文书档案管理论文

文书档案管理论文（精选9篇）

文书档案管理论文 篇1

1.公文的种类：

命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要 行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.文书档案的版本

公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿

指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本

（3）正本

指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本

指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本

又称试验推行本，指规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本

指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。

3．公文的分类：

（1）按公文的来源分类 机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。

（2）按公文的行文关系分类

行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。

①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。

②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。

③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类

按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类

按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类

按照公文制发机关的性质和公文内容可将公文分为法规文件、行政文件和党内文件三类。常见的公文分类还有：以文件的急缓程度，可将公文分为特急件、急件和平件；以文件的使用范围，可将公文分为通用文件、专用文件和技术文件；以文件的发送目的，可将公文分为主送件、抄送件和批转件、转发件；以文件的处理要求，可将公文分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。4.公文的书写格式

一份标准规范的公文，必须包括以下项目：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间和主题词等。这些项目就是公文的构成要素。公文的格式主要指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式。

公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版头部分，又叫文头。位于公文首页红线以上，包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识，发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。

①公文格式代码又称公文检索代码，是指代表公文类型的标识符号，由9位阿拉伯数字 组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码，使每份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。目前，公文检索代码的国家标准尚未公布。②公文份号指同一公文在其总印数中的序号（主要针对秘密公文）。有份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码的下方，前面冠以“No”符号。数字不足规定数时，可用“0”补齐。

③秘密等级（简称密级）指公文秘密程度的等级，分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。

④紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急。加急。急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是，有的急件是标题的文种前面标明的，如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。

⑤收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目，标注于公文首页版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。

⑥发文单位版头（简称文头）是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字组成。如国务院文件、XX县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部，版头下面有一间隔横线，将文头区和行文区分开。

⑦发文字号指发文单位编排的公文代号，由发文单位代子、发文（加括号）和发文顺序号组成。如中发（1998）5号，表示中共中央1998年第5号发文。国发（1990）19号，表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量，发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置：有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；使用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，靠右侧书写；“命令、令”公文则在标题下面居中书写。

⑧在公文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该内容郑重负责，一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。（2）主体部分

主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分，位于首页红线以下与末页主题词之间。包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项内容。

①公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位（责任者）、事由和文种组成。如《XX县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“XX县档案局”是发文单位，“关于加强档案工作 ”是事由，“决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知公文是哪个单位发的，说的是什么问题，属于何种公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况，比如根据具体情况，有的可以省略发文单位，有的省略事由，只保留文种。

②题注是对公文标题的注释说明。主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。如《中华人民共和国专利法》的题注是：（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过）。公文若采用题注的形式，一般就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。

③主送单位指受理公文的单位。位于标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写，末尾加冒号。在文件中，标题与中文之间的称呼，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”即为主送单位。

④正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。

⑤无正文说明指由于篇幅所限，当公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上时，为维护公文的完整性而作的说明。其位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写“此页无正文”。⑥附件说明用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数。附件也是某些公文的重要部分。一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件往往起着主要公文的作用，正文只起着批准、发布或按语的作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料的名称及件数。然后，再另起一页附上所列的附件材料。

⑦发文单位署名（又称落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。

⑧成文日期指公文形成的时间。成文日期是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能将2005年11月18日写成05年11月18日。⑨在公文上盖印成为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。

⑩注释或特殊要求说明用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种项目。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。

公文的阅读范围主要指公文发送范围内规定的阅读对象，一般写在成文日期的左下方，文尾部分“主题词”之上，用圆括号，如（发至县团级）、（发至省军级）等。（3）版记部分 公文的版记即公文的文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间、印发说明和页码等项目。

①主题词指能够准确表达公文主题内容的规范用词。公文标注主题词是为了办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段。

各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类，1049个主题词。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明的左下方，文尾横线的上端。一份公文根据其内容一般选用两三个主题词，最多不超过5个。词目之间留有一个字的间距。②抄送单位指除主送机关外的，其他需要告知公文并要求协助办理的有关单位。抄送单位标注在主题词的下方，并用于图文区等长的横线将其和主题词隔开。抄送单位名称使用全称或规范化简称。

③印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。

印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发实际位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。

公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。

④印发说明（又称印制版记）主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅（室），要使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全；印制份数是该公文所印的数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。

⑤页码指公文用纸页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在各页图文区的下端。正面为单数，位于右下角；反面为双数，位于左下角；没有图文区的页面不标页码。

文书档案管理论文 篇2

关键词：办公室文书,文书档案,管理,对策

办公室文书档案工作是医院基础管理工作的重要组成部分, 文书档案产生于团体、机关、企事业单位在行政管理事务活动过程中, 是通用文书转化部分档案的习惯称谓。办公室文书档案管理是衡量单位档案管理的重要标准要素之一, 其管理水平的高低对于档案资料的完整性和质量都有着直接关系和重大影响。办公室文书档案的有效管理可以为建设和发展单位事业提供有力的保障, 一份科学完整的档案是医院发展历史的全面真实写照, 具有重要历史价值和现实作用。所以树立文书档案管理工作的标准化与规范化, 提高文书档案的利用率, 是新世纪环境下对医院发展提出的新要求和新挑战。

一、目前医院文书档案管理的特点

(一) 文书档案主要是以纸质或其他载体记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象

文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。分门别类的存放, 此阶段的工作重心应放在收集、管理、编目编册、保存等方面。

(二) 文书档案载体的多样性

文书档案涉及方面众多, 是单位发展进程中的真实反映和记录, 行政管理、科技档案、新设备档案、会计档案等都是文书档案所涉及的内容。由于文档内容丰富多样。所以文书档案的保存载体也具有多样性。例如:照片、录音、录像、协议、合同、责任书各类文件以及各种电子档案等等。

