文书处理与档案管理

文书处理与档案管理（共9篇）

文书处理与档案管理 篇1

文书工作是档案管理工作的基础, 档案工作是文书工作的延伸和发展, 其水平的高低影响着档案资料的完整性和质量。文、档配合对档案的发展和案卷质量提高有着重要的推进作用。

1 文书档案的特点

文书档案侧重于收集、保存资料。无论对人、事, 都要求实事求是的立档, 提高档案使用价值。文书档案管理主要以本机关职能活动中形成的业务文件材料;本机关召开会议、举办活动等形成的文件材料;本机关人事管理工作形成的材料;本机关事务管理文件材料;本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示和一般性工作报告、总结、统计报表等;上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料;上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料等文件为存档管理对象。管理手段主要是载体记录, 并分门别类地存放在档案室中, 强调资料的安全性和完整性。

文书处理工作是与文书档案直接产生关系的, 如把收集文件作为整个档案工作的起点, 那么文书处理则是档案工作的基础。包括登记、传阅、催办、承办、督办以及文件的收集、整理、立卷和归档。而档案工作是在文书工作的基础上, 对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。如果文书处理部门的工作过硬, 从文件材料形成到立卷归档, 都有一套规章制度, 那么档案材料的收集来源、完整齐全的问题就有了可靠的保证。

文书档案内容丰富, 载体多种多样。它是单位工作各方面的真实写照, 涉及行政管理、党群管理、科技档案等方面, 形成了各式各样的档案内容, 文书档案包括单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”, 签订的合同、协议等, 这些形成了档案的广泛性。

2 文书和档案的关系

文书处理是档案的基础, 二者紧密相联。档案的前身是文件, 档案是文件的归属;文件是本原, 档案是精髓。总之, 档案是由文件演化过来的, 是一个有机联系的整体, 是文件管理过程中的不同管理模式。

档案是实践工作中的历史记载, 是实践工作中的自然产物。档案工作与文书工作间的关系可以从档案形成的规律中来看, 它们是各有分工、不尽相同的两个范畴, 而这各有分工的两个不同体, 在工作中却是互相配合、共同提高、紧密相联的。

3 文书工作与文书档案管理的作用

文书工作与档案管理有着不同的工作任务和工作对象, 是密不可分的两个环节, 二者是相互衔接、相互联系的两个流程, 文书工作是机关工作的纽带, 起着承上启下、联系内外、互相协调、运转自如、政令畅通的作用, 对于推动机关工作, 提高工作效率和质量具有重要作用。同时, 文书工作对档案的形成质量和国家档案事业建设具有重要的、直接的影响。

做好文书档案的管理, 首先要做好材料的收集、整理、立卷、归档工作。文书档案收集工作, 着重收集能够揭示一个单位发展阶段的资料, 为开展实际工作和科学研究服务提供参考信息, 切实发挥档案部门在经济社会发展中的参谋依据作用, 加强文书档案资料的全面收集, 确保收集文件材料的完整性和系统性。文书档案管理工作, 要时刻注意档案整理工作, 实现文书、档案工作一体化。严把文件材料的质量关, 做好文书工作与档案工作的规范衔接, 为立卷归档工作打下坚实的基础。健全规章制度, 不断增强档案管理意识, 进一步完善必要的档案工作制度, 落实责任制, 为档案的收集、整理、保管等制定一系列有效办法和制度, 及时收集原始档案, 并理顺归档程序, 防止档案的散失, 为日后提供利用打好基础。

4 档案的保管与利用

档案作为历史的真实记录, 是国家的宝贵财富, 这就要求我们文书处理工作同档案工作要尽可能地减少损坏, 努力克服损毁文件档案的各种因素, 维护档案程序化的完整性和安全性, 有利于档案的管理和利用。要按不同价值确定不同保管年度, 我们对档案要精选, 严格甄别各类材料, 努力保管好各类档案, 只有把档案管好, 才能延长其寿命。如果保管不好, 就会造成无法弥补的损失。中央、国务院和国家档案局办公厅历来都很重视档案工作, 为了杜绝一些影响档案寿命事情的发生, 特对不符合存档标准的文书一不盖章, 二不下发, 三不立卷, 减少档案的质量问题, 延长其寿命, 维护其安全。

文书处理工作对档案工作的收集、整理、鉴定和保管有多方面影响, 可以说, 文书工作直接影响档案的完整性、质量优劣和寿命长短, 而这些问题恰恰都关系到档案的利用工作。文件是机关工作中一项不可缺少的重要日常性工作, 是开展各种业务活动而形成的, 因此, 从一定意义上说, 文书工作不仅直接影响文件的质量, 而且也影响档案的质量。所以, 从事文书工作的人员, 应提高自己的综合素质, 掌握文书工作所需的知识, 树立文书工作的意识, 做好文书档案管理工作。

5 文书档案管理的重要意义

文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以, 要充分认识到文书档案管理工作的重要性, 特别是在新时期、新形势下, 管好、用好文书档案, 对资源开发起着重要的作用。一方面, 文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真凭实据, 具有一定的法律效用, 不同于其他文献。另一方面, 文书档案具有参考作用。文书档案作为一种历史记录, 不仅具备凭证作用, 同样也具有广泛的参考作用。因此, 文书档案不仅真实地记录和反映了社会实践活动的浓度, 而且也反映了实践活动的广度, 搞好档案管理不但能直接推动文书档案工作, 也为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。

摘要：文书处理是档案的基础, 二者紧密相联, 档案工作随着文书处理工作产生, 文、档工作对档案管理的提高和发展案卷质量有着很重要的推动作用, 为此, 探讨档案管理同文书处理的关系, 对管好文书、档案工作, 具有很重要的意义。

关键词：文书处理,档案,关系

文书处理与档案管理 篇2

一、请示的知识提要

1.**请示与报告的相同之处在于都是（B）文种。

Ａ、平行文种

Ｂ、上行文种

Ｃ、下行文种

Ｄ、上、下行文种 2.**（B）必须在事前行文，不能“先斩后奏” Ａ、报告

Ｂ、请示

Ｃ、计划

Ｄ、决定 3.**向有关主管部门请求批准的公文，用（C）

Ａ、请示报告

Ｂ、通报

Ｃ、请示

Ｄ、报告

4.**请示一般只能写一个主送单位，如果需要同时报送另一个上级机关，可以用（D）Ａ、报告的形式

Ｂ、请示报告的形式

Ｃ、抄报的形式

Ｄ、抄送的形式 5.**国家物价局建议调整粮油的价格，向国务院行文，应用（B）Ａ、报告

Ｂ、请示

Ｃ、函

Ｄ、通报 6.**下面不属于请示特点表述的是（D）A.行文的超前性

Ｂ、明显的时效性

B.结果的期复性

Ｄ、内容的纪实性

(单一)7.**下面表述中，不正确的是（C）A.请示获准之前，不得抄送下级机关

Ｂ、请示不能多头主送 Ｃ、报告不能“先斩后奏”

(请示)Ｄ、请示必须一文一事

8、**请示可以直接送领导者个人。F

9、**请示必须是属于本机关职权范围内无法解决的困难与问题。T

10、**请示发出后，上级机关无论同意与否，都有责任答复。T

11、**请示获准之前，不得抄送下级机关。T

12、**请示要严格按照隶属关系逐级行文，不能多头主送。T

13、**请示与报告都必须在事前行文，不能“先斩后奏”。F（报告事前，事中事后）

二、请示的写作要求

1、**关于请示正文的写法，下列理解不正确的是（B）

Ａ、开头阐述请示的理由要充足，依据要充分，显示出请示事项的可能性

Ｂ、请示起因要强调这是必须办理而本单位又无权处理的事项

（需要，具备条件需上级）

Ｃ、请示事项要具体、明确，便于上级决策、判断

Ｄ、结尾要使用“以上请示当否，请批复”等习惯用语

2、** “请示”通常采用的标题形式是（D）

Ａ、发文单位加文种

Ｂ、只用文种

Ｃ、发文单位加事由

Ｄ、事由加文种

3、**XX乡人民政府拟新建希望小学，需向上级主管部门行文请求拨款，行文时应使用的标题是（C）

Ａ、关于新建希望小学的请示

Ｂ、关于拨款新建希望小学的请示

Ｃ、XX乡人民政府关于拨款新建希望小学的请示

Ｄ、XX乡人民政府请求拨款新建希望小学的请示

4、**向上级机关请示问题应坚持（A）的原则。

Ａ、一文一事

Ｂ、一文数事

Ｃ、数文一事

Ｄ、在“报告”中包含请示事项

5、**请示通常用（D）语句作为结尾

Ａ、无论如何，望批准

Ｂ、以上意见，请予以考虑 Ｃ、以上请示如有不当，请批复

Ｄ、以上请示当否，请批复

三、报告的知识提要

1.**关于报告的特点，下列不正确的是（D）

Ａ、语言表达概括性强

Ｂ、内容安排纪实性强

Ｃ、材料选择灵活性强

Ｄ、严格执行一文一事制度 2.**关于请示与报告的区别，下列表述不正确的是（D）

Ａ、请示必须事前行文，报告可以事前，也可以事中或事后

Ｂ、请示内容单一，一文一事，报告可以一文多事

Ｃ、请示的目的是为了批复，报告的目的旨在单向反馈信息

Ｄ、请示的标题、上款、正文和落款缺一不可，报告不强求一律 3.**下面叙述正确的是（D）

Ａ、报告和请示都需要答复

Ｂ、报告和请示都无需答复

Ｃ、请示无需答复，报告需要答复

Ｄ、请示需要答复，报告无需答复 4.**以直接的上级机关为主送机关的文种是（C）Ａ、决定

Ｂ、决议

Ｃ、报告

Ｄ、公告 5.**关于报告的特点，下面概括不正确的是（D）

Ａ、语言表达概括性强

Ｂ、内容安排记实性强

Ｃ、材料选择灵活性强

Ｄ、结果的期望性强(请示)

6、**请示要求上级机关批复，报告则不需要上级机关批复。T

7、**在社会组织的行文实践中，报告的使用频率最高。F

(通知)

8、**XX省人民政府关于申请XX风景区列为国家重点风景名胜区的报告（给国务院）。F（请示，申请去掉）

四、报告的写作要求

1、**在《XX省公安厅关于做好春节期间治安工作的报告》这一公文标题中，“关于做好春节期间治安工作”是（B）

Ａ、主要内容

Ｂ、事由

Ｃ、发文机关

Ｄ、文种

2、**报告的结尾习惯用语是（A）

Ａ、请审阅

Ｂ、请批准

Ｃ、请批示

Ｄ、请批复

3、**通常用“特此报告，请审阅”作为结尾的公文是（D）Ａ、请示

Ｂ、通知

Ｃ、函

Ｄ、报告

4、**报告中不得夹带请示事项。T

5、**报告的内容具有很强的纪实性，要完全根据实际情况具实禀报，不能无中生有。T

6、**报告必须遵循一文一事的原则。F

(请示)

7、**报告常用这样的语句结尾：“以上报告当否，请批示”。F

五、通知的知识提要

1、**下列不属于通知涉及内容的是（B）

Ａ、下达指标，部署工作

Ｂ、转发上级、同级、下级机关的公文

Ｃ、公布应当遵守或周知的事项（通告）Ｄ、任免聘用干部，召集会议

2、**通知与通报都属（A）文种。

Ａ、告知性

Ｂ、合约

Ｃ、决策性

Ｄ、契约

3、**在各单位的对外发文中使用频率最高、应用范围最广的是（D）Ａ、请示

Ｂ、报告

Ｃ、函

Ｄ、通知

4、**用于传达领导机关的指示精神，部署任务以及要求下级机关执行的通知是（A）Ａ、指示性通知

Ｂ、规定性通知

Ｃ、知照性通知

Ｄ、批转性通知

5、**发布各级行政领导机关制定的行政法规和规章，用（A）Ａ、通知

Ｂ、命令

Ｃ、通告

Ｄ、指示

6、**XX省人民政府向所属县、市人民政府下发《财政部关于严格控制各级行政机关和事业单位发放奖金的紧急通知》，应用（D）

Ａ、指示性通知

Ｂ、发布性通知

Ｃ、批转性通知

Ｄ、转发性通知

7、**关于通知特点的表述，下面不正确的是（B）Ａ、广泛的应用性

Ｂ、结果的期复性 Ｃ、主题的单纯性

Ｄ、内容的时效性

8、**公文中行文方向不定的文种是（C）

Ａ、批复

Ｂ、请示

Ｃ、通知

Ｄ、通告

9、**任免和聘用干部应用（A）行文。

Ａ、通知

Ｂ、合同

Ｃ、函

Ｄ、命令

10、**用于要求有关单位周知的临时活动或一般事项的通知是（C）

Ａ、指示性通知

Ｂ、规定性通知

Ｃ、知照性通知

Ｄ、批转通知

11、**知照性通知用于对某些方面的工作制定政策措施，提出贯彻落实的规范和要求。F(规定性)

