文书档案的现代化管理

文书档案的现代化管理（精选10篇）

文书档案的现代化管理 篇1

一、文书档案现代化管理的现状

(一) 档案现代化管理的意识薄弱。

由于我国文本档案专业及技术的发展起步较晚, 所以缺乏专业的管理技能。许多高校近年来才开始设置文档管理等相关专业, 从全社会来看, 高校和群众对档案管理的认识较少, 热情程度不够, 缺乏基础的重视意识。这可以从两方面看, 一方面, 文本档案管理人员由于工作枯燥, 相关技术和设备落后, 导致工作缺乏热情, 逐渐产生怠慢意识, 重视程度不够。另一方面, 从社会层面, 由于文本档案管理专业与民众关注的教育医疗等高热度专业行业相关度不高, 民众往往忽视其重要性, 难以产生共鸣。这些都影响着文本档案管理工作的发展革新, 阻碍文本档案的现代化进程。

(二) 档案现代化管理人才水平不高。

随着文本档案管理的重要性日益显著, 必须意识到, 先进的专业人才时进行文本档案现代化管理革新的关键。当前我国的档案管理专业人才的素质普遍较低, 行业内难以找到与国际文档管理体系相适应的高端人才。这种人才缺乏及素质低下的情况可以从政府, 企事业单位等多个行业体现出来。第一, 政府的文本档案管理人员大多年龄较大, 在日常工作中容易用旧的操作习惯进行文档管理, 难以学习新的知识和管理方法, 仅停留在收发整理的阶段, 难有创新。第二, 在企事业单位也存在同样的问题。企业应对社会的发展趋势反映较敏捷, 但是由于资金及技术上的缺乏, 使得企业往往选择继续使用原有的文本档案管理办法, 少有革新, 不利于适应社会的发展需求。

(三) 档案管理设备和技术落后。

由于我国文本档案管理水平整体较为落后, 相应的, 档案管理设备及技术必然存在一定滞后情况。设备技术的落后可能有下列原因导致。一是, 企业或单位管理人员对文本管理事业的重视程度不够, 导致单位没有设立相应的办公室和项目小组, 缺乏系统的管理体系。二是, 中小企业由于资金周转较为困难, 也无力负担高额的文档管理现代化设备的引进和更新, 软硬件设施更都脱离于社会发展实际需要。由于技术和设备的落后, 而文本档案管理本身工作量大, 程序复杂, 使得工作分工更为繁杂, 降低工作效率, 不利于企业的管理革新和系统升级。

二、文书档案现代化管理的措施

(一) 改善文档管理观念。

思维影响行动, 提高文档管理的重视意识, 能有效改善文本档案管理人员的行为规范, 改善当前文档管理的现状。文书档案作为企业信息的重要载体, 记录了重要的发展历程和发展项目甚至机密, 是企业或单位的重要资产。只有改善落后的文档管理观念, 实现思想上的转变, 才能更好地缓和当前文档管理机制和经济发展要求的差距, 更好的适应当前社会发展的步伐, 为生产转型和经济体制改革提供更强大的力量。

(二) 引进文档管理设备, 提高文档管理技术。

技术和设备永远是一个企业或单位能否长远发展的重要衡量指标, 良好的设备和精湛的技术能为企业发展带来新鲜动力。只有提高了文档管理技术等相关硬软件设备, 才能有实力提高文档管理的现代化水平, 为企业的长远发展助力。因为, 一个企业的生产水平和产品质量等都是必须依靠先进的设备有精湛的技术支撑, 有了技术和设备的硬条件, 才有资格在市场的大潮中取得更大的发展空间, 实现企业的现代化管理及变革。

(三) 建立文本档案管理现代化制度。

制度是管理者进行日常管理的依据, 也是成员日常工作和行为规范的准则, 制度是一个企业或单位必不可少的要式条件。只有建立了完善的科学管理制度, 才能为文本档案管理的现代化进程起到实质性的规范和帮助。在建立文档管理现代化制度时, 可以借鉴国内外的优秀经验, 从工作流程、奖励机制、效益保障等方面进行。在工作流程方面, 可以借鉴国内外优秀经验制定标准的工作流程, 严格按照计划进行, 提高工作效率, 减少工作失误;在奖励机制方面, 可以实行奖罚分明的制度, 奖励优秀的创新员工, 并对破坏纪律的员工进行一定的惩罚, 这样有利于增强员工的工作秩序, 提高企业运作效率;在保障效益方面, 应为员工制定合理的保险等, 提高员工的工作安全感和就业荣誉感, 降低学习和创新的风险。

(四) 建设资源共享网站, 实现信息良性互动。

网络作为日常工作和生活的重要平台和途径, 越来越受到社会各界的关注和看好。文本档案的现代化管理已经成为必然趋势, 而网络作为现代社会工作交流的不可或缺平台, 在文档现代化改革中显得尤为重要。企业可以建立自己的网站与外界进行信息交流和互通, 同时建立网络电子档案管理程序, 实现网络和纸质的密切互通。在资源功效网络共建的同时, 应注意企业和用户的信息安全管理。资源共享网站的建立有利于增加企业信息的宣传, 极大的提高工作效率, 有利于在同等条件下创造更大效益。

三、结语

文书档案作为记录信息的载体, 关系到社会团体及公共事业的方方面面, 每个人都是文书档案信息的相关者。社会的发展需要借鉴历史经验, 总结前段功过, 文书档案的重要性不言而喻。为了更好地利用文书档案的使用价值, 应加快文书档案管理体制的建立完善, 提高我国文书档案管理的现代化程度, 切实提高工作效率, 发挥文书档案的应有价值。

参考文献

[1]贺燕南.文书档案的现代化管理策略[J].办公室业务, 2012 (01) .

[2]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报, 2011 (03) .

[3]徐玉琴.对文书档案管理问题的探讨[J].华章, 2011 (03) .

[4]贾建秀.高校文书档案管理规范化的思考[J].社会纵横, 2013 (02) .

