地震文书档案

地震文书档案（共7篇）

地震文书档案 篇1

地震文书档案的存储及管理, 其整理、收集的作用是为后续的地震灾害提供急救方向。例如, 汶川地震的发生, 在接受沉痛事实的同时, 地震文书档案的建立, 可以为后续的地震发生提供参考意见, 也是国民经济历史沉痛事件的有效证明。随着科技的高效发展及网络技术的广泛应用, 自动化OA系统逐渐成为地震文书档案管理工作的主要辅助工具, 但是在技术应用的过程中, 在人员专业技能及管理方向等方面仍然存在问题, 研究及分析地震文书档案OA管理及应用, 对地震文书档案工作的优化及管理工作的效率提升有指向性作用。

一、OA系统在地震文书档案管理中的积极作用

首先, 自动化OA系统的有效应用, 其无纸化特点可以简化地震文书档案的存储方式, 例如, 电子文档储存是以网络虚拟空间为基点, 对地震文书档案及管理过程有简化作用。其次, 自动化OA系统具有快速传播的特性, 在进行文书档案调取的过程中, 可以利用计算机技术及电子技术的高效率传递特性, 实现历史信息的跨地域传递。最后, 自动化OA系统对地震文书档案的管理工作效率提高有推动作用, 传统纸化管理, 会受到外界空气、潮湿等因素的影响, 无法保证文件的质量, 虽然网络技术的应用也存在黑客供给的可能, 但是相比传统纸化文档管理, 其安全性及管理工作效率等方面相对稳定。

二、地震文书档案OA系统在应用过程中存在的问题

(一) 管理方向不明确。

在应用OA系统的过程中, 由于电子信息化文档的变化影响, 导致地震文书档案内的数据信息与实际信息之间存在差异。例如, 在对汶川地震的伤亡人数、失踪人数、救灾物资等方面进行整理归档的过程中, 因技术本身的安全性及字体、字号的设置等原因, 部分数据会出现差异记录的情况, 进而影响地震文书档案的准确性。最后, 管理方向在明确的过程中, 由于管理人员本身的管理能力及电子文档的原件抄录过程存在“失真”现象, 进而导致地震文书档案的保密性相对缺失。

(二) 专业技能仍然需要全面提升。

部分工作人员习惯于传统的纸化地震文书档案管理工作, 对计算机技术、OA系统的应用等方面仍然无法全面掌握技能要领, 进而影响地震文书档案的全面性。例如, 在对数据进行核算过程中, OA系统对数据的加减、占比等方面可以进行自动核算, 但是, 部分工作人员并不能完全掌握此项专业技能, 进而无法发挥OA系统的高效率工作。最后, 专业技能的降低以及管理人员本身的综合素质, 是OA系统在应用过程中的主要问题之一, 部分文档的缺失及失真, 大部分原因都是因为管理人员本身的专业技能较弱, 而且, 对功地震文书档案的管理工作缺乏责任感, 进而影响OA系统的有效应用。

三、优化地震文书档案OA系统管理及应用的可行性对策

(一) 明确管理方向。

在明确地震文书档案的OA系统应用方向过程中, 首先应该建立“三位一体”的运行模式, 针对自动化OA系统的高效应用, 建立针对各项工作环节的管理制度, 以此明确管理工作的方向。其次, “三位一体”的管理模式建立, 需要技术保障部门、管理部门及行政部门进行综合管理, 以此强调地震文书档案管理的很总要性。再次, 对地震文书档案形成针对性的管理工作体系, 对文档信息的收集、整理、总结、归档等环节进行针对性管理, 以此保证每一工作环节的准确性及高效率。最后, 管理方向的明确需要管理人员及部门共同开展, OA系统的全面应用是具体的方式, 而相应的配套制度及管理制度落实, 是实现管理目标的有效途径。

(二) 以培训提高管理人员的综合能力。

首先, 以培训的方式提高相关管理人员的专业技能掌握能力, 以此优化OA系统在地震文书档案管理中的有效应用, 例如, 培训活动以OA系统的工作原理、计算机技术应用、实际操作方法等方面为核心, 以此提高管理人员都额专业技能掌握能力。其次, 培训的内容应该注意培养管理人员都额责任感及使命感, 地震文书档案的建立及管理, 其主要的目的就是对自然灾害进行统计, 以此为地质学、自然科学等方面的研究工作提供数据支撑, 所以, 培训的方式及内容应该注意管理人员的责任感提升。最后, 管理人员的综合能力可以通过培训的方式进行优化及提高, 但是, 这并不能完全保证管理人员的工作质量及效率提高, 所以, 应该建立针对工作效率及质量的绩效考核制度, 以此提高地震文书档案袋的准确性及安全性。

四、结语

档案是历史的真实记录, 是不可再生的社会资源。作为历史档案永久保管的基地和中心, 确保档案安全是档案馆的重要任务和基本职责。所以, 地震文书档案的有效管理对学术研究及抗自然灾害的措施构建等方面有指向性作用。基于自动化OA系统的稳定性、安全性及准确性等方面都可以通过管理人员专业技能、综合素质等方面的提高而得到优化, 进而提出针对管理人员本身及管理制度建立的一系列措施, 提出建议的目的就是通过OA系统的高效率应用提高地震文书档案规范化管理工作的效率及质量。

参考文献

[1]亓春波.机关单位文书档案管理现代化存在的问题及对策[J].中共银川市委党校学报, 2016 (02) :67-69.

[2]孙莉.自动化办公环境下企业文书档案管理探讨[J].办公室业务, 2016 (05) :129-130.

[3]和兴兰.医院文书档案管理存在的问题及措施[J].中国医院建筑与装备, 2016 (08) :84-86.

如何做好文书档案工作 篇2

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准, 是档案存在的基础与重要的资源发生地, 直接关系和影响档案资料的质量与完整性。实现文书档案管理工作规范化、标准化, 才能提高文书档案利用率, 为单位的建设与发展提供可靠的信息依据。

一、什么是文书档案

档案是由文件转化而来的, 文件是档案的前身, 档案是文件的归宿。一般文书档案主要是由法规性文件和行政性文件转化而来。根据国家有关规定, 目前我们使用和形成的文件主要有:报告、请示、批复、函、会议纪要等。除此之外, 文书档案是人们熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题的依据。人们遇到问题时常常需要从过去的档案中查找依据, 如果有档案可查, 许多问题就可以迎刃而解, 工作也可以顺利进行。事实证明, 随着时间的推移, 文书档案的作用越来越大, 档案保存的时间越久, 作用也就越大。此外, 它还是了解、研究社会政治、经济等方面的基本依据。

