档案文书副本（共3篇）
档案文书副本 篇1
摘要：副本制度是我国古代图书档案管理的一项极为重要的制度, 它产生于西周时期, 因其对社会军政要务等领域档案文献的管理起到良好的作用而沿袭至今。本篇主要对这一制度的产生原因、作用和影响进行初步的讨论。
关键词：副本制度,档案管理,西周
中国古代档案制度中的副本制度创立于西周时期。《周礼》记载:“凡邦之大盟约, 莅起盟书, 而登之于天府。太史、内史、司会及六官, 皆受其贰而藏之。”《周礼》乃是西周时期周公旦所著, 由此可见, 我们说档案管理制度中的副本制度是西周至少是周公旦生活以前时期创立的, 是有史料证据的。所谓副本, 是同一个档案或是文件的抄本或是复制本, 它是基于正本的基础上来定义的。其存在的必要性表现在以下两个方面:一是方便档案使用者的利用;二是利于古代图书管理员对珍贵图书档案的管理。前者着重强调其外延出去的社会功能, 后者则主要从图书档案风险管理的视角考量。西周统治者能够在珍贵档案已有正本之后推行副本甚至特殊文书档案颁行多个复本, 这充分体现了其对知识文化的重视程度, 同时也表明他们是完全认可副本制度是能够对稀缺知识的保护起到重要作用的。
一、西周档案的副本制度
史载西周时期, 中央和地方政府各职能部门产生的文书案牍, 必须“呈缴档案”正本到当时专门保存此类文献资料的“天府”, 而副本则由相应职司部门予以保存。《周礼·秋官·司民》:“民自生齿以上皆书于版……献其数于王, 王拜受之, 登于天府。内史、司会、冢宰贰之以赞王治。”所谓“登于天府”, 即是说把国家各职能部门在处理政务之时产生的各种公文放在当时专门设置来管理这些资料的天府之中;而“贰”的意思就是复本了, 即笔者在本文中要论述的副本。
1. 起源于西周的原因。
(1) 西周地域辽阔, 经常性政务文案必须复制分发地方各职能那个部门, 遵照执行。众所周知, 在古代, 信息闭塞和信息传递速度的极端低下是国家公共事务管理的一大短板, 这一点尤其是当国家地域变得阔达之后就日益明显。打开中国历代疆域图, 我们可以清晰地看出, 得益于分封制的推动, 西周王朝的疆域比商代大为扩大, 向北至今天北京, 南到湖南, 东至大海, 西到陕西。史载周武王灭商之后, 回师镐京, 感镐京与新征服地区相距太远。便准备在夏人活动中心的伊洛河地区建立新的都邑。但想法尚未实现, 就溘然病逝。而成王即位后, 继承了其父遗志, 决定在洛阳附近建一新邑, “宅兹中国”, 从而大大缩短京畿与新征服地区距离。可见当时庞大的国家疆域已经成为周朝统治者管理国家事务的重大挑战。倘若边境发生战乱, 一封加急军事文书从当地快驿到国军手里, 至少也得十天时间, 这势必大大地延误战机。而灾害、民乱等经常性事件的发生, 也可能会由于情报的迟滞而拖延了救援的事件, 导致超过灾难本身甚至几倍以上的损失。因此, 管理国家的重要的经常性的政务文书除了正本保存于天府这一中央级别的机构之外, 各地方职能部门还必须得抄录副本, “以备查考”。实际上是方便西周统治者对于国家管理和臣民的治理。 (2) 防止公务人员腐败。这得从两个角度来进行论述, 一是政务类官吏, 重在查勘和盘诘。随着国家疆域的增大, 经济的恢复和进一步发展, 西周国家行政系统内所需工作人员越来越多, 权力也慢慢地增大, 对于官员的监督和查勘也就变得日渐重要。