(三) 文书工作与文书档案之间的联系

文书工作包括文件的整理收集、立卷和归档, 文书档案的管理包括文件的书写材料、文件的格式、是否及时归档等。文书工作可以说是档案工作的基础和前提条件, 文书工作的全过程也是办公室文书档案形成的过程。

二、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述

(一) 医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房的紧张, 医院存放档案的地方也十分有限;医院文书档案职责不明, 管理不完善, 医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合, 与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

(二) 医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案, 医院文书与文书档案相对于病案档案来说, 医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值, 相关的科室对于文书档案也是只保存不利用, 有效资源的利用率下降, 浪费程度极其严重, 不能达到预想的可观状况。

(三) 医院在文书与档案工作中存在的不规范现象

现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如:版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

(四) 医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前, 我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识, 责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象, 不符合办公室文书档案管理的规范准则。

三、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

(一) 强化医院文书档案管理工作的规范衔接

实现文书、档案工作一体化, 要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关, 实现标准化和规范化, 在公文办理完毕后, 应及时整理立卷及归档。

(二) 提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识

医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训, 学习档案专业知识理论, 充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进, 办公现代化是社会发展的必然趋势, 信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

(三) 提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度, 加强档案整理工作的检查与监督, 全面提高思想认识, 促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关, 增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情, 提高实事求是的工作态度, 及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

(四) 建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位, 不仅要真实、客观, 要有归档的时间、范围、要求, 保证文件的完整。文书档案整理的内容:档案的系统化 (档案的分类、案卷的排列、档号的编制) 和基本编目 (编制案卷的目录) 。

四、结束语

文书工作是档案工作的基础, 档案也是文件工作的发展和延续。文书档案既可以储存记录医院现在文书档案管理建设的状况, 也是医院过去发展历程的缩影。要想为医院的建设和发展提供有利的保证;提高文书档案利用率。就必须建立有效的工作程序和管理制度, 搞好文书档案工作的规范衔接, 加强各部门之间的协作, 提高医院文书档案工作的地位势在必行。促进文书档案管理工作规范化、标准化。

参考文献

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会, 2008.

[2]霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理.2007.

[3]侯明, 白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务, 2012

[4]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报 (社会科学版) , 2011.

乡镇文书如何做好文书档案工作 篇3

【关键词】乡镇文书；文书档案工作；建议

乡镇文书档案是各乡镇机关、企事业单位等在管理事物的过程中产生的保存价值较高的资料总称，其形式多样，包括图表、文字、声像等，这些档案的内容丰富，在我国乡镇建设的快速发展中具有重大的意义。乡镇文书档案管理工作是乡镇日常工作的重要组成之一，可以为乡镇更好地服务基层提供保障。目前，我国很多乡镇基层的党政并没有严格地分开，大大增加了乡镇文书的工作量。近年来，随着金坛区乡镇经济的快速发展，乡镇文书档案管理工作的难度也逐渐增大，现结合笔者的实践经验将该区乡镇文书档案管理工作存在的问题及发展建议总结如下，以供同行参考。

一、金坛市乡镇文书档案管理工作存在的问题

2009年3月，金坛市（2015年撤市设区，下同）档案局出台了《江苏省籍贯团体企业事业单位档案管理工作》，为该市各个企事业单位的档案管理提供了规范化的标准，经过几年的发展，该市的乡镇文书档案管理工作较以前有了很大的进步，但仍然存在以下几个方面的问题。

1.文书档案管理不规范

2009年金坛市在全市开展了档案检查工作，经过检查，一些乡镇的文书档案管理工作的开展不符合规范。而且很多档案并没有经过必要的整理、分类等，都是统一装在塑料盒或者堆在柜子里，时间久了积累了大量的档案，杂乱无章，查询的难度较大。

2.文书档案保护安全性不强

一些单位没有独立的用于文书档案保管的库房，而是与单位的仓库合用，且没有做好相应的保护，安全性较差，存在很大的安全隐患。

3.文书档案管理的信息化有待加强

目前随着网络技术的盛行，很多企事业单位实现了办公自动化，大大提高了工作效率。在此背景下，文书档案文件的生成也可以通过计算机、网络等技术完成。目前虽然金坛区一些乡镇企事业单位的信息化建设得到一定的完善，但是用于文书档案管理的相关配套不完善，所使用的计算机都过于陈旧、软件也较落后，这些在很大程度上影响了档案工作的开展。

4.文书档案人员不稳定

一些乡镇单位从事档案管理的人员经常发生变动，造成了一些档案丢失的现象，而且有的在换岗时对交接手续重视程度不够，造成档案工作脱节的现象；还有一些乡镇单位因为人员有限，从事文书档案工作的人员均为兼职，或者身兼数职或要职，如有些由乡镇党委办公室主任担任，其日常的工作量大且繁琐，工作时间大部分用于处理其他事宜，而放在文书档案工作上的时间十分有限。

5.未充分认识档案工作的重要性

有的乡镇领导对档案工作的重要性认识不到位，认为其是可有可无的，没有将其纳入到日常工作议事日程中，日常的考核也未将其作为一个指标，导致很多乡镇档案工作无法正常进行，档案的质量不高。

二、管理建议

1.加强档案意识宣传

应在金坛区各个乡镇基层大力宣传《档案法》《乡镇档案管理试行办法》等，重点是对领导进行普及，尽量提高领导对档案工作重要性的認识，其不够重视乡镇的档案工作主要原因在于其认为该工作没有必要，开展与否意义不大，如果不及时地宣传，增强其档案意识，则以后档案工作就更难开展，可以在需要时为其提供有利用价值的档案信息，改变领导认为档案可有可无的观念，经过长期的积累，领导的档案意识会越来越强。2014年，金坛市档案局采取了各项措施在各基层乡镇对档案工作进行了宣传，并结合各地的要求和实际情况，详细地对档案的宣传任务进行分解，落实到各个科室，积极鼓励各档案工作人员撰写相关论文、参加档案工作研讨会等；通过与电台合作，加强对档案工作的宣传；此外，还通过每年的6月9日（国际档案日）开展一些活动进行宣传，进一步提高各乡镇单位对档案工作的认识。