二、文书档案的收集整理

在文书档案资料的收集整理过程中, 一定要严格按照国家档案局关于归档文件整理的规则和本单位档案管理工作标准的要求执行。凡是反映本单位重大工作与活动, 具有参考利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。如:上级行政部门及主管单位的来文;反映本单位各项工作活动, 具有参考利用价值的文件材料, 等等, 这些都属于文书档案资料的收集范围。

做好文书档案的收集整理工作是十分重要的, 它是档案归档工作中的重要环节。在文书档案的收集整理过程中, 一定要认真、仔细、不怕麻烦, 力求做到不遗漏任何一点有用信息, 只有这样才能完整地收集文件、材料, 使文书档案具有完整性、规范性。

在文书档案的收集整理工作中不仅要有高度的工作责任心, 认真办事的工作态度, 具备一定的档案专业知识, 同时要有一颗热情、主动为大家服务之心。努力做好档案服务工作, 使大家逐渐认识到文书档案工作的重要性。应努力争取领导的重视, 是做好文书档案管理的关键。因此, 在平日工作中勤请示、勤汇报, 争取领导的关注与支持;勤动手, 经常把工作开展的情况、计划思路、取得的成绩和存在问题形成材料, 向领导汇报。

三、文书档案的现代化

现代档案管理科学技术是当今文书档案工作者必须学习的重要知识, 应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习, 以便更加方便、有效地做好管理工作。随着时代的发展, 文书档案管理也面临许多问题, 例如文件和档案数量越来越多, 管理方法手段的落后直接影响了文件和档案的质量。面对新时期、新工作的工作需要, 只有实现文档管理现代化, 才能有效地解决管理中的一些难题。

1.掌握现代化技术, 利用电子计算机技术。传统的工作方法从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主, 而现在电子计算机技术可以完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等一系列工作, 使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与办公自动化相衔接。这些现代化管理技术, 迫切需要文书档案管理工作者掌握和运用。为了尽快培养一批既熟悉档案专业知识, 又掌握新技术的人才, 档案管理工作者要结合自己的岗位工作, 边学习边操作, 在提高业务素质的同时, 注重对计算机知识、信息技术的学习掌握, 努力使自己成为具备档案专业知识和信息处理技术的综合型档案管理人才。

2.利用现代化技术整理文书档案。纸质文书档案的整理工作十分繁琐, 效率不高, 而且费时费力, 只有引进现代化技术, 才能使文书档案的整理工作上一个新台阶, 这是历史的趋势。

文书档案管理应用计算机技术主要用于文书档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括: (1) 用计算机编制文书档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库, 然后按不同的要求, 利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等; (2) 利用计算机进行文书档案检索。按照文书档案著录项目中所标志的内容特征和形式特征, 检索出符合不同利用者要求的文书档案目录及其原件; (3) 利用计算机对文书档案管理中形成的各种数据或情况, 包括入库与出库数量、库存空间占有率, 档案调阅、归还等进行登记与统计。因此, 为了实现文书档案管理不同文件信息资源的共享和交换, 减少数据的重复输入, 规范各系统的数据接口, 就需要加强文书档案管理综合应用计算机技术的研究, 进行文书档案管理的综合化、现代化管理。

四、文书档案的保密与利用

长期以来由于各级档案人员的重视, 文书档案的保密工作做得较好, 但在利用方面效果不太理想。如:部分档案得不到充分的利用, 造成了档案资源的浪费;领导对档案收藏情况不了解, 不能及时有效地利用档案, 导致档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来, 等等。怎样才能把档案的保密与利用这两者关系协调好, 是摆在广大档案工作者面前的一大难题。档案管理人员既要有扎实的业务功底, 又要有较强的管理能力和服务意识, 要适应新形势, 敢于向传统观念挑战, 善于提出新办法、新思路, 解决新问题, 在档案业务上有所创新, 有所突破。把死档变成活档, 把文书档案真正利用起来, 发挥它应有的作用。

保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是文书档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 文书档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限制地扩大开放利用范围, 则也是错误的。因此, 在开放档案为社会各界所利用的同时, 应当做好相应的保密工作。首先, 要做好文书档案的审查工作。审查工作是文书档案开放前的重要前提, 是开放文书档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定文书档案的开放与控制使用范围。其次, 要做好文书档案的解密工作。文书档案工作者应根据不同的密级采取不同的管理措施, 以最大限度地提供利用档案。

五、文书档案存在的问题与对策

一是对文书档案管理工作的认识还比较模糊。轻视文书档案的现象还很普遍, 有的甚至认为文书档案整不整理都无所谓, 导致很多文书档案的收集和整理都不到位, 有的即使整理了也不符合规定, 造成很多重要资料流失。二是档案工作人员的业务培训有待加强。在有些单位和部门, 由于不重视文书档案工作, 所以, 文书档案的管理人员大多没有经过档案专业培训就直接接手工作。即使偶尔参与培训, 也是形式单一, 次数有限, 内容陈旧, 并不能及时更新档案管理理念, 其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在一定差距, 跟不上现代化档案管理的步伐, 更不能够有效地提高档案管理的水平。随着计算机网络技术的飞速发展, 利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训, 使单位档案管理工作更加标准化和规范化。三是文书工作和档案工作的衔接存在问题。文书工作和档案管理工作既存在直接联系又有区别, 是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中, 文书工作和档案管理应该相互配合, 建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中, 文书和档案应该实行一种分块式的管理制度, 这是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的操作过程中, 这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识不强, 档案管理人员通常也很少考虑文秘工作, 这使得两者在衔接的过程中出现很多脱节的环节, 存在很多不规范、不标准的现象。

以上种种, 需要广大的档案工作者在工作实践中不断探索、不断学习, 摸索出一套切实可行的工作方法。只有这样, 才能把文书档案工作做得更好。

摘要：文章探讨了文书档案工作的现状与不足, 文书档案的收集整理, 文书档案的现代化, 以及文书档案的保密和利用, 对如何做好文书档案工作提出了自己的见解。

关键词：文书档案,规范化管理,现代档案管理技术

参考文献

[1]谢俊霞等.新时期加强档案工作的几点体会.档案天地, 2010.08.

[2]高原.档案整理这些事儿.档案管理, 2011.05.