中国古代对于官员腐败行为的控制向来重在防而轻于治。对同样一份文件进行复制, 分别存于不同的机构当中, 一方面便于对办事官员起到威慑作用, 同时也有利于当出事之时“查无实据”。另外一个是专门针对掌管文献资料的书吏, 目的主要是管制这些人利用文书档案中的信息咨询进行损公肥私和要挟他人的活动。 (3) 基于图书档案风险管理的考虑。当时国家的文书档案资料的书写和记录材料主要还是简牍等物。容易遭受蠹虫、风湿等自然力量的破坏;同时火灾、战争、管理失当等人为原因同样会给大量孤本资料带来近乎毁灭性的打击;另一个, 竹简等物有自己的寿命, 即便放在一个地方不移不动, 其生命周期迟早也会走向终结。因此, 为了避免自然、人为等原因造成的重要资料的散佚, 周人在图书档案管理的过程中, 不断总结经验教训, 终于形成了一套行之有效的副本制度。
2. 西周时期档案副本形成的主要方式。
在大致了解档案管理制度中的副本制度何以源起西周之后, 我们接下来要讨论其形成的方式。鉴于篇幅, 笔者不可能在此作细化的阐释, 而只作粗略简短的论述。 (1) 与正本同时产生。打个比方, 这种副本的产生方式类似于我们前些年流行的复写纸, 即是文件初始作者或出具者在制作文书正本之时, 同时制作它的副本。史书记载, 西周时期, 地方职能部门在制作上行文书的时候, 一般同时要抄录或是誊写所呈题本四份, 分别报送政务司、部院、科及起居注。这便是后世所称的“揭帖”。西周时, 正本与副本形式和存放方式略有不同。前者扉页标注题本, 由国君朱笔批红, 藏于内阁, 原样抄送后各部发布践行;副本则标明“揭帖”, 是直接进行收录而无须君主批示的。 (2) 相关职能部门抄录, 以备查勘。这一般是针对重要文献的。比如邦国加盟、边鄙兵乱、自然霍乱以及与之相关的呈报文书, 相关职能部门都会遵照国家规定和工作习惯, 抄录副本的, 这也是副本形成的组成部分之一。 (3) 在处理的过程中形成。地方呈报文书, 国君限于精力只能批示一份。批示之后文案下发到中央一级的职司部门, 然后由相应秘书人员原样抄录, 形成下行文书, 下发之地方部门切实实施。这是一;另外, 古代文书管理人员为了便于各级政府机构查勘, 职权范围内, 也可能会抄录一些副本给地方机构。 (4) 档案补遗或是毁损修复。这是从档案管理的视角来说的。这个原动力大致有三。首先是统治者或是其仆从人员在对社会相关领域进行“施政情况考量”之时, 发现与之对应的文书信息资料欠缺或是不够齐备甚至毁损, 因此要求文案资料管理人员设法补遗或是增加;另外一个, 当时图书情报人员自觉基于自身工作的自觉性而主动补录;另一个, 是来源于当时民间贤士的建议和意见。中国“居士文化”形成较早, 且很有信仰市场, 统治者非常重视他们的言行举止。因此, 如果由这类人物进行谏言, 也可能会导致副本的出现。再一个, 正如前文所言, 古代战事频繁, 自然灾害严重, 书写材质落后且人们管理图书的技术低下, 故而副本也大有存在的必要。
二、形成于西周时期的档案副本制度的历史作用
站在后人视角, 并结合领域内权威人士的研究, 我们总结出产生于西周时期的中国古代档案管理中副本制度对历史尤其是中国档案管理所起之作用不外以下三点。