2.注重日常的收集工作

各个乡镇的档案员开展档案管理工作的首先一个环节为收集工作，其是其他环节开展的重要前提和基础，前期的档案文件收集情况，在一定程度上影响最终档案管理工作的质量。各乡镇的文书要掌握当地需要收集归档范围，以便能够及时将需要归档的文件收集起来；因为文员岗位的局限性，其并不能详细地了解乡镇各项工作的开展及变动情况，需要结合年度总结，对需要归档的文件进行补充；在日常的工作中，文书要注重日常的资料收集，将平时较为零散的文件、专门文件等均要及时收集起来，以便在一些重要活动（如会议等）等结束后通过整理形成完整的档案资料。

3.提高文员的档案工作管理水平

领导是否重视档案工作与对文员工作的满意程度有一定关系，因此文档管理人员要不断提高自己，注重自身专业能力的培养，充分地发挥主观能动性，做出一定的成绩。随着社会的发展，乡镇文书档案管理工作有很多新的变化，管理方法上也有更新，对文档管理员提出了更高的要求，因此要积极有针对性地参加培训、更新知识，以达到提高业务能力、更好管理乡镇档案的目的。金坛区朱林镇财政所一直重视档案工作，通过设立岗位责任制加强对所内文书的管理，通过完善档案设施、加强业务管理等，大大提高了档案管理工作的整体水平，有利于单位的长期发展，充分地发挥出了档案应有的作用，经过努力，该所综合档案室成功地创建为省三星级档案室。

参考文献：

[1]袁和济.乡镇企业文书工作亟待加强[J].浙江档案，1991，3（3）：27.

[2]李晰彬，姚丽.乡镇文书档案管理工作的几点体会[J].办公室业务，2014，3（3）：16-18.

[3]汪丽云.做好文书档案工作的几点思考与体会[J].机电兵船档案，2014，6（06）：53-55.

[4]梁田.如何做好文书档案工作[J].才智，2010（35）：89-92.

作者简介：

文书档案管理标准 篇4

文书档案归档标准

1主要工作依据

1.1《归档文件整理规则》DA/T 22-2000 1.2《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)1.3《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第10号令)1.4《企业档案工作规范》DA/T 42-2009 2管理职责

2.1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。

2.2各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成归档文件的整理与移交工作。

3归档要求 3.1归档原则

3.1.1归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。

3.1.2普发性文件:凡是属于直属上级主管单位下发的与主业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短;而对层层转发文件，且不需要办理的，一般不需要归档。

时及时归档。

3.3归档份数

归档的纸质文件应为原件，一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。

3.4质量要求

3.4.1归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；对有破损的文件应进行修补;对字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，并附在原件后面一并归档;纸质文件的发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。

3.4.2归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档，并在复印件上标明原件归档单位，加盖原件归档单位的公章。

3.4.3对于无批复或复函的请示性文件，应由业务部门经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见，同时签署姓名及经办日期，闭环后归档。

3.4.4归档文件的书写材料和纸张(不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等)、装具和装订(采用无酸卷盒，可用不锈钢钉装订或线装)应符合档案保护和档案管理的要求。

3.5移交程序

3.5.1各业务部门应将需归档的文件，收集整理，编制移交

前，发文处理单在后。

4.2.1.2装订应以不影响阅读和复印、不破坏原件、方式简便为原则。永久、定期30年保存的文件，可用不锈钢钉(夹)装订、如页数多较厚的可用三针一线装订;定期10年文件可以不拆钉。

4.2.2分类

文件分类，统一采用:-机构(问题)的分类方法分类。按照文书档案0-5大类把文件归入相应的类目，采用:党群工作010,行政管理

110、经营管理

210、生产技术管理310,财务审计410,人力资源管理

510、合同管理290标识(见表1文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表)。

4.2.3排列

归档文件可根据分类方案的类目和同一保管期限下。按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列.4.2.4编制档号

4.2.4.1归档文件应依据保管期限和分类顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置逐件盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、、室编件号、机构（问题）、保管期限。

--全宗号，档案馆给立档单位的代号。本单位档案无进馆要求的，可不填写。

--，文件形成的，以四位数标注公元纪年，如2013。

--日期，文件形成的日期。可用8位阿拉伯数字标注年月日，如“20130112”，无日期的应考证填写，日期不全(仅有“年”或“月”)应填写年或月最后的日期。

--页数，归档文件应逐张编写页号(原文件已有页码的可根据实际情况不再编写)，文件中有文字、图样的均为1页;来文与复文为一件时页号应连续，页数相加。转发文与被转发文同理;页数编写位置可在正面右上角，反面左上角，按自然数从“1”标注。

--备注，填写本条目文件需要说明的情况。

4.2.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长x宽为297 mm×210 mm)4.2.5.3还应编制备查文件目录(见图3)。提供利用一般以机读目录为主，纸质的归档文件目录应打印装订成册并编制封面(见图5)。

4.2.6装盒

4.2.6.1归档文件应根据、分类、保管期限按室编件号顺序装入档案盒，盒与盒之间件号连续，每盒都应打印归档文件目录、填写档案盒脊背和备考表项目。

企业文书档案管理 篇5

本文通过对档案的重要性和现今档案管理中出现的问题的分析，提出了相关对策，为中专学校的档案管理提供思路。

【关键字】中专;档案管理;发展;改革

一、档案工作的重要性

学校的档案管理属于学校的一项基本管理工作，真实的记录了学校的一点一滴，服务于学校的日常工作，为学校的管理顺利展开发挥了重要作用。

学校的档案管理是将学校的日常管理、教学、科研等情况用文字、表格、图片等形式记录下来，供日后的查阅和参考，是一种非常重要的凭证。

所以科学系统的管理学校的档案资料是非常重要的。

1、档案是教学管理的重要凭证

学校的中心工作就是进行教学科研活动，学校的教学工作非常系统且复杂，教学的所有环节都需要记录在档案中，学校在教育上的一些改革和尝试，也通过系列的文字、表格等方式记录在册。

