文书档案的收集和整理

2024-11-05

文书档案的收集和整理（精选8篇）

文书档案的收集和整理篇1

文书档案收集整理归档规范范围

本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。2 文书档案的归档范围

2.1 文件材料的归档范围

反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。2.2 文件材料的不归档范围

其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。2.3 各部门档案的归档范围 2.3.1综合办

a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等； b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等； c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等； d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等； e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等； f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等； g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；

2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；

2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

营销部

a)销售管理策略和规划、行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；

b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等； c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

成本部

a)公司采购策略及绩效目标、采购计划、采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；

b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等； c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

工程技术部

2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；

2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；

2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

文书档案收集整理归档规范

1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部

a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。b)会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账薄；

c)财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告； d)其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料； e)财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

前期开发部

a)公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等；

b)各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等；

c)产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等；

d)质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

设计部

a)公司产品配方资料及其相关资料等；

b)公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等；

c)产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等； d)各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等；

e)新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等；

f)研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

市场部

a)品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等；

b)新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等 c)各品牌媒介费用预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等； d)广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等；

e)各品类广宣品、赠品、陈列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等； f)市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

信息流程部

a)流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等； b)公司IT 发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等； c)公司受控文件等；

d)信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

制造部

a)公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等； b)技术革新和改造工作（含设备和IE）及相关专案项目管理工作相关文件等 c)制造部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

各基地品质管理部

a)产品质量事故调查报告、公司质量工作统计年报、本公司制定并颁发的技术标准(非受控文件)、公司颁发的质量工作规定、办法(非受控文件)等； b)基地关于技术、环保、计量管理的各项规定等；

c)本部门工作计划、总结，重要的请示、批复，一般技术工作通知等； d)基地检测设备类、其它计量（能源计量除外）类档案的收集、整理； e)基地品质管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

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文书档案收集整理归档规范各基地生产计划部

本部门工作规划、总结，基地生产统计年报，各项经济指标完成情况汇总表，生产计划指标等；

重要的请示与批复、有关生产管理的通知、生产的组织与调度文件、专案审计材料（调查、旁证、公证、结论）、物资报废审批表等；

关于物资管理的规定、制度、办法(非受控文件)，上级颁发的需本部门执行的文件等；货物进口证明书（进口设备）、进口检验单（进口设备）等；

各基地生产计划部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；各基地工程部

2.3.1.8 基建档案和设备仪器档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》、《设备档案管理流程》。

2.3.1.9 各基地工程部日常工作中产生的具有保存价值的文件材料，如公司机械设备统计报表、本部门工作规划、总结、重大工程施工方案的审批、请示、批复等； 2.3.1.10 日常基建档案。

2.3.1.11 生产设备类、能源计量类档案。

i.购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等； ii.设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单、安装图、原理图、附件图、电子文件、使用维护说明书等；

iii.设备仪器安装调试运行记录和检测报告等； iv.设备仪器操作规程和履历表等；

v.设备仪器大、中修记录，故障分析处理文件等； vi.设备仪器报废申请、鉴定材料、批复、处理结果等；

各基地塑杯制造部、果冻海苔部、冲调饮料部

2.3.1.12 技术改造项目的可行性研究、立项审批、图纸、施工、竣工、验收文件等； 2.3.1.13 向上级的请示及上级的批复；

2.3.1.14 本部门、月度工作计划、总结； 2.3.1.15 签呈（含全过程文件）；

2.3.1.16 其他具有保存价值的文件材料。

基地项目（新厂）指挥部

2.3.1.17 基建档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》。

2.3.1.18 前期准备阶段，如基建计划、工程项目建议书、请示、批复、设计任务书、可行性研究报告、选址报告、投资计划、项目评估、环境预测、工程合同、协议等

2.3.1.19 设计阶段文件，如设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、等设计基础材料；初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件等设计文件。

2.3.1.20 施工文件，如施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等

2.3.1.21 监理文件，如监理工作专项报告、验证材料、监理通知、协议书及监理工作中形成的文件材料等；

2.3.1.22 竣工验收阶段文件，如竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程结算、总结等； 2.3.1.23 使用维护阶段文件，包括在使用、维修、维护、改造、扩建中形成的文件。3 文书档案的归档要求

3.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变（如传真件）的文件应予复制，并与原件一并归档。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容题要。归档的文件材料应为原件，不得擅自修改。

3.2 要求做到收集整理的档案材料正确。经办人员要确保档案材料按照行程规律保持有机联系，使归档文件能真实地反映职能活动的历史原貌。要求做到纸质档案与电子档案一一对应，及要求纸质档案与电子档案的实际情况相符、数量一样、内容一致。

文书档案收集整理归档规范

3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 纸面过小的书写材料要加贴衬纸，超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。4 文书档案的整理归档程序

4.1 整理归档程序

各部门应以件为单位，按照分类、排列、装订、编号、编目、入盒等步骤整理归档文件。

分类

文件分类采用“-部门-保管期限”的办法进行。

4.1.1.1 分：将文件按其形成或所涉工作的分开。一般文件归入形成。跨的请示与批复，归入批复；跨的规划、计划、预算，一般可归入文件内容涉及的第一个；跨的总结归入文件内容涉及的最后一个；跨的会议文件，一般可以归入会议开幕的。4.1.1.2 分部门：将文件按其形成部门或承办部门分类。

4.1.1.3 分保管期限：档案从立卷时算起，其保管期限分为以下三种：永久、长期、短期。

排列

归档文件以件为单位按事由结合时间、重要程度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。一般每份文件为1件。文件正本与定稿为1件；正文与附件为1件；原文与复制件为1件；转发文与被转发文为1件；会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料以次（期）为1件；报表、名册、图册等一册（本）为1件；来文与复文（请示与批复、去函与复函）为1件；原件与译文、多种文字形成的同一文件为1件。

