文书档案整理

文书档案整理（精选12篇）

文书档案整理 篇1

摘要：不搞实体分类, 将集中管理作为文书档案的管理方式已经得到了部分企业单位的认同, 文书档案的整理可以只保管其单位, 不保留卷宗并用件进行有效地整理, 同时也要灵活的正握其操作性, 必要时还要做出一些变通。

关键词：文书管理,整理,保管,改革,利用,措施

随着网络技术的飞速发展, 社会信息的采集数据越来越多, 传统档案管理工作受到了严峻的挑战, 改革文件整理方法引起了档案管理者的高度重视, 对文件整理方法具体可分为两种, 一种是不裁定, 但要保留卷宗的概念, 另外一种是取消以往的立卷能力, 以“件”为主要分管措施。文书档案管理主要遵循的原则是:历史价值、使用价值、逻辑思维价值以及客观性价值。

一、文书档案的定义

文书档案是反映党政事物和行政管理等活动的记录。它记录了一个机关群体从事的各类管理活动。文书档案通常是由办理完毕的有价值的保留文书组成, 这个组成文书是法定机关, 企事业单位和个人在某种活动中, 为联系事物以及处理事务等需要, 必须用文字记录下来的信息材料。

二、科技型业务文书档案应该保留立卷

文书档案材料代替可分为管理型档案和业务性档案。所谓的管理型档案就是红头文件, 也就是文书档案。另外的就是以科技文档为主的业务性文档档案。科技档案有着极强的配套性, 在实践中, 任何科技活动模式都是以一个独立的单元为项目进行生产的。围绕着这个单元进行有规律性的文件档案整理, 从而构成一个整体。这个整体中的文书档案的关系是整体与部分的关系, 因此, 科技文书档案应该保留其立卷。

三、文书档案可以不保留立卷, 以件为单位进行有效的保管

档案是一种有党政直属机关以组织的名义针对一件事由发布到实施的管理型红头文件, 在独立管理日益加剧的今天, 文书档案管理都是一件事一个文书, 十分的独立, 围绕着一件事可以多次的进行文书发行, 或者是党政机关联合派发文书。文书档案管理可以不保留其立卷概念, 用件为单位进行有效地管理, 这样既能做到省时也能做到省力, 同时也有利于机关性检查。如:将同年内的不同机关发出的文书进行集中整理装盒, 并将文书档案按照文案单号进行排序, 全年所有的文书档案都采用一种简单的流水号, 即, 年代编号;盒子编号;流水编号。小型机关的文书档案可以用小盒装, 大机关的文书用宽盒子装, 一盒装不下可以选择用多个盒子, 并在盒子上表明机关名称以及流水编号。文件按照发文机关装盒, 并在装盒的过程中进行分类, 这样更有利于进行一些简单的检错工作。如。有些客户的检索异性比较明确, 并指导发文机关和文号, 他们不通过检索过程就能直接的找到该文书档案。将文书档案按照发文机关的性质进行分盒管理, 实际上就是一种那个独立变通的管理方法。

将同年内来源于一个直属机关的文件集中。这样既有利于日后的统计和鉴定工作, 又能有利于查找文件来源以及职业既能鉴定等工作。其中, 文书档案用件作为一种整理保管的计算单位, 即使是碰到了插卷问题也能很好很有效的进行解决, 对于插卷的文书档案, 可以像往常一样按照流水号的顺序进行编号, 但是要把该文件放进发件的直属机关的盒子内, 并在卷宗盒子背面注明插件流水编号, 这样标注更有利于文件的可查找性, 不会在超找过程中发生不必要的混乱。

“请示”以及“批复”文件如果不是一个直属机关派发的可以将这两种文件源分别放在两处, 从视觉上观看, 这两种文件还像是切断了关系, 实际上, 在检索工具面前这两种文件起到了一种互做参见的作用, 这要就可以很好的解决了检索问题, 避免了文件找不到, 以及不能及时组卷的目的。另外, 在一件事情上, 直属机关反复发文可以采取必要的专题汇编模式进行统一规划管理。

有些人对取消立卷一直质疑。担心这样会切断文件与文件之间的联系, 因为案卷其实就是使文件之间有内在的联系, 在微观上能得到一种良性的保持手段。正常来讲, 文件之间的重要联系就是文件的来源问题, 来源以及用途方面的问题。将处理同一事物的文件档案规划在一卷以内, 着实是让文件之间的联系得到了认可, 但这样的联系也仅仅是微观上的和视觉上的错觉, 而不是有限的, 也不是最有效的解决途径, 比如, 不同机关处理同一个事物的文书档案就不能放在一卷里。比如, 同一件事在隔年重新申请的文书档案能放在一卷内吗?同样是不能!许多文件就是一件事一个文书, 由于要进行管理组卷, 这种组卷又不能太薄了, 只好将几份甚至是十几份的文书档案放在一卷里, 同时还规定五十个汉字以内书写文书档案的卷名, 还要将十几份的文书档案内容都概括清楚, 这种做法往往事半功倍, 将每份文书档案都用标引进行分类, 同时加上主题和关键查询词, 用来描述文件的内容, 这样完全可以保持文件的实用性内在联系。

文书档案应该进行集中管理机制。不应该搞特殊搞实体分类。文书档案采用以件为单位的整理保管方式, 应该将集中管理作为一种管理理念, 不搞文书档案的实体分类。比如, 部分高校一直将同一部门的材料集中在一起每个部门之下设立二级管理目录, 这张的操作方式完全凭借档案管理人员在浏览其文件内容之后决定二级目录的名称, 由于学科交叉以及职业技能交叉的存在, 档案管理人员很难将文件内容进行有效的划分。比如, 有关人员想找一份保护知识产权的文件, 档案管理人员一时难以判断其文件是属于党政机关文件还是科研教育文件, 最终只能在两个分类内同时进行查找。所以档案在档案人员进行编程之后, 首先要分清档案类别, 然后再进行查找。这样的分类方法是将实体分类与信息分类集中到了一起, 最终起到了欲速则不达的结果。那“211工程”为例, 有的高校是在科研处承办的, 所以将“211工程”文书档案划分给了科研档案。有的高校把“211工程”交给校办处承办, 因而又将“211工程”的文书档案划分给了党政档案, 由于职业分工不同, 文件承办单位不同, 导致了文件归属问题不同, 在档案信息化时代的今天, 如果这样盲目的进行分类, 如何能适应计算机管理时代的检索呢?再举一个例子, 一个用户向查找有关科研经费的文件, 它很有可能会查询科研档案, 也有可能去查询财会档案, 因为多数人对档案信息的检索不进行分类考虑, 而是按照思维习惯进行分析, 一般都是从特征出发, 或者是从问题对待性出发, 因此, 为了满足各大搜索用户的需求, 文书档案管理应该采取集中有效的管理方式, 不搞实体分类, 这样才有利于提高用户的搜索效率。

四、结束语

综上所述, 有效的文书档案管理方式更具有灵活多变性, 更加的简化便利, 更容易被人们掌握。以往的只凭借一本《卷宗目录》搜索的时代已经远去了, 这种局面严重的影响了搜索效率, 所以, 文书档案管理越简便越好, 除了提供文件名称、文件编号等检索途径外, 每份文件应进行分类词、关键词等词汇的索引, 这样才能为用户提供更对更省力的便捷式检索环境。

参考文献

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文书档案整理 篇2

文书档案的整理方法

一、概念

文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。

归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤

1、归档文件规范整理基本要求

归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。

2、归档文件规范整理基本步骤

归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。

三、归档文件的整理方法

1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收；

二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收；

五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收； 六是常规性的文件材料，要逐项收； 七是在机构人员变动时，要提前收； 八是结合年终检查，集中收； 九是年末立卷需要全面收；

十是在立卷过程中，发现不全要反复收。

那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。机关应归档的文件材料：

（1）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。

（2）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。（4）下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。

强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。机关不应归档的文件材料：

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

2、装订

（1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。（2）文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。

3、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。分类方案的设置：

一般机关按“—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。

如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定： 永久保管的文书档案主要包括：

（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：

（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；

（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（9）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。

4、排列

（1）盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。一件文件的排列顺序：

发文与定稿为一件，发文在前；

收文处理签和文件为一件，收文处理签在前； 正件与附件为一件，正件在前； 请示与批复为一件，批复在前；

转发件与被转发件为一件，转发件在前； 原件与复制件为一件，复制件在前； 无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。

（2）档案盒上架排列。按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按—类别—保管期限或—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。

5、编号

（1）档号的编制。由全宗号—号—类别号—保管期限—件号组成。

在编制档号时，注意五点：

①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。②号是指归档文件形成的。

③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。

档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。(2)、页数的编制：

页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。（3）归档章的编制

归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。归档章规范式样

规格：16＊45mm（全宗号）

（）

（室编件号）(机构或问题）

（保管期限）

文书档案整理 篇3

关键词：清水江文书；语言学；分类标准

中图分类号：G272文献标识码：A文章编号：1674-621X（2016）03-0050-04

一、 清水江文书的分布和收藏现状

清水江文书开始于我国明代后期，是贵州黔东南苗族侗族自治州以清水江流域为中心，形成并保存下来的民间文献资料。该文书是清代和民国时期该地区的民间土地和山林买卖契约、典当（借贷）契约、财产合同、官方或民间文献等。其丰富内容和重要的学术价值引起了中外学者和有关政府的重视。2006年贵州省成立省、州、县三级清水江文书整理保护领导小组。据统计，截止2014年底，锦屏、黎平、剑河、天柱、三穗、台江、岑巩等7个县档案收集和整理的契约文书已有18万件（有关专家估计，民间收藏的清水江文书数量至少在30万件以上）。2010年中国国家档案局第三批中国档案文献遗产名录收录了该文书。2011年中山大学、贵州大学、凯里学院等3个高校同时获得国家社科基金重大招标项目“清水江文书整理与研究”的立项，对清水江文书的整理和研究起到了巨大的推动作用。目前发现的最早的清水江文书是天柱县发现的公元1466年（明成化二年）田地清退契约，至今已有五百多年历史。该文书分布地域广泛，清水江中下游流域的锦屏、黎平、剑河、天柱、三穗、台江、黄平、凯里、麻江以及舞阳河流域的岑巩等县市均有文书发现。其收藏特征是原生态状态和归户性特征，在过去数百年中，这些文书不断产生，而且完整地由地方家族和农户保存并传承下来。它们为研究我国西南地区苗族、侗族、水族等少数民族的政治、经济、社会、语言、文化的发展和历史变迁提供了宝贵的历史文献。

