文书档案管理强化策略

文书档案管理强化策略（共6篇）

文书档案管理强化策略 篇1

一、当前文书档案管理中存在的问题

(一) 文书档案收集不全的问题。

文书档案资料越全面, 就能够积累越多的企业发展资料, 在企业各部门进行相关事务分析时能够提供的帮助也就越大。然而, 目前行政部门存在着文书档案收集不全的问题, 这在档案的管理方面表现得尤为明显。为了使档案能够被真实、完整地收集起来并提高档案的可用价值, 必须保证档案资料伴随工程进程诞生并及时提交, 大部分行政工作并没有将档案收集整理制度独立出来, 只是按照企业档案管理的一般规则进行整理, 这不符合行政档案资料整理的实际需要, 影响了此类档案管理工作的实际价值。

(二) 文书档案收集管理的过程受阻。

企业文书档案管理的前提是行政部门对可用作档案的资料进行全面的收集和高效的处理, 这需要档案管理工作人员对相关事务具有高度的职业敏感性。但是, 目前大多数行政工作在文书档案管理方面所选择的都是年龄较大的、长期在企业档案室工作而很少出入工地的员工。这些员工由于对档案资料的收集管理工作重要性认识不足、自身职业能力有限, 没有深入实际去观察哪些资料能够当作文书档案进行收集, 因此使得档案收集管理的过程不顺畅, 更有甚者, 出现档案文件质量、数量上的问题, 这使得整个文书档案管理工作受到阻碍。

(三) 文书档案移交和应用效率低。

文书档案来自于企业的各个部门, 档案管理的实际价值体现在对档案的日常应用方面, 这是档案管理工作的两个重要内容之所在。而如今的企业在文书档案移交方面存在着问题, 目前在档案管理工作中, 没有专门部门对企业进行约束, 在行政部门档案整理过程中没有任何压力, 档案整理的效果差, 速度慢, 甚至有的单位对档案根本没有整理的想法;同时, 由于单位员工流动较大, 管理层和普通员工对档案应用的价值理解不强, 降低了文书档案的应用效率。

二、文书档案管理强化策略

(一) 建立档案收集整理制度。

强化文书档案管理工作的要点之一是保证文书档案本身的全面性和档案资料的真实价值, 因此, 建立档案收集整理制度是十分必要的。首先, 行政工作应该重视到档案的特殊性, 对档案资料的阶段性特征进行分类。在充分分析不同类型档案的特征基础上, 按照档案的分类派遣相应的工作人员进行档案收集。其次, 完全来源于行政工作本身的档案, 应该有明确的档案提交格式以及提交时间规定, 并将档案提交的责任与施工责任合并起来, 同时纳入到企业管理当中, 使所有参与工作的人员和管理负责人, 将收集和呈交档案资料作为一项重要的工作任务来完成。再次, 应将档案资料收集整理的效率以及档案资料的质量进行科学评估, 建立相应的评估体系, 将档案资料的价值与相关工作人员的“业绩”挂钩, 通过有效的激励使档案管理工作人员能够全心全意投入到工作中。

(二) 加强档案工作人员的培训。

行政部门企业文书档案的收集依靠档案管理工作者的个人职业能力发挥才能完成, 档案管理工作人员才能够充分认识到档案的复杂性并进行科学的整理, 而其他工作人员也能够根据档案整理需要为工作人员提供可靠的资料;另外, 企业内部行政档案、材料档案资料的收集与管理, 需要相关工作人员对不同类型的档案资料具有一定的敏感度, 能够科学地分析已有的档案资料, 因此, 企业需要根据自身档案资料应用的需要, 对相关工作人员进行职业能力培训, 例如开办业务学习班、业务比拼竞赛等, 通过这种方式使档案工作人员的职业能力不断提升, 以满足企业文书档案管理工作的需要。