装订

归档文件按件装订。装订时，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理表在前，文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。永久、长期保管的归档文件应去掉会生锈的金属物，要用档案管理部门统一指定使用的装订材料装订（包括棉线、不锈钢钉等）。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

编号

归档文件应按类别和排列顺序逐件编号。各部门在每件文件首页的右上角用铅笔标上件号。

编目

归档文件应依据分类和部门所编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，并保证目录上的编号与文件的编号一一对应。来文与复文作为1件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。具体内容如下：

1）件号：各部门按类别和排列顺序自行编制 2）责任者：即文件形成部门。3）文号：文件的发文字号。

4）文件标题。没有标题或标题不规范的，要自拟标题，并加“[]”号。5）日期：文件的成文日期。

6）页数：每一份归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。

7）备注：注释文件需要说明的情况。如：复制件、传真件、不完整件等等。

入盒

不同类别的归档文件应分别装盒/夹。装盒时按部门所编件号顺序，然后填写档案盒/夹封面、盒/夹脊背全宗名称。案卷封面内容包括文件形成部门、、保管期限及起止件号。案卷封面字迹要工整、清晰。5 记录

F-GMO-051《文书档案目录》

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文书档案收集整理归档规范

文书档案收集整理归档规范5/5

文书档案的收集和整理篇2

关键词：档案,文件,收集,重要性

文书立卷工作是文书档案工作中的基础, 文书档案的立卷质量可以直接影响到档案的日常整理工作, 并且对未来移交给档案馆档案和后续对档案的继续利用也产生影响。

一、文书立卷的意义

作为单位之间一种用于工作信息传递的工具, 文书材料直接体现了工作的状态、流程以及历史记录。日常工作中会逐渐产生很多文书材料, 这些材料主要是对工作期间的信息进行记录, 当这些文书材料经过领导的签署并且办理结束后, 这些文书材料的传达办事程序和指导以及处理工作的功能就结束了。因为文书材料在形成过程中记录下来了很多工作相关的历史和实践经验, 所以具有较高的参考查证作用, 在文书立卷中占据重要地位。

二、文书立卷的重要性

(一) 更快地查找和利用。

文书材料只有完成立卷才可以具体被定位, 从而在未来的查找利用中可以更加快捷。每一份文件都具备不同的作用。在对同个工作和事情处理的过程中, 会形成很多互相之间存在密切联系的文件。例如在进行案件的处理和召开会议时候会形成一系列的文件, 这些文件彼此间都存在联系。所以在进行全部文件的保存时候还需要借助科学手段按照文件互相间的历史联系进行鉴定、整理和区分, 达到最大限度反映历史事实的目的。

(二) 更易于进行储存和管理。

对文书材料进行档案标准的裁剪、装订、排序, 然后就保管期限进行区分进行装盒和入柜, 对这些文书材料进行统一的管理, 为文书管理提供适宜的湿度和温度进行长期的储存和管理。

三、对于文书立卷的收集工作

1. 本单位的具体归档范围应当根据实际工作制定, 工作人员在进行文书档案立卷管理时要确保积极和较高的思想政治觉悟, 并且具备专业技术知识。

熟练掌握各种文件的运行规律和文书立卷的基本处理方法。

2. 作为文书档案工作管理人员, 要对本单位档案管理相关工作的重点和特点有详细的了解, 此外还要对本单位各个科室和系统的本职工作以及相互交叉业务的内容进行了解, 明确这些工作之间的关联。

3. 文书档案工作人员要对划分档案的基本原则进行详细了解, 本单位的实际归档范围目录应当根据实际工作需求进行, 确保工作程序的严密性, 并且要严格遵守相关规定。

四、对于相关承办文件的收集

(一) 内部文件。

文书档案中, 内部文件占据着较大的比例, 具有业务量多的特点, 但是同时内部文件也是文书档案材料中最容易收集的一种。因为在单位中内部文件属于内部材料, 所以需要文书档案人员审查核对后才能形成内部材料。内部文件应当先进行质量把关, 然后再打印和下发, 为了可以更快更有效地进行材料收集, 从而确保提高工作效率, 所以需要做好留存工作。单位组织的各种大型会议、讲座、培训以及演练等产生的相关材料都属于内部文件, 文书档案工作人员应当选择高效的工作方法和策略, 制定更为合理的工作程序, 从而确保各种相关材料的齐全。这也是基础材料完整的保证, 通过这种收集材料的方式, 重要材料可以不会丢失, 确保未来的档案整理工作可以顺利进行。

(二) 外来文件。

外来文件基本都是可执行文件, 很多工作都需要对外来文件进行参考, 所以可以认为外来文件基本都是业务指导性文件。办公室文书工作人员负责签收外来文件, 然后再交给承办科室。外来文件的收集主要放在年终进行, 因为很多档案人员身兼多个岗位, 所以工作量比较大, 并且大部分科室都喜欢将外来文件放在自己办公室, 这样可以更方便地开展工作。但是放在自己的办公室久了容易出现文件丢失的情况, 所以对此最好的处理方法就是每当有外来文件到来后, 每处理完一件事就交给办公室文书一份材料, 此外, 外来文件进入单位之后, 也需要由档案工作人员进行登记和转承记录, 通过这种方式可以更好地进行查找核对, 为文书立卷的完整性提供保证。