地震文书档案 篇3

关键词：新时期,科技档案,变化特点,档案区别

随着信息技术的不断发展, 作为构成档案两大重要门类的科技档案和文书档案, 被赋予了现代文献信息的诸多特点与功能。虽然两者具有档案学的共性, 但又在诸多方面显现出了不同的个性。准确把握新时期档案变化特点、变化规律及档案自身的本质特征, 严格区分科技档案与文书档案, 对于实现档案管理的科学化、标准化、信息化以及档案资源的开发利用具有重要理论和实践指导意义。

一、新时期科技档案变化特点

随着新时期信息技术的不断发展, 科技档案内容更加丰富, 来源更加广泛, 整体呈现出载体构成的电子化、发展变化的迅速化、存储管理的海量化、查阅使用的快捷化等变化特点, 以其储备信息量大、提供情报准确等功能而备受青睐。

㈠载体构成的电子化随着信息化、电子化技术的快速发展, 科技手段不断提高, 许多科研生产实践活动开始大量引入无人值守、远程控制、自动观测、适时传输、在线查询等现代信息与电子技术, 科研生产实践活动过程与环节发生重大变化, 由此形成了大量的电子文本, 使得科技档案载体由传统的以纸质文本为主转变为现在的以现代电子信息技术为主, 从而显著提升了科技档案水平和科研工作进程。

㈡发展变化的迅速化科研档案载体的电子化为其发展变化的迅速化奠定了基础。一方面, 电子技术、信息技术的应用, 为科研生产实践提供了便捷的手段和资料, 进一步加快了科研生产实践活动过程, 促使科技档案不断处于发展变化和完善之中;另一方面, 包括数值模拟、电子模拟、环境模拟、仿真模拟在内的计算机模型技术的应用, 也为科技档案的迅速发展变化提供了重要支撑。

㈢存储管理的海量化传统的以纸质文本为载体的科技档案不仅需要占用大量的存储空间, 而且在整理、归档、管理和使用等环节均需要耗费大量的人力、物力资源。随着现代电子与信息技术的应用, 以电子载体为主的现代科技档案具有占用空间小、保存时间长等显著特点, 为存储管理的海量化提供了可能。

㈣查阅使用的快捷化现代科技档案以其鲜明的信息化、电子化特点, 为其快捷化查阅使用提供了十分便利的条件。以电子载体为主的科技档案彻底摆脱了传统的人工查询、手工摘录与分析使用等十分繁琐且费时费力的冗长过程, 使查询、复制、分析、使用等过程一并实现了电子化, 从而使科技档案的查阅使用变得更加方便快捷。

二、科技档案与文书档案的区别

㈠区别科技档案与文书档案的意义

1.有利于实现档案科学管理与高效利用。科技档案与文书档案的形成过程各不相同, 具有不同的功能和作用, 科技档案与文书档案在形成规律、整理方法、检索途径上均有所不同。因此, 严格区分科技档案与文书档案, 不仅是档案管理的需要, 而且是开发档案资源, 提高档案利用效率的需要, 通过对档案的分类整理和归档, 可为档案管理和高效利用奠定更加坚实的基础。

2.有利于档案卷宗的正常流动和保存期限的确定。不同的档案具有不同的流动方向与保存期限, 正常情况下, 文书档案进综合档案馆, 科技档案进科技专业档案馆, 保存期限则视具体档案内容的不同而有所不同。因此, 区分科技档案与文书档案, 对确定档案流向、档案保存期限具有十分重要的意义。

3.有利于到期档案的处理与二次鉴定。对于保管期限届期已满的文书档案, 可以依据档案的具体内容, 及时确定对其进行销毁处理或者延长保留, 而对于科技档案, 则需要在统计分析档案利用效果的基础上, 通过对档案的二次鉴定, 确定对其进行销毁处理还是继续延长保管期限, 为方便盘活档案管理有限资源, 进一步提高科技档案质量和管理水平提供保障。

㈡区分科技档案与文书档案的原则

1.坚持内容优先, 兼顾其他的原则。一般情况下, 根据档案的记载内容可以准确确定档案的归属, 如科技档案中只包括记述生产技术活动、课题研究、基本建设、科技考察、学术讨论活动的文件, 文书档案只包括记述和反映机关社会组织和个人社会管理活动的文件、图表、声像等文件。然而, 在实际工作中, 有时决定一份具体文件应当归哪一类档案, 起决定作用的不一定完全是文件的具体内容, 与文件的生产领域、保管部门也有密切的联系。因此, 决定这类文件的归属必须在坚持内容优先的前提下, 充分兼顾其他多种因素, 科学合理地确定其档案的具体类别和归属。

2.坚持整体分析, 有所侧重的原则。在任何一项科研生产实践活动过程中, 不可避免地会在个别环节, 尤其是管理环节的内容形式、表象上与科技生产实践活动有一定出入。一方面, 相关部门在判定为一些科研生产实践活动服务过程中所形成的公文性质时, 应当把这种工作环节放到活动的全过程中去分析, 不能孤立地去分析其中的个别环节来决定档案归属, 不能把这些环节形成的文件从成套文件中分割出去。另一方面, 在不同部门应有所侧重, 应根据部门属性、档案来源以及档案文书可能的流向确定档案的类别和归属。

3.坚持综合考虑, 突出属性的原则。从档案的属性以及来源看:一方面, 并不是科技档案都形成于科研生产实践活动过程, 也不是科研生产实践活动过程形成的档案都是科技档案;另一方面, 有时候往往还会产生一些兼具技术性和管理性双重属性的档案。对于这些档案, 应在综合考虑的前提下, 突出档案的基本属性和本质特征, 对工程建设和产品开发等审批过程形成的文件应归入科技档案, 以免记载同一科研生产实践活动过程的档案分散在不同年度的档案中, 给查阅使用造成困难。

㈢区分方法

1.从档案的概念界定上区别。科技档案产生于科研生产实践活动的全过程。一般记述和反映自然界各种物质的现象和运动规律以及人们认识自然、改造自然的各种活动, 在此过程中直接形成的, 并具有保存价值的文字、图表、声像或其他形式载体的历史记录属于科技档案, 重在强调档案的技术性。而文书档案一般产生于社会政治、行政活动中, 记录和反映社会政治活动、行政活动的发生、发展过程及结果, 在此过程中直接形成的, 保存备查的文字、图表、声像或其他形式载体的历史记录属于文书档案, 重在强调档案的记录性。由此可以看出, 它们虽具有共同的属性, 都反映单位工作、生产的全过程, 又是单位工作活动的真实历史记录;但不同的是, 文书档案和科技档案各自产生于不同的活动领域, 反映不同的活动内容, 具有不同的形成规律和特点, 它们是两种性质截然不同的档案。

2.从档案的基本属性上区别。科技档案具有鲜明的专业性、种类的多样性、技术的成套性和现实的使用性。首先, 科技档案形成于特定的专业技术领域, 具有非常鲜明的专业性特点, 其内容集中反映某一专业的科研生产实践活动内容以及与之相关的支撑理论、研究方法与手段;其次, 科技生产实践活动的专业性特点形成了科技档案种类的多元化, 而针对不同专业依据的不同理论、采取的不同方法等则是导致科技档案类型复杂的主要原因;最后, 科技档案更加注重档案内容的关联性、协调一致性和技术体系的完备性, 强调在科研生产实践活动过程中对历史的传承和未来发展的引领。而文书档案更多的是在政治、经济、行政活动中形成的各种公文。首先, 具有较强的政策性、法定的权威性和行政约束力;其次, 文书档案形成于一个特定的时期, 具有其特定的历史使命, 因而具有很强的针对性和时限性。