(三) 在文书档案管理工作中采用信息技术。

行政部门文书档案移交不及时以及企业档案应用效率不高的问题, 可以通过档案管理工作人员的高效工作加以解决, 而高效的档案管理工作必然要借助现代信息技术。因此, 企业必须积极推进档案专业化规范化管理, 确立建设档案管理体系, 并且积极引入计算机管理机制。例如, 对行政部门不同类型的档案规定归档日期, 并为档案管理工作者配备个人电脑, 保证档案移交的效率;在企业行政部门档案应用效率提高方面, 信息技术扮演着更为重要的角色, 档案管理工作者不仅可以通过企业内部MSN、微信群等途径发布档案文件收集通知、提醒相关员工按时提交档案, 还可以应用相关的办公软件对同类文书档案进行大数据分析和处理, 进行企业某一方面发展的数据性描述等。这些依靠于信息技术的管理行为都能够有效地促进文书档案的移交速度提升, 并使档案管理工作的价值凸现出来。

三、结语

综上所述, 行政部门文书档案管理工作中存在的各种问题, 需要通过档案管理制度的建立、相关工作人员职业能力的提升以及信息技术的发展进行解决。而在实施相应策略时, 企业应始终注意一个问题, 即保证文书档案管理工作中的“投入”与“产出”之间的平衡性, 积极提供相关资源和条件, 将文书档案管理视为企业发展之所需, 而不是单纯地进行资料收集和整理, 只有这样, 文书档案管理工作才能够真正发展起来。

摘要：本文对行政部门文书档案管理中存在的问题进行了分析, 并从档案收集制度、档案工作人员职业素质以及档案移交和应用三方面对文书档案管理应该加强的措施进行了分析, 并总结了策略应用过程中需要注意的问题。

关键词：行政部门,文书档案管理,策略

参考文献

[1]陈晶.企业文书档案管理滞后性探讨[J].现代商贸工业, 2015 (O2) :115-116.

[2]谭斯文.加强文书档案管理的具体措施[J].科学中国人, 2015 (01) :125-126.

文书档案管理强化策略 篇2

在疾控中心人事档案管理时，需要提高档案管理重视程度。第一，为了能够提高疾控中心管理人员对人事档案管理的重视程度，相关部门可以提高检查力度与处罚力度，不定期对疾控中心人事档案管理情况进行检查，对不符合标准的疾控中心进行处罚，提高管理人员的重视程度，促进人事档案管理工作进一步优化。第二，管理人员可以召开员工大会，在会议中为员工讲解工作的重要性，并将档案管理工作分配到个人，落实工作奖惩制度，提高员工的工作责任意识。另外，管理人员可以带领人事档案管理人员参观其他疾控中心人事档案管理情況，使其能够了解人事档案在疾控中心的重要性，为人事档案管理工作的进一步提高做好铺垫。

2.2应用先进技术

在疾控中心人事档案管理时，需要应用先进技术。第一，随着科技的不断发展，各个行业逐渐在工作中应用先进技术，提高工作效率，在疾控中心进行人事档案管理时，管理人员需要投入一定的资金引进先进的技术和设备。例如，管理人员可以购买先进的设备，并聘请专业的技术人员安装档案管理设备，使档案管理具有一定的自动化性能。管理人员还可以购进计算机设备，将文本档案转变为电子档案，提高档案管理人员的工作效率[1]。第二，由于档案整理.传输需要一定的时间，并且档案文件较多，在处理时容易出现重复工作现象，为了改善这一现状，管理人员可以聘请专业的计算机人员构建档案管理平台，档案管理人员能够在其中将档案进行分类，不仅能够提高档案管理，还能够提高档案查找效率。另外，由于档案平台在运行的过程中，容易受到网络环境的影响，容易受到外部攻击，导致信息泄露，为了改善这一现状，管理人员需要招聘网络技术人员，对档案管理平台进行合理管理，及时发现存在漏洞并解决，定期更新病毒库，使档案管理平台能够提高自我保护能力，提高人事档案管理的安全性。