(三) 收集会议文件。

培训带来的文件以及参加上级组织的各种会议所收到的文件都属于会议文件。一般是业务科室直接参加到会议中, 然后等会议结束后再进行落实, 但是经常会出现有些会议是其他人替代的, 所以这种情况下在会议结束后文件就很难再完整地收回来了。比如业务科室的人员没有主动地将会议材料交给办公室的文书人员, 那么这种情况下会议材料就极有可能丢失, 此时对文书材料收集整理工作流程进行规范, 将会议所得文件统一按照相关的流程标准进行管理, 尽量杜绝其中的漏洞, 确保第一手的资料不会丢失。

(四) 收集专题性的文件。

部分文件资料主要记录得是突发事件的处理状况和重大的专项活动的形成过程, 对于这种专题性的文件资料的立卷顺序主要是以顺序为标准。不过这些专题性的文件材料具有数量多、种类繁杂和收集困难的特点, 因此, 办公室文书员工需要主动联系业务科室人员进行第一手专题性文件材料的收集, 而且要全程跟踪突发事件的处理和重大事项活动的过程, 并且对其进行合理的指导, 这样不仅可以将材料收集齐全, 而且可以确保材料能够满足相关要求, 有利于未来的立卷整理工作。

五、总结

档案是对工作的真实的记录, 同时也正是档案保证了历史的真实性, 当前, 文书档案正在因为档案行业的快速发展而逐渐地更加受到关注, 因此对于文书工作的要求标准也越来越高。所以每一位文书档案从业人员都应当努力地进行专业学习, 及时地对自己的业务知识进行更新, 从而达到更好地进行文书立卷和材料收集整理的目的。

参考文献

[1]徐莉.浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报, 2001 (5) .

文书档案的收集和整理篇3

关键词：文书档案文档收集意义和原则医院

医院文书档案是各级医院在有关行政管理活动中形成的具备一定保存备查价值的文件，是医院整体档案管理工作的重要组成部分。文书档案收集工作处于医院文书档案管理的初始阶段，在档案管理的各环节中居于一种特殊地位。在当前强调简化档案整理、强化档案利用、突出档案特色的背景下，重视、做好医院文书档案的收集工作对于全面搞好档案管理工作具有重要的影响。

一、档案收集工作的意义

医院文书档案的收集工作是指医院档案管理部门按照有关规定，通过归档、接收等办法，把分散在医院内部各单位的文书档案集中起来，实行统一、专业管理的过程。收集工作是医院文书档案工作的基础，在医院档案管理工作有着举足轻重的作用。

（一）收集工作是医院档案工作顺利开展的前提

医院档案部门管理的大量文书档案不是自发产生并形成的，而是医院档案部门将散落在医院不同部门的具有保存价值的文件集中起来，并经过分类整理、长期积累才形成的。因此，纵观医院全部文书档案工作的全过程，收集工作处在首要环节，它为医院文书档案工作提供了可供处置的材料和对象。有了这些基本材料，档案人员才能按照预定的业务程序展开整理、编目和鉴定工作，医院档案室才能进行保管、统计和提供利用等诸项工作。收集工作做不好，缺乏齐全完整的档案，档案工作就无法顺利进行。

（二）收集工作是医院档案管理工作质量的保障

收集工作对医院文书档案工作的质量具有决定性作用。考察一个医院档案管理水平如何，关键是要查看收集的档案文件材料是齐全和完整还是残缺不全。如果档案材料收集及时、完整、系统、鉴选得当，就能为文书档案管理的各个环节奠定良好的工作基础，为今后档案的充分利用提供极大的便利。反过来，如果档案材料数量较少，或者收集的档案材料残损零乱缺乏使用价值，其结果不仅会造成后期的整理、编目、鉴定、保管、统计等业务成为无效劳动，而且也不能给档案利用者提供有价值的服务。

二、档案收集工作必须遵守的原则

（一）归档材料必须完整齐全

贯穿医院文书档案收集工作自始至终的一个基本要求，是要确保归档文件材料的齐全和完整，残缺不全的文件材料对医院文书档案的收集工作将会产生巨大的负面作用。医院文书档案的齐全完整，通常指的是需要归档的文件材料必须能够全面、如实地反映医院发生的某一事物的全貌。换句话说，就是要保证各种归档的文件材料归类清楚、数量足够以及每份文件必须完整齐全，不能出现缺页现象。例如就公文而言，每份文件往往包括正件与附件、印件与定稿，请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一份文件等，这些均要求完整成套。

（二）严格按照制度进行收集

众所周知，影响档案收集工作质量的因素多种多样，其中档案部门接收的文件材料的齐全和完整程度与收集工作的质量高度正相关，也就是说，要保证档案收集工作的质量，就必须首先保证文档材料完整齐全。然而医院的文档材料通常都分散在院内不同的部门，为这些不同的部门所拥有。文档材料的极度分散为医院开展收集工作带来很大的难度。为了保证档案材料完整齐全，医院档案管理部门必须制定严格的规章制度，通过建立岗位责任制和其他相关制度，将文件材料的形成、积累、立卷和归档工作纳入有关业务部门的职责范围。

（三）文件材料应当精炼准确

医院在日常工作中会形成和使用大量文件，但并非所有文件都需要归档并形成档案文件，其中需要查考、具有保存价值整理归档的文件只是其中的一部分。为了杜绝良莠不分，防止医院档案材料收集过程中出现“有文必档”的现象，降低档案管理的工作效率，医院文书管理部门与档案管理部门在收集文件材料时，必须按照档案鉴定原则和档案保管期限表的既有规定，结合医院的实际情况审慎地进行甄别和鉴定，及时准确地判定文件的存毁，最终把能够反映医院重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料全部接收到档案部门。