12、**从行文主体来说，各级各类机关、单位及社会团体都可以使用通知行文。T

13、**从行文关系来看，通知用于上行文、下行文和平行文均可。F

14、**专门用于任免干部和聘用有关人员的通知称为发布性通知。F(聘任通知)

15、**通知不能主送同级机关。F（下行文和平行文）

六、通知的写作要求

1.**通知正文主体部分的写法不正确的是（A）Ａ、会议通知的所有问题都要在正文中说明

Ｂ、告知性通知要写清楚何时、何地、何事、如何办理等

Ｃ、指示性通知主要写对某项工作的意见指示、决定安排等

Ｄ、批转性通知对所有颁发、转发的文件表明态度

2.**以下四个标题中，正确的是（C）（发文机关不明确）Ａ、XX市关于召开治理“三乱”工作会议的通知

Ｂ、XX市关于召开“三乱”工作会议的通知

Ｃ、XX市人民政府关于召开治理“三乱”工作会议的通知

Ｄ、XX市关于召开治理“三乱”会议的通知 3.**关于通知的表述，下面不正确的是（D）

Ａ、适用范围而最广

Ｂ、在文字表达上要准确简练

Ｃ、使用频率最高

Ｄ、上行文、下行文和平行文均可使用

(下行，平行)

4、**通知具有主题单一的特点，恪守一文一事的原则。T

5、**通知的撰写，要求层次分明，条理清晰，在文字表达上要求准确简练，不生歧义。T

七、通报的知识提要

1、**制发（C）的主要目的是进行宣传教育、沟通信息，树立良好的社会风气。Ａ、报告

Ｂ、通知

Ｃ、通报

Ｄ、总结

2、**关于通报的特点，下列表述不正确的是（D）Ａ、告知广泛

Ｂ、客观真实

Ｃ、正面引导

Ｄ、灵活性强

（简报）

3、**关于通报的特点，下面概括不正确的是（A）

Ａ、行文超前

Ｂ、告知广泛

Ｃ、客观真实

Ｄ、正面引导

4、**表彰突发事件中的好人好事用（A）

Ａ、表彰性通报

Ｂ、批评性通报 Ｃ、情况性通报

Ｄ、宣传性通报

5、**一切社会组织都可以使用通报。T

6、**通报的内容均是实际工作中已经发生的真实情况，具有事实上的准确性。T

7、**表彰性通报主要用于表彰突发事件中的好人好事。T

8、**XX省人民政府关于XX煤矿重大事故的通知。F（情况通报）

八、通报的写作要求

1.**关于通报的概括，下面不正确的是（C）

Ａ、一切社会组织都可以使用

Ｂ、内容具有事实上的准确性 Ｃ、所涉及的人物或事件具有普遍性（典型性）Ｄ、语言必须恰如其分 2.**下列文种中，可以不标写主送机关的是（D）Ａ、请示

Ｂ、报告

Ｃ、批复

Ｄ、通报

3、**通报所涉及的人物或事件具有普遍性。F（典型性）

4、**通报的语言必须恰如其分，对事实的分析和评价要实事求是，合情合理，讲究分寸。T

九、批复的知识要点

1、**下面不属于批复特点表述的是（D）

Ａ、指示性

Ｂ、针对性

Ｃ、结论性

Ｄ、真实性

2、**批复是上级机关专门针对下级机关的（B）的行文 Ａ、报告

Ｂ、请示

Ｃ、函

Ｄ、意见

3、**一般而言，（A）具有“一锤定音”的性质 Ａ、批复

Ｂ、报告

Ｃ、意见

Ｄ、函

4、**上级对下级请示的事项作出明确表态后，还针对批复所涉及的事项或问题进一步给予具体指示的批复是（B）

Ａ、表态式批复 Ｂ、阐发式批复 Ｃ、解答性批复 Ｄ、否定性批复

5、**批复是领导机关专门针对下级请示的行文。T

6、**一般而言，批复具有“一锤定音”的性质。T

7、**批复具有较强的约束力，下级机关必须遵照执行。T

十、批复的写作要求

1、**关于批复的结构和写法，下列不正确的是（D）Ａ、批复的结构通常分四部分

Ｂ、标题部分通常包括发文机关、事由和文种，但有的也包括受文机关

Ｃ、正文开头要引述下级来文日期、文号和标题，作为批复的起因

Ｄ、结尾要使用“经研究批复如下”等习惯用语

一文一复(特此批复)

2、**在下面的批复表态语中，正确的表达是（C）Ａ、“似属可行”

Ｂ、“酌情办理”

Ｃ、“同意”

Ｄ、“最好选择”

3、**下列批复的标题，正确的是（B）Ａ、《国务院实行城镇职工基本医疗保险个人帐户过渡性补助的批复》

关于

Ｂ、《国务院关于同意实行城镇职工基本医疗保险个人帐户过渡性补助的批复》

Ｃ、《国务院关于同意实行城镇职工基本医疗保险个人帐户过渡性补助的批示》

批复

Ｄ、《国务院同意实行城镇职工基本医疗保险个人帐户过渡性补助的批复》关于

4、**关于批复的写作要求，下面概括不正确的是（D）Ａ、行文要非常慎重

Ｂ、态度应当鲜明

Ｃ、要一文一复

Ｄ、主要采取记叙方式

（报告）

5、**撰写批复，开头应写明（D）

Ａ、上级机关的指示

Ｂ、国家的有关法规 Ｃ、下级机关的工作简况

Ｄ、所针对的请示与标题

6、**下列词语中，比较多地出现在“批复”这一文种中的是（A）Ａ、悉

(收悉)Ｂ、业经

Ｃ、兹派

Ｄ、当否，请批示

7、**可以把针对几件请示的批复意见集中写在一则批复中。F(批转性通知)

8、**批复作为一种指示性和结论性意见，切忌含糊其辞，模棱两可。T批复

9、**当批复意见涉及许多下级单位时，上级机关应该以阐发式批复的方式行文。（(解答式批复

十一、公函的知识提要

1、**（B）适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、向有关部门批准等。Ａ、请示

Ｂ、函

Ｃ、报告

Ｄ、通报

2、**下列公文中，（D）属于典型的平行文种。Ａ、请示

Ｂ、通知

Ｃ、报告

Ｄ、公函

3、**关于公函的特点，下面概括不正确的是（D）Ａ、适用范围广泛

Ｂ、内容单纯具体

Ｃ、文字表达简练

Ｄ、行文格式灵活(规范)

4、**中国人民解放军某省军区向该省各市、县人民政府行文，应用（C）Ａ、命令

Ｂ、通知

Ｃ、函（不相隶属）

Ｄ、决定

5、**某税务局告知征收年度税款的有关事项，其所选用的公文文种应是（D）Ａ、请示

Ｂ、请示报告

Ｃ、报告

Ｄ、函（不相隶属）

6、**某省教育厅向该省财政厅申请增拨X项经费。其所选用的公文文种应是（D）Ａ、请示

Ｂ、请示报告

Ｃ、报告

Ｄ、函（不相隶属）

7、**市教育局行文请求市财政局增拨教育经费，应该使用的文种是（B）Ａ、请示

Ｂ、函（不相隶属）Ｃ、报告

Ｄ、通知

8、**无论平行或不相隶属的机关之间相互往来公文，不受级别限制都可以用函行文。T

9、**用于批准有关机关的请求事项的函是答复函。F(批准函)

10、**请求函旨在向专门职能部门请求批准。T

11、**某区政府办公室关于我区企事业单位机构设置情况的复函（给市政府办公室）。F（请示）

12、**某厂关于给技术革新能手XX同志晋升两级工资的请示函。F（不知道给谁，给上级请示或表彰性通报）

13、**某县教育局行文请求县财政局增拨希望工程资金，应该使用的文种是函。T

14、**某集团公司拟行文到某大学了解本公司员工的进修情况，应该使用函行文。T

15、**在一定情况下，函可以用“请示”代替。F

16、**请求批准的函用批复作答。F(答复函)平行

17、**省教育厅拟撰文请省人事厅同意该厅XXX等5人为工作人员，应该用函这一文种。T

(平级)

十二、公函的写作要求

1、**来函收悉。关于征地的有关（D），请速与XX市人民政府联系解决。Ａ、事情

Ｂ、事务

Ｃ、事实

Ｄ、事宜

2、**下列词语哪些可以用在平行文的结尾？（B）

Ａ、当否，请批准

Ｂ、请研究函复

Ｃ、特此批复

Ｄ、特此公告

3、**关于函的表述，下面不正确的是（D）

Ａ、应遵循一文一事原则

Ｂ、行文不受级别限制

Ｃ、常用“请予大力支持”等语句结尾 Ｄ、具有较强的约束力(平级)

4、**函的内容遵循一文一事的原则，不能一文多事。T

5、**函常用这样的语句结尾：“以上事宜，请即函告”。T

6、**函的语言表达非常讲究，必须礼貌、得体、尊重对方，一般不用“必须”“注意”等指示性语言。T

十三、会议纪要的知识提要

1、**关于会议记要的特点，下列概括不正确的是（B）

Ａ、具有较强的提要性

Ｂ、具有宣传教育的意义(通报)Ｃ、具有决议的性质

Ｄ、具有存案备查的作用

2、**协议性会议纪要常用于（A）

Ａ、联席办公会

（双边，多边）Ｂ、专业会议

Ｃ、学术研讨会

Ｄ、领导办公会

3、**可以作为附件随文对外发布的是（D）

Ａ、会议记录（内部）

Ｂ、请示

Ｃ、报告

Ｄ、会议纪要

4、**会议纪要须经会议通过方能发布。F(领导签发)

5、**会议纪要（约束力）与会议记录（原始凭证）写法不同，但作用是相同的。F

十四、会议纪要的写作要求

1、**根据会议的内容和形式，会议纪要可以有不同的写法，以下不正确的是（C）Ａ、重点是反映会议概况，包括背景、议题、议程结果和评价等

Ｂ、概括提炼会议上具有代表性的发言，按某种顺序排列

Ｃ、遵循真实的原则，把会议发言和议定事项逐一转述

（会议记录）Ｄ、根据会议宗旨，把会议内容分门别类加以整理

2、**（B）是会议纪要的核心部分。

Ａ、会议概况

(开头)Ｂ、会议主要精神

Ｃ、会议名称

Ｄ、结尾部分

3、**下列文种中，可以省略公章的文种是（D）Ａ、函

Ｂ、通报

Ｃ、报告

Ｄ、会议纪要

4、**关于会议纪要的表述，下面不正确的是（C）Ａ、不必安排结尾

Ｂ、撰写时不能掺杂笔者的个人见解

Ｃ、具有原始记录性（会议记录）

Ｄ、要抓住与会者达成的公识来撰写

5、**关于会议纪要的写作要求，下面表述不正确的是（D）

Ａ、忠实于会议内容 Ｂ、注意表达的逻辑性与条理性 Ｃ、掌握提炼结论的要领 Ｄ、不可以使用第三人称（使用

6、**编写会议纪要关键是要抓住与会者达成的共识和议定事项。T

7、**会议纪要的格式分为版头、主体和文尾三大部分。T

8、**会议纪要主体包括会议概况和会议主要精神两个部分。T

9、**会议主要精神多数用“与会代表一致认为„„”等语句来概括说明。T

10、**一般说来，会议纪要不必安排结尾。T

11、**撰写会议纪要时不能掺杂执笔者的个人见解。T

12、**尊重会议的精神实质和忠实于会议的实际内容是撰写会议纪要的基本原则。T

13、**会议纪要的文尾主要由发送范围、印制单位、印发日期、印数和主题词等部分构成。F

14、**在研讨性会议纪要中，要完整概括会上一致性意见，对各种不同意见可忽略不写。F(立场不同，意见一一记录)

