档案收集工作的要求（共12篇）
档案收集工作的要求 篇1
摘要：档案是人类社会的原始记录。档案收集工作是档案馆 (室) 的一项重要的基础性工作, 它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用, 而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义。档案工作人员必须极其重视档案收集工作的相关要求。
关键词：档案,收集工作,要求
一、档案收集工作要树立优化的思想
档案收集工作要树立优化馆藏的指导思想, 这是档案收集工作的首要任务。档案工作的成就如何, 从某种意义上讲, 取决于档案材料的数量和质量。档案数量是否充分, 质量是否优化, 这是衡量档案工作水平的重要标志之一, 也是开发档案必不可少的条件。尤其是档案馆, 它在学术界的影响, 很大程度上取决于馆藏档案的数量及其成分。不断地优化馆藏, 始终是档案收集工作的指导思想。优化馆藏, 就是根据现有的档案状况, 建立数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理的馆藏体系。
所谓“数量充分”, 就是要求各级各类档案馆 (室) 尽量补充档案数量。因为从宏观上讲, 我们现有的档案数量与祖国的历史和社会广泛的需要不相适应, 与其他一些国家相比, 馆藏仍显贫乏, 这就需要大力丰富馆藏。
所谓“质量优化”, 就是指馆藏的档案要达到一定的质量标准。如果只顾数量, 不顾质量, 数量再多, 也不能算丰富。因此, 在增加数量的同时, 还要按照一定的标准, 从中优选, 使档案质量优化。
所谓“门类齐全”, 就是指档案部门应收集各种门类的档案, 不仅要收集反映党政机关及其他组织管理活动的普通档案, 也要收集各种专门业务活动形成的专门档案;不仅要收集纸质文件材料, 也要收集各种特殊制成材料的档案, 如简牍等古老档案和照片、磁带等现代档案。
所谓“结构合理”就是指档案部门收藏的档案在来源、内容等方面, 应该是合理分布的。既要有一般性的材料, 又要有各具特色的材料;既要有宏观的材料, 又要有微观的材料;既要有公务活动的档案, 又要有私人活动的档案;既要收集档案, 又要收集与档案相佐的有关材料, 诸如方志、传记、年鉴、回忆录、政策法令汇编及其他书刊杂志等。
二、档案收集工作要正确处理局部与整体、当前与长远的矛盾
档案形成初期, 先由各单位档案室集中管理, 然后再由档案馆保存, 档案室与档案馆是局部与整体的关系, 要防止档案室把档案“占为己有”, 不愿向档案馆移交的倾向。同时, 也要防止档案馆过早地接收档案, 影响各单位对档案利用的情况发生。对于一个单位来说, 也同样存在局部与整体的关系。各个业务部门与档案室的关系, 就是局部与整体的关系, 各业务部门形成的档案, 是本单位全部档案的一部分, 应由档案室集中统一管理, 不能将各自形成的档案分散在本部门保存。若有特殊需要, 可以暂时存放在本部门一段时间, 但应按档案室的要求管理, 由档案室通盘考虑, 最终仍集中到档案室去。这样, 才能使集中统一管理的原则得到真正的贯彻和执行。
三、档案收集工作应该保持全宗的不可分散性和系统性
全宗是一个单位档案的有机整体。一个单位形成的档案, 应该保持它固有的内在联系, 不要分散。这是贯穿于档案工作全过程的一个基本原则。在收集过程中, 要坚持把一个单位的档案, 全部集中到一个档案馆, 而不允许把一个单位的档案分散在不同的档案馆或与其他单位的档案相互混淆, 那种把一个单位的档案人为地分割开来的做法是不科学的, 也是不能允许的。
四、档案收集工作要注意加强广泛调查
档案收集工作要加强馆 (室) 外调查, 使收集渠道畅通, 信息灵敏, 以便统筹安排, 及时收集、加强馆 (室) 外调查, 就是要求档案馆 (室) 掌握档案形成、流动、管理和使用等方面的信息。对于档案室来说, 要了解本单位工作活动将产生哪些档案, 这些档案是否形成和归档, 对于档案馆来说, 要了解被接收单位的历史、档案状况、保管条件等, 区分缓急, 有计划地接收进馆。同时, 对散失在社会上的零散档案, 要广泛调查, 一有线索, 便跟踪追击。目的就是要收集到更多更好的档案。
五、档案收集工作要加强规章制度和宣传工作
档案收集工作是与外界联系比较密切的一项工作, 涉及面广, 既要有制度、有标准, 又要加强宣传工作。收集工作面向社会, 面向本单位各内部机构和业务人员, 是一项既有政策性, 又有灵活性的工作。要做好这项工作, 必须建立严格的制度, 规定统一的标准, 以保证收集工作顺利进行。比如, 一个单位的档案室要制定明确的归档范围, 统一案卷质量要求等, 使各部门按照规定的标准和要求去做, 使每个产生的文件材料, 按制度经常不断地归档, 移交给档案室集中保存。又比如, 档案馆接收各单位档案室的档案, 要有明确、统一的接收标准和业务规范, 对不符合质量要求的档案, 有权责其单位重新整理, 以保证档案馆档案的质量。与此同时, 档案部门要加强宣传、说服工作、宣传档案集中统一管理的必要性, 对那些由于认识不一致, 暂时不愿向档案部门移交档案的单位、部门或个人, 在制定制度和标准的同时, 要尽量采取说服工作。
档案收集工作的要求 篇2
档案资料收集归档工作制度
档案资料的收集工作是档案管理工作的起点和基础，为了做好档案资料的收集工作，特制订本制度。
1.档案资料收集工作由档案室牵头、各部门负责实施。根据收集工作任务、范围、对象、内容、数量等情况，统筹安排收集工作。
2.档案资料分类、装订、归档、保管工作由档案室工作人员负责。
3.建立档案资料台帐，及时做好档案资料归档情况登记。
4.文书档案每学年结束后收集归档，教学类档案学期结束后收集归档，基建档案工程竣工验收后归档，会计档案按财务主管部门的规定执行。
5.文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统计，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。
高校名人档案收集工作的策略研究 篇3
关键词：高校名人档案档案收集档案管理
高校名人档案主要是指在高校发展和各个学科领域内，造诣精深、学术超群、成就卓越，在国内外具有一定影响的教授、专家、学者等人的档案。高校名人档案不仅是对高校名人成长过程的完整反映，也蕴含着高校的历史变迁，甚至某一学科的发展历程，收集整理高校名人档案是对高校档案资源的有力补充，也是记载和延续高校独特文化精神的重要方式。鉴于此，本文重点以笔者所在单位为例，在对高校名人档案收集工作进行梳理的基础上，就其存在的问题提出相应的解决对策。
一、高校名人档案收集工作的现状
