书）
9建筑工程消防审核意见书﹑白蚁防治合同﹑卫生防疫合同(宾馆﹑餐饮等工程)10防雷装置设计核准书、防雷装置设计技术评价意见书、防雷装置竣工验收合格证及竣工检测报告（2010.5.1后须提交）11建设工程安全质量监督注册表
12施工图设计文件审核合格书 13 施工许可证申请表﹑施工许可证 14工程地质勘察报告 15工程决算
16建设﹑施工﹑监理单位工程项目机构及负责人名单（包括上岗证复印件并加盖所属单位公章）
17工程声像资料（包括照片﹑录像﹑录音﹑光盘等）
工程名称：
移交人：
联系电话：
接收人：
移交日期： 绍兴县城建档案馆建设工程资料收集目录
工程监理资料目录 增1 监理规划、监理实施细则 D3
工程建设监理月报中的有关质量问题 3 A1-1 工程开工报审表 4 A1-2 工程复工报审表 B2
工程开工/复工暂停令 6 B1
监理工程师通知单 A7
监理工程师通知回复单 A14 工程质量/安全问题（事故）技术处理方案报告单 9 A15 工程质量/安全问题（事故）技术处理方案报审表 10 B3
工程款支付证书 A8
工程临时延期申请表 12 B4
工程临时延期审批表 13 B5
工程最终延期审批表 14 A9
费用索赔申请表 15 B6
费用索赔审批表 16 C2
工程变更单 A16 价格调整报审表 A17 工程变更、洽商费用报审表 19 增4 基础分部验收监理报告 20 增5 主体分部验收监理报告 增6 单位工程竣工验收监理报告 22
桩基工程监理报告
监理会议纪要中的有关质量问题 24
工程竣工决算审核意见书
工程名称：
移交人：
接收人：
联系电话：
移交日期：
绍兴县城建档案馆建设工程资料收集目录
建筑工程技术资料目录
（本馆暂收打※项）
※1竣工图、图纸会审、设计变更、洽商记录 ※2工程定位测量、放线记录
※3原材料出厂合格证书及进场检（试）验报告
※3.1钢材出厂合格证、试验报告
※3.2焊接试验报告、焊接材料合格证
※3.3水泥出厂合格证、试验报告
※3.4砖（砌块）出厂合格证、试验报告
※3.5防水材料合格证、试验报告
※3.6预制构件合格证
※3.7预拌混凝土合格证
※3.8其它材料合格证 ※4施工试验报告及见证检测报浩
※4.1混凝土配合比试验报告
※4.2混凝土试块报告
※4.3砂浆配合比试验报告
※4.4砂浆试块报告
※4.5土壤试验报告
※4..6水质试验报告
※4.7其他试验报告
5施工记录
5.1混凝土施工记录
5.2施工日记 ※6隐蔽工程验收记录 7技术复核记录 ※8地基验槽记录
※9地基基础检验及抽样检测资料包括基础验收会议纪要和整改回复 ※10主体结构检验及抽样检测资料包括主体验收会议纪要和整改回复 ※11屋面淋（蓄）水试验记录 ※12地下室防水效果检查记录
※13有防水要求的地面、水箱蓄水试验记录 ※14建筑物垂直度、标高、全高测量记录
※15建筑物沉降观测测量记录
※16 抽气（风）道检查记录 ※17门窗气密性、水密性、耐风压检测报告 ※18 节能、保温测试报告 ※19室内环境检测报告 ※20开、竣工报告 绍兴县城建档案馆建设工程资料收集目录
21施工组织设计
※22工程质量事故及事故调查处理资料 ※23新材料、新工艺施工记录 ※24施工现场质量管理检查记录 ※25分部（子分部）工程质量验收记录
分项、检验批质量验收记录
※ 26单位（子单位）工程验收记录及竣工验收会议纪要和整改回复
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节能分部工程技术资料目录
（本馆暂收打※项）
※1设计文件及图审报告、图纸会审记录、设计变更和洽商等 ※2主要材料的质量证明文件及进场复验报告
※2.1墙体节能工程的材料质量证明文件及进场复验报告
※2.2屋面节能工程的材料质量证明文件及进场复验报告
※2.3门窗节能工程的材料质量证明文件及进场复验报告
※2.4幕墙节能工程的材料质量证明文件及进场复验报告
※2.5地面节能工程的材料质量证明文件及进场复验报告 ※3隐蔽工程验收记录和相关图像资料
※4锚固件拉拔试验 ※5保温浆料同条件试件
※6墙体现场检测 ※7墙体传热系数检测
※8门窗传热系数检测 ※9建筑围护结构节能构造现场实体检验记录
※10施工方案和施工工艺
※11分部工程质量验收记录
分项、检验批质量验收记录 ※ 12节能工程专项验收记录
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安装工程技术资料目录
（本馆暂收打※项）
（一）给排水与采暖工程技术资料目录
※1竣工图、图纸会审、设计变更、洽商记录 ※2材料、配件出厂合格证及进场检（试）验报告 ※3管道、设备强度试验、严密性试验记录 ※4系统清洗、灌水、通水、通球、试漏试验记录 ※5安全和功能检验记录及设备试运转记录
※6隐蔽工程验收记录
7施工记录 ※8分部（子分部）工程质量验收记录
分项、检验批质量验收记录 9消防验收意见书
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（二）建筑电气工程技术资料目录
※1竣工图、图纸会审、设计变更、洽商记录 ※2材料、配件出厂合格证及进场检（试）验报告
※3接地、绝缘电阻测试记录
※4设备调试记录 ※5安全和功能检验记录设备试运转记录
※6隐蔽工程验收记录 7施工记录
※8分部（子分部）工程质量验收记录
分项、检验批质量验收记录 9防雷检测报告意见书
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（三）通风与空调工程技术资料目录
※1竣工图、图纸会审、设计变更、洽商记录 ※2材料设备出厂合格证及进场检（试）验报告
※3制冷、空调、水管道、设备强度试验、严密性试验及系统清洗试验记录 ※4制冷设备运行调试记录 ※5通风、空调系统调试记录
※6安全和功能检验及设备试运转试验记录 ※7隐蔽工程验收记录 ※8施工记录
※9分部（子分部）工程质量验收记录
分项、检验批质量验收记录
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（四）电梯工程技术资料目录
※1土建布置、图纸会审、设计变更、洽商记录 ※2设备出厂合格证书及开箱检验记录 ※3接地、绝缘电阻测试记录 ※4负荷试验、安全装置检查记录
※5安全和功能检验及设备试运转试验记录 ※6 隐蔽工程验收记录 7施工记录
※8分部（子分部）工程质量验收记录 分项、检验批质量验收记录
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（五）建筑智能化工程技术资料目录
※1竣工图、图纸会审、设计变更、洽商记录、设计说明 ※2材料设备出厂合格证及进场检（试）验报告 ※3系统功能测定及设备调试 4系统技术、操作和维护手册 5系统管理、操作人员培训记录 ※6系统检测报告
※7 安全和功能检验及设备试运转试验记录 ※8隐蔽工程验收记录
※9分部（子分部）工程质量验收记录 分项、检验批质量验收记录
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钢结构工程技术资料目录
（本馆暂收打※项）
※1图纸会审、设计变更、洽商记录 2施工安装单位资质证书
※3原材料出厂合格证书、检（试）验报告 ※3.1钢材出厂合格证、检（试）验报告 ※3.2焊接材料合格证书、焊接检（试）验报告 ※3.3高强度螺栓合格证、检验报告 ※3.4防腐涂料质量证明书、试验报告 ※3.5防火涂料质量证明书、试验报告 ※3.6其他材料合格证 ※4构件出厂合格证
※5高强度螺栓预拉力、扭矩系数、表面硬度复验报告 ※6摩擦面抗滑移系数试验、复验报告 ※7网架节点承载力试验报告 ※8焊缝探伤报告
※9安全及功能检验和见证检测项目检查记录 10施工记录 ※11隐蔽工程检查记录
※12不合格项的处理记录及验收记录
※13重大质量、技术问题实施方案及验收记录 14施工组织设计 ※15观感质量检查记录
※16施工现场质量管理检查记录 ※17分部（子分部）工程质量验收记录
分项、检验批质量验收记录
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绍兴县城建档案馆建设工程资料收集目录
幕墙工程技术资料目录
（本馆暂收打※项）
※1施工图纸
结构计算书、设计说明及其他设计文件
2设计单位资质证书 ※3施工安装单位资质证书
※4材料、构配件出厂合格证书及进场检验报告 ※5材料、构配件检（试）验报告、施工试验报告 ※6施工记录
※6.1隐蔽工程验收记录
6.2打胶、养护环境的温度、湿度记录 6.3构件和组件的加工制作记录 ※6.4幕墙安装施工记录 6.5易渗漏部位的淋水检查记录 ※7不合格项目处理记录及验收记录
※8重大质量、技术问题实施方案及验收记录 9施工组织设计
※10施工安装保险年限质量证书 ※11施工现场质量管理检查记录 ※12子分部工程质量验收记录