15、**会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项，具有原始记录性。F会议记录）

16、**十三种公文中，会议纪要是唯一可以省略公章的文种。T

17、**会议纪要可用第三人称叙述，也可用第一人称表达。T 第二章 事务文书

一、简报的知识提要

1、**简报的特点不包括（D）

Ａ、简明扼要 Ｂ、反映及时 Ｃ、行文灵活 Ｄ、行文固定（灵活）

2、**简报的材料要有新意、有特色、有代表性，这是决定简报价值的基础。T

3、** “快”既是简报的特色，更是编写简报的要求。T

二、简报的写作要求

1、**下列选项中，（D）不属于简报的报头。

Ａ、简报名称

Ｂ、期号

Ｃ、编印单位

Ｄ、印发数量

2、**简报期号的左下方是（D）

Ａ、印发日期

Ｂ、印发份数

Ｃ、发送范围

Ｄ、编发单位名称

3、**（B）是简报的核心。

Ａ、报头

Ｂ、报核

Ｃ报尾

Ｄ、成文日期

4、**简报的报尾部分除了发送范围，还有（C）

Ａ、主题词

Ｂ、抄送单位

Ｃ、印刷份数

Ｄ、印刷机关

5、**关于简报的写作要求，下面表述不正确的是（B）

Ａ、内容要实

Ｂ、选材要宽

(严)

Ｃ、表达要简

Ｄ、行文要快

6、**简报报头要标明的内容不包括（B）

Ａ、简报名称

Ｂ、印发份数

（尾）Ｃ、期号

Ｄ、编制日期

7、**简报具有约定俗成的格式，从整体上划分，一般分为报头与报核两部分。（报尾）

三、会议记录的知识提要

1、**下面关于会议记录特点的表述，不正确的是（A）Ａ、具有现实执行效用和约束力（会议纪要）

Ｂ、具有原始和详实的特点

Ｃ、不对外公开

Ｄ、格式由单位自定

2、**一般只在本单位内部使用，不作对外交流，起备忘查询和工作史料作用的文书是（B）Ａ、会议纪要

Ｂ、会议记录

Ｃ、会议简报

Ｄ、会议决议

3、关于会议记录与会议纪要的区别，下面表述不正确的是（D）Ａ、会议记录不属国家法定公文，没有现实执行效用和约束力 Ｂ、会议记录的格式由单位自定，没有规范的格式要求 Ｃ、会议记录不对外公开，只作为档案资料保存 Ｄ、会议记录采用记叙为主，说明为辅的形式，记载和反映会议的主要精神和议定事项（会议纪要）

4、**会议纪要不对外公开，只作为档案资料保存。F(会议记录)

5、**会议记录是与会议同步形成的实录文书，具有原始和详实的特点。T

6、**会议纪录是国家法定公文，具有现实执行效用和约束力。F（会议纪要）

四、会议记录的记录要求

１、**会议记录的标题可以由（C）加文种组成。

Ａ、发文单位

Ｂ、发文事由

Ｃ、会议名称

Ｄ、会议事项 ２、**关于会议记录的记录要求，下面表述不正确的是（B）

Ａ、内容要详 Ｂ、记录事项要精简(全面)Ｃ、记录速度要快 Ｄ、记录线索要清楚

3、**做会议记录时，要准确反映会场气氛，尽可能记下发言者的语气、停顿、感情变化以及会场反应等。T

4、**进行会议记录时不能掺杂记录者的主观见解，但可以保留记录者的语言表达习惯。F（个人）

5、**为了忠实于会议精神，要力争全面记录会议内容，对于与会议主题关系不大的内容也要尽可能完整记录。F

五、大事记的知识提要

1、**关于大事记的特点，下面表述不正确的是（C）

Ａ、记录事项的时序性

Ｂ、记录内容的现实性

Ｃ、记载范围的选择性

（全面性）

Ｄ、保存要求的永久性

2、**时间是大事记的核心要素。F(事项)

六、大事记的编写要求

1、**关于大事记的编写要求，下面表述不正确的是（D）

Ａ、客观准确 Ｂ、条理清晰 Ｃ、大事突出 Ｄ、小事不漏 不记

2、**大事记具有重要的史料价值，可以为编写史志，考察历史积累宝贵的史料。T

3、**大事记具有拾遗补缺的功能，成为本地区、本部门档案材料的重要补充部分。T

4、**大事记具有记录事项的时序性、记录内容的详尽性、记载范围的全面性和保存要求的永久性等基本特点。F（现实性）

七、计划的知识提要

1、**计划的结构大致有两种（A）

Ａ、文章式、图表式

Ｂ、文章式、条款式

Ｃ、绘图式、简洁式

Ｄ、综合式、表格式

2、**关于计划的特点，下面概括不正确的是（B）

Ａ、内容的预见性

Ｂ、目标的长期性

(现实性)Ｃ、措施的可行性

Ｄ、作用的约束性

3、**将计划划分为综合计划与专项计划是属于（C）分类

Ａ、按照内容

Ｂ、按照范围

Ｃ、按照性质

Ｄ、按照时间

4、**编写大事记切忌带有个人的褒贬感情或凭主观想法记叙。T

5、**编写大事记要做到大事突出，要事不漏，琐事尽录，以时系事。F（不录）

6、**计划具有内容的预见性、目标的现实性、措施的可行性、作用的约束性等特点。T

八、计划的编写要求

1、**关于制定计划的要求，下面概括正确的是（D）Ａ、树立全局意识 Ｂ、做好可行性论证 Ｃ、围绕中心工作 Ｄ、ＡＢＣ均正确

2、**计划可分为文章式与图表式，公司企业以使用文章式计划为主。F（图表式）

3、**计划始终围绕本单位的中心和重点工作来制定。T

九、总结的知识提要

1、**（C）是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一段工作的回顾分析和研究，从中找出经验教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。Ａ、调查报告

Ｂ、简报

Ｃ、总结

Ｄ、策划

2、**关于总结的特点，下面概括不正确的是（D）（和群众性）

Ａ、客观性

Ｂ、过程性

Ｃ、理论性

Ｄ、预见性（目标0

十、总结的写作要求

１、**可以使总结的各方面内容反映得比较清楚、集中，条理性很强的总结表述形式是（A）

Ａ、板块式

Ｂ、两段式

Ｃ、阶段式

Ｄ、经验式

2、**关于总结的写作要求，下面概括不正确的是（D）Ａ、实事求是 Ｂ、分清主次

Ｃ、善于运用典型材料 Ｄ、面面俱到（不要）

3、**拟写工作总结要分清主次，抓住重点内容，不要面面俱到。T

4、**对于内容比较单纯和事项比较简单的工作，总结可以采用板块式的表述形式。F（两段式）

第三章

商务文书

一、市场调查报告的知识提要

1、**下面关于市场调查报告特点的概括，不正确的是（C）

A、内容的针对性

B、行文的时效性

C、结论的预见性(预测报告)

D、目标的实现性

2、**按调查范围分，市场调查报告可分为综合性调查报告和（A）A、专题性调查报告

B、市场需求调查报告

C、竞争对手调查报告

D、经营政策调查报告

3、**市场调查报告具有内容的针对性，结论的客观性，行文的时效性等特点。T

二、市场调查报告的撰写要求

1、**（B）是写好市场调查报告的前提和基础

A、坚持实事求是

B、深入调查研究，充分占有材料 C、语言要精确简朴

D、结构要规范

2、**关于市场调查报告的撰写要求，下面表述不正确的是（D）A、深入调查研究

B、坚持实事求是

C、语言精确简朴

D、预测要有科学依据

3、**坚持实事求是是写好市场调查报告的前提和基础。F(深入调查研究，充分占有材料,第一手材料)

三、市场预测报告的知识提要

1、**按预测的范围，市场预测报告分为（A）A、宏观市场预测报告和微观市场预测报告 B、长期、中期、短期预测报告 C定性预测报告和定量预测报告 D、经济活动分析报告

2、**某一经济实体对特定市场商品供需变化情况分析研究的预测报告是（B）A、宏观市场预测报告

B、微观市场调查报告 C、经济活动分析报告

D、可行性研究报告

3、**对两年至五年时间内经济发展前进行预测的时常预测报告属（B）A、长期预测报告

B、中期预测报告

C、短期预测报告

D、暂时预测报告 ##

4、**关于市场预测报告特点，下面概括不正确的是（D）A、内容的预见性

B、目标的针对性

C、信息的时效性

D、结论的客观性

5、**把市场预测报告分为定性市场预测报告和定量预测报告的分类标准是（C）A、按照预测范围分

B、按照预测期分 C、按照预测方法分

D、按照预测结果分

6、**市场预测报告具有内容的针对性、目标的预见性、信息的时效性、依据的科学性等特点F(内容的预见性、目标的针对性)