随着社会经济的发展，名人档案所具有的巨大社会价值、文化价值、科学价值正日益凸显，名人档案的收集工作亦变得尤为重要，在这样的背景下，国内各高校相继开展了一系列名人档案的收集工作。自1984年起，南京大学档案馆率先组建名人档案后，许多高校档案馆便开始进行名人档案的收集工作。2000年，北京大学在校长办公会通过了《北京大学“人物档案”征集、归档暂行办法》；2002年，华中农业大学开始启动名人档案的收集工作；2006年，武汉大学开始建立名人档案。截至目前，南京理工大学、东南大学、中南大学、北京师范大学、北京邮电大学等高校均建立了名人档案。就笔者所在单位而言，自20世纪90年代初便开始收集名人档案，至今已收集49人的4900余件档案，其中包括如毛泽东、周恩来等签发的校领导的任命书，部分高校名人获得的国家科技奖励的证书、奖杯，专利证书，珍贵的手稿、笔记等，有效地补充了馆藏资源。
二、国内高校名人档案收集工作中存在的问题及原因
（一）缺少相关制度的保障，难以有效开展收集工作
健全的制度保障对高校名人档案收集工作具有较大影响，然而，据笔者了解，目前与高校名人档案收集相关的制度并不完善。从宏观层面看，国家在档案收集方面的法律法规主要有《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，虽然上述法律法规在档案收集以及高校档案管理方面进行了规定，但是并没有针对高校名人档案收集工作进行具体要求。从微观层面看，如高校名人档案包括哪些具体内容；对于具有重要意义的档案资料，档案所有者是否有义务交予档案馆保存；判断档案重要性的标准又该由谁来制定等在高校名人档案收集工作中遇到的重点难点问题并没有给予具体的阐释，这在一定程度上导致高校名人档案收集工作开展得较为缓慢。
（二）缺乏必要的财力、人力，导致难以持续开展收集工作
从资金方面看，高校档案馆与其他单位相比，在经费上往往捉襟见肘，其自身现有的力量不足以承担巨大的名人档案收集工作，导致名人档案收集工作很难持续开展。从人员保障方面看，近年来，名人档案中口述历史的收集工作变得十分重要，虽然档案馆可以借助人物的讲述获得丰富、珍贵的历史资料，但是由于此项工作涉及范围较广，特别是在后期更需要大量的人力对收集来的材料进行整理，目前高校档案馆已经在该方面表现出明显的人力不足。
（三）被动接收为主的收集方式，极大地影响了收集工作的质量
高校名人档案收集工作在多数情况下采取发布通知的方式，辅之以等待本人或其档案持有者与档案馆取得联系，表示愿意捐赠，询问是否能够接收档案的收集方式。同时，高校档案馆通常在有需要，如梳理名人人生历程、整理事迹、举办展览等活动时，才会主动去收集名人档案，平时较少及时主动地进行相关工作。这样的收集方式，不仅造成收集上来的名人档案数量严重不足，而且在质量上也难以保证。
（四）对名人档案缺乏系统认识，使得收集的档案不完整
为了较好地反映名人档案的全貌，高校名人档案中关于名人日常生活中形成的如日记、信函、各时期照片，各种音频和口述材料以及名人所获得的荣誉证书及其他有意义的实物等材料，都应该作为高校名人档案收集工作的内容之一。然而，目前高校档案馆更多地收集其生平材料，如自传、传记、履历表和业绩材料、论文、著作、研究成果等材料，一定程度上影响了名人档案的完整性。
三、国内高校名人档案收集工作的对策
（一）建立健全高校名人档案收集工作制度，推动名人档案收集工作的有序开展
首先，国家层面应该在《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》的基础上，针对高校名人档案收集工作中遇到的难点问题，从宏观层面上给予具有针对性的指导，为高校名人档案工作收集工作提供较为明确的方向。其次，各高校应该以国家相关法律法规为原则，结合各自的历史发展、社会定位制定详细的管理规范，在规范指导下开展名人档案收集工作。2011年到2014年，笔者所在单位制定了《中国农业大学档案管理办法》《中国农业大学“人物档案”征集、归档管理办法》《中国农业大学人物档案管理实施细则》等具体规范。其中，针对名人档案，从建档对象，材料征集范围，档案的征集、保管和利用等方面做了具体规定。例如“征集档案要办理移交手续（一式三份，档案馆、单位、个人各保存一份），并由档案馆向捐赠者颁发捐赠证书”等，为实现名人档案收集工作的规范化管理奠定了基础。
（二）争取资金和人力支持，保障名人档案工作的持续开展
1.调动社会积极性来争取专项基金。高校档案馆可以通过建立高校名人档案收集专项基金来提供经费支持，在筹备专项基金上，除了考虑学校拨款以外，最主要的来源还有社会公众的捐助。笔者认为已经毕业的校友，在校就读的学生，甚至其他社会人士等，都可以成为高校档案馆筹备专项资金工作中积极争取的力量。
2.为了保证名人档案收集工作的持续进行，在人员分配上，笔者认为可以通过举办名人档案展览来引起领导的重视，进而获得其他部门的支持。名人档案展览充分反映了档案馆对档案的理解、诠释和展示能力，可以说成功的档案展览是档案馆综合实力和水平的直观体现，同时，可以借此引起学校领导、有关部门和社会公众的关注，在以后的名人档案收集工作中更容易得到其他部门的支持，从而确保名人档案收集工作的可持续发展。
（三）加强主动收集，丰富收集方式
高校档案馆除了应该主动到名人本人或其档案保存者处尽力说服其捐赠档案以外，还要通过召开座谈会，借助重大活动，利用图书馆、博物馆等相关资源去积极地开展名人档案收集工作。一是召开座谈会，收集珍贵的名人资料。通过多次走访，俞大绂先生的学生、助手纷纷拿出自己珍藏多年的俞先生给他们的信件。其中，虽然俞先生的学生郑丽糯人在美国，但是听到相关消息，主动将信件的扫描件发送了过来。二是借助重大活动开展名人档案收集工作。笔者所在单位2011年举办了俞大绂诞辰110周年纪念活动，档案馆结合纪念庆典活动举办档案展览，期间走访了俞先生的儿子，并从俞先生的居住地收集到相关档案百余件。三是借助图书馆、博物馆等，收集部分散存在社会上的名人档案材料。通过在图书馆、博物馆展览或者为上述机构提供档案材料，使得众多在世的知名人士本人或离世的知名人士的亲人、朋友、同事、学生为我们提供有价值的散存档案线索，他们中的一些人还主动捐赠自己保存的照片、实物、资料等。在上述措施的推动下，馆藏资源得到了极大丰富。
（四）拓宽收集领域，丰富档案内容
丰富全面的档案资料能够立体地展示一个人的人生历程和伟大贡献，使人物更加生动、丰满。笔者认为，在收集名人档案的过程中，不仅要注重人物科研和教学方面的档案收集，如论文、报告、研究成果、荣誉证书等收集，更要从馆藏资源入手，注重其日常生活资料的收集。截至目前，笔者所在单位收集了阎隆飞教授生前用过的钢笔、辛德惠教授生前用过的剪刀、蔡旭教授和学生的往来信件等。并在收集俞大绂教授（已故）的档案时，找到了他的京剧唱片、老式打印机、眼镜盒、钢笔等与其日常生活息息相关的资料，较珍贵的还有陈寅恪送给俞大绂的手杖，1980年俞大维从台湾寄给胞弟的新年贺卡，以及在特定年代俞先生的学习笔记等。通过对上述名人生活资料的收集，让人们对名人有了较为全面的认识，也为档案的利用服务工作提供了保证。
*本文为中央高校基本科研业务费专项资金资助“高校记忆档案收集对策研究”（项目编号：2015QC032）的研究成果。
参考文献：
[1]林林.论高校名人档案与校园文化建设[J].兰台世界，2006（8）：10.
