文书档案学教案（通用9篇）
文书档案学教案 篇1
▲案例导入：
天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份《关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》。作为天地公司的秘书将按照收文处理程序进行收文。秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。到底如何处理文件？
请学生踊跃发言，如果你是秘书，你的处理程序是怎样的？（配合课件讲授）本节内容将让我们成为一名合格文秘人员。
▲讲授： §2-4 文书处理的程序
文书在机关内部从形成倒运转所经过的环节，及环节中包含的相互衔接的工作程序。
一、收文处理
收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作。收文处理主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等环节。
（一）签收：
文书部门收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。
（保留证据，如图示，向学生展示学校的《文件签收登记表》）。如何签收：一清二查三签字。（详细讲授，具体内容见课件）
（二）登记：（必不可少的重要环节和程序）
对收进的文件在《收文登记表》上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。
如何登记？总登记或分类登记（详见课件）
登记注意事项和具体要求：字迹清晰、不漏填，关键在于细心。★下级单位上报公文注意审核，把好上行文的质量关。
审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
（三）分送
分发或分办，文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。
过程：
1、填写《收文处理表》，粘贴在文件封面，送本部门负责人审核；
2、根据部门负责人意见，分送有关领导阅批或有关部门阅办；
（具体见学校《收文处理表》及市人力资源局表格。）
（四）传阅：
有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。
需要传阅的文件：（提醒学生注意哪些文件需要传阅）
a、文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；
b、来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。
（取几份学校的收文，提问学生哪些需要传阅？课堂讲述区别）
（五）拟办
对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
拟办的意见是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。
提出的拟办意见要抓住中心，有针对性、考虑全面、切实可行，文字表述要简明精练。
（讲授此条时，提醒学生注意，担任文秘工作，尽快进入工作状态，熟悉单位各部门职责构成，以便提出更好的拟办意见。）
并不是所有文件都要拟办意见（引导学生灵活处理事项，举例子说明礼仪的恰当和适度）
需要拟办的文件范围：
ａ上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件；
机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等；
ｂ下级机关主送给本机关的请求性文件；
ｃ平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；
ｄ其他需要贯彻和承办的文件。
取几份未办理的文件，提问让学生区分那些需要写拟办意见。拟办要求：科学合理、简明扼要。
（六）批办：（收文中最重要的程序）
领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
单位负责人批办，注意批示要表态明朗、词义明确，并将批办内容写在《收文处理表》“批示意见”一栏内。
（七）承办：
贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
（1）确认承办范围（2）按批办意见办理（3）及时快捷办理公文（4）依据规章办理公文（5）签注公文的承办结果
（八）催办（文件跟进，尤为注意）(1)电话催办。（电话记录）(2)信函催办。（信函底单）(3)催办卡催办。
(4)登门催办。（到访记录）(5)会议催办。（会议纪要）(6)简报催办。
注意，催办一定要留下记录。发催办单催办的，应留存工作底单；通过电话催办的，应备有电话记录。
（九）注办 即文件处理结果。
（十）归档
及时归档。（授课时融入8S要求，“几案洁”）
▲小结：提问学生，前面讲述的案例中，如果你是秘书，你应该怎样去做呢？回忆本节课程学习的收文处理过程。
▲作业：编制收文处理流程表。
文书档案学教案 篇2
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准, 是档案存在的基础与重要的资源发生地, 直接关系和影响档案资料的质量与完整性。实现文书档案管理工作规范化、标准化, 才能提高文书档案利用率, 为单位的建设与发展提供可靠的信息依据。
一、什么是文书档案
档案是由文件转化而来的, 文件是档案的前身, 档案是文件的归宿。一般文书档案主要是由法规性文件和行政性文件转化而来。根据国家有关规定, 目前我们使用和形成的文件主要有:报告、请示、批复、函、会议纪要等。除此之外, 文书档案是人们熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题的依据。人们遇到问题时常常需要从过去的档案中查找依据, 如果有档案可查, 许多问题就可以迎刃而解, 工作也可以顺利进行。事实证明, 随着时间的推移, 文书档案的作用越来越大, 档案保存的时间越久, 作用也就越大。此外, 它还是了解、研究社会政治、经济等方面的基本依据。
二、文书档案的收集整理
在文书档案资料的收集整理过程中, 一定要严格按照国家档案局关于归档文件整理的规则和本单位档案管理工作标准的要求执行。凡是反映本单位重大工作与活动, 具有参考利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。如:上级行政部门及主管单位的来文;反映本单位各项工作活动, 具有参考利用价值的文件材料, 等等, 这些都属于文书档案资料的收集范围。
做好文书档案的收集整理工作是十分重要的, 它是档案归档工作中的重要环节。在文书档案的收集整理过程中, 一定要认真、仔细、不怕麻烦, 力求做到不遗漏任何一点有用信息, 只有这样才能完整地收集文件、材料, 使文书档案具有完整性、规范性。