学校想要了解师资情况就要参考学校档案，抽调学生的学习情况以及对老师的评价，进行综合评估。

相关部门如果想要对这所学校进行教育评估，也必须参考学校的档案，查看这个学校的师资力量、基础建设水平、学生在校的学习和生活情况，甚至包括学生在毕业后的表现等等，在综合考虑这些内容之后，才能对这个学校的教育水平得出一个相对全面准确的结论。

所以相对完善的档案管理能够更好的帮助学校完成教学管理工作。

文书档案管理制度 篇6

2、每年六月前把上一年的文书档案整理归类，按水矿总医院档案归类范围和分类标准进行归类并进行编目，整理完毕移交给党政办档案室。

3、党政办档案室须对我院各科室、部门移交给的档案进行验收，验收合格后，认真填写移交清单，经双方签字后才有效。

4、党政办档案室对档案进行归档，装订成册，建全宗目录等相关的档案整理工作。

5、我院的档案不得随意复制，须经党政办主任签字认可才得以复制。

6、凡涉保密文件概不对外查阅，须经分管院领导同意方可查阅。

7、党政办档案室的管理严格按照防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防尘进行管理。

8、档案人员应负责文件的收集、保管，并按期归档保证档案的齐全和完整，违反者应给予批评、行政或经济处罚。

9、档案遗失的人员处罚按《国家档案法》规定执行。

10、档案人员每月对档案管理状况进行全面检查，并作记录。如有特殊情况立即检查，发现问题向有关领导汇报，采取措施保护档案的安全。

11、档案人员对档案的收进、移交、销毁，全宗和案卷数，利用情况等及时做好统计工作。

12、档案人员要严格执行档案材料的鉴定销毁制度，维护档案材料的完整与安全，未经鉴定和批准的档案材料不得销毁。

企业文书档案的管理实施 篇7

一、强化企业文书档案管理意识

企业档案意识, 是指档案意识和创优意识, 它是社会档案意识的构成部分, 企业档案意识来源于企业员工对档案的认识和对档案的需求。企业档案意识是创一流档案管理工作的思想基础, 它主要包含三个层次:第一层次为企业决策层, 他们为企业档案管理工作提供组织、 物质、 精神支持, 他们对档案工作的方针、政策、管理及支持程度决定着企业档案管理的深度和广度;第二层次为中层领导干部, 他们对文书及企业档案工作有比较深入的了解, 对档案工作的作用和管理手段也比较清楚, 他们是决定文书档案管理的重要力量;第三层次为广大档案管理人员, 他们是档案的主要管理者和维护者, 与其他部门联系最多, 接触频繁, 他们对档案的重要性有较深的体会, 熟悉并掌握着文书档案的管理要求和管理方法、标准, 他们的意识直接决定了企业档案管理的水平和程度。

二、加强企业文书档案管理水平

随着企业的发展, 企业的文书档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模, 推动文书档案的管理向现代化方向发展。具体而言, 应做到以下三点。

(一) 规范化管理。

档案工作规范化是实现档案管理现代化的重要环节, 是促进档案事业健康发展的重要保证。然而, 做好文书处理工作则是实现档案工作规范化重要基础。为此, 要从搞好文书工作与档案工作的规范衔接, 加强部门协作, 做好档案收集工作, 建立有效的管理制度和工作程序等方面入手。具体而言, 首先要把好公文的制发关。公文制发是推进档案工作规范化与标准化的基础性前提, 公文是档案的前身, 档案是文件的归宿。因此, 必须强化公文制作, 严格按照公文的写作和制作要求和标准制作、发送公文。其次, 强化档案分类管理, 分门别类, 做到严格执行文书档案归档整理办法, 提高归档质量;最后, 必须结合本单位实际, 充分利用计算机技术, 加强文书档案的管理和归档工作, 并有效形成一套完整的文书档案形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。

(二) 信息化管理。

随着计算机技术的发展, 计算机技术在企业单位的广泛应用, 对提高档案管理现代化水平起着重要作用。企业档案管理的信息化水平直接决定了企业档案管理信息化建设以及信息化的深度和广度。企业文书档案管理工作者可以利用计算机技术建立完整的信息利用系统, 对档案以图、文、声一体化方式进行归档、整理、编目、存储和传输, 以缩小档案的存储空间。把已有的档案目录数字化, 建成目录查询系统, 并根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的种索引、专题资料、文摘等, 使资源共享成为可能。通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来, 实现档案流通全过程自动化管理。通过构建网上档案服务平台, 只要在信息预览允许的条件下, 可以实现集团内部资源随时查阅与利用, 为大家提供有利的条件。

(三) 一体化管理。

所谓文档一体化, 就是根据文件运动周期理论, 把以完成的文件管理和项目档案管理纳入一个统一的系统之内, 按照统一的要求, 建立起密切的联系, 使之相互促进, 协调发展。从文件材料的形成开始, 就按档案管理的要求去做, 以确保以完成文件的案卷质量。文档管理一体化对做好企业文书档案管理起着重要作用, 它使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全, 便于文档超前控制, 提高信息检索效率, 有助于科学决策, 提高行政效率, 有利于人、财、物的合理利用, 是今后文书档案管理发展的趋势。为此, 在现代文书档案管理中要实现电子文件与纸质文件同时归档, 即具有相同内容的纸质档案和电子档案一并保存的双套制做法, 使其相互补充, 共同促进文书档案管理的现代化发展。