分项、检验批质量验收记录
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绍兴县城建档案馆建设工程资料收集目录
桩基工程技术资料目录
（本馆暂收打※项）
※1图纸会审（桩位偏差图）、设计变更、治商记录 ※2工程定位测量记录
※3原材料出厂合格证书及进场检（试）验报告
※3.1钢材出厂合格证、试验报告
※3.2焊接试验报告、焊接材料合格证
※3.3水泥出厂合格证、试验报告
※3.4预制构件合格证
※3.5其他材料合格证
※4施工试验报告及见证检测报告
※4.1混凝土配合比试验报告
※4.2混凝土（水泥土）试块报告 ※4.3取芯报告
※5试打桩记录 ※6隐蔽工程验收记录
※6.1灌注桩钢筋隐蔽记录
※6.2钻孔灌注桩成孔质量验收记录
※6.3人工挖孔桩成孔质星验收记录
※6.4预应力管桩接桩检查记录 7技术复核记录 ※8施工记录
※8.1桩基施工记录
※8.2混凝土施工记录
※8.3施工日记 ※9桩基检测报告
※10桩位偏差复核记录 ※11开工报告
12施工组织设计 ※13工程质量事故及事故调查处理资料
※14新材料新工艺施工记录 ※15施工现场质量管理检查记录 ※16子分部工程质量验收记录
分项、检验批质量验收记录
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市政工程技术资料目录（本馆暂收打※项）
※1单位工程技术资料目录表 2施工组织设计及审批 ※3图纸会审
技术交底记录
※4设计变更、洽商记录
※5原材料成品半成品构配件出厂合格证及复试报告 ※6施工试验报告 ※7施工记录 ※8测量复核
预检记录 ※9隐蔽工程验收记录 ※10工程质量检验评定资料
10.1工序工程质量检验评定资料
10.2部位工程质量检验评定资料
※10.3单位工程质量检验评定资料 ※11功能性试验记录
※12质量事故报告及处理记录 ※13竣工图
※14工程竣工验收文件 ※15开竣工报告
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论我国档案收集工作的范围 篇6
关键词：大档案；归档范围；档案收集
Abstract： The so-called concept of large archives in our country is unsuitable to solve the problem of archives collection. The range of filing and the range of archives collection are two different concepts， and understanding the relationship between two things is the key to do a good job of archives collection.
Keyword：Large archives；The range of filing；Archives Collection
一般认为，“档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构”。[1]
由此看来，档案收集工作的主体是档案保管机构，收集的对象是档案——是分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案。而实际上，目前各级各类档案保管机构保存的不仅有一般意义上的档案，还有各种历史资料、图书报刊，以及礼品、文物、奖状、奖杯、样品和标本等实物。既有一般意义上的档案，又有实物，这怎么解释呢？但“大档案”概念的提出者和倡导者认为其实很好办，有了“大档案”概念，此类问题迎刃而解。
1 对“大档案”概念的理解及分析
关于“大档案”概念的含义，有人认为：“可以说，只要具有历史价值，能够记载历史信息，反映历史面貌的不论是实物、文字、影像、数字等各种信息都是档案。”[2]
也许这个不是严格的档案定义，但至少体现了“大档案”概念的基本含义，目的是把一般不认为是档案的东西（诸如各种历史资料、图书报刊，以及礼品、文物、奖状、奖杯、样品和标本等实物）放进“大档案”的框架里。
我们认为出发点是好的，这样做有其好处：如此一来，可以将档案保管机构的收集范围和档案收集工作的范围画等号，也就是说，档案保管机构收集进来的全都是档案，或者通俗地说，就可以突破归档范围的要求，“一是档案资料的来源上，不限于规定的范围，不限于规定的机关、企事业单位，要拓展到全社会”；[3]二是要将传统概念中不是“档案”的那些珍品档案（如各县市的志书、历史文物、珍贵实物）等囊括进来，因为“这些东西不要说在当时，现在也不在我们的归档范围之中，它恰恰成了宝贝”。[4]
的确，“拘泥于归档范围限制，是档案部门错失许多档案资源的制度根源”。[5]但由于“归档范围”，其出发点是档案，也就是说“归档范围”要求归档的一定是档案，因此，我们就需要审视一下这个“大档案”概念。
其问题如下：
其一，定义中没有明确“记载”的方式是否人工记录方式。因此诸如样品、标本等此类物品也作为档案看待，会产生弊端。这是最大的问题。如果明确“记载”的方式是人工记录方式，那么所有通过文字、影像、数字等方式记录下来的各种原始的信息记录（也都是各种实物）都是档案。
其二，定义混淆了实物、文字、影像、数字等概念与信息的关系。实物、文字、影像、数字等既不是各种信息，也不是相同属性的事物。实物是信息载体，文字、影像、数字等是信息记录方式，而档案是信息和载体的统一体——信息源。
“大档案”概念是档案学研究中用概念代替理念的又一例证，“大档案”作为一种理念是非常美好的，但作为一个概念却存在诸多不妥，最终会弄巧成拙。正如有学者指出的那样，“‘大档案的提法，我个人认为也许并不科学，因为我们事实上从来没有否认原来没有保存在国家综合性档案馆之中的档案不是档案，也没有对应的‘小档案的提法，现在只不过是对国家综合性档案馆拓宽档案资源建设渠道展现新举措的一个形象化提法”。[6]
所以，我们不认同“大档案”概念，我们更倾向于这样的概念：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。”[7]
但问题是，这样一来，“大档案”概念带来的好处是否就丧失了？为了回答这个问题，下面我们就进一步对“归档范围”和档案收集工作的范围分别进行分析。
2 对“归档范围”的认识和理解
严格说来，按照现有教材说法，所谓“归档范围”，是针对单位内文件的归档而言，归档后文件就是档案，即“各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为‘归档”。[8]需要注意的是，《档案管理学》教材中所说的“档案”主要是指文书档案，当然，也可以推及一般意义上的档案。
也就是说，文件归档是文件管理部门的任务，而不是档案室的任务，更不是档案馆的任务；档案馆对档案的收集不叫归档，相应地，收集范围称为“档案馆档案收集的范围”而不叫“归档范围”。所以，通常《档案管理学》教材对“归档范围”的理解是：
第一，单位内文件的归档是档案室档案的主要来源。凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，均应归档。
第二，单位内文件的归档只是档案室档案的主要来源，而不是全部来源，因为档案室收集工作的方式不仅是定期接收，还有不定期收集，以及征集、征购等方式。
第三，档案室收集工作的对象也不仅是本单位的文书文件，还有其他单位的、其他文件。
第四，“归档范围”并不等同于档案室收集工作的范围，因为还有其他一些历史资料、实物等不在此列。
如此看来，这样的“归档范围”太狭窄，应该拓展，但前提是归档的应该是档案。有人提出可以将归档文件的最终归宿拓展至所有档案保管机构，而不仅仅是档案室。我们认为这样虽然有一定的好处，但由于“归档”本身的含义就是针对文件管理部门的工作而言，有其特指性，所以不宜拓展至档案馆等其他档案保管机构。所以可以作的拓展是，在一个单位内，只要具有一定的保存价值的文件，均应当列入本单位的归档范围。从理论上讲，只要“办理（或处理）完毕”后仍继续具有保存价值的文件，则不管应该保存1年或者1个月甚至于保存1天，都可以列入“归档范围”。
从实践层面上看，就一个单位而言，拓展“归档范围”可以有两种途径：一是将处于归档范围边界之间徘徊的文件列入归档范围。无论是在理论上，还是在实际工作中，归档与否的界限都是模糊的。而且在实际工作当中，人们往往会忽略这部分文件，不将其列入归档范围。对处在模糊地带的文件，可以这么处置，只要具有一定保存价值的文件，不管其保存价值大小，保管期限长短，均应当列入归档范围。这是拓展“归档范围”最有效、最直观的方法，因为“归档范围”的外围得到了适当扩大。当然，“归档范围”的拓展不是无限度的，不能将原本属于不归档范围的、无保存价值的文件纳入归档文件之列，这是拓展“归档范围”的底线。这个底线不能突破，只有这样才能确保所归档的都是档案，而不是其他。