在文书档案的收集整理工作中不仅要有高度的工作责任心, 认真办事的工作态度, 具备一定的档案专业知识, 同时要有一颗热情、主动为大家服务之心。努力做好档案服务工作, 使大家逐渐认识到文书档案工作的重要性。应努力争取领导的重视, 是做好文书档案管理的关键。因此, 在平日工作中勤请示、勤汇报, 争取领导的关注与支持;勤动手, 经常把工作开展的情况、计划思路、取得的成绩和存在问题形成材料, 向领导汇报。
三、文书档案的现代化
现代档案管理科学技术是当今文书档案工作者必须学习的重要知识, 应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习, 以便更加方便、有效地做好管理工作。随着时代的发展, 文书档案管理也面临许多问题, 例如文件和档案数量越来越多, 管理方法手段的落后直接影响了文件和档案的质量。面对新时期、新工作的工作需要, 只有实现文档管理现代化, 才能有效地解决管理中的一些难题。
1.掌握现代化技术, 利用电子计算机技术。传统的工作方法从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主, 而现在电子计算机技术可以完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等一系列工作, 使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与办公自动化相衔接。这些现代化管理技术, 迫切需要文书档案管理工作者掌握和运用。为了尽快培养一批既熟悉档案专业知识, 又掌握新技术的人才, 档案管理工作者要结合自己的岗位工作, 边学习边操作, 在提高业务素质的同时, 注重对计算机知识、信息技术的学习掌握, 努力使自己成为具备档案专业知识和信息处理技术的综合型档案管理人才。
2.利用现代化技术整理文书档案。纸质文书档案的整理工作十分繁琐, 效率不高, 而且费时费力, 只有引进现代化技术, 才能使文书档案的整理工作上一个新台阶, 这是历史的趋势。
文书档案管理应用计算机技术主要用于文书档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括: (1) 用计算机编制文书档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库, 然后按不同的要求, 利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等; (2) 利用计算机进行文书档案检索。按照文书档案著录项目中所标志的内容特征和形式特征, 检索出符合不同利用者要求的文书档案目录及其原件; (3) 利用计算机对文书档案管理中形成的各种数据或情况, 包括入库与出库数量、库存空间占有率, 档案调阅、归还等进行登记与统计。因此, 为了实现文书档案管理不同文件信息资源的共享和交换, 减少数据的重复输入, 规范各系统的数据接口, 就需要加强文书档案管理综合应用计算机技术的研究, 进行文书档案管理的综合化、现代化管理。
四、文书档案的保密与利用
长期以来由于各级档案人员的重视, 文书档案的保密工作做得较好, 但在利用方面效果不太理想。如:部分档案得不到充分的利用, 造成了档案资源的浪费;领导对档案收藏情况不了解, 不能及时有效地利用档案, 导致档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来, 等等。怎样才能把档案的保密与利用这两者关系协调好, 是摆在广大档案工作者面前的一大难题。档案管理人员既要有扎实的业务功底, 又要有较强的管理能力和服务意识, 要适应新形势, 敢于向传统观念挑战, 善于提出新办法、新思路, 解决新问题, 在档案业务上有所创新, 有所突破。把死档变成活档, 把文书档案真正利用起来, 发挥它应有的作用。
保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是文书档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 文书档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限制地扩大开放利用范围, 则也是错误的。因此, 在开放档案为社会各界所利用的同时, 应当做好相应的保密工作。首先, 要做好文书档案的审查工作。审查工作是文书档案开放前的重要前提, 是开放文书档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定文书档案的开放与控制使用范围。其次, 要做好文书档案的解密工作。文书档案工作者应根据不同的密级采取不同的管理措施, 以最大限度地提供利用档案。
五、文书档案存在的问题与对策
一是对文书档案管理工作的认识还比较模糊。轻视文书档案的现象还很普遍, 有的甚至认为文书档案整不整理都无所谓, 导致很多文书档案的收集和整理都不到位, 有的即使整理了也不符合规定, 造成很多重要资料流失。二是档案工作人员的业务培训有待加强。在有些单位和部门, 由于不重视文书档案工作, 所以, 文书档案的管理人员大多没有经过档案专业培训就直接接手工作。即使偶尔参与培训, 也是形式单一, 次数有限, 内容陈旧, 并不能及时更新档案管理理念, 其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在一定差距, 跟不上现代化档案管理的步伐, 更不能够有效地提高档案管理的水平。随着计算机网络技术的飞速发展, 利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训, 使单位档案管理工作更加标准化和规范化。三是文书工作和档案工作的衔接存在问题。文书工作和档案管理工作既存在直接联系又有区别, 是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中, 文书工作和档案管理应该相互配合, 建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中, 文书和档案应该实行一种分块式的管理制度, 这是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的操作过程中, 这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识不强, 档案管理人员通常也很少考虑文秘工作, 这使得两者在衔接的过程中出现很多脱节的环节, 存在很多不规范、不标准的现象。
以上种种, 需要广大的档案工作者在工作实践中不断探索、不断学习, 摸索出一套切实可行的工作方法。只有这样, 才能把文书档案工作做得更好。
摘要：文章探讨了文书档案工作的现状与不足, 文书档案的收集整理, 文书档案的现代化, 以及文书档案的保密和利用, 对如何做好文书档案工作提出了自己的见解。
关键词：文书档案,规范化管理,现代档案管理技术
参考文献
[1]谢俊霞等.新时期加强档案工作的几点体会.档案天地, 2010.08.