清水江文书内容丰富，种类繁多，如何对其进行分类整理，是目前相关档案收藏部门亟待解决的问题。该文书主要有以下几种类型：卖（田、木、山场）字，佃田字，佃种贴字，田地、菜园、池塘、屋坪、阴地等土地买卖契约，山林买卖契约，林木和林地买卖契约，田地和山林租佃契约，田土典当契约，山林借抵契约，借条，纳税凭据，抄白，地主与栽手分林木合同，分山合同，分家文书，山场地图，山场清册，账簿，粮册，税单，诉讼禀稿，判决文书，清白认错书，乡规民约，委札，保甲户牌，信函，休书，继嗣文书，算名单，择日单，风水单，道士科仪书，吉课，地课，民间唱本，碑牌，族谱，政府文告等。其内容主要包括当地少数民族的封建土地制度、林业生产制度、民间借贷制度、民事纠纷处理方法、地方政府法律法规、政府赋役制度、宗法制度、习惯法、族群关系、宗教信仰、军事、教育等方面。种类繁杂、内容丰富的清水江文书都是通过书面语言形式记录和保存下来的文本，因此，建立科学的语言学分类标准，对该文书的整理和数据库建设具有重要作用。

二、 清水江文书现有的分类方法

现有的清水江文书的分类方法主要有四种：张应强、王宗勋《清水江文书》[1]的归户性分类法；唐立、杨有庚、武内房司《贵州苗族林业契约文书汇编》的生产活动内容分类法；陈金全、杜万华《贵州文斗寨苗族契约法律文书汇编——姜元泽家藏契约文书》的生产关系性质分类法；龙泽江的清水江文书统一归类法等。

张应强、王宗勋的《清水江文书》[1]收录文书大约15 000件，是目前该方面已出版的最丰富的资料汇编。该汇编是以村寨为单位，每个村寨都有一个卷宗号，村寨之下按照不同家族或家庭分卷，同一家族或家庭所收藏的文书组成一卷，而同一卷之下又按文书收藏者的原有分类，分为若干帙，每帙内的文书按照时间先后顺序排列。所以，每一件文书的编号的具体信息为卷宗号——卷号——帙号——文件号，它们分别对应于村寨——家族（家庭）——文书类别——文件号。其中的“帙号”所涉及的文书类别随意性较大，因为它指的是收藏者根据文书数量的多少以及自己的主观判断，将其分为捆或者厘。

唐立、杨有庚、武内房司主编的《贵州苗族林业契约文书汇编（1736-1950）》 [2]三卷本，东京外国语大学国立亚非语言文化研究所2001年出版。该书收录了锦屏文斗寨和平鳌寨文书853件，而且按照生产活动内容将其分为7类：山林卖契，佃租山林卖契、山林佃租契约（合同），田契，分山（分林、分银）合同，杂契，民国卖契。同时，该分类还保留了文书的归户性特征。

陈金全、杜万华主编的《贵州文斗寨苗族契约法律文书汇编——姜元泽家藏契约文书》[3]。该书收录了文斗寨姜元泽家藏文书664件。虽然编著者在前言中把文书分为5类：（1）佃契（包括山林佃契，山林佃种分成合同，田土佃契等），（2）卖契（包括田土卖契，山林卖契等）（3）分合同（包括佃种分成合同，山主内部分成合同，分银合同，分关文书等），（4）法律文书（包括调解文书和诉状抄本等），（5）其它（借当字，典当字，借讨字，山场清单，山林登记薄，山场地图，官方通告等），但是该书主要按照生产关系性质把文书分为“契约”和“其它文书”两类，并按照年代进行排列，所以该书的分类方法过于简单。

龙泽江[4]综合了以上3种分类方法，提出了先按村名和户名进行归户，然后再进行统一归类的文书分类方法。他认为，由于清水江文书以土地山林买卖和租佃契约为主，因而对经济类文书的分类是重点。同时，经济类文书体现的是当地封建社会生产关系，所以应该首先按照生产关系进行分类，然后再按照生产活动内容进行二级分类。另外，文书中的家谱、碑文、民歌唱本、道士科仪书等，可以自成一个专题，单独列为一类。因此，我们称龙泽江的文书分类方法为统一归类法。根据该分类法，清水江文书主要分为9类：（1）卖契：卖田契，山林卖契，其它卖契；（2）佃契：佃田契，佃山契等；（3）财产与山林析分合同、清单：分山合同，山场清册，山场地图，佃种分成合同，分银清单，账簿等；（4）典当借贷契：田土典当契，山林借抵契，其它借当契，信用借贷契等；（5）土地执照与赋税文书：土地执照，粮册，税单等；（6）宗族与婚姻文书：家法族规，分家文书，继嗣文书，主婚书，休书，婚姻纠纷文书等；（7）政治与法律类文书：政府告示，乡规民约，诉讼禀稿，判词，民间纠纷调解文书，清白认错字等；（8）军事与治安类文书，军队、团练委札，功牌，军事告示，保甲，户籍等；（9）民间信仰与习俗、教育等。

三、 清水江文书的语言学分类标准

清水江文书内容涉及历史学、经济学、法律、人类学、生态学、语言学等学科领域，这些领域正是目前有关学者和专家研究文书的视角。基于历史学视角的研究是目前该文书研究的一个主要方面，尤其是基于历史文献学视角的研究对该文书的进一步收集和整理，以及相关领域的研究都具有重要参考价值。上面介绍的四种分类方法对清水江文书的收集整理、档案管理以及数据库建设等方面都发挥着重要作用。这四种分类方法均具有较高的科学性和实用价值，但是，每一件清水江文书都是以书面语言形式记录下来的一个文本，不同的文本具有不同的语言交际功能，因此，运用有关语言学理论建立科学的语言学分类标准，将会使该文书分类标准更加全面和科学。

功能语言学[5]和语言类型学[6]都认为各种各样的语言形式都有其对应的交际功能，交际功能是语篇形成基础。功能语言学[5]认为语言有三大元语言功能：人际功能、概念功能、语篇功能。Martin 和Rose[7]发展了功能语言学关于语言的三大元语言功能，认为在社会语篇中，人际元功能用以揭示参与者之间的关系，概念元功能用以揭示人类的经验，语篇元功能用以揭示文本的组织方式。语言类型学[6]强调研究语言的交际功能可以解释语言学形式的形成和演变原因，并揭示语言形式背后的政治、历史和文化背景。功能语言学[5]重点在详细阐释语言交际功能的种类，语言类型学[6]则强调抽象概括语言交际功能背后的政治、历史、文化动因，但是二者关于语言交际功能的基本理念是一致的：语言的各种功能都是它在社会语篇中的交际功能，交际功能是语篇形成基础。因此，我们认为，基于功能语言学和语言类型学关于语言功能的思想，从语言的交际功能视角出发，可以对清水江文书进行统一分类，因为清水江文书中各种各样的文本都是不同的语篇形式，它们都有相应的交际功能，交际功能是其形成的基础。该分类标准是对清水江文书现有分类标准的补充和发展。具体的分类体例是先按村名和户名对文书进行归户，然后再分为如下几类。

1.合同类文书：卖（田、木、山场）字，佃田字，佃种贴字，剥（拨）字；卖（山，木）分单，分山清单，佃字清单；卖（买）山（木、田、山场）约；山林佃契，田土佃契，田土卖契，山林卖契，佃田（山）契，田土典当契，山林借抵契，借当契，借贷契；佃种分成合同，山主内部分成合同，分银合同，分关文书等。

2.证明类文书：山场清册，山林登记薄，山场地图，山界图，山薄，分银清单，账簿，粮册，税单，收清字，字据，收据，字条，付款单，田赋征收单，杉木分股单，分山界单，纳税凭据，抄白等。

3.证件类文书：土地执照，注册证，选民证，毕业证，土地证，税赋征收证，执照等。

4.官方通知类文书：公粮通知单，政府告示，批示，告白，命令书等。

5.法律文书：主婚书，乡规民约，诉讼词稿，诉讼禀稿，判词，民事判词，民间纠纷调解文书，清白认错字，婚姻纠纷文书，家法族规，分家文书，继嗣文书，休书等。

6.民间文献：族谱，碑文，信函，药单，礼单，年庚册，墓志铭等。

7.宗教信仰类文书：道士科仪书，文凭，算名单，择日单，风水单，吉课，地课等。

8.军事与治安类文书：委札，保甲，军事告示，户籍等。

9.教育和艺术类文书：民间唱本，侗歌本等。

该分类方法根据文本的交际功能将清水江文书分为9 类，前两类属于经济类文书，大约占文书总数的70%[4]，其中第一类文书包括5个小类：字，清单，约，契，合同等，它们的主要交际功能是确认商品买卖双方的交易行为过程，并实现商品交易。第二类文书的交际功能与第一类文书类似，但是略有不同，其主要交际功能是证明商品买卖双方交易行为的结果或财产所有权的确凿性。第三类文书虽然和第二类文书类似，也具有证明某种社会行为结果确凿性的交际功能，但是二者之间差别较大，因为前者的主要交际功能是授予某人某种权利或身份，并证明被授予者拥有该权利或身份，而不是进行商品交易。

第四类属于官方通知类文书，其主要交际功能是发布政府的权威性文件，以便告知社会或有关个人相关文件的信息。第五类属于法律类文书，其主要交际功能是参与官方法律活动（法庭案件审理、调解、判决等）和民间民事调解或解决，并从法律角度界定或裁定当事人的诉求、权利和义务。第六类是民间文献类文书，其主要交际功能是记录和参与各类民间社会活动。第七类与第六类相似，带有民间文献类文书的特征，但是第七类的主要交际功能是记录和参与民间宗教信仰活动，该交际功能带有浓厚的宗教色彩。第八类属于军事和治安类文书，其主要交际功能是委任某人军事（治安）方面的职位或发布警示信息。第九类是教育和艺术类文书，其主要交际功能是参与官方或民间教育、音乐、娱乐活动，丰富公众文化生活，以提升公众的教育和文化艺术水平。这九个类别反映的是不同文书相应的语言交际功能，但是，由于该文书数量庞大，内容繁杂，该分类无法对所有文书进行详细分类，尤其是后六种分类比较粗略，这正是清水江文书分类标准有待进一步深入研究的一个问题。

参考文献：

[1] 张应强， 王宗勋. 清水江文书（第一辑）[M].桂林：广西师范大学出版社，2007.