文书档案的现代化管理 篇2

信息化建设是近几年兴起的创新型词汇，基于国际形势以及市场环境的变化，各个类型的企业组织逐渐将信息化建设引入企业内部管理中，而文书档案管理工作也在此范围内。但随着实践经验的积累，人们发现，由于开放的网络环境滋生了各类型网络病毒，对企业文书档案管理的安全性存在威胁，企业文书档案面临丢失可能。此外，由于企业内部文书档案管理从业者个人原因导致的文件丢失、资料损坏也对企业的文书档案管理工作的正常进行带来困扰。因此，企业开始对文书档案管理模式引起了高度重视，而现代化信息管理模式也是大势所趋。

一、基于时代环境角度分析当前我国企业文书档案工作面临的挑战

从安全性角度看，企业内部文书档案信息化管理面临较大风险。因为，随着高新技术在企业文书档案管理工作中的应用越来越多，企业文书档案管理就必然要开始高度重视保密和安全性的问题，这样一来，企业就会不得不采取一切有效措施来确保档案和信息的安全。

从工作类型的发展趋势看，企业文书档案管理工作承载着重要责任。受到传统计划经济市场环境对企业文书档案管理工作的影响作用，当前大部分企业在进行文书档案管理工作时依然处于模式单一、机制灵活性不够、人工操作的任务量过多等现状问题。企业的快速发展产生的文书记录与档案资料的数量越来越多，久而久之，令企业的文书档案管理工作的压力越来越大。可以说，如今的社会环境为企业内部文书档案管理工作者带来了严峻的挑战。

信息化、网络化、数字化的企业管理方式的发展，为企业文书档案信息化管理带来了信息共享功能的挑战。

可以说，在当前的市场环境中，企业是否良好掌握文书档案信息资料，对其长远发展会产生重要作用。换言之，企业的发展需要企业具备较强的文书档案资料的整合能力、加工能力以及管理能力。企业在行业市场中的发展规划中，基于文书档案管理体系的企业信息化工程建设俨然成为重要部分。

二、提升企业文书档案管理信息化建设的可行对策

企业内部文书档案管理现代化程度直接影响企业整体的信息化建设水平。从效率提升角度看，文书档案的现代化信息管理将明显提升企业的办公效率，凭借计算机、互联网等高端科技的辅助支持效果，改变传统文书档案管理复杂、麻烦、低效的工作模式，省去了企业内部文书档案管理从业者的人工操作过程、降低了人为操作环境下企业文书档案管理工作的错误率。对待企业文书档案管理中依然保留的人工操作部分，需要企业为专项工作人员的工作规范予以明确要求，不仅对文书档案资料书写的规范予以清晰说明，还需要对各类型文书档案资料的保存予以清晰分类。

为保证企业文书档案信息化管理中的文件、资料的及时共享与交流，相关企业需要从管理层级增加的角度提升企业内部文书档案管理体系的完整性。因为随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离的使用，可让其与其他信息系统建立共联，并且能够提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，最终就会极大地提高档案利用工作的质量和效率，同时也可以对所调阅的信息资源作出适时的响应和脱机处理，保证很高的查全率和查准率，也将不受空间的限制，并且通过网络服务这个宽广的平台，了解到其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。基于此，企业内部的文书档案、资料所包含的相关信息可以得到及时共享。

在实际的操作过程中，计算机管理可以实现文书档案按照重要程度、检索价值、利用率高低、开放程度的特点分门别类的整合，为了提高文书档案在社会中的利用率，将开放核心信息档案、利用率高的文书档案放在优先整理位置，计算机管理能够分清急缓，工作进程循序渐进。同时能够将文书档案分等级记录，在现代企业的文书档案工作中可以按照档案卷宗的性质结合计算机的工作特征，进行有效分类，对于内容单一、反映层次不高、价值含量低的档案进行整合；对于卷宗总涉及重复内容、反复性强的档案进行组合排查；对于卷宗内容庞杂的档案进行抽丝拔茧的分级记录，这样不仅仅解决了档案标题要素问题，同时也优化了记录条目，在操作中节约工作时间，提高了工作效率。

从稳定性角度看，区别于传统企业文书管理模式，信息化管理模式下的企业文书档案管理工作在很大程度上提升了文件资料保存的稳定性。因为纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏，如在档案工作过程中稍不注意就可能发生小可挽回的损失。随着科技水平的迅猛发展，企业在进行文书档案管理电子载体时，可选择的类型较多、功能性更加广泛。也正因如此，企业需要结合自身文书档案管理工作的特征及重点环节进行资料记录载体的合理选择，在充分考虑文书档案信息保存的稳定性的基础上，适当追求信息读写便捷性以及传递速度。

三、企业文书档案现代化信息管理的意义

将信息化管理手段及现代化管理理念与企业文书档案管理工作融合，增强了企业文书档案管理工作的标准化以及企业文书档案管理体系的规范化。由于档案管理本身就是一项既精细又规范的工作，同时也是在政府的统一管理下进行的，所以，这就要求档案管理人员要具备先进的电脑操作技术。

通过现代化信息技术的作用效果，增强了企业文书档案管理工作为用户提供服务的便捷性与效率。

现代化的档案管理在信息技术等高端技术的支持下，能够有效、快速地提高工作人员的工作效率，同时还可以增加信息的准确度，实现不同组织机构之间的信息共享与服务。

档案管理工作是建立在文书管理工作基础之上的，所以想要企事业单位的文件信息得到发展与利用，文书与档案管理是一定要得到充分重视的，企事业单位的建设与发展是需要文书档案来记载的，对于以后企事业单位的发展也是有着重要意义的。当今是科技发展的信息化时代，加强文书档案现代化管理，是现代企业发展的要求。

文书档案的现代化管理策略 篇3

随着科学技术的和现代化信息化的高速发展, 建立健全档案管理体制, 提高文书工作者的综合素质, 强化文书人员档案意识, 提高文书工作者的综合素质, 提升档案管理水平是现代档案管理工作的必然趋势。当前。随着计算机和网络技术日新月异的发展和普及应用, 大部分企业的文书档案管理都实现了现代化管理和利用, 取代了部分手工劳动, 减轻了档案管理人员的劳动强度, 同时又提高了工作效率, 使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势。本文以建立文书档案现代化管理策略为研究目的, 对创新当前文书档案管理模式提出几点建议。

二、文书档案的现代化管理策略

(一) 建立文书档案现代化管理制度,

保证制度的有效执行。加强文书档案管理制度建设, 对文书档案管理起到有效的制度保证。现代化的文书档案管理制度, 结合档案管理技巧, 能更有效的保护文书档案储存应用。加强文书档案现代化的管理制度建设, 首先要求, 废除以前传统的落后的管理制度, 在遵循国家文书档案管理基本原则之下, 结合本部门的管理体制, 管理方法和组织结构形式, 建立现代化的适合本部分发展要求的文书档案管理制度, 现代化文书档案管理制度的基本特点是灵活性和使用性, 科学性。他有效的改变传统的不合使用的管理制度, 同时输入新的管理形式, 对文书档案的制度结构进行完善, 形成一个严密的管理体系, 为加强文书档案工作提供良好的制度保证。健全文书档案的编修管理规范制度, 在文书档案管理过程中, 有计划分阶段的对文书档案进行查阅和修编, 不完善当前的修编制度, 保证文书档案的有效管理, 定期对现代文书档案管理工作进行考评, 不断补充, 完善, 修正文书档案管理制度, 使之与当前社会实践相互结合, 增强制度的适应用性和保证性。