三、营造企业文书档案管理良好环境

良好的外部环境是加强企业文书档案管理的重要条件。因此, 企业应依据《档案法》、《档案法实施办法》和企业档案管理的需要, 建立适应的档案工作机构, 档案领导机构依法行使职能, 解决档案工作有关的人、财、物等问题。为此, 企业必须加大对《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的的宣传贯彻执行力度。企业要经常性地利用橱窗、板报、标语、内部刊物等形式积极宣传《档案法》, 并把《档案法》印成小册子下发到基层各单位、机关科室。通过深入普法, 形成依法治档的氛围, 真正把档案工作置于法律的监督之下, 纳入企业管理和年度计划当中。每年的工作报告都把档案管理工作目标纳入企业发展规划档案工作年度计划中;制定档案管理规章制度, 并进行明确的分工, 形成档案管理工作相关部门职责制和有关人员岗位责任制, 根除“人治”现象, 为企业档案工作健康发展创造良好的外部环境。

摘要：档案管理的现代化是提高档案管理水平的有效途径和发展方向。企业文书档案是企业档案的一个重要组成部分, 因此必须加强企业文书档案管理, 使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势。为此, 要从规范化与标准化、信息化和一体化三个方面加强管理。

电力企业文书档案管理原则解析 篇8

关键词：电力企业;文书档案管理;管理原则

我国电力行业对文书档案的管理还在摸索阶段，要想通过文书档案的有效管理促进电力企业的运营，必须清楚管理的基本原则和如何高效的利用这些原则达到管理目的。文章从文书档案的涵义、其对电力企业的意义、管理中应坚持什么原则这三个方面入手，并就档案管理人员如何正确运用此原则进行指导，确保电力企业有效的利用文书档案进行企业管理，希望对电力企业管理者有所帮助。

一、文书档案的涵义

文书档案或管理性档案，是将具有保存与备查价值的原始资料文件有规律的留存下来形成的文件组合，它一般是国家机关、企事业单位、社会团体或其他社会组织等在行政管理等工作活动中形成的文件档案。

二、对电力企业发展的意义

文书档案是企业管理重要的一环，是推动企业运行的重要资源，对于企业发展有着至关重要的作用。而电力企业的文书档案因其特殊的行业性质，使得它在电力企业的作用更加突出，企业可以通过文书档案分析自身的问题、调整企业运营、传达上级决策、准确定位目标、方便职工协调沟通，还在对档案的不断更新中了解企业的发展及吸收更多的经验教训，促进企业更稳更快的前进。

三、对其管理原则的分析

（一）规范化原则

文书档案在概念、管理原则、管理制度、归档标准等要规范化，因为企业众多，如果没有统一的标准，就会让执行者和使用者头痛。其中主要涉及：档案收集、整理、审核、鉴定、统计的标准;专业术语词汇的标准;代码代号标准;编著、收录标准等，这些都要进行详细的规定，而且要求企业规范执行。

规范化就要求档案的建立人员要熟知档案建立的各种制度、知识与原则，严格遵守规定，每一步都进行规范处理，形成较强的职业素养，这样既方便统一管理，又可以让管理者快速的查询到所需的信息，提高企业管理效率。

（二）保密化原则

文书档案除了日常的企业信息外，还有一些涉及企业内部的保密信息，特别是电力企业，对于档案的保密管理更加的重要，这不仅保障了企业的利益，还确保国家能源信息的安全得以维护。根据国家规定，按照机密程度文书可分为绝密、机密、秘密及内部文件4种，而电力企业中绝密和机密文件较少，只包括一定的秘密文件（涉及国家一般秘密）和大量内部文件（仅限内部使用，不必对外公开），所以保密原则一定要严格执行。

而面对日益发达的通讯搜索技术，信息的隐秘性逐渐消失，这对于档案的保密工作带来了考验，这就要求我们的执行人员要认识到保密工作的重要性、增强责任意识，并将责任划分落实到人，对主要涉密人员严格要求，责任与处罚都要明确。当然，要掌握好保密的度，我们的最终目的是使用档案，所以不能因为保密而将档案封闭化，这样就失去了建立档案的目的。

（三）科学化原则

由于现代技术的发展，文书档案的形式也产生了变化，由过去的纸质文件演变为现在的纸质、电子、感光介质（如影片、照片、胶片等）、磁介质（磁带录音与录像、磁盘等）文件，这就要求我们的档案管理也要科学化、现代化，运用信息化网络和技术进行档案的建立、存储、更新、管理、编排、统计，既减轻管理人员工作负担，也方便随时随地快速搜索，无纸化操作还可以节约成本。

科学信息化的管理虽然减少了工作人员录入、编排、统计工作的任务量，但与此同时，对其电脑的操作技能、熟练掌握科学软件、科学管理档案等提出了要求，因此，档案管理人员要不断吸收、更新先进的科学管理知识，学习电脑操作流程;相应的，对于使用者也提出同样的要求，这样才能有效快捷的发挥科技在管理中的作用。

（四）有效利用原则

文书档案对于企业有着多重作用，它记载着企业的重大活动、为企业生产经营提供依据、为职工的宣传教育提供真实素材、为企业领导与管理者提供决策指导，同时它还具有历史性、政治性、行业推动性，是企业一笔非常宝贵的财富，必须将其有效利用，发挥它最大的效用。

有效利用原则就要求档案从业者和使用者都要清楚文书档案建立的目的，了解电力企业文书档案的设置，懂得档案查询的方法和技巧，学会利用合理利用文书档案，上面的三个原则都是为最后一项原则服务的，因为我们建立档案的目的就是供企业管理者使用的。

四、结语

综上所述，文书档案管理的四项基本原则对企业管理有着非常重要的作用。电力企业作为更加特殊的企业，它的管理和发展不仅关系到本行业，还关系到国家的稳定，而我国电力企业的文书档案管理仍处于探索尝试阶段，面临很多问题和困境，但只要以基本原则为基础，不断的完善下去，将它的积极作用发挥出来是指日可待的。