[2] 唐立， 杨有庚， 武内房司. 贵州苗族林业契约文书汇编[M].（日）东京：东京外国语大学，2001.

[3] 陈金全， 杜万华. 贵州文斗寨苗族契约法律文书汇编-姜元泽家藏契约文书[M]. 北京：人民出版社，2008.

[4] 龙泽江. 清水江文书整理的分类标准探析[J]. 兰台世界， 2012 （5）中旬.

[5] Haliday， M. A. K. An Introduction to Functional Grammar[M]. London： Edward Arnold.1994： 36-42.

[6] Croft William. Topology and Universals[M].Cambridge： Cambridge University Press， 2003： 102-110.

[7] J. R. Martin & David Rose. Working with Discourse-Meaning beyond the Clause[M]. New York： Continuum International Publishing Group， 2003： 269.

文书档案整理 篇4

关键词：文书档案,整理方式,利弊,对策

一、文书档案整理方式的变革

2000年以前, 文书档案采用传统的立卷归档方法。传统立卷方法以“卷”为保管单位, 将具有保存价值的文件材料, 按照形成规律和内在联系分门别类组成不同的“卷”, 通过立卷可以使有相关联系的文件材料放在一起归档, 在以后的查阅中, 只要通过关键字, 便可以快速把含有相关字符的案卷查找出来。

2001年1月, 国家档案局发布并实施《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨, 推行文书档案整理方式的变革, 也就是将传统的以“卷”为单位改为以“件”为单位进行整理。现就《规则》推行的文书档案整理方式, 结合笔者多年从事企业文书档案整理工作的经验, 提出一些见解, 以供大家进行探讨交流。

二、文书档案按“件”整理的利弊

1.简化方法, 提高效率

传统的文书档案整理是按照文件的形成规律和有机联系进行分类、组卷, 将反映同一问题的文件组成一个案卷, 其归档程序如下:对相关文件归并、拟写案卷题名、审核案卷质量、装订等。由于要将相关的文件合并在一起, 这就要求档案人员要有较高的业务水平与工作经验。但据我集团对档案人员的统计情况看, 新人较多, 且身兼数职, 再加之综合分析问题的能力较弱, 造成对文件的分类、组卷、拟写题名等随意性大, 致使档案的案卷质量良莠不齐。

《规则》实行后, 归档方法比较简单, 具体流程如下:装订→分类→排列→编号→录入系统→打印目录→装盒。文件随办随归, 这样就可以把归档工作分散在平时, 节省了组卷、拟写案卷题名等一系列工作, 简化了程序, 缩短了归档周期, 提高了工作效率。

2.与办公自动化系统应用与时俱进

随着计算机网络的普及与OA办公自动化的广泛应用, 计算机用于档案管理逐渐普及。《规则》推行以“件”为保管单位的归档方法, 更适用于计算机管理。因其整理方式是直接对单份文件进行加工, 与之相对应的检索是文件级检索。特别是实行了档案系统与OA系统接口的企业, 档案归档时除了录入页数、归档号, 其他几乎没有数据需要再录入, 而且电子文档还能直接挂接。档案查询时, 计算机直接定位于文件级条目上, 大大提高了档案的检索速度与准确率。以“件”整理的方式真正体现了“粗加工、细管理、精检索”的宗旨。

3.便于实行部门兼职档案人员归档

《规则》推行以“件”为保管单位后, 对于办理完毕、属于归档范围的文件材料可以做到随办随归, 避免文件材料滞留在个人手中, 或是人员流动造成档案丢失现象的发生, 将集中整理变为平时整理, 减轻集中整理的压力。归档文件材料的收集遵循“谁形成、谁收集、谁归档”的原则, 这样便于部门兼职档案人员归档, 其主要原因是承办人最了解文件的来龙去脉, 能够很好地理清文件的逻辑关系, 确保文件齐全完整。

4.便于档案的开放与利用

以“卷”为单位进行的归档方法, 若干份文件装订在一起, 而利用者往往只需要查阅其中的一份文件, 在查阅时就会看到其他无关的文件, 不利于文件的保密, 如需复印时有时要拆卷, 档案的多次拆装会人为地破坏档案。以“件”为单位进行的归档方法, 可以有针对性地进行单份档案的利用, 增加了档案的保密性, 复印时也无须拆卷。

任何事物都有两面性, 认识事物要一分为二。以“件”代替“卷”, 在体现自身优势的同时, 也凸显出一些不足。

(1) 不利于档案保管与保护

以“件”为保管单位, 档案失去了卷皮的保护, 在调档时稍有不慎, 就会出现档案被撕破或掉页的情况。另外, 有的文件往往只有一两页, 装订时易造成档案破损;在查找档案时也会出现翻乱、归位错位的现象, 给以后的档案利用带来不便, 不利于档案的保管与保护。

(2) 过度依赖于计算机管理

以“卷”为保管单位的档案, 以问题为主, 一事一卷, 在一定程度上能够保证同一问题的档案相对集中, 便于手工检索。而以“件”为保管单位的档案, 破坏了文件之间的有机联系, 从而造成对计算机系统有着强烈的依赖性, 一旦计算机系统出现故障, 档案的检索和利用将陷入瘫痪状态。

(3) 同一问题档案相对分散

以“件”为单位整理档案, 提倡文件随办随归。因同一事由的不同文件, 可能根据不同的来源, 由不同的部门来办理, 因此造成同一事由的文件按办理完成时间的先后存放于不同的档案盒内, 人为地破坏了文件之间的有机联系, 在提供档案利用时, 同一事由的文件材料分别从不同的档案盒中取出, 无形中增大了调阅的工作量。

三、按“件”整理档案缺点的对策

笔者认为, 档案工作的根本目的在于日后的利用, 为查阅者提供真实无误、有利用价值的信息, 弱化文件实体间的联系。按“件”整理的方式, 在文档一体化的时代更有利于档案信息的检索、开发与利用, 真正实现档案管理“弱化分类, 强化管理”的理念。

在日常档案管理工作中, 为防止因计算机发生故障造成档案检索和利用的不便, 建议应进行档案编研工作, 针对不同的需求编制各专题档案目录, 并将专题目录打印装订成册, 以此来削弱档案对计算机的过度依赖, 以及同一问题文件相对分散这一现象。

在办公自动化、常态化的今天, 电子档案正逐步成为我们各个档案室馆藏的主力军。就档案的利用而言, 多数利用者关心的是档案的内容而不是其形态。据我集团及集团下属单位年度档案利用统计情况看, 档案实体的借阅量远小于电子档案的借阅量。由此可见, 将馆藏档案进行数字化管理是今后档案管理工作的重点, 应引起各单位足够的重视。

四、结束语

任何新生事物都有一个产生、发展与认知的过程。以“件”代替“卷”也是档案工作的一种新生事物, 不可能尽善尽美, 需要不断地创新与完善。在实际工作中可根据实际情况, 实现新旧方法优化组合, 兼收并蓄, 改进它的不足, 使其日趋完善, 是每一位档案工作人员应尽的责任。文书档案的整理, 不管采用哪种方法, 都不能背离档案便于查找、方便利用这一宗旨。

参考文献

[1]马兰.文书立卷改革之我见——《归档文件整理规则》的应用与反思[J].档案, 2009 (4) :63-64.

文书档案的整理方法和步骤 篇5

文书档案的整理方法和步骤

文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤

一、确定分类方案

分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法

1、—机构—保管期限分类法

2009年：办公室……永久、30年、10年

业务处……永久、30年、10年

指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年

业务处……永久、30年、10年

指导处……永久、30年、10年 2011年： …… 复式分类法

—机构—保管期限分类法

永久

30年

10年

2009年：办公室…… 1-10

11-20

21-30 业务处……31-40

41-50 51-60

指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处……

同上排列

指导处…… 2011年： …… 复式分类法

2、—问题—保管期限分类法

2009年：

党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2010年：

党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2011年：

…… 复式分类法

3、保管期限——问题分类法

永久：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

30年：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

10年：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年…… 复式分类法

4、保管期限——机构分类法

永久：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

……

30年：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

……

10年：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

…… 保管期限——机构分类法

不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。

二、鉴定

确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷内文件排列

根据一定的主题等内部特征和外部特 征把具有密切联系的若干文件组合成一个案 卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保 管。

立卷方法：

按公文的主要特征组卷：

问题、时间、责任者、名称 按公文类型组卷

会议、案件、信访、简报 避免出现以下情况：

归档的文件不齐全完整

归档过细、重复归档

杂卷

卷内文件排列：

卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。

无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即： 正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；

转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后； 有文件处理单的，放在最前面；

方针政策性公文在前、业务性公文在后；

上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后； 案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。

四、文件修整 修裱破损文件

复制字迹模糊或易褪变的文件 超大纸张折叠

去除易锈蚀的金属物(见图示)

五、编页 编页

（1）归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。（2）页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制。

（3）文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。见图示

（4）案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。见图示



（5）文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他文件装订在一起，在信封上标注内容、数量和页号。

（图示）

填写卷内文件目录

卷内文件目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。

六、编制案卷封皮和备考表 案卷封皮： 立档单位名称 机构（部门）名称 题名

文件形成时间 保管期限

卷内件数、页数 案卷顺序号

如何正确拟写案卷题名 题名

文件标题。是表达档案中心内容、形式特征的名称，一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地点组成，统称六要素。一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成。一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。

有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，是对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。题名案例分析