2.3完善管理制度

在疾控中心人事档案管理时，需要完善管理制度。第一，由于人事档案管理部门长时间工作效率难以得到提升，为了改善这一现状，需要建立完善的档案管理制度。例如，管理人员需要先分析人事档案管理现状，并找到影响工作效率的原因，并改善管理制度，另外在完善管理制度时，管理人员可以对其他疾控中心人事档案管理制度进行分析，总结其中的.优点，完善自身的管理制度[2]。第二，在对人事档案进行管理时，单靠管理人员进行管理，难以保障工作的合理性，为了改善这一现状，可以安排小组管理人员。例如，管理人员可以将人事档案管理工作分为几个部分，并为每一部分配置一个小组长，由其分配工作，并进行检查，当管理人员进行管理时发现其中工作中存在问题，需要对工作负责人与小组长进行处罚，提高员工的工作责任意识[3]。

2.4提高管理人员专业能力

在疾控中心人事档案管理时，需要提高管理人员专业能力。第一，由于部分疾控中心人事档案管理招聘方法不合理，导致部分员工的专业能力不强，甚至对人事档案管理流程了解不足，为了改善这一现状，需要改变传统的招聘方法。例如，在招聘过程中，管理人员需要对应聘人员的专业能力进行考察，并将工作能力优秀的应聘者留下，并在入职之前，由管理人员为其讲解相关管理制度.工作流程，使其能够在入职之后，快速融入到工作岗位中，促进人事档案管理进一步发展。第二，为了提高人事档案管理人员的综合能力，需要定期对其进行培训。例如，管理人员可以聘请人事档案管理专家为员工进行培训，使其能够进一步了解先进的管理技术，提高人事档案管理效率。另外，在培训过程中，部分员工对档案管理的重视程度不足，为了达到培训的目的，需要在培训之后对员工进行考核，并将考核成绩与薪资待遇挂钩，促进人事档案管理人员能够进一步提高管理能力。

2.5優化档案管理员待遇

在疾控中心人事档案管理时，需要优化档案管理员待遇。第一，部分疾控中心档案管理人员的工作积极性不高，进而人事档案管理工作存在一定的问题，为了改善这一现状，需要优化档案管理人员待遇。例如，疾控管理人员可以提高员工福利，并加强管理，提高员工的工作积极性。第二，优化档案管理员待遇之后，可以提高人事档案管理队伍的综合能力，定期进行考核，将综合能力较差的员工淘汰，聘请综合能力较强的员工，提高人事档案管理队伍的综合能力。另外，在工作中管理人员可以定期开展活动，使员工能够提高归属感。

2.6建立领导责任制

在疾控中心人事档案管理时，需要建立领导责任制。第一，由于疾病控制中心与疾病控制和预防有关系，为了提高工作人员的重视程度，需要落实领导责任制。例如，管理人员可以将各部分工作落实，并由管理人员进行检查，一旦发现工作方法.档案归类等方面存在问题，需要对其进行处罚，使人事档案管理工作能够进一步规范。第二，为了提高工作的规范性，需要制定阶层制度。例如，管理人员落实各阶层的工作，并在人事档案管理时，需要进行层层检查，及时发现工作中存在的问题并改正，提高人事档案管理的稳定性，使档案管理进一步规范化。

综上所述，人事档案管理工作是疾控中心的重要组成部分，对疾控中心的发展有一定的影响，但部分管理人员对人事档案管理的重视程度不高，并且没有制定完善的管理制度，导致员工的工作责任意识不强。为了改善这一现状，管理人员需要加强管理力度，并提高重视程度，引进先进的设备，使人事档案管理工作能够进一步发展，保障疾控中心的稳定运行。

参考文献：

[1]张宁.信息技术在疾控档案管理中的应用[J].办公室业务，（10）：97—98.

[2]杨春丽.基层疾控机构疾控科技档案管理问题与对策[J].管理观察，2016（13）：133—134.