3.从档案的具体内容上区别。从上述科技档案强调技术性、文书档案更加注重记录性的特点来看, 对那些技术特点突出、具有明显科技内容、记载科研生产实践过程的文件材料, 划为科技档案范围是毋庸置疑的, 也是不存在任何工作难度的。然而, 对于那些在单位内部各部门间以及上下级单位间科技管理工作中, 通过文书处理运转程序, 形成的一些科研论文、含有技术性标题内容的工作总结以及针对科技、生产实践活动的指导性文件材料, 应根据它们记载的具体内容, 权衡档案所具有的记录性、技术性本质, 准确划分档案归属。

4.从档案的本质特征上区别。科技档案一般比较复杂, 所使用的大多是科技语言, 如线条、符号、字母、数字等等, 表现形式多种多样, 更多的依据一些现有技术与理论, 强调对自然规律的认识和探讨, 档案的各部分内容之间追求体系的完整性、数据的一致性和逻辑的严密性;而文书档案所使用的多为一般文字语言, 更多地注重政策的连贯性、时效性, 强调对具体工作的安排和部署, 表现形式往往较为单一且比较固定。

5.从部门的职能关系上区别。任何档案都形成于某一个特定的部门, 不同的部门具有不同的职责。因此, 按档案形成单位职能任务的不同, 应依照单位的工作职责、性质、档案所起的作用, 在划定档案归属时允许带有一定的倾向性, 对那些难于划定归属的文件材料可以有所侧重, 分别确定其不同的归属。

三、结语

简述文书档案保护的方法 篇4

一、文书档案损坏的原因

随着科学技术的不断进步, 文书档案管理也随之进入信息化管理时期, 但对于基层单位来说, 文书档案大多仍然是使用纸质材料的, 硬件条件较好的单位会使用扫描仪对文件材料进行扫描, 电子光盘保存文件, 采取实物材料与电子文件相结合的方法对文书档案进行保存, 但不管是什么材质的文书档案, 其耐久程度都是有限的, 这就要求文书档案工作者对文书档案进行有效地修复。影响文书档案保护的因素主要有内因和外因。

(一) 影响文书档案保护的内因。

内因是由文书档案本身材质的特性形成的, 随着时间的流逝, 纸张的厚薄、韧性、化学成份等因素都能影响文书档案的寿命。为此, 只有深入研究和掌握了文书档案材质的特性, 文书档案保护人员才能“对症下药”, 找到文书档案保管与修复的方法, 延长其使用寿命, 以更好地对文书档案进行管理利用, 从而体现文书档案更大的价值。

(二) 影响文书档案保护的外因。

外因是指文书档案的保管条件, 主要包括室内外的温湿度、防火、紫外线光照、灰尘、虫害等等。对外在条件的控制很大程度上主要是通过人为地调整库房温湿度等以达到一个适宜的保存文书档案的环境, 文书档案保存环境的适宜与否将直接关系到文书档案寿命的长短。因此, 文书档案保护人员只有认真研究外因, 找到文书档案保存的最佳条件, 才能有效延长文书档案寿命。

二、保护文书档案的方法

(一) 把好文书档案材质的选用关。

文书档案的材质是决定档案寿命的关键, 由于过去文书档案管理环境条件不好, 加之把不符合归档要求的文书档案也归档, 因此文书档案纸张常常出现发黄变脆、字迹褪色模糊的现象。现在建议使用优良的无酸纸作为文书书写载体, 并选择无污渍、黑色油墨字迹材料为耐久性的原料书写文书归档文件, 铅笔、圆珠笔等字迹材料形成的文书档案应复印后与复印件一同归档;传真件需与复印件一并归档;对字迹模糊的文书档案要进行注明;破损的文书档案要进行裱糊;有订书钉等易锈物的文书档案应去除易锈物后方可归档。

(二) 把好文书档案接收的归档质量关。

应严格按照归档制度对文书档案的文件材料进行归档管理, 保持其完整性, 避免补卷插卷, 减少机械磨损。对入库的文书档案进行消毒杀虫, 有条件的可以使用消毒柜消毒以杜绝虫菌的伤害, 同时, 做好文书档案室的日常清洁工作。文书档案装具要使用无酸卷皮、卷盒, 文书档案管理人员需戴上手套, 轻拿轻放。

(三) 改善文书档案保存条件。

文书档案寿命的长短与档案库房环境及保护条件有着密切的关系。文书档案库房应符合规范要求, 设置独立的文书档案库房, 保证“三防”设施, 做好隔热、防火、防潮、防盗等保护措施。库房及器具应使用耐火材料, 库房内及周边不得存放易燃物品, 库房应放置灭火器。控制文书档案库房的温湿度, 因为高温、高湿的环境尤为适合霉菌和虫害的生长繁殖。根据国家规定的保存档案的标准温度应控制在14~24℃、相对湿度为16~45%, 在这样的温湿度范围内, 对文书档案可以起到保护作用。广东属于常年高温高湿的环境, 特别是梅雨季节档案极易受高温高湿的变化而受损, 所以对于温湿度的控制显得特别重要, 条件允许的话, 应配备自动调节室温的控制系统如空调和除湿机来控制库房温湿度;不适合的光线会使文书档案氧化变质。因此, 文书库房应尽量少设置窗户并安装质地较厚的窗帘遮挡, 以防止强光对文书档案的直射。室内灯光应采用接受天然光色温, 具有防紫外线措施;防止有害生物对文书档案的侵害。室内空气微生物是由暂时悬浮于空气中的尘埃携带的微生物所构成, 主要包括:细菌、酵母菌、霉菌等, 它们繁殖能力快, 对环境的适应能力强, 文书库房空气中的霉菌孢子会落在文书档案上, 遇到适宜的温湿度会分解纸张、提高纸张酸度、污损字迹, 对于没安装自动控制室温系统的库房应定时在库房放置防霉防虫药, 按期对文书档案库房进行检查, 发现问题及时处理, 以免对其他文书档案造成破坏;文书库房存有磁性介质的文书档案, 存放要远离磁场, 还要放置防磁柜, 应远离磁场, 单独放置。为防止磁性载体文书档案变形, 文书档案应垂直放置或悬挂放置, 使其受力均匀, 避免变形。