[2]高原.档案整理这些事儿.档案管理, 2011.05.
乡镇文书如何做好文书档案工作 篇3
【关键词】乡镇文书；文书档案工作；建议
乡镇文书档案是各乡镇机关、企事业单位等在管理事物的过程中产生的保存价值较高的资料总称，其形式多样，包括图表、文字、声像等，这些档案的内容丰富，在我国乡镇建设的快速发展中具有重大的意义。乡镇文书档案管理工作是乡镇日常工作的重要组成之一，可以为乡镇更好地服务基层提供保障。目前，我国很多乡镇基层的党政并没有严格地分开，大大增加了乡镇文书的工作量。近年来，随着金坛区乡镇经济的快速发展，乡镇文书档案管理工作的难度也逐渐增大，现结合笔者的实践经验将该区乡镇文书档案管理工作存在的问题及发展建议总结如下，以供同行参考。
一、金坛市乡镇文书档案管理工作存在的问题
2009年3月，金坛市（2015年撤市设区，下同）档案局出台了《江苏省籍贯团体企业事业单位档案管理工作》，为该市各个企事业单位的档案管理提供了规范化的标准，经过几年的发展，该市的乡镇文书档案管理工作较以前有了很大的进步，但仍然存在以下几个方面的问题。
1.文书档案管理不规范
2009年金坛市在全市开展了档案检查工作，经过检查，一些乡镇的文书档案管理工作的开展不符合规范。而且很多档案并没有经过必要的整理、分类等，都是统一装在塑料盒或者堆在柜子里，时间久了积累了大量的档案，杂乱无章，查询的难度较大。
2.文书档案保护安全性不强
一些单位没有独立的用于文书档案保管的库房，而是与单位的仓库合用，且没有做好相应的保护，安全性较差，存在很大的安全隐患。
3.文书档案管理的信息化有待加强
目前随着网络技术的盛行，很多企事业单位实现了办公自动化，大大提高了工作效率。在此背景下，文书档案文件的生成也可以通过计算机、网络等技术完成。目前虽然金坛区一些乡镇企事业单位的信息化建设得到一定的完善，但是用于文书档案管理的相关配套不完善，所使用的计算机都过于陈旧、软件也较落后，这些在很大程度上影响了档案工作的开展。
4.文书档案人员不稳定
一些乡镇单位从事档案管理的人员经常发生变动，造成了一些档案丢失的现象，而且有的在换岗时对交接手续重视程度不够，造成档案工作脱节的现象；还有一些乡镇单位因为人员有限，从事文书档案工作的人员均为兼职，或者身兼数职或要职，如有些由乡镇党委办公室主任担任，其日常的工作量大且繁琐，工作时间大部分用于处理其他事宜，而放在文书档案工作上的时间十分有限。
5.未充分认识档案工作的重要性
有的乡镇领导对档案工作的重要性认识不到位，认为其是可有可无的，没有将其纳入到日常工作议事日程中，日常的考核也未将其作为一个指标，导致很多乡镇档案工作无法正常进行，档案的质量不高。
二、管理建议
1.加强档案意识宣传
应在金坛区各个乡镇基层大力宣传《档案法》《乡镇档案管理试行办法》等，重点是对领导进行普及，尽量提高领导对档案工作重要性的認识，其不够重视乡镇的档案工作主要原因在于其认为该工作没有必要，开展与否意义不大，如果不及时地宣传，增强其档案意识，则以后档案工作就更难开展，可以在需要时为其提供有利用价值的档案信息，改变领导认为档案可有可无的观念，经过长期的积累，领导的档案意识会越来越强。2014年，金坛市档案局采取了各项措施在各基层乡镇对档案工作进行了宣传，并结合各地的要求和实际情况，详细地对档案的宣传任务进行分解，落实到各个科室，积极鼓励各档案工作人员撰写相关论文、参加档案工作研讨会等；通过与电台合作，加强对档案工作的宣传；此外，还通过每年的6月9日（国际档案日）开展一些活动进行宣传，进一步提高各乡镇单位对档案工作的认识。
2.注重日常的收集工作
各个乡镇的档案员开展档案管理工作的首先一个环节为收集工作，其是其他环节开展的重要前提和基础，前期的档案文件收集情况，在一定程度上影响最终档案管理工作的质量。各乡镇的文书要掌握当地需要收集归档范围，以便能够及时将需要归档的文件收集起来；因为文员岗位的局限性，其并不能详细地了解乡镇各项工作的开展及变动情况，需要结合年度总结，对需要归档的文件进行补充；在日常的工作中，文书要注重日常的资料收集，将平时较为零散的文件、专门文件等均要及时收集起来，以便在一些重要活动（如会议等）等结束后通过整理形成完整的档案资料。
3.提高文员的档案工作管理水平
领导是否重视档案工作与对文员工作的满意程度有一定关系，因此文档管理人员要不断提高自己，注重自身专业能力的培养，充分地发挥主观能动性，做出一定的成绩。随着社会的发展，乡镇文书档案管理工作有很多新的变化，管理方法上也有更新，对文档管理员提出了更高的要求，因此要积极有针对性地参加培训、更新知识，以达到提高业务能力、更好管理乡镇档案的目的。金坛区朱林镇财政所一直重视档案工作，通过设立岗位责任制加强对所内文书的管理，通过完善档案设施、加强业务管理等，大大提高了档案管理工作的整体水平，有利于单位的长期发展，充分地发挥出了档案应有的作用，经过努力，该所综合档案室成功地创建为省三星级档案室。
参考文献：
[1]袁和济.乡镇企业文书工作亟待加强[J].浙江档案，1991，3（3）：27.