二是明确具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件统一划为10年保管期。在现实的档案工作中，由于需要考虑到档案室室藏档案膨胀的压力、库房吃紧等因素的影响，对保存价值相对较小、保管期限较短的文件不太注重归档保存。无论是以前被划分为短期的档案，还是现在判定为10年定期保存的档案，在整体室藏档案资源中所占的比重是非常小的。倘若想在现有的“归档范围”内寻求归档文件数量的增长、规模的扩大，只能多归档一些以往我们通常所忽视的具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件，确保此类文件全部归档。
通过上述分析发现，无论“归档范围”如何拓展，都无法给档案室室藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。归档文件待挖掘的空间十分狭小，仅限于保存价值较小、保管期限较短的那小部分文件。而且，这部分文件最多只在档案室定期保存10年，更谈不上以后会进入档案馆丰富馆藏资源。如此一来，可能出现的问题会多过带来的好处。归档文件数量、室藏档案数量是增加了，但增加的只是在保管期限中最短的那一个档期，也就是10年这一档期。将不到10年保管期，或者只有一两年保存价值，甚至处在归档边界徘徊的文件统统划归为10年定期保存，确实有诸多不妥之处。但是按照现行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》最短的保管期限就是10年，并无1、2、3年可选择，也就是只要被列入“归档范围”最短也要作10年定期保存，而且由档案室集中统一管理。然而，现有的条件往往又不允许我们这么做，因为要考虑到库房的压力以及后续繁杂的鉴定销毁工作。由此，我们不难理解在实际工作当中为什么一些具有短期保存价值的文件通常被忽视对其进行归档，甚至故意不归档。从这个角度上来说，经过长期实践重新修订的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》更贴近实际，并优化了室藏档案资源。总之，试图通过拓展“归档范围”来丰富和优化室藏档案资源的做法，其作用非常有限，也很难有成效。
3 对档案收集工作范围的认识和理解
如果说“归档范围”再怎么拓展也不能突破档案概念和“本单位”范围的话，那可以考虑对档案收集工作范围的拓展，一是档案保管机构的收集范围的拓展，不仅收集档案，而且收集有参考价值的历史文物、各种实物等，作为档案资源的重要补充；二是档案收集工作的主体从现有档案保管机构拓展到各种新型保管机构，再拓展到全社会各组织和个人，而档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。
档案室的收集范围比“归档范围”更广，突破了时间和空间的双重限制。时间上不再拘泥于归档时间的限制，除了定期接收，还有不定期的接收、征集或征购等灵活方式。空间上可以不限于本单位的归档文件，也可以是外单位形成对本单位有查考利用价值的文件，还可以突破档案概念收集历史资料、图书期刊、文物、实物等作为室藏档案资源的重要补充。
档案馆的收集范围可以分为档案馆档案的收集范围和对相关资料的收集，而档案馆档案的收集范围又可以分为各级国家综合档案馆档案的收集范围和部门、专门、企事业单位档案馆档案的收集范围。按照《档案馆工作通则》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的规定，各级国家综合档案馆档案收集的范围是：一是接收本级各机关、团体及所属单位具有长久保存价值的档案；二是接收撤销机关、团体的档案；三是接收各种历史档案。各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本；部门、企事业单位档案馆负责收集本部门、本单位及其直属单位形成的档案。为确保国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位和档案资源的优化配置，在划定各类专门、专业性档案馆收集档案具体范围的基础上，同时还明确了应当由各类专门、专业性档案馆向国家综合档案馆移交应由国家综合档案馆接收保管档案的具体内容。
可以说我国以国家综合档案馆为主导的档案馆网已经遍布全国各地，并且涵盖各行各业，其档案收集范围也相对比较全面，能覆盖的领域也已尽量列入收集范围。目前存在的主要问题：一是相当一部分涉及民生、关乎百姓利益的档案分散在各类专门、专业性档案馆保存，档案聚集程度不高。二是具体到各类档案馆，尤其是国家综合档案馆还存在档案收集范围上的欠缺，档案馆之间档案资源分配不太合理，在一定程度上削弱了国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位。其实，很多时候倡导的“扩大档案馆档案收集范围”主要是针对国家综合档案馆来说的，要求国家综合档案馆的收集范围应该更广一些，突出其馆藏的综合性。比如，国家综合档案馆有选择地接收各类专门、专业性档案馆的档案，有条件的地方甚至可以“多档合一”集中统一管理，等等，都是国家综合档案馆拓宽档案资源建设的渠道。此外，各级国家综合档案馆以及各类专门、专业性档案馆还可以向社会和个人收集、征集、征购相关资料、历史文物、实物等作为馆藏档案资源的有益补充。虽然档案馆对非档案资料的收集不属于档案馆档案收集范围，却是档案馆的收集范围，同时也是档案收集工作的范围。需要强调的是，在拓展档案馆的收集范围的同时，我们认为应该更严格各级国家综合档案馆档案收集的范围，即接收本级各机关、团体及所属单位的档案应明确为“具有永久保存价值”而非“具有长久保存价值”（具体理由在系列论文之二当中论述）。
一般认为，文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。[9]文件中心作为过渡性的档案保管机构，接收保管的文件属原形成单位所有。主要职能是接收形成单位的文件，一般保持原来的顺序和标记，并存储进文件中心，只供原形成单位使用。其所保管的文件、档案属性与档案室的相似，但文件中心接收文件、档案的范围不限于某一文件形成单位，而通常是以某一地区、某一系统的所有文件形成单位为接收对象，文件保存达到进馆年限后，移交到相应的国家综合档案馆。在这一过程中，文件中心相对比较被动，尤其是商业性文件中心，文件收集范围的完整性和齐全性主要取决于形成单位。
档案托管机构又称为档案寄存中心、档案托管中心，是市场经济条件下产生的专门为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存、托管等有偿性服务的机构。档案寄存、托管的主要来源是无档案保管条件的企业、社会团体、个人等。由于市场尚未成熟，这方面的需求也没有被充分挖掘出来，这类档案托管机构只是零星分布，所接收、保管的档案资源也比较单一、无法形成规模。
除此之外，我们认为，我国档案收集工作范围不只是局限于各级各类档案保管机构的收集范围，还应拓展档案收集工作的主体和档案收集工作的来源。
档案工作与档案事业发展到今天，档案收集工作的主体也已从原来的档案保管机构逐渐拓展到全社会各组织和个人。以往我们主要强调档案收集工作的主体是各种档案保管机构，以各级国家综合档案馆为主导，同时兼顾各类专门、专业性档案馆主体地位的模式在档案收集工作中长期发挥着不可替代的作用。但我们也应看到，这主要针对的是纳入国家控制体系之下的国有档案，而私有档案以及相当一部分的集体档案等非国有档案则游离于国家设立的档案保管机构的大门之外。非国有档案长期以来得不到有效监管，生存状况堪忧。随着这些问题的日益突出，“藏档于民”的思想逐渐得到传播和落实。于是，档案收集工作的主体正悄悄地向社会各组织和个人拓展。尤其是对非国有档案而言，“藏档于民”更有利于其价值的充分实现。比如，我们正在逐步构建的农村档案、社区档案、家庭档案以及一些地方出现的私人档案馆，正是档案收集工作的主体从特定的档案保管机构向全社会各组织和个人拓展的具体表现。
档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。行政机关、企业单位、事业单位曾被视为档案收集工作的特定来源，然而随着档案收集工作主体和收集范围的不断拓展，这样的状况将逐渐被打破。档案馆除了与相关机构和组织继续保持原有的、稳定的档案交接关系外，还应向社会和个人征集、征购一些对国家和社会有保存价值的档案或其他资料，包括历史文物、有价值的实物，等等。另外，随着国家对农村档案工作、社区档案工作、家庭档案工作的推进，大大突破了以往人们对档案收集工作的来源的认识。档案收集工作的来源既有规定的行政机关、企业单位、事业单位，也可以是全社会各组织和个人。
参考文献：
[1][7][8]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：66，10，72.