（四）重视开展文档材料调查工作

档案收集工作的本质是要解决档案材料空间上的分散性与管理使用方面的集中性之间的矛盾，其目的是变分散为集中，以便于人们查找使用从而节约找寻时间。为使分散在医院各部门的文件能够按照归档的要求及时、齐全地移交到档案室集中保管，档案管理部门在开展材料收集工作之前必须开展深入细致的调查工作，以便充分、全面地掌握应归档文件的存贮、流动、管理和使用等方面的信息。尤其是对形成于医院各行政和业务部门的文件，档案人员要在全面了解医院内部各单位基本职能的基础上，全面把握各部门的主要职能和业务内容，深入了解这些部门形成的文件材料情况，从而为准确划定材料的收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整做好准备。

（五）加强与不同部门之间的沟通联系

在实际工作中，由于多种原因的影响，医院的档案管理人员往往把大部分时间用于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作上，很少拿出足够的时间详细了解机关内部和各业务部门的具体工作，这就导致档案部门在收集工作方面存在着一定得的盲目性。由于缺乏清晰地业务导向，在材料收集的过程中就会经常出现其他部门给什么材料，档案部门就收什么材料的现象，最终结果就是导致有价值的文件往往收不进来，而收来的许多文件并不具备存档价值等问题。

档案材料收集导向性的缺失，不仅直接降低了外部人员档案利用工作的质量，而且一定程度上损害了档案部门的应有形象，降低了档案工作的权威地位。因此，为了从材料的完整性角度提高收集工作的质量，档案管理部门应当加强、密切与医院其他部门的沟通和联系。此外，近些年来各医院经常举办一些有一定影响的社会活动，这些活动往往具有较强的档案价值但常常会受到忽视。对于单位非常规性举办的这些重大活动，档案部门也要积极主动参与进去，根据活动的特点和影响情况指导有关人员做好相关文件的归档工作。

参考文献：

[1]俞锦福.浅谈文书档案的特点及趋势[J].办公室业务，2013（12）

[2]关兴.医院档案管理工作之我见[J].黑龙江档案，2010（2）

文书档案整理技术篇4

主讲人：路光文 2011年8月前言

依据国家档案局2000年12月6日发布、2001年1月1日正式实施的《归档文件整理归则》和经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过、2007年1月1日实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(8号令）的规定与要求，让大家对新的文书档案整理规则有一个基本的了解，掌握一定的整理技术，将在下面的内容里向大家具体介绍文书档案收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、装橱的整理方法与技术。

一、收集

做好文件材料的收集工作，确保归档材料的齐全与完整，是进行档案整理的基础和前提。

1、收集工作的存在问题

（1）归档的范围不够科学，“该收的没收，不该收的一大堆”；

（2）外来的文件中宏观的、普发的、重复的文件较多，而本单位的、具体的文件不突出；

（3）极大地影响了档案利用工作的正常开展。

2、收集工作的遵循原则

（1）坚持“以我要为主” 的 “职能 ”原则；

（2）坚持“突出反映本单位”的“工作特色”原则。

3、收集工作的简易方法

（1）收文——与本单位人和事有关、需贯彻执行的职能业务文件要重点归档；

（2）发文——要全部归档；

（3）帐外文件——本单位非红字头文件要注重归档。

（4）电子文件——必须打印纸质载体同时归档。

附件1：文件材料归档范围

（1）上级、同级机关:需要贯彻执行的文件材料；

（2）本机关：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（3）下级机关:报送的重要文件材料；

（4）其他方面：对本机关工作具有查考价值的文件材料。

附件2：文件材料不归档范围

（1）上级机关：普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的）

（2）同级机关：不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）

（3）本机关：重份文件，无查考利用价值、事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的）

（4）下级机关：供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件

材

料

。（供

参

阅的）

二、装订

 归档文件应以“件”为单位装订；  “件”是归档文件的整理单位；  一般以每自然件为一件。

1.界定“件”的范围

（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；

（6）文件签批单与正文为一件；

（7）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件；

（8）一个事由紧密联系的相关文件可为一件；

（9）汉文本与少数民族文本为一件；

（10）中文本与外文本为一件。2.确定装订顺序

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;（3）原件在前,复制件在后;（4）转发文在前,被转发文在后;（5）复文在前,来文在后；

（6）文件签批单在前，正文在后；

（7）结论性材料在前，依据性材料在后；

（8）文本在前，图表在后；

（9）汉文本在前，少数民族文本在后；

（10）中文本在前，外文本在后。3.装订方式和要求

（1）去金属物。永久、30年的档案装订前要求去掉金属物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外），10年的档案不要求。

（2）装订位臵。永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全。应当注意：如左侧装订线内有图文, 无需贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位臵装订。

（3）对齐方式。左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。

（4）装订材料。文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或无酸浆糊粘贴。

（5）装订要求：装订要结实美观,无掉页压字等现象。

三、分类

 分类就是指全宗内归档文件的实体分类。我们所说的实体，就是指文件。

 将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别构成有机体系的过程就叫做分类。

1、确定分类方法

（1）基本分类法：分类方法通常有—分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法。

（2）复试分类法：在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的 , 可将上述3种分类方法结合使用 , 实行三级或二级分类，即“复试分类法”。

我们推荐使用以下分类方法

（1）三级分类法：即“--机构（问题--保管期限”分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“问题”，即使用“—问题--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。

（2）二级分类法：即“--保管期限”