四、市场预测报告的写作要求

1、**市场预测报告的中心部分是（C）

A、标题

B、前沿

C、正文

D、结尾

2、**关于市场预测报告的协作要求，下面表述不正确的是（D）A、以议论说理为主

B、定量与定性方法相结合 C、选择典型的材料和真实的数据作为预测依据 D、重点围绕必要性进行分析

围绕可行性

3、**采用定量与定性相结合的分析方法是市场预测及撰写预测报告的有效方法。T

4、**在文章体裁上，市场预测报告以议论说理为主，通过论述进行理性分析，得出预测结论。T

五、可行性研究报告的知识提要

1、**下面不属于可行性研究报告特点的是（D）

A、内容的前瞻性

B、行文的论证性

C、成果的阶段性

D、目标的针对性

2、**可行性研究报告的研究内容之一是研究现在和未来一定时期国内外市场对拟建项目需求量的情况，这属于（A）

A、必要性研究

B、可行性研究 C、可靠性研究

D、合理性研究

3、**以拟建项目的环境条件、技术条件、投资条件等为内容的研究是可行性研究报告的（B）A、必要性研究

B、可行性研究

C、可靠性研究

D、合理性研究

4、**可行性研究报告具有内容的现实性、行文的论证性和成果的阶段性等突出特点。F

六、可行性研究报告的写作要求

1、**拟写可行性研究报告时，论证过程应从（A入手 A、必要性

B、可行性

C、可能性

D、合理性

2、**关于可行性研究报告的写作要求，下面表述正确的是（B）A、论述要全面正确

B、分析要客观科学

C、重点要突出，脉络要清楚

D、重点围绕“必要性”进行分析

3、**拟写可行性研究报告时，论证过程应从“必要性”入手，重点围绕“可行性”来分析，最终得出可以转化为“现实性”的结论。T

七、合同的知识提要

1、**订立合同是一个相互协商一致的过程，只有当事人的意思表示一致后，合同条款才能成立。T

2、**欺骗对方及损害公民身心健康的合同，不具有法律效力。T

八、经济合同订立与拟写要求

１、**经济合同的开头一般表述为（A）

Ａ、根据„„，XX方与XX方XX„„为明确双方责任，经充分协商，特订立本合同，以资共同遵守

Ｂ、“你方”、“我方”为明确双方责任，经充分协商，特订立本合同，以资共同遵守

Ｃ、根据„„特订立本合同，以资共同遵守

Ｄ、根据„„，明确双方责任

２、**经济合同最重要的部分是（C）

Ａ、标题

Ｂ、开头

Ｃ、主体

Ｄ、违约责任

３、**合同当事人因过错造成合同不能履行时所承担的经济和法律责任的条款是

（D）Ａ、标题

Ｂ、标的 Ｃ、合同落款

Ｄ、违约责任 ４、**下列符合合同语言要求的一项是（B）

Ａ、甲方要求乙方2004年8月10日前完成全部加工物件

Ｂ、货物包装标准：100千克麻袋装

Ｃ、交货地点：北京

Ｄ、违约责任：乙方不能按期交货，每延期一天，应偿付甲方5%的违约金 ５、**关于经济合同的拟写，下面表述错误的是（C）Ａ、表述要规范 Ｂ、内容要严谨

Ｃ、数字要用汉字小写 阿拉伯

Ｄ、书写要工整清楚 ６、**关于经济合同的拟写与订立，下面表述不正确的是（D）Ａ、符合国家法律法规 Ｂ、遵守公共道德准则

Ｃ、合符平等互利原则 Ｄ、内容要简单明了（内容严谨，准确简洁

7、**经济合同的结构一般由首部、主体、尾部三个部分组成。T

九、招标书的知识提要

1、**招标书是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优越投标人的一种（C）文书 A、综合性

B、主观性

C、告知性

D、预见性

2、**正式招标需要采用一定形式对外发布有关信息，这些形式不包括（A）A、简报

B、广告

C、通知

D、公告

3、**关于招标书的表述，下面不正确的是（B）

A、是一种告知性文书

B、是提供给招标人的备选方案文本(投标人)C、其核心内容是招标项目

D、中标和签订合同要以招标书为凭证

4、**正式招标通常采用广告的形式对外发布有关信息。F(广告，通知，公告）

十、招标书的撰写要求

1、**关于撰写招标书的基本要求，下面表述正确的是（D）

A、遵循技术规范，语言表达要准确

B、内容要周密严谨，重点要明确 C、注意法律的禁止性规定

D、ABC均正确

2、**招标项目是招标书的核心内容。T

3、**任何超越或违反《招标投标法》规定的做法都将导致招标文件无效。T

十一、投标书的知识提要

1、**投标书是提供给招标人的备选（B）的文本 A、说明

B、方案

C、标函

D、公告

2、**投标书也称（B）

A、方案

B、标函

C、项目

D、计划书

3、**投标人按照招标书提出的条件要求，向招标人提出承包某业务项目愿望时使用的文书是（C）

A、招标书

B、协议书

C、投标书

D、基本建设筹备方案

4、**因不符合投标手续而失效的投标书属于废标。T

5、**投标书是投标人向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案。T

6、**招标书是招标人利用投标者之间竞争从而达到优选招标人的一种告知性文书。F

投标书

十二、撰写投标书的注意事项

1、**关于投标书的撰写，下面表述不正确的是（A）A、内容简洁明确

（明确）

B、注重时效 C、明确招标要求

D、避免废标

2、**中标和签订合同要以投标书为凭据。F 招标

十三、贺信(电)的知识提要

1、**贺信可以用来（D Ａ、邀请对方

Ｂ、向对方表示慰问

Ｃ、表达自己的感激之情

Ｄ、祝贺、赞颂对方

２、**下列选项中，不属于贺信（电）作用的是（D）

Ａ、增进了解

Ｂ、加深友谊

Ｃ、促进合作

Ｄ、展示实力 ３、**下列选项中，不能作为会议入场或报到凭证的是（B）

Ａ、通知

Ｂ、贺信

Ｃ、邀请函

Ｄ、请柬 ４、**典型的公关礼仪致词不包括（A）

Ａ、贺信 Ｂ、答谢词 Ｃ、祝酒词 Ｄ、欢迎词

5、**接收贺信的最好时机是祝贺之事到来的前一周。F

(前一天，活动当天)

6、**贺信（电）不仅可以表示祝贺，还可以表达赞颂。T

7、**贺信（电）针对的是重大事项，所以有关节日、婚礼、寿辰等事项不能用这种文 F(喜庆)

8、**贺信（电）和祝贺词都是用来在现场祝贺对方的，前者只是后者的简称。F

十四、贺信(电)的写作要求

１、**以下关于“贺信”标题的写法中，不正确的是（B）Ａ、只写“贺信”

Ｂ、不设标题

Ｃ、“给XX公司的贺信”

Ｄ、“宏远公司致贺XX公司”

２、**贺信（电）的正文结尾是（C）

Ａ、问候语

Ｂ、致敬语

Ｃ、祝贺、鼓励和希望的内容

Ｄ、贺信的专门用语

３、**贺信（电）正文的内容不包括（A）

Ａ、标题 Ｂ、祝贺之由 Ｃ、祝贺之情 Ｄ、祝贺的意义 ４、**关于贺信的写作要求，下面表述不正确的是（D）

Ａ、主题集中，一文一事 Ｂ、感情充沛，鼓舞人心

Ｃ、言辞精练，风格儒雅 Ｄ、时间要早，以表诚意(掌握时机，恰逢其时)

5、**按照常规，在贺信正文的左下方写发函（发电报）公司名称或领导人姓名。F 右

十五、邀请函的知识提要

1、**一次重大的会议即将召开，需要拟写一份文书请有关人员出席，不可以使用（A）行文

Ａ、会议简报

Ｂ、邀请信

Ｃ、请柬

Ｄ、会议通知

2、**下面哪一种说法是对的？（A）

Ａ、邀请信的使用范围比请柬广泛

Ｂ、请柬的使用范围比邀请书广泛

Ｃ、邀请书在任何情况下都可以用请柬代替

Ｄ、庄重的场合使用邀请书，显得更为正式

3、**从体现企业形象看，采用邀请函比用当面、电话等口头方式来邀请更为正式与庄重。T

4、**如果邀请外宾夫妇参加宴会，一定要邀请夫妇二人同时莅临，不能只邀请一位参加。T

十六、邀请函的写作要求

１、**邀请函的结尾一般都使用期盼敬语，下面敬语中，不够妥当的是（B）Ａ、届时恭请光临

Ｂ、请准时出席

Ｃ、敬候赐复

Ｄ、敬请莅临指导 ２、**邀请信的正文不包括（B）

Ａ、信首问候语

Ｂ、导语

Ｃ、主体

Ｄ、信末问候语

3、**邀请函的结尾常使用期盼敬语，如果希望对方回复还需注明“敬请赐复”等。T

4、**邀请函的结尾通常使用“届时恭请光临”、“敬请莅临指导”等到期盼敬语。T

5、**以单位名义发出的邀请信，在称谓处也一定要对应写单位名称，不能写领导者个人。F（6、**邀请信的末尾一定要写落款和成文日期。T

十七、欢迎词与欢送词的应用与写作知识

１、**下列对于欢迎词的理解，错误的是（A）Ａ、是一种应酬性讲话，不必认真

Ｂ、要尊重对方的风俗和习惯

Ｃ、要使用敬语

Ｄ、篇幅要简短，措辞要得体 ２、**欢迎词与欢送词的结构不包括（B）(标题, 称谓, 正文,落款)Ａ、标题 Ｂ、致敬用语 Ｃ、正文 Ｄ、称谓

3、**关于欢迎词与欢送词的写作要求，下面表述不正确的是（D）Ａ、互相尊重，讲究礼貌 Ｂ、真情实意，切时切景

Ｃ、措辞慎重，注意策略 Ｄ、内容详尽，富有感染力(篇幅要简短)

4、**欢迎词与欢送词主要应用在特定和较隆重的礼仪场合。T

十八、答谢词与祝酒词的写作知识

１、**答谢词的结构由标题、称谓、主体和（D）等组成

Ａ、祝愿用语 Ｂ、落款 Ｃ、日期 Ｄ、ＡＢＣ均是 ２、**祝酒词的结构和（A）基本相同

Ａ、答谢词 Ｂ、欢迎词 Ｃ、欢送词 Ｄ、贺词

3、**祝酒词的结构与答谢词基本相同。T

4、**欢迎词、欢送词、答谢词和祝酒词都属于典型的公关礼仪致词。（对）T

十九、请柬及其特点

１、**下列文种中，不需要写祝颂语的是（C）Ａ、开幕词

Ｂ、祝词

Ｃ、请柬

Ｄ、欢迎词

２、**下列文种中可以作为入场或者报到凭证的是（B）Ａ、欢迎词

Ｂ、请柬

Ｃ、祝词

Ｄ、开幕词 ３、**下面哪一种说法是错误的？（D）

Ａ、请柬比邀请信更庄重

Ｂ、请柬的内容比邀请信简约

Ｃ、一般会议用会议通知比用请柬更合适

Ｄ、请柬应该配合会议通知使用 如：婚姻请柬

4、**与邀请函相比，请柬的使用范围更广，内容更具体，信息量更大。F(调转)

5、**请柬具有告知性、礼节性的特点。T

6、**请柬经常作为正式邀请宾客出席会议、庆典、展览、宴请活动的媒介，起到礼议活动的通知书作用。T

7、**请柬在比较庄重的场合才使用，所以不可以用在婚礼等私人场合。F 可以

二十、拟写请柬的注意事项

１、**下列对于请柬的理解,错误的是（C Ａ、请柬的正文要交代清楚活动的时间、地点和内容

Ｂ、请柬具有庄重通知、盛情邀请的作用

Ｃ、请柬送达的时间越早越好

提前一周

Ｄ、请柬的发送可派专人送达也可以通过邮局邮寄

2、**请柬的基本结构由称谓、正文、落款、日期组成。F（标题，称谓、正文、落款、日期）

3、**请柬一般是已经印制好的，标题就写“请柬”二字，加上事由的标题一般比较少。T

文书处理与档案管理 篇3

一、文书处理

文书处理是唐代档案管理制度的基础和首要环节, 在中央, 文书处理大致上由中书舍人负责进行, 全面管理并执行诏旨制敕、玺书册命的草拟等工作。在中书舍人文书的制作过程中, 唐代政府规定了四项禁令, 即“一曰泄漏, 二曰稽绥, 三曰违失, 四曰忘误”[1]。

在文书处理过程中, 唐代十分重视和强调避讳, 并特别制定了避讳和平缺制度, 并通过律令等方式做了大量规定, 对于违反避讳规定的, 根据《唐六典》等文献记载, 唐代避讳的内容甚巨, 神灵、天地、皇帝、先帝、庙号、胜化、天恩、太子等大量的内容与词汇都属于必须避讳的内容, 稍有不慎, 即有犯讳的可能。而平缺制度则是要着重体现出皇帝的尊贵地位, 在文书中若出现“陛下、皇帝、皇上”等词, 必须重行提行顶格书写, 以表明皇帝无人可及的至尊地位, 这称为“平头”, 而下文则必须再重新提行, 低两格书写, 这称为缺行, 两者合称为平缺。避讳和平缺制度的出现, 对于唐代文档的书写格式以及内容有相当巨大的影响, 旨在维护皇帝的神圣和权威。

纸在唐代已广泛用于文档书写和整理, 唐代的公文和档案用纸种类繁多, 其使用的范围各不相同且有严格规定, 常见的文档用纸区分如表所示。

在文书写作完成之后, 经过审核 (唐代称为签押和判署) 合格, 便可以加盖印章, 对于多页文书, 唐代规定必须加盖骑缝印, 这表明唐代对于文档的管理比前代又前进了一步, 更加细致。对于加盖印章的文书, 日期和用印信息都要详细登记, 再将文书按照一定的尺寸折叠, 加上外壳, 合成一本, 便于运输、阅读和查阅, 这表明唐代对于档案管理在装订和印章管理等方面已经有比较成熟且细致的管理体系。

二、归档管理

1. 归档制度。

归档是档案管理的首要环节, 由于唐代对于公文推行的是“一事一文”制度, 因而归档也相应地按照一事一文的制度进行, 即根据不同的事务种类来归纳整理文书, 这有利于档案的查询和保管, 也有利于归档档案内容的统一。文档发出之日, 有勾司和监印官进行详细的标记和记录, 而对于文书的归档, 唐代则有严格的时间限制, 即“凡天下制敕计奏之数, 省符宣告之节, 率以岁终为断。京城诸司, 常以四月一日纳于都省。其天下诸州……常以六月一日……”[2]对于由于运输或者其他人文原因造成破坏或损毁, 文书无法及时归档的, 唐律有专门条款进行处罚。

在文档的归档过程中, 需要对档案进行进一步的相关检查, 以发现当中存在的问题并及时提出, 为此, 唐代建立了勾检制度。《唐六典》中记载“检者, 谓发辰检稽失, 诸司录事之类。勾者, 署名勾讫, 录事参军之类”[2], 由此可见, 执行勾检工作的人员的工作主要包括了两方面, 一是审查文书档案本身的问题, 有无犯讳、别字等重大错误, 相关印章加盖是否完整和正确, 文档本身是否存在纰漏等。除此之外, 还要对文档在办理和传递过程中的时限和流程等进行查验, 看有无超过归档时限, 有无办理失误或者迟延。勾检制度在唐代十分普遍, 从中央到地方都有专门的勾检机构和人员。在中央, 最高勾检部门是尚书省, 全面负责全国各级政府和官员相关文书档案的勾检, 不仅如此, 全国各司已经处理完毕的文书, 形成档案归档之前, 也都需要送至尚书省勾检, 以及时发现文书中的纰漏和相关人员失责。为了配合大量的勾检工作, 尚书省六部均设有都事、主事令史、书令史等官职, 尚书省也设有左右司郎中员外郎, 共同负责相应的勾检事务, “以举正稽违、省署符目, 都事监而受焉”[2]。