[2][3][4][5]王国振.解放思想 求实创新为建设档案强国作出贡献[J].档案管理，2012（6）.
[6]潘连根，刘东斌.关于“大文件”概念的辨析[J].档案管理，2008（5）.
[9]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006： 94.
略谈水利工程建设中档案收集整理 篇7
一、水利工程档案特点
(一) 专业性。
水利工程档案管理工作是一项专业性很强的工作, 它对工程的建设、运行、管理和维护有着直接影响。档案资料在工程类型上涵盖了水闸、泵站、沟渠、河道、护岸等不同类型, 在实施环节上经历了立项审批、前期勘察设计、招投标、施工建设、工程监理、质量监督、竣工验收等各个工作阶段。由此形成的各类文件、标书、合同、图纸、日志等大量材料分散在业主、设计、施工、监理等参建各方。档案涉及内容多、范围广, 容易导致档案资料不全。
(二) 成套性。
水利工程建设是按相关行业规定与专业规范分阶段进行, 工程档案资料也是根据每个阶段工作任务和内容形成, 具有一定的成套性。以一个泵站为例, 其施工过程中必须经历基础开挖、底板浇筑、墩墙浇筑、泵房建设、设备安装等诸多环节, 各环节之间存在着必然的逻辑关系, 进而形成成套文件材料, 记录了工程项目的实施全貌。
(三) 多样性。
水利工程施工涉及勘察、设计、施工等广泛的水利领域, 所形成的档案材料面广、量大, 内容和形式均呈多样化。从内容上记载了项目前期设计审批、招投标、施工建设等多种的不同运行方式和过程, 涉及项目管理、水文地质、施工技术、工程质量、财务等方面。从形式上表现为多种门类和载体, 如纸质文件、施工图、合同、记录、会计账簿、凭证、电子文件、照片、视频等。不同阶段、不同领域形成的不同文件材料, 造成了水利工程档案的复杂、多样性。
二、水利工程档案收集的具体措施
(一) 重视管理, 完善档案体系。
针对水利工程项目建设的特点, 建立完善的档案管理体系成为做好档案材料收集的基础。将档案管理工作在项目初期即纳入议事日程, 在项目立项审批时, 明确分管档案领导, 配备有工作经验的专职档案员, 制定档案管理制度、档案收集管理办法, 明确档案文件资料收集范围、归档要求, 将档案收集纳入建设工程的计划、规章制度和岗位责任制中;另一方面成立各参建单位档案员组成的档案网络体系, 建立各参建单位档案收集移交制度, 进行档案培训和业务学习活动, 提高档案工作水平。
(二) 明确责任, 纳入合同管理。
把档案管理工作纳入相关合同, 明确参建各方在档案管理方面的责任。由于水利工程施工周期长, 施工时办公地点大多在野外, 条件较为简陋, 容易出现档案材料分散、资料丢失、收集不齐全等问题。将此项工作纳入到与设计、施工、监理等参建方的合同中, 以经济手段制约这些参建方, 使其对工程档案的收集整理工作采取充分重视的态度, 督促他们建立相对完善的档案管理制度和相对稳定的档案管理队伍, 取得工程建设项目档案工作的主动权, 从而保证工程档案管理工作的正常开展。
(三) 加强监管, 同步跟踪管理。
由于参建方档案管理员往往为兼职人员, 工作较为杂乱, 业务水平不高, 为保证工程档案管理工作到位, 必须在项目实施全程加强同步管理。水利工程项目有时由数百个单项工程组成, 建设时间跨度大, 周期长, 为保证文件材料的齐全完整, 应采取业主方专职档案员全程介入的方式, 根据项目实施不同阶段, 对项目所有有效的文件材料及时进行造册登记, 掌握每一件文件的来龙去脉。只有紧扣每个环节, 及时收集整理相关文件资料, 才能确保全套水利工程档案资料的完整、准确和系统。
(四) 严格把关, 提高归档质量。
档案的收集是保证档案质量的第一道关口, 只有在档案移交时严格把关所收集的档案材料的质量, 才能保证归档案的总体质量, 避免形成不合格的案卷。工程文件的内容必须真实、准确, 字迹清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续完备。因此, 业主单位专职档案员应经常到各施工单位、监理单位把关验收, 摆脱被动状况, 及时发现问题并予以解决。对收集来的文件材料及时进行整理, 发现不符合归档要求的档案材料, 并对其进行补充、重印等必要工作, 以保证档案质量。
总之, 档案的收集整理工作是一项长期而复杂的系统工程, 切实把握水利工程档案收集工作的特点, 更新档案收集工作理念, 创新收集形式, 耐心细致地做好这项工作, 才能最大限度地为水利事业发展发挥其价值。
参考文献
[1]杜建民.关于对水利科技档案资料收集工作的认识[J].水利规划与设计, 2014 (8) .
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[3]孙月娟.如何做好工程项目档案的管理[J].档案管理, 2008 (3) .
工程档案收集工作 篇8
1.1 部分建管单位对档案工作重视不够
从工程项目的提出开始到立项、审批、招投标、勘测、设计、生产设备、施工、监理、竣工验收结尾, 这些工程建设与工程管理过程中产生把那个归档保存的文字、图表、声像等各种载体的材料都是水利工程建设中的档案资料, 其收集与整理是档案管理中的重要组成部分。
1.2 档案管理水平不高且没有科学管理
据调查分析, 近几年我国水利工程施工单位档案管理水平普遍较差且体质不健全, 许多施工单位规章制度如同虚设, 没有形成有效的管理制度与监督机制。
1.3 知识结构老化且缺乏档案专业人才
当前我国水利工程档案资料的收集与整理工作中缺乏相关专业的管理人才, 导致知识结构老化且知识层次相对较低。这是因为在我国部分水利工程建设中, 企业中管理档案的人员一般为新参加工作的员工或是工程技术人员, 这些人员在一定程度上缺乏档案专业知识, 且对水利工程档案比较模式。其无法科学规范、系统有效的收集并整理相关档案, 时常是按上级部门的要求将手中资料进行归纳整合, 且在整合中对资料内容要求不严, 对档案系统性完整性与准确性要求不高。
2 改善档案资料收集、整理工作相关建议
2.1 理解水利工程归档范围要求
为科学规范的对工程项目建设中的档案资料进行收集与整合。首先档案相关管理人员应深刻理解工程归档范围要求。如:项目法人在项目划分完成后, 可以根据该单位工程、单元工程与分部工程划分其具体情况, 制定出整个工程文件材料的归档范围、档案分类与保管期限方案, 同时分类方案应注重统一管理。相关档案管理人员与技术人员在接到档案规范时应注重学习, 理解水利工程归档范围要求, 以方便之后的收集与整理工作。另外, 为避免资料收集时的重复与盲目性, 相关管理者应制定统一标准、统一表格, 制定各专业相应资料收集清单, 做到人人心中有数。
2.2 建立健全的档案管理责任制
《水利工程建设项目档案管理规定》中要求建设单位应认真做好工程档案收集与整理工作, 同时应加强对各参建单位归档工作的监督、指导与检查。另外, 也明确表明相关技术人员与档案管理人员是工程档案管理工作的负责人, 应积极做好工程档案资料的收集与整理等工作。另外, 在《重大建设项目档案验收办法》中要求, 法人应将档案工作纳入项目建设管理工作中, 并科学严格制定相关的企业领带责任制与岗位责任制, 以此提高档案管理水平, 保证档案的科学管理。
2.3 加大对档案人才的培养力度
企业可以:要求并组织企业现有的相关档案管理人员通过参加培训、进修与委培的形式学习档案相关专业知识, 同时有利于开阔其视野, 优化这部分人员知识结构, 实现工程档案资料收集与整理的科学、规范化。另外, 企业可以通过直接引进档案专业人才以及有经验的档案管理人员, 通过短期的培训使其快速的融入企业档案管理工作中, 有利于使其更好的为水利建设项目服务。
3 总结
综上所述, 档案资料的收集与整理在水利工程中占据重要位置。因此相关人员应积极研究并发现当前我国水利工程档案资料收集、整理工作中的问题。然后针对相关问题积极分析原因并找出相关对策, 改进并完善我国水利工程档案资料收集与整理, 通过多种有效措施保证我国水利工程档案资料系统性、准确性与完整性。
参考文献
[1]杜晓晓, 姚金栋.浅议水利工程档案资料的整理[J].河南水利与南水北调, 2013 (16) :96-97.