文书档案的现代化管理策略 篇3

随着科学技术的和现代化信息化的高速发展, 建立健全档案管理体制, 提高文书工作者的综合素质, 强化文书人员档案意识, 提高文书工作者的综合素质, 提升档案管理水平是现代档案管理工作的必然趋势。当前。随着计算机和网络技术日新月异的发展和普及应用, 大部分企业的文书档案管理都实现了现代化管理和利用, 取代了部分手工劳动, 减轻了档案管理人员的劳动强度, 同时又提高了工作效率, 使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势。本文以建立文书档案现代化管理策略为研究目的, 对创新当前文书档案管理模式提出几点建议。

二、文书档案的现代化管理策略

(一) 建立文书档案现代化管理制度,

保证制度的有效执行。加强文书档案管理制度建设, 对文书档案管理起到有效的制度保证。现代化的文书档案管理制度, 结合档案管理技巧, 能更有效的保护文书档案储存应用。加强文书档案现代化的管理制度建设, 首先要求, 废除以前传统的落后的管理制度, 在遵循国家文书档案管理基本原则之下, 结合本部门的管理体制, 管理方法和组织结构形式, 建立现代化的适合本部分发展要求的文书档案管理制度, 现代化文书档案管理制度的基本特点是灵活性和使用性, 科学性。他有效的改变传统的不合使用的管理制度, 同时输入新的管理形式, 对文书档案的制度结构进行完善, 形成一个严密的管理体系, 为加强文书档案工作提供良好的制度保证。健全文书档案的编修管理规范制度, 在文书档案管理过程中, 有计划分阶段的对文书档案进行查阅和修编, 不完善当前的修编制度, 保证文书档案的有效管理, 定期对现代文书档案管理工作进行考评, 不断补充, 完善, 修正文书档案管理制度, 使之与当前社会实践相互结合, 增强制度的适应用性和保证性。

(二) 按照现代化文书管理规律, 创新现代化文书档案管理工作机制。

文书档案管理资料往往记载多方面的信息, 在企业、事业单位已及高校科研单位等等具有重要的参考作用, 文书档案作为部门档案管理的重要组成部门, 绝对该领域档案管理发展水平状况和发展质量, 影响文书档案在促进档案管理和发展中的价值作用, 遵循文书档案管理发展规律, 创新文书档案管理工作机制, 对提升文书档案管理质量意义重大。加强文书档案管理的自我组织机制, 根据部门发展总体规划和阶段性发展目标, 对文书档案进行整理和宣传, 加强文书档案在部门管理中的重要作用, 加强文书档案领导部门对文书档案管理工作的重视, 为文书档案管理工作质量的提升, 提供有效的保证环境。加强文书档案管理的主动参与机制, 加强文书档案管理工作对部门发展中的重要参考作用, 让文书档案管理成为部门发展的重要组成部分, 主动参与部门发展活动中去, 成为部门其他领域发展不可缺少的重要指导, 促进和补充部门, 文书档案管理工作参与公司发展规划。加强文书档案管理的互动协调管理机制, 加强文书档案管理工作与部门业务之间的链接, 与之形成良好的发展互动。文书档案管理采取“年度—组织机构—保管期限”分类模式, 从过去繁琐的分类、鉴定、整理、装订、装盒、上架、排架等立卷环节简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订、计算机直接录入文件级目录等环节, 达到了简化整理、方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序等预期目的。文书档案管理与部门业务管理相互发展, 相互促进, 加强文书档案对部门业务发展的指导, 通过部门业务发展带动文书档案管理工作的发展, 促进文书档案管理工作服务职能和指导功能的发挥。

1. 加强现代化文书档案管理的队伍建设, 满足文书档案现代化管理要求。

现代化的文书档案管理工作, 必须组建现代化的人才工作团队, 满足现代化文书档案管理工作需要。加强文书档案管理工作队伍, 构建完善的人才选拔机制, 严格文书档案选拔机制, 择优录取, 招聘具有先进的管理工作经验和技术的人才, 参与文书档案管理工作;不断提升文书档案管理人才业务员素质和工作技能水平, 部门要定期, 加强对文书档案管理的工作的人员的技能培训, 加强其对现代化管理技术的应用, 完善业务基本技能, 并在发展中不断得到历练和提升, 作为文书档案管理工作人员, 加强对自身业务素质和技能的要求, 自我学习管理方法和技巧, 在工作过程中, 总结经验, 树立不断提升自我技能的观念。坚持终生教育的理念, 不断确定新的学习目标、任务和要求, 主动学习信息技术、现代管理等相关知识, 掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平, 努力成为管理型、技术型和复合型人才, 努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务;部门要建立完善的淘汰和激励机制, 要坚持公共公平的原则, 加强对部门员工的考核, 对工作业绩好的员工, 加强福利、工资、职务等方面的激励, 对工作业绩差的员工, 进行批评, 惩罚, 甚至是直接淘汰。加强对员工职业危机意识培育, 充分挖掘文书档案工作人员的积极性, 提升文书档案管理水平。