(二) 按照现代化文书管理规律, 创新现代化文书档案管理工作机制。

文书档案管理资料往往记载多方面的信息, 在企业、事业单位已及高校科研单位等等具有重要的参考作用, 文书档案作为部门档案管理的重要组成部门, 绝对该领域档案管理发展水平状况和发展质量, 影响文书档案在促进档案管理和发展中的价值作用, 遵循文书档案管理发展规律, 创新文书档案管理工作机制, 对提升文书档案管理质量意义重大。加强文书档案管理的自我组织机制, 根据部门发展总体规划和阶段性发展目标, 对文书档案进行整理和宣传, 加强文书档案在部门管理中的重要作用, 加强文书档案领导部门对文书档案管理工作的重视, 为文书档案管理工作质量的提升, 提供有效的保证环境。加强文书档案管理的主动参与机制, 加强文书档案管理工作对部门发展中的重要参考作用, 让文书档案管理成为部门发展的重要组成部分, 主动参与部门发展活动中去, 成为部门其他领域发展不可缺少的重要指导, 促进和补充部门, 文书档案管理工作参与公司发展规划。加强文书档案管理的互动协调管理机制, 加强文书档案管理工作与部门业务之间的链接, 与之形成良好的发展互动。文书档案管理采取“年度—组织机构—保管期限”分类模式, 从过去繁琐的分类、鉴定、整理、装订、装盒、上架、排架等立卷环节简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订、计算机直接录入文件级目录等环节, 达到了简化整理、方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序等预期目的。文书档案管理与部门业务管理相互发展, 相互促进, 加强文书档案对部门业务发展的指导, 通过部门业务发展带动文书档案管理工作的发展, 促进文书档案管理工作服务职能和指导功能的发挥。

1. 加强现代化文书档案管理的队伍建设, 满足文书档案现代化管理要求。

现代化的文书档案管理工作, 必须组建现代化的人才工作团队, 满足现代化文书档案管理工作需要。加强文书档案管理工作队伍, 构建完善的人才选拔机制, 严格文书档案选拔机制, 择优录取, 招聘具有先进的管理工作经验和技术的人才, 参与文书档案管理工作;不断提升文书档案管理人才业务员素质和工作技能水平, 部门要定期, 加强对文书档案管理的工作的人员的技能培训, 加强其对现代化管理技术的应用, 完善业务基本技能, 并在发展中不断得到历练和提升, 作为文书档案管理工作人员, 加强对自身业务素质和技能的要求, 自我学习管理方法和技巧, 在工作过程中, 总结经验, 树立不断提升自我技能的观念。坚持终生教育的理念, 不断确定新的学习目标、任务和要求, 主动学习信息技术、现代管理等相关知识, 掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平, 努力成为管理型、技术型和复合型人才, 努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务;部门要建立完善的淘汰和激励机制, 要坚持公共公平的原则, 加强对部门员工的考核, 对工作业绩好的员工, 加强福利、工资、职务等方面的激励, 对工作业绩差的员工, 进行批评, 惩罚, 甚至是直接淘汰。加强对员工职业危机意识培育, 充分挖掘文书档案工作人员的积极性, 提升文书档案管理水平。

2. 加强现代化文书档案管理的信息化建设, 实现管理的规范化。

随着信息技术的发展, 现代化的文书档案档案管理工作必须加强对现代化科学技术的应用, 以促进现代化管理的规范化。文书档案人员要严格按照规范程序办理公文, 结合工作实际, 制定相应的规章制度, 努力实现档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁七位一体的管理方式。严格规范化要求, 建立统一标准、统一运行的操作规程。加强文书档案管理的网络科技管理模式, 实现人工管理逐步像自动化管理的转化, 以及实现经验管理向知识管理的转变;加强科技对文书档案管理的支撑, 加强电子网络资源建设, 转化文书档案储存方式和传播方式, 促进知识的有效和快速传播;加强对文书档案管理的硬件和软件技术建设, 实现管理的现代化, 规范化文化档案管理工作, 提高文书档案管理绩效;提升文书档案现代化管理模式, 加强文书档案在全球化网络资源中的整合, 实现文书档案管理资源的共享, 提高资源利用价值;加强现代化文书档案管理的信息化建设, 实现管理的规范化, 是文书档案管理工作的发展趋势。

参考文献

[1]邱笛声.浅析做好文书档案管理工作的重要性[J].华章, 2011 (7) :229-230.

[2]孙莹莹.论企业文书档案的管理工作[J].今日财富 (金融发展与监管) , 2011 (7) :113-114.

[3]贾建秀.高校文书档案管理规范化的思考[J].社科纵横, 2011 (1) :115-117.

[4]褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究[J].黑河学刊, 2011 (2) :165-166.

[5]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报 (社会科学版) , 2011, 9 (3) :117-119.

[6]罗文妍.做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报, 2011, 24 (3) :79-80.

[7]成丰.论在文书档案管理中的问题和对策[J].经营管理者, 2011 (12) :337-338.

[8]徐玉琴.对文书档案管理问题的探讨[J].华章, 2011 (3) :232-233.

[9]王从容.当前文书档案管理中的缺失与对策[J].华章, 2011 (24) :269-271.

文书档案的现代化管理 篇4

一、系统实现目标

开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。

应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。

用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。

一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。

二、系统的设计与实现

档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。

目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。

约束标准

运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。

外部接口需求

用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。

硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。

软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。

通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。

安全性

内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。

通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。

本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。

文书档案的现代化管理 篇5

关键词：文书档案管理,现状,措施

一、引言

文书档案管理工作强调政策性、机密性和专业性, 对于资料的完整性和安全性的要求都很高, 是单位协调、有序、高效运行的有效保证。加强文书档案现代化管理能提高文件传递的安全性和文件保存的稳定性, 节约传递时间, 提高工作质量, 保证单位各项工作顺利实施。

二、文书档案现代化管理工作的现状及问题

虽然我国文书档案现代化管理已经取得较好的发展, 但仍有不少问题亟待解决。

(一) 标准化准备工作不足。国家出台的一些规定过于笼统抽象, 对现代化管理要达到什么要求、应具备具体功能缺乏整体规划, 档案管理不够规范、系统, 档案馆和企事业单位的行政管理阶层对基层档案管理缺乏重视, 甚至在认知上有偏差, 意识不到档案管理能促进单位经济增长, 对相关工作没有长期化、系统化的部署和管控, 缺乏规范管理, 混乱现象频现, 起不到档案应有的资源支撑作用。