1. 方便编撰国家历史。
“凡建业者无不重其史。”总结历史, 笔者认为, 失败者要么来不及书写自己的历史, 要么便是对书写自身历史不够重视。大凡建制周全而国祚久远颇有建树的王朝, 其统治者无不重视前朝和自身历史的书写, 西周统治者当然也不例外。而后人在评价历代王朝甚而是个别君主的历史功绩时, “修史”成就也是作为一个重要的权数加以考量的。而史书的生命力在于真实和“有据可考”。如何做到“有据可考”, 西周统治者当然明白, 必须要让自己在处理国家政务尤其是有大功绩的政务上“有据可查”。由于西周是《周礼》成书的朝代, 因此我们可以推知, 当时礼仪等还并未完全做到教化万民, 故而历史的编撰在一定程度上应该较为接近真实。因为无论任何时代, 礼仪都是有闲阶级的事情, 刚刚从粗暴、狂野的战争中解脱出来的平民大都不大懂礼, 故而史书反而不敢“胡诌”。所以真实性和可信度较高。把修史作为国家战略, 这会促使很大一部分社会资源向这个领域聚集, 包括人们对于副本制度的创立、推行和深层次研究。
2. 互相印证, 避免伪造、篡改。
即是说副本存在, 可以帮助防止甚至是杜绝官吏腐败。西周时期, 君主规定, “凡文案必登于天府, 贰于太史、司会冢宰贰之以赞王治”。这重要的原因之一, 显然是周天子担忧国家幅员辽阔, 对行政体系内各个层级的管理控制效果不够理想, 故而想通过控制文书上下行路和文书的内容、形式及副本制度进而更好地管控官员。俗话说“正本清源”, 由于正本和副本共同存在, 伪造和篡改的难度和成本大大提升, 从而对官员行为具有极大威慑作用, 增强了国君对于各级官员任免、监督和查勘的科学性和合理性。
3. 补遗修复, 便利保存。
正如上文所言, 这一是源于统治需要, 文书管理工作人员必须遵照统治者的要求设法补遗或是增加相应领域的文书副本, 以备下次查勘;第二则是满足社会需求, 要求文案资料管理人员设法补遗或是增加, 古代战事频繁, 自然灾害严重, 书写材质差, 且人们管理图书的技术低下, 故而副本也大有存在的必要。当时国家的文书档案资料的书写和记录材料主要还是简牍等物。容易遭受蠹虫、风湿等自然力量的破坏;同时火灾、战争、管理失当等人为原因同样会给大量孤本资料带来近乎毁灭性的打击;另一个, 竹简等物有自己的寿命, 即便放在一个地方不移不动, 其生命周期迟早也会走向终结。因此, 副本制度为避免自然、人为等原因造成的重要资料的散佚上作了巨大贡献。
形成于西周时期的图书档案管理的副本制度, 建构起了古代图书档案管理副本制度雏形, 积累相应的图书档案管理经验, 为副本制度在之后的朝代尤其是明清两朝的重大发展奠定基础。洪武十七年:“章奏有正有副, 正本御览, 副本启东宫者实封同进。”嘉靖三十六年 (1557) 皇帝令“府内管监、司礼监、钦天监、御用监、工部、吏部、刑部、锦衣卫、都察院协同共作, 录嘉靖副本”。黄才庚而认为, “清代非常重视档案文书副本共作, 为我们留下宝贵的文化遗产”。
参考文献
[1]赵彦昌.中国古代档案管理制度研究[M].人民出版社, 2011.
[2]黄才庚.清朝重视文书档案的副本[J].浙江档案, 1990 (7) .
[3]杨小红.中国档案史[M].辽宁大学出版社, 2002.