总之, 现阶段文书档案管理工作存在利用率高, 管理效率低的情况, 利用者保护意识不够强, 硬件条件跟不上, 编研水平不高等缺点, 这要求文书档案管理人员应积极学习各种档案业务知识, 深入钻研, 探索文书档案安全保管的新渠道和新方法, 不断提高文书档案管理水平, 加强责任心, 运用科学手段提高文书档案的利用率。在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的先进技术设备, 来调节库房内的温湿度, 净化库房空气, 以保护好文书档案。

参考文献

[1] .王兆新.裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密.浙江档案, 2004

[2] .芮明杰.管理学.上海人民出版社, 2000

医院文书档案管理研究 篇5

医院文书档案收集的是上级领导及部门的公文、医院的重大事件和活动的最原始的资料其是医院发展的见证, 记录医院每个辉煌的时刻, 证明每个工作人员的工作成绩。医院文书档案中保存着各种重要的资料, 其是构成医院的重要组成部分之一。医院文书档案具有规范性、标准性、服务性以及保密性等特点, 具体表现为:

(一) 规范性

医院文书档案的规范性是表现为各种公文的用纸、书写、书面等方面都要清洁、干净、整洁、工整。对于医院来说, 文书档案非常的重要, 其中含有医院各个科室的工作档案。对于文书档案提出规范进行的要求, 是提高文书档案应用价值最基本的要求, 也是做好医院文书档案管理工作最基本的保障。

(二) 标准性

医院文书档案中包括医院各种重大事件、部门的公文以及工作人员的个人成绩等等信息, 对文书档案进行统一的收集、管理、鉴定、保管等, 促使医院文书档案形成标准化, 这对于提高文书档案的应用价值有很大帮助。只有向医院领导层提供标准的文书档案, 才能有助于提高文书档案的利用。因此, 医院文书档案要保持标准, 规范。

(三) 服务性

在医院开始文书档案工作的目的有两方面, 其一是准确的记录下医院的发展、保存医院重要的资料。其二是为医院领导层决策提供参考资料。医院文书档案并不是医院的摆设, 其最大作用是服务于领导层, 如根据文书档案中相关资料进行编研或统计等工作, 促使文书档案资源得到合理的利用。可以说, 文书档案的构建就服务于医院的, 促进医院发展。因此, 医院文书档案具有较强的服务性。

(四) 保密性

由于医院文书档案中有很重要的公文或资料, 保证文书档案的安全非常的重要。由于当前医院文书档案有两种类型, 即单子文书档案和传统的纸制文书档案。纸制文书档案的保密, 是加强文书档案管理工作。对于电子文书档案的保密是设置保密措施, 如设置密码或加电子锁等等。

二、医院文书档案管理存在的问题

文书档案是医院重要组成部分之一, 有效的管理医院文书档案能够提高文书档案更加的规范、安全、标准。但是, 当下我国很多医院注重医院治疗方面的发展, 忽视文书档案管理工作, 促使其存在多种不足和弊端, 无法有效的监督和控制医院文书档案正规化、标准化进行。

(一) 文书档案意识薄弱

无论是医院领导层还是普通工作人员都缺乏文书档案意识, 认为文书档案仅仅是保存公文、员工个人成绩、医院重大事件资料等所展开的一项工作。未意识到文书档案的重要性, 这大大浪费文书档案资源。医院工作人员的文书档案意识薄弱将直接导致文书档案资源的应用价值无法发挥出来, 是一种严重的资源浪费现象。

(二) 文书档案管理机构不够完善

进行文书档案管理工作的目的是促使文书档案更加规范化、标准化、合理化进行。为了促使文书档案管理工作能够正规的进行, 通常医院都构建文书档案管理机构对管理工作的各方面进行约束, 从而保证医院文书档案管理规范进行。事实上, 我国很多的文书档案管理机构不够完善, 对于文书档案管理各方面工作没有标准的、明确的条款来约束, 如由病案室管理需要管理X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等, 文书档案管理机构没有对病案室管理提出详细的约束条例, 促使病案室管理比较混乱。

(三) 文书档案硬件设施投入低

随着科学技术的不断发展, 各种先进技术应用各行各业中。此种情况下, 文书档案硬件设施却严重缺乏, 主要在于医院对于文书档案硬件投入较低。文书档案硬件设施投入较低表现在多方面, 其中尤为严重的是档案存放空间有限, 这促使越来越多的文书档案无处放置。为了将文书档案都能够放置在档案室中, 管理人员往往将不同类型的文书档案放置在一起, 促使各种文书档案混淆在一起, 严重影响文书档案的收集、利用和开发。可见, 医院文书档案设施投入低, 文书档案管理的很多工作受到限制, 管理水平降低。

(四) 文书档案管理工作人员素质低

由于医院文书档案中包含重要的公文、工作人员重要的个人信息等。开展文书档案管理工作的目的之一是保证医院重要档案不被泄露出去, 避免给医院或者个人带来不不必要的麻烦。文书档案管理的主体是管理人员, 管理人员的素质在一定程度决定文书档案管理工作的质量和水平, 在一定程度上决定档案是否被泄露。目前, 我国大多数医院的文书档案管理人员素质较低, 理论水平不高、文化程度较低, 促使管理人员对文书档案的重要性不够了解, 对于如何有效的管理文书档案比较欠缺, 促使文书档案管理工作质量较差, 工作效率较低, 在一定程度上影响文书档案的合理利用和开发。所以, 文书档案管理人员素质低是导致具体管理工作出现问题的重要因素之一。

三、加强医院文书档案管理的对策

文书档案是医院重要的资源, 为医院领导层决策提供依据, 促使医院发展。为最大限度的提高文书档案的应用价值, 需要不断的优化和完善文书档案管理工作, 促使文书档案更加的正规、标准以及安全, 从而提高文书档案的应用性。因此, 加强医院文书档案管理显得尤为重要。加强医院文书档案管理的对策是:

(一) 明确归档范围

收集归档是医院文书档案管理的基础和核心工作, 而是明确文书档案的归档范围是文书档案收集的前提和保障。明确文书档案的归档范围能够提高管理工作效率和工作质量, 促使文书档案管理更加的方便快捷。重新明确文书档案归档范围主要包括三部分。

1. 确定归档主线。

从文书档案的特点和形成规律出发, 针对医院各个科室的档案进行合理的分析, 确定各个科室具有应用价值的文档, 从而规划各个科室档案的范围。就规划的档案范围与相应的科室进行沟通, 对规划的档案范围进行调整, 从而确定档案范围。

2. 档案的分类。

以往文书档案管理存在重复度和冗余度的现象, 在一定程度上影响文书档案管理工作质量和效率。对档案进行重新的分类, 按照各个科室进行合理的归类, 根据文书档案的重要性规划文书档案的保存年限, 从而将文书档案合理的分类, 避免相似的文档混淆, 影响文书档案的应用。