(二) 文书工作与档案工作衔接不好。文书工作与档案工作有区别, 但是二者的联系非常密切, 简单的分块化管理已不能满足现代化管理的要求, 二者不能割裂开来, 而应并行和协同发展, 使管理体系趋向完整。如果配备的专职档案员很少, 档案人员不熟悉文书工作, 或者文书人员大部分时间投入到文件处理、接待、宣传、收发信件等其他工作, 必然会分散其在档案管理方面的精力, 档案管理工作容易出现纰漏。

(三) 配套设施不完备。健全的档案管理工作体系要求硬件、软件等基础设施完备, 监管机制完善, 但大部分单位的档案管理工作缺少对软硬件的投入, 各项配套设施不完备或过于陈旧, 专项启动与维修资金更是少之又少。

(四) 人员素质有待提升。档案管理专业人员整体素质不高, 离现代化管理的要求还有一定差距, 在专业知识和技术上亟待提高。在当前网络信息背景下档案管理人员应通过教育培训或自学, 不断充实和完善知识体系, 更新档案知识, 提高工作水平。除了掌握必要的计算机网络技术, 档案的分类、立卷等常识要深入学习, 熟练掌握。不能仅停留在“守好摊”, 不丢失, 不泄密, 能应付外调、查档等层次上, 应提升自己以适应新时期发展需要。

三、文书档案现代化管理工作的改善措施

针对我国文书档案现代化管理工作的现状及问题, 建议从以下几个方面进行改善。

(一) 加强制度建设和规范管理。制度化管理有助于形成一个统一的、系统的行为体系, 发挥整体优势, 加强内外配合, 规范工作流程。文书档案制度建立统一标准和规范要求, 可以避免管理产生波动, 使工作平台更公平, 有利于员工的自我发展和文书档案工作的展开。完善管理机制, 严格工作流程, 量化、细化档案管理的程序和规定是促进文书档案现代化管理顺利进行的前提和基础, 文书档案现代化管理工作要严格按照制度和规范程序办理。

(二) 做好文书档案管理的基础性工作。文书档案现代化管理工作要明确收集范围, 按照规范, 统一要求;严格把关, 统一管理, 规范收文、行文程序, 严格执行;完善高科技检索工具, 拓宽信息来源渠道, 丰富文书档案管理经验;调整文书档案的结构与内容, 用心整合档案资源。档案管理员应努力做好文书档案管理中看似默默无闻、实实在在的基础性工作, 在工作过程中, 逐步确立起一种责任意识、创新意识及奉献精神, 同时, 不断培养自己的大局意识和前瞻眼光。

(三) 转变固有认识, 改革传统方法, 加大资金投入。加强文书档案管理现代化建设, 首先, 要正确认识档案管理工作的地位和作用, 明确其社会服务方向。其次, 要正确认识采用现代技术设备的重要性和艰巨性, 以及从全局出发的协作精神和讲求实效的效益观念。这是实现档案工作现代化的前提条件和思想保证。

(四) 制定可行的规划, 实行档案工作改革。档案工作能否做好, 领导重视是重要保证, 应从思想上认识到档案工作的重要性, 加强档案意识的培养。文书档案管理现代化是一项巨大的工程, 需要从实际出发, 系统规划和统筹安排。同时, 规划要与措施相结合, 每一步都要有相应的措施, 保证规划的落实。改革要贯穿于文书档案现代化管理的全过程。

(五) 优先加强基础性工作。第一, 加强档案学理论研究, 在技术更新的同时也要求档案学理论有相应的更新与完善。业务工作水平和理论研究密切相关, 为了使档案工作适应社会发展需求, 要求当管理人员把档案科学的理论水平再提高一步。第二, 档案管理人员要抓好业务技术建设, 提高业务管理水平。第三, 加强数据库建设。要对数据库的体系、内容、方法和步骤有一个总体设计。第四, 增强人员素质, 加大培训力度。人是重要的资源, 档案管理员要坚持不断学习专业知识, 提升技能, 明确责任, 努力成为管理型、技术型和复合型人才。在培养人才方面, 一要强调提高质量, 二要注意适用对路, 要有计划有目的地培养出高水平人才。另外要建立激励机制, 稳定人才队伍。

参考文献

[1]张创新.现代管理学概论[M].清华大学出版社, 2010.

文书档案的现代化管理 篇6

1. 建立文书档案管理现代化制度。

加强文书档案管理现代化制度建设, 应结合本部门的管理体制、管理方法和组织结构形式, 建立现代化的适合发展要求的文书档案管理制度, 对文书档案的制度结构进行完善, 形成严密的管理体系, 为加强文书档案工作提供良好的制度保证。在文书档案管理过程中, 有计划、分阶段地对文书档案进行查阅和修编, 保证文书档案的有效管理, 定期对文书档案管理现代化工作进行考评, 不断补充、完善文书档案管理制度, 使之与当前社会实践相互结合, 增强制度的适应性和保证性。

2. 创新文书档案管理现代化工作机制。

文书档案资料往往记载多方面的信息, 在企事业单位以及高校科研单位等具有重要的参考作用, 文书档案部门作为档案管理的重要组成部门, 要遵循文书档案管理发展规律, 创新文书档案管理工作机制, 不断提升文书档案管理水平;要加强文书档案管理的自我组织机制, 根据部门发展总体规划和阶段性发展目标, 对文书档案进行整理和宣传, 争取有关领导对文书档案工作的重视, 为文书档案工作质量的提升提供有效的保证;要加强文书档案管理的主动参与机制, 充分发挥文书档案在单位各项工作中的重要参考作用, 让文书档案工作成为本单位发展不可或缺的重要组成部分。

3. 加大文书档案信息化的资金投入。

文书档案信息化建设需要大量的资金投入, 在资金投入的基础上增加档案管理的软硬件设备, 完善档案管理网络的建设, 运用配套的档案管理软件, 对档案实行信息化管理。资入、软件的使用都需要资金的投入, 为了单位的文书档案工作长远发展考虑这些投入都是十分必要的, 可以提高档案管理的工作效率, 节约档案管理的各项资源。