[2]李晰彬，姚丽.乡镇文书档案管理工作的几点体会[J].办公室业务，2014，3（3）：16-18.
[3]汪丽云.做好文书档案工作的几点思考与体会[J].机电兵船档案，2014，6（06）：53-55.
[4]梁田.如何做好文书档案工作[J].才智，2010（35）：89-92.
作者简介：
文书档案管理 篇4
⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。
⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。
⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。
⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。
⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。
⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。
⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。
⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。
⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。
21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65%。
22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。
23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。
26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。
28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。
文书档案作业 篇5
档案收集——文明的延续
——揿开历史繁复的衣角
学院班级：汉语０８０２
学号：１５０１０８０２０２
姓名：陈俏丽
翻开文书档案学的书，我们的眼前会有这样的话语——文书含义：人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书 面记录。文书包括公务文书和私人文书。公务文书是党政机关、企事业单位、群众团体和其他社会组织（通常统称机关）在公务活动中形成和使用的文字材料，它是管理政务的一种重要工具。私人文书是个人、家庭或家族根据需要在其活动中形成和使用的文书。对于档案，会出现这样的字句，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的形式是多种多样的：从载体上看，有龟甲兽骨、竹简木牍、丝织缣帛、纸张、磁带、磁盘、胶片等。从记录信息的方式上看，可归纳为文字、图像、声音、实物等。
在现实生活中我们是否意识到文书档案的作用呢？在这个印刷泛滥以及网络轰炸时代，作为普通人，大家都会觉得没有什么需要花心思保留的，需要什么，花钱到书店里随便挑上一本，到网上随便搜搜就可以百分之几百的满足所需。可是我的前提已经定位，那只是普通人而言，既没有深究学问的必要，也没有对于档案真实性考证的研究的和责任的人。但在使用这些资源的时候是否想过如果没有那样一批对这些档案资料收集整理保存的人，人们所需的东西从哪里来?你可以想象没有史书、典籍、诗歌、话本等等文本的记载，我们今天将活在一个怎样的时代？刀耕火种！这不是危言耸听，没有文字的载体，没有资料文书的保存，我们不知道自己的文明进展的怎样的地步，我们只会是单个的探索，没有交流和合作，更没有传承，变成了没有历史的，没有视野的孤立原始状态。档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各种活动中的思想发展、生产技术和政治斗争的经验教训以及科学研究和文艺创作中的成果。因此，它对于人们查考以往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产，具有广泛的参考作用。
由此引出这篇论文的核心，即是档案收集对一个社会，国家乃至人类文明的作用。在《南方人物周刊》第38期有这样一个专节，关于崔永元和他的纪录片《我的抗战》。看了这篇报道后大为感动，这是一部崔永元和他的团队历时8年，采访3500人，搜集的口述历史影像超过200万分钟，历史照片300万张的纪录片，他的重点不是去重新书写抗战历史，而是去反映抗战背后每个生命个体的真实感受。这样一些数字说明的只有一点，档案的重要，客观的重要。档案管理中有对全宗的划分，不同历史时期（比如大汉王朝，夏金元少数民族掌权时期，明清王朝、北洋军阀、日伪，国共合作以及后来的共产党领导等）所存在的不同政权机关，虽社会职能相同或相近，但因所属政权性质，其档案都有各自的全宗构成。特别是跨政权存在的政治色彩较强、对政权依附性较大的立档单位，如警官学校、军事院校等，一般在政权更迭时要进行重大改造，其档案应分别构成不同的全宗。这样就会使历史变成社会上一句很流行的话：历史都是当权者的舞台，喜剧多悲剧少。然而不管怎样，除非销毁，否则档案终归是一个还原真实的有力途径。档案从载体上，龟甲兽骨、竹简木牍、丝织缣帛、纸张、磁带、磁盘、胶片等都可以是它的记录方式，因此文字、图像、声音、实物等都可以是档案的呈现方式。崔永元的这部记录片中用到“口述历史”，这可以说是超越了以上的用一种更逼真更生动有力的保留载体，那些受访者都是活生生的人，都是在走过那段历史的人，都有自己的思考和价值观，这对于反映某个时代，某个事件对人影响的客观性和全面性。“口述历史”在美国早已是历史研究的重要方式，凤凰卫视多年前就有尝试，但内地官方
档案收集——文明的延续 贰