3. 档案的收集。

以新确定的文书档案的归档范围为标准, 进行档案的收集。档案管理工作人员要严格按照归档范围来收集各科室的文档, 对收集的档案进行检查和统计, 保证文书档案的齐全和完整。

(二) 重视队伍建设

上文中已经提及管理人员是决定文书档案管理水平高低的重要因素之一。医院需要建立一支高素质、高水平、具有知识内涵的文书档案管理队伍, 有效的、规范的、合理的进行各项文书档案管理工作, 提高管理水平。如何建立高素质的、高水准的文书档案管理队伍成为关键的问题。为解决此问题, 医院需要重视档案管理人员的素质培养, 将如何培养管理的人员素质作为医院会议讨论的内容之一, 从而提出具体的培养计划。例如, 医院定期开展的档案管理交流大会, 围绕文书档案管理进行探讨和沟通;开设文书档案管理学习培训班, 给档案管理人员进行专业的培训, 从而提高管理人员的管理能力;对档案管理人员进行文书档案管理理念宣传教育, 转变管理人员的观念, 促使档案管理人员意识到文书档案管理工作的重要性, 从而提高工作质量。

(三) 采用先进的手段

随着我国经济的发展, 科学的进步。在文书档案管理工作中运用先进的科学手段, 能够提高文书档案管理的水平。医院办公自动化系统的推行就打破传统人工管理的模式, 降低人力资源的浪费, 提高管理工作的有效性, 促使文书档案管理自动化发展。应用办公自动化系统进行文书档案管理, 首先是选择合适的医院文书档案管理软件, 应用计算机进行的档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅, 并将文书档案管理软件与医院自动化办公系统有效的连接, 形成一个系统。其次, 将医院各个科室的档案及时存储在软件中, 应用软件的自动化功能, 能够有准确的将各种档案进行合理的分类, 保证各种类型的档案的合理分化。应用先进的软件系统管理文书档案, 能够大大提高管理工作的质量和效率, 促使管理工作正规化、高效化, 自动化发展。可见, 采用先进的手段能够实现优化和完善文书档案管理工作。

(四) 增强服务意识

档案管理人员应该深入到各职能部门及临床第一线了解医疗、科研、教学工作对档案信息的需求, 根据各类不同需求的特点, 有针对性地为医疗、科研、教学工作提供信息, 使各部门在实践中充分认识到档案对其工作。增强档案管人员的服务意识, 将能够明确文书档案的服务于医院领导层的重要性, 从而推动文书档案管理人员能够全身心的投入到管理工作中, 合理的分类的文书档案, 做好档案的封存。掌握各种档案放置的位置, 为医院领导层提供准确的文书档案等等。促使文书档案管理工作更加规范的进行, 提高文书档案的应用价值。

四、结束语

医院文书档案能够为医院领导层决策提供重要的依据, 促进医院发展。提高文书档案的标准性、规范性、保密性、服务性, 促使文书档案有效的服务于医院。这需要在医院开展文书档案管理工作, 其是以文书档案为中心, 对其进行有效的监督和控制, 能够提高文书档案的应用价值。但是, 文书档案管理工作受文书档案意识薄弱、文书档案管理机构不够完善、文书档案硬件设施投入低、文书档案管理工作人员素质低等因素的影响, 导致的管理水平不断的降低, 无法发挥档案管理的作用。对于此种情况, 需要明确归档范围、重视队伍建设、采用先进的手段、增强服务意识等加强文书档案管理, 从而有效的监督和控制文书档案。

摘要：文书档案是医院重要组成部分之一, 其是医院重要的资源, 合理的应用文书档案能够促进医院的发展。但是, 由于当前医院文书档案管理存在不足和弊端, 导致文书档案的规范性、标准性、保密性、服务性降低, 影响文书档案的应用。对于此种情况, 需要加强文书档案管理工作, 从而有效的控制和监督文书档案。才能提高文书档案的应用价值。本文就从文书档案阐述、文书档案管理存在的问题以及加强文书档案管理的措施三方面详细的分析医院文书档案管理。

关键词：医院,文书档案,管理

参考文献

[1]巩汉红, 吕海燕.医院文书档案管理工作的几点体会[J].中医药管理杂志, 2010 (6) .

[2]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导报, 2012 (19) .

[3]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展, 2008 (01) .

[4]陈家义.医院文书档案管理工作[J].中国医学创新, 2012 (10) .

文书档案管理强化策略 篇6

(一) 文书档案收集不全的问题。

文书档案资料越全面, 就能够积累越多的企业发展资料, 在企业各部门进行相关事务分析时能够提供的帮助也就越大。然而, 目前行政部门存在着文书档案收集不全的问题, 这在档案的管理方面表现得尤为明显。为了使档案能够被真实、完整地收集起来并提高档案的可用价值, 必须保证档案资料伴随工程进程诞生并及时提交, 大部分行政工作并没有将档案收集整理制度独立出来, 只是按照企业档案管理的一般规则进行整理, 这不符合行政档案资料整理的实际需要, 影响了此类档案管理工作的实际价值。

(二) 文书档案收集管理的过程受阻。

企业文书档案管理的前提是行政部门对可用作档案的资料进行全面的收集和高效的处理, 这需要档案管理工作人员对相关事务具有高度的职业敏感性。但是, 目前大多数行政工作在文书档案管理方面所选择的都是年龄较大的、长期在企业档案室工作而很少出入工地的员工。这些员工由于对档案资料的收集管理工作重要性认识不足、自身职业能力有限, 没有深入实际去观察哪些资料能够当作文书档案进行收集, 因此使得档案收集管理的过程不顺畅, 更有甚者, 出现档案文件质量、数量上的问题, 这使得整个文书档案管理工作受到阻碍。

(三) 文书档案移交和应用效率低。

文书档案来自于企业的各个部门, 档案管理的实际价值体现在对档案的日常应用方面, 这是档案管理工作的两个重要内容之所在。而如今的企业在文书档案移交方面存在着问题, 目前在档案管理工作中, 没有专门部门对企业进行约束, 在行政部门档案整理过程中没有任何压力, 档案整理的效果差, 速度慢, 甚至有的单位对档案根本没有整理的想法;同时, 由于单位员工流动较大, 管理层和普通员工对档案应用的价值理解不强, 降低了文书档案的应用效率。

二、文书档案管理强化策略

(一) 建立档案收集整理制度。

强化文书档案管理工作的要点之一是保证文书档案本身的全面性和档案资料的真实价值, 因此, 建立档案收集整理制度是十分必要的。首先, 行政工作应该重视到档案的特殊性, 对档案资料的阶段性特征进行分类。在充分分析不同类型档案的特征基础上, 按照档案的分类派遣相应的工作人员进行档案收集。其次, 完全来源于行政工作本身的档案, 应该有明确的档案提交格式以及提交时间规定, 并将档案提交的责任与施工责任合并起来, 同时纳入到企业管理当中, 使所有参与工作的人员和管理负责人, 将收集和呈交档案资料作为一项重要的工作任务来完成。再次, 应将档案资料收集整理的效率以及档案资料的质量进行科学评估, 建立相应的评估体系, 将档案资料的价值与相关工作人员的“业绩”挂钩, 通过有效的激励使档案管理工作人员能够全心全意投入到工作中。