4. 实现文书档案信息化管理。

首先, 建立完善的文书档案检索与目录管理, 方便文书档案的随时提取, 使档案人员能够直观地了解到档案的各项信息, 提高工作效率;其次, 利用现代化技术, 对文书档案实行符合现代化标准的管理, 不断提高文书档案管理水平;再次, 运用先进的扫描设备、计算机录入设备加强对电子档案的管理, 使文书档案管理更加完整、有序;最后, 开发信息资源, 实现档案信息资源共享。网络化是档案工作现代化管理的必然要求。按照安全、科学和适用的原则, 分步骤建立完善的内部局域网, 积极参与政府上网工程, 积极稳妥地建立与国际互联网相连接的档案信息网站, 通过方便快捷的档案信息网络, 实现档案信息资源共享;密切档案部门之间以及档案部门与社会的联系, 使档案网站成为宣传档案工作的重要窗口。

5. 加强文书档案管理现代化的队伍建设。

要做好文书档案管理现代化工作, 必须组建现代化的人才工作团队, 满足文书档案管理现代化工作需要。加强文书档案管理工作队伍, 构建完善的人才选拔机制, 严格文书档案选拔机制, 择优录取, 招聘具有先进的管理工作经验和技术的人才, 参与到文书档案管理现代化工作;要定期加强对文书档案人员的技能培训, 加强其对现代化管理技术的应用, 完善业务基本技能, 并在发展中不断得到历练和提升。作为文书档案人员, 加强对自身业务素质和技能的要求, 坚持终生教育的理念, 不断确定新的学习目标、任务和要求, 主动学习信息技术、现代管理等相关知识, 掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平, 努力成为管理型、技术型和复合型人才。

参考文献

[1].赵屹.档案信息网络化建设[J].北京图书馆出版社, 2003

[2].杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技创新导报, 2011.4

[3].张会超.档案内容管理引论[J].山西档案, 2007.1

文书档案的现代化管理 篇7

关键词：文书档案,档案管理,重要作用

文书档案是档案工作的重要组成部分, 它记载社会发展的历史过程, 客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着改革形势的发展, 如何提高文书档案管理水平, 及时、准确、系统、完整地提供档案信息, 以满足各方面的需求, 适应日趋发展的新形势, 这是文书档案工作的新课题。文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。

一、当前文书档案管理工作中存在的问题

目前我国企事业单位中的文书档案管理的水平普遍较低, 主要存在的问题如下:

(一) 档案管理人员专业素质不高。目前, 我们虽然有一支稳定的档案干部队伍, 但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要, 特别是进入21世纪, 熟悉档案内容, 能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。

(二) 档案管理机构和职责不明确。目前文书档案工作在单位中的地位还没有达到应有的高度, 有的甚至还停留在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的地步。在机关机构设置中, 不少档案管理机构的地位被削弱, 甚至被裁掉, 其职责功能严重被弱化。

(三) 档案管理不够规范。在一些大的企事业单位或是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题, 主要表现在:第一, 档号不规范。第二, 案卷标题不规范。第三, 大部分案卷缺少卷内目录。第四, 组卷混乱现象比较严重。

二、提高档案管理效率的对策

针对目前文书档案管理工作状况, 提高文书档案管理水平, 实现文书档案管理的规范化、健康化发展, 本人认为需从如下几个方面做起。

(一) 领导重视是做好文书档案工作的前提。文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。目前, 很多企事业单位领导对文书档案管理工作不够重视, 要真正做好文书档案管理工作, 单位领导必须立足于单位事业发展的全局, 把档案管理工作纳入单位事业发展的长远规划中, 让职工充分认识到档案工作的重要地位和作用, 形成人人重视档案工作的良好风气。

(二) 制度健全是做好文书档案工作的保障。完善的档案管理工作制度, 是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障。针对当前档案管理机构的地位和职责功能严重被弱化的现象, 各企事业单位要专门设立档案管理机构, 添购档案管理设施设备, 成立以单位主要领导为组长, 相关负责同志参与的档案工作领导小组, 配备一定数量的专兼职档案管理人员。制订制度, 促使职工都来重视档案工作, 并认真研究落实本部门的文书档案工作任务, 使文书档案工作保质保量限期完成。

(三) 提高档案管理人员素质是做好文书档案工作的关键。文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识, 开阔的视野、优化的知识结构、提高综合素质, 才能做好新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员能够适应工作的需要, 就要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性, 努力提高文书档案管理人员知识水平和管理能力。一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定, 使档案管理人员充分认识搞好文档管理工作是自已应尽的法律责任和义务。二是要把住人才入口关, 注意招聘一些有档案专业知识, 有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时加强现有人员的继续教育, 积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训, 提高其管理水平, 使文书档案管理工作与单位业务同步发展。

(四) 牢记服务是做好文书档案工作的根本。文书档案工作的根本目的在于服务利用, 在于通过认真收集保存好第一手资料, 为单位做好翔实的历史记录, 积极开发利用档案资源, 为单位各项工作提供更加便捷的服务。这就要求我们强化服务功能, 创新服务机制。使得文书档案工作更好地为领导决策服务, 为单位事业服务。

三、应用办公自动化的文书档案管理的优点

(一) 提高办公效率, 降低档案管理成本。以往的档案管理工作中, 工作人员过多地依赖于手工操作, 要求收集完整、齐全, 避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用, 字迹工整、清楚;分类、统计准确无误, 结果又费时, 又费力。在应用了办公自动化后, 文件归档工作只需将文件拷贝到档案部门统一归档, 这样既节省时间, 档案管理部门也不必花费大量人力、物力来进行纸制文件的归档。同时电子文档保存空间小, 调用时方便快捷, 只要通过检索查询就可以将相关文件查阅出来。

(二) 提高文件信息交流, 实现资源共享。在原始的手工操作管理中, 企事业单位由于不能做到信息共享, 使得大量信息闲置在文件柜中, 不仅造成资金和资源的浪费, 还造成文件和信息查找困难。而今实现了文书档案管理的网络化以后, 就不再需要查阅档案的人到档案保管部门查了。法令性的文件, 不需要设密码, 建立一个共享网站, 任何人任何时候都可以点击、查阅。有密级的文书档案, 在符合查阅条件范围的人通过联系后, 以核对密码的形式由档案管理部门对其授权查阅, 通过网络服务这个宽广的平台, 从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。

(三) 依赖成熟载体, 实现长期保存。电于文件保存的稳定性与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 纤维素在一定的条件下容易遭受到破坏, 在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同, 随着电子技术日新月异, 贮存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 如VCD、DVD光碟, 小容量的闪存U盘, 大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存读方便快捷, 易于传递, 且贮存时间长, 受外部环境影响小, 不易损坏, 具有很强的稳定性。

四、针对在实践应用过程中遇到的一些问题提出几点方法

(一) 办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间, 设置物理隔离, 实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址, 然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制, 无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤网络的数据;管理网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