（一）没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件的内容重新拟写或补充标题。没有题名的，如信。见图示

虽有题名但无实质内容的如通知、函等。见图示

题名案例分析

（二）批办单上的内容视重要程度加以反映，一般在批办单上会有领导的批示，标题中尽量把它揭示出来。对于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在题名内加以标注。若文件中附有照片也要在题名项中加以说明。

两份或两份以上文件组合在一起，在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。见图式 卷内备考表

卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者

了解案卷的有关情况。

七、案卷装订

归档文件材料整理完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

页面过满时，则需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。见图式

八、案卷排列 案卷的排列

对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列，确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。

一般来讲按照问题的重要程度排列，相同问题的案卷排在一起。

保管期限——机构分类法

十、编制案卷目录 编制案卷目录

是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。案卷目录的重要作用

第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；

第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找和利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；

第三，它是档案登记的基本形式也是统计和检查档案的重要依据。案卷目录格式：卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注项目。案卷目录建议以Excel横版格式制表。

见图示

十一、档案装盒

1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。

2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、、起止卷号等项目，需用红色印章标明。

文书档案工作的思考 篇6

关键词：文书档案资料；档案管理；对策

0 引言

医院文书档案是包括基建项目资料、会议记录、人事调动资料、工作计划、年度总结及病人病历等在内的重要资料，是医院开展各类管理活动的重要历史凭证。文书档案管理作为医院档案管理工作的重要组成部分，担负着医院公文的收集、分类、传递、归档等重要的责任，其管理水平的高低会对于档案资料的完整性和质量都有很大的影响。为了提高医院档案资料的利用率加强文书档案管理，实现文书档案工作的科学化和规范化是必然的。做好医院的文书档案工作不仅能使医院各部门和患者能够及时方便的获取所需信息，还能够促进医院在新时期的和谐持续发展。

1 医院文书档案工作现状及面临的困境

1.1 文书档案管理人员综合素质偏低 随着信息化时代的发展，无论是企业、单位还是各类社会组织，其竞争力的高低归根结底取决于其人才综合素质水平如何。尤其是对于医院文书档案管理工作来说，专业化程度比较高，特别是在竞争日益加剧的知识经济时代，对档案管理人才更是提出了高要求，既要有专业的档案管理专业知识，又要熟练基本的计算机操作等。然而，从目前医院文书档案管理工作队伍来看，这种高素质、高水平、专业的复合型人才还比较缺乏，综合素质普遍偏低，这很不利于医院档案管理工作效率的提高。

1.2 部分单位不能有效地利用医院文书档案 目前，还有部分医院管理人员和相关工作人员缺乏档案意识，对于档案资料的保存和利用认识不到位，常常造成文书档案的毁坏与人力浪费。另外，有些医院由于对文书档案的管理工作不够重视，因此缺乏必要的档案管理部门，或者在档案管理的职责上分配较为混乱，档案存放和管理职责不明确，档案的传递是使用过程中缺乏规范性，甚至有些医疗档案不统一存放于综合档案室进行管理，而是存放于各个科室，很容易造成档案的混乱和丢失，为后期文书档案资料的使用带来障碍，影响医院各类工作的正常开展。

1.3 缺乏硬件设施，信息化程度低 很多医院由于缺乏对文书档案管理工作的重视，而缺乏对档案管理相关硬件设施的建设，导致医院档案室硬件设施达不到相应标准，比如缺少档案存放位置或档案管理条件差等，大大降低了医院文书档案管理工作的效果。并且，目前还有很大一部分医院的文书档案工作仍然为传统手工操作，使文书档案资料不能及时整理归档，更容易造成档案的损坏和丢失，影响档案资料的真实性和完整性。如今，我国大部分医院还没有意识到档案管理信息化建设工作的重要性，缺乏对于信息化建设的人力、物力、财力等各方面的投入，导致文书档案信息资料搜集不全面、更新不及时等问题，最终导致文书档案管理工作的混乱，降低工作效率和文书档案的使用效率。

2 做好医院文书档案管理工作的对策

2.1 提高对医院文书档案工作的重视 首先，医院要想切实提高文书档案工作的效率，档案管理部门就必须取得领导的理解与支持，让领导意识到档案管理工作对于医院现代化建设发展的重要性。档案管理工作人员要多多汇报工作，以此来提高领导的档案意识，使档案工作更好的为领导的决策提供帮助。其次，要不断提高档案工作人员的自我觉悟，选配专业对口、工作认真负责、职业道德良好的员工担任文书档案管理工作人员，要求档案工作人员认真务实，能够自觉学习不断提高综合素质水平与档案管理水平，从而更好地为医院工作服务。然后，医院应该加大资金投入，为文书档案管理工作提供必要的经费和物质保障。比如对档案室进行装修改造，配备铁质档案密集柜、计算机、打印机等现代档案管理需要的硬件设施，进而保证医院文书档案的安全性和保密性。另外，医院档案部门要积极争取各方面支持与协助，最为重要的是要获得其他科室同事的支持，加强他们对档案工作的了解，使他们积极配合文书档案工作的顺利开展。

2.2 提高医院文书档案管理人员的综合素质 新的社会形势对医院文书档案工作人员提出了更高的要求，要切实做好档案管理工作，需要相关工作人员不仅要有丰富的档案管理专业知识，还需要熟悉现代计算机技术，即要具有较高的综合素质。因此，首先医院必须加强对文书档案管理人员的专业培训，也可以通过加强职业教育的方式，丰富其档案管理专业知识，提高档案管理的技能水平和信息素质。其次，医院要建立和完善档案管理工作体制，建立一套规范的、系统的文书档案管理程序，实现医院文书档案的科学化管理，进而方便切实解决档案管理中出现的各类问题。此外，医院档案部门还要积极引进高水平的文书档案管理人才，特别提高对那些掌握现代档案管理专业知识和操作技能的高校档案专业人才的重视，为医院档案现代化建设工作储备人才。

2.3 加强文书档案管理设施建设，实现信息化 基于信息时代大众的要求，医院文书档案管理工作迫切需要进行信息化建设。文书档案信息化建设工作是一项具体的管理工作，需要严格的技术和完备的软硬件设施作为支撑，对医院文书档案资料内容定期进行管理和维护。因此，医院必须加大对文书档案信息化管理的投入力度，配备档案信息资源建设所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息资源建设相配套的设备仪器和软件系统，才能为实现档案管理的信息化提供很好的基础保障设施，才能实现科学化、规范化、现代化的档案管理，保证医院文书档案的真实性、完整性和保密性，进而更好的为医院和患者提供优质方便的档案服务，在很大程度上提升医院的工作效率。

3 小結

综上，目前部分医院在文书档案工作方面还存在一些问题，需要医院及各部门提高对文书档案工作的认识，加强档案管理工作必要的软硬件设施建设，最终实现医院文书档案管理工作的信息化。同时，还要不断提高档案工作人员的综合素质，提高文书档案工作的科学性和规范性，使得文书档案更好的为医院各项工作的顺利开展服务。

参考文献：

[1]王勇.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报，2015（06）：176.

[2]朱月恒.医院文书档案的规范化管理措施新论[J].办公室业务，2015（07）：55-56.

文书档案整理 篇7

1 文书整理工作的重要性

文书是各单位进行行政管理和业务管理的重要工具, 文件所记载的内容具有原始信息的价值, 完整系统地反映各项工作活动的历史面貌, 并有利于查考利用。

现实是历史的延伸, 以史鉴今是人类文明发展的基本经验。文书部门有责任把现实工作活动中形成的重要文件作为宝贵的历史信息保存下来, 以便为今后的决策、工作查考、经济建设、科学研究、编史修志等提供第一手珍贵材料[3]。

2 文书整理工作的方法

文书整理工作从传统上来讲, 主要指文件立卷工作, 是文书部门将办理完毕的、具有查考和保存价值的文件材料, 按照它们在形成过程中的联系和规律, 使用一定的方法, 使其有序化的过程。

文书整理组合案卷一定要强调按照文件在形成过程中的相互联系和客观规律进行合理的组合, 不可人为地随意拆散或拼凑, 并要努力使案卷内文件的组合能够反映出某一方面的工作或某个具体问题的真实历史情况。案卷要能系统、完整地反映出一个单位或一个部门的工作活动面貌, 只有这样, 才能便于文件的保管和利用[4]。

3 文书整理工作的组织

文书整理工作是一项技术性、专业性很强的工作, 它涉及单位的各个部门, 同时整理工作组织的科学与否, 对工作的质量与效率影响很大。文书整理工作环节的选择应与文书工作的组织形式相适应。选择确定整理环节时, 要以便于及时准确地整理和利用文件, 节省人力、时间, 提高工作效率为目的, 以熟悉掌握文件的处理情况和运转过程, 保证案卷质量为前提, 以各个部门不同的具体情况为依据, 同时要随时根据工作情况的变化而及时调整。

4 文书整理归档的范围

在考虑确定文件整理归档范围工作中, 应该遵守三条主要原则:第一, 要使整理归档保存下来的文件材料, 能够准确反映单位的主要职能活动和基本历史面貌。第二, 要使整理归档保存下来的文件材料, 既完整, 又精炼, 减少庞杂臃肿现象, 为档案工作打好基础。第三, 要使整理归档保存下来的文件材料, 能够满足工作查考利用的需要。

5 文书整理归档的重点

整理工作的根本目的, 是为了日后对这些文件进行查考利用, 因此必须强调以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料为重点。

反映重要职能活动和基本历史面貌的文件材料主要包括两个方面:一是本单位制发的重要文件材料, 它是直接反映本单位的主要职能活动, 无论从质和量上, 都占有主要地位, 具有重要的保存价值;二是与单位有密切联系的重要来文。这些文件材料是主要工作情况和重大历史事实的记载, 应当收集齐全, 作为重点进行整理归档, 在划定保管期限上要从长[1]。

6 文书整理归档中的问题

在文书整理工作中存在的主要问题是, 范围不清, 不重视声像等各类非纸质新载体文件的整理和归档, 对本单位重要文件归档不完整, 存在片面性、简单化。

7 文书整理工作的原则

文书整理工作属于文书处理过程后期收尾的工作, 它意味着文件现时使命的基本结束, 意味着文件向档案转化的开始[2]。

文书整理工作的基本原则:

7.1 要遵循文件材料形成的规律和特点

遵循文件材料的形成规律和特点, 保持文件之间的有机联系是文件整理工作第一位的指导思想和业务要求, 也是文书整理工作的出发点和归宿。规律是客观事物内在的必然联系, 文件的形成规律是文件之间内在的固有联系, 文件是在工作活动中根据工作需要客观产生的办事工具。

7.2 要正确区分不同文件的不同价值

文件的不同价值, 主要是指每一文件不同的保存价值, 即文件对日后查考利用的价值, 其表现形式就是保存期限。区分不同文件的不同价值, 就是整理文件时, 在遵循文件材料的形成规律和特点, 保持文件之间有机联系的前提下, 再根据每一文件保管期限的长短, 把不同保管期限的文件材料区分开来。

7.3 要使归档后的档案便于保管和利用

便于保管和利用, 是文件整理工作最根本的出发点和最终目的, 失去这个目的, 文书整理工作就失去意义。因此, 在整个档案整理工作的始终, 都要时时刻刻牢记这一目的, 并在整理工作的每一环节中实现这一目标。

摘要：文书整理工作是文书部门采用不同的整理方法, 对办理完毕的、有查考保存价值的、并要向档案部门移交的归档文件所进行的整理工作。只有将整理后的文件归档, 才能把历史信息保存下来, 使档案在日后的工作中发挥更好的作用。

关键词：文书,档案,管理

参考文献

[1]《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 (国家档案局2006年12月18日颁布的第8号令) .

[2]冯惠玲, 张辑哲.档案学概论[M].第2版.北京:中国人民大学出版社, 2006:1.

[3]邓绍兴, 陈智为, 刘越男.档案管理学[M].第3版.北京:中国人民大学出版社, 2008:9.

西夏丧葬文书整理研究 篇8

一、西夏丧葬文书整理

西夏丧葬文书, 是指西夏统治下的民众在丧葬活动中处理助丧、送葬事务过程中形成的文字记录。据笔者统计, 目前发现的西夏丧葬文书仅三种共四件。

1. 水陆法会发愿文。

该件文书为抄本, 1976年出土于甘肃景泰县。据孙寿岭介绍, “确是西夏文手抄文书, 共装裱了四大张。按装裱痕迹看, 原件有15页, 其中1至3张, 每张4小页, 第4张3小页。上下边缘破损严重, 有些缺头少尾, 有些头尾均无。”[2]89

2. 冥契。

冥契有两件。一件是1997年出土于武威西夏砖墓中的大夏乾祐十六年岁次乙巳六月壬子朔十九日庚午的冥契:“该冥契柏木质, 汉文, 朱砂楷书, 自右至左书写, 共15行232字……”[3]39;另一件是1998年出土于武威西郊双人合葬墓室中的大夏乾祐廿三年岁次壬午二月□□□二十九日壬寅:“该冥契汉文朱书, 松木质……”[3]40, 该冥契上下端泛碱严重, 字迹漫漶不清, 部分文字难以识读。

3. 祭文。

《俄藏黑水城文献》第六册收录俄Инв.No.3775光定七年祭文 (下文简称“祭文”) , 汉文, 共两张残片, 内容主要是出殡送葬的情景。据笔者推断, 两残片内容当属同一次西夏丧葬活动的记述。

二、西夏丧葬文书研究

1. 丧葬过程。

西夏丧葬过程基本分为三段:即葬前礼、葬时礼、葬后礼。 (1) 葬前礼仪。葬前礼仪最重要的是给亡人选择墓地。西夏的两篇冥契在“买地”时都有“龟筮协徒相地袭吉”的流程, 说明西夏民众在为亡者选择墓地时深受道教“风水”观念的影响, 选择生气凝结的吉穴, 以使死者安息地下, 庇佑子孙。两篇冥契在选择墓地时在“西城郭外”或“西苑外”, 买地价格均为冥币“谨用银 (钱) 九万九千九百九十九贯文兼五彩信币买地一段”。死者亡后第一件大事基本告成。 (2) 葬时礼仪。葬时礼仪主要是出殡送葬的过程。“祭文”第一残片为我们呈现出一个较为完整的出殡过程。“更是黑流同由内外隔截别”, 表达出生离死别的哀痛和阴阳两隔的无望。“囗囗登五七, 囗囗颖上天”, 即亡灵停尸“五七”后下葬。出殡途中“铙钹引路”。出殡用乐反映出佛教兴盛的局面, 表达了生者希望亡者在音乐的引导下魂魄迅速脱离世间苦海, 往生西方极乐净土的愿望。史载也证西夏有出殡用乐的情形:“送葬途中要搭设木屋, 灵柩过时进行祭奠, 柩行鸣一切乐器”[4]117。再后是“孝子后随”并“儿囗泪”, 继而是“六亲儿女痛哀哉”的悲痛局面。最后“至卜其儿宅吉位”。墓地是生者与亡者最后离别之处, 故而悲痛之情表露无疑, “哭不哀礼, 囗囗, 哀前乐不?”“祭文”的前一部分将出殡送葬的场面完整地记录了下来。 (3) 葬后礼仪。葬后礼仪是亡灵安葬之后所施行的礼仪, 冥契、祭文和发愿文都有涉及。西夏两件冥契中都有类似“今次牲牢酒饭百味香”的记载。这是安葬完亡者之后, 生者在墓前为亡灵供奉丰盛的食物, 即所谓“百味香”, 希望亡灵在阴间衣食无忧。这一习俗在相关的文学作品中也有反映。《采桑子》中有一个“绿釉罐”, 是“我当年从祖坟棺前掘出, 内装残羹剩饭。”[5]314《状元媒》中, “罐里装着供奉在死人灵前的饭菜, 叫‘焰食罐’, 半尺高的挂釉小罐……下葬时搁摆在棺材前头”[6]150, 这些都是生者对亡灵阴间饮食生活的一种美好愿望。“祭文”第二残片中“礼酒浇茶”是生者希望黄泉之下亡者也享受到这种待遇。“头边献下百味饭”让亡者安然享用。然而, “都不闻”、“不见亡灵进盘飧”, 因此, 这只是生者对亡者寄思的一种习俗罢了。最后的“囗囗”, 应是承上文意义表达, 即祭文的一般格式, 推测当作“尚飨”。现代祭文也有“薄酒祭奠, 聊表微忱。愿父 (母) 九泉有觉, 来尝来品。呜呼哀哉!尚飨”[7]这样的内容。发愿文的部分内容是葬后所做的一次水陆法会的文字记录, 是主家在超度亡灵的过程中进行的一种祈愿行为。

2. 西夏丧葬的多元文化特征。

(1) 儒家文化。《中庸》:“事死如事生, 事亡如事存, 孝之至也。”[8]27对待亡者要像对待生者一样, 这是尽孝最高境界。在儒家思想的影响下, 孝道治丧的观念深入人心。人死后, 家属为其买地置阴宅, 以求在阴间可以继续安享生活, 同时也祈求庇佑子孙。司马光《葬论》:“今之葬书, 乃相山川、岗畎之形势, 考岁月日时之支干, 以为子孙贵贱、贫富、寿夭、贤愚皆系焉”[9]157, 反映了治丧礼仪的重要性。“祭文”多次提到悲痛的哭丧场面, “哭之”、“儿囗泪”、“六亲儿女痛哀哉”等。哭丧是孝道治丧的典型表现, 是儒家礼乐文化影响的结果, 西夏法典对此也有规定, “闻之而不哭泣时, 徒三年”[10]604, 而且“以服丧时间的长短和亲属关系的远近为依据来决定对不施行哭泣礼者的处罚, 可见此时汉化程度之深了”[11]21。西夏丧葬文书中多次出现“诸位圣贤”等人名, 可见“尊孔崇儒”的思想已经深入到西夏民众的心里。 (2) 佛家文化。在丧葬过程中, 诵佛念经、祈祷、设坛作斋、超度亡灵等都是佛教影响的印证, 这在西夏文水陆法会发愿文中反映得更为明显。“四大天王”、“佛祖”和“诸菩萨”等都是佛家的宗教崇拜, 是祈祷的神灵对象。“受佛光普照的法界众生等待佛祖快来救助, 叫邪灾鬼怪快快离开我的身骨”, 反映民众祈求佛祖安享人生的愿望。冥契本身也是佛与神勾通的桥梁, 佛教为建构自己认知的合法性诉求于神给予的某种约定。故我们认为冥契是在道家思想影响下, 融合了佛教意识的一个产物。黑水城出土的佛经题记和《天盛律令》中的条款都表明西夏丧葬活动中一般都有僧人参加, 反映佛家思想影响之深刻。 (3) 道家文化。首先, 冥契反映人们对于亡者世界的认知, 是道教灵魂不死观念的有力证明。西夏的两篇冥契, 反映出买阴宅受到了道教风水观念的影响, 即价格也是道教所宣扬的表示吉利的阳数“九万九千九百九十九”。冥契中的多神更是道教思想的体现, 如, 两篇冥契在标的物界定时, 都是“东至青龙, 西至白虎, 南至朱雀, 北至玄武”。“青龙”、“白虎”、“朱雀”和“玄武”在道教中被奉为四灵神兽, 是保护墓地四周的神仙。从公证和担保来看, 证人为“岁月主”, 保人“今日执符”。“岁月主”、“今日执符”都是道教尊奉的神仙, 他们作为冥契的保人和知见人, 主要起到降妖伏魔、避邪趋吉的作用。从违约处罚来讲, 两篇冥契中都有类似的“故气邪精, 不得忏恡。先有居者, 永避万里。若违此新地府主, 使自当其祸主人内外存亡, 悉皆吉□总如五帝使者女青律令”, 即言邪魔妖气不能干扰, 此地先前葬者要永远避开。并使用道教咒语“五帝使者女青律令”。“女青”是道教中的玉清元始天尊、上清灵宝天尊、太清道德天尊的使者, 掌管冥府律令。冥契最后伪托“女青”, 意在说明此契由道教尊神的使者女青书写, 以增强其镇伏妖魔的威力。为了使符咒更有效力, 通常在最后书以“急急如律令”, 意为勒令鬼神依照符令火速遵行。其次, 西夏文水陆法会发愿文中的“元始天尊”、“五仙王子”等为道家神灵代表, 反映出民众对道家文化的认同。“我等待着元始天尊金口说法, 四大天王慈悲心高高照耀, 祝我全家平安。”这也是佛道融合的体现。另外, 《西夏文水陆法会祭祀文考析》说发愿文中有龙像, 是说傅家人在做皇帝梦。笔者认为并不是“作法会的傅家主人, 还想继续高升, 甚至请众多龙神保佑, 巧借法会名义, 赐他登上龙的宝座。说明他也在做皇帝龙梦。”[2]90因为“随着西夏统治者对龙神崇拜热情一步步高涨, 他们终于动用国家法律武器, 实行了对龙图像垄断。”[12]21《天盛律令》也规定, “节亲主、诸大小官员、僧人、道士等一律敕禁男女穿乌足黄、乌足赤、杏黄、绣花饰金、有日月, 及原已纺织中有一色花身, 有日月, 及杂色等上有一团身龙, 官民女人冠子上插以真金凤凰龙样一起使用。倘若违律时, 徒二年。”[10]282可见, 西夏政府垄断龙图像后, “龙”只作为祭祀的象征, 是一种祥瑞图腾, 是民众的崇拜之物, 更是祈福的对象。综上所述, 西夏时期丧葬习俗深受佛、儒文化和道教的影响, 集儒家孝悌、佛教轮回转世及净土信仰和原始巫卜等于一体, 具有多元化、民族化、地方化的特征。