分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。

2、制定分类方案

要在分类方法确定的基础上制定相应的分类方案，而且在一定阶段保持稳定不变。

（1）三级分类方案：

XXXX年—党群工作—永久、30年、10年

行政综合—永久、30年、10年业务管理—永久、30年、10年（2）二级分类方案： XXXX年—永久 30年 10年

3、文件实体分类

应依据选定的分类方法和制定的分类方案，对已经装订的文件材料进行分类。（1）分

根据文件形成的时间，将不同时间形成的文件按照分开。严禁将不同的文件混在一起。分应注意以下情况：

第一、按照文件签发日期归入文件形成的，而不是归入文件内容针对的；

第二、跨召开的会议文件，归入闭会；

第三、跨处理的案件文件，归入结案；

第四、跨的工作项目文件，可归入项目结束，也可分归档；

第五、跨形成的会议记录本，归入结束；

第六、两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准，归入前面文件所属的。（2）分问题

在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设臵的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。

第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中;第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中；

第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类；

第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中；

第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。（3）分期限

 按照本单位《文书档案保管期限表》的规定，根据文件的利用价值，准确判定每份文件的保管期限，将同一不同保管期限的文件分开，严禁将不同保管期限的归档文件混在一起。

 文书档案保管期限分为“永久、30

年、10年”三种。

10年：1--10年 30年：11—30年

永久：30年以上

四、排列归档文件应在分类方案的最低一级类目（保管期限）内,按事由结合重要程度、内容、属性、时间等进行排列。

1、排列的原则原则一

党务前，行政后； 综合前，专题后； 重要前，次要后； 文字前，图表后。

原则二

事由同，要集中； 问题近，应靠拢； 属性通，不分离； 早放首，晚在尾。

2、排列的方法

（1）按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。

（2）按“事由”排列。将同一事由的相关文件集中排列。

（3）按“时间”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件,应按时间先后排列。

（4）按“重要程度”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件,应按重要程度排列。（5）按“内容”排列。将相同内容的文件集中，综合性的文件排在前，专题性的文件排在后。

（6）按“相同属性”排列。将机构成立、人事任免、职称评聘、干部调动、工资调整、会议文件、工程项目、内部刊物、统计报表、简报信息等集中排列。

五、编号

编号是对每一份归档文件进行盖章和编号。

1、盖印归档章

（1）归档章位臵：归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中的空白位臵。

如没有空白处或不便盖章时，也可将收发文签移至首页或在首页前附加空白纸盖章。

（2）归档章式样：

2、填写归档章

(1)全宗号:填写县档案馆给立档单位的代号，没有的可不填。

(2):要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年, 填写文件分类所属（跨形成的文件应归入办结年 , 标时也应标办结 , 如 1999年下发的会议通知放在 2000年会议召开一并整理时 , 在一栏中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成 “填写 ”1999"。(3)保管期限:填写归档文件具体的保管期限, 即“永久”、“30年”、“10年”。

(4)机构（问题）:此项为可选项,三级分类必填,二级分类不填。（续）

(5)页数:填写该份文件总页数,有图文的页面为一页。如二份文件(正文与附件、正件与定稿等)不止一个流水号时 , 可将文件各部分的页数相加；如文件页码不全或无页码时, 应在有文字内容正面的右上角、背面的左上角重新标编页。(6)室编件号:在同一期限内按文件排列顺序从1’开始流水标注室编件号。

(7)馆编件号:文件整理归档阶段不需编写。

(8)盒号:室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作 , 可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。一般单位可不填写。

归档章填写式样

六、编目

编目就是编制《文书档案归档文件目录》。

1、编制《文书档案归档文件目录》

 归档文件应按分类方案和室编件号顺

序,逐件编制《文书档案归档文件目录》。

 《文书档案归档文件目录》内容包括：

件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

《文书档案归档文件目录》

填写方法

(1)件号：填写室编件号。

(2)责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称并注明级别（如“国家档案局”、“县档案局”，不能使用“国家局”、“本局”等简称）；联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。

(3)文号：填写文件制发机关的发文字号（如“国档发[2008]18号”）。（续）

(4)题名：一般填写原文件标题。文件没题名或题名不完整的，除原题名照抄外，还应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“[ ]”号。

(5)日期：填写文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注公元纪年（如2008年4月16日，应填写20030416）。(6)页数：填写每一件归档文件的实际有效页数。

(7)备注：填写归档文件需补充和说明的情况（如文件缺损、修改、移出、销毁、插入等）。

《文书档案归档文件目录》写填式样

文书档案归档文件目录

2、装订《文书档案归档文件目录》

《归档文件目录》应单独装订成册并编制封面。

（1）装订目录：目录成册的方式视文件多少和利用需要而定,可与分类方案一致，一个流水号一本；也可一种期限一年一本或数年一本；或三种期限一年合订一本等等 , 不同流水号间以口取纸或在表格右上方加注的方式来区分或设总目录。

（2）填写封面：内容包括：全宗名称、、保管期限、机构(问题)等项目,其中全宗名称填写立档单位全称或规范化简称 , 其它项目视目录成册方式选择填写。

《文书档案归档文件目录》

封面式样

文书档案归档文件目录

全宗名称：平泉县档案史志局

全宗号：13 年度：2001--2010 保管期限：永久

机构问题：

七、装盒

装盒是文书档案归档文件整理的最后一个环节 , 包括文件装盒和填写备考表、盖印盒脊及封面等内容。

1、文件装盒(1)将最低一级类目（保管期限）中的全部归档文件按件号顺序依次装盒；

(2)第一盒装满后顺次装入下一盒；(3)同一事由的文件不必特意装入同一盒内;(4)不同类别的文件应装入不同盒中。即不同、不同期限的文件不应装入同一盒中；按机构(问题)分类时 , 不同机构(问题)的文件不应装入同一盒中。