(二) 提高档案人员的综合素质。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径, 要对本单位的档案人员建立学习激励机制, 把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。一是从硬件建设和投入上下功夫, 不断改善硬环境, 提高档案人员业务技能。事实证明, 只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上, 档案人员才能通过对这些设备 (施) 的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主, 培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制, 保障档案人员素质随时代变化而不断提高。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度, 要不断扩大自己的交际面。运用网络、现代通信等高科技手段, 不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

(三) 做好归档电子文件的技术处理工作, 实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行, 这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域, 对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导, 保护电子文件的原始信息, 了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说, 通过采取技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性, 而且, 对于长久保存的电子文件, 需要定期进行复制, 以防止信息损失, 使之与纸质文件一样发挥效用。

总而言之, 文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准, 其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位, 切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接, 强化各部门之间的合作, 做好文书档案资料的收集工作, 建立完善的管理机制和工作程序, 树立文书档案管理的规范化和标准化, 从而根本上切实提高文书档案资料的利用率, 保证单位的建设和发展。

参考文献

文书档案的现代化管理 篇8

档案是对社会生活实践的记录, 是经济形成存在和发展的产物, 在当前经济发展带动下, 电力企业规模得以进一步的扩大, 档案作为电力企业发展过程中最原始的记录, 对企业的发展具有极其重要的意义。所以需要加强电力企业档案管理水平的提升, 在近年来电力企业档案管理出现了一些新的模式, 有效的提升了电力企业档案管理工作的发展, 更好的实现了对企业档案的处理和分析工作, 加快了电力企业档案管理工作的进程。

电力企业对专业知识和技术要求也较, 属于知识密集型企业, 各种高科技技术也得以在企业中进行广泛的应用, 特别是在当前信息化技术快速发展下, 电力企业文书档案管理工作更需要与信息化建设能够实现紧密结合。电力企业的档案是在企业经济活动中发展起来的, 能够真实的反映企业的经济活动, 所以在企业日常管理还是决策时, 档案都发挥着非常重要的作用。特别是在当前对信息需求量不断增加的情况下, 对企业文书档案更是提出了更高的要求, 需要文书档案充分的发挥自身的作用为企业提供良好的服务, 从而推动企业更快、更好的发展。这是当前电力企业文书档案管理人员面临的重要问题。

2 当前电力企业文书档案管理存在问题分析

随着企业对档案管理工作重视度的提升, 电力企业已建成了文书档案处理系统, 加快了向信息化管理目标迈进的步伐, 为企业档案信息的处理和现代化管理的实现奠定了良好的基础。但针对于当前电力企业文书档案管理工作的整体情况来看, 还存在着许多问题, 制约了企业文书档案发展的步伐。

2.1 档案机构设置不明确

目前在很多电力企业管理工作中, 缺乏完整的组织结构, 部分文书档案管理还处于人事管理的水平, 即使有设置文书档案管理部门的, 但在管理上也较为混乱, 认识不到自身的责任, 不知道自己的应该做什么, 往往只是简单的进行保管工作。

2.2 文书档案标准化、规范化滞后和应用软件多且乱

系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏, 而是硬件的功能并没有充分发挥。要彻底的解决这个问题就要提高档案标准化、规范化水平。档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段, 完成这一步的关键在于数据库建设。

2.3 从业人员素质不高

目前在电力企业发展, 对文书档案工作人员缺乏重视, 多数情况下都将年龄大及要退休的人员安排在档案管理部门, 这些人员不仅缺乏专业的档案管理知识, 而且对信息化技术和电算化环境都不熟悉, 再加之没有一个严格的文书档案管理制度, 缺乏专业性的业务指导, 这就更导致档案管理部门只是简单的对档案进行保管, 从业人员的素质低下, 使企业的文书档案管理工作陷入了困境。

2.4 国家电网协同办公系统存在若干问题

国网新版协同办公系统主要包括发文管理、收文管理、签报管理、工作计划、通知公告、会议管理等模块, 其中档案管理模块使用最为频繁。文书档案在文件流转完毕, 电子件可自动归入整编库。但是本人在实际操作过程中存在不少问题, 如工作量增加的问题 (如纸质材料、电子材料均要组卷) ;如果需要在光盘等载体上保存, 则存在不能直接导出等等问题。

3 电力企业文书档案现代化管理应重点解决的问题

3.1 切实提高电力企业文书档案管理发展意识

一是要改变档案工作长期无声无息的收集整理局面, 面向电力企业文书档案和科技档案管理工作, 要积极参与, 并应用相关档案的电子计算机管理办法和要求加强管理, 提高电子计算机管理水平, 为文书档案工作的开展创造良好的企业环境, 为电力企业的发展提供服务。

二是要提高档案工作人员的工作积极性, 把管理档案工作的作用充分发挥出来.千方百计扩大服务领域, 只有这样才能打开电力企业文书档案工作的新局面, 带动电力企业档案事业的全面发展。

3.2 加大电力企业文书档案现代化管理的软硬件投入

一是应投入较大的精力关心和支持这一事业, 没有资金, 应想方设法创造条件投入资金。

二是各基层单位领导, 尤其是分管档案工作的领导, 要经常过问此项工作, 定期听取档案工作汇报, 了解档案工作现状, 指导档案部门依法开展工作, 帮助解决工作中实际存在的困难和问题。

三是要有宏观指导的总体思路, 实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。

3.3 建设高素质的电力文书档案工作者队伍

要实现电力企业文书档案管理的现代化, 则需要不断的提升档案管理人员的专业素质, 强化管理人员的服务思想, 使其更好的掌握现代化的一些基础知识和技能。在企业的现代化管理工作中, 文书档案的现代化管理极为重要, 需要管理人员掌握计算机应用技术, 从而利用计算机强大的运算能力和数据处理能力, 从而提升档案管理手段和方法的水平。同时作为一名合格的档案管理人员, 还要熟练的实现对信息化技术的应用, 从而更好的完成电子文件的制作、使用、归档及维护工作。所以作为电力企业, 需要加强对档案管理人员的培训, 加强管理人员对档案管理基础知识及专业知识的培训, 努力提升管理人员的职业素质, 为企业培养一支高素质的优秀的专业档案管理人才, 从而在实践工作中不断的开拓创新, 以其专业的素质、严明的纪律及过硬的工作作风, 全面的提升档案工作的服务意识和管理水平。

3.4 加快电力文书档案管理的现代化进程

电力企业文书档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。电力文书档案工作被看成是一项知识性管理工作。知识性管理档案是电力企业信息管理的延伸和发展。知识不是一般的信息, 而是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息。知识管理要求把信息与信息, 信息与活动、信息与人连接起来, 实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理看成知识管理, 这是认识的又一深化, 无疑也提升了电力文书档案工作的重要地位。文书档案是企业资料信息源, 是企业的财富、智慧的积累, 文书档案管理实现自动化、信息化和现代化管理, 可使信息资料资源更好地发挥作用。