除了尚书省之外, 地方勾检部门在唐代也十分发达, 并且承担了主要的基层勾检工作: (1) 勾检内容, 包括文书档案的规范性, 有无犯讳, 传递是否超期, 相关手续是否履行完毕以及文档装订成册是否规范, 压缝是否完毕等。 (2) 勾检对象, 包括官府文书, 政府公文, 各州县户籍、账本等文书资料。 (3) 勾检流程, 主要包括登记、取文书、检查、复查等四个部分。以上三项内容便是唐代地方勾检制度的主要内容, 构成了档案构建制度的骨架。

2. 保管与移交制度。

文书档案的保管与移交是档案管理的重要组成部分, 古代对档案的利用和数据分析虽然有限, 但是在唐代仍然已经建立了比较完善的档案保管和移交制度, 对档案采取县、州、中央的三级保管制度, 并根据档案的重要性和保管级别, 决定其保留的年限。

由于纸张在文书档案中的广泛推广, 唐代的纸张保护技术有了很大发展, 对于档案的管理, 唐代十分重视防潮、防湿和防虫技术的推广, 英石和芸草具有良好的防潮驱虫效果, 在唐代逐步得到大规模推广。唐代的档案室中, 在书柜之间和底部都会放置英石与芸香草, 可以起到明显的吸湿与防虫效果, 这对于古代文档管理具有十分重要的意义。而在档案移交制度方面, 主管文书档案管理的相关人员离职时, 必须对其负责的文档造册设簿, 与接任保管人员进行较长时间的移交, 若因为管理不善或者移交问题而导致档案错漏, 相关人员将受到处罚。

3. 保密和安全管理。

在封建社会, 统治特权阶级对文化和档案是进行完全垄断的, 地方政府上报的文书和中央下发的命令、上谕等都涉及大量统治秩序和国家安全的机密, 因而档案的保密和安全管理工作显得十分重要, 古代文档管理技术有限, 档案失窃和损毁的事件多有发生, 因而在唐代, 统治阶级首次以国家法典的形式来确保档案的保密性。直接对皇帝负责的文档管理官员中书舍人, 制定了“四禁”;地方的档案管理体系中, 则制定了严格的署名制度, 各个环节的经办和经手人员都必须在文书档案上署名, 进入归档流程的文书, 只能由勾检官查阅, 其他人不得擅自取阅[3]。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为, 因其严重干扰了国家正常的统治秩序, 损害了政府的权威, 而且很可能泄露机密, 不利于文书档案的安全和保密, 唐代相应的处罚措施十分严厉, 泄露重大朝廷事件者, 绞刑;非重大事件者, 流放;如果是将档案泄露给别国, 则罪加一等;对于泄露的档案进行传播的, 杖八十。通过这些措施, 对泄露档案以刑罚的形式进行保护。

4. 档案的利用与销毁制度。

在档案的管理中, 需要对档案进行查阅, 而大量的档案也必须定期进行清理乃至销毁, 这就催生了唐代档案利用与销毁制度的发展。在唐代, 档案基本是无法查阅的, 只有编纂史书和类书的官员在取得许可后可以进入档案馆查阅, 包括户籍、天象、赋税、战争、州县废设等各方面的资料, 也就是说, 唐代对档案的利用主要是修史, 这使得唐代的修史工作有庞大的档案数据作为支撑, 因而唐代编史成就远超前代, 内容十分丰富。

对于档案的清理和销毁, 唐代制定了十分严谨的制度, 首先应该通过“检简”对档案进行分析和检查, 决定哪些档案应该永久保存, 哪些档案可以进行常规保存之后便销毁。唐代对文书档案销毁的规定和检查十分严格, “凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案、祥瑞、财务、婚、田、良贱市估案, 如此之类长留, 以外年别检简, 三年一除之[4], 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准除”, 可见对与文书的销毁, 唐朝的档案管理制度在这方面是十分谨慎的。

通过前文的分析和研究可以看出, 唐代的档案管理制度涉及了档案管理的方方面面, 已具备现代档案管理的雏形, 当中最为明显的便是文书处理与档案工作的分开, 这标志着唐代的档案管理已基本成型, 这不仅对有唐一代自身的信息传递整理起到了积极作用, 对后世也有很大的开创性, 贴黄制度、邮传制度和保密制度等档案管理的基本制度体系都是在唐代被确立下来, 对后世产生了深远影响。

摘要：唐代建立并形成了一套比较高效和与当时社会环境相适应的档案管理制度, 并配以相关的档案管理机构、人员。其档案管理制度可以划分为文书处理和后续归档管理两个层面, 二者紧密联系, 构成了唐代档案管理的整个流程。

关键词：文书处理,归档管理,唐代,档案管理

参考文献

[1]李浩.关于唐代文书管理制度的几点思考[J].四川图书馆学报, 2008 (1) .

[2]陈文.论我唐代档案管理制度的建设与发展[J].历史视窗, 2009 (9) .

[3]伍源德, 王崇举.我国古代档案研究[M].北京:中国计划出版社, 2008.

文书处理与档案管理 篇4

命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要 行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.文书档案的版本

公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿

指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本

（3）正本

指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本

指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本

又称试验推行本，指规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本

指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。

3．公文的分类：

（1）按公文的来源分类 机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。

（2）按公文的行文关系分类

行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。

①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。

②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。

③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类

按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类

按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类

按照公文制发机关的性质和公文内容可将公文分为法规文件、行政文件和党内文件三类。常见的公文分类还有：以文件的急缓程度，可将公文分为特急件、急件和平件；以文件的使用范围，可将公文分为通用文件、专用文件和技术文件；以文件的发送目的，可将公文分为主送件、抄送件和批转件、转发件；以文件的处理要求，可将公文分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。4.公文的书写格式

一份标准规范的公文，必须包括以下项目：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间和主题词等。这些项目就是公文的构成要素。公文的格式主要指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式。

公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版头部分，又叫文头。位于公文首页红线以上，包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识，发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。

①公文格式代码又称公文检索代码，是指代表公文类型的标识符号，由9位阿拉伯数字 组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码，使每份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。目前，公文检索代码的国家标准尚未公布。②公文份号指同一公文在其总印数中的序号（主要针对秘密公文）。有份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码的下方，前面冠以“No”符号。数字不足规定数时，可用“0”补齐。

③秘密等级（简称密级）指公文秘密程度的等级，分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。

④紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急。加急。急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是，有的急件是标题的文种前面标明的，如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。

⑤收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目，标注于公文首页版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。

⑥发文单位版头（简称文头）是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字组成。如国务院文件、XX县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部，版头下面有一间隔横线，将文头区和行文区分开。

⑦发文字号指发文单位编排的公文代号，由发文单位代子、发文（加括号）和发文顺序号组成。如中发（1998）5号，表示中共中央1998年第5号发文。国发（1990）19号，表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量，发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置：有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；使用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，靠右侧书写；“命令、令”公文则在标题下面居中书写。

⑧在公文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该内容郑重负责，一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。（2）主体部分

主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分，位于首页红线以下与末页主题词之间。包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项内容。

①公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位（责任者）、事由和文种组成。如《XX县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“XX县档案局”是发文单位，“关于加强档案工作 ”是事由，“决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知公文是哪个单位发的，说的是什么问题，属于何种公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况，比如根据具体情况，有的可以省略发文单位，有的省略事由，只保留文种。

②题注是对公文标题的注释说明。主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。如《中华人民共和国专利法》的题注是：（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过）。公文若采用题注的形式，一般就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。

③主送单位指受理公文的单位。位于标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写，末尾加冒号。在文件中，标题与中文之间的称呼，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”即为主送单位。

④正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。

⑤无正文说明指由于篇幅所限，当公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上时，为维护公文的完整性而作的说明。其位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写“此页无正文”。⑥附件说明用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数。附件也是某些公文的重要部分。一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件往往起着主要公文的作用，正文只起着批准、发布或按语的作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料的名称及件数。然后，再另起一页附上所列的附件材料。

⑦发文单位署名（又称落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。

⑧成文日期指公文形成的时间。成文日期是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能将2005年11月18日写成05年11月18日。⑨在公文上盖印成为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。

⑩注释或特殊要求说明用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种项目。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。

公文的阅读范围主要指公文发送范围内规定的阅读对象，一般写在成文日期的左下方，文尾部分“主题词”之上，用圆括号，如（发至县团级）、（发至省军级）等。（3）版记部分 公文的版记即公文的文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间、印发说明和页码等项目。

①主题词指能够准确表达公文主题内容的规范用词。公文标注主题词是为了办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段。

各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类，1049个主题词。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明的左下方，文尾横线的上端。一份公文根据其内容一般选用两三个主题词，最多不超过5个。词目之间留有一个字的间距。②抄送单位指除主送机关外的，其他需要告知公文并要求协助办理的有关单位。抄送单位标注在主题词的下方，并用于图文区等长的横线将其和主题词隔开。抄送单位名称使用全称或规范化简称。

③印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。

印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发实际位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。

公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。

④印发说明（又称印制版记）主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅（室），要使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全；印制份数是该公文所印的数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。

文书处理与档案管理 篇5

在初学汉语时, 我们时常说, 书写好文字非常重要, 强调字如其人等等。事实上, 把文字书写好了, 也能更好地辅助人们对一门语言的正确掌握。学习一门外语, 也存在同样的道理。

为了更加形象地来说明缅文的一些情况, 笔者将缅文和汉语拼音进行一个简单的比照说明。缅文是一种拼音文字, 由最基本的“辅音+元音+声调”来组成。因此, 在书写的时候我们所遵循的基本原则是先写辅音, 再加上元音 (符号) (1) , 最后标注声调。这个基本原则, 事实上和我们学习汉语比较起来, 最为相似的地方就是汉语拼音学习阶段。在标注某个汉字的拼音时, 我们首先写声母, 接着写韵母, 最后标注声调。在此, 缅文和汉语拼音中, 辅音-声母、元音 (符号) (2) —韵母、声调—声调都是一一对应的。另外, 在汉语拼音中不是所有声母和韵母以及声调都可以任意结合构成正确的音节, 同样, 在缅文中也不是所有辅音和元音 (符号) 以及声调都能够任意进行组合。

缅文的字形结构特征是“圆”, 这就决定了在书写缅文时, 要求我们要尽量做到写得圆润, 而并不是像书写汉字时强调要有笔锋什么的 (3) 。缅文书写顺序为:从左到右、从上到下。

二缅文书写学习过程中存在的问题及书写规范的重要性

1. 常见问题

在大学阶段, 开始学习一门新的、零基础的外语, 都必然会经历一个由陌生到熟悉的渐进过程。也就是说, 初学伊始, 学习者对这样一种外文是完全陌生的, 就像刚开始教小孩学习自己的母语一样。只是有别于小孩牙牙学语的是, 大学生的这种学习行为是可以进行自我调控的, 其实就是一种技能的培训。既然是技能, 只要训练度足够充分, 自然会水到渠成。

那么, 在学习缅文的初始阶段, 会遇到什么样的问题和感受呢?