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工程档案收集工作 篇9
关键词：交通工程,监理档案,收集整理
0 引言
随着经济的快速发展和政府对交通建设工程投入的加大, 高速公路、桥梁、码头项目不断开工和完工, 在工程的各个阶段, 都形成了大量有价值的工程监理档案。为了及时收集、整理监理档案资料, 最后形成具有归档保存价值的工程档案, 国家和行业分别都作出了一系列具体规定, 以规范档案的收集整理。
交通工程监理资料来源于现场, 来源于监理旁站记录、巡视记录、监理平时检查和抽检等等, 其真实性、客观性较高, 反映的施工问题、质量问题、安全问题比较全面准确。监理档案资料还是追溯工程项目建设过程中的主要证据, 也是日后在工程管理、维护、改建和扩建、开发新项目的参考和利用的依据。只有通过完整的工程监理档案收集工作, 才能真实、全面地反映单位活动的全貌, 才能充分发挥交通建设工程监理档案工作应有的作用。
1 工程监理档案的组成部分
交通监理工程档案是交通工程档案的重要组成部分, 交通工程监理档案主要产生在工程施工和竣工验收阶段, 包括工程监理总控文件、工程监理会议文件、工程进度、质量、造价控制文件、监理通知、记录、总结等等。一般来讲, 它的收集范围由以下几部分组成。
(1) 工程合同管理文件:招标文件、施工合同文件、监理合同文件、供货合同文件、外委试验合同、外委试验保验单。
(2) 工程变更文件:图纸会审、设计联系单、工程变更的申请及批复文件、纪要、记录、台账等。
(3) 监理管理资料:监理大纲、监理规划, 监理实施细则、总监签发文件、监理会议纪要、监理安全文件、工程监理通知及回复单、工程监理指令及回复单、工程监理工作联系单、监理月报、监理季报、监理年报、监理部工地试验室资质。
(4) 进度控制资料:工程开工报审表及附件、生产计划报审表及附件、工程开工令, 工程总体进度计划、年度计划、月度计划。
(5) 投资控制资料:工程款支付审批表及附件。计量单价调整申请与批复文件, 暂定金额使用申请及批复文件, 工程量清单的审查意见, 工程造价分析报告, 计量支付方面的规定、要求, 监理费用支付报表, 其它费用支付往来文件等。索赔的申请及批复文件, 工程分包的审查文件, 计日工的申请及批复文件。
(6) 质量控制资料:施工组织设计 (专项方案) 报审表及附件、工程材料、构配件、设备报审表及附件、监理交底、施工技术交底、监理日志、监理旁站记录、监理巡视记录、工程竣工验收记录, 监理复核测量记录表, 工程材料检查、复检、试验记录、报告, 检验批验收记录、检查记录。质量控制措施、规定及来往文件, 材料试验、检测资料, 监理独立抽验资料以及交工验收工程质量评定资料等。
(7) 其它事项资料:监理工作制度, 监理组织机构, 业主来文, 上级主管来文, 项目部来文, 会议文件等。
(8) 监理工作总结:总监办、监理部实施监理人员汇总表、监理工作总结、工程声像、电子档案资料、向建设单位移交监理的签证手续等等。
2 加强项目施工监理文件的管理
监理档案工作的首要任务是做好监理自身文件资料的收集、整理及归档。在监理文件的收集方面, 项目总监办在日常工作中就应对项目监理过程中形成的各种文件资料进行收集、整理, 做到心中有数。档案的收集整理可分为项目施工前期准备、施工过程、项目完工的不同阶段。
2.1 开工前工程监理档案的收集整理
这一阶段主要为工程建设监理做准备。主要收集的是招标文件、施工合同文件、监理合同文件、供货合同文件、外委试验合同、外委试验保验单等等。
由于尚未开工, 监理人员均未到齐, 容易造成文件资料无人收集管理的现象。为了确保监理档案收集完整、规范, 在工程开工准备前期, 项目部应成立相关机构, 落实责任制, 加强制度建设。如在项目建设开始就组织监理人员学习档案的法律法规、标准规范, 把工程监理档案列入项目部工作计划和有关人员的职责范围。主要制定了以下规定:一是明确项目总监理工程师对工程建设监理档案的总负责制, 签订档案管理责任书, 并将档案资料管理视为一项考核重点内容, 与经济效益挂钩。二是制定“谁监理, 谁验收、谁收集”的监理原则。总监理工程师指定专业监理工程师对监理档案具体专管, 各专业资料由各个专业监理工程师负责, 谁的专业谁的资料就要谁负责收集整理, 并与总监签订协议, 确保档案质量。三是设立直属项目部的档案机构, 每个项目部配有固定的档案员, 并组织他们参加系统的档案培训。总监理工程师与监理档案负责人签订监理资料整编目标管理任务书、目标分解任务书等。四是制定档案员的岗位职责, 明确责任范围、给定工作权限, 确定工作流程, 定期进行检查汇报。五是实行档案与工程监理同步建设制, 从项目立项起就将档案工作纳入项目计划, 指定项目部办公室负责人为档案项目负责人, 并对档案工作进行指导、监督, 确保档案质量。
此外, 在开工前, 总监办、项目部应及时划分工程项目, 明确该项目的单位工程、分部 (分项) 工程、单元工程及具体负责人。项目划分是工程施工、评定、验收的基础, 也是项目施工文件立卷整理的基础, 因此, 监理单位必须在施工前按生产建设活动的单位工程, 分部工程、分项划分, 分别进行装袋收集文件资料, 使之初步形成具备查询条件的档案案卷。
2.2 施工中工程监理档案的收集整理
这一阶段是工程具体实施的阶段, 也是工程监理档案文件材料大量产生的阶段。主要收集的是工程变更文件、监理管理资料、造价控制资料、进度控制资料、投资控制资料等文件资料。工程监理档案专业性很强, 需要既懂监理专业知识又懂档案管理知识的人员, 或者需要懂档案管理和懂工程施工现场的监理人员相互配合。这一阶段形成的档案资料是将来对工程管理、维护、改建和扩建以及开发新项目参考和利用的重要依据。因此项目部档案负责人应经常深入现场, 了解工程进展和资料收集是否同步, 并及时进行跟踪监控, 确保档案资料的管理紧跟工程监理的步伐。而每一个监理人员也应将各自监理的具体项目形成的档案资料及时进行收集整理, 避免档案原始资料的散失, 确保工程监理档案的连续性、完整性。
此阶段形成的大量文件资料应分类进行整理, 如监理大纲、监理规划, 监理实施细则、总监签发文件、监理会议纪要、监理安全文件、工程监理通知及回复单、工程监理指令及回复单、工程监理工作联系单、监理月报、监理部工地试验室资质等归入监理管理资料类;工程开工报审表及附件、生产计划报审表及附件、工程开工令, 工程总体进度计划、年度计划、月度计划等归入进度控制资料类。同时对各大类中的各种文件资料各自按时间顺序再进行细化排列, 分装在不同的档案盒, 封面用文字标注清楚, 这样既可以节省归档时排序的工作量, 又可以提高工作效率, 减少工作重复。
在监理档案的收集中, 要特别注重监理日记的收集整理。因为监理日记是实现“三控制、三管理、一协调”的第一手原始资料, 是工程建设监理工作的一个重要备案原始资料, 它记录了监理人员每日的全部监理活动和监管的施工动态情况, 包含有: (1) 工程投资的记录, 主要对原材料、构配件、机械设备入场质量检验验收情况、施工人员进出场情况等记录。 (2) 对当天施工作业情况的工程进度、设计变更情况等进行记录。 (3) 对工作协调、处理措施以及效果进行记录。如对正在施工的工序质量进行平行检查、旁站监理、巡视检查情况;分部、分单元、分项工程及单位工程质量验收情况;安全生产监理工作情况等等进行详细的记录。 (4) 对监理工作中发现质量、进度、投资、安全出现的问题及处理措施的记载。 (5) 总监理工程师对监理人员的监理日记进行审查批阅。 (6) 监理召开的专题会议、工程例会、工地停 (复) 工情况的记录。 (7) 外部环境影响情况的记载。如天气、温度、风力、雨雪、停水、停电等对工程施工的影响等等。监理日记对项目实施阶段档案收集管理, 特别是对投资项目的档案验收, 财务审计, 建设项目的竣工验收, 对发生问题, 解决问题, 甚至仲裁、起诉都起着至关重要的作用。