2. 加强现代化文书档案管理的信息化建设, 实现管理的规范化。

随着信息技术的发展, 现代化的文书档案档案管理工作必须加强对现代化科学技术的应用, 以促进现代化管理的规范化。文书档案人员要严格按照规范程序办理公文, 结合工作实际, 制定相应的规章制度, 努力实现档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁七位一体的管理方式。严格规范化要求, 建立统一标准、统一运行的操作规程。加强文书档案管理的网络科技管理模式, 实现人工管理逐步像自动化管理的转化, 以及实现经验管理向知识管理的转变;加强科技对文书档案管理的支撑, 加强电子网络资源建设, 转化文书档案储存方式和传播方式, 促进知识的有效和快速传播;加强对文书档案管理的硬件和软件技术建设, 实现管理的现代化, 规范化文化档案管理工作, 提高文书档案管理绩效;提升文书档案现代化管理模式, 加强文书档案在全球化网络资源中的整合, 实现文书档案管理资源的共享, 提高资源利用价值;加强现代化文书档案管理的信息化建设, 实现管理的规范化, 是文书档案管理工作的发展趋势。

参考文献

[1]邱笛声.浅析做好文书档案管理工作的重要性[J].华章, 2011 (7) :229-230.

[2]孙莹莹.论企业文书档案的管理工作[J].今日财富 (金融发展与监管) , 2011 (7) :113-114.

[3]贾建秀.高校文书档案管理规范化的思考[J].社科纵横, 2011 (1) :115-117.

[4]褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究[J].黑河学刊, 2011 (2) :165-166.

[5]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报 (社会科学版) , 2011, 9 (3) :117-119.

[6]罗文妍.做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报, 2011, 24 (3) :79-80.

[7]成丰.论在文书档案管理中的问题和对策[J].经营管理者, 2011 (12) :337-338.

[8]徐玉琴.对文书档案管理问题的探讨[J].华章, 2011 (3) :232-233.

[9]王从容.当前文书档案管理中的缺失与对策[J].华章, 2011 (24) :269-271.

文书档案管理强化策略 篇4

1. 打造全方位的产品经理

2. 对产品经理的建议

3. 产品管理的业界最佳模式

4. 案例研讨：《成长的烦恼》

5. 业界产品经理存在的不足

6. 产品经理和项目经理的区别何在?如何定位?

7. 产品经理在矩阵式组织结构中的运作模式及跨部门产品团队简介

二、核心管理技能之：做正确的事情-新产品的市场管理

1. 市场管理方面通常存在的典型问题分析

2. 市场管理流程和产品开发流程之间的关系

3. 市场管理流程：

a) 如何正确地理解市场

* PEST

* 竞争五力模型

b) 市场细分

* 市场细分的原因分析

* 演示：《市场地图》

* 市场细分“七步成诗”

* FAB E分析

* 演示：《细分市场简介》

c) 产品的组合分析

* SPAN

* FAN

* 产品组合分析的业务定位

* 安索夫矩阵

* 产品路标规划的方法和流程

* 演示：《路标规划的生成过程》

* 演示：《路标规划的评审要素表》

d) 业务计划书

* 演示：《业务计划书模板》(含Word及PPT格式)