(二) 加强档案工作人员的培训。

行政部门企业文书档案的收集依靠档案管理工作者的个人职业能力发挥才能完成, 档案管理工作人员才能够充分认识到档案的复杂性并进行科学的整理, 而其他工作人员也能够根据档案整理需要为工作人员提供可靠的资料;另外, 企业内部行政档案、材料档案资料的收集与管理, 需要相关工作人员对不同类型的档案资料具有一定的敏感度, 能够科学地分析已有的档案资料, 因此, 企业需要根据自身档案资料应用的需要, 对相关工作人员进行职业能力培训, 例如开办业务学习班、业务比拼竞赛等, 通过这种方式使档案工作人员的职业能力不断提升, 以满足企业文书档案管理工作的需要。

(三) 在文书档案管理工作中采用信息技术。

行政部门文书档案移交不及时以及企业档案应用效率不高的问题, 可以通过档案管理工作人员的高效工作加以解决, 而高效的档案管理工作必然要借助现代信息技术。因此, 企业必须积极推进档案专业化规范化管理, 确立建设档案管理体系, 并且积极引入计算机管理机制。例如, 对行政部门不同类型的档案规定归档日期, 并为档案管理工作者配备个人电脑, 保证档案移交的效率;在企业行政部门档案应用效率提高方面, 信息技术扮演着更为重要的角色, 档案管理工作者不仅可以通过企业内部MSN、微信群等途径发布档案文件收集通知、提醒相关员工按时提交档案, 还可以应用相关的办公软件对同类文书档案进行大数据分析和处理, 进行企业某一方面发展的数据性描述等。这些依靠于信息技术的管理行为都能够有效地促进文书档案的移交速度提升, 并使档案管理工作的价值凸现出来。

三、结语

综上所述, 行政部门文书档案管理工作中存在的各种问题, 需要通过档案管理制度的建立、相关工作人员职业能力的提升以及信息技术的发展进行解决。而在实施相应策略时, 企业应始终注意一个问题, 即保证文书档案管理工作中的“投入”与“产出”之间的平衡性, 积极提供相关资源和条件, 将文书档案管理视为企业发展之所需, 而不是单纯地进行资料收集和整理, 只有这样, 文书档案管理工作才能够真正发展起来。

摘要：本文对行政部门文书档案管理中存在的问题进行了分析, 并从档案收集制度、档案工作人员职业素质以及档案移交和应用三方面对文书档案管理应该加强的措施进行了分析, 并总结了策略应用过程中需要注意的问题。

关键词：行政部门,文书档案管理,策略

参考文献

[1]陈晶.企业文书档案管理滞后性探讨[J].现代商贸工业, 2015 (O2) :115-116.

论锦屏文书的档案分类 篇7

关键词：锦屏文书,档案分类

锦屏文书是经济学、历史学、民族法学、生态学和人类学等诸多学科研究的重要档案史料。近年来,锦屏文书在保护和学术研究方面取得了突破性的进展。同时,从思维方式到业务操作,都出现了许多分歧,其中也存在着某些明显的混乱。因此,从理论与实践的结合上探讨档案分类问题,具有重要的现实意义。

1.按材质分为纸契、布契和石契。锦屏契约文书以纸质为主,但也有少量的布契和石契。⑴纸契。纸契种类有质量较好的绵纸和毛边纸,也有本地产的质量较差的土纸。书写纸契的纸张规格各有不同,大的超过1平方米,小的不到0.2平方米。其中,固本乡培亮村范修谭家保存的一份契册长2.08米,宽0.53米。多数纸契宽和长在0.3—0.6米之间。⑵布契。布契是用本地尚未染色的苗侗土布书写的,此类出现不多。⑶石契。村寨或家族发生重大的山林权属转移或重大的山林权属纠纷得到有效解决,人们则将权属转移契约或纠纷仲裁文镌刻在石碑上立于村寨醒目处,以供子孙“永远为据”。今河口乡锦宗村脚尚存一块刊于清乾隆五十一年(1786),确定该村民众乌租、乌迫一带山场杉木分成股份的“石契”。而山林权属纠纷仲裁文碑县内多有保存,尤其以与湖南省靖州县交界的铜鼓镇岔路村最多。

2.按是否加盖官府印戳分为“红契”和“白契”。“红契”的数量不到总数的10%,而且多是水田买卖类契约。其余90%以上为未加盖官府印戳的“白契”。⑴“红契”。锦屏契约文书加盖官府印戳为“红契”。这又分为主动盖戳和强制盖戳。有的民众担心今后发生权属纠纷而主动到官府加盖官府印戳。乾隆、嘉庆两朝,贵州省布政司先后下令各地民众持所有田山契约到所在府县盖印课税。1913年,贵州省民政厅下文要求各地民众将田山买卖契约文书送所在县验证课税。民国中后期,民众田山买卖契约基本上都到县府交税打印。⑵“白契”。锦屏林多地少,官府历来重田轻山,课税往往按水田计征,对林业基本上采取“无为而治”,山林基本无课税。加上锦屏地区清代属黎平府开泰县或直属黎平府管辖,锦屏距黎平80公里,交通不便。府县对此地区管理甚为疏松,因此,山林等其他契约依旧是“白契”居多。