摘要：近年来, 电力企业的发展速度在不断的加快, 企业在发展过程中一些原始记录资料也不断的增加, 对电力企业档案管理工作提出了更高的要求。为了确保电力企业业务能够与档案管理工作同步进行, 则需要建立健全电力企业档案管理制度, 做好电力企业档案管理的基础工作, 使档案资料的收集和整理工作更加规范, 加快电力企业档案管理现代化的发展进程。文章从新时期电力企业文书档案管理的意义入手, 分析了当前电力企业文书档案管理存在的问题, 并进一步对电力企业文书档案现代化管理应重点解决的问题进行了具体的阐述。

关键词：电力企业,文书档案,问题,现代化管理

参考文献

[1]林象述.电力企业信息化建设效率分析[C]//西部大开发科教先行与可持续发展——中国科协2000年学术年会文集.2000.

[2]王萍, 王强, 王志才.电子档案安全保护措施的局限性及对策分析[J].档案学研究, 2007 (5) .

浅谈文书档案管理的特点 篇9

关键词：文书档案；管理

作为服务型及高技术型的工作，文书档案管理不仅在各单位和企业具有重要的作用，还因为时代的进步有着巨大的发展空间。为了保障档案质量，发挥其服务性能，就需要在安全、操作等方面进行优化，完善其制度和规范，从而确保档案的完整性和安全性，加强信息资源的开发和利用价值。

一、文书档案管理概况

1.文书档案管理概念。档案管理是企业管理工作中最基础、最根本的工作，是信息化建设的重要部分。文书档案管理作为档案管理中的重要内容，在业务决策、企业发展上都承担着重要的作用。文书档案管理表面上可以理解为对企业事业单位等历史资料的总结和保存，实际上还肩负着行政管理、科学研究、业务开展以及宣传教育等多项职责，是企业和单位实现科学管理发展的基石。目前，文书档案的重要作用不断被人们发现，其通过收集和归档进行服务工作的价值也越发受到社会的关注，在现有基础上完善管理制度和方法，提升其技术水平与保密等级等，已成为企业事业单位发展的一项核心内容，因此规范文书档案的保密管理、创新管理手段和方法，不仅是时代潮流，也是一种必然的现实需求。

2.文书档案管理存在的问题。文书档案由于资料繁杂，管理过程设计人员较多、标准化过程难以控制，因此实际工作中常出现各种问题。研究文书管理方法必须对现有问题进行充分认识，以实现深入的结构调整和改进。文书档案管理的概念产生已久，但部分人员对文书档案的管理意识还十分不足。档案管理工作人员过于重视红头文件而忽视普通的编号文件，使得档案时间不连贯、准确性低、工作效率和工作质量低下，难以满足信息查找和处理工作的要求。其次，一些企业或单位档案意识淡薄，缺乏文书档案的收集、整理、归档工作流程，也缺少对文书档案保密管理原则、方式的设计和规定，无法保证文书档案归档率、完整性和准确性，使得相关人员在实际工作中得不到有效的借鉴和指导，降低了档案的利用效率。此外，在很多企业当中，档案与文书分属不同的管理条块，两部分人员若不能得到及时的信息沟通和一致的管理规范，就极容易出现衔接方面的脱节与不顺畅，造成漏归、错归等现象的产生。

3.未来文书档案管理特点及发展趋势。文书档案具有稳定的传承性，是企业创新和发展数据来源，同时作为行政管理中的后台基础工作，又决定着企业的各项事务能否顺利开展。在各种文书档案中，一些重要的档案承载着企业的核心价值，因此具有极强的保密性。不同企业对此采取了不同的保密方法，但保密原则基本相同。文书档案管理的保密原则主要包括全过程标准化控制、分级管理两个方面。前者通过对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，在收集、鉴定、分类等多个环节实行标准化控制，确保档案的安全和完整性。后者则采用划分保密等级的形式，将责任落实落实到具体个人，从而保证档案管理的质量。除了传承性和保密性，信息化逐渐成为现今文书档案管理的新趋势。传统的方法采用纸质档案和人工填写，对环境和人员有较高的要求，且随着时间的发展，必然出现一定的问题和弊端。现阶段企业电子文档虽然普及，但部分企业和单位仅仅局限于将手写内容转化为电子文本，并未完全实现档案管理的信息化，文书档案的信息化管理还未得到真正的开发和利用。

二、新形势下文书档案管理改进方向

1.健全文书档案管理规章制度。为了实现文书档案管理工作的科学开展，需进一步细化档案收集保管流程，明确档案管理职责，同时根据企业或单位的实际情况以及相关的法律法规，对关键问题如归档期限等进行规范和管理。各单位在制定文书档案管理规章制度时，应对突发情况做出充分考虑，避免由于管理漏洞造成不必要的损失。此外，相关领导档案管理意识不强，资金和人员投入较少，导致档案管理人员素质及薪资待遇普遍低于其他员工，造成其管理意识较差、责任心不强，因此，适当加大档案管理支持力度 ，制定文书档案管理的监督考核机制，将促进档案管理人员工作积极性，从而提高其工作效率。信息化时代使得信息的安全性得到极大的弱化，完善的信息化建设和系统管理应具备完整的防御能力，能够有效地对档案的实体安全和信息安全做出保证。建立这一科学的档案管理规章制度，就要充分考虑其保密性，做到总体设计和具体环节的安全信息管理，以适应不断发展变化的文书档案收集及保密需求。

2.强化档案管理人员专业技能。作为一名优秀的档案管理人员，专业水平和专业技能直接决定了能否应对档案的分类整理立卷等工作，而管理人员的积极性则决定了其是否具有资料的安全保密意识以及责任感。企业或单位在招聘档案管理人员时，从人才引进的角度，应甄选优秀的档案管理专业人才加入企业，提升专业化人才当量。而在日常培训时，可以通过培养管理人员对资料的敏感性树立其管理理念，通过专业技能的学习来实现整体素质的提高。培训的内容和形式可以多样化，例如聘请相关学校的老师现场讲解、开展团队竞赛活动等，通过加深学习体验达到强化专业知识的目的。此外，档案管理部门应当主动与企业文化建设部门及相关部门积极配合，加强部门之间的联系，通过文化宣传来提高企业或单位内部对文书档案管理工作的了解，从而将强档案管理人员的工作积极性和责任感。档案管理人员的整体素质决定着文书档案收集及归档工作效率及质量，多维度的培训不仅有利于个体的自我提升，还有利于充分发挥文书档案的最大价值。