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档案收集工作的要求 篇4
一、基本建设项目前期的档案收集工作
(一) 档案资料类型的选择。完整的基本建设项目档案资料主要包括工程项目施工前期的资料、施工过程中的即时资料、运营阶段的资料、国家规定的其他资料、还有员工的信息档案。工程项目施工前期的档案资料主要有设计环节中需要的资料信息, 关于工程项目可行性讨论的报告, 实地考察与验证的资料, 还有所有的设计文稿等资料。施工过程中的资料主要包括施工现场监管的记录文件, 工程的施工图纸、工程项目的竣工效果图, 施工单位的相关信息, 以及承包双方的委托合同等。运营阶段的资料主要指试运行过程中产生的各种数据, 还有就是正式投产后的相关资料。国家规定的资料主要是相关政策要求必须具备的工程项目的图片、录像记录资料等。
(二) 档案资料时间的选择。基本建设项目档案的收集需要根据工程项目的进度, 及时进行整理。新设备、新技术的引进一定要先进行书面文件的登记与备案, 再进行使用。基本建设项目档案收集工作需要与工程项目施工进度同步进行, 这样才可以保证档案资料的有效性。
二、基本建设项目档案管理工作
煤矿基本建设项目所有的档案资料应该都需要符合国家的相关规定, 并以档案管理要求为依据, 由文件档案的所属单位进行详细整理, 工程项目负责单位的各个部门需要根据收到的文件的类型、内容、时间等进行年度性质的整理。档案资料的类型不同, 归档整理的方式也不一样。工程项目施工前期的实地勘察与初期设计等基础性的文件资料需要依据工程项目或者专业进行归档;关于引进的技术、设备, 竣工验收与试运行阶段的资料信息按照单项工程进行整理;项目施工的相关记录、工程验收的实时记录、工程质量评定的结果则归于单位工程这一类别;施工单位负责施工规程中设计方案更改、试运行数据资料、维护保养文件的整理;工程项目的建设单位负责整理项目招标文件、所用设备资料。
煤矿基本建设项目档案文件可以根据文件之间形成规律和成套性的特点进行组卷管理, 在不改变卷内文件之间紧密联系的前提下, 进行科学的分类, 合理地组卷。基本建设项目档案管理文件的组卷方式多种多样, 例如, 以时间、问题、单位工程等进行组卷管理。当卷宗内文件保存期限不一致时, 以时限长的文件为主;文件排列顺序可以按问题严重性的大小, 也可以按照时间的先后顺序, 还可以依据文件的重要程度。项目案卷需要有详细的编目, 将卷内文件的目录、文件的页码、案卷的封面设计等都需要包含在内。
三、基本建设项目档案归档工作
煤矿基本建设项目设计的部门比较多, 有承建单位、施工单位和监管单位, 各个单位部门需要在工程项目竣工后, 将各自整理的工程项目的档案资料送交承建单位的档案管理部门进行归档。考虑到煤矿基本建设项目的施工期比较长, 可以根据施工阶段的不同分阶段进行归档;可以依据单个工程项目的完成情况进行归档;也可以等此项建设工程竣工后统一进行归档。归档的文件资料需要形成完整体系, 真实地反映建设项目施工过程中的各个细节, 是对整个基本建设项目的完整回放, 文件资料的每个数据、记录都要求与实际的施工情况相符合, 并保证实体建设项目与图纸设计相符合, 工程质量符合建设单位的质量要求。基本建设项目档案资料在由施工方进行收集、管理、归档成册后, 需要由监管部门、质管部门、文件编制方三方进行会审, 以确保文件档案资料的真实可靠性。
四、结语
基本建设项目的档案管理工作在煤矿建设工程中发挥着举足轻重的作用, 关系着工程项目能否顺利进行验收。煤矿基本建设项目的参与单位比较多, 施工过程中产生的档案资料也比较复杂, 这就要求工作人员在资料的收集、分类等环节要格外地细心, 必须按照国家的相关规定开展档案管理工作, 一定做到有据可依, 有据可查。
参考文献
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[2]朱丽娟.煤矿基本建设项目档案收集归档和整理[J].科技创新与应用, 2012 (14) :285
档案收集工作的要求 篇5
交通安全宣传照片档案是一种信息记录载体，是交警部门车宣档案的重要组成部分，它以其特殊的载体形式，反映出交通安全宣传工作的重要性，弥补了纸质文字档案的不足。由于办公自动化的普及，新型信息介质的出现，照片档案日益增多，内容日渐丰富。因此，做好交通安全宣传工作要特别
重视照片档案的收集、保管与利用工作，以更好地发挥照片档案的作用。
一、交通安全宣传照片档案收集的必要性
交安宣传照片档案的收集工作是整个照片档案管理工作的基础和起点，笔者作为一名车宣民警深知交通宣传照片收集的重要性。随着广大交通参与者安全意识的提高，道路交通管理已把维护交通秩序与道路交通安全宣传结合起来，民警们开展“五进”活动，在路面上开展丰富多彩的各项交通安全宣传活动，反映出的是民警们积极投入安全宣传工作的全貌。在这些活动中，既有用文字直接记录各项活动的文书档案，也有记录某些典型场景、人物瞬间画面的照片档案。照片档案作为一种信息记录，形式简单、直观，记录真实迅速，画面包含的信息量大且不受语言、国界的限制而被广泛利用，成为交通安全宣传工作的重要组成部分。在以前，照片的拍摄者主要以宣传部门为主，照片档案没有专人收集、整理，致使大量反映宣传活动的照片和底片散落在当事人手中，或遗留在摄影者手中，由于疏于管理而造成损坏或遗失，为避免永久的遗憾，更好地发挥照片档案的作用，及时收集是至关重要的。
二、做好照片档案的收集工作
1、要加强宣传，提高对照片档案的归档意识。首先，作为宣传档案管理人员应该不断加强对照片档案和照片档案工作意义、作用的认识，尽职尽责地做好照片档案的收集与利用工作。
2、完善收集规定，明确收集范围。为使照片档案的收集工作进一步做到有章可循，步入制度化、规范化管理的轨道，须建立全面、合理的照片档案归档制度。要对归档时间、归档范围、归档照片质量等提出具体要求，对收集程序、途径和奖惩等做出明确规定，以增强收集的权威性，确保收集渠道的畅通。
三、做好照片档案的保管工作
由于照片档案制成材料的特殊性，它的保管比其他档案要求更高。在保管中应注意以下两点：
1、做好照片、底片、光盘入库前的检查，严格把好照片档案入库关，对已晒好的照片进行分类装订成册，对已在库内的照片档案应进行定期检查。
2、采用良好的档案装具。照片装册后应立即放在箱柜中，底片、光盘要装进特制的底片袋、光盘盒。
四、做好照片档案的利用工作
宣传照片档案的保存价值在于利用，只有积极开发照片档案的利用价值，为宣传工作提供各种有价值的信息资源，才能充分体现出照片的珍贵和档案本身所具有的历史价值。
1、利用照片直观、形象、真实的特点，可通过照片展示，有利于宣传工作的更好开展。
2、照片档案与文书档案结合利用。照片档案和文书档案是两种不同的载体，但这两种不同载体所反映的内容和信息又往往是同一事物或事件。单一的照片档案有时表达的内容不够全面、翔实，如民警到学校为广大师生上交通安全课、到农村开展交通安全常识宣传、下企业检查安全制度等等，能够在提供照片档案的同时，主动提供相关的文书档案，即把时间、地点、内容配与相应的照片，将会更好地提高照片利用价值。
3、依托网络将照片以电子文件形式在网上流传，这样既提高了照片档案的利用率，又起到了档案资源信息共享的效果。
综上所述，照片档案是宣传工作的重要组成部分，做好宣传照片档案的收集、保管工作是整个照片档案管理工作的前提和基础；积极主动地开展照片档案利用工作是照片档案管理的目的和根本。当前宣传照片档案工作还有待加强和完善，从而有效地推动交通安全宣传工作沿着正确、健康的方向发展。
档案收集工作的要求 篇6
关键词：干部人事档案；材料收集工作；档案管理
一、干部人事档案材料收集工作中存在的主要问题
干部人事档案材料的收集工作既是干部人事档案中最重要的一项基础性工作，同时又是一个比较薄弱的环节，我院制定了《人事档案材料收集制度》，也建立了人事档案收集网络，但是在档案材料的收集工作方面还存在不尽如人意的地方，主要表现在：
（一） 干部人事档案材料收集不全面。干部人事档案中反映干部历史表现的材料较多，反映干部现实表现的材料不够，如关于干部经济工作评价材料（如任期经济责任审计报告、离任审计报告等）及有关部门的处理意见；干部的科研成果及重大影响的论文、著作、各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料（尤其是系统外的奖励材料）；干部因病、工伤、意外事故致残的体检表、鉴定等有关材料的收集就很不全面，致使干部人事档案材料不能全面地反映干部的全貌，导致干部人事档案利用率降低。
（二）档案材料收集渠道不畅通，收集网络没有发挥应有的作用。早在1996年中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》的通知中，就明确指出要建立人事档案收集网络组织，由人事档案管理专责牵头，与产生档案材料部门的档案材料收集工作联络员共同组织档案材料。但由于相关部门的领导不够重视，部分工作人员档案意识不够强，致使档案材料收集网络形成虚设，没有发挥应有的作用。
（三）收集到的材料质量不高，主要体现在：
1.档案材料内容不够完整真实，有些档案材料如干部鉴定表、职称评定表、干部任免呈报表等材料的有些项目，该填写的内容没有填写，导致档案材料的内容不够完整。在某些人员填写的《干部履历表》中存在的问题更多：（1）内容填写不完整，常常在表中出现空白;（2）填写不具体，如家庭主要成员和主要社会关系等，不少人是能模糊就模糊;（3）不真实，有的干部填写的出生日期越填越小，参加工作时间越填越早，给确认工作带来不少麻烦。