电台却很少采用。2001年前后，崔永元造访日本NHK电视台片库和早稻田大学，发现两座机构完整地保存着关于中国的文献和口述历史采访。他深受触动，认为这样的“影像史记”很有意义，首先选择抗战历史题材则是出于个人兴趣和急迫感——“不能再等了，那些人年纪太大了，正慢慢地失去记忆。”——岁月如刀，正在消失的不仅仅是记忆。在制作淞沪抗战“八百壮士”那一集时，尚有一直隐瞒真实身份的王文川等３人在世，完成之后，就只剩下一人。如果再迟一步，这段历史将会永远失去见证者和口述者。崔永元和导演曾海若强调此片子不承担表现大历史的功能，只管呈现细节、把判断的权利交给观众，但抗战涉及的敏感话题还是难免会受到限制。《抗战》所呈现的国民党老兵在整个抗战史上的作用，自然迥异于传统的历史教科书上的说法。由于众所周知的原因，这些口述史难以获得官方认定，但《抗战》做到了最起码的“原始展开”。像王文川则这样曾立下赫赫战功的抗日英雄，却被迫隐瞒自己的身份，日渐暴躁古怪。当他哭倒在四行仓库旧址团长谢晋元雕像前，我们看到的是真实的英雄，远比教科书上塑造的英烈更饱满，更富人性，也更悲戚。„„真正能通过文字和影像彪炳青史的抗战英雄少之又少，他们多数被塑造得难见血肉，在一般人的想象中，这些出生入死的英雄应该是高大威猛的，但因为种种原因，这些参加过惨烈战役的老人看起来都孱弱老迈。根据这些幸存者的讲述，无数尸骨无存的参战者往往被家属形容为“被野狗吃了”，真实得让人唏嘘„„把细节放大——细节就是原始最历史中最为“密密”的部分。①
同样，在《人物周刊》中有一个民间板块里有关于《寻找滇缅老兵》的专节，“在５００张从美国国家档案馆里复制来的中国滇缅抗战照片里，章东磐挑选了一幅全身都用野草和藤蔓伪装的士兵肖像，作为他主编的《国家记忆》一书的封面。作为民间抗战史研究者，章东磐十几年间从未放下中国远征军抗战史研究。在滇西做田野调查时，他和同伴邓康延。牛子踏上了寻找美军少校梅姆瑞之旅。„„共同组成了一支特殊的民间抗战史打捞队，远赴美国，在美国国家档案馆，他们找到了１９４６年起就再没有被打开过的影像档案。„„令章东磐难忘的，是一些小兵的照片。他相信照片中的人，一定有活下来的。„„尽管照片背后的英文名字难以准确地译成中文，章东磐仍然觉得，一旦更多国人看见这些照片，很可能会有人认出他们来。„„一个小兵的命运走向有着无数可能。他们在哪里？现在过得怎样？如果把这些小兵的故事收集起来，一定会非常精彩！”②
可是终究只是如果，这些小兵的故事并没有收集起来。会觉得有缺憾，可是历史终归是过去了，没有做好档案的收集整理工作，过去的只能是过去，毫无疑问。作为一个国家一个民族，她的发展无疑是复杂的，或者小到政府机构。企业单位，也都会涉及到资料档案的整理分类问题。因为一些原因，会失实，那档案的回归便只能归结到历史大众的普通人中来，需要的是没有客观没有利益牵涉的唯美主义角度中来。七十年代，文革时代，烈火时代，文明逆流化时代，无论怎么去定义这个时期，都不会有任何一个人会出来指责对与错，因为这是一段时代对所有人的记忆，个体的感觉不代表整天，任何个体只是历史的微小组成。文革，大体上来看，它被那些会动纸笔，会用口舌的知识人传播出来，基本上是恐怖的代名词，当然，没有人会质疑魔鬼这个词用的过火。可是想想，那祖国大地上存在的另一些面朝黄土背朝天的农民，文盲者而言是什么呢，我想不该由我这个在那个年代都尚未出生的人来说，以下我将摘录一段“今天”文学网站中辛泊平对于《七十年代》的读后感，同时，对于这本书，我也是认真读过的，其中的对于历史的还原，真是值得借鉴，如辛在文中所说，真是拥有着博大的胸襟，包容各个阶层，各个地域，让你感到对于历史你不是看的，你是闻的，你是触的，你甚至是真正活在里面的，每一个主人公有每一个对于那段时期的真实想法，不做后天的修补。
①② 《南方人物周刊》第３８期第９９页
《南方人物周刊》第３８期第８２页
档案收集——文明的延续 叁
以下摘自“今天”文学网站③：
北岛和李陀主编的《70年代》就这样自然而然地进入了我的阅读视野。„„让我释然的是，主编之一的李陀对这本书的定位和认识一下子打破了我先前阅读的拘谨。他说“最后要说明的一点是，参与本书写作的作者，主要都来自知识界和文化界，这一方面是由于一本书需要一个立意，一个主题，但另一面，也可以说是有些不得已。这个不得已使本书有着难以避免的严重的缺陷。既然编辑此书的一个重要目的是想强调历史记忆的重要，那么，有能力也有权利参与这记忆的决不应该只限于那些拥有发言权的社会阶层，„昨天‟不能为哪一个群体独占。在„昨天‟成长和生活过的千千万万，里面既有文化人和知识分子，还有广大的工人、农民和其他劳动者，其中一定有很多人愿意拿起笔来写作，让昨天在记忆里复活，让今天和昨天对话。若果我们能这样多，相信在文字中呈现的思想和画面很可能和本书十分不同，也许那是一个很不同的„七十年代‟，也许他们的历史记忆使我们对昨天有完全不一样的认识。”
„„
让人欣慰的是，这种历史的态度，并非说说而已。在本书中，我读到了高默波从农民的立场反思的文字——“巴金的《随想录》中曾说，他一听到样板戏就心惊肉跳，成为一种典型的记忆创伤。可是我的记忆恰恰相反，它是我在农村中最好的记忆之一。”作者忠实于自己的记忆，没有因为这种经验的逆时而遮掩，客观上让我们了解了“占有中国绝大多数的农村人没有记忆，也没有历史”的“被遗忘的存在”。同样，在蔡翔和阎连科的笔下，同样也描写了那个时代农民的苦难，和后来文革控诉的主角们相比，那些农民的苦难是没有声音的，但它却是沉重的，真实的，乡村“只是革命兴起时的必然牺牲和最终成就革命的辽阔地缘”（阎连科）。在阿坚的笔下，我们还读到了那些所谓的“五四英雄”并非都是自觉的反抗者，而是“大部分人的表情是喜悦大于哀伤、活泼大于严肃——不怎么像悼念周总理更似过节”的记忆。在阅读了以揭露和控诉为主的文革回忆文章之后，这样的文字是触目惊心的。因为，它让我们在密密麻麻的文字中，不经意地掀开了帷幔的一角，裸露出历史另一个坚硬的维度。
无论是抗战历史，滇缅老兵还是七十年代，可以看到档案对于一个国家甚至是一个文明的重要性，从崔永元的“口述历史”章东磐的各种资料形式的收集，以及《七十年代》的尽力大面积覆盖历史边角的方式。每一刻都将成为历史，而历史是一段文明得以延续的基础，而由于各种各样的原因，常常只看到它的绝少部分，仅靠着想象去还原，自欺欺人的下判定，这些都将是对档案对历史的极大扭曲。
为此，要做的工作便是抓住此刻，抓住客观与真实，用勇气，用毅力去保留文明发展的每一个真实的过程，那将是我们的财富也将是下一代人的财富。
默默耕耘，不让楼兰再哭泣，不让我们的文明再哭泣。
文书档案保管期限表 篇6
一、党组、支部、工会 党组会议记录 2 支部、工会会议记录、学习记录 303 党员、工会会员名册、批准加入党和工会的文件 4 换届选举的请示、结果、批复 5 工作计划、总结