如何做好文书档案工作 篇2
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准, 是档案存在的基础与重要的资源发生地, 直接关系和影响档案资料的质量与完整性。实现文书档案管理工作规范化、标准化, 才能提高文书档案利用率, 为单位的建设与发展提供可靠的信息依据。
一、什么是文书档案
档案是由文件转化而来的, 文件是档案的前身, 档案是文件的归宿。一般文书档案主要是由法规性文件和行政性文件转化而来。根据国家有关规定, 目前我们使用和形成的文件主要有:报告、请示、批复、函、会议纪要等。除此之外, 文书档案是人们熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题的依据。人们遇到问题时常常需要从过去的档案中查找依据, 如果有档案可查, 许多问题就可以迎刃而解, 工作也可以顺利进行。事实证明, 随着时间的推移, 文书档案的作用越来越大, 档案保存的时间越久, 作用也就越大。此外, 它还是了解、研究社会政治、经济等方面的基本依据。
二、文书档案的收集整理
在文书档案资料的收集整理过程中, 一定要严格按照国家档案局关于归档文件整理的规则和本单位档案管理工作标准的要求执行。凡是反映本单位重大工作与活动, 具有参考利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。如:上级行政部门及主管单位的来文;反映本单位各项工作活动, 具有参考利用价值的文件材料, 等等, 这些都属于文书档案资料的收集范围。
做好文书档案的收集整理工作是十分重要的, 它是档案归档工作中的重要环节。在文书档案的收集整理过程中, 一定要认真、仔细、不怕麻烦, 力求做到不遗漏任何一点有用信息, 只有这样才能完整地收集文件、材料, 使文书档案具有完整性、规范性。
在文书档案的收集整理工作中不仅要有高度的工作责任心, 认真办事的工作态度, 具备一定的档案专业知识, 同时要有一颗热情、主动为大家服务之心。努力做好档案服务工作, 使大家逐渐认识到文书档案工作的重要性。应努力争取领导的重视, 是做好文书档案管理的关键。因此, 在平日工作中勤请示、勤汇报, 争取领导的关注与支持;勤动手, 经常把工作开展的情况、计划思路、取得的成绩和存在问题形成材料, 向领导汇报。
三、文书档案的现代化
现代档案管理科学技术是当今文书档案工作者必须学习的重要知识, 应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习, 以便更加方便、有效地做好管理工作。随着时代的发展, 文书档案管理也面临许多问题, 例如文件和档案数量越来越多, 管理方法手段的落后直接影响了文件和档案的质量。面对新时期、新工作的工作需要, 只有实现文档管理现代化, 才能有效地解决管理中的一些难题。
1.掌握现代化技术, 利用电子计算机技术。传统的工作方法从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主, 而现在电子计算机技术可以完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等一系列工作, 使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与办公自动化相衔接。这些现代化管理技术, 迫切需要文书档案管理工作者掌握和运用。为了尽快培养一批既熟悉档案专业知识, 又掌握新技术的人才, 档案管理工作者要结合自己的岗位工作, 边学习边操作, 在提高业务素质的同时, 注重对计算机知识、信息技术的学习掌握, 努力使自己成为具备档案专业知识和信息处理技术的综合型档案管理人才。
2.利用现代化技术整理文书档案。纸质文书档案的整理工作十分繁琐, 效率不高, 而且费时费力, 只有引进现代化技术, 才能使文书档案的整理工作上一个新台阶, 这是历史的趋势。