二级分类装盒方法示意图一 二级分类装盒方法示意图二 三级分类装盒方法示意图一 三级分类装盒方法示意图二 三级分类装盒方法示意图三

2、填写备考表

档案盒内应附备考表,臵于所有归档文件之后,用以对盒内文件进行必要的注释说明，同时填写检查人、整理人、整理时间。

（1）备考表：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；

（2）整理人：填写整理归档文件的人员姓名；

（3）检查人：填写检查归档文件整理质量的人员姓名；

（4）整理时间：填写归档文件整理完毕的日期。盒内备考表填写式样

3、盖印封面与盒脊(1)盖印封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称（如“中国共产党平泉县委员会办公室”盖印“中共平泉县委办公室”）。

(2)盖印档号：盒脊各检索项包括全宗号、、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。各项目的填写要求与归档章相同。盖印档案盒封面盒脊式样

八、装橱

 按照档案分类方法和目录装订方式，将已经整理好的文书档案按次序进行装橱上架。

 不同的分类方法和不同的目录装订形式，其档案上架装橱的方式也不一样。

 二级分类上架装橱的方式如下：

1、文书档案上架装橱方式一（期限—法）

2、文书档案上架装橱方式二（—期限法）结束语

文书档案整理注意的几个问题篇5

归档文件的收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2、检查本单位在工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位工作会议材料（总结、计划、规划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上的发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

归档文件的判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材

稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文在前，复文在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。？装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。文书档案管理分类：

归档文件采用机构——保管期限分类法进行分类。以每个科室为单位进行归档整理。

1、区分

①以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。

②跨的文件放入办结的。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案归档，即归入2008年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。（参照本机关修订的保管期限表）

准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的归永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设臵、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。（参照本机关修订的保管期限表）

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年。（参照本机关修订的保管期限表）

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。（参照本机关修订的保管期限表）

设臵全宗号、机构、、保管期限、件号等必备项目。

1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

2、机构：填写所在科室。如：办公室或财务科。

3、：文件形成，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。

4、保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

5、件号：归档文件的排列顺序号。以为界，每年必须从1编起，不能跨连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号：永久、30年、10年各编一条）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如：

2007年永久件号：1、2、3……82 30年件号：1、2、3……73 10年件号：1、2、3……243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。归档文件编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

如20080708。

6、页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。文书档案管理装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1、装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

2、档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买。以保证档案盒制成材料的质量。

3、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设臵全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。文书档案管理归档文件目录封面设臵全宗名称、、保管期限等项目。

全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

：填写本目录所登录文件的形成。如：2003年、2003-2008年

文书与档案管理复习资料整理篇6

绪论

第一章

1、文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。

2、档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事各方面活动直接形成的历史记录。

3、文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，有两层意思：

一、文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源；

二、文书有条件地转化为档案（对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存，另外要按照一定的规律集中保存起来）

4、文书和档案的作用可以概括为六个方面：规范作用、指导作用、联络作用，凭证作用、参考作用和教育作用。

5、文书、公文和文件之间的关系：广义文件>文书>公文>狭义文件

6、档案的定义包括要素：1）档案的本质属性；2）档案的来源；3）档案形式的多样性

7、公文的分类：第一，按作用可分为通用公文（可分为法定公文和非法定公文）和专用公文；第二，按行文方向可分为下行文、平行文、上行文；第三，按来源和使用范围可以分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件；第四，按功能性质分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、执照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文；第五，按时限要求可分为紧急公文和普通公文；第六，按机密程度可分为机密公文和普通公文

8、档案的种类：可以根据形成的历史时期、档案内容、载体形式、档案的所有者、内容体式进行分类

9、文书和档案的作用。基本功能是记载信息。具体作用：1）规范作用；2）指导作用；3）联络作用；4）凭证作用；5）参考作用；6）教育作用

第二章

1、文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理（文书的三项基本内容或基本任务），为组织工作服务的工作。

2、文书工作的原则：及时、准确、安全、精简

3、文书工作组织机构分为三种类型，1）中心机构；2)专门机构；3）分支机构

4、文书工作组织方式的类型分集中形式和分散形式

5、档案工作的性质有：1）管理型2）服务性3）政治性

6、狭义的档案工作也就是档案业务工作，包括八个环节：档案收集、档案整理、档案坚定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研

7、档案工作的基本原则：1）集中统一地管理国家全部档案；2）维护档案的完整与安全；3）便于社会各方面的利用

8、文书工作与档案工作的联系与区别。联系：1）文书工作和档案工作的对象有交叉；2）文书工作和档案工作前后相继；3）文书工作和档案工作相互影响；4）文书工作和档案工作长期处于“一体化”的状态；区别：1）工作对象不同。一是文书，一是档案；2）工作任务不同；3）服务对象和工作目的不同；4）工作机构不同

第三章

1、制文阶段包括环节：1）交拟2）拟稿（P68发文搞纸样式以及熟读《国家行政机关公文处理办法》）3）核稿4）签发5）复核

2、签发的种类：正签、代签、核签（又叫加签，由部门领导签字后再送主管领导签发）、会签（两个以上社会组织联合发文时，各组织的负责人共同签发）

3、签发内容包括：签发意见、签发人姓名、签发日期

4、制发阶段：1）打字排版2）校对3）印制4）用印

5、文书制作的要求：1）真实反映法定作者意图；2）严格遵守公文格式要求；3）准确把握公文写作特点；4）严格控制公文制作程序

6、第二节P76~97熟读

第四章（重要）

1、狭义的文书办理主要是指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节

2、文书办理的特点：1）连续性2）失效性3）保密性4）集成性5）规范性

3、办文可以按照先后顺序划分为拟制、处理、执行和暂时保管四个阶段

4、行文方式：1）逐级行文。指直接向所属的上一级组织或下一级组织行文，或者说是按层次一级级行文的方式；2）多级行文。指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或同时直接和更基层的下级组织行文的方式；3）直达行文。指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式；4）越级行文。指下级组织在非常必要的时候，越过自己的直接上级领导机关向更高层的上级组织直至中央的行文方式；5）直接行文。平行行文是同级或没有隶属关系的组织之间的行文；6）联合行文