2.档案材料的手续不够完备。有些档案材料缺少本人签字、部门负责人签字、审查意见或单位盖章，这些手续不完备的材料不能作为依據归入档案。
二、如何做好干部人事档案材料的收集工作
要做好干部人事档案材料的收集工作，主要从以下几个方面着手：
（一）积极收集、多方积累。干部人事档案材料产生于不同的部门，渠道繁多，涉及面广。研究和探讨干部档案材料的形成规律和特点是提高收集工作质量的关键。只要我们档案管理工作人员勤于思考和善于观察，认真调查研究，摸清档案材料的来源，知道从什么地方去获取，才能保证干部人事档案材料收集工作的预见性和计划性，争取收集工作的主动权，减少被动性。
1.做好经常性收集工作。收集工作经常化，即是干部档案工作自身发展的要求，也是保持干部档案内容真实的有效手段，应采取一切措施尽快地将所形成的、新发现的干部档案材料收集起来，及时归入本人档案。为做好经常性的收集工作，首先要使档案管理工作人员充分认识档案材料收集工作的长期性和艰巨性。干部档案内容的连续性决定了收集工作不可能一劳永逸，不是一次、两次突击便可以了事的，而是一项经常性的收集工作任务。其次是结合本部门的实际情况，必须与材料形成部门密切配合提出切实可行的具体要求，使收集工作长期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。
2.掌握人事档案材料形成的规律，主动上门收集。（1）把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，形成相应材料；年终干部和专业技术人员考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全。（2）把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务任免表、职称评定表等。（3）把握信息规律。如党代会、人代会召开，领导班子换届，成批新党员、团员宣誓等，通过这些活动可收集相应的人事档案材料。（4）掌握普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。所以档案工作人员要主动加强与各有关部门的联系，积极主动、踏实细致，做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤，及时发现收集线索，及时登门去收集。
3. 建立健全收集工作制度。（1）递交制度，干部档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证干部档案材料能及时地、源源不断的从形成单位获得干部档案的归档材料，干部人事档案管理部门在总结实践经验的基础上，制定具体的干部档案材料归档范围、时间、质量要求和应履行的有关手续，转发各单位执行，任何组织与个人不得以任何理由积压、滞留应归档材料。（2）索要制度，对于未能及时递交到干部档案部门的干部档案材料，要及时向所在单位发索要归档材料公函，限定时间，或是主动上门索要归档材料，从根本上杜绝漏收干部档案材料现象的发生。（3）登记制度。为了便于了解收集工作情况，还必须对已收集的归档材料按照收到的时间顺序逐份进行登记，避免档案材料遗失或散落。（4）检查核对制度。检查核对制度应与缺少材料补充制度相结合。以部门为序，检查收集情况，发现漏交部门，及时填写《干部档案缺少材料登记表》，同时向干部所在部门催要归档材料。
（二）拓宽人事档案来源渠道。人事档案材料涉及面广，应与有关部门密切配合，广泛加以收集：
（1）主要是通过党、团组织，重点收集干部党团方面入党入团材料、党代会代表登记表以及各种先进模范事迹材料；
（2）通过与电大、党校、农广校等院校建立信息网络，重点收集反映干部在各类学校学习期间形成的材料和表现，以及知识和学历的变化，收集起来归入本人档案；
（3）通过与公、检、法、司和纪检监察部门构建信息交流网络，重点收集干部违犯党纪国法的党内外处分材料和通报批评材料，为干部工作提供正确可靠的依据。
（4）通过各级人事部门收集各种履历表、登记表、简历表、任免呈报表，招工、提干审批表 、调动工作登记表，退职、退休、离休审批表，工资调整审批表，职称评审表等。
（5）通过科技、业务部门收集业务考绩材料、论著篇目、技术贡献情况材料以及出国人员审批表等。
（6）通过人大常委会工作部门收集人代会代表登记表、行政职务任免材料。
1.严格执行《干部档案工作条例》和《干部档案整理办法》中的有关规定，严把真实关。有些人在档案材料中年龄越填越小，参加工作越填越早，学历越填越高，影响了人事档案的使用价值。发现这种情况应按有关规定执行：认定出生年月应以档案记载最早或出现次数最多的为准；认定参加工作时间，应以人事、劳动部门或人民武装部门填写的入伍、参加工作时间为依据；认定最高学历应以国家承认的学历且有完整的学籍档案、学籍档案中记载的学历为依据。发现材料前后不一，应认真核实，并告知组织和当事人予以订正。
取之有据，舍之有理。既求精练又不破坏档案材料的完整性。要防止人事档案恶性膨胀、大而无当，应剔除重复、重份的材料及不能说明问题的或保存价值不大的材料。维护档案材料的完整性，才能历史、全面地反映一个的情况。（1）看构成材料体系的各部分是否完整。如有缺漏要尽量查找和收集。认真审阅每部分材料，如不全要通过各种渠道补齐。（2）看每份材料的内容由几部分构成、各项要素是否齐备。（3）归档材如有缺页破损、字迹模糊等，应进行复制和技术修复加工。
2.人事档案材料的产生和形成都要经过一定的手续。原则上说，只有手续完备的材料才能归档。我们应该从以下几个方面鉴别材料的手续是否完备：（1）看审查手续。主要指那些经过审查，需办理一定手续作为审查标记的材料。诸如履历表、鉴定表、党员登记表等都应有审查手续。（2）看批准手续。凡是反映审批工作的人事档案材料都需有批准机关的审批意见 ，否则不能归档。诸如任免呈报表、职称评审表、处分决定、入党入团志愿书等都需有批准意见。（3）看签署手续。凡外调、函调所取得的证明材料，应有证明人所在单位对材料来源、证明人的政治面貌及材料的可靠程度签署的意见，否则不能归档。（4）看盖章手续。加盖公章完备手续的一个重要标志。审查批准、签署意见都须加盖公章，否则不能归档。（5）看落款手续。落款手续指的是，该签名的要签名，该署单位或部门名称的要署上，该注明时间的要注明，缺哪项都不能归档。
干部人事档案和干部人事档案管理工作能否继续存在和发展，取决于干部人事档案的利用能否满足干部工作的需求。干部档案材料收集工作的最终目的是为干部服务、为经济建设服务，有效的开发和利用档案资源是干部人事档案管理工作的生命所在。新的形势要求广大人事档案工作者应努力学习档案管理的方针政策，更新观念，更新知识；在工作实践中应探索新路子，开创新局面。只有这样才能适应新形势下档案管理工作的发展与变化。
参考文献：
[1]中组部，干部人事档案工作文件选编，2011（10）.
（作者单位：喀什地区第二人民医院）
高校校友档案收集工作的实践探讨 篇7
一、组建高校校友工作的组织机构
校友信息的收集工作涉及不同的社会群体, 仅依靠高校档案部门的力量是难以完成的, 需要学校领导的重视与支持, 成立专门的组织机构, 建立合理的工作体制和高效的运行机制, 争得广大师生员工的积极配合, 共同营造一个有利于此项工作开展的良好环境。校友工作机构的设置可根据各校具体情况而定:或设立独立的校友工作机构并配有专职人员;或专职人员与其他行政人员合署办公;或工作人员由其他行政机构的人员兼任。另外, 为了加强校友工作, 可实行“两块牌子一套班子”的工作体制, 即校友总会办公室的职能和性质不变, 同时设立校友工作办公室或校友联络办公室, 列入学校的行政机构, 负责学校的校友工作, 同时建立校、院两级校友工作体制, 形成校友工作的网络。
二、科学划定高校校友档案的收集范畴
1. 在校学生信息的收集范围。
第一, 学生业绩材料, 主要有优秀学生干部、学生党员、三好学生、奖学金获得者等名单, 学生获得国家、省 (市) 级奖项的获奖证书, 论文、科研成果的获奖资料、模范及典型事迹等有关资料。第二, 学生在校参加社团、艺术节、运动会等活动的重要资料。第三, 学生在校的相关照片, 即每届学生的毕业合影照, 学生会、团委干部的合影照, 学生获得国家、省 (市) 表彰的照片以及学生在参加各种文体活动、社会实践中有典型意义的照片。
2. 已毕业校友信息的收集范围。
除了收集他们最新的电话号码、工作单位等简单的联系信息外, 还包括业绩资料, 即获得国家、省 (市) 级表彰的校友资料, 参加国家、省 (市) 重大科学研究的校友资料, 在社会上有良好反响的校友资料, 在国内外、各行业担任领导干部的校友资料;毕业校友的相关照片。
三、创新高校校友档案的收集方法
1. 在校生档案信息的收集方法。
在校大学生的信息可从校内获取, 主要来源于学生个人 (学籍) 档案。高校学生的个人 (学籍) 档案是大学生从入学到毕业学习、生活历程的全面记载, 包括成绩、奖惩、毕业等情况在内的各项记录, 无不真实、完整地反映了学生在校期间的各种情况。目前, 许多高校已实现学籍档案管理的信息化、网络化, 校友工作机构应加强与相关管理部门之间的交流与合作, 实现信息资源共享, 运用信息技术将学籍档案数据库进行信息分类、分析、处理, 提取有价值的信息建立校友档案信息库。此外, 如学生个人 (学籍) 档案中没有业绩、获奖情况等信息, 可以通过他们所在的院 (系) 获取;风采照片及其他具有重大意义的照片资料, 除了在院 (系) 获得, 也可以从高校负责宣传工作的相关部门取得。