5.1 及以上的 5.1.1党组的 5.1.2支部、工会的 305.2 以下的 105.3 重要专项活动的报告、总结等 5.4 一般活动的报告、总结等 106 党员、工会会员表彰文件
6.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 6.2 受县级以下表彰、奖励的 306.3 内部表彰的 307 对党员的处分材料
7.1 受到警告（不含）以上处分的 7.2 受到警告处分的 308 党组织关系接转的介绍信及存根
永久年 永久永久永久 年年 永久年 永久年 年 永久年 永久
26.4职工调动工作的介绍信及存根 永久 6.5表彰、奖励的文件材料
6.5.1受县级（含）以上表彰、奖励的 永久 6.5.2受县级以下表彰、奖励的 30年 6.5.3机关内部表彰 30年 6.6对本局有关人员的处分材料
6.6.1受到警告（不含）以上处分的 永久 6.6.2受到警告处分的 30年 6.7人事工作制度、规定、办法等文件 30年 6.8人事任免文件 永久 7 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
7.1本局和以上的计划、总结、统计材料 永久 7.2本局以下的计划、总结、统计材料 10年 7.3办公室工作计划、总结 30年 7.4重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久 7.5一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年 8 本局工作人员出国出境审批手续、考察报告 30年 9 本局机关事务管理文件材料
9.1房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 9.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 9.2.1重要的 永久 9.2.2一般的 10年 9.3接待工作的计划、方案 10年
9.4机关财务预决算文件 30年 9.5机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年 9.6国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 9.6.1重要的 永久 9.6.2一般的 10年 10 职工住房情况统计、调查表 30年 11 本局处理人民来信来访的文件材料
11.1 有领导重要批示和处理结果的 永久 11.2 其他有处理结果的 30年 12 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
12.1重要的 永久 12.2一般的 30年 13 本局的行政工作请示与上级机关的批复、批示
13.1重要问题 永久 13.2一般问题、无批复（批示）的重要问题 30年 13.3无批复（批示）的一般问题 10年 14 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 15 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 16人大、政协提议案的答复 永久
68颁发退休证审核材料 30年 9举办各种老年活动材料 10年 10本科室工作总结 30年
五、专业技术科
1职称工作有关文件、会议材料 永久 2职称考试评审文件
2.1市下发的核定高级专业技术职务岗位和聘任指标的相关文件
永久
2.2县下发的中初级专业技术职称相关文件
2.2.1中初级专业技术职称报名、考试等的通知 30年 2.2.1中初级专业技术职称考试结果的通知 永久 3事改相关文件
3.1国家、市局关于事改的办法、方案等 30年 3.2县里关于事改的相关文件 永久 4人才培养及队伍建设相关文件及资料 30年 5专家管理工作
企业文书档案的管理实施 篇7
一、强化企业文书档案管理意识
企业档案意识, 是指档案意识和创优意识, 它是社会档案意识的构成部分, 企业档案意识来源于企业员工对档案的认识和对档案的需求。企业档案意识是创一流档案管理工作的思想基础, 它主要包含三个层次:第一层次为企业决策层, 他们为企业档案管理工作提供组织、 物质、 精神支持, 他们对档案工作的方针、政策、管理及支持程度决定着企业档案管理的深度和广度;第二层次为中层领导干部, 他们对文书及企业档案工作有比较深入的了解, 对档案工作的作用和管理手段也比较清楚, 他们是决定文书档案管理的重要力量;第三层次为广大档案管理人员, 他们是档案的主要管理者和维护者, 与其他部门联系最多, 接触频繁, 他们对档案的重要性有较深的体会, 熟悉并掌握着文书档案的管理要求和管理方法、标准, 他们的意识直接决定了企业档案管理的水平和程度。
二、加强企业文书档案管理水平
随着企业的发展, 企业的文书档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模, 推动文书档案的管理向现代化方向发展。具体而言, 应做到以下三点。
(一) 规范化管理。
档案工作规范化是实现档案管理现代化的重要环节, 是促进档案事业健康发展的重要保证。然而, 做好文书处理工作则是实现档案工作规范化重要基础。为此, 要从搞好文书工作与档案工作的规范衔接, 加强部门协作, 做好档案收集工作, 建立有效的管理制度和工作程序等方面入手。具体而言, 首先要把好公文的制发关。公文制发是推进档案工作规范化与标准化的基础性前提, 公文是档案的前身, 档案是文件的归宿。因此, 必须强化公文制作, 严格按照公文的写作和制作要求和标准制作、发送公文。其次, 强化档案分类管理, 分门别类, 做到严格执行文书档案归档整理办法, 提高归档质量;最后, 必须结合本单位实际, 充分利用计算机技术, 加强文书档案的管理和归档工作, 并有效形成一套完整的文书档案形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。
(二) 信息化管理。