总之, 我们必须正确认识并发扬传统道德所弘扬的孝道文化, 敬活人, 祭亡者。

摘要：西夏丧葬文书就目前所见有冥契、祭文和发愿文三种共四件。研究发现, 这些丧葬文书为我们呈现出较为完整的西夏丧葬过程, 展示出儒、释、道三教合一的多元文化特质。

文书档案工作的思考 篇9

医院文书档案是包括基建项目资料、会议记录、人事调动资料、工作计划、年度总结及病人病历等在内的重要资料, 是医院开展各类管理活动的重要历史凭证。文书档案管理作为医院档案管理工作的重要组成部分, 担负着医院公文的收集、分类、传递、归档等重要的责任, 其管理水平的高低会对于档案资料的完整性和质量都有很大的影响。为了提高医院档案资料的利用率加强文书档案管理, 实现文书档案工作的科学化和规范化是必然的。做好医院的文书档案工作不仅能使医院各部门和患者能够及时方便的获取所需信息, 还能够促进医院在新时期的和谐持续发展。

1 医院文书档案工作现状及面临的困境

1.1 文书档案管理人员综合素质偏低

随着信息化时代的发展, 无论是企业、单位还是各类社会组织, 其竞争力的高低归根结底取决于其人才综合素质水平如何。尤其是对于医院文书档案管理工作来说, 专业化程度比较高, 特别是在竞争日益加剧的知识经济时代, 对档案管理人才更是提出了高要求, 既要有专业的档案管理专业知识, 又要熟练基本的计算机操作等。然而, 从目前医院文书档案管理工作队伍来看, 这种高素质、高水平、专业的复合型人才还比较缺乏, 综合素质普遍偏低, 这很不利于医院档案管理工作效率的提高。

1.2 部分单位不能有效地利用医院文书档案

目前, 还有部分医院管理人员和相关工作人员缺乏档案意识, 对于档案资料的保存和利用认识不到位, 常常造成文书档案的毁坏与人力浪费。另外, 有些医院由于对文书档案的管理工作不够重视, 因此缺乏必要的档案管理部门, 或者在档案管理的职责上分配较为混乱, 档案存放和管理职责不明确, 档案的传递是使用过程中缺乏规范性, 甚至有些医疗档案不统一存放于综合档案室进行管理, 而是存放于各个科室, 很容易造成档案的混乱和丢失, 为后期文书档案资料的使用带来障碍, 影响医院各类工作的正常开展。

1.3 缺乏硬件设施, 信息化程度低

很多医院由于缺乏对文书档案管理工作的重视, 而缺乏对档案管理相关硬件设施的建设, 导致医院档案室硬件设施达不到相应标准, 比如缺少档案存放位置或档案管理条件差等, 大大降低了医院文书档案管理工作的效果。并且, 目前还有很大一部分医院的文书档案工作仍然为传统手工操作, 使文书档案资料不能及时整理归档, 更容易造成档案的损坏和丢失, 影响档案资料的真实性和完整性。如今, 我国大部分医院还没有意识到档案管理信息化建设工作的重要性, 缺乏对于信息化建设的人力、物力、财力等各方面的投入, 导致文书档案信息资料搜集不全面、更新不及时等问题, 最终导致文书档案管理工作的混乱, 降低工作效率和文书档案的使用效率。

2 做好医院文书档案管理工作的对策

2.1 提高对医院文书档案工作的重视

首先, 医院要想切实提高文书档案工作的效率, 档案管理部门就必须取得领导的理解与支持, 让领导意识到档案管理工作对于医院现代化建设发展的重要性。档案管理工作人员要多多汇报工作, 以此来提高领导的档案意识, 使档案工作更好的为领导的决策提供帮助。其次, 要不断提高档案工作人员的自我觉悟, 选配专业对口、工作认真负责、职业道德良好的员工担任文书档案管理工作人员, 要求档案工作人员认真务实, 能够自觉学习不断提高综合素质水平与档案管理水平, 从而更好地为医院工作服务。然后, 医院应该加大资金投入, 为文书档案管理工作提供必要的经费和物质保障。比如对档案室进行装修改造, 配备铁质档案密集柜、计算机、打印机等现代档案管理需要的硬件设施, 进而保证医院文书档案的安全性和保密性。另外, 医院档案部门要积极争取各方面支持与协助, 最为重要的是要获得其他科室同事的支持, 加强他们对档案工作的了解, 使他们积极配合文书档案工作的顺利开展。

2.2 提高医院文书档案管理人员的综合素质

新的社会形势对医院文书档案工作人员提出了更高的要求, 要切实做好档案管理工作, 需要相关工作人员不仅要有丰富的档案管理专业知识, 还需要熟悉现代计算机技术, 即要具有较高的综合素质。因此, 首先医院必须加强对文书档案管理人员的专业培训, 也可以通过加强职业教育的方式, 丰富其档案管理专业知识, 提高档案管理的技能水平和信息素质。其次, 医院要建立和完善档案管理工作体制, 建立一套规范的、系统的文书档案管理程序, 实现医院文书档案的科学化管理, 进而方便切实解决档案管理中出现的各类问题。此外, 医院档案部门还要积极引进高水平的文书档案管理人才, 特别提高对那些掌握现代档案管理专业知识和操作技能的高校档案专业人才的重视, 为医院档案现代化建设工作储备人才。

2.3 加强文书档案管理设施建设, 实现信息化

基于信息时代大众的要求, 医院文书档案管理工作迫切需要进行信息化建设。文书档案信息化建设工作是一项具体的管理工作, 需要严格的技术和完备的软硬件设施作为支撑, 对医院文书档案资料内容定期进行管理和维护。因此, 医院必须加大对文书档案信息化管理的投入力度, 配备档案信息资源建设所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息资源建设相配套的设备仪器和软件系统, 才能为实现档案管理的信息化提供很好的基础保障设施, 才能实现科学化、规范化、现代化的档案管理, 保证医院文书档案的真实性、完整性和保密性, 进而更好的为医院和患者提供优质方便的档案服务, 在很大程度上提升医院的工作效率。

3 小结

综上, 目前部分医院在文书档案工作方面还存在一些问题, 需要医院及各部门提高对文书档案工作的认识, 加强档案管理工作必要的软硬件设施建设, 最终实现医院文书档案管理工作的信息化。同时, 还要不断提高档案工作人员的综合素质, 提高文书档案工作的科学性和规范性, 使得文书档案更好的为医院各项工作的顺利开展服务。

参考文献

[1]王勇.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报, 2015 (06) :176.

[2]朱月恒.医院文书档案的规范化管理措施新论[J].办公室业务, 2015 (07) :55-56.

文书档案整理 篇10

关键词：新时期,科技档案,变化特点,档案区别

随着信息技术的不断发展, 作为构成档案两大重要门类的科技档案和文书档案, 被赋予了现代文献信息的诸多特点与功能。虽然两者具有档案学的共性, 但又在诸多方面显现出了不同的个性。准确把握新时期档案变化特点、变化规律及档案自身的本质特征, 严格区分科技档案与文书档案, 对于实现档案管理的科学化、标准化、信息化以及档案资源的开发利用具有重要理论和实践指导意义。

一、新时期科技档案变化特点

随着新时期信息技术的不断发展, 科技档案内容更加丰富, 来源更加广泛, 整体呈现出载体构成的电子化、发展变化的迅速化、存储管理的海量化、查阅使用的快捷化等变化特点, 以其储备信息量大、提供情报准确等功能而备受青睐。

㈠载体构成的电子化随着信息化、电子化技术的快速发展, 科技手段不断提高, 许多科研生产实践活动开始大量引入无人值守、远程控制、自动观测、适时传输、在线查询等现代信息与电子技术, 科研生产实践活动过程与环节发生重大变化, 由此形成了大量的电子文本, 使得科技档案载体由传统的以纸质文本为主转变为现在的以现代电子信息技术为主, 从而显著提升了科技档案水平和科研工作进程。

㈡发展变化的迅速化科研档案载体的电子化为其发展变化的迅速化奠定了基础。一方面, 电子技术、信息技术的应用, 为科研生产实践提供了便捷的手段和资料, 进一步加快了科研生产实践活动过程, 促使科技档案不断处于发展变化和完善之中;另一方面, 包括数值模拟、电子模拟、环境模拟、仿真模拟在内的计算机模型技术的应用, 也为科技档案的迅速发展变化提供了重要支撑。