2. 毕业校友档案信息的收集方法。
鉴于毕业学生数量较多、地域分布较广、信息收集难度较大的特点, 学校校友工作机构必须充分发挥主观能动性, 采取方便、灵活、先进的手段, 联络和走访校友, 以最有效的方法获取毕业校友的信息, 尽可能地做到全、准、新。 (1) 构建校友工作的网络信息平台。一是建立校友工作网站。在校园网上建立校友工作网站, 宣传校友工作动态, 发布相关信息, 让校友主动与母校取得联系。这就要求校友工作网站设计有科学性, 相关的技术人员要维护好校友工作网站, 让网络畅通无阻, 使校友登陆网站更方便、快捷。二是建立QQ群。通过QQ群可搭建起学校与校友间最直接的对话平台, 及时、快速地获取毕业校友的最新信息, 并不断扩大工作面向的校友范围, 收集更为丰富和完整的校友信息。三是通过广播、报纸的通告宣传等方式召集校友, 这是收集校友资料传统常用的方法。 (2) 建立健全地方校友会, 加强与校友的联系。校友会是群众组织、民间团体, 是校友与母校联系的桥梁和纽带, 可以让学校及时与各地校友保持密切的联系, 获取不同地方校友的信息资料。 (3) 出版校友刊物。校友刊物是做好校友工作的一种有效的媒介方法, 最容易引起校友关注、兴趣。另外, 作为纸质媒介的校友刊物, 因其有长期保存、直观方便等特点, 更容易发挥联系校友的作用。 (4) 校友工作机构除采取传统的电话方式联系校友外, 还可根据毕业校友分布地域的广泛性特点, 通过发动放假回家的学生联络和走访当地的毕业校友, 更直接、翔实地获取毕业校友信息资料。
各高校校友工作有很多共性的地方, 但由于具体情况不同, 使得其在工作内容、要求、机构、组织与运作上有所差别。只要我们在工作中发扬务实求新的作风, 树立开拓进取的精神, 是完全有能力把本校的校友档案信息体系建设好的。
参考文献
[1].胡琦.充分发挥高职校友档案的作用[J].职业杂志, 2010.7
[2].陈积光.开发校友资源, 促进高校发展[J].高教论坛, 2005.10
如何做好人事档案的补充收集工作 篇8
一、补充收集工作应当遵循的标准
根据中共中央组织部2009年7月下发的《人事档案材料收集归档规定》的通知, 人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则, 重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料, 并根据经济社会发展和组织工作的需要, 不断充实完善人事档案的内容。
二、补充收集材料的范围
补充收集的范围主要还是参照上述《规定》范围, 在原有归档材料的基础上补充缺少或新形成的材料, 具体包括:履历材料;自传材料;报告个人有关事项的材料;考察、考核、鉴定材料;审计材料;学历学位材料;培训材料;职业 (任职) 资格材料;评 (聘) 专业技术职称 (职务) 材料;反映科研学术水平的材料;政审材料;更改 (认定) 姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料;党、团组织建设工作中形成的材料;表彰奖励材料;涉纪涉法材料;招录、聘用材料;任免、调动、授衔、军人转业 (复员) 安置、退 (离) 休材料;辞职、辞退、罢免材料;工资、待遇材料;出国 (境) 材料;各类代表会议形成的材料;健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;人事档案报送、审核工作材料:其他供组织参考的材料等。同时要从人力资源开发的角度思考分析, 对不同岗位人才的材料补充收集各有侧重。例如我院是一所三甲医院, 专业技术人员尤其是卫生技术人员占绝大多数, 卫生技术人才应重点收集详细记录他们在学习经历、学术水平、科研成果、业务能力、业务考核、进修培训、继续教育、医德医风等方面的信息, 动态地记录和评估他们的工作业绩和技能, 跟踪记载他们业务能力的提升, 使档案能够全面反映人员的能力素质;而管理岗位的人才, 则要有意识地收集反映其工作业绩、廉洁自律方面的材料。这样有利于体现个人的特长和对人才作出全面综合的评价, 为优秀人才的发掘和使用提供重要信息。
三、补充收集工作的基本要求
1.及时补充。
一份人事档案形成后在人事管理过程中还会不断地产生新的材料, 档案管理者必须迅速及时地进行补充收集, 充实丰富原有档案, 做到有则即收, 收则即归, 及时地反映个人发展动态。
2.保证质量。
与收集工作一样, 补充归档的材料, 必须是办理完毕的材料;材料必须完整齐全、文字清楚、有承办单位和时间;手续必须完备, 凡规定经组织盖章的文件须有组织盖章, 凡须经本人见面或签字的, 必须经过见面或签字。
3.掌握数量。
补充收集不是越多越好, 应严格按照归档需要进行补充。收多了不仅增加工作量, 而且收了没有利用价值的材料, 造成人事档案内容的复杂, 影响真实性、实用性。收少了不能满足人事工作需要。
四、补充收集的渠道和办法
1.建立健全人事档案材料补充收集制度。
明确规定补充收集归档材料的范围、时间和要求, 并认真贯彻执行, 使人事档案材料收集归档制度化、规范化。在收集档案时要严把质量“入口”关, 补充收集的档案材料必须内容真实、齐全完整、文字清楚、手续完备、规格一致, 克服人事档案材料中的冗杂问题, 力求少而精。在档案的形成材料上也要注意规格规范, 凡是需归档的人事档案材料应使用统一规格办公用纸;另外档案材料的文字要规范, 文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水和墨汁书写, 并且做到字迹清楚、美观大方、便于利用。发现归档材料不符合归档要求时, 应及时通知形成材料的部门补送或补办手续, 有关部门须按规定认真办理。一般人事部门形成的档案材料须在20天之内, 其他部门形成的档案材料须在1个月之内, 送交人事档案部门归档。
2.建立补充收集归档的有效途径。
首先, 做好人事档案重要性的宣传工作, 使员工明白人事档案与个人利益密切联系, 是关系着本人前途的大事, 争取全体职工对人事档案工作的支持。其次, 人事档案管理部门要掌握形成人事档案材料的规律和信息, 根据归档材料的要求, 与提供归档材料的科室建立制度性归档流程, 建立工作联系制度和收集网络, 使之将收集归档工作作为一项日常性事务来执行, 提高归档意识, 部门之间形成默契配合。档案管理者要全面把握, 实行全方位、全过程的收集, 发挥收集人员的主动性, 使材料一形成就能及时收集归档。做好主动收集与被动收集相结合, 全面收集与定点收集相结合、动态收集与跟踪收集相结合。
3.适应新形势的发展, 积极促进人事档案信息化管理。
信息化管理是实现人事档案科学化、规范化管理的必然趋势, 利用计算机系统进行人事档案的存储和管理, 达到一方收集、多方共享的效果, 能够有效地提高行政管理部门的工作效率。通过采集完整准确的人事档案电子信息材料来构建人事档案管理信息系统是做好人事档案信息化管理的关键所在。目前一般人事部门都保存着员工的人事基本信息数据, 如人员姓名、性别、身份证号、民族、籍贯、政治面貌及加入时间、参加工作时间、毕业时间及院校、学历及所学专业、职称、工资等级等, 这些数据可以作为构建人事档案管理信息系统的基础信息, 采用一定格式的数据导入来解决。其他详细的信息则需要进行补充收集, 例如近年的进修培训经历、发表论文、科研获奖情况……等所有能反映个人经历和德才表现的资料。如果是员工较多的单位, 例如我院是一家有近1500名员工的单位, 收集、核对、准确录入补充的材料, 这项工作仅靠人事档案员一人是很难及时准确完成的。在补充收集方式上人事部门应该整合本单位一切可以整合的资源, 做到全员参与, 齐心协力地建设这个信息数据库。同时要分清职能, 明确信息的采集、维护和使用等各项工作的分工与权限, 最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制, 确保数据的完整、准确、全面、系统。比如材料的补充收集更新, 在保证系统信息安全的前提下, 授予职工本人在信息系统的一定权限, 可以查看核对本人的信息资料, 若有新的信息需要增加或修改时, 可以由本人进行信息录入, 申请更新, 由经办部门审核后, 再交由人事档案部门按规定程序进行审批归档, 这样可以减少人事档案部门的工作量, 同时提高信息更新的及时性和准确率。
随着一个单位的不断发展, 员工不断增多, 再加上人事档案材料形成的多样性、来源的广泛性、形成时间的非统一性, 人事档案收集和补充工作是一项艰巨而重要的任务。要做好这项工作, 人事档案管理工作者还需要全面提高自身的专业素质, 强化专业培训, 定期向上级业务部门或兄弟单位学习交流, 进一步提高档案管理的实际工作技巧和业务水平。档案管理人员必须要摒弃传统观念, 找准自己的定位, 认真担当起人事档案信息资源管理和开发利用的实践者, 要不断学习, 完善自己的知识结构, 加强专业知识、计算机网络知识以及人事档案管理软件的学习, 将自己培养成既熟悉业务、又具备计算机管理技术的复合型人才, 激发自身内在的工作热情和积极性, 增强档案收集的敏锐度和精确度。
摘要：人事档案具有动态性的特点, 它需要不断地补充收集材料, 以保持内容的完整和常新, 发挥人事档案的现实效用。本文结合工作实践从补充收集工作应当遵循的标准、范围、基本要求、补充收集的渠道和办法、提高档案管理人员业务素质等方面, 具体说明如何做好补充收集工作。
关键词：人事档案,补充收集
参考文献
①牟丹阳.档案收集工作特点的探讨及思考.兰台世界, 2008, 02.