随着计算机技术的发展, 计算机技术在企业单位的广泛应用, 对提高档案管理现代化水平起着重要作用。企业档案管理的信息化水平直接决定了企业档案管理信息化建设以及信息化的深度和广度。企业文书档案管理工作者可以利用计算机技术建立完整的信息利用系统, 对档案以图、文、声一体化方式进行归档、整理、编目、存储和传输, 以缩小档案的存储空间。把已有的档案目录数字化, 建成目录查询系统, 并根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的种索引、专题资料、文摘等, 使资源共享成为可能。通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来, 实现档案流通全过程自动化管理。通过构建网上档案服务平台, 只要在信息预览允许的条件下, 可以实现集团内部资源随时查阅与利用, 为大家提供有利的条件。
(三) 一体化管理。
所谓文档一体化, 就是根据文件运动周期理论, 把以完成的文件管理和项目档案管理纳入一个统一的系统之内, 按照统一的要求, 建立起密切的联系, 使之相互促进, 协调发展。从文件材料的形成开始, 就按档案管理的要求去做, 以确保以完成文件的案卷质量。文档管理一体化对做好企业文书档案管理起着重要作用, 它使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全, 便于文档超前控制, 提高信息检索效率, 有助于科学决策, 提高行政效率, 有利于人、财、物的合理利用, 是今后文书档案管理发展的趋势。为此, 在现代文书档案管理中要实现电子文件与纸质文件同时归档, 即具有相同内容的纸质档案和电子档案一并保存的双套制做法, 使其相互补充, 共同促进文书档案管理的现代化发展。
三、营造企业文书档案管理良好环境
良好的外部环境是加强企业文书档案管理的重要条件。因此, 企业应依据《档案法》、《档案法实施办法》和企业档案管理的需要, 建立适应的档案工作机构, 档案领导机构依法行使职能, 解决档案工作有关的人、财、物等问题。为此, 企业必须加大对《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的的宣传贯彻执行力度。企业要经常性地利用橱窗、板报、标语、内部刊物等形式积极宣传《档案法》, 并把《档案法》印成小册子下发到基层各单位、机关科室。通过深入普法, 形成依法治档的氛围, 真正把档案工作置于法律的监督之下, 纳入企业管理和年度计划当中。每年的工作报告都把档案管理工作目标纳入企业发展规划档案工作年度计划中;制定档案管理规章制度, 并进行明确的分工, 形成档案管理工作相关部门职责制和有关人员岗位责任制, 根除“人治”现象, 为企业档案工作健康发展创造良好的外部环境。
摘要：档案管理的现代化是提高档案管理水平的有效途径和发展方向。企业文书档案是企业档案的一个重要组成部分, 因此必须加强企业文书档案管理, 使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势。为此, 要从规范化与标准化、信息化和一体化三个方面加强管理。
文书档案分类的一般方法 篇8
一、年度分类法
就是根据形成和处理文件的年度，将全宗内的文书档案分成各个类别。它以时间为标准，按年度设类，将全部文书档案逐年分开。
运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将其归入相应的年度类别，这是保证分类质量的关键。在实际分类工作中，应注意以下几种情况：
一是在实际社会活动中，不仅有通用的公历年度，一些特殊行业和部门由于工作性质和特点的需要，在工作上使用与公历年度不同的“专业年度”，如教育部门使用的“教学年度”一般是从每年的9月1日到次年的8月31日，类似的情况还有会计部门的“会计年度”、粮食部门的“粮食年度”等。这些特殊部门的档案在采取年度分类法时，应该从单位的实际情况出发，按照“专门年度”进行分类。
二是某些文件上有几种日期，如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等，这些日期有时还不属于同一年度。在这种情况下，要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。
三是一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件的具体情况，采取适宜的办法考证和判定文件的准确或近似的日期，并将其妥善归类。
二、組织机构分类法
就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
采用组织机构分类方法应具备一定的条件：第一，立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位，不宜采用这种方法。第二，立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况，并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责，其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三，立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记，如收文章、发文号等。
组织机构分类法的类别设置，一般是以立档单位内第一层组织机构分类，需要时也可以分到第二层组织机构，往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等，采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定，把领导机构、综合机构排在前面。如果一份文件同时涉及几个机构或部门，应按立档单位内部的统一规定划定归属，如几个部门联合办理的文件应归入主办单位。
三、问题分类法
就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准，按文件所涉及的问题(事由)分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类，销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。