另外, 还要特别注意工程重要部位及隐蔽工程部位的资料收集工作。工程重要部位资料关系到整个工程的交工及完工后的竣工验收工作, 因此, 必须特别注意工程重要部位资料的准确性、及时性、完整性。隐蔽工程往往关系到一个工程的整体, 而此类工程施工后又无法看见, 也无法进行复测, 故此类工程资料要求必须准确, 绝对不能错漏。对于隐蔽工程, 一定要在覆盖前做到工程建设单位、监理单位、承包单位三方共同现场签证, 同时还要留有照片资料、录像资料、文字资料、数字资料, 将其隐蔽的部位进行详细的记录, 可为将来维护工程提供重要的档案依据。在施工过程中, 监理人员要督促检查施工单位及时收集整理应归档的文件材料, 并履行相应的手续, 以保证文件资料的完整、准确、规范。对施工单位提交的请示、报告、函等文件材料, 总监、监理工程师要及时进行书面回复, 并将原件保管好。
2.3 完工后工程监理档案的收集整理
完成施工后, 收集整理的文件资料为合同项目完工验收过程中形成的系列文件资料。主要有: (1) 监理管理文件:开工、停工、复工等各项指令。 (2) 工程质量控制文件:质量控制措施、规定及往来文件;材料试验、检测资料, 监理抽检资料, 工程质量评定资料;监理日志, 监理工作报告。 (3) 其他文件:会议记录、纪要, 工程照片, 监理服务协议, 上级单位对监理单位的发文等。进入竣工组织验收阶段, 该环节还会形成竣工验收报告、验收报检、评估质量报告资料、档案自检报告、档案验收鉴定书等。
监理人员在对项目施工的质量进行监控的同时, 还要协助建设单位组织竣工验收, 审查施工单位提交的竣工验收所需文件材料的真实性、准确性。包括各种质量检查, 交工验收报告、竣工验收报告、试验报告、合同文件、会议纪要、以及竣工图纸等各种设计方面文件材料等等, 并在《工程竣工资料审定表》和《工程竣工档案审核签证单》上签字确认, 若有与工程实际和技术规程不相符之处, 则及时要求施工单位核实补充。只有经过严格监控, 才能有效地监督工程竣工档案材料的形成, 确保档案材料反映内容的真实、准确、完整。
为了确保交通工程竣工验收, 各监理项目部或总监办应成立监理项目档案资料整编领导小组, 小组成员将收集与整理的文件资料按照国家相关规定的要求进行整编归档, 并移交给业主及相关单位, 在整个监理工作完成以后, 监理单位应向建设单位做出相应的监理总结。
3 结语
总之, 交通建设工程监理档案, 作为交通工程建设的重要组成部分, 是交通建设工程的历史记录和技术成果, 是广大工程监理人员的心血和智慧的结晶。是工程竣工验收, 交付使用、维护、管理、改建、扩建的重要依据, 也是日后解决问题纠纷的重要凭据。监理工程资料管理的完整、准确、真实及有效开发利用, 对于确保交通建设工程的安全使用和正常运行, 维护社会稳定、提高经济效益, 具有重要的意义。
参考文献
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[4]邢爱萍.工程监理在工程档案材料收集中的作用[J].兰台世界, 2007 (9) .
社区档案收集工作刍议 篇10
1. 搞好社区档案收集工作的前提——依法收集。
社区档案内容丰富, 门类众多, 收集工作涉及到不同单位、不同行业的各类人员, 因此, 社区档案的收集工作必须有相关的法律法规和政策规定, 做到有章可循、有法可依。首先, 在社区档案的收集工作中要认真贯彻执行《档案法》, 以档案法律法规为基础, 制定社区档案收集制度, 以制度规范收集工作的行为, 明确社区档案收集的范围和程序, 确定哪些社区档案是涉密文件, 哪些社区档案是可以公开的, 在政策方面为社区档案收集工作的开展提供有力支撑, 保证收集工作的有序进行。其次, 对社区档案形成情况进行调研, 做好登记工作, 界定各行业和部门形成的社区档案的种类, 并对其进行积极指导和有效监管;根据社区实际情况编写《大事记》、《社区发展史》等材料, 真实反映社区变革和各方面的发展。再次, 在社区档案收集过程中, 应主动与督查办联系, 对不认真落实收集工作的单位进行督查, 使其快速行动起来, 确保收集工作任务的全面完成。最后, 制定严格的归档制度, 使社区档案资料得到及时收集、归档, 做到不流失、不散失, 确保社区各个行业或各个部门形成的档案齐全完整, 为社区档案服务民生提供真实可靠的档案信息来源。
2. 搞好社区档案收集工作的关键——领导重视。
实践证明, 社区档案工作自始至终离不开领导的重视、关心和支持。所以社区档案工作开展之初, 就将争取领导的重视支持作为开展档案收集工作的突破口, 不仅要坚持不懈地宣传社区档案收集工作的重要性, 增强其档案意识和档案法制意识, 使社区档案收集工作成为人们的自觉行动, 还要经常向党委、政府领导口头汇报、书面请示, 以引起领导的高度重视, 让党委、政府把社区档案建设作为一件大事来抓, 积极作出安排部署。只有重视, 才能有力促进社区档案工作的发展, 才能确保社区档案工作的每个环节都顺利进行。领导对社区档案工作了解得越多、越深刻、越全面, 就越重视社区档案的形成和积累, 就越关心、支持社区档案的收集工作。
3. 搞好社区档案收集工作的重点——内容完整。
社区档案涉及民生的各个方面, 根据社区档案的特殊性, 首先, 要分门别类, 按照社区文件的查考价值确定归档范围。其次, 社区档案工作人员要按归档范围积极收集应归档的各类材料, 除了收集在本社区活动中形成的各类文件材料外, 还应注意收集对社区建设有参考利用价值的经验材料。其三, 培养社区档案工作人员良好的工作习惯, 做到及时收集、及时整理, 不遗不漏、系统准确, 为今后档案的利用提供依据。其四, 完善文件材料管理制度。建立完善文件管理、收发、传阅、办理等规章制度及岗位责任制, 并根据社会经济发展情况及档案工作实际要求对原有制度进行修改、补充、完善, 使制度既完善又具有可操作性。
4. 搞好社区档案收集工作的机制——做好监督。
其一, 将监督检查制度化, 与业务指导并重。监督和指导是社区档案收集工作的两个方面, 二者缺一不可。没有监督, 社区档案收集工作将缺乏制约性, 即使有认真、细致的指导也不可能长期奏效。没有指导, 可能出现社区收集工作的随意性。在实际工作中, 社区档案部门往往重指导轻监督, 档案收集是否完整、准确、系统, 案卷质量的好坏, 主要依赖于单位领导和承办人的自觉性。因此, 社区档案部门应改变这种工作重心偏离的情况, 树立法制观念, 敢于履行监督职能, 要有锲而不舍的精神、持之以恒的韧性。其二, 寓指导和监督工作于服务之中, 促进社区做好档案收集工作。需要注意的是, 指导与监督是一项政策性较强的工作, 社区收集人员要熟悉上级有关社区档案工作的规定, 了解立卷单位职能活动于每年运作中的具体情况, 使指导与监督工作适应并保证各项工作的需要。
5. 搞好社区档案收集工作的宗旨——服务民众。
高校院级教学档案收集工作探讨 篇11