相信很多缅甸语教师都常常遇到这样的问题:很多学生在平时的作业或试卷上, 缅文书写字迹潦草, 书写缅文既不规范也不工整, 还明显带有书写汉字的风格, 更有甚者文字书写让人无法辨认, 但仔细去看学生的作答却是正确无误的。为此, 本着负责任的态度, 教师不得不坚持认真去批阅这类作业或试卷。事实上, 这些都是令人头疼的问题, 当然教师并不愿意审阅类似这样书写不工整、不规范的文字。

接触过缅文的人都知道, 缅文符号的特征是“圆”。当然, 所谓的圆也并不意味着每个语言符号都是“无缺的圆”。书写得偏圆, 我们即可称为书写规范、好看。树立这样的意识后, 我们便可以开始进一步学习了。起初, 在教师的指导下学习者都会用心去学习和领悟, 毕竟一门新的语言还是能给学生带来一定的好奇与憧憬。因此, 大部分初学者在初学阶段都会表现出十分认真努力地去学习和书写的状态, 而且大部分人书写出来的效果相互差别都不会太大。尤其是在缅文33个辅音字母的学习阶段, 这个阶段的实践教学, 也为教学的教师带来了极大的信心和鼓舞, 并认为学生们都很优秀。但接下来, 在继续教授元音符号、声调、复辅音、特殊字符、音节、单词、句子、段落、篇章等等时, 学习者们会在上述每个学习阶段慢慢地出现差异, 水平也会出现不同的分水岭。

缅文是拼音文字, 每个音节都是由辅音—元音 (符号) —声调组成, 犹如汉语拼音, 是由声母—韵母—声调组成一样。这三者, 任何一个元素发生变化, 就会组成不同的音节, 也有可能产生不同的含义。由于很多初学者在初学阶段, 未能树立起这样的意识, 不注重缅文中各个符号的书写, 到了学习的后期, 就容易养成丢三落四、马马虎虎的习惯。其结果必然会导致音节或单词意义的千差万别。

据笔者了解, 目前在我国的大学缅语教学课程中, 几乎未见开设专门的书写课程的学校, 大部分学校都是在语音教学阶段, 配合发音学习进行文字书写的讲授。教会学生如何书写后, 教师们就很少去进行专门的巩固测验, 那么接下来学习者们的文字书写是否规范, 就要靠学习者个人的自觉性和主动性。初始阶段, 教师可能会欣慰地发现, 学生文字书写得相对规范, 因为初学者一开始都保持了较高的学习热情和兴趣, 学习内容也相对简单。但随着时间的推移, 到了二年级及以上, 就会出现很多令人头疼的问题, 学习者的文字书写水平差距开始拉大, 学习成效也存在一定的差别。从学生提交上来的作业看, 文字书写不仅不规范, 而且还错漏百出。例如, 缅文的高降调是通过在音节后的右下角打一个点的符号来体现, 而现在很多学生在书写汉字的时候也是非常不认真, 在该书写句号的地方习惯性地用一个点代替, 而类似的书写习惯一旦形成, 也会自然而然地影响到缅文的书写习惯。更有甚者无论是什么音调, 遇到收尾的音节或书写完一个单词, 就习惯性地打个点才觉得“舒服”, 殊不知这一个点, 往往会改变此缅文音节或单词的含义, 也有可能会改变整个句子的意思。作为教师, 会一遍一遍标注错误点让学生进行修改, 但同样的错误, 教师给学生多次标注, 学生依旧很难修正书写的错误。这不得不引起教师的进一步思考, 为何到了教学的后期, 学生反而很难去修正?看似简单的错误, 溯其根源, 在初学阶段就已埋下伏笔。一是在初始阶段有充分条件去纠正和加强之时未能抓住这个好时机;二是随着学生课业的增多, 加之应试的需要, 信息时代无纸化的出现、就业竞争压力等因素, 学生也同样为求速成而慢慢忽视了自己的书写坏习惯。习惯一旦养成就很难再改了。

往往在初学的前半学期或者第一学期, 初学者的学习状态和效果都相差不大。但渐渐地, 从最初的一笔一画认真地去书写, 到后来随着所学知识内容的逐渐增多, 却渐渐地失去了耐心, 形成了各式各样的、偷工减料的习惯, 所书写的缅文也开始变得越发“丰富多彩”, 而且不少人还将自己的中文书写习惯融进了缅文的书写, 创造了“中文式的缅文书写习惯”。

综上所述, 缅文书写存在的问题体现在以下几个方面:

(1) 教学初期大部分学生文字书写得相对认真和规范。

(2) 随着时间推移, 忽略细节的学习者在文字书写能力方面的自控力变得越来越差, 分不清和混淆33个辅音字母的书写, 存在元音符号、声调符号多写或遗漏的现象, 而按照教师要求踏踏实实进行学习的学生则基础打得越来越扎实。

(3) 部分学生在学习后期会出现不知所措的情况, 自身书写错误的单词, 教师让其重复检查却意识不到错在何处。例如, 在声调符号标注上, 部分学生会认为多一点和少一点不存在区别, 如若到了这样的一个阶段, 必定会影响到其学习的效果, 更不用提学得如何优秀了。而文字书写规范学得较扎实的学生则如鱼得水, 也意识到书写好缅文对发音、记单词、句子等起到非常重要的作用。

2. 初学缅语过程中掌握书写规范的重要性

所谓规范, 是指约定俗成或明文规定的标准 (4) 。那么书写规范我们也就可以理解为使用该语言文字的人们约定俗成或明文规定的书写标准了。就缅文而言, 我们要遵循其书写要圆的特点, 书写顺序一般为从左到右、从上到下;先写辅音, 再写元音符号, 最后加声调符号。因为声调有区别意义的功能, 因而要特别注意声调的标注, 多一点或者少一点会有不同的含义。另外, 缅文当中同音异形词较多, 发音虽相同, 但在书写上不同也就决定了不同的意义。这些都是我们在学习过程中需要遵循的标准。

首先, 学习缅甸语也就是我们在学习一门外语。在初学阶段, 若能正确掌握书写规范, 并持之以恒, 可以增强学习的趣味性和信心。

其次, 书写与发音有着重要的关联。发音准确, 大部分情况下就可以引导学习者书写正确;相反书写错误的话, 也往往反映出学习者可能对这个音节或单词的发音没有真正掌握。因此, 书写在发音过程中有着非常显著的辅助功能。

最后, 正确书写规范的形成也将有利于缅文的计算机处理。

三关于缅文微机处理

上文提到, 正确书写规范的形成将有利于在计算机上处理缅文。学好该语言的同时, 还应顺应现代新媒体的发展需求。换句话说, 在强调了规范书写缅文的同时, 还需有针对性地要求熟练掌握缅文在计算机上的各种处理技巧。

为何要专门强调缅文的计算机处理?一是因为缅文是拼音文字;二是因为缅甸目前还没有比较完善的输入软件能实现像汉字般方便快捷的各种输入法来处理缅文的问题。因此, 在较长一段时间内, 我们还需将书写与微机处理联系到一起。

通过缅文微机处理课程的学习, 可以使学习者认识到在网络信息时代, 熟练掌握缅文计算机处理的重要性。一方面要求学习者有熟练的计算机基础操作技能, 另一方面要求学习者能真正熟练掌握一种或多种正在使用的缅文输入法及其输入技巧、输入标准等, 并能将该能力应用到日常学习、工作和生活的相关问题的处理当中, 真正掌握缅文在计算机上的基本安装、输入方法和技巧, 包括所使用输入法的安装、辅音字母的输入、元音符号、声调符号、重叠字的输入以及特殊字符的输入, 并能熟练进行各种文本的排版、处理网络缅文材料、日常公文的编辑排版等, 从而增强学习者在计算机和信息时代学习缅语的积极性和信心。

在书写汉语拼音时, 我们是按照“声母→韵母→声调”这样的先后顺序去书写一个完整的拼音音节, 而在计算机上处理的时候, 为了方便操作, 声调与对应的韵母是一体的, 但顺序仍然是“声母→韵母”这样的前后顺序。同理, 在书写缅文的时候, 也是按照“辅音→元音 (符号) →声调”这样的先后顺序进行书写。而在计算机上处理, 也是基本遵照这个顺序, 只是在早期开发的缅文字体或输入法中, 由于技术等方面的原因, 有先录入元音符号, 再录入辅音, 最后标注声调的顺序。但是, 后期比较成熟和智能化的输入法, 如Unicode等, 严格按照手写的顺序进行书写, 也就是说手写顺序不正确, 那么在计算机上就无法正确输入该音节。这样书写规范和微机的处理由此相辅相成, 联系到了一起。

当然, 上述缅文输入法是缅甸目前正在普遍使用的输入处理方法。目前, 也有一些机构在致力于研发更加高效的缅文输入法, 就像汉字的智能输入法一样, 一个拼音的输入, 就可以有一连串相关联的词组供人们选择, 大大提高了效率。缅文也有这样的功能趋向, 比如只要录入一个符号, 就可以有近似而又不同的音节词组可以选择。当然, 这样成熟的技术还有待进一步开发和实践后才能真正推广。本文仅就目前普遍使用的输入法进行阐释。

四缅文书写规范与微机处理的学习之间是否可以同时进行的一些思考

人们常说, 作为一名外语学习者, 不仅需要了解语言本身, 还需要熟悉该语言的历史、文化、政治、经济和社会等知识。而对于身处这样一个信息高速发展的时代的我们, 也需要熟练操作计算机技术, 才能应对实际工作中的问题。特别是我国“一带一路”战略不断深入推进和缅甸不断实行的对外开放政策, 对缅甸语专业人才的能力要求也越来越高。在这样的形势之下, 除了学好缅甸语本身, 熟练掌握缅文相关的微机处理就显得更加重要了。

前面我们说过, 文字书写与计算机输入息息相关, 在教学实践过程中, 可以将两者适当结合完成。书写是否正确规范, 将影响到输入的正确规范, 书写不注意规范的人, 往往在计算机上处理的材料也是不规范甚至会错误连篇。

针对缅文书写和微机处理方面的相关问题, 本课题组做了一次针对缅甸语学习者的问卷调查, 分别向北京大学、北京外国语大学、天津外国语大学、广东外语外贸大学、广西民族大学、云南民族大学、云南师范大学、云南大学、玉溪师院、保山学院、红河学院等缅语学习者发出60份问卷, 收回60份。其中30份为在校1~4年级的学生, 另外30份为已经在社会上工作1~8年且仍在各行各业从事缅甸语相关工作的人员填写。

根据表1, 绝大部分在校学生认为, 正确掌握书写规范对初期培养学习的信心是重要的, 90%的学生有付诸实践认真练习过书写。绝大部分学生认为, 在校系统学习缅文输入法是重要的, 且60%的学生认为, 应该开设专门的缅文输入培训课进行系统学习, 剩下的40%认为, 在上课过程中潜移默化进行学习即可, 没有学生认为通过自学方式完成。同时, 90%的学生认为在大学一年级阶段学习输入法最为合适, 只有7%和3%的学生认为在大二和大三学习最合适。

表2显示, 绝大部分已经参加工作的缅语学习者认为, 正确掌握书写规范对初期培养学习的信心是重要的。70%的人有付诸实践认真练习过书写, 而有3 0%的人承认并未认真学习过书写。大部分人认为, 在校系统学习缅文输入法是重要的, 且44%的人认为, 应该开设专门的缅文输入培训进行系统学习, 5 3%的人认为在上课过程中潜移默化地进行学习即可, 没有学生认为自学即可, 剩下3%的认为, 可以通过其他方式进行学习。同时, 57%的人认为在大一阶段学习输入法最合适, 43%的人认为在大二学习最为合适。另外, 有70%的人表示在参加工作以后仍然有时间学习, 而只有30%的人表示没有时间学习。最后三项调查与在校学生的情况结果出入较大, 也是出乎了笔者的意料。

根据问卷调查的情况总结来看, 大部分人认为, 在初学的时候, 能够规范书写习惯, 对学习缅甸语的信心、兴趣大有益处, 一开始掌握较好, 后期往往影响是积极和长远的, 而这部分人员中已经参加工作的人感受更加深刻。而关于学习缅文微机处理方面的问题, 绝大多数人认为, 在大学一年级学完语音基础知识时就应该同步进行学习。需要通过专门的课程进行系统训练并不断在校学习期间强化, 因为走出校门步入工作岗位之后, 大部分知识就直接应用于实践, 而没有太多时间再重新规范、系统地学习。

在书写的规范学习和微机处理方面的建议和意见, 很多人提出了一些很好的建议, 如建议在初学阶段就严格要求书写规范, 培养学生良好的书写习惯并保持下去;系统、牢固掌握多种输入法而不是单一的某种输入法, 以便应对实际工作中不同的需求和变化等。由此, 我们也从侧面得出这样一个结论, 初学缅甸语的时候, 正确掌握缅文的书写规范对该门语言的系统学习非常重要。同时, 在结束语音阶段学习的时候, 我们即可进一步开展输入法方面的系统学习, 这样既能保证后期的学习质量, 又能跟紧信息时代的发展步伐, 两者相得益彰, 相辅相成。

五结语

就缅甸语教学实践领域而言, 我们应该充分意识到缅文书写规范的重要性, 并在实践教学中加强对初学者的正确引导。当然, 书写好缅文其好处不仅仅在于实际应用, 给人以赏心悦目的美感, 其更大的意义在于练习书写缅文的过程, 实际上也是能更深入地领悟这门外语, 感受其语言文字背后蕴含的缅甸佛教文化及其所带来的宁静氛围。同时, 能够更加有效地促进我们微机处理的学习。加强书写规范的同时, 结合目前社会所需求的微机处理知识同步进行学习, 达到两者相辅相成、相互促进的效果, 以便培养更多优秀、符合社会需求的缅甸语专业人才。