文书档案管理应用计算机技术主要用于文书档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括: (1) 用计算机编制文书档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库, 然后按不同的要求, 利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等; (2) 利用计算机进行文书档案检索。按照文书档案著录项目中所标志的内容特征和形式特征, 检索出符合不同利用者要求的文书档案目录及其原件; (3) 利用计算机对文书档案管理中形成的各种数据或情况, 包括入库与出库数量、库存空间占有率, 档案调阅、归还等进行登记与统计。因此, 为了实现文书档案管理不同文件信息资源的共享和交换, 减少数据的重复输入, 规范各系统的数据接口, 就需要加强文书档案管理综合应用计算机技术的研究, 进行文书档案管理的综合化、现代化管理。
四、文书档案的保密与利用
长期以来由于各级档案人员的重视, 文书档案的保密工作做得较好, 但在利用方面效果不太理想。如:部分档案得不到充分的利用, 造成了档案资源的浪费;领导对档案收藏情况不了解, 不能及时有效地利用档案, 导致档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来, 等等。怎样才能把档案的保密与利用这两者关系协调好, 是摆在广大档案工作者面前的一大难题。档案管理人员既要有扎实的业务功底, 又要有较强的管理能力和服务意识, 要适应新形势, 敢于向传统观念挑战, 善于提出新办法、新思路, 解决新问题, 在档案业务上有所创新, 有所突破。把死档变成活档, 把文书档案真正利用起来, 发挥它应有的作用。
保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是文书档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 文书档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限制地扩大开放利用范围, 则也是错误的。因此, 在开放档案为社会各界所利用的同时, 应当做好相应的保密工作。首先, 要做好文书档案的审查工作。审查工作是文书档案开放前的重要前提, 是开放文书档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定文书档案的开放与控制使用范围。其次, 要做好文书档案的解密工作。文书档案工作者应根据不同的密级采取不同的管理措施, 以最大限度地提供利用档案。
五、文书档案存在的问题与对策
一是对文书档案管理工作的认识还比较模糊。轻视文书档案的现象还很普遍, 有的甚至认为文书档案整不整理都无所谓, 导致很多文书档案的收集和整理都不到位, 有的即使整理了也不符合规定, 造成很多重要资料流失。二是档案工作人员的业务培训有待加强。在有些单位和部门, 由于不重视文书档案工作, 所以, 文书档案的管理人员大多没有经过档案专业培训就直接接手工作。即使偶尔参与培训, 也是形式单一, 次数有限, 内容陈旧, 并不能及时更新档案管理理念, 其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在一定差距, 跟不上现代化档案管理的步伐, 更不能够有效地提高档案管理的水平。随着计算机网络技术的飞速发展, 利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训, 使单位档案管理工作更加标准化和规范化。三是文书工作和档案工作的衔接存在问题。文书工作和档案管理工作既存在直接联系又有区别, 是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中, 文书工作和档案管理应该相互配合, 建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中, 文书和档案应该实行一种分块式的管理制度, 这是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的操作过程中, 这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识不强, 档案管理人员通常也很少考虑文秘工作, 这使得两者在衔接的过程中出现很多脱节的环节, 存在很多不规范、不标准的现象。
以上种种, 需要广大的档案工作者在工作实践中不断探索、不断学习, 摸索出一套切实可行的工作方法。只有这样, 才能把文书档案工作做得更好。