社区档案收集工作刍议 篇9
1. 搞好社区档案收集工作的前提——依法收集。
社区档案内容丰富, 门类众多, 收集工作涉及到不同单位、不同行业的各类人员, 因此, 社区档案的收集工作必须有相关的法律法规和政策规定, 做到有章可循、有法可依。首先, 在社区档案的收集工作中要认真贯彻执行《档案法》, 以档案法律法规为基础, 制定社区档案收集制度, 以制度规范收集工作的行为, 明确社区档案收集的范围和程序, 确定哪些社区档案是涉密文件, 哪些社区档案是可以公开的, 在政策方面为社区档案收集工作的开展提供有力支撑, 保证收集工作的有序进行。其次, 对社区档案形成情况进行调研, 做好登记工作, 界定各行业和部门形成的社区档案的种类, 并对其进行积极指导和有效监管;根据社区实际情况编写《大事记》、《社区发展史》等材料, 真实反映社区变革和各方面的发展。再次, 在社区档案收集过程中, 应主动与督查办联系, 对不认真落实收集工作的单位进行督查, 使其快速行动起来, 确保收集工作任务的全面完成。最后, 制定严格的归档制度, 使社区档案资料得到及时收集、归档, 做到不流失、不散失, 确保社区各个行业或各个部门形成的档案齐全完整, 为社区档案服务民生提供真实可靠的档案信息来源。
2. 搞好社区档案收集工作的关键——领导重视。
实践证明, 社区档案工作自始至终离不开领导的重视、关心和支持。所以社区档案工作开展之初, 就将争取领导的重视支持作为开展档案收集工作的突破口, 不仅要坚持不懈地宣传社区档案收集工作的重要性, 增强其档案意识和档案法制意识, 使社区档案收集工作成为人们的自觉行动, 还要经常向党委、政府领导口头汇报、书面请示, 以引起领导的高度重视, 让党委、政府把社区档案建设作为一件大事来抓, 积极作出安排部署。只有重视, 才能有力促进社区档案工作的发展, 才能确保社区档案工作的每个环节都顺利进行。领导对社区档案工作了解得越多、越深刻、越全面, 就越重视社区档案的形成和积累, 就越关心、支持社区档案的收集工作。
3. 搞好社区档案收集工作的重点——内容完整。
社区档案涉及民生的各个方面, 根据社区档案的特殊性, 首先, 要分门别类, 按照社区文件的查考价值确定归档范围。其次, 社区档案工作人员要按归档范围积极收集应归档的各类材料, 除了收集在本社区活动中形成的各类文件材料外, 还应注意收集对社区建设有参考利用价值的经验材料。其三, 培养社区档案工作人员良好的工作习惯, 做到及时收集、及时整理, 不遗不漏、系统准确, 为今后档案的利用提供依据。其四, 完善文件材料管理制度。建立完善文件管理、收发、传阅、办理等规章制度及岗位责任制, 并根据社会经济发展情况及档案工作实际要求对原有制度进行修改、补充、完善, 使制度既完善又具有可操作性。
4. 搞好社区档案收集工作的机制——做好监督。
其一, 将监督检查制度化, 与业务指导并重。监督和指导是社区档案收集工作的两个方面, 二者缺一不可。没有监督, 社区档案收集工作将缺乏制约性, 即使有认真、细致的指导也不可能长期奏效。没有指导, 可能出现社区收集工作的随意性。在实际工作中, 社区档案部门往往重指导轻监督, 档案收集是否完整、准确、系统, 案卷质量的好坏, 主要依赖于单位领导和承办人的自觉性。因此, 社区档案部门应改变这种工作重心偏离的情况, 树立法制观念, 敢于履行监督职能, 要有锲而不舍的精神、持之以恒的韧性。其二, 寓指导和监督工作于服务之中, 促进社区做好档案收集工作。需要注意的是, 指导与监督是一项政策性较强的工作, 社区收集人员要熟悉上级有关社区档案工作的规定, 了解立卷单位职能活动于每年运作中的具体情况, 使指导与监督工作适应并保证各项工作的需要。
5. 搞好社区档案收集工作的宗旨——服务民众。
档案收集工作理念探索 篇10
经过50多年的全面建设, 我国已初步构建起门类齐全、结构合理的档案资源体系, 但在社会信息化的宏观背景下, 与档案信息需求渐趋多元、档案意识逐渐增强所引发的档案信息需求相比较, 现有的馆藏档案资源存在着馆藏档案种类单一、馆藏档案内容单调等诸多不足, 集中体现为反映社会活动宏观方面的档案多, 反映微观方面的档案少;反映社会活动骨架式结构的档案多, 反映有血有肉精彩描述的档案少;反映社会活动中集体方面的档案多, 反映个人方面的档案少。
2档案记忆观的形成
为何会出现上述现象, 总结来说由于跟价值观有着直接的关系。过去的历史造就了人们对于某些问题的观点, 组成了意识形态, 解决这一问题的出发点就是要从存在和意识的关系出发。
中国有着几千年的封建社会历史, 形成了社会记忆即官方记忆的文化传统, 因此, 在相当长的历史时期内, 社会史观以阶级斗争史观、王朝体系史观为主导, 历史研究也以“政治史”为主轴, 以帝王将相为当然主角, 显示出高高在上的姿态, 使人感觉历史就是“过去”的代名词, 导致了我国社会记忆体系的核心主要是一个宏观的记忆、一个当权者的记忆, 在此理念下, 受制于“国家→政权→重要人物→宏观历史阐述→资政”这一狭隘的档案观与档案工作模式。
3科学发展观指导下的档案收集理念
社会的发展进行不断加快, 而社会需要收藏和整理的内容也在不断增多, 档案收集的侧重点也需要发生相应的变化, 使得档案管理的功能更加多样化, 有助于档案管理自身的生存。而将一切具有科学, 历史, 人文, 社会等等一切具有收藏价值的档案科学合理地进行分类, 丰富馆藏, 完善收归体系, 这是一项时间久远, 工程较大的过程, 为了保证管理人员将履行职责与社会意义之间的关系平衡, 真正使档案管理事业能够为社会为人民服务, 应当以中正而科学, 严谨而先进的思维丰富自己的头脑, 将档案管理工作的每一个层次上的人员的工作状态调整好, 将收藏管理者的个人问题与馆藏大问题之间的关系协调好, 经过艰苦的努力, 使档案管理工作的整个方向向着内容丰富, 规划清晰合理, 态度严肃, 使工作向着最先进方向发展, 使得建设变得越来越先进, 更满足社会的需要。
第一, 以人为本的档案收集理念。以人为本的概念越来越被重视, 这一思想用在档案管理工作中即体现为工作对象与工作内容的变化, 使得档案管理工作管理的前景更为科学, 空间更为扩大。
人是历史的主体, 应当注意历史对于人的意义, 因此应当注意历史的概念和人的概念的融合, 而不是历史仅仅是历史本身, 空洞的概念的历史是不符合实际的, 从另一个角度来说, 没有人的存在, 历史便无法生存, 所以, 档案资源管理应当突出人的建设发展方面的内容, 将英雄人物与普通人物都作为人员管理的重要方面来对待。因为我国最初的档案收集是以政府为服务对象的, 侧重点是反映机关工作的活动, 经过多年的经验, 已经有了一套较为系统的成型的工作模式, 所以, 对于当前侧重于满足人民群众对资料的需求意识来说, 目前档案收集的重点是能够反映人民大众生活状态和内心需要的档案工作。当前档案收集工作的重点, 在于以档案工作服务民生为契机, 对民生档案的内涵、类型开展系统的研究与梳理, 建立健全与普通百姓生活密切相关的社会保障档案、教育卫生档案、工商管理档案、民政司法档案, 使社会记忆留下更多的鲜活个体和精彩瞬间。而要做到这一点, 首先必须转变认识, 在档案收集工作中确立以人为本的理念, 将社会发展进程中体现人民群众生活状态、智慧结晶的各种类型的档案材料收集起来, 力求各类活动所形成记忆的齐全完整。
第二, 协调发展的档案收集理念。协调发展的档案收集理念是指要善于运用辩证统一的科学方法, 统筹协调解决档案收集工作中的各种矛盾, 在统筹中保持适度, 在兼顾中把握平衡, 构建机关与基层、集体与个人的和谐关系, 从而实现档案收集宏观与微观、整体与细节等的协调发展。而要做到这一点, 必须从战略高度重视档案资源体系的建设问题, 强调档案收集工作的统一规划与顶层设计, 在赋予档案部门收集档案绝对权威的同时, 充分发挥档案收集工作的计划、组织、指导、监督、检查功能, 层层抓落实, 为档案收集工作的规范发展提供法规、标准、组织保障。