3.按内容划分为十类契约。⑴山林田土买卖契约。1山林买卖契约。山林买卖契约文书包括赠予、析分等契约,是锦屏所有契约文书中数量最多的一类,约占总数的30%。这类契约文书形式大体相似,通常都包含立契主题、立契人、出卖山林土地缘由、山林土地来源、地名和四至、买主、价格、买卖双方的权利义务、中间人、立契时间、执契人等方面的内容,有税的田地还注明所承担的税数。2水田买卖契约。水田买卖契约形式上与山林买卖契约基本相似,亦多包含立契主题、立契人、出卖山林土地缘由、山林土地来源、地名和四至、买主、价格、买卖双方的权利义务、中间人、立契时间、执契人等方面的内容。有的契约还加有外批。清代中期,官府对县内水田基本上作了登记造册,按田亩大小摊派税粮,故相当部分契约中都对该田应纳税粮等作了交待。因山多田少,人们以水田作为家庭经济命脉,极为珍视。为了保证所置水田权属的合法和稳定,田主多数主动持田契到黎平府或开泰县验证加盖官印。3房地产买卖契约。房地产买卖契约包括房屋、仓库、猪牛圈及地基的所有权变化文书。此类契约通常包括有立契人、立契原因、房地产名称、来源、四抵及附带物、价钱、买卖双方的权利义务、中证人、代书人、时间、执契人等项内容。有的还要加以说明的事项进行批注。4其他卖契。主要是河塘鱼塘、菜园等标的形成的契约。此类契约文书数量较少。⑵租佃契约。1佃山造林契约。和山林田土买卖契约一样,所有佃契通常都包括立契主题、立契人、佃山造林缘由、山林所有人、地名和四至、双方的权利义务、中间人、书契人、立契时间、执契人等方面的内容。在所有山场租佃契约中,主佃双方的权利义务都规定得十分严格而又具体,特别对佃户的约束和要求尤甚。2其他佃契约。其他佃契约包括田土、耕牛和不动产的租赁契约。⑶合同。1生产经营合同。生产经营合同多指生产经营收益分配合同文书,以租佃山场造林收益分成合同文书居多,其次是木材贸易过程中产生的收益分配合同。旧时立分合同,通常将一式二份合同空白处折左右拼合,于两纸中间骑缝处书写“閤”或“立分合同为据”等字样,位于左边的字称左契,反之称右契。2财产分析合同。一是集体财产分析合同。这类合同指的是村寨或家族公共所有的山林、田土或水域等不动产的股份分析文书。通常包括立合同人、析分财产的状况和缘由、各持有人分占具体情况、对各所有人的要求、凭中人、书合同人、时间和持有人姓名等项,有的还加批注。二是家庭财产分析合同。这类合同指的是家庭中父子兄弟对家庭山林、田土和房屋等不动产瓜分的合同文书,通常称为分关或关文。此类文书通常包括立合同人、原因、共有财产状况、各人分占情况、立合同人共同义务、中证人、书合同人、时间等。因对财产具体股份的占有通常采用拈阄形式来确定,故合同中对每人所拈得阄号亦书写明白。⑷财产捐赠契约。1捐赠契约。财产捐赠基本上是个人向宗祠、村寨或桥头会、南岳会、老人会等组织捐献私有财产作为公用的证明文书,捐赠者或为好公益事业的殷富者,或无子女的孤寡老人。2赠送契约。锦屏县内旧时个人财产赠送多为父母送给子女山林土地等不动产的凭据,女儿出嫁时以陪嫁礼物形式出现较多。⑸典当契约。锦屏县内旧时典当物多为水田,间有少数每年皆有收入的核桃山、油茶山,同时房屋、粮仓地基等不动产亦有典当发生。典当契约文书通常包括有立典人、缘由、典物名称及具体情况、典价、典期、双方权利义务、中间人、书典人、立典时间、外批等十部分。⑹借贷契约。锦屏县内旧时民间互相借贷银钱财物等均需书写借契。借契一般包括立契人、借贷缘由、借贷数目、利息、归还时间、抵押等项,有的还加有批注。另有一类“讨字”,形式上不用支付报酬,实际上往往得支付相应报酬。“讨字”文书至今在农村仍有出现,尤其是阳地基和阴地基的买卖多以此形式出现。⑺清白文书。过去,锦屏县内民间纠纷得到调解后,往往要书写文字以作凭据。据理方一般要求写清白字以证明自己无过错,过错一方往往被要求书写甘结或认错。此类文书通常包括立字人、立字缘由、事实真相、调解情况、中证人、对过错方要求、立字时间、批注等。⑻诉讼与仲裁文书。1诉讼词稿。清康熙以后,随着汉族文化的传播,县内人民亦渐学会利用封建王朝法律维护自己的合法权益。对利益纠纷的解决,县内苗、侗族传统习惯是先向本寨本团首人禀告,请求其裁决。如寨老、款首等裁判不下,有的当事双方便邀约到附近的庙宇中砍鸡鸣神,请其决断,但大多数还是自己或请人书写诉讼词向官府告状。在锦屏民间保存下来的契约文书中,有相当一部分属于诉讼词稿。2仲裁文书。县内旧仲裁文书指由地方团款组织和府、县、土司衙门对民间纠纷审理后所形成的判决文书。此类判决书以山林土地方面为多。⑼乡规民约。清代乾隆以后,官府加强对县域的行政管理。在官府的要求和影响下,县内各村寨纷纷按官府的要求,结合本地的传统习惯制定相应的乡规民约。诸乡规民约以社会治安方面较多,山林管护、环境保护和婚俗改革方面的也不少。⑽其他文书。1山林财产座簿。山林财产座簿指的是山林田土等不动产的登记清册。旧时契约文书较多的人家,都有座簿对山林田土契约按地名或处落根据具体情况逐一抄录,有的则节录。其目的一是为平时查验方便,二是为避免频繁翻动契约原件。山林田土较多的人家则有多册,山林、田土、房地产分开登记。诸产业发生增减变化,则及时在簿中批注。有的村为应付有可能出现的山林权属纠纷,将各家各户的契约文书造册逐一登记,需要时便按册上门提取。此方面以平略镇岑梧村最为典型。2账务清册。在锦屏契约文书资料中,有相当部分系人们在生产生活中形成的账目清单,尤其以合伙买卖山场杉木收益分配账目较多和具体。3婚姻契约。在锦屏契约文书资料中,还有少量属婚姻方面内容,包括订婚、退婚、转让童养媳或因婚姻纠纷引起的争讼裁决等。

4.按形成的时间分为清代、民国、土地改革以后契约。⑴清代契约。清代的契约文书最多,占总数的64.4%,其中又集中于乾隆、嘉庆、道光、光绪四个时期。锦屏已收到的契约文书中,最早一份是在平略镇岑梧村收到、于清康熙五十四年(1715)订立的买山契约。⑵民国契约。民国时期的契约文书占32.03%。⑶土地改革以后契约。1952年土地改革以后,虽然政府明文废除土地私有制,禁止土地买卖,但各村寨间群众私下转让、调换宅地基、墓地等契约文书不断产生,有的村寨还出现集体或个人的佃山造林合同。⑷另有少量年代不清的契约文书。

5.按是否粘连分为单契和连契。⑴单契。契约为单张,不粘连是为单契。锦屏文书除了少部分水田买卖类契约,绝大部分为单契。⑵连契。乾隆、嘉庆两朝,贵州省布政司先后下令各地民众持所有田山契约到所在府县盖印课税,实行粘连契。民国二年(1913),贵州省民政厅下文要求各地民众将田山买卖契约文书送所在县验证课税,锦屏县部分群众持其所有田契和部分(认为重要或有潜在权属纠纷)山林契约文书到县验证纳税,随后便较多地出现粘尾连契约。