参考文献：

[1]赵文辉.电力企业文书档案管理原则[J].中国电力教育.2013，01（27）：176-177

[2]冯萍.浅谈电力企业文书档案工作的看法[J].中国高新技术企业.2014，09（09）：332-333

[3]洪彬霖.浅议企业文书档案管理的工作原则[J].南方论刊. 2010，01（05）：89-99

文书档案管理考试答案 篇9

错

对

此题回答不正确

2.归档文书材料的排列顺序为：代拟文的正文在前，附件、审签稿、定 稿在后；呈批文和外来文的收文处理单在前，正文、附件在后；账外文件的正文在前、附件在后。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答不正确

3.保管期限为永久和30年的归档文书材料，除电子文件在“宝钢档案

信息资源网”公文归档模块中归档外，还须形成一份纸质文书材料归档。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

4.宝钢不锈归档责任部门是宝钢不锈各职能部门、业务部门和直属厂

部。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

5.编写书刊等成册文书材料的总页数时，可利用原有页码，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，原有页码处无需重新编写页码。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答不正确

标记为待复查标记为待复查标记为待复查标记为待复查

6.跨的规划放在针对的第一年归档；跨的总结放在针对的最后

一年归档；跨的会议材料放在会议开幕年归档；跨的案件材料放在结案年归档；跨的各类事故材料放在事故发生年归档。（）(该题为必答题)错

对

此题回答不正确

7.档案盒内文件应逐件编制“盒内文件目录”，置于文件之前，栏目主

要设置：件号、文件编号、文号、责任者、题名、页数、日期。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

8.经鉴定、审核并批准后已失去保存价值的档案应严格按本单位有关保

密流程进行销毁，档案部门和保密办有关人员须当场监督销毁，监销至少有两人，并在档案销毁清册上签字。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

9.于2011年8月1日正式运行的宝钢档案信息资源管理系统，是实现

宝钢档案管理业务范围内信息的接收、整合、加工、存储、传输、检索、分析统计和提供利用服务的信息系统。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答不正确

10.文书档案信息网上检索利用范围是对公司全员开放文书档案全文信

息。（）

(该题为必答题)

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

错

对

此题回答正确

单选题

11.（）的归档责任部门为单位各文件形成（起草）部门。(该

题为必答题)

代拟文件

党委文件

呈批文、账外文件

行政文件

此题回答不正确

12.文书材料归业务指导是（）中的重要组织部分，归档业务指导能提

高全员归档意识。因此，文书档案人员的归档业务指导所产生的效果直接关系到归档文书材料的质量。

(该题为必答题)人事档案管理工作

科研档案管理工作

文书档案管理工作

会计档案管理工作

此题回答正确

13.归档文书材料的（）必须齐全完整，能准确反映本部门主要职能活

动和文件形成规律。

(该题为必答题)

正文、副本、原稿

正文、原稿、附件

正文、原稿、复印件

正文、原件、复印件

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

此题回答正确

14.（）以“件”为单位进行管理。每份文件为一件;文件正文与定稿

为一件;正文与附件为一件;围绕某一特殊事件所形成的文书材料（如出国团组材料、案件材料等）应视为一件；每份合同及相关材料也可视为一件。

(该题为必答题)分类整理

案卷整理

收集文件

归档文件

此题回答不正确

15.（）负责对属于本业务范围内形成的、保管期限已满后的档案进行

鉴定，并提出本鉴定组意见。

(该题为必答题)

档案鉴定委员会

部门档案鉴定小组

档案鉴定管理组

档案鉴定组

此题回答不正确

16.“宝钢档案信息资源管理系统（一期）”于（）上线运行，该系统

对接了前端协同办公系统，实现信息共享，使文书档案信息化管理得到进一步的提升。

(该题为必答题)1996年9月1日

2011年8月1日

2003年7月1日

2007年11月1日

此题回答不正确

17.代拟文是指由各单位办公室统一制发的行政文件（包括红头文件、会 议纪要和管理文件等）以及（）。

(该题为必答题)

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

党委文件

纪委文件

工会文件

红头文件

此题回答正确

18.（）应存放在专门的库房，且由涉密人员根据公司相关规定负责保

管。(该题为必答题)

合同档案

文书材料

密级档案

文书档案

此题回答正确

19.库房是保管档案实体的重地，必须采取科学的技术方法保护档案，最

大限度地延长档案的寿命，是档案业务工作的（）。

(该题为必答题)基本环节

重要环节

次要环节

首要环节

此题回答不正确

20.档案信息化，是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及（）

进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。

(该题为必答题)图纸

材料

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

资料

档案

此题回答正确

1.归档文书材料必须是原件。（）

(该题为 必答题)

标记为待复查

错

对

此题回答正确

2.文书材料经审核符合归档质量和整理要求后，必须按照本单位档案管理要求办理交接手续。具体做法是：由归档责任部门编制“归档文书 材料清单”和“归档文书材料交接凭证”一式两份，经档案管理部门和归档责任部门签名、盖章后，一份随纸质文书材料一起向档案管理部门移交，另一份由归档责任部门留存。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

3.建立文书档案工作台账，主要包括：归档文书材料交接清单、文档出

入库清单、文档库存目录、文档库存统计表、文书档案查阅申请单、文书档案外借登记表、档案销毁清册等。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答不正确

4.利用跨部门档案，凭部门介绍信和员工本人工作证即可。

（）

(该题为必答题)错

对

标记为待复查标记为待复查标记为待复查

此题回答不正确

5.公司档案室根据四年开展一次档案鉴定工作的基本原则。按保管期限

已满的档案内容，拟定若干档案鉴定组成员单位，起草关于开展档案鉴定工作的请示及通知，上报公司领导审批。（）(该题为必答题)错

对

此题回答正确

6.公司员工可凭本人工号登录“宝钢档案信息资源网”即可检索文书

档案目录信息，并可查阅权限范围内的档案全文信息。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

7.未经“宝钢协同办公系统”流转的文书材料，不能经“宝钢档案信息

资源网”的“公文归档”模块归档。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

8.纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案

进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

9.归档文书材料以“卷”为单位进行整理。（）

(该题为必答

题)