摘要：文章探讨了文书档案工作的现状与不足, 文书档案的收集整理, 文书档案的现代化, 以及文书档案的保密和利用, 对如何做好文书档案工作提出了自己的见解。
关键词：文书档案,规范化管理,现代档案管理技术
参考文献
[1]谢俊霞等.新时期加强档案工作的几点体会.档案天地, 2010.08.
[2]高原.档案整理这些事儿.档案管理, 2011.05.
档案文书副本 篇3
关键词：新时期,科技档案,变化特点,档案区别
随着信息技术的不断发展, 作为构成档案两大重要门类的科技档案和文书档案, 被赋予了现代文献信息的诸多特点与功能。虽然两者具有档案学的共性, 但又在诸多方面显现出了不同的个性。准确把握新时期档案变化特点、变化规律及档案自身的本质特征, 严格区分科技档案与文书档案, 对于实现档案管理的科学化、标准化、信息化以及档案资源的开发利用具有重要理论和实践指导意义。
一、新时期科技档案变化特点
随着新时期信息技术的不断发展, 科技档案内容更加丰富, 来源更加广泛, 整体呈现出载体构成的电子化、发展变化的迅速化、存储管理的海量化、查阅使用的快捷化等变化特点, 以其储备信息量大、提供情报准确等功能而备受青睐。
㈠载体构成的电子化随着信息化、电子化技术的快速发展, 科技手段不断提高, 许多科研生产实践活动开始大量引入无人值守、远程控制、自动观测、适时传输、在线查询等现代信息与电子技术, 科研生产实践活动过程与环节发生重大变化, 由此形成了大量的电子文本, 使得科技档案载体由传统的以纸质文本为主转变为现在的以现代电子信息技术为主, 从而显著提升了科技档案水平和科研工作进程。
㈡发展变化的迅速化科研档案载体的电子化为其发展变化的迅速化奠定了基础。一方面, 电子技术、信息技术的应用, 为科研生产实践提供了便捷的手段和资料, 进一步加快了科研生产实践活动过程, 促使科技档案不断处于发展变化和完善之中;另一方面, 包括数值模拟、电子模拟、环境模拟、仿真模拟在内的计算机模型技术的应用, 也为科技档案的迅速发展变化提供了重要支撑。
㈢存储管理的海量化传统的以纸质文本为载体的科技档案不仅需要占用大量的存储空间, 而且在整理、归档、管理和使用等环节均需要耗费大量的人力、物力资源。随着现代电子与信息技术的应用, 以电子载体为主的现代科技档案具有占用空间小、保存时间长等显著特点, 为存储管理的海量化提供了可能。
㈣查阅使用的快捷化现代科技档案以其鲜明的信息化、电子化特点, 为其快捷化查阅使用提供了十分便利的条件。以电子载体为主的科技档案彻底摆脱了传统的人工查询、手工摘录与分析使用等十分繁琐且费时费力的冗长过程, 使查询、复制、分析、使用等过程一并实现了电子化, 从而使科技档案的查阅使用变得更加方便快捷。
二、科技档案与文书档案的区别
㈠区别科技档案与文书档案的意义
1.有利于实现档案科学管理与高效利用。科技档案与文书档案的形成过程各不相同, 具有不同的功能和作用, 科技档案与文书档案在形成规律、整理方法、检索途径上均有所不同。因此, 严格区分科技档案与文书档案, 不仅是档案管理的需要, 而且是开发档案资源, 提高档案利用效率的需要, 通过对档案的分类整理和归档, 可为档案管理和高效利用奠定更加坚实的基础。
2.有利于档案卷宗的正常流动和保存期限的确定。不同的档案具有不同的流动方向与保存期限, 正常情况下, 文书档案进综合档案馆, 科技档案进科技专业档案馆, 保存期限则视具体档案内容的不同而有所不同。因此, 区分科技档案与文书档案, 对确定档案流向、档案保存期限具有十分重要的意义。
3.有利于到期档案的处理与二次鉴定。对于保管期限届期已满的文书档案, 可以依据档案的具体内容, 及时确定对其进行销毁处理或者延长保留, 而对于科技档案, 则需要在统计分析档案利用效果的基础上, 通过对档案的二次鉴定, 确定对其进行销毁处理还是继续延长保管期限, 为方便盘活档案管理有限资源, 进一步提高科技档案质量和管理水平提供保障。
㈡区分科技档案与文书档案的原则
1.坚持内容优先, 兼顾其他的原则。一般情况下, 根据档案的记载内容可以准确确定档案的归属, 如科技档案中只包括记述生产技术活动、课题研究、基本建设、科技考察、学术讨论活动的文件, 文书档案只包括记述和反映机关社会组织和个人社会管理活动的文件、图表、声像等文件。然而, 在实际工作中, 有时决定一份具体文件应当归哪一类档案, 起决定作用的不一定完全是文件的具体内容, 与文件的生产领域、保管部门也有密切的联系。因此, 决定这类文件的归属必须在坚持内容优先的前提下, 充分兼顾其他多种因素, 科学合理地确定其档案的具体类别和归属。