5、行文规则包括以下几个方面：1）行文要尊重社会组织的隶属关系；2）行文要尊重组织职权；3）行文要考虑是否确有必要；4）行文要明确发文权限；5）同级社会组织可以联合发文；6）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力

6、收文办理的程序，就是收文处理的运转流程，即收文处理的方法、步骤，由收进阶段和阅办阶段组成。

7、收文办理流程：详见P120始

8、收文登记的种类主要有：1）簿册式登记；2）卡片式登记；3）联单式登记；4）计算机登记。（P124 收文登记簿）

9、文件处理单：P125

10、文件阅办阶段包括环节：1）拟办；2）批办；3）分发；4）承办；5）注办；6）催办；7）归卷

11、承办是文件处理的核心和关键环节，分为传阅、传达、拟稿几种。做好承办工作，应注意一下几点要求：1）承办上级文件，首先要消化理解上级指示的内容实质，这是承办任务的基础；2）承办下级的轻视、报告，首先，对请示要着重审核所请示问题的事由、依据情况、要求是否符合实际，是否正确；3）统筹规划，妥善安排

12、内部文件特点：1）实用性；2）保密性；3）多样性

13、内部文件的分类：1）日常事务类；2）原始记录类；3）核心信息类；4）规范制度类

14、内部文件管理的内容： 1）制发与传递；2）整理与分类；3）保存与保护；4）利用与查询

第五章

1、文书管理的意义：1）有利于提高文书工作的质量和效率；2）有利于保证文书的安全；3）为档案工作奠定坚实基础

2、文书管理工作的原则：1）统一管理原则；2）分类管理原则；3）安全保密原则；4）方便利用原则

第六、七章

1、文书终结处理的主要内容：立卷、案卷、归档文件整理、归档

2、立卷也称文书立卷，是指文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。

3、《归档文件整理规则》

4、档案收集主要有两个方面内容：1）社会组织档案室对本组织需要归档的档案的收集工作；2）档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案以及历史档案的征集和接收工作

5、文书立卷的要求：1）保持文件之间的内在联系与完整；2）正确反映本组织工作的历史面貌；3）要区分文件材料的保持价值；4）要方便保管、检索和利用

6、文书立卷的步骤：编制立卷类目→平时归卷→年终调整定卷组卷→卷内文件的排列和编号→拟写案卷标题→填写卷内文件目录和备考表→填写卷案封皮→装订案卷

7、立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成

8、立卷方法：立卷（组卷）的基本方法是通过分析、研究，找出文件的特征，再将具有某方面共同特征和密切联系的文件组合成案卷，这种方法称作“特征立卷法”。按六个特征立卷，就有六种方法：1）根据问题特征立卷；2）按时间特征立卷；3）按文种特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通讯者特征立卷；6）按地区特征立卷

文书档案的收集和整理篇7

如何做好档案收集工作这一历史责任, 笔者通过档案工作的实践体会, 结合实际工作就档案收集工作谈几点体会:

1 提高档案意识, 树立档案观念

档案意识淡薄是档案收集工作中的大敌。有些人因为缺泛档案意识, 认为档案工作不是主要部门, 在收集过程中, 制度形同虚设, 想交就交, 不想交就不交, 致使部分在本单位生产活动过程中形成的具有查考价值的文件资料没有归档, 造成档案流失, 直接影响到今后的档案利用, 具体有以下几个方面; (1) 本单位领导和有关人员外出参加各种会议带回的有关资料、一些人员的科研成果、合理化建议、出席各种学术研讨的论文、图片等, 不愿或不及时移交档案室; (2) 有些上 (下) 级机关及外单位直接寄送给领导人“亲启”文件或直接寄给所属业务对口部门和有关人员的文件材料, 各部门往往会留在本部门或个人手中的而未向收发员和档案室移交, 既使有的移交了也是留复印件, 而未留原件, 失去了档案的原始性; (3) 城网资料设备如三证的收集不全, 就往往是设备资料开箱时未及时移交和保管不善而流失, 造成日后查考无利用价值。

因此, 我们通过学习档案法规, 大力宣传档案知识和组织全员参加档案知识竞赛等形成, 增强企业档案法制观念和意识, 进一步提高全员档案意识, 增强广大干部职工学法、知法、守法、依法办事的自觉性, 努力实现从档案法制到档案法治的转变。

2 健全管理体制, 发挥网络作用

要结合单位自身的管理体制, 组织机构的设置、档案材料的形成建立一个纵横交织的管理网络体系, 从而做到从上而下, 层层有人负责、形成上下配合, 左右协作的档案传递网络, 这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理员应与各部门信息员经常联系, 负责做好本部门文件资料的收集、整理和移交工作, 这样做不仅拓宽了档案的收集范围, 还丰富了室藏, 促进了收集工作的开展。

3 建立和健全管理制度, 落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作, 通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规, 增强全员的档案管理意识, 使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作, 又要制定出一系列的规章制度, 为确保档案资料收集的齐全性、完整性, 必须建立严格的制度, 制定档案移交归档制度, 明确档案归档范围、内容及时间;制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度, 明确各项工作的负责人, 责任部门和考核标准, 列入月度和年度绩效考核。