关键词:院级教学档案;收集;对策
一、加强高校院级教学档案收集工作的重要性
所谓院级教学档案,是指高等院校各学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等原始文字记录,是对院教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录。它是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考,是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源,也是院级档案工作的核心。因此加强高校院级教学档案收集工作具有以下重要性:
1.充分利用本学院教学档案可以提高教学质量与效果。本学院每学期的试卷与试卷分析资料作为重要的档案资料被保存在本学校的教学档案中,充分利用这些重要的试卷和试卷分析材料,进行数据分析及典型错例的分析,从分析中找出问题所在,通过分析,每位教师就可以有针对性地处理学生在学习过程中出现的问题,及时改进教学进度与方法,从而提高教学质量与效果,因此必须加强每个学院试卷与试卷分析资料的收集与保管工作。
2.青年教师可以充分利用本学院的教学档案来熟悉和提高业务水平。在实际教学过程中,教师的教学质量与方法都是循序渐进的,每一位教师都有属于自己的一套教学方法,特别是长期战斗在教学第一线的老教师,他们在长期的教学过程中形成了许许多多独特的、非常有效的教学方法与教学经验,这些方法与经验值得在全学院乃至整个学校得到推广。刚刚步入工作岗位的青年教师,他们的教学经验不够,业务水平不够,充分利用这些教学档案,可以使这些青年教师不走弯路,尽快掌握教学方法,熟悉教学业务,为学院乃至学校的教学工作作出贡献。
二、高校院级教学档案信息资源的收集面临的问题分析
1.目前院级教学档案的收集工作没有积极开展起来。以我校教学档案的收集范围来讲,在实践过程中,教学档案收集范围主要集中在教务处、研究生学院等部门,这些仅仅是学校教学档案的一部分,而各个二级学院在教学工作中形成的教学档案材料没有得到充分的重视,因此收集工作也没有积极地开展起来,院级教学档案是全校教学档案的重要组成部分,它反映了每个学院教学工作开展的情况,是衡量每个学院教学工作质量的重要材料,因此应充分重视院级教学档案的收集工作。
2.目前各院级教学档案收集人员更换频繁,严重影响了本学院教学档案资料的收集工作。目前各二级学院的教学管理比较薄弱,教学秘书一般都是承担本学院教学档案资料收集的重要人员,但是这个岗位更换比较频繁,新上岗的人员一般都是先熟悉重要的工作,而教学档案的收集工作往往都是被搁置到重要工作之余来开展,而很多的重要档案资料就在这个工作阶段就被忽略,被遗漏,这样就造成了很多教学档案的收集不全,致使本学院教学档案资源的缺失,因此应把本学院的教学档案收集与管理规范化、标准化、责任到人,使每位新上岗的教学秘书进行相应的档案工作培训,使其能够重视本学院教学档案的收集与管理工作。
3.目前各院级教学档案的收集内容比较单一。以我校某学院为例,教学档案的收集主要侧重在试卷、学生论文的收集,而教师的业务档案却没有被重视起来,纵然教师教学工作比较繁忙,而其教学笔记、课程设计等材料不轻易外传,但这些是衡量每位教师以及本学校教学工作水平的重要材料,各个学院应提高教师的档案意识,将这些档案资料及时存档,学院办公室应及时收集这些材料,为学院乃至学校的发展添砖加瓦。
三、高校院级教学档案信息资源收集的对策及方法
1.集中定期收集本学院教学档案材料。鉴于高校教学工作的连续性和长期性,为了配合学校整体教学档案收集工作,因此各个学院可抓住每学期开学、期中和期末三个关键时期定期收集本学院的教学档案,把本学院教学档案的收集整理工作纳入经常化、制度化和正规化的工作程序上来,这样,也有利于按着学校教学档案归档范围定时定期移交到校档案管理部门,以免到时弄得措手不及。
2.责任到人,及时收集归档。根据高校院级教学档案材料的特点制定详细的院级教学档案的归档范围,并将各归档范围分别落实到人,纳入到个人岗位职责,作为年终考核的一项重要内容,使有关人员明确自己的职责,按着每个岗位的归档范围在每学期结束的时候及时上交归档,由本学院专兼职档案员保管以便整理组卷。此外,还要经常检阅归档范围和已收集的材料,对照检查是否收集齐全,最后专(兼)职档案员还必须有一份更加详细的归档范围及要求,严格把关。一定要把握好收集上交原则:不该收的不收,该收的绝对不能缺少;应该上交到学校档案馆的档案一定要及时上交,不需要上交的集中保存在本学校的二级档案室,以便为学院发展提供参考。
3.灵活运用各种收集方式,确保教学档案资源的完整无缺。
高校各院级教学档案的整个高校教学档案的重要组成部分,而各院级教学档案具有多种特点,例如:在来源上具有分散性;在内容上的具有复杂性;在时间划分上的具有特殊性;在制成材料上的具有多样性及综合性、专业性等等。由于每个学院都拥有多个教研室,因此各院系专兼职档案员应在学校档案部门的指导下,深入本学院的各个教研室,扩大档案收集的范围,拓宽本学院教学档案收集的渠道,查缺补漏,灵活运用各种收集方式,尽量做到常规收集与集中收集相结合、督促收集与上门收集相结合、归档范围内与归档范围外相结合等,最终实现对本学校教学档案资源不流失、不断档,为学校的未来发展储蓄资本。此外,各学院专兼职档案员收集过程中还要对师资队伍、学风、教学效果、教学评价、实践教学、教学质量监控、多媒体课件、专业地位与特色毕业生在各自工作岗位上的业绩成就等非文件材料和电子文件多加关注,也可将需收集的本学院的教学档案归档范围制定明确后发放给每位教师,让各位教师在教学过程中自然而然的制成有关电子文档,利用学校校园网普及的有利条件发送至统一的电子邮箱,这样既方便快捷的实现了相关教学资料的收集,又可方便教学档案的提供利用,岂不是一举两得?
4.重视本学院教师教学工作中教学档案的收集。
教师个人档案信息综合反映了教师教学、科研等能力和水平,是学校人才资源的重要信息库。而教师在教学工作中形成的教学档案资源更是本学院教学档案资源的重要组成部分,这部分教学档案是教师教学工作的历史记录,反映了教师的教学领域,教学工作量和教学效果,是衡量教师履行其基本职责情况的档案材料。其主要内容包括:
(1)衡量教师教学工作领域的相关资料,包括课程的名称、类别,如基础课、专业课等,此外如果该课程申请了国家级精品课、省级精品课、校级精品课,都需要佐证材料,这些佐证材料也属于课程设计中的重要资料,对于以后该课程的发展具有重要的凭证作用,这些资料能够充分证明每位教师在自己的工作领域中的优势。
(2)衡量教师教学工作量的相关材料。包括每位教师每学期教学授课的名称、班级、学生人数、学生姓名、周学时数、总学时数等等的总结,以及对授课对象的层次情况也要分类统计记录,指导学生毕业论文的写作,指导学生实行,以及编写教学大纲等工作量也都属于这类档案材料的收集范围。
(3)衡量教师教学水平的教学效果的相关材料。这是衡量教师教学水平的重要指标,其材料应包括日常考核、学生的测评、专家考核组对其的考核记录等相关资料。
本文受黑龙江大学青年科学基金项目资助(项目编号:QW200835)。
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[4]吴慧红.高校教学档案收集的盲区及其对策[J].浙江档案,2005,(3).