第三, 全面发展的档案收集理念。全面发展的档案收集理念是指档案收集工作的领域、范畴、方式等必须随着社会主义现代化建设的发展与要求实现动态更新。诚如瓦洛先生所言:“众所周知, 档案是我们集体记忆的基础, 是政府、社会团体、公民等所具有权利和义务的权威证据, 是我们文化遗产中脆弱的、不可替代的一部分。我们档案界要自下而上发展、要拯救“世界记忆”, 必须依靠于“生命之树”, 即有若干分支和根系的记忆之树, 正像叶绿素那样, 为人类更好地呼吸和生活提供氧气之源”。换言之, 我们应根据社会发展的实际构建档案收集工作的网络体系, 努力将档案收集工作的触角伸展到社会生活的各个层面、各个角落, 而在档案收集网络中的每个节点, 都应该有具体的责任人, 并赋予其收集档案、移交档案的相应职责。
第四, 可持续发展的档案收集理念。可持续发展的概念体现在档案收集管理工作中就是不断转变和丰富思路, 使其能够满足不断发展的需要, 并且数目巨大, 而且内容差异很大, 档案对于不同的人员和单位来讲意义是不同的, 对一方有意义的档案对另一方面可以不具备任何价值, 而档案本身的价值也不是持久不变的, 对某一时代具有充分的意义, 而对另一时间则没有任何价值, 这是一个动态的过程, 因此需要收集者有敏感的辨别能力, 以及开阔的思维, 能够承载这一动态的收集需要。有鉴于此, 应积极开展档案知识的普及性宣传教育, 让社会大众了解档案的形成领域、存在形式、种类与价值等相关知识, 增强普通百姓的档案意识, 使他们在积极支持档案收集工作, 将对国家、形成单位具有保存意义的档案收集进各级各类档案保管机构的同时, 将具有个人保存意义的档案材料收集起来, 在丰富自身精神文化生活的同时, 留下一份珍贵的记忆。
总体来说, 档案收集和管理的目的就是为了留存过去的记忆, 为今后的工作所借鉴, 因此, 必须以科学的态度, 严格的管理办法作为管理工作的基本原则, 并将以人为本的管理思路融入其中, 使得工作的内容与形式都向着规范严谨的方向发展, 更符合社会发展的前进方向。其侧重点也应从过去以机关为对象到以人民大众为主要对象, 档案的承载媒介从纸质档案向着电脑, 光盘, 磁带等多个方面发展, 努力实现效果的多元化, 并能够从宏观到微观都做到充分透彻, 能够使其作为社会发展的重要方面来突出档案资源管理的重要性。
摘要：档案管理工作的初始工作是材料的采集, 确保管理的内容以及管理对象的实现。也是较为要求认真科学的一项工作, 是管理工作十分重要的首要方面, 将保证未来的工作是否有意义, 是管理, 以及利用的重要方面。为了充分实现档案工作的科学性, 敦促档案发挥正确的工作能力, 并为社会发展提供必要的支持, 要求我们应当将档案的可持续发展提出, 尊重社会人民群众对于档案内容的需要, 转变档案内容, 使得其能够全面涵盖使用者所需求的信息, 敦促档案资源为人民服务。
关键词：档案收集,管理,探索
参考文献
[1]丁华东.档案记忆观的兴起及其理论影响[J].档案管理, 2009年第1期.[1]丁华东.档案记忆观的兴起及其理论影响[J].档案管理, 2009年第1期.
档案收集工作的要求 篇11
国家档案局局长李明华在最近一次召开的全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话中指出，要大力推进档案基础业务建设，要继续贯彻落实国家档案局8、9、10号令，做到应归尽归、应收尽收。高校档案收集工作怎样才能实现将学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件应归尽归，并且确保不同种类、不同载体档案应收尽收呢？从预立卷工作着手，加强预立卷工作，把预立卷工作的方方面面落到实处，是做好高校档案收集工作，实现“应归尽归、应收尽收”的前提基础和重要依据。
相对正式立卷而言，预立卷是归档部门随时把已办理完毕且具有保存、利用价值的文件材料按事先确定的预立卷类目预先分类、整理，归入相应卷夹，已备正式立卷归档的前期准备过程，是文件材料向档案转化的一个重要环节。部门归档档案的齐全、完整、系统、规范，很大程度上取决于文件材料的形成和积累状况，预立卷工作的好坏一定程度上决定了档案归档的优劣。加强预立卷工作，需要做到以下几个方面：
一、建立、健全档案收集网络，坚持部门立卷制度。
高校档案管理组织网络一般为三级网络架构：学校档案工作管理委员会-学校专职档案管理机构和人员-学校各部门兼职档案员。档案部门虽然负责全校档案工作，对各部门档案工作进行指导，但是档案预立卷工作光靠档案部门一家是不够的，必须建立、健全档案收集网络，依靠归档部门领导的支持和兼职档案员的配合，共同协作开展，做到有领导、有监督，有分工、有合作。档案部门要充分发挥归档部门熟悉文件材料形成的优越性，充分发挥归档部门了解文件处理的来龙去脉的优越性，充分发挥归档部门清楚每份文件材料价值的优越性，坚持部门立卷制度，从而做好归档部门预立卷工作。
二、加大档案法规宣传力度，提高预立卷工作责任意识。
实际工作中，很多归档部门都缺乏预立卷工作责任意识，主要表现在领导重视不够，兼职档案员不认为预立卷工作是自己的职责，预立卷工作普遍存在形式主，应付了事。针对这一现象，档案部门要加大档案法规宣传力度，要会把握机会，创造机会，不失时机地做好向学校各级领导和部门兼职档案员的宣传。比如参加学校全系统管理年终考核汇报，定期向主管校领导汇报工作，定期召开档案工作管理委员会会议和兼职档案员培训会等。通过各种有效宣传营造“档案工作人人有责”的氛围，让档案归档深入人心，增强归档部门的档案意识和责任感。就预立卷工作而言，档案部门必须要让归档部门领导和兼职档案员正确地认识到，预立卷工作的责任主体是归档部门。要让归档部门领导和兼职档案员清楚地认识到，做好预立卷工作不仅可以有效防止归档文件材料的散失，确保归档文件的齐全、完整，提高归档质量和效率；还有利于部门内部平时文件材料的查找利用和安全保管。归档部门领导不仅要参与预立卷类目编制，还应把预立卷工作纳入兼职档案员的岗位职责，并为兼职档案员做好部门预立卷工作创造一定条件，给予一定的支持，协调解决相关实际问题。有了归档部门领导的重视和参与，兼职档案员只要认真贯彻执行预立卷工作，就能实现不做表面文章，实实在在注重质量的预立卷。
三、明确预立卷工作职责，任务明确、责任到人。
预立卷工作执行中，档案部门和归档部门应明确各自职责。档案部门专职档案员应对归档部门预立卷工作进行全程业务指导、监督和检查，指导预立卷类目编制，监督和检查预立卷工作执行情况。归档部门领导应明确落实各岗位具体业务工作人员及兼职档案员的文件材料收集责任，做好协调工作，并对预立卷类目进行审核。各岗位具体业务工作人员应负责其岗位职责、业务范围内的待归档文件在办理完毕之前的收集整理和安全保密等工作，文件办理完毕后，应及时向兼职档案员移交。兼职档案员应在档案部门专职档案员指导下，编制本部门具体的预立卷类目，待档案工作主管领导审核后，按规定类目做好归档文件材料的收集、预先分类、整理和存放工作。如遇重大活动、重要事件时，尤其是成立临时机构负责的，档案部门专职档案员要提前介入，与相关负责人取得联系，明确归档兼职档案员，指导并督促兼职档案员做好相关文件的预立卷工作。
四、加强业务指导，合理编制预立卷类目。