3.搭建信息化文书档案管理平台。传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此，企业或单位应对传统文书档案收集模式进行改进，在原有模式的基础上搭建新的信息化文书档案管理平台。在平台的研究和建立过程中，除了科技投入，还可以引进信息收集、保管的技术方法，例如图像、声音与文本的转换方法，以此加深对资料的连续性和历史性的了解。在信息保密制度下，通过相关的保密级别，对信息进行数据化处理，加强数据化档案的安全性。最后，企业在选择合适的管理软件时应慎重，目前已较为成熟的办公自动化系统和档案管理系统为企业或单位提供了更多的选择，新技术的发展也使得数据录入等更为简洁，选择管理软件时应对其操作难易程度、后期维护以及保密性能作出充分考量，建设与时俱进同时适合自身发展的信息化文书档案管理平台，充分发挥文书档案的服务性质。信息化的管理平台代替人工，在工作效率、失误频率上都有了显著地提升，但不可避免的存在众多安全隐患，只有管理人员加强日常的软硬件设备维护，完善信息应急措施，才能从根本上发挥信息化平台的优势，确保档案的安全。

三、結语

文书档案是企业发展过程的记录者，也是核心技术和数据的承载者。明确文书档案管理工作的特点，充分意识其价值，是各单位及企业不可缺少的任务之一。未来的文书档案管理工作将在信息化的道路上不断发展，其保密性和传承性也将不断被强化。完善文书档案收集和归档等工作，建立科学的档案管理平台不仅是个体需要，也符合时代和社会发展的需求。

参考文献：

[1] 朱鸣 . 文书工作与文书档案管理系统的设计与实现 [D]. 电子科技大学，2013.

企业文书档案的管理实施 篇10

一、强化企业文书档案管理意识

企业档案意识, 是指档案意识和创优意识, 它是社会档案意识的构成部分, 企业档案意识来源于企业员工对档案的认识和对档案的需求。企业档案意识是创一流档案管理工作的思想基础, 它主要包含三个层次:第一层次为企业决策层, 他们为企业档案管理工作提供组织、 物质、 精神支持, 他们对档案工作的方针、政策、管理及支持程度决定着企业档案管理的深度和广度;第二层次为中层领导干部, 他们对文书及企业档案工作有比较深入的了解, 对档案工作的作用和管理手段也比较清楚, 他们是决定文书档案管理的重要力量;第三层次为广大档案管理人员, 他们是档案的主要管理者和维护者, 与其他部门联系最多, 接触频繁, 他们对档案的重要性有较深的体会, 熟悉并掌握着文书档案的管理要求和管理方法、标准, 他们的意识直接决定了企业档案管理的水平和程度。

二、加强企业文书档案管理水平

随着企业的发展, 企业的文书档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模, 推动文书档案的管理向现代化方向发展。具体而言, 应做到以下三点。

(一) 规范化管理。

档案工作规范化是实现档案管理现代化的重要环节, 是促进档案事业健康发展的重要保证。然而, 做好文书处理工作则是实现档案工作规范化重要基础。为此, 要从搞好文书工作与档案工作的规范衔接, 加强部门协作, 做好档案收集工作, 建立有效的管理制度和工作程序等方面入手。具体而言, 首先要把好公文的制发关。公文制发是推进档案工作规范化与标准化的基础性前提, 公文是档案的前身, 档案是文件的归宿。因此, 必须强化公文制作, 严格按照公文的写作和制作要求和标准制作、发送公文。其次, 强化档案分类管理, 分门别类, 做到严格执行文书档案归档整理办法, 提高归档质量;最后, 必须结合本单位实际, 充分利用计算机技术, 加强文书档案的管理和归档工作, 并有效形成一套完整的文书档案形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。

(二) 信息化管理。

随着计算机技术的发展, 计算机技术在企业单位的广泛应用, 对提高档案管理现代化水平起着重要作用。企业档案管理的信息化水平直接决定了企业档案管理信息化建设以及信息化的深度和广度。企业文书档案管理工作者可以利用计算机技术建立完整的信息利用系统, 对档案以图、文、声一体化方式进行归档、整理、编目、存储和传输, 以缩小档案的存储空间。把已有的档案目录数字化, 建成目录查询系统, 并根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的种索引、专题资料、文摘等, 使资源共享成为可能。通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来, 实现档案流通全过程自动化管理。通过构建网上档案服务平台, 只要在信息预览允许的条件下, 可以实现集团内部资源随时查阅与利用, 为大家提供有利的条件。

(三) 一体化管理。

所谓文档一体化, 就是根据文件运动周期理论, 把以完成的文件管理和项目档案管理纳入一个统一的系统之内, 按照统一的要求, 建立起密切的联系, 使之相互促进, 协调发展。从文件材料的形成开始, 就按档案管理的要求去做, 以确保以完成文件的案卷质量。文档管理一体化对做好企业文书档案管理起着重要作用, 它使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全, 便于文档超前控制, 提高信息检索效率, 有助于科学决策, 提高行政效率, 有利于人、财、物的合理利用, 是今后文书档案管理发展的趋势。为此, 在现代文书档案管理中要实现电子文件与纸质文件同时归档, 即具有相同内容的纸质档案和电子档案一并保存的双套制做法, 使其相互补充, 共同促进文书档案管理的现代化发展。

三、营造企业文书档案管理良好环境

良好的外部环境是加强企业文书档案管理的重要条件。因此, 企业应依据《档案法》、《档案法实施办法》和企业档案管理的需要, 建立适应的档案工作机构, 档案领导机构依法行使职能, 解决档案工作有关的人、财、物等问题。为此, 企业必须加大对《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的的宣传贯彻执行力度。企业要经常性地利用橱窗、板报、标语、内部刊物等形式积极宣传《档案法》, 并把《档案法》印成小册子下发到基层各单位、机关科室。通过深入普法, 形成依法治档的氛围, 真正把档案工作置于法律的监督之下, 纳入企业管理和年度计划当中。每年的工作报告都把档案管理工作目标纳入企业发展规划档案工作年度计划中;制定档案管理规章制度, 并进行明确的分工, 形成档案管理工作相关部门职责制和有关人员岗位责任制, 根除“人治”现象, 为企业档案工作健康发展创造良好的外部环境。

摘要：档案管理的现代化是提高档案管理水平的有效途径和发展方向。企业文书档案是企业档案的一个重要组成部分, 因此必须加强企业文书档案管理, 使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势。为此, 要从规范化与标准化、信息化和一体化三个方面加强管理。