参考文献

[1]钟智翔、尹湘玲.基础缅甸语 (1) [M].北京:世界图书出版公司, 2012

[2]缅甸联邦政府教育部.缅语阅读教程 (幼儿班) , 2015—2016学年缅甸联邦共和国教育部与UNICEF联合发行的基础教育教材, 2015

[3]张玲、潘爱先、张翰韬.计算机基础知识与基本操作 (第三版) [M].北京:清华大学出版社, 2008

文书处理与档案管理 篇6

关键词：办公室文书,文书档案,管理,对策

办公室文书档案工作是医院基础管理工作的重要组成部分, 文书档案产生于团体、机关、企事业单位在行政管理事务活动过程中, 是通用文书转化部分档案的习惯称谓。办公室文书档案管理是衡量单位档案管理的重要标准要素之一, 其管理水平的高低对于档案资料的完整性和质量都有着直接关系和重大影响。办公室文书档案的有效管理可以为建设和发展单位事业提供有力的保障, 一份科学完整的档案是医院发展历史的全面真实写照, 具有重要历史价值和现实作用。所以树立文书档案管理工作的标准化与规范化, 提高文书档案的利用率, 是新世纪环境下对医院发展提出的新要求和新挑战。

一、目前医院文书档案管理的特点

(一) 文书档案主要是以纸质或其他载体记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象

文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。分门别类的存放, 此阶段的工作重心应放在收集、管理、编目编册、保存等方面。

(二) 文书档案载体的多样性

文书档案涉及方面众多, 是单位发展进程中的真实反映和记录, 行政管理、科技档案、新设备档案、会计档案等都是文书档案所涉及的内容。由于文档内容丰富多样。所以文书档案的保存载体也具有多样性。例如:照片、录音、录像、协议、合同、责任书各类文件以及各种电子档案等等。

(三) 文书工作与文书档案之间的联系

文书工作包括文件的整理收集、立卷和归档, 文书档案的管理包括文件的书写材料、文件的格式、是否及时归档等。文书工作可以说是档案工作的基础和前提条件, 文书工作的全过程也是办公室文书档案形成的过程。

二、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述

(一) 医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房的紧张, 医院存放档案的地方也十分有限;医院文书档案职责不明, 管理不完善, 医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合, 与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

(二) 医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案, 医院文书与文书档案相对于病案档案来说, 医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值, 相关的科室对于文书档案也是只保存不利用, 有效资源的利用率下降, 浪费程度极其严重, 不能达到预想的可观状况。

(三) 医院在文书与档案工作中存在的不规范现象

现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如:版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

(四) 医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前, 我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识, 责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象, 不符合办公室文书档案管理的规范准则。

三、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

(一) 强化医院文书档案管理工作的规范衔接

实现文书、档案工作一体化, 要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关, 实现标准化和规范化, 在公文办理完毕后, 应及时整理立卷及归档。

(二) 提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识

医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训, 学习档案专业知识理论, 充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进, 办公现代化是社会发展的必然趋势, 信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

(三) 提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度, 加强档案整理工作的检查与监督, 全面提高思想认识, 促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关, 增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情, 提高实事求是的工作态度, 及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

(四) 建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位, 不仅要真实、客观, 要有归档的时间、范围、要求, 保证文件的完整。文书档案整理的内容:档案的系统化 (档案的分类、案卷的排列、档号的编制) 和基本编目 (编制案卷的目录) 。

四、结束语

文书工作是档案工作的基础, 档案也是文件工作的发展和延续。文书档案既可以储存记录医院现在文书档案管理建设的状况, 也是医院过去发展历程的缩影。要想为医院的建设和发展提供有利的保证;提高文书档案利用率。就必须建立有效的工作程序和管理制度, 搞好文书档案工作的规范衔接, 加强各部门之间的协作, 提高医院文书档案工作的地位势在必行。促进文书档案管理工作规范化、标准化。

参考文献

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会, 2008.

[2]霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理.2007.

[3]侯明, 白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务, 2012

[4]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报 (社会科学版) , 2011.

办公自动化与文书档案管理 篇7

一、文书档案管理的办公自动化概述

办公自动化是一种新型的办公室工作方式, 是建立在现代化的办公软件快速更新以及计算机互联网蓬勃发展的基础上融合产生的, 为现代工作人员提供便利的一种工作方式。办公自动化大量采用了与信息技术息息相关的新型技术、新型设备以及新型工作流程, 在其自动化范围内使用了数字网络以及相关设备, 简化了相关工作人员的工作流程, 提升其工作效率。在文书档案管理过程中, 需要使用各种与其工作相关的办公程序以及档案数据, 需要打印机以及计算机等设备的协调配合, 针对文书档案管理的办公自动化过程, 是采用了办公室自动化软件进行工作, 工作人员将各类相关的档案数据归入计算机系统的数据库, 文书档案工作人员可以在工作中按照一定的步骤操作, 从数据库中寻找相应使用的资料, 并对其进行修改等操作。此外, 在文书档案管理的自动化过程中同样需要对其使用的系统及软件进行相应的维护, 并设置一定的保护方式, 以达到长久使用其自动化系统的目的。

二、推进办公自动化带来的好处

(一) 提升工作人员工作效率。办公自动化建立在电子计算机普遍使用的基础上, 利用计算机系统强大的记忆以及储存功能, 对文书档案进行规划管理。传统的文书管理工作, 需要人工记录每一份档案收集及使用时间, 并且将纸质档案进行归类并定期检查, 需要耗费大量的人力及物力, 当一个单位在时间长久之后, 会出现文书档案堆成山难以存放情况, 针对此种情况, 办公自动化应用软件对文书档案进行管理, 只需要在计算机上的相应软件收入文书工作, 即可实现无纸化的信息数据收集、存储操作, 可大大提升相关工作人员的工作效率。

(二) 实现数据资源的快速传播。目前, 办公自动化采用较多高科技软件, 但归根究底离不开对信息资源的使用, 当文书档案管理办公空间较大时, 人与人的交流将会出现困难。在办公自动化体系兴起之后, 工作人员在日常工作中所受到的信息大多从其使用的电子计算机上而来, 不用受到地域、时间以及其他条件的限制, 大大提升了数据及其他信息资源的传播速度。且办公自动化所使用的软件具有操作便利、时效性强等特点, 可使得文书档案管理工作更加迅速。

(三) 增加信息接收的途径。由于办公自动化是建立在互联网发展的基础上, 而互联网的一大特点是具有信息的海量性, 文书档案管理工作时刻与信息资源打交道, 使用办公自动化系统可以增加其信息接收的途径, 且使用办公自动化软件的人员之间可以实现信息资源的交流与共享, 当信息档案与其载体实现分离时, 可以通过自动化软件与其他信息系统建立相关的联系, 彼此之间可以提供对方所需的信息, 并且可以实现信息网络平台上的交流。

三、推进文件档案管理的自动化进程的方案

(一) 加大资金投入力度。关于文书档案管理工作的办公自动化进程, 主要建立在对于新设备、新技术使用的基础之上, 针对此种情况, 应加大对于文书档案管理工作的办公自动化相关设备的投入, 改进相关工作人员进行文书档案管理工作的环境, 增加对于办公自动化软件的更新及应用, 从而为文书档案工作提供优良的物质基础, 实现单位文书档案管理自动化。

(二) 对其内部网络进行严密保护。文书档案管理工作在进行办公自动化进程中, 由于互联网的开放性等特点, 易发生档案数据以及其他核心数据泄漏的问题, 此种情况可能对其正常经营造成影响。由此可见, 针对内部网络布置较为完善而周密的保护措施是有必要的, 应将内部使用的网络进行保密设置, 文书档案管理工作人员在工作时不可随意将内部网络与互联网相连, 以确保档案信息数据的安全。此外, 应使用较为稳妥的具有良好信誉的上市公司出产的办公自动化软件, 减少文书档案数据从软件中泄漏的可能。

(三) 对文书管理工作人员进行相关培训。办公自动化是当前各行业纷纷采用的一种工作形式, 但其出现时间较短, 大部分文书档案管理的工作人员从业时间较早, 其对办公自动化的了解程度有限, 这导致了办公自动化系统软件及相关设备出现后, 普及到生产生活中使用仍有难度。针对此种情况, 应对其文书管理工作人员进行相关培训, 一方面增强其在使用办公自动化软件及设备方面的能力, 通过在岗培训使其快速接受新知识、新技术;另一方面应对其工作的安全性进行培训, 使其了解文书档案的重要性, 不可做出违背职业道德的事情, 以确保文书档案数据在监控之内。

办公自动化系统为文书档案管理工作提供了极大的便利, 不仅为文书档案管理的工作人员带来实际操作上的方便, 而且大大减少了文书档案工作的出错概率, 全面实现了无纸化办公, 节约了资源。笔者通过对文书档案工作在办公自动化进程中遇到的问题进行分析, 并提出了实际解决方案, 希望有助于文书档案管理工作的实际发展。

参考文献

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报 (社会科学版) , 2011, 03 (03) :117-119.

[2]李圆园.办公自动化的技术发展过程及未来趋势[J].湖北电力, 2010, 05 (02) :72-74.

[3]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息, 2010, 06 (16) :62-63.

谈文书与档案的异同 篇8

1 文书与档案的共同之处

1.1 文书与档案是同一事物的不同发展阶段

文书与档案同为人类社会实践活动的产物。现行文书与档案是一个统一的发展过程, 是同一事物的两个不同发屉阶段, 它们在来源、形成者、内容、物质表现形态和社会本质等方面都是相同的, 都是记录在物质上的具有本源性和原生性的固态信息。因此, 它们有时又被泛称为“文字材料”。文书是什么样, 档案就是什么样。正像曾三同志所说的, “档案是昨天的文书, 文书又大半是明天的档案”。

1.2 文书与档案在形成和作用上相互影响、相互制约

由于文书与档案属于同一事物的两个不同发展阶段, 所以各个时期文书质量高低又直接决定和影响着后一阶段档案的作用和价值的大小、质量的高低。譬如文书的书写材料、记录方式、处理质量, 以及齐全、完整与否等, 都直接影响着其转化为档案后的“命运”, 可以说, 有什么样的文书材料, 就有什么样的档案。反过来, 后一个阶段的档案又对前一阶段的文书有反作用, 它可以通过档案的收集、整理、鉴定、保管与利用等诸环节, 发现文书工作阶段的成效与不足, 对未来的文书发展相关的各项活动产生影响, 使之改进与提高, 以便现行作用已经消失但仍有凭证与查考价值的文书材料, 得以长久保存于世。

2 文书与档案的差异

2.1 发挥效用的阶段与特点不同

文书是处在最初形成和现行使用阶段, 主要是发挥现行效用, 属于文书的前期发展阶段, 尚处于形成、传递、运转、承办之中;在其完成了传达和记录等现行效用后, 就要由文书部门收集归档, 暂时保存于档案室, 其中一部分移交至档案馆长久保存。而档案却是处于后期发展阶段, 也即保存备查阶段, 处于这阶段的文书材料相对处于稳定状态, 只是在档案整理鉴定时, 将已失去继续保存价值的档案文书材料剔出, 登记造册销毁。因此, 文件是档案的“前身”, 档案是文件的“归宿”。

2.2 形成和转化的条件不同

文书是人们在进行社会实践活动中为了更好地管理国家政务、联系和处理工作、交流思想和情况而逐渐形成的, 经历了规范的文书处理程序。但不是每一件文书都可以无条件地转化为档案。有些文书随着现行功能的完成, 失去了保存价值, 便可及时销毁;只有那些对今后社会实践活动具有凭证和查考价值的文件材料, 才有保存的必要, 才能转化为档案。由此可见, 档案是文件的“精华”, 文件是形成档案的“基础”。文件转化为档案, 一般需要三个条件:

2.2.1 办理完毕的文件才能成为档案, 正在承办中的文件不是档案。

文书作为行使职权、联系工作、处理事务、交流情况的一种工具, 具有现行效用。一般地讲, 档案是完成了传达和记述等现行使命而备留查考的文件材料。所谓办理完毕, 是相对而言的, 主要是指完成了文书处理程序, 不能理解为把文中所说的事情全部办完才算“办理完毕”, 而是指文件的承办告一段落。事实上, 承办完的文书, 也并不都失去现行效用。主要有两种情况:一是文件中所说的事情很快就能够办理完毕, 或者是只需要经过文书处理程序, 就算办理完毕的文件;二是虽己完成了文书处理程序, 但仍有现行效用的文件, 它同时具有文件和档案的双重作用和性质。例如, 有效期未满的合同、协议书、公证书, 以及一些未失效的法规性、指导性文件、经济建设远景规划等文件, 有的有效期长达十年、几十年、甚至上百年、不需要等失效后才归档。所以, 对档案是否丧失了现行效用, 要作具体分析才能确定。