4. 市场需求管理流程：

a) 市场需求管理流程的简介

b) KANO模型

c) 收集需求的方法

* 演示：《需求说明书》

* 需求收集制度

d) 用户访谈：抽象之梯法

* 客户陈述-需求描述

* 需求整理：亲和图法

* 客户需求的评估方法：$APPEALS、层次分析法

* 演示及演练：某案例公司的$APPEALS要素

三、核心管理技能之：按照正确的方法做事-新产品的开发管理

1. 市场管理和产品开发管理的衔接方式

* 演示：《项目任务书》

2. 业界最佳产品管理团队的层次

3. 咨询项目演示：结构化的产品开发流程及产品经理在每个阶段的工作重点

4. 监控项目的方法：四级计划体系、项目报告机制、敏感性分析等

四、核心管理技能之：新产品的上市管理组合拳

1. 上市的概念及包括的支撑业务

2. 演示：结合产品开发流程图分享上市的组合拳管理：制定发布策略(计划)、进行发布准备、正式发布(拟制发布信/发布公告)、编写发布总结

3. 新产品上市的“1?5?1”策略

4. 演练：产品销售的一纸禅

5. 产品上市效果评估

五、核心管理技能之：产品经理如何管理整个产品团队

1. 产品经理常用管理方法

a) 时间管理

b) 二八原则

c) 木桶原理

d) 鱼骨图

e) AHP

f) 5W2H

g) SMART

2. 如何辅导不同类型的团队成员

3. 演示：某公司研发高层的KPI指标

4. 产品经理的KPI指标

a) 演示：《产品经理的KPI指标说明书》

b) 演示：《研发团队的KPI指标》

六、产品经理的职责与素质模型

1. 产品经理的主要工作职责

2. 演示：《产品经理职位说明书》

3. 产品经理的素质模型

4. 产品经理的能力模型

5. 产品经理的任职资格标准

a) 演示：《产品经理岗位能力评级表》

b) 演示：《产品经理岗位标干设定》

6. 演示：某公司《产品经理工作手册》

七、产品经理的培养

1. 常用的产品经理培养方法：岗位轮换、自我批判、导师制、参加学习

2. 正式的产品经理培养方法――资源池

3. 什么叫资源池

a) 建立资源池的目的

b) 资源池建立的原则

c) 资源池的运作流程

* 产品经理的筛选

* 产品经理的面试

* 产品经理候选人的培养

* 演示：《产品经理培训课程清单》

* 候选人的释放

4. 资源池的运作机构及职责

5. 资源池工作推进的三个步骤及计划模板

a) 启动阶段

b) 发明阶段

c) 推行阶段

文书档案管理强化策略 篇5

(一) 没有统一的管理标准

工欲善其事, 必先利其器。一份适合的制度对高校文书档案管理工作有重要的指导和规范作用。2000年, 国家档案局为了适应档案现代化管理的需要, 颁布实施了《归档文件整理规则》作为档案实施管理的标准。《归档文件整理规则》对我国传统的文书立卷方法进行了改进, 使归档文件整理工作更加的简化, 将档案管理人员从繁杂的工作中解脱出来。但是这份文件主要适用于党政机关, 并没有对高校允许参照做强制性的要求。2006年, 国家档案局又颁布实施了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》, 进一步推进了文书档案管理的改革。2008年, 教育部和国家档案局为规范高校档案管理制定了《高等学校档案管理办法》。此文件要求各高校参考自身情况根据文件内容制定实施细则。各高校由于机构设置、部门分工等方面不同, 制定出的实施细则也各有千秋、不尽相同, 这也就导致了档案管理制度是否适合学校的现状以及以后的发展, 几乎全由档案管理人员去把握。

(二) 文件材料收集不齐全

高校进行文书档案管理的目的是为了保存学校在校内外各种工作和活动中产生的有价值的材料。这些文书档案都是最原始的历史记录, 可以为学校以后工作的开展提供参考和借鉴。文书档案实际上就是学校工作内容的记录, 因此从文书档案中也可以看出一个学校的历史进程, 相对于照片、CD等档案, 文书档案更具连贯性和可靠性。所以, 文书档案的完整性是非常重要的。但现今的高校在对文书档案的完整保存上还存在诸多问题, 主要表现在:文件记载不全, 没有对学校举办的各类活动做详细的记载;对于重要的文件保存的比较完整, 但是一般的文件资料不齐全;对近期的文件保存的较完整, 那些时间较为长远的文件却不知所踪;对于上级的文件保存的比较全, 对于本部门的文件却不重视保管;对于接收到的文件保管齐全, 对发送出去的文件的保存不甚在意;对于各种文件的归类没有明确的划分;办公秘书处的文件档案资料保存的较完整, 业务部门相关资料的收集不全面;正式发布的文件保存的较全, 从其他途径获得的文件保存的不全。