加强业务指导，是做好部门预立卷工作保障。不管是定期召开兼职档案员培训会议对归档部门兼职档案员进行集体岗位培训，还是一对一、手把手指导归档部门兼职档案员做好部门预立卷类目设计、档案分类编目、文件价值判定、文件归卷检查等归档立卷工作，都能让归档部门兼职档案员工作更加规范，业务更加熟练。档案部门专职档案员还要发挥自己的主观能动性，平时与部门兼职档案员多沟通，必要时由档案部门领导出面走访重要归档部门相关领导，对各归档部门的工作职能、业务流程和工作动态尽可能地做到多了解、多熟悉、尽掌握，只有这样才能在预立卷类目编制时不遗漏、不虚设，起到有效指导的作用。
合理编制预立卷类目是做好部门预立卷的关键。每年年初，档案部门会同归档部门根据归档部门工作职能、实际业务，结合部门上一年工作总结和当年工作计划、重点，并参照高校档案归档范围编制归档部门当年预立卷类目。预立卷类目既要反映归档部门基本工作和常规工作，又要突出年度重点工作和新设任务。预立卷类目还应根据归档部门职能的调整和每年工作重心的变化进行调整和修改。高校档案涉及多个门类，不同类别档案预立卷类目的编制则应根据档案的形成特点，结合实际，做到科学合理，可操作性强。预立卷类目的编制是来年部门归档的重要依据，可以让部门在归档时心中有数、有章可循。
五、完善预立卷监督检查机制，做好归档文件材料超前控制。
预立卷工作不是完成预立卷类目的编制就大功告成了，更重要的，需要花更多精力的是要做好归档文件在平时日常工作中的收集和整理工作。让预立卷工作真正落到实处，需要相应的监督、检查机制来实现。档案部门要定期、不定期的对归档部门的预立卷工作进行监督检查，做好归档文件材料的超前控制。监督检查结果应作为归档部门、兼职档案员评选先进的重要依据，从而促进归档工作良性循环。监督检查内容包括预立卷卷夹（不同载体不同处理：纸质文件使用硬质卷夹，卷夹的卷脊上标注预立卷类目所列各相关条款。电子文件可在电脑上建相应文件夹或在档案管理系统里预设相应表单，文件夹或表单命名为预立卷类目所列各相关条款。实物可扫描或拍照，以电子照片形式归卷。）设置是否与预立卷类目相一致，文件材料是否有按预立卷类目归卷并整理，归档部门兼职档案员是否有积极主动地催促各具体业务工作人员及时清退已办理完毕的待归档文件，对已归卷文件的流转是否有建立相应的登记手续并注明文件去向，文件材料是否齐全完整且符合归档质量要求等等。
加强预立卷工作，有利于归档部门将已办理完毕且有保存价值的文件及时收集、整理，待到归档时，可以有条不紊、分门别类地向档案部门移交，从而确保档案收集的齐全、完整、系统、规范。高校档案收集工作实现“应归尽归、应收尽收”仅仅通过做好预立卷工作是不够的。但是，在具体落实预立卷工作各方面的同时，档案意识的宣传，档案责任心的培养，档案职责的明确，档案业务的培训等等，总会在一定程度上影响着领导和兼职档案员对归档的看法。这种潜移默化的影响总有一天会让那些之前不舍得归档的，没有意识要归档的，不知道该不该归档的，记录着学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件“应归尽归、应收尽收”。
參考文献：
[1]杨化芳.实施预立卷制度是学校档案工作质量的保障.上海档案，2010（9）.
[2]燕海荣.职业院校推行档案预立卷制度存在的问题与对策.黑龙江史志，2014（5）.
档案收集工作的要求 篇12
1. 高校档案收集工作存在的问题
1.1 档案意识淡薄, 对档案重要性缺乏足够的认识
高校档案管理工作是高校行政管理的重要一环, 其工作质量的优劣直接反映着学校的精神风貌和文化建设。如果没有收集好档案材料, 就不能体现档案的真正意义, 这是档案管理工作的起点, 也是最基础的环节, 也是档案管理工作中起关键作用的部分, 然而在人们的传统观念里, 认为档案工作可有可无, 突出表现在档案资料的收集困难等方面, 档案意识的淡薄不仅影响了档案材料的收集工作, 还在在一定程度上影响整个高校的行政管理工作。
1.2 高校档案收集工作困难
高校的档案收集工作主要靠专兼职档案人员互相配合来完成。然后在实际工作当中, 各职能部门的档案管理人员一般都是兼职, 加之工作变动频繁, 导致档案工作前后衔接不上, 业务不熟悉。在日常工作中, 一些工作人员为图工作方便, 把一些重要文件长期滞留在手头;还有的工作人员甚至认为档案工作可有可无, 认为档案收集工作只是档案部门的事情。
由此可见, 高校的档案收集工作难度很大, 如任其发展下去, 而不及时地采取有力措施改变这种状况, 那么档案材料将会大量流失, 给国家、给学校带来无法预计的损失, 档案馆的馆藏不丰富, 将严重影响档案信息服务工作的开展。只有加强高校档案收集工作, 这样才能为更好的开展档案服务工作提供基础性的保障。
2. 完善我国高校档案收集工作的对策
2.1 提高档案意识, 加强档案管理
高校档案馆首先要加强《档案法》的宣传力度, 提高全员对档案工作重要性的认识, 不断增强档案意识。高校各级领导要以“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的态度, 重视档案工作, 加强高校档案管理的责任感, 将档案管理工作纳入到议事日程、纳入到高校总体规划, 在人力、物力、财力各方面确保高校档案管理工作得到保障。高校档案馆还应增加设备投入, 加快档案信息化、数字化管理, 为利用者提供更加方便快捷的信息服务, 以满足各类用户的需求。
2.2 强化高校档案收集工作
高校档案收集困难, 主要原因在于思想观念滞后、对档案重要性缺乏足够的认识。因此, 要首先加强档案工作的宣传教育, 有效利用学校的宣传栏、报刊、网络等媒介, 宣传教育各系部和职能部门, 使其充分认识到收集归档是相关部门和人员的工作义务和职责, 及时上交档案材料。
高校档案的收集工作依赖于档案工作队伍的建设, 要做好档案工作, 就要不断提高档案管理人员素质。高校档案管理人员是档案收集工作的直接承担者, 他们的政治素质和业务水平直接关系到档案收集工作的质量。因此, 提高档案管理人员素质、加强档案管理人员培训是高校档案收集工作的重要保障。
强化高校档案的收集工作, 还需采取定期与不定期相结合的收集方法, 彻底改变过去传统的定期收集档案的方法。高校档案的收集工作应随时关注学校的各项活动动态, 抓住有利时机, 及时、主动地收集档案材料。对那些易遗漏的档案材料, 不能拖延, 做到随时发现随时收集。尤其是一些经常使用不断修改的文件材料, 档案管理人员更应注意材料的积累保管, 待材料完型后再归档。改变过去传统的收集方法, 重视现代信息技术的运用, 以此提高工作效率。
2.3 充分利用现代信息技术
在网络时代, 高校档案馆要要摆脱档案收集难的现状, 必须充分利用现代计算机技术和通信手段。高校的院系和服务管理部门较多, 每个部门都有其形成的档案资料。因此, 在档案工作人员人手不够的情况下, 必须建立收集档案材料的网络体系, 指定兼职人员, 相互交流学习、做好定期收集。实行档案的二级管理, 及时得到档案资料收集的信息, 这样有利于充分发挥档案网络体系的作用, 有利于克服档案工作人员少所带来的问题, 有利于及时了解和收集容易遗漏的材料。
3. 结语
高校档案的收集工作是一切档案工作的基础和前提, 所以我们要充分认识档案收集工作的重要性。影响高校档案收集环节的综合因素很多, 档案工作人员应予以高度重视、认真研究, 改善收集困难的现状, 才能更好地为学校的改革发展服务, 为广大的档案利用者服务。
摘要：本文针对我国当前高校档案收集工作存在的问题进行分析, 最后提出了完善高校档案收集工作的对策, 以期改善我国高校档案工作中材料收集难的问题。
关键词：高校,档案,收集工作
参考文献
[1]陈兆吴.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 1980.
[2]俞志华.对高校档案收集工作的几点认识[J].合肥工业大学学报 (社会科学版) , 2000, (09)
[3]肖少芬.高校档案收集工作若干问题的思考[J].广东技术师范学院学报, 2007, (05)