㈢存储管理的海量化传统的以纸质文本为载体的科技档案不仅需要占用大量的存储空间, 而且在整理、归档、管理和使用等环节均需要耗费大量的人力、物力资源。随着现代电子与信息技术的应用, 以电子载体为主的现代科技档案具有占用空间小、保存时间长等显著特点, 为存储管理的海量化提供了可能。

㈣查阅使用的快捷化现代科技档案以其鲜明的信息化、电子化特点, 为其快捷化查阅使用提供了十分便利的条件。以电子载体为主的科技档案彻底摆脱了传统的人工查询、手工摘录与分析使用等十分繁琐且费时费力的冗长过程, 使查询、复制、分析、使用等过程一并实现了电子化, 从而使科技档案的查阅使用变得更加方便快捷。

二、科技档案与文书档案的区别

㈠区别科技档案与文书档案的意义

1.有利于实现档案科学管理与高效利用。科技档案与文书档案的形成过程各不相同, 具有不同的功能和作用, 科技档案与文书档案在形成规律、整理方法、检索途径上均有所不同。因此, 严格区分科技档案与文书档案, 不仅是档案管理的需要, 而且是开发档案资源, 提高档案利用效率的需要, 通过对档案的分类整理和归档, 可为档案管理和高效利用奠定更加坚实的基础。

2.有利于档案卷宗的正常流动和保存期限的确定。不同的档案具有不同的流动方向与保存期限, 正常情况下, 文书档案进综合档案馆, 科技档案进科技专业档案馆, 保存期限则视具体档案内容的不同而有所不同。因此, 区分科技档案与文书档案, 对确定档案流向、档案保存期限具有十分重要的意义。

3.有利于到期档案的处理与二次鉴定。对于保管期限届期已满的文书档案, 可以依据档案的具体内容, 及时确定对其进行销毁处理或者延长保留, 而对于科技档案, 则需要在统计分析档案利用效果的基础上, 通过对档案的二次鉴定, 确定对其进行销毁处理还是继续延长保管期限, 为方便盘活档案管理有限资源, 进一步提高科技档案质量和管理水平提供保障。

㈡区分科技档案与文书档案的原则

1.坚持内容优先, 兼顾其他的原则。一般情况下, 根据档案的记载内容可以准确确定档案的归属, 如科技档案中只包括记述生产技术活动、课题研究、基本建设、科技考察、学术讨论活动的文件, 文书档案只包括记述和反映机关社会组织和个人社会管理活动的文件、图表、声像等文件。然而, 在实际工作中, 有时决定一份具体文件应当归哪一类档案, 起决定作用的不一定完全是文件的具体内容, 与文件的生产领域、保管部门也有密切的联系。因此, 决定这类文件的归属必须在坚持内容优先的前提下, 充分兼顾其他多种因素, 科学合理地确定其档案的具体类别和归属。

2.坚持整体分析, 有所侧重的原则。在任何一项科研生产实践活动过程中, 不可避免地会在个别环节, 尤其是管理环节的内容形式、表象上与科技生产实践活动有一定出入。一方面, 相关部门在判定为一些科研生产实践活动服务过程中所形成的公文性质时, 应当把这种工作环节放到活动的全过程中去分析, 不能孤立地去分析其中的个别环节来决定档案归属, 不能把这些环节形成的文件从成套文件中分割出去。另一方面, 在不同部门应有所侧重, 应根据部门属性、档案来源以及档案文书可能的流向确定档案的类别和归属。

3.坚持综合考虑, 突出属性的原则。从档案的属性以及来源看:一方面, 并不是科技档案都形成于科研生产实践活动过程, 也不是科研生产实践活动过程形成的档案都是科技档案;另一方面, 有时候往往还会产生一些兼具技术性和管理性双重属性的档案。对于这些档案, 应在综合考虑的前提下, 突出档案的基本属性和本质特征, 对工程建设和产品开发等审批过程形成的文件应归入科技档案, 以免记载同一科研生产实践活动过程的档案分散在不同年度的档案中, 给查阅使用造成困难。

㈢区分方法

1.从档案的概念界定上区别。科技档案产生于科研生产实践活动的全过程。一般记述和反映自然界各种物质的现象和运动规律以及人们认识自然、改造自然的各种活动, 在此过程中直接形成的, 并具有保存价值的文字、图表、声像或其他形式载体的历史记录属于科技档案, 重在强调档案的技术性。而文书档案一般产生于社会政治、行政活动中, 记录和反映社会政治活动、行政活动的发生、发展过程及结果, 在此过程中直接形成的, 保存备查的文字、图表、声像或其他形式载体的历史记录属于文书档案, 重在强调档案的记录性。由此可以看出, 它们虽具有共同的属性, 都反映单位工作、生产的全过程, 又是单位工作活动的真实历史记录;但不同的是, 文书档案和科技档案各自产生于不同的活动领域, 反映不同的活动内容, 具有不同的形成规律和特点, 它们是两种性质截然不同的档案。

2.从档案的基本属性上区别。科技档案具有鲜明的专业性、种类的多样性、技术的成套性和现实的使用性。首先, 科技档案形成于特定的专业技术领域, 具有非常鲜明的专业性特点, 其内容集中反映某一专业的科研生产实践活动内容以及与之相关的支撑理论、研究方法与手段;其次, 科技生产实践活动的专业性特点形成了科技档案种类的多元化, 而针对不同专业依据的不同理论、采取的不同方法等则是导致科技档案类型复杂的主要原因;最后, 科技档案更加注重档案内容的关联性、协调一致性和技术体系的完备性, 强调在科研生产实践活动过程中对历史的传承和未来发展的引领。而文书档案更多的是在政治、经济、行政活动中形成的各种公文。首先, 具有较强的政策性、法定的权威性和行政约束力;其次, 文书档案形成于一个特定的时期, 具有其特定的历史使命, 因而具有很强的针对性和时限性。

3.从档案的具体内容上区别。从上述科技档案强调技术性、文书档案更加注重记录性的特点来看, 对那些技术特点突出、具有明显科技内容、记载科研生产实践过程的文件材料, 划为科技档案范围是毋庸置疑的, 也是不存在任何工作难度的。然而, 对于那些在单位内部各部门间以及上下级单位间科技管理工作中, 通过文书处理运转程序, 形成的一些科研论文、含有技术性标题内容的工作总结以及针对科技、生产实践活动的指导性文件材料, 应根据它们记载的具体内容, 权衡档案所具有的记录性、技术性本质, 准确划分档案归属。

4.从档案的本质特征上区别。科技档案一般比较复杂, 所使用的大多是科技语言, 如线条、符号、字母、数字等等, 表现形式多种多样, 更多的依据一些现有技术与理论, 强调对自然规律的认识和探讨, 档案的各部分内容之间追求体系的完整性、数据的一致性和逻辑的严密性;而文书档案所使用的多为一般文字语言, 更多地注重政策的连贯性、时效性, 强调对具体工作的安排和部署, 表现形式往往较为单一且比较固定。

5.从部门的职能关系上区别。任何档案都形成于某一个特定的部门, 不同的部门具有不同的职责。因此, 按档案形成单位职能任务的不同, 应依照单位的工作职责、性质、档案所起的作用, 在划定档案归属时允许带有一定的倾向性, 对那些难于划定归属的文件材料可以有所侧重, 分别确定其不同的归属。

三、结语

如何做好企业文书档案工作 篇11

【关键词】企业；文书档案；制度建设；管理现代化；归档

文书档案是企业发展过程中形成的具有保存价值的重文件，对于企业发展具有重要的参考作用。近年来，文书档案工作模式发生了较大的变化，因此需要重视文书档案管理，保证文书档案信息的有效性和及时性，使其能够更好的与企业的发展需求相适应，为企业的发展发挥出重要的作用。

一、争取领导重视是做好文书档案工作的前提

要想取得领导对文书档案的重视，需要文书档案管理人员要努力提高自身的专业素质，热爱本职工作，能够忠于职守，吃苦耐劳，在工作中充分的发挥主观能动性，从而让领导满意，为企业的发展提供优质的服务。同时还要加强文书档案的宣传，进一步增强企业领导的档案意识。在日常工作中，档案人员需要及时向领导汇报文书档案的各项工作，同时做好文书档案服务工作，及时为领导提供档案利用信息，使其意识到文书档案工作的重要性。

二、加强档案制度建设

企业在文书档案工作中，需要进一步建立健全档案规章制度，遵循档案法及企业的实际情况来制定与企业档案工作相适应的规章制度，进一步对档案工作制度进行完善，确保各项制度的有效落实，为文书档案收集、整理和保管等工作制定一系列办法，及时对原始档案进插收集，并理顺归档程序，避免档案资料出现丢失和毁损的问题。

三、重视文书档案资料的收集工作

企业无论是专职档案人员还是兼职档案人人员都需要对档案资料收集工作给予充分的重视，扩大档案收集范围，特别是对于一些重要会议、重大事件、重要研究成果、科研项目等档案资料更要及时进行收集。同时还要增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力。在文书档案收集工作中，各部门之间还要加强协作，档案人员要做到嘴勤、脚勤和脑勤，确保档案收集信息渠道的通畅性，侧重于收集能够体现企业发展阶段的资料，从而为企业各项工作的顺利实施提供重要的参考，更好的发挥档案部门在企业经济发展中的重要参谋作用。

四、做好收发文的登记工作

在实际工作中，需要根据收发文件的不同种类来分别进行登记，单独使用一个收文登记本，对于红头文件，在收文时需要对收文日期、收文号、机密等级、来文单位及文件号、标题及数量等进行列明，最后还需要分别交各主管领导进行阅示，对于需要在企业内部进行宣传的文件，需要对承办单位、收件人及归档时间进行详细记录，为全程跟踪提供有效的便利。另外，还需要做好备案登记，备案可以在每季度或是半年做一次，并在年终时将备案表装订成册，使其形成一本档案明细账。