4 积极主动上门收集, 提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度, 取得领导重视、各部门配合外, 更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤, 爱岗敬业, 尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广, 范围大的特点, 不厌其烦主动上门, 跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门, 档案员只要有耐心, 经常上门催交, 与他们沟通, 往往都能收到效果。

5 提高服务质量, 改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者, 同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念, 克服“守摊式”的被动服务观念, 充分发挥助手作用, 利用现代化技术提供远程服务, 利用网上信息量大, 传递速度快的优势, 实现档案资源共享。加强编研工作, 档案员应熟悉室藏档案情况, 通过对档案分析研究, 对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤, 编印成各种档案参考资料, 使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发, 有针对性的编制必要的检索工具, 使检索多样化, 使利用者感受方便, 为单位的安全生产提供服务。

6 制定档案职业道德规范, 提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求, 职业行为规范化和理性化, 因而, 建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实, 档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德, 哪些行为不符合职业道德, 同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外, 还应当关注档案职业人员的内心需要:他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+库房”的生活, 他们也需要融入社会各行各业的建设中, 职业的价值要在与社会的交往过程中体现, 一旦从业者的社会满足感建立起来, 他就能看到所从事的档案职业的价值, 并能自觉遵守各项规章制度, 正是在这个时候, 档案职业道德规范才能更好的落实。

结束语

档案收集工作是档案管理的来源, 它决定了服务能力档案机构的公众舆论, 以提高档案意识, 提高档案管理系统, 从提高系统的收集档案, 讨论如何开发档案收集和方法, 确保档案的完整。档案作为重要证据的故事生产和企业发展, 发挥了积极的努力, 更不能取代, 我们必须坚持这项工作, 作品集和文件管理上一个新台阶。

参考文献

[1]严焕红.城建档案收集管理系统设计[J].科技资讯, 2009 (10) .

[2]杨淑芳.浅谈档案收集与服务[J].天津市工会管理干部学院学报, 2002 (03) .

[3]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息, 2010 (16) .

谈行政执法档案的收集与整理篇8

1 行政执法档案的收集

1.1 行政执法档案收集中存在的问题：一是惜交现象。有的部门或个人认为，自己办理的案件所形成的材料，如果移交，今后不便使用。二是丢失现象。平时不注意材料的收集和保管，案件结了，材料丢了。三是缺乏专人收集保管。由于各个科室工作检查多，事务忙，管理范围大，办理案件多，人员流动大，在材料收集方面，缺乏专人负责，无法完整收集和保管。

收集是档案整理和管理、利用的基础。行政执法档案应由行政执法单位的形成部门先行收集、整理，然后向档案室移交，任何部门或个人不得据为己有。

1.2 行政执法档案应收集的内容：行政执法档案应收集行政执法整个流程中形成的所有有价值的材料。

1.2.1 行政许可材料。收录准予行政许可（含变更或延续行政许可，下同）或不予行政许可的书面决定、行政许可申请书、不予受理通知书、受理通知书、补正材料告知书、当场或实地检查材料、听取意见或听证通知书（告知书）、听证记录、招标（拍卖）情况材料、检验（检测、检疫）结果、专家评审（鉴定）意见、撤销（撤回）行政许可决定书、行政许可注销手续、行政复议或诉讼材料等。

1.2.2 行政处罚材料。收录行政处罚决定书、限期改正通知书、结案报告、讨论记录、立案报告及立案通知书、各种证据材料、保全材料、拟行政处罚的审查意见、行政处罚事先告知书、陈述申辩材料、听证告知书及通知书、听证记录、送达凭证、罚没款票据、暂缓或分期缴纳罚款材料、行政复议或诉讼材料等。

1.2.3 行政强制材料。收录行政强制决定书、采取行政强制措施的批准文件、现场笔录、查封（扣押）或解除查封（扣押）清单、冻结或解除冻结存款决定书、督促催告的书面材料、当事人陈述申辩记录、代为履行材料、申请法院强制执行材料、法院裁定材料以及行政复议或诉讼材料等。

1.2.4 行政检查材料。收录检查结论、行政许可后的跟踪监督检查和日常巡回监督检查情况，包括现场勘查（书面检查）记录、询问笔录、现场采取的措施等。

1.2.5 其他行政执法活动材料。收录行政执法机关的确认、裁决、给付、奖励等结论性材料，当事人申请及提供的材料，有关证据材料，行政执法机关的审查意见以及其他有关材料。

2 行政执法档案的整理

从行政执法的实际情况来看，为保持案件材料的完整性、系统性，避免档案材料的遗失，行政执法档案以卷为单位整理更为合适。

2.1 行政执法档案的分类。根据行政执法活动的类型，大致可分为行政许可类、行政处罚类、行政强制类、行政检查类、其他行政活动材料等五类。

2.2 行政执法档案的立卷

2.2.1 适用一般程序的行政处罚案件应当按照一案一卷进行组卷；材料过多的，可一案多卷。适用简易程序的行政处罚案件可以多案合并组卷。简言之，大的案件材料较多，可一案一卷，或一案多卷；若案件较小，材料较少，可同类合并立卷。

2.2.2 对不定期的、某一类对象进行的执法检查，应以本次检查活动为一案归档；对定期的、同一对象进行的执法检查，应以年度为单位，将对该对象的检查情况作为一案归档。

2.2.3 对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的行政执法档案，可立正卷和副卷（正卷是完整材料，一般不对外公开，副卷是部分结论性材料，可对外公开）。

2.2.4 同一执法对象所形成的档案若材料较少，可合并立卷。如餐饮业、美容美发业、旅店业、洗浴业等。