(三) 公文格式存在不规范的问题

公文文件在格式和书写要求上, 都有明确的规定, 但由于单位要求不严格或者秘书知识储备不足, 对《国家行政机关公文格式》撰写规范没有深入的了解, 导致在书写公文文件的过程中, 存在公文用纸不规范、公文文件题目拟写错误、公文文种错误使用、在公文撰写不严谨等我问题, 更有甚者还存在没有盖公章的情况, 这些问题的存在, 造成文书立卷不符合原则和方法, 给文书档案管理带来了极大的麻烦。

二、对存在问题的分析

造成高校档案文件保存质量不高的原因是多方面的, 总结起来主要包括以下几个方面:

第一, 学校制定的文书档案管理办法在出台的时候是建立在大部分高校档案管理规模较小的基础上的, 出台人员为了方便后期实现文书档案部门归口和检索方便, 管理人员大多数都是按文件类别对文书档案进行分工合作管理。但经过多年的发展和时代的变迁, 高校组织机构、部门职能的不断变化, 档案管理的规模也在逐渐的扩大, 打破了高校文件档案管理的壁垒, 使得高校自己制定的文书档案管理方法已不能适应档案管理发展。

第二, 编制有限, 档案专业人员不足。部分高校专门的档案管理人员少或者根本没有专门设定档案管理人员, 存在管理人员岗位空缺, 导致文书档案没有人管理的情况, 当然也有编制难以申请的原因。如果高校中未设定专职的档案管理人员, 又或者专职档案人员不足, 而聘请兼职的、临时的档案管理人员, 那么就存在文书档案管理人员流动量比较大的问题。而且, 非专门的档案管理人员如果未受过档案培训, 在档案收集的时候就无法判断文件是否符合归档要求, 或不知道文件是否完整。如果档案在收集阶段的工作没有做好, 之后的整理工作也会出现困难。

第三, 信息化时代带来的影响。近年来随着社会经济的全面发展, 办公自动化程度不断提高, 电脑、打印机等设备的普及, 使资料的形成和处理速度有了极大的提高。这些用现代化技术形成的材料和传统档案立卷产生了冲突。有的资料只有电子版本, 不进行打印和文字保底, 造成了文书档案的不齐全, 事后即使打印出来, 但是缺少印章和领导的签字, 而使得文件变的不完整。有的资料只有纸质版本, 没有保存电子版本, 使得资料在流失后, 找不到底稿。

三、高校文书档案管理改革的改进策略

(一) 规范档案管理

高校在不断与时俱进, 高校档案管理部门也应该根据实际档案管理需要对文书档案管理制度进行修改。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《归档文件整理规则》等档案制度, 再结合高校自身情况, 本着从实际出发的原则, 科学变通的执行该文件, 对于不符合学校实际情况的地方, 进行适当的调整。这样, 档案工作才能更好的为现代高校发展服务。

(二) 学校要重视文书档案管理工作

学校要健全文书档案管理的管理体制, 加强对文书档案的管理和监督, 培养专门的档案技术人才, 增强工作人员的档案意识。“高校档案工作由高等学校校长领导”不应该只是一句口号, 而应该有实际的行动, 应该从思想上认识到档案工作的重要性。在档案人员和其他部门人员变动的时候, 监督他们做好工作的交接, 确保文件完整的转交。同时, 对新上岗的所有人员, 要做好职业岗位培训, 强化他们的档案意识和责任感, 从一开始就养成善于保管资料的习惯。

(三) 做到与时俱进

办公自动化是当今时代发展的趋势, 档案工作人员要顺应时代发展的需求, 当现代技术和传统文书档案管理发生矛盾的时候, 档案工作人员要不断进行管理方法的创新。档案信息化的时代已经来临, 作为一名高校文书档案工作人员, 要开拓思路, 学习新的设备和技术, 做到与时俱进, 使文书档案管理工作适应高校的发展。