五、实施文档管理现代化

当前文书档案管理中已普遍运用计算机管理，而且文件形成、运行、积累及转换等各个环节都与自动化办公有效的实现了衔接，这就需要文书档案管理人员要有效的掌握现代化管理技术，并与自已的岗位工作有效的结合，确保业务素质的提升。一直以来纸质档案整理工作都较为繁琐，档案人员劳动强度较大，利用计算机技术来对文件进行整理，有效的提高了工作效率，而且计算机检索更为方便快捷，使文件归档工作中人为因素影响较小，实现了整理的真正简化，并进一步深化了检索的目的。

六、遵循归档原则

就企业日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给企业的文件管理带来很大的困难。因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。一般情况下，归档需要坚持的具体原则主要有：将电子文件归档提前介入到系统中，实现前段控制；在电子文件的归档时保证文件信息保持不变，保证文件信息的真实性；归档时保证电子文件没有缺损，其相关文件也保证齐全；在归档后，要保证电子文件借助必要的工具能够可读以及有效的利用。

七、提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案工作的质量与文书档案管理人员的素质具有直接的关系，因此在文书档案管理工作中，还应该全面提高文书档案管理人员的综合素质。所谓的综合素质，主要就是指文书档案管理人员不仅应该具有较强的专业素质，还应该具备积极向上的思想意识，较全面的前瞻意识等。另外，还需要加强对现有的工作人员的继续教育，也就是需要加强对现有文书档案管理人员进行培训，不仅培训档案管理人员的素质，还需要对档案管理人员的其他方面进行培养，像对工作的热情、责任意识等等。文书档案人员还应该不断地进行自我学习，进一步拓宽视野，并且全面了解文书档案管理工作的发展前景，根据文书档案管理工作的发展趋势，努力提高自身的专业素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进文书档案工作，实现单一型向多样复合型转变，不断推进文书档案的规范化、现代化、网络化管理进程。

八、结束语

目前文书档案管理工作加快向科学化和现代化的进程，这不仅有效的提高了文书档案工作的效率和准确性，而且进一步提升了文书档案管理的水平。在这种情况下，文书档案管理人员更需要不断充实自已的专业知识和专业素养，在工作中勇于奉献，提高档案服务意识，在文书档案工作中不断进行创新，从而使档案更好的服务于企业的发展。

参考文献

[1]刘云.大型企业文书档案管理要点分析[J].办公室业务，2013-07-05.

[2]袁艳云.新形势下企业文书档案的管理与发展[J].东方企业文化， 2015-02-23.

唐代文书档案保密制度探析 篇12

一、唐代文书档案保密制度的内容

(一) 专人制作——“四禁”制度

中书舍人是负责诏旨制敕、玺书册命的草拟工作的, 他们在文书的制作过程中, 其禁有四:“一曰泄漏, 二曰稽缓, 三曰违失, 四曰忘误。”即要做到保守文书秘密, 保证文书及时迅速发出, 保证遣词造句的准确无误, 保证承旨书写无事情遗漏以及文字错讹。对于违反以上要求的行为, 都将受到相应的处罚, 或笞或杖或徒流, 重者可至死罪。专人撰写使得文书档案的保密性和安全性进一步增强。

(二) 专人签署——签押、判署制度

唐朝规定, 文书制作完毕之后, 需要经过本部门长官的审定认可, 长官如认可, 则在文书前写上“依”、“从”、“可”、“闻”等字样, 此称之为判署。同时, 文书还要经本部门长官署上名字方可执行。若是皇帝制敕, 则需经过参与文书制作和审批的各部门相关主管人员的签名方可, 此称之为联署。需要注意的是, 唐制原则上规定文书署名必须本人亲自为之, 不得代署, 唐代律令也对此有相关的处罚措施, “诸公文由本案事直而代官司署者, 杖八十。代判者, 徙一年。亡失案而代者, 各加一等”。这一制度的目的是为了防止伪造公文, 从而保证了文书档案的准确与安全。

(三) 专人邮传——邮传制度

文书在经过以上种种环节之后, 就可以向外发送了。文书的邮递是文书管理中致为重要和关键的一环。唐代为确保国家交通的顺畅, 建立了四通八达的驿传设施。除此之外, 唐代的有关律令也显示了政府对于文书的邮传的重视。《唐律疏议》中的有关条文规定, 唐代根据文书的缓急程度以及远近程度, 对于驿传时的总路程和每日行程, 是否派发驿马、驴和驿船以及派发的数量, 文书传递的目的地等等, 都有详尽的规定。如驿使稽程、驿使以书寄人、驿使误诣他所、乘驿枉道、乘驿马赍私物、诈乘驿马等等, 处分有笞、杖, 徒、流直至死罪。法律条文对邮传人员的路线和任务都作了详尽的规定, 保证了文书档案的全程安全。

(四) 专人勾检——勾检制度

这是唐代施行的对文书档案的监督检查制度。“检者, 谓发辰检稽失, 诸司录事之类。勾者, 署名勾讫, 录事参军之类”。由此可见勾检官吏或官司主要是检查文书是否有办理失误或迟缓, 文书本身是否有错讹之处, 文书是否办理完毕等。唐代从中央到地方都设有文书勾检部门或文书勾检人员, 在中央, 尚书省是最高级文书档案勾检部门, 勾检全国各级行政管理官府的官文书。在地方, 负责文书档案的处理工作的文书官员录事、司录参军等也负责文书的监督工作。文书的发出, 需要勾检, 档案的收集和归档, 也需要勾检。勾检的对象包括各级政府部门的公文、地方州县的官文书和各类户籍、计账等, 勾检的内容包括:文书档案是否办理完毕, 文书是否违期, 档是否粘署压缝完毕。“勾检的过程包括登记、检查、复查三个步骤, 这三者构成了唐王朝衙署的勾检制度。”勾检人员的勾检再次保证了文书档案的准确性与安全性。

(五) 专人利用——档案的利用制度

古代历朝历代都把档案视作国之重器一般的事物, 对其严加保密, 私人不得允许是无法亲近的。各王朝能够利用档案的也只有那些修撰史书的史官和编辑类书的官员, 唐代也是如此。唐代对档案的利用主要是修史。唐代形成了官修史书的制度, 设立史馆, 专门负责国史和前代史的修撰。此外, 唐朝还用档案编修谱牒。贞观十二年 (638) , 编成了一百卷的《氏族志》, 内容非常丰富。利用文书档案的人员和用途有限也保证了文书档案的安全。

(六) 定期销毁——鉴定销毁制度

唐代对于档案规定了鉴定制度, 即“检简”, 把档案进行分析、研究、检查, 哪些档案应该永久保存, 哪些档案保留一段时间便可以销毁, 问题处理非常慎重, 另外对档案销毁规定极为严格, “文案不须常留者, 每三年一拣除”, “凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案, 祥瑞、财务、婚、田、良贱、市估案, 如此之类长留, 以外年别检简, 三年一除之, 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准除。”可见, 唐朝对档案的销毁, 审查是非常严格的, 态度是非常慎重的。定期清理公务文书既是为了更好地保存处理完毕的有保留价值的公务文书, 又保证了文书档案的安全。

二、唐代文书档案保密制度的特点

(一) 法制化

唐代从更多的方面强化文书档案的保密制度, 并且以名目繁多的法律条文来防止公文泄密。主要体现在以下几方面:

泄露机密的处罚条律:凡官吏泄露国家机密, 不论有意无意, 是否造成后果, 均追究其刑事责任。泄露官府收捕谋叛者、官军奔袭“寇贼”等机密者, 处以绞刑;泄露一般机密, 如天象灾变征兆的报告等, 处以徒刑一年半, 如透露给藩国使者, 则罪加一等;凡两人以上泄露机密, 以初传者为首犯, 次传者为从犯, 按首从法定罪, 第三人以下辗转相传者, 杖八十。

私拆文书的处罚条律:凡秘书人员未经同意而私拆制书者, 杖八十;私拆官府文书者, 杖六十;如被拆阅的系密件, 则按泄密罪处治。

由此可见, 唐朝有关文书保密工作的律令细而多, 目的是使保密工作有章可循, 从而提高文书档案保密工作的水平。

(二) 程序化

文书作为政府发布命令和传递信息的重要工具, 对于维护统治秩序和国家安全意义重大。由于古代文书档案管理制度本身存在的不足和疏忽, 常常出现文书失窃、国家机密被泄漏等现象, “档案的安全关系到统治者的切身利益”。因而通过行政和法律手段来确保文书档案的保密和安全性就显得尤为重要。在唐代, 由中书舍人负责诏敕的拟定, 关系极其敏感, 针对他们就制定了稽迟、违失、忘误和泄露的“四禁”制度。在文书档案处理的各个环节, 都要求经办人员仔细检查, 并在文书原件上署名, 这样在出现问题时能及时落实责任, 确保文书的安全。还规定:制书官文书只能由勾检官收发, 其它人不得擅自拆阅。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为, 因其严重地干扰了国家正常的统治秩序, 损害了政府的权威, 而且很可能泄露机密, 不利于文书档案的安全和保密。因此, 这类行为是要受到严厉处罚的, “诸漏泄大事应密者, 绞。非大事应秘者, 徙一年半;漏泄于藩国使者, 加一等。仍以初传者为首, 传至者为从。即转传大事者, 杖八十, 非大事者, 勿论”。“把泄漏文书档案定为禁令, 强制实行, 确保了文书档案的安全保密。”

综上所述, 我们对唐代的文书档案保密制度的内容和特点作了探讨。为了文书档案保密, 唐代秘书人员做了大量的保密工作, 文书存放安全场所, 文书制发保密, 机密文书专人传送, 制定文书保密法律条文等。由此可见, 唐代文书从保存、制发、传递的保密工作不断加强至制定法律条文加强保密, 文书档案保密制度也因之变得越来越完善, 从而达到理想的保密程度。它为我们提供了宝贵的文书档案工作经验, 对今天的档案管理保密工作具有借鉴和启迪作用。进入二十一世纪, 社会主义现代化建设的步伐不断加快, 我们要注意学习、掌握现代文书档案保密工作技术, 尽快实现文书档案保密工作规范化、制度化、科学化。

参考文献

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[3]周雪恒.中国档案事业史[M].北京:中国人民大学出版社, 1994.

[4][日]仁井田升著, 栗劲翻译.唐令拾遗[M].长春:长春出版社, 1989.