这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确，各个同级类目应当互相排斥，并按文件的主要内容进行归类。因此，相对而言，这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。
为确保每份文件都能正确归类，使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时，要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务，并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎，否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目；四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件；五是若一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类别。
文书档案的整理方法 篇9
文书档案的整理方法
一、概念
文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。
归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤
1、归档文件规范整理基本要求
归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
2、归档文件规范整理基本步骤
归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。
三、归档文件的整理方法
1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收；
二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收；
五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收； 六是常规性的文件材料，要逐项收； 七是在机构人员变动时，要提前收； 八是结合年终检查，集中收； 九是年末立卷需要全面收；
十是在立卷过程中，发现不全要反复收。
那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。机关应归档的文件材料：
（1）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。
（2）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。（4）下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。
强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。机关不应归档的文件材料：
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
2、装订
（1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。（2）文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。
3、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。分类方案的设置：
一般机关按“—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。
如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定： 永久保管的文书档案主要包括：
（1）本机关制定的法规政策性文件材料；
（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：
（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；
（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（9）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。
4、排列
（1）盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。一件文件的排列顺序：
发文与定稿为一件，发文在前；
收文处理签和文件为一件，收文处理签在前； 正件与附件为一件，正件在前； 请示与批复为一件，批复在前；
转发件与被转发件为一件，转发件在前； 原件与复制件为一件，复制件在前； 无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。
（2）档案盒上架排列。按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按—类别—保管期限或—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。
5、编号
（1）档号的编制。由全宗号—号—类别号—保管期限—件号组成。
在编制档号时，注意五点：
①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。②号是指归档文件形成的。
③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。
⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。
档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。(2)、页数的编制：
页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。（3）归档章的编制
归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。归档章规范式样
规格：16＊45mm（全宗号）
（）
（室编件号）(机构或问题）
（保管期限）