档案收集工作理念探索 篇12
经过50多年的全面建设, 我国已初步构建起门类齐全、结构合理的档案资源体系, 但在社会信息化的宏观背景下, 与档案信息需求渐趋多元、档案意识逐渐增强所引发的档案信息需求相比较, 现有的馆藏档案资源存在着馆藏档案种类单一、馆藏档案内容单调等诸多不足, 集中体现为反映社会活动宏观方面的档案多, 反映微观方面的档案少;反映社会活动骨架式结构的档案多, 反映有血有肉精彩描述的档案少;反映社会活动中集体方面的档案多, 反映个人方面的档案少。
2档案记忆观的形成
为何会出现上述现象, 总结来说由于跟价值观有着直接的关系。过去的历史造就了人们对于某些问题的观点, 组成了意识形态, 解决这一问题的出发点就是要从存在和意识的关系出发。
中国有着几千年的封建社会历史, 形成了社会记忆即官方记忆的文化传统, 因此, 在相当长的历史时期内, 社会史观以阶级斗争史观、王朝体系史观为主导, 历史研究也以“政治史”为主轴, 以帝王将相为当然主角, 显示出高高在上的姿态, 使人感觉历史就是“过去”的代名词, 导致了我国社会记忆体系的核心主要是一个宏观的记忆、一个当权者的记忆, 在此理念下, 受制于“国家→政权→重要人物→宏观历史阐述→资政”这一狭隘的档案观与档案工作模式。
3科学发展观指导下的档案收集理念
社会的发展进行不断加快, 而社会需要收藏和整理的内容也在不断增多, 档案收集的侧重点也需要发生相应的变化, 使得档案管理的功能更加多样化, 有助于档案管理自身的生存。而将一切具有科学, 历史, 人文, 社会等等一切具有收藏价值的档案科学合理地进行分类, 丰富馆藏, 完善收归体系, 这是一项时间久远, 工程较大的过程, 为了保证管理人员将履行职责与社会意义之间的关系平衡, 真正使档案管理事业能够为社会为人民服务, 应当以中正而科学, 严谨而先进的思维丰富自己的头脑, 将档案管理工作的每一个层次上的人员的工作状态调整好, 将收藏管理者的个人问题与馆藏大问题之间的关系协调好, 经过艰苦的努力, 使档案管理工作的整个方向向着内容丰富, 规划清晰合理, 态度严肃, 使工作向着最先进方向发展, 使得建设变得越来越先进, 更满足社会的需要。
第一, 以人为本的档案收集理念。以人为本的概念越来越被重视, 这一思想用在档案管理工作中即体现为工作对象与工作内容的变化, 使得档案管理工作管理的前景更为科学, 空间更为扩大。
人是历史的主体, 应当注意历史对于人的意义, 因此应当注意历史的概念和人的概念的融合, 而不是历史仅仅是历史本身, 空洞的概念的历史是不符合实际的, 从另一个角度来说, 没有人的存在, 历史便无法生存, 所以, 档案资源管理应当突出人的建设发展方面的内容, 将英雄人物与普通人物都作为人员管理的重要方面来对待。因为我国最初的档案收集是以政府为服务对象的, 侧重点是反映机关工作的活动, 经过多年的经验, 已经有了一套较为系统的成型的工作模式, 所以, 对于当前侧重于满足人民群众对资料的需求意识来说, 目前档案收集的重点是能够反映人民大众生活状态和内心需要的档案工作。当前档案收集工作的重点, 在于以档案工作服务民生为契机, 对民生档案的内涵、类型开展系统的研究与梳理, 建立健全与普通百姓生活密切相关的社会保障档案、教育卫生档案、工商管理档案、民政司法档案, 使社会记忆留下更多的鲜活个体和精彩瞬间。而要做到这一点, 首先必须转变认识, 在档案收集工作中确立以人为本的理念, 将社会发展进程中体现人民群众生活状态、智慧结晶的各种类型的档案材料收集起来, 力求各类活动所形成记忆的齐全完整。
第二, 协调发展的档案收集理念。协调发展的档案收集理念是指要善于运用辩证统一的科学方法, 统筹协调解决档案收集工作中的各种矛盾, 在统筹中保持适度, 在兼顾中把握平衡, 构建机关与基层、集体与个人的和谐关系, 从而实现档案收集宏观与微观、整体与细节等的协调发展。而要做到这一点, 必须从战略高度重视档案资源体系的建设问题, 强调档案收集工作的统一规划与顶层设计, 在赋予档案部门收集档案绝对权威的同时, 充分发挥档案收集工作的计划、组织、指导、监督、检查功能, 层层抓落实, 为档案收集工作的规范发展提供法规、标准、组织保障。
第三, 全面发展的档案收集理念。全面发展的档案收集理念是指档案收集工作的领域、范畴、方式等必须随着社会主义现代化建设的发展与要求实现动态更新。诚如瓦洛先生所言:“众所周知, 档案是我们集体记忆的基础, 是政府、社会团体、公民等所具有权利和义务的权威证据, 是我们文化遗产中脆弱的、不可替代的一部分。我们档案界要自下而上发展、要拯救“世界记忆”, 必须依靠于“生命之树”, 即有若干分支和根系的记忆之树, 正像叶绿素那样, 为人类更好地呼吸和生活提供氧气之源”。换言之, 我们应根据社会发展的实际构建档案收集工作的网络体系, 努力将档案收集工作的触角伸展到社会生活的各个层面、各个角落, 而在档案收集网络中的每个节点, 都应该有具体的责任人, 并赋予其收集档案、移交档案的相应职责。
第四, 可持续发展的档案收集理念。可持续发展的概念体现在档案收集管理工作中就是不断转变和丰富思路, 使其能够满足不断发展的需要, 并且数目巨大, 而且内容差异很大, 档案对于不同的人员和单位来讲意义是不同的, 对一方有意义的档案对另一方面可以不具备任何价值, 而档案本身的价值也不是持久不变的, 对某一时代具有充分的意义, 而对另一时间则没有任何价值, 这是一个动态的过程, 因此需要收集者有敏感的辨别能力, 以及开阔的思维, 能够承载这一动态的收集需要。有鉴于此, 应积极开展档案知识的普及性宣传教育, 让社会大众了解档案的形成领域、存在形式、种类与价值等相关知识, 增强普通百姓的档案意识, 使他们在积极支持档案收集工作, 将对国家、形成单位具有保存意义的档案收集进各级各类档案保管机构的同时, 将具有个人保存意义的档案材料收集起来, 在丰富自身精神文化生活的同时, 留下一份珍贵的记忆。
总体来说, 档案收集和管理的目的就是为了留存过去的记忆, 为今后的工作所借鉴, 因此, 必须以科学的态度, 严格的管理办法作为管理工作的基本原则, 并将以人为本的管理思路融入其中, 使得工作的内容与形式都向着规范严谨的方向发展, 更符合社会发展的前进方向。其侧重点也应从过去以机关为对象到以人民大众为主要对象, 档案的承载媒介从纸质档案向着电脑, 光盘, 磁带等多个方面发展, 努力实现效果的多元化, 并能够从宏观到微观都做到充分透彻, 能够使其作为社会发展的重要方面来突出档案资源管理的重要性。
摘要：档案管理工作的初始工作是材料的采集, 确保管理的内容以及管理对象的实现。也是较为要求认真科学的一项工作, 是管理工作十分重要的首要方面, 将保证未来的工作是否有意义, 是管理, 以及利用的重要方面。为了充分实现档案工作的科学性, 敦促档案发挥正确的工作能力, 并为社会发展提供必要的支持, 要求我们应当将档案的可持续发展提出, 尊重社会人民群众对于档案内容的需要, 转变档案内容, 使得其能够全面涵盖使用者所需求的信息, 敦促档案资源为人民服务。
关键词：档案收集,管理,探索
参考文献
[1]丁华东.档案记忆观的兴起及其理论影响[J].档案管理, 2009年第1期.[1]丁华东.档案记忆观的兴起及其理论影响[J].档案管理, 2009年第1期.