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

错

对

此题回答不正确

10.档案盒内文件应逐件编制“盒内文件目录”，置于文件之前，栏目主

要设置：件号、文件编号、文号、责任者、题名、页数、日期。（）(该题为必答题)错

对

此题回答正确

单选题

11.呈批文是指向公司请求指示或向领导汇报工作，要求公司批准事项的文件（）。

(该题为必答题)

包括请示、报告、汇报、总结等

包括请示、报告、总结等

包括请示、报告、汇报、意见等

包括报告、汇报、意见等

此题回答正确

12.经“宝钢协同办公系统”流转办结后的文书材料，及未经“宝钢协同

办公系统”流转的文书材料，都可经“（）”的“公文归档”模块归档。

(该题为必答题)文件会签管理系统

文书档案管理系统

科技档案管理系统

宝钢档案信息资源网

此题回答不正确

13.代拟文是指由各单位办公室统一制发的行政文件（包括红头文件、会 议纪要和管理文件等）以及（）。

(该题为必答题)

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

红头文件

工会文件

党委文件

纪委文件

此题回答正确

14.外来文是指（）、各企事业单位、社会团体等发往公司的各类公

文。(该题为必答题)

同级机关

下级机关

上级机关

外单位

此题回答不正确

15.代拟文、外来文的归档责任部门为各单位（）。

(该题为必

答题)

员工服务中心

人力资源部

档案部门

办公室

此题回答不正确

16.文书材料应编写页码。页码编写方法为：在有文字内容的正面（）、背面左上角按顺序编写，不得漏编或重编。

(该题为必答题)

左上角

右上角

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

左下角

右下角

此题回答不正确

17.库房应定期打扫，保持干净、整洁；温、湿度应符合各类载体的保管

要求，有温湿度记录。库房的温度应控制在（）之间，相对湿度应控制在45%～60%之间，如有异常，应及时调整。

(该题为必答题)15℃～25℃

14℃～24℃

20℃～25℃

14℃～24℃

此题回答不正确

18.各单位文书档案原则上不外借，确因工作需要将档案借出使用时，须

由外借单位填写（）经档案室主管领导批准后方可出借。

(该题为必答题)

“文书档案归档清单”

“文书档案利用清单”

“文书档案查阅申请单”

“文书档案外借登记表”

此题回答正确

19.库房是保管档案实体的重地，必须采取科学的技术方法保护档案，最

大限度地延长档案的寿命，是档案业务工作的（）。

(该题为必答题)重要环节

基本环节

首要环节

次要环节

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

此题回答不正确

20.公司员工可凭本人工号登录“宝钢档案信息资源网”即可检索文书

档案目录信息，并可查阅（）的档案全文信息。(该题为必答题)

无密级范围内

权限范围内

业务范围内

公司范围内

此题回答正确

1.文书档案管理是指各单位档案管理部门对归档文书 材料的接收、整理、保管、提供利用和鉴定等活动。

标记为待复查

（）

(该题为必答题)

错

对

此题回答不正确

2.文书档案整理是档案管理部门遵循一定的规律与原则，将归档文件进 行分类、编号、装盒等，使之有序化的过程。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答不正确

3.公司档案室根据四年开展一次档案鉴定工作的基本原则。按保管期限

已满的档案内容，拟定若干档案鉴定组成员单位，起草关于开展档案鉴定工作的请示及通知，上报公司领导审批。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

4.公司员工可凭本人工号登录“宝钢档案信息资源网”即可检索文书 档案目录信息，并可查阅权限范围内的档案全文信息。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

5.档案接收工作是档案工作的起点，为档案工作其他环节提供基本的物

质基础，并直接影响其他业务环节的质量。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答不正确

6.编写书刊等成册文书材料的总页数时，可利用原有页码，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，原有页码处无需重新编写页码。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

7.文书档案鉴定工作是档案管理部门根据国家法律法规和本单位管理

要求对库藏保管期限已满的档案进行“存”和“毁”判定，确定继续保存档案的保管期限，并据此销毁失去保存价值档案的工作。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答不正确

8.于2011年8月1日正式运行的宝钢档案信息资源管理系统，是实现

宝钢档案管理业务范围内信息的接收、整合、加工、存储、传输、检索、分析统计和提供利用服务的信息系统。（）

(该题为必答题)错

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

对

此题回答正确

9.保管期限为10年的归档文书材料，原则上在“宝钢档案信息资源网”

的“公文归档”模块中采取电子文件形式归档。（）(该题为必答题)错

对

此题回答正确

10.档案存在的价值最终在于利用,它自身潜在的价值只有通过信息开发

利用才能显示出来,并利用现代化的检索工具进行快速有效的信息交流，实现档案信息资源在企业内部的充分共享。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答不正确

单选题

11.账外文件是指各单位未在宝钢（）中形成的、具有保存价值的文书

材料。

(该题为必答题)

协同办公系统

科技管理系统

档案信息资源管理系统

OA办公系统

此题回答不正确

12.分类结构形式:采用（）的分类结构形式，由左至右排列；各段代号

除载体代号用英文字母表示外，其它均用阿拉伯数字表示;除英文字母与阿拉伯数字之间不间隔外，其余用“· ”隔开。

(该题为必答题)五段制

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

四段制

七段制

六段制

此题回答不正确

13.文书档案的（）是档案部门掌握库藏、对档案实行科学管理的重要

手段。(该题为必答题)

整编

鉴定

接收

统计

此题回答不正确

14.（）负责对属于本业务范围内形成的、保管期限已满后的档案进行

鉴定，并提出本鉴定组意见。

(该题为必答题)