2.坚持整体分析, 有所侧重的原则。在任何一项科研生产实践活动过程中, 不可避免地会在个别环节, 尤其是管理环节的内容形式、表象上与科技生产实践活动有一定出入。一方面, 相关部门在判定为一些科研生产实践活动服务过程中所形成的公文性质时, 应当把这种工作环节放到活动的全过程中去分析, 不能孤立地去分析其中的个别环节来决定档案归属, 不能把这些环节形成的文件从成套文件中分割出去。另一方面, 在不同部门应有所侧重, 应根据部门属性、档案来源以及档案文书可能的流向确定档案的类别和归属。
3.坚持综合考虑, 突出属性的原则。从档案的属性以及来源看:一方面, 并不是科技档案都形成于科研生产实践活动过程, 也不是科研生产实践活动过程形成的档案都是科技档案;另一方面, 有时候往往还会产生一些兼具技术性和管理性双重属性的档案。对于这些档案, 应在综合考虑的前提下, 突出档案的基本属性和本质特征, 对工程建设和产品开发等审批过程形成的文件应归入科技档案, 以免记载同一科研生产实践活动过程的档案分散在不同年度的档案中, 给查阅使用造成困难。
㈢区分方法
1.从档案的概念界定上区别。科技档案产生于科研生产实践活动的全过程。一般记述和反映自然界各种物质的现象和运动规律以及人们认识自然、改造自然的各种活动, 在此过程中直接形成的, 并具有保存价值的文字、图表、声像或其他形式载体的历史记录属于科技档案, 重在强调档案的技术性。而文书档案一般产生于社会政治、行政活动中, 记录和反映社会政治活动、行政活动的发生、发展过程及结果, 在此过程中直接形成的, 保存备查的文字、图表、声像或其他形式载体的历史记录属于文书档案, 重在强调档案的记录性。由此可以看出, 它们虽具有共同的属性, 都反映单位工作、生产的全过程, 又是单位工作活动的真实历史记录;但不同的是, 文书档案和科技档案各自产生于不同的活动领域, 反映不同的活动内容, 具有不同的形成规律和特点, 它们是两种性质截然不同的档案。
2.从档案的基本属性上区别。科技档案具有鲜明的专业性、种类的多样性、技术的成套性和现实的使用性。首先, 科技档案形成于特定的专业技术领域, 具有非常鲜明的专业性特点, 其内容集中反映某一专业的科研生产实践活动内容以及与之相关的支撑理论、研究方法与手段;其次, 科技生产实践活动的专业性特点形成了科技档案种类的多元化, 而针对不同专业依据的不同理论、采取的不同方法等则是导致科技档案类型复杂的主要原因;最后, 科技档案更加注重档案内容的关联性、协调一致性和技术体系的完备性, 强调在科研生产实践活动过程中对历史的传承和未来发展的引领。而文书档案更多的是在政治、经济、行政活动中形成的各种公文。首先, 具有较强的政策性、法定的权威性和行政约束力;其次, 文书档案形成于一个特定的时期, 具有其特定的历史使命, 因而具有很强的针对性和时限性。
3.从档案的具体内容上区别。从上述科技档案强调技术性、文书档案更加注重记录性的特点来看, 对那些技术特点突出、具有明显科技内容、记载科研生产实践过程的文件材料, 划为科技档案范围是毋庸置疑的, 也是不存在任何工作难度的。然而, 对于那些在单位内部各部门间以及上下级单位间科技管理工作中, 通过文书处理运转程序, 形成的一些科研论文、含有技术性标题内容的工作总结以及针对科技、生产实践活动的指导性文件材料, 应根据它们记载的具体内容, 权衡档案所具有的记录性、技术性本质, 准确划分档案归属。
4.从档案的本质特征上区别。科技档案一般比较复杂, 所使用的大多是科技语言, 如线条、符号、字母、数字等等, 表现形式多种多样, 更多的依据一些现有技术与理论, 强调对自然规律的认识和探讨, 档案的各部分内容之间追求体系的完整性、数据的一致性和逻辑的严密性;而文书档案所使用的多为一般文字语言, 更多地注重政策的连贯性、时效性, 强调对具体工作的安排和部署, 表现形式往往较为单一且比较固定。
5.从部门的职能关系上区别。任何档案都形成于某一个特定的部门, 不同的部门具有不同的职责。因此, 按档案形成单位职能任务的不同, 应依照单位的工作职责、性质、档案所起的作用, 在划定档案归属时允许带有一定的倾向性, 对那些难于划定归属的文件材料可以有所侧重, 分别确定其不同的归属。
三、结语