2.2.2 对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。

文件不能都作为档案保存, 其中只有一部分才保存下来转化为档案, 以备日后查考和作为凭据。因此, 文件是形成档案的基础, 档案是文件的精华。文件不归档是不对的, “有文必档”也是不必要的, 留存与否要经过科学的签定和挑选。

2.2.3 按一定的规律集中保存起来的文件才能成为档案。

这也是档案的特点和优点之一。文件是逐日逐件形成的, 处于分散和凌乱的状态, 只有按照一定的原则和方法整理保存起来才能成为档案。未经整理、杂乱无章的历史文件也属于档案的范畴, 但不是科学意义上的档案。现代档案是经过整理立卷和归档集中保存起来的历史文件。因此可以说, 文件是档案的因素, 档案是文件的组合。

归档和集中保存既是文件转化为档案的必要程序和条件, 也是一般标志和界限。通过归档集中保存, 形成一个个有内在联系的档案“组合体”, 是档案与文件的重要区别之一。

2.3 价值和作用不同

文书是交流情况、记录事情、表达意图、处理事务的一种工具, 是现行的、有行政约束力的管理手段。文书对其制发者来讲, 具有记忆、表达、联系的作用, 而对于其接收者来讲, 则具有凭据作用。同时, 文书还可以借助本身的固有信息能力和传递方式, 缩小文书制作者和接收者的时空距离, 充分行使管理社会某方面工作的权利, 从而实现文书的现行效用。当文书实现了现行效用之后, 有的己丧失了历史查考的一切作用, 无继续保存的价值, 可以销毁;有的日后则仍有使用和查考利用价值, 必须作为档案保存起来。在文书转化为档案以后, 一般已失去了文书现行的行政和法律效力, 但其中有少部分文书仍然具有现行时效, 这一部分文书其现行作用是文书属性和作用的继续的体现, 并非单纯是档案的作用。档案一般不具有文书的现行效用, 只具有档案的历史凭证和参考作用。档案的价值和作用也是在不断变化的。有一部分短期保存的档案只在一定时期内具有查考利用价值, 过了一定时期将失去继续保存的价值, 便可鉴定销毁。只有具有长久保存价值的档案, 才最终进入各级各类档案馆长远保存起来。档案在档案室阶段, 更多的是体现本单位的价值, 为本单位开展工作、进行生产活动提供服务, 实现其第一价值;当档案进入档案馆以后, 更多体现的是社会价值, 即为社会生活各方面提供信息服务, 实现第二价值。这时, 档案既是其形成者的财富, 又是全社会的文化财富和重要的信息材料。

参考文献

文书处理与档案管理 篇9

1 医院文书档案管理概述

在新时代下,“制度化、科学化、规范化”是医院文书档案管理向前发展的关键性标志。在医院档案管理方面,文书档案管理是衡量其水平高低的关键性指标之一。

1.1 医院文书档案管理的特点

首先,医院文书档案的内容以及载体呈现出多样化特点。比如,医院工作计划、总结、统计资料、会议记录等。同时,它也是医院很多方面的重要历史依据,比如,医疗护理管理、行政管理、财务档案,这些都是对医院各方面工作真实地记录与反映。其次,对于医院文书档案管理来说,对资料进行“收集、保存、记载”是它的核心部分,为医院工作者对相关信息的查找做好铺垫。最后,在医院方面,文书档案与文书工作紧密相连,因为对于档案工作来说,它是以文书工作为纽带,对档案进行一系列的操作,包括收集、整理、保管等。因此,文书工作是档案管理能够得以进行的前提条件。

1.2 医院文书档案管理的特殊性

医院文书档案管理不同于一般文书档案管理,其特殊性主要体现在以下几个方面。第一,以业务类的文件为主,以党务类文件为辅。主要是因为医院工作主要是以临床医疗服务为核心,所涉及的党务类文件也和它息息相关。第二,在文书档案管理中,医疗业务方面的指导性文件比较多。同时,这些文件更新的速度比较快。主要是因为在综合性医院中,科室或专业的分类多而细。随着医疗事业的飞速发展,医院还设有一些不同类型新疾病的科室。因而,这些医疗业务指导性的文件也随之增加与更新。第三,在职务聘任以及晋升方面,对应的文件也比较多。据有关数据分析,一所医院每年在职务聘任和晋升方面,少则几百人,多则上千人。由于医院人员在职务聘任和晋升方面变动比较大,对应的文件资料也会随之增加。

2 医院文书档案管理存在的问题

医院文书档案管理不完善将导致对应的文书档案存在一系列问题,比如,保存的文书档案不具备规范性,文书档案的保密性较低,降低了文书档案的使用价值。要使这些存在的问题得到有效解决,必须从实际出发,对医院文书档案管理存在的问题进行深入分析。

2.1 医院文书档案管理人员综合素质低

总的来说,在医院文书档案管理方面,很多工作人员都不是从事档案管理的专业人员。同时,他们也没有丰富的工作经验,没有经过专业培训,影响了文书档案管理的工作效率。具体说来,一是在医院文书档案管理方面,其工作人员不具备本专业素质,无法胜任对应的工作岗位;二是该工作岗位上的管理人员文化程度较低,已有的档案管理知识结构比较落后;三是在档案管理方面,医院没有对管理进行相应的进修培训。

2.2 医院文书档案管理制度机制不健全

首先,医院管理者没有建立独立的档案管理部门,未能明确档案管理人员的工作职责。在文书档案管理出现问题之后,没有及时采取有效措施解决,致使问题进一步恶化。其次,医院管理者没有建立合理的档案管理标准以及操作流程,管理工作效率低下。最后,医院管理者没有建立科学的考核制度,挫伤了档案管理人员工作的积极性与主动性。

2.3 医院档案管理方法比较落后,文书档案利用率不高

一是关于医院文书档案管理方法方面。在科技飞速发展的新时代下,一些医院还在以落后的手工方式对医院文书进行操作。比如,文书档案的整理、编写、归档。这不仅工作效率低下,档案管理的准确率也比较低。同时,这种手工形式的档案管理方法已无法满足新时代发展的要求。二是关于文书档案的利用率方面。医院管理者对文书档案的管理没有引起重视,致使其利用率极其低下。同时,“重管轻用”是文书档案管理存在的主要问题,文书档案资源经常处于闲置状态,没有得到充分利用。

3 医院文书档案管理完善的措施

针对医院文书档案管理存在的问题,采取可行的策略予以解决已成为当下迫在眉睫的事情。同时,这也是顺应时代发展潮流,有利于促进医院整体水平的提高,为医院可持续发展做好铺垫。对于医院文书档案管理来说,应根据其多样化特点,寻求相应的解决办法。

3.1 提高医院文书档案管理人员的综合素质

从某种意义上说,提高医院文书档案管理人员的综合素质是做好医院档案管理工作关键的环节。一是要对档案管理人员定期进行专业技能培训,培养其档案管理的能力,提高其专业素质。比如,安排专业讲座,到优秀的档案管理单位进行观摩学习,定期安排档案管理人员进修学习等。二是要对档案管理人员进行再教育,对档案管理人员已有的知识体系予以更新和完善。三是要对档案管理人员进行思想教育学习,使他们意识到档案管理工作的重要性,增强自身的服务意识。

3.2 提高医院文书档案资源的利用率

在医院文书档案管理方面,提高文书档案资源利用率非常关键,也是医院档案管理的最终目标。首先,档案管理人员需要树立服务意识。在实际工作中,档案管理人员通过各种渠道和手段对档案资源进行开发,进而为医院各方面工作的开展提供支撑,比如,临床、教学、科研。其次,档案管理人员需要对那些使用价值较大的档案资料予以合理的深加工,为医学工作的进一步开展提供重要的依据。比如,在文书档案管理的过程中,管理人员可以对其档案资料进行客观地统计与分析,在此基础上,对档案资料进行归纳整理,以供医院决策者使用。最后,档案管理人员需要对不同类型的专题进行合理地编制,及时为医学工作者提供“多方面、多层次”的重要资源信息。

3.3 以现代技术为媒介,完善医院文书档案管理

在提供医院文书档案管理水平方面,完善其管理方法也是不可忽视的部分。一是需要以档案管理具有的特点为纽带,选择适宜的系统软件。在此基础上,以计算机为桥梁,把所有的文书档案资料录入到电子系统中,为医院工作者对档案资料信息的查找提供便利。二是需要对已有的档案管理资源系统予以合理地开发。提高档案资料电子检索的速度,缩短检索时间,提高医院工作者的工作效率。三是要对档案管理人员进行对应系统操作能力的培养,使他们在工作中,能够对这些现代化管理系统进行规范操作。

3.4 促进文书档案管理与文书工作的协调

从某种意义上说,医院文书档案管理与文书工作之间存在着某种联系。文书工作的质量会对直接影响医院文书档案管理水平。因此,在医院文书档案管理方面,需要对文书工作引起重视。一是要加强文书人员的档案管理意识。同时,在工作中,要对档案管理人员进行适当地指引和监督。二是文书人员需要严格遵守立卷归档制度。在实际工作中,文书人员要对文件资料及时准确地收集。在此基础上,对文件进行正确的分类、归档。三是医院档案管理科室要严格遵循档案归档管理制度。在日常工作,档案管理人员要对归档的文件资料进行核对。在检查的过程中,一旦发现有不符合规定的文件,要及时返给文书人员,对该文件重新进行整理,使文书档案的质量得到保证。四是关于使用文书档案方面。相关人员需要办理档案查询、借阅方面的审批手续。在档案归还之后,档案管理要及时对档案进行归位。在使用的工程中,对没有如期还回的档案要及时催还,使各类档案处于完好的状态。

3.5 明确归档范围,保证医院文书档案的完整

一是需要对医院文书档案的归档范围重新进行划分。在重新修订的过程中,要对文书档案归档的重要部分引起重视,使其明确化。此外,还要和相关部门进行交流、沟通,明确医院文书档案归档的范围。二是在日常工作中,档案管理人员要从归档文件、资料的形式、内容等方面出发,对它们进行区分。三是在对文书档案管理的过程中,要以保管的年限为基础进行划分。这样,方便对到期文件的销毁,避免过期文件长期积压,对档案资料的查询造成影响。四是在实际工作中,各个部门的档案管理人员都需要对文件资料进行收集。同时,还要对文件资料进行跟踪。在此基础上,按照相关规定,对文件资料进行归档,为保证文件资料的完整做好铺垫。此外,在文书档案管理的过程中,要把文书档案的归档范围发放给不同部门的档案管理人员,使不同部门的档案管理人员对文书档案的归档范围有清晰地认识,在对文件、资料整理的过程中,能够严格参照其归档范围,对它进行正确地归档。

3.6 采用现代化的手段,对医院文书档案进行管理

在网络技术飞速发展的今天,实现文书档案管理的现代化已成为时代发展的必然趋势。一是在医院文书档案管理方面,需要档案管理设备的应用引起重视。各个医院需要根据自身发展的实际情况出发,引进一些先进设备,提高文书档案管理的工作效率及准确率。同时,减少设备故障的发生。二是要把文书档案管理工作和医院发展的实际情况相融合,对医院文书档案进行现代化管理。三是在医院日常运作中,需要定期对文书档案管理的内容加以总结,并对它进行对应的检查。同时,医院管理者要根据文书档案管理的情况,建立合理的考核制度,对文书档案完成的情况适当考核,使其不断完善。

除此之外,还有一些其他方面的策略。比如,需要对医院文书档案管理制度、责任制度予以完善,建立完善的管理体系,使不同部门、不同岗位职责予以明确化,使档案管理人员更好地履行本职工作。与此同时,需要对医院已有的文书档案管理制度予以健全,如档案资料的借阅。进而,使文书档案管理工作井然有序。

4 结 语

在新时代,完善医院文书档案管理有着非常深远的意义。它的完善有利于提高医院档案管理的工作效率,降低错误率,使文书档案资料得到优化利用。同时,也有利于医院档案管理质量的提高。更重要的是,它的完善是我国医疗事业步入更高发展阶段,走上可持续发展道路的重要基石。

参考文献

[1]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导刊,2012(19):207-208.

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