档案鉴定管理组

部门档案鉴定小组

档案鉴定委员会

档案鉴定组

此题回答正确

15.档案（）是整个档案收集工作的中心内容，也是档案部门取得和积

累档案的主要渠道。

(该题为必答题)

接收

整理

征集

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

收购

此题回答正确

16.档案管理部门在接收公司各归档责任部门的文书材料时必须检查是

否符合归档文书材料的（）。(该题为必答题)

案卷、封皮要求

质量要求和整理要求

归档要求

案卷要求

此题回答不正确

17.归档文件按（）进行分类。

(该题为必答题)

单位-载体--保管期限

载体-单位--保管期限

保管期限-单位-载体-

-单位-载体-保管期限

此题回答正确

18.保管期限代号：设置3种保管期限，分别为：1—永久，2—30年,3—10

年、15年，其中（）主要适用于公司的产品销售、采购及设备维修合同等。

(该题为必答题)15年

30年

10年

永久

此题回答不正确

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

19.库房是保管档案实体的重地，必须采取科学的技术方法保护档案，最

大限度地延长档案的寿命，是档案业务工作的（）。(该题为必答题)次要环节

重要环节

基本环节

首要环节

此题回答正确

20.“宝钢档案信息资源管理系统（一期）”于2011年8月1日上线运

行，该系统对接了前端（），实现信息共享，使文书档案信息化管理得到进一步的提升。

(该题为必答题)文件会签系统

协同办公系统

项目管理系统

科技管理系统

此题回答正确

1.文书档案管理是指各单位档案管理部门对归档文书 材料的接收、整理、保管、提供利用和鉴定等活动。

标记为待复查

（）

(该题为必答题)

错

对

此题回答正确

2.归档文书材料用纸规格一般为A4纸，大于A4纸的应折叠成A4纸大 小。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

3.涉密人员整理的密级文件应独立装盒，并在档案盒脊“单位代号”上 方加盖盒内文件的最高密级印章。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“核心商密”、“普通商密”等。（）(该题为必答题)错

对

此题回答正确

4.档案接收工作是档案工作的起点，为档案工作其他环节提供基本的物

质基础，并直接影响其他业务环节的质量。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

5.归档文书材料的电子文件原则上要求具有可读性。（）

(该

题为必答题)错

对

此题回答正确

6.归档文书材料以“卷”为单位进行整理。（）

(该题为必答

题)错

对

此题回答正确

7.经鉴定、审核并批准后已失去保存价值的档案应严格按本单位有关保

密流程进行销毁，档案部门和保密办有关人员须当场监督销毁，监销至少有两人，并在档案销毁清册上签字。（）

(该题为必答题)错

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

对

此题回答正确

8.于2011年8月1日正式运行的宝钢档案信息资源管理系统，是实现

宝钢档案管理业务范围内信息的接收、整合、加工、存储、传输、检索、分析统计和提供利用服务的信息系统。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

9.保管期限为10年的归档文书材料，原则上在“宝钢档案信息资源网”

的“公文归档”模块中采取电子文件形式归档。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

10.档案存在的价值最终在于利用,它自身潜在的价值只有通过信息开发

利用才能显示出来,并利用现代化的检索工具进行快速有效的信息交流，实现档案信息资源在企业内部的充分共享。（）

(该题为必答题)错

对

此题回答正确

单选题

11.账外文件是指各单位未在宝钢（）中形成的、具有保存价值的文书

材料。

(该题为必答题)

协同办公系统

OA办公系统

档案信息资源管理系统

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

科技管理系统

此题回答正确

12.分类结构形式:采用（）的分类结构形式，由左至右排列；各段代号

除载体代号用英文字母表示外，其它均用阿拉伯数字表示;除英文字母与阿拉伯数字之间不间隔外，其余用“· ”隔开。

(该题为必答题)五段制

七段制

六段制

四段制

此题回答不正确

13.文书档案的（）关系到档案能否及时、充分地发挥应有的价值和作

用。因此，必须确保整理完毕的档案及时入库，丰富库藏资源，保持良好的库藏秩序，实现档案的有效管理，才能保证顺利地查找和提取档案。

(该题为必答题)利用工作

鉴定工作

整理工作

保管工作

此题回答不正确

14.文书档案的（）是档案部门掌握库藏、对档案实行科学管理的重要

手段。

(该题为必答题)

整编

鉴定

统计

接收

此题回答正确

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

15.文书档案信息网上检索利用范围是对公司全员开放文书档案（）信

息。(该题为必答题)

文件

资料

目录

全文

此题回答正确

16.文书材料归档是指各单位在管理工作中形成的、办理完毕具有（）的文书材料经归档责任部门整理后移交档案管理部门保存的过程。

(该题为必答题)利用价值

回收价值

参考价值

保存价值

此题回答不正确

17.保管期限代号：设置3种保管期限，分别为：1—永久，2—30年,3—10

年、15年，其中（）主要适用于公司的产品销售、采购及设备维修合同等。

(该题为必答题)15年

永久

30年

10年

此题回答不正确

18.各单位文书档案原则上不外借，确因工作需要将档案借出使用时，须

由外借单位填写（）经档案室主管领导批准后方可出借。

(该题为必答题)

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

标记为待复查

“文书档案外借登记表”

“文书档案归档清单”

“文书档案利用清单”

“文书档案查阅申请单”

此题回答正确

19.（）应存放在专门的库房，且由涉密人员根据公司相关规定负责保

管。

(该题为必答题)

密级档案

文书材料

合同档案

文书档案

此题回答正确

20.公司员工可凭本人工号登录“宝钢档案信息资源网”即可检索文书

档案目录信息，并可查阅（）的档案全文信息。

(该题为必答题)公司范围内

业务范围内

无密级范围内

权限范围内

此题回答正确