总结

文书档案管理是高校管理工作的重点内容, 面对信息化和办公自动化带来的新挑战, 高校文书档案管理部门应该不惧困难, 健全和完善文书档案管理体制, 为文书档案的管理提供依据。同时, 相关的工作人员要不断得提高自身的管理水平, 不断地创新管理方法, 更好的发挥文书档案的作用, 为学校发展服务。

参考文献

文书档案管理强化策略 篇6

1. 建立文书档案管理现代化制度。

加强文书档案管理现代化制度建设, 应结合本部门的管理体制、管理方法和组织结构形式, 建立现代化的适合发展要求的文书档案管理制度, 对文书档案的制度结构进行完善, 形成严密的管理体系, 为加强文书档案工作提供良好的制度保证。在文书档案管理过程中, 有计划、分阶段地对文书档案进行查阅和修编, 保证文书档案的有效管理, 定期对文书档案管理现代化工作进行考评, 不断补充、完善文书档案管理制度, 使之与当前社会实践相互结合, 增强制度的适应性和保证性。

2. 创新文书档案管理现代化工作机制。

文书档案资料往往记载多方面的信息, 在企事业单位以及高校科研单位等具有重要的参考作用, 文书档案部门作为档案管理的重要组成部门, 要遵循文书档案管理发展规律, 创新文书档案管理工作机制, 不断提升文书档案管理水平;要加强文书档案管理的自我组织机制, 根据部门发展总体规划和阶段性发展目标, 对文书档案进行整理和宣传, 争取有关领导对文书档案工作的重视, 为文书档案工作质量的提升提供有效的保证;要加强文书档案管理的主动参与机制, 充分发挥文书档案在单位各项工作中的重要参考作用, 让文书档案工作成为本单位发展不可或缺的重要组成部分。

3. 加大文书档案信息化的资金投入。

文书档案信息化建设需要大量的资金投入, 在资金投入的基础上增加档案管理的软硬件设备, 完善档案管理网络的建设, 运用配套的档案管理软件, 对档案实行信息化管理。资入、软件的使用都需要资金的投入, 为了单位的文书档案工作长远发展考虑这些投入都是十分必要的, 可以提高档案管理的工作效率, 节约档案管理的各项资源。

4. 实现文书档案信息化管理。

首先, 建立完善的文书档案检索与目录管理, 方便文书档案的随时提取, 使档案人员能够直观地了解到档案的各项信息, 提高工作效率;其次, 利用现代化技术, 对文书档案实行符合现代化标准的管理, 不断提高文书档案管理水平;再次, 运用先进的扫描设备、计算机录入设备加强对电子档案的管理, 使文书档案管理更加完整、有序;最后, 开发信息资源, 实现档案信息资源共享。网络化是档案工作现代化管理的必然要求。按照安全、科学和适用的原则, 分步骤建立完善的内部局域网, 积极参与政府上网工程, 积极稳妥地建立与国际互联网相连接的档案信息网站, 通过方便快捷的档案信息网络, 实现档案信息资源共享;密切档案部门之间以及档案部门与社会的联系, 使档案网站成为宣传档案工作的重要窗口。

5. 加强文书档案管理现代化的队伍建设。

要做好文书档案管理现代化工作, 必须组建现代化的人才工作团队, 满足文书档案管理现代化工作需要。加强文书档案管理工作队伍, 构建完善的人才选拔机制, 严格文书档案选拔机制, 择优录取, 招聘具有先进的管理工作经验和技术的人才, 参与到文书档案管理现代化工作;要定期加强对文书档案人员的技能培训, 加强其对现代化管理技术的应用, 完善业务基本技能, 并在发展中不断得到历练和提升。作为文书档案人员, 加强对自身业务素质和技能的要求, 坚持终生教育的理念, 不断确定新的学习目标、任务和要求, 主动学习信息技术、现代管理等相关知识, 掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平, 努力成为管理型、技术型和复合型人才。

参考文献

[1].赵屹.档案信息网络化建设[J].北京图书馆出版社, 2003

[2].杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技创新导报, 2011.4

[3].张会超.档案内容管理引论[J].山西档案, 2007.1